Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn

ờng cạnh tranh khốc liệt ấy đòi hỏi sự năng động của các doanh nghiệp , buộc các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh không ngừng xây dựng chiến lược mới và hoàn thiện hoá nguồn thông tin kế toán, để tiếp tục hoàn thành mục tiêu tối thiểu hoá chi phí, tối đa hoá lợi nhuận của mình. Kế toán nguyên vật liệu, là một trong những bộ phận quan trọng của hệ thống kế toán doanh nghiệp. Vì vậy, đòi hỏi các nhà sản xuất phải lựa chọn đúng người cung cấp, đúng nguồn nguyên vật liêu. Nếu các doanh nghiệp không nắm bắt kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình đầu vào cho sản phẩm của mình, thì các doanh nghiệp sẽ không thể chủ động trong quá trình sản xuất để hoàn thành những mục tiêu của mình. Vì vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là một việc làm hết sức cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần in Công Đoàn đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện để đứng vững, tồn tại trên thị trường. Đặc biệt là công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng ngày càng được coi trọng. Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần in Công đoàn, xuất phát từ những lý do trên, em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần in Công đoàn.” Nội dung chuyên đề gồm 3 phần : Phần 1 : Những đặc điểm chung của công ty cổ phần in công đoàn ảnh hưởng đến công tác kế toán nguyên vật liệu. Phần 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in công đoàn. Phần 3 : Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty cổ phần in công đoàn. PHẦN 1: Những đặc điểm chung của công ty cỏ phần in công đoàn ảnh hưởng đến công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần in công đoàn Công ty cổ phần in công đoàn là đơn vị trực thuộc Tổng liên đoàn lao động Việt Nam, tiền thân là nhà in lao động được thành lập ngày 22/8/1946 tại chiến khu Việt Bắc, chủ yếu là để in tài liệu phục vụ cho công tác tuyên truyền thời kỳ kháng chiến chống Pháp. Tên đầy đủ : Công ty cổ phần in Công Đoàn Trụ sở chính đóng tại : 167 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nước Hình thức hoạt động : theo ngành nghề kinh tế sản xuất Lĩnh vực kinh doanh : In báo, tạp chí, tài liệu… Tổng số cán bộ công nhân viên : 340. Trong đó nhân viên quản lí : 29 Tài khoản tại ngân hàng Nông Nghiệp, số tài khoản 26962.26965.26964 Số điện thoại : 043.851.2712 Qúa trình phát triển của công ty được khái quát qua các giai đoạn sau: + Giai đoạn 1: từ khi thành lập (1946-1975) .Trong giai đoạn này công suất, quy mô của công ty còn nhỏ bé, hoạt động không ổn định chịu ảnh hưởng của chiến tranh do đế quốc Mỹ gây ra. Năm 1966, công ty được tổng liên đoàn lao động Việt Nam đầu tư cho 2 máy in cuộn để in báo lao động bằng nguồn viện trợ của Tổng công hội Trung Quốc và cũng trong thời kỳ này công suất hoạt động thấp như một phân xưởng. Nhiệm vụ chủ yếu của công ty la in các tài liệu sách báo, tạp chí để phục vụ cho công tác phát triển Công đoàn, giai cấp công nhân, cụ thể là tờ báo Lao Động. Năm 1972 Mỹ ném bom B52 toàn miền Bắc đánh phá thành phố và các tỉnh lân cận. Trước tình hình khó khăn đó, Ban Trung Ương đã trung dụng hai máy in cuộn của công ty để xây dựng phòng in báo Nhân Dân phục vụ cho công tác chính trị tư tưởng của Đang và nhân dân ta. + Giai đoạn từ 1976 – 1989 : Đây là gia đoạn mà công ty hoạt động theo cơ chế bao cấp. Mọi hoạt động của công ty do Tổng liên đoàn quyết định như: Hoạt động sản xuất kinh doanh, số lượng báo in, chủng loại sản phẩm….Các loại nguyên vật liệu và các loại chi phí khác phục vụ cho sản xuất đều do Tổng liên đoàn cung cấp. Công ty chỉ có nhiệm vụ là thực hiện in