Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần May Thăng Long

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Với vai trò là con chim đầu đàn của ngành dệt may Việt Nam.Công ty Cổ phần May Thăng Long đã và đang thực hiện nhiều chương trình,kế hoạch và chiến lược mới để bắt nhịp với quá trình hội nhập của nền kinh tế nước nhà.Một trong những công tác quan trọng phải kể đến là công tác quản lý,sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu. Đối với một doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu đống một vai trò cực kì quan trọng,nó là yếu tố đầu vào không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh.Giá trị của nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.Bởi vậy, việc quản lý tốt việc thu mua,dự trữ ,bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu là điểu kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt,tăng lợi nhuận,xây dựng uy tín cho doanh nghiệp. Xuất phát từ vai trò quan trọng của Nguyên vật liệu nên kế toán nguyên vật liệu chiếm vị trí then chốt quan trọng trong công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng.Bên cạnh đó với đặc điểm là phần hành có liên quan với hầu hết các phần hành kế toán khác đặc biệt là trong các đơn vị sản xuất kế toán nguyên vật liệu luôn chiếm tỷ trọng lớn,các nghiệp vụ diễn ra thường xuyên. Chính vì vậy việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu là một yếu tố cần thiết. Với những lý do trên đã thôi thúc em chọn đề tài cho Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long”.Chuyên đề của em gồm ba chương: Chương 1:Đặc điểm và tổ chức nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long. Do trình độ và thời gian có hạn nên trong chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót.Em chân thành cảm ơn sự giúp đỡ,góp ý,chỉ bảo cuae các thầy cô cùng với ý kiến của các cán bộ trong đơn vị thực tập đề chuyên đề của em thêm sâu sát với thực tiễn. CHƯƠNG 1:ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 1.1.Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long. Công ty Cổ phần May Thăng long là một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc xuất khẩu.Do đó,thành phần và chủng loại nguyên vật liệu của công ty tương đối đa dạng và phong phú.Khối lượng nguyên vật liệu hiện có trong kho và các quy trình sản xuất của công ty là rất lớn nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Nguyên vật liệu chủ yếu là do khách hàng mang đến để phục vụ cho các đơn hàng thuê gia công(nguyên vật liệu do khách mang đến chiếm trên 80 % khối lượng nguyên vật liệu của công ty).Số này được dự trữ và bảo quản trong các kho của công ty.Ngoài ra công ty còn mua nguyên vật liệu ngoài để thực hiện các lô hàng theo hình thức “mua đứt-bán đoạn” Các loại nguyên vật liệu công ty tự mua có thể mua từ trong nước hoặc từ nhập khẩu qua kho ngoại quan tại thành phố Hải phòng.Các loại nguyên vật liệu mua trong nước thường là vải,khuy,khóa…các loại nhập khẩu là mex,xốp… Nguyên vật liệu của công ty có nhiều loại khác nhau,các loại nguyên vật liệu thường xuyên có biến động lớn nên công ty đã xây dựng một hệ thống kho bãi lớn.Nguyên vật liệu được xếp riêng rẽ từng đơn đặt hàng đồng thời thủ kho ghi chép kịp thời mọi biến động xuất nhập tồn. *Phân loại nguyên vật liệu tại công ty cổ phần may Thăng long. Nguyên vật liệu sử dụng tại công ty rất đa dạng nhiều loại và nhiều mức chất lượng khác nhau.Mỗi loại có công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty. Nguyên vật liệu ở công ty được chia thành nhiều loại căn cứ vào vai trò và tác dụng đối với hoạt đông sản xuất kinh doanh: -Nguyên vật liệu chính:là nguyên vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm,như các laọi vải:vải bông,vải ngoài,vải lót,vải túi… -Nguyên vật liệu phụ:Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh, được kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng của sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ lao động được hoạt động bình thường,phục vụ cho nhu cầu kĩ thuật,nhu cầu quản lý…Vật liệu phụ bao gồm:cúc,chỉ,nhãn mác,khóa… -Nhiên liệu:Xăng dầu -Phụ tùng:Bàn đạp,thoi,suốt… -Văn phòng phẩm:Giấy,bút… -Bao bì:Các loại túi vải,túi nhựa,hộp cacton… -Phế liệu:Vải thừa,vải vụn… -Hóa chất:Nước javen,thuốc tẩy,thuốc nhuộm… Căn cứ vào nguồn hình thành,nguyên vật liệu được chia thành: -Nguyên vật liệu mua ngoài:do công ty mua -Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến:khách hàng mang đến để thực hiện các hợp đồng gia công. -Nguyên vật liệu tiết kiệm được trong sản xuất. -Phế liệu thu hồi. 1.2.Đặc điểm lưu chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần May Thăng Long. *Phương thức hình thành nguyên vật liệu của công ty: Nguyên vật liệu công ty được hình thành theo bốn phương thức chủ yếu: -Nguyên vật liệu mua ngoài:Để phục vị cho công tác sản xuất,công ty tiến hành mua nguyên vật liệu trong nước hoặc nhập khẩu.Nguyên vật liệu mua về được bảo quản trong kho của công ty. -Nguyên vật liệu do khách hàng mang đến:Như đã nói ở trên,nguyên vật liệu do khách hàng mang đến chiếm tỷ trọng lớn trong số nguyên vật liệu của công ty.Công ty đang thực hiện gia công cho các hang như:WANSHIN,WILL BE.DK HONGKONG…nguyên vật liệu được bên nhận gia công chuyển toàn bộ sang cho công ty từ vải chính,vải phụ cho đến chỉ may,cúc,mác…Ngoài ra công ty cũng đang thực hiện sản xuất các đơn đặt hàng của các công ty trong và ngoài nước như: OTTO,ASIAPARK,HANOIXIMEX… Với các đơn đặt hàng này,công ty chủ động tìm mua nguyên vật liệu theo yêu cầu của công ty đặt hàng như hợp đồng đã kí. -Nguyên vật liệu tiết kiệm được trong sản xuất:Nguyên vật liệu tiết kiệm được là chênh lệch giữa định mức vật liệu kế hoạch của công ty giao với số lượng vật liệu xí nghiệp thực hiện sản xuất. -Phế liệu thu hồi:Phế liệu của các phân xưởng được nhập vào kho dưới sự theo dõi của nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất. *Phương thức bảo quản nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu mua về được bảo quản và dự trữ tại kho của công ty.Nguyên vật liệu được sử dụng cho hai mục đích chủ yếu là thực hiện hợp đồng gia công và sản xuất sản phẩm. 1.3.Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần May Thăng Long. Trong công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty thì chức năng nhiệm vụ của các cá nhân,bộ phận như sau: -Phòng chuẩn bị sản xuất:Đây là bộ phận đảm nhận công tác thu mua nguyên vật liệu và lập nhu cầu nguyên vật liệu cho từng đơn hàng,lập phiếu xuất kho.Bộ phận có nhiệm vụ cử người đại diện tiến hành kiểm tra số lượng chất lượng nguyên vật liệu nhập vào,lập hai biên bản kiểm nghiệm (một giao cho phòng kế hoạch thị trường,một giao cho phòng kế toán). -Phòng kỹ thuật chất lượng: Phòng này có nhiệm vụ đưa ra định mức vật tư cần thiết cho từng loại sản phẩm dựa vào việc phân tích các hợp đồng và kinh nghiệm lâu năm. -Phòng kế hoạch thị trường:Nhiệm vụ của bộ phận này là tính ra lượng vật tư cần mua để sản xuất hết số lượng sản phẩm trong kì,tính ra chi phí nguyên vật liệu trong kì dựa vào định mức vật tư do phòng kỹ thuật lập ra.Đồng thời phòng kế hoạch thị trường cũng lập định mức nguyên vật liệu cho từng đơn hàng.ngoài ra khi nhập kho,nếu số lượng chất lượng nguyên vật liệu không đúng theo hóa đơn thì bộ phận kế hoạch thị trường phải chịu trách nhiệm.lập thêm một liên kèm chứng từ liên quan,trình lên Ban Giám Đốc và chờ ý kiến giải quyết của lãnh đạo. -Kế toán hàng tồn kho:thực hiện thủ tục thanh toán nguyên vật liệu,theo dõi số lượng và giá trị vật tư trong kho,thực hiện tính và phân bổ chi phí sản xuất,tính giá thành sản phẩm,bảo quản lưu giữ chứng từ,biên bản kiểm nghiệm,(ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu) -Thủ kho:Đây là nhân viên có ở mỗi kho của công ty hay xí nghiệp,có nhiệm vụ biên nhận vật tư,bảo quản chất lượng và quản lý số lượng trong kho,theo dõi quản lý số lượng vật liệu xuất kho(ghi thẻ kho). CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG 2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long. 2.1.1.Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu: *Nhập nguyên vật liệu gia công: Sau khi hợp đồng gia công được kí kết giữa Công ty Cổ phần May Thăng Long và các hãng nước ngoài ,toàn bộ vật liệu được bên nước ngoài chuyển sang cho công ty.Các nhân viên phòng sản xuất có trách nhiệm hoàn tất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vật liệu về kho của công ty.Tại đây,căn cứ vào Pack list(bảng thể hiện mã hàng,loại vải) để kiểm tra vật liệu.Nếu số lượng và loại vải thực thế có sai lệch gì so với bảng mã hàng hóa,nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất phải lập biên bản và gửi giấy mời phía công ty nước ngoài đã kí hợp đồng sang giải quyết.Nếu thực tế vật liệu nhập về phù hợp với bảng mã thì nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ. Một liên thủ kho giữ. Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ. Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho kí vào.Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho,trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. *Nhập vật liệu mua ngoài. Để đảm bảo đủ vật liệu cho sản xuất,phòng kế hoạch xuất nhập khẩu(Phòng KHXNK)Phải lập kế hoạch sản xuất trong tháng và phải nghiên cứu khảo sát thị trường và lên kế hoạch thu mua từng loại vật liệu.Vật liệu của công ty được mua từ nhiều nguồn khác nhau:từ các công ty dệt may trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất,nhân viên phòng KHXNK tiến hành thu mua và vận chuyển vật liệu về kho công ty.Khi vật liệu về đến kho ,nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất sẽ xem xét,kiểm tra hóa đơn,chứng từ về tính hợp lý,hợp pháp.Nếu nội dung ghi trong hóa đơn phù hợp với chủng loại, đơn giá,chất lượng và hình thức thanh toán với hợp đồng đã kí kết thì phòng CBSX lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên phòng CBSX giữ Một liên phòng kế toán giữ kèm theo hóa đơn bán hàng. Một liên thủ kho giữ. Và đề nghị thủ kho nhập số vật liệu đó.Trước khi nhập,thủ kho kiểm tra về chủng loại,số lượng chất lượng của loại vật tư đó.Nếu thấy đúng với phiếu nhập kho thì tiến hành cho nhập.Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.Căn cứ vào phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho và trên thẻ kho thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Hóa đơn bán hàng Hóa đơn Mẫu sổ :01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng GN/2004B Liên 2: Giao khách hàng 0046444 Ngày 03 tháng 1 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Công ty Dệt Nam Định Địa chỉ: 43 - Tô Hiệu - Nam Định Sổ tài khoản Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty cổ phần may Thăng Long Địa chỉ:Số 250 - Minh Khai - Hà Nội Số tài khoản Hình thức thanh toán: Trả sau 'MST: 101473411 STT Tên hàng hóa,dịch vụ ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vải dệt kim M 7,684.50 7,460.14 57,327,461.60 Cộng tiền hàng 57,327,461.60 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 5,732,746.16 Tổng cộng tiền thanh toán 63,060,207.76 Số tiền viết bằng chữ: Sáu mươi ba triệu không trăm sáu mươi nghìn hai trăm linh bảy phẩy bảy sáu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) *Nhập vật liệu do tiết kiệm được: Sau khi tiếp nhận vật tư tiết kiệm được từ các phân xưởng,nhân viên phòng CBSX cùng thủ kho lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: Một liên thủ kho giữ Một liên phòng CBSX giữ Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.Chỉ tiêu giá trị được tính bằng 50% của 80% giá vật liệu thực tế ghi trên thị trường.Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho.Ở xí nghiệp,các nhân viên hạch toán theo dõi số lượng các loại vật liệu đó,cuối tháng lập báo cáo gửi lên phòng phòng kế toán để kế toán vật liệu theo dõi. *)Nhập kho phế liệu thu hồi: Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệu mua ngoài.Sau khi nhập phế liệu từ xí nghiệp chuyển đến,nhân viên phòng CBSX lập phiếu nhập kho.Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Một liên thủ kho giữ Một liên phòng kế toán giữ Một liên phòng CBSX giữ Biểu: Mẫu phiếu nhập kho Công ty cổ phần may Thăng Long MÉu sè Phòng CBSX Ban hành theo QĐ số 1141- TC/Q§/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé Tµi chÝnh Phiếu nhập kho Số 02/01 Ngày 3/1/2009 Họ tên người giao hàng: Trần Mai Trang Nợ Theo Sè ngày tháng năm 2009 Có Nhập tại kho Nguyên liệu STT Tên nhãn hiệu, Mã số ĐV Số lượng Đơn giá Thành tiền quy cách vật tư C.Từ Thực nhập 1 Vải dệt kim M 7,684.50 7,460.14 57,327,461.60 Céng 7,684.50 57,327,461.60 Nhập,ngày 3 tháng 1 năm 2009 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.1.2.Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu *Xuất kho vật liệu gia công Căn cứ vào hợp đòng và định mức sản xuất hàng gia công được ký kết phòng KHXNK lập ra kế hoạch sản xuất trong tháng.Căn cứ vào bảng kế hoạch đó,phòng CBSX lập phiếu xuất kho và xuất vật tư cho xí nghiệp.Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Một liên thủ kho giữ Một liên xí nghiệp giữ Một liên phòng kế toán giữ Phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho. Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu. *)Xuất kho nguyên vật liệu mua ngoài Để đản bảo đủ nguyên vật liệu phục vu cho nhu cầu sản xuất,phòng KHXNK căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất để lập kế hoạch sản xuất và ra lệnh xuất kho.Phòng CBSX căn cứ vào lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho thành 3 liên.Khi lĩnh vật tư,đơn vị lĩnh phải đem phiếu xuất kho này xuống kho,thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.Cuối tháng,thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị,tính tổng số vật tư đã xuất ra và kí vào 3 liên: Một liên phòng chuẩn bị sản xuất giữ Một liên xí nghiệp giữ Một liên phòng kế toán giữ. Biểu số Mẫu Phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Số 16/1 Ngày 7/1/2009 Họ tên người nhận hàng: Phan Chi Mai Nợ Lý do xuất: Sản xuất Có Xuất tại kho: Nguyên liệu STT Tên,quy cách,nhãn hiệu Mã số Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Vật liệu M 1257 1257 Cộng 1257 Xuất, ngày 7 tháng 1 năm 2009 Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) *)Xuất kho bán phế liệu Việc bán phế liệu sau khi được Giám đốc quyết định và kí duyệt thì phòng CBSX cùng thủ kho tiến hành xuất kho phế liệu gio cho người mua.Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên Một liên người mua giữ Một liên thủ kho giữ Một liên phòng kế toán giữ 2.1.3.Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Để đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại ,từng thứ vật liệu về số lượng chất lượng chủng loại và giá trị,công ty đã tổ chức hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song.Theo phương pháp này phòng kế toán kết hợp với thủ kho hạch toán chi tiết nguyên vật liệu dựa trên các chứng từ nhập xuất kho,từ đó để ghi chép vào các sổ thẻ liên quan. *Ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập-xuất-kho của từng loại vật liệu hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng.Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho nhất định.Thẻ kho được mở cho cả năm.Căn cứ để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập xuất được kiểm tra tính chất pháp lý và đã được hoàn chỉnh.Cuối ngày,thủ kho tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.