Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Tập đoàn Thái Hoà (nhật ký chung - Ko lý luận)

MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay các doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển phải tìm cho mình những biện pháp cạnh tranh có hiệu quả. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, kiểm soát và cắt giảm chi phí là một biện pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận. Chi phí nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do đó công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất phải được thực hiện tốt, có như vậy mới có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cho việc quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp cũng như trong việc sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa mặc dù ngày càng phát triển mạnh cùng đội ngũ kế toán lâu năm nhưng không tránh khỏi nhiều thiếu sót trong việc sử dụng các chế độ cũng như trên thực tế tại đơn vị em thực tập đề tài em chọn vẫn còn nhiều tồn tại cần phải hoàn thiện. Là Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa nằm trong hệ thống các doanh nghiệp sản xuất hiện nay của nền kinh tế nước ta Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa không thể không mang những đặc trưng chung của các doanh nghiệp. Công tác quản lý nguyên vật liệu là một công việc hết sức khó khăn và phức tạp, đòi hỏi người lãnh đạo phải biết tổ chức thu mua, dự trữ và cung ứng kịp thời trong quá trình sản xuất, tạo sự ổn định liên tục trong sản xuất, giúp doanh nghiệp ngày càng đứng vững và phát triển. Hơn nữa, quản lý nguyên vật liệu là một công việc vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật. Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong công tác kế toán, sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa, được sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán Công ty và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo, PGS.TS Nguyễn Văn Công, em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tập đoànThái Hòa” Kết cấu của chuyên đề gồm có ba phần: Phần 1: Tæng quan vÒ c«ng ty Cæ phÇn tËp ®oµn Th¸i Hßa Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng chuyên đề của em không thể tránh khỏi một số hạn chế và sai sót. Em kính mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các anh chị trong phòng kế toán Công ty. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của Thầy giáo, PGS.TS Nguyễn văn Công và ban lãnh đạo, cán bộ phòng kế toán Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa đã giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Hoàng nữ quỳnh Hoa TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI HÒA 1.1 Đặc điểm kinh tế kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. 1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa thành lập và đi vào hoạt động theo Quyết định số 2335 QĐ- TL ngày 04/03/1996 do UBND Thành phố Hà Nội cấp với giấy phép kinh doanh số 048176 ngày 12/3/1996 do Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Tên công ty: Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Thái Hòa. Tên tiếng Anh:Thai Hoa production and trading copration. Trụ sở chính: D21- Phương Mai, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Điện thoại: (84- 4)5.740.348 Fax: (84- 4)8.520.507 Số tài khoản: 01001232257 Mã số thuế: 0100367361 Email: thai- hoa@hn.vnn.vn Website: www.thaihoacoffee.com.vn Ngày 19/05/2008 Công ty đã thực sự lớn mạnh từ một Công ty TNHH SX và TM Thái Hòa chuyển đổi thành Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Thái Hòa với giấy phép kinh doanh số 0103024767 ngày 19/5/2008 do Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Tên công ty: Công ty cổ Phần Tập Đoàn Thái Hòa Thái Hòa. Tên tiếng Anh:Thai Hoa Group Joint Stock Company Trụ sở chính: D21- Phương Mai, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội. Mã số thuế: 0100367361 Email: thai-hoa@hn.vnn.vn Website: thaihoacoffee.com Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị: + Chế biến cà phê thóc ra cà phê nhân sau đó xuất khẩu. + Chế biến cà phê nhân, cà phê bột ra cà phê tan, cà phê phin, cà phê sữa. + Du lịch lữ hành nội địa, quốc tế và các dịch vụ tư vấn đầu tư, tư vấn lập dự án đến nhóm B. + Tư vấn lắp đặt thiết bị cho các công trình dân dụng, công nghiệp, thủy lợi, bưu điện, thông tin liên lạc… Trong đó hoạt động chính của Công ty là sản xuất, chế biến và xuất khẩu cà phê loại Arabica, loại Robusta và cà phê hòa tan. Với số vốn điều lệ ban đầu là 9.950.000.000 VNĐ. Mặc dù chỉ mới đi vào hoạt động được hơn 10 năm nhưng Công ty Thái Hòa đã gặt hái được một số thành tựu đáng kể. Nhờ có chiến lược phát triển đúng đắn, tập trung vào thị trường xuất khẩu cà phê, cho đến nay Công ty không chỉ lớn mạnh về quy mô mà cả về uy tín. Sản phẩm cà phê Arabica của Công ty chiếm tới hơn 80% sản lượng cà phê Arabica xuất khẩu của Việt Nam, góp phần không nhỏ vào việc xây dựng thương hiệu cà phê Arabica của Việt Nam trên thị trường thế giới- một loại cà phê cách đây 10 năm bị coi là “kẻ xa lạ”,bị người tiêu dùng kỳ thị từ chối tiêu dùng. Sản phẩm của Công ty được tiên thụ một phần tại Việt Nam nhưng chủ yếu vẫn là xuất khẩu đi các nước như: Mỹ, EU, Nhật, Singapo…. Những cống hiến to lớn trong việc xây dựng tên tuổi cho cà phê Arabica đã được Bộ thương mại và UBND Thành phố Hà Nội công nhận qua việc trao tặng bằng khen về thành tích xuất khẩu liên tục trong 5 năm: 2001, 2002, 2003, 2004, 2005 và được cấp chứng chỉ ISO 9001- 2000 vào năm 2003. Cho đến nay Công ty đã mở chi nhánh hoạt động trên cả 3 miền tổ quốc, với một trụ sở văn phòng chính đặt tại D21- Phương Mai, tám công ty con, bốn chi nhánh và ba nhà máy có mặt trên các vùng cà phê danh tiếng của Việt Nam, đó là: Công ty Thái Hòa - Nghệ An. Công ty Thái Hòa - Quảng Trị. Công ty Thái Hòa - Lâm Đồng. Công ty Thái Hòa - Thừa Thiên - Huế. Công ty Thái Hòa – Hòa Bình. Công ty Thái Hòa Lào - Việt. Công ty cổ phần cà phê An Giang. Công ty xây lắp Khe Sanh. Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh. Chi nhánh Sơn La. Chi nhánh Điện Biên. Nhà máy chế biến cà phê Giáp Bát. Nhà máy chế biến cà phê Liên Ninh. Nhà máy chế biến cà phê Khe Sanh. Dưới đây là một số chỉ tiêu thể hiện kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty qua vài năm trở lại đây: + Một số chỉ tiêu về nguồn vốn: STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu thuần 190.210.724.235 170.646.358.725 2 Lợi nhuận trước thuế TNDN 8.825.457.494 8.314.753.483 3 Nộp ngân sách 174.642.235 582.170.078 4 Lợi nhuận sau thuế TNDN 8.650.815.259 7.732.583.405 5 Nguồn vốn chủ sở hữu 60.716.243.683 62.593.759.291 + Lao động Số lượng cán bộ công nhân viên, trình độ đào tạo hiện có đến năm 2008 là 1370 người. TT Trình độ ĐVT Số lượng 1 Đại học, cao đẳng Người 40 2 Trung cấp Người 55 3 Công nhân kỹ thuật Người 60 4 Công nhân lành nghề Người 100 5 Lao động phổ thông, hợp đồng ngắn hạn Người 1115 Cộng 1370 (Nguồn tài liệu: Phòng Tài chính kế toán) Công ty Thái Hòa ra đời vào thời điểm nước ta đang hội nhập nhanh với thế giới; Chính phủ có nhiều chính sách kinh tế vĩ mô tạo nhiều điều kiện thuận lợi, tạo ra nhiều cơ hội giúp cho các doanh nghiệp tăng sức cạnh tranh đặc biệt là các doanh nghiệp không thuộc sở hữu của Nhà nước. Việc kinh doanh nông sản lại được