ấn.,cũng trong giai đoạn này, công suất hoạt động của công ty đạt khá cao ( 80% công suất thiết kế, lực lượng lao động CNVC có đời sống ổn định và đã có tích luỹ nội bộ) + Giai đoạn từ 1990-1998 : Đây là giai đoạn đất nước đang chuyển sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý của nhà nước, phát triển theo định hướng XHCN. TỪ sự chuyển đổi nền kinh tế, Công ty đã có những thay đổi về hình thức và đặc điểm sản xuất. Năm 1994 đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn Lao Động Việt Nam ra quyết định số 446/TLĐ ngày 14/5/1994 phê duyệt luận chứng kinh tế kĩ thuật đầu tư mở rộng Công ty In Công Đoàn, cho phù hợp với sự phát triển kinh tế đất nước. Với bước đầu trong nền kinh tế thị trường, Công ty đã gặp không ít khó khăn như phải cạnh tranh với các công ty khác trên cùng địa bàn và trên toàn quốc. Trước tình hình khó khăn này, Công ty đã thực hiện đổi mới dần dần khắc phục khó khăn, tạo vốn đầu tư máy móc thiết bị, nâng cấp cải tạo lại máy móc thiết bị, cũng như sắp xếp lại lao động hợp lý. Ngày 10/9/1997 Công ty chính thức lấy tên Công ty In Công Đoàn theo quyết định số 3488/QĐ-UB của uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. Điều này thể hiện nhiệm vụ,vị trí, vai trò của công ty trong nền kinh tế thị trường. + Giai đoạn 1998 đến nay: Với tình hình hiện nay, Công ty thực hiện nhiều dự án kinh tế kỹ thuật như đầu tư máy móc thiết bị hiện đại mà thế giới đang sử dụng và thiết bị sử dụng sau khi in cũng như trong công tác quản lý. Cụ thể năm 1999, Công ty đã đầu tư máy in Coroman trị giá 14 tỷ đồng, năm 2002 Công ty mua thêm một máy in 2 màu trị giá trên 1 tỷ đồng, máy khâu chỉ, máy bắt sách,máy sén 3 mặt và một số máy móc thiết bị khác. Tính đến năm 2003, trị giá tài sản cố định của công ty đã lên tới trên 35 tỷ đồng. Trong năm 2002-2003, công ty đã in được 500 số báo lao động thường kỳ vẫn chuyển đến tận nơi phát hành và một số báo Xuân, báo Văn nghệ, tạp chí nông thôn ngày nay, Kinh tế VAC, báo Mua và Bán, Khoa học và phát triển, Văn hoá dân tộc, báo lao động và xã hội, các hợp đồng in sách cho nhà xuất bán Giáo dục, nhà xuất bản Kim Đồng, nhà xuất bản Hà Nội…cùng nhiều sản phẩm khác. Qua việc đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã tạo được uy tín với khách hàng cả nước, mẫu mã, hình thức sản phẩm. Đây là điều kiện thu hút nhiều đơn đặt hàng, hợp động tạo công ăn việc làm cho người lao động, làm tăng tổng doanh thu. Qúa trình phát trển của công ty được phản ánh qua bảng sau : Đv tính : 1000đ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.Vốn kinh doanh 2.325.632 4.437.727 5.100.205 2. Tổng TS 2.325.632 4.437.727 5.100.205 3. Tổng DT 13.895.324 21.481.901 25.425.750 4. Tổng LN 530.328 923.240 998.875 5. Tổng các khoản phải nộp 356.265 742.127 877.762 6. Tổng số LĐ 254 270 297 7. Thu nhập BQ 869 950 995 Bảng1.1 Trong những năm gần đây, do có sự cải tiến của công ty về trang thiết bị cũng như trình độ của cán bộ công nhân viên trong công ty được nâng cao, công ty đã từng bước tạo ra uy tín của mình với khách hàng và vươn lên thành một công ty có trình độ quản lý chuyên môn giỏi, đáp ứng được nhu cầu thị trường. Thời gian gần đây, Công ty in công đoàn đã đạt được những thành quả nhất định về : sản lượng, doanh thu, các khoản thuế nộp vào ngân sách nhà nước ngày càng tăng. Công ty đã in được 800 số báo Lao Động thuờng kỳ và đã in hợp đồng cho các báo như : Báo Văn Nghệ, Báo Kinh Tế VAC…và tạo được việc làm tương đối ổn định cho hơn 300 công nhân. 1.2.Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty cổ phần in công doàn Chức năng chủ yếu của công ty cổ phần in công đoàn là in các loại Tạp chí, sách báo và tập san phục vụ cho văn hoá xã hội và công tác tư tưởng. Nhiệm vụ của công ty là xây dựng, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký như tạp chí, sách báo….phục vụ cho xã hội và đạt hiệu quả kinh tế cao. Sản phẩm của công ty là các sản phẩm như : sách báo, tạp chí, tài liệu… chủ yếu là sản xuất theo đơn đặt hàng và phục vụ cho yêu cầu của Tổng Liên Đoàn Lao Động Việt Nam DANH SÁCH CÁC MẶT HÀNG SẢN XUẤT CHỦ YẾU STT TÊN SẢN PHẨM 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Báo Lao Động Báo Văn Nghệ Báo Nông thôn ngày nay Báo người làm vườn Tạp chí bảo hộ lao động Tạp chí công đoàn dầu khí Tạp chí công đoàn xây dựng Tạp chí kiểm soát Tạp chí thanh tra Tạp chí dân vận Tạp chí Người Bắc Kinh Tạp chí Khuyến nông Trung ương Tạp chí văn hoá các dân tộc Tạp chí bảo hiểm y tế Tạp chí nghiên cứu giáo dục Tạp chí sinh viên Tạp chí Đại học Tạp chí kiến thức Tạp chí dân số Nghệ An Tạp chí thông tin lý luận Tạp chí tuổi xanh Tạp chí y tế dự phòng Tạp chí dinh dưỡng BẢNG 1.2 Trong đó bao gồm sách của các nhà xuất bản khác nhau : + Sách của nhà xuất bản Lao Động + Sách của nhà xuất bản Hà Nội + Sách của nhà xuất bản Y học + Sách của nhà xuất bản Giáo dục, Kim Đồng 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn 1.3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn * Đặc điểm chung về nguyên vật liệu tại công ty Do đặc thù của ngành in nên các loại nguyên liệu chính cần sử dụng tại công ty cổ phần in công đoàn là giấy, mực, bản kẽm, các loại vật liệu phụ khác như : Ghim, keo, chỉ, băng dính… Đây là những loại vật liệu phụ không thể thiếu để tạo ra các loại sách báo, ấn phẩm, tranh ảnh - sản phẩm chính của công ty. Các nguyên vật liệu này của công ty cũng mang đặc điểm nguyên vật liệu nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung. Đó là vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất cấu thành nên sản phẩm. Các nguyên vật liệu này cũng chỉ tham gia một lần vào chu kỳ sản xuất kinh doanh và giá trị của nó được dịch chuyển một lần vào giá trị sản phẩm. Xét về mặt chi phí, nguyên vât liệu chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của công ty. Do vậy, một biến động nhỏ của chi phí các nguyên vật liệu này cũng làm ảnh hưởng ngay đến doanh thu và lợi nhuận của toàn công ty. Do đặc thù về sản phẩm và đặc điểm của nguyên vật liệu tại công ty là nhạy cảm với thời tiết, mỗi loại có những tính lý hoá rất đặc trưng nên công tác bảo quản, quản lý nguyên vật liệu của công ty phải được đặt lên hàng đầu. Vì vậy công ty cần có những biện pháp thích hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất. *Phân loại nguyên vật liệu ở công ty in công đoàn Hiện nay, công ty cổ phần in công đoàn có khoản 1223 loại nguyên vật liệu, rất đa dạng và phong phú. Để thực hiện tốt công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu, đảm bảo có hiệu quả trong sản xuất, công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu trong sản xuất. toàn bộ nguyên vật liệu của công ty được phân thành các loại sau : + Vật liệu chính : Gồm các vật liệu trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty, gồm 3 nhóm sau : Giấy các loại : Là một trong những đối tượng chủ yếu của công ty, có nhiều loại : giấy Bãi Bằng, giấy Việt Trì, giấy Couche… Mực : Mực màu Trung Quốc, mực Đức, mực Nhật Kẽm : Kẽm Đức, kẽm tái sinh… + Vật liệu phụ : Tuy không là cơ sở sản xuất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng vật liệu phụ có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm và tạo điều kiện cho quá trình sản xuất. Vật liệu phụ của công ty chủ yếu là các hoá chất để in sách báo, tạp chí như : bột chống váng, bột phun khô, băng dính… + Nhiên liệu ; Xăng, dầu, mỡ…được sử dụng để tẩy bẩn ở phân