Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in tổng hợp Hà Nội

y chuyền công nghệ, đầu tư vào nguồn nhân lực và cũng không kém phần quan trọng là chú trọng tới các yếu tố cấu thành nên sản phẩm, đó là nguyên vật liệu (NVL). Công ty in tổng hợp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực in ấn. Là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ tự hạch toán lỗ lãi, công ty luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, cung ứng một cách tốt nhất cho khách hàng. Để đảm bảo đời sống cho công nhân viên và kinh doanh có lãi, công ty luôn nỗ lực tìm tòi, đầu tư có hiệu quả vào các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh nhằm tiết kịêm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm. Trong đó công tác quản lý và hạch toán NVL đóng vai trò quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán – tài vụ, cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Quý Liên, em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội” để thực hiện luận văn tốt nghiệp của mình. Luận văn tốt nghiệp của em gồm những nội dung chính sau đây: Phần I :Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất. Phần II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội. Phần I Lý luận chung về kế toán Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái quát chung về kế toán nguyên vật liệu. 1.1. Khái niệm. Các yếu tố đầu vào là một trong những yếu tố quyết định đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Các sản phẩm đầu ra do quy luật cung cầu trên thị trường quyết định, các yếu tố đầu vào là sự kết hợp của 3 yếu tố là: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo; sợi trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc....Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. NVL là đối tượng lao động đã trải qua tác động lao động của con người và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản phẩm. Do đó NVL là nhân tố cơ bản cho quá trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm, là chìa khoá cho doanh nghiệp trong việc giảm chi phí, hạ giá thành nhờ đó mà có thể trụ vững và ngày càng phát triển trong điều kiện cạnh tranh mạnh mẽ của cơ chế thị trường như hiện nay. Đặc điểm NVL của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp đó. Ví dụ, trong ngành chế biến rau quả thực phẩm, mỗi NVL có giá trị thấp, hầu hết là các sản phẩm tươi sống, tỷ lệ hỏng cao...; trong ngành chế tạo máy, lắp ráp ô tô thì ngược lại NVL có giá trị cao và phải bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật chuẩn xác. Tuy nhiên NVL cũng mang những đặc điểm chung sau: Là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm. Chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định, toàn bộ giá trị NVL được chuyển hoá vào giá trị của sản phẩm làm ra. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Tuy nhiên tỷ trọng này tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Trên cơ sở phân tích các đặc điểm như trên, chúng ta thấy rằng NVL trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Trong điều kiện đó, để quản lý một cách có hiệu quả, sử dụng NVL một cách tiết kiệm, đúng mục đích thì doanh nghiệp phải tiến hành phân loại NVL. Phân loại NVL nhằm thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, đơn vị tính, sử dụng hợp lý các loại tài khoản kế toán, phản ánh chính xác tình hình hiện có và sự biến động của các loại NVL cũng như phục vụ cho việc xây dựng “Danh điểm NVL”. Các doanh nghiệp được phép linh hoạt trong việc lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân loại NVL tại đơn vị mình tuỳ thuộc vào tính đặc thù của mỗi ngành nghề sản xuất – kinh doanh và quy mô hoạt động. Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, NVL ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là các đối tượn lao động mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Ví dụ như sắt, thép trong các doanh nghiệp cơ khí chế tạo; vải trong các doanh nghiệp may mặc; da trong doanh nghiệp đóng giày... Vật liệu phụ (VLP): Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trính sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Ví dụ như dầu nhờn, hồ dán, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, dẻ lau... Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là loại VLP, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng là vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường. Ví dụ như than dá, than bùn, củi, xăng, dầu... Phụ tùng thay thế (PTTT): Là các chi tiết, phụ tùng phục vụ cho hoạt động thay thế sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Ví dụ như phoi bào, vải vụn, sắt vụn, giấy vụn... Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp và các loại khác như bao bì, vật đóng gói.... Trên thực tế hạch toán theo cách phân loại nói trên chỉ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm nguyên vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, và kích cỡ của chúng. 1.3. Tính giá nguyên vật liệu. Quản lý NVL chính là quản lý chất lượng, giá trị và chi phí NVL trong quá trình sản xuất. Xác định giá trị NVL thông qua các phương pháp tính giá là cơ sở cho việc hạch toán. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Tính giá có hợp lý thì hạch toán mới chính xác và ngược lại, tính giá NVL sai dẫn đến nhầm lẫn trong việc xác định giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất – kinh doanh, ảnh hưởng lớn tới các quyết định trong việc tiêu thụ sản phẩm, đẩy đơn vị đến chỗ làm ăn thua lỗ. Việc tính giá được tiến hành cho cả NVL nhập kho và xuất kho. Trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính giá theo giá thực tế. 1.3.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế hàng tồn kho (IAS2): Hàng tồn kho (trong đó có NVL) được mua về nhập kho tuỳ từng thứ, loại khác nhau được tính giá khác nhau song về cơ bản giá gốc của chúng bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đưa chúng về địa điểm và trạng thái hiện tại. NVL nhập kho được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Giá NVL Giá mua Chi phí Giảm giá thực tế = thực tế + thu - hàng nhập kho trên hoá đơn mua mua Đối với NVL mua ngoài. + Giá mua thực tế trên hợp đồng: Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT đầu vào, ngược lại đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. + Chi phí thu mua: Chi phí mua bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (không bao gồm các khoản thuế mà đơn vị được hoàn lại), chi phí vận chuyển, bốc xếp và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ. + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Đối với NVL tự chế: Giá thực tế NVL tự chế = Giá NVL xuất để tự chế + Chi phí gia công chế biến + Giá NVL xuất để tự chế: Được xác định tuỳ theo phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho của đơn vị hạch toán. + Chi phí gia công chế biến: Mọi khoản chi phí liên quan đến quá trình gia công, chế biến số vật liệu đó, bao gồm: Chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm như chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí bảo trì, chi phí nhân công trực tiếp. Phân bổ các chi phí sản xuất chung bao gồm: Chi phí nhà xưởng và máy móc thiết bị, chi phí quản lý sản xuất, chi phí NVL gián tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Đối với NVL thuê ngoài gia công. Giá thực tế Giá thực tế Chi phí Chi phí NVL thuê = NVL xuất + thuê ngoài + vận chuyển ngoài gia công để gia công gia công bốc dỡ + Chi phí thuê ngoài gia công: Là tổng giá trị ghi trên hợp đồng thuê ngoài gia công hoặc các chứng từ thanh toán với bên nhận gia công. + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: Là chi phí nhân công bốc dỡ, chi phí vận tải đưa số vật liệu đó từ kho của đơn vị đến nơi gia công và ngược lại. Nếu trong hợp đồng quy định bên nhận gia công thanh toán khoản chi phí này thì đơn vị hạch toán không phải phản ánh nữa. Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần: Giá thực tế NVL nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần = Giá thực tế NVL được đánh giá + Chi phí tiếp nhận Mỗi khi nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần các doanh nghiệp đều phải có biên bản đánh giá tài sản do hội đồng liên doanh và các chuyên gia (nếu có) đánh giá. Giá trị vật liệu được đánh giá dựa trên giá thị trường và giá ghi sổ tại đơn vị tham gia liên doanh, góp vốn. Các chi phí khác có thể tính vào giá phí NVL tồn kho: “Các chi phí khác được tính vào giá phí tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đưa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại ngoài các chi phí kể trên”. Ví dụ: Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính (với điều kiện các chi phí này phải gắn liền với việc mua vật liệu và được tính, phân bổ thật chính xác. 1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để tính giá NVL xuất kho kế toán có nhiều phương pháp tính khác nhau. Mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuỳ loại hình doanh nghiệp, đặc điểm và tính đa dạng của NVL mà lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp. Các phương pháp tính giá bao gồm: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân có thể được sử dụng dưới ba dạng sau: Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, dựa vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá trị bình quân của một đơn vị NVL trong cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân vừa tính được để xác định giá trị thực tế của NVL xuất kho trong kỳ. Đây là phương pháp có ý nghĩa về mặt thự tiễn hơn là cơ sở lý thuyết, có ưu điểm đơn giản, dẽ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Chính vì vậy, phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệpcó số lượng chủng loại NVL lớn và không có điều kiện phân công riêng nhân viên kế toán NVL. Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế của NVL xuất kho kỳ này được tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. ưu điểm của phương pháp tính giá này là đơn giản, dễ thực hiện, cung cấp số liệu kế toán kịp thời nhưng không đảm bảo được tính chính xác của số liệu do không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập kho, kế toán tính lại giá NVL trong kho, giá thực tế vật liệu xuất kho là giá bình quân được tính sau lần nhập gần nhất. Phương pháp này có ưu điểm lớn là vừa bảo đảm tính kịp thời của số liệu vừa đảm bảo được tính chính xác do phản ánh được tình hình biến động của giá cả thị trường. