Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in tổng hợp Hà Nội

y chuyền công nghệ, đầu tư vào nguồn nhân lực và cũng không kém phần quan trọng là chú trọng tới các yếu tố cấu thành nên sản phẩm, đó là nguyên vật liệu. Công ty in tổng hợp Hà nội là một doanh nghiệp Nhà nước hoạt động trong lĩnh vực in ấn. Là một doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện chế độ tự hạch toán lỗ lãi, công ty luôn chú trọng đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm, cung ứng một cách tốt nhất cho khách hàng. Để đảm bảo đời sống cho công nhân viên và kinh doanh có lãi, công ty luôn nỗ lực tìm tòi, đầu tư có hiệu quả vào các yếu tố đầu vào của quá trình kinh doanh nhằm tiết kịêm chi phí, hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng của sản phẩm. Trong đó công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng. Trong thời gian thực tập tại công ty, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của cán bộ phòng kế toán – tài vụ, cùng sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Trần Quý Liên, em đã mạnh dạn lựa chọn và đi sâu nghiên cứu luận văn tốt nghiệp với đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội”. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm những nội dung chính sau đây: Phần I : Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất. Phần II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội. Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà nội. Phần I Lý luận chung về kế toán Nguyên vật liệu tại doanh nghiệp sản xuất. 1. Khái quát chung về kế toán nguyên vật liệu. 1.1. Khái niệm. Các yếu tố đầu vào là một trong những yếu tố quyết định đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Các sản phẩm đầu ra do quy luật cung cầu trên thị trường quyết định, các yếu tố đầu vào là sự kết hợp của 3 yếu tố là: sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo; sợi trong doanh nghiệp dệt; da trong doanh nghiệp đóng giày; vải trong doanh nghiệp may mặc....Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã trải qua tác động lao động của con người và được các đơn vị sản xuất sử dụng làm chất liệu ban đầu để tạo ra sản phẩm. Do đó nguyên vật liệu là nhân tố cơ bản cho quá trình sản xuất, nó quyết định chất lượng sản phẩm, là chìa khoá cho doanh nghiệp trong việc giảm chi phí, hạ giá thành nhờ đó mà có thể trụ vững và ngày càng phát triển trong điều kiện cạnh tranh mạnh mẽ của cơ chế thị trường như hiện nay. Đặc điểm nguyên vật liệu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, tuỳ thuộc vào ngành nghề kinh doanh đặc thù của doanh nghiệp đó. Ví dụ, trong ngành chế biến rau quả thực phẩm, mỗi nguyên vật liệu có giá trị thấp, hầu hết là các sản phẩm tươi sống, tỷ lệ hỏng cao...; trong ngành chế tạo máy, lắp ráp ô tô thì ngược lại nguyên vật liệu có giá trị cao và phải bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật chuẩn xác. Tuy nhiên nguyên vật liệu cũng mang những đặc điểm chung sau: Là đối tượng lao động cấu thành thực thể sản phẩm. Chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định, toàn bộ giá trị nguyên vật liệu được chuyển hoá vào giá trị của sản phẩm làm ra. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Tuy nhiên tỷ trọng này tuỳ thuộc vào đặc điểm ngành nghề kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu. Trên cơ sở phân tích các đặc điểm như trên, chúng ta thấy rằng nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Trong điều kiện đó, để quản lý một cách có hiệu quả, sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm, đúng mục đích thì doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật liệu nhằm thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, đơn vị tính, sử dụng hợp lý các loại tài khoản kế toán, phản ánh chính xác tình hình hiện có và sự biến động của các loại nguyên vật liệu cũng như phục vụ cho việc xây dựng “Danh điểm nguyên vật liệu”. Các doanh nghiệp được phép linh hoạt trong việc lựa chọn tiêu thức phù hợp để phân loại nguyên vật liệu tại đơn vị mình tuỳ thuộc vào tính đặc thù của mỗi ngành nghề sản xuất – kinh doanh và quy mô hoạt động. Trong thực tế công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp, đặc trưng dùng để phân loại nguyên vật liệu thông dụng nhất là theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính: Là các đối tượng lao động mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm mua vào). Danh từ nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Ví dụ như sắt, thép trong các doanh nghiệp cơ khí chế tạo; vải trong các doanh nghiệp may mặc; da trong doanh nghiệp đóng giày... Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trính sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Ví dụ như dầu nhờn, hồ dán, thuốc nhuộm, thuốc tẩy, thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, dẻ lau... Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng là vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại vật liệu phụ thông thường. Ví dụ như than dá, than bùn, củi, xăng, dầu... Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng phục vụ cho hoạt động thay thế sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.... Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. Phế liệu: Là loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. Ví dụ như phoi bào, vải vụn, sắt vụn, giấy vụn... Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp và các loại khác như bao bì, vật đóng gói.... Trên thực tế hạch toán theo cách phân loại nói trên chỉ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại nguyên vật liệu. Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ nguyên vật liệu, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của nguyên vật liệu, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, và kích cỡ của chúng. 1.3. Tính giá nguyên vật liệu. Quản lý nguyên vật liệu chính là quản lý chất lượng, giá trị và chi phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Xác định giá trị nguyên vật liệu thông qua các phương pháp tính giá là cơ sở cho việc hạch toán. Tính giá nguyên vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Tính giá có hợp lý thì hạch toán mới chính xác và ngược lại, tính giá nguyên vật liệu sai dẫn đến nhầm lẫn trong việc xác định giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất – kinh doanh, ảnh hưởng lớn tới các quyết định trong việc tiêu thụ sản phẩm, đẩy đơn vị đến chỗ làm ăn thua lỗ. Việc tính giá được tiến hành cho cả nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho. Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp, nguyên vật liệu được tính giá theo giá thực tế. 1.3.1.Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế hàng tồn kho (IAS2): Hàng tồn kho (trong đó có nguyên vật liệu) được mua về nhập kho tuỳ từng thứ, loại khác nhau được tính giá khác nhau song về cơ bản giá gốc của chúng bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đưa chúng về địa điểm và trạng thái hiện tại. Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. Giá NVL Giá mua Chi phí Giảm giá thực tế = thực tế + thu - hàng nhập kho trên hoá đơn mua mua + Giá mua thực tế trên hợp đồng: Đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trên hoá đơn không bao gồm thuế GTGT đầu vào, ngược lại đối với các đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Giá mua bao gồm cả thuế GTGT đầu vào. + Chi phí thu mua: Chi phí mua bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu và các loại thuế khác (không bao gồm các khoản thuế mà đơn vị được hoàn lại), chi phí vận chuyển, bốc xếp và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua vật tư, hàng hoá, dịch vụ. + Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. + “Có thể tính vào tổng chi phí mua lỗ hối đoái trong trường hợp đặc biệt là đơn vị tiền tệ kế toán đột xuất giảm trầm trọng so với ngoại tệ mua hàng gần đây”. Đối với nguyên vật liệu tự chế: Giá thực tế = Giá NVL xuất + Chi phí gia công NVL tự chế để tự chế chế biến + Giá nguyên vật liệu xuất để tự chế: Được xác định tuỳ theo phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho của đơn vị hạch toán. + Chi phí gia công chế biến: Mọi khoản chi phí liên quan đến quá trình gia công, chế biến số vật liệu đó, bao gồm: Chi phí liên quan trực tiếp đến sản phẩm như chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo tr nhân công trực tiếp. Phân bổ các chi phí sản xuất chung bao gồm: Chi phí nhà xưởng và máy móc thiết bị, chi phí quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công. Giá thực tế Giá thực tế Chi phí thuê Chi phí NVL thuê = của NVL xuất + ngoài gia công + vận chuyển ngoài gia công để gia công phải trả bốc dỡ + Chi phí thuê ngoài gia công: Tổng giá trị ghi trên hợp đồng thuê ngoài gia công hoặc các chứng từ thanh toán với bên nhận gia công. + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ: Là chi phí nhân công bốc dỡ, chi phí vận tải đưa số vật liệu đó từ kho của đơn vị đến nơi gia công và ngược lại. Nếu trong hợp đồng quy định bên nhận gia công thanh toán khoản chi phí này thì đơn vị hạch toán không phải phản ánh nữa. Giá thực tế NVL nhận vốn = Giá thực tế NVL + Chi phí góp liên doanh, vốn cổ phần được đánh giá tiếp nhận Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần: Mỗi khi nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần các doanh nghiệp đều phải có biên bản đánh giá tài sản do hội đồng liên doanh và các chuyên gia (nếu có) đánh giá. Giá trị vật liệu được đánh giá dựa trên giá thị trường và giá ghi sổ tại đơn vị tham gia liên doanh, góp vốn. Các chi phí khác có thể tính vào giá phí nguyên vật liệu tồn kho: Các chi phí khác được tính vào giá phí tồn kho là các chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đưa hàng về địa điểm và trạng thái hiện tại ngoài các chi phí kể trên. Ví dụ: Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính (với điều kiện các chi phí này phải gắn liền với việc mua vật liệu và được tính, phân bổ thật chính xác. 1.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có nhiều phương pháp tính khác nhau. Mỗi phương pháp có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Tuỳ loại hình doanh nghiệp, đặc điểm và tính đa dạng của nguyên vật liệu mà lựa chọn phương pháp tính giá phù hợp. Các phương pháp tính giá bao gồm: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Giá thực tế VL = Số lượng VL x Giá đơn vị xuất kho xuất kho bình quân Giá đơn vị bình quân có thể được sử dụng dưới ba dạng sau: + Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, dựa vào giá thực tế của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá trị bình quân của một đơn vị nguyên vật liệu trong cả kỳ dự trữ. Căn cứ vào lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân vừa tính được để xác định giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ. Đây là phương pháp có ý nghĩa về mặt thực tiễn hơn là cơ sở lý thuyết, có ưu điểm đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Chính vì vậy, phương pháp này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có số lượng chủng loại nguyên vật liệu lớn và không có điều kiện phân công riêng nhân viên kế toán nguyên vật liệu. + Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho kỳ này được tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. ưu điểm của phương pháp tính giá này là đơn giản, dễ thực hiện, cung cấp số liệu kế toán kịp thời nhưng không đảm bảo được tính chính xác của số liệu do không tính đến sự biến động của giá cả kỳ này. + Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Sau mỗi lần nhập kho, kế toán tính lại giá nguyên vật liệu trong kho, giá thực tế vật liệu xuất kho là giá bình quân được tính sau lần nhập gần nhất. Phương pháp này có ưu điểm lớn là vừa bảo đảm tính kịp thời của số liệu vừa đảm bảo được tính chính xác do phản ánh được tình hình biến động của giá cả thị trường. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi khối lượng tính toán lớn, phức tạp do sau do sau mỗi lần nhập kho, kế toán phải tính lại giá bình quân. Phương pháp xác định theo giá hàng tồn kho cuối kỳ trên cơ sở giá mua thực tế cuối kỳ: Theo phương pháp này, trị giá thực tế hàng xuất kho được tính như sau: Giá thực tế (GTT)NVL = Số lượng tồn kho x Đơn giá NVL tồn kho cuối kỳ cuối kỳ nhập kho lần cuối Theo phương pháp này, giá thực tế hàng xuất kho được tính theo giá nhập cuối kỳ kế toán. Phương pháp này đơn giản nhưng chỉ có độ chính xác khi giá cả trong kỳ ít biến động, lại không đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin kế toán nên ít được sử dụng. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Giả thiết rằng lô nguyên vật liệu nào nhập trước thì được xuất trước và nguyên vật liệu tồn kho là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là “cung cấp một sự ước tính hợp lý về giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên bảng cân đối kế toán, đặc biệt trong điều kiện có những lần mua hàng nhưng chưa có giá đơn vị”. Phương pháp này thích hợp trong bối cảnh giá cả nguyên vật liệu ổn định hoặc có xu hướng giảm, nếu giá cả có xu hướng tăng cuối kỳ doanh nghiệp có số lãi nhiều hơn so với khi sử dụng các phương pháp khác. Điều đó đôi khi có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp trong việc tăng thuế thu nhập phải nộp. Với khối lượng tính toán nhiều, phức tạp, phươngpháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều và phù hợp khi giá cả thị trường có nhiều biến động. Ngoài ra, áp dụng phương pháp này làm cho doanh thu hiện hành không phù hợp với những khoản chi phí hiện hành bởi doanh thu hiện hành lại được tạo ra từ giá trị vật tư đã được mua vào từ trước đó rất lâu, dẫn đến việc tính lãi gộp và thu nhập thuần không chính xác. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số nguyên vật liệu nào nhập kho sau sẽ được xuất trước và nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ là nguyên vật liệu được mua hoặc sản xuất trước đó. Đây là phương pháp ngược lại với phương pháp Nhập trước – xuất trước ở trên, khắc phục được những nhược điểm của phương pháp FIFO. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát do giá thực tế của vật liệu xuất dùng luôn sát với giá thị trường ở thời điểm sử dụng, bảo đảm nguyên tắc thận trọng vì doanh thu hiện tại phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Quan trọng hơn, trong điều kiện giá cả thị rường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp cho đơn vị kinh doanh giảm được số thuế thu nhập doanhn ghiệp phải nộp cho Nhà nước. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là cung cấp những thông tin không hợp lý về giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp. Do đó , vốn lưu động của đơn vị kinh doanh được phản ánh thấp hơn kéo theo khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế nên nó không được khuyến khích áp dụng. Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp giá thực tế đích danh, giá trị xuất kho của một loại hàng được xác định đúng theo giá nhập kho.đây là phương pháp tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Phương pháp này vận dụng thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu, có số lượng chủng loại nguyên vật liệu, có số lượng chủng loại nguyên vật liệu ít và đặc biệt chỉ áp dụng đối với nguyên vật liệu nhận diện được. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá nguyên vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô nguyên vật liệu nhập kho, hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá thực tế của nó. Tuy nhiên, nó sẽ không thích hợp đối với doanh nghiệp có vật liệu đa dạng, trình độ cán bộ quản lý thấp. ở Việt Nam, các doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn phương pháp giá trị hàng tồn kho như sau: Phương pháp giá thực tế đích danh cần được ưu tiên lựa chọn nếu doanh nghiệp có thể áp dụng được. Nếu có bằng chứng thực tế xác nhận luồng nhập xuất vật tư của doanh nghiệp là nhập sau – xuất trước thì doanh nghiệp được phép áp dụng phương pháp nhập sau – xuất trước. Khi không thể áp dụng phương pháp giá thực tế đich danh và khi thực tế luồng nhập, xuất vật tư của doanh nghiệp không phải là nhập sau - xuất trước thì doanh nghiệp co thể lựa chọn phương pháp giá bình quân hay phương pháp mhập trước – xuất trước. Điều này hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế vừa phản ánh đúng tình hình tài chính (giá trị hàng tồn kho) của doanh nghiệp. Trên thực tế áp dụng ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, một phương pháp khác cũng được áp dụng khá phổ biến đó là phương pháp giá hạch toán. Phương pháp giá hạch toán: Doanh nghiệp đánh giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này tự xác định một mức giá ổn định trong kỳ gọi là giá hạch toán. Toàn bộ nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được phản ánh theo giá trị hạch toán. Cuối kỳ, kế toán sẽ điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá thực tế NVL Giá hạch toán NVL Hệ xuất trong kỳ = xuất trong kỳ x số (Hoặc tồn cuối kỳ) (Hoặc tồn cuối kỳ) giá Hệ Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ số = ------------------------------------------------------------------- giá Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, nhóm nguyên vật liệu tuỳ thuộc tính đa dạng của nguyên vật liệu, yêu cầu và trình độ quản lý của đơn vị. Phương pháp tính giá trị này đơn giản, kịp thời, dễ thực hiện. Doanh nghiệp tính giá theo phương pháp này sẽ có một mức chi phí ổn định trong cả kỳ hạch toán. Mức chênh lệch giá mua nguyên vật liệu trong kỳ sẽ được san đều cho các lô hàng xuất và tồn cuối kỳ. Nhược điểm của phương pháp này là không cung cấp được thông tin chính xác về giá xuất kho vật liệu và chi phí sản xuất tại một thời điểm trong kỳ kế toán. 1.4. Nhiệm vụ và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Dưới tác động mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật, máy móc dần dần có thể thay thế con người ở một khâu nhất định, nhưng đối với các yếu tố đầu vào của sản xuất đặc biệt là nguyên vật liệu thì công nghệ chỉ có thể tác động làm giảm định mức tiêu hao cho sản xuất sản phẩm, cho phép thay thế, tận dụng nguồn nguyên vật liệu sẵn có trong tự nhiên hay cải tiến chất lượng nguyên vật liệu. Chất lượng của nguyên vật liệu ngày càng được nâng cao, sản phẩm lúc đó mới đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng của khách hàng cả về giá trị sử dụng của sản phẩm lẫn các yếu tố về thẩm mỹ. Không những thế, đây còn là nhân tố then chốt trong việc tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Vậy để đảm bảo cho hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra thường xuyên và liên tục, doanh nghiệp phải có kế hoạch tổ chức quản lý, sử dụng nguyên vật liệu một cách có hiệu quả ở tất cả các khâu: cung ứng, bảo quản, dự trữ, cấp phát và hạch toán kế toán. 1.4.1. Khâu cung ứng. Trong điều kiện kinh tế thị trường, nguyên vật liệu đa dàng về chủng loại, giá cả không đồng nhất do vậy bộ phận cung ứng vật tư của doanh nghiệp cần linh hoạt, nhanh nhậy trong công tác thu mua song vẫn phải triệt để tuân thủ các nguyên tắc sau: Cung ứng vật tư nói chung và nguyên vật liệu nói riêng phải xuất phát từ định mức kế hoạch, căn cứ vào yêu cầu của phân xưởng phục vụ cho sản xuất và sửa chữa. Thời điểm cung ứng kịp thời tránh gây ra tình trạng đình trệ, gián đoạn sản xuất song tuyệt đối không nhập ồ ạt gây ứ đọng, tồn kho ảnh hưởng tới vốn lưu động của doanh nghiệp. Việc cung ứng nguyên vật liệu phải kiểm tra chặt chẽ mặt số lượng, cần có đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ phục vụ cho việc ghi sổ và giải quyết khi phát sinh tranh chấp. Một trong những điều kiện chủ yếu để hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất là việc cung cấp nguyên vật liệu, năng lượng phải được tổ chức một cách hợp lý, đảm bảo đủ số lượng, đồng bộ, đúng phẩm chất và đúng thời gian. Để có thể nắm bắt một cách chính xác có khoa học tình hình cung cấp nguyên vật liệu ở doanh nghiệp phục vụ cho yêu cầu quản lý, kế toán tiến hành phân tích thông qua các chỉ tiêu khác nhau nhưng phải tuân theo nguyên tắc chung đó là phân tích theo từng loại nguyên vật liệu không lấy phần vượt kế hoạch cung ứng của nguyên vật liệu này để bù đắp cho phần thiếu hụt của nguyên vật liệu khác. 1.4.2. Khâu bảo quản và dự trữ. Căn cứ vào tính chất, đặc điểm của từng nguyên vật liệu mà doanh nghiệp tổ chức các hình thức bảo quản cho phù hợp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng của nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất. Các yêu cầu trong tổ chức bảo quản bao gồm: nhiệt độ, ánh sáng, độ ẩm, phương tiện cất trữ hay mức độ an toàn.... Do phân công lao động xã hội và sự phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sản phẩm của doanh nghiệp này trở thành nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác. Việc vận chuyển những sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng những phưpng tiện vận tải với các trọng tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự liên tục của quá trình sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được đảm bảo bằng cách dự trữ các loại nguyên vật liệu cần thiết. Để xác định mức dự trữ vật tư, doanh nghiệp sử dụng ba chỉ tiêu: Dự trữ tuyệt đối (biểu hiện bằng đơn vị hiện vật như: tấn, kg, m...), dự trữ tương đối (tính bằng số ngày tương đối) và dữ trữ biểu hiện bằng tiền (biểu hiện bằng giá trị). Trước kia, trong nền kih tế tập trung đơn vị chỉ xác định mức dự trữ tuyệt đối và dữ trữ tương đối không cần tính đến chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền vì Nhà nước dựa trên chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong từng thời kỳ sẽ có trách nhiệm đảm bảo lượng nguyên vật liệu tương ứng, đơn vị chỉ có nghĩa vụ sản xuất. Trong điều kiện hiện nay, xác định mức dự trữ biểu hiện bằng tiền là điều kiện cần để doanh nghiệp vừa tự cấp cho mình lượng nguyên vật liệu cần thiết phục vụ sản xuất vừa bảo đảm lượng vốn lưu động cho quá trình kinh doanh. 