Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần xi măng Bỉm Sơn

Biên bản kiểm nghiệm nhập kho đá bazan Biểu 06 Phiếu nhập kho đá bazan Biểu 07 Hoá đơn GTGT mua Thạch cao Biểu 08 Biên bản kiểm nghiệm thạch cao Biểu 09 Phiếu nhập kho Thạch cao Biểu 10 Phiếu xuất kho NVL chính Biểu 11 Bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn Biểu 12 Thẻ chi tiết vật tư Biểu 13 Bảng đề nghị thanh toán tiền mua vật tư Biểu 14 Giấy đề nghị chuyển tiền qua ngân hàng Biểu 15 Sổ nhật ký mua hàng Biểu 16 Bảng phân bổ chi phí tại các giai đoạn Biểu 17 Sổ nhật ký chung Biểu 19 Sổ Cái TK 152 Biểu 18 Biên bản kiểm kê tồn kho vật tư, hàng hoá, sản phẩm Biểu 20 Thẻ kho NVL Thạch cao LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh nền kinh tế đất nước ngày một phát triển, cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Các doanh nghiệp đang không ngừng vận động, sáng tạo để có thể tồn tại và phát triển mạnh hơn nữa. Mục đích chung của các doanh nghiệp là lợi nhuận. Lợi nhuận càng cao chứng tỏ các biện pháp, chính sách của doanh nghiệp là đúng đắn. Doanh nghiệp sản xuất với vai trò là nơi trực tiếp tạo ra sản phẩm cần đi trước một bước trong việc tìm ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm để từ đó tăng tích luỹ và mở rộng sản xuất. Một trong những biện pháp tiết kiệm chi phí có hiệu quả là tiết kiệm chi phí về nguyên vật liệu . Để đạt được điều đó doanh nghiệp không những phải lập kế hoạch chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ mà còn phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu hợp lý để có thể vừa quản lý tổng thể toàn bộ nguyên vật liệu, vừa có thể quản lý chi tiết tới từng loại cả về số lượng và giá trị của chúng. Kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi sự chặt chẽ, chính xác từ khâu thu mua và lập chứng từ, đảm bảo cho xuất dùng kịp thời, đầy đủ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Và phục vụ cho quá trình vào sổ sách và lên các báo cáo đảm bảo sự chính xác, rõ ràng. Việc kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình biến động của nguyên vật liệu sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng chung trong quá trình sản xuất kinh doanh, tránh được hiện tượng lãng phí trong sử dụng, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận cho Công ty. Với tầm quan trọng trên của công tác kế toán nguyên vật liệu và trong thời gian thực tập tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu của công ty luôn được coi trọng. Các nhà quản lý luôn cố gắng tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán về NVL. Xuất phát từ lý luận về vai trò của công tác kế toán nguyên vật liệu, và từ thực tế thực trạng công tác này tại Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn, với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo – GVCC Phan Quang Niệm và của các cô chú trong phòng KT – TK – TC đã giúp em hoàn thành tốt khoá luận tốt nghiệp, và em xin chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Nội dung của Khoá luận tốt nghiệp này bao gồm 3 phần: Phần I: Cơ sở lí luận về kế toán nguyên vật liệu Phần II: Thực trạng công tác kế toán Nguyên vật liệu ở Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn Phần III: Một số nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn PHẦN I CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc… Đối tượng lao động được coi là NVL khi có sự tác động của bàn tay con người vào đối tượng lao động và làm thay đổi tính chất hoá lý hoặc tình trạng bên ngoài. Nói cách khác, lao động có ích của con người tác động vào các đối tượng lao động tạo ra NVL. Và NVL mang những đặc điểm cơ bản sau: • NVL thường tham gia vào một chu kỳ sản xuất và tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình dạng vật chất ban đầu để tạo thành hình thái của sản phẩm. • NVL là một loại hàng tồn kho được doanh nghiệp dự trữ với mục đích phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Mỗi một loại NVL nhất định lại gắn liền với một thời hạn bảo quản nhất định. Vì vậy doanh nghiệp phải dựa vào đặc điểm này của NVL để có kế hoạch trong việc thu mua, dự trữ và bảo quản NVL cũng như việc xuất NVL vào sản xuất. • NVL là một bộ phận quan trọng trong tài sản lưu động của doanh nghiệp. Những đặc điểm trên xuất phát điểm quan trọng cho công tác tổ chức hạch toán NVL từ khâu tính giá, hạch toán và hạch toán chi tiết. Đối với từng doanh nghiệp, tuỳ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh mà NVL có vai trò cụ thể . Song nhìn chung, với vị trí là một trong ba yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất. Việc sử dụng các loại NVL khác nhau vào quá trình sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và do đó ảnh hưởng đến chi phí, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì NVL có vai trò rất quan trọng, được thể hiện ở các điểm sau: • NVL là một trong ba yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất trong doanh nghiệp, là một trong các yếu tố tham gia hình thành nên chi phí sản xuất kinh doanh, chi phí NVL là một bộ phận của giá thành sản phẩm. Từ đó doanh nghiệp có thể xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ của doanh nghiệp. • NVL là một loại hàng tồn kho được dự trữ để đáp ứng cho nhu cầu của quá trình sản xuất trong kỳ của doanh nghiệp. NVL là thành phần thuộc về vốn lưu động. Giá trị NVL trong kho cuối niên độ không chỉ là giá trị được thể hiện trên báo cáo TC nà còn là chỉ tiêu để đánh giá khả năng hoạt động của doanh nghiệp thông qua chỉ tiêu “Vòng quay vốn lưu động”. Nếu quá trình thu mua, dự trữ và xuất dựng NVL được phối hợp nhịp nhàng, hiệu quả sẽ làm tăng nhanh vòng quay của vốn. 1.1.2.Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp NVL là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở các doanh nghiệp. Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ chủ yếu ở từng khâu như sau: Khâu thu mua: Cần lập kế hoạch thu mua để bảo đảm doanh nghiệp luôn có nguồn cung cấp NVL với số lượng lớn, chất lượng tốt và giá cả ổn định hợp lý. Quản lý tốt quá trình vận chuyển NVL chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lượng trong quá trình vận chuyển. Đồng thời quan tâm đến chi phí thu mua nhằm hạ thấp chi phí NVL một cách tối đa. Khâu bảo quản: Điều kiện cần thiết giúp cho việc bảo quản tốt NVL ở doanh nghiêp là phải có hệ thống kho hàng đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên thủ kho có phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn tốt. Ngoài ra, việc bảo quản đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại. Khâu dự trữ: Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lí cho từng danh điểm NVL. Định mức tồn kho là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Dự trữ hợp lí, cân đối các loại NVL trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất – kinh doanh được liên tục, tránh được tồn đọng vốn trong kinh doanh. Khâu sử dụng: Yêu cầu sử dụng phải hợp lí, tiết kiệm và theo đúng các định mức kinh tế kỹ thuật đặt ra cho từng sản phẩm. Đây là một trong những khâu có tính quyết định đến việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành để tăng tính cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp. Như vậy để tiến hành tốt tổ chức công tác quản lý NVL thì doanh nghiệp phải đảm bảo được các yêu cầu sau: Có đủ trang thiết bị vật chất đảm bảo cho việc bảo quản, cất giữ NVL từ khâu thu mua đến khi đưa vào sử dụng. Có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, trình độ và tinh thần trách nhiệm trong các khâu trên. Có sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong công ty trong quá trình thu mua, dự trữ, sử dụng. Các bộ phận này bao gồm: Bộ phận cung ứng, bộ phận hạch toán, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sử dụng…Giữa các bộ phận này phải đảm bảo có sự phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm cho NVL. Hệ thống danh điểm và số danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách của NVL đó. Để quá trình kinh doanh liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ NVL ở một mức độ hợp lý. Do vậy doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại NVL nào đó. Định mức tồn kho của NVL còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính của Doanh nghiệp. Để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho hàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, tránh việc kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. 1.1.3. Vai trò và nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp Để có thông tin cho công tác quản lý NVL lãnh đạo doanh nghiệp có nhiều nguồn tin khác nhau để khai thác như thông tin về giá thị trường, thông tin từ nhà phân phối… Tuy nhiên thông tin do kế toán vật tư cung cấp là thông tin quan trọng nhất. Thông tin đó được thể hiện ở các mặt sau: Cung cấp thông tin cần thiết để quản trị mua hàng, quản trị hàng tồn kho, công nợ với người bán. Kế toán vật tư cung cấp thông tin về số lượng, giá trị của NVL nhập, xuất kho của từng kho, từng đơn vị, cung cấp thông tin về trả khoản phải trả… Cung cấp thông tin cần thiết để ghi các chỉ tiêu lên các báo cáo tài chính liên quan đến hàng tồn kho, các khoản phải trả… Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thông tin cho công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao của từng loại. Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất – kinh doanh. Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. Tổ chức chứng từ, tài khoản về kế toán, sổ sách kế toán phù hợp với tình hình biến động tăng, giảm của vật tư trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, nhằm cung cấp thông tin để tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh và phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán quy định 1.2. Phân loại và tính giá NVL trong các doanh nghiệp 1.2.1. Phân loại NVL NVL sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán NVL. Có nhiều cách phân loại NVL căn cứ vào chỉ tiêu khác nhau, sau đây là một số cách phân loại phổ biến. v Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị NVL ở các doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): Là nguyên vật liệu mà trong quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Danh từ Nguyên liệu ở đây dùng để chỉ đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, được sử dụng kết hợp với NVLC để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu là những vật liệu để tạo nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu… Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại VLP, tuy nhiên có được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các loại VLP thông thường Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ. Thiết bị và vật liệu XDCB là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB. Vật liệu khác là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi. v Căn cứ vào nguồn hình thành NVL của doanh nghiệp thì NVL được chia thành các loại sau: NVL nhập kho do mua ngoài NVL do nhận góp vốn kinh doanh NVL nhập kho do thuê gia công chế biến NVL do biếu tặng, tài trợ NVL do tự chế, tự sản xuất Trong hai cách phân loại trên thì cách phân loại thứ nhất căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của NVL được sử dụng rộng rãi và thông dụng hơn. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL. 1.2.2. Tính giá NVL nhập kho Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng . Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 02 – Hàng tồn kho – Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần cú thể thực hiện được, cụ thể: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hoá nguyên, vật liệu thành thành phẩm. Chi phí liên quan trực tiếp khác được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập. ♦ Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là: Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có): + Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thỡ thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL. + Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL. Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… (cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp lựa chọn) = Giá thực tế của NVL mua ngoài Thuế (không hoàn lại) Giá mua CK thương mại, giảm giá - + + Chi phí thu mua ♦ Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ… ♦ Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL là giá trị được các bên tham gia góp vốn thừa nhận. ♦ Đối với NVL vay mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. ♦ Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình từ quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. 1.2.3. Tính giá NVL xuất kho Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế vật tư xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất kho, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho hàng của doanh nghiệp. Việc tính giá NVL là cơ sở để xác định chi phí NVL trực tiếp. Do đó nó cũng là cơ sở để kế toán tính giá thành sản phẩm và ghi giá vốn hàng bán. Với mọi doanh nghiệp việc tính giá NVL đều phải đảm bảo phương trình cân bằng sau: NVL tồn ĐK + nhập trong kì = NVL tồn CK + xuất trong kì Việc tính giá hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp nhập trước - xuất trước Phương pháp nhập sau - xuất trước Phương pháp giá hạch toán Các phương pháp sau đây được trình bày về tính giá NVL trong doanh nghiệp. v Giá thực tế đích danh (tính trực tiếp): ♦ Đặc điểm: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL, nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. ♦ Ưu điểm: Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL, xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô vật tư. Tuy nhiên, để áp dụng được áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản riêng từng lô nhập kho. Có thể nói đây là phương pháp lý tưởng, giá trị vật tư được phản ánh theo giá trị thực tế của nó, đồng thời phương pháp này tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán là chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. ♦ Nhược điểm: Phương pháp này đòi hỏi những điều kiện áp dụng rất khắt khe trong việc quản lý và phân lô sản phẩm. Chính vì thế mà doanh nghiệp rất khó có thể áp dụng phương pháp này nếu như không có bộ máy quản lý tốt. Phương pháp này thường được áp dụng trong các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, giá trị của mỗi loại lớn, dễ phân biệt giữa các chủng loại với nhau. v Phương pháp nhập trước - xuất trước ♦ Đặc điểm: NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính giá thực tế của lần nhập đó. Nói cách khác, giá thực tế của số hàng nhập trước sẽ dùng làm giá để tính giá thực tế của số hàng xuất trước và vì thế giá thực tế của số vật tư tồn cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số hàng mua vào sau. ♦ Ưu điểm: Phương pháp này là nó gần đúng với luồng tiền xuất nhập hàng trong thực tế. Trong trường hợp vật tư được quản lý theo đúng hình thức nhập trước - xuất trước thì phương pháp này gần giống như phương pháp giá thực tế đích danh. Do đó sẽ phản ánh tương đối chính xác giá trị của vật tư xuất kho. Hơn nữa, giá trị vật tư còn lại cuối kỳ là giá trị hàng mua vào sau nên nó được phản ánh gần đúng với giá trị thị trường. Phương pháp này thích hợp với điều kiện hàng tồn kho luân chuyển nhanh. ♦ Nhược điểm: Phương pháp nhập trước - xuất trước là phải tính theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Phương pháp nhập trước - xuất trước chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. v Phương pháp Nhập sau - xuất trước ♦ Đặc điểm: Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập kho sau sẽ được xuất dùng trước, vỡ vậy việc tính gía xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - xuất trước. ♦ Ưu điểm: Trước hết nó khắc phục được những nhược điểm của phương pháp Nhập trước - xuất trước, nó đảm bảo được nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cụ thế là doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị của vật tư mới được thu mua vào ngày gần đó. Điều này dẫn đến việc kế toán sẽ cung cấp những thông tin đầy đủ và chính xác hơn về thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ. Phương pháp này đặc biệt đúng trong thời kỳ lạm phát. Thuế là nguyên nhân làm cho phương pháp này được áp dụng phổ biến. Khi giá cả thị trường có xu hướng tăng lên, phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp giảm được số thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. ♦ Nhược điểm: Phương pháp này bỏ qua việc nhập xuất vật tư trong thực tế. Vật tư trong kỳ được quản lý gần như phương pháp nhập trước - xuất trước. Hơn nữa, với phương pháp này chi phí quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật tư nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao. Điều này trái ngược với xu hướng quản lý hàng tồn kho một cách có hiệu quả, giảm thiểu hàng tồn kho nhằm cắt giảm chi phí quản lý NVL. Phương pháp này dẫn đến thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong điều kiện lạm phát. Các nhà quản lý trong doanh nghiệp dường như thích trên Báo cáo tài chính phản ánh lợi nhuận sau thuế cao hơn là chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp ít đi. Một nhược điểm khác đó là giá trị NVL, trên Bảng cân đối kế toán có thể bị phản ánh thấp đi so với giá trị thực tế của nó. Vì theo phương pháp này giá trị hàng tồn kho sẽ bao gồm vật tư được nhập về đầu tiên với giá thấp hơn so với giá hiện thời. Điều này làm cho vốn lưu động của doanh nghiệp thấp hơn giá thực tế HTK. Phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, số lần nhập ít, vật tư không có thời hạn bảo quản v Phương pháp thực tế bình quân gia quyền: ♦ Đặc điểm: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá được gía bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bỡnh quừn để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập - xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo nguyên tắc trên ta có công thức: Giá thực tế của NVL xuất kho = Giá bình quân 1 đơn vị NVL × Lượng NVL xuất kho. Trong đó Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL được tính theo công thức : Giá bình quân 1 đơn vị NVL = Trị giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Nhập kho trong kỳ Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ ♦ Ưu điểm: Phương pháp Giá đơn vị cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp Nhập trước - xuất trước và Nhập sau - xuất trước, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL. ♦ Nhược điểm: Dồn công việc tính giá NVL, xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Tuy nhiên thực tế là hiện nay đa số các doanh nghiệp lớn đều đã sử dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán nên đây cũng không phải là một nhược điểm quá lớn của phương pháp này. v Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập ♦ Đặc điểm: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho. Gía bình quân Sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế NVL, tồn trước lần nhập n + Nhập lần n Số lượng NVL, tồn trước lần nhập n+ Số lượng NVL nhập lần n = ♦ Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời. ♦ Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. v Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước ♦ Đặc điểm: Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL, tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL, xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm. ♦ Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán. ♦Nhược điểm: Trong phương pháp này, độ chính xác của công việc tính toán phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL, trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý . v Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ ♦ Đặc điểm: Với các phương pháp trên, để tính giá thực tế của NVL xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được số lượng xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho kỳ trước, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ: Gtt NVL tồn cuối kỳ = SL tồn kho cuối kỳ × Đơn giá NVL nhập lần cuối Gtt NVL tồn ĐK Gtt NVL tồn CK – Gtt NVL xuất kho + Gtt NVL nhập kho = v Phương pháp giá hạch toán Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại NVL, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán. Phương pháp giá hạch toán là việc hạch toán chi tiết nhập xuất vật tư được sử dụng theo đơn giá cố định. Giá đó gọi là giá hạch toán, cuối kỳ điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế. Giá thực tế chỉ có giá trị trong hạch toán chi tiết không có giá trị trong hạch toàn tổng hợp. Giá hạch toán chỉ được sử dụng tạm thời và thường được quy ước xấp xỉ với giá thực tế, ổn định trong một niên độ kế toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho NVL trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua VL ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán hàng ngày nhưng đến cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán của vật liệu xuất, tồn theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. = Hệ số giá Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập trong kỳ Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ Gtt NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Ght NVL xuất kho Phương pháp giá hạch toán thực chất là phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ. Hai phương pháp này có kết quả tính toán giống nhau. Trừ trường hợp để đơn giản doanh nghiệp thường tính hệ số giá chung cho nhiều chủng loại vật tư thuộc cùng nhóm, loại vật tư. Trong khi đó, giá thực ttế bình quân cả kỳ dự trữ thường tính riêng cho từng chủng loại vật tư. Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao. 1.3.Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho NVL 1.3.1 Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ/-BTC ngày 20/3/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về vật tư bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 03-VT) Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm, hàng hoá (mẫu 05-VT) Hoá đơn GTGT (mẫu 01-GTKT-3LL) Mỗi chứng từ kế toán NVL phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận. 1.3.2. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ Chứng từ kế toán tăng NVL Bộ phận luân chuyển Công việc Bộ phận KD Thủ trưởng KTT Bộ phận cung ứng Bộ phận kiểm nghiệm Thủ kho Kế toán 1. Lập kế hoạch vật tư 1 2. Ký kết hợp đồng mua 2 3. Tổ chức mua hàng, nhận-lập HĐ 3 4. Kiểm nghiệm hàng 4a 4b 5. Lập phiếu NK 5 5 6. Nhập kho 6 7. Ghi thẻ kho 7 8. Ghi sổ kế toán 8 9. Lưu chứng từ 9 Quy trình lập phiếu nhập kho NVL NV nhập kho Người giao hàng Ban kiểm nghiệm Bộ phận cung ứng Phụ trỏch phũng Thủ kho Kế toỏn HTK Đề nghị nhập kho Lập BB kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nghiệm nhập kho Ghi sổ Lưu Người giao hàng Ban kiểm nghiệm Bộ phận cung ứng Phụ trách phòng Thủ kho Kế toán HTK Đề nghị nhập kho Lập BB kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho Ký phiếu nhập kho Kiểm nghiệm nhập kho Ghi sổ Lưu Giải thích: Người giao hàng đề nghị nhập kho vật tư Ban kiểm nghiệm: kiểm nghiệm số lượng, chất lượng, quy cách Bộ phận cung ứng lập phiếu nhập kho Phụ trách phòng kí phiếu nhập kho sau đó phiếu nhập kho được chuyển cho thủ kho Thủ kho nhập kho số hàng, ghi số thực nhập, ký vào phiếu nhập kho sau đó tiến hành ghi thẻ kho và chuyển phiếu nhập kho cho kế toán. Kế toán hàng tồn kho sau khi nhận chứng từ tiến hành kiểm tra chứng từ và thực hiện ghi sổ tổng hợp và chi tiết, sau đó bảo quản và lưu trữ. Quy trình lập phiếu xuất kho Bộ phận có nhu cầu sử dụng Thủ trưởng KTT Bộ phận cung ứng Thủ kho Kế toán Lập ctừ xin xuất Duyệt lệch xuất Lập phiếu xuất kho Xuất kho Ghi sổ Lưu NV xuất kho Giải thích: Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư bằng cách viết giấy xin xuất vật tư Thủ trưởng đơn vị, KTT ký duyệt lệnh xuất. Bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh xuất và phiếu._. xuất tiến hành kiểm giao vật tư xuất, ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho, ghi thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toán. Kế toán vật tư căn cứ giá xuất để ghi đơn giá vào phiếu xuất, định khoản, ghi sổ tổng hợp và chi tiết bảo quản chứng từ và đưa vào lưu. 1.4.Hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp 1.4.1. Nhiệm vụ, yêu cầu hạch toán chi tiết NVL và các phương pháp hạch toán Tổ chức kế toán chi tiết vật tư có ý nghĩa quan trọng trong công tác bảo quản, công tác kiểm tra tình hình cung cấp, sử dụng vật tư. Mục tiêu chủ yếu của công tác kế toán chi tiết vật tư là cung cấp thông tin cần thiết để quản lý từng danh điểm vật tư, giá trị tồn kho. Hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn về mặt hiện vật, không chỉ theo từng kho mà chi tiết cho từng loại và được tiến hành đồng thời ở các kho và phòng kế toán. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn phương pháp kế toán chi tiết cho phù hợp. Hạch toán chi tiết phải đảm bảo được các yêu cầu sau đây: Theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất – tồn theo chỉ tiêu hiện vật của từng danh điểm vật tư. Tổng hợp tình hình luân chuyển và tồn kho của từng danh điểm theo từng kho và trên phạm vi toàn doanh nghiệp, tạo căn cứ để đối chiếu số liệu trên sổ cái TK 152. Trong thực tế công tác kế toán nước ta hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng 1 trong 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư là: Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư Mỗi phương pháp có hệ thống sổ sách riêng, trình tự ghi sổ khác nhau, và có đặc điểm cũng như ưu nhược điểm riêng nên mỗi phương pháp có điều kiện áp dụng khác nhau chỉ phù hợp với điều kiện áp dụng nhất định. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, căn cứ vào đặc điểm NVL để lựa chọn một phương pháp hạch toán thích hợp và hiệu quả nhất. 1.4.2. Phương pháp thẻ song song Công việc tiến hành song song giữa kho và phòng kế toán như sau: ♦ Tại kho Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất kho NVL thủ kho phải kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp của chứng từ và ghi lượng nhập - xuất vào Thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho, định kỳ thủ kho chuyển các chứng từ nhập - xuất đó được phân loại cho phòng kế toán ♦ Tại phòng kế toán Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán xuống kho để lấy chứng từ nhập - xuất kho. Kế toán phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi căn cứ vào đó ghi vào sổ thẻ chi tiết NVL theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị cho từng loại NVL nhập xuất kho. Mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết tương tự như thẻ kho nhưng có thêm cột thành tiền. Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết vật tư để lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho NVL để lập bảng kê nhập - xuất - tồn kho mỗi loại vật tư. Việc đối chiếu số liệu số lượng giữa phòng kế toán với thủ kho thông qua đối chiếu số liệu tương ứng giữa thẻ kho với sổ, thẻ chi tiết vật tư và đối chiếu số lượng từng lần nhập - xuất. Việc đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được thực hiện bằng việc đối chiếu chỉ tiêu thành tiền trên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn với số liệu trên sổ cái TK 152 Ưu điểm: Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm vật tư kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán cũng trùng lặp về chỉ tiêu số lượng làm tăng khối lượng công việc của kế toán, ngoài việc kiểm tra đối chiếu số lượng chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế tính chất kịp thời. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy. Đối với doanh nghiệp sử dụng kế toán thủ công thì chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất ít, không thường xuyên. Có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song như sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 1.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Ta có mẫu sổ kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ…… Số tờ…… Tên vật tư:……………………… Số danh điểm:………………….. ĐVT:…………………………... Kho:…………………………… Chứng từ Trích yếu Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH Ngày tháng SL TT SL TT SL TT BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng…..năm…… Số danh điểm Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối thỏng 1.4.3. Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Đặc điểm công việc tại phòng kế toán và tại kho: ♦ Tại kho Việc ghi chép tại kho của thủ kho được thực hiện trên thẻ kho như đối với phương pháp thẻ song song. ♦ Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, tồn kho của từng vật tư của từng kho cho cả năm, mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Trước đó kế toán phải lập cấc bảng kê nhập, bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về mặt chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán và thủ kho kiểm tra, đối chiếu số liệu tổng nhập và tổng xuất giữa sổ đối chiếu luân chuyển và thẻ kho với số liệu tổng hợp. Ưu điểm: Phương pháp này làm giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán do chỉ phải ghi một lần vào cuối tháng, tiết kiệm hơn công tác lập sổ so với phương pháp thẻ song song. Nhược điểm: Dồn công việc ghi sổ, kiểm tra đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong nhiều trường hợp số lượng chứng từ nhập , xuất của từng danh điểm vật tư nhiều thỡ cụng việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn và hơn nữa ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất không nhiều. Có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển như sau: Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật tư Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu Luân chuyển Bảng kê xuất vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật tư Sổ kế toán tổng hợp vật tư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.2. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Mẫu sổ đặc trưng của phương pháp này: SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Năm….. Kho… Số danh điểm Tên vật tư ĐVT Đơn giá Số dư đầu tháng 1 Luân chuyển tháng 1 Số dư cuối tháng 2 Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT 1.4.4. Phương pháp sổ số dư Đặc điểm ♦ Tại kho Việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp ghi thẻ song song. Sau đó cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi vào sổ số dư. Nhưng thủ kho chỉ ghi vào cột số lượng trên Sổ số dư mà không ghi vào cột giá trị. ♦ Tại phòng kế toán: Định kỳ khoảng 3, 5, 10 ngày kế toán xuống kho cùng thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho. Kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để tính thành tiền và ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Sau đó, khi nhận được sổ số dư và thẻ kho, kế toán tính giá trị thực tế của vật tư bằng cách lấy số lượng nhân với đơn giá thực tế để điền vào cột thành tiền trên sổ số dư và đối chiếu với bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn. Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên công việc không bị dồn vào cuối kỳ Nhược điểm: Khó khăn trong kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này được áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều danh điểm và vật tư đồng thời số lượng nhập - xuất của mỗi loại khá nhiều . Ta có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư như sau: Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Bảng kê luỹ kế nhập xuất, tồn kho vật tư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Sổ kế toán tổng hợp về vật tư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 1.3. Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Mẫu sổ đặc trưng theo phương pháp sổ số dư bao gồm: SỔ SÔ DƯ Năm:…… Kho:……. Số danh điểm Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Đ/m dự trữ Số dư đầu năm Tồn kho cuối tháng 1 Tồn kho cuối tháng 2 SL TT SL TT SL TT BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN Tháng …năm… Kho….. Số danh điểm Tên vật tư Tồn kho đầu tháng Nhập Xuất Tồn kho cuối tháng Từ… đến… Từ… đến… Cộng nhập Từ… đến… Từ… đến… Cộng xuất 1.5. Hạch toán tổng hợp tình hình luân chuyển NVL trong doanh nghiệp 1.5.1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập đều có cân đo đong đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân đo đong đếm, ước lượng vật tư tồn cuối kỳ. Tương ứng với 2 phương thức kiểm kê trên trong kế toán vật tư nói riêng và kế toán HTK nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là KKTX và KKĐK. Phương pháp KKTX Là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hang hoá trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các TK HTK nói chung và TK NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy giá trị vật tư, hang hoá trên sổ kế toán có thể xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hang hoá tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư thừa thiếu và tìm hiểu nguyên nhân và tìm ra giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh ngiệp sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp KKĐK Là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hang hóa đó xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư, hang hóa tồn cuối kỳ Trị giá vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ Tổng trị giá vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ + = Trị giá vật tư, hang hóa xuất kho - Theo phương pháp KKĐK mọi biến động vật tư hàng hóa không theo dừi, phản ánh trên các TK HTK. Giá trị vật tư, hàng hóa mua vào nhập kho được phản ánh trên 1 TK riêng (TK Mua hàng). Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán để xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các TK HTK. Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK, các TK HTK chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hóa với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. Phương pháp KKĐK HTK có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến 1.5.2. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 1.5.2.1. Tài khoản sử dụng v TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu TK này có tính chất của TK tài sản, được chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị. TK này có kết cấu như sau: Bên nợ: Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn liên doanh hoặc từ các nguồn khác ; Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK. Bên có: Trị giá thực tế của NVL xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài, gia công, chế biến,hoặc góp vồn liên doanh; Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê, Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ (trường hợp doanh nghiệp kế toán HTK theo phương pháp KKĐK) Số dư bên nợ: Trị giá thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ v TK 151 – Hàng mua đi đường: TK này được sử dụng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng mua đi đường đã về doanh nghiệp. v TK 331 – Phải trả người bán: TK này dùng để phản ánh mối quan hệ giữa DN với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đó ký. TK 331 được mở chi tiết cho từng đối tượng cụ thể. v TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: Dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, đó khấu trừ và cũn được khấu trừ. Ngoài ra kế toán tổng hợp NVL còn sử dụng các TK liên quan khác nhau như: TK 111, TK 112, TK 128, TK 621, TK 627, TK 641, TK 642….. Trình tự kế toán các nghiệp vụ tăng, giảm NVL trường hợp DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ được thể hiện qua sơ đồ sau: Ngoài ra còn một số trường hợp đặc biệt sau: 1.5.2.2. Hạch toán tổng hợp tăng vật tư Nhập mua vật tư trong nước v Trường hợp vật tư và hóa đơn cùng về trong kỳ: căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn và chứng từ thanh toán ( nếu đã thanh toán) kế toán phản ánh: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu DN tính thuế theo phương pháp khấu trừ) Có 111, 112, 331, 311, 141… * Nếu vật tư thừa so với hóa đơn Có 2 cách để xử lý giá trị vật tư thừa so với hóa đơn. Cách 1: là nhập theo số thực nhập Nợ TK 152 giá thực nhập Nợ TK 133: VAT theo hóa đơn Có TK 331: Tổng thanh toán theo hóa đơn Có TK 3381, 3388: giá trị thừa chờ xử lý Sau đó xử lý số thừa: - Nếu đem trả lại người bán: Nợ TK 3381: Giá trị thừa Có TK 152 Nếu mua lại số thừa của người bán: Nợ TK 3381: Giá trị mua lại Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Phải trả thêm cho người bán Cách 2: Nhập theo đúng hóa đơn Phần thừa được ghi đơn Nợ TK 002 Nếu mua lại của người bán: Nợ Tk 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Và Ghi đơn Có TK 002: Số thừa Nếu trả lại cho người bán Ghi đơn Có TK 002 - Nếu vật tư thiếu so với hóa đơn Phản ánh giá trị thực nhập và phần thiếu hụt được phản ánh vào TK 1381 hoặc TK 1388 Nhận nốt số thiếu do bên bán chuyển: Nợ TK 152 : Giá trị thiếu Có TK 1381 Không nhận tiếp số còn thiếu: Nợ TK 331 Có TK 1381: Giá trị thiếu Có TK 133: VAT số hàng thiếu Không phải lỗi của bên bán Nợ TK 1388: Cá nhân bồi thường Nợ TK 811/632: Tính vào chi phí Có TK 1381: Giá trị thiếu v Vật tư về trước, hóa đơn về sau: Khi vật tư về ,lưu phiếu nhập kho vào tập hàng chưa có hóa đơn.Nếu trong kỳ hóa đơn về hạch toán hoàn toàn tương tự trường hợp trên.Nếu cuối kỳ hóa đơn chưa về thì kế toán phản ánh theo giá tạm tính. Nợ TK 152: Giá trị mua hàng theo giá tạm tính Có TK 331- Giá tạm tính Khi hóa đơn vào kỳ sau, kế toán phản ánh thuế và điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế. Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá trên hóa đơn: Nợ TK 152: Phần chênh lệch Có TK 331 Chênh lệch - Phản ánh thuế: Nợ TK 133 VAT Có TK 331 Nếu giá tạm tính lớn hơn giá trên hóa đơn Nợ TK 331 Có TK 152 (hoặc ghi đỏ phần chênh lệch) - Phản ánh thuế: Nợ TK 133 Có TK 331 v Trường hợp Hóa đơn về trước, vật tư về sau: Lưu hóa đơn vào tập hồ sơ hàng mua đi đường. Nếu trong kỳ hàng về nhập kho thì hạch toán bình thường Nếu đến cuối kỳ hàng chưa về thỡ kế toán hạch toán vào hàng mua đi đường Nợ TK 151 Nợ TK 133 VAT Có TK 331 Đến kỳ sau khi vật tư về kế toán hạch toán: Nợ TK 152 Nhập kho Nợ TK 621, 627, 641, 642 Sử dụng luôn không qua kho Có TK 151 Nhập khẩu vật tư - Giá trị NVL nhập khẩu bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu phải nộp, chi phí thu mua, vận chuyển… Nợ TK 152 Trị giá vật tư nhập khẩu Có TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 111, 112, 331… Tổng giá thanh toán cho người bán - Nếu hàng nhập khẩu dùng vào sản xuất hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT hàng nhập khẩu sẽ được phản ánh Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu - Nếu hàng hóa nhập khẩu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT hoặc nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án văn hóa, phúc lợi được đầu tư bằng các nguồn kinh phí khác thì thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được tính vào giá trị hàng mua: Nợ TK 152 Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu 1.5.2.3. Hạch toán tổng hợp giảm vật tư * Xuất góp vốn liên doanh đầu tư vào công ty liên kết. Giá trị của vật tư được hội đồng liên doanh, liên kết đánh giá lại: Nợ TK 222, 223 Theo giá đánh giá lại Nợ TK 811 - Giá đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ của vật tư,HH Có TK 152 Có TK 3387 – Giá đánh giá lại của VT,HH > giá trị ghi sổ * Xuất cho vay mượn: Nợ TK 1388, 136 Có TK 152 * Xuất vật tư bán - Phản ánh giá trị xuất Nợ TK 632 – Trị giá ghi sổ của vật tư bán Có TK 152 - Phản ánh giá bán Nợ TK 111, 112, 131 – Tổng giá thanh toán Có TK 511 – Giá bán chưa VAT Có TK 33311 – Thuế VAT * Kiểm kê thiếu NVL - Phản ánh trị giá vật tư thiếu khi kiểm kê: Nợ TK 1381 – Giá trị vật tư thiếu Có TK 152 Xử lý số thiếu Nợ TK 1388, 334, 111, 112 – Cá nhân bồi thường Nợ Tk 632, 811 – Tính vào chi phí Có TK 1381 – Giá trị thiếu 1.5.3. Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 1.5.3.1. Tài khoản sử dụng v TK 611 – Mua hàng Tài khoản này dùng để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hoá mua vào, xuất ra trong kỳ. Kết cấu của TK 611 như sau: Bên nợ: Trị giá thực tế hàng hoá NVL tồn kho đầu kỳ Trị giá thực tế hàng hoá, NVL mua vào trong kỳ, hàng hoá đã bán bị trả lại Bên có: Trị giá hàng hoá NVL xuất trong kỳ Trị giá thực tế hàng hoá đó gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá Trị giá thực tế hàng hoá NVL tồn cuối kỳ. TK 611 được chi tiết thành các TK cấp 2: TK 6111 – Mua nguyên vật liệu TK 6112 – Mua hàng hoá TK 611 không có số dư cuối kì Đầu kỳ hạch toán, kế toán tiến hành kết chuyển NVL tồn kho và đang đi đường: Nợ TK 611 Có TK 151, 152 Giá thực tế vật tư mua vào trong kỳ, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 611 Nợ TK 133 - Thuế GTGGT theo phương pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 331… Phản ánh giảm giá được hưởng hoặc trả lại vật tư cho nhà cung cấp, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331.. Có TK 133 - Giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 611 Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê vật tư tồn kho và đang đi đường, kế toán tính giá và ghi: Nợ TK 151, 152 Có TK 611 Sau khi ghi đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra giá thực tế của vật tư đó sử dụng trong kỳ và ghi: Nợ TK 621, 627, 641, 642. Có TK 611  1.6. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Ngày 27/02/2006, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 13/2006/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Theo đó hạch toán dự phòng giảm giá HTK được quy định như sau: Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Đơn giá ước tính có thể bán Đơn giá gốc hàng tồn kho Số lượng HTK Ngày 31/12/N Số dự phòng cần trích lập được xác định - x = Số dự phòng cần trích lập năm N+1 Việc lập dự phòng được tính riêng cho từng NVL. Cách lập dự phòng như sau: + Cuối niên độ kế toán (31/12/N) căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho, giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định mức lập dự phòng vào chi phí và được tính vào TK 632 – Giá vốn hàng bán. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán năm sau (31/12/N+1) tiếp tục tính mức dự phòng cần lập cho năm tiếp theo. Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 Nếu khoản dự phòng phải lập cho năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 (CT) 1.7. Kế toán NVL của một số nước và khác biệt so với kế toán NVL của Việt Nam. 1.7.1. Kế toán NVL theo kế toán Mỹ † Các phương pháp quản lý hàng tồn kho Để quản lý hàng tồn kho, kế toán Mỹ áp dụng 2 phương pháp là: Kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ. Mỗi phương pháp có ưu nhược điểm riêng. Trong cả hai phương pháp thì việc kiểm kê cuối kỳ được tiến hành vào cuối năm, mỗi năm tiến hành một lần. Tuy nhiên hầu hết các công ty cần các thông tin cập nhật về hàng tồn kho nhằm tránh được sự thiếu hụt tồn đọng nhiều về HTK. Từ các yêu cầu này các công ty thường sử dụng phương pháp KKTX sửa đổi. Theo phương pháp này thì kế toán trong doanh nghiệp tiến hành ghi chép số lượng HTK tăng, giảm trong kỳ theo số lượng trên sổ chi tiết. † Phương pháp tính giá NVL (Tính giá HTK theo giá vốn) * Giá nhập kho của NVL Cũng tương tự như tính giá nhập kho của kế toán Việt Nam nhưng có điểm khác biệt là kế toán Mỹ không áp dụng luật thuế GTGT. * Giá xuất kho của NVL Áp dụng 4 phương pháp*: Phương pháp giá thực tế đích danh Phương pháp giá đơn vị bình quân Phương pháp nhập trước - xuất trước Phương pháp nhập sau - xuất trước. † Đánh giá HTK theo mức giá thấp hơn giá thị trường. Giá thực tế của HTK có thể được xác định bằng 4 phương pháp trên. Tuy nhiên xuất phát từ một nguyên tắc giá phí là việc giá trị HTK có thể thấp hơn giá thực tế ban đầu của chúng. Nguyên tắc chung nên được áp dụng là không nên sử dụng nguyên tắc giá phí mà tính hữu dụng của chúng không còn lớn như trước. Theo nguyên tắc đó thì có các phương pháp sau: Phương pháp đánh giá HTK theo từng mặt hàng Phương pháp đánh giá HTK theo nhóm hàng chủ yếu Phương pháp đánh giá HTK theo phương pháp ước tính 1.7.2. Kế toán NVL theo hệ thống kế toán Anh † Phương pháp quản lý NVL Theo hệ thống kế toán Anh sử dụng 2 phương pháp đó là: KKTX và KKĐK trong đó phương pháp KKĐK được sử dụng phổ biến. † Phương pháp tính giá NVL * Tính giá nhập kho: Được xác định trên cơ sở giá gốc. Và kế toán Anh cũng áp dụng thuế GTGT như ở Việt Nam * Tính giá xuất kho: Được áp dụng 3 phương pháp**: - Phương pháp giá kỳ bình quân cả kỳ dự trữ - Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập - Phương pháp giá nhập trước - xuất trước. † Lập dự phòng giảm giá HTK Vào thời điểm kiểm kê cuối năm, nếu HTK bị giảm giá (giá thực tế trên thị trường nhỏ hơn giá trị ghi sổ) hoặc hàng bị lỗi thời mà DN có thể phải bán với giá thấp hơn giá vốn, thì cần căn cứ vào giá bán hiện hành, đối chiếu với giá vốn của từng mặt hàng để lập dự phòng. Cuối niên độ kế toán sau, căn cứ vào giá thị trường, đối chiếu với giá ghi sổ kế toán của từng mặt hàng để dự kiến mức dự phòng mới và tiến hành điều chỉnh mức giá dự phòng đó lập năm trước về mức dự phòng phải lập năm nay. (* tham khảo sách “Kế toán Mỹ ( đối chiếu kế toán Việt Nam)” của TS Phan Đức Dũng ** theo tài liệu của ACCA) Chỉ tiêu Kế toán Việt Nam Kế toán Mỹ Kế toán Anh Phương pháp hạch toán 2 phương pháp KKTX, KKĐK 2 phương pháp KKTX, KKĐK 2 phương pháp KKTX, KKĐK Giá nhập kho Tổng CP thực tế Tổng CP thực tế Tổng CP thực tế Giá xuất kho Phương pháp: - Nhập trước - xuất trước - Nhập sau - xuất trước - Phương pháp giá thực tế đích danh - Phương pháp giá đơn vị bình quân - Phương pháp giá hạch toán Phương pháp: - Nhập trước - xuất trước - Nhập sau - xuất trước - Phương pháp giá thực tế đích danh - Phương pháp giá đơn vị bình quân - Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ - Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập - Phương pháp giá nhập trước - xuất trước. Lập dự phòng giảm giá HTK Cuối niên độ kế toán Không lập dự phòng giảm giá HTK Cuối niên độ kế toán PHẦN II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN 2.1. Tổng quan về công ty Cổ phần xi măng Bỉm sơn 2.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển và chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Công ty Xi măng Bỉm Sơn tiền thân là Nhà máy Xi măng Bỉm Sơn có trụ sở chính tại Bỉm Sơn - Thanh Hoá, nằm gần vùng núi đá vôi, đất sét có trữ lượng dồi dào và chất lượng tốt, đây là hai nguồn nguyên liệu chủ yếu để sản xuất xi măng chất lượng cao. Để đáp ứng nhu cầu của đất nước lúc bấy giờ về vật liệu xây dựng đặc biệt là xi măng, công ty xi măng Bỉm Sơn đã được thành lập. Hơn 20 năm đi vào hoạt động, công ty xi măng Bỉm Sơn đã góp phần không nhỏ vào sản xuất, cung cấp vật liệu xây dựng và đặc biệt vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước. Ngay khi có chủ trương xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn, chức năng chính của Nhà máy là sản xuất xi măng bao PC30 và PC40 với các thông số kỹ thuật theo tiêu chuẩn của Nhà nước, hàm lượng thạch cao SO3 trong xi măng đạt 1,3% - 3%. Đồng thời sản xuất Clinker để sản xuất ra xi măng theo tiêu chuẩn ISO 9002. Nhiệm vụ của Công ty là sản xuất, tiêu thụ và cung cấp xi măng cho các công trình trong nước cũng như đáp ứng được nhu cầu cho việc xuất khẩu sang thị trường nước ngoài ( mà chủ yếu là thị trường của Lào). Ngoài ra, Công ty còn có nhiệm vụ cung cấp xi măng cho địa bàn theo sự điều hành của Tổng Công ty xi măng Việt Nam để tham gia vào việc bình ổn giá cả trên thị trường. Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, và để đáp ứng được nhu cầu thì khối lượng và chất lượng của sản phẩm sản xuất ra không ngừng được nâng cao. Điều này đồng nghĩa với việc nhu cầu về các yếu tố đầu vào cũng tăng. Đặc biệt phải nói đến nhu cầu về NVL phục vụ trực tiếp và gián tiếp cho quá trình sản xuất. Ngoài tăng về khối lượng NVL còn đòi hỏi chất lượng cũng phải tốt nhưng đảm bảo mục đích hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm trong sản xuất. Đồng thời đặc điểm về NVL phong phú hơn do đó yêu cầu quản lý NVL phải được nâng cao. Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh và sản xuất cũng quyết định đặc điểm NVL sử dụng đó là số lượng NVL lớn với các chủng loại rất phong phú và được phân chia thành nhiều loại khác nhau phục vụ cho từng giai đoạn của quá trình sản xuất. 2.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý tại Công ty Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh Để hoà nhập với sự chuyển mình của đất nước với sự mở rộng quy mô sản xuất, Công ty xi măng Bỉm Sơn đó chuyển thành Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ngày 1/5/2006 theo quyết định 486 của Bộ Xây Dựng với số vốn điều lệ là 900 tỷ đồng. Chuyển sang mô hình quản lý mới Công ty đã có được những lợi thế nhất định trên thị trường. Tuy nhiên cũng không thể tránh khỏi một số khó khăn. Đứng đầu bộ máy quản lý là đại hội đồng cổ đông. Để đảm bảo tổ chức sản xuất có hiệu quả, công ty tổ chức quản lý chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của Giám đốc và 5 phó Giám đốc cùng với các trưởng phòng ban khác. Sơ đồ1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Quy mô, tình hình sản xuất và đặc điểm công nghệ sản xuất Một trong những mục đích khi xây dựng Nhà máy xi măng Bỉm Sơn là mở ra một khu công nghiệp, sản xuất vật liệu xây dựng lớn nhất khu vực Bắc miền Trung, cung cấp vật liệu xi măng xây dựng cho cả nước, phục vụ các công trình trọng điểm quốc gia. Hiện nay, sản phẩm của Công ty với nhãn hiệu “Con voi” đó có mặt khắp cả nước, ngoài ra sản phẩm còn được cung cấp cho thị trường các nước Đông Dương và Đông Nam Á. Đồng nghĩa với thị trường tiêu thụ được mở rộng, nhu cầu tiêu thụ ngày một tăng là quy mô sản xuất cũng tăng theo. Thể hiện ở các chỉ tiêu như sản lượng sản xuất, công suất… Với mục tiêu mở rộng thị trường, đáp ứng được nhu cầu trong và ngoài nước, trong những năm gần đây sản lượng tiêu thụ của Công ty không ngừng tăng lên. Do đó sản lượng sản xuất cũng phải tăng để đáp ứng được nhu cầu. Tình hình kinh doanh của Công ty có nhiều lợi thế và có nhiều thành tựu. Với sự cố gắng ngay từ khi bắt đầu xây dựng nhà máy, và trong suốt quá trình phát triển hiện nay Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là một trong những doanh nghiệp đầu ngành của ngành công nghiệp sản xuất xi măng. Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tiêu thụ của Tổng Công ty xi măng VN. Doanh thu của Công ty liên tục tăng trong những năm gần đây và lợi nhuận thì cũng không ngừng tăng lên. Chỉ tiêu ĐVT Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Doanh thu thuần Đồng 1.578.502.780.791 1.539.701.700.803 1.579.919.194.207 LN thuần Đồng 80.970.014.557 104.726.391.328 116.659.397.004 Với quy mô và tình hình kinh doanh có nhiều thuận lợi, trong tương lai Công ty sẽ tiếp tục phát huy và duy trì những lợi thế của mình. Quy mô sản xuất lớn và tình hình kinh doanh khả quan cũng có ảnh hưởng nhất định tới công tác kế toán NVL của Công ty. Với số lượng NVL lớn, rất nhiều chủng loại khác nhau đòi hỏi phải được quản lý một cách khoa học, chặt chẽ và hợp lý. Đồng thời các chính sách kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng phải tuân theo đúng quy định, đáp ứng được đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của từng loại NVL. Với quy mô sản xuất lớn, nhu cầu về NVL là đầu vào quan trọng sẽ ngày một tăng, lượng dự trữ nhiều hơn, yêu cầu bảo quản tốt hơn. Việc hạch toán và sổ sách liên quan đến NVL phải được chi tiết để đảm bảo cho quản lý. Trên thực tế tổ kế toán NVL (gọi tắt là tổ vật tư) gồm 6 người. Do NVL số lượng lớn, được bảo quản dự trữ ở nhiều kho vì thế các kho được phân chia quản lý cho từng kế toán viên. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Đặc điểm bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức đúng với quy định điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước. Đồng thời phải phù hợp chế độ, chính sách, văn bản pháp quy về kế toán do Nhà nước ban hành. Tổ chức công tác kế toán còn phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô, yêu cầu quản lý của Công ty. Để bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả thì công tác kế toán._.o vào phiếu xuất kho, sổ chi tiết và các báo cáo liên quan. VD: Với phiếu xuất kho ngày 31/03/2008 kế toán sẽ định khoản như sau: (Cuối tháng kế toán đã vào chương trình tính giá) Nợ TK 621116: 1.326.554.052 Có TK 152115: 1.326.554.052 Ngoài xuất để sản xuất sản phẩm, NVL còn xuất chung cho cả phân xưởng và được hạch toán vào TK 627. NVL được chi tiết cho từng phân xưởng và từng loại . Ngoài ra còn một số trường hợp xuất NVL như: Xuất phục vụ cho quản lý chung ở công ty , Phục vụ cho bán hàng, Xuất cho vay… Toàn bộ phiếu xuất sẽ được cập nhật và lưu vào máy. Máy sẽ tự động phân bổ và tổng hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 152, tổng hợp hàng xuất… Thông thường tại các doanh nghiệp sản xuất, để tập hợp theo dõi chi phí theo đối tượng thì sử dụng “Bảng phân bổ NVL”. Tại Công ty Xi Măng Bỉm Sơn thì sử dụng Bảng phân bổ chi phí tại các công đoạn (Biểu số 16). Bao gồm các bán thành phẩm của các công đoạn : bùn, bột, clinker, sét… và thành phẩm xi măng. Thông qua bảng này cho thấy với mỗi công đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất xi măng, mỗi một đối tượng sẽ sử dụng những loại NVL gì, số lượng NVL đã sử dụng, để quản lý chi phí NVL tại các công đoạn một cách hiệu quả nhất. Có thể thấy rõ qua biểu sau: (Biểu số 16) Biểu số 16 Công ty CP xi măng Bỉm sơn BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ PHÁT SINH TẠI CÁC CÔNG ĐOẠN Tháng 3 năm 2008 STT Yếu tố chi phí ĐVT Bùn Bột Clinker dây chuyền 1 Clinker dây chyền 2 SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Sản lượng sản phẩm I CPNVL trực tiếp 1 Thạch cao Tấn 2 Clinker Tấn 3 Phiến silich Tấn 1 392,71 46 377 241 2 628 87 512 396 4 Than cám Tấn 7 699,99 4 030 492 876 11 177 5 850 503 555 5 Quặng Tấn 1 257,62 73 439 045 2 629,43 153 547 009 6 Phụ gia Tấn 7 Bi đạn Tấn 21 050 288 385 000 … …. … …. … … … … … … …. Biểu số 17 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/03/2008 đến 31/03/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … .. … … … … … .. … … … … … .. … … … .. … … … … 31/03 PN P208 Mua Thạch cao Lào 152115 133100 331203 1.241.090.100 124.109.010 1.365.199.110 31/03 PN 26 Mua đá bazan Hà Bình 152116 133100 331203 144.837.903 7.241.895 152.079.798 … … … … … … Nhìn chung kế toán tổng hợp NVL tại Công ty TY CP Xi Măng Bỉm Sơn về cơ bản cũng giống như đối với các DN sản xuất khác. Nhưng Công ty có đặc thù là khai thác đá vôi và đất sét tại mỏ. Đây là 2 NVL chính được khai thác và đưa thẳng vào sản xuất mà không qua nhập kho. Nên toàn bộ công tác kế toán tổng hợp nhập – xuất đá vôi và đất sét không được kế toán theo dõi trên sổ kế toán mà chỉ theo dõi thông qua việc nhập xuất các nguyên, vật liệu phục vụ quá trình khai thác đá vôi và đất sét. Đối với phế liệu trong sản xuất Công ty sẽ tiến hành nhập kho và chờ bán. Doanh thu bán phế liệu được Công ty hạch toán vào doanh thu bán hàng (TK 51128) Vào cuối năm, Công ty tiến hành kiểm kê các NVL trong kho để so sánh với số liệu trên sổ sách. Do với số lượng NVL quá lớn, chủng loại phong phú nên không có điều kiện tiến hành nhiều hơn. Thời gian tiến hành kiểm kê là vào 31/12. Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê. Tài sản thiếu sẽ được hạch toán vào TK 138 chờ xử lý. Và căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán. Trường hợp phát hiện thừa NVLCông ty hạch toán vào TK 338 chờ xử lý. Sau đây là biểu mẫu kiểm kê vào cuối năm 2007 (Biểu số 19) Biểu số 19 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN MẪU SỐ : 08 – VT BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Kho/ Đơn vị quản lý: Kho phụ gia Thời điểm kiểm kê…Giờ …ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ban kiểm kê gồm: Ông, Bà : Lê Hữu Phăng Trưởng ban Ông, Bà: Nguyễn Văn Công Ủy viên Ông, Bà: Lê Thị Mai Uỷ viên Đã kiểm kê cho các mặt hàng dưới đây: STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu SL TT SL TT SL TT SL TT Tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất 152 Nguyên vật liệu 9 680 363 413 9 680 363 413 1 2114.060501.002 Phiến si lích Tấn 6 000 199 799 982 6 000 199 799 982 2 2116.060501.001 Đá Bazan Tấn 30 037 2 814 594 710 30 370 2 814 594 710 3 2113.060401.002 Quặng sắt Tấn 4 300 245 100 019 4 300 245 100 019 4 2115.060501.001 Thạch cao Tấn 14 000 6 420 686 702 14 000 6 420 686 702 Tổng 9 680 363 413 9 680 363 413 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Thủ kho Thống kê Kế toán Kế toán trưởng Trưởng ban kiểm kê Thủ trưởng đơn vị Trong điều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán thì đã tạo được nhiều thuận lợi. Giúp cho công tác kế toán trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất NVL sau khi kế toán chi tiết lưu vào máy sẽ tự động ghi lên sổ kế toán tổng hợp. Áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán không những chặt chẽ mà kế toán cũng tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp với các sổ chi tiết. Áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán NVL, kế toán có thể đối chiếu số liệu dễ dàng giữa các sổ chi tiết với nhau và đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp để từ đó có thể phát hiện những sai sót trong quá trình hạch toán NVL. PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN 3.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Sau gần 30 năm xây dựng và phát triển, tiền thân là Nhà máy xi măng Bỉm Sơn. Với sự nỗ lực của các cán bộ công nhân viên, Công ty đã không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tích lớn lao trong suốt quá trình từ khi xây dựng đến khi trở thành doanh nghiệp có quy mô, uy tín hàng đầu trong ngành công nghiệp sản xuất xi măng ở nước ta. Cùng với sự lớn mạnh, mở rộng về cơ sở vật chất, quy mô sản xuất thì trình độ quản lý của ban lãnh đạo của Công ty cũng được nâng cao và hoàn thiện hơn để đáp ứng được nhu cầu về quản lý. Để có thể tồn tại và phát triển hơn nữa, Công ty luôn tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Muốn thế Công ty cần sử dụng các biện pháp, công cụ quản lý phù hợp, trong đó tổ chức công tác kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu và dễ tác động nhất. Công tác kế toán NVL có vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán nói chung. Với mục tiêu là sử dụng có hiệu quả với các NVL, vì NVL là thành phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản xuất. Tổ chức tốt công tác kế toán NVL là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, giảm chi phí, hạ giá thành, góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý nói chung. Cũng như các doanh nghiệp khác, do nhiều nguyên nhân khác nhau mà Công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên, xét một cách toàn diện Công tác kế toán NVL tại công ty CPXM Bỉm Sơn đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng trong quản lý. 3.1.1.Ưu điểm trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên: Một trong những ưu điểm lớn về bộ máy kế toán của công ty đó là trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán trong Công ty tương đối đồng đều. Công ty thường xuyên tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, có những người gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập nhà máy. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ, khả năng của từng người. Về tổng thể, tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành, phần nào góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Về chế độ, chính sách liên quan đến hạch toán NVL: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của Công ty. Hình thức kế toán này phù hợp cho việc áp dụng kế toán máy, giúp giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với khối lượng lớn NVL mà chủng loại lại phong phú thì việc áp dụng hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. NVL được ghi nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho của NVL được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng . Với đặc điểm và yêu cầu quản lý về NVL thì các chính sách áp dụng này áp dụng đúng đắn sẽ góp phần nâng cao công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Về áp dụng kế toán máy: Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho Công tác kế toán giảm bớt khối lượng công việc, gọn nhẹ quá trình từ xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán và lập các Báo cáo. Đặc biệt trong công tác kế toán NVL thì hiệu quả sử dụng kế toán máy lại càng thể hiện rõ. Do hệ thống máy tính trong công ty được nối mạng, nên khi các nghiệp vụ nhập - xuất NVL phát sinh, bộ phận thống kê tổng kho có nhiệm vụ viết phiếu nhập xuất và lưu vào máy. Khi kế toán muốn cập nhật các phiếu nhập - xuất chỉ cần gọi lại các phiếu đó và định khoản theo đúng nghiệp vụ phát sinh mà không cần nhập lại.Các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên và phải tổng hợp số liệu để vào các sổ sách nên khối lượng