Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần may Thăng Long

là Công tác quản lý, sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu Muốn cho hoạt động sản xuất diễn ra điều đặn, liên tục thì phải đảm bảo các loại nguyên vật liệu cho sản xuất đầy đủ về số lượng đúng về chất lượng và kịp thời gian. Do vậy hạch toán nguyên vật liệu là một khâu quan trọng trong công tác hạch toán kế tóan. Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ cung cấp kịp thời và chính xác thông tin cho người quản lý. Từ đó, người quản lý có thể lựa chọn phương pháp kinh doanh hiệu quả hơn. Mặt khác, nguyên liệu, vật liệu dưới hình thức giá trị là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt là vốn dự trữ. Do đó việc tăng cường công tác hạch toán nguyên vật liệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động được coi là nhiệm vụ quan trọng để các đơn vị kinh doanh ngày càng lớn. Công ty cổ phần May Thăng Long là một đơn vị chuyên sản xuất hàng may mặc, vật liệu sử dụng rất đa dạng về chủng loại, nhiều về số lựơng do đó công tác hạch toán nguyên vật liệu là một bộ phận quản lý không thể thiếu được trong toàn bộ công tác quản lý của công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần May Thăng Long được tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán kế toán của Công ty, thấy được tầm quan trọng cũng như thưc tế kế toán nguyên vật liệu của Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu và mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần may Thăng Long” Nộ dung đề tài gồm ba phần như sau: Chương I:Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần may Thăng long Chương II: Trực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần May Thăng Long Chương III: Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần may Thăng long Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đặng Thị Liên đã tận tình hứơng dẫn và các cô chú anh chị trong phòng kế toán của công ty cổ phần May Thăng Long đã tận tình giúp đỡ em và tạo điều kiện cho em hoàn thành bản báo cáo này. Em xin chân thành cảm ơn. Chương I: Lí LUậN Cơ BảN Về TỔ CHỨC CÔNG TáC Kế TOáN NGUYêN VậT LIệU TRONG DOANH NGHIệP 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp sản xuất. 1.1.1 Vị trí vai trò của NVL trong doanh nghiệp sản xuất: Khái niệm: Nguyên vật liệu là đối tượng của lao động, một trong ba yếu tố đầu vào cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm. Trong quá trình tham gia vào sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp, NVL bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp, NVL là bộ phận tài sản lưu động, dự trữ cho sản xuất và được bảo quản lưu trữ trong các kho để đáp ứng yêu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất trong doanh nghiệp hoạt động thường xuyên liên tục không phải chờ đợi hay chạy cầm chừng. Trong các doanh nghiệp sản xuất chi, phí về NVL thường chiếm tỉ lệ lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy tăng cường công tác quản lý, công tác hạch toán chi tiết NVL, để nâng cao hiệu quả sử dụng và tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất. Từ đó giảm được chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm. Đây là điều mà doanh nghiệp luôn phải quan tâm. 1.1.2 Đặc điểm và yêu cầu quản lý: Đặc điểm của NVL là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, nên khi tham gia vào quy trình sản xuất NVL bị tiêu hao hoàn toàn, thay đổi hình thái ban đầu và hình thành nên thực thể sản phẩm. Giá trị NVL bị chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. Như vậy, đối với doanh nghiệp sản xuất, NVL là yếu tố đầu vào quan trọng nhất, là bộ phận cơ bản cấu thành giá trị sản phẩm và thường chiếm tỉ trọng lớn trong cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc tổ chức quản lý, sử dụng NVL như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất là một trong những mục tiêu quan trọng đối với doanh nghiệp. Công tác quản lý điều hành NVL là một quá trình thu thập, xử lý thông tin nhằm đưa ra những quyết định đối với đối tượng NVL. Các thông tin này phải bao quát được toàn bộ quá trình hình thành, biến động , loại bỏ NVL, cho phép doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về NVL, giúp cho doanh nghiệp có các quyết định đúng dắn. Do NVL là một phần tài sản hàng tồn kho của doanh nghiệp, là lượng vốn chết mà doanh nghiệp buộc phải có để dự trữ cho sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuất được thường xuyên, liên tục. Kèm theo dự trữ là các chi phí khác như: Bảo quản, bốc dỡ... Bởi vậy nếu doanh nghiệp không xây dựng một tỉ lệ vốn đầu tư hợp lý sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp. Nếu dự trữ quá ít, sản xuất sẽ lâm vào tình trạng thiếu tư liệu sản xuất buộc phải ngừng hoặc giảm tiến độ, khi đó không có doanh thu nhưng vẫn phải trả các khoản chi phí bất biến như: Khấu hao nhà xưởng, bảo dưỡng máy móc thiết bị, trả lương cho công nhân nghỉ chờ việc.... Từ đó sẽ dẫn tới nguy cơ thua lỗ. Ngược lại nếu dự trữ quá nhiều, các chi phí cho hàng và các chi phí liên quan sẽ tăng lên không cần thiết, như hiện tượng vốn trong kho không sinh lãi trong khi doanh nghiệp vẫn phải trả lãi ngân hàng hoặc đồng tiền sụt giá... dẫn đến thất thoát thiếu hụt về vốn. Để tận dụng các cơ hội kinh doanh cần đến vốn, tăng thu giảm chi, nhà quản trị luôn phải nghiên cứu thị trường và nhạy bén trước những thời điểm hàng hạ hay có nguy cơ khan hiếm hàng, để sao cho có lợi nhất về chi phí thu mua, đảm bảo về số lượng, chất lượng đáp ứng cho nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Do vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua NVL, đảm bảo kịp thời cho quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm và phục vụ cho nhu cầu quản lý khác của doanh nghiệp. Chính vì vậy, từ khâu thu mua doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua nhằm thực hiện kế hoạch theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để hạ được chi phí sản xuất trong kỳ, hạ được giá thành sản phẩm, đòi hỏi không chỉ quản lý NVL ở khâu thu mua mà phải quản lý chặt chẽ NVL trên cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị ở mọi khâu từ khâu thu mua, khâu dự trữ bảo quản tới khâu sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tổ chức tốt khâu kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản trong dự trữ đối với từng loại NVL, tránh hư hỏng, mất mát cũng là một trong các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm. Trong khâu sử dụng phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 1.1.3 Nhiệm vụ kế toán NVL. Trong doanh nghiệp sản xuất, mỗi bộ phận quản lý quan tâm đến NVL một mặt khác nhau, bộ phận kho quan tâm dến NVL về mặt số lượng, hiện vật và quá trình bảo quản như thế nào cho phù hợp, tiết kiệm. Bộ phận sử dụng NVL quan tâm đến chất lượng NVL được sử dụng trong sản xuất và định mức tiêu hao NVL. Như vậy cả hai bộ phân trên chỉ quan tâm theo dõi, quản lý về mặt lượng của NVL ở một khâu cụ thể trong quá trính sản xuất, không có sự tổng quát liên hệ với nhau mà NVL không chỉ xem xét ở hình thái hiện vật, ở mặt lượng mà còn phải quan tâm đến mặt giá trị. Để giúp cho công tác quản lý NVL trong doanh nghiệp được tốt hơn, kế toàn NVL cần hoàn thành tốt các nhiệm vụ của mình: - Tổ chức, đánh giá, phân loại phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng - giảm của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cung cấp số liệu kịp thời để tổng hợp và tính giá thành sản phẩm. - Kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch thu mua, dự trữ bảo quản và tình hình sử dụng NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Bên cạnh đó, các nhân viên kế toán cần thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm trước công việc, luôn phải đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán. Cung cấp số liệu, tài liệu cho công tác thống kê, thông tin kế toán, giúp kiểm tra, giám sát vi phạm chế độ kế toán, kỷ luật tài chính. 