Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh (nhật ký chung

TrƯêng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n KHOA KÕ TO¸N ---------o0o--------- CHUY£N §Ò THùC TËP CHUY£N NGµNH §Ò TµI: HOµN THIÖN KÕ TO¸N NGUY£N VËT LIÖU T¹I C¤NG TY Cæ PHÇN §ÇU T¦ Vµ X¢Y DùNG Sè 1 Hµ TÜNH Sinh viªn thùc hiÖn : NGUYÔN THÞ BÝCH THUû Líp : KÕ TO¸N 48a MSSV : CQ483844 Gi¸o viªn huíng dÉn : th.s PH¹M THÞ MINH HåNG Hµ Néi - 05.2010 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC SƠ ĐỒ LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH 3 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 3 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 6 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH 12 2.1. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 12 2.2. Chứng từ và thủ tục luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 13 2.2.1. Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho NVL. 13 2.2.2. Thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho NVL. 19 2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 23 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 28 2.4.1. Trình tự hạch toán NVL 28 2.4.2. Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê 37 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH 41 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh và phương hướng hoàn thiện. 41 3.1.1. Ưu điểm 42 3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục: 44 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện 46 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 47 3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu 47 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán. 48 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ 52 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết 52 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp 54 3.2.6. Về lập dự phòng giảm giá vật tư 57 3.2.7. Về giải pháp khi NVL tăng giá 58 3.2.8. Về báo cáo kế toán liên quan đến NVL 59 KẾT LUẬN 62 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT NVL : Nguyên vật liệu. TK : Tài khoản. GTGT : Gía trị gia tăng. TNHH : Trách nhiệm hữu hạn. CPĐT & XD : Cổ phần đầu tư và xây dựng. HT : Hà Tĩnh. ĐVT : Đơn vị tính. STT : Số thứ tự. QĐ : Quyết định. BTC : Bộ Tài chính. CT : Công trình. VD : Ví dụ. UBND : Ủy ban nhân dân. VLC : Vật liệu chính. VLP : Vật liệu phụ. DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu số 1-1: Danh mục mã vật tư. 4 Biểu số 2-1: Hoá đơn GTGT 16 Biểu số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư. 17 Biểu số 2-3: Phiếu nhập kho 18 Biểu số 2-4: Phiếu xuất kho 21 Biểu số 2-5: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. 22 Biểu số 2-6: Thẻ kho. 25 Biểu số 2-7: Sổ chi tiết vật tư. 26 Biểu số 2-8: Bảng tổng hợp chi tiết vật tư 27 Biểu số 2-9: Nhật kí chung. 32 Biểu số 2-10: Sổ cái tài khoản 152 34 Biểu số 2-11: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho 35 Biểu số 2-12: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho 36 Biểu số 2-13: Sổ cái tổng hợp tài khoản 152 37 Biểu số 2-14: Bảng tổng hợp kiểm kê vật tư 39 Biểu số 2-15: Sổ cái tài khoản 632. 40 Biểu số 3-1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu 50 Biểu số 3-2: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu. 53 Biểu số 3-3: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì. 53 Biểu số 3-4: Nhật kí mua hàng 55 Biểu số 3-5: Nhật kí chi tiền 55 Biểu số 3-6: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu. 57 Biếu số 3-7: Bảng kê dự phòng giảm giá vật tư. 58 Biểu số 3-8: Dự toán chi phí nguyên vật liệu 60 Biểu số 3-9: Dự toán chi ngân sách theo nhu cầu cung ứng NVL 61 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2-1: Quy trình nhập kho NVL. 15 Sơ đồ 2-2: Quy trình xuất kho NVL. 20 Sơ đồ 2-3: Quy trình ghi sổ hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa. 23 Sơ đồ 2-4: Quy trình ghi sổ hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu. 28 LỜI MỞ ĐẦU Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng thường là những công trình có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế. Bên cạnh đó sản phẩm xây dựng còn thể hiện bản sắc văn hóa, thẩm mỹ và phong cách kiến trúc của mỗi quốc gia mỗi dân tộc. Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngành xây dựng cơ bản cũng phát triển không ngừng , cùng với nó thì số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng được tăng lên. Vấn đề đặt ra là làm sao để quản lý vốn và sử dụng vốn có hiệu quả, khắc phục được tình trạng lãng phí và thất thoát vốn. Ở các doanh nghiệp xây lắp, khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL cũng là một vấn đề đáng được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay. Ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh với đặc điểm lượng NVL sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy điều tất yếu là Công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí NVL. Em nhận thấy kế toán vật liệu trong công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh”. Kết cấu đề tài gồm 3 phần lớn sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Trong quá trình xây dựng chuyên đề, mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và được sự hướng dẫn tận tình của GVHD th.s Phạm Thị Minh Hồng cùng các anh chị phòng kế toán của công ti nhưng do sự hiểu biết còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết. Vì vậy, kính mong sự chỉ bảo của thầy giáo và các bạn cùng đóng góp để chuyên đề này được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau sử dụng các loại NVL khác nhau. Với đặc điểm khác biệt của ngành nghề xây dựng, để tiến hành thi công nhiều công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau, mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Các loại nguyên vật liệu công ty thường sử dụng như: xi măng, sắt, thép, cát, sỏi…Đó là những NVL sẵn có và dễ mua và đó chủ yếu là mua ngoài. Các NVL của công ty cần chú trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản vì việc tiến hành xây lắp thường diễn ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điều kiện thiên nhiên và những NVL đó dễ bị oxy hóa, dễ bị ẩm ướt. Và nếu bị oxy hóa hoặc ẩm ướt thì chắc chắn không sử dụng được hoặc nếu sử dụng được thì nó sẽ ảnh hưởng xấu đến chất lượng của công trình. Mặt khác NVL sử dụng ở công ty có đặc thù là cồng kềnh, khối lượng lớn nên rất khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản như xi măng, sắt thép… Hơn nữa địa điểm thi công sản phẩm xây lắp thường phụ thuộc vị trí địa lí của mỗi địa phương do đó các yếu tố sản xuất trong đó có NVL phải di chuyển theo từng địa điểm. Thông thường trước khi thực hiện 1 gói thầu công ty phải tiến hành lập dự toán dựa vào giá gói thầu đã nhận nên khi hoàn thành 1 công trình số tồn kho vật liệu thường rất ít và sẽ được chuyển sang cho công trình khác hoặc bán đi. Trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu công cụ dụng cụ mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật liệu công cụ dụng cụ.. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu". Ví dụ như 152_CT (cát trát), 152_A3p20A40A (Attomat 3p20A đến 40A), 152_ ND (Ngói đỏ). Cụ thể ở công ty xây dựng số 1 Hà Tĩnh sử dụng mã vật tư như sau: Biểu số 1-1: Danh mục mã vật tư. STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính 1 Attomat 3p20A đến 40A 152_A3p20A40A Cái 2 Attomat 3P40A 152_ 3P40A Cái … ……………………. …………. … 15 Cát 152_CA M3 16 Cát vàng 152_CAT M3 17 Cát trát 152_CT M3 … ……………………. …………. … 25 Đá 2x4 152_D24 M3 26 Đá hộc 152_DH M3 … ……………………. …………. … 41 Gạch Granite 152_G Viên  42 Gạch 2 lỗ 152_G2 Viên  43 Gạch Đặc 152_GD Viên  44 Gạch lát nền 152_GL Hộp … ……………………. …………. … 62 Ngói đỏ 152_ND viên 63 Ngói úp 152_NU viên 64 Sơn 152_S2 Kg 65 Sơn Cova 152_SCV1 Thùng … ……………………. …………. … Thép phi 6+ phi 8 152_T1 Kg Thép lá mạ màu XR045x1200pos 152_TLMM M … ……………………. …………. … 97 Xi măng 152_XM Kg 98 Xi Măng Bỉm Sơn 152_XM1 Kg … ……………………. …………. … Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác phục vụ cho yêu cầu quản trị thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại công ty xây dựng số 1 Hà Tĩnh cũng tiến hành phân loại NVL song việc phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo quản nguyên vật liệu ở kho. Công ty phân chia NVL thành các loại căn cứ vào vai trò của chúng như sau: NVL chính: bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như: xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: Gạch Granite, gạch 2 lỗ, gạch Đặc, gạch lát nền, gạch ốp tường…, xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép lá mạ, thép phi 10-12… , thép phi 6+ phi 8, thép lá mạ màu XR045x1200pos, thép lá mạ…Đó là đối tượng không thể thiếu trong quá trình sản xuất sản phẩm. Nó tạo nên hình thái sản phẩm của công ty. NVL phụ: bao gồm những NVL dùng kết hợp NVL chính để hoàn thiện tính năng, chất lượng của sản phẩm như đinh băm tôn, đinh bulong L14x50, đinh 5 phân, que hàn… Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu. Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như: các mũi khoan, săm lốp ô tô… Vật liệu khác: là các loại phế liệu thu hồi từ sản xuất bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng… Với cách phân loại trên sẽ giúp nhà quản lí nắm bắt được nội dung, công dụng của từng loại NVL trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợp với đặc điểm của chúng. Xét về phương diện kế toán cách phân loại này sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại NVL. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các đội công trình trong quá trình thi công và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường trước khi thực hiện 1 công trình hay dự án, phòng kế hoạch – kĩ thuật sẽ tiến hành nghiên cứu tìm hiểu nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để kí hợp đồng dài hạn với họ. Chính vì vậy nhà cung cấp vật tư thường là các công ty có uy tín trong kinh doanh, những bạn hàng lâu năm của công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lí, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh. Và NVL công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại chân công trình. Sau khi nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho. Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và căn cứ vào tiến độ thi công công trình do bộ phận kế hoạch kỷ thuật lập; như vậy công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, do vậy để đảm bảo linh hoạt kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở công ty đơn giản cụ thể: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật liệu của tổ trưởng sản xuất, đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công công trình. Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình. Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt...NVL của công ty thường là những NVL dễ bị oxy, dễ bị hư hỏng trong điều kiện ngoài trời. Công ty bảo quản vật liệu trong kho tại mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho việc tiến hành thi công xây dựng. Và kho bảo quản của công ty khô ráo, tránh ôxy hoá vật liệu, có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau. Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình. Để bảo vệ tài sản trong kho, công ty bố trí các bảo vệ theo dõi tại các công trường thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra, vào công trình. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu như trên đòi hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì vậy mà tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo công ty có những thông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của công ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay thế...Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết kiệm giảm định mức tiêu hao...để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá thành sản phẩm của công ty. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh tổ chức quản lí theo kiểu trực tuyến – chức năng trong đó có sự phân chia thành các phòng ban, bộ phận riêng biệt với các chức năng quản lí chuyên môn. Phương thức này tạo điều kiện cho công tác quản lí NVL được thực hiện 1 cách hiệu quả, chính xác. Các khâu như lên kế hoạch thu mua, quá trình thu mua, quá trình xuất NVL theo nhu cầu và trách nhiệm quản lí, dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng. Nhiệm vụ của Giám đốc công ty: Giám đốc có nhiệm vụ xem xét xem các bản kế hoạch về việc cung ứng, dự trữ nguyên vật liệu khi phòng kế hoạch – kĩ thuật đưa lên có sát với điều kiện thực tế, phù hợp với quy mô công trình, đảm bảo cho việc thi công công trình không bị ngưng trệ hay ứ đọng vốn. Nếu các kế hoạch đặt ra có tính khả thi và đạt yêu cầu thì giám đốc sẽ kí duyệt để thực hiện kế hoạch trên. Nhiệm vụ của phòng kế hoạch – kĩ thuật: Trong khâu thu mua: nguyên liệu liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường xuyên biến động, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Trong khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về