Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành ngày 20/3/2006. Giáo trình kế toán tài chính- Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Các tài liệu kế toán do phòng Kế Toán công ty TNHH Tâm Hồn Việt cung cấp bao gồm: Báo cáo Tài chính công ty TNHH Tâm Hồn Việt năm 2006, 2007; Sổ chi tiết vật tư sản phẩm hàng hoá năm 2007; Tờ khai thuế GTGT, sổ chi tiết tài khoản thuế Thu nhập doanh nghiệp năm 2007; Các mẫu bảng biểu được công ty TNHH Tâm Hồn Việt áp dụng;… … Các tài liệu khác do công ty cung cấp bao gồm: Photo giấy phép đăng kí kinh doanh; Các tài liệu nghiên cứu thị trường Điều lệ công ty… DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT TNHH: Trách nhiệm hữu hạn Thuế GTGT/ VAT: Thuế Giá trị gia tăng Thuế TNDN: Thuế Thu nhập doanh nghiệp TK: Tài khoản NVL: Nguyên vật liệu CCDC: Công cụ dụng cụ TSCĐ: Tài sản cố định PNK: Phiếu nhập kho PXK: Phiếu xuất kho BHXH: Bảo hiểm xã hội PGĐ: Phó giám đốc NVL: Nguyên vật liệu BCTC: Báo cáo tài chính QĐ: Quyết định VLXD: Vật liệu xây dựng VLP: Vật liệu phụ DANH MỤC BẢNG BIỂU SƠ ĐỒ 1. Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất của công ty TNHH Tâm Hồn Việt………... 5 2. Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty TNHH Tâm Hồn Việt.. 8 3. Bảng 1.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất – kinh doanh Công ty TNHH Tâm Hồn Việt ( 2006-2007)………………………………….. 11 4. Sơ dồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Tâm hồn Việt..... 14 5. Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi sổ………………………………………………. 19 6. Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán hàng tồn kho bằng Fast accouting 2006............................................................................................ 27 7. Biểu 2.1: Hoá đơn GTGT……………………..……………….…………. 28 8. Biểu 2.2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư………………….……………….. 29 9. Biểu 2.3: Phiếu nhập kho theo hoá đơn.....……………………………….. 30 10. Biểu 2.4: Phiếu nhập kho nội bộ……………………………….…………. 32 11. Biểu 2.5: Phiếu xuất kho………………..………………...………………. 34 12. Biểu 2.6: Thẻ kho…………………….…………………………………… 37 13. Biểu 2.7: Sổ chi tiết …………………………………………..…………... 38 14. Biểu 2.8: Bảng kê phiếu nhập…………………………………....………... 39 15. Biểu 2.9: Bảng tổng hợp nhập…………………………………………….. 40 16. Biểu 2.10: Bảng kê phiếu xuất……………………………………............. 41 17. Biểu 2.11: Bảng tổng hợp xuất kho……………………………….............. 42 18. Biểu 2.12: Bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn…………………………………. 43 19. Biểu 2.13: Sổ số dư……………………………………………………….. 44 20. Biểu 2.14: Nhật kí chứng từ số 1………………………………….............. 48 21. Biểu 2.15: Nhật kí chứng từ số 2………………………………….............. 50 22. Biểu 2.16: Sổ chi tiết thanh toán với người bán…………………………... 52 23. Biểu 2.17: Sổ chi tiết tài khoản…………………………………………… 54 24. Biểu 2.18: Nhật kí chứng từ số 10………………………………………… 55 25. Biểu 2.19: Nhật kí chứng từ số 7…………………………………………. 56 26. Biểu 2.20: Bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ………………… ……. 58 27. Biểu 2.21: Sổ cái tài khoản 152…………………………………………… 59 28. Biểu 2.22: Biên bản kiểm kê kho vải thêu………………………………… 61 29. Biểu 2.23: Mẫu sổ chi tiết tài khoản………………………………………. 76 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay môi trường cạnh tranh gay gắt đã đặt ra cho các doanh nghiệp những thử thách khó khăn để tồn tại và phát triển. Bên cạnh các khu công nghiệp lớn đang thu hút được những luồng vốn dồi dào từ đầu tư nước ngoài thì việc phát triển các ngành nghề truyền thống cũng không vì thế mà mai một, trong đó có ngành nghề thêu ren. Là một công ty đã ra đời và hoạt động được 5 năm trong lĩnh vực tranh thêu tay và thêu ren công nghiệp, công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã phát triển được hàng chục mặt hàng với các mẫu mã khác nhau có uy tín trên thị trường. Để có được điều đó, hạ giá thành luôn được coi là bài toán hữu hiệu đối với doanh nghiệp trong tương quan cạnh tranh với các đối thủ khác. Việc nghiên cứu các biện pháp hạ giá thành luôn là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Khi đứng trước bài toán hạ giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp thường áp dụng tổng thể các biện pháp, một trong những biện pháp hiệu quả là nâng cao quản l‎ý và tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Vì nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản không thể thiếu của quá trình sản xuất, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Bất kì một sự biến động nào liên quan đến nguyên vật liệu cũng sẽ làm biến động giá thành của sản phẩm và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp đó. Do vậy cần có biện pháp để quản l‎ý tốt nguyên vật liệu. Là một sinh viên khoa Kế toán trường ĐH Kinh tế Quốc dân, sau 7 học kì học tập tại trường, em có cơ hội được thực tập và tìm hiểu về công tác hạch toán kế toán các phần hành cụ thể tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt. Từ đó em có cơ hội vận dụng những kiến thức lý thuyết chuyên ngành vào việc quan sát, tổng hợp đánh giá thực tế, và quan trọng hơn cả là được trực tiếp tham gia vào thực hiện một số bước công việc của một kế toán viên để nắm được cụ thể các quy trình kế toán. Nhận thức được tầm quan trọng của thời gian thực tập tại doanh nghiệp và qua thời gian đầu thực tập tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt, được sự hướng dẫn của thầy giáo PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và sự giúp đỡ của các phòng ban, đặc biệt là các anh chị trong phòng kế toán, em đã đi sâu vào phần hành kế toán nguyên vật liệu cụ thể tại công ty. Sau đây là chuyên đề của em về kết quả thu được qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt. Nội dung chuyên đề về công ty TNHH Tâm Hồn Việt bao gồm 3 phần: - Phần I: Tổng quan về công ty TNHH Tâm Hồn Việt - Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt - Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt Em rất mong thầy giáo góp ý cho em để hoàn thiện hơn chuyên đề của mình! Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1. Loại hình doanh nghiệp Tên công ty: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Tên giao dịch: VIET’S SOUL COMPANY LIMITED Tên viết tắt: V’SS CO.,LTD Địa chỉ trụ sở chính: Số 105 S1, ngõ 165, phố Thái Hà, phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Điện thoại: 04 514 7003 Fax: 04 514 8287 Email: vietsoulcraft@yahoo.com Website: www.vietssoul.com 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là công ty TNHH hai thành viên trở lên, thành lập ngày 04 tháng 07 năm 2003, giấy phép kinh doanh số : 0102011203 do Sở Kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Vốn điều lệ: 12.000.000.000 đồng (Mười hai tỷ đồng VN) Các thành viên góp vốn gồm: Họ và tên Phần vốn góp Tỷ lệ Bà: Nguyễn Thị Thuý Hương 5.500.000.000 VND 45,83% Ông: Đỗ Tử Đoàn 2.500.000.000 VND 20,83% Ông Lê Bá Luân 2.000.000.000 VND 16,67% Bà Trần Mai Phương 2.000.000.000 VND 16,67% Thời gian đầu, do mới thành lập nên hoạt động bán hàng, khai thác thị trường của công ty còn hạn hẹp. Công ty tập trung vào sản xuất, thăm dò thị trường thông qua những người quen, chưa có bộ phận kinh doanh riêng nên sản lượng bán ra của công ty không cao. Sau hơn 2 năm hoạt động mọi