1.2 Tổ chức phân loại và đành giá NVL 1.2.1 Phân loại NVL. Trong mỗi doanh nghiệp,do tính chất đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh nên phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau. Mỗi loại, thứ khác nhau có nội dung kinh tế, công dụng, bảo quản và tính năng kỹ thuật khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết với từng thứ loại NVL phục vụ cho kế toán quản trị, cần phải tiến hành phân loại NVL. Trong việc phân loại NVL có nhiều tiêu thức làm căn cứ cho việc phân loại. * Phân loại NVL căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp về NVL được chia thành các loại sau: - NVL chính: là đối tượng chủ yếu để tạo nên thực thể của sản phẩm. Do vậy, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp khác nhau thì NVL chính cũng khác nhau như: sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo máy, xây dựng cơ bản; bông vải trong các doanh nghiệp may. Đối với bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục đưa vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm, hàng hoá như: Sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được xem là NVL chính. - Vật liệu phụ: là những loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm có thể làm tăng chất lượng của sản phẩm hoặc NVL chính, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho công cụ dụng cụ hoạt động được bình thường như: thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, chỉ may... - Nhiên liệu: là những loại vật liệu trong quá trình sử dụng cung cấp năng lượng cho ta. Nhiên liệubao gồm các loại ở thể khí, lỏng, rắn như: hơi đốt, xăng dầu, than củi... dùng để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm và quá trình thực hiện các phương tiện vận tải, máy móc thiết bị. - Phụ tùng thay thế: gồm các loại chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất và phương tiện vận tải. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện được sử dụng trong xây dựng cơ bản như thiết bị cần lắp, thiết bị không cần lắp, các công cụ, vật kết cấu lắp đặt vào công trình - Vật liệukhác (phế liệu): là những loại vật liệu chưa được sắp xếp vào các loại trên, thường là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và chế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình xây dựng. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản trị và kế toán chi tiết NVL của từng doanh nghiệp mà trong từng loại trên được chia thành từng nhóm, từng thứ NVL một cách chi tiết hơn. Cách phân loại này là cơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL, là cơ sở để tổ chức hoạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. * Phân loại NVL căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL, bao gồm: - NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh. - NVL dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm. - NVL dùng cho quản lý ở các cơ sở, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - NVL dùng cho nhu cầu khác như: nhượng bán, góp vốn liên doanh... * Phân loại NVL căn cứ vào nguồn hình thành, NVL được chia thành hai nguồn: - NVL nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận gia công, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng... - NVL tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho. Trong các cách phân loại trên, cách phân loại NVL theo nội dung kinh tế, vai trò của NVL trong sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp là thông dụng hơn cả. Bằng cách này, mỗi bộ phận sẽ quản lý NVL dưới những hình thức khác nhau: bộ phận kho có thể quản lý NVL dưới hình thức hiện vật, theo dõi sự biến động của NVL tại kho và các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại. Bộ phận sử dụng có thể quan tâm tới mức sử dụng từng loại NVL nhằm theo dõi tình hình tiêu hao có tiết kiệm hay không. Bộ phận quản lý có thể quản lý NVL dưới cả hai hình thức: hiện vật và giá trị để đưa ra số liệu chính xác, đầy đủ tình hình NVL tại doanh nghiệp. 1.2.2 Đánh giá NVL. * Nội dung: Để phục vụ cho công tác quản lý, NVL không chỉ được xem xét ở hình thái hiện vật mà phải được xem xét ở cả hình thái giá trị. Việc xem xét này cho phép doanh nghiệp tính được chi phí bỏ ra cho mỗi sản phẩm, qua đó doanh nghiệp quản lý được toàn bộ tài sản của mình dù ở dạng hiện vật nào, giúp nhà quản trị lập kế hoạch về nguồn lực phục vụ sản xuất. Xem xét trên phương diện giá trị chính là quá trình đánh giá NVL. Đánh giá NVL là quá trình dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị NVL theo những nguyên tắc nhất định và ở thời điểm nhất định để đảm bảo tính trung thực, chính xác trong quản lý, sử dụng NVL sao cho có hiệu quả nhất. Khi đánh giá NVL phải tuân theo những nguyên tắc trong Chuẩn mực Kế Toán số 02 "Hàng tồn kho": - NVL được đánh giá theo giá gốc. Giá gốc ( hay còn gọi là giá vốn thực tế NVL ) là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Bình thường NVL đánh giá theo giá gốc nhưng trong trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đựơc ( Nguyên tắc thận trọng ). Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính trong kỳ trà (- ) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. - Khi đánh giá NVL, các phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp phải đảm bảo tính nhất quán, tức là kế toán chọn phương pháp nào thì phải áp dụng phương pháp đó trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp đã chọn nhưng phải đảm bảo phương pháp thay thể cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn. Đồng thời phải giải thích được sự thay đổi đó. * Thời điểm tính giá. Tại thời điểm nhập kho: Xác định trị giá vốn thực tế NVL nhập kho. Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là loại giá hình thành trên cơ sở các loại chứng từ hợp lệ, hợp lý chứng minh các khoản chi phí hợp pháp mà doanh nghiệp bỏ ra để có được NVL đó. Trị giá vốn thực tế hàng nhập kho được xác định theo từng lần nhập và theo nguồn hình thành. - Đối với NVL nhập kho do mua ngoài dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Chi phí phát sinh trong qua trình mua hàng ( không bao gồm thuế GTGT ) Các khoản giảm trừ, CKTM Giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế GTGT ) Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho = + + + Thuế nhập khẩu ( nếu có ) - Đối với NVL nhập kho do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế = Giá thành sản xuất của NVL tự gia công chế biến của NVL nhập kho. - Đối với NVL nhập kho do thuê ngoài gia công chế biến: Chi phí vần chuyển, bốc dỡ Tiền thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho + + = - Đối với NVL nhập kho do nhận góp vốn liên doanh. Chi phí phát sinh khi nhận Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho Giá trị NVL được hội đồng liên doanh đánh giá + = - Đối với NVL nhập kho do được biếu tặng, tài trợ Chi phí phát sinh khi nhận Giá trị của NVL được biếu tặng, tài trợ ghi tăng trong biên bản giao nhận = + Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho  Tại thời điểm xuất kho: Xác định trị giá vốn NVL xuất kho. Khi xuất dùng NVL, kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của NVL xuất dùng cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Tuỳ thuộc vào đặc điểm, điều kiện, quy mô mà từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình phương pháp tính giá thực tế xuất kho thích hợp. Việc tính giá trị thực tế của NVL xuất kho có thể tính theo một số phương pháp trong Chuẩn mực Kế toán số 02 "Hàng tồn kho": - Gía thực tế đích danh ( Giá trực tiếp ): Theo phương pháp này, hàng mua về được bảo quản theo từng lô riêng biệt và ghi rõ đơn giá mua trên từng lô hàng đó. Do đó, khi xuất kho lô hàng nào thì có thể xác định ngay trị giá vốn thực tế xuất kho của lô hàng đó. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại NVL ít và nhân diện được từng lô hàng. - Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho được tính căn cứ vào sản lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền theo công thức sau: Đơn giá BQGQ Số lượng NVL thực tế xuất kho Trị giá vốn thực tế của NVL xuất kho x = Trong đó: đơn giá BQGQ có thể tính theo cách sau: Cách 1: Số lượng NVL nhập trong kỳ + Số lượng NVL tồn đầu kỳ Đơn giá BQGQ cả kỳ dự trữ + Trị giá vốn thực tế NVL nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ = Cách tính này đơn giản, dễ làm, khối lượng tính toán giảm nhưng chỉ tính được trị giá vốn thực tế của NVL vào thời điểm cuối kỳ nên không thể cung cấp thông tin kịp thời. Cách 2: Trị giá vốn thực tế NVL sau mỗi lần nhập = Số lượng NVL tồn sau mỗi lần nhập Đơn giá BQGQ sau mỗi lần nhập ( ĐGBQ liên hoàn ) Cách tính này chính xác, cung cấp thông tin kịp thời tuy nhiên khối lượng tính toán sẽ nhiều hơn nên phương pháp pháp này thích hợp với những doanh nghiệp đã áp dụng kế toán máy. - Phương pháp nhập trước xuất trước ( FIFO ) Phương pháp này giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập trước. - Phương pháp nhập sau xuất trước ( LIFO ) Phương pháp này giả định rằng lô hàng nào nhập sau sẽ được xuất kho trước, lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. - Phương pháp tính theo đơn hạch toán Hệ số giá từng loại Giá thưc tế từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ) Giá hạch toán từng loại xuất kho (hoặc tồn kho cuối kỳ x = 1.3 Tổ chức công tác kế toán NVL tại doanh nghiệp. 1.3.1 Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu. 1.3.1.1 Tổ chức chừng từ kế toán NVL. Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh, kế toán chi tiết NVL phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ NVL và phải tiến hành đồng thời ở từng kho và phòng kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo quy định 1141/TCQĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và theo QĐ 885/1998/QĐ/BTC các chứng từ kế toán về NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho ( Mẫu 01 - VT ) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02 - VT ) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03 - VT ) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08 - VT ) - Hoá đơn GTGT ( MS 01 GTKT - LL ) - Hoá đơn cước vận chuyển ( Mẫu 03 - BH ) - Hoá đơn hàng mẫu ( 02 GTKT - 2LL ) Đối với chứng từ này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc được sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04 - VT ) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07 - VT ) - Biên bản kiểm nghiệm ( Mẫu 05 - VT ) 1.3.1.2 Tổ chức hạch toán ban đầu. Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, sao chụp lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về NVL bằng các văn bản, chứng từ để tạo dựng tính pháp lý, chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế đó đã diễn ra là có trong thực tế. Việc hạch toán này giúp cho doanh nghiệp không phải xem xét ngay tác động của từng hành vi kinh tế tới từng đối tượng mà có thể tổng hợp, thống kê, xác định tình trạng đối tượng quản lý khi cần thông tin ở bất kỳ thời điểm nào. Trong giai đoạn này, kế toán sử dụng phương pháp chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. .Tổ chức kế toán chi tiết NVL. Trong doanh nghiệp, công tác quản lý NVL do nhiều đơn vị, bộ phân quản lý, đảm nhận. Điều này dẫn đến khả năng có sự sai sót, chênh lệch số liệu trong quá trình hách toán, tổng hợp giữa các bộ phận. Hạch toán chi tiết NVL là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ NVL vế số lượng và giá trị, từ đó phát hiện sai sót của từng bộ phân. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp kế toán chi tiết NVL khác nhau. Có 3 phương pháp hạch toán sau: Phương pháp ghi thẻ song song, phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp ghi sổ số dư. Phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp thẻ song song, kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ sản phẩm tại các doanh nghiệp được tiến hành như sau: ở kho: thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu,về mặt số lượng. ở phòng kế toán: kế toán sử dụng thẻ kế toán chi tiết vật liệu, để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm theo từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở thẻ kho. Phương pháp thẻ song song mặc dầu đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép còn nhiều trùng lặp. Vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có qui mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít,trình độ nhân viên kế toán chưa cao. Thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Phiếu nhập kho Thẻ kho Kế toán tổng hơp Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Hình 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song + Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển. Theo phương sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giống như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán , kế toán sử dụng sổ đói chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng (danh điểm) nguyên vật liệu. Phương pháp này mặc dầu đã có cải tiến nhưng việc ghi chép vẫn còn trùng lặp. Phiéu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp thẻ kho Bảng kê xuất Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Hình 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp đối chiếu luân chuyển + Phương pháp ghi sổ số dư. Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận chứng từ , kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu(nhập riêng xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho. Tiếp đó, cộng số tiền nhập xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột số tiền trên sổ số dư. Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật tư Thẻ kho Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Hình 1.3: sơ đồ kế toán chi tiết vật liệu teo phương pháp sổ số dư. 1.3.2 Tổ chức kế toán tổng hợp NVL Hạch toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, theo dõi tình hình hiện có và những biến động của mọi đối tượng NVL trong cả kỳ để lập Báo cáo kế toán. Tuỳ vào khả năng quản lý, kiểm soát của mình, doanh nghiệp lựa chọn phương pháp hợp lý để kiểm kê kho. Có hai phương pháp hạch toán sau: Phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.3.