Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ

nhập kho 23 Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập kho NVL 24 Bảng 2.7: Phiếu xuất kho 25 Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất kho NVL 26 Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết NVL theo PP sổ đối chiếu luân chuyển 26 Bảng 2.8: Thẻ kho 28 Bảng 2.9: Bảng kê chi tiết nhập NVL trong kỳ 29 Bảng 2.10: Bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu 30 Bảng 2.11: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (TK 621) 32 Bảng 2.12: Sổ chi tiết nguyên vật liệu 33 Bảng 2.13: Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho NVL 34 Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ hạch toán NVL tại công ty 36 Bảng 2.14: Nhật ký chứng từ số 1 37 Bảng 2.15: Nhật ký chứng từ số 2 38 Bảng 2.16: Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp 39 Bảng 2.17: Nhật ký chứng từ số 5 40 Bảng 2.18:Giấy đề nghị tạm ứng 41 Bảng 2.19: Phiếu chi 42 Bảng 2.20:Giấy thanh toán tiền tạm ứng 43 Bảng 2.21 : Sổ chi tiết tài khoản tạm ứng 44 Bảng 2.22: Nhật ký chứng từ số 10 45 Bảng 2.23: Bảng phân bổ nguyên vật liệu 47 Bảng 2.24: Bảng kê số 4 48 Bảng 2.25: Bảng kê số 5 49 Bảng 2.26: Nhật ký chứng từ số 7 50 Bảng 2.27: Sổ Cái TK 152 51 Bảng 2.28: Biên bản kiểm kê 53 Bảng 3.1: Phiếu xuất vật tư theo định mức 56 Bảng 3.2: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 57 Bảng 3.3: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu 59 Sơ đồ 3.4: Sổ đối chiếu luân chuyển 60 Lời mở đầu Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, các DN đều tìm mọi cách để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng cường tính cạnh tranh giúp DN ổn định và phát triển. Để thực hiện được điều này, công tác quản lý và tổ chức hạch toán kế toán trong DN càng cần phải được hoàn thiện và nâng cao. Đối với những DN hoạt động trong lĩnh vực sản xuất nói chung, Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ nói riêng thì NVL là một bộ phận cấu thành cơ bản của vốn lưu động. NVL là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình SXKD, là yếu tố đầu vào, trực tiếp cấu thành nên thực thể sản phẩm. Chất lượng và mẫu mã của sản phẩm phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng, quy cách, mẫu mã của NVL.Thiếu NVL hoặc cung cấp NVL không đồng bộ, không đảm bảo yêu cầu về chất lượng và mẫu mã, SX sẽ không đạt hiệu quả cao. Hạch toán NVL đóng một vai trò quan trọng, giúp quản lý và theo dõi quá trình mua sắm và sử dụng NVL. Công tác hạch toán NVL cũng khá phức tạp bởi NVL có chu trình luân chuyển nhanh, phong phú về chủng loại. Nhận thức được điều đó, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ”. Đề tài của em gồm có 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. Chương 2: Thực trạng kế toán NVL tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. Chương 3: Hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. Chương 1: Tổng quan về Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ trước đây là công ty Tư vấn chuyển giao Công nghệ Mỏ trực thuộc Viện Khoa học Công nghệ Mỏ được thành lập theo Quyết định số 68/1998/QĐ – TTg ngày 27 tháng 03 năm 1999 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết định số 10/1999/QĐ – BCN ngày 03 tháng 03 năm 1999 và Quyết định số 1834/QĐ - TCCB ngày 14 tháng 8 năm 2001 của Bộ Công nghiệp. Do sự sắp xếp lại tổ chức nên tháng 6 năm 2001 sáp nhập Trung tâm Thí nghiệm Hiệu chỉnh điện và Thiết bị mỏ vào Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ theo Quyết định số QĐ 528/ TCCB ngày 31 tháng 05 năm 2001. Vì điều kiện sáp nhập nên sản xuất