hoạt động của công ty đã có sự thay đổi, có một phòng kinh doanh riêng và mở một Cửa hàng giới thiệu sản phẩm và nó cũng phù hợp với điều kiện ban đầu của công ty. Năm 2005, với sự mạnh dạn của Ban Giám đốc công ty trong việc đầu tư dây chuyền công nghệ, công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã nhập khẩu dây chuyền công nghệ tiên tiến từ Nhật gồm 4 máy thêu ren tự động. Đây là loại máy dệt kiểu mới có thể cho ra nhiều sản phẩm thêu ren độc đáo phù hợp với yêu cầu của thị trường trong và ngoài nước. Song song với việc đổi mới dây chuyền công nghệ, công ty cũng chú trọng đào tạo tay nghề của cán bộ công nhân viên với sự giúp đỡ của các chuyên gia từ Nhật Bản. Tháng 5/2005 dây chuyền mới đã đi vào hoạt động và đem lại sự thay đổi đáng kể trong việc nâng cao năng suất lao động và sản lượng. Bên cạnh các sản phẩm ren thêu công nghiệp phục vụ cho xuất khẩu thì sản phẩm thế mạnh của công ty vẫn là các sản phẩm thêu tay truyền thống với kiểu dáng kích cỡ đa dạng, thiết kế độc đáo đậm nét truyền thống dân tộc. Các sản phẩm thêu của công ty đã và đang ngày càng chiếm một thị phần lớn trên thương trường, khẳng định thương hiệu bằng chất lượng. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình sản xuất của Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Đặc điểm hoạt động kinh doanh Ngành nghề kinh doanh hợp pháp và chủ yếu của Công ty bao gồm các ngành nghề sau: - Sản xuất các mặt hàng may mặc; - Sản xuất, mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, tranh thêu, mây tre đan; - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá - Giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu, môi giới vận tải quốc tế; khai thuê hải quan, dịch vụ thương mại, môi giới thương mại; Các ngành nghề khác theo quy định của pháp luật. Đặc diểm tổ chức sản xuất Quy trình hoạt động để tạo ra sản phẩm trải qua 6 giai đoạn. Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất của công ty TNHH Tâm Hồn Việt 4 2 Bộ phận thiết kế Xưởng thêu tay, máy Bé phËn Giám sát chất lượng Bộ phận hoàn thiện SP Kế toán Bộ phận kinh doanh Hàng đạt tiêu chuẩn Không đạt tiêu chuẩn 1 3 6 5 4a 4b Phòng kĩ thuật Mối quan hệ giữa các bộ phận và công việc trong từng giai đoạn: * Giai đoạn 1: Bộ phận kinh doanh và bộ phận thiết kế: Trong quá trình tìm kiếm khách hàng, nếu phát sinh đơn đặt hàng thì sau khi trình duyệt giám đốc, nếu GĐ đồng ý thì bộ phận kinh doanh truyền đạt ý tưởng của khách cho bộ phận thiết kế thông qua hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế, các tiêu chuẩn kích cỡ kiểu dáng do khách hàng đặt hàng. Trong điều kiện cho phép, bộ phận Thiết kế đi cùng với bộ phận Kinh doanh đến gặp trực tiếp khách hàng hoặc trao đổi qua mail để nắm rõ hơn yêu cầu của khách. * Giai đoạn 2: Bộ phận thiết kế trực thuộc phòng kĩ thuật có nhiệm vụ soạn thảo phác họa mẫu mã sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi đối chiếu với bộ phận kĩ thuật nhằm thiết kế kĩ thuật thêu phù hợp cho từng loại sản phẩm. * Giai đoạn 3: Bộ phận thiết kế và xưởng thêu: Sau khi thiết kế đưa ra được mẫu phù hợp sẽ viết phiếu giao việc cho xưởng +Nếu là xưởng thêu tay: trong phiếu nội dung gồm: số lượng sản phẩm, màu chỉ như thế nào, thêu ở đâu, thêu như thế nào, trong thời gian bao lâu sẽ lấy sản phẩm… +Nếu là xưởng thêu ren bằng máy thì trong phiếu nội dung gồm: số lượng sản phẩm, kích cỡ, kiểu dáng, phối màu theo bản thiết kế, định mức thời gian, định mức tiêu hao... * Giai đoạn 4: Xưởng thêu và bộ phận Giám sát chất lượng: Sau khi thêu xong, sản phẩm thêu sẽ được bộ phận giám sát chất lượng kiểm tra: - Nếu sản phẩm không đạt tiêu chuẩn: + Do thợ thêu: Thợ thêu sẽ phải thêu lại và chi phí cho lần sửa đó thợ hoàn toàn phải chịu. + Do công nhân đứng máy: công nhân sẽ phải thực hiện lại phần hành của mình và chịu toàn bộ chi phí kể cả chi phí do liên đới ảnh hưởng đến các công đoạn khác. + Nếu do bộ phận thiết kế và bộ phận kinh doanh không hiểu rõ ý của khách tạo ra sản phẩm không phù hợp, bộ phận kinh doanh và thiết kế phải chịu trách nhiệm (nhẹ thì khiển trách, nặng sẽ bị trừ lương). -Nếu sản phẩm đạt tiêu chuẩn: Bộ phận thiết kế sẽ nhận sản phẩm và ký vào bản xác nhận sản phẩm đạt tiêu chuẩn. Đưa sản phẩm đến bộ phận hoàn thiện sản phẩm để hoàn tất: công đoạn bo tranh và lên khung đối với sản phẩm tranh thêu, công đoạn chuốt sợi và đóng gói đối với sản phẩm áo thêu ren và ga đệm... * Giai đoạn 5: Bộ phận kế toán và bộ phận hoàn thiện sản phẩm: Sau khi sản phẩm hoàn thiện, sản phẩm sẽ được bộ phận kế toán định giá thành và giá bán. * Giai đoạn 6: Bộ phận kế toán và kinh doanh: 2 bộ phận sẽ bàn bạc với nhau, đưa ra một mức giá cho phù hợp với thị trường và nguyện vọng của Ban giám đốc. Sau khi GĐ đồng ý với mức giá đưa ra, bộ phận kinh doanh mang sản phẩm trả khách và chào bán trên thị trường. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí Cơ cấu tổ chức của Công ty theo mô hình trực tuyến, quan hệ về mặt quản lý được thực hiện theo đường thẳng, người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh của một người quản lý cấp trên trực tiếp của mình. Ưu điểm: Công ty xây dựng cho mình một mô hình tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, thông tin nhanh, ít sai lệch, chi phí quản lý ít nhưng rất hiệu quả và đảm bảo sự thống nhất từ trên xuống làm tăng NSLĐ trong quá trình kinh doanh. Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí công ty TNHH Tâm Hồn Việt Giám đốc Phòng hành chính kế toán Phòng Kinh doanh Bộ phận hoàn thiện sản phẩm Xưởng thêu máy Phòng kĩ thuật Bộ phận thiết kế Bộ phận sản xuất Xưởng thêu tay Bộ phận thiết kế Bộ phận giám sát kĩ thuật PGĐ kinh doanh PGĐ Sản Xuất PGĐ Nhân sự Trong đó: Giám đốc: Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm về việc xác định nhiệm vụ và định hướng chiến lược chung của Công ty, thiết lập mối quan hệ đối nội và đối ngoại, chịu trách nhiệm trước Pháp luật về hoạt động của Công ty. Các phó giám đốc: Phó giám đốc sản xuất: là người tham mưu cho giám đốc, chịu trách nhiệm chung về mảng kĩ thuật, tổ chức sản xuất theo kế hoạch. Phó giám đốc kinh doanh: là người có chức vụ tương đương phó giám đốc sản xuất, chuyên về mảng xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh của công ty, về đường lối đối ngoại và mở rộng thị trường. Phó giám đốc Nhân sự: là người tham mưu cho Giám đốc về toàn bộ công tác tuyển dụng, đào tạo lao động trong công ty, tổ chức thực hiện các chế độ lao động theo đúng quy định của Nhà nước. Phòng kinh doanh: Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước và quốc tế, phân tích thị trường, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu hút khách đến Công ty. Duy trì các mối quan hệ của Công ty với khách, xây dựng các phương án mở rộng thị trường, đảm bảo hoạt động thông tin giữa khách hàng với doanh nghiệp, là chiếc cầu nối giữa thị trường với doanh nghiệp. Tham mưu cho phó Giám đốc kinh doanh về công tác tiêu thụ sản phẩm của Công ty, lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý, năm cho từng vùng, từng điểm ký gửi, tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ về số lượng, chủng loại theo quy định để Giám đốc đánh giá và có quyết định về phương hướng sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian tới. Phòng thiết kế sản xuất: Sáng tác và tìm kiếm tài liệu tạo ra bản mẫu phù hợp với thị trường, giao việc cho xưởng và trực tiếp kiểm tra chất lượng sản phẩm. Xưởng thêu: Từ phiếu giao việc của bộ phận thiết kế, thợ thêu tạo ra các sản phẩm theo sự chỉ đạo của thiết kế, góp ý cho thiết kế cách thêu để tạo ra các sản phẩm phù hợp nhất. Bộ phận hoàn thiện sản phẩm: Bo tranh và lên khung sản phẩm cho phù hợp với yêu cầu của bộ phận thiết kế. Đưa sản phẩm đến tận nhà nếu khách hàng yêu cầu. Bộ phận kế toán, hành chính: Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty như: theo dõi ghi chép chi tiêu của doanh nghiệp theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của doanh nghiệp… Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Giám đốc về công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh và mua sắm nguyên vật liệu theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Ngoài ra quản lý về văn thư, lưu trữ tài liệu, bảo mật, đối nội, đối ngoại, quản lý về công tác XDCB và hành chính quản trị, đời sống, y tế, quản trị. 1.2.4. Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Công ty được thành lập từ năm 2003, hoạt động sản xuất mới được hơn 5 năm trở lại đây, nhưng hoạt động của công ty bước đầu đã đem lại những hiệu quả nhất định và có những bước phát triển vững chắc. Các chỉ tiêu phản ánh kết quả của năm sau cao hơn năm trước. Đặc biệt trong 2 năm trở lại đây chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận đã có bước thay đổi đáng kể. Uy tín của công ty được củng cố, góp phần vào việc ổn định và đáp ứng thị hiếu khách hàng. Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua. Bảng 1.1: Bảng phân tích kết quả sản xuất – kinh doanh Công ty TNHH Tâm Hồn Việt ( 2006- 2007) Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch Tổng tài sản 1000Đ 23,557,209 29,307,822 +5,750,513 Vốn lưu động 1000Đ 14,237,968 15,687,990 +1,450,022 Tổng doanh thu 1000Đ 17,358,000 19,455,000 +2,097,000 Tổng chi phí 1000Đ 14,740,000 16,264,000 +1,524,000 Tổng LNTT 1000Đ 2,618,000 3,191,000 + 573,000 Thuế TNDN 1000Đ 733,040 893,480 160,440 LNST 1000Đ 1,884,960 2,297,520 412,560 Tỉ suất LNST/DT % 10,86 11,81 _ Tỉ suất CP/DT % 84,92 83,59 _ Tổng số lao động bình quân Người 285 370 +85 Thu nhập bình quân 1000Đ/1người 1tháng 1050 1180 +130 Tổng số vốn, doanh thu của Công ty năm 2007 đều tăng so với năm 2006. Cụ thể, doanh thu năm 2007 tăng hơn năm 2006 về số tuyệt đối là 2.097 triệu đồng, về tương đối tăng 12,08%. Điều này là do trong năm 2007 công ty TNHH Tâm Hồn Việt đã hoàn thành đợt 1 lô hàng xuất khẩu theo hợp đồng xuất khẩu tranh thêu tay truyền thống sang Singapore, bên cạnh đó thị trường trong nước ngày càng mở rộng, sức tiêu thụ mặt hàng tranh thêu tay cũng gia tăng đáng kể. Đây là một dấu hiệu đáng mừng của công ty trong năm vừa qua. Lợi nhuận năm 2007 tăng cao hơn năm 2006 là 573 triệu đồng. Có được điều này là do trong năm vừa qua mặc dù tổng chi phí tăng so với năm 2006 tuy nhiên sự gia tăng này là tương ứng với sự gia tăng của quy mô sản xuất. Tỷ suất CP/DT năm 2007 nhỏ hơn năm 2006 dẫn đến tỷ suất LNST/DT năm 2007 lớn hơn năm 2006 điều đó chứng tỏ công ty ngày càng phát triển. Công ty đã tích cực mua sắm trang thiết bị phục vụ tốt cho nhân viên trong quá trình làm việc. Công ty luôn tìm tòi các biện pháp để làm cho sản phẩm của mình hoàn thiện hơn, tìm các biện pháp để giảm được giá thành sản phẩm cho phù hợp hơn với nhu cầu của khách hàng. Số liệu thực tế cho thấy trong năm vừa qua chi phí giảm tương đối so với tốc độ tăng doanh thu. Điều này cho thấy những biện pháp của ban lãnh đạo công ty đưa ra đã tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp, mặt khác vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Chế độ lương và phụ cấp cho cán bộ công nhân viên trong năm 2007 đã có cải thiện so với năm 2006. Thu nhập bình quân 1 người 1 thàng đều đạt mức trên 1 triệu đồng. Năm 2007 thu nhập bình quân 1 người 1 tháng tăng so với năm 2006 về tuyệt đối là 130.000Đ, về tương đối đạt 10,21%. Điều này cho thấy ban giám đốc doanh nghiệp đã quan tâm hơn đến đời sống cán bộ công nhân viên, nhất là khi tình hình lạm phát đang ngày càng gia tăng. Đặc điểm kế toán tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt 1.3.1. Bộ máy kế toán Với chức năng tham mưu giúp việc cho Tổng Giám đốc trong việc mở rộng quy mô của công ty, đầu tư cải tạo máy móc thiết bị nhằm nâng cao số lượng và chất lượng sản phẩm, Phòng kế toán có 5 cán bộ công nhân viên đảm nhiệm các mảng kế toán tài sản cố định và tiền lương, kế toán thanh toán và kế toán ngân hàng, kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ và chi phí giá thành, kế toán tổng hợp và thủ quỹ chịu trách nhiệm về các phần hành cụ thể và chịu quản lý trực tiếp của kế toán trưởng và phó phòng. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Sơ dồ 1.3:Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Tâm hồn Việt Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ Kế toán thanh toán công nợ Kế toán NVL Thủ quỹ Kế toán tiêu thụ Kế toán chi phí - giá thành Kế toán tiền lương, BHXH Kế toán trưởng Chức năng: Tham mưu cho tổng Giám đốc trong công tác kế toán tài chính của công ty nhằm sử dụng đồng vốn hợp lí đúng mục đích, đúng chế độ của nhà nước, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra thuận lợi, duy trì liên tục va đạt hiệu quả cao. Nhiệm vụ: Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kế toán tài chính; phụ trách công tác tài chính; phụ trách công tác tổ chức lao động, tiền lương, khen thưởng kỉ luật của Phòng Quyền hạn: Có quyền phân công nhiệm vụ cho các cán bộ công nhân viên trong đơn vị; đề xuất khen thưởng hoặc kỉ luật đối với các nhân viên trong lĩnh vực quản lí; kí các văn bản được giám đốc ủy quyền. Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ của số liệu kế toán. Phó phòng kế toán Nhiệm vụ: Là người giúp việc cho kế toán trưởng có nhiệm vụ tập hợp các chứng từ, bảng kê, nhật ký chứng từ do các bộ phận kế toán cung cấp vào cuối kỳ kế toán, vào sổ cái các tài khoản và lập báo cáo kế toán liên quan. Là thành viên của ban chỉ đạo công tác khoán chi phí của công ty, có trách nhiệm cùng với các phòng ban chức năng khác trong công ty ban hành quy chế khoán chi phí và khiểm tra việc thực hiện quy chế khoán chi phí của các đơn vị, nhà máy thành viên trong công ty nhằm tiết kiệm chi phí trong sản xuất kinh doanh. Tham gia hội đồng sáng kiến, duyệt mẫu, kiểm tra và kí duyệt giá gia công in, gia công sản phẩm thêu, sản phẩm khác. Kiểm tra và duyệt các chứng từ mua sắm đột xuất của các phân xưởng Quyền hạn: Điều hành phòng kế toán tài chính khi có ủy quyền của kế toán trưởng khi kế toán trưởng đi vắng. Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và kế toán trưởng về lĩnh vực mà mình phụ trách. Các kế toán viên cho từng phần hành Kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếu xuất và nhập kho, các hợp đồng kinh tế, tính toán kiểm tra các số liệu do các bộ phận liên quan cung cấp, tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo đúng đối tượng tính giá thành. Kiểm kê và đánh giá khoa học khối lượng sản phẩm dở dang. Từ đó xác định giá thành sản phẩm trong kỳ một cách đầy đủ, chính xác. Định kỳ, tổ chức, phân tích chi phí và tính giá thành sản phẩm ở công ty. Kế toán vật liệu, công cụ, dụng cụ Theo dõi các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến việc sử dụng công cụ, dụng cụ, tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu và tiến hành hạch toán ghi sổ. Kế toán tiền lương Theo dõi việc tính lương, các khoản trích theo lương, các khoản bảo hiểm xã hội và phụ cấp khác của công ty. Kế toán tài sản cố định Thể hiện các nghiệp vụ liên quan đến tài sản cố định, ghi chép và phản ánh tình hình biến động tài sản cố định, phản ánh kịp thời các giá trị hao mòn, từ đó lập bảng khấu hao, lên kế hoạch sửa chữa tài sản cố định. Kế toán thanh toán Phụ trách và theo dõi thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà cung cấp và hoạt động sử dụng vốn của công ty. Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Theo dõi quá trình xuất nhập kho thành phẩm, đồng thời xác định kết quả tiêu thụ sản phẩm của công ty. Kế toán ngân hàng Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến kho bạc, ngân hàng, định kỳ phải theo dõi kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu, khi có chênh lệch báo cho những người có thẩm quyền để có kế hoạch điều chỉnh. Giao dịch với Ngân Hàng về các khoản thanh toán với Ngân hàng của công ty và làm các thủ tục vay Ngân hàng, theo dõi trả nợ tiền vay. 1.3.2. Hệ thống sổ sách kế toán Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là đơn vị hạch toán độc lập, có hệ thống sổ sách đầy đủ và tuân theo quy định của pháp luật. Do đặc điểm của công ty là doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất ngắn, số lượng các nghiệp vụ nhiều và phức tạp, để giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc quản lý, công ty lựa chọn hình thức kế toán nhật ký chứng từ kết hợp đồng thời với kế toán máy. Theo đó, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống, kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào mục tiêu quản lí in ra sổ cái và lập báo cáo tài chính. Phương pháp kế toán là phương pháp kê khai nộp thuế VAT khấu trừ kết hợp với việc kiểm tra cuối kỳ. 1.3.2.1. Về chế độ chứng từ Để thu thập thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát việc chi tiêu, sử dụng tài chính của doanh nghiệp và làm căn cứ để ghi sổ kế toán, cần thiết phải sử dụng chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành, làm cơ sở ghi sổ kế toán. Cũng theo chế độ kế toán doanh nghiệp sử dụng hai hệ thống chứng từ kế toán là chứng từ kế toán thống nhất, bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn. 1.3.2.2 . Về chế độ tài khoản Theo đăng ký các tài khoản sử dụng, doanh nghiệp sử dụng hết tất cả các tài khoản nhưng trên thực tế có một số tài khoản không sử dụng đến. Do doanh nghiệp quản lý theo từng xí nghiệp nên các tài khoản chi tiết được mở thêm cho phù hợp với đặc điểm quản lý của công ty giúp cho việc hạch toán được dễ dàng và đơn giản hơn. 1.3.2.3. Về chế độ sổ sách Doanh nghiệp mở, ghi chép, quản lý, lưu trữ và bảo quản sổ sách theo đúng quy định của chế độ kế toán. Do doanh nghiệp sử dụng hình thức nhật ký chứng từ nên có 10 nhật ký chứng từ, 10 bảng kê, 4 bảng phân bổ, 6 sổ chi tiết, 4 biểu báo cáo Quy trình ghi sổ kế toán của công ty TNHH Tâm Hồn Việt được mô tả khái quát như sau : Sơ đồ 1.4: Quy trình ghi sổ Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại 1.3.2.4. Về chế độ báo cáo tài chính Hiện nay doanh nghiệp thực hiện chế độ báo cáo tài chính theo đúng chế độ của nhà nước “Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp” ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế trong cả nước. Theo đó các báo cáo kế toán công ty lập gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính, yêu cầu điều hành...công ty còn lập thêm một số báo cáo chi tiết như: báo cáo kiểm kê quỹ tiền mặt, báo cáo kiểm kê chi tiết của một số tài khoản, báo cáo tăng giảm tài sản cố định... PHẦN II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT 2.1. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH Tâm Hồn Việt Công ty TNHH Tâm Hồn Việt là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất các mặt hàng thêu có uy tín trong thị trường thêu Việt nam với sản phẩm đầu ra nhiều về số lượng, đa dạng về chủng loại và mặt hàng. Do vậy, vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm của Công ty cũng rất đa dạng và phong phú tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như: sợi, chỉ, thuốc nhuộm, kim thêu, xăng, dầu, bao bì... Mỗi loại nguyên vật liệu đều có đặc điểm riêng nên nhu cầu bảo quản rất phức tạp. Tính phức tạp của công việc bảo quản nguyên vật liệu của Công ty không chỉ do số lượng lớn của từng loại vật liệu mà còn do tính chất lý hoá của chúng. Cụ thể NVL của Công ty được chia thành các loại như sau: + Nguyên vật liệu chính Phần nguyên vật liệu chính của Công ty bao gồm các loại vải thêu chủ yếu nhập từ nước ngoài như vải thêu IQF, vải thêu TR… Về mặt chi phí chúng chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (40%). Vải thường được đóng thành từng kiện trong quá trình vận chuyển và bảo quản tại kho. Tuy nhiên do đặc điểm của ngành nghề kinh doanh là đáp ứng thị hiếu của thị trường nên vải thêu thường không được nhập đơn loại với số lượng lớn mà thường nhập đa chủng loại với khối lượng tùy thuộc vào quy mô đơn đặt hàng. Với đặc điểm này vải thêu đã được tính toán một cách chính xác khi nhập để phản ánh đúng giá trị thực nhập và thanh toán kết hợp với việc xây dựng kho thông thoáng khô ráo. Trong tương lai, ngành dệt may Việt Nam tiến tới tạo được nguồn vải thêu trong nước để có thể đáp ứng phần nào nhu cầu. Hy vọng rằng, nguồn nguyên liệu này sẽ giúp cho công ty và những doanh nghiệp thêu ren nói chung có thể giảm được chi phí thu mua nguyên vật liệu của mình. Bên cạnh vải thêu thì chỉ thêu cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Chỉ thêu đa dạng về kích cỡ và màu sắc như chỉ thêu F1 là loại chỉ thêu có độ dày 5pc và có độ bền lớn thích hợp với chạy máy thêu. + Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu không cấu thành thực thể của sản phẩm nhưng lại có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất bao gồm nhiều loại như: Nhãn mác, thuốc nhuộm, hoá chất, xăng dầu... + Ngoài ra để giúp cho quá trình sản xuất được hoàn thiện phải kể đến các loại vật liệu gián tiếp như: Hoá chất: Các loại thuốc nhuộm ( Drimarece, terasin, Solophenyl...), các loại thuốc in. Nhiên liệu: Là loại vật liệu có tác dụng cung cấp năng lượng cho quá trình sản xuất như: điện, dầu công nghiệp... Vật tư bao gói: vành chống bẹp, hòm carton, khuyên paraffin, bao tải dứa, băng dính, dây buộc.. Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết mà công ty dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc trang thiết bị như: Vòng bi, bu lông, suốt, kim, xích, bánh xe... Phế liệu: Phế liệu được nhập từ sản xuất là loại hư hỏng, kém phẩm chất không sử dụng được như: chỉ tụt lõi, chỉ rối các loại, đầu vải thừa, sắt vụn... Xuất chủ yếu là xuất bán, và xuất cho các nhà máy làm giẻ lau máy, vệ sinh máy. Mỗi loại vật liệu đều có đặc điểm riêng, quyết định đến mức dự trữ và bảo quản. Ví dụ như hoá chất được mua dự trữ trong một khoảng thời gian xác định để tránh việc mất mát, tránh ánh sáng trực tiếp. Hoặc xăng dầu chỉ được dự trữ đủ để sản xuất và có sự kết hợp chặt chẽ các phương tiện phòng cháy chữa cháy. Do đặc điểm khác biệt cụ thể của từng loại nguyên vật liệu như đã nói ở trên, công ty có kế hoạch thu mua nguyên vật liệu một cách hợp lý để dự trữ cho sản xuất và vừa để hạn chế ứ đọng vốn, giảm tiền vay ngân hàng. Công tác quản lý nguyên vật liệu được đặt ra là phải bảo quản và sử dụng tiết kiệm đạt hiệu quả tối đa đặc biệt là nguyên vật liệu chính. Hiểu rõ được điều này công ty đã tổ chức hệ thống kho tàng trữ nguyên vật liệu hợp lý và gần các phân xưởng sản xuất để tạo điều kiện thuật lợi cho việc vận chuyển và cung ứng vật liệu cho sản xuất một cách nhanh nhất. Hệ thống kho đều được trang bị khá đầy đủ: phương tiện cân đo, đong đếm... để tạo điều kiện tiến hành chính xác các nghiệp vụ quản lý bảo quản hạch toán chặt chẽ vật liệu. Trong điều kiện hiện nay cùng với việc sản xuất, công ty tổ chức quy hoạch thành 6 kho: Kho vải thêu và chỉ thêu Kho hoá chất Kho vật liệu phụ Kho vật tư bao gói Kho phụ tùng Kho phế liệu Các kho được giao cho kế toán quản lý với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. 2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên sản phẩm. Giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn (Khoảng 40%) giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc đánh giá NVL một cách hợp lí, chính xác có vai trò đặc biệt quan trọng, góp phần thúc đẩy quá ._.trình thực hiện mục tiêu sử dụng hiệu quả NVL, hạ giá thành, hoàn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Muốn việc tính toán được chính xác thì mỗi một doanh nghiệp phải tìm cho mình một cách tính toán hợp lí nhất. Hiện nay ở Công ty TNHH Tâm hồn Việt, để phản ánh đúng giá trị NVL kế toán sử dụng phương pháp tính giá thực tế đối với NVL nhập kho và giá FIFO đối với NVL xuất kho. 2.1.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Vật liệu của Công ty chủ yếu được mua từ bên ngoài và từ nhiều nguồn khác nhau. Do vậy, giá thực tế của vệt liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua phát sinh + Thuế nhập khẩu - CKTM, giảm giá hàng bán Trong đó: Giá mua ghi trên hoá đơn là giá chưa có thuế GTGT (Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua theo hoá đơn là giá đã tách thuế GTGT được khấu trừ) Chi phí thu mua phát sinh bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm hàng hoá... Thuế nhập khẩu: Đối với NVL nhập từ nước ngoài. Do NVL của Công ty phải nhập từ các nước với khối lượng lớn, nên thuế nhập khẩu cũng ảnh hưởng đáng kể tới giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Hi vọng rằng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì thị trường trong nước sẽ sớm đáp ứng được nhiều hơn nguồn NVL cho ngành thêu ren Việt Nam. * Đối với phế liệu thu hồi nhập kho. Là NVL dùng thừa hoặc sản phẩm hỏng không sửa chữa được. Giá NVL nhập kho chính là giá NVL xuất kho, do vậy Công ty chỉ theo dõi số lượng NVL nhập vào mà không theo dõi giá trị. Giá trị này được hạch toán ghi giảm cho TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Giá thực tế NVL nhập kho = Đơn giá TT NVL xuất kho X Khối lượng TT NVL nhập lại kho 2.1.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu được dùng cho mục đích sản xuất sản phẩm của Công ty, việc xuất bán ra ngoài hoặc cho vay là rất hữu hạn. NVL được bán đa phần là phế liệu thu hồi còn cho vay thì rất ít xảy ra. Để phản ánh giá vật liệu xuất kho được chính xác, Công ty đã sử dụng phương pháp giá nhập trước xuất trước. Đây là phương pháp đơn giản, dễ làm, dễ hiểu. Lý do Công ty sử dụng phương pháp này vì nguyên vật liệu chính và một số vật liệu phụ khác chủ yếu nhập từ nước ngoài và luôn có sự biến động về giá cả, do phụ thuộc vào yếu tố chủ quan và khách quan (mùa vụ, thuế nhập khẩu, tình hình kinh tế trong và ngoài nước..). Nhờ áp dụng phần mềm kế toán đã được lập trình sẵn việc tính toán được thực hiện nhanh gọn hơn. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ xuất kho kế toán chỉ việc cập nhật số liệu về số lượng của từng loại NVL thực xuất, phần mềm kế toán sẽ tự động áp mức giá của vật liệu nhập kho trước cho vật liệu xuất kho trước 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Một trong những yêu cầu của công tác hạch toán nguyên vật liệu là đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu theo từng loại về số lượng, giá trị, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và yêu cầu quản lý nguyên vât liệu. Có thể nói nguyên vật liệu của Công ty biến động lớn liên tục hàng ngày, và gồm nhiều chủng loại vật liệu khác nhau. Vì vậy, để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công ty đã sử dụng phương pháp sổ số dư để hạch toán nguyên vật liệu. 2.2.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt 2.2.1.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho: * Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho Phòng kinh doanh là bộ phận đảm nhiệm cung ứng vật tư, có nhiệm vụ mở sổ theo dõi tình hình thực hiện cung ứng, thực hiện hoạt động. Phòng căn cứ vào tình hình thực hiện sản xuất và dự trữ để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu và trực tiếp mua vật tư theo kế hoạch cung cấp. Phòng kinh doanh sẽ ký kết hợp đồng với bên bán vật tư. Khi nhận được hoá đơn GTGT của bên bán hoặc giấy báo nhập hàng do người bán gửi đến, phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra đối chiếu với các bản hợp đồng. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập. Trên cở sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho. Đối với vật liệu nhập khẩu, phòng kinh doanh cũng lập biên bản kiểm nhận và lập phiếu nhập kho theo số thực nhập. Phiếu nhập kho vật tư được lập thành 3 liên: Một liên: Lưu ở tập hồ sơ chứng từ gốc tại Bộ phận sản xuất Một liên: Giao cho người giao hàng để làm thủ tục thanh toán Một liên: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho và định kỳ chuyển cho kế toán NVL Thủ kho kiểm nhận hàng, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho và ký, đồng thời ghi thẻ kho. Định kỳ 1 tuần 1 lần thủ kho chuyển Phiếu nhập kho về cho kế toán NVL. Kế toán NVL thực hiện kiểm tra phiếu nhập kho do thủ kho chuyển liên và ghi sổ chi tiết NVL. Giá NVL nhập kho được ghi theo giá thực tế. Chứng từ nhập kho NVL được bảo quản lưu trữ tại phòng kế toán từ theo qui định của Bộ Tài Chính. Ví dụ: Ngày 23/12/2007, Công ty TNHH Tâm Hồn Việt mua vải thêu của Công ty TNHH Việt Á, Hoá đơn GTGT số 55574 Khi hàng được chuyển đến kho, cán bộ tiếp liệu phòng kinh doanh kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng quy cách vật tư, rồi lập biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt yêu cầu thì tiến hành thủ tục nhập kho theo số thực nhập. Biểu 2.1: HÓA ĐƠN Mẫu số: 01/ GTKT-3LL Giá trị gia tăng GR/2007B Liên 2: Giao khách hàng 55574 Ngày 23 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán: Công ty TNHH Việt Á. Địa chỉ: 29 Ngõ 203- Trường Chinh - Hà Nội.. Điện thoại: 04.599 8566 Mã số thuế: 0101632955 Họ tên người mua hàng: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt. Địa chỉ: Số 105 S1-ngõ 165-Thái Hà-Láng Hạ - Đống Đa-Hà Nội................ Điện thoại: 04.514 7003 Mã số thuế: 0101425725 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Vải thêu IQF cấp 1 Vải thêu TR Vải thêu ren cấp 1 Kg Kg Kg 13.507 1.527 16.815 23.182 30.455 36.123 313.119.274 46.504.785 607.408.245 Cộng tiền hàng: 967.032.304 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 96.703.230 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.063.735.534 Số tiền viết bằng chữ: Một tỉ không trăm sáu mươi ba triệu bẩy trăm ba mươi lăm nghìn năm trăm ba mươi tư nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.2: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số 03-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Số: 59 Đơn vị: Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Căn cứ hoá đơn số: 55574 ngày 23/12/2007 của Công ty TNHH Việt Á Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Hoàng Văn Khởi Ông: Mai Quang Hiệp Ông: Bùi Đức Vinh KTTH KCS Thủ Kho Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau: Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu vật tư ĐVT Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Số lượng thực tế kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 Vải thêu IQF Vải thêu TR Vải thêu ren cấp 1 Kg Kg Kg Toàn bộ 13.507 1.527 16.815 13.507 1.527 16.815 13.507 1.527 16.815 0 0 0 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Đạt tiêu chuẩn nhập kho. Trưởng ban Uỷ viên Uỷ viên (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Trên cơ sở Hoá đơn và Biên bản kiểm nghiệm vật tư, lập Phiếu nhập kho Biểu 2.3: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Số: 134 Nợ: 152 Có: 3311-VA Đơn vị bán: Công ty TNHH Việt Á Chứng từ số: 55574 Ngày 23 tháng 2 năm2005 Biên bản kiểm nghiệm số 59 Ngày 25 tháng 12 năm 2007 Nhập vào kho: Vải thêu STT Tên nhãn hiệu, qui cách vật tư Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền (đồng) Ghi chú Theo chứng từ Theo thực nhập 1 2 3 Vải thêu IQF cấp 1 Vải thêu TR Vải thêu ren cấp 1 Kg Kg Kg 13.507 1.527 16.815 13.507 1.527 16.815 23.182 30.455 36.123 313.119.274 46.504.785 607.408.245 Cộng tiền hàng 967.032.304 Cộng thành tiền (Viết bằng chữ): Chín trăm sáu mươi bảy triệu không trăm ba hai nghìn ba trăm linh tư đồng. Ngày 25 tháng12 năm2007 Thủ kho Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên, đóng dấu) * Nguyên vật liệu nhập kho do gia công chế biến Trường hợp này Phiếu nhập kho cũng tương tự như nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho. Nhưng cột đơn giá là ghi theo đơn giá của hợp đồng đã thoả thuận giữa Công ty và khách hàng. * Phế liệu thu hồi nhập kho. Trường hợp nhập kho vật liệu do sử dụng không hết hoặc phế liệu thu hồi, phòng kinh doanh lập phiếu nhập kho thành 2 liên (1 liên giao cho phòng kinh doanh, 1 liên giao cho thủ kho làm căn cứ nhập kho). Ví dụ: Ngày 28/12/2007, Công ty phải nhập lại kho một số vải thêu kém chất lượng không sử dụng được: Phiếu nhập kho. Biểu 2.4: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số 01-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28 tháng 12 năm 2007 Nợ: 152 Số 54 Có: 154 Tên đơn vị sản xuất: Phân xưởng thêu ren Nhập tại kho: Vải thêu STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Số lượng thực nhập Ghi chú Kg Kiện 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 1100 28 Việt Á 2 Vải thêu F1 - 252 61 Phụ trách kinh doanh Thủ kho Người giao Phụ trách đơn vị giao (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) 2.2.1.2. Chứng từ và thủ tục xuất kho: * Đối với vật liệu xuất cho sản xuất: Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, các Nhà máy, các bộ phận, đơn vị sẽ trực tiếp làm phiếu xin lĩnh vật tư và gửi lên phòng kinh doanh. Xét thấy nhu cầu là hợp lý và tại kho còn loại vật tư đó, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cho phép lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên lưu ở phòng kinh doanh Một liên giao cho người lĩnh NVL mang xuống kho để lĩnh NVL Một liên giao cho thủ kho làm căn cứ xuất kho và ghi thẻ kho Trên các phiếu này phòng kinh doanh chỉ ghi số lượng xuất kho, cột đơn giá, thành tiền do kế toán tính và ghi. Ví dụ: Ngày 28/12/2007, Phân xưởng thêu máy làm đơn xin lĩnh vải thêu IQF để phục vụ cho sản xuất. Sau xét thấy nhu cầu đó là hợp lý phòng Kinh doanh lập Phiếu xuất kho. Biểu 2.5: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số 02-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 28 tháng 12 năm 2007 Số: 215/VT Bộ phận sử dụng: Phân xưởng thêu máy Lí do xuất kho: Phục vụ sản xuất Xuất tại kho: Vải thêu STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đvt Mã vật tư Số lượng Đơn giá Ghi chú Yêu cầu Thực xuất A B D 1 2 3 4 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 01IQF 655 Đủ 23 083 2 Vải thêu IQF cấp 2 Kg 02IQF 2833 Đủ 19 239 Phụ trách đơn vị sử dụng Thủ trưởng đơn vị Người nhận Thủ kho (Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký, họ tên) (Đã ký) 2.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Do áp dụng phương pháp Sổ số dư để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu . Việc hạch toán tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt diễn ra như sau: * Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho theo từng danh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải được theo dõi trên một thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính hợp lý chính xác của các chứng từ, rồi tiến hành ghi số thực nhập thực xuất lên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho sẽ được dùng làm căn cứ để đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán. Chẳng hạn Thẻ kho vật tư –Vải thêu IQF cấp 1 Định kỳ sau 1 tuần thủ kho có nhiệm vụ chuyển hoá đơn chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ và có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận được các chứng từ này. Biểu 2.6: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Kho: KVT- Kho vải thêu Vật tư: 01IQF - Vải thêu IQF cấp 1 Đvt: KG Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Khách hàng Diễn giải SL nhập (Kg) SL xuất (Kg) SL tồn kho (Kg) Ngày Số … … 25/12 PN 08/12 Cty TNHH Việt Á Nhập mua vải thêu 13.507 145 183 … … … 26/12 HĐ 6409 Cty cổ phần Vân Trường Bán vải thêu 8 100 143 190 … … … 28/12 PN 12/12 Phân xưởng thêu máy 1 Nhập lại kho từ SX 1 100 143 290 …. … … 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 655 154 087 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải thêu 28 333 153 432 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 34 946 118 486 31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải thêu 3 562 114 924 Tổng cộng 46 211 63 584 Người lập biểu (Kí, họ tên) Thủ kho (Kí, họ tên) Kế toán trưởng (Kí, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Tại phòng kế toán: Sau khi nhận được các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ. Kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tượng sử dụng (nếu là chứng từ xuất). Đối với vật liệu mua ngoài căn cứ vào Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho kế toán vào số liệu trong phân hệ kế toán “ Mua hàng / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập mua hàng ”. Khi nhập một Hoá đơn mua hàng chương trình sẽ tự sinh ra Phiếu nhập kho. Còn Phiếu nhập kho