Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng bưu điện

hải chú ý tới tất cả các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Trong đó nguyên vật liệu (NVL) là yếu tố đầu vào cơ bản, không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Để có thể nắm bắt được những thông tin kịp thời, chính xác về yếu tố sản xuất này, doanh nghiệp cần làm tốt công tác kế toán NVL. Kế toán NVL không chỉ phục vụ cho công tác quản lý NVL mà còn là tiền đề để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng bưu điện là một đơn vị thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam. Qua hơn 30 năm hình thành và phát triển, Công ty đã xây dựng cho Ngành cũng như cho nền kinh tế nhiều công trình viễn thông và công trình dân dụng, cung cấp cho thị trường trong và ngoài ngành nhiều sản phẩm công nghiệp chất lượng cao, góp phần vào sự phát triển của nền kinh tế. Càng ngày Công ty càng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường. Công ty đạt được thành công trên cũng là nhờ có sự đóng góp không nhỏ của bộ máy kế toán Công ty, công tác kế toán trong Công ty đã được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả, trong đó có công tác kế toán NVL. Vì những lí do trên, em đã chọn Công ty cổ phần và đầu tư xây dựng bưu điện là nơi để thực tập, nắm vững cách thức thực hành kế toán trong thực tế, và em đã chọn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng bưu điện”. Luận văn tốt nghiệp của em gồm ba phần chính: Phần I: Những vấn đề lí luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng bưu điện. Phần III: Một số nhận xét, đánh giá và giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng bưu điện. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.S Lê Kim Ngọc - Bộ môn kế toán - Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, cùng các cán bộ nhân viên Phòng kế toán - tài chính - thống kê của Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Em kính mong sự đóng góp và ý kiến bổ sung của những người quan tâm để luận văn được hoàn thiện hơn. PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI KẾ TOÁN NVL TRONG DN SẢN XUẤT 1. Đặc điểm của NVL trong quá trình sản xuất Một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hóa như: Sắt, thép trong DN cơ khí chế tạo, sợi trong DN dệt, vải trong DN may mặc..., chúng tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất, ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của sản phẩm hoàn thành. Khác với tư liệu lao động, NVL là đối tượng lao động chỉ tham gia vào một chu kì sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hay thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu thuộc nhóm tài sản lưu động của DN. NVL là yếu tố chính và không thể thiếu để tạo ra sản phẩm, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, từ đó ảnh hưởng tới tính cạnh tranh của sản phẩm, khả năng tiêu thụ và ảnh hưởng tới thu nhập của DN. Những đặc điểm trên là xuất phát điểm quan trọng để DN định hướng và thực hiện công tác tổ chức kế toán NVL từ khâu tính giá, kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. 2. Yêu cầu quản lý NVL trong các DN NVL là yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất - kinh doanh ở các DN. Giá trị NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất - kinh doanh, vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho DN. - Khâu thu mua: DN cần nghiên cứu, nắm vững giá cả thị trường của NVL, quản lý tốt quá trình vận chuyển, bảo quản NVL về kho, chống hao hụt, mất mát, giảm sút chất lượng trong quá trình vận chuyển. - Khâu sử dụng: Xây dựng tốt định mức tiêu hao NVL, dự toán chi phí hợp lý để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Phải theo dõi, tổ chức ghi chép đầy đủ tình hình sử dụng NVL, phản ánh kịp thời tình hình sản xuất và sử dụng NVL trong quá trình sản xuất để ban lãnh đạo có những điều chỉnh, xây dựng kế hoạch sử dụng cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất. - Khâu dự trữ: DN cần xây dựng kế hoạch dự trữ (định mức dự trữ) hợp lý cho từng danh điểm NVL. Đây là cơ sở quan trọng để DN xây dựng kế hoạch thu mua NVL và kế hoạch tài chính trong kỳ của mình. Việc dự trữ hợp lý đảm bảo cho quá trình sản xuất của DN được liên tục, đồng thời tránh được sự tồn đọng vốn lưu động. - Khâu bảo quản: Để bảo quản tốt NVL, tránh hư hỏng, mất mát, giảm sút chất lượng, DN phải xây dựng hệ thống kho bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, nhân viên phụ trách kho có trách nhiệm và trình độ chuyên môn. Các quy trình nhập, xuất kho được thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ, đúng quy định. 3. Ý nghĩa và nhiệm vụ công tác kế toán NVL a. Ý nghĩa của công tác kế toán NVL Công tác kế toán là một công cụ quan trọng của công tác quản lý. Với vai trò đó, tổ chức kế toán NVL một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực đối với công tác quản lý NVL của DN. Công tác kế toán NVL được tiến hành chính xác, kịp thời và đầy đủ sẽ cung cấp cho Ban lãnh đạo những thông tin cần thiết về tình hình thu mua, sử dụng, dữ trữ NVL, so sánh kế hoạch với thực tế, qua đó xây dựng những kế hoạch, biện pháp thực hiện trong quản lý NVL sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời, tính chính xác, kịp thời của công tác kế toán NVL sẽ giúp cho việc hạch toán giá thành sản phẩm được thực hiện chính xác, phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu của DN. b. Nhiệm vụ của công tác kế toán NVL Để góp phần nâng cao hiệu quả cho công tác quản lí NVL trong các DN, kế toán NVL phải thực hiện được các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL, định mức dự trữ NVL. - Tính toán và phân bổ hợp lí giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất - kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL ứ đọng, kém phẩm chất để DN có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa những thiệt hại có thể xảy ra. - Tiến hành kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ quy định. Phân tích tình hình thu mua, sử dụng, dự trữ NVL, từ đó lập các báo cáo về NVL để phục vụ cho công tác quản lý của DN. II. PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ NVL 1. Phân loại NVL Để phục vụ cho quá trình sản xuất - kinh doanh, DN sử dụng rất nhiều loại, nhiều thứ NVL có vai trò, công dụng, tính chất khác nhau. Trong điều kiện đó, đòi hỏi các DN phải phân loại NVL thì mới tổ chức tốt việc quản lý NVL, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, và làm tốt công tác kế toán NVL. Phân loại NVL là sắp xếp, nhóm những NVL có cùng đặc điểm, đặc trưng nhất định nào đó với nhau để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lí. DN có thể sử dụng nhiều cách khác nhau để phân loại NVL. a. Theo công dụng của NVL Đây là cách phân loại NVL thông dụng nhất được áp dụng thực tế tại các DN. Đặc trưng để phân loại NVL là vai trò và công dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh. Theo cách phân loại này, NVL được phân ra các loại sau: - NVL chính: Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm, trong đó nguyên liệu là đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất - kinh doanh, giúp hoàn thiện, nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hay được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hay phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, xăng, dầu, củi...Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên do việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân nên nhiên liệu được tách ra thành một loại riêng. - Phụ tùng thay thế: Bao gồm các loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải... - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu đặc chủng của từng DN hay phế liệu thu hồi. b. Theo nguồn hình thành - Vật liệu mua ngoài: Là những NVL mà DN tiến hành thu mua ở thị trường để phục vụ cho quá trình sản xuất. - Vật liệu tự sản xuất: Là những vật liệu do DN tự sản xuất ra để phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất của mình. - Vật liệu nhập từ các nguồn khác: Là những NVL mà DN có được từ nhận vốn góp liên doanh, vốn góp cổ phần, được cấp, phát, biếu, tặng... Cách phân loại này giúp được nguồn cung cấp NVL là nguồn nào để tính giá NVL hợp lý. Tuy nhiên cách phân loại như trên vẫn mang tính tổng quát, chưa đi vào từng thứ, từng loại NVL cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ, chi tiết NVL. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lí và kế toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò, công dụng của NVL, DN phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL, theo như mẫu dưới đây: Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 2. Tính giá NVL Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức kế toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của NVL. Các nguyên tắc kế toán chi phối tính giá NVL: - Nguyên tắc chi phí: Theo nguyên tắc này việc tính toán giá trị NVL phải dựa trên giá trị thực tế mà không quan tâm tới giá thị trường. - Nguyên tắc nhất quán: Trong quá trình kế toán, tất cả các khái niệm, nguyên tắc, các chuẩn mực và các tính toán phải được thực hiện nhất quán từ kỳ này sang kỳ khác. Theo đó, phương pháp tính giá NVL mà DN áp dụng một khi đã được chấp nhận thì không nên thay đổi theo từng thời kỳ. Nếu có sự thay đổi đáng kể trong phương pháp kế toán thì cần phải công bố đầy đủ ảnh hưởng của sự thay đổi đó về giá trị trong các báo cáo tài chính. - Nguyên tắc thận trọng: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá NVL, việc lập dự phòng được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. a. Tính giá NVL nhập kho Theo quy định của Chuẩn mực kế toán số 02 - Hàng tồn kho - Hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm: Giá mua, các loại thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ khỏi chi phí mua. Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, như: Chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định, chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa NVL thành thành phẩm. Chi phí liên quan trực tiếp khác được tính vào giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí khác ngoài chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn kho. Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kì sản xuất, kinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Như vậy, phù hợp với chuẩn mực kế toán hàng tồn kho trong công tác kế toán NVL ở các DN, NVL được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của DN để tạo ra NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho được xác định tùy theo từng nguồn nhập. * Đối với NVL mua ngoài giá thực tế bao gồm: + Giá hóa đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có): - Đối với những DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL. - Đối với những DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL. + Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức...(cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế mà DN lựa chọn). * Đối với NVL tự gia công chế biến: Giá thực tế bao gồm giá xuất và chi phí gia công chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ... * Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận. * Đối với NVL vay, mượn, tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. * Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hay theo giá bán trên thị trường. b. Tính giá NVL xuất kho Để lựa chọn phương pháp tính giá NVL xuất kho, DN căn cứ vào đặc điểm về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tàng của DN. Việc tính giá NVL xuất kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: * Phương pháp tính theo giá đích danh Theo phương pháp này, khi xuất kho lô hàng nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Như vậy, phương pháp này thích hợp với những DN có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. Ưu điểm: Công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô NVL. Nhược điểm: Để áp dụng được phương pháp này, hệ thống kho tàng của DN phải cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. * Phương pháp Nhập trước - Xuất trước: Theo phương pháp này, kế toán tính giá NVL xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép kế toán có thể tính giá NVL xuất kho kịp thời. Nhược điểm: Để áp dụng phương pháp này, kế toán phải tính giá theo từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức, vì vậy phương pháp này chỉ thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Ngoài ra, phương pháp này làm chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. * Phương pháp Nhập sau - Xuất trước: Theo phương pháp này, kế toán tính giá NVL xuất kho trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Về cơ bản, ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng của phương pháp Nhập sau - Xuất trước tương tự phương pháp Nhập trước - Xuất trước. Tuy nhiên, phương pháp này có ưu điểm hơn so với phương pháp Nhập trước - Xuất trước là giúp cho chi phí kinh doanh của DN phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. * Phương pháp giá bình quân: + Phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ. Giá thực tế NVL xuất kho = Giá bq 1 đơn vị NVL x Lượng NVL xuất kho Ưu điểm: Giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết NVL so với hai phương pháp trên, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh điểm NVL. Nhược điểm: Chỉ đến cuối kỳ, kế toán mới thực hiện được tính giá NVL xuất kho nên ảnh hưởng đến tiến độ các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. + Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán xác định giá bình quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp để xác định giá thực tế NVL xuất kho. Ưu điểm: Áp dụng phương pháp này, kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời, việc phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh của DN theo kịp biến động giá thị trường của NVL. Nhược điểm: Khối lượng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm NVL. Phương pháp này chỉ thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều. + Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá thực tế và lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất kho theo từng danh điểm. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán. Nhược điểm: Độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến động giá cả NVL, trường hợp giá cả thị trường NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm). * Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ: Theo các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho phải xác định được lượng NVL xuất kho (căn cứ vào các chứng từ xuất kho). Tuy nhiên, trong trường hợp DN có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, để xác định được giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ, kế toán phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước. Theo đó, giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ được xác định như sau: Giá thực tế (gtt) NVL tồn kho cuối kỳ = Số lượng NVL tồn kho cuối kỳ x Đơn giá NVL nhập kho lần cuối Gtt NVL xuất kho = Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập kho trong kỳ - Gtt NVL tồn kho cuối kỳ * Phương pháp giá hạch toán: Có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến động, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thể thực hiện được. Trong trường hợp này, DN có thể dùng giá hạch toán để hạch toán hàng ngày tình hình biến động của NVL. Giá hạch toán là loại giá ổn định, DN sử dụng trong thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho NVL trong khi chưa tính được giá thực tế của nó. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch, hay giá mua NVL ở một thời điểm nào đó, hay giá NVL bình quân tháng trước. Cuối tháng, kế toán tính chuyển giá hạch toán của NVL xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá NVL = Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập kho trong kỳ Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ Gtt NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Ght NVL xuất kho. Ưu điểm: Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, từ đó công việc tính giá được tiến hành nhanh chóng, giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu hàng ngày, và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít. Phương pháp này thích hợp sử dụng với những DN có nhiều chủng loại NVL. Nhược điểm: Để sử dụng phương pháp giá hạch toán đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao. III. KẾ TOÁN CHI TIẾT NVL 1.Thủ tục chứng từ Để làm tốt công tác kế toán NVL, trước hết phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán liên quan tới phần hành kế toán NVL. Việc lập và luân chuyển chứng từ tuân thủ theo đúng quy định, chế độ kế toán là cơ sở quan trọng, đúng đắn, không thể thiếu đối với công tác kế toán. Các chứng từ kế toán liên quan tới phần hành kế toán NVL bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) - Thẻ kho (Mẫu số 06 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. (Mẫu số 08 - VT) Ngoài những chứng từ bắt buộc trên, DN có thể sử dụng các chứng từ hướng dẫn như: Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 05 - VT), Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT`). 2. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL Để tiến hành sản xuất, DN phải cần rất nhiều loại NVL khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra sản xuất ngừng trệ, ảnh hưởng tới hoạt động thường xuyên của DN. Điều đó đòi hỏi DN phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL để có kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ hợp lý. Hiện nay ở nước ta, các DN thường áp dụng một trong ba phương pháp kế toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song, phương pháp số dư và phương pháp đối chiếu luân chuyển. a. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, công tác kế toán NVL được tách bạch giữa ở kho và phòng kế toán. Tại kho, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi “Thẻ kho” (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán cũng dựa trên các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho). Cuối kỳ, sau khi nhận được “Thẻ kho” do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Đồng thời, từ “Sổ kế toán chi tiết NVL” kế toán lấy số liệu để ghi vào “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu” theo từng danh điểm NVL, từng loại NVL để đối chiếu với kế toán tổng hợp nhập, xuất NVL. Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Phiếu nhập kho,phiếu xuất kho Thẻ kho Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Ghi chú : Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Nhược điểm: Sử dụng phương pháp thẻ song song sẽ ghi chép trùng lặp về mặt số lượng giữa kho và phòng kế toán. Phương pháp này chỉ thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL. b. Phương pháp số dư Theo phương pháp số dư, thủ kho ngoài việc ghi “Thẻ kho” thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ “Thẻ kho” vào “Sổ số dư”. Định kỳ (3, 5 hay 10 ngày một lần) kế toán xuống kho kiểm tra, nhận các chứng từ nhập, xuất kho (kèm theo “Phiếu giao nhận chứng từ”), sau đó dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng hợp từ các chứng từ nhập, xuất và giá hạch toán để trị giá thành tiền NVL nhập, xuất rồi ghi vào “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn” (bảng này được mở theo từng kho). Cuối kỳ, kế toán tính tiền trên “Sổ số dư” do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn kho từng danh điểm NVL trên “Sổ số dư” với tồn kho trên “Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn”. Từ bảng này, kế toán lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về vật liệu. Sơ đồ 2: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Thẻ kho Sổ số dư Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi chú : Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp, công việc ghi sổ được dàn đều trong kỳ, không bị dồn vào cuối kỳ, thích hợp với những DN có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất của mỗi loại khá nhiều. Nhược điểm: Việc kiểm tra, đối chiếu, phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. c. Phương pháp đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp này, kế toán chỉ mở “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” theo từng kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm NVL và theo từng kho, kế toán lập “Bảng kê nhập vật liệu”, “Bảng kê xuất vật liệu”, từ các bảng kê này vào “Sổ luân chuyển NVL”. Khi nhận được thẻ kho từ thủ kho, kế toán đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho với “Sổ luân chuyển NVL”, đồng thời từ “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” lập “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL” để đối chiếu với kế toán tổng hợp về NVL. Sơ đồ 3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập vật liệu Phiếu nhập kho Bảng tổng hợp nhập, xuất,tồn kho vật liệu Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Bảng kê xuất vật liệu Phiếu xuất kho Ghi chú : Ghi hàng ngày; Ghi cuối tháng; Đối chiếu Ưu điểm: Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán, thích hợp áp dụng với DN có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng từ nhập, xuất NVL không nhiều. Nhược điểm: Còn ghi trùng lặp về mặt số lượng giữa kho và phòng kế toán. Công việc ghi sổ bị dồn vào cuối kỳ, trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều khó khăn, hơn nữa làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác. IV. KẾ TOÁN TỔNG HỢP NVL Mỗi DN sử dụng những loại NVL khác nhau, phục vụ cho những hoạt động sản xuất khác nhau. Tuỳ theo đặc điểm NVL của từng DN mà các DN có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có DN thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (tức là mỗi lần nhập kho, xuất kho đều có cân, đo, đong, đếm), nhưng cũng có những DN chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng NVL tồn kho cuối kỳ. Theo đó, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên (KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX a. Khái niệm Phương pháp KKTX là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ sách kế toán. Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKTX, các tài khoản hàng tồn kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, chúng ta có thể xác định giá trị của vật tư, hàng hóa tại bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán. Cuối kỳ hạch toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán để xác định số lượng vật tư thừa, thiếu, tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp KKTX thích hợp áp dụng trong các DN sản xuất và DN thương mại kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn. b. Tài khoản sử dụng Theo phương pháp KKTX, để kế toán tổng hợp về NVL, kế toán sử dụng những tài khoản sau: - TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”: TK này dùng để ghi chép số hiện có, tình hình tăng, giảm của NVL theo giá thực tế. Kết cấu TK 152: Bên Nợ: + Giá thực tế NVL nhập kho do mua ngoài, tự sản xuất, thuê gia công chế biến, nhận vốn góp liên doanh, được nhận từ các nguồn khác. + Trị giá NVL thừa phát hiện khi kiểm kê. Bên Có: + Giá thực tế NVL xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hay góp vốn liên doanh. + Trị giá NVL được giảm giá hay trả lại người bán. + Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ: Giá thực tế NVL tồn kho. TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng nhóm, loại NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của DN. Ví dụ, các DN có thể chi tiết TK 152 theo vai trò, công dụng của NVL như sau: - TK 1521 - Nguyên liệu, vật liệu chính - TK 1522 - Vật liệu phụ - TK 1523 - Nhiên liệu v.v.... - TK 151 “Hàng mua đang đi đường”: TK này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hóa mà DN đã mua, đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho DN và tình hình hàng về. Kết cấu TK 151: Bên Nợ: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường. Bên Có: Giá trị hàng hóa, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc được chuyển giao cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho. c. Sơ đồ hạch toán tổng hợp Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX TK 133 TK 151 TK 111,112,311,331 TK 152 TK 621,627,641,642 Giá mua và CP mua NVL đã nhập kho VAT đầu vào Hàng mua đang đi đường Hàng đi đường nhập kho Giá NVL xuất kho sử dụng trong DN TK 154 Gtt NVL xuất để gia công chế biến TK 154 Nhập kho NVL tự chế hoặc gia công Nhận VGLD bằng NVL Nhận lại VGLD bằng NVL Trị giá NVL thừa khi kiểm kê kho TK 411 TK128,222 TK 338, 632 TK128,222 TK 411 TK 138, 632 Trị giá NVL thiếu khi kiểm kê kho Xuất NVL trả VGLD Xuất NVL góp liên doanh TK 412 2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK a. Khái niệm Phương pháp KKĐK là phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hóa đã xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho = Tổng giá trị vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ + Trị giá vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ - Trị giá vật tư, hàng hóa tồn cuối kỳ Như vậy, theo phương pháp này, mọi biến động vật tư, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư, hàng hóa mua vào nhập kho được phản ánh trên tài khoản riêng (Tài khoản “Mua hàng”). Cuối kỳ hạch toán, DN tiến hành kiểm kê vật tư, hàng hóa để xác định giá trị vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ). Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán. Nhược điểm: Độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi... Áp dụng: Ở những DN có nhiều chủng loại hàng tồn kho với quy cách, mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và được xuất thường xuyên. b.Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp NVL._. theo phương pháp KKĐK, kế toán sử dụng TK 611 “Mua hàng” để phản ánh giá thực tế của số vật tư, hàng hóa mua vào và xuất trong kỳ. Kết cấu TK 611: Bên Nợ: + Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ, hàng bán bị trả lại... Bên Có: + Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa xuất trong kỳ + Trị giá thực tế hàng hóa đã gửi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ trong kỳ. + Trị giá vật tư, hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá. + Trị giá thực tế hàng hóa, vật tư tồn cuối kỳ. TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: TK 6111 “Mua NVL” và TK 6112 “Mua hàng hóa”. c. Sơ đồ hạch toán tổng hợp Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK TK 151, 152 TK 133 TK 111,112,331 TK 611 TK 151, 152 TK 111,112,331 TK 621, 627 TK 133 K/c NVL đi đường và tồn kho đầu kỳ K/c NVL đi đường và tồn kho cuối kỳ Gtt NVL mua vào trong kỳ Gtt NVL đã sử dụng trong kỳ Trả NVL cho người bán hoặc CKTM 3. Kế toán kết quả kiểm kê kho NVL Trong công tác quản lý NVL, kiểm kê kho là một việc làm cần thiết của DN nhằm đối chiếu số liệu trên sổ sách kế toán với số lượng thực tế tồn kho của từng danh điểm NVL đã được kiểm kê. Từ đó xác định số thừa, thiếu và có quyết định xử lý kịp thời. DN có thể tiến hành kiểm kê định kỳ hay đột xuất, quy mô của kiểm kê có thể là kiểm kê toàn bộ, kiểm kê từng phần hay kiểm kê chọn mẫu. Việc kiểm kê do Ban kiểm kê tiến hành theo sự uỷ nhiệm và dưới sự lãnh đạo của thủ trưởng đơn vị. Sơ đồ 6: Kế toán kết quả kiểm kê kho NVL TK 632 TK 152 Giá trị NVL thừa xác định là của DN TK 338 TK 138 Giá trị NVL thừa xác định phải trả đơn vị khác Giá trị NVL thiếu chờ xử lý Giá trị NVL thiếu được bồi thường TK 111,112,1388,334... TK 632 Giá trị NVL thiếu DN phải chịu Đồng thời trường hợp giá trị NVL thừa xác định phải trả đơn vị khác, kế toán ghi đơn: Nợ TK 002 - Giá trị NVL thừa. 4. Kế toán dự phòng giảm giá NVL Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 - Hàng tồn kho, cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá (DPGG) hàng tồn kho. Số DPGG hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập DPGG được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Như vậy, DPGG NVL là phần dự phòng giảm giá trị NVL do những nguyên nhân mà hậu quả của nó không chắc chắn. Thực chất của DPGG là ghi nhận trước các thiệt hại có thể xảy ra (do giảm giá trị) vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, để có nguồn bù đắp cho các thiệt hại thực tế xảy ra vào kỳ tiếp theo. Việc lập dự phòng là tuân thủ nguyên tắc “Thận trọng” được thừa nhận trong Chuẩn mực kế toán quốc tế. Mức lập DPGG NVL được xác định theo công thức: Mức dự phòng cần lập năm tới cho NVL i = Số lượng NVL i cuối năm x Mức giảm giá của NVL i Để hạch toán khoản DPGG NVL, kế toán sử dụng TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của TK 159: Bên Nợ: Hoàn nhập DPGG NVL Bên Có: Trích lập DPGG NVL Dư Có: DPGG NVL hiện có. Trường hợp khoản DPGG hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản DPGG hàng tồn kho đã lập cuối kỳ kế toán năm trước thì trích lập bổ sung số chênh lệch: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết DPGG hàng tồn kho) Có TK 159 - DPGG hàng tồn kho. Trường hợp khoản DPGG hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản DPGG hàng tồn kho đã lập cuối kỳ kế toán năm trước thì hoàn nhập số chênh lệch: Nợ TK 159 Có TK 632. V. TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN NVL THEO CÁC HÌNH THỨC SỔ 1. Hình thức Nhật ký sổ cái - Đặc điểm: Kế toán kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên một loại sổ duy nhất là Nhật ký sổ cái.Theo hình thức này, kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được tách rời trên 2 loại sổ khác nhau. Cuối kỳ, trước khi lập báo cáo kế toán, kế toán không phải lập Bảng cân đối số phát sinh vì có thể căn cứ vào dòng cộng cuối kỳ trên nhật ký sổ cái. - Sổ sách kế toán: Bao gồm hai loại + Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký sổ cái. + Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết NVL - Áp dụng: Trong những DN có quy mô nhỏ, sử dụng không nhiều tài khoản, số lượng nghiệp vụ phát sinh không nhiều và tương đối đơn giản. - Trình tự ghi sổ được thể hiện theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 7: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái Chứng từ kế toán (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) Nhật ký sổ cái (TK 152) Sổ chi tiết (TK 152) Bảng tổng hợp chi tiết NVL Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày hay định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu so sánh 2. Hình thức Nhật ký chung - Đặc điểm: Kế toán tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, tất cả nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký (Sổ nhật ký chung) theo trình tự thời gian, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký chung để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Trước khi lập báo cáo kế toán, kế toán phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu vì Sổ cái (Tài khoản tổng hợp) được phản ánh ở một số trang sổ. - Sổ sách kế toán: + Sổ nhật ký chung + Nhật ký đặc biệt (như nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng...) + Sổ cái (TK 152) + Các sổ chi tiết. - Áp dụng: Hình thức này được vận dụng trong nhiều loại hình DN, đặc biệt những DN quy mô lớn, nghiệp vụ kế toán phát sinh nhiều, rất thuận tiện cho cơ giới hóa tính toán (sử dụng phần mềm kế toán). - Trình tự ghi sổ được thể hiện theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Chứng từ kế toán (Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết NVL Sổ chi tiết (TK 152) Báo cáo kế toán Nhật ký chung Sổ cái (TK 152, TK 611) Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày hay định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu so sánh 3. Hình thức Chứng từ ghi sổ - Đặc điểm: Hình thức chứng từ ghi sổ có đặc điểm giống hình thức Nhật ký chung, đó là sự tách rời việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống, và trước khi lập Báo cáo kế toán phải lập Bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu. - Sổ sách kế toán: + Chứng từ ghi sổ: Được lập trên cơ sở chứng từ gốc, để bảo quản chứng từ gốc, định khoản kế toán và làm căn cứ để vào sổ cái. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi nghiệp vụ kinh tế theo thời gian sau khi kế toán đã lập Chứng từ ghi sổ. + Sổ cái + Các sổ chi tiết. - Áp dụng: Thích hợp trong các DN vừa và nhỏ, thích hợp cho sử dụng máy vi tính. - Trình tự ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày hay định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu so sánh 4. Hình thức Nhật ký - chứng từ (NKCT) - Đặc điểm: Kế toán kết hợp ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên cùng một loại sổ là NKCT. NKCT kết hợp ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết trong quá trình ghi sổ. Theo phương pháp này, kế toán cũng không phải lập Bảng cân đối số phát sinh vì việc kiểm tra số liệu trước khi lập Báo cáo kế toán có thể căn cứ vào dòng tổng cộng cuối kỳ trên NKCT. - Sổ sách kế toán: + Nhật ký chứng từ: NKCT được mở theo bên Có của tài khoản chi tiết với các tài khoản đối ứng Nợ. NKCT có thể mở cho 1 tài khoản (bên Có) hay nhiều tài khoản. + Bảng kê: Khi các số liệu không được phản ánh trực tiếp vào các NKCT thì sẽ được ghi vào bảng kê, cuối tháng tổng cộng rồi chuyển vào các NKCT liên quan. + Sổ cái + Sổ chi tiết. - Áp dụng: Thích hợp cho các DN có quy mô lớn, thuận tiện cho phân công lao động kế toán, nhưng thường ghi sổ kế toán bằng tay, không thuận tiện cho cơ giới hóa tính toán. - Trình tự ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ cái Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng phân bổ (số 2) Bảng kê (số 4, 5, 6) NKCT (số 7) Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày hay định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu so sánh VI. CHUẨN MỰC KẾ TOÁN QUỐC TẾ LIÊN QUAN TỚI KẾ TOÁN NVL 1. Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) số 2 - Hàng tồn kho Theo IAS - 2, NVL là một loại hàng tồn kho nên nó được hạch toán kế toán theo phương pháp kế toán hàng tồn kho. Nội dung của IAS - 2 được thể hiện qua một số nội dung sau: * Hàng tồn kho phải được ghi nhận theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được theo nguyên tắc thận trọng. * Giá gốc hàng tồn kho bao gồm tất cả chi phí mua, chi phí chế biến, và các chi phí khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại: - Chi phí mua, ví dụ như giá mua và chi phí nhập khẩu. - Chi phí chế biến là: Nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí chung biến đổi, chi phí chung cố định được phân bổ dựa trên công suất bình thường của máy móc sản xuất. - Các chi phí khác như chi phí đi vay... * Giá trị hàng tồn kho thực tế có thể áp dụng theo các công thức tính giá trị sau: Phương pháp giá đích danh; phương pháp bình quân gia quyền; phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO); phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO). Nếu sử dụng phương pháp LIFO thì trên báo cáo tài chính phải trình bày sự khác biệt giữa số liệu trên Bảng cân đối kế toán và số thấp hơn giữa giá tính theo phương pháp phương pháp FIFO hoặc bình quân gia quyền và giá trị thuần có thể thực hiện được, hoặc số thấp hơn giữa giá hiện hành vào cuối năm và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV) là giá bán ước tính trừ đi các chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ. Những ước tính này phải được dựa trên báo cáo đáng tin cậy nhất thu thập được vào thời điểm ước tính. Mục đích giữ hàng tồn kho phải được tính đến khi đưa ra ước tính. Hàng tồn kho thường được điều chỉnh giảm xuống bằng giá trị thuần có thể thực hiện được theo các nguyên tắc sau: - Theo từng khoản mục - Các khoản mục tương tự nhau thường được nhóm lại - Từng dịch vụ được hạch toán như một khoản mục riêng. 2. Chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS) số 37 - Dự phòng Chuẩn mực này được công bố năm 1998. Theo chuẩn mực: - Các khoản dự phòng được ghi nhận khi: + DN có một nghĩa vụ hiện tại phát sinh từ 1sự kiện trong quá khứ. + Có thể có sự mất đi các nguồn lực gắn liền với các lợi ích kinh tế để thanh toán khoản nghĩa vụ. + Có thể ước tính một cách đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ đó. - Các khoản dự phòng phải được xem xét lại vào ngày lập Bảng cân đối kế toán và được điều chỉnh để phản ánh mức ước tính tốt nhất theo hiện tại. - Không được ghi nhận các khoản dự phòng cho lỗ từ hoạt động kinh doanh trong tương lai. Dự tính về các khoản lỗ từ hoạt động kinh doanh trong tương lai là dấu hiệu cho thấy rằng một số NVL dùng trong hoạt động kinh doanh có thể bị giảm giá trị. Hệ thống kế toán doanh nghiệp nước ta đã không ngừng sửa đổi, bổ sung trên nguyên tắc hội nhập và phù hợp với thông lệ, chuẩn mực kế toán quốc tế. Chuẩn mực kế toán Việt Nam đang dần được xây dựng và hoàn thiện trên cơ sở kế thừa và phát huy các chuẩn mực kế toán quốc tế cho phù hợp với đặc điểm kinh tế của đất nước. Đối với công tác kế toán hàng tồn kho, Chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho đã được ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chuẩn mực đã quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và phương pháp kế toán hàng tồn kho, những quy định đó hoàn toàn phù hợp với chuẩn mực kế toán quốc tế. VII. MỐI QUAN HỆ GIỮA CÔNG TÁC QUẢN LÝ NVL VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, DN cần áp dụng các biện pháp nhằm giảm bớt số vốn đọng và thời gian lưu lại vốn ở từng khâu, từng giai đoạn của quá trình sản xuất - kinh doanh. NVL là một loại tài sản lưu động, hơn nữa NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản lưu động của DN, vì vậy, hiệu quả sử dụng vốn lưu động chịu tác động nhiều của công tác quản lý NVL. Công tác quản lý NVL bao gồm các khâu: Thu mua, dự trữ và sử dụng. - Khâu thu mua: Nếu quá trình cung cấp NVL được thực hiện đầy đủ, quá trình sản xuất sẽ đảm bảo tính liên tục, vốn lưu động được luân chuyển nhanh. Hơn nữa, chất lượng NVL phục vụ cho quá trình sản xuất quyết định lớn tới chất lượng sản phẩm hoàn thành, góp phần tăng khối lượng hàng tiêu thụ, từ đó tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động. - Khâu dự trữ: Việc xây dựng kế hoạch dự trữ ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của DN. Nếu dự trữ NVL quá nhiều sẽ gây tốn kém về chi phí, ứ đọng vốn, ngược lại nếu dự trữ quá ít có thể làm sản xuất bị gián đoạn, ngừng trệ, cả hai trường hợp trên đều làm giảm hiệu quả sử dụng vốn lưu động. - Khâu sử dụng: Hiệu quả sử dụng vốn lưu động được thể hiện thông qua hiệu quả sử dụng NVL. Sử dụng NVL có hiệu quả là biện pháp cơ bản để làm giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao lợi nhuận cho DN. Hiệu quả sử dụng NVL được thể hiện qua chỉ tiêu sau: Hệ số quay kho = Gtt NVL sử dụng trong kỳ Gtt NVL tồn kho bình quân Gtt NVL tồn kho bình quân = Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL tồn kho cuối kỳ 2 Thời gian 1 vòng quay = Thời gian theo lịch H ệ s ố quay kho Hệ số quay kho của NVL càng lớn (thời gian 1 vòng quay càng nhỏ), hiệu quả sử dụng NVL càng cao, và ngược lại, nếu hệ số quay kho NVL nhỏ (thời gian 1 vòng quay lớn) chứng tỏ NVL đã được dự trữ không hợp lý, tồn đọng nhiều, làm giảm tốc độ luân chuyển của vốn kinh doanh. Sức sản xuất của NVL = Tổng doanh thu trong kỳ Tổng chi phí NVL trong kỳ Sức sản xuất của NVL cho biết 1 đồng NVL thì tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu. Chỉ tiêu này càng cao thì hiệu quả sử dụng NVL càng tốt và ngược lại. PHẦN II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN. I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN (CTCP) ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN 1. Quá trình hình thành và phát triển của CTCP Đầu tư và xây dựng bưu điện - Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Bưu điện. - Tên giao dịch tiếng Anh: Post and Telecommunication Investment and Construction Joint - Stock Company. - Tên viết tắt: PTIC - Trụ sở chính: Pháp Vân - Hoàng Liệt - Hoàng Mai - Hà Nội. - Điện thoại: (84.4) 8 611 513. - Fax: (84.4) 8 611 511 - Chi nhánh: 61 Đường Cộng Hòa - Phường 4 - Quận Tân Bình Thành phố Hố Chí Minh. - Hình thức doanh nghiệp: Công ty cổ phần. Ngày 30/10/1976 Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện ký quyết định số 1948/QĐ thành lập Công ty xây dựng nhà Bưu điện. Công ty xây dựng nhà Bưu điện được thành lập trên cơ sở hợp nhất các đơn vị xây dựng của Ngành là: đội xây dựng nhà Bưu điện, đội sản xuất gạch Tam Đảo thuộc công ty công trình Bưu điện, và bộ phận tự làm thuộc Ban thiết kế I - Cục kiến thiết cơ bản Tổng cục Bưu điện. Ngày 09/09/1996, Tổng cục trưởng tổng cục Bưu điện ra quyết định số 435/TCCB - LĐ về việc: Thành lập Doanh nghiệp Nhà nước “Công ty xây dựng Bưu Điện”, đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam - Mã số 64. Cùng với quá trình mở cửa, hội nhập của nền kinh tế quốc dân, bộ phận Doanh nghiệp Nhà nước từng bước thực hiện cổ phần hoá nhằm thu hút vốn đầu tư, mở rộng quy mô và hoạt động, tạo môi trường kinh doanh năng động hơn. Căn cứ vào đặc điểm và tình hình thực tế, Công ty đã lựa chọn phương án cổ phần hoá theo hình thức “Giữ nguyên vốn Nhà nước hiện có tại Doanh nghiệp, phát hành cổ phiếu thu hút thêm vốn”. (Theo Mục 1 Điều 3 Nghị định 64/2002/NĐ-CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ). Ngày 09/07/2004, theo quyết định số 31/QĐ của Bộ trưởng Bộ Bưu chính viễn thông Việt Nam, Công ty xây dựng Bưu điện thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam chuyển thành “Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Bưu điện”. Qua chặng đường gần 30 năm phát triển, Công ty đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành cả về quy mô, năng lực cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Với sự năng động của ban lãnh đạo Công ty và sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của toàn thể công nhân viên đã thúc đẩy Công ty vượt qua những khó khăn, và đạt chỉ tiêu tăng trưởng khá cao, đóng góp một phần không nhỏ cho Ngân sách Nhà nước và ngày càng khẳng định vị thế của Công ty trên thị trường. 2. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại CTCP Đầu tư và xây dựng Bưu điện 2.1. Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh: CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện là một đơn vị chuyên ngành bưu điện, ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: - Xây dựng các công trình Bưu chính - viễn thông, công nghệ thông tin, phát thanh truyền hình, các công trình công nghiệp, dân dụng, đường dây và trạm biến thế điện, điều hòa không khí. Các công trình giao thông, thuỷ lợi, cầu đường, sân bay, bến cảng. - Đầu tư trong các lĩnh vực: Bưu chính, viễn thông, công nghiệp, nhà ở, cơ sở hạ tầng các khu công nghiệp, đô thị. Đầu tư kinh doanh chứng khoán. - Sản xuất vật liệu xây dựng, vật liệu viễn thông, công nghệ thông tin, các sản phẩm nhựa. - Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị vật tư chuyên ngành bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin, ngành nhựa và xây dựng. - Tư vấn lập dự án đầu tư đấu thầu công trình, mua sắm thiết bị. Lập quy hoạch lập thiết kế tổng dự toán các công trình Bưu chính viễn thông, công nghệ thông tin, phát thanh truyền hình, các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi...Khảo sát địa chất công trình, địa chất thuỷ văn. 2.2. Các sản phẩm của Công ty CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện hoạt động trên nhiều lĩnh vực nên sản phẩm của Công ty cũng rất đa dạng, bao gồm: Sản phẩm xây lắp : Các công trình phụa vụ cho Ngành bưu chính - viễn thông như hệ thống đường cáp thông tin, trạm biến thế điện, cột ăng ten, nhà bưu điện...; các công trình giao thông, thuỷ lợi, cầu đường, sân bay, bến cảng. Sản phẩm công nghiệp: là vật liệu viễn thông, các sản phẩm nhựa như ống nhựa, cửa nhựa. Ngoài ra sản phẩm của Công ty còn là những hồ sơ tư vấn cho các công trình đầu tư và thiết kế cho Ngành bưu chính viễn thông. 