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi khối lượng tính toán lớn, phức tạp do sau do sau mỗi lần nhập kho, kế toán phải tính lại giá bình quân. Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Phương pháp này được áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Khi đó doanh nghiệp sẽ tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất trong kỳ. Theo phương pháp này, trị giá thực tế hàng xuất kho được tính như sau: Giá thực tế (Gtt) NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Gtt NVL xuất kho = Gtt NVL nhập kho + Gtt NVL tồn kho đầu kỳ - Gtt NVL tồn kho cuối kỳ Phương pháp này đơn giản nhưng chỉ có độ chính xác khi giá cả trong kỳ ít biến động, lại không đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kế toán nên ít được sử dụng. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giả thiết rằng lô NVL nào nhập trước thì được xuất trước và NVL tồn kho là NVL được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là “cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán, đặc biệt trong điều kiện có những lần mua hàng nhưng chưa có giá đơn vị”. Phương pháp này thích hợp trong bối cảnh giá cả NVL ổn định hoặc có xu hướng giảm, nếu giá cả có xu hướng tăng cuối kỳ doanh nghiệp có số lãi nhiều hơn so với khi sử dụng các phương pháp khác. Điều đó đôi khi có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp trong việc tăng thuế thu nhập phải nộp. Với khối lượng tính toán nhiều, phức tạp, phươngpháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều và phù hợp khi giá cả thị trường có nhiều biến động. Ngoài ra, áp dụng phương pháp này làm cho doanh thu hiện hành không phù hợp với những khoản chi phí hiện hành bởi doanh thu hiện hành lại được tạo ra từ giá trị vật tư đã được mua vào từ trước đó rất lâu, dẫn đến việc tính lãi gộp và thu nhập thuần không chính xác. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập kho sau sẽ được xuất trước và NVL tồn kho cuối kỳ là NVL được mua hoặc sản xuất trước đó. Đây là phương pháp ngược lại với phương pháp Nhập trước – xuất trước ở trên, khắc phục được những nhược điểm của phương pháp FIFO. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát do giá thực tế của vật liệu xuất dùng luôn sát với giá thị trường ở thời điểm sử dụng, bảo đảm nguyên tắc thận trọng vì doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Quan trọng hơn, trong điều kiện giá cả thị rường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm được số thuế thu nhập doanhn ghiệp phải nộp cho Nhà nước. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là cung cấp những thông tin không hợp lý về giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Do đó , vốn lưu động của đơn vị kinh doanh được phản ánh thấp hơn kéo theo khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế nên nó không được khuyến khích áp dụng. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp giá thực tế đích danh, giá trị xuất kho của một loại hàng được xác định đúng theo giá nhập kho.đây là phương pháp tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Phương pháp này vận dụng thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL, có số lượng chủng loại NVL, có số lượng chủng loại NVL ít và đặc biệt chỉ áp dụng đối với NVL nhận diện được. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL nhập kho, hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá thực tế của nó. Tuy nhiên, nó sẽ không thích hợp đối với doanh nghiệp có vật liệu đa dạng, trình độ cán bộ quản lý thấp. ở Việt Nam, các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn phương pháp giá trị hàng tồn kho như sau: Phương pháp giá thực tế đích danh cần được ưu tiên lựa chọn nếu doanh nghiệp có thể áp dụng được. Nếu có bằng chứng thực tế xác nhận luồng nhập xuất vật tư của doanh nghiệp là nhập sau – xuất trước thì doanh nghiệp được phép áp dụng phương pháp nhập sau – xuất trước. Khi không thể áp dụng phương pháp giá thực tế đich danh và khi thực tế luồng nhập, xuất vật tư của doanh nghiệp không phải là nhập sau - xuất trước thì doanh nghiệp co thể lựa chọn phương pháp giá bình quân hay phương pháp mhập trước – xuất trước. điều này hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế vừa phản ánh đúng tình hình tài chính (giá trị hàng tồn kho) của doanh nghiệp. Trên thực tế áp dụng ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, một phương pháp khác cũng được áp dụng khá phổ biến đó là phương pháp giá hạch toán. Phương pháp giá hạch toán: Doanh nghiệp đánh giá vật liệu xuất kho theo phương pháp này tự xác định một mức giá ổn định trong kỳ gọi là giá hạch toán. Toàn bộ NVL xuất dùng trong kỳ được phản ánh theo giá trị hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá thực tế NVL Giá hạch toán NVL Hệ xuất trong kỳ = xuất trong kỳ x số (hoặc tồn cuối kỳ) (hoặc tồn cuối kỳ) giá Hệ Giá thực tế NVL và tồn đầu kỳ số = -------------------------------------------------------------------- giá Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, nhóm NVL tuỳ thuộc tính đa dạng của vật liệu, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị. Phương pháp tính giá trị này đơn giản, kịp thời, dễ thực hiện. Doanh nghiệp tính giá theo phương pháp này sẽ có một mức chi phí ổn định trong cả kỳ hạch toán. Mức chênh lệch giá mua NVL trong kỳ sẽ được san đều cho các lô hàng xuất và tồn cuối kỳ. Nhược điểm của phương pháp này là không cung cấp được thông tin chính xác về giá xuất kho vật liệu và chi phí sản xuất tại một thời điểm trong kỳ kế toán. 1.4. Nhiệm vụ và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Dưới tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, máy móc dần dần có thể thay thế con người ở một khâu nhất định, nhưng đối với các yếu tố đầu vào của sản xuất đặc biệt là NVL thì công nghệ chỉ có thể tác động làm giảm định mức tiêu hao cho sản xuất sản phẩm, cho phép thay thế, tận dụng nguồn NVL sẵn có trong tự nhiên hay cải tiến chất lượng NVL. Chất lượng của NVL ngày càng được nâng cao, sản phẩm lúc đó mới đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng cả về giá trị sử dụng của sản phẩm lẫn các yếu tố về thẩm mỹ. Không những thế, đây còn là nhân tố then chốt trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Vậy để đảm bảo cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thường xuyên và liên tục, doanh nghiệp phải có kế hoạch tổ chức quản lý, sử dụng NVL một cách có hiệu quả ở tất cả các khâu: cung ứng, bảo quản, dự trữ, cấp phát và hạch toán kế toán. 1.4.1. Khâu cung ứng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, NVL đa dạng về chủng loại, giá cả không đồng nhất do vậy bộ phận cung ứng vật tư của doanh nghiệp cần linh hoạt, nhanh nhậy trong công tác thu mua song vẫn phải triệt để tuân thủ các nguyên tắc sau: Cung ứng vật tư nói chung và NVL nói riêng phải xuất phát từ định mức kế hoạch, căn cứ vào yêu cầu của phân xưởng phục vụ cho sản xuất và sửa chữa Thời điểm cung ứng kịp thời tránh gây ra tình trạng đình trệ, gián đoạn sản xuất song tuyệt đối không nhập ồ ạt gây ứ đọng, tồn kho ảnh hưởng tới vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc cung ứng NVL phải kiểm tra chặt chẽ mặt số lượng, cần có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ phục vụ cho việc ghi sổ và giải quyết khi phát sinh tranh chấp. Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp NVL, năng lượng phải được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian. Để có thể nắm bắt một cách chính xác có khoa học tình hình cung cấp NVL ở doanh nghiệp phục vụ cho yêu cầu quản lý, kế toán tiến hành phân tích thông qua các chỉ tiêu khác nhau nhưng phải tuân theo nguyên tắc chung đó là phân tích theo từng loại NVL không lấy phần vượt kế hoạch cung ứng của NVL này để bù đắp cho phần thiếu hụt của NVL khác. 1.4.2. Khâu bảo quản và dự trữ. Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng NVL mà doanh nghiệp tổ chức các hình thức bảo quản cho phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng của NVL phục vụ cho sản xuất. Các yêu cầu trong tổ chức bảo quản bao gồm: Nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, phương tiện cất trữ hay mức độ an toàn.... Do phân công lao động xã hội và sự phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành NVL của doanh nghiệp khác. Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng những phưpng tiện vận tải với các trọng tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự liên tục của quá trình sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được đảm bảo bằng cách dự trữ các loại NVL cần thiết. Để xác định mức dự trữ vật tư, doanh nghiệp sử dụng ba chỉ tiêu: Dự trữ tuyệt đối (biểu hiện bằng đơn vị hiện vật như: tấn, kg, m...), dự trữ tương đối (tính bằng số ngày tương đối) và dữ trữ biểu hiện bằng tiền (biểu hiện bằng giá trị). Trước kia, trong nền kih tế tập trung đơn vị chỉ xác định mức dự trữ tuyệt đối và dữ trữ tương đối không cần tính đến chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền vì Nhà nước dựa trên chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong từng thời kỳ sẽ có trách nhiệm đảm bảo lượng NVL tương ứng, đơn vị chỉ có nghĩa vụ sản xuất. Trong điều kiện hiện nay, xác định mức dự trữ biểu hiện bằng tiền là điều kiện cần để doanh nghiệp vừa tự cấp cho mình lượng NVL cần thiết phục vụ sản xuất vừa bảo đảm lượng vốn lưu động cho quá trình kinh doanh. 