của vật liệu nhập lại từ sản xuất (Phế liệu thu hồi) thì kế toán sẽ cập nhật số liệu trên phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho / Cập nhật số liệu / Phiếu nhập kho”. Khi lên báo cáo chương trình sẽ tự động nhặt số liệu ở cả phân hệ “ Kế toán mua hàng” và “ kế toán hàng tồn kho”. Theo cơ chế xử l‎ý tự động của phần mềm kế toán máy các chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến NVL được kế toán NVL của công ty cập nhật khi có nghiệp vụ phát sinh và tất cả các dữ liệu đó được quản l‎ý bằng phần mềm. Dữ liệu sau khi được cập nhật này sẽ được lưu trên đĩa dưới dạng tệp tin. Từ tệp tin này phần mềm kế toán sẽ thực hiện chuyển sổ vào các “tệp sổ cái”. Định kỳ vào cuối kỳ kế toán, phần mềm sẽ sử l‎ý “tệp sổ cái” này để lên BCTC. Kế toán NVL sẽ in các sổ cần thiết từ các file đã được hình thành và quản l‎ý bởi phần mềm. Một số sổ chi tiết không được thiết kế sẵn trong phần mềm, kế toán NVL sẽ tự tổng hợp sổ chi tiết đó với sự trợ giúp của phần mềm Excel. Việc quản lý NVL được thực hiện bởi phân hệ kế toán Hàng tồn kho nhưng luôn có mối liên hệ về mặt giữ liệu giữa phân hệ kế toán này với các phân hệ kế toán khác có liên quan đến hàng tồn kho như phân hệ kế toán Mua hàng và công nợ phải trả, phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, phân hệ kế toán tổng hợp… Sau đó, số liệu sẽ tự động được đưa vào Sổ chi tiết vật liệu , Bảng kê phiếu nhập, Bảng tổng hợp nhập, Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Sơ đồ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO BẰNG FAST ACCOUTING 2006 PHÂN HỆ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CHUYỂN SỐ LIỆU SANG PHÂN HỆ KHÁC BÁO CÁO (các sổ KT chi tiết và tổng hợp) SỐ LIỆU TỪ PHÂN HỆ KHÁC CHUYỂN SANG CHỨNG TỪ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.... Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả .... - Kế toán tổng hợp - Kế toán chi phí và giá thành Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, sổ chi tiết vật tổng hợp NXT Biểu 2.7: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT Tài khoản: 15211: Nguyên vật liệu chính-Vải thêu Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Số dư nợ đầu kỳ: 3 749 805 347 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …  25/12 PN 8/12 Cty TNHH Việt Á  Nhập vải 33111 967.032.304  26/12 HĐ6409 Cty CF Việt Trường Bán vải 63211 114 455 698 …  28/12 PN12/12 Phân xưởng thêu máy 1 Nhập lại vải 15411 28 806 800 … 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 18 461 830 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 1 Xuất vải 62111 798 593 938 31/12 PX04/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 984 987 956 31/12 PX05/12 Phân xưởng thêu máy 2 Xuất vải 62112 100 398 532 Tổng phát sinh nợ: 3 724 018 386 Tổng phát sinh có: 4 245 155 022 Số dư nợ cuối kỳ: 3 228 668 700 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.8: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ PHIẾU NHẬP Từ ngày: 15/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Số lượng (kg) Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) Ngày Số … 25/12 PN 8/12 Cty TNHH Việt Á KVT Nhập vải thêu IQF cấp 1 13 507 23.182 313.119.274 Vải thêu TR 1 527 30.455 46.504.785 Vải thêu ren cấp 1 16 815 36.123 607.408.245 Cộng 967.032.304 … 31/12 PN 12/12 Phân xưởng thêu máy 1 – PXA1 KVT Nhập vải thêu IQF cấp 1  1100  23 188  25 506 800 Vải thêu F1 252 16 004 4 033 008 Cộng 29 539 808 … Tổng cộng: 4 235 694 451 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.9: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP NHẬP từ ngày 15/12/2007 đến ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Giá trị(đồng) … 2 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 kg 452 432 2 724 018 386 … 11 01TR Vải thêu TR cấp 1 kg 1 527 46.504.785 … 17 013 Vải thêu F1 kg 59 868 987 313 936 18 014 Chỉ F1 kg 19 698 181 931 813 Tổng 4 235 694 451 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Người lập biểu (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với vật liệu xuất kho, Căn cứ vào Hoá đơn GTGT (Bán NVL) kế toán NVL cập nhật số liệu trong phân hệ “ Kế toán bán hàng”. Còn Phiếu xuất kho nội bộ như xuất cho sản xuất, xuất chuyển kho thì cập nhật trong phân hệ “ Kế toán vật tư tồn kho / Phiếu xuất kho”. Sau đó, chương trình phần mềm sẽ tự đưa số liệu vào Sổ chi tiết vật liệu , Bảng kê phiếu xuất, Bảng tổng hợp xuất và Bảng kê lũy kế nhập xuất tồn. Biểu 2.10: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ PHIẾU XUẤT Từ ngày: 15/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số …  26/12 HĐ 6409 Công ty CF Việt Trường KVT Bán vải thêu 8 100 114 455 698 Cộng 8 100 114 455 698  … … 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 KVT 655 28 186 18 461 830 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 1 28 333 28 186 798 593 938 31/12 PX 04/12 Phân xưởng thêu máy 2 34 946 28 186 984 987 956 Cộng 1 802 043 724 31/12 PX 05/12 Phân xưởng thêu máy 2 3 562 28 186 100 398 532 Cộng 100 398 532 Tổng cộng: 1851725 8 612 927 325 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu (Ký, họ tên) Biểu 2.11: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP XUẤT KHO Từ ngày 15/12/2007 đến ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thành tiền … 4 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 Kg 40 283 1 245 155 222 … 11 01TR Vải thêu TR cấp 1 Kg 1 266 17 917 698 12 01F1 Vải thêu F1 Kg 254 1 865 228 Tổng 8 612 927 325 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập biểu ( ký, họ tªn ) Biểu 2.12: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ LŨY KẾ NHẬP XUẤT TỒN Tháng 12 năm 2007 Danh điểm Tên vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ ngày 01 đến ngày 15 Từ ngày 16 đến ngày 31 Cộng nhập Từ ngày 01 đến ngày 15 Từ ngày 16 đến ngày 31 Cộng xuất 01IQF Vải thêu IQF cấp 1 84 066 435 562 452 432 887 994 242 221 640 283 882 504 89 556 02IQF Vải thêu IQF cấp 2 61 060 235 596 200 125 435 721 223 336 253 144 476 480 20 301 … 01TR Vải thêu TR cấp 1 2 280 11 225 1 527 12 752 10 200 1 266 11466 3 556 01F1 Vải thêu F1 266 33 580 59 868 93 448 80 560 254 80 814 12 900 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.13: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Kho: Vải thêu Mẫu số (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ SỐ DƯ Năm: 2007 Kho: Vải thêu STT Tên vật tư ĐVT Định mức dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 … Tồn kho cuối tháng 12 SL TT SL TT SL TT 1 Vải thêu IQF cấp 1 Kg 35 556 66 532 1 875 270 952 34 661 976 954 946 2 524 507 276 2 Vải thêu IQF cấp 2 Kg 23 569 16 235 295 249 710 24 561 442 098 010 20 301 369 193 986 … … 13 Vải thêu TR cấp 1 Kg 4 000 6 855 89 115 000 5 326 69 238 327 3 556 64 548 512 14 Vải thêu F1 Kg 7 523 12 331 246 620 000 8 100 170 100 569 12 900 270 418 926 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Việc công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng. Định kỳ 6 tháng hoặc vào một thời điểm nào đó theo yêu cầu của trưởng phòng kế toán, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu, số liệu trên Bảng kê chi tiết các chứng từ xuất vật liệu và Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu được đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho. Các Bảng kê nhập, Bảng kê xuất, Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn, Bảng kế số 3, Bảng phân bổ số 2...