1.4.3. Khâu cấp phát sử dụng. Trong thực tế sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả gây thất thoát, ứ đọng nguyên vật liệu dẫn tới giá thành sản phẩm cao. Nguyên nhân chủ yếu là do tổ chức bảo quản nguyên vật liệu tại kho thiếu khoa học, thủ kho trình độ kém, việc cấp phát tuỳ tiện không qua kiểm duyệt, dẫn tới không đáp ứng kịp thời cho sản xuất. Để thực hiện tốt khâu cấp phát sử dụng, bộ phận vật tư cũng như cán bộ kho cần triệt để tuân thủ nguyên tắc: Không xuất kho nguyên vật liệu khi không có giấy phép bằng văn bản của người có thẩm quyền như: Lệnh giao hàng, Phiếu xuất vật tư..., theo dõi chặt chẽ lượng vật tư dư thừa trong sản xuất để tái nhập kho và kiến nghị với cấp trên về các hành vi sai trái trong việc sử dung nguyên vật liệu được cấp phát.... Bởi vì, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. Việc phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu vào sản xuất phải được tiến hành trên các mặt khối lượng nguyên vật liệu, chi phí nguyên vật liệu sản xuất ra một đơn vị sản phẩm.... Để nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư, doanh nghiệp phải xây dựng cho đơn vị mình định mức tiêu hao cũng như thường xuyên nghiên cứu thay đổi cho phù hợp với tình hình biến động trên thực tế tránh tình trạng lạc hậu gây lãng phí nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Ngoài ra, để đánh giá được mức độ hoàn thành kế hoạch về chi phí nguyên vật liệu tiêu dùng trong kỳ người ta thường so sánh chỉ tiêu này giữa các kỳ thông quaviệc áp dụng các phương pháp phổ biến như: Thay thế liên hoàn, hệ thống chỉ số....trong đó tập trung vào việc xác định các nhân tố ảnh hưởng và phân tích mối quan hệ của chúng tới chi phí nguyên vật liệu của doanh nghiệp. 1.5. Nhiệm vụ và yêu cầu kế toán nguyên vật liệu. Kế toán là môn khoa học xã hội, là công cụ quản lý kinh tế, nó phản ánh, ghi chép, tính toán một cách thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình vốn, và quá trình luân chuyển vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất knh doanh....để từ đó cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Như vậy đối tượng của kế toán là toàn bộ tài sản, nguyên vật liệu là một trong các tài sản lưu động chiếm giá trị lớn nên nguyên vật liệu cũng là đối tượng của kế toán. Kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh, xử lý tổng hợp số liệu và cung cấp thông tin về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập xuất tồn kho vật liệu cả về chỉ tiêu giá trị lẫn hiện vật. Kế toán nguyên vật liệu thực hiện vai trò tham mưu cho các nhà quản trị trong việc xác định nhu cầu vật liệu và mức độ dự trữ vật liệu hợp lý, tránh tình ttrạng lãng phí, ứ đọng mà vẫn cung cấp đầy đủ, kịp thời cho hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu, chỉ tiêu về tình hình biến động của nguyên vật liệu cả về mặt số lượng, chủng loại và giá trị. Yêu cầu đặt ra đối với kế toán nguyên vật liệu là sự bảo đảm nguyên tắc nhất quán, chính xác trong các phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất nhập kho, mỗi nhiệm vụ liên quan đến nhập xuất vật tư phải được ghi chép đầy đủ ở hai bộ phậnkế toán, kế toán theo dõi vật tư bằng hiện vật phải tách rời kế toán vật tư theo dõi về giá trị, lưu trữ đầy đủ các chứng từ nhập xuất vật tư và phải được ghi chép theo dõi trên thẻ kho, sổ chi tiết, bảo đảm cung cấp những thông tin về bảo quản, xuất nhập vật tư cho người quản lý, lượng hàng xuất kho phải được hạch toán chính xác về giá thành, nếu có sai lệch giữa số liệu kế toán và số liệu kiểm kê phải đối chiếu và giải thích rõ nguyên nhân, phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cũng như hạch toán tổng hợp sao cho thống nhất giữa các kỳ và niên độ kế toán (trong trường hợp có những thay đổi phải báo cấo và giải thách cụ thể). Kế toán nguyên vật liệu phải được tổ chức phù hợp với đặc điểm nguyên vật liệu và yêu cầu quản lý của đơn vị mình, nhằm cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. II. Kế toán ban đầu nguyên vật liệu. 2.1. Chứng từ sử dụng. Trong công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, Bộ tài chính ban hành quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 và các văn bản pháp quy khác có liên quan quy định danh mục chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ bắt buộc: Hoá đơn GTGT mẫu 01 - GTGT Phiếu nhập kho 01 – VT Phiếu xuất kho 02 – VT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 – VT Thẻ kho 06 – VT Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá 08 – VT Ngoài ra cỏn tuỳ vào đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ theo hướng dẫn sau: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức mẫu 04 – VT Biên bản kiểm nghiệm 05 – VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 07 – VT 2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ. 2.2.1. Trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho Bộ phận cung ứng dựa trên kế hoạch sản xuất của bộ phận sản xuất để lập kế hoạch cung ứng. Nhân viên bộ phận cung ứng lên danh sách các loại vật liệu cần mua, liên hệ với nhà cung cấp, mua hàng về nhập kho. Chứng từ ban đầu của quá trình nhập kho là hoá đơn bán hàng mà nhà cung cấp lập. Số liệu trên hoá đơn bán hàng là cơ sở để vào phiếu nhập và các sổ sách có liên quan. Bộ phận cung ứng cùng với cán bộ kỹ thuật tiến hành kiểm nghiệm vật tư. Nếu vật tư đạt được những tiêu chuẩn kỹ thuật và đúng với các số liệu ghi trên hoá đơn thì được nhập kho. Phiếu nhập kho xác nhận số lượng, giá trị vật tư, sản phẩm hàng hoá thực tế nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và kế toán ghi sổ. Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập 3 liên. Sau khi nhập kho thủ kho ghi số lượng nhập, ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký tên vào phiếu. Căn cứ vào phiếu nhâp kho, thủ kho ghi thẻ kho và sau đó chuyển phiếu nhập cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán sau đó được lưu tại phòng kế toán. 2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho. Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật liệu viết giấy đề nghị lĩnh vật tư, hoặc phòng kế toán viết lệnh sản xuẩttên đó ghi rõ mức tiêu hao vật liệu. Trên cơ sở đó bộ phận cung ._.ứng lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho theo dõi chặt chẽ số luợng vật tư xuất kho cho các bộ phận trong đơn vị sử dụng. Nó làm căn cứ để ghi thẻ kho và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng một kho dùng cho một đối tượng hạch toán chi phí hoặc cùng mục đích sử dụng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Người lĩnh vật tư cầm phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghi lượng xuất vào phiếu xuất kho, căn cứ vào đó ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Phòng kế toán nhận phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán sau đó lưu chứng từ. III. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, vì vậy hạch toán nguyên vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết là một phần hành song song với hạch toán tổng hợp, mang tính đối chiếu với hạch toán tổng hợp nhằm quản lý chặt chẽ hơn tình hình biến động tài sản của doanh nghiệp. Dựa trên đặc điểm, tính chất nguyên vật liệu tại đơn vị mình, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho sau: 3.1. Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu để ghi thẻ kho. Kế toán nguyên vật liệu cũng dựa trên các chứng từ này để ghi số lượng và tính thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu”. Cuối kỳ đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” với “Thẻ kho” tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ “Thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu” kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp Nhập, Xuất vật liệu. Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhâp, xuất ,tồn của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Tuy nhiên phương pháp này chỉ sử dụng được khi doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu. Không những vậy phương pháp này sử dụng các chỉ tiêu trùng lắp giữa thủ kho và kế toán. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết VL Sổ KT tổng hợp về VL (bảng kê tính giá) Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.1: Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song 3.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này kế toná chỉ mở “Sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” theo từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm nguyên vật liệu và theo từng kho, kế toán lập “bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu” và dựa trên các bảng kê này để ghi vào “sổ luân chuyển nguyên vật liệu”. Khi nhận được “Thẻ kho”, kế toán tiến hành đối chiếu tổng hợp Nhập, Xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển nguyên vật liệu”, đồng thời từ sổ “đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu” để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Như vậy phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép của kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn, hơn thế nữa là ảnh hưởng tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Nó thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lượng nhập, xuất nguyên vật liệu không nhiều. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho vật liệu Bảng kê nhập vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sổ chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển. 3.3. Phương pháp số dư. Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm nguyên vật liệu và số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp số dư là thích hợp nhất để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Theo phương pháp này thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” như các phương pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng nguyên vật liệu tồn kho từ thẻ kho vào “sổ số dư”. Kế toán dựa vào số lượng nhập xuất của từng danh điểm nguyên vật liệu được tổng hợp từ các chứng từ nhập xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo định kỳ 3, 5 hoặc 10 ngày một lần (kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ”) và giá hạch toán để tính trị giá thành tiền nguyên vật liệu nhập, xuất theo từng danh điểm từ đó ghi vào “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn”. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng luỹ kế nhập, xuất ,tồn”. Từ “Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn” kế toán lập “Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn” để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn đồi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ1.3: Hạch toán chi tiết ngên vật liệu theo phương pháp số dư. IV. Kế toán toán tổng hợp nguyên vật liệu. Nếu hạch toán chi tiết theo dõi cụ thể tình hình biến đọng của từng danh điểm nguyên vật liệu về cả hiện vật và giá trị thì hạch toán tổng hợp theo dõi chung về giá trị của nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn trong kỳ. Trên cơ sở đặc điểm và quy mô nguyên vật liệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp hạch toán tổng hợp sau: 4.1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX). Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản hàng tồn kho. Theo phương pháp này trên các tài khoản hàng tồn kho không chỉ theo dõi số hiện có mà cả tình hình biến động tăng, giảm vật tư trong kỳ. Với độ chính xác cao, cung cấp thông tin một cách kịp thời, cập nhật nên phương pháp này được sử dụng phổ biến ở nước ta. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. 4.1.1. Tài khoản sử dụng. Tương ứng với nội dung của phương pháp này để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152: Nguyên vật liệu: Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm, của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm...tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. TK 151: Hàng mua đang đi đường: Tài khoản này dùng để theo dõi các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá... mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Ngoài ra việc hạch toán nguyên vật liệu còn liên quan đến các tài khoản như: TK 331, TK 111, TK 112, TK 133, TK 141.... 4.1.2. Phương pháp hạch toán. Đối với các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá sau khi đã loại trừ phần thuế, VAT được theo dõi riêng trên TK 133, cuối kỳ doanh nghiệp tiến hành khấu trừ thuế đầu vào và thuế đầu ra để xác định số VAT phải nập. Đối với các doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp, Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho là giá ghi trên hoá đơn bao gồm cả VAT cộng với chi phí mua. Khi xuất kho nguyên vật liệu, kế toán tiến hành ghi nhận giá trị xuất của nguyên vật liệu dựa trên cơ sở phương pháp tính giá NVL đã chọn. Doanh nghiệp thực hiện đánh giá lại nguyên vật liệu cuối kỳ khi có quyết định của Nhà nước hoặc cơ quan có thẩm quyền về việc đánh giá lại tài sản. 4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ, tưd đó xác định trị giá vật tư, hàng hoá xuất dùng trong kỳ theo công thức sau: Giá trị NVL = Trị giá NVL + Trị giá NVL - Trị giá NVL xuất trong kỳ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ. Trị giá nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ được xác định bằng kết quả kiểm kê tiến hành vào đầu và cuối kỳ kế toán. Theo phương pháp này trên các tài khoản hàng tồn kho chỉ theo dõi số tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Tình hình biến động nhập, xuất vật liệu trong kỳ được theo dõi trên tài khoản 611 “Mua hàng”. Phương pháp này áp dụng cho các đơn vị có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị nhỏ, xuất dùng, xuất bán thường xuyên. 