1.4.3. Khâu cấp phát sử dụng. Trong thực tế sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả gây thất thoát, ứ đọng NVL dẫn tới giá thành sản phẩm cao. Nguyên nhân chủ yếu là do tổ chức bảo quản NVL tại kho thiếu khoa học, thủ kho trình độ kém, việc cấp phát tuỳ tiện không qua kiểm duyệt, dẫn tới không đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt khâu cấp phát sử dụng, bộ phận vật tư cũng như cán bộ kho cần triệt để tuân thủ nguyên tắc: Không xuất kho NVL khi không có giấy phép bằng văn bản của người có thẩm quyền như: Lệnh giao hàng, Phiếu xuất vật tư..., theo dõi chặt chẽ lượng vật tư dư thừa trong sản xuất để tái nhập kho và kiến nghị với cấp trên về các hành vi sai trái trong việc sử dung NVL được cấp phát.... Bởi vì, sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất phải được tiến hành trên các mặt khối lượng NVL, chi phí NVL sản xuất ra một đơn vị sản phẩm.... Để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư, doanh nghiệp phải xây dựng cho đơn vị mình định mức tiêu hao cũng như thường xuyên nghiên cứu thay đổi cho phù hợp với tình hình biến động trên thực tế tránh tình trạng lạc hậu gây lãng phí NVL trong quá trình sản xuất. Ngoài ra, để đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch về chi phí NVL tiêu dùng trong kỳ người ta thường so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ thông quaviệc áp dụng các phương pháp phổ biến như: Thay thế liên hoàn, hệ thống chỉ số....trong đó tập trung vào việc xác định các nhân tố ảnh hưởng và phân tích mối quan hệ của chúng tới chi phí NVL của doanh nghiệp. 1.5. Nhiệm vụ và yêu cầu kế toán nguyên vật liệu. Kế toán là môn khoa học xã hội, là công cụ quản lý kinh tế, nó phản ánh, ghi chép, tính toán một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình vốn, và quá trình luân chuyển vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất knh doanh....để từ đó cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Như vậy đối tượng của kế toán là toàn bộ tài sản, NVL là một trong các tài sản lưu động chiếm giá trị lớn nên NVL cũng là đối tượng của kế toán. Kế toán NVL có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, xử lý tổng hợp số liệu và cung cấp thông tin về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập xuất tồn kho vật liệu cả về chỉ tiêu giá trị lẫn hiện vật. Kế toán NVL thực hiện vai trò tham mưu cho các nhà quản trị trong việc xác định nhu cầu vật liệu và mức độ dự trữ vật liệu hợp lý, tránh tình ttrạng lãng phí, ứ đọng mà vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu, chỉ tiêu về tình hình biến động của NVL cả về mặt số lượng, chủng loại và giá trị. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán NVL là sự bảo đảm nguyên tắc nhất quán, chính xác trong các phương pháp tính giá NVL xuất nhập kho, mỗi nhiệm vụ liên quan đến nhập xuất vật tư phải được ghi chép đầy đủ ở hai bộ phậnkế toán, kế toán theo dõi vật tư bằng hiện vật phải tách rời kế toán vật tư theo dõi về giá trị, lưu trữ đầy đủ các chứng từ nhập xuất vật tư và phải được ghi chép theo dõi trên thẻ kho, sổ chi tiết, bảo đảm cung cấp những thông tin về bảo quản, xuất nhập vật tư cho người quản lý, lượng hàng xuất kho phải được hạch toán chính xác về giá thành, nếu có sai lệch giữa số liệu kế toán và số liệu kiểm kê phải đối chiếu và giải thích rõ nguyên nhân, phương pháp hạch toán chi tiếtNVL cũng như hạch toán tổng hợp sao cho thống nhất giữa các kỳ và niên độ kế toán (trong trường hợp có những thay đổi phải báo cấo và giải thách cụ thể). Hạch toán kế toán NVL phải được tổ chức phù hợp với đặc điểm vật liệu và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 2. Hạch toán ban đầu Nguyên vật liệu. 2.1. Chứng từ sử dụng. Trong công tác hạch toán chi tiết NVL, Bộ tài chính ban hành QĐ số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 và các văn bản pháp quy khác có liên quan quy định danh mục chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ bắt buộc: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho Mẫu 01 – VT - Phiếu xuất kho 02 – VT - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 – VT - Thẻ kho 06 – VT - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá 08 – VT Ngoài ra còn tuỳ vào đặc điểm và yêu cầu quản lý NVL mà doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ theo hướng dẫn sau: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức mẫu 04 – VT - Biên bản kiểm nghiệm 05 – VT - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07 – VT 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ. 2.2.1. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho Bộ phận cung ứng dựa trên kế hoạch sản xuất của bộ phận sản xuất để lập kế hoạch cung ứng. Nhân viên bộ phận cung ứng lên danh sách các loại vật liệu cần mua, liên hệ với nhà cung cấp, mua hàng về nhập kho. Chứng từ ban đầu của quá trình nhập kho là hoá đơn bán hàng mà nhà cung cấp lập. Số liệu trên hoá đơn bán hàng là cơ sở để vào phiếu nhập và các sổ sách có liên quan. Bộ phận cung ứng cùng với cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt được những tiêu chuẩn kỹ thuật và đúng với các số liệu ghi trên hoá đơn thì được nhập kho. Phiếu nhập kho xác nhận số lượng, giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá thực tế nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và kế toán ghi sổ. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập 3 liên. Sau khi nhập kho thủ kho ghi số lượng nhập, ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào phiếu. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủkho ghi thẻ kho và sau đó chuyển phiếu nhập cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán sau đó được lưu tại phòng kế toán. 2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho. Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật liệu viết giấy đề nghị lĩnh vật tư, hoặc phòng kế toán viết lệnh sản xuẩt trên đó ghi rõ mức tiêu hao vật liệu. Trên cơ sở đó bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số luợng vật tư xuất kho cho các bộ phận trong đơn vị sử dụng. Nó làm căn cứ để ghi thẻ kho và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Người lĩnh vật tư cầm phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghi lượng xuất vào phiếu xuất kho, căn cứ vào đó ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Phòng kế toán nhận phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán sau đó lưu chứng từ. 2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, vì vậy hạch toán NVL phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Hạch toán chi tiết là một phần hành song song với hạch toán tổng hợp, mang tính đối chiếu với hạch toán tổng hợp nhằm quản lý chặt chẽ hơn tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp. Dựa trên đặc điểm, tính chất NVL tại đơn vị mình, DN có thể lựa chọn một trong các phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho sau:._. 2.3.1. Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi thẻ kho. Kế toán NVL cũng dựa trên các chứng từ này để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết NVL”. Cuối kỳ đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết NVL” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Thẻ kế toán chi tiết NVL” kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp Nhập, Xuất vật liệu. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất ,tồn của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL. Không những vậy phương pháp này sử dụng các chỉ tiêu trùng lắp giữa thủ kho và kế toán. Sổ kế toán tổng hợp về NVL (bảng kê tính giá) Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho NVL Sổ kế toán chi tiết NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 2.3.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này kế toná chỉ mở “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập NVL”, “Bảng kê xuất NVL” và dựa trên các bảng kê này để ghi vào “Sổ luân chuyển NVL”. Khi nhận được “Thẻ kho”, kế toán tiến hành đối chiếu tổng hợp Nhập, Xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển NVL”, đồng thời từ sổ “đối chiếu luân chuyển NVL” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp NVL. Như vậy phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn, hơn thế nữa là ảnh hưởng tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Nó thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng nhập, xuất NVL không nhiều. Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng kê nhập vật liệu Sổ chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật liệu Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho vật liệu Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển 2.3.3. Phương pháp sổ số dư. Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp số dư là thích hợp nhất để hạch toán chi tiết NVL. Theo phương pháp này thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ thẻ kho vào “sổ số dư”. kế toán dựa vào số lượng nhập xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng luỹ kế nhập, xuất ,tồn”. Từ “Bảng luỹ kế nhập, xuất ,tồn” kế toán lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn” để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về NVL. Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn đồi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nếu hạch toán chi tiết theo dõi cụ thể tình hình biến động của từng danh điểm NVL về cả hiện vật và giá trị thì hạch toán tổng hợp theo dõi chung về giá trị của NVL nhập, xuất, tồn trong kỳ. Trên cơ sở đặc điểm và quy mô NVL, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán tổng hợp sau: 3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản hàng tồn kho. Theo phương pháp này trên các tài khoản hàng tồn kho không chỉ theo dõi số hiện có mà cả tình hình biến động tăng, giảm vật tư trong kỳ. Với độ chính xác cao, cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật nên phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. 3.1.1. Tài khoản sử dụng. Tương ứng với nội dung của phương pháp này để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản (TK) sau: TK 152: Nguyên vật liệu: TK này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm, của các NVL theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. TK 151: Hàng mua đang đi đường: TK này dùng để theo dõi các loại NVL, CCDC, hàng hoá... mà DN đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của DN nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Ngoài ra việc hạch toán NVL còn liên quan đến các TK như: TK 331, TK 111, TK 112, TK 133, TK 141.... 