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên. - Nội dung: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, sự biến động của hàng tồn kho một cách liên tục, thường xuyên trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay vì tiện ích của nó. Tuy nhiên đối với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL, có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán nếu áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức. Dù vậy, phương pháp này có độ chính xác cao, cung câp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, câp nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định lượng nhập xuất tồn từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. - Tài khoản sử dụng: Để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVL, kế toán sử dụng các TK sau đây: TK 152 - " Nguyên liêu, vật liêu ": TK này dùng để theo dõi giá trị hiện có và tình hình biến động của NVL theo giá thực tế. Nội dung TK152: Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế thuê ngoài gia công, chế biến, nhận vốn góp hoặc từ các nguồn khác. - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê - Kết chuyển trị giá thực tế của nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản xuất kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn. - Trị giá NVL trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua - Chiết khấu thương mại NVL khi mua được hưởng - Trị giá NVL hao hụt mất mát phát hiện khi kiểm kê . - Kết chuyển trị giá thực tế của NVL tồn kho đầu kỳ Số dư bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ * Kết cấu của TK152: - Số dư đầu kỳ và cuối kỳ đều ghi bên nợ - Phát sinh tăng ghi bên nợ. - Phát sinh giảm ghi bên có TK 152 được mở theo dõi chi tiết theo từng loại NVL tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý NVL của doanh nghiệp. TK 152 có 5 TK cấp II sau; TK 1521: NVL chính Tk 1522: NVL phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1524: Phụ tùng thay thế TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác Trong từng TK cấp II, doanh nghiệp có thể mở chi tiết đến TK cấp III, IV, V. TK 151 - " Hàng mua đang đi đường " : TK này phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho, tình hình NVL đang đi đường đã về nhập kho. TK này cũng được mở chi tiết cho từng loại NVL, từng người bán. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh: TH1: Khi mua NVL về nhập kho kế toán căn cứ hoá đơn, phiếu nhập kho và các chưng từ có liên quan phản ánh giá trị NVL nhập kho. Nợ TK 152: (Giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK133: thuế GTGT Có TK 111,112,141,331. TH2: Khi mua NVL được hưởng chiết khấu thưong mại thì phải ghi giảm giá gốc nguyên liệu, vật liệu đã mua đối với khoản chiết khấu thương mại thực tế được hưởng kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131 Có TK 152 Có TK 133: (nếu có) TH3: NVL mua về nhập kho ngưng đơn vị phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng ký kết phải trả lại người bán hoặc được giảm giá, kế toán phản ánh giá trị hàng mua xuấ kho trả lại được giảm giá ghi: Nợ TK 111,112,331 Có TK 152: Có TK 133: (nến có) TH4: Khi trả tiền cho người bán,nến được hưởng chiết khấu thanh toán thì khoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng, được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 515: TH5: Khi doanh nghiệp đã nhận được hoá đơn mua hàng nhưng NVl chưa về nhập kho thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng “Hàng mua đang đi đường”. a; Nến trong tháng hàng về thì căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi vào tài khoản 152 “nguyên vật liệu” b: Nếu cuối tháng NVL vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn dịch vụ chịu thuế GTGT thính theo phương pháp khấu trừ kế toán ghi: Nợ TK 151 Nợ TK133 Có TK 331 Có TK 111,112,141 Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 TH6: Các chi phí thu mua bốc xếp vận chuyển NVL từ nơi mua về nhập kho doanh nghiệp trương hợp doanh nghiệp mua NVL về dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111,112,331,141 TH7: Đối với NVL nhập kho tự chế: - khi xuất kho NVL để tự chế biến ghi Nợ TK 154 Có TK 152 khi nhập kho NVL đã tự chế xong ghi Nợ TK 152 Có TK 154 TH8: Đối với NVL thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị NVL thừa ghi Nợ TK 152 Có TK338.1 khi có quyết định xử lý NVL thừa phát hiện trong kiểm kê,căn cứ vào quyết định xử lý ghi: Nợ TK 338.1 Có TK 111,112,141,331 TH9: Khi xuất kho NVL sử dụng vào sản xuất kinh doanh ghi Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 152 TH10: Xuất NVL sử dụng cho hoạt động kinh đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sữa chữa lớn TSCĐ ghi: Nợ TK 241 Có TK 152 TH11: Đối với NVL đưa đi góp vốn vào cơ sở sản xuất kinh doanh đồng kiểm soát khi xuất NVL đưa đi góp vốn liên doanh Nợ TK 222 Nợ TK 811 Có TK 152 Có TK 711 TH12: Khi xuất NVL đưa đi góp vốn vào công ty liên kết ghi: Nợ TK 223 Nợ TK811 Có TK 152 Có TK 711 TH13: Đối với NVL thiếu hụt khi phát hiện kiểm kê: Nếu do nhầm lẫn hoặc chua ghi sổ phải tiến hành ghi sổ bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán Nến giá trị NVL hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt trong định mức) ghi Nợ TK 632 Có TK 152 Nếu số hao hụt, mất mát chư xác định rõ nguyên nhân phải chờ xử lý căn cứ vào giá trị hao hụt ghi: Nợ TK 138.1 Có TK 152 Khi có quyết định xử lý căn cứ vào quyết định ghi: Nợ TK 111: (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường) Nợ TK 1388: (phải thu tiền bồi thường) Nợ TK 334: (nếu trừ vào lương) Có TK 138.1 Sơ đồ 1: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,331,141,... TK 152 "NVL" TK 621 NVL mua ngoài nhập kho (**) Xuất dùng trực tiếp cho Giá có thuế GTGT chế tạo sản phẩm Mua NVL (*) TK 133 TK627,641,642,241 Xuất NVL dùng cho QL, SXC,BH,XDCB TK 111,112,331 TK 331,141,112 TK515 Chi phí vận chuyển,bốc Giảm giá hàng mua,CKTM CKTT dỡ NVL nhập kho hàng mua bị trả lại TK133(1) TK 3333 Thuế GTGT Thuế NK tính vào giá trị NVL nhập khẩu TK 154 TK154 Xuất NVL thuê ngoài gia công NVL thuê ngoài gia công, tự chế phế liệu thu hồi nhập kho TK 221,222,223 TK 221,222,223 Nhận lại vốn góp liên doanh NVL mang đi góp vốn liên doanh bằng NVL TK 632 Xuất NVL bán và biếu tặng TK 338 ( 3381) TK 811 TK 711 CL giảm CL tăng NVL phát hiện thừa khi kiểm kê TK 3388 NVL xuất trả nợ TK 411 Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL TK 632 TK412 TK 412 TK412 TK 412 Chênh lệch tăng NVL Chênh lệch giảm khi đánh._. giá lại NVL Ghi chú: (*): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ (**): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp  Ngoài các TK trên: trong quá trình hạch toán tổng hợp, kế toán còn sử dụng các TK liên quan như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 128, TK 621, TK 627, TK 331... - Trình tự kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên được khái quát theo sơ đồ 1. 1.3.2.