Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng

đồ 1.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức kế tốn máy Sơ đồ 2.1: Chu trình nhập kho NVL Sơ đồ 2.2: Chu trình xuất kho NVL Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch tốn chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Danh mục sản phẩm quạt Bảng 1.2: Các chỉ tiêu phản ánh quy mơ Bảng 1.3: Cơ cấu thị trường tiêu thụ sản phẩm Bảng 1.4: Hệ thống chứng từ sử dụng Bảng 2.1: Các loại NVL tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng Bảng 2.2: Bảng cơ cấu vật tư nguyên liệu của Cơng ty năm 2007 Bảng 2.3: Hợp đồng kinh tế Bảng 2.4: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Bảng 2.5: Hĩa đơn GTGT Bảng 2.6: Phiếu nhập kho Bảng 2.7: Hĩa đơn vận chuyển Bảng 2.8: Phiếu nhập kho (chi phí vận chuyển) Bảng 2.9: Phiếu yêu cầu xuất vật tư Bảng 2.10: Phiếu xuất kho Bảng 2.11: Bảng tổng hợp hàng xuất Bảng 2.12: Thẻ kho Bảng 2.13: Tổng hợp nhập xuất tồn NVL Bảng 2.14: Nhật kí chứng từ số 1 Bảng 2.15: Nhật kí chứng từ số 2 Bảng 2.16: Sổ chi tiết thanh tốn với người bán Bảng 2.17: Nhật kí chứng từ số 5 Bảng 2.18: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Bảng 2.19: Sổ cái TK 152LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam đang bước vào thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, từ đĩ đặt ra cho các doanh nghiệp rất nhiều cơ hội và cũng khơng ít thách thức. Để cĩ thể tồn tại và phát triển trong mơi trường cạnh tranh quốc tế buộc các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình chiến lược mới, hướng đi mới nhằm nâng cao sức cạnh tranh. Một trong những hướng đi đĩ là giảm giá thành, tuy nhiên bài tốn giảm giá thành, trong đĩ chi phí nguyên vật liệu (NVL) chiếm một tỉ trọng tương đối lớn, vẫn là một bài tốn phức tạp đối với các doanh nghiệp nĩi chung và với cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng nĩi riêng. Thực tế cũng như lí thuyết đều cho thấy rằng nếu cơng tác kế tốn và quản lí NVL được thực hiện hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích to lớn cho đơn vị: chi phí NVL được kiểm sốt tốt hơn tạo cơ hội để hạ giá thành, bảo quản và dự trữ NVL tốt sẽ đảm bảo cung cấp kịp thời cho sản xuất, đồng thời tránh thất thốt lãng phí, tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh, nâng cao chất lượng sản phẩm,… Qua thực tế tham gia thực tập tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, em đã từng bước nhận thức khá rõ vai trị, ý nghĩa của cơng tác hạch tốn kế tốn NVL trong đơn vị sản xuất kinh doanh, từ đĩ em rất muốn được đi sâu tìm hiểu về phần hành kế tốn này, vì vậy em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình là “Hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng”. Chuyên đề thực tập của em ngồi các lời mở đầu và kết luận cịn bao gồm các nội dung sau: Phần 1: Những đặc điểm kinh tế - kĩ thuật của cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng. Phần 2: Thực trạng kế tốn nguyên vật liệu tại cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng. Phần 3: Hồn thiện kế tốn nguyên vật liệu tại cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng. PHẦN 1: NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của cơng ty Cổ phần (CP) Điện cơ Hải Phịng Những năm đầu của thập niên 60 của thế kỷ XX, khi miền Bắc bước vào cơng cuộc cải tạo tư bản tư doanh, chủ trương của Đảng ta lúc này là thành lập một loạt các nhà máy để sản xuất ra tư liệu sản xuất phục vụ cho cơng cuộc xây dựng CNXH ở miền Bắc. Trong tình hình đĩ Xí nghiệp Hải Phịng điện khí được phép thành lập theo Quyết định số 169/QĐ-TCCQ ngày 16/3/1961 của UBND Thành phố Hải Phịng. Xí nghiệp được thành lập trên cơ sở sáp nhập 3 cơ sở tư doanh nhỏ trong nội thành Hải Phịng là: Xưởng cơng tư hợp doanh Khuy trai, Xưởng loa truyền thanh và Xí nghiệp 19-8. @ Giai đoạn 1961 – 1980: Đây là thời kì Xí nghiệp hoạt động mang tính kế hoạch hố tập trung, thực hiện nhiệm vụ theo các chỉ tiêu thành phố giao. Sản phẩm chủ yếu là các loại động cơ điện, máy hàn phục vụ cho cơng cuộc xây dựng và bảo vệ CHXH. Sản phẩm của Xí nghiệp cung ứng cho các ngành cơng nghiệp và nơng nghiệp: ngành điện, ngành giao thơng… @ Giai đoạn 1980 – 1990: + Trong thời kỳ đầu thập niên 80 Xí nghiệp vẫn hoạt động theo cơ chế tập trung kế hoạch hố. Xí nghiệp được giao nhiệm vụ sản xuất các loại máy hàn, động cơ và quạt điện. + Từ năm 1984 Xí nghiệp được đổi tên thành Xí nghiệp Điện cơ Hải Phịng. Cĩ thể nĩi đây là thời kỳ vàng son của doanh nghiệp, sản phẩm sản xuất ra đến đâu tiêu thụ hết đến đĩ. Chính vì vậy Xí nghiệp cĩ điều kiện đổi mới, mở rộng sản xuất, mở rộng quy mơ, cơ cấu mặt hàng cũng đa dạng. Uy tín của sản phẩm chiếm lĩnh được lịng tin của khách hàng. Từ 1984 –1987, Xí nghiệp đã nhiều lần giữ lá cờ đầu về sản xuất kinh doanh của Sở Cơng nghiệp Hải Phịng và được thưởng nhiều huân chương và bằng khen của cấp trên. Sản phẩm sản xuất là các loại quạt điện, động cơ điện, máy hàn. Trong đĩ sản phẩm chủ yếu là quạt điện mang nhãn hiệu “Phong Lan”. + Những năm cuối của thập niên 80, khi đất nước chuyển nền kinh tế từ tập trung kế hoạch hố sang nền kinh tế thị trường, Xí nghiệp gặp rất nhiều khĩ khăn, nhất là sản phẩm làm ra khơng tiêu thụ được. Nguyên nhân chủ yếu là do hàng nước ngồi tràn vào bằng nhiều con đường khác nhau lấn át hàng nội địa, hàng các tỉnh phía Nam tràn ra bán tràn lan với giá rẻ lấn át thị phần quạt điện của doanh nghiệp. Trong khi đĩ hàng của doanh nghiệp sản xuất bằng cơng nghệ đã lạc hậu, chất lượng thấp, giá thành cao, mẫu mã khơng được đổi mới kịp thời để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Đồng thời đội ngũ Marketing của Xí nghiệp chưa đủ mạnh để thích ứng với địi hỏi của nền kinh tế mới. Chính vì thế Xí nghiệp đứng trước nguy cơ đĩng cửa, cơng nhân phải nghỉ việc nhiều tháng. Trước tình hình đĩ, Đảng uỷ và Ban Giám đốc đã quyết định nhanh chĩng phải thay đổi cơng nghệ sản xuất, đổi mới mẫu mã, chủng loại sản phẩm để kịp thời đưa ra thị trường những sản phẩm đẹp về hình thức, kiểu dáng, tiện dụng, chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý. Do đĩ Xí nghiệp đã dần dần ổn định và vượt qua những khĩ khăn ban đầu, khơi phục sản xuất kinh doanh. @ Giai đoạn 1990 - 2003: Đây là giai đoạn đơn vị hoạt động dưới hình thức tổ chức mới: Doanh nghiệp Nhà nước + Tháng 10/1992 UBND thành phố ban hành quyết định số 1208/QĐ - UB ngày 11/10/1992 về việc thành lập doanh nghiệp nhà nước đối với Xí nghiệp Điện cơ Hải Phịng. Và đến năm 1998 Xí nghiệp được đổi tên thành Cơng ty Điện cơ Hải Phịng. Từ đây đơn vị được hoạt động một cách tự chủ, hạch tốn cĩ lãi. Sản phẩm sản xuất là do thị trường quyết định, khơng cịn mang tính kế hoạch hố như trước đây nữa. Do đĩ Cơng ty chỉ sản xuất các loại sản phẩm mà thị trường cần và cơng ty cĩ thế mạnh. Sản phẩm chủ yếu là các loại quạt và lồng quạt, cánh quạt các cỡ để phục vụ cho cơng nghệ sản xuất liên tục tại cơng ty và cung cấp các linh kiên quạt cho các bạn hàng cũng sản xuất quạt. + Tháng 4/1998 Cơng ty đã ký kết với tập đồn Mitsustar của Nhật để sản xuất các linh kiện quạt, cơng nghệ máy mĩc đã được đầu tư hiện đại như: dây chuyền hàn lồng tự động, dây chuyền phun sơn tĩnh điện. + Từ năm 1999 –2003 sản phẩm quạt điện Phong lan đã được người tiêu dùng bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao. Thị trường sản phẩm đã được mở rộng ra ngồi thành phố cũng như xuất khẩu sang thị trường nước ngồi. @ Giai đoạn từ 2004 cho đến nay: đây là giai đoạn Cơng ty hoạt động dưới hình thức Cơng ty cổ phần Trong hồn cảnh kinh tế thị trường phát triển, nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp tiến hành Cổ phần hố nhằm đáp ứng nhu cầu mới của nền kinh tế, nhất là nhu cầu về vốn. Ngày 26/12/2003 Cơng ty Điện cơ Hải Phịng được đổi tên thành Cơng ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phịng theo Quyết định số 3430/QĐ-UB ngày 26/12/2003 của UBND thành phố Hải Phịng. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Cơng ty Cổ phần số 0203000691 ngày 13/01/2004 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phịng cấp. Tên giao dịch: Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng. Tên viết tắt: HAPEMCO Vốn điều lệ trên Giấy đăng ký kinh doanh là: 6.500.000.000 VNĐ, được chia thành 65.000 Cổ phần, với mệnh giá: 100.000 VNĐ/CP. Trong đĩ: + 20% vốn Nhà nước + 74% vốn Cổ đơng là người lao động trong Cơng ty + 6% vốn Cổ đơng ngồi Cơng ty Ngành nghề kinh doanh của Cơng ty bao gồm: + Sản xuất, kinh doanh quạt điện các loại, các linh kiện quạt và đồ điện gia dụng; + Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, máy mĩc. Địa điểm sản xuất – kinh doanh: Trụ sở chính đặt tại số 734 Nguyễn Văn Linh – Quận Lê Chân – Hải Phịng. Cơ sở 2: Số 20 Đinh Tiên Hồng – Hồng Bàng – Hải Phịng. 1.2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng 1.2.1. Đặc điểm về sản phẩm. Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng là doanh nghiệp đầu tiên sản xuất các loại quạt điện ở Hải Phịng cũng như các tỉnh phía Bắc. Các sản phẩm mà Cơng ty hiện đang sản xuất được thể hiện cụ thể ở biểu sau: Bảng 1.1: Bảng danh mục sản phẩm quạt điện của Cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng Stt Tên quạt 1 Quạt bàn các loại: B300, B400… 2 Quạt treo các loại: T400 cĩ đèn, T400 khơng đèn, T400J, Quạt treo điều khiển KDK, KDK-3MS, Quạt treo T450, Quạt treo cơng nghiệp… 3 Quạt rút các loại: R400Đ, R400-03, 400J… 4 Quạt tản giĩ các loại: QH200, QH300, QH350 5 Quạt đứng: HD1476, Đ400E, Đ400N, Đ400-KDK, 6 Quạt trần: PL3, PL3 khơng hộp số 7 Quạt hút: HT-150, HT-200, HT- 250 8 Quạt mát hơi nước 9 Quạt sưởi bàn HSM-01 10 Quạt nĩng lạnh HSM-02 11 Quạt cơng nghiệp (Theo Kế hoạch sản xuất – kinh doanh của Phịng Kế hoạch sản xuất) Trong số các loại quạt kể trên thì hiện nay Cơng ty đang tập trung sản xuất với sản lượng lớn vào các loại: Quạt bàn, Quạt treo, Quạt rút, Quạt thơng giĩ. Nguyên nhân là do các loại quạt này được sản xuất chủ yếu để phục vụ nhu cầu tiêu dùng của người dân lại phù hợp với nhu cầu thị trường, do đĩ sản lượng tiêu thụ từ các loại quạt này là chiếm tỷ trọng lớn. Đối với các loại quạt khác thì cơng ty chỉ sản xuất với số lượng hạn chế, chủ yếu sản xuất theo đơn hàng nhằm đáp ứng nhu cầu của các bạn hàng. Trong kế hoạch kinh doanh dài hạn, ngồi sản phẩm truyền thống là quạt điện, Cơng ty cịn sản xuất nồi cơm điện và các thiết bị điện khác nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, khắc phục tính chất mùa vụ trong kinh doanh của Cơng ty hiện nay. 1.2.2. Đặc điểm quy trình sản xuất sản phẩm. Quy trình sản xuất quạt là một quy trình tổng hợp, kép kín bao gồm các bộ phận sau: Sơ đồ 1.1: Quy trình sản xuất quạt Tạo phơi Cắt gọt và sản xuất lồng Ép nhựa Lắp ráp hồn chỉnh KCS – Kiểm tra chất lượng sản phẩm Đĩng gĩi nhập kho thành phẩm - Tạo phơi: + Đột dập các chi tiết cơ khí, sản xuất các khối tơn từ. + Quấn hạ dây động cơ quạt - Cắt gọt: + Gia cơng cơ khí các chi tiết của động cơ quạt + Sản xuất lồng quạt - Ép nhựa: Sản xuất các chi tiết kết cấu quạt như: cánh quạt, thân, vỏ nhựa quạt…. - Lắp ráp quạt: là khâu cuối cùng trong quy trình sản xuất quạt điện. Bán thành phẩm tại các khâu trên được đưa đến phân xưởng lắp ráp để tiến hành lắp ráp quạt thành phẩm. - Sau khi lắp ráp, sản phẩm được đưa sang bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng thành phẩm, nếu cĩ sai hỏng thì tuỳ từng mức độ mà cĩ phương pháp xử lý cho phù hợp. Sản phẩm đạt tiêu chuẩn được đưa sang bộ phận đĩng gĩi và nhập kho. Ngồi các chi tiết được sản xuất tại chỗ để lắp ráp thành quạt thì Cơng ty cịn nhập một số chi tiết khác như: Bộ điều khiển, ……. 1.2.3. Đặc điểm loại hình sản xuất Cơng ty hiện áp dụng hai loại hình sản xuất: + Sản xuất hàng loạt: Áp dụng đối với các phân xưởng sản xuất sản phẩm chính: Quạt các loại và các linh kiện quạt. Trong đĩ việc sản xuất luơn đảm bảo tính liên tục và đồng bộ. Sản lượng sản xuất ở các bộ phận này phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất của Phịng Kế hoạch sản xuất. + Sản xuất theo đơn hàng: Áp dụng đối với bộ phận gia cơng chi tiết. 1.2.4. Đặc điểm về quy mơ. Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng là một doanh nghiệp cĩ quy mơ vừa. Dưới đây là một số chỉ tiêu phản ánh quy mơ của Cơng ty Bảng 1.2: Các chỉ tiêu phản ánh quy mơ của Cơng ty năm 2007 Chỉ tiêu Đơn vị Giá trị 1. Giá trị sản xuất cơng nghiệp Đồng 60.000.000.000 2. Sản lượng sản xuất sản phẩm chính Quạt Lồng quạt Cái Bộ 150.000 1000.000 3. Vốn Đồng 26.715.454.671 4. Lao động Người 155 5. Doanh thu tiêu thụ Quạt Lồng quạt Dịch vụ khác Đồng % % % 50.649.615.166 35 25 40 6. Lợi nhuận sau thuế Đồng 2.276.333.471 (Số liệu phịng Tài chính – Kế tốn) 1.2.5. Đặc điểm về thị trường tiêu thụ Trong nền kinh tế thị trường với nhiều đối thủ cạnh tranh như ngày nay, vấn đề thị phần ngày càng trở nên quan trọng. Nhận thức được điều này, Cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng trong những năm gần đây đã chú trọng cơng tác Marketing, nhờ đĩ mà thị trường của Cơng ty đã được mở rộng, khơng cịn bị bĩ hẹp trong thị trường nội tỉnh. Hiện nay sản phẩm của Cơng ty đã cĩ mặt ở hầu hết các tỉnh phía Bắc và Cơng ty đã cĩ một hệ thống các đại lý ở các địa phương trong tỉnh và các tỉnh, thành phố khác. Bảng 1.3: Bảng cơ cấu thị trường tiêu thụ của Cơng ty STT Thị trường Giá trị tiêu thụ Tỷ trọng Đồng % 1 Hải Phịng 9.675.750.000 50 2 Hưng Yên 2.902.725.000 15 3 Hải Dương 2.902.725.000 15 4 Quảng Ninh 1.935.150.000 10 5 Thái Bình 967.575.000 5 6 Thị trường khác 967.575.000 5 Tổng 19.351.500.000 100 (Theo số liệu phịng Kinh doanh) 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí của Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng Cơng ty duy trì bộ máy quản lý theo kiểu Trực tuyến tham mưu. Giám đốc Cơng ty trực tiếp điều hành các bộ phận sản xuất. Các Phĩ giám đốc giúp Giám đốc phụ trách các mặt: Sản xuất – Kỹ thuật, Kinh doanh, Xây dựng cơ bản, Tổ chức hành chính và phải chịu trách nhiệm về các lĩnh vực mình phụ trách. Các phịng chức năng như: Kế hoạch – Sản xuất, Kinh doanh, Tài chính – Kế tốn.. thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc trong việc ra quyết định. Trưởng các phịng, Quản đốc phân xưởng được giao tồn quyền trong việc bố trí lao động điều hành cơng việc cụ thể trong phạm vi quản lý của mình để thực hiện nhiệm vụ được giao. Trưởng các bộ phận cĩ thể giao nhiệm vụ hoặc uỷ quyền cho cấp phĩ một số cơng việc và quyền hạn nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc phân cơng và uỷ quyền trên. Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức bộ máy ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC CƠNG TY PHĨ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT PHĨ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Phịng Kỹ thuật cơng nghệ PhịngKCS Phịng Kế hoạch tiến độ Phịng Tổ chức hành chính Phịng Tài chính- kế tốn Phịng cung ứng vật tư Phịng Mar keting Phân xưởng tổng hợp Phân xưởng cơ khí Phân xưởng lắp ráp Ghi chú: Quan hệ chỉ huy – thừa hành Quan hệ gĩp ý – tham mưu Sơ đồ 1.3: Cơ cấu tổ chức các phịng ban Trưởng phịng Phĩ phịng Nhân viên văn phịng Nhân viên văn phịng Nhân viên văn phịng … Sơ đồ 1.4: Cơ cấu tổ chức quản lý các phân xưởng Quản đốc phân xưởng Phĩ quản đốc phân xưởng Tổ trưởng tổ sản xuất Tổ trưởng tổ sản xuất Tổ trưởng tổ sản xuất … Cơng nhân phục vụ Cơng nhân phụ Cơng nhân sản xuất chính 1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng Với tư cách là một đơn vị thống nhất độc lập, cĩ tư cách pháp nhân đầy đủ, hoạt động quản lí theo cơ chế một cấp quản lí, hoạt động kinh doanh tập trung về mặt khơng gian và mặt bằng kinh doanh, cĩ kĩ thuật xử lí thơng tin hiện đại, nhanh chĩng, cơng ty Cổ phần Điện cơ Hải Phịng đã tổ chức cho mình một bộ máy kế tốn theo mơ hình kế tốn tập trung. Dưới đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty: Sơ đồ 1.5: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế tốn Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn vật tư Kế tốn tiền lương Kế tốn bán hàng và tiêu thụ Kế tốn tiền và thanh tốn Kế tốn cơng nợ và tài sản cố định Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Bộ máy kế tốn tại cơng ty được chia thành 6 phần hành như đã nêu trên sơ đồ, phịng kế tốn gồm cĩ 1 kế tốn trưởng, 1 kế tốn tổng hợp và 4 nhân viên kế tốn khác, mỗi người đều đảm nhận những trách nhiệm riêng của mình: + Cơ Lê Thị Bích Huệ giữ vị trí là kế tốn trưởng, cĩ chức năng tổ chức bộ máy kế tốn trên cơ sở xác định đúng khối lượng cơng tác kế tốn nhằm thực hiện hai chức năng cơ bản của kế tốn là thơng tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị, điều hành kiểm sốt hoạt động của bộ máy kế tốn, chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên mơn kế tốn, tài chính của đơn vị. Đồng thời cơ Huệ cũng đảm nhận phần hành kế tốn cơng nợ và tài sản cố định (TSCĐ), cĩ nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động TSCĐ và tình hình sử dụng từng TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ theo quy định, phân bổ khấu hao cho từng đối tượng sử dụng, cuối kì kế tốn tiến hành kiểm kê TSCĐ, lưu trữ và bảo quản hồ sơ TSCĐ. Cơ Huệ cũng phụ trách phần hành kế tốn cơng nợ của đơn vị. Theo đĩ, cơ cĩ nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng hợp đồng, từng đối tượng cĩ quan hệ mua bán sản phẩm, dịch vụ với cơng ty, đồng thời quản lí quá trình thu nợ, trả nợ, quản lí hồ sơ cơng nợ, cuối năm tiến hành đối chiếu cơng nợ, phân loại cơng nợ và trích lập dự phịng nếu cần thiết. + Chị Trịnh Thị Lan Phương đảm nhận phần hành kế tốn tiền mặt, tiền gửi và thanh tốn. Nhiệm vụ của chị Phương là lập các chứng từ thu chi tiền mặt, các uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…đồng thời kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi. Ngồi ra, chị Phương theo dõi chi tiết và hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt và tiền gửi. Đối với ngoại tệ, chị theo dõi theo từng loại nguyên tệ, thường xuyên đối chiếu số dư với thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng,… Chị Phương cũng đảm nhiệm phần hành kế tốn chi phí và tính giá thành sản phẩm. Hàng tháng chị tiến hành tập hợp chi phí cho từng loại quạt sản xuất được và tiến hành tính giá thành đơn vị cũng như tổng giá thành sản phẩm sản xuất trong kì. Đồng thời chị Phương cũng giữ vai trị là kế tốn tổng hợp tại phịng kế tốn, theo đĩ chị chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính bắt buộc cho doanh nghiệp và cả các báo cáo khác theo yêu cầu của ban lãnh đạo cơng ty. + Cơ Nguyễn Thị Lan đảm nhận phần hành kế tốn vật tư, nhiệm vụ của cơ là xác định giá trị vật tư tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền, thực hiện theo đúng quy định chuẩn mực kế tốn số 02 về “hàng tồn kho”, theo dõi chi tiết cả hiện vật và giá trị theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư theo từng địa điểm quản lí và sử dụng. Cuối tháng tiến hành đối chiếu với thủ kho về mặt số lượng, nếu cĩ chênh lệch phải tìm nguyên nhân để xử lí. Cuối kì kế tốn tổ chức kiểm kê vật tư tồn kho, nếu thấy cĩ dấu hiệu giảm giá so với thị trường thì phải trích lập dự phịng theo quy định. Đồng thời cơ Lan cũng quản lí các chứng từ liên quan đến vật tư và quyết tốn việc sử dụng vật tư của doanh nghiệp. + Cơ Hồng Thị Anh đảm nhận phần hành kế tốn tiền lương, bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế. Nhiệm vụ của cơ là tính trích quỹ lương theo đơn giá được phê duyệt, phân bổ quỹ lương vào các đối tượng sử dụng, quản lí tài liệu liên quan về tính quỹ tiền lương và các chứng từ tiền lương. + Chị Nguyễn Thị Hương và anh Nguyễn Văn Phương đảm nhận phần hành kế tốn bán hàng và tiêu thụ. Theo đĩ, hai người xác định doanh thu trong kì dựa trên quy định của chuẩn mực kế tốn về doanh thu và quy định hạch tốn doanh thu theo chế độ kế tốn. Doanh thu được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng và theo từng đối tượng khách hàng. Đồng thời họ cũng quản lí các hợp đồng bán hàng và hố đơn bán hàng. Tuy mỗi người trong phịng kế tốn cĩ thể đảm nhận một hoặc nhiều phần hành kế tốn khác nhau nhưng giữa các phần hành kế tốn khơng độc lập một cách tuyệt đối với nhau, giữa chúng cĩ mối quan hệ ràng buộc, hỗ trợ, ảnh hưởng lẫn nhau. Các chứng từ, thơng tin kế tốn khơng chỉ được thiết lập và sử dụng trong một phần hành kế tốn duy nhất mà chứng từ đầu ra của phần hành này cĩ thể trở thành căn cứ ghi chép cho phần hành khác. Tĩm lại, giữa các phần hành kế tốn luơn tồn tại mối quan hệ hữu cơ thống nhất trong tồn bộ chu trình kế tốn. 1.5. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng 1.5.1. Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty - Chế độ kế tốn: Với bản chất là một doanh nghiệp cổ phần, hoạt động kế tốn tại cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng chịu sự quy định của chế độ kế tốn doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, từ năm 2006 trở về trước chế độ kế tốn áp dụng tại doanh nghiệp căn cứ vào Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000. - Niên độ kế tốn tại cơng ty được bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. - Kì báo cáo tại đơn vị là theo năm. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế tốn tài sản cố định: TSCĐ được tính theo giá trị cịn lại, nguyên tắc đánh giá TSCĐ là dựa vào nguyên giá và giá trị cịn lại của TSCĐ. Phương pháp khấu hao TSCĐ mà đơn vị áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng theo QĐ số 206/2033/QĐ- BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 của Bộ Tài Chính. - Phương pháp kế tốn hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo giá trị thực tế, giá trị hàng tồn kho cuối kì được xác định theo giá thực tế bình quân gia quyền. Phương pháp hạch tốn tổng hợp hàng tồn kho áp dụng tại đơn vị là phương pháp kê khai thường xuyên. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép và hạch tốn tại doanh nghiệp là đồng Việt Nam. Khi quy đổi đồng tiền khác thì căn cứ vào tỉ giá ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam cơng bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Hình thức kế tốn áp dụng tại đơn vị là hình thức nhật kí chứng từ. - Các khoản trích lập và hồn nhập dự phịng được xác định căn cứ vào giá trị hàng tồn kho và mức giảm giá trên thị trường. 