Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội (nhật ký chứng từ - Ko lý luận)

Họ tên sinh viên : Đỗ Thị Lan Phương Lớp : Kế toán 47C Giáo viên hướng dẫn : PGS.TS. Nguyễn Văn Công ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KẾ TOÁN --------˜&™-------- Chuyªn ®Ò thùc tËp chuyªn ngµnh §Ò tµi: HOµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i c«ng ty cæ phÇn chÕ t¹o biÕn thÕ vµ vËt liÖu ®iÖn hµ néi HÀ NỘI - 2009 Môc lôc Danh môc b¶ng, biÓu, ®å thÞ, s¬ ®å Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội trong ba năm 2006, 2007, 2008………………….. Bảng 2.1: Cơ cấu nguyên, vật liệu chính trong giá vốn của sản phẩm máy biến áp của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội….. Bảng 2.2: Cơ cấu nguyên, vật liệu chính trong giá vốn của sản phẩm vật liệu điện của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội… Biểu số 01: Hóa đơn giá trị gia tăng……………………………………….. Biểu số 02: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư………………………………………. Biểu số 03: Thẻ kho………………………………………………………… Biểu số 04: Phiếu nhập kho………………………………………………… Biểu số 05: Phiếu xuất kho…………………………………………………. Biểu số 06: Phiếu lĩnh vật tư……………………………………………….. Biểu số 07: Thẻ kế toán chi tiết…………………………………………….. Biểu số 08: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn…………………………….. Biểu số 09: Sổ chi tiết thanh toán với người bán…………………………… Biểu số 10: Nhật ký – Chứng từ số 2………………………………………. Biểu số 11: Nhật ký – Chứng từ số 1………………………………………. Biểu số 12: Nhật ký – Chứng từ số 5………………………………………. Biểu số 13: Nhật ký – Chứng từ số 10……………………………………... Biểu số 14: Sổ cái TK 152…………………………………………………. Biểu số 15: Bảng phân bổ nguyên, vật liệu…………………………………. Biểu số 16: Nhật ký – Chứng từ số 7……………………………………….. Biểu số 17: Biên bản kiểm kê………………………………………………. Biểu số 18: Sổ danh điểm vật tư……………………………………………. Biểu số 19: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ………….……………………. Biểu số 20: Bảng theo dõi dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu……………. Biểu đồ 2.1: Tình hình biến động nguyên, vật liệu năm 2006, 2007, 2008 của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội…………... Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội…………………………..... Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội……………………………………………………. Sơ đồ 2.1: Trình tự kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế và Vật liệu điện Hà Nội…………………………………... Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội………………………………….. 5 13 14 25 28 29 31 33 34 36 37 40 42 43 44 46 47 49 50 54 63 65 69 15 9 10 22 39 Më §ÇU Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhất định phải có phương án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế. Một quy luật tất yếu trong nền kinh tế thị trường là cạnh tranh, doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp để đứng vững và phát triển trên thương trường, đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng với sản phẩm chất lượng cao và giá thành hạ. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì yếu tố quyết định để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục chính là nguyên, vật liệu, đây là yếu tố tiền đề để tạo nên hình thái vật chất của sản phẩm. Nguyên, vật liệu không chỉ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất mà còn là nhân tố quyết định tới giá thành sản phẩm do chi phí nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy, quản lý nguyên, vật liệu một cách hợp lý và sát sao ngay từ khâu mua đến khâu sử dụng sẽ góp phần tiết kiệm vật tư, giảm chi phí, giảm giá thành và nâng cao sức cạnh tranh cho sản phẩm của doanh nghiệp. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý phù hợp mà kế toán là công cụ giữ vai trò quan trọng nhất. Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên, vật liệu sẽ giúp cho người quản lý lập dự toán nguyên, vật liệu đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ, kịp thời cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch, tránh làm ứ đọng vốn và phát sinh các chi phí không cần thiết. Vì vậy, việc hoàn thiện công tác quản lý và kế toán nguyên, vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất là một yêu cầu cần thiết và khách quan. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, số lượng sản phẩm nhiều nên vật tư rất phong phú, đa dạng cả về số lượng và chủng loại, từ những vật liệu nhập khẩu với giá trị lớn đến những vật liệu chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong quá trình sản xuất. Do đó, công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu rất phức tạp, đòi hỏi tính đầy đủ và chính xác cao. Xuất phát từ vị trí và tầm quan trọng của công tác quản lý và hạch toán nguyên, vật liệu kết hợp với việc tìm hiểu thực tế công tác kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội, trên cơ sở những kiến thức đã học và tích lũy trong nhà trường cùng với sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo – PGS.TS. Nguyễn Văn Công và các cô, các chị phòng Tài vụ của Công ty, em đã chọn và đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội” để viết chuyên đề thực tập chuyên ngành. Trong chuyên đề thực tập này, ngoài phần mở đầu và kết luận, em muốn đề cập đến những nội dung cơ bản sau: Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Trong quá trình hoàn thành chuyên đề thực tập chuyên ngành, mặc dù đã có sự cố gắng nhưng do thời gian thực tập và kinh nghiệm nghiên cứu cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề thực tập của em khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp của các thầy cô giáo và Ban lãnh đạo cùng các cán bộ nghiệp vụ ở Công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! PHÇN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI. 1.1. Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội có ảnh hưởng đến kế toán nguyên, vật liệu. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội tiền thân là Nhà máy Chế tạo biến thế - thuộc Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam, được thành lập vào ngày 26/03/1963. Hiện nay, trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 11 đường K2, thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Nhà máy Chế tạo biến thế là Nhà máy lớn đầu tiên của Việt Nam được thành lập với nhiệm vụ tự thiết kế, chế tạo máy biến áp điện lực để phục vụ cho nền kinh tế quốc dân. Nhà máy đã có bề dày truyền thống và có uy tín cao trong lĩnh vực sản xuất máy biến áp và các thiết bị điện khác với 16 huy chương vàng cho sản phẩm máy biến áp có chất lượng cao và hơn 30.000 máy biến áp do nhà máy chế tạo đang vận hành an toàn trên lưới điện toàn quốc. Khi mới thành lập, Nhà máy đóng tại số 27 Lý Thái Tổ, số 8 và số 10 Trần Nguyên Hãn, Hà Nội. Ban đầu chỉ với 1.450.000 đồng vốn cùng với một vài máy móc, thiết bị thô sơ và bốn cán bộ có trình độ trung cấp kỹ thuật, nhà máy đã đánh dấu sự ra đời của công nghệ sản xuất máy biến thế đầu tiên trên đất nước ta. Nhiệm vụ chính của nhà máy lúc này là sửa chữa kịp thời các thiết bị điện gồm: máy phát điện, máy biến thế, cầu dao, đồng hồ đo điện...để đảm bảo cho việc vận hành lưới điện an toàn. Với sự cố gắng và quyết tâm cao độ, nhà máy đã vượt qua khó khăn trong công cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh và trực tiếp tham gia vào các công trình của Bộ Quốc phòng nên đã được Nhà nước tặng thưởng nhiều huân chương cao quý. Trong quá trình phát triển đi lên cũng như để đáp ứng nhu cầu chuyên môn hóa ngày càng cao của xã hội và yêu cầu thực tế của một số ngành công nghiệp, Bộ chủ quản đã quyết định tách một số bộ phận của Nhà máy Chế tạo biến thế để thành lập các nhà máy khác. Năm 1983, Phân xưởng Vật liệu cách điện của Nhà máy Chế tạo biến thế được tách ra để thành lập Nhà máy Vật liệu cách điện. Đến năm 2003, Nhà máy Vật liệu cách điện được cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ phần Thiết bị điện Hà Nội. Năm 1994, Nhà máy Chế tạo biến thế liên