Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH liên doanh ô tô hoà Bình

đảm bảo được số lượng sản phẩm, đáp ứng được nhu cầu thị trường với chất lượng tốt và giá thành hạ, đó chính là một bài toán khó đối với các nhà quản lý. Để giải được bài toán này đòi hỏi phải có sự đóng góp không nhỏ của các nhân viên kế toán nói chung và nhân viên kế toán nguyên vật liệu nói riêng, bằng những số liệu thực tế và công tác hạch toán có hiệu quả, kế toán nguyên vật liệu sẽ theo dõi và đánh giá sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và từ đó cung cấp thông tin bổ ích cho nhà quản lý. Dưới góc độ là một tài sản lưu động của doanh nghiệp và còn là một yếu tố đầu vào quan trọng trong khâu sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm nhiều loại, nhiều thứ lại thường xuyên biến động, vì vậy việc theo dõi và hạch toán nguyên vật liệu là vô cùng cần thiết, nếu không quản lý một cách chặt chẽ sẽ gây ra những tổn thất về mặt kinh tế, mặt khác tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu sẽ là điều kiện để nâng cao chất lượng sản phẩm tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động để từ đó tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Xuất phát từ vị trí và tầm quan trọng của công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH liên doanh sản xuất ô tô Hoà Bình và dựa trên cơ sở những kiến thức đã học, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thày giáo Tiến sĩ Phạm Thành Long và các cán bộ kế toán phòng kế toán của công ty TNHH liên doanh sản xuất ôtô Hoà Bình em đã chọn và đi sâu nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình” làm chuyên đề thực tập của mình. Trên cơ sở các phương pháp nghiên cứu của hạch toán kế toán cùng với những số liệu thực tiễn để phù hợp với những tính lôgic của vấn đề đạt ra trong chuyên đề, ngoài phần mở đầu và kết luận, bản chuyên đề gồm 2 phần: Phần I: Thực trạng kế toán NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình Phần II : Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình PHẦN 1: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU (NVL) TẠI CÔNG TY TNHH LIÊN DOANH Ô TÔ HÒA BÌNH 1.1. Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình 1.1.1.Qúa trình hình thành và phát triển của công ty Từ khi luật đầu tư nước ngoài tại Việt Nam được quốc hội thông qua cùng với sự khuyến khích phát triển đầu tư nước ngoài, Việt Nam đã thu hút rất nhiều các nhà đầu tư đến từ nhiều quốc gia khác nhau. Với phương châm phát triển nền kinh tế trên cơ sở phát huy nguồn lực trong nước đồng thời tranh thủ tận dụng các nguồn lực từ bên ngoài, rất nhiều các dự án đầu tư nước ngoài đã được chính phủ phê duyệt, liên doanh ô tô Hòa Binh là một trong số đó. Liên doanh ô tô Hòa Bình (Gọi tắt là VMC) được thành lập theo quyết định cấp giấy phép đầu tư ra ngày 19/8/1991 của UBNN hợp tác về đầu tư. Các bên tham gia liên doanh bao gồm : Phía Việt Nam: Nhà máy ôtô Hoà Bình thuộc tổng công ty cơ khí giao thông vận tải và công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư thuộc bộ giao thông vận tải. Nhà máy ôtô Hoà Bình làm đại diện phía Việt Nam. Phía nước ngoài gồm hai đối tác: Công ty Columbian Motors Corportion (CMC) (Philippines) Công ty Pan Pacific INC (IPP) sau chuyển quyền liên doanh cho Nochimen Corporation (Nhật Bản). Liên doanh ô tô Hoà Bình do công ty Columbian Motors Corparation làm chủ đại diện. Tên chính thức của liên doanh : Xí nghiệp liên doanh sản xuất ôtô Hoà Bình. Đến năm 2007, chuyển tên thành công ty TNHH liên