1.5.2. Hệ thống chứng từ kế tốn Hệ thống chứng từ kế tốn tại đơn vị được tổ chức theo quy định của Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Cụ thể cĩ một số loại chứng từ được sử dụng sau: Bảng 1.4: Hệ thống chứng từ sử dụng TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT BB (*) HD (*) I/ Lao động tiền lương Bảng chấm cơng 01a-LĐTL x Bảng thanh tốn tiền lương 02-LĐTL x Bảng thanh tốn tiền thưởng 03-LĐTL x Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc cơng việc hồn thành 05-LĐTL x Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x v.v... II/ Hàng tồn kho Phiếu nhập kho 01-VT x Phiếu xuất kho 02-VT x Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố 03-VT x Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hố 05-VT x III/ Bán hàng Hố đơn GTGT IV/ Tiền tệ Phiếu thu 01-TT x Phiếu chi 02-TT x Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT X Giấy thanh tốn tiền tạm ứng 04-TT X Giấy đề nghị thanh tốn 05-TT X Biên lai thu tiền 06-TT x Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT X V/ Tài sản cố định Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ X Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ X Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ X Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ X Ghi chú: (*) BB: Mẫu bắt buộc (*) HD: Mẫu hướng dẫn 1.5.3. Hệ thống tài khoản kế tốn Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng tuân theo quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. Xuất phát từ bản chất hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như quy mơ doanh nghiệp, hệ thống tài khoản được sử dụng bao gồm các tài khoản sau: 111, 112, 131, 133, 138, 139, 141, 142, 151, 152, 153, 154, 155, 159, 211, 214, 311, 315, 331, 333, 334, 335, 338, 341, 342, 351, 411, 414, 415, 418, 421, 431, 515, 521, 531, 532, 621, 622, 627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911 Nếu so sánh với hệ thống chứng từ kế tốn do bộ tài chính quy định thì cĩ một số tài khoản khơng được đơn vị sử dụng, ví dụ như 113, 156, 157, 243, 347, 821,… Tài khoản 113 khơng được sử dụng là do ngày nay cơng nghệ thanh tốn và chuyển tiền, chuyển khoản rất phát triển, khơng mất nhiều thời gian như trước đây nên cơng dụng của tài khoản này khơng thể hiện rõ và khơng địi hỏi phải tham gia vào quá trình hạch tốn gây rắc rối, dễ nhầm lẫn. Tài khoản 156 khơng được sử dụng bởi Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng là một doanh nghiệp sản xuất thuần tuý, mọi sản phẩm doanh nghiệp bán ra đều phải trải qua quá trình chế biến, sản xuất với đầu vào cĩ thể là nguyên vật liệu,… hoặc bán thành phẩm nhập khẩu. Đơn vị cũng khơng sử dụng tài khoản 157, điều này được giải thích rằng doanh nghiệp khơng sử dụng hình thức bán hàng đại lí mà chỉ sử dụng hình thức “mua đứt bán đoạn”, theo đĩ doanh nghiệp sẽ thực hiện cung cấp sản phẩm cho những cá nhân, tập thể cĩ nhu cầu tiêu thụ lại sản phẩm của cơng ty theo giá bán buơn, sau đĩ những cá nhân, tổ chức này sẽ cung cấp lại sản phẩm này ra thị trường với giá bán lẻ. Nĩi cách khác, đơn vị khơng tổ chức bán hàng đại lí mà chỉ áp dụng hình thức bán buơn, khi đĩ quyền sở hữu hàng hĩa được chuyển giao hồn tồn và hĩa đơn tài chính cũng được phát hành cho đơn vị mua. Ngồi ra, trên địa bàn thành phố Hải Phịng cơng ty cũng cĩ một số cửa hàng giới thiệu sản phẩm và bán lẻ quạt điện các loại, mỗi cửa hàng này được coi như một kho hàng và sản phẩm tại đây được theo dõi trên tài khoản 155 – chi tiết theo cửa hàng chứ khơng theo dõi trên tài khoản 157. Hơn nữa, theo chính sách của cơng ty, mọi nghiệp vụ bán hàng đều phải căn cứ trên hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng, cơng ty khơng bao giờ chuyển hàng mà chưa cĩ sự thỏa thuận mua bán, vì thế tài khoản 157 khơng thể hiện được vai trị ghi nhận hàng chuyển chờ chấp nhận của nĩ và đã khơng được sử dụng tại đây. Các tài khoản liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp như 243, 347, 821 cũng chưa được sử dụng. Hiện tại doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng tài khoản 8211 khi ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, thay vào đĩ phương pháp hạch tốn theo quy định cũ vẫn được áp dụng, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp ngân sách nhà nước vẫn được tách ra từ lợi nhuận chưa phân phối (định khoản Nợ TK 421/ Cĩ TK 3334). Ngồi ra, do quy mơ doanh nghiệp khơng lớn, giá trị tài sản, doanh thu, lợi nhuận hàng năm khơng nhiều nên việc áp dụng các tài khoản 243, 347 tỏ ra phức tạp và gây khĩ khăn cho kế tốn, vì thế hai tài khoản này cũng chưa được sử dụng ở đây. … 1.5.4. Hệ thống sổ kế tốn Hệ thống sổ kế tốn tại cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng được tổ chức theo quy định của chế độ kế tốn doanh nghiệp được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính Tuy nhiên, cơng tác kế tốn tại cơng ty đã được giảm nhẹ rất nhiều do đơn vị đang sử dụng phần mềm kế tốn ASIA 2003. Với phần mềm này, mọi cơng tác ghi chép chứng từ, sổ sách kế tốn trở nên đơn giản hơn nhiều so với khi áp dụng kế tốn thủ cơng. Sử dụng kế tốn máy, các nhân viên kế tốn chỉ cần nhập các thơng tin kế tốn từ các chứng từ gốc vào máy tính qua bàn phím và các thiết bị đầu vào khác, sau đĩ mọi cơng tác xử lí, luân chuyển số liệu đều do chương trình máy tính tự động thực hiện. Cuối kì hoặc tại bất kì thời điểm nào, kế tốn cĩ thể thực hiện thao tác khố sổ kế tốn và in ra các sổ kế tốn tổng hợp, chi tiết, các báo cáo đã được máy tính làm sẵn. Với việc tổ chức kế tốn theo hình thức Nhật kí - chứng từ, các sổ kế tốn sau được sử dụng tại cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng: Sổ tổng hợp bao gồm: Các Nhật kí chứng từ và bảng kê, các sổ cái tài khoản theo hình thức Nhật kí chứng từ, sổ tài sản cố định, … Sổ chi tiết bao gồm: thẻ kho, thẻ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh tốn với người mua, người bán, sổ chi tiết bán hàng, … Tuy nhiên các sổ này đều được lưu giữ trên máy tính và chỉ được in ra khi cần thiết. Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.6: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ kế tốn và các bảng phân bổ Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Với việc sử dụng phần mềm ASIA 2003 trong cơng tác kế tốn, trình tự ghi sổ kế tốn cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.7: Quy trình ghi sổ theo hình thức kế tốn máy TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN TRÊN MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TỐN CHỨNG TỪ KẾ TỐN SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn quản trị MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 1.5.5. Hệ thống báo cáo kế tốn Giống như hệ thống tài khoản, hệ thống chứng từ và hệ thống sổ kế tốn, hệ thống báo cáo kế tốn tại đơn vị cũng được lập dựa trên quy định tại Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Các báo cáo kế tốn tại đơn vị được lập theo chu kì mỗi năm một lần, báo cáo do chương trình máy tính thực hiện, đồng thời cĩ sự giám sát, điều chỉnh của kế tốn tổng hợp. Hiện nay, đơn vị thực hiện lập đủ 4 báo cáo kế tài chính theo quy định của chuẩn mực và chế độ kế tốn hiện hành, đĩ là các báo cáo: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính của đơn vị được gửi đến các cơ quan, đơn vị cĩ liên quan như Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hải Phịng, thành viên gĩp vốn (cơng ty SCIC), cục thống kê thành phố Hải Phịng, cục thuế thành phố Hải Phịng, … Do đặc điểm quy mơ doanh nghiệp chưa lớn lắm nên các báo cáo quản trị chưa được áp dụng ở đây mà mới chỉ dừng lại ở những báo cáo được thiết lập theo yêu cầu của ban lãnh đạo cơng ty. PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG 2.1. Đặc điểm, phân loại và quản lí nguyên vật liệu (NVL) tại Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng 2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại cơng ty Quạt điện là một loại sản phẩm cĩ đặc điểm là được cấu tạo từ rất nhiều chi tiết khác nhau, mỗi chi tiết lại được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu. Do đĩ đặc điểm chung nhất về vật tư nguyên liệu cuả Cơng ty là tính phong phú và đa dạng. Hiện tại nguyên vật liệu của Cơng ty cĩ khoảng trên 200 loại, bao gồm nguyên vật liệu mua trong nước và nguyên vật liệu nhập ngoại. Bảng 2.1: Các loại NVL tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng (trích) STT MÃ HH TÊN VẬT TƯ ĐVT 1 SGC Sơn gia cơng QT Cái 2 Demay01 Dây emay 0,25 Kg 3 Demay03 Demay 0,17 Kg 4 D._.emay04 Demay 0,21 Kg 5 Demay05 Demay 0,18 