xưởng chế bản và bôi trơn máy móc. + Phụ tùng thay thế : Là những chi tiết phụ tùng, máy móc, thiết bị mà công ty mua sắm dự trữ phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các loại máy móc, thiết bị hư hỏng như : ắc quy, bánh xe, dây xích… + Phế liệu thu hồi : như lõi của lô giấy, giấy lẻ, các tờ in bị hỏng… 1.3.2. Đặc điểm tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn Nhìn chung, công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn tương đối chặt chẽ và phù hợp. Ban lãnh đạo, các phòng ban nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng luôn quan tâm, chú trọng đến việc xây dựng các biện pháp cũng như mục tiêu để hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại đơn vị. Hiện nay, công tác quản lý nguyên vật liệu đã và đang tực hiện tốt và chặt chẽ các yêu cầu được đề ra trong hầu hết các khâu từ : khâu thu mua, khâu dự trữ và bảo quản , đến khâu sử dụng. + Khâu thu mua : Công ty thường xuyên thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng nhu cầu sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Đơn vị đã thực hiện tốt việc quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. + Khâu dự trữ và bảo quản : Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, nguyên vật liệu trong công ty đã được dự trữ đầy đủ, không gây gián đoạn trong sản xuất. Thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá học của vật liệu. + Khâu sử dụng : Tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá nguyên vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn 1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty Quy mô hoạt động sản xuất của công ty cổ phần in Công đoàn là tương đối rộng lớn và mặt hàng chủ yếu là in ấn sách, báo, tạp chí… nên công ty lựa chọn tổ chức bộ máy kế toán tập trung, rất gọn nhẹ, hợp lý. Bộ máy kế toán của công ty có nhiệm vụ thống kê, ghi chép, tính toán , phản ánh tăng giảm tài sản, nguồn vốn và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty một cách chính xác, trung thực. Mặt khác, kế toán có nhiệm vụ tổ chức và phản ánh kịp thời , chính xác, kiểm kê tài sản định kỳ cũng như chuẩn bị đầy đủ thủ tục cũng như các tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất, hỏng TSCĐ và đề ra các biện pháp xử lý. Bên cạnh đó còn có nhiệm vụ tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách, nộp cấp trên, để lại công ty các quỹ , tính toán các khoản vay và công nợ phải trả. Ngoài ra , phòng còn tổ chức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kế toán, thống kê, giữ bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật Công ty và Nhà nước. Cuối cùng, phòng có nhiệm vụ tổ chức, phổ biến, hướng dẫn thi hành lập các chế độ quy định về tài chính kế toán, thống kê nhà nước. Bộ máy kế toán của công ty được khái quát qua sơ đồ sau : kế toán vốn bằng tiền kế toán tổng hợp TSCĐ thủ kho thủ quỹ kế toán tiền lương, BHXH kế toán vật tư, công cụ dụng cụ kế toán trưởng Sơ đồ 1.4.1 : bộ máy kế toán công ty in công đoàn Kế toán trưởng : kế toán trưởng đồng thời là kế toán tổng hợp cuối tháng, mỗi quý có trách nhiệm kiểm tra chứng từ ghi sổ cái. Tổ chức hạch toán tính ra chi phí, lãi lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm về tình hình tài chính của công ty. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có chức năng, đồng thời phối hợp với giám đốc công ty quản lý hoạt động sản xuất, phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ : có nhiệm vụ hàng tháng, quý nhận các hoá đơn nhập xuất để tính vật liệu lên bảng tổng hợp chưng từ gốc, lấy số liệu cho kế toán tổng hợp chứng từ gốc, lấy số liệu cho kế toán tổng hợp ghi sổ và vào sổ cái. Công ty cổ phấn in Công Đoàn áp dụng phương pháp bình quân dự trữ cho vật liệu xuất kho. Kế toán vốn bằng tiền : chịu trách nhiệm mọi khoản thu chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hạch toán chi tiết các khoản thanh toán cho từng đối tượng. Hàng tháng lập sổ quỹ để theo dõi chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Kế toán phản ánh kịp thời chính xác số tiền hiện có và tình hình thu, chi toàn bộ các loại tiền, sau đó tổng hợp để làm báo cáo quyết toán cuối quý, cuối năm. Kế toán tổng hợp và tài sản cố định : Kế toán có trách nhiệm kiểm tra các số liệu của các sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán tập hợp số liệu và lập báo cáo kế toán. Kế toán phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, tình hình hiện có và biến động tài sản cố định, lập kế hoạch trích khấu hao cho các đối tượng sử dụng. Kế toán công nợ và bảo hiểm xã hội : Kế toán có trách nhiệm theo dõi chi tiết các khoản phải thu khách hàng, lập dự phòng phải thu khó đòi ( nếu có ). Cung cấp số liệu cho kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp khi có yêu cầu. Hàng tháng, kế toán có trách nhiệm tổng hợp số liệu từng phân xưởng, đồng thời căn cứ vào bộ phận lương của bộ phận thông kê ở các phân xưởng để trích BHXH (5% ) theo quy định của nhà nước, làm báo cáo quyết toán bảo hiểm với cấp trên. Thủ quỹ, thủ kho : Chịu trách nhiệm trong công tác thu chi tiền mặt phát sinh trong công ty, nhập xuất của các tư liệu sản xuất, phát tiền lương bảo hiểm, tạm ứng cho người cung cấp khi có đầy đủ chứng từ thu, chi. Cuối tháng thủ quỹ khoá sổ, đối chiếu số dư với số sách kế toán vốn bằng tiền. 1.4.2.Chức năng, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của nguyên vật liệu trong công ty tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, đòi hỏi các nhà quản lý phải tổ chức quản lý nguyên vật liệu chặt chẽ ở mỗi khâu : từ khâu mua hàng, bảo quản, sử dụng và dự trữ. Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán và công tác quản lý nguyên vật liệu trong công ty, kế toán nguyên vật liệu đã và cần làm tốt hơn các nhiệm vụ cơ bản sau : + Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, khối lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại nguyên vật liệu nhập - xuất – kho. + Vận dụng đúng đắn các phương thức hạch toán, phương pháp tính giá thành nguyên vật liệu nhâp - xuất kho. Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành đúng các nguyên tắc, thủ tục nhập - xuất và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ chứng từ kế toán. + Mở các loại sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu theo đúng chế độ, phương pháp quy định. + Kiểm tra thực hiện kế hoạch mua hàng, tình hình dự trữ, và sử dụng nguyên vật liệu theo dự toán, tiêu chuẩn, định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thiếu hụt, tham ô, lãng phí, xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý. + Tham gia kiểm kê và đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo chế độ quy định của nhà nước. + Cung cấp thông tin về tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho công tác quản lý. Định kỳ tiến hành phân tích tình hình mua hàng, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. 