doanh ô tô Hoà Bình Tên giao dịch: Viet Nam Motors Corporation. Tên viết tắt: VMC. Trụ sở chính: Km 9 - Đường Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội. Sau thời gian hoạt động khoảng một năm, công ty xuất nhập khẩu và cung ứng vật tư của phía Việt Nam và công ty Pacific Co.Ltd của phía nước ngoài đã rút khỏi liên doanh, công ty Nichimen (Nhật Bản) đã thay thế công ty Pacific. VMC được thành lập với tổng số vốn ban đầu là 33.150.000 USD. Trong đó: Vốn cố định là 9.593.000 USD. Vốn lưu động là 23.557.000 USD Vốn pháp định là 10.000.000 USD. Bao gồm 3 đối tác góp vốn là: Phía Việt Nam: Nhà máy ôtô Hòa Bình góp 3.000.000 USD chiếm 30% vốn pháp định. Phía nước ngoài: 70% tổng số vốn pháp định. Trong đó: Công ty Columbian Motors Corporation (CMC) – Philipin góp 5.500.000 USD chiếm 55%. Công ty Nichimen - Nhật Bản góp 1.500.000 USD chiếm 15%. Thời hạn hoạt động của Liên doanh là 30 năm. Trải qua 6 năm hoạt động kinh doanh có hiệu quả, một phần lợi nhuận thu được đã được Liên doanh dùng để tái sản xuất mở rộng. Theo đơn đề nghị của Liên doanh và các quyết định có liên quan, Bộ kế hoạch và Đầu tư đã phê chuẩn quyết định số 228/CP ra ngày 11/8/1997 về việc tăng vốn pháp định của công ty như sau: Tổng vốn đầu tư của liên doanh là 58.726.000 USD. Trong đó: Vốn cố định là 23.910.000 USD. Vốn lưu động là 34.816.000 USD. Vốn pháp định là 18.000.000 USD bao gồm: Nhà máy ô tô Hoà Bình góp 5.400.000USD chiếm 30% tổng số vốn pháp định. Công ty Columbian Motors Corporation (Philipin) góp 9.900.000 USD chiếm 55% tổng số vốn pháp định. Công ty Nichimen (Nhật Bản) góp 2.700.000 USD chiếm 15% tổng số vốn pháp định. Bằng giấy phép điều chỉnh số 228/GPĐC3 ngày 21/10/1997 Bộ Kế hoạch và đầu tư đã chuẩn y việc đổi tên bên Việt Nam trong liên doanh từ Nhà máy ô tô hoà Bình thành Tổng công ty cơ khí giao thông vận tải (TRANSINCO). 1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty : * Đặc điểm về sản phẩm : Trên cơ sở nghiên cứu nhu cầu thị trường, đặc điểm từng thị trường, đặc điểm khách hàng…Hội đồng quản trị thảo luận và đi đến quyết định công ty sẽ lắp ráp các loại xe con, xe tải nhẹ, xe du lịch. Công ty sẽ tập trung sản xuất lắp ráp tiêu thụ loại xe con, loại xe này chiếm tỷ lệ lớn đại đa số trong cơ cấu tiêu thụ sản phẩm của công ty, mặt hàng này được coi là mặt hàng chiến lược chủ đạo trong chiến lược kinh doanh. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã tung ra thị trường nhiều chủng loại xe với nhiều kiểu dáng, mẫu mã mang nhãn hiệu của nhiều hãng xe nổi tiếng như Mazda, Subazu, Kia, BMW…. VMC trở thành một nhà cung cấp không thể thiếu được của thị trường Việt Nam. * Quy trình công nghệ: Cùng với việc tập trung đa dạng hoá sản phẩm VMC còn chú trọng vào việc phát triển sản xuất bằng công tác đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm. Được thể hiện bằng việc đầu tư những dây chuyền sản xuất công nghệ cao ngoại nhập, cụ thể là đầu tư, lắp đặt dây chuyền sơn tĩnh điện của cộng hoà liên bang Đức và một số các thiết bị hiện đại của các nước tiên tiến khác. Đặc điểm về quy trình sản xuất công nghệ rất phức tạp tuy nhiên được gói gọn trong một nhà máy nên công tác tổ chức quản lý sản phẩm tương đối thuận tiện, các dây chuyền sản xuất hầu hết là tự động, phần nhỏ là thủ công. Do một dây chuyền lắp ráp đồng bộ nên sản phẩm hình thành có chất lượng cao. *Đặc điểm về lao động: VMC hiện có một đội ngũ lao động đồng đều, hội tụ đầy đủ các ưu điểm đủ sức thực hiện các chức năng nhiệm vụ của công ty. + Về mặt số