lại được Chính phủ và Nhà nước quan tâm, đầu tư mạnh mẽ, giành cho nhiều ưu ái và rất khuyến khích xuất khẩu, xây dựng thương hiệu Việt Nam trên trường quốc tế. Cà phê là một loại cây được trồng nhiều và rất phù hợp với khí hậu, đất đai của nhiều vùng, miền trong cả nước. Sản lượng cà phê liên tục tăng nhanh, diện tích gieo trồng được mở rộng. Mặc dù diện tích và sản lượng cà phê tăng nhanh chóng song chất lượng cà phê của Việt Nam còn chưa cao; giá cà phê Việt Nam luôn thấp hơn so với sản phẩm của các nước khác. Một khó khăn nữa mà Công ty phải đối mặt đó là cà phê Robusta chiếm tỷ trọng lớn trong tổng diện tích cà phê Việt Nam, trong khi xu hướng tiêu dùng cà phê thế giới lại là cà phê Arabica. Bên cạnh đó, đa số người trồng cà phê trình độ văn hóa còn thấp; thói quen canh tác, chăm sóc, thu hoạch không tuân thủ quy trình kỹ thuật. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của cà phê quả- nguyên vật liệu chính cho việc sản xuất cà phê sữa, cà phê pha phin. Công ty Thái Hòa với chiến lược xây dựng thương hiệu cà phê Arabica trên thị trường thế giới gặp khó khăn không nhỏ khi loại cà phê này lại là một mặt hàng xa lạ, bị người tiêu dùng từ chối. Do vây, việc đầu tư vào cà phê Arabica được coi là một mạo hiểm lúc bấy giờ. 1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa bao gồm trụ sở chính đặt tại Hà Nội và các công ty con đặt tại các tỉnh trong cả nước và hai nhà máy chế biến. Trong đó tám công ty con và ba chi nhánh là các đơn vị trực thuộc hạch toánh độc lập, giữ vai trò thu mua cũng như chế biến ngay tại vùng nguyên liệu. Hai nhà máy chế biến cà phê là đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc, giữ vai trò sản xuất các mặt hàng cà phê như cà phê hòa tan, cà phê bột , bên cạnh đó tổ chức sản xuất kinh doanh cà phê sơ chế xuất khẩu. Xuất hàng sơ chế nhập hàng nguyên liệu . Phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa bao gồm: *Ban giám đốc công ty Ban lãnh đạo Công ty bao gồm : + Tổng Giám đốc + Phó Tổng Giám đốc kinh doanh + Phó tổng giám đốc điều hành - Tổng Giám đốc: chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty; Chịu trách nhiệm trước thủ tướng chính phủ và pháp luật Nhà nước về công việc sản xuất, kinh doanh của Công ty. Phụ giúp cho tổng giám đốc có 2 phó tổng giám đốc là: phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh và phó tổng giám đốc điều hành - Phó Tổng Giám đốc phụ trách kinh doanh: giúp Tổng Giám đốc điều hành các công tác kinh doanh. Phó Tổng giám đốc kinh doanh có nhiệm vụ tìm kiếm bạn hàng, ký kết hợp đồng tiêu thụ, kinh doanh cũng như cung ứng nguyên vật liệu ban đầu. Đồng thời chịu trách nhiệm quản lý, báo cáo trước Tổng Giám đốc về tình hình kinh doanh của Công ty.Chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu , phòng kế toán và phòng vật tư. - Phó Tổng Giám đốc phụ trách điều hành: giúp Tổng Giám đốc điều hành các công tác quản trị trong Công ty. Lên kế hoạch hoạt động, phân chia nhiệm vụ giữa các phòng ban, đánh giá và quản lý hoạt động của các nhân viên trong Công ty. Chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động của phòng tổ chức hành chính và phòng kỹ thuật, xí nghiệp trong toàn công ty. * Các phòng, ban chức năng - Phòng vật tư: + Mua sắm trang thiết bị, vật tư cho Công ty. + Đảm bảo số lượng cũng như chất lượng của vật tư. + Đảm bảo, đáp ứng đủ nguồn hàng để phục vụ sản xuất kinh doanh của DN Phòng kế toán: + Tham mưu cho Tổng Giám đốc về hạch toán kinh tế theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty. + Tổ chức và quản lý nguồn tài chính và thu chi tổng hợp, phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính trong