Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội (nhật ký chung)

yên vật liệu. Đồng thời C.Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một loại nguyên vật liệu nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu. Ví dụ như cây trên rừng không phải là nguyên vật liệu nhưng cây đã qua chế biến thành gỗ thì lại là nguyên vật liệu cho ngành công nghiệp chế biến gỗ. 1.1.2. Đặc điểm kinh doanh xây dựng có ảnh hưởng tới hạch toán nguyên vật liệu tại các đơn vị sản xuất kinh doanh xây dựng Doanh nghiệp nào cũng có đặc thù riêng và có ảnh hưởng đến công tác kế toán trong doanh nghiệp đó. Xây dựng có đặc trưng riêng biệt so với các loại hình doanh nghiệp khác, bởi sản phẩm của xây dựng là các công trình, hạng mục công trình có kết cấu phức tạp, thời gian thi công dài, giá trị công trình lớn. Vây khi tiến hành xây dựng nhất thiết phải có dự toán chi phí và dự toán chi phí đó làm cơ sở cho các khoản mục chi phí. Hơn nữa sản phẩm của ngành xây dựng thường cố định tại nơi sản xuất, trong khi đó các yếu tố để tiến hành sản xuất thì vận động từ nơi này sang nơi khác. Trong quá trình di chuyển các yếu tố đó thường gây ra hao hụt mất mát do điều kiện khách quan và chủ quan của doanh nghiệp. 1.1.3. Vai trò của nguyên vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu còn được theo dõi và quản lý chặt chẽ về các mặt hiện vật và giá trị ở tất cả các khâu mua sắm, dự trữ, bảo quản và sử dụng. Ở khâu mua hàng cần phải quản lý thực hiên kế hoạch mua hàng về số lượng, khối lượng, quy cách, phẩm chất chủng loại giá mua, chi phí mua như đảm bảo đúng tiến độ thời gian đáp ứng tổ chức tốt kho hàng, bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện đo lường cần thiết, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tài sản. Ở khâu sử dụng đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ góp phần quan trọng để hạ giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho đơn vị. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu ô Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp thì nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: ¹ Nguyên liệu, vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí nguyên vật liệu là: sắt, thép,…; doanh nghiệp sản xuất đường nguyên vật liệu chính là cây mía còn doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo nguyên vật liệu chính la đường, nha, bột,… Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác… Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích gia công chế biến được coi là nguyên vật liệu chính, ví dụ: doanh nghiệp dệt mua sợi về để dệt vải. ¹ Vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệu chính làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho qua trình sản xuất được thực hiện bình thường, ví dụ như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo, chỉ may, xà phòng, … ¹ Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ nhưng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm có thể diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, và thể khí. Ví dụ: xăng, dầu, than, củi, gas,… ¹ Phụ tùng thay thế: Là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,… ¹ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. ¹ Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh nghiệp trong từng loại nguyên vật liệu trên chia thành từng nhóm, từng thứ. Cách phân loại này là cơ sở để xác định định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. ô Căn cứ vào nguồn hình thành: Nguyên vật liệu được chia thành hai nguồn ¹ Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng,… ¹ Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này là căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. ô Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu có thể chia nguyên vật liệu thành: ¹ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp . ¹ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: · Nhượng bán ; · Đem góp vốn liên doanh; · Đem quyên, tặng. 1.2.2 Nguyên tắc đánh giá và phương pháp tính giá nguyên vật liệu 1.2.2.1 Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu Tính giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định theo những nguyên tắc nhất định. ¹ Nguyên tắc tính giá nguyên vật liệu: áp dụng điều 04 chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 về hàng tồn kho được ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính: " Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được". Trong đó:¹ Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. ¹ Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.Như vậy phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. 1.2.2.2 Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu Theo quy định của hệ thống kế toán hiện hành thì phương pháp đánh giá nguyên vật liệu là theo giá vốn thực tế. ô Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tính giá của nguyên vật liệu nhập kho tuân thủ theo nguyên tắc giá phí. Nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều nguồn nhập khác nhau. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác định khác nhau. ¹ Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế của NVL mua ngoài = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Các khoản thuế không được hoàn lại - CKTM, Giảm giá hàng mua Trong đó: · Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong ĐM.· Các khoản thuế không được hoàn lại: như thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp)... ¹ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế của VL thuê ngoài GCCB = Giá thực tếcủa VL xuất thuê ngoài GCCB + Chi phíthuê ngoàiGCCB + Chi phívận chuyển(nếu có) ¹ Đối với vật liệu tự chế: Giá thực tếcủa VL tự chế = Giá thànhsản xuất VL + Chi phí vận chuyển (nếu có) ¹ Đối với vật liệu được cấp: Giá thực tế  của VL được cấp = Giá theo biên bản giao nhận ¹ Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của vật liệunhận góp vốn liên doanh = Giá trị vốn gópdo hđld đánh giá ¹ Đối với vật liệu được biếu tặng, viện trợ: Giá thực tế của vật liệuđược biếu tặng, viện trợ = Giá thị trườngtại thời điểm nhận ¹ Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất: Giá thực tế củaphế liệu thu hồi = Giá có thể sử dụng lạihoặc giá có thể bán ô Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập xuất nguyên vật liệu, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của doanh nghiệp. Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: - Phương pháp giá thực tế đích danh - Phương pháp bình quân - Phương pháp nhập trước xuất trước - Phương pháp nhập sau xuất trước Ngoài ra trên thực tế còn có phương pháp giá hạch toán (phương pháp hệ số giá), phương pháp xác định trị giá tồn cuối kỳ theo giá mua lần cuối. Tuy nhiên khi xuất kho kế toán tính toán, xác định giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. ¹ Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, vật tư xuất thuộc lô nào theo giá nào thì được tính theo đơn giá đó. Phương pháp này thường được áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.Ưu điểm: Xác định được chính xác giá vật tư xuất làm cho chi phí hiện tại phù hợp với doanh thu hiện tại. Nhược điểm: Trong trường hợp đơn vị có nhiều mặt hàng, nhập xuất thường xuyên thì khó theo dõi và công việc của kế toán chi tiết vật liệu sẽ rất phức tạp. ¹ Phương pháp bình quân: Theo phương pháp này, trị giá xuất của vật liệu bằng số lượng vật liệu xuất nhân với đơn giá bình quân. Đơn giá bình quân có thể xác định theo 1 trong 3 phương pháp sau: · Phương pháp Bình quân cuối kỳ trước: Đơn giá bình quâncuối kỳ trước = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ Số lượng vật tư tồn đầu kỳ Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì giá vật liệu xuất kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động của vật liệu trong kỳ. Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả nguyên vật liệu. Trường hợp giá cả thị trường nguyên vật liệu có sự biến động lớn thì việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác. · Phương pháp Bình quân cả kỳ dự trữ: Giá trị thực tế NVL + Giá trị thực tế NVL Đơn giá bình tồn kho đầu kỳ nhập kho trong kỳ quân gia quyền = cả kỳ dự trữ Số lượng NVL tồn + Số lượng NVL nhập kho trước khi nhập kho kho của từng lần nhập Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, không phụ thuộc vào số lần nhập xuất của từng danh điểm vật tư. Nhược điểm: Dồn công việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. · Phương pháp Bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán tính đơn giá bình quân sau đó căn cứ vào đơn giá bình quân và lượng vật liệu xuất để tính giá vật liệu xuất. Đơn giá bình quân Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập sau mỗi lần nhập Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này nên áp dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. Ưu điểm: Phương pháp này cho giá vật liệu xuất kho chính xác nhất, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả, công việc tính giá được tiến hành đều đặn.Nhược điểm: Công việc tính toán nhiều và phức tạp, chỉ thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng kế toán máy. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này kế toán phải theo dõi được đơn giá của từng lần nhập và giả thiết số nguyên vật liệu nào nhập kho trước thì được xuất kho trước. Như vậy, hàng tồn kho cuối kỳ được nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ. Với giả định như vậy, kế toán sử dụng đơn giá của những lần nhập đầu tiên trong kỳ để tính trị giá vốn thực tế của những lần xuất đầu tiên trong kỳ. Ưu điểm: Cho phép xác định trị giá vốn thực tế xuất kho cho từng lẫn xuất, vật tư, hàng hoá tồn kho cuối kỳ được xác đình theo đơn giá của những lần nhập sau cùng nên giá trị hàng tồn kho là phù hợp với thực tế. Nhược điểm: Khối lượng tính toán phức tạp, sử dụng đơn giá ở quá khứ để xác định trị giá vốn của vật tư xuất kho ở hiện tại nên không phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ lạm phát, và áp dụng đối với những doanh nghiệp ít danh điểm vật tư, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập sau được sử dụng trước và tính theo đơn giá của lần nhập sau. Ưu điểm: Đảm bảo nguyên tắc doanh thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại. Chi phí của doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của nguyên vật liệu. Làm cho thông tin về thu nhập và chi phí của doanh nghiệp trở nên chính xác hơn. Tính theo phương pháp này doanh nghiệp thường có lợi về thuế nếu giá cả vật tư có xu hướng tăng, khi đó giá xuất sẽ lớn, chi phí lớn dẫn đến lợi nhuận nhỏ và tránh được thuế. Nhược điểm: Phương pháp này làm cho thu nhập thuần của doanh nghiệp giảm trong thời kỳ lạm phát và giá trị vật liệu có thể bị đánh giá giảm trên bảng cân đối kế toán so với giá trị thực của nó. Điều kiện áp dụng: Phương pháp này cũng được áp dụng đối với các doanh nghiệp ít danh điểm vật tư và số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp này thích hợp trong thời kỳ giảm phát. 1.3 Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu và chứng từ kế toán sử dụng: 1.3.1. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện có và tình hình luân chuyển của nguyên vật liệu cả về giá trị lẫn hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất. Tổ chức kế toán phù hợp với phương pháp hàng tồn kho, cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh doanh. 1.3.2. Chứng từ kế toán sử dụng Các hoạt động nhập, xuất kho nguyên vật liệu xảy ra thường xuyên trong doanh nghiệp sản xuất. Để quản lý chặt chẽ và theo dõi tình hình biến động và hiện có của nguyên vật liệu, kế toán phải lập các chứng từ cần thiết một cách kịp thời và đầy đủ đúng chế độ ghi chép ban đầu đã được Nhà nước ban hành. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành đối với doanh nghiệp xây lắp theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 thì chứng từ đó gồm: · Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT) · Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02 – VT) · Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03- VT ) · Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT) · Hoá đơn GTGT · Hoá đơn bán hàng · Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 – BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: · Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu 04 – VT) · Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT) · Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 – VT ) Mọi chứng từ kế toán về nguyên vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh ghi chép, tổng hợp kịp thời các bộ phận có liên quan. 1.4. Thủ tục quản lý nhập xuất kho nguyên vật liệu 1.4.1 Thủ tục nhập nguyên vật liệu Bổn phận cung cấp nguyên vật liệu căn cứ vào kế hoạch mua hàng và hợp đồng mua hàng đã ký kết, phiếu báo giá để tiến hành mua hàng. Khi hàng về đến nơi, nếu xét thấy cần thiết có thể lập ban kiểm nghiệm để kiểm nhận và đánh giá hàng mua về các mặt số lượng, khối lượng và quy cách, căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm, ban kiểm nghiệm lập ”biên bản kiểm nghiệm vật tư” sau đó bộ phận cung cấp hàng lập “phiếu nhập kho” trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm giao cho người mua hàng làm thủ tục nhập kho. Thủ tục nhập kho sau khi cân đo đong đếm sẽ ghi số lượng thực nhập và tồn của từng nguyên vật liệu vào thẻ kho, trường hợp phát