Định kì 3-5 ngày,thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất tồn đã phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho Ngày lập thẻ Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải lót Đơn vị tính: m STT Chứng từ Trích yếu Ngày Số lượng Chữ ký Số Ngày N_ X Nhập Xuất Tồn xác nhận Tồn đầu tháng 2,502.00 1 12/1 Nhập kho Nguyên liệu 3,467.50 2 9/1 Xuất may 1,002.00 3 10/1 Xuất may 784.00 4 29/1 Nhập kho Nguyên liệu 2,359.00 5 11/1 Xuất may 1,780.00 6 37/1 Nhập kho Nguyên liệu 1,424.60 7 16/1 Xuất may 1,257.00 Cộng 7,251.10 4,823.00 Tồn cuối tháng 1 4,930.10 *) Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ chi tiết theo dõi ghi chép tình hình nhập xuất theo tình hình nhập xuất từng loại vật liệu.Sổ chi tiết được mở cho từng loại ,từng thứ vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho.Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên sau khi đã được kế toán viên kiểm tra và hoàn chỉnh.Mỗi chứng từ được ghi một dòng. -Với vật liệu nhận gia công: Sổ chi tiết chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng. -Với vật liệu mua ngoài:Sổ chi tiết theo dõi các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị.Với vật liệu nhập kho thì chỉ tiêu giá trị căn cứ vào giá trị thực tế để ghi.Với vật liệu xuất kho thì căn cứ vào đơn giá bình quân để ghi. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho theo từng loại, từng thứ vật liệu.Nếu phù hợp,kế toán căn cứ vào dòng tổng cộng của từng loại vật tư trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập –xuất –tồn của từng nhóm vật liệu. BiÓu Sæ chi tiÕt vËt liÖu Th¸ng 1 n¨m 2005 Tªn nh·n vËt t: V¶i lãt Chøng tõ DiÔn gi¶i TK §¦ §¬n gi¸ NhËp XuÊt Tån Sè Ngµy SL TT SL TT SL TT Tån ®Çu th¸ng 2,502.00 18,867,133.00 12/1 NhËp kho Nguyªn liÖu 7,548.70 3,467.50 26,175,117.25 9/1 XuÊt may Nam H¶i 1,002.00 7,563,486.78 10/1 XuÊt may Hµ Nam 784.00 5,917,937.76 29/1 NhËp kho Nguyªn liÖu 7,551.00 2,359.00 17,812,809.00 11/1 XuÊt may II 1,780.00 13,436,134.20 37/1 NhËp kho Nguyªn liÖu 7,556.60 1,424.60 10,765,132.36 16/1 XuÊt may II 1,257.00 9,488,326.23 Céng 7,251.10 54,753,058.61 4,823.00 36,405,884.97 4,930.10 37,214,306.64 Ngêi ghi sæ KÕ to¸n trëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long Ở Công ty Cổ phần May Thăng Long, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu.Phương pháp này cho phép theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục. Đồng thời,phương pháp này còn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết cho công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2.1.Tài khoản sử dụng: TK 152:Nguyên vật liệu TK 15211:Nguyên vật liệu chính TK 1522: Nguyên vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế. TK 1525: Văn phòng phẩm. TK 1526: Bao bì. TK 1527: Phế liệu thu hồi. TK 1528: Hóa chất Nghiệp vụ nhập vật tư liên quan đến các tài khoản sau: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả người bán Nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu liên quan đến các tài khoản sau: TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung … 2.2.2. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu. *Đối với hàng gia công: Công ty Cổ phần May Thăng long chủ yếu số lượng sản phẩm là sản phẩm gia công (sản phẩm gia công chiếm 80% tổng sản phẩm công ty). Đối với nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm này,kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng chứ không định khoản và xác định giá trị. *Đối với vật liệu mua ngoài: Việc hạch toán và theo dõi nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất cần được tiến hành chặt chẽ để đảm bảo cho công tác sản xuất được liên tục ,tận dụng hết nguồn lực của công ty và đảm bảo việc sản xuất hiệu quả và có lãi. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong tháng,phòng KHXNK tìm nguồn cung cấp nguyên vật liệu và có kế hoạch thu mua .Khi phát sinh nhập nguyên vật liệu các trường hợp xảy ra như sau: +Nguyên vật liệu nhập kho được thanh toán bằng tiền tạm ứng: Khi mua nguyên vật liệu về,căn cứ vào các chứng từ nhập kho,kế toán ghi vào sổ chi tiết theo dõi tạm ứng và ghi sổ theo bút toán hoàn ứng không qua quỹ. Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 099851 và phiếu nhập kho số 26/12 ngày 20/12/2004: Trị giá vải Kate là 12.157.852 Thuế GTGT là 1.215.785.2 Tổng giá thanh toán : 13.373.637,2 Số tiền trên được thanh toán bằng tiền tạm ứng. Kế toán ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 152 12.157.852 Nợ TK 133 1.215.785,2 Có TK 141 13.373.637,2 Cuối tháng,căn cứ vào số cộng trên sổ chi tiết tạm ứng ở phần ghi có để ghi vào nhật kí chứng từ số 10.Sau đó xác định số phát sinh bên có của các tài khoản trên NKCT số 10 và lấy dòng tổng cộng để ghi vào các sổ cái. +Nguyên vật liệu nhập kho nhưng chứa được thanh toán ngay cho người bán. Kế toán công nợ: sổ chi tiết 331-phải trả cho người bán.Sổ chi tiết 331 được mở hàng quý dùng để theo dõi công nợ với từng đối tượng công ty có quan hệ mua bán bao gồm cả số phát sinh nợ và có.Sổ chi tiết 331 được đóng thành một quyển,tất cả các người cung cấp được ghi trên cùng một quyển.Mỗi đơn vị một trang và mỗi hóa đơn ghi trên một dòng và ghi theo trình tự thời gian phát sinh theo bút toán : Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu nhập kho số 02/1 ngày 03/1 và hóa đơn kèm theo, kế toán công nợ ghi vào sổ chi tiết 331 – Phải trả cho người bán, chi tiết cho Công ty dệt Nam Định, theo định khoản: Nợ TK 152 57.327.461,6 Nợ TK 133 5.732.746,16 Có TK 331 63.060.207,76 Biểu số :sổ chi tiết tài khoản 331 sæ chi tiÕt tk 331: ph¶i tr¶ cho ngêi b¸n Th¸ng 1 n¨m 2005 Chøng tõ DiÔn gi¶i Sè d ®Çu kú Ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK PhÇn theo dâi thanh to¸n Nî 331 Sè d cuèi kú Sè Ngµy Nî Cã 1521 1331 Céng Cã TK 331 111 112 311 Céng Nî 331 Nî Cã 01/01 03/01 Mua v¶i kaki 49,692,345.00 4,969,234.50 54,661,579.50 10/01 05/01 Mua v¶i nhung 38,507,648.00 3,850,764.80 42,358,412.80 05/01 11/01 Tr¶ tiÒn hµng 0.00 56,700,000.00 56,700,000.00 22/01 14/01 Mua v¶i kaki 32,298,841.00 3,229,884.10 35,528,725.10 31/01 18/01 Mua v¶i nhung 17,658,007.00 1,765,800.70 19,423,807.70 13/01 21/01 Tr¶ tiÒn hµng 82,270,000.00 82,270,000.00 Céng 138,156,841.00 13,815,684.10 151,972,525.10 138,970,000.00 138,970,000.00 18,788,025.10 Ngêi ghi sæ KÕ to¸n trëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) Khi khoản nợ của công ty được thanh toán,kế toán căn cứ vào phiếu chi,… để phản ánh tình hình thanh toán với người bán vào sổ chi tiét vá hạch toán trên TK 331 đối ứng với TK 111,TK 112,TK 311… Cuối tháng,kế toán khóa sổ chi tiết 331 theo từng đối tượng.Toàn bộ số liệu ở dòng tổng cộng của từng người bán trên sổ sẽ được ghi sang NKCT số 5.Số liệu tổng cộng của mỗi người bán được ghi trên một dòng.Sau khi đối chiếu số liệu tổng cộng ở Nhật kí chứng từ số 5(dòng tổng cộng) để kế toán ghi sổ cái TK 331 ở dòng tổng phát sinh Có. BiÓu sè nhËt ký chøng tõ sè 5 Th¸ng 1 n¨m 2005 STT Tªn ®¬n vÞ b¸n Sè d ®Çu kú Ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK Ghi Nî TK 331, ghi cã c¸c TK Sè d cuèi kú Nî Cã 1521 1331 Céng cã TK 331 112 311 Céng Nî 331 Nî Cã 1 CT DÖt Nam §Þnh 18,543,500.00 163,466,064.60 16,346,606.46 179,812,671.06 89,345,000.00 79,970,000.00 169,315,000.00 29,041,171.06 2 CT DÖt 8/3 5,785,500.00 138,156,841.00 13,815,684.10 151,972,525.10 138,970,000.00 138,970,000.00 18,788,025.10 3 CT VL may N.Trang 6,943,270.00 94,343,781.00 9,434,378.10 103,778,159.10 