được in theo tháng. 2.3.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt Là một doanh nghiệp sản xuất, khối lượng vật liệu lớn, đa dạng về chủng loại, biến động thường xuyên tuy nhiên dụng của phần mềm kế toán máy cho phép Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tăng, giảm nguyên vât liệu. Theo phương pháp này có thể theo dõi chặt chẽ, chính xác tình hình tăng, giảm nguyên vât liệu. Mọi sự biến động của nguyên vât liệu chính, vật liệu phu, phụ tùng thay thế.. đều đựoc phản ánh trên TK 152 “Nguyên vật liệu”. Tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản cấp 1, cấp 3, cấp 4 để theo dõi theo từng loại, từng nhóm vật liệu. + TK 1521: Nguyên vật liệu chính TK 15211: Vải thêu TK 15212 : Chỉ thêu + TK 1522: Vật liệu phụ 15221: Hóa chất, VLXD, VLP TK 15222: Phế liệu +TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng sữa chữa + TK 1527: Phế liệu - Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627… - Công ty không sử dụng TK 151- Hàng mua đang đi đường và NKCT số 6 2.3.1. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu Cùng với hạch toán chi tiết nhập vât liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì, qua đây kế toán có thể phản ánh được giá trị thực của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu nhập kho của Công ty được cung cấp chủ yếu từ các nguồn sau: v Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài thanh toán bằng tiền mặt Nghiệp vụ này ít xảy ra, phần lớn nó chỉ xuất hiện khi công ty mua những loại vât liệu rẻ, ít, của nhà cung cấp mới hoặc thanh toán chi phí thu mua nguyên vật liệu. Định kỳ, khi nhận được các chứng từ liên quan, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào Phiếu nhập kho, Hóa đơn GTGT cập nhật số liệu vào phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả / Cập nhật số liệu / Hóa đơn mua hàng”, đồng thời kế toán tiền mặt cũng căn cứ vào Phiếu chi để vào số liệu trên phân hệ kế toán “ Kế toán tiền mặt, tiền gửi, tiền vay / Cập nhật số liệu / Phiếu chi tiền mặt”. Từ đó số liệu sẽ tự động được đưa lên NKCT số 1, sau đó là Sổ cái TK 152. Cuối kỳ, Số tổng cộng trên NKCT số 1 chính là phần ghi Nợ TK152 / Có TK 111 trên Bảng kê số 3 và Sổ Cái TK 152. Ví dụ: Ngày 19/12/2007 Công ty mua Vải thêu của Công ty TNHH Vinh Long HĐ 29279 thanh toán ngay bằng tiền mặt số tiền là 628 426 527đồng và 62 842 653 đồng thuế GTGT Biểu 2.14: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có TK 111- Tiền mặt Tháng 12 năm 2007 STT Ngày … 1331 141 15211 15212 … Cộng có TK 111 1 01/12 131.970 20.200.000 167.470.262 2 02/12 50.000.000 280.731.184 … 32.025.682 43 19/12 62.842.653 628.426.527 691.269.180 … Tổng cộng 17.371.878 437.234.000 628.426.527 52.225.682 17.474.515.481 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Mua vật liêu bằng tiền gửi Ngân hàng. Khi mua vật liệu bằng tiền gửi Ngân hàng. Kế toán nguyên vật liệu nhập số liệu chứng từ mua hàng hoá nhập kho, Kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Nợ của Ngân hàng (Hoặc uỷ nhiệm chi) và Hoá đơn GTGT để cập nhập số liệu vào các phần hành liên quan “ Kế toán tiền măt, tiền gửi, tiền vay / Cập nhật số liệu / Giấy báo nợ của Ngân hàng”. Số liệu sẽ được đưa lên NKCT số 2 và vào sổ Cái TK 152. Cuối kỳ, khoá sổ NKCT số 2, số liệu tổng cộng chính là phần ghi Nợ TK 152/Có TK 112 trên Bảng kê số 3 VD: Trong tháng 12/2007 tại Công ty TNHH Tâm Hồn Việt không phát sinh nghiệp vụ mua nguyên vật liệu thanh toán ngay bằng tiền gửi Ngân hàng chỉ phát sinh nghiệp vụ thanh toán chi phí thu mua nguyên vât liệu bằng tiền gửi Ngân hàng. Biểu 2.15: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2007 STT Chứng từ Diễn giải 1411 152111 152112 Số hiệu NT ... ... Cộng có TK 112 A B C D 5 6 7 01/12 138 908 000 138 908 000 12/12 16 403 091 23 556 955 14/12 110 914 269 2 448 557 698 … 18/12 46 207 102 123 565 894 … 22/12 17 319 000 45 456 212 … 24/.2 1 143 272 12 258 557 .. 31/12 169 539 789  354 555 023 Cộng 63 526 102 436 908 422 1 225 556 017 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2007 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) * Trường hợp mua vật liệu chưa thanh toán. Để hạch toán nghiệp vụ này, Công ty phải sử dụng Sổ chi tết TK 331 và Nhật ký chứng từ số 5. Khi phát sinh nghiệp vụ này, kế toán căn cứ vào hoá đơn mua nguyên vật liệu của người bán để vào Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Sổ chi tiết TK 331) trên phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Cập nhật số liệu / Hoá đơn mua hàng”. Số liệu từ đây sẽ được đưa vào Sổ chi tiết TK331 và NKCT số 5 Sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở hàng tháng. Mỗi nhà cung cấp được mở riêng một sổ. Nhật ký chứng từ số 5 cũng được mở theo từng tháng, để tổng hợp tình hình thanh toán và công nợ đối với tất cả các nhà cung cấp NVL, mỗi dòng trên NKCT số 5 theo dõi một nhà cung cấp. Cuối tháng khoá sổ NKCT số 5, số liệu tổng cộng được đưa lên Bảng kê số 3 (Phần ghi Nợ TK 152/ Có TK 331) Ví dụ: Ngày 23/12/2007 Công ty mua nguyên vật liệu của Công ty TNHH Việt Á HĐ GTGT số 55574 được đưa vào Sổ chi tiết TK 331 và NKCT số 5  Biểu 2.16: CÔNG TY TNHH TÂM HỒN VIỆT Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 3311- Phải trả cho người bán HN Khách hàng: Cty TNHH Việt Á (CT 041) Từ ngày: 01/12/2007 đến ngày: 31/12/2007 Đơn vị tính: VNĐ Số dư có đầu kỳ: 324 051 515 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ PS nợ PS có  02/12 PN 09 Nhập Vải thêu 152111 238 336 074  02/12 PN 09 Nhập Vải thêu 13311 23833607  07/12 PN 11 Nhập Vải thêu 152111 153 354 253  07/12 PN 11 Nhập Vải thêu 13311 15 335 425  …  16/12 UNC 180 TT tiền Vải thêu PN 09 11211 1 262 169 681  25/12 PN 16 Nhập Vải thêu 152111 967 032 304  25/12 PN 16 Nhập Vải thêu 13311 96 703 230  … Tổng phát sinh nơ: 2 430 859 359 Tổng phát sinh có: 2 644 284 624 Số dư có cuối kỳ: 110 626 250 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) *Mua vật liệu bằng tiền tạm ứng. Kế toán sử dụng Sổ kế toán chi tiết TK 141 và NKCT số 10 để hạch toán nghiệp vụ này Sổ chi tiết tài khoản 141: Sổ này được mở để theo dõi việc tạm ứng trong Công ty. Nó được mở trong từng tháng và mỗi đối tượng tạm ứng được phản ánh trên một trang, mỗi nghiệp vụ tạm ứng được phản ánh trên một dòng. Trường hợp này thường xảy ra khi Công ty mua các loại vật liệu phụ với số lượng không đáng kể hoặc mua của các nhà cung cấp nước ngoài. Khi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng phát sinh kế toán căn cứ vào HĐ GTGT và Giấy thanh toán tạm ứng để vào Sổ chi tết TK 141 và NKCT số 10 trên phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả. * Trường hợp phế liệu thu hồi nhập kho hoặc xuất dùng không hết Trường hợp này, tại Công ty không theo dõi giá trị nguyên vật liệu nhập kho mà chỉ theo dõi về mặt số lượng. Giá nhập lại kho chính là giá xuất kho của loại vật liệu đó. Giá trị phần vật liệu nhập lại kho được ghi giảm vào đối tượng chịu chi phí tương ứng, điều này được thể hiện trên NKCT sô 7 Ví dụ: Ngày 17/12/2007 tạm ứng cho cán bộ phòng Kế hoạch - Thị trường ._.