lượng: Lao động của công ty hiện nay có 667 người. Trong đó lao động nam chiến gần 80% trong tổng số lao động của toàn công ty, gồm những người cần cù, khỏe mạnh, có khả năng làm việc ở cường độ cao và trong thời gian dài. Lao động nữ của công ty chủ yếu làm công tác văn phòng: thư ký, tiếp tân, phục vụ,… + Về mặt chất lượng lao động: Tất cả các cán bộ quản lý, các cán bộ kỹ thuật đều có trình độ đại học, trung cấp, hầu hết các công nhân đều có trình độ tay nghề cao. Bên cạnh đó phải nói đến công ty luôn không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn cho công nhân, thường xuyên gửi công nhân ra các nhà máy nước ngoài có uy tín để đào tạo nâng cao tay nghề. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh VMC thiết lập cơ cấu tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng. Với hình thức tổ chức này giúp tổng giám đốc, hội đồng quản trị có thể bao quát quản lý trực tiếp các bộ phận chức năng, nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh, đồng thời có thể ra quyết định kịp thời trong trường hợp có những biến động đột xuất. Cơ cấu tổ chức của VMC được thể hiện qua sơ đồ số 1-1 Sơ đồ số 1-1: Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất của VMC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÒNG TÀI CHÍNH PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG MARKETING CHI NHÁNH HỒ CHÍ MINH PHÒNG KCS PHÒNG SẢN XUẤT PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG KỸ THUẬT PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC FX Giao xe FX Hoàn thiện FX Sơn FX Gò hàn FX Lắp ráp FX Kiểm tra xe Trung tâm Nguyễn Biểu Trung tâm Cộng Hoà Trung tâm Minh Khai Trung tâm KM10 Để đảm bảo phát huy một cách có hiệu quả bộ máy hoạt động, công ty quy định rõ ràng chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như từng bộ phận: Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan tới quản lý, quyền lợi của công ty. Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật về điều hành hoạt động hàng ngày của công ty. Phó Tổng giám đốc giúp Tổng giám đốc điều hành công ty theo phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về nhiệm vụ được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền. Các phòng ban: + Phòng hành chính: Phối hợp cùng các phòng, các xí nghiệp quản lý nhân lực của công ty. Tổ chức thực hiện đào tạo, bồi dưỡng, phân công, khen thưởng, trả lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Quản lý hồ sơ đất đai nhà cửa toàn công ty. Quản lý, phổ biến thực hiện chính sách Nhà nước đối với công ty. + Phòng Tài chính: Quản lý vốn, tổng hợp kết quả kinh doanh, báo cáo kế toán, thống kê để phục vụ cho việc kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Theo dõi công nợ của các khách hàng, phản ánh và đề suất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác. Thực hiện công tác thanh toán trong nội bộ và ngoài công ty. Thực hiện thanh quyết toán quý, 6 tháng, năm của công ty. + Phòng marketing: Khai thác thị trường, chào hàng và bán các sản phẩm của công ty. Phối hợp cùng phòng tài chính giải quyết thanh toán công nợ, đòi nợ. Thảo các hợp đồng, thanh lý các hợp đồng, giám sát việc thực hiện các hợp đồng. Làm thủ tục đầu tư, tham gia mua bán đầu tư thiết bị, soạn thảo các văn bản liên quan trình giám đốc. Tham gia điều hành quá trình sản xuất kinh doanh. Xây dựng giá thành tiến độ cho các sản phẩm. + Phòng kỹ thuật: Thiết kế các sản phẩm mới. Quản lý hồ sơ kỹ thuật các sản phẩm của công ty. Quản lý kiểm tra hướng dẫn các xí nghiệp thực hiện