khối lượng cũng như chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua, việc thực hiện chế độ mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng kế hoạch vật tư phải dựa vào kế hoạch sản xuất từng tháng, từng quý để lên định mức việc thu mua nhằm tránh mua thừa, thiếu vật tư gây lãng phí NVL trong quá trình sử dụng. Phòng kế hoạch – kĩ thuật có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch, kiểm nghiệm chất lượng kĩ thuật, số lượng, đơn giá của từng NVL khi nhập kho vật tư. Khi nhập kho vật tư, dựa vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư thì cán bộ vật tư lập phiếu nhập kho. Và khi có phiếu yêu cầu xuất vật tư thì phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho. Nhằm quản lí lượng NVL sử dụng cho sản xuất để tiết kiệm NVL thì phòng kế hoạch lập định mức sử dụng vật tư cho từng đội sản xuất và theo dõi việc thực hiện kế hoạch. Nhiệm vụ của kế toán vật tư: Kế toán vật liệu giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất Quản lý và tổ chức tốt công tác thực hiện chế độ nguyên liệu sẽ tránh được hư hỏng, mất mát, nguyên vật liệu. Sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nhằm hạ thấp được giá thành, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải tổ chức ghi chép phản ánh chính xác trung thực tình hình xuất-nhập-tồn kho nguyên liệu. Tính giá thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và mang về nhập kho nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp kịp thời và đúng chủng loại cho quá trình sản xuất. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua tình hình dự trữ nguyên vật liệu. Lập báo cáo kế toán về tình hình sử dụng nguyên vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý điều hành phân tích kinh tế. Áp dụng đúng đắn các kĩ thuật hạch toán NVL, hướng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán ban đầu về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ…), mở các sổ sách, thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng phương pháp, quy định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác quản lí kế toán. Kế toán vật tư phải thường xuyên cập nhật thông tin kế toán, tìm hiểu những văn bản pháp lí liên quan đến NVL để hoàn thiện hơn trong hạch toán. Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo chế độ mà nhà nước đã qui định, lập các báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích về tình hình thu mua, dự trữ, quản lí, sử dụng và bảo quản NVL nhằm phục vụ công tác quản lí NVL trong công tác sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí NVL, hạ thấp chi phí sản xuất toàn bộ. Thủ kho: Hàng ngày căn cứ vào tiến độ cung ứng vật tư do phòng kế hoạch kỹ thuật lập, thủ kho chịu trách nhiệm nhập kho các loại vật tư mua về, khi nhập kho phải cân đo, đong đếm cụ thể. Và thủ kho phải kiểm tra các chứng từ yêu cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định và thực hiện nhập, xuất hàng cho các cá nhân liên quan khi có yêu cầu. Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu. Nếu số NVL tồn kho ít hơn mức tồn kho tối thiểu thì báo với phòng kế hoạch – kĩ thuật để có kế hoạch thu mua NVL nhằm tránh được sự ngưng trệ trong thi công công trình. Thủ kho phải sắp xếp các NVL một cách khoa học hợp lí, tránh bị ẩm ướt, đổ vỡ... dễ dàng vận chuyển ra khỏi kho khi đem ra sử dụng. Có trách nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng của từng vật tư, bảo quản NVL tránh sự thiếu hụt, mất mát. Phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra và đề xuất các biện pháp xử lí về NVL như: thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, mất mát, hư hao…tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất. Bảo vệ tại công trường Bảo vệ tại các công trường phải thường xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra vào công trường. Do các công trường thường ở xa công ty và có địa điểm là những nơi hẻo lánh nên buổi tối thường bố trí bảo vệ trực đêm để tránh xẩy ra hiện tượng trộm cắp Đội trưởng đội công trình Dựa tình hình xây dựng mà các đội trưởng đội công trình sẽ yêu cầu việc xuất vật tư để từ đó phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho sẽ xuất vật tư. Quá trình này đòi hỏi phải linh hoạt để tránh việc ngưng trệ quá trình sản xuất. Quản lí việc sử dụng vật tư một cách chặt chẽ để tránh sử dụng hoang phí trong sản xuất, tránh hiện tượng mất mát vật tư trong quá trình sử dụng. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH 2.1. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Tính giá vật tư là 1 công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán ghi sổ kế toán NVL. NVL của công ty được tính theo giá thực tế là toàn bộ chi phí hợp pháp để tạo ra NVL. Giá NVL nhập kho: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh nhập kho theo giá thực tế. NVL của công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua ngoài. Do đặc điểm ngành nghề là xây lắp NVL mua về nhập tại kho dưới chân công trình nên tùy vào địa điểm xây dựng mà công ty sẽ mua NVL của những nhà cung cấp sao cho thuận lợi nhất. Mặt khác NVL của công ty thường cồng kềnh với khối lượng lớn như đá, cát, xi măng…nên khi mua công ty thường thỏa thuận với người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản NVL đến tận chân công trình. Và chi phí vận chuyển thường tính vào đơn giá NVL. Với những nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu mua là khác nhau. Chính vì vậy việc hạch toán chính xác giá trị NVL đòi hỏi 1 cách chặt chẽ, cẩn thận. Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán Giá thực tế NVL nhập trong kì Giá mua ghi trên hóa đơn Chi phí thu mua Đối với NVL mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho được tính như sau: = + - + Trong đó: Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế). Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL. Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: công ty mua hàng với số lượng lớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho công ty hoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì công ty được hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán. Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0032401 ngày 10 tháng 12 năm 2009, Công ty mua vật tư của công ty TNHH Minh Châu gồm thép phi 18-20 với số lượng 388 kg đơn giá 11,238.10 đồng/kg (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Giá nhập kho của lô hàng thép phi 18-20 trên là: = 388 x 11,238.10 = 4.360.381 (đồng) Đối với NVL nhập kho từ quá trình sản xuất dư thừa thì giá nhập kho được tính bằng giá của NVL cùng loại lần nhập gần nhất. Giá NVL nhập = Số lượng NVL thừa x giá mua gần nhất của NVL cùng loại Giá NVL xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo giá thực tế đích danh vì công ty có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. 2.2. Chứng từ và thủ tục luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. 2.2.1. Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho NVL. Trường hợp 1: Nhập kho do mua ngoài NVL nhập kho được bắt đầu khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các đội công trình và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi đó phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Sau khi mua bán giữa 2 bên đã được thoả thuận, cán bộ phòng kế hoạch vật tư phụ trách việc thu mua NVL sẽ mang hoá đơn GTGT (biểu số 2-1) về cho phòng kế toán để làm căn cứ để ghi sổ kế toán. NVL đến công ty hoặc chân các công trình trước khi nhập kho sẽ được nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số lượng NVL, kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2-2). Sau khi NVL được kiểm tra, thủ kho cho nhập kho những NVL đạt yêu cầu vào kho. Trường hợp kiểm nhận vật tư thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy cách thì 2 bên sẽ lập biên bản để kế toán có căn cứ ghi sổ. Tuy nhiên trường hợp này ít khi xẩy ra. Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập để viết phiếu nhập kho (Biểu số 2-3). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, có đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán trưởng. Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư. Liên 2: Giao cho thủ kho để lưu vào thẻ kho råi sau ®ã chuyÓn cho phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ghi vµo sæ kÕ to¸n. Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán. Ban kiểm nhận vật tư và thủ kho chỉ xác nhận về số lượng, chủng loại, quy cách của NVL nhập tại kho theo giá mua ghi trên hoá đơn mua hàng, chưa bao gồm chi phí vận chuyển. Các hoá đơn của khoản chi phí này sẽ được chuyển trực tiếp lên phòng kế toán. Kế toán xác nhận các khoản này là hợp lí, hợp lệ sẽ tiến hành cập nhật vào phần mềm kế toán. Từ đó phần mềm sẽ tự động cộng các khoản chi phí vào giá trị hàng mua hình thành nên giá trị hàng nhập mua. Thủ kho sau khi lập phiếu nhập kho lưu vào thẻ kho thì sẽ chuyển toàn bộ chứng từ này lên phòng kề toán để kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy. Sơ đồ 2-1: Quy trình nhập kho NVL. Thủ kho Phòng kế hoạch vật tư Bộ phận cung ứng vật tư Hội đồng kiểm nghiệm Phòng kế hoạch vật tư Kế toán NVL Ghi sổ, bảo quản Nhập NVL và ghi thẻ kho Phiếu nhập kho Kế hoạch sản xuất Hoá đơn mua hàng Biên bản kiểm nghiệm Ví dụ 2: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0032401 ngày 10 tháng 12 năm 2009, Công ty mua vật tư của công ty TNHH Minh Châu. Biểu số 2-1: Hoá đơn GTGT HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LL/2009B Liên 2: (Giao cho khách hàng) 0032401 Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Minh Châu. Địa chỉ : Thạch Trung – Thành phố Hà Tĩnh. Điện thoại : 0393.850.536 MST: 3000757331. Họ tên người mua hàng: Nguyễn Ngọc Linh. Đơn vị: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh. Địa chỉ: 163 – Nguyễn Công Trứ - TP Hà Tĩnh. Số TK: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST: 3000102938. STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xi măng Kg 11,000.00 914,29 10,057,143 2 Thép phi 6 +phi 8 Kg 350.00 11,142.66 3,900,000 3 Thép phi 10 +phi 12 Kg 388.00 11,238.10 4,360,381 Cộng tiền hàng : 18,317,524 Thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1,831,752 Tổng cộng tiền thanh toán 20,149,276 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm bốn chín nghìn hai trăm bảy sáu đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, họ tên) Khi hàng về đến kho công ty thiết lập biên bản kiểm nghiệm vật tư trước khi nhập kho. Biểu số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư. BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Mẫu số: 05-VT Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Số: 12 Đơn vị bán: Công ty TNHH Minh Châu. Hoá đơn số: 0032401. Ban kiểm nghiệm gồm có: 1. Ông: Đỗ Anh Tuấn- chức vụ cán bộ vật tư ( Trưởng ban). 2. Bà: Nguyễn Thị Cảnh- thủ kho (Uỷ viên). 3. Bà: Nguyễn Thị Nguyệt- kế toán vật tư (Uỷ viên). Đã kiểm nghiệm các loại vật tư theo hoá đơn trên để nhập vào kho bà Cảnh, số liệu cụ thể như sau: STT Mã vật tư Tên sản phẩm ĐVT SL theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú SL đúng quy cách phẩm chất SLkhông đúng quy cách phẩm chất A B C D 1 2 3 E 1 152_XM Xi măng Kg 11,000.00 11,000.00 2 152_T1 Thép phi 6 +phi 8 Kg 350.00 350.00 3 152_T10 Thép phi 10 +phi 12 Kg 388.00 388.00 Kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư: Vật tư đạt tiêu chuẩn nhập kho. Đại diện kĩ thuật Thủ kho Trưởng ban (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi hàng đó được kiểm nhận đạt yêu cầu nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho cho nguyên vật liệu: Biểu số 2-3: Phiếu nhập kho Công ty CPĐT & XD số 1 HT. Mẫu số:01VT 163 Nguyễn Công Trứ - TP Hà Tĩnh. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: NKC33 Ngày 10 tháng 12 năm 2009. Nợ: 152 Có: 331 Họ và tên người giao hàng: Nguyễn Ngọc Linh. Địa chỉ (bộ phận): Công ty CPĐT & XD số 1 HT Lý do nhập: Mua vật tư thi công CT đường Đức La. Nhập tại kho: Kho tại đường Đức La. STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Theo nhập A B C D 1 2 3 4 1 Xi măng 152_XM kg 11,000.00 914,29 10,057,143 2 Thép phi 6 + 8 152_T1 kg 350.00 11,142.66 3,900,000 3 Thép phi 10 + 12 152_T10 kg 388.00 11,238.10 4,360,381 Tổng cộng tiền hàng 18,317,524 Bằng chữ: Mười tám triệu ba trăm mười bảy nghìn năm trăm hai tư đồng chẵn. Ngày 10 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Trường hợp 2: NVL thu hồi nhập kho. Đối với NVL sử dụng không hết thu hồi về kho thì cũng sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm nghiệm sau đó mới nhập kho. Dựa vào kết quả của việc kiểm tra, kiểm nghiệm cân đo đong điếm vật tư thì cán bộ của phòng cung ứng vật tư viết phiếu nhập kho (mẫu tương tự biểu mẫu số 2-3). Sau đó thủ kho sẽ sắp xếp vật tư vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lí cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn. Trường hợp 3: Nhập kho NVL nhận cấp phát, điều chuyển nội bộ. Căn cứ vào nhu cầu thực tế tại các đội và kế hoạch cung cấp NVL ._.