hiện thừa thiếu sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao lập biên bản. Hàng ngày, định kỳ thủ kho chuyển giao phiếu nhập kho cho kế toán vật tư làm căn cứ để ghi sổ kế toán. 1.4.2. Thủ tục xuất nguyên vật liệu Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh các bộ phận sử dụng nguyên vật liệu viết phiếu xin lĩnh nguyên vật liệu. Căn cứ vào phiếu xin nguyên vật liệu bộ phận cung cấp viết phiếu xuất kho trình lên giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho xuất vật liệu và ghi số thực xuất vào phiếu. Sau đó ghi số lượng xuất và tồn kho của từng thứ vật liệu vào thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho kế toán vật tư, kế toán tính giá hoàn chỉnh phiếu xuất để lấy số liệu ghi sổ kế toán. 1.5 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc theo dõi, ghi chép sự biến động nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu sử dụng trong sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin chi tiết để quản trị từng danh điểm vật tư. Công tác hạch toán chi tiết phải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư, phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho, từng quầy, bãi, Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu như sau: · Phương pháp thẻ song song · Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển · Phương pháp sổ số dư ó Phương pháp ghi thẻ song song: Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất ghi vào các thẻ kho theo số lượng, cuối tháng tính số tồn kho trên thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho các chứng từ kế toán được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và vào sổ chi tiết vật liệu. Cuối kỳ kế toán tiến hành cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại vật liệu, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản trong khâu ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phát hiện sai sót đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và kế toán ở chỉ tiêu số lượng, làm tăng khối lượng công việc của kế toán, tốn nhiều công sức và thời gian. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán máy và các doanh nghiệp thực hiện kế toán bằng tay trong điều kiện doanh nghiệp có ít danh điểm vật tư, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. ó Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về mặt số lượng của từng danh điểm vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển nguyên vật liệu theo từng kho, cuối tháng trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu theo từng danh điểm và theo từng kho, kế toán lập Bảng kê nhập vật liệu, Bảng kê xuất vật liệu rồi ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối kỳ đối chiếu thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển. Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ưu điểm: Tiết kiệm công tác lập sổ kế toán so với phương pháp thẻ song song, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, tránh việc ghi chép trùng lặp. Nhược điểm: Khó kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện sai sót và dồn công việc vào cuối kỳ nên hạn chế chức năng kiểm tra thường xuyên, liên tục, hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. Điều kiện vận dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư nhưng số lượng chứng từ nhập xuất không nhiều, không có điều kiện bố trí riêng từng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. ó Phương pháp sổ số dư: Tại kho: ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về số lượng thì còn sử dụng sổ số dư để ghi số lượng vật tư tồn kho và sử dụng cho cả năm. Hàng tháng vào ngày cuối tháng của từng thứ vật liệu thể hiện trên thẻ kho để ghi. Sau khi song thì chuyển số dư về phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Định kỳ 5 đến 10 ngày, kế toán nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến, có lập phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào đó, kế toán lập Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Cuối kỳ tiến hành tính tiền trên Sổ số dư do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm nguyên vật liệu trên sổ số dư với Bảng luỹ kế nhập xuất tồn. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư: Sơ đồ 1.3 Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ nên không bị dồn công việc vào cuối kỳ. Nhược điểm: Sử dụng phương pháp này sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót. Điều kiện vận dụng: Thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư và số lần nhập xuất của mỗi loại nhiều, đồng thời nhân viên kế toán và thủ kho của doanh nghiệp phải có trình độ chuyên môn cao. 1.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh, kiểm tra giám sát các đói tượng kế toán dạng tổng quát. Nguyên vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp cho nên việc mở các tài khoản tổng hợp ghi chép sổ kế toán và xác định trị giá hàng tồn kho, trị giá hàng hoá bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ. 1.6.1 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ( KKTX ): ó Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX): Phương pháp KKTX hàng tồn kho là phương pháp ghi chép, phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn đối với từng thứ hàng hoá trên tài khoản hàng tồn kho trên cơ sở các chứng từ về nhập xuất. Việc xác định trị giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ vào các chứng từ xuất kho trực tiếp. Sau khi đã tập hợp, phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và các sổ kế toán giá trị nguyên vật liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Ưu điểm là có độ chính xác cao, biết được tình hình hiện có của nguyên vật liệu. Còn hạn chế là khối lượng công việc lớn, mất nhiều thời gian. ó Các tài khoản sử dụng chủ yếu - TK 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm nguyên vật liệu theo giá vốn thực tế. Tài khoản có thể mở thành tài khoản cấp 2, cấp 3 - để chi tiết cho từng loại, thứ, nhóm vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ” : Tài khoản này phản ánh giá trị vật tư, hàng hoá doanh nghiệp đã mua, đã thanh toán bằng tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa nhập kho và hàng đi đường cuối tháng trước tháng này đã nhập kho. - TK 133 “ Thuế GTGT”. - TK 331: “Phải trả người bán”: Kế toán sử dụng tài khoản 331 để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho nhà bán vật tư, hàng hoá ,nguồn cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả ho người nhận thầu xây lắp chính phụ. - TK liên quan khác như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 241, TK 627, TK 642,… ô Hạch toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu: ¹ Hệ thống chứng từ sử dụng: Nguyên