Kg 6 Demay06 Demay 0,16 Kg 7 Demay07 Demay 0,28 Kg 8 Demay22 Demay 0,14 Kg 9 NHOM01 Nhơm lá hợp kim Kg 10 NHOM02 Nhơm A7 Kg 11 NHOM06 Inox 304 Kg 12 THEP45 Thép lá 2 ly Kg 13 THEP49 Thép lá 3 ly Kg 14 THEP50 Thép CT3 phi 22 Kg 15 THEP54 Thép ống 21,2 + chốt chẻ Kg 16 THEP81 Thép đề xê Kg 17 THEPP107 Phơi đế quạt HĐ Cái 18 THEPP108 Phơi đế quạt ĐN Cái 19 THEPP109 Phơi đế quạt HE Cái 20 TSIL Tơn silic Kg 21 VLPK01 Thiếc hàn Kg 22 BVIENP47 Bi viên phi 4,7 Viên 23 Vong B01 Vịng bi 6203 Vịng Nguyên vật liệu đầu vào chủ yếu để sản xuất lồng quạt là dây thép, loại vật liệu này cĩ khả năng chịu lực tốt, tính dẻo cao, dễ tạo hình tuy nhiên rất dễ bị oxy hĩa trong khơng khí, đồng thời do cĩ kích thước khá cồng kềnh nên địi hỏi diện tích kho bãi bảo quản tương đối lớn. Với bộ phận đế quạt, cánh quạt và các chi tiết phụ khác như nút bấm, bầu quạt,… vật liệu đầu vào chủ yếu cho sản xuất là nhựa các loại. Nhựa là loại nguyên vật liệu cĩ tính bền cao, khơng bị oxy hĩa trong điều kiện bình thường. Tuy nhiên, nhựa nguyên liệu cĩ dạng hạt nhỏ, đĩng thành bao nên trong cơng tác bảo quản, vận chuyển yêu cầu phải cĩ bao gĩi chắc chắn, tránh rơi vãi, hao hụt nguyên vật liệu. Đồng thời bảo quản ở nơi khơ ráo sạch sẽ cũng là một tiêu chuẩn đặt ra đối với loại vật liệu này. Đối với quá trình sản xuất các chi tiết khác nhau, nguyên vật liệu đầu vào cũng khác nhau, do đĩ mà cơng ty phải dựa vào những đặc điểm này để bảo quản nguyên vật liệu cho tốt đảm bảo lợi ích kinh tế cho cơng ty. NVL sử dụng tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng rất đa dạng và phong phú, do đĩ địi hỏi cơng tác kế tốn phải được thực hiện một cách chu đáo, chính xác, rõ ràng nhằm quản lí, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả NVL. Việc thực hiện cơng tác kế tốn này chủ yếu được thực hiện trên vi tính, kế tốn NVL hàng ngày thu thập, kiểm tra, cập nhật chứng từ đảm bảo tính kịp thời, đầy đủ, tránh tình trạng nhầm lẫn, sai sĩt. Hạch tốn nguyên vật liệu phải đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. 2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại cơng ty Tính đa dạng và phong phú là đặc điểm nổi bật nhất của NVL tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, do đĩ phân loại NVL là cơng tác khơng thể thiếu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lí và sử dụng. Tiêu chí được cơng ty sử dụng để phân loại NVL là cơng dụng kinh tế hay chính là vai trị, tác dụng của NVL trong sản xuất kinh doanh. Theo đĩ, hiện nay NVL tại cơng ty được phân loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia cơng chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Cụ thể đĩ là các loại sắt thép, dây thép (dùng để sản xuất lồng quạt), thép lá 2 li (dùng để sản xuất khung đỡ động cơ quạt), thép lá 3 li (dùng để sản xuất tai cánh quạt trần), nhơm lá hợp kim (dùng để sản xuất cánh quạt trần), dây emay (dùng để quấn động cơ quạt), nhơm đồng các loại,... - Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu cĩ tác dụng phụ trong quá trình sản xuất – kinh doanh, nĩ kết hợp với NVL chính để hồn thiện tính năng, chất lượng sản phẩm. NVL phụ tại cơng ty bao gồm nguyên liệu nhựa các loại, linh kiện nhựa các loại (các linh kiện quạt như thân quạt nhập khẩu, chân quạt, đế quạt), bột sơn, dây nguồn, tụ điện, phím điều khiển,… - Nhiên liệu: là nguyên liệu cĩ tác dụng cung cấp nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như xăng dầu (dùng cho xe vận tải của cơng ty), dầu máy các loại (dùng cho các loại máy tiện, máy phay, máy bào,...),... - Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu thay thế cho máy mĩc, thiết bị vận tải,... Theo cách phân loại như trên của cơng ty, những linh kiện quạt bằng nhựa như thân quạt, đế quạt đều được xếp vào nhĩm nguyên vật liệu phụ trong khi đây là những bộ phận cấu thành cơ bản của quạt. Đây là điều bất hợp lí trong cơng tác phân loại nguyên vật liệu và nguyên nhân của nĩ là do: Từ những năm 90, sản phẩm của cơng ty khơng chỉ cĩ quạt điện mà cịn bao gồm các loại máy cơng nghiệp khác như máy hàn, máy tiện,... ngồi ra, những linh kiện quạt trong giai đoạn này chủ yếu được cấu tạo từ sắt thép chứ chưa được thay thế bằng linh kiện nhựa như bây giờ. Khi đĩ, cách phân loại nguyên vật liệu chính bao gồm các loại sắt thép là rất hợp lí, tuy vậy hệ thống phân loại đĩ vẫn được duy trì đến bây giờ thì khơng cịn phù hợp nữa. Từ sự bất hợp lí đĩ đã dẫn đến sự khác biệt, thiếu logic khi xem xét đến tỉ trọng giữa NVL chính và NVL phụ như trong bảng tính dưới đây: Bảng 2.2: Bảng cơ cấu vật tư nguyên liệu của Cơng ty năm 2007 STT Tên vật tư Giá trị (Đồng) Tỷ trọng (%) 1 1. Nguyên vật liệu chính 3.739.974.710 22,69 2 2 Nguyên vật liệu phụ 12.737.139.181 77,29 3 3. Nhiên liệu 1.482.201 0,0122 4 4. Phụ tùng thay thế 1.289.450 0,0078 5 Tổng 16.479.885.542 100 2.1.3. Cơng tác quản lí nguyên vật liệu tại cơng ty Nền kinh tế Việt Nam hiện nay là nền kinh tế hội nhập và mở cửa, ở đĩ các doanh nghiệp cĩ mơi trường cạnh tranh bình đẳng, điều kiện vĩ mơ phục vụ cho sản xuất là như nhau trong từng lĩnh vực. Do đĩ, trên thị trường sự tồn tại những sản phẩm tương tự nhau về chất lượng cũng như giá cả là rất phổ biến. Cạnh tranh để tồn tại và phát triển ngày càng trở nên gay gắt, địi hỏi doanh nghiệp phải thật khơn khéo trong vấn đề quản lí chi phí, doanh thu nhằm giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao tỉ suất lợi nhuận cho đơn vị mình. Đây là mục tiêu đặt ra cho tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh nĩi chung cũng như cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng nĩi riêng. Với tỉ trọng khoảng 60-70% tổng giá thành, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả chi phí nguyên vật liệu sẽ tạo ra động lực lớn để hạ giá thành cho sản phẩm. Hoạt động quản lý nguyên vật liệu càng hợp lí thì cơ hội đạt hiệu quả kinh tế càng cao. Với vai trị như vậy, quản lý nguyên vật liệu cần được thực hiện nghiêm túc và đầy đủ trong tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến bảo quản và cả trong khâu xuất dùng. Trong khâu thu mua: Kế hoạch sản xuất được lập cụ thể cho từng giai đoạn, từ đĩ cơng ty chủ động tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Mục tiêu quản lí cần đạt được trong khâu này là phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại và giá cả. Trong khâu dự trữ và bảo quản: Dự trữ NVL luơn phải đảm bảo tính đầy đủ và kịp thời, khơng gây gián đoạn sản xuất cũng như khơng dự trữ dư thừa gây ứ đọng vốn, tốn diện tích, lãng phí chi phí. Bảo quản NVL phải đảm bảo duy trì chất lượng NVL, tránh mất mát, hỏng hĩc gây lãng phí. Đây cũng là những vấn đề mà Cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng đã nhận thức rất rõ ràng và chủ động thực hiện khá hiệu quả. Trong khâu sử dụng: NVL xuất dùng tại cơng ty phải đảm bảo phù hợp với kế hoạch sản xuất hàng tháng, mục đích xuất NVL luơn phải rõ ràng đảm bảo đúng người, đúng việc, khơng xuất tràn lan gây lãng phí. Hiện nay cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng cĩ hai kho bảo quản và dữ trữ hàng tồn kho, kho thứ nhất là kho thành phẩm kiêm vật tư, kho thứ hai là kho bán thành phẩm. Nhằm đáp ứng tốt nhu cầu quản lý, kế tốn nguyên vật liệu ở cơng ty đã thực hiện: Tổ chức hệ thống chứng từ tuân thủ các quy định về mẫu của Bộ Tài chính, thời gian lập, trình tự luân chuyển, bảo quản và lưu trữ chứng từ. Trình tự luân chuyển đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin cho những người quản lý nguyên vật liệu, bảo đảm sự an tồn cho chứng từ, cập nhật vào sổ kế tốn đầy đủ, kịp thời, tránh được sự trùng lặp, luân chuyển chứng từ qua những khâu khơng cần thiết và giảm thời gian luân chuyển chứng từ tới mức thấp