sản xuất kinh doanh. + Xây dựng cơ sở hạch toán kinh doanh về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: + Tổ chức, quản lý, điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu. + Quản lý, xử lý các thông tin liên quan đến hợp đồng ngoại. + Tìm kiếm, khai thác và mở rộng thị trường xuất nhập khẩu. +Phụ trách về các quan hệ quốc tế, việc liên hệ giao dịch phản hồi của khách hàng, quan hệ với các cơ quan chức năng nhà nước có liên quan. + Tìm kiếm và khai thác khả năng đầu tư từ bên ngoài. Phòng tổ chức hành chính: Quản lý trực tiếp công tác tổ chức hành chính văn phòng trong toàn công ty. Công tác quản trị hành chính. Triển khai, thực hiện các chế độ chính sách. Thực hiện công tác quản lý hành chính pháp chế, công văn, thư từ báo chí. Phụ trách công tác đào tạo, tuyển dụng và đề bạt cán bộ công nhân viên theo yêu cầu công việc của từng bộ phận. Xây dựng mức tiền lương chung của Công ty; theo dõi quản lý, thực hiện các nghiệp vụ về chính sách cho người lao động; tổ chức, sắp xếp các cuộc họp, hội nghị lớn của công ty. Phòng kỹ thuật: Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu và các chỉ tiêu chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất. Đảm bảo sự ổn định của các chỉ tiêu kỹ thuật đã đặt ra, phát triển sản phẩm mới nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường. Các công ty con, chi nhánh và nhà máy: + Trực tiếp sản xuất và chế biến cà phê nhân xuất khẩu đáp ứng đủ hàng theo yêu cầu của Công ty. + Thực hiện tốt chu trình cà phê để đạt tiêu chuẩn xuất khẩu theo tiêu chuẩn quy định. Sản xuất và chế biến cà phê thành phẩm (đồ uống). + Đầu tư trang thiết bị, máy móc và nhà xưởng hợp lý, đầu tư khoa học kỹ thuật để đảm bảo sản xuất ổn định về chất lượng và tăng dần về số lượng. + Tìm kiếm bạn hàng, mở rộng thị trường trong nước và xuất khẩu ra thị trường thế giới. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. Sơ đồ số 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa Tổng Giám đốc Phó tổng Giám đốc Kinh doanh Phó tổng Giám đốc Điều hành Phòng vật tư Phòng kế toán Phòng kinh doanh XNK Phòng kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Nhà máy Liên Ninh Nhà máy Giáp Bát 1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và sổ kế toán tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. 1.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà được tổ chức thành phòng kế toán mà đứng đầu là trưởng phòng kế toán, đồng thời là kế toán trưởng. Phòng kế toán có chức năng quản lý toàn bộ hoạt động kế toán tài chính của Công ty. Đồng thời phòng kế toán cũng tham mưu cho Ban Giám đốc về kế hoạch tài chính, các chính sách và chiến lược tài chính kế toán. Phòng kế toán tổ chức và thực hiện hạch toán kế toán theo chế độ tài chính hiện hành và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. Bộ máy kế toán của Công ty được phân tách thành từng phần hành riêng biệt do các kế toán viên thực hiện. Mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác hạch toán được giao. - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: + Phụ trách chung công tác kế toán của Công ty, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động tài chính. + Có nhiệm vụ theo dõi và tổ chức điều hành toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Công ty. + Chỉ đạo chung công tác kế toán trong hệ thống kế toán. Kế toán tổng hợp: + Kê khai thuế hàng tháng cũng như quyết toán thuế cuối năm nộp lên Cục thuế thành phố Hà Nội. + Tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm cũng như xác định kết quả kinh doanh trên các phần hành khác chuyển số liệu sang. Kế toán ngân hàng: Thực hiện các hoạt