nhân tăng nguyên vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, tự sản xuất, liên doanh, phát hiện thừa. Mọi trường hợp tăng nguyên vật liệu phải có đầy đủ thủ tục, chứng từ để làm cơ sở cho việc khi tăng nguyên vật liệu trong sổ kế toán. Các chứng từ ghi tăng nguyên vật liệu bao gồm các chứng từ bắt buộc như sau: - Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, - Hoá đơn (GTGT)- MS 01 GTKT – 2 LN: Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẫn: Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 – VT). ¹ Phương pháp hạch toán · Tăng do mua ngoài:* Trường hợp 1: Vật liệu và hoá đơn cùng vềCăn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan kế toán ghi:- Nếu mua hàng trong nước. Nợ TK 152 (giá mua thực tế) Nợ TK 1331- thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, 113 (tổng giá thanh toán) - Mua hàng nhập khẩu. + Nếu nguyên vật liệu nhập khẩu dùng cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Kế toán phản ánh giá trị vật liệu nhập khẩu phải nộp chi phí thu mua vận chuyển. Nợ TK 152 : theo giá thực tế Có TK 111, 112, 331 : Số tiền đã trả, phải trả cho người bán với chi phí vận chuyển, bốc dỡ Có TK 333 : Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu) Có TK 413 : chênh lệch tỷ giá (chênh lệch tỷ giá tăng) + Nếu chênh lệch tỷ giá ghi trên sổ kế toán nhỏ hơn tỷ giá giao dịch thực tế thì số chênh lệch tỷ giá giảm được ghi vào bên nợ TK 413 .TGTGT đầu vào được khấu trừ của vật tư, hàng hoá và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Nợ TK 133 Có TK 333 (33313)- Thuế GTGT hàng nhập khẩu. + Nếu nguyên vật liệu nhập khẩu dung cho hoạt động SXKD hàng hoá, dịch vụ không chịu đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu TGTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc dùng vào hoạt động sự nghiệp, chương trình, dự án, văn hoá, phúc lợi.... được trang trải bằng nguồn kinh phí khác thì thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được tính vào giá trị vật liệu* Trường hợp 2: Vật tư về trước, hoá đơn về sau Khi vật tư về làm thủ tục nhập kho, lưu phiếu nhập vào tập hồ sơ hàng chưa có hoá đơn. + Nếu trong kỳ hoá đơn về: hạch toán như trường hợp 1. + Cuối kỳ hoá đơn chưa về, kế toán ghi:               Nợ TK 152         Giá tạm tính                     Có TK 331 + Sang tháng sau hoá đơn về, kế toán ghi bổ sung hoặc ghi âm để điều chỉnh giá tạm tính thành giá hoá đơn : Nợ TK 152 : Giá nhập thực tế trừ (-) giá tạm tính              Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ                     Có TK 331 : Giá thanh toán trừ (-) giá tạm tính* Trường hợp 3: Hoá đơn về trước, vật tư về sau:Khi hoá đơn về lưu hoá đơn vào tập hồ sơ hàng đang đi đường. + Nếu trong kỳ vật tư về, hạch toán giống trường hợp 1. + Cuối kỳ vật tư chưa về, kế toán ghi:              Nợ TK 151: Giá trị vật tư              Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ                   Có TK 331, 111, 112...Tổng số tiền + Sang kỳ sau khi vật tư về:              Nợ TK 152: Nếu nhập kho              Nợ TK 621, 627, 642...Nếu sử dụng ngay                   ` Có TK 151 · Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn: Về nguyên tắc, khi phát hiện thừa phải làm văn bản báo cáo cho các bên có liên quan biết để cùng xử lý.Tuỳ từng trường hợp kế toán ghi sổ sau: + Nếu nhập kho toàn bộ số hàng. Nợ TK 152: trị giá toàn bộ số hàng Nợ TK 133 :Thuế GTGT tính theo hoá đơn Có TK 331: Tổng giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 (3381): Trị giá số hàng thừa chưa có thuế GTGT + Nếu trả lại người bán số hàng thừa Nợ TK 338( 3381): trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152: trả lái số hàng thừa + Nếu đồng ý mua lại số hàng thừa Nợ TK 338( 3381) : trị giá số hàng thừa đã xử lý Nợ TK 133( 1331): Thuế GTGT của số hàng thừa (nếu có) Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa + Nếu hàng không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập khác Nợ TK 338 (3381): Trị giá hàng thừa đã được xữ lý Có TK 711: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân · Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ ghi số hàng thực nhân, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng thông báo cho bên bán biết kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 152: trị giá số hàng thực nhận (giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT theo hoá đơn (Nếu có) Nợ TK 138 (1381): trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 331 : Tổng giá thanh toán theo hoá đơn. Khi xử lý căn cứ vào từng trường hợp cụ thể kế toán ghi vào các TK có liên quan: + Nếu người bán giao tiếp sổ thiếu Nợ TK 152: Sổ thiếu do người bán giao Có TK 138 (1381) :số thiếu được xử lý + Nếu người bán hàng không còn hàng Nợ TK 331: ghi giảm số tiền trả cho người bán Có TK 138( 1381): xử lý do thiếu Có TK 133(1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. + Nếu có nhận làm mất phải bồi thường Nợ TK 138 (1381), 334: cá nhân bồi thường Có TK 138 ( 1381): xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế GTGT của số hàng thiếu. + Nếu số hàng thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 632: Các khoản mất mát, hao hụt của vật liệu, sau khi trừ đi phân bồi thường của cá nhân hoặc tập thể Có TK 138 (1381): xử lý sổ thiếu · Trường hợp kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo hợp đồng. Số hàng này có thể giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi xuất kho giao hàng cho chủ hàng hoặc số được giảm giá. Nợ TK 331,111,112: Tổng giá thanh toán. Có TK 152,153: số được giảm giá hoặc trả lại. Có TK 133(1331): thuế GTGT giảm trừ.Trong cả 3 trường hợp trên, nếu được chiết khấu, giảm giá, trả lại vật tư kế toán hạch toán như sau:– Với chiết khấu thanh toán được hưởng:              Nợ TK 111, 112, 331                   Có TK 515– Với chiết khấu thương mại:              Nợ TK 111, 112, 331                   Có TK 152– Với trường hợp giảm giá hoặc trả lại vật tư cho người bán:              Nợ TK 111, 112, 331                   Có TK 152                   Có TK 133 · Các trường ._.hợp nhập khác – Vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 152: theo giá thực tế. – Tăng vật liệu do nhân vốn góp liên doanh liên kết của đơn vị khác hoặc được cấp phát. Nợ TK 152: giá thực tế Có TK 411: giá thực tế. – Tặng vật liệu do được nhận trợ cấp biếu tặng: Nợ TK 152: giá trị hợp lý ban đậu. Có TK 411: giá trị hợp lý ban đầu. – Tăng vật liệu do thu hồi vốn góp liên doanh: Nợ TK 152:theo giá thực tế. ó Hạch toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu. · Hệ thống chứng từ sử dụng: Chứng từ bắt buộc: + Phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH) + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ hướng dẫn khác. · Phương pháp hạch toán – Xuất nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận:                      Nợ TK 621, 627, 641, 642        Theo giá                           Có TK 152                           trị xuất– Xuất góp liên doanh: Giá trị vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá, chênh lệch giữa giá trị vốn góp và giá trị ghi sổ được phản ánh trên tài khoản chênh lệch đánh giá tài sản:                      Nợ TK 128, 222: giá trị vốn góp                      Nợ TK 811 : phần chênh lệch tăng                           Có TK 152: giá trị xuất thực tế                           Có TK 711: phần chênh lệch giảm– Xuất vật liệu bán:                + Phản ánh giá vốn:                           Nợ TK 632            Trị giá xuất                           Có TK 152                + Phản ánh doanh thu:                      Nợ TK 111, 112, 131: giá bán cả thuế GTGT                           Có TK 511: giá bán chưa thuế GTGT                           Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra– Kiểm kê thiếu nguyên vật liệu:                      Nợ TK 1381                           Có TK 152  Xử lý chỗ thiếu:                       Nợ TK 1388, 334, 111, 112: cá nhân bồi thường                      Nợ TK 632: tính vào giá vốn hàng bán                           Có TK 1381– Xuất cho các mục đích khác:                      Nợ TK 154: thuê ngoài gia công chế biến                      Nợ TK 1388, 136: cho vay, cho mượn                      Nợ TK 411: trả lại vốn góp liên doanh                      Nợ TK 4312: viện trợ, biếu tặng                      Nợ TK 412: đánh giá giảm nguyên vật liệu                           Có TK 152: nguyên vật liệu giảm Sơ đồ 1.4 : Quy trình hạch toán tổng hợp biến động nguyên vật liệu theo phương pháp KKTX được thể hiện qua sơ đồ sau: 1.6.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. ó Đặc điểm của phương pháp kiểm kê định kỳ. Là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất tồn vật tư mà chỉ theo dõi phản ánh trị giá hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ căn cứ vào số liệu kiểm kê định kỳ hàng tồn kho. Cách tính toán và hạch toán tri giá thực tế xuất kho, không hạch toán thường xuyên và không căn cứ vào chứng từ xuất kho, chỉ xác định mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở kết quả kiểm kê thực tế. Trị giá vật tư mua vào trong kỳ được tính theo công thức sau: Trị giá thực tế vật liệu xuất kho Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Trị giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ + Trị giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ = - · Chứng từ sử dụng: Kế toán sử dụng các chứng từ bắt buộc như sau. + Phiếu nhập kho (Mẫu 01 – VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 08- VT) + Phiếu mua hàng (Mẫu 13- BH) Ngoài ra còn sử dụng các chứng từ khác. · Các tài khoản sử dụng chủ yếu: TK 611, TK 151, TK 152, TK 153, - TK 611: “mua hàng”: Dùng để phản ánh trị giá nguyên vật liệu, CCDC hàng hoá mua vào trong kỳ. - TK 152: “nguyên vật liệu”: Dùng để phản ánh số kết chuyển giá trị các loại nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. - TK 151: “hàng mua đang đi trên đường”: Dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ giá trị của từng loại hàng đang đi trên đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan như: TK 111, TK 112, TK 133, TK 331,...Các tài khoản này cũng giống như ở phương pháp kê khai thường xuyên. ó Phương pháp hạch toán – Đầu kỳ, kết chuyển giá trị vật tư tồn đầu kỳ:              Nợ TK 611                    Có TK 152                    Có TK 151– Trong kỳ, phản ánh giá trị vật tư tăng:              Nợ TK 611              Nợ TK 133                    Có TK 111, 112, 331                    Có TK 411, 128, 222                    Có TK 711        + Nếu được chiết khấu thương mại, giảm giá:                      Nợ TK 111, 112, 331                           Có TK 133                           Có TK 611        + Nếu được hưởng chiết khấu thanh toán:                      Nợ TK 111, 112, 331                           Có TK 515– Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định được giá trị tồn cuối kỳ và kết chuyển:              Nợ TK 151, 152                    Có TK 611        + Sau khi có đầy đủ các bút toán trên, kế toán tính ra được giá trị vật liệu xuất dùng trong kỳ và ghi:              Nợ TK 621, 627, 641, 642...              Nợ TK 128, 222                    Có TK 611 Sơ đồ 1.5: Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ được thể hiện qua sơ đồ sau: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, XUẤT NHẬP KHẨU VÀ XÂY DỰNG HÀ NỘI 2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Tên giao dịch bằng tiếng Anh: MIMEXCONS Trụ sở giao dịch: số 389 Kim Ngưu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Mã số thuế: 0100520468 Điện thoại: 04.6366689 Fax: 04.8211874 Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội tiền thân là Công ty Sản xuất, Dịch vụ xuất nhập khẩu và Xây dựng, được thành lập theo giấy phép thành lập Công ty số 3367 GP/TLDN ngày 13/01/1998 của UBND thành phố Hà Nội và giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 054022 ngày 20/01/1998 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân đầy đủ, hạch toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng. Từ ngày đầu thành lập, trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 1A Phố Vọng, đồng thời công ty có hai trung tâm trực thuộc, cụ thể: Trung tâm điện tử và thiết bị viễn thông Địa chỉ: 1A Phố Huế Trung tâm điện lạnh Địa chỉ: 5C Quang Trung Sau ba năm đi vào hoạt động, Công ty đã có những biến chuyển đáng kể, các chủng loại mặt hàng sản xuất, kinh doanh đã tăng so với trước. Bên cạnh đó, do nhu cầu của thị trường ngày càng mở rộng, đồng thời công ty đã thiết lập được một mạng lưới rộng khắp, do đó từ đầu năm 2001 Công ty đã chuyển trụ sở chính về số 22 Lê Đại Hành, Quận Hai Ba Trưng, Hà Nội và mở rộng them các trung tâm cửa hàng trực thuộc bao gồm: ¹ Cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm máy điều hòa nhiệt độ Địa chỉ: 198 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội. ¹ Trung tâm sửa chữa và dịch vụ bảo hành các sản phẩm điện tử, tin học văn phòng Địa chỉ: 51A Đại Cồ Việt, hai Bà Trưng, Hà Nội. ¹ Trung tâm điện tử và thiết bị viễn thông Địa chỉ: 24 Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội. ¹ Trung tâm máy tính thiết bị văn phòng và viễn thông Địa chỉ: 480 Phan Bội Châu, Hoàn Kiếm, Hà Nội ¹ Cửa hàng bán vật liệu xây dựng Địa chỉ: 1A PhốVọng, Hai Bà Trưng, Hà Nội Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế cả nước, Công ty cũng liên tục mở rộng quy mô sản xuất và thị trường kinh doanh của mình, năm 2005 vừa qua công ty đã bổ sung thêm một số ngành nghề kinh doanh có thế mạnh trong nền kinh tế. Đến đầu năm 2005, do quy mô tăng, lĩnh vực hoạt đọng ngày một mở rộng nên công ty đã chuyển trụ sở chính về số 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Hiện nay, Công ty đang có hướng phát triển sang các lĩnh vực sản xuất, đặc biệt là chế biến thép nhập khẩu thành sản phẩm hoàn thiện và thiết lập chi nhánh ở thành phố Hồ Chí Minh. Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn tuân thủ mọi quy định của Nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, nghiêm chỉnh chấp hành chế độ kế toán và hoàn thành mọi nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. Hiện nay Công ty đang xây dựng nhiều dự án để tiếp tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu mới của nền kinh tế, đóng góp ngày càng tích cực vào sự phát triển chung của đất nước. 2.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: 2.2.1. Lĩnh vực hoạt động của Công ty Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội là một doanh nghiệp vừa sản xuất kinh doanh vừa kinh doanh thương mại nhưng hoạt động thương mại vẫn là chủ yếu nên tổ chức sản xuất kinh doanh theo hình thức các trung tâm vệ tinh, cửa hàng giới thiệu sản phẩm; do đó thiết lập một mạng lưới bán hàng rộng khắp cả nước. Nội dung hoạt động của công ty bao gồm: · Xây dựng các công trình dân dụng và công nghiệp. · Xây dựng cầu, đường bộ. · Sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí, vật liệu xây dựng. · Xây dựng các công trình thuỷ điện thuỷ lợi,xây dựng cơ sở hạ tầng · Lắp đặt điện nước, kinh doanh xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị điện, điện tử, các mặt hàng vật tư kim khí chuyên dùng · Các ngành nghề kinh doanh khác phù hợp với quy định của pháp luật. Trong đó, hoạt động sản xuất các mặt hàng cơ khí của Công ty diễn ra rất ít, lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty là chuyên thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước. Trong lĩnh vực xây dựng, Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội hoạt động với chức năng là xây dựng cơ bản, do đó quy trình hoạt động chủ yếu gắn liền với công trình, từng hạng mục công trình. 2.2.2. Đặc điểm qui trình sản xuất thi công công trình của Công ty: Đối với bất kỳ một công trình xây dựng nào để hoàn thành đưa vào sử dụng phải trải qua 3 giai đoạn sau: Khảo sát Thiết kế Thi công Nhưng đối với Công ty cổ phần sản xuất, Xuât nhập khẩu và xây dựng Hà Nội qui trình công nghệ được thể hiện ở giai đoạn thi công công trình. Thực chất quá trình liên quan đến hạch toán chi phí của Công ty lại xảy ra từ khâu tiếp thị để ký hợp đồng hay tham gia đấu thầu công trình bằng các hình thức như: Quảng cáo, chào hàng, tuyên truyền giới thiệu sản phẩm, giới thiệu năng lực sản xuất. Sau khi ký kết hợp đồng xây dựng xí nghiệp tiến hành lập kế hoạch, tổ chức thi công bao gồm: Kế hoạch về máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính. Quá trình thi công công trình là khâu chính trong giai đoạn này. Cuối cùng là công tác bàn giao nghiệm thu công trình và quyết toán với chủ đầu tư. Tuỳ theo từng hợp đồng mà công tác nghiệm thu, thanh toán có thể xảy ra từng tháng hay từng giai đoạn công trình hoàn thành. Tóm lại, quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6 : Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội Tiếp thị đấu thầu Kí kết hợp đồng Lập kế hoạch sản xuất Thu hồi vốn Tổ chức thi công Bàn giao nghiệm thu công trình 2.2.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội tính đến năm 2008 có 152 cán bộ công nhân viên, trong đó cán bộ quản lý chiếm 30 người. Trong Công ty giữa các phòng ban, trung tâm và Ban giám đốc có mối quan hệ chặt chẽ, ăn khớp, phối hợp nhịp nhàng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu phân cấp, thực hiện chế độ một thủ trưởng và tổ chức quản lý theo chức năng Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Ban vật tư thiết bị Ban quản lý dự án Phòng kế hoạch kỹ thuật Ban giám đốc Phòng kinh doanh XNK Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài chính Các trung tâm Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm: Ban Giám đốc, các phòng ban chức năng, các trung tâm trực thuộc. è Ban Giám đốc: Gồm 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc. ò Giám đốc là người đứng đầu Công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty đồng thời là người chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh của Công ty. ò Phó Giám đốc là người tham mưu cho giám đốc về hoạt động kinh doanh của công ty và được ủy quyền của giám đốc phụ trách, điều hành công ty khi giám đốc vắng mặt hoặc đi công tác. è Các phòng ban chức năng: là các bộ phận có chức năng nhiệm vụ nhất định và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau trong quá trình hoạt động kinh doanh, đều chịu sự quản lý của Ban giám đốc và hướng tới mục tiêu chung của Công ty là tìm chỗ đứng cho chính mình trên thị trường trường trong nước và Quốc tế. Công ty có bốn phòng chức năng và hai ban chức năng ò Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: quản lý điều hành mọi hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, mở rộng quan hệ thương mại và các đối tác trong và ngoài nước. Tiến hành các thủ tục, các kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương phù hợp, hiệu quả trong ký kết, đàm phán thực hiện các hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa. ò Phòng tổ chức hành chính quản lý các mặt về tổ chức hành chính như quản lý cán bộ, tổ chức nhân sự, tuyển dụng lao động, chế độ chính sách, quản trị hành chính. ò Phòng Tài chính - Kế toán: Theo dõi giám sát hoạt động của công ty thông qua việc thực hiện chế độ tổ chức theo đúng văn bản quy định của nhà nước. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả đồng vốn. ò Phòng Kế hoạch Kỹ thuật: có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý kỹ thuật công trình thi công. Ngoài ra còn theo dõi về giá, các định mức về giá, lưu trữ, cập nhật các thay đổi về văn bản chính sách mới ban hành, làm hồ sơ đấu thầu các công trình thuộc chuyên môn của công ty. Thiết kế, tổ chức thi công, nghiên cứu đề ra các giải pháp công nghệ mới, chịu trách nhiệm quản lý quy trình quy phạm, đảm bảo an toàn trong sản xuất kinh doanh. ò Ban quản lý dự án: thực hiện chức năng quản lý dự án đối với các công trình của công ty, các hồ sơ hoàn thành, nghiệm thu công trình, lập hồ sơ đấu thầu các công trình thi công. ò Ban vật tư thiết bị: Thực hiện chức năng kiểm tra kiểm soát và đáp ứng nhu cầu về vật liệu xây dựng cho các công trình, tổ chức xưởng sản xuất bê tông và đội thiết bị thi công cơ giới để phục vụ lưu động cho các công trình. è Các trung tâm trực thuộc: kinh doanh các loại vật tư hàng hóa theo giấy phép của công ty, xúc tiến và tìm kiếm các cơ hội kinh doanh trong nước và ngoài nước, thực hiện các kế hoạch kinh doanh do công ty giao, ngoài ra trung tâm còn có mối quan hệ với khách hàng về việc tiêu thụ và kinh doanh các sản phẩm, hàng hóa của công ty. 2.2.4 Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán ở Công ty. 2.2.