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ. - Nội dung: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của NVL trên các TK hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng. Hàng ngày, việc nhập NVL được phản ánh vào TK 611. Trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế, từ đó xác định lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác trong kỳ theo công thức cân đối sau: - + = Trị giá vốn NVL còn lại chưa sử dụng ĐK Trị giá vốn NVL xuất dùng Tổng trị giá vốn NVL nhập vào trong kỳ Trị giá NVL còn lại chưa sử dụng Độ chính xác của phương pháp này không cao vì chỉ phản ánh trị giá NVL xuất dùng vào cuối kỳ, mặc dù tiết kiệm được thời gian và công sức ghi chép. Phương pháp này chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại vật tư khác nhau có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. - Chứng từ kế toán sử dụng: giống như trong phương pháp kê khai thường xuyên. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 - " Nguyên liệu, vật liệu ": TK này dùng để phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ. TK 611 - " Mua hàng ": TK này phản ánh trị giá vốn của hàng luân chuyển trong tháng. TK 151 - " Hàng mua đang đi trên đường " : TK này dùng để phán ánh trị giá vốn hàng mua thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng đang đi đường hay gửi lại cho người bán. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác trong quá trình hạch toán như: TK 331, TK 111, TK 112, TK 141... Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ * Phương pháp hoạch toán các nghiệp vụ phát sinh TH 1: đầu kỳkinh doanh lần lượt kết chuyển giá trị vật liệu chưa sử dụng theo từng loại Nợ TK 611 :( 6111 chi tiết từng loại) Có TK 152: nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: hàng đi đường (vật liệu đi đường ) TH 2: trong kỳ kinh doanh căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ghi Nợ TK 611: Giá thực tế vật liệu thu mua (không thuế GTGT ) NợTK 133:Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán của vật liệu mua ngoài TH 3: Các nghiệp vụ làm tăng vật liệu trong kỳ : Nợ TK 611: giá trị vật liệu tăng Có TK 411: nhận cấp phát , nhận vốn góp Có TK 711: nhận viện trợ tặng thưởng Có TK 311, 336, 338, 222, 223…tăng do đi vây do thu hồi vốn đầu tư … Trình tự kế toán được khái quát theo sơ đồ 2. Sơ đồ 2: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: TK152 TK 611"Mua hàng" TK 152 K/c giá trị NVL tồn đầu kỳ K/c giá trị NVL tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,141,311,331 Giảm giá hàng mua trả lại Mua NVL (**) Mua NVLnhập kho(*) TK 515 TK 133 CKTT TK 3333 TK 632 Thuế NK phải nộp Kiểm kê thiếu hụt, mất mát TK 411 TK 621 Nhận cấp vốn, góp vốn liên doanh K/c số NVL xuất dùng thực tế sản xuất sản phẩm TK 627,641,642 TK 711 K/c số NVL xuất dùng SXC Nhận biếu tặng, tài trợ bán hàng,quản lý TK 632 Xuất NVL bán, biếu tặng TK 412 Chênh lêch đánh giá tăng NVL TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm NVL Ghi chú: (*): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ (**): Cơ sở kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp 1.3.3 Tổ chức sổ kế toán và báo cáo kế toán. 1.3.3.1 Tổ chức sổ kế toán. Trong quá trình hoạt động của đơn vị, hoạt động kinh tế diễn ra rất đa dạng. Để tổng hợp được thông tin tài chính của doanh nghiệp, kế toán sử dụng sổ kế toán. Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu biểu nhất định, có liên hệ chặt chẽ với nhau, là phương tiện để kế toán ghi chép, phản ánh một cách có hệ thống các thông tin kinh tế cũng như các đối tượng kế toán theo từng loại nghiệp vụ liên quan đến từng loại tài sản khác nhau nhằm cung cấp các thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý các hoạt động tài chính trong doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào đặc điểm NVL và hình thức kế toán NVL của từng doanh nghiệp mà kế toán sử dụng các loại sổ kế toán khác nhau để hạch toán sự biến động của NVL trong doanh nghiệp. Thông thường trong các doanh nghiệp thường sử dụng các loại sổ kế toán sau: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ này phục vụ cho kế toán tài chính, tuỳ theo hình thức kế toán áp dụng trong doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp có các loại sổ khác nhau. Ví dụ: Trong doanh nghiệp áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung thì sổ kế toán tổng hợp có: Sổ nhật ký chung; Sổ Cái các TK 152,621; Sổ nhật ký nhập NVL; Sổ Nhật ký xuất NVL. - Sổ kế toán chi tiết: Sổ này được mở tuỳ theo yêu cầu quản trị NVL của doanh nghiệp. Trên cơ sở yêu cầu quản lý cụ thể về NVL mà doanh nghiệp đã đưa ra, kế toán NVL mở các sổ kế toán chi tiết để theo dõi từng loại NVL như: Sổ chi tiết NVL; Sổ số dư NVL tồn kho. Mẫu sổ kế toán chi tiết tuỳ theo doanh nghiệp thiết kế nhưng nó phải đáp ứng được yêu cầu theo dõi chi tiết đến từng loại NVL. - Báo cáo: Hệ thống báo cáo phục vụ cho kế toán quản trị nên tuỳ theo yêu cầu thông tin về kế toán NVL của doanh nghiệp, kế toán trưởng sẽ xây dựng báo cáo vật tư phục vụ cho yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Ví dụ: Báo cáo nhập vật liệu theo theo từng xí nghiệp, báo cáo chế biến... Mẫu biểu báo cáo tuỳ theo từng doanh nghiệp thiết kế dựa trên quy định của chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 1.3.3.2: Các hình thức sổ kế toán được sử dụng ở các đơn vị hiện nay + Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Sơ Đồ Hỡnh Thức Kế toỏn Nhật Ký Chung CHứNG Từ GốC Bảng HT chứng từ gốc cựng loại NHẬT Kí CHUNG ( NHẬT Kí ĐẶC BIỆT ) BÁO CÁO QUí HÀNG NGÀY SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI TK SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN VÀ BCKT KHÁC BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu số liệu + Hình thức kế toán Nhật ký Chứng từ Sơ Đồ 2: HìNH THứC NHậT Ký - CHứNG Từ Sổ CáI BảNG CÂN Đẩi kế toán và các BáO CáO KHáC BảNG TổNG HợP CHI TIếT CHứNG Từ GốC NHậT Ký CHứNG Từ BảNG PHÂN Bổ BảNG KÊ Và PHÂN Bổ BáO CáO Quỹ HàNG NGàY Sổ Kế TOáN CHI TIếT Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu số liệu - Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:+ Hệ thống sổ Nhật ký- Chứng từ và các Bảng phân bổ, sổ chi tiết để tập hợp và tính toán số liệu phuc vụ cho việc ghi vào Nhật ký – Chứng từ + Sổ cái - Sổ kế toán chi tiết: mở cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần ghi chép kế toán chi tiết + Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Sơ đồ 3: hình thức kế toán nhật ký sổ cái Chứng từ gốc Sổ Kế TOáN CHI TIếT BáO CáO Quỹ HàNG NGàY BảNG CÂN Đói kế toán và các bckt khác BảNG TH CHứNG Từ GóC CùNG LOạI Bảng TổNG HợP CHI TIếT NHậT Ký – Sổ CáI Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu số liệu Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký – Sổ cái Sổ kế toán chi tiết: Mở cho từng TK cấp 1 cần ghi chép kế toán chi tiết + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Sơ đô 4: hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối tài khoản Bảng cân đối kế toán Sổ cái Sổ đăng ký CTGS Báo cáo qỹ hàng ngày Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng th ct gốc cùng loai Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra đối chiếu số liệu Sổ kế toán tổng hợp: + Sổ đăng ký chứng từ + Sổ cái Sổ kế toán chi tiết: Mở cho từng TK cấp I, cần ghi chép kế toán chi tiết CHƯƠNG II: THựC Tế CÔNG TáC Kế TOáN NGUYÊN VậT LIệU TạI CÔNG TY Cổ PHầN MAY THĂNG