động liên quan đến ngân hàng: làm thủ tục vay vốn cũng như theo dõi lãi vay; theo dõi tài khoản tiền gửi tại ngân hàng và các hoạt động khác có liên quan. Kế toán thanh toán: Thực hiện kế toán các hoạt động thanh toán với khách hàng và các nhà cung cấp, lập phiếu thu, phiếu chi. Kế toán công nợ: Theo dõi và thực hiện kế toán các khoản nợ phải thu và phải trả để có các biện pháp thu hồi cũng như thanh toán thích hợp. Kế toán vật tư sản phẩm: Theo dõi và kế toán việc nhập kho vật tư sản phẩm cũng như xuất kho tiêu thụ hoặc phục vụ sản xuất. Từ đó theo dõi quá trình sản xuất tập hợp chi phí phục vụ tính giá thành sản phẩm. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi các nghiệp vụ về TSCĐ của Công ty, theo dõi sự tăng giảm TSCĐ, tính và trích khấu hao TSCĐ. Đồng thời có trách nhiệm tập hợp số liệu của phòng đưa lên máy vi tính để kiểm tra số liệu của các báo cáo kế toán và bảng tổng kết tài sản. Kế toán tiền lương: Tính và lập bảng lương đồng thời lập bảng tổng hợp đưa lên máy vi tính để phân bổ và trích lương. Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ về thu, chi tiền mặt. Quản lý quỹ tiền mặt tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa Sơ đồ số 2: sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa `Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán Vật tư sản phẩm Các nhân viên kế toán đơn vị trực thuộc Kế toán công nợ Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương Thủ quỹ Kế toánjkjhhh Kế tt toa toán ton tổng g hợp k 1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hoà. Hiện nay Công ty Thái Hoà đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.Công ty Thái Hoà căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT- BTC ngày 24/11/2005 và đã lựa chọn phần mềm kế toán ACSOFT phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của Công ty. Nhờ sử dụng phần mềm kế toán trong hạch toán mà công việc ghi sổ kế toán được tiến hành đơn giản và thuận tiện hơn. - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra kế toán Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để kế toán Công ty ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ,thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ ( 3, 5, 10....ngày ) hoặc cuối tháng, tùy từng khối lượng nghiệp vụ phát sinh, kế toán tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt( nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh phải bằng số phát sinh Nợ và số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Sau đây là sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa Sơ đồ số 3: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN THÁI HÒA 2.1 Thực trạng kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. Nguyên vật liệu được sử dụng tại Công ty đó là cà phê quả và cà phê nhân cùng các loại nguyên liệu khác. Các nguyên liệu này có được chủ yếu do mua ngoài. Cà phê là một loại nông sản đặc trưng, có giá trị xuất khẩu lớn tại Việt Nam nhưng đây lại là một loại hàng có sự biến động về giá trị lớn; làm ảnh hưởng không nhỏ, trực tiếp cũng như gián tiếp đến các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chính đặc điểm này đã chi phối đến công tác tổ chức, quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. Cà phê thường được thu hoạch vào tháng 10, tháng 11, tháng 12( âm lịch). Tính thời vụ của cà phê làm cho giá cả của cà phê thường bị biến động, do ảnh của công tác thu mua và dự trữ nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất của Công ty. Công ty tập đoàn cổ phần Thái Hòa hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết nguyên vật liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong công tác kiểm tra, đối chiếu cũng như theo dõi chính xác, kịp thời tình hình biến động và tồn kho của từng loại nguyên vật liệu. Việc kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song được tiến hành đồng thời tại hai nơi: tại kho và tại phòng kế toán. 2.1.1. Tại kho: Thủ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng, căn cứ vào các lần nhập, xuất nguyên vật liệu. Với các loại nguyên vật liệu chính thì mỗi loại được mở thẻ kho riêng, còn đối với nguyên vật liệu phụ thì được theo dõi trên cùng một thẻ kho, mỗi thứ được viết trên một dòng thẻ kho. Nguyên vật liệu khi mua về nhập kho, căn cứ vào nguồn hàng, thủ kho lập “Phiếu nhập kho” (Mẫu 01- VT) hoặc “Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa” (Mẫu 03- VT) ban hành theo QĐ15/2006/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Trước khi nhập kho phải được sự ký duyệt của Giám đốc xưởng. Phòng kỹ thuật sẽ tiến hành lấy mẫu và xác định các tỷ lệ về chất lượng (đối với nguyên vật liệu là cà phê thóc, cà phê nhân xô,…), kiểm tra chủng loại, chất lượng hàng theo chỉ tiêu của Công ty gửi xuống. Kế toán lập phiếu nhập kho tất cả các loại nguyên vật liệu mua trong nước, lập “Biên bản kiểm nghiệm vật tư” cho nguyên vật liệu nhập khẩu. Thủ kho tiến hành nhập kho và nộp thẻ cân (đơn vị sử dụng cân điện tử để xác định số lượng thực nhập,không ghi số lượng theo chứng từ) cho kế toán xưởng để ghi số thực nhập vào phiếu nhập kho (thủ kho chỉ ghi số lượng thực nhập, không ghi số lượng theo chứng từ). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của những người liên quan: một liên lưu tại quyển của phòng thủ kho, một liên giao cho người giao hàng làm căn cứ thanh toán, một liên chuyển cho kế toán. Thủ kho căn cứ vào số liệu Phòng kỹ thuật cung cấp và các Phiếu nhập kho để ghi “Thẻ kho”. Cuối tháng, thủ kho nộp phiếu nhập kho (liên 2), phiếu xuất kho và các giấy tờ có liên quan đến nhập, xuất hàng cho phòng kế toán. Ví dụ: Xem biểu Biểu số 1 : CÔNG TY TNHH SX&TM THÁI HOÀ THẺ CÂN Họ và tên lái xe: Phạm Ngọc Nghi Số xe chuyên chở: 29K- 4438 Loại mặt hàng: Cà phê thóc (CN Sơn La) Trọng lượng xe có hàng: 40,475 Tấn Ngày/Giờ: 08:44:39 ngày 19/1/2008 Trọng lượng xe: 13,82 Tấn Ngày/Giờ: 17:19:53 ngày 19/1/2008 Trọng lượng hàng: 16,655 Tấn Người cân hàng (Ký, họ tên) Kế toán Công ty (Ký, họ tên) Lái xe (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Bảo vệ (Ký, họ tên) Khi nhập hàng mua trong nước của các cá nhân, tổ chức hoặc của bộ phận thu mua thì sử dụng phiếu nhập kho theo mẫu quy định. Ví dụ, ngày 19/01/2008nhập hàng mua của anh Nghi- chi nhánh Sơn La tại kho Liên Ninh. Khi giao hàng kế toán xưởng lập phiếu nhập kho theo số lượng thực nhập của thủ kho báo cáo lên, phiếu nhập kho được lập thành ba liên có đầy đủ chữ ký của nghững người có liên quan. Mẫu phiếu như sau: Biểu số 2: Công ty TNHH SX&TM Thái Hòa Mấu số: 01 – VT Bộ phận:...... ........................ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 19/01/2008 Nợ TK: 1521 Số : NK/001 Nợ TK: 1331 Có TK: 331 - Họ và tên người giao hàng: Phạm Ngọc Nghi Theo hoá đơn số 005768 ngày 19 tháng 1 năm 2008 của Chi nhánh Sơn La Nhập tại kho: Liên Ninh STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Cà phê thóc Arabica 12 Tấn 16,655 16,655 28.000.000 46.634.000 Cộng 46.634.000 Số tiền bằng chữ: Bốn sáu triệu, sáu trăm ba tư ngàn đồng chẵn./. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 3: Công ty TNHH SX&TM Thái Hoà Mẫu số S12- DN D21- Phương Mai, Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) THẺ KHO (SỔ KHO) Ngày lập thẻ: 19/01/2008 Tờ số: 15 - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Cà phê thóc Arabica - Đơn vị tính: Tấn - Mã số: 12 STT Ngày, Tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 1 19/01 NK/001 Nhập kho Cà phê Arabica của Chi nhánh Sơn La 19/01 16,655 Cộng cuối kỳ x 16,655 x Ngày 19 tháng 1 năm 2008 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.2. Tại Phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu tại văn phòng Công ty căn cứ vào các hóa đơn GTGT do người bán hàng giao cho, bảng kê mua của bộ phận thu mua, tờ khai hàng nhập khẩu của phòng kinh doanh gửi, lập phiếu nhập kho (chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và giá trị theo chứng từ). Cuối tháng, khi nhận được các phiếu nhập kho và xuất kho của thủ kho nộp, kế toán hoàn thiện phiếu nhập kho, xuất kho đồng thời vào sổ kế toán chi tiết tài khoản 152. Các phiếu nhập kho, xuất kho do kế toán nguyên vật liệu lập là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu cuối kỳ (còn các phiếu nhập kho, xuất kho do thủ kho lập chỉ là phương tiện quản lý nội bộ). Khi nhận được các phiếu xuất kho nguyên vật liệu kèm theo giấy yêu cầu xuất nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất mà thủ kho gửi lên, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào chứng từ gốc ở đó để lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho này được lập trên cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Phiếu xuất kho được lập thành hai liên có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan , liên 1 lưu tại quyển, liên 2 theo xe xuống kho nhận hàng. 2.2. Thực trạng tổng hợp kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “hàng tồn kho” thì nguyên vật liệu được xác định theo giá gốc. Giá gốc của nguyên vật liệu là toàn bộ các chi phí cần thiết để có được nguyên vật liệu ở địa điểm và trạng thái hiện tại. 2.2.1 Tài khoản sử dụng. Công ty cổ phần tập đoàn Thái Hòa sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Theo đó Công ty sử dụng tài khoản 152( chi tiết tiểu khoản) để hạch toán nguyên vật liệu, chi tiết tài khoản Công ty căn cứ theo cách phân loại nguyên vật liệu để chi tiết tiểu khoản: Tài khoản 152: Nguyên vật liệu Tài khoản 152.1: Nguyên vật liệu chính. Tài khoản 152.2: Nguyên vật liệu phụ. Tài khoản 152.3:Nhiên Liệu Tài khoản 151: Hàng mua đang đi đường Ngoài tài khoản 152, tài khoản 151 trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng những tài khoản: Tài khoản111: Tiền mặt Tài khoản 112: Tiền gửi Ngân hàng Tài khoản 133: Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản 141: Tạm ứng Tài khoản 331: Phải trả người bán Tài khoản 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Tài khoản 627: Chi phí sản xuất chung Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.2. Kế toán các nghiệp vụ tăng nguyên vật liệu (mua trong nước): Tùy vào mỗi một nguồn nhập mà giá gốc của nguyên vật liệu bao gồm các khoản chi phí cụ thể nào. Tại Công ty cổ phần Thái Hòa, cà phê được nhập bởi hai nguồn chủ yếu: mua ngoài và nhập khẩu. Ngoài ra việc nhập kho còn có thể do thanh lý hoặc do kiểm kê phát hiện thừa. * Nhập kho nguyênvật liệu do mua ngoài( mua trong nước) Các loại cà phê này có được từ nguồn cung cấp của các tỉnh: Sơn La, Nghệ An, Quảng Trị, Lâm Đồng, Thành phố Hồ Chí Minh… Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, giá gốc của nguyên vật liệu được xác định bằng chi phí mua. Kế toán Công ty tiến hành xác định chi phí mua nguyên vật liệu bao gồm: giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng. Như vậy, đối với mặt hàng cà phê nhân, cà phê quả (không thuộc diện chịu thuế TTĐB), khi Công ty đăng ký nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, giá gốc