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Công ty cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội là một đơn vị có quy mô vừa, hoạt động trên địa bàn tập trung. Lĩnh vực hoạt động chính của công ty là thi công xây lắp các công trình thuộc phạm vi chuyên môn của Công ty đã trúng thầu và kinh doanh lưu chuyển hàng hóa trong nước. Vì vậy, công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu của các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin thường xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh của Công ty. Mô hình tổ chức kế toán của công ty là mô hình tập trung, việc tổ chức hạch toán được tập trung tại phòng tài chính – kế toán. Ở các trung tâm kế không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kì gửi về phòng kế toán của công ty. Tại phòng kế toán khi nhận được các chứng từ ban đầu, kế toán thựchiện kiểm tra phân loại chứng từ, hoàn chỉnh và ghi chép vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết. Hệ thống hóa số liệu, cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý đồng thời dựa trên cơ sở báo cáo kế toán đã lập tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế nhằm giúp lãnh đạo điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty và ra các quyết định kịp thời. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội được bố trí theo bảng sau: Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán Kế toán lương kiêm thủ qũy Kế toán tổng hợp- kế toán bán hàng Kế toán công nợ Nhân viên kế toán ở các trung tâm Nhân viên kế toán ở các đội sản xuát công trình è Kế toán trưởng: Phụ trách chung toàn bộ công tác tài chính kế toán của công ty, tổ chức giám sát hạch toán tư công ty đến các đội sản xuất phản ánh kịp thời môi trường hoạt động kinh tế phát sinh trong kỳ. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, giám đốc công ty về tính chính xác, tính pháp lý, về lĩnh vực tài chính kế toán của đơn vị. è Kế toán tổng hợp kiêm kế toán bán hàng: Ghi chép và cập nhật chứng từ hàng ngày, định kỳ lập báo cáo tài chính, xác định doanh thu, lỗ, lãi, thuế phải nộp, kiểm tra sổ sách, xử lý các bút toán chưa hợp lý. Đồng thời theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, công tác nhập hàng, xuất hàng và hàng hóa tồn kho của công ty, cập nhật hóa đơn bán hàng, theo dõi tình hình giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. è Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán: Kiểm tra việc thanh toán tạm ứng và các khoản công nợ cá nhân đồng thời chuyển toàn bộ các chứng từ thanh toán về kế toán nhật ký chung ghi sổ. Theo dõi tình hình nhập xuất vật tư cho các công trình, cuối kỳ lập báo cáo liên quan, đồng thời theo dõi nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng. è Kế toán lương kiêm thủ quỹ: Có nhiệm vụ chi tiền mặt, quản lý két tiền mặt của công ty. Đồng thời có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên chức, đảm bảo đúng chế độ tương xứng với công việc è Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty và báo cáo công nợ cho kế toán trưởng. Lập bảng phân tích tình hình công nợ è Nhân viên kế toán ở các đội sản xuất và ở các trung tâm tập hợp chứng từ, định kì chuyển lên phòng kế toán công ty. Công ty đã sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung đảm bảo tập trung thống nhất trong việc chỉ đạo công tác kế toán, tạo điều kiện chuyên môn hóa kế toán, giảm nhẹ đội ngũ cán bộ kế toán cho phép thu được thông tin một cách nhanh chóng. 2.2.4.2. Hình thức kế toán – hệ thống sổ kế toán: Công ty cổ phần sản xuất, xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung, gồm các sổ sau: ¹ Sổ nhật ký chung: Được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự theo thời gian (Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ được tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan). ¹ Sổ cái TK 152, ¹ Bảng kê vật tư xuất dùng: Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng. Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty. Sơ đồ 2.3 : Kế toán theo hình thức nhật ký chung được thực hiện theo mô hình sau Chứng từ gốc Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, định kỳ Đối chiếu Ghi chú: è Trình tự kế toán nhật ký chung như sau: ò Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). ò Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. 2.2.4.3. Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng è Hệ thống chứng từ kế toán Hiện nay Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được Ban hành theo quyết định số: 15/2006/ QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Công ty sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc và lựa chọn một số chứng từ mang tính hướng dẫn để phục vụ cho việc hạch toán ban đầu. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ. Do Công ty áp dụng theo mô hình kế toán tập trung, nên toàn bộ công tác kế toán được tiến hành tập trung tại phòng tài chính kế toán của công ty. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tại các trung tâm, cửa hàng,các chứng từ được thu thập, kiểm tra rồi gửi về phòng kế toán để xử lý, phòng kế toán sẽ tiến hành hạch toán dựa trên số liệu này. Các chứng từ liên quan đến phần việc của kế toán nào sẽ được giao cho kế toán đó. Nhân viên kế toán phụ trách phần việc của mình sẽ tiến hành kiểm tra để đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ sau đó tiến hành ghi sổ bằng cách nhập số liệu vào máy. è Hệ thống tài khoản kế toán Trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất được ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, với những đặc điểm sau: Về TSCĐ: Công ty hạch toán TSCĐ, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ theo dõi trên các tài khoản : TK 211, TK 214. Về hàng tồn kho: Khi nhập kho vật tư hạch toán vào TK 152, hàng hóa hạch toán vào TK 156, ... Ngoài ra Công ty còn mở một số tài khoản chi tiết tới cấp 3 để theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh: TK 112, TK 136, TK 333. è Hệ thống báo cáo kế toán: Hiện nay công ty áp dụng báo cáo theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính thay thế cho quyết định 