4.2.1. Tài khoản sử dụng. Kế toán sử dụng TK 611 “Mua hàng” để phản ánh các nghiệp vụ kết chuyển hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, xuất dùng trong kỳ. TK 6111: Mua NVL, CCDC. TK 6112: Mua hàng hoá (Đối với các đơn vị thương mại). 4.3. Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Trong điều kiện kinh tế thị trường, giá cả thường xuyên biến động, do vậy hàng hoá nói chung hay nguyên vật liệu nói riêng nếu mua ngoài về chưa tiêu dùng ngay sẽ mang giá trị lạc hậu so với giá thị trường hiện tại. Việc lập dự phòng nhằm chủ động bù đắp phần giá trị bị tổn thất do giảm giá vật tư tồn kho có thể xảy ra trong kỳ kế hoạch. Thông tư số 107/2001/TT/BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 31/12/2001 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giảm giá chứng khoán đầu tư, dự phòng nợ khó đòi của doanh nghiệp, nhấn mạnh các vấn đề sau: + Thời điểm lập và hoàn nhập các khoản dự phòng là thời điểm cuối, khoá sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính. + Khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho được trích trước vào chi phí hoạt động kinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp khoản tổn thất có thể xảy ra trong năm kế hoạch, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh giá trị vật tư tồn kho không cao hơn giá cả trên thị trường hoặc giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. + Căn cứ vào biến động thực tế về giá trị nguyên vật liệu tồn kho, DN chủ động xác định mức trích lập. sử dụng khoản dự phòng đúng mục đích theo nguyên tắc mức dự phòng không vượt quá số lợi nhuận của doanh nghiệp (Sau khi hoàn nhập khoản dự phòng trích lập năm trước) và đảm bảo các điều kiện sau: Có hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của Bộ tài chính hoặc các bằng chứng khác chứng minh giá vốn vật tư tồn kho. Là những vật tư thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp tồn kho tại thời điểm lập Báo cáo tài chính có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơn giá trị trên sổ kế toán. Vật tư tồn kho bị giảm giá so với giá ghi trên sổ kế toán. Bao gồm: nguyên vật liệu bị hư hỏng, kém mất phẩm chất, bị lỗi thời hoặc giá bán bị giảm theo mặt bằng chung trên thị trường. Mức dự phòng cần lập xác định theo công thức: Mức dự phòng Lượng vật tư tồn Giá hạch Giá thực tế trên giảm giá vật tư = kho giảm giá tại thời x toán trên - thị trường tại thời cho năm KH điểm lập BCTC sổ kế toán điểm lập BCTC năm V. Sổ sách kế toán. Giống như các phương pháp hạch toán chi tiết, việc lựa chọn các hình thức sổ tổng hợp cũng do doanh nghiệp tự quyết định sao cho phù hợp với điều kiện thực tế tại doanh nghiệp song vẫn trong khuôn khổ những quy định của ban hành, bao gồm 4 hình thức sổ sau dây: 5.1. Sổ Nhật ký Chung (NKC). Hình thức hạch toán NKC có đặc điểm là tách rời hạch toán theo thời gian và hệ thống trên hai loại sổ khác nhau, tách rời hạch toán tổng hợp và chi tiết. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dều phải ghi trên sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Với cách ghi chép đơn giản, hình thức này phù hợp với các doanh nghiệp, thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính. Hạch toán chi tiết NVL (tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết NVL) Chứng từ gốc Sổ nhật ký mua hàng Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 152, 151, 611 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.4: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký Chung 5.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hính thức sổ kế toán kết hợp việc ghi sổ theo thứ tự thời gian trên các sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và theo nội dung kinh tế trên sổ cái. Vận dụng hình thức ghi sổ này, việc cơ giới tính toán rất thuận tiện phù hợp với các doanh nghiệp lớn song việc ghi chép lại trùng lặp, tốn nhiều công sức. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.5: Trình tự hạch toán kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ. 5.3. Hình thức Nhật ký – sổ cái. Đây là hình thức sổ kế toán kết hợp việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái. Có thể kiểm tra tính chính xác số liệu trên Nhật ký – Sổ cái bằng cách đối chiếu số liệu trên phần nhật ký với số liệu trên phần sổ cái. Tổng dư Nợ của tất cả các tài khoản bằng tổng dư Có của tất cả các tài khoản trên Nhật ký – Sổ cái. Hình thức Nhật ký – Sổ cái với kết cấu cồng kềnh chỉ thích hợp với các doanh nghiệp nhỏ có ít tài khoản, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - Sổ cái TK 151, 152.... Báo cáo tài chính Hạch toán chi tiết NVL (tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.6: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký – Sổ cái. 5.4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ (NK-CT). NK-CT là sổ kế toán tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo bên có của các tài khoản. Một NK-CT có thể mở cho một tài khoản hoặc cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. Căn cứ để ghi chép các nhật ký chứng từ là các chứng từ gốc, số liệu của sổ kế toán chi tiết, bảng kê và bảng phân bổ NVL. Chứng từ gốc và bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 3 Nhật ký – chứng từ số 7 Sổ cái TK 152 Hạch toán chi tiết NVL (tuỳ theo phương pháp hạch toán chi tiết) Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.7: Trình tự hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký – chứng từ. Phần II Thực trạng Kế toán Nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội. 1. Khái quát chung về công ty in tổng hợp Hà Nội. 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty in tổng hợp Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, trực thuộc Sở Văn hoá - Thông tin Hà Nội, có trụ sở tại 67 Phó Đức Chính quận Ba Đình Hà Nội. Tiền thân của công ty là nhà in Lê Cường – một nhà in tư nhân được cải tạo và xây dựng thành một doanh nghiệp Nhà Nước. Ngày 01/7/1959 được UBHC thành phố Hà Nội ra quyết định số 1674/TCUB chuẩn y cho nhà in Lê Cường được hợp doanh với Nhà Nước và lấy tên là Xí nghiệp in Lê Cường đặt tại 75 Hàng Bồ. Từ đầu năm 1960 đến cuối năm 1973 xí nghiệp trải qua 7 lần hợp nhất và 2 lần tách ra gồm 45 nhà in lớn nhỏ trong đó có 14 nhà in tư sản và 31 nhà in tiểu chủ. Ngày 23/3/1970 UBHC thành phố Hà nội ra quyết định số 007/UB/CN sát nhập các xí nghiệp in Lê Cường, nhà in của Sở thông tin và nhà in báo Hà nội mới thành Xí nghiệp in Hà nội. Ngày 03/9/1973 UBHC Hà nội lại ra quyết định số 129/QĐ/CN tách xí nghiệp in Hà nội thành 2 xí nghiệp: Xí nghiệp in báo Hà nội mới ở 35 phố Nhà Chung trực thuộc ban biên tập báo Hà nội mới và Xí nghiệp in Hà nội ở 75 phố Hàng Bồ trực thuộc Sở Văn hoá - Thông tin. Thực hiện Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng ngày 20/11/1991 về việc thành lập và giải thể các doanh nghiệp Nhà nước, xí nghiệp in Hà Nội đã làm thủ tục đăng ký xây dựng thành doanh nghiệp Nhà nước với tên mới là xí nghiệp in tổng hợp Hà Nội tại 67 Phó Đức Chính và đến năm 1997 xí nghiệp đổi tên thành công ty in tổng hợp Hà Nội. Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực in ấn, sản phẩm của doanh nghiệp là sách, giấy tờ phục vụ công tác quản lý hành chính, biểu mẫu, chứng từ, hoá đơn, các loại nhãn hàng, báo chí, tập san, bản in, vé số.... Công ty có các bạn hàng lớn như: Nhà xuất bản giáo dục, Nhà xuất bản Kim Đồng, Nhà xuất bản Kim Liên, Nhà xuất bản Phụ nữ, Bộ Tài chính, Công ty xổ số kiến thiết,… Nguồn cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là do công ty tự khai thác trên thị trường và mua theo giá thoả thuận. Vật tư được sử dụng chủ yếu của công ty là giấy (giấy Bãi bằng, giấy Trung Quốc), mực in các loại và các nguyên liệu phụ trợ khác. Công ty mở tài khoản tại một số ngân hàng như Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh tại Hà Nội, Ngân hàng công thương, Ngân hàng ngoại thương Việt Nam…. Tình hình về lao động: Năm 1990, toàn công ty có 240 lao động, đó là một số lượng lớn nhân công. Song cho tới năm 2003 số lao động đã giảm xuống còn 135 lao động do công nghệ máy móc hiện đại đã thay thế con người trong nhiều khâu sản xuất và bộ máy quản lý cũng được tinh giảm bớt cồng kềnh và hoạt động có hiệu quả hơn.Trong đó bao gồm: + 25 cán bộ quản lý chiếm 19,5% bao gồm 8 cán bộ đã tốt nghiệp đại học, 14 cán bộ đã tốt nghiệp cao đẳng và trung cấp, số còn lại đã tốt nghiệp phổ thông hoặc bổ túc. + 100 công nhân trực tiếp sản xuất chiếm 74,1% gồm: 8 công nhân bậc 7/7, 20 công nhân bậc 6/7, 54 công nhân bậc 5/7, số còn lại là công nhân bậc 4/7. + 10 công nhân phi sản xuất chiếm 7,4% Tại công ty, số công nhân kỹ thuật điều khiển thiết bị và trong các khâu của dây chuyền sản xuất phần lớn được tuyển dụng đào tạo nghề nghiệp tại công ty. Do chuyển công nghệ in từ Typo sang Offset bởi vậy trình độ tay nghề nhìn chung còn yếu mặc dù đang hưởng bậc lương khá cao. Như vậy ta thấy ở công ty số công nhân có trình độ cao chưa nhiều, cần phải có sự bồi dưỡng và tuyển dụng bổ sung đặc biệt ở các khâu kỹ thuật then chốt và ở những thiết bị được bổ sung. Số cán bộ quản lý của công ty có trình độ đại học còn quá ít, công ty cần có những biện pháp để nâng cao trình độ văn hoá cho cán bộ nhất là cán bộ quản lý của công ty. Trải qua 45 năm xây dựng, cải tạo và phát triển đến nay công ty đã đạt được những thành tích đáng kể, được thể hiện qua biểu sau: Biểu 2.1 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Các chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 - Số lượng trang in ( tr13x19 ) 803.000.000 984.000.000 1.050.000.000 1.200.000.000 - Doanh thu( đ ) 5.685.293.100 5.853.146.659 7.851.600.500 9.687.050.000 - Lợi nhuận thuần( đ ) 172.756.293 200.655.028 235.085.000 280.250.000 - Thu nhập bình quân bình (đ/tháng/người ) 674.200 738.730 886.000 1.020.000 - Nộp ngân sách ( đ ) 361.679.600 472.237.333 524.352.000 530.000.000 So sánh qua các năm ta thấy tất cả các chỉ tiêu trong biểu trên của doanh nghiệp đều tăng song không có sự đột biến, điều này chủ yếu là do hạn chế về vốn. 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý. Công ty in tổng hợp là công ty có quy mô vừa, đầu tư máy móc thiết bị theo chiều sâu. Vì vậy để phù hợp với cơ cấu, nhiện vụ sản xuất, trình độ trang bị máy móc thiết bị và để đảm bảo sản xuất có hiệu quả nhất công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo chức năng, nghĩa là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho tất cả các phòng chức năng với những nhiệm vụ riêng biệt mang tính chất chuyên môn hoá. Như vậy các phân xưởng sản xuất sẽ nhận được lệnh từ ban giám đốc đồng thời cũng được sự chỉ đạo của các phòng ban theo chức năng của mỗi phòng. Bộ máy quản lý gọn nhẹ theo chế độ một thủ trưởng, đứng đầu là giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc phụ trách sản xuất: Phòng tổ chức hành chính Phòng sản xuất kỹ thuật Phòng kế toán tài vụ Phòng kinh doanh giám đốc Phó giám đốc Phân xưởng chế bản Phân xưởng gia công hoàn thiện sản phẩm Phân xưởng máy in offset Tổ vé số Tổ sách Phân xưởng in typo tổ phơi bản Tổ chữ vi tính Tổ ảnh vi tính Tổ bình bản Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty In tổng hợp Hà Nội. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban: Giám đốc: Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, chỉ đạo và đề xuất các chiến lược kinh doanh, chịu trách nhiệm trực tiếp với Nhà nước cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ của Nhà nước. Giúp việc cho giám đốc có một phó giám đốc, một kế toán trưởng, trưởng phòng tổ chức hành chính, trưởng phòng kế hoạch sản xuất và trưởng phòng kinh doanh. Phó giám đốc: Phụ trách sản xuất, giúp việc cho giám đốc. Được giám đốc uỷ quyền hướng dẫn bộ phận sản xuất và chịu trách nhiệm trước giám đốc về những nhiệm vụ được giao. Phòng tổ chức hành chính: Làm công tác tham mưu và giúp việc cho giám đốc trong việc tổ chức tất cả các công việc liên quan đến quản lý cán bộ, công nhân viên, quản lý lao động, sắp xếp nhân sự, đề bạt, đào tạo cán bộ, nâng bậc thợ, ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật, chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính. Ngoài ra phòng tổ chức hành chính còn có nhiệm vụ lưu giữ, cung cấp hồ sơ, văn bản giấy tờ bảo vệ tài sản của công ty. Thực hiện các chế độ, chính sách tiền lương. Bên cạnh đó còn thực hiện công tác bảo hộ lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội. Phòng sản xuất kỹ thuật: Có nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với khách hàng, tiếp nhận các thông tin và yêu cầu của khách hàng, trên cơ sở đó tính toán xác định chi phí sản xuất một cách tổng quát nhất để thương lượng với khách hàng. Phòng kế hoạch sản xuất chỉ đạo trực tiếp việc xuất vật tư và theo dõi trực tiếp tình hình sản xuất đồng thời kết hợp với phòng kế toán tài vụ xây dựng kế hoạch sản xuất. Đây là phòng tham mưu cho giám đốc về công tác kế hoạch ngắn hạn, hoặc dài hạn, trực tiếp điều hành sản xuất của công ty. Phòng kế toán – tài vụ: Làm công tác tham mưu giúp việc cho Giám đốc về các mặt tài chính, kế toán quản lý vật tư, tiền vốn của công ty, bảo toàn sử dụng vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của công ty. Cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính. Đồng thời kiểm tra, kiểm soát công tác tài chính của công ty. Thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh, lưu trữ các chứng từ sổ sách về tài chính kế toán, thực hiện thanh toán, quyết toán với Nhà nước và người lao động. Phòng kinh doanh: Lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch doanh thu, chi phí,... đề ra những biện pháp thực hiện kế hoạch đó, sau đó có nhiệm vụ cân đối lại. Các phân xưởng sản xuất: Theo sự chỉ đạo của ban quản lý, các phòng ban, mỗi tổ sản xuất có nhiệm vụ riêng tạo ra từng công đoạn cho một sản phẩm, khâu nào cũng rất quan trọng, quyết định để ra một sản phẩm có tốt hay không? 