bị phân tán, trong giai đoạn này vừa sắp xếp lại tổ chức vừa tiến hành sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm đảm bảo đời sống của công nhân viên toàn công ty. Với sự nỗ lực của Đảng ủy và Ban giám đốc nên Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ đã dần đi vào sản xuất kinh doanh ổn định và phát triển phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty. Trụ sở chính của công ty đặt tại địa chỉ số 3 Phan Đình Giót – Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội. Điện thoại: (84.4) 8.647.871, Fax: (84.4) 8.641.564. Tài khoản: 710A – 00003 Ngân hàng công thương Chương Dương Hà Nội. Mã số thuế: 0100888822. trong các năm gần đây, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ đã có những thành công và những bước tiến bộ nhất định. Các chỉ tiêu về doanh thu, lợi nhuận, thu nhập bình quân 1 lao động đều tăng theo thời gian. Các chỉ tiêu tài chính của công ty qua các năm: Đơn vị tính: 1000đ STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu bán hàng 20.615.361 22.799.405 22.611.306 2 Doanh thu thuần 20.615.361 22.799.405 22.611.306 3 Giá vốn hang bán 16.657.938 18.452.622 17.611.177 4 Lợi nhuận gộp 3.957.423 4.346.783 5.000.129 5 Tổng LN trước thuế 128.355 176.763 620.949 6 TNBQ 1 LĐ/1 tháng 1.528 1.738 1.980 Bảng 1.1. Các chỉ tiêu tài chính của công ty qua các năm 1.2.Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ: 1.2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động quản lý khác nhau, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố trí thành các cấp khác nhau nhằm đảm bảo chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung của công ty. Hiện nay Công ty bao gồm các phòng ban và đội sau: Ban Giám đốc Phòng Tổ chức lao động tiền lương Phòng Tài chính – Kế toán Phòng Kế hoạch Phòng Kỹ thuật Phòng Vật tư Xưởng sản xuất Manhêtít Đội thí nghiệm hiệu chỉnh I Đội thí nghiệm hiệu chỉnh II Đội sửa chữa và phục hồi thiết bị Mỏ. 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban. Trong công ty, tùy theo trách nhiệm cụ thể mà các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ khác nhau đảm bảo cho hoạt động của Công ty được thông suốt. Giám đốc: Là người có quyền hành cao nhất, chịu mọi trách nhiệm với nhà nước và cán bộ công nhân viên trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty. Sơ đồ quản lý của công ty Xưởng SX bột quặng MNT Xưởng SC&PHTB Mỏ Đội TNHC 2 Đội TNHC 1 Giám đốc Công ty PGĐ kỹ thuật PGĐ nội chính Phòng TCLĐ & TL Phòng kỹ thuật Phòng kế hoạch Phòng kế toán Phòng vật tư Sơ đồ 11: Sơ đồ quản lý của công ty Phó giám đốc kĩ thuật: là người chịu trách nhiệm điều hành sản xuất , kiểm tra giám sát toàn bộ khâu kĩ thuật trong sản xuất, an toàn lao động, đồng thời có nhiệm vụ nghiên cứu đề ra các giải pháp đổi mới kĩ thuật, đầu tư chiều sâu nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đáp ứng ngày càng cao chất lượng sản phẩm, công trình. Phó giám đốc nội chính: là người chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, điều hành công tác Đảng, đoàn thể, phong trào thi đua, an ninh trật tự, đời sống cho toàn thể cán bộ công nhân viên. Phòng tài chính kế toán: Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê kế toán, quản lý hoạt động tài chính của công ty, điều hòa phân phối tổ chức sử dụng vốn, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, là nơi phân bổ nguồn thu nhập, tích lũy. Theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức vốn để phản ánh cụ thể chi phí đầu vào và chi phí đầu ra. Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, ngắn hạn, điều động sản xuất, xây dựng, sửa đổi định mức tiêu hao nguyên nhiên vật liệu. Phòng tổ chức lao động tiền lương: có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, tham mưu cho giám đốc bố trí, sử dụng lao động , tổ chức đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân , xây dựng sửa đổi định mức lao động, đơn giá tiền lương cho phù hợp với từng thời kì nhằm khuyến khích sản xuất. Phòng kĩ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách qui trình công nghệ sản xuất đảm bảo chất lượng sản phẩm. Hướng dẫn kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện thi công các công trình, tiến độ thi công và tạo mối quan hệ với khách hàng. Phòng vật tư: có trách nhiệm cung ứng đầy đủ vật tư theo đúng yêu cầu về chủng loại, mẫu mã. Xưởng Manhêtít: Nhiệm vụ chủ yếu của phân xưởng này là sản xuất bột quặng Manhêtít mịn và siêu mịn Fe3O4 để cung cấp cho các nhà máy tuyển than tại Việt Nam. Đội thí nghiệm hiệu chỉnh I: Có nhiệm vụ thí nghiệm và hiệu chỉnh các thiết bị điện, trạm biến áp của mỏ lộ thiên. Đội thí nghiệm hiệu chỉnh II: Có nhiệm vụ thí nghiệm và hiệu chỉnh các thiết bị điện, trạm biến áp của mỏ hầm lò. Đội sửa chữa và phục hồi thiết bị Mỏ: Có nhiệm vụ bảo dưỡng định kì, sửa chữa và lắp đặt các thiết bị, máy biến áp trạm mạng hạ thế của tất cả các đơn vị trong và ngoài ngành than. 1.3.Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ: 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ: Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ chủ yếu sản xuất quặng Manhêtít cung cấp cho các nhà máy tuyển than tại Việt Nam để tuyển than (làm huyền phù tuyển than). 1.3.2. Các lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh của Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. - Triển khai áp dụng kĩ thuật, công nghệ mới vào sản xuất dưới các hình thức dự án: điều tra, thăm dò, khảo sát, khai thác, chế biến và tiêu thụ sản phẩm. - Thăm dò, khảo sát, xây dựng các công trình dân dụng và công nghệ Mỏ. - Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng. - Chế biến kinh doanh than và các khoáng sản khác. - Thí nghiệm, hiệu chỉnh và kiểm định các thiết bị phòng nổ. - Sửa chữa, phục hồi, chế tạo phụ tùng điện, lắp đặt các thiết bị điện - Thí nghiệm và hiệu chỉnh thiết bị điện có điện áp đến 35KV - Kiểm định các loại đồng hồ đo lường điện, nhiệt, áp lực… - Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ cho các dự án. - Thực hiện các dịch vụ huấn luyện, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ, chuyển giao công nghệ thuộc các lĩnh vực trên và các dịch vụ khác. Trong đó, ngành nghề kinh doanh chính của Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ là - Sản xuất quặng Manhêtít siêu mịn (Fe3O4) với tiêu chuẩn chất lượng: + Hàm lượng từ ≥ 95 % + Cỡ hạt mịn ≤ 0.05mm ≥ 95% + Độ ẩm 5% - Sản xuất quặng Manhêtít mịn (Fe3O4) với tiêu chuẩn chất lượng: + Hàm lượng từ ≥ 95 % + Cỡ hạt mịn ≤ 0.075mm ≥ 95% + Độ ẩm 5% - Thí nghiệm điện hiệu chỉnh và sửa chữa lắp đặt các thiết bị điện có cấp điện áp từ 35 KV trở xuống. Bột quặng Manhêtít mịn và siêu mịn Fe3O4 sản xuất ra chủ yếu cung cấp cho các nhà máy tuyển than tại Việt Nam để tuyển than (làm huyền phù tuyển than). Do tỷ trọng của than nhẹ hơn nên than nổi trong dung dịch huyền phù không bị lẫn đất đá và làm sạch than đảm bảo tiêu chuẩn xuất khẩu. 1.3.3. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất quặng Manhêtít. - Quặng nguyên liệu Manhêtít thô đầu vào Fe3O4 tiêu chuẩn về hàm lượng từ ≥ 90% cỡ hạt mịn ≤ 0.1 mm ≥ 95%, độ ẩm 10% được đưa vào máy nghiền bi (nghiền gián đoạn) với thời gian 70 phút vào nước. Sau khi nghiền xong được đổ ra và xả vào hố bơm, từ đây quặng được đưa lên máy tuyển từ để làm sạch quặng, quặng tại máy tuyển từ được tuyển kèm theo một giàn phun nước, phần quặng bẩn lẫn bùn được đưa vào bể bùn thải, phần quặng tinh được đưa ra bể lắng. - Phần bùn thải được đóng vào bao tỉa sợi P.P để khô và đưa ra bãi thải. - Phần quặng tinh sau khi lắng được xúc đóng bao ép nước và sấy khô, hoặc phơi tới độ ẩm 5 % bằng lò sấy quặng hoặc sân phơi vào mùa có nắng. - Quặng sau khi phơi kiểm tra đạt tiêu chuẩn được đưa vào kho đóng bao sợi P.P với quy cách 50kg/bao. - Phần nước trong sử dụng được tận thu qua bể nước tuần hoàn để cấp nước lại cho hệ thống tuyển từ. Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất quặng Manhêtít. Cấp nước rửa quặng Bể chứa bùn thải Đổ thải Bể nước + hệ thống cấp nước Quặng Manhêtít thô Máy nghiền bi Đóng bao quặng ướt để khô ráo Phơi ở sân hoặc sấy khô đến 5% độ ẩm Vận chuyển vào kho đóng bao Bể quặng Manhêtít siêu mịn Máy tuyển từ Xếp vào kho Bể thu nước tuần hoàn Đưa nước vào bể chứa Sơ đồ 12: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất 1.4.Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. Công tác kế toán giữ một vị trí quan trọng trong việc tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh . Xuất phát từ thực tế khách quan để quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài sản và tình hình sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn trong công ty. Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của Công ty để để đảm bảo cung cấp thông tin cho quản lý một cách hệ thống và kịp thời, tham mưu, giúp cho lãnh đạo công ty các mặt liên quan đến công tác tài chính, kế toán. Tại phòng Tài chính kế toán số liệu được cập nhật hàng ngày, căn cứ vào đó kế toán lập ra các báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính vào cuối kì. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên đồng thời phù hợp với mô hình công tác quản lý và đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh bộ máy kế toán của Công ty Phát triển Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ được tổ chức như sau: Bộ máy kế toán có 6 người. Kế toán trưởng : Là người giúp giám đốc tổ chức bộ máy kế toán của công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc, chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành toàn bộ công tác kế toán, thống kê của doanh nghiệp theo đúng pháp lệnh hiện hành, tham gia thực hiện các thủ tục về giải quyết các nguồn vốn và thanh quyết toán các hoạt động của công ty. Phó trưởng phòng: Có nhiệm vụ thay mặt trưởng phòng điều hành công việc khi trưởng phòng vắng mặt đồng thời là kế toán tổng hợp, tính giá thành, trích lập quĩ và lập báo cáo tài chính. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ kế toán chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Kế toán NVL và TSCĐ: Kế toán chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến nguyên vật liệu và tài sản như tình hình tăng giảm nguyên vật liệu, tài sản, tình hình trích khấu hao TSCĐ. Kế toán thuế kiêm thủ quĩ: Chịu trách nhiệm thu chi quỹ tiền mặt của công ty và theo dõi thuế, tính thuế, lập bảng khai thuế, định kì đối chiếu với kế toán tổng hợp về các vấn đề liên quan. Kế toán công nợ khách hàng và tiền lương: Chịu trách nhiệm theo dõi các hoạt động thanh toán với khách hàng, tính toán các khoản trích theo lương như BHYT, BHXH, KPCĐ trên các sổ chi tiết , tính lương, BHXH theo quy định và theo dõi chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu. tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Kế toán thuế kiêm thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp Kế toán TM&TGNH Kế toán NVL & TSCĐ Phó kế toán trưởng Sơ đồ 13: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 1.4.2. Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. a, Chính sách kế toán áp dụng tại công ty. Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Từ tháng 4 năm 2006 Công ty áp dụng Chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006. - Hình thức kế toán áp dụng: Theo hình thức Nhật ký – Chứng từ. - Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO). - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: theo phương pháp khấu hao bình quân. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép thống nhất là đồng Việt Nam, chuyển đổi các đồng tiền khác trên cơ sở tính theo tỷ giá liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm thanh toán (theo tỷ giá thực tế). - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Nguyên tắc cơ sở dồn tích. b, Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ. Công ty vận dụng khá đầy đủ hệ thống chứng từ do Bộ Tài chính ban hành vào công tác kế toán tại DN. c, Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Chế độ kế toán áp dụng: theo Quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành. Từ tháng 4 năm 2006 Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Danh mục tài khoản kế toán doanh nghiệp đang sử dụng: Stt Tên tài khoản SH Stt Tên tài khoản SH 1 Tiền mặt 111 24 Thuế, khoản phải nộp NN 333 2 Tiền gửi ngân hàng 112 25 Phải trả NLĐ 334 3 Phải thu khách hàng 131 26 Chi phí phải trả 335 4 Thuế GTGT đầu vào 133 27 Phải trả nội bộ 336 5 Phải thu nội bộ 136 28 Phải trả, phải nộp khác 338 6 Phải thu khác 138 29 Vay dài hạn 341 7 DP phải thu khó đòi 139 30 Nợ dài hạn 342 8 Tạm ứng 141 31 Nguồn vốn KD 411 9 CP trả trước ngắn hạn 142 32 Quỹ ĐTPT 414 10 Nguyên, vật liệu 152 33 LN chưa phân phối 421 11 Công cụ, dụng cụ 153 34 DT bán hàng, cc DV 511 12 CPSXKD dở dang 154 35 DT hoạt động tài chính 515 13 Thành phẩm 155 36 CP NVL trực tiếp 621 14 Hàng hoá 156 37 CP nhân công trực tiếp 622 15 Hàng gửi bán 157 38 CP SX chung 627 16 TSCĐ hữu hình 211 39 Giá vốn hàng bán 632 17 TSCĐ vô hình 213 40 CP tài chính 635 18 Hao mòn TSCĐ 214 41 CP bán hàng 641 19 XDCB dở dang 241 42 CP quản lý DN 642 20 CP trả trước dài hạn 242 43 Thu nhập khác 711 21 Vay ngắn hạn 311 44 CP khác 811 22 Nợ dài hạn đến hạn trả 315 45 CP thuế TNDN 821 23 Phải trả người bán 331 Bảng 12: Danh mục tên tài khoản kế toán d, Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Nhật ký chứng từ Sổ Cái Chứng từ kế toán Bảng phân bổ Sổ chi tiết Bảng kê Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty e, Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán. - Kỳ lập báo cáo theo quý, năm. - Các loại báo cáo tài chính doanh nghiệp sử dụng: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty không sử dụng các loại báo cáo quản trị. - Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ nộp báo cáo tài chính cho đơn vị cấp trên là Viện Khoa học công nghệ Mỏ và cục thuế Hà nội. Chương 2 Thực trạng kế toán NVL tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ 2.1. Đặc điểm, phân loại và tính giá NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. 