chế tạo các sản phẩm đúng mẫu mã, đúng yêu cầu kỹ thuật, quy trình kỹ thuật. Nghiên cứu cải tiến, hiệu chỉnh hoàn thiện công nghệ chế tạo các sản phẩm để nâng cao chất lượng giảm giá thành sản phẩm. Xây dựng chương trình sản phẩm mới hàng năm và dài hạn. + Phòng vật tư: Cung cấp vật tư, quản lý vật tư tồn kho. Kiểm soát biểu giá vật tư thiết bị phụ tùng dùng trong sản xuất kinh doanh. Quản lý thiết bị máy móc, quản lý điện toàn công ty. Quản lý xe, máy thi công. + Phòng sản xuất:Phụ trách quá trình sản xuất, tổ chức công tác sản xuất, lập kế hoạch sản xuất cho toàn công ty cũng như các phân xưởng. + Các trung tâm để bán hàng, giới thiệu sản phẩm, bảo dưỡng sửa chữa… Nhà máy sản xuất lắp ráp của VMC có 4 dây chuyền sản xuất rất linh hoạt do đó sản phẩm của Liên doanh cũng rất đa dạng từ xe 4 – 5 chỗ ngồi đến xe mini-buýt, xe tải nhẹ 1 cầu, 2 cầu, xe vừa chở người vừa chở hàng cabin đơn, cabin đúp. Liên doanh VMC nhập linh kiện lắp ráp từ các nhà sản xuất chính gốc của hãng Mazda (Nhật Bản), KIA (Hàn Quốc), BMW (Đức) ở dạng tổng thành CKD2 và đưa vào lắp ráp với lớp sơn tĩnh điện tại VMC. 1.1.4. Kết quả kinh doanh của công ty: Nhờ có mục tiêu và chiến lược kinh doanh đúng đắn nên trong những năm đầu mới thành lập, đặc biệt là trong những năm 1995-1996, VMC làm ăn có lãi, luôn đứng đầu trong các Liên doanh sản xuất ô tô tại Việt Nam về sản lượng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Tuy nhiên VMC bắt đầu làm ăn thua lỗ vào năm 1997 gây ảnh hưởng lớn tới sự phát triển trong những năm 1998 – 2000. Đó là do nhu cầu thị trường giảm, nhà nước thực hiện chính sách tiếp kiệm, nhiều đối thủ cạnh tranh và sự ảnh hưởng không nhỏ của cuộc khủng hoảng tài chính tiền tệ Châu Á Từ năm 2001 đến năm 2005 VMC bắt đầu làm ăn có lãi, một phần do nhu cầu thị trường tăng mạnh, một phần do VMC đã có những chính sách bán hàng và sau bán hàng linh hoạt hơn, hấp dẫn khách hàng hơn. Ngoài ra VMC không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi mẫu mã thu hút được sự chú ý cũng như tạo được uy tín với khách hàng. VMC cũng tạo ra được một chính sách bán hàng rất cạnh tranh, dịch vụ hậu mãi hết sức tốt. Từ năm 2006-2008, Kết quả kinh doanh của VMC được thể hiện qua bảng sau (Trang bên)(Bảng 1-1) Bảng 1-1: Kết quả kinh doanh của VMC giai đoạn 2006-2008 Đơn vị :1000VNĐ Các chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 So sánh 2007/2006 So sánh 2008/2007 Chênh lệch % Chênh lệch % Doanh thu thuần 927.654.818 1.354.948.700 1.504.301.360 427.293.882 46,06 149.352.660 11,02 Gía vốn hàng bán 636.559.802 1.026.514.649 1.108.550.024 389.954.847 61,26 82.035.375 7,99 Lợi nhuận gộp 291.095.016 328.434.051 395.751.336 37.339.035 12,83 67.317.285 20,50 Chi phí bán hàng 32.091.828 68.733.801 74.334.438 36.641.973 114,2 5.600.637 8,14 Chi phí quản lý doanh nghiệp 64.873.758 61.523.434 72.029.388 -3.350.324 -5,16 10.505.954 17,07 Lơị nhuận từ hoạt động kinh doanh 194.129.430 198.176.816 249.387.510 4.047.386 2,08 51.210.694 25,84 Thu nhập khác 7.646.961 11.216.895 12.768.795 3.569.934 46,68 1.551.900 13,84 Chi phí khác 2412859 838.182 917.895 -6.808.779 -89,04 79.713 9,51 Lợi nhuận khác 5.234.102 10.378.713 11.850.900 5.144.611 98,29 1.472.187 14,18 Lợi nhuận trước thuế 199.363.532 208.555.529 261.238.410 9.191.997 4,6 56.682.881 25,26 Thuế thu nhập phải nộp 55.821.789 58.395.548 73.146.755 2.573.759 4,6 14.751.207 25,26 Lợi nhuận sau thuế 143.541.743 150.159.981 188.091.655 6.618.238 4,6 37.931.674 25,26 Tổng quỹ lương 2.443.776 2.837.088 