nhất. Hệ thống tài khoản kế tốn vận dụng đảm bảo nguyên tắc thống nhất và nguyên tắc thích ứng. Tài khoản tổng hợp của doanh nghiệp xây dựng căn cứ vào chế độ kế tốn và thống nhất theo chế độ ban hành. Bên cạnh đĩ các tài khoản chi tiết được xây dựng dựa trên đặc điểm riêng của doanh nghiệp sao cho phù hợp với cơng tác kế tốn của doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cơng tác kế tốn. Tổ chức hệ thống sổ sách kế tốn nguyên vật liệu đảm bảo hai nguyên tắc thống nhất và thích ứng, xây dựng đầy đủ các loại sổ bắt buộc do Bộ Tài chính quy định, đồng thời xây dựng các loại sổ phục vụ cho quản lý nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời. Các báo cáo về nguyên vật liệu được xây dựng theo chế độ kế tốn ban hành, được lập đúng kỳ và chuyển đến các bộ phận chức năng quản lý nguyên vật liệu 2.2. Tính giá nguyên vật liệu tại cơng ty 2.2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho NVL tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng áp được cung cấp từ hai nguồn là mua trong nước và nhập khẩu, đồng thời cơng ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế GTGT nên thuế GTGT khơng được tính vào giá thực tế của NVL nhập kho. Với NVL mua trong nước, giá trị NVL nhập kho được tính như sau: NVL mua trong nước giá mua trên hĩa đơn GTGT (khơng bao gồm thuế GTGT) Phí vận chuyển, bốc dỡ các khoản giảm giá hàng mua và chiết khấu thương mại được hưởng = + - Ví dụ: Ngày 08 tháng 12 năm 2007, cơng ty nhập kho 25.072 kg dây thép 1,4 li của cơng ty CP xuất nhập khẩu Nam Tiến theo hố đơn số 0091489 với đơn giá chưa VAT là 8.381VNĐ/kg, thuế GTGT 5%. Chi phí vận chuyển phải trả cho cơng ty CP vận tải Mai Văn Minh là 5.619.285 (chưa VAT), VAT 5%. Như vậy, giá trị lơ dây thép nhập kho này là: 25.072 x 8.381 + 5.619.285 = 215.747.717 VNĐ Với NVL nhập khẩu, giá trị NVL nhập kho được tính như sau: NVL nhập khẩu giá mua trên hĩa đơn thương mại Thuế nhập khẩu Phí nhập khẩu các khoản giảm giá hàng mua = + + - Ví dụ: ngày 20 tháng 12 năm 2007, cơng ty nhập khẩu 57 tấn hạt nhựa ABS từ nhà cung cấp BASF – Hàn Quốc theo hĩa đơn thương mại số 3935423987, đơn giá 1.620 USD/tấn, tỉ giá 1USD = 16.024VNĐ, phí nhập khẩu 1.030.000 (chưa VAT), thuế nhập khẩu 32.311.305. Như vậy, giá trị lơ hạt nhựa nhập khẩu là: (57 x 1.620) x 16.024 + 1.030.000 + 32.311.305 = 1.512.997.465 VNĐ 2.2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Ở Cơng ty cổ phần Điện cơ Hải Phịng, NVL xuất kho được tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo đĩ, tổng giá trị hàng xuất kho được tính một lần vào cuối mỗi tháng. Phương pháp này cĩ ưu điểm là tính tốn khá đơn giản, tuy nhiên mức độ chính xác khơng cao, cơng việc tính giá chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của cơng tác kế tốn. Giá thực tế vật liệu xuất kho Số lượng từng loại xuất kho Đơn giá xuất kho bình quân = x Đơn giá xuất kho bình quân = Giá trị NVL thực tế tồn đầu kì + Giá trị NVL thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ Ví dụ: Đầu tháng 12/2007, chân quạt HD1476 tồn kho bán thành phẩm là 737 cái, tổng giá trị là 11.349.800 đồng Tổng giá trị chân quạt HD1476 mua trong tháng 12/2007 là 6.291 cái, tổng giá trị là 98.139.600 đồng Trong tháng 12/2007 số lượng chân quạt xuất kho là 1.000 cái Cuối tháng, kế tốn tính đơn giá bình quân gia quyền của chân quạt HD1476 là: Đơn giá xuất kho bình quân = 11.349.800 + 98.139.600 = 15.579 đồng 737 + 6.291 Khi đĩ, tổng giá trị xuất kho của chân quạt HD1476 trong tháng 12/2007 là: 1.000 x 15.579 = 15.579.000 đồng. 2.3. Chứng từ và kế tốn chi tiết nguyên vật liệu tại cơng ty Mỗi sản phẩm quạt tại cơng ty được cấu tạo từ rất nhiều chi tiết khác nhau, do đĩ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất quạt rất đa dạng, hàng ngày các nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra với số lượng lớn, chủng loại phong phú. Vì vậy mọi biến động về cả số lượng và chất lượng NVL cần được theo dõi một cách chi tiết, cụ thể, rõ ràng, chặt chẽ nhằm nắm bắt mọi thơng tin cần thiết về tình hình NVL tại cơng ty ở bất cứ thời điểm nào, phục vụ cho cơng tác quản trị doanh nghiệp cũng như cơng tác lập kế hoạch thu mua, sử dụng NVL. Mọi cơng tác kế tốn đối với NVL được bắt đầu từ những chứng từ gốc liên quan đến NVL, hiện nay cơng ty đang sử dụng những chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hố + Thẻ kho + Hố đơn giá trị gia tăng + Phiếu yêu cầu xuất vật tư 2.3.1. Chứng từ, thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Chu trình nhập mua NVL tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng bắt đầu từ việc kí kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp (Bảng 2.3) Bảng 2.3 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 01.07HĐKT/LL – ĐC - Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 28/09/1989 - Căn cứ vào Nghị định số 17 – HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu và khả năng hàng hĩa của hai bên Hơm nay, ngày 15 tháng 04 năm 2007 BÊN A: (Bên bán) CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI LÊ LỢI Địa chỉ: Trung Kinh – Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình Điện thoại: 036.810219 Tài khoản: 0002934103 tại Ngân hàng VP Bank – Chi nhánh Hải Phịng Mã số thuế: 1000351881 Do Ơng: NGUYỄN HỒNG THÁI – Giám đốc làm đại diện BÊN B: (Bên mua) CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG Địa chỉ: 151 Nguyễn Văn Linh – Quận Lê Chân – Hải Phịng Điện thoại: 031.3835927 Tài khoản: 102010000212980 tại Ngân hàng Cơng thương Hồng Bàng – HP Mã số thuế: 0200580118 Do Ơng: TRẦN VĂN LONG – Giám đốc làm đại diện Hai bên đồng ý kí kết hợp đồng với những điều khoản sau đây: Điều I: Hàng hĩa, số lượng, giá cả Bên A đồng ý bán cho bên B phơi thép Φ 6 mm với giá cả và số lượng như sau: Đơn vị tính: VNĐ Tên hàng hĩa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Phơi thép Φ 6 mm Kg 60.000 12.000 720.000.000 Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT Bằng chữ: Bảy trăm hai mươi triệu đồng Điều II: Thời gian và địa điểm giao nhận - Hàng được giao tại kho của bên B ( Địa chỉ số 151 Nguyễn Văn Linh – Lê Chân – Hải Phịng) - Thời gian giao nhận hàng: Trong vịng 30 ngày kể từ ngày hai bên kí bản hợp đồng này - Sau khi hai bên kí biên bản bàn giao nghiệm thu phơi thép, bên A sẽ xuất hĩa đơn GTGT cho bên B theo giá trị của bản hợp đồng này Điều III: Bàn giao, nghiệm thu phơi thép - Phơi thép Φ 6 mm được nhập khẩu và ban giao cho bên B phải đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại, chất lượng - Trước khi giao hàng, đại diện hai bên cùng kiểm tra chất lượng phơi thép, phơi thép phải đạt yêu cầu kĩ thuật. Sau khi hai bên thống nhất bàn giao, đại diện hai bên kí biên bản bàn giao, nghiệm thu phơi thép Điều IV: Thanh tốn - Thời gian thanh tốn: Trong vịng 10 ngày kể từ ngày giao hàng, bên B sẽ tiến hành làm thủ tục thanh tốn tiền cho bên A - Hình thức thanh tốn: Thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản - Trị giá thanh tốn: Thanh tốn 100% giá trị lơ hàng Điều V: Cam kết chung - Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ và kịp thời các điều khoản đã ghi trong Hợp đồng kinh tế này. Trong quá trình thực hiện nếu cĩ vướng mắc, hoặc cĩ thay đổi phải được hai bên cùng nhau bàn bạc thỏa thuận cùng tìm mọi biện pháp để thực hiện Hợp đồng. Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại phải chịu nộp phạt và bồi thường. Nếu khơng cùng nhau giải quyết được thì khiếu nại lên Trọng tài kinh tế Thành phố Hải Phịng giải quyết theo quy định. Mọi chi phí liên quan đến trọng tài do bên thua kiện chịu - Hợp đồng kinh tế này cĩ hiệu lực kể từ ngày kí. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và cĩ giá trị như nhau ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết, tại ngày như trong hợp đồng quy định cơng ty TNHH TM Lê Lợi sẽ giao hàng cho cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng tại địa chỉ 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, thành phố Hải Phịng. Tại đây hai bên sẽ cùng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại,... của phơi thép. Sau đĩ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Bảng 2.4) sẽ được lập và đại diện hai bên cùng kí xác nhận vào biên bản. Bảng 2.4 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Căn cứ hợp đồng kinh tế số 01.07HĐKT/ĐC – LL ngày 15/04/2007 giữa cơng ty TNHH TM Lê Lợi và cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng Hơm nay, ngày 14 tháng 05 năm 2007 tại kho Cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, chúng tơi gồm: 1. Cơng ty TNHH TM Lê Lợi (Bên bán) Đại diện: Ơng Nguyễn Hồng Thái. Chức vụ: Giám đốc cơng ty 2. Cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng (Bên mua) Đại diện: Ơng Trần Văn Long. Chức vụ: Giám đốc cơng ty Bên bán bàn giao cho bên mua 60.000 kg phơi thép Φ 6 mm Đại diện bên mua đã kiểm tra đầy đủ số lượng phơi thép, chất lượng phơi thép đảm bảo như thỏa thuận trong hợp đồng. Biên bản được lập thành 04 bản cĩ giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 02 bản ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA (Kí tên, đĩng dấu) (Kí tên, đĩng dấu) Sau khi lơ hàng được kiểm nhận, hai bên lập và kí nhận biên bản kiểm nhận hàng hĩa, bên bán sẽ giao hĩa đơn GTGT của lơ hàng đĩ cho bên mua (Bảng 2.5)  Bảng 2.5 HỐ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu BT/2007B Liên 2: Giao khách hàng Số : 0079883 Ngày 14 tháng 5 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Cơng Ty TNHH Thương mại Lê Lợi Địa chỉ: Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình Mã số thuế: 1000351881 Họ tên người mua hàng: : Cơng ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phịng Địa chỉ : 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, Hải Phịng Mã số thuế: 0200580118 Phương thức thanh tốn: Tiền mặt/ Chuyển khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phơi thép Φ 6 mm Kg 60.000 12.000 720.000.000 Cộng tiền hàng: 720.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 36.000.000 Tổng cộng tiền thanh tốn: 756.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi sáu triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đĩng dấu, họ tên) Hĩa đơn GTGT trước tiên sẽ được chuyển cho thủ kho, thủ kho tiến hành nhập kho và đối chiếu số lượng thực nhập với hĩa đơn, khi đã nhận đủ số lượng hàng, thủ kho sẽ kí xác nhận ở mặt sau hĩa đơn và chuyển hĩa đơn đĩ lên cho kế tốn vật tư. Căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư và hĩa đơn GTGT, kế tốn NVL sẽ lập phiếu nhập kho (Bảng 2.6), phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Tiếp theo, cả 3 liên này được chuyển cho thủ kho để kí xác nhận. Sau khi kí xác nhận vào đủ 3 liên, thủ kho lưu lại 1 liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, 2 liên cịn lại chuyển lên phịng kế tốn. Tại phịng kế tốn, 1 liên được giao cho kế tốn vật tư giữ và ghi sổ nguyên vật liệu, 1 liên giao cho kế tốn thanh tốn, lưu cùng hĩa đơn và các chứng từ gốc để theo dõi tình hình thanh tốn với người bán. Phiếu nhập kho phải cĩ đủ chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế tốn, người giao hàng và thủ kho. Bảng 2.6 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phịng PHIẾU NHẬP KHO Số chứng từ: 174 Ngày 14 tháng 05 năm 2007 Liên: 1 Người giao dịch: Mai Văn Minh Nhập tại kho: Kho vật tư Đơn vị bán: Cty TNHH TM Lê Lợi Dạng nhập: Phải trả cho người bán Địa chỉ: Trung Kính – Lê Lợi – Kiến Xương – TB Số Hĩa đơn: 79883 Ngày: 14/05/2007 Diễn giải: Mua phơi thép Φ 6 mm nhập kho theo HĐ 79883 ngày 14/05/2007 Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Phơi thép Φ 6 mm 1521 THEP31 Kg 60.000 12.000 720.000.000 Tổng cộng tiền hàng 720.000.000 Thuế GTGT (5%) 36.000.000 Tổng cộng tiền thanh tốn 756.000.000 Bằng chữ: Bảy trăm năm mươi sáu triệu đồng chẵn THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO Tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, giá trị hàng nhập kho được tính bao gồm cả chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, nhà cung cấp NVL và nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển cho cơng ty thường là các doanh nghiệp khác nhau, do đĩ hĩa đơn hàng hĩa và hĩa đơn vận chuyển cĩ thể khơng về cùng một lúc. Thơng thường, hĩa đơn vật tư về cùng với vật tư nhập kho cịn hĩa đơn vận chuyển sẽ được gửi đến một lần mỗi tháng tập hợp tất cả chi phí vận chuyển phát sinh trong tháng mà đơn vị phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải. Vì vậy, khi vật tư nhập kho, kế tốn căn cứ vào các chứng từ gốc để nhập giá trị vật tư mua vào phần mềm. Đến cuối tháng, khi kế tốn nhận được hĩa đơn vận chuyển, kế tốn sẽ lập một phiếu nhập kho nữa ( Bảng 2.8) để nhập chi phí vận chuyển vào phần mềm. Chi phí vận chuyển sẽ được nhập vào phần mềm theo từng lơ hàng, chi phí vận chuyển của vật tư nào sẽ được nhập trên phiếu nhập kho theo mã của loại vật tư đĩ. Trong trường hợp trên vận đơn đã tách riêng chi phí cho từng lơ hàng, từng lần vận chuyển thì kế tốn chỉ phải căn cứ vào số liệu trên vận đơn để ghi chép. Trong trường hợp khác, chi phí vận chuyển trên vận đơn là của nhiều lơ hàng mà khơng thể tách riêng được thì trước khi ghi chép số liệu kế tốn vật tư phải tiến hành tính tốn phân bổ chi phí vận chuyển chung đĩ cho từng loại vật tư. Tiêu thức phân bổ chi phí vận chuyển dựa vào khối lượng từng loại vật tư được vận chuyển, tức là chi phí vận chuyển được phân bổ sao cho tỉ lệ thuận với khối lượng được vận chuyển của từng loại NVL. Như vậy, chi phí vận chuyển và trị giá vật tư mua vào được ghi chép trên 2 phiếu nhập kho độc lập, phần mềm kế tốn sẽ tự động cộng tổng số liệu của hai phiếu nhập kho này để cĩ được giá trị nguyên vật liệu nhập kho mua vào (phần mềm tiến hành cộng số liệu theo mã vật tư đã được khai báo). Phiếu nhập kho ở bảng 2.8 dưới đây được lập để ghi nhận chi phí vận chuyển phát sinh của lơ hàng đã nhập ở phiếu nhập kho số 174. Bảng 2.7 HỐ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu BT/2007B Liên 2: Giao khách hàng Số : 0016207 Ngày 2 tháng 6 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Cơng Ty CP vận tải Thái Bình Vàng Địa chỉ: Kiến Xương – Thái Bình Mã số thuế: 1000621874 Họ tên người mua hàng: Cơng ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phịng Địa chỉ : 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, Hải Phịng Mã số thuế: 0200580118 Phương thức thanh tốn: Tiền mặt/ Chuyển khoản STT Tên hàng hĩa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí vận chuyển phơi thép Φ 6 mm Kg 60.000 16.857.856 Cộng tiền hàng: 16.857.856 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 842.894 Tổng cộng tiền thanh tốn: 17.700.750 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu bảy trăm nghìn bảy trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đĩng dấu, họ tên) Bảng 2.8 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phịng PHIẾU NHẬP KHO Số chứng từ: 30VC Ngày 29 tháng 05 năm 2007 Liên: 1 Người giao dịch: NGUYỄN MẠNH THẮNG Đơn vị bán: Cty CP vận tải Thái Bình Vàng Địa chỉ: Kiến Xương – TB Diễn giải: Cước vận chuyển, nâng hạ, bốc xếp phơi thép Φ 6 mm theo PNK số 174, HĐ vận chuyển số 16207 Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Phơi thép Φ 6 mm 1521 THEP31 Kg 60.000 16.857.856 Tổng cộng tiền hàng 16.857.856 Thuế GTGT (5%) 842.894 Tổng cộng tiền thanh tốn 17.700.750 Bằng chữ: Mười bảy triệu, bảy trăm nghìn, bảy trăm năm mươi