2.1.1. Đặc điểm: Khách hàng của công ty chủ yếu là các công ty than trong tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam, như: Công ty than Uông Bí, công ty than Hồng Thái, công ty than Vàng Danh, công ty than Mông Dương, công ty than Hạ Long, công ty than Nam Mẫu...Hàng năm, tập đoàn Than – Khoáng sản Việt Nam và các công ty thành viên lên kế hoạch sản xuất và ký kết hợp đồng đối với công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ. Trên cơ sở đó, công ty có kế hoạch sản xuất cụ thể cũng như việc thu mua, sử dụng, bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu một cách hợp lý. Đặc thù sản xuất sản phẩm của các ngành công nghiệp nói chung và ngành than nói riêng, nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm nhất để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp đang là yêu cầu bức thiết. Nhận thức được vấn đề này, công ty đã xây dựng định mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho các loại nguyên vật liệu nhằm tránh tình trạng dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu dẫn đến ứ đọng vốn hay gián đoạn sản xuất. Định mức nguyên vật liệu tồn kho còn là cơ sở để công ty xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của đơn vị mình. Nguyên vật liệu doanh nghiệp sử dụng có tính chất lý hoá học đặc thù. Đặc điểm này đòi hỏi cán bộ quản lý phải có phẩm chất đạo đức tốt, đủ trình độ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Doanh nghiệp cũng đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi đầy đủ điều kiện về phương tiện vật chất để bảo quản tốt vật tư nhằm tránh sự hao hụt, mất mát ngoài định mức. Bên cạnh đó, định kỳ doanh nghiệp tổ chức lớp bồi dưỡng hướng dẫn cho các thủ kho cách thức sử dụng các phương tiện, thiết bị mới để sử dụng bảo quản vật tư được tốt hơn. 2.1.2. Phân loại: Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: - Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): là những nguyên liệu, vật liệu sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm sau khi trải qua quá trình gia công chế biến của người lao động. Nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp là bao bì, bi thép, quặng thô Manhêtít (Fe3O4)...Trong đó, quặng thô Manhêtít phải đảm bảo tiêu chuẩn: Hàm lượng từ ≥90%, cỡ hạt mịn ≤0,1mm ≥ 95%, độ ẩm 10%. - Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất - kinh doanh, dùng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện, nâng cao tính năng và chất lượng sản phẩm...Doanh nghiệp có sử dụng những vật liệu phụ như: Búa nghiền, vôi,... - Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, xăng, dầu...Doanh nghiệp đặc biệt chú trọng vấn đề an toàn phòng chống cháy nổ cũng như tránh hao hụt mất mát trong công tác bảo quản những loại nhiên liệu trên. - Vật liệu khác và các phế liệu thu hồi. 2.1.3. Tính giá nguyên vật liệu: a, Tính giá nhập NVL: - Trường hợp thu mua bên ngoài: Giá NVL = Giá mua ghi trên + Chi phí thu mua hoá đơn thu mua *Giá mua thể hiện cụ thể trên hoá đơn GTGT (liên 2 giao cho khách hàng), nhà cung cấp giao cho đơn vị. *Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… Ví dụ: Đầu tháng 6 năm 2007, Doanh nghiệp tồn kho 53,438 tấn quặng thô với đơn giá là 501.665đ/tấn. Trong tháng, doanh nghiệp tiến hành mua thêm quặng thô và đến ngày 5/6 quặng thô được nhập kho với số lượng 366,303 tấn, đơn giá ghi trên hoá đơn là 637.045đ/tấn. Chi phí công tác phí cho cán bộ thu mua quặng thô Manhêtít là 1.105.190đ. Chi phí vận chuyển quặng từ Mỏ Đồng Sin Quyền ra ga Lào Cai và từ ga Lào Cai về Xưởng với tổng tiền là 46.370.800đ. Như vậy: Giá mua ghi trên = 366,303 x 637.045 = 233.351.558 (đ) hoá đơn Chi phí = 1.105.190 + 46.370.800 = 47.475.990 (đ) thu mua Tổng giá NVL = 233.351.558 + 47.475.990 = 280.827.548 (đ) thu mua Đơn giá = 280.827.548/366,303 = 766.654 (đ/tấn). NVL thu mua - Trường hợp thu hồi phế liệu từ quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. b, Tính giá xuất NVL: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Ví dụ: Đầu tháng 6/2007 DN tồn kho 53,438 tấn quặng thô