2.854.604 393.312 16,09 27.516 1 Tổng cán bộ công nhân viên 555 655 667 100 18,02 12 1,83 Thu nhập bình quân/người/tháng 4.200 4.332 4.280 132 3,14 -52 -1,2 Nguồn : Phòng kế toán Qua bảng số liệu trên cho thấy tình hình hoạt động của VMC ngày càng phát triển, quy mô của liên doanh được mở rộng nhiều, tình hình kinh doanh phát triển nhanh và ổn định chứng tỏ sản phẩm của VMC đã có chỗ đứng vững chắc trong thị trường ô tô nội địa. + Lợi nhuận:Lợi nhuận gộp năm 2007 tăng 12,83% so với năm 2006, năm 2008 tăng 20,5% so với năm 2007, lợi nhuận trước thuế năm 2007 tăng 4,6%, lợi nhuận năm 2008 tăng 25,26%. Điều đó chứng tỏ tình hình kinh doanh của công ty ngày càng khả quan. + Về mặt xã hội : VMC đã tạo đựơc rất nhiều công ăn việc làm cho người lao động với mức thu nhập bình quân khá cao. Năm 2007 tổng quỹ lương tăng, số lao động tăng lên đồng thời lương bình quân đầu người cũng tăng. Chứng tỏ tình hình sử dụng lao động rất tốt, VMC đã quan tâm đến đời sống của cán bộ công nhân viên. Năm 2008 số lao động tăng nhưng không nhiều(1,83%), mức thu nhập bình quân /người/tháng lại giảm đi(1,2%) do tổng quỹ lương tăng nhanh hơn số lao động. Với những số liệu trên, phần nào đã phản ánh hiệu quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây. Đó là kết quả của sự nỗ lực phấn đấu đồng sức, đồng lòng của ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công nhân viên trong công ty TNHH liên doanh ô tô Hoà Bình (VMC) trong quá trình đi tìm câu trả lời cho bài toán kinh tế phát triển và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bố sổ kế toán tại công ty TNHH liên doanh ô tô Hòa Bình 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của VMC được tổ chức theo hình thức tập trung, có liên quan trực tiếp tới bộ máy quản lý. Nhiệm vụ, chức năng bộ máy kế toán là tổ chức công tác kế toán thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo những nội dung kinh tế. Do vậy, cơ cấu bộ máy kế toán cần gọn, nhẹ hợp lý, hoạt động có hiệu qủa đó là điều kiện quan trọng để cung cấp thông tin một cách kịp thời phát huy và nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Công tác quản lý kế toán của VMC là rất chặt chẽ và hợp lý. Sự phân công công việc bộ máy kế toán phù hợp với chế độ hiện hành. Mỗi nhân viên kế toán được phân công mỗi công việc khác nhau và cũng rất khoa học, công tác kế toán của VMC không bị chồng chéo mà nó được phân công một cách khoa học và được điều chỉnh một cách hết sức hợp lý. Sau đây là sơ đồ quản lý bộ máy kế toán của VMC. (Trang bên) Sơ đồ số 1-2: Sơ đồ quản lý bộ máy kế toán tại VMC Kế toán trưởng Kế toán vật tư (Phạm Bích Liên) Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí giá thành (Cao Xuân Trường) Kế toán tài sản cố định (Đào Thị Hương) Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh (Đặng Văn Nam) Kế toán thanh toán (Tạ Mai Lương) Kế toán vốn bằng tiền (Uông Mai Biên) Mỗi kế toán trong VMC được quy định những chức năng, nhiệm vụ cụ thể: Nhiệm vụ của các kế toán trong Nhà máy - Kế toán trưởng Phụ trách các bộ phận dưới quyền, theo dõi tình hình tài chính, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan cấp trên về công tác hạch toán kế toán và các chỉ tiêu tài chính của toàn công ty. - Kế toán vật tư Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập – xuất kho từng loại vật tư bao gồm vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ lao động nhỏ diễn ra hàng ngày. - Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành Có nhiệm vụ tính lương, bảo hiểm cho