đồng chẵn THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TỐN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO  Tồn bộ chu trình nhập kho NVL cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau: Đề nghị nhập hàng Sơ đồ 2.1: Người cĩ nhu cầu Ban kiểm nghiệm (Cán bộ phịng kĩ thuật) Lập Biên bản kiểm nghiệm Tiến hành nhập kho Thủ kho Kế tốn NVL Viết phiếu nhập kho Kí phiếu nhập kho Thủ trưởng đơn vị, kế tốn, người giao hàng, thủ kho Ghi sổ kế tốn Kế tốn NVL Bảo quản, lưu trữ Kế tốn NVL Sơ đồ trên cho thấy điểm bất hợp lí là phiếu nhập kho được lập sau khi thủ kho đã tiến hành nhập kho, doanh nghiệp cần xem xét khắc phục hạn chế này để cĩ thể nâng cao hiệu quả quản lí NVL. 2.3.2. Chứng từ, thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, khi bộ phận, phân xưởng nào cĩ nhu cầu xuất NVL, quản đốc phân xưởng sẽ tiến hành viết “Phiếu yêu cầu xuất vật tư” (Bảng 2.9), phiếu này sẽ được chuyển đến cho trưởng phịng kế hoạch để kiểm tra, xem xét và duyệt lệnh xuất. Bảng 2.9 Cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phịng PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Phịng Kế hoạch Căn cứ nhiệm vụ sản xuất tháng 5/2007, yêu cầu Phịng Kế hoạch cung cấp những vật tư sau: Số thứ tự Tên vật tư Số lượng Ghi chú 1 Chân quạt HD1476 1.000 2 Vịng căn QHĐ1476 1.000 3 Mác chân HD (mác thuỷ tinh) 1.000 Hải Phịng, Ngày 02 tháng 05 năm 2007 Phịng Kế hoạch Phân xưởng cơ khí (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Sau khi Phiếu yêu cầu cấp vật tư được trưởng phịng Kế hoạch kí duyệt sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho tiến hành viết Phiếu xuất kho (Bảng 2.10) và tiến hành xuất kho NVL. Như vậy, phiếu xuất kho NVL khơng phải do kế tốn NVL lập mà do thủ kho lập. Điều này được giải thích rằng: tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng cơng tác quản lí NVL được phân cơng đảm nhiệm cho cả kế tốn và thủ kho. Theo đĩ, kế tốn NVL chịu trách nhiệm về NVL nhập kho cịn thủ kho sẽ chịu trách nhiệm về NVL xuất, do đĩ phiếu nhập kho do kế tốn lập trong khi phiếu xuất lại được lập bởi thủ kho. Cách làm này sẽ khơng thể hiện được mối quan hệ đối chiếu song song giữa kế tốn với thủ kho, kế tốn và thủ kho cần cĩ sự kiểm tra chéo lẫn nhau trong tất cả các nghiệp vụ nhập và xuất NVL chứ khơng phải phân cơng mỗi người đảm nhiệm một phần như vậy. Bảng 2.10 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phịng PHIẾU XUẤT KHO Số chứng từ: 23 Ngày 02 tháng 05 năm 2007 Người giao dịch: Ơng HÙNG Diễn giải: xuất chân HD1476 và vịng căn QHĐ1476 Kho xuất: Kho bán thành phẩm Kho nhập: Kho phân xưởng lắp ráp 1 (Tổ Biên) STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng 1 Chân quạt HD1476 LKQD13 Cái 1.000 2 Vịng căn QHĐ1476 LKQD09 Cái 1.000 NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO PHỤ TRÁCH PHỊNG THỦ TRƯỞNG (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên được lưu tại phân xưởng sản xuất – nơi nhận NVL xuất, 1 liên do thủ kho lưu để làm căn cứ ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế tốn NVL làm căn cứ ghi sổ và lưu trữ, bảo quản. Tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, các nghiệp vụ xuất kho khơng được kế tốn ghi chép hàng ngày, chỉ cĩ thủ kho theo dõi NVL xuất hàng ngày, đến cuối tháng thủ kho lập bảng Tổng hợp hàng xuất (Bảng 2.11), bảng này tổng hợp số lượng xuất kho của mỗi loại vật tư trong cả tháng. Sau đĩ thủ kho chuyển bảng tổng hợp này đính kèm tất cả các phiếu xuất phát sinh trong tháng cho kế tốn NVL, kế tốn căn cứ vào đĩ để nhập số liệu vào máy tính, số liệu mà kế tốn ghi chép là tổng số lượng xuất của mỗi loại NVL chứ khơng phải số lượng xuất của mỗi nghiệp vụ xuất kho phát sinh. Bảng 2.11 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG TỔNG HỢP HÀNG XUẤT KHO (Trích) Từ ngày 01/05/2007 đến ngày 31/05/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá trị BTP Nhĩm bán thành phẩm 415.209 BTPCHUNG Nhĩm bán thành phẩm dùng chung 89.640 1 BTPCHUNG03 Ổ tuốc năng Cái 3.000 2 BTPCHUNG05 Cánh 300AS Cái 2.000 3 BTPCHUNG06 Cánh 400 AS Cái 6.840 4 BTPCHUNG08 Động cơ tuốc năng Cái 3.000 5 BTPCHUNG09 Nắp bầu 400 Cái 5.750 6 BTPCHUNG10 Núm tuốc năng Cái 3.000 7 BTPCHUNG11 Vành lồng B300 Cái 1.000 ... ... ... Ngày 31 tháng 05 năm 2007 QUẢN ĐỐC PX NGƯỜI LẬP BIỂU (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Chu trình xuất kho NVL cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 Người cĩ nhu cầu Đề nghị xuất NVL Trưởng phịng kế hoạch Duyệt lệnh xuất Thủ kho Viết phiếu xuất kho Thủ kho Tiến hành xuất kho Kế tốn NVL Ghi sổ kế tốn Kế tốn NVL Bảo quản, lưu trữ 2.3.3. Kế tốn chi tiết nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm NVL tại cơng ty CP Điện cơ Hải Phịng, kế tốn chi tiết NVL được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Theo đĩ, kế tốn chi tiết NVL được thực hiện song song cả ở kho và phịng kế tốn, cụ thể như sau: @ Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Bảng số 2.12) để hàng ngày theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu ở từng kho về mặt số lượng. Thơng thường thủ kho mở cho mỗi loại NVL một thẻ kho, mỗi thẻ kho cĩ thể gồm 1 tờ hoặc nhiều tờ, tuy nhiên cĩ một số NVL với số lượng khơng lớn thì được theo dõi chung trên một thẻ kho. Khi cĩ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất hợp lý, hợp lệ để tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn để ghi vào cột “tồn” trên thẻ kho, cuối tháng thủ kho tập hợp tất cả phiếu xuất kho và lập bảng tổng hợp xuất kho, sau đĩ thủ kho sẽ chuyển bảng tổng hợp này cùng với các phiếu xuất kho phát sinh trong tháng cho kế tốn để kế tốn ghi sổ. Phương pháp hạch tốn chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song cĩ thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế tốn tổng hợp Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế tốn tổng hợp Trong đĩ: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng 2.12 CƠNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHỊNG THẺ KHO Kho: KBTP – Kho bán thành phẩm Vật tư: LKQD13 – Chân quạt HD1476, ĐVT: cái, TK: 152 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ngày Số Tồn đầu kì 3.550 31/3 PX 11THY Trần Văn Hải Xuất BTP T3/2007 10 3.540 30/4 PN 90 Cơng ty TNHH Nhựa Ngọc Hải Mua vành lồng B230, chân QR400J, R03, RĐ, ống rút 737 4.277 30/4 PX 15THY Tổ lắp ráp 2 Xuất BTP KPXLR2 1.000 3.277 30/4 PX 16THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP KPXLR1 2.986 291 31/5 PN 106 Cơng ty TNHH Nhựa Ngọc Hải Mua chân QB 400, thân QHĐ, hộp số, vành ĐCTN 6.291 6.582 31/5 PX 20THY Tổ lắp ráp 2 Xuất BTP T5/2007 1.000 5.582 31/5 PX21THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP T5/2007 1.000 4.582 31/7 PX38THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP T7/2007 400 4.182 31/8 PX 42THY Tổ lắp ráp 2 Xuất BTP T8/2007 220 3.962 30/11 PX 57THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP T11/2007 400 3.562 30/11 PX 59THY Trần Văn Hải Xuất BTP T11/2007 151CN 10 3.552 31/12 PX 66THY Chi phí sản xuất chung Xuất BTP T12/2007 2 3.550 … … … Tổng cộng 7.028 7.028 3.550 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI LẬP BIỂU (Kí, họ tên) @ Tại phịng kế tốn: Hàng ngày, kế tốn NVL căn cứ vào các phiếu nhập kho, hĩa đơn GTGT, kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ để nhập số liệu vào phần mềm. Cịn đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL, kế tốn ghi nhận tổng giá trị NVL xuất kho một lần vào cuối mỗi tháng khi nhận được bảng tổng hợp NVL xuất kho kèm theo các phiếu xuất phát sinh trong tháng từ thủ kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ, kế tốn phản ánh vào sổ chi tiết NVL cả ba chỉ tiêu số lượng, đơn giá v._.