công việc của kế toán rất lớn. Áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán NVL tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, đảm bảo kế toán phản ánh một cách chính xác cho hơn 5000 danh điểm vật tư tại Công ty. Các phiếu nhập xuất lưu trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất với thống kê, thủ kho. Không xảy ra sai lệch về mã NVL, số lượng và sự trùng lặp các phiếu nhập - xuất. Không chỉ có thế, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sữa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác. Về hệ thống danh điểm NVL: Tại Công ty có tới hơn 5000 các loại NVL với chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự biến động của chúng. Để phục vụ cho công tác kế toán trên, kế toán máy phát huy được hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL thống nhất trong toàn công ty. Hệ thống danh điểm này được xây dựng và áp dụng bắt đầu từ năm 2004, đây là một cải cách trong công tác kế toán tại công ty. Giúp cho công tác kế toán NVL hiệu quả hơn rất nhiều. Về thủ tục nhâp, xuất kho NVL Với khối lượng NVL lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng. Trong khâu thu mua Công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập kho. NVL khi nhập kho phải có một hội đồng kiểm nghiệm với đầy đủ các thành viên đại diện có liên quan. Trong đó có một đại diện của phòng kế toán. Khối lượng nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch, phải có “ Tờ trình mua vật tư”, có “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Đối với một số NVL chính cấu thành nên thực thể sản phẩm thì trước khi nhập kho phải tiến hành phân tích các thành phần hoá học của NVL đó, nếu đảm bảo đúng quy định mới được nhập kho. Trước khi kiểm nghiệm NVL các thành viên phải căn cứ vào giá đã duyệt, các hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Với các thủ tục đó cho thấy công tác kế toán NVL là chặt chẽ, đảm bảo được yêu cầu quản lý. Quá trình xuất NVL phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng. Xuất dùng NVL phải căn cứ vào định mức tiêu hao tại phòng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch sản xuất… sau đó bộ phận tổng kho mới được phép viết phiếu xuất kho cho những NVL có giá trị lớn. Còn đối với NVL có giá trị nhỏ thì các thủ tục này chỉ cần thông qua phòng chức năng. Có thể thấy Công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất NVL là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dõi tổng quát và chính xác biến động của các loại NVL, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho NVL. Về phương pháp kế toán chi tiết NVL: Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL là phù hợp trong điều kiện công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền như hiện nay. Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho hàng nghìn các loại NVL đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại NVL. Với những ưu điểm trên thì Công tác kế toán NVL góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL cho các quá trình, các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện. 3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với một khối lượng NVL lớn trên 5000 các loại NVL khác nhau nên ít nhiều Công ty sẽ gặp phải khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý. Và do một số nguyên nhân nên Công tác kế toán NVL tại công ty CP XM Bỉm Sơn còn có những hạn chế nhất định. Thứ nhất, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn khi mới thành lập, toàn bộ các dây chuyền công nghệ sản xuất đều do Liên Xô trang bị và cung cấp, sau thời gian dài sử dụng, các thiết bị này bị hư hỏng, số còn lại trở nên lạc hậu, không còn phù hợp để sản xuất sản phẩm. Trước đây do các máy móc ngoại nhập thường ít hoặc hiếm các phụ tùng thay thế nên công ty đã tiến hành mua dự trữ để xuất dùng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa máy móc, thiết bị. Hiện nay khi các dây chuyền công nghệ đã được thay thế, toàn bộ các phụ tùng và một số NVL khác dự trữ không còn cần thiết nữa, trở thành NVL tồn kho lâu năm. Số lượng tồn kho này kế toán vẫn phải theo dõi, định kỳ tiến hành kiểm kê và ghi chép trên các sổ kế toán. Do tồn kho lâu năm nên một số NVL đã không còn sử dụng được nữa làm giá trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dù về số lượng không thay đổi. Hơn nữa, giá trị của các NVL này tương đối lớn, gây cho công ty một khó khăn là vốn bị tồn đọng là khá lớn, làm cho chi phí cơ hội đối với số NVL này tăng. Không chỉ có thế, mà công ty còn mất chi phí để bảo quản, quản lý, chi phí về nhân công, kho bãi… Rất nhiều các NVL từ nhiều năm nay không có sự biến động nào, số lượng, giá trị tại các cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trên sổ kế toán giữ nguyên, nhưng kế toán NVL vẫn phải theo dõi trên các sổ kế toán, lập Báo cáo HTK theo định kỳ, tiến hành kiểm kê như bình thường. Một số loại NVL như : Vòng bi 6017, Vòi phun Bla… Việc theo dõi, bảo quản các NVL tồn kho lâu năm lại kém chất lượng là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mà còn mang lại nhiều hạn chế như vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về chi phí bảo quản, làm tăng khối lượng cho công tác kế toán. Đây là vấn đề công ty cần nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt khối lượng công việc kế toán không cần thiết cho kế toán viên. Thứ hai, tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kê tổng kho phụ trách phiếu nhập, xuất NVL và từng người sẽ theo dõi từng nhóm NVL khác nhau. Tại phòng kế toán, từng kế toán lại phụ trách theo dõi tình hình Nhập - xuất theo kho. Xuất phát từ 2 đặc điểm trên mà trong công tác kế toán NVL còn tồn tại một số bất cập. Một số NVL có cùng tên gọi, quy cách nhưng do nguồn nhập khác nhau, nên được hạch toán vào TK chi tiết khác nhau. Do việc mã hóa vật tư căn cứ vào TK nên với nguồn nhập khác nhau thì mã vật tư cũng khác nhau. VD: Cùng Vật liệu bạc biên Benla nếu nhập từ mua sắm thì được hạch toán vào TK 152411 với mã NVL Là 2411.010204.045 nhưng nếu nhập kho bằng nguồn dự trũ đặc biệt thì được hạch toán vào TK 15242 với mã NVL là 242.030404.003. Ở bộ phận thống kê tổng kho thì chỉ quan tâm đến các mặt hàng, không quan tâm đến các nguồn nhập nên dễ nhầm lẫn khi báo mã vật tư. Ở bộ phận kế toán lại cập nhật theo mã vật tư nên dễ sai lệch khi đối chiếu số liệu giữa kho với kế toán. Mỗi kho do một kế toán vật tư theo dõi nhưng trong kho lại có nhiều mặt hàng khác nhau,do nhiều người của bộ phận thống kê tổng kho theo dõi. VD: Chú Tâm theo dõi kho phụ tùng, trong kho phụ tùng lại có chú Hiền theo dõi phụ tùng ô tô, chú Lục theo dõi phụ tùng máy mỏ… Do đó khi đối chiếu số liệu giữa kế toán với tổng kho, kế toán phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kê nên sẽ tốn nhiều thời gian và công sức và dễ nhầm lẫn, sai sót số liệu. Như vậy cần phải có biện pháp phân chia quản lý và theo dõi một cách khoa học hơn, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng kho và bộ phận kế toán. Thứ ba, tại công ty vẫn còn tình trạng một loại NVL được nhập vào hai kho, cả hai kho này cùng quản lý một loại NVL nên gây khó khăn cho việc hạch toán. VD: Cáp AC95 (mã 2118.102001.012) có trong kho K02 Và K03; Que hàn ESAB (mã 2118.104201.016) có trong 2 kho là kho K01 và kho K03; Đồng tấm 6 ly (mã 2118.030705.027) có trong kho K02 Và K10. Rõ ràng với tình trạng ở cả 2 kho cùng quản lý một loại NVL gây khó khăn trong công tác kế toán, sự quản lý chồng chéo gây sự bất tiện cho kế toán khi xác định tổng giá trị, số lượng tồn kho cũng như theo dõi tình hình biến động nhập - xuất dễ gây nhầm lẫn. Việc đối chiếu giữa thủ kho với kế toán sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn. Thứ tư, trong năm năm qua Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cho đến thời điểm cuối năm 2007 là hợp lý vì hiện nay giá mua NVL liên tục tăng. Theo thông tin từ Bộ Xây Dựng, năm 2008, có 6 nhà máy xi măng đi vào hoạt động với công suất lên tới 6,6 triệu tấn đó là: Xi măng Công Thanh, Thăng Long, Tây Ninh, Chinfon Hải Phòng và Tuyên Quang. Sự ra đời của các nhà máy xi măng với công suất lớn này sẽ làm cho nhu cầu về NVL tăng mạnh. Nhu cầu về NVL tăng sẽ dẫn đến giá NVL mua vào phục vụ sản xuất tăng theo. Tuy nhiên khi nhu cầu về NVL tăng vọt thì kéo theo đó cũng sẽ xuất hiện rất nhiều nhà cung cấp NVL mới tham gia vào thị trường béo bở này, các nhà cung cấp hiện tại cũng nhanh chóng thay đổi để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Biến động này lại sẽ gây ra sự giảm giá về NVL vì cung đã đáp ứng được cầu. Kéo giá NVL về đúng giá trị thực tế. 3.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Để nâng cao và hoàn thiện dần công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, ngoài việc duy trì và phát huy những ưu điểm đã có thì bên cạnh đó công ty cần nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tại Công ty. Sau thời gian thực tập tại Công ty, nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL đối với công tác kế toán nói chung và xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như điều kiện thực tế tại công ty, em xin đưa ra một số kiến nghị sau: 3.2.1 Về tổ chức cồng tác quản lý, theo dõi NVL Như đã trình bày ở trên, tổ chức quản lý NVL còn tồn tại một số bất cập. Sự phân chia quản lý có sự khác nhau giữa bộ phận thống kê tổng kho với kế toán NVL, gây nhiều khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa tổng kho- kế toán- thủ kho. Để có thể nâng cao được hiệu quả quản lý NVL cần có sự phân chia quản lý khoa học hơn so với cách phân chia cũ. Theo cách phân chia cũ: Bộ phận thống kê thủ kho theo dõi vật tư về các loại mặt hàng, còn kế toán theo dõi vật tư theo kho, các vật tư nằm ở các kho và một kho thì có nhiều loại vật tư không thống nhất cho kho CCDC và kho NVL. Điều này làm cho quá trình đối chiếu số liệu trở nên chồng chéo, khó khăn cho cả 2 bên mà không đem lại được hiệu quả về mặt quản lý. Do đó cần phân công lại quản lý của tổng kho và kế toán thống nhất khi theo dõi mặt hàng hoặc cùng theo dõi theo chỉ tiêu kho để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lí và đối chiếu số liệu. VD: Sắt thép ở các kho K01, K02, K11, K12 Theo sự phân công cũ: Bộ phận thống kê: Cô Mai theo dõi sắt thép ở cả 4 kho. Bộ phận kế toán: chú Tâm theo dõi kho 01, cô Nghiên theo dõi kho 02, chị Hương theo dõi kho 03, Chị Nhung theo dõi kho 04. Vòng bi có ở 2 kho K01 và K04 Bộ phận thống kê: Chú Lục theo dõi vòng bi ở cả 2 kho Bộ phận kế toán: Chú Tâm theo dõi kho K01,Chị Nhung theo dõi K04 Theo như sự phân công trên khi đối chiếu số liệu vào cuối tháng, cô Mai phải đối chiếu số liệu với 4 thủ kho và 4 kế toán. Chú Tâm phải đối chiếu với thủ kho và 2 thống kê tổng kho… Như vậy rõ ràng quá trình đối chiếu phức tạp gây khó khăn và hạn chế trong phát hiện sai sót. Theo em, có thể phân chia quản lý theo cách mới. Đó là một kho chỉ bảo quản một loại vật tư, chuyển toàn bộ số NVL ở các kho khác nhau về quản lí tập trung tại một kho. Theo như trường hợp trên, chuyển sắt thép về cùng một kho chẳng hạn kho K01, theo đó chú Tâm theo dõi K01, Cô Mai theo dõi toàn bộ sắt thép ở kho K01, với cách phân chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần chú Tâm (kế toán), Cô Mai (thống kê tổng kho) và thủ kho K01 đối chiếu với nhau. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian, công sức mà hiệu quả được nâng lên rất nhiều. Với cách quản lý như trên, mỗi loại NVL được bảo quản trong cùng một kho, mỗi kế toán theo dõi một kho và một loại NVL, như vậy quá trình theo dõi biến động của các NVL sẽ chính xác, chặt chẽ và dễ dàng hơn. Song trên thực tế, để thực hiện được giải pháp này không phải là đơn giản. Do công ty có nhiều kho, khối lượng NVL lớn, sự điều chuyển từ nhiều kho sang cùng 1 kho sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn kém. Và cần có kho đủ điều kiện về diện tích và không gian đảm bảo tốt cho bảo quản NVL. Để thực hiện được như thế không thể tiến hành ngay mà cần có thời gian để thay đổi, điều chuyển các loại NVL. 3.2.2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Như đã trình bày trên phần 3.1.2 Hiện nay Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tuy nhiên theo ý kiến của em cuối niên độ kế toán năm 2008 công ty nên xem xét lại vấn đề trích lập dự phòng giảm hàng tồn kho. Năm 2008 có 6 nhà máy xi măng mới đi vào hoạt động, dẫn đến nhu cầu về NVL tăng mạnh, kéo theo sự tăng giá NVL. Nhưng đến cuối năm 2008, đầu năm 2009 giá của NVL có thể sẽ giảm nhiều do cung đã đáp ứng được cầu. Sự thay đổi về giá NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản xuất của sản phẩm. Giá trị NVL tồn kho cuối năm 2008 sẽ được tiếp tục dùng để sản xuất năm 2009. Nếu giá NVL dùng cho sản xuất được xác định cao hơn giá thị trường sẽ làm cho giá sản phẩm sản xuất ra cao, không cạnh tranh được trên thị trường. Nguồn nhập NVL của Công ty lại chủ yếu là mua ngoài, trước tình hình giá cả thị trường có nhiều biến động nên hạn chế những khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh và xác lập giá bán bằng cách bù đắp tổn thất có thể xảy ra bằng nguồn tài chính dự phòng. Khi giá của các loại NVL trên thị trường có xu hướng giảm công ty nên lập khoản “Dự phòng giảm giá HTK” phản ánh trên TK 159 để dự phòng sự biến động giá cả của số NVL tồn kho trong công ty. Ngày 27/02/2006, Bộ Tài chính đã ban hành Thông Tư số 13/2006/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vận dụng một cách chính xác quy định này sẽ giúp cho Công ty hạn chế được rủi ro trong kinh doanh. Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK. Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Đơn giá ước tính có thể bán Đơn giá gốc hàng tồn kho Số lượng HTK ngày 31/12/N Số sự phòng cần trích lập được xác định: - x = Số dự phòng cần trích lập năm N+1 Việc lập dự phòng được tính riêng cho từng NVL. Cách lập dự phòng như sau: + Cuối niên độ kế toán (31/12/N) căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định mức lập dự phòng. Khoản dự phòng này được xem như là một khoản chi phí và được phản ánh trên TK 632 – Giá vốn hàng bán. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán năm sau (31/12/N+1) tiếp tục tính mức dự phòng cần lập cho năm tiếp theo. Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập thêm: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 (CT) 3.2.3.Thanh lý NVL tồn kho lâu năm Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đang có một khối lượng lớn NVL tồn kho từ rất nhiêu năm, hiện nay không cần sử dụng, mà phần lớn các vật tư này là các phụ tùng dự trữ đặc biệt. Nhằm thu lại lượng vốn tồn đọng đã nhiều năm của công ty đang nằm trong kho NVL Công ty cần tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán số NVL tồn kho lâu năm này. Do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trực thuộc và chịu sự quản lý của Tổng công ty xi măng Việt Nam nên muốn được thanh lí, nhượng bán các NVL này, công ty cần làm thủ tục báo cáo lên Tổng Công ty để được phê duyệt. Ví dụ như phụ lục các NVL cần thanh lý nhượng bán trong bảng dưới đây: Biểu số 20 TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM CÔNG TY XI MĂNG BỈM SƠN BẢNG NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO (Ứ ĐỌNG) Ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tồn cuối kì Số lượng Giá trị (VNĐ) 1 2411.022324.008 B/ống mềm cao cấp HD1SNDN 06X315243.103 Cái 2,000 250.000 2 2411.28BI03.005 Bi cát đăng tay lái Cái 9,000 2.2250.000 … … … … … … 10 2411.28BL06.069 Bu lông 16X40 Cái 278,000 5.000.000 11 2411.28BL06.069 Bu lông bẹt 12X60 Cái 986,000 4.976.455 … … … … … … 187 2411.022337.010 Ghi 37.0178000090 Cái 10,000 153.914.980 188 2411.022337.041 Ghi máy lạnh Cái 5,000 55.957.490 … … … … … … 607 2411.2833603.063 Độngcơ 3.12.526T.400 KW Cái 2,000 41.383.800 608 2411.2833603.053 Động cơ ĐA3.800 KW Cái 1,000 187.600.000 … … … … … … Tổng cộng 12.696.098.054 Khi có quyết định phê duyệt của TCT thì giá trị các NVL tồn kho cần được đánh giá lại nhằm xác định giá trị hợp lý của NVL tại thời điểm đánh giá lại do hội đồng hoặc ban đánh giá lại thực hiện. Thường các NVL tồn từ nhiều năm tại công ty đã hao mòn, hỏng hóc, han rỉ nên có giá trị nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế toán.Căn cứ vào các chứng từ đánh giá lại NVL, kế toán ghi: Nợ TK 412 (4122) Có TK 152 Công ty nên tiến hành thanh lý, nhượng bán các loại NVL này nhằm thu hồi sớm nhất phần vốn đầu tư. Khi xuất kho NVL để bán thì căn cứ vào giá thực tế, kế toán sẽ định khoản vào máy (Trên “phiếu xuất kho”) Nợ TK 632 (6321) Có TK 152 - Số tiền thu được từ việc nhượng bán NVL, kế toán định khoản trên “Hoá đơn bán hàng”: Nợ TK 131 - Số tiền thực thu Có TK 511 - Doanh thu Có TK 333 (33311) - Thuế GTGT Khi thu tiền hoặc nhận giấy báo có của Ngân hàng thì kế toán sẽ cập nhật vào “ Phiếu thu” và “ Giấy báo có”. Để tiến hành thanh lí nhượng bán các NVL tồn kho lâu năm tại Công ty là cũng là vấn đề phức tạp mà từ rất nhiều năm nay chưa được phê duyệt và thực hiện. Tuy nhiên nếu làm được, Công ty không những thu hồi lại được một phần vốn đã đầu tư mà còn giảm bớt được khối lương lớn các công việc cho kế toán trong việc theo dõi, hạch toán và lên các Báo cáo định kỳ cho các định kỳ cho các nguyên vật liệu đó. Đồng thời, công ty còn tiết kiệm được các chi phí trong việc cất giữ, bảo quản,…để giải phóng các kho, tập trung vốn đầu tư, nhân lực, quản lí cho các loại NVL thiết yếu khác. KẾT LUẬN Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, thì yếu tố Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng nhất quyết định đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Bài toán đặt ra cho các nhà quản lý là phải lập kế hoạch thu mua, bảo quản, lưu trữ, sử dụng NVL như thế nào để chi phí bỏ ra của doanh nghiệp là thấp nhất và lợi nhuận thu được là cao nhất có thể. NVL cung cấp cho các bộ phận sản xuất phải kịp thời, đầy đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, giảm thiểu tối đa thời gian bị gián đoạn do thiếu NVL. Công tác kế toán NVL có vai trò quan trọng để có thể thực hiện tốt mục tiêu chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho Doanh nghiệp . Trong suốt quá trình thực tập, thông qua tìm hiểu về đặc điểm NVL ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, sau đó là đi sâu tìm hiểu về chi tiết công tác kế toán NVL. Công tác kế toán NVL tại Công ty tuân theo đúng quy định của Bộ tài chính, các thủ tục liên quan đến quá trình nhập xuất tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu quản lý chung. Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán NVL còn tồn tại một số hạn chế ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả quản lý. Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty, vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong quá trình học Đại học. Em đã đưa ra một số biện pháp nhằm góp phần khắc phục những hạn chế còn tồn tại làm ảnh hưởng đến công tác kế toán NVL tại Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn, để nâng cao và hoàn thiện hơn hiệu quả quản lý thông qua hoàn thiện một trong những công cụ trong quản lý là công tác kê toán Đế có thể khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn”, em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong phòng KT – TK – TC, đặc biệt là phòng kế toán vật tư đã tạo điều kiện cung cấp thông tin, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phan Quang Niệm đã tận tình hướng dẫn, góp ý kiến để em có thể thực hiện tốt và hoàn thiện Khóa luận tốt nghiệp của mình! Bỉm Sơn, ngày 4 tháng 6 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Ngọc Yến 711 Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp - Viện ĐH Mở Hà Nội – PGS.TS Nguyễn Văn Công. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Đại Học Kinh Tế Quốc Dân – PGS.TS Nguyễn Văn Công. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Chuẩn mực 02 của Việt Nam về hàng tồn kho Tạp chí kế toán hàng tháng của ACCA Sách “ Đối chiếu kế toán Mỹ và kế toán Việt Nam” – TS. Phan Đức Dũng Các tạp chí khác có liên quan: Tạp chí kế toán, Tạp chí kinh tế và phát triển. Các trang Web tìm kiếm : http:// google.com.vn http:// webketoan.com Một số luận văn tốt nghiệp NHẬN XÉT KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Ngọc Yến Lớp: K13-KT1 Đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN ._.