công nhân và cán bộ công ty. Ngoài ra, kế toán tiền lương còn có nhiệm vụ tập hợp sản xuất và tính giá thành. - Kế toán tài sản cố định Có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm của tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định, quản lý vốn đầu tư tài sản và dự đoán các công trình, đặc biệt mỗi khi cần xây dựng nhà kho, nhà xưởng. Ngoài ra kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi các nghiệp vụ và quản lý các quỹ của công ty. - Kế toán tiêu thụ và xác định kết qủa kinh doanh: Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn thành phẩm đồng thời theo dõi tình hình thanh toán với người mua để xác định doanh thu tiêu thụ về sản phẩm xuất bán. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với người bán ,thông qua quan hệ mua bán giữa công ty với nhà cung cấp hoặc số tiền nhà cung cấp đặt trước. Đồng thời kế toán thanh toán còn theo dõi các khoản tạm ứng cán bộ công nhân viên trong công ty do mua hàng phải tạm ứng. - Kế toán vốn bằng tiền Có nhiệm vụ nhập các phiếu thu, phiếu chi chi phí sản xuất trên cơ sở mở số theo dõi tình hình các khoản thu chi bằng tiền mặt phát sinh hàng ngày tại công ty. Đồng thời theo dõi tình hình chi trả thông qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng. Hàng ngày khi nhận giấy báo nợ của Ngân hàng , kiểm tra tính chính xác của nó sau đó ghi nhật ký chứng từ, khi nhận được giấy báo có ghi vào bảng kê số 2. - Thủ quỹ Quản lý và giám sát tiền mặt tại công ty hàng ngày 1.2.2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán: 1.2.2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán áp dụng trong công ty thực hiện theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của luật kế toán và nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của chính phủ, các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán và các quy định trong quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán, lập 1 lần cho 1 nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tất cả các chứng từ kế toán đều tập trung vào bộ phận kế toán của công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: o Kế toán vật tư theo dõi trên các tài khoản: TK 152- “nguyên liệu vật liệu” Kế toán vật liệu mở các tài khoản cấp 2 Các nghiệp vụ vật tư kế toán sử dụng các tài khoản. + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 131: Phải thu khách hàng + TK 331: Phải trả người bán Các nghiệp vụ vật tư dùng vào sản xuất kinh doanh sử dụng các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp o Kế toán tiền lương và tập hợp chi phí sản xuất giá thành theo dõi trên các tài khoản: + TK 334: Phải trả công nhân viên + TK 338: Phải trả khác 3382: Kinh phí công đoàn 3383: Bảo hiểm xã hội 3384: Bảo hiểm y tế + Ngoài ra còn các TK 621,622,627,641,642 o Kế toán tài sản cố định theo dõi trên các tài khoản: + 211:Tài sản cố định hữu hình (TSCĐHH) + 213: Tài sản cố định vô hình (TSCĐVH) +214 : Hao mòn TSCĐ + 411: Nguồn vốn kinh doanh + 441: Nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản ... o Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh theo dõi trên các tài khoản: + 131: Phải thu khách hàng +138: Phải thu khác + 331: Phải trả người bán + 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + 531: Hàng bán bị trả lại o Kế toán thanh toán theo dõi trên các tài khoản: + 331: Phải trả người bán + 141: Tạm ứng + 331: Đặt trước cho người bán + 338 : Phải trả khác + 341: Kinh phí cấp cho cấp dưới o Kế toán vốn bằng tiền theo dõi trên các tài khoản: + 111: Tiền mặt. Mở chi tiết trên 2 TK cấp 2 1111: Tiền Việt Nam 1112: Ngoại tệ + 112: TGNH Tương tự mở chi tiết trên 2 TK cấp 2 1121: Tiền Việt Nam 1122: Tiền ngoại tệ 1.