LONG 2.1: Đặc điểm tình hìng chung 2.1.1:Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần may th ăng long Tên đơn vị : Công ty cổ phần may Thăng Long Tên giao dịch: Thăng Long Garment Tên viết tắt: Thaloga Trụ sở chính: 250 phố Minh Khai – Hai Bà Trưng – Hà Nội Điện thoại: (84-4) 8.623.372 – 8.623.054 Email: thaloga@fpt.vn Fax: (84-4) 8.623.374 Website: Giấy phép thành lập: Quyết định số 165/TTCĐ-BCN ngày 14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước Công ty May Thăng Long trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam thành Công ty Cổ phần May Thăng Long Giấy CNĐKKD: Số: 0103003573 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 15 tháng 01 năm 2004 Ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuất kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng các sản phẩm may mặc các loại nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, phụ liệu, hoá chất, thuốc nhuộm, thiết bị tạo mẫu thời trang và các sản phẩm khác của ngành Dệt May. Công ty cổ phần May Thăng Long là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng công ty dệt may Việt Nam, trụ sở chính 250 Minh Khai – Hà Nội. Được thành lập ngày 8/5/1958 do Bộ Ngoại thương chính thức quyết định thành lập. Buổi đầu thành lập đi vào sản xuất, công ty gặp nhiều khó khăn nhưng với sự quyết tâm học hỏi làm việc của cán bộ công nhân viên, ngày 15/12/1958 công ty đã hoàn thành kế hoạch tổng sản lượng là 391120 sản phẩm đạt tỷ lệ 112,8% so với chỉ tiêu đặt ra. Trong thời kỳ chông Mỹ cứu nước, các đơn vị sản xuất phải phân tán nguồn vật tư phục vụ sản xuất thiếu, sản xuất gặp nhiều khó khăn, khó khăn phục, song năm 1972 xí nghiệp chỉ đạt 67,7% kế hoạch với 2.084.643 sản phẩm. Năm 1973 giá trị tổng sản lượng 5.696.900 đồng đạt 101,77% Năm 1975 giá trị tổng sản lượng 5.696.900 đồng đạt 104,36% Từ năm 1980 đến năm 1988 đây là thời kỳ công ty thu được nhiều thắng lợi, mỗi năng xuất khẩu bình quân 5 triệu áo sơ mi, thị trường được mở rộng hầu hết các nước XHCN như Liên xô, Ba lan, Tiệp khắc… Những năm 1990, 1991 thị trường Đức không còn, các hiệp định ký kết với Liên xô và các nước Đông âu không còn hiệu lực. Hàng sản xuất ra khong có thị trưòng tiêu thụ. Ngành may nói chung và Cong ty cổ phần may Thăng Long nói riêng đứng trứớc một thách thức lón. Ngày 8/2/1991 Bộ Công Nghiệp và Bộ Thương Mại du lich ký quyết định cho phép Xí nghiệp may Thăng Long được phép xuất nhập khẩu. Quyết định này tạo điều kiện cho Xí nghiệp tiép cận với thị trường nứơc ngoài. Chủ động mở rộng các hình thức ký kết hợp đồng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Ngày 4/3/1992, xi nghiệp may Thăng Long được Bộ công nghiệp nhẹ (nay là Bộ công nghiệp) cho phép chuyển đổi tổ chức hoạt động theo mô hình công ty. Sản phẩm chủ yếu cuả Công ty cổ phần may Thăng Long gồm: áo sơ mi, áo jắckét, quần áo bò… với năng lực sản xuất là 5 triệu sản phẩm/năm. Thị trường ngày càng được mở rộng như: Nhật bản, Hàn quốc, Đài loan, Đức. Trong năm 2006,2007 công ty đầu tư theo chiều máy móc thiết bị nâng cấp nhà xưởng sản xuất công cộng. Tổng số lao đọng toàn công ty (tính đến ngày 30/6/2007 là 3260 người. Trong đó chỉ có 8% đội ngũ làm công tác gián tiếp. Để có cái nhìn tổng quát, toàn diện hơn về công ty may Thăng Long ta có thể xem qua một số chỉ tiêu sau: ĐVT: đồng STT chỉ tiêu 2006 2007 ▲ %▲ 1 Tổng doanh thu 104.822.657 116.247.908 11.425.251 110,9 2 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.132.356 1.413.600 281.244 124,8 3 Tổng thuế phải nộp 362.345 452.352 90.007 124,8 4 Lợi nhuận sau thuế 770.002 961.248 191.246 124,8 5 Thu nhập binh quân 1.000 1.100 100 110 Từ các chỉ tiêu ma công ty đạt được ở trên ta thấy mức tăng trưởng của công ty ngày càng mạnh nhất là tổng lợi nhuận truớc thuê tăng 124,8% so với năm 2006 việc đó đồng nghĩa với thu nhập bình quân của công nhân tăng lên rõ rệt với 110%. Với những chỉ tiêu trên đã khẳng định công ty với đội ngũ cán bộ năng động nhiều kinh nghiệm và với một hướng phất triển đúng đắn của công ty đã và đang đưa công ty trở thành một trong những công ty có sản lượng xuất khẩu nhất cả nước. 2.1.2: Cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần may Thăng long Từ đăc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm hiện có, công ty bố trí tổ chức sản xuất nhu sau: Công ty có 8 xí nghiệp may trong đó: + 6 xí nghiệp may từ xí nghiệp 1 – 6 đóng tại Hà Nội + 1 xí nghiệp đóng tại Hải Phòng + 1 xí nghiệp đóng tại Nam Hải (Nam Định) Các xí nghiệp có cùng quy mô sản xuất với dây chuyền công nghệ khép kín, chia thành các bộ phận khác nhau: văn phòng xí nghiệp, tổ cắt, tổ may, tổ hoàn thành, tổ bảo quản. Ngoài ra công ty còn có một xí nghiệp phụ trợ bao gồm một phân xưởng thêu và một phân xưởng mài có nhiệm vụ thêu, mài tẩy, ép đối với những sản phẩm cần gia cố và trùng đại tu máy móc thiết bị. Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức sản xuất của công ty Tổ bảo quản Công ty XN I XN II XN III XN IV XN V XN VI XN HP XN NH CH Thời Trang XN Phụ Trợ Văn phòng XN Tổ cắt Tổ may Tổ hoàn thiện PX Thêu PX Mài Mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở công ty may Thăng Long Phó tổng giám đốc điều hành kỹ thuật Phó tổng giám đốc điều hành SX Phó tổng giám đốc điều hành nội chính Văn phòng công ty Phòng kỹ thuậtCL Phòng kế hoạch thi trường Phòng kế toán tài vụ Phòng chuẩn bị sản xuất Phòng kinh doanh nội địa TTTM & GTSP Cửa hàng thời trang Xí nghiệp dịch vụ đời sống Giám đốc các xí nghiệp thành viên Nhân viên thông kê các xí nghiệp Nhân viên thông kê phân xưởng Cửa hàng trưởng Các xí nghiệp Tổng giám đốc Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Ban kiểm soát * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Từ tháng 1/2004, Công ty may Thăng Long đã chính thức được cổ phần hoá theo chủ trương của nhà nước.Bộ máy tổ chức quản lý bao gồm: Cấp công ty: + Đại hội đồng cổ đông ( ĐHĐCĐ ): là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty, quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển dài hạn của công ty. Các vấn đề do ĐHĐCĐ quyết định thường được thực hiện thông qua biểu quyết. Nghị quyết được thông qua khi có trên 51% số phiếu tham gia cuộc họp ĐHĐCĐ đồng ý. Các vấn đề về ĐHĐCĐ được quy định tại Luật Doanh Nghiệp và chi tiết thao điều lệ của công ty. ĐHĐCĐ bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty. + Hội đồng quản trị ( HĐQT ): là cơ quan quản lý của công ty, đứng đầu là Chủ tịch HĐQT. Thay mặt HĐQT điều hành công ty là Tổng giám đốc. HĐQT hoạt động tuân thủ theo quy định của Luật Doanh Nghiệp và điều lệ của công ty. + Ban kiểm soát: là cơ quan giám sát hoạt động của ĐHĐCĐ, đứng đầu là trưởng ban kiểm soát. + Tổng giám đốc: là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty. Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm hay bãi nhiệm. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Giúp việc cho Tổng giám đốc có các Phó Tổng giám đốc do HĐQT bổ nhiệm hay miễn nhiệm theo đề nghị của Tổng giám đốc, gồm có các Phó Tổng giám đốc sau: - Phó Tổng giám đốc điều hành kỹ thuật: có trách nhiệm giúp việc cho Tổng giám đốc về mặt kỹ thuật sản xuất và thiết kế của công ty. -Phó Tổng giám đốc sản xuất: có trách nhiệm giúp Tổng giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động kinh doanh. - Phó Tổng giám đốc điều hành nội chính: có nhiệm vụ giúp Tổng giám đốc về mặt đời sống nhân viên và điều hành các dịch vụ đời sống. Các phòng ban chức năng: - Văn phòng công ty: có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự, các mặt tổ chức của công ty: quan hệ đối ngoại, giải quyết các chế độ chính sách với người lao động. - Phòng kỹ thuật chất lượng: quản lý, phác thảo tạo mẫu các mặt hàng theo đơn đặt hàng của khách hàng và nhu cầu của công ty, kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào nhập kho thành phẩm. - Phòng kế hoạch thị trường: có nhiệm vụ nghiên cứu, khảo sát thị trường và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm; tổ chức và quản lý công tác xuất nhập khẩu hàng hoá, đàm phán soạn thảo hợp đồng với khách hàng trong và ngoài nước. -Phòng kế toán tài vụ: tổ chức quản lý thực hiện công tác tài chính kế toán theo chính sách của Nhà nước, đảm bảo nguồn vốn có sản xuất kinh doanh và yêu cầu phát triển của công ty, phân tích và tổng hợp số liệu để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp đảm bảo hoạt động của công ty có hiệu quả. -Xí nghiệp dịch vụ đời sống: làm công tác dịch vụ, phục vụ thêm cho đời sống của công nhân viên: quản lý lớp mẫu giáo, trông xe, nhà ăn... - Cửa hàng thời trang: các sản phẩm được trưng bày mang tính chất giới thiệu là chính, ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp các thông tin về nhu cầu, thị hiếu của khách hàng để xây dựng các chiến lược tìm kiếm thị trường. - Trung tâm thương mại và giới thiệu sản phẩm: trưng bày, giới thiệu và bán các loại sản phẩm của công ty, đồng thời tiếp nhận các ý kiến đóng góp, phản hồi từ người tiêu dùng. - Phòng chuẩn bị sản xuất: tổ chức tiếp nhận, bảo quản hàng hoá trong kho cũng như vận chuyển, cấp phát nguyên liệu đến từng đơn vị theo lệnh sản xuất. Ngoài ra còn thực hiện kiểm tra số lượng, chất lượng của nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất. - Phòng kinh doanh nội địa: tổ chức tiêu thụ hàng hoá nội địa, quản lý hệ thống bán hàng, các đại lý bán hàng cho công ty và theo dõi tổng hợp, báo cáo tình hình kết quả kinh doanh và tiêu thụ hàng hoá của các đại lý. Các cấp xí nghiệp: - Trong các Xí nghiệp thành viên có ban giám đốc Xí nghiệp gồm Giám đỗc xí nghiệp. Giúp việc cho giám đốc xí nghiệp có các nhân viên thông kê xí nghiệp và nhân viên thống kê phân xưởng. - Dưới các trung tâm và của hàng thời trang có của hàng trưởng và các nhân viên cửa hàng. b: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện trình độ, bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình tập trung. Bộ máy kế toán được thực hiện trọn vọn ở phòng kế toán của công ty, ở các xí nghiệp thành viên và các bộ phận trực thuộc không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán thông kê. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty may Thăng Long Kế toán trưởng Kế toán vốn bằng tiền Kế toán nguyên vật liệu Kế toán TSCĐ và NV Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Kế toán giá thành Kế toán tiêu thụ Thủ quỹ Nhân viên thống kê các xí nghiệp * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận + Tại phòng Kế toán - Tài vụ của công ty. Nhiệm vụ kế toán: Tổ chức hướng dẫn, thực hiện và kiểm tra việc thu thập, xử lý các thông tin, số liệu kế toán theo đúng chuẩn mực và chế độ hiện hành; kiểm tra, giám sát các khoản thu chi, các nghiệp vụ thu nộp, thanh toán; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; ngăn ngừa các hành vi gian lận, vi phạm pháp luật; phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và ra quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị. Bộ máy kế toán: Phòng kế toán tài vụ trong biên chế có 10 nhân viên, được tổ chức theo các phần hành kế toán như sau: - Đứng đầu là kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: là người tổ chức và kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở doanh nghiệp. Đồng thời kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổng hợp số liệu ghi vào sổ tổng hợp và lập báo cáo kế toán. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty. Tiếp đó là 2 phó phòng kế toán, thủ quỹ và các nhân viên. - Kế toán vốn bằng tiền: sau khi kiểm tra tính hơp pháp, hợp lệ của các chứng từ gốc, kế toán vốn bằng tiền lập các phiếu thu_chi ( với tiền mặt ) hay Séc, UNC...( với tiền gửi ngân hàng ). Hàng tháng, lập bảng kê tổng hợp Séc và sổ chi tiết, đối chiếu sổ sách thủ quỹ với sổ phụ ngân hàng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho ngân hàng. - Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ (NVL & CCDC): hạch toán chi tiết NVL & CDC theo phương pháp ghi thẻ song song, theo dõi sát sao tình hình biến động của từng loại vật tư, cuối tháng lập bảng kê Nhập-Xuất-Tồn chuyển cho bộ phận kế toán tính giá thành. Khi có yêu cầu, bộ phận kế toán NVL sẽ cùng các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê lại vật tư, tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết khi thiếu hụt. - Kế toán tài sản cố định ( TSCĐ ) và nguồn vốn: Phân loại TSCĐ hiện có của công ty, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính cố định, theo dõi các nguồn vốn và các quỹ của công ty. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ hạch toán lao động, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tính và lập các bảng thanh toán lương, bảng thanh toán BHXH theo từng bộ phận. - Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ ( phải thu- phải trả ) trong công ty và giữa công ty với khách hàng, ngân hàng, Nhà nước... - Kế toán tiêu thụ thành phẩm: theo dõi tình hình nhập-xuất kho thành phẩm, theo dõi và hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm và các loại chi phí khác có liên quan đến việc tiêu thụ. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: hàng tháng nhận được báo cáo từ các xí nghiệp gửi lên, tổng hợp phần chế biến bán thành phẩm vào " Báo cáo tổng hợp chế biến ", nhận số liệu từ các bộ phận kế toán khác để tính gía thành, tính giá bán sản phẩm theo phương pháp hệ số. - Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của công ty. Hàng ngày, căn cứ và các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu chi, cuối tháng đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. + Tại các xí nghiệp thành viên: chỉ có các nhân viên thống kê tại đó để thực hiện việc hạch toán ban đầu, có nhiệm vụ theo dõi NVL từ khi đưa vào sản xuất cho đến lúc giao thành phẩm. Nội dung theo dõi như sau: - Từng chủng loại NVL đưa vào sản xuất theo từng mặt hàng của xí nghiệp. - Số lượng bán thành phẩm cắt ra, tình hình nhập kho thành phẩm và các phần việc sản xuất đạt được để tính lương cho công nhân viên. - Số lượng bán thành phẩm cấp cho từng tổ đầu ngày và số lượng bán thành phẩm nhập vào cuối ngày. Căn cứ vào số lượng sản phẩm hoàn thành và định mức lương cho từng loại hàng, các nhân viên thống kê tính tiền lương cho công nhân viên trong tháng. Cuối quý , lập các báo cáo gửi lên phòng kế toán của công ty để đối chiếu số liệu. Khi hợp đồng sản xuất hoặc gia công kết thúc, các nhân viên hạch toán của xí nghiệp lập báo cáo quyết toán hợp đồng như báo cáo tiết kiệm nguyên vật liệu đồng thời xem xét việc thu hồi. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm May Thăng Long là một công ty công nghiệp chế biến, đối tượng là vải được cắt may thành nhiều mặt hàng khác nhau, kỹ thuật sản xuất các cỡ của mỗi chủng loại mặt hàng có mức độ phức tạp khác nhau, nó phụ thuộc vào số lượng chi tiết của mặt hàng đó. Dùng mỗi mặt hàng , kể cả các cỡ của mỗi mặt hàng đó yêu cầu kỹ thuật sản xuất riêng về loại vải cắt, thời hoàn thành nhưng đều được sản xuất trên cùng một dây chuyền , chúng chỉ không tiến hành đồng thời trên cùng một thời gian. Do vậy , quy trình công nghệ của công ty là quy trình sản xuất phức tạp kiểu liên tục có thể được mô tả như sau. Sơ đồ 2: quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm May Thêu Giặt mài Thành Phẩm Đóng hòm Đóng gói Là Cắt NVL(vải) 2.1.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty là hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Nhật ký chứng từ được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với số phát sinh bên Nợ của các tài khoản liên quan. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra để lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào Nhật ký chứng từ. Cuối tháng khoá sổ , cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ Cái. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ ( Như phiếu thu - chi, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ ) Bảng kê ( số 4,) Nhật ký chứng từ ( số1,2,5,7) Thẻ ( thẻ kho, thẻ TSCĐ) và sổ kế toán chi tiết ( TK 141,331...) Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ trình tự hạch toán Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: - Chế độ kế toán áp dụng: Theo QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính. - Niên độ kế toán: Công ty áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với năm dương lịch ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 ). - Tổ chức lập báo cáo tài chính: Công ty lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi quý kể từ ngày bắt đầu niên độ kế toán và gửi báo cáo lên Tổng công ty dệt may Việt Nam theo mẫu biểu quy định của Nhà nước. Báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01 - DN ) Báo cáo kết quả kinh doanh ( Mẫu B02 - DN ) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Mẫu B03 - DN ) Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 - DN ) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nhờ đó mà kế toán theo dõi phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho vật tư, thành phẩm trên sổ kế toán. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Công ty áp dụng kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 2.2 Tình hình thực tế về tổ chức kế toán NVL tại công ty 2.2.1 Đặc thù của doanh nghiệp chi phối đến công tác kế toán NVL Công ty cổ phần may Thăng Long là công ty có quy mô sản xuất kinh doanh lớn với 6 xí nghiệp may và một phân xưởng sản xuất phụ trợ. Sản phẩm chủ yếu của công ty là sản phẩm may mặc với số lượng sản xuất hàng năm lên đến 6-7 triệu chiếc. Sản phẩm của công ty rất đa dạng về chủng loại, mẫu mã và kích cỡ, điều này phụ thuộc vào từng đơn đặt hàng và từng thời điểm sản xuất. Do đó. NVL được sử dụng vào sản xuất cũng rất phong phú với khối lượng lớn. 80% số sản phẩm do công ty sản xuất là hàng nhận gia công từ các công ty nước ngoài, số còn lại công ty tự tìm mua NVL để sản xuất và tiêu thụ. Với việc may gia công, công ty nhận NVL từ các công ty Nước ngoài chuyển sang theo từng hợp đồng gia công đã được ký kết. Công ty chỉ có nhiệm vụ gia công sản phẩm và nhận tiền công gia công. Đối với NVL do bên đặt hàng cung cấp, công ty không theo dõi về măt gía trị, và không hạch toán vào giá thành sản phẩm mà chỉ theo dõi về mặt số lượng phần NVL đó. Mặt khác, trong việc gia công hàng xuất khẩu, bên phía công ty Nước ngoài đặt hàng gia công chỉ cho phép một tỉ lệ sai hỏng nhất định trong sản xuất. Vì vậy, với khối lượng NVL nhận về, công ty phải tổ chức quản lý chặt chẽ và tổ chức sản xuất tốt để đảm bảo sản xuất đủ số lượng và đảm bảo chất lượng của sản phẩm giao cho khách hàng. Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công xuất khẩu, công ty cũng chủ động tim kiếm và khai thác thị trường hàng may mặc trong nước và nước ngoài. Công ty đã tự tổ chức thu mua NVL để sản xuất và tiêu thụ nội địa. Tuy số lượng sản phẩm tiêu thụ trong nước chiếm tỉ trọng không lớn ( khoảng 20% ) nhưng công ty vẫn tiến hành sản xuất để tập trung nguồn năng lực sản xuất sẵn có, tạo việc làm và tăng thu nhập cho công nhân của công ty. Trong quá trình sản xuất, công ty luôn khuyến khích việc sáng tạo trong lao động để tiết kiệm NVL, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động.Với số NVL này, kế toán phải theo dõi và hạch toán về cả mặt giá trị và số lượng của từng loại vật tư theo từng nguồn nhập. Vật liệu của công ty được nhập theo các nguồn sau: Vật liệu do bên thuê gia công chuyển sang Vật liệu tự mua ngoài Vật liệu nhập kho do tiết kiệm trong sản xuất Phế liệu thu hồi Từ những đặc điểm trên đã đặt ra nhiệm vụ năng nề cho việc tổ chức kế toán NVL tại công ty: phải quản lý và hạch toán NVL một cách chặt chẽ, có hiệu quả từng theo từng loại từ khâu thu mua, giao nhân, vận chuyển đến khâu bảo quản, dự trữ và sử dụng, phải theo dõi thường xuyên và đảm bảo đủ vật tư phục vụ cho việc sản xuất. Vì vậy, khối lượng công việc của kế toán NVL là rất nhiều và có ảnh hưởng lớn tới công tác sản xuất, góp phần quan trọng đối với cố gắng hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất. ở công ty hiện đang thực hiện gia công cho các hãng như: WANSHIN, WILLBE, DK HONGKONG...NVL được bên nhận gia công chuyển toàn bộ sang cho công ty từ vải chính, vải phụ cho đến chỉ may, cúc, mác.... Ngoài ra, công ty cũng đang thực hiện sản xuất các đơn đặt hàng của các công ty trong và ngoài nước như: OTTO, ASIAPARK, HANOXIMEX...Với các đơn đặt hàng này, công ty chủ động tìm và mua NVL theo yêu cầu của các công ty đặt hàng theo hợp đồng đã ký. 2.2.2. Đánh giá NVL. Đánh giá NVL là việc sử dụng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của NVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. a) Giá vốn thực tế của vật liệu nhâp kho. * Đối với vật liệu gia công nhập kho. Đối với vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không đánh gía về mặt giá trị. Tuy nhiên, đối với những chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu từ nơi giao nhận về công ty theo từng đơn đặt hàng được tính là gía thực tế của vật liệu gia công nhập kho. Khoản chi phí thực tế này được phân bổ cho khối lượng vật liệu xuất dùng để làm căn cứ xác định giá gia công sản phẩm. VD: Theo hợp đồng gia công số 138/LSG/2004 được ký kết giữa công ty và hãng WANHSIN. Ngày 18/12, công ty nhận tại cảng Hải Phòng 25.483 m vải các loại và một phụ liệu kèm theo. Chi phí vận chuyển từ cảng về kho Nguyên liệu của công ty là: 2.255.000 ( VND ). Khoản chi phí vận chuyển cho số hàng trên được theo dõi trên sổ chi tiết riêng. SCT này sử dụng để theo dõi chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài của các loại NVL. Số chi phí vận chuyển sẽ được phân bổ cho số vật liệu chính xuất dùng để xác định đơn giá gia công. * Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho. Vật liệu của công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau: mua từ các công ty may trong nước, nhập khẩu từ nước ngoài... nên giá mua và chi phí mua là khá._.