1.4.3. Vận dụng chế độ kế toán trong kế toán nguyên vật liệu của công ty cổ phần in công đoàn 1.4.3.1.Hệ thống chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban chấp hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và các quyết định khác có liên quan thì các chứng từ kế toán sử dụng bao gồm : + Phiếu nhập kho ( mẫu số 01 – VT ) + Phiếu xuất kho ( mẫu số 02 – VT ) + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 – PXK ) + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 – VT ) + Biên bản kiểm nghiệm ( mẫu 05 – VT ) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT ) + Hoá đơn giá trị gia tăng ( mẫu 01 – GTKL ) + Hoá đơn bán hàng thông thường ( mẫu 02 – GTTT ) + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 – VT ) … Mọi nghiệp vụ liên quan đến tình hình nhập xuất nguyên vật iệu đều phải được phản ánh, ghi chép đầy đủ vào các chứng từ kế toán theo đúng quy định của nhà nước, nhằm đảm bảo đúng cơ sở pháp lý để ghi chép vào các sổ kế toán có liên quan. Chứng từ kế toán là căn cứ để kiểm tra, giám sát về tình hình biến động, về số lượng của từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Nó cũng là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế đó. Các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định của biểu mẫu nội dung và phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về pháp lý, hợp pháp của các chứng từ và về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.4.3.2.Hệ thống tài khoản sử dụng Vật liệu của công ty là tương đối đa dạng, phong phú, do đó để quản lý chặt chẽ và theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau : TK 152 : Nguyên vật liệu TK 1521 : Nguyên vật liệu chính TK 1522 : Nguyên vật liệu phụ TK 1523 : Nhiên liệu TK 1527 : Phế liệu thu hồi TK 1524 : Phụ tùng thay thế Đối với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu, công ty còn sử dụng các tài khoản : TK 111 : Tiền mặt TK 112 : Tiền gửi ngân hàng TK 133 : Thuế GTGT TK 331 : Phải trả người bán Đối với các nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu, công ty còn sử dụng các tài khoản : TK 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 627 : Chí phí sản xuất chung TK 632 : Giá vốn hàng bán 1.4.3.3.Hình thức ghi sổ và trình tự ghi sổ * Hình thức ghi sổ : Công ty cổ phần in công đoàn là công ty có quy mô nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều trong một kỳ hạch toán. Vì vậy, để hạch toán kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện cho việc ghi chép, phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty, công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán là “ chứng từ - ghi sổ ’’. Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ, công ty luôn tuân thủ các quy định về kế toán của bộ máy tài chính, mọi chứng từ hoá đơn của công ty đều được lập đúng mẫu, công ty đang áp dụng chế độ kế toán như sau: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 trong năm Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công tác ghi chép kế toán là VNĐ. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp binh quân, với hình thức kế toán là hình thức chứng từ ghi sổ thì sổ kế toán của công ty bao gồm : + Sổ chứng từ ghi sổ - Sổ nhật ký tổng quát. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Nhật ký tổng quát. + Sổ cái tài khoản - Sổ tổng hợp cho từng loại tài khoản. + Sổ chi tiết các tài khoản Hàng năm, công ty lập 3 bảng báo cáo theo quy định của bộ tài chính, đó là : + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh. + Báo cáo thuyết minh tài chính. * Cơ cấu sổ kế toán nguyên vật liệu : Với hình thức ghi sổ là ‘’ chứng từ - ghi sổ ‘’, cơ cấu sổ kế toán nguyên vật liệu của công ty bao gồm : Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ - ghi sổ Sổ cái tài khoản 152 Sổ thu tiền mặt Sổ chi tiền mặt Sổ theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ theo dõi thanh toán với người bán, người mua Sổ theo dõi phái thu khách hàng Đối với kế toán nguyên vật liệu : Định kỳ vào cuối tháng hoặc cuối kỳ, căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra hợp lệ, kế toán phân loại chứng từ ghi sổ vào sổ cái TK 152. * Trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn Chứng từ gốc Sổ quỹ sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo tài chính Sơ đồ 1.4.3.3 Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng(hoặc cuối quý) Đối chiếu cuối tháng PHẦN 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn 2.1.Khảo sát tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu tại công ty 2.1.1.Khảo sát tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu Công ty cổ phần in công đoàn là một doanh nghiệp chuyên về sản xuất các mặt hàng để phục vụ cho đời sống của xã hội. Là một công ty in, nên nguyên vật liệu chủ yếu của công ty là giấy, mực các loại…, đặc biệt nguyên vật liệu luôn có đặc điểm là nhiều nhưng vụn vặt, nên tình hình nhập - xuất - tồn cũng có nhiều phức tạp. Thường đầu tháng, đầu kỳ, kế toán tiến hành kiểm tra tình hình tồn kho của nguyên vật liệu, trong tháng các hoạt động nhập, xuất nguyên vật liệu cũng được theo dõi chặt chẽ, tỉ mỉ, tránh sai sót khi vào các sổ. Tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty diễn ra thường xuyên, với số lượng tương đối, với nhiều nguyên vật liệu cùng lúc…nên cũng có nhiều khó khăn, phức tạp trong công tác kế toán. Điều này đòi hỏi sự cận thận, tính chuyên môn cao của cán bộ công ty nói chung và cán bộ kế toán nguyên vật liệu nói riêng trong việc theo dõi, quản lý đối với nguyên vật liệu cũng như tình hình biến động nhập - xuất - tồn của nó. 2.1.2.Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn + Giá thực tế nhập kho : Nguyên vật liệu của công ty được nhập chủ yếu là do mua ngoài. Thông thường, khi mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyển vật tư đến kho của công ty. Chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chi ra và chi phí này được cộng vào giá bán vật tư, còn nếu mua ít thì bộ phận cung ứng sẽ cử người đi mua. Vật liệu nhập kho, kế toán ghi sổ theo giá thực tế : Giá thực tế = Giá mua ghi trên + Chi phí thu mua nhập kho hoá đơn của người bán ( nếu có ) Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế. + Giá thực tế xuất kho : Khi có hợp đồng kinh tế, căn cứ vào tình hình thực tế nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất, phòng kế hoạch vật tư sẽ tiến hành viết phiếu đề nghị xuất kho gửi lên thủ kho. Thông qua các phiếu đó, sẽ kiểm tra được thực tế số lượng nguyên vật liệu đang cần dùng cho sản xuất. Tài vụ tiến hành viết phiếu xuất kho cho thủ kho để thủ kho cấp nguyên vật liệu cho các phân xưởng và các tổ sản xuất. Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo giá đơn vị bình quân cả kì dự trữ : Giá trị thực tế = Số lượng vật liệu + Giá đơn vị bình quân vật liệu xuất dùng xuất dùng cả kì dự trữ Trong đó : Giá bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kì + nhập trong kì = cả kì dự trữ Lượng vật liệu thực tế tồn đầu kì + nhập trong kì 2.2.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty cổ phần in công đoàn 2.2.1.Thủ tục và chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần In Công Đoàn 2.2.1.1.Thủ tục và chứng từ nhập kho nguyên vật liệu Để đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho luôn phải dự trữ một lượng cần thiết. Tuy nhiên, khi có nhu cầu sản xuất với số lượng lớn, công ty cũng cần mua nguyên vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Toàn bộ quá trình thu mua nguyên vật liệu đều do phòng kế toán tài vụ đảm nhiệm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và các hoá đơn đặt hàng, phòng kế hoạch vật tư xem xét tình hình vật tư trong kho rồi lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế tại công ty In Công Đoàn khi vật liệu về đến kho, thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ hoá đơn của người bán do bộ phận cung ứng