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức nhật ký chứng từ. Các loại sổ kế toán +Nhật ký chứng từ + Bảng kê + Sổ cái + Sổ hoặc thẻ chi tiết Trình tự ghi chép (1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký- Chứng từ, sổ chi tiết có liên quan Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký – chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký- Chứng từ (2)Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký- Chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký- Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Có thể khái quát theo sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký - chứng từ sau đây.(Trang bên) Sơ đồ số 1-3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký- Chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng k ê Nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Thẻ và sổ kế toán chi tiết Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ số 1-4: Quy trình ghi sổ phần hành kế toán nguyên vật liệu của VMC Chứng từ ban đầu Nhật ký CT 1,2,4,10 Bảng kê 8 Nhật ký CT8 Bảng phân bổ số 2 Nhật ký CT 5,6 Sổ cái TK152 Nhật ký CT 7 Báo cáo tài chính Bảng kê 4,5 Sổ chi tiết 331 Ghi chú : Ghi cuối ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra + Mua nguyên vật liệu : Bằng tiền mặt : ghi trực tiếp vào nhật ký chứng từ 01 Tiền gửi ngân hàng : ghi vào Nhật ký chứng từ 02 Nếu chưa trả tiền : vào sổ chi tiết phải trả người bán (331)->ghi vào nhật ký chứng từ 05 Góp vốn : ghi vào nhật ký chứng từ 10 Cuối tháng cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái TK 152 + Xuất NVL : Từ phiếu xuất kho lập bảng phân bổ vật liệu công cụ dụng cụ, từ bảng phân bổ vào bảng kê 4,5. Từ bảng kê 4,5 vào nhật ký chứng từ 7->Vào sổ cái TK 152. 1.2.2.4. Tổ chức báo cáo kế toán: Báo cáo bắt buộc của VMC bao gồm : + Bảng cân đối kế toán Mẫu số B 01-DN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02-DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệMẫu số B 03-DN + Bản thuyết minh báo cáo tài chínhMẫu số B 09-DN Các số liệu của kế toán được lấy từ việc hoàn tất việc ghi sổ kế toán chi tiết, tiến hành khoá sổ kế toán, tính ra số dư cuối kỳ của các tài khoản tổng hợp và tài khoản phân tích, kiểm tra đối chiếu số liệu kế toán giữa sổ sách có liên quan đảm bảo khớp và đúng. 1.3.Những vấn đề kinh tế kỹ thuật về nguyên vật liệu của VMC có ảnh hưởng tới hạch toán: 1.3.1. Đặc điểm vật liệu của VMC: NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa, khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất và lắp ráp ô tô chủ yếu theo đơn đặt hàng nên chủng loại, mẫu mã sản phẩm của VMC rất phong phú. Nên NVL sử dụng trong công ty có nhiều loại với vai trò và công dụng khác nhau. Trong điều kiện đó, việc phân loại NVL là cần thiết nhằm tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. VMC đã phân chia NVL rất cụ thể như sau: Nguyên vật chính: Là bộ phận chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm như linh kiện ô tô dạng CKD, kim khí (sắt, thép, nhôm,..), ghế, kính, các loại đèn(đèn chiếu sang, pha, cốt), các loại doăng kính, đệm, trần,… Nguyên vật liệu phụ: Là bộ phận dùng để kết hợp với vật liệu chính để làm tăng thêm chất lượng hoặc vẻ đẹp cho sản phẩm hoặc là để tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi hơn như dầu mỡ bôi trơn máy móc… Nhiên