46,530,000.00 59,327,000.00 105,857,000.00 4,864,429.10 4 CT CP may XK Hµ B¾c 6,348,530.00 52,348,193.00 5,234,819.30 57,583,012.30 32,131,000.00 21,380,000.00 53,511,000.00 10,420,542.30 ... .............. .............. .............. .............. .............. .............. ............... ............. ........... Tæng céng 69,345,500.00 669,412,867.00 66,941,286.70 736,354,153.70 441,332,500.00 292,009,700.00 733,342,200.00 72,357,453.70 KÕ to¸n ghi sæ KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n trëng ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) ( Ký, hä tªn ) +)NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu nhập kho ,Phiếu chi tiền mặt để để ghi vào sổ Nhật kí chứng từ số 1 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK133 Có TK 111 Ví dụ:Căn cứ vào phiếu nhập kho số 22/1 ngày 10/1 công ty thanh toán khoản mua vải lót bằng tiền mặt 384.076.000 đồng ,trong đó thuế GTGT 10%. Nợ TK 152: 349.160.000 Nợ TK 133: 34.916.000 Có TK 111: 384.076.000 Nhật kí chứng từ số 1: Biểu : Mẫu nhật kí chứng từ số 1 NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 1 Tháng 1 năm 2005 STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 111 Tháng 1521 1522 ... 133 ... 1 03/01 31,158,865.00 3,115,886.50 2 05/01 1,875,000.00 187,500.00 3 12/01 11,995,386.00 1,199,538.60 4 15/01 15,116,332.00 1,511,633.20 5 19/01 52,373,685.00 5,237,368.50 6 21/01 4,321,500.00 432,150.00 .................. .............. .................. Cộng 537,832,710.29 42,531,182.00 58,036,389.23 3,257,861,189.00 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký,họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) +)NVL nhập kho được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng ,hóa đơn,phiếu nhập kho,kế toán ghi sổ NKCT số 2 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 Ví dụ: Ngày 13/1 công ty thanh toán khoản mua vải Kaki bằng tiền gửi ngân hàng với số tiền 73.570.545.4 đồng ,trong đó thuế GTGT là 10%. Nợ TK 152 66.882.314 Nợ TK 133 6.688.231,4 Có TK 112 73.570.545,4 Nhật kí chứng từ số 2 Biểu :Mẫu nhật ký chứng từ số 2 Nhật ký chứng từ số 2 Tháng 1,năm 2010 STT Ngày tháng Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 1521 1522 .... 331 ... 133 ... 06/01 125,502,334.00 12,550,233.40 11/01 56,700,000.00 12/01 66,882,314.00 6,688,231.40 14/01 45,886,852.80 4,588,685.28 15/01 89,345,000.00 18/01 149,327,686.00 14,932,768.60 21/01 82,270,000.00 ..................... ................ Cộng 605,348,771.00 112,194,166.80 ############ 71,754,293.78 5,468,125,330.00 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký,họ tên ) Nguồn: Tương tự các trường hợp thanh toán tiền mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng,kế toán căn cứ vào các phiếu tạm ứng(số được duyệt),các giấy báo giá để viết UNC,khế ước,hợp đồng kinh tế và chứng từ liên quan đến khoản vay.Kế toán tập hợp các chứng từ hàng ngày để ghi vào NKCT số 4-ghi có TK 311. Đó là quy trình ghi sổ và phương pháp hạch toán nghiệp vụ nhập kho vật liệu do mua từ bên ngoài của công ty và quá trình thanh toán tiền mua. Công ty thường tiến hành kiểm kê kho vào cuối năm.khi phát sinh nguyên vật thừa hoặc thiếu kế toán ghi sổ theo định khoản: -)Nếu kiểm kê phát hiện thừa: Nợ TK 152 Có TK 3381 -)Nếu kiểm kê phát hiện thiếu: Nợ TK:1381 Có TK 152 Đồng thời chờ quyết định xử lý,tuy nhiên trường hợp như thế này khó xảy ra và thông thường được hạch toán luôn vào tháng 12 năm đó. 2.2.3.Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Trong quản lý vật liệu,công tác xuất vật liệu cũng cần được quản lý chặt chẽ việc xuất dùng vật liệu.Công ty Cổ phần May Thăng Long yêu cầu người quản lý phải biết được vật liệu xuất nào ,số lượng,chủng loại và dùng cho bộ phận nào.Nguyên vật liệu là một bộ phận cấu thành của giá thành sản phẩm nên kế toán nguyên vật liệu ngoài việc theo dõi ,xác định và phản ánh khối lượng,giá trị vật liệu xuất dùng còn phải tính toán giá trị và phân bổ cho từng đối tượng sử dụng.