3.1.2. Phương pháp kế toán. Đối với các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá thực tế của NVL nhập kho là giá sau khi đã loại trừ phần thuế, VAT được theo dõi riêng trên TK 133, cuối kỳ doanh nghiệp tiến hành khấu trừ thuế đầu vào và thuế đầu ra để xác định số VAT phải nộp. Đối với các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp, Giá thực tế NVL nhập kho là giá ghi trên hoá đơn bao gồm cả VAT cộng với chi phí mua. Khi xuất kho NVL, kế toán tiến hành ghi nhận giá trị xuất của NVL dựa trên cơ sở phương pháp tính giá NVL đã chọn. Doanh nghiệp thực hiện đánh giá lại NVL cuối kỳ khi có quyết định của Nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền về việc đánh giá lại tài sản. Hạch toán tổng hợp quá trình luân chuyển NVL theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau: TK621,627,641... TK 152 TK111,112,141... Giá trị NVL xuất kho sử dụng trong DN Giá mua và chi phí mua NVL nhập kho NVL xuất kho thuê ngoài gia công TK 154 TK 151 Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường nhập kho TK 133 Xuất NVL để góp vốn liên doanh TK 411 Thuế GTGT đầu vào thuê ngoài gia công Xuất NVL để góp vốn liên doanh TK 128, 222 Nhận vốn góp liên doanh TK 411 TK412 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 128, 228 Đánh giá tăng Đánh giá giảm TK 411 NVL tự chế nhập kho TK 154 Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh NVL thiếu khi kiểm kê TK 138, 642 TK 338, 711 Trị giá NVL thừa khi kiểm kê TK 111,112,331 TK 133 Giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 3.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ, từ đó xác định trị giá vật tư, hàng hoá xuất dùng trong kỳ theo công thức sau: Giá trị NVL Xuất trong kỳ = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL nhập trong kỳ - Giá trị NVL tồn cuối kỳ Giá trị NVL tồn đầu kỳ và cuối kỳ được xác định bằng kết quả kiểm kê tiến hành vào đầu và cuối kỳ kế toán. Theo phương pháp này trên các tài khoản hàng tồn kho chỉ theo dõi số tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Tình hình biến động nhập, xuất vật liệu trong kỳ được theo dõi trên tài khoản 611 “Mua hàng”. Phương pháp này áp dụng cho các đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị nhỏ, xuất dùng, xuất bán thường xuyên. 3.2.1. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 611 “Mua hàng” để phản ánh các nghiệp vụ kết chuyển hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, xuất dùng trong kỳ. TK 6111: Mua NVL, CCDC. TK 6112: Mua hàng hoá (Đối với các đơn vị thương mại). 3.2.2. Phương pháp hạch toán. Đầu kỳ hạch toán kế toán tiến hành kết chuyển NVL tồn kho và NVL đang đi đường về TK 611. Giá thực tế NVL mua vào trong kỳ được tập hợp vào TK 611. Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL tồn kho và đang đi đường kế toán tính giá và ghi Nợ TK 152, 151, đồng thời ghi Có TK 611. Sau đó kế toán tính ra giá thực tế của NVL xuất dùng trong kỳ. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện qua sơ đồ sau: VAT đầu vào TK 151, 152 TK 133 TK 611 Kết chuyển NVL tồn đầu kỳ TK 111,112, 331, 311... Trị giá NVL mua vào trong kỳ TK 151, 152 Kết chuyển NVL tồn cuối kỳ Giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người bán TK 151, 152 TK 133 VAT đầu vào TK 151, 152 Trị giá NVL sử dụng trong kỳ Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 3.3. Hạch toán dự phòng giảm giá NVL. Trong điều kiện kinh tế thị trường, giá cả thường xuyên biến động, do vậy hàng hoá nói chung hay NVL nói riêng nếu mua ngoài về chưa tiêu dùng ngay sẽ mang giá trị lạc hậu so với giá thị trường hiện tại. Việc lập dự phòng nhằm chủ động bù đắp phần giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư tồn kho có thể xảy ra trong kỳ kế hoạch. Thông tư mới nhất của Bộ tài chính hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng nợ khó đòi của doanh nghiệp, nhấn mạnh các vấn đề sau: + Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối, khoá sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính. + Khoản dự phòng giảm giá NVL tồn kho được ghi tăng giá vốn hàng bán năm báo cáo của doanh nghiệp, việc trích lập này làm cho giá vốn hàng bán tăng lên, lợi nhuận năm kế hoạch giảm giúp cho doanh nghiệp bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư tồn kho không cao hơn giá cả trên thị trường hoặc giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. + Căn cứ vào biến động thực tế về giá trị NVL tồn kho, doanh nghiệp chủ động xác định mức trích lập. sử dụng khoản dự phòng đúng mục đích theo nguyên tắc mức dự phòng không vượt quá số lợi nhuận của doanh nghiệp (Sau khi hoàn nhập khoản dự phòng trích lập năm trước) và đảm bảo các điều kiện sau: Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư tồn kho. Là những vật tư thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập Báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơn giá trị trên sổ kế toán. Vật tư tồn kho bị giảm giá so với giá ghi trên sổ kế toán. Bao gồm: NVL bị hư hỏng, kém mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán bị giảm theo mặt bằng chung trên thị trường. Mức dự phòng cần lập xác định theo công thức: Mức dự phòng giảm giá VT cho năm N = Lượng VT tồn kho giảm giá tại thời điểm lập BCTC x Giá ghi sổ trên sổ kế toán - Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm lập BCTC năm 4. Sổ sách kế toán. Giống như các phương pháp hạch toán chi tiết, việc lựa chọn các hình thức sổ tổng hợp cũng do doanh nghiệp tự quyết định sao cho phù hợp với điều kiện thực tế tại doanh nghiệp song vẫn trong khuôn khổ những quy định của Bộ tài chính ban hành, bao gồm 4 hình thức sổ sau dây: 4.1. Sổ Nhật ký Chung (NKC). Hình thức hạch toán NKC có đặc điểm là tách rời hạch toán theo thời gian và hệ thống trên hai loại sổ khác nhau, tách rời hạch toán tổng hợp và chi tiết. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải ghi trên sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Với cách ghi chép đơn giản, hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp, thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính. Chứng từ gốc Sổ nhật ký mua hàng Sổ nhật ký chung Hạch toán chi tiết NVL (tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết NVL) Sổ cái TK 152, 151, 611 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.6: Trình tự kế toán NVL theo hình thức Nhật ký Chung 4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức sổ kế toán kết hợp việc ghi sổ theo thứ tự thời gian trên các sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Vận dụng hình thức ghi sổ này, việc cơ giới tính toán rất thuận tiện phù hợp với các doanh nghiệp lớn song việc ghi chép lại trùng lặp, tốn nhiều công sức. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152... Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.7: Trình tự kế toán NVL theo hình thức Chứng từ ghi sổ 4.3. Hình thức Nhật ký – sổ cái. Đây là hình thức sổ kế toán kết hợp việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Có thể kiểm tra tính chính xác số liệu trên Nhật ký – Sổ cái bằng cách đối chiếu số liệu trên phần nhật ký với số liệu trên phần sổ cái. Tổng dư Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng dư Có của tất cả các tài khoản trên Nhật ký – Sổ cái. Hình thức Nhật ký – Sổ cái với kết cấu cồng kềnh chỉ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ có ít tài khoản, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký – Sổ cái Sổ quỹ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.8: Trình tự hạch toán NVL theo hình thức Nhật ký – Sổ cái 4.4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ (NK-CT). NK-CT là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo bên có của các tài khoản. Một NK-CT có thể mở cho một tài khoản hoặc cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Căn cứ để ghi chép các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ NVL. Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 NKCTsố 7; NKCT số 1, NKCT số 2 Sổ cái TK 152 Báo cáo tài chính Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp, chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.9: Trình tự kế toán NVL theo hình thức sổ Nhật ký – chứng từ Phần II Thực trạng Kế toán Nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. 1. Khái quát chung về công ty in tổng hợp Hà Nội. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty in tổng hợp Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, trực thuộc Sở Văn hoá - Thông tin Hà Nội, có trụ sở tại 67 Phó Đức Chính quận Ba Đình Hà Nội. Tiền thân của công ty là nhà in Lê Cường – một nhà in tư nhân được cải tạo và xây dựng thành một doanh nghiệp Nhà Nước. Ngày 01/7/1959 được UBHC thành phố Hà Nội ra quyết định số 1674/TCUB chuẩn y cho nhà in Lê Cường được hợp doanh với Nhà Nước và lấy tên là Xí nghiệp in Lê Cường đặt tại 75 Hàng Bồ. Từ đầu năm 1960 đến cuối năm 1973 xí nghiệp trải qua 7 lần hợp nhất và 2 lần tách ra gồm 45 nhà in lớn nhỏ trong đó có 14 nhà in tư sản và 31 nhà in tiểu chủ. Ngày 23/3/1970 UBHC thành phố Hà nội ra quyết định số 007/UB/CN sát nhập các xí nghiệp in Lê Cường, nhà in của Sở thông tin và nhà in báo Hà nội mới thành Xí nghiệp in Hà nội. Ngày 03/9/1973 UBHC Hà nội lại ra quyết định số 129/QĐ/CN tách xí nghiệp in Hà nội thành 2 xí nghiệp: Xí nghiệp in báo Hà nội mới ở 35 phố Nhà Chung trực thuộc ban biên tập báo Hà nội mới và Xí nghiệp in Hà nội ở 75 phố Hàng Bồ trực thuộc Sở Văn hoá - Thông tin. Thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 20/11/1991 về việc thành lập và giải thể các doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp in Hà Nội đã làm thủ tục đăng ký xây dựng thành doanh nghiệp Nhà nước với tên mới là xí nghiệp in tổng hợp Hà Nội tại 67 Phó Đức Chính và đến năm 1997 xí nghiệp đổi tên thành công ty in tổng hợp Hà Nội. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực in ấn, sản phẩm của doanh nghiệp là sách, giấy tờ phục vụ công tác quản lý hành chính, biểu mẫu, chứng từ, hoá đơn, các loại nhãn hàng, báo chí, tập san, bản in, vé số.... Công ty có các bạn hàng lớn như: Nhà xuất bản giáo dục, Nhà xuất bản Kim Đồng, Nhà xuất bản Kim Liên, Nhà xuất bản Phụ nữ, Bộ Tài chính, Công ty xổ số kiến thiết,… Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là do công ty tự khai thác trên thị trường và mua theo giá thoả thuận. Vật tư được sử dụng chủ yếu của công ty là giấy (giấy Bãi bằng, giấy Trung Quốc), mực in các loại và các nguyên liệu phụ trợ khác. Công ty mở tài khoản tại một số ngân hàng như Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh tại Hà Nội, Ngân hàng công thương, Ngân hàng ngoại thương Việt Nam…. Tình hình về lao động: Năm 1990, toàn công ty có 240 lao động, đó là một số lượng lớn nhân công. Song cho tới năm 2003 số lao động đã giảm xuống còn 135 lao động do công nghệ máy móc hiện đại đã thay thế con người trong nhiều khâu sản xuất và bộ máy quản lý cũng được tinh giảm bớt cồng kềnh và hoạt động có hiệu quả hơn.Trong đó bao gồm: + 25 cán bộ quản lý chiếm 19,5% bao gồm 8 cán bộ đã tốt nghiệp đại học, 14 cán bộ đã tốt nghiệp cao đẳng và trung cấp, số còn lại đã tốt nghiệp phổ thông hoặc bổ túc. + 100 công nhân trực tiếp sản xuất chiếm 74,1% gồm: 8 công nhân bậc 7/7, 20 công nhân bậc 6/7, 54 công nhân bậc 5/7, số còn lại là công nhân bậc 4/7. + 10 công nhân phi sản xuất chiếm 7,4% Tại công ty, số công nhân kỹ thuật điều khiển thiết bị và trong các khâu của dây chuyền sản xuất phần lớn được tuyển dụng đào tạo nghề nghiệp tại công ty. Do chuyển công nghệ in từ Typo sang Offset bởi vậy trình độ tay nghề nhìn chung còn yếu mặc dù đang hưởng bậc lương khá cao. Như vậy ta thấy ở công ty số công nhân có trình độ cao chưa nhiều, cần phải có sự bồi dưỡng và tuyển dụng bổ sung đặc biệt ở các khâu kỹ thuật then chốt và ở những thiết bị được bổ sung. Số cán bộ quản lý của công ty có trình độ đại học còn quá ít, công ty cần có những biện pháp để nâng cao trình độ văn hoá cho cán bộ nhất là cán bộ quản lý của công ty. Trải qua 45 năm xây dựng, cải tạo và phát triển đến nay công ty đã đạt được những thành tích đáng kể, được thể hiện qua biểu sau: Biểu 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 - Số lượng trang in ( trang13x19 ) 803.000.000 984.000.000 1.050.000.000 1.200.000.000 - Doanh thu ( Đồng) 5.685.293.100 5.853.146.659 7.851.600.500 9.687.050.000 - Lợi nhuận thuần ( Đồng) 172.756.293 200.655.028 235.085.000 280.250.000 - Thu nhập bình quân bình (đ/tháng/người ) 674.200 738.730 886.000 1.020.000 - Nộp ngân sách ( Đồng) 361.679.600 472.237.333 524.352.000 530.000.000 So sánh qua các năm ta thấy tất cả các chỉ tiêu trong biểu trên của doanh nghiệp đều tăng song không có sự đột biến, điều này chủ yếu là do hạn chế về vốn. 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý. Công ty in tổng hợp là công ty có quy mô vừa, đầu tư máy móc thiết bị theo chiều sâu. Vì vậy để phù hợp với cơ cấu, nhiện vụ sản xuất, trình độ trang bị máy móc thiết bị và để đảm bảo sản xuất có hiệu quả nhất công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo trực tuyến - chức năng, nghĩa là ban giám đốc quản lý và điều hành trực tiếp các phòng ban cũng như các phân xưởng sản xuất. Các phòng ban không điều hành các phân xưởng sản xuất trực tiếp mà chỉ có nhiệm vụ cố vấn cho ban giám đốc. Như vậy các phân xưởng sản xuất sẽ nhận được lệnh từ ban giám đốc đồng thời các thông tin phản hồi cũng được phản ánh một cách trực tiếp không qua các phòng ban trung gian. Bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc phụ trách sản xuất: Phòng tổ chức hành chính Phòng sản xuất kỹ thuật Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh giám đốc Phó giám đốc Phân xưởng chế bản Phân xưởng gia công hoàn thiện sản phẩm Phân xưởng máy in Offset Tổ vé số Tổ sách Phân xưởng in typo tổ phơi bản Tổ chữ vi tính Tổ ảnh vi tính Tổ bình bản Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In tổng hợp Hà Nội. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban: Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chỉ đạo và đề xuất các chiến lược kinh doanh, chịu trách nhiệm trực tiếp với Nhà nước cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ của Nhà nước. Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc, một kế toán trưởng, trưởng phòng tổ chức hành chính, trưởng phòng kế hoạch sản xuất và trưởng phòng kinh doanh. Phó giám đốc: Phụ trách sản xuất, giúp việc cho giám đốc. Được giám đốc uỷ quyền hướng dẫn bộ phận sản xuất và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những nhiệm vụ được giao. Phòng tổ chức hành chính: Làm công tác tham mưu và giúp việc cho giám đốc trong việc tổ chức tất cả các công việc liên quan đến quản lý cán bộ, công nhân viên, quản lý lao động, sắp xếp nhân sự, đề bạt, đào tạo cán bộ, nâng bậc thợ, ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính. Ngoài ra phòng tổ chức hành chính còn có nhiệm vụ lưu giữ, cung cấp hồ sơ, văn bản giấy tờ bảo vệ tài sản của công ty. Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương. Bên cạnh đó còn thực hiện công tác bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Phòng sản xuất kỹ thuật: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng, tiếp nhận các thông tin và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở đó tính toán xác định chi phí sản xuất một cách tổng quát nhất để thương lượng với khách hàng. Phòng kế hoạch sản xuất chỉ đạo trực tiếp việc xuất vật tư và theo dõi trực tiếp tình hình sản xuất đồng thời kết hợp với phòng kế toán tài vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Đây là phòng tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch ngắn hạn, hoặc dài hạn, trực tiếp điều hành sản xuất của công ty. Phòng kế toán – tài vụ: Làm công tác tham mưu giúp việc cho Giám đốc về các mặt tài chính, kế toán quản lý vật tư, tiền vốn của công ty, bảo toàn sử dụng vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của công ty. Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính. Đồng thời kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính của công ty. Thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh, lưu trữ các chứng từ sổ sách về tài chính kế toán, thực hiện thanh toán, quyết toán với Nhà nước và người lao động. Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch doanh thu, chi phí,... đề ra những biện pháp thực hiện kế hoạch đó, sau đó có nhiệm vụ cân đối lại. Các phân xưởng sản xuất: Theo sự chỉ đạo của ban quản lý, các phòng ban, mỗi tổ sản xuất có nhiệm vụ riêng tạo ra từng công đoạn cho một sản phẩm, khâu nào cũng rất quan trọng, quyết định để ra một sản phẩm có tốt hay không? 1.3. Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ đặc điểm ngành in nói chung, của công ty nói riêng, sản phẩm sản xuất phải trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp, trong chu trình khép kín theo chương trình nhất định mới cho ra thành phẩm. Mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên bản, ấn chỉ... từ khi bắt đầu sản xuất cho tới khâu hoàn thiện phải trải qua một trong hai chu trình sau đây: Công nghệ in Offset: Dây chuyền công nghệ này sản xuất những sản phẩm mang tính chất phức tạp như các tạp chí, sách báo, biểu mẫu kế toán, vé số... Công nghệ in Typo: Dây chuyền này sản xuất những sản phẩm có số nháy như xổ số Các giai đoạn công nghệ cần thực hiện để thực hiện in Offset: Giai đoạn sắp chữ trên vi tính: Có nhiệm vụ tạo mẫu cho từng loại sản phẩm, đánh ký tự lên bảng in bằng máy in laser trên bản nhôm và kiểm tra hoàn chỉnh xong sẽ chuyển sang phòng làm phim. Giai đoạn làm phim thiết kế kích thước để chọn dương bản hợp lý. Giai đoạn tạo bản nhôm và phôi bản: tạo ra các bản nhôm và phôi bản nhôm từ các dương bản để vào máy in. In Offset: thực hiện in Offset với những sản phẩm phức tạp đòi hỏi công nghệ cao. Các sản phẩm của giai đoạn này có thể chuyển sang in Typo để tiếp tục in hoàn thiện. Phân xưởng in Typo thực hiện các giai đoạn công nghệ sau: Sắp chữ thủ công: Các công nhân sắp chữ trên khuôn theo nội dung cần in do phòng kỹ thuật sản xuất chuyển sang. Đúc bản in: Đối với những sản phẩm cần in với số lượng lớn, in nhiều lần thì mới đúc bản chì để tránh sự hao mòn khuôn chữ. Bản in được đúc bằng nhôm. In Typo: Công nhân làm nhiệm vụ gắn vào máy in Typo các bản chì để in ra các bản in theo mẫu. Ngoài ra, giai đoạn này còn thực hiện in số nhẩy cho tất cả các sản phẩm quản lý bằng số nhảy như biên lai, hoá đơn, các loại vé do giai đoạn in Offset chuyển sang. Hoàn thiện thành phẩm: Phân xưởng này có tỷ lệ công nhân lớn, có nhiệm vụ hoàn thiện các tờ in do giai đoạn in Offset chuyển sang như nhặt xếp bằng các liên cùng một loạt số nhảy thành các quyển, gấp sách, bao keo quét hồ dán. Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: công nghệ in Offset Sắp chữ trên vi tính Chuẩn bị mẫu phim Bình bản Phơi bản Công nghệ in Typo Sắp chữ thủ công Đúc bản chì Tài liệu in In Offset In Typo Hoàn thiện Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty in tổng hợp Hà Nội 1.4. Tổ chức công tác kế toán. 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở công ty in tổng hợp Hà nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung, gồm 6 nhân viên kế toán mỗi nhân viên có các chức năng nhiệm vụ riêng. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Thủ quỹ Kế toán vật tư Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kế toán TSCĐ Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại công ty In tổng hợp Hà Nội. Nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán: Kế toán trưởng: Là người quản lý bao quát toàn bộ công việc kế toán của công ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi công việc trong phòng kế toán, tham gia cho giám đốc về các phương án, chiến lược kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề tài chính, kế toán của công ty. Kế toán trưởng còn kiêm kế toán tổng hợp nên còn có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính định kỳ, tăng cường bảo vệ tài sản và tiền vốn. Kế toán tiêu thụ và thanh toán: Làm nhiệm vụ thanh toán các khoản công nợ với người mua và người bán. Xác định kết quả kinh doanh. Thanh toán tiền lương và các chế độ khác với cán bộ công nhân viên. Đồng thời theo dõi doanh thu bán hàng của công ty. Kế toán vật tư: Theo dõi quá trình cung cấp nguyên vật liệu, cung cụ dụng cụ và việc sử dụng vật tư vào quá trình sản xuất. Theo dõi quá trình thu mua nguyên vật liệu. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi và tính toán các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên, tính toán bảo hiểm xã hội. Phân bổ tiền lương của lao động gián tiếp vào chi phí sản xuất chung. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, trích khấu hao, phân bổ khấu hao, và theo dõi các nguồn bù đắp cho việc hình thành tài sản cố định. Đồng thời kế toán tài sản cố định còn theo dõi TK112- Tiền gửi ngân hàng”. Theo dõi việc thanh toán với khách hàng thông qua hệ thống ngân hàng. Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi tại quỹ tiền mặt của công ty. Lập phiếu thu, phiếu chi và quản lý quỹ tiền mặt của công ty. 1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Công ty vận dụng thống nhất theo hệ thống danh mục chứng từ do bộ tài chính ban hành. Việc lập chứng từ phải có căn cứ rõ ràng, hợp lý, không lập một cách tuỳ tiện. Các chứng từ liên quan đến kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Các dự trù mua vật tư. Phiếu đặt mua vật tư. Hoá đơn giá trị gia tăng. Phiếu nhập kho. Lệnh sản xuất. Phiếu xuất giấy + bản in. Phiếu đề nghị xuất vật liệu. Phiếu xuất kho. Thẻ kho. 1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Công ty in tổng hợp Hà Nội xây dựng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính và thực hiện sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính về “Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán”. Tại công ty kế toán sử dụng các tài khoản sau để theo dõi tổng hợp nguyên vật liệu: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này có các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu giấy TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in TK 1523: Nguyên vật liệu mực TK 1524: PTTT( phụ tùng thay thế) TK 1525: Vật liệu phụ TK 1526: Vật liệu điện TK 1527: Phế liệu thu hồi TK 151: Hàng mua đang đi đường. 1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. Công ty lựa chọn hình thức sổ “Chứng từ – ghi sổ” và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công tác kế toán được thực hiện thủ công. Mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành kế toán cụ thể. Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập “chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào “chứng từ ghi sổ” để ghi vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, sau đó được dùng để ghi vào “sổ Cái”. Các chứng từ gốc sau khi được làm căn cứ lập “chứng từ ghi sổ” được dùng để ghi vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết”. Cuối kỳ phải khoá sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số Dư của từng tài khoản trên “sổ Cái”. Căn cứ vào “sổ cái” để lập “Bảng cân đối số phát sinh” Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên “sổ Cái” và “Bảng tổng hợp chi tiết” (được lập từ sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Công tác kế toán ph._.cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở tất cả các bộ phận.... Trên cơ sở quá trình thực tập tại phòng kế toán - tài vụ của công ty, cùng với việc đi sâu nghiên cứu công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em xin đưa ra một số đánh giá sau: 1.1. ưu điểm. Bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty luôn tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu tốt nhất, giá cả hợp lý đồng thời kiểm tra cẩn thận trước khi nhập kho. Trên thị trường hiện nay các nhà cung cấp vật liệu ngành in khá nhiều, giá cả lại nằm trong khung giá Nhà nước quy định nên việc mua nguyên vật liệu không gặp khó khăn. Thường thì trong kho không dự trữ nhiều nguyên vật liệu, mỗi khi ký được hợp đồng với khách hàng, cán bộ thu mua liên hệ với nhà cung cấp và được vận chuyển đến tận kho của công ty. Các nguyên vật liệu khác nhau về tính chất vật lý cũng như hoá học rất khó bảo quản song doanh nghiệp có các biện pháp bảo quản nguyên vật liệu một cách hợp lý đảm bảo chất lượng của sản phẩm sản xuất ra. Công ty áp dụng hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” do bộ tài chính ban hành năm 1996. Trình tự nhập, xuất nguyên vật liệu ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, việc ghi sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành đầy đủ, thường xuyên. Số lượng giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. Kế toán của công ty áp dụng hạch toán theo phương pháp Chứng từ ghi sổ là phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, chứng từ rõ ràng và đúng chế độ. Kế toán nguyên vật liệu sử dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, các chứng từ đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lắp. 1.2. Nhược điểm. Kỳ kế toán áp dụng ở công ty là theo quý nên các thông tin kế toán không được tập hợp thường xuyên thường phải tới cuối mỗi quý mới tập hợp được số liệu chính xác về tình hình hoạt động kinh doanh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Công ty nên áp dụng kỳ kế toán theo tháng như vậy doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của từng tháng và trên cơ sở đó tính toán đưa ra các biện pháp kinh doanh hợp lý. Công ty tiến hành hạch toán chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết cho từng hợp đồng vì vậy công ty không thể biết được chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Công ty nên hạch toán chi tiết chi phí cho mỗi hợp đồng trên cơ sở hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu chính cho từng hợp đồng và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất và phân bổ cho từng hợp đồng theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Về việc hiện đại hoá trong kế toán thì chưa có phần mềm kế toán nào được áp dụng tại công ty, mọi việc kế toán đều làm bằng tay nên không tránh khỏi sai sót và không có hiệu quả. Nhưng vấn đề đưa tin học vào sử dụng sẽ kéo theo những vấn đề phức tạp như biên chế, đào tạo, sử dụng, chi phí lắp đặt..... Do đó đây là hướng để công ty cố gắng làm trong tương lai. Các vật liệu mua về không được hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về mặt chất lượng nguyên vật liệu nhập kho. Các quy trình từ việc lập chứng từ, người lập, cách lập và công tác lưu trữ bảo quản đều tuân thủ theo đúng quy định của bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên có điều đáng lưu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ. Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, nhưng tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh lại không được phản ánh chi tiết trên sổ chi tiết nguyên vật liệu mà lại được tập hợp vào các sổ xuất, nhập vật tư. Chỉ đến cuối tháng mới được lọc ra cho từng loại nguyên vật liệu và ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu các số tổng cộng như tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm và tồn cuối kỳ (theo quý). Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, công ty kiểm soát qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lưu động song gây bất lợi khi có sự biến động bất thường trên thị trường vật tư. Tuy công ty khi giao vật liệu cho các đơn vị sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực hiện dài như hợp đồng với Sở giáo dục thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị trường. Nếu có một lúc nào đó nhu cầu về vật liệu nào đó đột nhiên tăng lớn, sự biến động trong giá thành như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp đồng. Tại công ty luôn có lượng nguyên vật liệu tồn kho nhất định. Giấy in là nguyên vật liệu chính đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất. Do đầu vào của ngành giấy phụ thuộc vào ngành khai thác gỗ nên khi có biến động thì sẽ biến động rất mạnh. Điều này dẫn đến việc giá giấy in có thể giảm bất ngờ. Ngoài giấy, các nguyên vật liệu khác như axit, mực in..... dễ bị hư hỏng, giảm phẩm chất. Tại công ty lại chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên nếu rủi ro xảy ra thì không chủ động bù đắp thiệt hại được. Công ty vẫn chưa sử dụng sổ danh điểm nguyên vật liệu trong khi vật liệu có nhiều loại cần theo dõi chi tiết nên công ty khó kiểm soát được tất cả các loại vật liệu về tình hình nhập, xuất. Khối lượng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn như vậy rất tốn thời gian và công sức. Bảng phân bổ nguyên vật liệu của công ty được lập một cách tổng hợp chỉ theo dõi được chi phí nguyên vật liệu theo các khoản mục chi phí, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty là thực hiện sản xuất theo hợp đồng, công tác tính giá thành cũng chưa được thực hiện theo hợp đồng vì vậy mà không tính ra được lỗ, lãi trên từng hợp đồng phục vụ cho báo cáo quản trị. Doanh nghiệp sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính trị giá xuất nguyên vật liệu nên đến cuối tháng mới tính được giá xuất nguyên vật liệu. Mặc dù vậy trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu trên các chứng từ, sổ sách thì cột đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản được nghiệp vụ xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu giấy của doanh nghiệp xuất kho chủ yếu là cho sản xuất bên cạnh đó còn xuất kho phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Nhưng doanh nghiệp không phản ánh chi phí giấy vào chi phí quản lý doanh nghiệp mà toàn bộ chi phí giấy phát sinh trong kỳ đều được tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 2. Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. Việc xem xét đánh giá và định hướng hoàn thiện công tác quản lý là tất yếu, là nhiệm vụ đặt ra cho mỗi đơn vị nhằm nâng cao trình độ, hiệu quả của công tác quản lý và hạch toán. Trên cơ sở những phần đang được hạch toán một cách hiệu quả, công ty cần đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tại đơn vị mình. Lĩnh vực quản lý nguyên vật liệu là lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị tại công ty. Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, cụ thể hơn là kinh doanh ngành in, nguyên vật liệu là đầu vào chính cho quá trình sản xuất đồng thời chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành. Đưa ra các giải pháp nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu vào này nhằm hạ giá thành đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra sẽ mang lại lợi nhuận và vị thế cạnh tranh cho công ty. Nhiệm vụ này đặt chủ yếu cho phòng kế toán. Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần dựa trên các phương hướng sau: Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải phù hợp với các quy định, chế độ quản lý tài chính của bộ tài chính. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán xuất phát từ đặc điểm của đơn vị, mỗi đơn vị có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau, tổ chức quản lý khác nhau do đó thực trạng công tác hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cũng khác nhau. Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải phù hợp với những đặc điểm riêng biệt đó mới có thể phát huy hiệu quả. Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán còn phải căn cứ trên trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của nhân viên kế toán tại đơn vị. Hoàn thiện công tác kế toán nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán hiệu quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hoàn thiện phải đảm bảo tiết kiệm , kịp thời và triệt để. Sao cho công tác kế toán thực hiện tốt nhất nhiệm vụ, chức năng của mình, đem lại hiệu quả tốt nhất với chi phí thấp nhất . Chức năng quan trọng nhất của công tác hạch toán kế toán là chức năng thông tin cho các nhà quản lý và các nhà quản lý và các đối tượng khác (công nhân viên trong đơn vị, nhà đầu tư...). Việc hoàn thiện công tác kế toán không nằm ngoài mục đích thực hiện tốt chức năng này. 3. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty intổng hợp Hà Nội. ý kiến 1: Lập biên bản kiểm nghiệm các loại vật liệu mua ngoài nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định được số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp. Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Trường hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về số lượng và quy cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp, kiện tụng,..... Ví dụ: Theo hợp đồng số 33335 ngày 23/01/2004, công ty mua của công ty giấy Bãi Bằng 20.000tờ giấy cuộn 60 g khổ 79 đơn giá 312đ/kg. Thực tế kiểm nhận số lượng là 20.000kg đúng quy cách và đảm bảo chất lượng. Ban kiểm nghiệm lập biên bản kiểm nghiệm sau: Biểu 3.1: Biên bản kiểm nghiệm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự do - hạnh phúc Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho Số: 10, Ngày 23 tháng 01 năm 2004 Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 33335 giữa Bên bán : Công ty giấy Bãi Bằng Điạc chỉ : Phú Ninh – Phú Thọ Bên mua : Công ty in tổng hợp HN Địa chỉ : 67 Phó Đức Chính – Hà Nội Về việc : công ty giấy Bãi Bằng bán giấy cho công ty in tổng hợp VN tại kho của công ty in tổng hợp, hai bên lập hợp đồng kiểm nghiệm gồm có: ông Nguyễn Văn Hào : Đại diện bên bán – Uỷ viên Ông Lê Văn Hoàng : Đại diện bên mua – trưởng ban ông Đoàn Phúc Lập : Uỷ viên Bà Nguyễn Thanh Hoa : Uỷ viên Hai bên cùng kiểm nghiệm số nguyên vật liệu mà công ty giấy Bãi Bằng giao cho công ty in tổng hợp Hà Nội và thống nhất đa ra kết luận về số nguyên vật liệu đảm bảo theo hợp đồng đã ký STT Tên quy cách, phẩm chất Mã số Đơn vị tính Số lượng theo hoá đơn Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách Số lượng sai quy cách 1 Giấy cuộn 60g/m2 khổ 79 Tờ 20.000 20.000 0 Số lượng vật liệu trên đã được nhập kho công ty in tổng hợp Hà Nội ngày 23/01/2004 Đại diện bên bán Đại diện bên mua ý kiến 2: Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu: Xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu là để tạo thuận lợi cho việc ghi chép, tiết kiệm thời gian và giảm bớt công tác kế toán nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu ở công ty đa dạng về chủng loại, quy cách, mẫu mã, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên nên khối lượng công tác kế toán rất nhiều phức tạp. Vì vậy để quản lý tốt và hạch toán một cách chính xác công ty phải tiến hành phân loại vật liệu một cách hợp lý và khoa học. Việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa vào nội dung, công dụng kinh tế của từng thứ vật liệu để chia thành vật liệu chính, vật liệu phụ, phế liệu....Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, do chưa được cơ giới hoá trong công tác kế toán nên việc phân loại như trên chưa được chi tiết gây khó khăn và mất nhiều thời gian của kế toán vật liệu. Chính vì vậy công ty cần lập thêm “Sổ danh điểm vật tư” để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu dễ dàng chặt chẽ và thống nhất hơn, việc kiểm tra đối chiếu dễ dàng và dễ phát hiện sai sót. Đồng thời giúp cho việc hạch toán kế toán chính xác hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tính toán, công tác kế toán vật liệu, góp phần giảm bớt khối lượng công tác kế toán, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời phục vụ yêu cầu quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. “Sổ danh điểm vật tư” có thể mở bằng cách: Ký hiệu mỗi loại vật liệu theo nguyên tắc dựa vào số loại vật liệu, số nhóm vật liệu cho mỗi loại, dựa vào một số thứ vật liệu cho mỗi loại, số quy cách vật liệu cho mỗi thứ, nhưng trên cơ sở phải được kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Cụ thể, có thể dựa vào số hiệu tài khoản cấp 2 đối với vật liệu để xây dựng bộ mã vật liệu cho công ty, mã các loại vật liệu gồm có : -TK 1521: Nguyên vật liệu giấy -TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in -TK 1523: Nguyên vật liệu mực -TK 1524: Phụ tùng thay thế -TK 1525: Vật liệu phụ -TK 1526: Phế liệu thu hồi Trong mỗi loại vật liệu ta chia thành các nhóm và lập mã số cho từng nhóm. ở công ty, do vật liệu rất đa dạng về chủng loại cho nên có thể diễn tả nhóm Tài khoản cấp 2 bằng nhóm mã số đầu tiên gồm 4 chữ số, nhóm mã số thứ 2 biểu diễn nhóm vật liệu bằng 2 chữ số VD: Giấy Bãi Bằng 60g/m2 khổ 79x109 có thể ký hiệu là 15211 Thể hiện: 152: Nguyên vật liệu 1521: Nguyên vật liệu giấy 152101: Bãi Bằng60g/m2 khổ 79x109 Biểu 3.2: Sổ danh điểm vật liệu Sổ danh điểm vật liệu Tên nguyên vật liệu Mã số Đơn vị tính Ghi chú 1 2 3 4 1. Giấy 1521 Tờ Bãi Bằng 60g/m2khổ 79x109 152101 Tờ ............................................................ ..................... ..................... ............ Tân Mai 59,2x83,2 152129 Tờ 2. Bản in 1522 Tấm Bản 16 trang Zaia 152201 Tấm Bản 8 trang Ko 152202 Tấm Bản 8 trang Pol 152203 Tấm Bản 4 trang Goto 152204 Tấm 3. Mực 1523 Kg Đen Trung Quốc 152301 Kg ............................................................... ..................... .................. ........... Đỏ Tây Ban Nha 152324 Kg ............................................................... ..................... ..................... ............ ý kiến 3: Doanh nghiệp có sổ chi tiết theo dõi vật tư nhưng chưa thể hiện đúng chức năng của nó, bên cạnh đó DN còn sử dụng sổ xuất vật tư, sổ nhập vật tư, sổ xuất giấy + bản in riêng. Như vậy là sổ kế toán chi tiết vật tư khá phức tạp và chưa có hiệu quả cao. DN nên lập lại sổ chi tiết vật tư, còn sổ xuất vật tư, sổ nhập vật tư coi như một bảng kê các chứng từ nhập, xuất vật tư. Sổ chi tiết vật tư được lập dưới dạng sau: Biểu 3.3: Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Năm 2004 Tài khoản: 1521 : Nguyên vật liệu giấy Tên, quy cách vật liệu : Giấy Bãi bằng 60g/m247x59 Mã số vật liệu : 152103 Đơn vị tính : 1000đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 01/01 SD đầu năm 14 110 1540 20 13/01 Mua nhập kho 111 15 200 3000 ... .......... ....................... ........ ........ ...... ........ ...… ........ ...... ......... 35 27/01 Xuất cho SX 6211 15,5 100 1550 31/01 SD cuối kỳ 15 210 3150 Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Người ghi sổ Kế toán trưởng Sổ được mở theo từng tài khoản, theo từng kho và theo từng thứ vật liệu. Sổ trên được mở cho loại giấy Bãi Bằng. Sổ chi tiết cung cấp cho người cần thông tin một lượng thông tin đầy đủ, chính xác về tình hình biến động của từng loại vật liệu về cả số lượng và giá trị. Ngoài việc cung cấp thông tin cho kế toán vật liệu, sổ chi tiết còn cung cấp số liệu chính xác cho kế toán tính giá thành phục vụ cho công tác tính giá. Với mẫu sổ như trên nó đã thể hiện đúng chức năng của nó. Phòng sản xuất kỹ thuật dựa trên số tồn kho trên sổ chi tiết để lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ảnh hưởng. Trong khi “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu” theo dõi nhập, xuất, tồn một cách tổng hợp tất cả các loại vật tư trong công ty thì sổ chi tiết theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư, giúp cho việc hạch toán chi tiết theo vật liệu theo phương pháp thẻ song song chính xác và hiệu quả hơn. ý kiến 4: Để hạch toán nguyên vật liệu một cách chính xác và cung cấp thông tin một cách kịp thời thì với các nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu doanh nghiệp nên hạch toán ngay theo giá tạm tính. Cuối tháng khi đã tính được giá bình quân của nguyên vật liệu thì tiến hành điều chỉnh sau, khi đó mọi thông tin đều kịp thời và chính xác. ý kiến 5: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Do yêu cầu đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất nên trong kho vật liệu luôn có một mức dự trữ nhất định. nguyên vật liệu chính của công ty là giấy và mực in là những loại vật liệu khó bảo quản và dễ hư hỏng, kém phẩm chất. mặt khác, các thông tin từ tổng công ty giấy Việt Nam cho thấy giá sẽ giảm nhiều. Để có thể chủ động bù đắp tổn thất do việc giảm giá nguyên vật liệu tồn kho gây ra, công ty nên trích lập một khoản dự phòng. Vào thời điểm cuối kỳ kế toán, công ty phải lập hội đồng để thẩm định mức giảm giá vật tư tồn kho. Trên cơ sở đó xác định mức dự phòng cần trích lập. Mức dự phòng cần trích lập được xác định dựa trên lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm; mức chênh lệch giữa giá ghi sổ kế toán và giá thực tế trên thị trường tại thời điểm đó. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho và Bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ chi tiết để hạch toán vào giá vốn hàng bán của doanh nghiệp. Việc hạch toán dự phòng giảm giá vật tư tồn kho được thực hiện qua TK159 và các TK 632 Chi phí dự phòng được phản ánh vào giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Có TK 159: Cuối năm sau, xác định mức cần trích cho năm kế hoạch và tiến hành trích bổ sung hoặc hoàn nhập phần chênh lệch vào thu nhập của năm báo cáo: Mức dự phòng cần trích lớn hơn mức đã trích năm trước: Nợ TK 632: Trích bổ sung phần chênh lệch Có Tk 159: Mức dự phòng cần trích nhỏ hơn mức đã trích năm trước: Nợ TK 159 Có Tk 632: Ghi giảm giá vốn hàng tồn kho ý kiến 6: Doanh nghiệp không tập hợp chi phí sản xuất cho từng đơn đặt hàng do đó nguyên vật liệu được phân bổ một cách tổng quát nhất đó là phân bổ thành chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chúng ta sẽ không tính được lãi hay lỗ cho một đơn đặt hàng cụ thể. Tuy nhiên, không phải toàn bộ đơn đặt hàng của doanh nghiệp đều có giá trị lớn do vậy doanh nghiệp nên tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng đơn đặt hàng, còn các chi phí khác thì phân bổ theo một tiêu thức nhất định một cách hợp lý. Chi phí vật liệu giấy cũng cần tính riêng cho sản xuất hay cho quản lý doanh nghiệp. Chỉ có như vậy thì việc phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới có hiệu quả. ý kiến 7: Công ty in tổng hợp Hà Nội là một trung tâm in lớn của Sở Văn hoá - thông tin thành phố Hà Nội, quy mô sản xuất kinh doanh ngày càng được mở rộng, công tác kế toán do đó ngày càng nhiều. Việc thực hiện kế toán thủ công sẽ mất nhiều thời gian và tính chính xác không cao và không đảm bảo tiến độ, một số nghiệp vụ được phản ánh trùng lắp ở các phần hành. Trong điều kiện như vậy, việc áp dụng phần mềm kế toán có rất nhiều ưu điểm như: nhập, sửa chứng từ thuận tiện; truy cập số liệu nhanh, chính xác; giảm khối lượng công việc cho nhân viên kế toán. Công ty nên thúc đẩy nhanh quá trình vi tính hoá công tác kế toán, lựa chọn một phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm hạch toán kế toán tại đơn vị mình, đào tạo nhân viên kế toán. Kết luận Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng trong công tác quản lý nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất nói chung và ở công ty in tổng hợp Hà Nội nói riêng, hơn thế nữa hạch toán kế toán có vai trò to lớn trong quản lý kinh tế. Để phát huy vai trò của mình một cách có hiệu lực, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải không ngừng đổi mới sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Đặc biệt, công tác kế toán nguyên vật liệu phải luôn được cải tiến và hoàn thiện về hình thức tổ chức bộ máy và hình thức kế toán áp dụng để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời một cách toàn diện về tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế của công ty in tổng hợp Hà Nội em thấy công ty in đã tổ chức, sắp xếp và dần đưa công tác kế toán nguyên vật liệu đi vào nề nếp, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, để công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng thực sự trở thành công cụ quản lý kinh tế và hiệu quả đòi hỏi công ty phải tìm ra giải pháp hữu hiệu hơn nữa nhằm kiện toàn tổ chức công tác kế toán một cách khoa học vừa đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế ở công ty, vừa đúng theo chế độ kế toán mới ban hành. Quá trình thực tập tại công ty cũng giúp em tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, tạo điều kiện để em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Tuy nhiên do thời gian có hạn và kinh nghiệm còn hạn chế nên luận văn tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót kính mong được sự góp ý của thầy giáo Trần Quý Liên để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo và các cán bộ phòng kế toán – tài vụ công ty in tổng hợp Hà Nội. Danh mục tài liệu tham khảo TS. Nguyễn Thị Đông (Chủ biên). Lý thuyết hạch toán kế toán (NXB Tài chính tháng 11/1997). TS. Đặng Thị Loan (Chủ biên). Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp (NXB Giáo dục tháng 11/1996 – Trường đại học kinh tế quốc dân). PGS.TS. Phạm Thị Gái (Chủ biên). Phân tích hoạt động kinh doanh (NXB Giáo dục Khoa kế toán – Trường đại học kinh tế quốc dân Hà Nội). TS. Phạm Văn Dược - Đặng Kim Cương (Đồng chủ biên). Hướng dẫn thực hành chế độ kế toán mới (NXB Thống kê). Tổ chức hạch toán kế toán (NXB Giáo dục tháng 11/1999 – Trường ĐHKTQDHN) Phân tích hoạt động kinh doanh (Bộ môn kế toán quản trị và PTHĐKD – NXB thống kê). TS. Nguyễn Minh Phương – TS. Nguyễn Thị Đông (Đồng chủ biên). Giáo trình kế toán quốc tế (NXB thống kê). Tạp chí kế toán các năm 2000;2001;2002;2003. PTS. Chu Minh Hảo (Chủ biên). Kiểm tra tài chính trong các doanh nghiệp (NXB chính trị quốc gia). GS.TS. Nguyễn Quang Quynh (Chủ biên). Lý thuyết kiểm toán (NXB tài chính). Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ sách kế toán trong các loại hình doanh nghiệp (Bộ tài chính – Nhà xuất bản tài chính). Một số tài liệu khác: Các báo cáo liên quan đến kế toán nguyên vật liệu công ty in tổng hợp Hà Nội. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán công ty in tổng hợp Hà Nội quý 4 năm 2003. Các tài liệu khác. ý kiến nhận xét của giáo viên hướng dẫn ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ý kiến nhận xét của giáo viên phản biện ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………… Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Phần I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất 2 1. Khái quát chung về kế toán nguyên vật liệu 2 1.1. Khái niệm 2 1.2. Phân loại nguyên vật liệu 3 1.3. Tính giá nguyên vật liệu 5 1.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho` 5 1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho 7 1.4. Nhiệm vụ, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu 11 1.4.1. Khâu cung ứng 12 1.4.2. Khâu bảo quản và dự trữ 12 1.4.3. Khâu cấp phát sử dụng 13 1.5. Nhiệm vụ và yêu cầu kế toán nguyên vật liệu 14 2. Kế toán ban đầu nguyên vật liệu 15 2.1. Chứng từ sử dụng 15 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ 16 2.2.1. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho 16 2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho 16 2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 17 2.3.1. Phương pháp thẻ song song 17 2.3.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển 18 2.3.3. Phương pháp sổ số dư 19 3. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 20 3.1. Phương pháp kê khai thường xuyên 20 3.1.1. Tài khoản sử dụng 21 3.1.2. Phương pháp kế toán 21 3.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ 23 3.2.1. Tài khoản sử dụng 23 3.2.2. Phương pháp kế toán 23 3.3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu 25 4. Sổ sách kế toán 26 4.1 Hình thức sổ Nhật ký chung 26 4.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ 27 4.3. Hình thức Nhật ký – Sổ cái 28 4.4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ 30 Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội 31 1. Khái quát chung về công ty in tổng hợp Hà Nội 31 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 31 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý 33 1.3. Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh 36 1.4. Tổ chức công tác kế toán 38 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán 38 1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán 39 1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán 40 1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán 40 1.4.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán 41 2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội 42 2.1. Đặc điểm, phân loại và đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 42 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu 42 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu 42 2.1.3. Đánh giá nguyên vật liệu 44 2.2. Tổ chức kế toán ban đầu nguyên vật liệu tại công ty 45 2.3. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu 52 2.3.1. Tại kho vật liệu 52 2.3.2. Tại phòng kế toán 53 2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 60 2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu 61 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu 62 Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội 68 Đánh giá tổng quát 68 1.1. Ưu điểm 68 1.2. Nhược điểm 69 Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội 71 Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội 73 Kết luận 81 Danh mục chữ viết tắt BCTC Báo cáo tài chính CCDC Công cụ, dụng cụ CT – GS Chứng từ ghi sổ KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ GTGT Giá trị gia tăng GTT Giá thực tế NKC Nhật ký chung NK – CT Nhật ký chứng từ NK – SC Nhật ký sổ cái NVL Nguyên vật liệu NVLC Nguyên vật liệu chính PTTT Phụ tùng thay thếTSCĐ Tài sản cố định VLP Vật liệu phụ VT Vật tư Danh mục các bảng biểu Trang Biểu 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 33 Biểu 2.2: Phiếu đặt mua vật tư 45 Biểu 2.3: Hoá đơn giá trị gia tăng 46 Biểu 2.4: Phiếu nhập kho 47 Biểu 2.5: Lệnh sản xuất 48 Biểu 2.6: Phiếu xuất giấy + bản in 49 Biểu 2.7: Phiếu đề nghị xuất vật liệu 50 Biểu 2.8: Phiếu xuất kho 51 Biểu 2.9: Thẻ kho 52 Biểu 2.10: Sổ nhập vật tư 54 Biểu 2.11: Sổ xuất giấy + bản in 55 Biểu 2.12: Sổ theo dõi xuất vật tư, sản phẩm, hàng hoá 56 Biểu 2.13: Sổ theo dõi chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá 57 Biểu 2.14: Báo cáo xuất vật tư 58 Biểu 2. 15: Báo cáo tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu 60 Biểu 2.16: Chứng từ ghi sổ số 17 61 Biểu 2.17: Chứng từ ghi sổ số 20 62 Biểu 2.18: Bảng phân bổ NVL, CCDC 63 Biểu 2.19: Chứng từ ghi sổ số 45 64 Biểu 2.20: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 65 Biểu 2.21: Sổ cái TK 1521 66 Biểu 2.22: Sổ cái TK 152 67 Biểu 3.1: Biên bản kiểm nghiệm 74 Biểu 3.2: Sổ danh điểm vật liệu 76 Biểu 3.3: Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá 77 Dang mục các sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song 18 Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển 19 Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư 20 Sơ dồ 1.4: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 22 Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 24 Sơ đồ1.6: Trình tự kế toán NVL theo hình thức NKC 27 Sơ đồ 1.7: Trình tự kế toán NVL theo hình thức CT – GS 28 Sơ đồ 1.8: Trình tự kế toán NVL theo hình thức NK – SC 29 Sơ đồ 1.9: Trình tự kế toán NVL theo hình thức NK – CT 30 Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty in tổng hợp Hà Nội 37 Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại cong ty in tổng hợp Hà Nội 38 ._.