1.3. Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ đặc điểm ngành in nói chung, của công ty nói riêng, sản phẩm sản xuất phải trải qua nhiều khâu gia công liên tiếp, trong chu trình khép kín theo chương trình nhất định mới cho ra thành phẩm. Mỗi sản phẩm, hoá đơn, chứng từ, biên bản, ấn chỉ... từ khi bắt đầu sản xuất cho tới khâu hoàn thiện phải trải qua một trong hai chu trình sau đây: Công nghệ in Offset: Dây chuyền công nghệ này sản xuất những sản phẩm mang tính chất phức tạp như các tạp chí, sách báo, biểu mẫu kế toán, vé số... Công nghệ in Typo: Dây chuyền này sản xuất những sản phẩm có số nháy như xổ số Các giai đoạn công nghệ cần thực hiện để thực hiện in Offset: Giai đoạn sắp chữ trên vi tính: Có nhiệm vụ tạo mẫu cho từng loại sản phẩm, đánh ký tự lên bảng in bằng máy in laser trên bản nhôm và kiểm tra hoàn chỉnh xong sẽ chuyển sang phòng làm phim. Giai đoạn làm phim thiết kế kích thước để chọn dương bản hợp lý. Giai đoạn tạo bản nhôm và phôi bản: tạo ra các bản nhôm và phôi bản nhôm từ các dương bản để vào máy in. In Offset: thực hiện in Offset với những sản phẩm phức tạp đòi hỏi công nghệ cao. Các sản phẩm của giai đoạn này có thể chuyển sang in Typo để tiếp tục in hoàn thiện. Phân xưởng in Typo thực hiện các giai đoạn công nghệ sau: Sắp chữ thủ công: Các công nhân sắp chữ trên khuôn theo nội dung cần in do phòng kỹ thuật sản xuất chuyển sang. Đúc bản in: Đối với những sản phẩm cần in với số lượng lớn, in nhiều lần thì mới đúc bản chì để tránh sự hao mòn khuôn chữ. Bản in được đúc bằng nhôm. In Typo: Công nhân làm nhiệm vụ gắn vào máy in Typo các bản chì để in ra các bản in theo mẫu. Ngoài ra, giai đoạn này còn thực hiện in số nhẩy cho tất cả các sản phẩm quản lý bằng số nhảy như biên lai, hoá đơn, các loại vé do giai đoạn in Offset chuyển sang. Hoàn thiện thành phẩm: Phân xưởng này có tỷ lệ công nhân lớn, có nhiệm vụ hoàn thiện các tờ in do giai đoạn in Offset chuyển sang như nhặt xếp bằng các liên cùng một loạt số nhảy thành các quyển, gấp sách, bao keo quét hồ dán. Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: công nghệ in Offset Sắp chữ trên vi tính Chuẩn bị mẫu phim Bình bản Phơi bản In Offset Công nghệ in Typo Sắp chữ thủ công Đúc bản chì In Typo Tài liệu in Hoàn thiện Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất tại công ty in tổng hợp Hà Nội 1.4. Tổ chức công tác kế toán. 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán ở công ty in tổng hợp Hà nội được tổ chức theo kiểu trực tuyến với mô hình kế toán tập trung, gồm 6 nhân viên kế toán mỗi nhân viên có các chức năng nhiệm vụ riêng. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán tiêu thụ và thanh toán Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán vật tư Thủ quỹ Sơ đồ 2.3: Bộ máy kế toán tại công ty In tổng hợp Hà Nội. Nhiệm vụ của mỗi nhân viên kế toán: Kế toán trưởng: Là người quản lý bao quát toàn bộ công việc kế toán của công ty, có quyền quyết định và kiểm tra giám sát mọi công việc trong phòng kế toán, tham gia cho giám đốc về các phương án, chiến lược kinh doanh, tham gia những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về các vấn đề tài chính, kế toán của công ty. Kế toán trưởng còn kiêm kế toán tổng hợp nên còn có nhiệm vụ tổng hợp, cân đối sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính định kỳ, tăng cường bảo vệ tài sản và tiền vốn. Kế toán tiêu thụ và thanh toán: Làm nhiệm vụ thanh toán các khoản công nợ với người mua và người bán. Xác định kết quả kinh doanh. Thanh toán tiền lương và các chế độ khác với cán bộ công nhân viên. Đồng thời theo dõi doanh thu bán hàng của công ty. Kế toán vật tư: Theo dõi quá trình cung cấp nguyên vật liệu, cung cụ dụng cụ và việc sử dụng vật tư vào quá trình sản xuất. Theo dõi quá trình thu mua nguyên vật liệu. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi và tính toán các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên, tính toán bảo hiểm xã hội. Phân bổ tiền lương của lao động gián tiếp vào chi phí sản xuất chung. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định, trích khấu hao, phân bổ khấu hao, và theo dõi các nguồn bù đắp cho việc hình thành tài sản cố định. Đồng thời kế toán tài sản cố định còn theo dõi TK112- Tiền gửi ngân hàng”. Theo dõi việc thanh toán với khách hàng thông qua hệ thống ngân hàng. Thủ quỹ: Theo dõi thu, chi tại quỹ tiền mặt của công ty. Lập phiếu thu, phiếu chi và quản lý quỹ tiền mặt của công ty. 1.4.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Công ty vận dụng thống nhất theo hệ thống danh mục chứng từ do bộ tài chính ban hành. Việc lập chứng từ phải có căn cứ rõ ràng, hợp lý, không lập một cách tuỳ tiện. Các chứng từ liên quan đến kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Các dự trù mua vật tư. Phiếu đặt mua vật tư. Hoá đơn giá trị gia tăng. Phiếu nhập kho. Lệnh sản xuất. Phiếu xuất giấy + bản in. Phiếu đề nghị xuất vật liệu. Phiếu xuất kho. Thẻ kho. 1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán. Công ty in tổng hợp Hà Nội xây dựng hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính và thực hiện sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính về “Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán”. Tại công ty kế toán sử dụng các tài khoản sau để theo dõi tổng hợp nguyên vật liệu: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này có các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521: Nguyên vật liệu giấy TK 1522: Nguyên vật liệu làm bản in TK 1523: Nguyên vật liệu mực TK 1524: PTTT( phụ tùng thay thế) TK 1525: Vật liệu phụ TK 1526: Vật liệu điện TK 1527: Phế liệu thu hồi TK 151: Hàng mua đang đi đường. 1.4.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán. Công ty lựa chọn hình thức sổ “Chứng từ – ghi sổ” và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Công tác kế toán được thực hiện thủ công. Mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành kế toán cụ thể. Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập “chứng từ ghi sổ”. Căn cứ vào “chứng từ ghi sổ” để ghi vào “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, sau đó được dùng để ghi vào “sổ Cái”. Các chứng từ gốc sau khi được làm căn cứ lập “chứng từ ghi sổ” được dùng để ghi vào “sổ, thẻ kế toán chi tiết”. Cuối kỳ phải khoá sổ và tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên “sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số Dư của từng tài khoản trên “sổ Cái”. Căn cứ vào “sổ cái” để lập “Bảng cân đối số phát sinh” Sau khi đối chiếu khớp đún._.