Đó là tiền đề để hạch toán và tập hợp chi phí một cách đầy đủ,chính xác và kịp thời.Từ đó tạo điều kiện tính giá thành sản phẩm thuận lợi,chính xác. Để phù hợp với hình hình sản xuất,cách thức sản xuất,quy trình công nghệ trình độ,yêu cầu quản của công tác hạch toán và tính giá thành sản phẩm Công ty Cổ phần May Thăng Long đã xác định đối tượng tập hợp chi phí là từng loại sản phẩm như áo sơ mi,bộ quần áo đông xuân,quần Jean… *)Đối với hàng gia công. Khi xuất kho nguyên vật liệu,kế toán không tính giá thực tế vật liệu xuất kho mà chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không phân bổ chi phí vật liệu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng.phần chi phí đó được tính hết vào chi phí sản xuất gia công. *)Đối với nguyên vật liệu mua ngoài. Khi xuất kho vật liệu theo nhu cầu của đối tượng sử dụng,trên cơ sở các chứng từ xuất kho như phiếu xuất kho,phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…kế toán tiến hành phân loại từng nhóm vật liệu và đối tượng sử dụng,đối tượng tập hợp chi phí tính giá thành thực tế vật liệu xuất dùng cho từng đối tượng sử dụng theo từng loại vật tư.Sau đó kế toán lập bảng kê xuất vật liệu theo trình tự nhất định của số phiếu:phiếu nào xuất trước thì được phản ánh trước,mỗi phiếu xuất được ghi trên một dòng của bảng kê.Bảng kê vật liệu được lập vào cuối tháng.Sau khi lập xong bảng kê vật liệu,kế toán tiến hành tính cột tổng cộng trên bảng kê xuất vật liệu và ghi vào bảng kê số 4-Tập hợp chí phí sản xuất toàn công ty theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK 152 Sau đó mở NKCT số 7 và từ các NKCT số 1,2,4,5.7 để ghi vào sổ cái TK 152. Biểu số Mẫu sổ cái 1521 SỔ CÁI TK 1521: Nguyên vật liệu chính Năm: 2009 Số dư tài khoản Nợ Có 148,031,385.00 Các tháng Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 ........... Tháng 12 Ghi Nợ TK1521, ghi Có các TK 1.Ghi Có TK 111 537,832,710.29 NKCT số 1 2.Ghi Có TK 112 605,348,771.00 NKCT số 2 3.Ghi Có TK 331 292,009,700.00 NKCT sổ 4 Tổng số PS Nợ 1,435,191,181.29 Tổng số PS Có 1,153,102,785.83 NKCT số 7 Số dư Nợ 430,119,780.46 Cuối tháng Có Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Khi xuất kho công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để xác định giá trị thực tế của vật liệu xuất kho.Công thức như sau: Giá thực tế của NVL xuất kho= Giá BQ của 1 đơn vị NVL* lượng vật liệu xuất kho Tại xí nghiệp:Nhân viên thống kê lập báo cáo nhập vật liệu của xí nghiệp trong tháng,lập báo cáo chế biến,báo cáo Nhập –Xuất –Tồn nguyên vật liệu.Cuối tháng gửi báo cáo lên phòng kế toán công ty.Khi kế toán nhận được các báo cáo đó sẽ đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu trên bảng kê xuất.Số lượng từng loại nguyên vật liệu xuất kho ở công ty phải khớp với báo cáo nhập vật liệu tại xí nghiệp,nếu không khớp phải tìm hiểu lý do và điều chỉnh ngay. +Đối với vật liệu nhận gia công: các báo cáo được lập theo hãng nhận gia công. +Đối với vật liệu mua ngoài: Các báo cáo được lập hàng tháng. Biểu số: B¸o c¸o NhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu th¸ng 1/2005 Kh¸ch hµng M· hµng Lo¹i NVL §vÞ Tån NhËp XuÊt Tån cuèi kú ®Çu kú trong kú ChÕ biÕn NhËp l¹i kho NL Nguyªn liÖu chÝnh Néi ®Þa X430 V¶i dÖt kim m 668.00 10,364.00 9,182.00 968.00 882.00 OTTO CDC-OT V¶i chÝnh m 1,116.00 12,086.00 10,549.00 1,005.00 1,648.00 OTTO CDC-OT V¶i lãt m 235.00 1,002.00 846.00 0 391.00 Néi ®Þa E100 V¶i phin m 380.00 4,605.00 4,041.00 337.00 607.00 Céng 2,399.00 28,057.00 24,618.00 2,310.00 3,528.00 Phô liÖu Néi ®Þa X430 §Öm vai ch 0 3,560.00 3,190.00 0 370.00 OTTO CDC-OT Bo cæ ch 0 2,150.._.