với đơn giá là 501.665đ/tấn. Ngày 5/6 DN nhập kho 366,303 tấn quặng thô với đơn giá là 766.654đ/ tấn. Trong tháng DN có các nghiệp vụ xuất như sau: Ngày 01/6 xuất 5,79 tấn quặng thô cho sản xuất Ngày 05/6 xuất 58 tấn quặng thô cho sản xuất Ngày 07/6 xuất 10 tấn quặng thô cho sản xuất. Ngày 14/6 xuất 118 tấn quặng thô cho sản xuất. Ngày 27/6 xuất 62,817 tấn quặng thô cho sản xuất. Tính giá quặng thô xuất dùng theo phương pháp FIFO? Giá thực tế 5,79 tấn quặng thô xuất dùng ngày 01/6 là: 5,79 (tấn) x 501.665 (đ/tấn) = 2.904.640 (đ) Lượng quặng tồn đầu kỳ còn lại là: 53,438 – 5,79 = 47,648 (tấn) Vậy trong 58 tấn quặng xuất ngày 05/6 sẽ gồm 47,648 tấn quặng tồn ĐK và (58-47,648) = 10,352 tấn quặng mới nhập kho. Giá thực tế 58 tấn quặng thô xuất dùng ngày 05/6 là: 47,648 (tấn) x 501.665(đ/tấn) + 10,352(tấn) x 766.654 (đ/tấn)=31.839.736 (đ) Giá thực tế 10 tấn quặng thô xuất dùng ngày 07/6 là: 10 (tấn) x 766.654 (đ/tấn) =7.666.540 (đ) Giá thực tế 118 tấn quặng thô xuất dùng ngày 14/6 là: 118 (tấn) x 766.654 (đ/tấn) = 90.465.172 (đ) Giá thực tế 62,817 tấn quặng thô xuất dùng ngày 27/6 là: 62,817 (tấn) x 766.654 (đ/tấn) =48.158.903(đ) Tổng số lượng quặng thô xuất kho là: 5,79 + 58 + 10 + 118 + 62,817 = 254,61 (tấn) Tổng giá trị quặng thô xuất kho là: 2.904.640+ 31.839.736 + 7.666.540 + 90.465.172 + 48.158.903 =181.037.181 (đ) 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.1. Thủ tục, chứng từ nhập xuất NVL: a, Nhập NVL Xuất phát từ kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu Phòng Kế hoạch giao cho phòng vật tư kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và các thiết bị vật tư khác. Trên cơ sở đó, Phòng vật tư cử cán bộ đi khảo sát thị trường, thu thập các bảng báo giá về loại nguyên vật liệu cần mua từ các nhà cung cấp khác nhau. Sau đó, Phòng sẽ tổ chức chọn lựa đơn vị cung cấp được NVL đảm bảo về chất lượng, kỹ thuật đề ra mà có giá cả hợp lý nhất rồi trình lên Giám đốc tiến hành ký kết hợp đồng mua NVL. Dựa trên hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp, định kỳ Phòng vật tư gửi Đơn đặt hàng yêu cầu họ vận chuyển NVL tới công ty. Khi NVL được chuyển đến công ty, Người giao hàng của đơn vị cung cấp lập giấy đề nghị nhập kho lượng hàng trên. Công ty PTCN & thiết bị Mỏ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Phòng Vật tư Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG Số 78 Đặt hàng đơn vị: Tổng công ty Khoáng sản - TKV Người mua: Cao Đức Ngọc – Cán bộ Phòng Vật tư Ngày nhận hàng: 05/06/07 STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quặng thô MNT tấn 366,303 637.045 233.351.558 2 Búa nghiền Cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép Kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 Than Tấn 45 891.752 40.128.840 Ngày 01 tháng 06 năm 2007 Trưởng phòng VT Bảng 2.1 : Đơn đặt hàng GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO Tôi là: Nguyễn Văn Trường Căn cứ vào đơn đặt hàng số 78 của Quý công ty, nay đơn vị chúng tôi đã vận chuyển hàng đến kho của công ty. Đề nghị phòng vật tư làm thủ tục để nhập kho lượng hàng trên. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quặng thô MNT tấn 366,303 637.045 233.351.558 2 Búa nghiền Cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép Kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 Than Tấn 45 891.752 40.128.840 Ngày 05 tháng 6 năm 2007 Ký tên Bảng 2.2 : Giấy đề nghị nhập kho Phòng Vật tư lập Ban kiểm nghiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách của vật tư để tiến hành nhập kho NVL trên. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 05 tháng 6 năm 2007 Số:…. - Căn cứ Đơn đặt hàng số 78 ngày 01 tháng 6 năm 2007 của Phòng Vật tư Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/Bà Nguyễn Hoài Lam Phó phòng VT -Trưởng ban + Ông/Bà Mai Văn Huy Cán bộ kỹ thuật - Ủy viên + Ông/Bà Nguyễn Thị Sen Nhân viên kế toán - Ủy viên + Ông/Bà Trần Văn Tùy Thủ kho - Ủy viên + Ông/Bà Nguyễn Văn Trường Đại diện bên bán Đã kiểm nghiệm các loại: số TT Tên VT Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo CT Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 Quặng thô Manhêtít MNT tấn 366,303 366,303 2 Búa nghiền Cái 78 78 3 Bi thép Kg 1.200 1.200 4 Than Tấn 45 45 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu, cho nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Đại diện bên bán Bảng 2.3: Biên bản kiểm nghiệm Đại diện của hai bên bàn giao Hóa đơn GTGT và nhập kho lượng NVL trên. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 05 tháng 6 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3L HS/2007B 0105798 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty Khoáng sản - TKV Địa chỉ: 226 Lê Duẩn - Đống Đa - HN Số tài khoản: Điện thoại: 04.5180.141 Fax: 04.8510.724 Tên đơn vị khách hàng: Công ty Phát triển Công nghệ & Thiết bị Mỏ Địa chỉ: Số 3 Phan Đình Giót – Thanh Xuân – Hà Nội Tài khoản: 710A – 00003 Ngân hàng công thương Chương Dương Hà Nội. Mã số thuế 0 1 0 0 8 8 8 8 2 2 Điện thoại: (84.4) 8.647.871, Fax: (84.4) 8.641.564. Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán…….. MS 0102109239 STT Tên hàng hoá, DV Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Quặng thô Manhêtít tấn 366,303 637.045 233.351.558 2 Búa nghiền Cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép Kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 Than Tấn 45 891.752 40.128.840 Cộngtiền hàng: 332.439.102 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 16.621.955 Tổng cộng tiền thanh toán 349.061.057 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn mươi chín triệu, không trăm sáu mươi mốt nghìn, không trăm năm mươi bảy đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đã ký Bảng 2.4: Hoá đơn giá trị gia tăng Phòng Kế toán ghi vào bảng kê thanh toán như sau: Bảng kê thanh toán Ngày 05 tháng 06 năm 2007 Số:… Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số lượng Đơn giá Thành tiền NT SP Quặng thô 366,303 766.654 280.827.548 18 CTP mua quặng thô 141 1.105.190 05 Vchuyển quặng thô 331 366,303 126.591 46.370.800 05-06 Hđơn Xđ công nợ trả Tổng cty KS-TKV 331 366,303 637.045 233.351.558 Búa nghiền 78 30.000 2.340.000 05-06 Hđơn Búa nghiền 331 78 30.000 2.340.000 Bi thép 1.200 7.618,928 9.142.714 05-06 Hđơn Bi thép 331 1.200 7.618,928 9.142.714 Than 45 891.752 40.128.840 05-06 Hđơn Than 331 45 891.752 40.128.840 … Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập KT tổng hợp Bảng 2.5: Bảng kê thanh toán Đồng thời trên cơ sở này, kế toán lập Phiếu nhập kho, thủ kho chỉ ghi phần số lượng còn kế toán sẽ ghi phần đơn giá và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở quyển. Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán. Liên 3 giao cho người nhập hàng. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 01 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 06 năm 2007 Số:18…. Họ và tên người giao: Cao Đức Ngọc – Cán bộ Phòng Vật tư Theo Bảng kê TT số …ngày 05 tháng 06 năm 2007 của Phòng kế toán Nhập tại kho: Xưởng MNT STT Tên, quy cách VT MS Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập a b c d 1 2 3 4 1 Quặng thô MNT tấn 366,303 766.654 280.827.548 2 Búa nghiền cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 T._.