liệu:Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, … Phụ tùng thay thế sửa chữa: Là những chi tiết, phụ tùng máy móc, thiết bị mà doanh nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị, phế liệu thường mất hết hoặc mất phần lớn giá trị sử dụng. Ví dụ như sắt thép vụn, … Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng,… Hạch toán nguyên vật liệu theo cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu, đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại nguyên vật liệu. 1.3.2. Đặc điểm sử dụng và quản lý vật liệu của VMC: Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu có hiệu quả ngày càng được coi trọng, làm sao để với cùng một khối lượng nguyên vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ thấp nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng tốt cho người tiêu dùng. Quản lý nguyên vật liệu được xem xét trên các khía cạnh sau: Về khâu thu mua:Nguyên vật liệu là tài sản dự trữ cho sản xuất, thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp, nó thường xuyên biến động do các doanh nghiệp phải liên tục cung ứng vật tư nhằm đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Cho nên trong khi mua VMC quản lý rất chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại vật tư theo đúng yêu cầu sản xuất, giá mua hợp lý, thích hợp với chi phí mua từ đó phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. Nguyên vật liệu của VMC thường được mua từ nhiều nguồn khác nhau. Có loại được cung cấp từ nhiều nguồn ổn định, cũng có loại mua ở thị trường tự do. Đối với nguồn cung ứng là nơi mà VMC quen sử dụng, NVL từ nguồn này đảm bảo chất lượng phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh nên khi có yêu cầu thì VMC sẽ tiến hành ký kết hợp đồng để mua NVL. Đối với những loại NVL cung ứng trên thị trường tự do thì VMC phải tiến hành kiểm tra chất lượng, đặc tính lý hóa của sản phẩm một cách khá chặt chẽ. Nếu phù hợp với yêu cầu thì mới tiến hành làm hợp đồng mua bán, nhưng nếu mua với số lượng nhỏ thì không cần làm hợp đồng mua bán. Về khâu dự trữ vật liệu: Hiện nay, các loại nguyên vật liệu của công ty đều có sẵn trên thị trường, giá cả ít biến động. Do đó công ty không cần phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở kho mà khi có nhu cầu sản xuất thì bộ máy cung ứng vật tư có thể mua về là có. Bên cạnh đó VMC cũng xây dựng định mức nguyên vật liệu. Việc xây dựng định mức như vậy vừa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục bình thường, không quá nhiều, gây ứ đọng vốn cũng không quá ít gây ra ngừng trệ, gián đoạn quá trình sản xuất, góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, không gây lãng phí hoặc trong tình trạng thiếu nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất đồng thời vừa để hạ thấp chi phí và giá thành sản phẩm. VMC xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu theo kế hoạch sản xuất có đơn đặt hàng. Tùy theo đơn đặt hàng mà tỷ lệ % nguyên vật liệu khác nhau. VMC có 6 phân xưởng sản xuất nhưng mỗi phân xưởng có định mức tiêu dùng nguyên vật liệu khác nhau. Sau đây là định mức bảo hộ lao động cho công nhân tại 1 số trạm của phân xưởng Sơn năm 2008 Bảng 1-2: Định mức bảo hộ cho công nhân tại một số trạm của phân xưởng sơn năm 2008 Trạm – Mixing room & Lab STT Số thẻ Tên hàng Định mức ĐVT Ghi chú 1 S3-283 Sanding paper# 400 (wet) 0.5 SHTS MIX & lab 0.5 tờ/ngày 2 285 Sanding paper# 1000 (wet) 0.5 SHTS MIX & lab 0.5 tờ/ngày 3 219B BONDO RAG 1 PCS MIX & lab 1 cái/ngày 4 224 3M Cloth (Khăn lau 3 m) 0.5 PCS ._.