167/2000/QĐ – BTC ngày 25 tháng 10 năm 2000 của Bộ Tài chính. Tùy thuộc vào loại báo cáo và yêu cầu quản lý mà báo cáo của công ty được lập theo quý, năm và do kế toán tổng hợp lập. Vào cuối mỗi quý kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu Công ty lập. Báo cáo tài chính mà công ty lập bao gồm: ¹ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DN ¹ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 – DN ¹ Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 – DN ¹ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN ¹ Báo cáo tăng giảm TSCĐ ¹ Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kì ¹ Bảng tổng hợp kiểm kê kho ¹ Bảng báo cáo quỹ è Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ cơ bản: ¹ Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty bắt đầu từ 01/01đến ngày 31/12 hàng năm. ¹ Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ ( nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỷ giá liên ngân hàng quy định) ¹ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. ¹ Phương pháp hạch toán giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền ¹ Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế ¹ Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định QĐ206/2003/QĐBTC của Bộ tài chính ¹ Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung ¹ Hệ thống báo cáo được tổ chức theo Mẫu của Nhà nước bao gồm: · Bảng cân đối kế toán · Báo cáo kết quả kinh doanh · Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị ¹ Các căn cứ pháp lý là các văn bản quyết định của Bộ tài chính ban hành. 2.3. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội 2.3.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở Công ty Cổ phần Sản xuất, Xuất nhập khẩu và Xây dựng Hà Nội Công ty Cổ phần sản xuất, Xuất nhập khẩu và xây dựng Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng, xây lắp các công trình nên vật liệu sử dụng trong công ty có số lượng lớn và phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để xây dựng các công trình công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Chẳng hạn như xi măng có rất nhiều loại xi măng như xi măng PCB 30, xi măng Hoàng Thạch, xi măng trắng Hải Phòng. Thép gồm thép D14, thép D22, thép 1,63x63… Gạch gồm gạch đặc, gạch A1 Phần lớn các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên công trình, nó chiếm tới 60 – 80% giá trị công trình đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn của công ty. Ngoài ra, việc thu mua bảo quản, vận chuyển các loại nguyên vật liệu có đặc điểm khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại nguyên vật liệu có thể bảo quản trong kho, có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho gây khó khăn trong việc bảo quản, ảnh hưởng đến quá trình thi công. Chỉ cần một biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Vì vậy, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp tích cực để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 2.3.2. Phân loại nguyên vật liệu trong công ty: Tất cả các loại nguyên vật liệu được sử dụng trong quá trình thi công cấu thành nên thực thể công trình được coi là nguyên vật liệu chính và được hạch toán vào tài khoản 152. Việc quản lý nguyên vật liệu được tiến hành bằng việc mã hoá các loại nguyên vật liệu theo tên của chúng. Nguyên vật liêụ chính của công ty được phân chia thành các nhóm như sau: Vật liệu chính: Bê tông nhựa sắt, Xi măng thép, Thép tròn trơn, bê tông, đá, nhựa đường, xi măng, cát Vật liệu phụ: phụ gia bê tông, vôi bột, các loại sơn, ván khuôn, giàn giáo Vật liệu khác: cát, sỏi, đất đắp, đá 2.3.3. Thủ tục nhập - xuất và kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 2.3.3.1. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu. ô Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào dự toán tiến độ thi công công trình, đơn vị được giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch, vật tư, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư cho công trình. Phòng kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lượng, chất lượng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu của hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa giám đốc công ty với đơn vị cung cấp. Phiếu nhập kho được lập 02 liên: · Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật tư. · Liên còn lại giao cho nhân viện tiếp liệu kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng để làm thủ tục thanh toán tam ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp. Ví dụ: Ngày 25/11/2008 công ty mua vật tư của công ty TNHH Sơn Hoàng nhận được các chứng từ sau: Biểu 2.1 HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2008B Ngày 20 tháng 11 năm 2008 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: 04.36835950 MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty cổ phần sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội Địa chỉ: 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 690.909 3.454.545 02 Đá khối (0.3-0.7) M3 1.500 31.428,5 47.142.150 Cộng tiền hàng: 5.0596.695 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.059.669,5 Cộng tiền thanh toán: 55.656.364,5 Tổng tiền (Bằng chữ) : Năm mươi lăm triệu sáu trăm năm sáu nghìn ba trăm sáu tư nghìn năm trăm đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.2 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 tháng 11 năm 2008 Họ và tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Số: KTNK 045 ngày 20 tháng 11 năm 2008 Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long Stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 05 690.909 3.454.545 02 Đá 0,3-0,7 M3 1500 1500 31.428,5 47.142.750 VAT 10% 5.059.669,5 Cộng 55.656.364,5 Tổng tiền (Bằng chữ): Năm mươi lăm triệu sáu trăm năm sáu nghìn ba trăm sáu tư nghìn năm trăm đồng Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.3 HÓA ĐƠN GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2008B Ngày 20 tháng 11 năm 2008 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: 04.36835950 MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty Cổ phần Sản xuất, XNK và xây dựng Hà Nội Địa chỉ: 389 Kim Ngưu, Hai Bà Trưng, Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 01 Phụ gia bê tông Lít 20 40.000 800.000 02 Gạch đặc Viên 45.000 600 27.000.000 Cộng tiền hàng: 27.800.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.780.000 Cộng tiền thanh toán: 30.580.000 Tổng tiền (Bằng chữ): Ba mươi triệu năm trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.4 Số: KTNK 046 Công ty cổ phần sản xuất, PHIẾU NHẬP KHO MẪU 01-VT XNK và xây dựng Hà Nội Ngày 20/11/2008 Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT Đ/c: 389 KN -HB._.