2.3. Thị trường tiêu thụ Thị trường của Công ty trước hết phải kể đến đó là các bưu điện tỉnh, huyện từ Bắc vào Nam. Khách hàng truyền thống của Công ty là 63 Bưu điện tỉnh thành và các công ty dọc của VNPT. Khi nền kinh tế thị trường mở cửa đòi hỏi các phòng ban, xí nghiệp nhạy bén hơn trong việc tìm kiếm và mở rộng thị trường, vì thế, hiện nay các xí nghiệp thi công các công trình chủ yếu dựa trên việc tìm kiếm thị trường do chính các xí nghiệp tự làm. Đồng thời Công ty đã mở rộng thị trường ra ngoài Ngành, cụ thể đó là thị trường dân dụng - một thị trường đầy tiềm năng cho sự phát triển của Công ty trong tương lai, và thị trường nước ngoài. 2.4. Quy mô vốn của Công ty Vốn điều lệ của Công ty tại thời điểm thành lập được xác định là 35.000.000.000 (Ba mươi lăm tỷ đồng Việt Nam), được chia thành 350.000 cổ phần phổ thông, mệnh giá mỗi cổ phần là 100.000 đồng. Trong đó tỷ lệ cổ phần của các cổ đông như sau: Cổ đông Tỷ lệ (%) Trị giá Cổ phần của Nhà nước (Tổng công ty BCVT) 51 17.850.000.000 Cổ phần của các CB CNV trong công ty, trong đó: - Cổ phần bán theo giá ưu đãi 38,5 13.475.000.000 4.940.500.000 Cổ phần của các cổ đông ngoài doanh nghiệp 10,5 3.675.000.000 2.5. Đặc điểm quy trình công nghệ Đối với sản phẩm xây lắp: Sau khi kí kết hợp đồng giao thầu, Công ty tổ chức thực hiện thi công theo đúng hồ sơ, bản vẽ của chủ đầu tư. Các xí nghiệp có trách nhiệm thi công theo đúng bản vẽ, ngoài ra Công ty còn có phòng phụ trách phần hành tư vấn và thiết kế các công trình nếu có yêu cầu của bên chủ đầu tư. Để thi công một công trình đòi hỏi phải sử dụng quy trình công nghệ cao, sử dụng nhiều phương tiện, máy móc như máy ủi, máy cẩu, máy trộn bê tông, các phương tiện vận tải... Đối với sản phẩm công nghiệp: Công ty sử dụng dây chuyền công nghệ hiện đại, chỉ sử dụng một loại nguyên vật liệu nhưng thu được nhiều loại phẩm với quy cách, kích cỡ khác nhau với chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu cả trong nước và nước ngoài. Ví dụ các sản phẩm ống nhựa PCV dùng để luồn cáp thông tin và các thanh nhựa trong lắp ghép cửa nhựa. Quy trình sản xuất như sau (sơ đồ 11) Sơ đồ 11: Quy trình công nghệ của sản xuất ống nhựa PVC Máy trộn phối liệu Xilo chứa phối liệu Máy đùn 1 Khuôn Bàn định hình chân không Bàn làm lạnh Máy đùn 2 Máy kéo-cắt Xếp lên kiêu Xe vận chuyển Máy nong đầu ống 2.6. Một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây Trong những năm gần đây Công ty đều hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch, đạt tốc độ tăng trưởng cao, cụ thể một số năm như sau: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Doanh thu 176 243 748 000 218 847 600 000 245 116 000 000 Lợi nhuận trước thuế 2 221 159 000 3 365 000 000 5 634 000 000 Nộp NSNN 5 611 000 000 7 022 280 000 6 660 000 000 Tổng thu nhập 9 006 492 000 9 590 400 000 10 556 712 000 Tổng số lao động 341 333 302 Thu nhập bình quân (đ/người/tháng) 2 201 000 2 400 000 2 913 000 Có thể nói, qua mỗi năm hoạt động, Công ty đã rút ra được những kinh nghiệm thực tế, phát huy những thành tích đã đạt được, khắc phục những tồn tại để hoàn thành tốt những nhiệm vụ Tổng công ty giao và những mục tiêu Công ty đã đặt ra. Cùng với sự cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo của Ban lãnh đạo, trong những năm tới Công ty sẽ gặt hái được nhiều thành công hơn nữa trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại CTCP Đầu tư và xây dựng bưu điện Tổng số công nhân viên hiện nay của Công ty là 302 người. Bộ máy tổ chức của Công ty sẽ thực hiện theo sơ đồ sau (sơ đồ 12). Sơ đồ 12: Sơ đồ cơ cấu tổ chức hoạt động của PTIC Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổng giám đốc điều hành Ban kiểm soát Các ban quản lí dự án đầu tư Các ban chỉ huy công trình xây lắp Các xí nghiệp xây dựng nhà bưu điện P. Tài chính-kế toán-thống kê P. kĩ thuật nghiên cứu phát triển P. kế hoạch - thị trường Các XN công trình thông tin Các nhà máy: Nhựa, cáp viễn thông Phòng đầu tư P. Tổ chức nhân sự- quản trị hành chính Các chi nhánh, trung tâm TM-dịch vụ... Ghi chú : Chỉ đạo điều hành trực tuyến : Kiểm soát hoạt động Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất trong Công ty, kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lí Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, hoạt động độc lập, giám sát tính trung thực, hợp lí, hợp pháp trong quản lí điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Tổng giám đốc Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng và kỉ luật, chịu trách nhiệm trước Tổng công ty và trước pháp luật về quản lí và điều hành hoạt động của đơn vị trong phạm vi, quyền hạn và nghĩa vụ được quy định. Tổng giám đốc có các phó tổng giám đốc giúp việc. Phó tổng giám đốc quản lí và điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc. Phòng tài chính - kế toán - thống kê (TCKTTK) là bộ phận chức năng giúp cho Tổng giám đốc trong việc tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác tài chính, kế toán, thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kinh tế trong nội bộ Công ty. Phòng kĩ thuật, nghiên cứu phát triển có nhiệm vụ quản lí kỹ thuật, chất lượng các sản phẩm công nghiệp, các công trình, quản lí về an toàn lao động, quản lí đào tạo và sáng kiến cải tiến kỹ thuật. Phòng kế hoạch - thị trường có nhiệm vụ tìm kiếm thị trường, lập dự án đầu tư, đấu thầu công trình, mua sắm thiết bị, vật tư, thiết bị phục vụ thi công và kinh doanh trong lĩnh vực vật tư, thiết bị. Phòng đầu tư có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng chiến lược kinh doanh, trong đổi mới, bổ sung, cải tiến dây chuyền công nghệ. Phòng tổ chức nhân sự, quản trị tài chính có chức năng thực hiện tuyển dụng, đào tạo, bố trí nhân sự trong Công ty, tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lí, điều hành trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban quản lí dự án đầu tư có chức năng theo dõi, kiểm tra, giám sát, quản lí các dự án đầu tư của Công ty trong các lĩnh vực: Bưu chính viễn thông, công nghiệp, nhà ở, cơ sở hạ tầng, các khu công nghiệp, đô thị. Ban chỉ huy công trình xây lắp do Tổng giám đốc Công ty và Hội đồng quản trị của Công ty thành lập để quản lí, xây dựng công trình cụ thể nào đó. Các xí nghiệp sản xuất của Công ty hoạt động trên cơ sở bán độc lập, tức là các chi nhánh này vừa tiến hành thi công những công trình do Công ty giao, vừa tự tìm kiếm thị trường hoạt động cho mình, hạch toán lỗ lãi riêng cho từng xí nghiệp nhưng trên mỗi công trình Công ty thu % trên lợi nhuận trước thuế và chi phí quản lí chung. Trung tâm thương mại - dịch vụ là bộ phận phụ trách việc thu mua nguyên vật liệu cho Công ty phục vụ sản xuất sản phẩm công nghiệp, đồng thời phụ trách việc tìm thị trường và tiêu thụ sản phẩm này. Chế độ lãnh đạo và quản lí trong công ty thống nhất là chế độ lãnh đạo một thủ trưởng, lãnh đạo theo cơ cấu trực tiếp tham mưu, nghĩa là các phòng ban chỉ có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình và thực hiện các nhiệm vụ được giao. Mọi quyết định trong Công ty đều do Tổng giám đốc quyết định. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện có loại hình sản xuất phức tạp, thị trường rộng do đó tổ chức quản lí phải được theo dõi đến từng xí nghiệp. Công ty đã áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Bộ máy kế toán gồm hai cấp: + Kế toán tại công ty + Kế toán tại các xí nghiệp hạch toán bán độc lập. Kế toán tại các xí nghiệp có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán tại xí nghiệp. Kế toán tập hợp chứng từ phát sinh tại các đội trực thuộc xí nghiệp và các bộ phận có liên quan để ghi vào sổ kế toán cần thiết, lập định kì (theo quý) và gửi về phòng TCKTTK của Công ty. Kế toán tại các xí nghiệp hạch toán độc lập như một đơn vị độc lập, báo cáo lỗ lãi với Công ty. Kế toán tại Công ty tập hợp chứng từ phát sinh ở các phòng ban, các xí nghiệp trực thuộc Công ty và các bộ phận có liên quan để ghi chép vào sổ kế toán cần thiết, sau đó chuyển cho bộ phận kế toán liên quan hạch toán, vào các sổ chi tiết, sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Kế toán giữa Công ty và xí nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, trong đó kế toán Công ty thực hiện những công việc ở vai trò quản lí, chỉ đạo, hướng dẫn kế toán ở các xí nghiệp. Kế toán tại Công ty được tổ chức theo sơ đồ sau (sơ đồ 13): Sơ đồ 13: Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán Ngân hàng Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán chi phí giá thành Thủ quỹ Thủ kho Kế toán tiền lương Kế toán trưởng: Phụ trách chung phòng TC-KT-TK, tổ chức, hướng dẫn và phân công công việc và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong Công ty và các chi nhánh, phòng ban trực thuộc Công ty. Phó phòng kế toán: Do kế toán trưởng uỷ quyền thực hiện, tổng hợp các báo cáo của các đơn vị trực thuộc và lập BCTC chung cho cả Công ty, báo cáo tình hình tài chính cho kế toán trưởng và những người có thẩm quyền. Kế toán thanh toán: Theo dõi việc thanh toán, các khoản hoàn ứng, tạm ứng, tiền lương công nhân viên trong Công ty, theo dõi công nợ phát sinh với khách hàng và nhà cung cấp, lập báo cáo chi tiết các khoản nợ, theo dõi và thanh toán kinh phí giữa Công ty và các đơn vị nội bộ. Kế toán ngân hàng: Chịu trách nhiệm theo dõi mảng giao dịch với ngân hàng, thời gian thanh toán,lãi vay. Công ty có riêng kế toán phụ trách tình hình thanh toán với ngân hàng, tại các xí nghiệp, đơn vị trực thuộc không có riêng từng phần hành kế toán mà kế toán trưởng phụ trách kiêm nhiệm trên mọi phần hành kế toán. Kế toán vật tư, TSCĐ: Theo dõi biến động TSCĐ, trích khấu hao TSCĐ, NVL sản xuất của các xí nghiệp, vật tư tại kho của Công ty và các kho của xí nghiệp, theo dõi giá trị của các tài sản, chất lượng của vật tư, tài sản mà đơn vị đang quản lí. Kế toán chi phí - giá thành: Tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tổ chức lập và phân tích báo cáo, cung cấp những thông tin cần thiết về chi phí sản xuất và giá thành sẩn phẩm. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ: Tính lương và trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo đúng chế độ. Tại các xí nghiệp kế toán tính lương cho cán bộ CNV trong đơn vị mình sau đó gửi báo cáo cho kế toán Công ty. Thủ kho: Theo dõi nhập, xuất vật tư, hàng hóa, thành phẩm, bảo quản vật tư hàng hóa trong kho, có trách nhiệm thông báo cho kế toán vật tư những hàng hoá, vật tư kém phẩm chất, không đủ chất lượng. Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi tiền mặt theo phiếu thu, phiếu chi, bảo quản quỹ và thực hiện kiểm kê quỹ hàng tháng, đối chiếu sổ quỹ với sổ chi tiết tiền mặt của kế toán. 5. Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện 5.1. Quy định chung Niên độ kế toán: Năm tài chính của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 dương lịch hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán và nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Công ty sử dụng đồng Việt Nam, và theo tỷ giá của Ngân hàng Ngoại thương. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức chứng từ ghi sổ. Phương pháp kế toán tài sản cố định: - Nguyên tắc xác định nguyên giá: TSCĐ mua mới = Giá mua + chi phí mua + chi phí khác. Trường hợp TSCĐ nhập khẩu: TSCĐ mua mới = Giá mua + Thuế + chi phí mua + Chi phí khác. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty trích khấu hao cơ bản theo tỷ lệ khấu hao quy định tại quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: - Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo nguyên tắc giá thực tế chi phí. - Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kì: theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp Kê khai thường xuyên. 5.2. Hệ thống chứng từ Công ty áp dụng hệ thống chứng từ được ban hành theo Quyết định số 1141-._.ng ty đã làm tốt công tác quản lí NVL, do vậy các nghiệp vụ trên ít khi xảy ra. Biểu số 23: CTCP ĐT & XD bưu điện CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ Đến hết ngày 31/12/2005 Hôm nay, ngày 31/12/2005 tại kho Nhà máy vật liệu viễn thông I - Ngọc Hiệp - Quốc Oai - Hà Tây. Chúng tôi gồm: Ông Lý Văn Minh - Trưởng đoàn. Ông Hoàng Lê Linh - Kế toán vật tư Công ty Bà Nguyễn Thị Lan - Kế toán trưởng Nhà máy VLVTI Ông Phạm Văn Long - Cán bộ vật tư Nhà máy VLVTI Bà Nguyễn Thị Thu Dung - Thủ kho Nhà máy VLVTI Cùng nhau kiểm kê, đi đến thống nhất số lượng kiểm kê ngày 31/12/2005 cụ thể như sau: Số TT Chủng loại Khối lượng Ghi chú Thực nhập Thực tồn 1 Dây đồng 2.6mm 90612 20130 2 Nhựa Foam . 5500 EF . Dow 3485 16075 16000 75 6800 6800 0 3 Dây bện nhóm . Nâu . Trắng . Lục ... . Đen 712 84 161 86 35 359.9 39.6 92.0 42.8 15 4 Băng in trắng 114.5 105.5 5 Băng nhôm .35 mm . 42 mm ... . 88 mm 11772 106.5 2100.5 678 7399 106.5 2100.5 0.00 ... ... ... ... Ghi chú: Số lượng thực nhập lấy theo số liệu nhập tại Nhà máy VLVTI. Hà Nội, ngày 31/12/2005 Nhà máy VLVTI Công ty Thủ kho Cán bộ vật tư KTT KT vật tư Trưởng đoàn kiểm kê (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 6. Phân tích tình hình sử dụng NVL tại Công ty trong thời gian qua Nhận thức rõ rằng hiệu quả quản lý NVL có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả sử dụng vốn lưu động, Công ty đã áp dụng nhiều biện pháp để thực hiện tốt công tác quản lý NVL, từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng. - Khâu thu mua: Công tác thu mua được giao cho Trung tâm thương mại, với đội ngũ cán bộ năng động, nắm bắt kịp thời giá cả thị trường, tìm được nguồn thu mua nhanh chóng, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Mỗi lần Công ty thường nhập mua NVL với khối lượng lớn, do nhu cầu NVL được xác định thông qua Giấy yêu cầu cấp vật tư mỗi quý của Nhà máy. - Khâu bảo quản: Hệ thống kho được bố trí hợp lý, khoa học, đáp ứng việc bảo quản NVL theo tính năng, công dụng của từng loại và thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê vật liệu. - Khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng định mức vật tư kỹ thuật hợp lý, giúp việc sử dụng NVL được hiệu quả và tiết kiệm. Việc xuất vật tư được thực hiện hàng tháng, căn cứ vào yêu cầu cấp vật tư của Nhà máy và tình hình sản xuất thực tế nên đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, tránh được tình trạng hao hụt, lãng phí NVL. Để đánh giá hiệu quả sử dụng NVL tại Công ty, chúng ta xem xét một số chỉ tiêu qua bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Chênh lệch Tổng doanh thu SPCN 83 262 461 000 100 616 000 000 +17 353 539 000 Tổng chi phí giá thành SPCN 54 120 599 000 65 425 040 000 +11 304 441 000 Tổng chi phí NVL 43 296 479 200 51 151 531 700 +7 855 052 500 Tỷ trọng chi phí NVL trên tổng chi phí giá thành (%) 80 78,18 -1,82 Giá trị NVL tồn đầu kỳ 4 021 371 610 3 521 224 828 Giá trị NVL tồn cuối kỳ 3 521 224 828 6 252 186 836 Giá trị NVL tồn kho bình quân 3 771 298 219 4 886 705 832 +1 115 407 613 Sức sản xuất của NVL 1,92 1,967 +0,047 Hệ số quay kho 11,48 11,08 -0,4 Thời gian 1 vòng quay (ngày) 26,13 27,07 +0,94 Để đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tới chỉ tiêu cần nghiên cứu, ta dùng phương pháp thay thế liên hoàn. - Hệ số quay kho: Hệ số quay kho của năm 2005 giảm so với năm 2004 là 0,4 vòng. Điều này là do ảnh hưởng của 2 yếu tố: + Tổng chi phí NVL năm 2005 tăng so với năm 2004 làm cho hệ số quay kho tăng là: 51 151 531 700 3 771 298 219 - 43 296 479 200 3 771 298 219 = 13,56 - 11,48 = +2,08 + Giá trị NVL tồn kho bình quân năm 2005 tăng so với năm 2004 làm hệ số quay kho giảm là: 43 296 479 200 4 886 705 832 - 51 151 531 700 3 771 298 219 = 11,08 - 13,56 = -2,48 Như vậy, năm 2005 hệ số quay kho giảm so với năm trước là do giá trị NVL tồn kho bình quân năm 2005 tăng so với năm trước là 1115407613 đồng. Cụ thể là mức tồn kho cuối năm 2005 của NVL tăng nhiều so với năm trước (cuối năm 2005,mức tồn kho của NVL tại Công ty là 6252186836 đồng), đó có thể do nhu cầu dự trữ cho sản xuất của năm sau, Công ty cần xem xét rõ nguyên nhân, để đảm bảo không rơi vào tình trạng ứ đọng NVL quá nhiều. Hệ số quay kho giảm làm thời gian 1 vòng quay NVL của năm 2005 tăng so với năm 2004 là 0,94 ngày. - Sức sản xuất của NVL: Sức sản xuất của NVL năm 2005 tăng so với năm 2004 là 0,047. Đó là do ảnh hưởng của các nhân tố: + Tổng doanh thu SPCN năm 2005 tăng nhiều so với năm 2004, làm sức sản xuất của NVL tăng là: 100 616 000 000 43 296 479 200 - 83 262 461 000 43 296 479 200 = 2,32 - 1,92 = +0,4 + Tổng chi phí NVL năm 2005 tăng so với năm 2004 làm sức sản xuất của NVL giảm là: 100 616 000 000 51 151 531 700 - 100 616 000 000 43 296 479 200 = 1,967 - 2,32 = -0,353 Sức sản xuất của NVL tăng cho thấy Công ty đã sử dụng NVL có hiệu quả. Nguyên nhân chính làm sức sản xuất tăng là do doanh thu SPCN tăng nhiều so với năm trước. Điều đó là do Công ty đã nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo uy tín trên thị trường, nên đã trúng thầu và kí kết nhiều hợp đồng cung cấp SPCN. Mặc dù tổng chi phí NVL tăng về số tuyệt đối nhưng tỷ trọng chi phí NVL trong tổng chi phí giá thành đã giảm, đó là do năm 2005 Công ty đã ban hành chính thức định mức tiêu hao vật tư cho SPCN nên đã sử dụng tiết kiệm NVL trong sản xuất. PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CTCP ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG BƯU ĐIỆN 1. Nhận xét, đánh giá về kế toán NVL tại Công ty CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL là một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất của Công ty. Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay với nhiều biến động, sức ép cạnh tranh ngày càng cao, các doanh nghiệp phải thực sự tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, phải không ngừng tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm mới có thể tồn tại và phát triển. Đối với Công ty, để quá trình sản xuất diễn ra liên tục và có hiệu quả, đòi hỏi trước hết phải kiểm soát và quản lý tốt yếu tố đầu vào quan trọng là NVL. Để NVL có thể đáp ứng quá trình sản xuất đòi hỏi Công ty phải có chính sách sử dụng NVL thích hợp, phải quản lý, theo dõi, bảo quản sát sao, giảm đến mức tối đa các hao hụt trong sử dụng và dự trữ, đảm bảo chất lượng của NVL. Thực tế ở Công ty đã chứng tỏ công tác kế toán NVL đã có một vai trò tích cực trong việc thực hiện những nhiệm vụ nêu trên. a. Những ưu điểm Trong những năm qua, doanh thu tiêu thụ sản phẩm công nghiệp của Công ty ngày càng tăng, chất lượng sản phẩm ngày càng được khẳng định trên thị trường. Điều đó có được là nhờ sự đóng góp không nhỏ của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng. Có thể nói công tác kế toán NVL ở Công ty đã được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả. Điều này được thể hiện ở những điểm sau: Về phân loại NVL: Với đặc điểm sản xuất của Công ty là phải sử dụng nhiều loại, nhiều thứ NVL với tính chất, công dụng khác nhau, Công ty đã dựa vào công dụng kinh tế - kỹ thuật của NVL để phân loại NVL, và xây dựng hệ thống danh điểm vật liệu rõ ràng, thống nhất trong toàn Công ty. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý NVL và thực hiện chương trình kế toán máy, giúp việc hạch toán NVL được nhanh chóng và chính xác. Về công tác quản lí NVL: Công ty có một hệ thống kho vật tư được xây dựng khá rộng rãi và được trang bị các thiết bị hiện đại nhằm bảo quản NVL có hiệu quả, giảm thiểu tình trạng hư hỏng, mất mát hay làm giảm chất lượng của NVL trong quá trình bảo quản. Việc phân chia thành các kho vật tư phục vụ cho việc sản xuất hai loại sản phẩm công nghiệp khác nhau giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong quá trình hạch toán, theo dõi biến động của NVL. Công ty lập kế hoạch thu mua NVL một cách khoa học do đó việc dự trữ vật liệu cũng rất phù hợp với tình hình sử dụng vật liệu ở các đơn vị sản xuất, tránh lãng phí, ứ đọng vốn, giải phóng được một số vốn lưu động đáng kể do giảm bớt được số NVL dự trữ tồn kho không cần thiết. Việc tổ chức thu mua vật liệu ở Công ty do Trung tâm thương mại đảm nhận, với một đội ngũ thu mua nhanh nhẹn hoạt bát trong việc nắm bắt giá cả thị trường, tìm nguồn NVL và thu mua đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu sản xuất và tiết kiệm chi phí. Công ty đã làm tốt công tác quản lí vật tư thông qua việc xây dựng định mức tiêu hao vật tư cho từng sản phẩm và định mức dự trữ đối với những NVL chính. Hơn nữa, giữa thủ kho và kế toán vật tư luôn có sự phối hợp chặt chẽ, giúp công tác ghi chép, phản ánh vào sổ sách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Về hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán: Việc sử dụng chứng từ cũng như luân chuyển chứng từ của Công ty được tuân thủ theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lý như chữ kí, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế. Hệ thống sổ sách được lập một cách khoa học, phù hợp với hình thức CTGS mà Công ty đang áp dụng, đảm bảo tính chính xác của số liệu, dựa trên cơ sở thực tế và cơ sở pháp lý, giúp cho việc theo dõi tình hình biến động NVL được dễ dàng, thuận tiện cho việc làm báo cáo tài chính. Ngoài hệ thống chứng từ, sổ sách bắt buộc theo quy định của Bộ tài chính, Công ty còn sử dụng các sổ, bảng biểu theo yêu cầu cụ thể ở Công ty. Việc bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện tốt, thuận tiện cho công tác đối chiếu, kiểm tra. Về việc áp dụng phần mềm kế toán: Phần mềm kế toán mà Công ty đang áp dụng có rất nhiều tiện ích trong công tác kế toán tại Công ty. Hiện nay hầu hết công việc kế toán đều được thực hiện trên máy, máy tính được cài đặt chương trình tự động tổng hợp và kết chuyển số liệu sang các sổ sách có liên quan, nên tiết kiệm rất nhiều thời gian, tăng độ chính xác, dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần. Đặc biệt Công ty đã trang bị hệ thống máy vi tính khá đầy đủ cho công tác kế toán, làm giảm khối lượng công việc thủ công của kế toán, tăng năng suất và hiệu quả hoạt động của công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Về hạch toán : Nhìn chung, công tác hạch toán ở Công ty được thực hiện khá tốt, tuân thủ theo đúng chế độ quy định. Quy trình hạch toán gọn nhẹ và nhanh chóng nhờ việc áp dụng kế toán máy. Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song, phương pháp kế toán được áp dụng nhất quán trong niên độ kế toán, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động của NVL. Đối với nghiệp vụ xuất kho NVL, Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân liên hoàn. Giá bình quân sau mỗi lần nhập cho kết quả chính xác, phản ánh đúng tình hình nhập, xuất, tồn kho của vật liệu, đồng thời theo kịp giá biến động trên thị trường. b. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm nêu trên, công tác kế toán tại Công ty vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục. Thứ nhất, về tính giá NVL: Với hàng mua trong nước, Công ty tính giá NVL nhập kho là giá hóa đơn (chưa có thuế GTGT), phần chi phí khoán cho Trung tâm thương mại được hạch toán vào chi phí sản xuất chung trong kì, còn với NVL nhập khẩu thì phần chi phí này lại được tính vào giá thực tế NVL nhập kho. Như vậy việc tính giá NVL nhập kho chưa được thống nhất, và cũng chưa phản ánh chính xác giá thực tế của vật liệu nhập kho, đã vi phạm nguyên tắc Giá gốc hàng tồn kho theo Chuẩn mực số 2_Hàng tồn kho. Theo chuẩn mực, hàng tồn kho được tính theo giá gốc, giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho. Thứ hai, về thủ tục nhập kho NVL: Phiếu nhập kho không được dùng theo đúng quy định. Theo quy định của Bộ tài chính thì Phiếu nhập kho do kế toán vật tư lập, sau đó người giao hàng đem hàng cùng phiếu nhập kho xuống kho để thủ kho làm thủ tục nhập kho, và thủ kho sử dụng phiếu nhập kho làm căn cứ để ghi thẻ kho. Tuy nhiên tại Công ty, Thủ kho chỉ dựa vào Hóa đơn GTGT và Biên bản giao nhận hàng với Trung tâm thương mại để nhập kho NVL và ghi thẻ kho. Phiếu nhập kho chỉ được lập trên phòng kế toán Công ty để phục vụ cho việc vào các sổ sách có liên quan tới NVL. Thứ ba, về hạch toán chi phí khoán cho Trung tâm thương mại: Do phần mềm kế toán máy chưa hoàn thiện, để hạch toán phần chi phí khoán vào giá thực tế NVL nhập kho, kế toán phải thông qua TK 6272 (Nợ TK 152/ Có TK 6272 và Nợ TK 6272/ Có TK 336). Việc định khoản như vậy không phản ánh đúng bản chất kinh tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Thứ tư, Công ty không theo dõi hàng mua đang đi đường Tại Công ty, khi Trung tâm thương mại nhận được cả hàng cùng các hóa đơn, chứng từ liên quan, thủ kho mới cho nhập kho và kế toán mới phản ánh vào sổ sách. Công ty không sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” nên Công ty chỉ theo dõi NVL đã thực tế nhập kho. Tuy nhiên trong trường hợp Công ty tiến hành thu mua NVL trong tháng, và đã nhận được hóa đơn, chứng từ thanh toán của bên bán, Công ty đã thanh toán hay chưa chấp nhận thanh toán cho bên cung cấp, lúc này số NVL mua trên đã thuộc quyền sở hữu của Công ty. Nhưng cuối tháng vì một lí do nào đó hàng chưa về tới kho, vì thế nên số NVL này cũng không được phản ánh, theo dõi trên tài khoản nào, cho thấy công tác kế toán NVL chưa được đầy đủ, chính xác. Thứ năm, Công ty không trích lập Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong khi đó giá cả NVL trên thị trường thường xuyên biến động (đặc biệt những NVL chính mà Công ty sử dụng như Bột PVC, sắt, thép...), do đó sẽ ảnh hưởng tới chi phí NVL và ảnh hưởng tới giá thành sản phẩm. Hơn nữa, những loại NVL nhập khẩu, hay khan hiếm trên thị trường Công ty thường dự trữ với khối lượng lớn do đó khó tránh khỏi những thiệt hại về mặt giá trị gây ảnh hưởng tới giá thành sản xuất sản phẩm và vấn đề tài chính của Công ty. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện 2.1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện kế toán NVL tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện Kế toán NVL là việc làm cần thiết để quản lí NVL, cung cấp một cách chính xác, kịp thời thông tin về NVL để Công ty xây dựng kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ NVL hợp lí, tránh lãng phí, hao hụt. Nhưng để đạt được những mục tiêu đó, công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng cần không ngừng hoàn thiện, tìm ra những giải pháp hạch toán kế toán đúng đắn và phù hợp nhất với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nhằm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, khắc phục, sửa chữa những tồn tại trong công tác kế toán. Tuy nhiên, việc hoàn thiện công tác kế toán phải được thực hiện đúng đắn và có cơ sở khoa học, cụ thể là hoàn thiện trên cơ sở tuân thủ chế độ kế toán hiện hành do Nhà nước ban hành. Yêu cầu đặt ra là Công ty phải tuân thủ và áp dụng một cách linh hoạt, sáng tạo những quy định chung về công tác hạch toán kế toán sao cho phù hợp nhất với hoạt động của mình. Từ đó giúp cho các thông tin kế toán được đầy đủ, chính xác, giúp Ban lãnh đạo đưa ra được quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn, đem lại kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cao hơn cho Công ty, tiết kiệm chi phí trong công tác quản lí cũng như trong quá trình sản xuất. Theo đó, các nguyên tắc cần tuân thủ khi hoàn thiện kế toán NVL: - Phải dựa trên các quy định và hướng dẫn của Bộ tài chính về hệ thống các phương pháp kế toán, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách kế toán..., phải tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (cụ thể là Chuẩn mực số 2 - Hàng tồn kho), cụ thể như sau: + Kế toán NVL phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. + Kế toán NVL phải đồng thời kế toán chi tiết cả về mặt hiện vật và giá trị, kế toán phải theo dõi chi tiết từng chủng loại, quy cách NVL theo từng đặc điểm quản lý và sử dụng. Kế toán phải đảm bảo sự trùng khớp, đúng đắn cả về mặt hiện vật và giá trị, giữa số thực tế kiểm kê và số trên sổ sách kế toán, số trên sổ sách kế toán tổng hợp với số trên sổ sách chi tiết... + Cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì kế toán phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (NVL). Việc lập dự phòng dựa trên cơ sở từng mặt hàng NVL. + Đối với NVL mua bằng ngoại tệ phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế lúc phát sinh nghiệp vụ hay tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. - Kế toán NVL phải dựa trên đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của DN, việc hoàn thiện phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin kế toán của DN. - Hoàn thiện phải đảm bảo yêu cầu hội nhập với thông lệ và chuẩn mực kế toán quốc tế. 2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán NVL tại CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện Sau thời gian thực tập tại Công ty, tìm hiểu về công tác kế NVL của Công ty, em xin có một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL ở công ty trên góc độ nghiên cứu của mình: Kiến nghị 1: Về công tác quản lí NVL - Khâu thu mua: Trong khâu cung cấp NVL, ngoài những bạn hàng lâu năm, Công ty nên mở rộng quy mô ra cả những bạn hàng gần, có khả năng cung cấp NVL thường xuyên cho Công ty để trở thành những đối tác tín nhiệm, điều này sẽ đảm bảo có lợi cho Công ty trong tiết kiệm chi phí vận chuyển, và thanh toán chiếm dụng vốn. Với những NVL phải nhập khẩu, thay ví kí kết hợp đồng trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài, Công ty có thể mua thông qua những công ty trung gian trong nước. Như vậy sẽ giảm bớt nhiều thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí. - Khâu sử dụng: Nhà máy có thể đặt ra những biện pháp khuyến khích sử dụng tiết kiệm NVL. Một vấn đề quan trọng trong việc nâng cao tiết kiệm là đổi mới công nghệ. Công nghệ hiện đại cho phép giảm chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Công ty cần tăng cường ngiên cứu, ứng dụng các công nghệ mới để khai thác các tiềm năng, cơ hội phát triển, đầu tư mua sắm trang thiết bị máy móc phục vụ sản xuất. Bên cạnh đó cần phát triển nguồn nhân lực, nâng cao trình độ kỹ thuật và tay nghề công nhân, có biện pháp cập nhật kiến thức, thông tin khoa học - kỹ thuật cho cán bộ CNV thông qua hội thảo, tham quan, học tập...Mặt khác, hiện nay Công ty đang huy động các nguồn vốn đầu tư thông qua hợp tác với các tổ chức kinh tế khác. Việc hợp tác kinh tế với các công ty trong và ngoài nước, đặc biệt hợp tác nước ngoài cũng là một phương thức để học hỏi, cập nhật công nghệ tiên tiến và kinh nghiệm quản lí hiện đại. - Khâu bảo quản: Để quản lý tốt NVL trong kho, Công ty cần nâng cao hơn nữa trình độ nghiệp vụ ở kho, có chế độ thưởng phạt thích hợp để khuyến khích mọi người có trách nhiệm trong bảo quản NVL. Thủ kho cần quản lí chặt chẽ vật tư sau mỗi lần nhập, xuất kho, tăng cường công tác kiểm tra để phát hiện, xử lí những vật tư hao hụt, giảm chất lượng. Kiến nghị 2: Về thủ tục nhập kho NVL Để đảm bảo đúng quy trình nhập kho theo quy định, khi Trung tâm thương mại nhận được hàng cùng hóa đơn GTGT do bên bán giao cho, kế toán viết phiếu nhập kho (theo mẫu quy định của Bộ tài chính), giao cho người vận chuyển đem hàng cùng phiếu xuống kho làm thủ tục nhập kho. Thủ kho tiến hành kiểm tra số NVL đó, ghi số thực nhập vào Phiếu nhập kho, dùng làm căn cứ ghi thẻ kho. Sau đó gửi các chứng từ nhập kho lên phòng kế toán Công ty để vào sổ sách kế toán. Khi đã sử dụng phiếu nhập kho, thủ kho không cần phải lập Biên bản giao nhận với Trung tâm thương mại. Đơn vị Địa chỉ Mẫu số 01-VT Ban hành theo QĐ số 1141/TC/QĐ-CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính PHIẾU NHẬP KHO Ngày...tháng...năm Số: Nợ: Có: - Họ tên người giao hàng - Theo ...số...ngày...tháng...năm... của... - Nhập tại kho... Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng Nhập, ngày...tháng...năm... Trung tâm thương mại Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kiến nghị 3: Về tính giá thực tế NVL nhập kho Để đảm bảo tính chính xác giá thực tế NVL nhập kho và đảm bảo nguyên tắc Giá gốc hàng tồn kho, đối với hàng mua trong nước, Công ty nên phản ánh chi phí khoán vào giá thực tế NVL nhập kho. Vì vậy, trước khi lập Phiếu nhập kho, kế toán lập Bảng tính giá thực tế NVL nhập kho như trường hợp hàng nhập khẩu, theo đó: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá hóa đơn (chưa thuế GTGT) + Chi phí khoán Ví dụ: Theo hóa đơn số 12824 ngày 14/12/2005 đã nêu ở trên, kế toán lập Bảng tính giá NVL nhập kho như sau: CTCP ĐT & XD bưu điện BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ NVL NHẬP KHO (Theo HĐ số 12824 ngày 14/12/2005) Số TT Tên hàng SL (kg) Thành tiền Chi phí khoán Tổng cộng Đơn giá nhập 1 Băng in trắng 96 17 097 600 51292.8 17148892.8 178634.3 2 Dây bện nhóm nâu 46 4 181 400 12544.2 4193944.2 91172.7 Ghi chú: Chi phí khoán cho Trung tâm thương mại là 0,3% giá hóa đơn chưa có thuế GTGT. Hà Nội, ngày 05/12/2005 Người lập (Ký, họ tên) Kiến nghị 4: Hạch toán hàng mua đang đi đường Như đã trình bày ở trên, Công ty không thực hiện hạch toán hàng mua đang đi đường (Trường hợp đã nhận được hoá đơn nhưng hàng chưa về nhập kho). Như vậy, kế toán thiếu thông tin chính xác về tình hình hiện có về NVL tại Công ty. Do vậy Công ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán hàng mua đang đi đường nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Kết cấu của TK 151 như sau: Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đang đi đường cuối tháng nhưng chưa về nhập kho. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường kỳ trước đã về nhập kho. Dư Nợ: Giá trị hàng mua đang đi đường. Trong tháng nếu đã nhận được hóa đơn nhưng hàng chưa về thì kế toán lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thường, nhưng nếu đến cuối tháng hàng vẫn chưa về thì căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ liên quan, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 151- Phần được tính vào giá NVL Nợ TK 133 (1331)- Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 311- Hoá đơn đã thanh toán Có TK 331- Hoá đơn chưa trả tiền cho người bán Sang tháng sau khi có hàng về, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151. Kiến nghị 5: Đối với nhà cung cấp nước ngoài, trong sổ chi tiết công nợ nên theo dõi cả bằng đơn vị nguyên tệ và quy đổi thành tiền Việt Nam. Như vậy sẽ thuận lợi cho kế toán hơn trong việc theo dõi công nợ phải trả, đặc biệt là thực hiện điều chỉnh tỷ giá khi thanh toán cho nhà cung cấp hay khi lập báo cáo kế toán năm. Mẫu sổ có thể như sau: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN BẰNG NGOẠI TỆ TK: 331 Đối tượng: Loại ngoại tệ: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Tỷ giá Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có Ngoại tệ Quy ra VNĐ Ngoại tệ Quy ra VNĐ Ngoại tệ Quy ra VNĐ Ngoại tệ Quy ra VNĐ Kiến nghị 6: Do hạn chế của phần mềm kế toán máy nên đã gây khó khăn cho kế toán trong việc hạch toán chi phí khoán và theo dõi phải trả nội bộ với Trung tâm thương mại. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu, hoàn thiện chương trình kế toán máy, trong Phiếu nhập vật tư, chương trình nên cho phép khai báo mã khách của cả nhà cung cấp NVL và Trung tâm thương mại. Như vậy kế toán có thể hạch toán ngay phần chi phí phải trả nội bộ và định khoản : Nợ TK 152 Có TK 336. Từ đó máy tính sẽ tự động kết chuyển số liệu sang sổ sách liên quan tới TK 336 theo mã của Trung tâm thương mại mà kế toán đã khai báo. Kiến nghị 7: Lập dự phòng giảm giá NVL Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc “ thận trọng “ của kế toán, Công ty cần thực hiện việc dự phòng giảm giá NVL. Dự phòng giảm giá NVL là tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm thấp hơn so với giá trị ghi sổ của NVL. Hiện nay thị trường cung cấp NVL đang ngày càng mở rộng, nhất là khi thuế nhập khẩu hàng hóa đang có xu hướng giảm dần. Có thể thấy trong giai đoạn này, giá cả của NVL mà Công ty sử dụng không ổn định và thường xuyên thay đổi. NVL Công ty chủ yếu nhập kho từ nguồn mua bên ngoài. Hơn nữa, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm hoàn thành (75% - 80%). Do đó, sự biến động về giá cả thị trường của NVL ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất và kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Lập dự phòng giảm giá NVL sẽ giúp Công ty tích luỹ được một số vốn, mà số vốn này dùng để bù đắp các khoản giảm giá NVL thực sự phát sinh. Việc lập dự phòng giảm giá NVL phải tiến hành riêng cho từng loại NVL. Sau đó phải được tổng hợp vào Bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá NVL. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Mức dự phòng giảm giá NVL được xác định như sau: Mức dự phòng cần lập năm tới cho NVL i = Số lượng NVL i cuối năm x Mức giảm giá của NVL i Để theo dõi tình hình trích lập và sử dụng dự phòng giảm giá NVL, kế toán sử dụng TK 159 “Dự phòng giảm giá HTK” để hạch toán với kết cấu như sau: Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá HTK Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá HTK Dư Có: Dự phòng giảm giá HTK hiện còn. Cuối năm Công ty so sánh số dự phòng năm trước còn lại và số dự phòng cần lập năm tới, nếu số còn lại lớn hơn số cần lập năm tới thì kế toán tiến hành hoàn nhập số chênh lệch: Nợ TK 159 (chi tiết NVL): Hoàn nhập dự phòng còn lại Có TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán. Ngược lại, nếu số còn lại nhỏ hơn số cần trích lập, kế toán trích lập bổ sung: Nợ TK 632: Ghi tăng giá vốn hàng bán Có TK 159 (chi tiết NVL): Trích lập bổ sung dự phòng Ví dụ: Cuối năm 2005, công ty trích lập dự phòng cho các NVL chính như sau: Tên vật tư Mã số Số lượng (Kg) Giá đơn vị ghi sổ Giá tại ngày kiểm kê Mức dự phòng cần lập 1 2 3 4 5 6=3x(4-5) Bột nhựa PVC PVC 17500 10800 10500 5 250 000 Đồng dây 2,6mm mềm ĐDAY 2.6 MEM 83558 40100 39800 25 067 400 Băng nhôm 0.49 mm BNHOM049 47000 49800 49000 37 600 000 ... ... ... ... ... ... KẾT LUẬN NVL là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất của CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện. Sau hơn 30 năm hoạt động trong lĩnh vực Bưu chính viễn thông, Công ty ngày càng thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng của việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng. Tổ chức tốt công tác kế toán NVL là một nội dung quan trọng trong công tác tổ chức quản lý, nếu quản lý tốt vật liệu sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, sử dụng hợp lý và có hiệu quả NVL, giảm giá thành sản phẩm, đảm bảo chất lượng sản phẩm, từ đó tăng lợi nhuận cho Công ty. Vì vậy Công ty đã không ngừng thực hiện những cải cách nhằm hoàn thiện kế toán NVL để đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cho Công ty ngay từ khâu đầu tiên của quá trình sản xuất. Nhờ có sự cố gắng đó của toàn thể cán bộ công nhân viên nói chung và cán bộ kế toán nói riêng, kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty không ngừng tăng trong những năm qua, đã khẳng định hướng đi của Công ty là đúng đắn. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số tồn tại mà Công ty cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện. Qua thời gian thực tập tại Công ty, được tìm hiểu thực tế hoạt động kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, em đã tích lũy được nhiều kiến thức thực tế bổ ích, góp phần bổ sung thêm những kiến thức đã được học tại trường lớp. Em tin rằng trong những năm tới hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty sẽ phát triển hơn nữa, công tác kế toán và quản lí NVL được hoàn thiện hơn nữa, tiếp tục là công cụ giúp cho hoạt động quản lí tại Công ty phát huy hiệu quả. Vì thời gian thực tập ngắn, kiến thức còn hạn chế, lại chưa có kinh nghiệm thực tế nên bài luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong sự góp ý và bổ sung của thầy cô và bạn đọc để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. VỤ CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN Hệ thống kế toán doanh nghiệp. NXB Tài chính - 1995. 2. NGÂN HÀNG THẾ GIỚI Các chuẩn mực kế toán quốc tế. NXB Chính trị quốc gia. 3. BỘ TÀI CHÍNH Hướng dẫn lập chứng từ kế toán. Hướng dẫn ghi sổ kế toán. NXB Tài chính - 2004. 4. PGS.TS ĐẶNG THỊ LOAN Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. NXB Thống kê - 2004. 5. PGS.TS NGUYỄN THỊ ĐÔNG Lý thuyết hạch toán kế toán. NXB tài chính - 2002 6. Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán 7. Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính về ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1). 8. Các tài liệu tham khảo của CTCP đầu tư và xây dựng bưu điện. DANH MỤC SƠ ĐỒ VÀ BIỂU Sơ đồ số Tên Trang số 1 Kế toán chi tiết NVL theo PP thẻ song song 12 2 Kế toán chi tiết NVL theo PP số dư 13 3 Kế toán chi tiết NVL theo PP đối chiếu luân chuyển 14 4 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX 17 5 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK 19 6 Kế toán kết quả kiểm kê kho NVL 19 7 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký sổ cái 21 8 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung 22 9 Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 23 10 Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ 25 11 Quy trình công nghệ của sản xuất ống nhựa PVC 31 12 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hoạt động của PTIC 33 13 Sơ đồ tổ chức Bộ máy kế toán tại Công ty 36 14 Trình tự ghi sổ theo hình thức CTGS tại Công ty 40 Biểu số 1 Hóa đơn GTGT 48 2 Biên bản giao nhận 49 3 Phiếu nhập kho 50 4 Tờ khai hàng hóa nhập khẩu 51 5 Biên bản giao nhận 52 6 Bảng tính giá hàng hóa nhập khẩu 53 7 Phiếu nhập kho 54 8 Giấy đề nghị xin cấp vật tư 55 9 Phiếu cấp vật tư 56 10 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 58 11 Thẻ kho 60 12 Sổ chi tiết vật tư 62 13 Tổng hợp nhập xuất tồn 63 14 Bảng kê chứng từ nhập 66 15 Chứng từ ghi sổ 67 16 Sổ chi tiết công nợ 69 17 Chứng từ ghi sổ 71 18 Bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào 72 19 Bảng kê chứng từ xuất 74 20 Chứng từ ghi sổ 75 21 Sổ cái 76 22 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 77 23 Biên bản kiểm kê vật tư 79 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DN Doanh nghiệp NVL Nguyên vật liệu CTGS Chứng từ ghi sổ CTCP Công ty cổ phần KKTX Kê khai thường xuyên KKĐK Kiểm kê định kỳ HTK Hàng tồn kho DPGG Dự phòng giảm giá SPCN Sản phẩm công nghiệp STT Sổ thứ tự ._.