kiểm tra về các chỉ tiêu như : tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, giá trị tổng tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán. Nguyên vật liệu của công ty đựoc nhập chủ yếu là do mua ngoài. Thông thường là mua với hình thức trọn gói, bên bán sẽ chuyên chở vật tư đến tận kho hàng của công ty. Chi phí vận chuyển sẽ do bên bán chi ra và chi phí này được cộng vào giá bán vật tư. Khi mua vật tư với số lượng ít, thì cung ứng sẽ cử người đi mua. Hàng tự vận chuyển về không tính tiền chi phí vận chuyển. + Vật liệu nhập kho kế toán ghi theo giá trị thực tế. + Giá thực tế nhập kho bằng giao mua ghi trên hoá đơn hoá đơn của người bán. + Vì công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế. Để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy cao của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu và để đáp ứng tốt nhu cầu kỹ thuật của sản phẩm sản xuất, vật liệu mua về trước khi nhập kho, công ty đã tiến hành kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách thực tế về vật tư trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở tiến hành kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp cùng những hiểu biết về kinh nghiệm quản lý, sử dụng vật liệu có tính chuyên môn cao của các thành viên trong ban kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nhận, nếu phát hiện thừa, thiếu, hoặc sai quy cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm sẽ lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý. Trường hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về quy cách, chất lượng, số lượng thì ban kiểm nghiệm cũng lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi có tranh chấp hay kiện tụng. Sau khi nguyên vật liệu đã được kiểm nghiệm và căn cứ vào hoá đơn của người bán, phòng kế toán tài vụ lập “ Phiếu nhập kho ”. Sau đó người giao hàng với thủ kho tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được lập làm ba liên : + Liên 1 : lưu tại phòng kế toán + Liên 2 : kèm vào hoá đơn chuyển đến kế toán thanh toán + Liên 3 : giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán nguyên vật liệu đẻ ghi vào sổ kế toán nguyên vật liệu. Bên cạnh đó, đối với phế liệu, công ty tiên hành cân đo, đong đếm đối với các loại giấy, sách, bản kèm cũ, giấy diềm và sau mỗi kỳ sản xuất phế liệu cũng được nhập lại kho. Tuy nhiên, đơn giá nhập kho cũng của phế liệu thu hồi của công ty ước tính chiếm khoảng 50% giá trị vật liệu nhập kho. Tình hình nhập kho phế liệu cũng được phản ánh trên sổ sách liên quan. Trích mẫu hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho của công ty cổ phần in công đoàn. Biểu 1 : HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mã số : 0011683 ( Liên 2 : giao cho khách hàng ) Ngày 16 tháng 9 năm 2008 Đơn vị bán hàng : Trung tâm dịch vụ kinh doanh giấy tại Hà Nội Địa chỉ : 124 - Đội Cấn - Hà Nội Số tài khoản : Điện thoại : Mã số thuế : 2600357502 – 006 Họ tên người mua hàng : Nguyễn Cao Khải Tên đơn vị : Công ty cổ phần In Công Đoàn Địa chỉ : 167 – Tây Sơn - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản : 26962.26965.26964 Hình thức thanh toán : HĐ 32 – 17/01/2007 Mã số thuế : 0100110454 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1×2 1 2 G040800650086 - giấy tờ rời Couche Matt DL 80g/m2 (65×86) G01C0580 8790 - giấy cuộn Bãi Bằng 58g/m2 khổ 97cm trắng 90 Kg Kg 13.747 15.508 12.210 13.020 167.850.870 201.914.160 Cộng tiền hàng 369.765.030 Thuế suất thuế GTGT : 10%.Tiền thuế GTGT 36.976.503 Tổng cộng tiền thanh toán 406.741.533 Số tiền viết bằng chữ :bốn trăm linh sáu triệu,bảy trăm bốn mươi mốt nghìn,năm trăm ba mươi ba đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơ._.