nguyên vật liệu được kế toán xác định qua công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua NVL trên hoá đơn chưa có thuế GTGT + Chi phí thu mua Khi hoàn thiện các phiếu nhập kho, kế toán định khoản và ghi sổ tổng hợp theo từng trường hợp mua hàng cụ thể: Trường hợp nguyên vật liệu chưa thanh toán, đây là nghiệp vụ thường xuyên xảy ra tại công ty. Khi vật liệu về nhập kho có phiếu nhập kho, hóa đơn của người bán thanh toán kế toán định khoản và ghi sổ như sau: Nợ tài khoản 152( chi tiết vật liệu) Nợ tài khoản 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Có tài khoản 331: Tổng giá thanh toán Ví dụ 1: Mua cà phê thóc Arabica của Công ty cổ phần cà phê An Giang HĐ 0001942 ngày 18/2/2008. - Số lượng: 30 tấn - Đơn giá chưa thuế: 30.000.000/tấn - Thuế suất thuế GTGT: 10% Cà phê thóc đã nhập kho đủ theo PNK số NKT1/002 ngày 18/2/2008. Số lượng thực nhập là: 30 tấn Đơn giá: 30.000.000/tấn, chưa trả tiền cho Công ty cổ phần cà phê An Giang. Phiếu chi số 42 ngày 19/2/2008 thanh toán cho người vận chuyển, bốc dỡ là 5.000.000 (chưa thuế GTGT). Căn cứ vào chứng từ trên sổ kế toán của Công ty đã xác định được giá gốc của cà phê thóc Arabica như sau: Gía mua cà phê thóc Arabica trên hoá đơn chưa có thuế GTGT: 30*30.000.000 = 900.000.000 đ Giá thực tế cà phê thóc Arabica nhập kho: 900.000.000 + 5.000.000 = 905.000.000 đ Kế toán Công ty tiến hành hạch toán (Theo sổ cái TK 152 của Công ty và các sổ cái TK 133, 331, 111) như sau: Nợ TK 152.1: 905.000.000 (Chi tiết cho cà phê thóc Arabica) Nợ TK 1331: 90.500.000 Có TK 331: 990.000.000 (chi tiết cho Công ty cổ phần cà phê An Giang) Có TK 111: 5.500.000 Trường hợp mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng là các nhân viên của phòng kinh doanh, phòng vật tư. Ngoài ra, xưởng sản xuất cũng được tạm ứng để mua nguyên vật liệu cần ngay cho sản xuất mà nhân viên văn phòng vật tư chưa mua kịp. Nhưng dù dùng ngay hay không, vật liệu đã mua về nhất định phải qua kho, viết phiếu nhập kho mới được thanh toán. Cuối tháng hay cuối vụ cà phê khi có đầy đủ phiếu nhập, bảng kê mua nguyên vật liệu được duyệt, hóa đơn bán hàng của người bán hàng của người bán hoặc giấy biên nhận thu tiền – kế toán viết “ giấy thanh toán tạm ứng” cho người mua và ghi sổ nghiệp vụ, căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng đó. Phản ánh trị giá hàng nhập kho: Nợ TK 152(chi tiết vật liệu): Trị giá hàng nhập kho Nợ TK 1331Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141( chi tiết theo đối tượng ): Tổng giá thanh toán Số tiền mua nguyên vật liệu có thể nhiều hơn hoặc ít hơn số tiền tạm ứng, căn cứ vào mục đích tạm ứng kế toán xử lý chênh lệch đó như sau: Nếu tạm ứng để mua nguyên vật liệu chính thì không xử lý chênh lệch này, để số dư sang tháng sau hoặc vụ sau. Nếu tạm ứng để chi mua những nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu thì sau khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào số tiền đã tạm ứng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, kế toán ghi. Nợ TK 152(chi tiết vật liệu ): Giá trị nguyên vật liệu nhập kho Nợ TK: 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 141: Tổng giá thanh toán Nợ TK 141: Số tiền tạm ứng thiếu Có TK 111: Trả tiền tạm ứng thiếu bằng tiền mặt tại quỹ Nợ TK 111: Thu tiền tạm ứng thừa bằng tiền mặt Có TK 141: Số tạm ứng thừa trả lại. Công ty chỉ dùng tiền mặt để chi trả tiền mua nguyên vật liệu phụ như văn phòng phẩm, với nguyên vật liệu chính và khách hàng lớn, ở xa Công ty thanh toán tiền hàng bằng tiền gửi Ngân hàng. Các chứng từ làm căn cứ ghi sổ kế toán trong trường hợp này là: Phiếu nhập kho. Phiếu chi tiền Hóa đơn bán._.