doanh với tập đoàn ABB (Bộ phận ở Châu Á Thái Bình Dương - tập đoàn lớn nhất thế giới trong lĩnh vực thiết bị điện) thành lập Công ty liên doanh Chế tạo biến thế - ABB theo giấy phép đầu tư số 901 cấp ngày 01/07/1994. Sau khi thành lập Công ty liên doanh Chế tạo biến thế - ABB, thực hiện theo chủ trương của Nhà nước về việc cho phép các công ty nước ngoài được đầu tư 100% vốn tại Việt Nam, với sự cho phép của Bộ Công nghiệp và Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện, tháng 1 năm 1999, Nhà máy Chế tạo biến thế đã tách ra khỏi công ty liên doanh và hoạt động độc lập trở lại. Tuy nhiên, đến tháng 5 năm 2002, Nhà máy Chế tạo biến thế mới rút hết và hoàn tất xong các thủ tục chuyển nhượng toàn bộ phần vốn của mình cho phía đối tác liên doanh là công ty TNHH ABB. Công ty TNHH ABB trở thành công ty có 100% vốn nước ngoài. Sau khi tách ra khỏi liên doanh, với tiềm lực và kinh nghiệm sẵn có được tích lũy, Nhà máy Chế tạo biến thế tiếp tục đi lên và không ngừng phát triển với tốc độ phát triển bình quân là 22%/năm. Đến tháng 3 năm 2005, thực hiện chủ trương của Nhà nước, Nhà máy Chế tạo biến thế đã thực hiện cổ phần hóa và lấy tên là Công ty cổ phần Chế tạo biến thế Hà Nội. Tháng 9 năm 2005, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội được thành lập trên cơ sở hợp nhất của Công ty Cổ phần Thiết bị điện Hà Nội và Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế Hà Nội theo quyết định số 105/QĐ-HĐQT ngày 25/4/2005 của Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện và Hợp đồng hợp nhất công ty số 01/ HNCT. Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103009203 ngày 28/9/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp, với cơ cấu vốn điều lệ như sau: Vốn điều lệ của Công ty Cổ phần là 30.000.000.000 đồng. Trong đó: Tỷ lệ cổ phần của Nhà nước: 45% Tỷ lệ cổ phần sở hữu khác: 55% Mệnh giá thống nhất của mỗi cổ phần là 10.000 đồng. Trong giai đoạn từ 2005 đến nay, cùng với đà phát triển của cả nước, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đã không ngừng phát triển và trở thành một doanh nghiệp có quy mô rộng lớn, các sản phẩm mang nhãn hiệu của Công ty đã và đang được cung cấp cho tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân và đời sống sinh hoạt. Công ty đã đạt được kết quả kinh doanh khả quan với tốc độ tăng trưởng hàng năm trên 15%. Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong ba năm vừa qua: Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội trong ba năm 2006, 2007, 2008. Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Doanh thu thuần 52.409 62.340 99.316 Lãi sau thuế 3.289 3.877 5.008 Vốn chủ sở hữu 26.830 38.382 36.210 Tổng giá trị Tài sản 51.771 50.619 62.265 Lãi sau thuế/ Doanh thu thuần 0,06 0,06 0,05 Doanh thu thuần/ Tài sản 1,01 1,09 1,60 Tổng Tài sản/ Vốn chủ sở hữu 1,93 1,49 1,72 ROE 0,12 0,10 0,14 ROA 0,06 0,07 0,08 EPS (đồng/cổ phiếu) 1.096 1.292 1.669 Nguồn: Báo cáo tài chính kiểm toán của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội năm 2006, 2007 và 2008. Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây là khả quan, doanh thu tăng nhanh trong năm 2007 (tăng gần 20% tương ứng với 10.193 triệu đồng so với năm 2006). Đặc biệt, doanh thu năm 2008 đã đạt tốc độ tăng vượt bậc trong ba năm trở lại đây, cụ thể là tăng 59% so với năm 2007 và tăng 90% so với năm 2006. Mặc dù tại thời điểm đầu năm 2008, nền kinh tế đã có những biến động lớn nhưng Công ty vẫn giữ được tốc độ tăng trưởng cao và ổn định để đạt được lợi nhuận lớn nhất. Đồng thời, Công ty cũng đạt được hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng tài sản ở mức tương đối cao. Như vậy, trải qua hơn 45 năm xây dựng và phát triển, với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất máy biến áp điện lực, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đã đạt được nhiều thành tích đóng góp vào công cuộc xây dựng và phát triển của đất nước, trong giai đoạn chống Mỹ cũng như trong thời kỳ đổi mới. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh. Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội được tổ chức theo phương thức trực tuyến, mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của toàn Công ty, từ khâu kỹ thuật, khâu kinh doanh đến khâu tổ chức lao động. Nhiệm kỳ làm việc của Giám đốc là 03 năm. Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc. Phó giám đốc bán hàng điều hành phòng Sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong tháng; duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm các khách hàng mới để mở rộng thị trường. Phó giám đốc sản xuất điều hành phòng Vật tư, có nhiệm vụ lập kế hoạch về vật tư, quản lý, thống kê tình hình sử dụng, thanh quyết toán vật tư và thiết bị. Phó giám đốc kỹ thuật điều hành phòng Thiết kế kỹ thuật, có nhiệm vụ thiết kế sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và cải tiến công nghệ sản xuất. Bên cạnh đó, hệ thống Quản lý chất lượng chung (QMR) giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí do giảm được các sản phẩm không phù hợp, duy trì tính ổn định của chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất lao động. Kế toán trưởng phụ trách toàn bộ công tác kế toán của Công ty, có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật về công tác tài chính kế toán của đơn vị. Phòng Tổng hợp chịu sự quản lý của Giám đốc, thực hiện các chức năng về công tác tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo, tuyển dụng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động; thực hiện chức năng hành chính, đời sống, y tế. Phòng Sản xuất kinh doanh chịu sự quản lý của Phó giám đốc bán hàng, có nhiệm vụ lập và theo dõi kế hoạch sản xuất trong tháng, điều động sản xuất bảo đảm kịp thời tiến độ các đơn đặt hàng; tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường. Phòng Vật tư chịu sự quản lý của Phó giám đốc sản xuất, có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý tình hình cung ứng vật tư, đảm bảo cung cấp vật tư đầy đủ cho sản xuất; mua sắm thiết bị. Phòng Thiết kế kỹ thuật chịu sự giám sát của Phó giám đốc kỹ thuật, chịu trách nhiệm tính toán các chỉ tiêu kỹ thuật và thiết kế sản phẩm; quản lý kỹ thuật, an toàn lao động, công nghệ thông tin phục vụ sản xuất. Phòng Tài vụ chịu sự quản lý của Kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, thống kê, tính toán, ghi chép, cập nhật các nghiệp vụ phát sinh, xác định kết quả sản xuất kinh doanh và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh trong định kỳ; lập dự thảo kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch tiền mặt, thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo định kỳ; xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện quy chế tài chính, tham mưu và thực hiện chức năng quản lý tài chính, vốn, thống kê và kế toán. Công ty có ba phân xưởng sản xuất, chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Giám đốc và các Phó giám đốc. Phân xưởng số 1: Sản xuất, chế tạo các loại máy biến áp mới. Phân xưởng số 1 có năm tổ sản xuất: tổ Quấn dây, tổ Lắp ráp, tổ Lõi tôn, bộ phận Đúc rót chân không, nhóm Chuẩn bị sản xuất. Phân xưởng số 2: Sửa chữa, đại tu máy biến áp, sản xuất máy biến áp hình xuyến, gồm có ba tổ sản xuất: tổ Quấn dây, tổ Lắp ráp, bộ phận Cơ điện. Phân xưởng số 3: Sản xuất thiết bị điện các loại, bạc cán thép, gia công vỏ, cánh tản nhiệt máy biến áp. Phân xưởng số 3 có mười một tổ sản xuất gồm: tổ Thiết bị điện, tổ Cụm cánh, tổ Tiện, tổ Lốc vỏ và bầu dầu, tổ Hàn gò, tổ Ép, tổ Bột, tổ Nhựa, nhóm TU-TI, nhóm Sơn, bộ phận Cơ điện. Trong đó, các tổ sản xuất có chức năng và nhiệm vụ theo đúng tên gọi của nó và được bố trí hợp lý, có qua lại với nhau trong cùng một phân xưởng sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất sản phẩm. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. PGĐ Kỹ thuật GIÁM ĐỐC QMR Kế toán trưởng PGĐ Sản xuất PGĐ Bán hàng Phòng Tài vụ Phòng Tổng hợp Phòng Sản xuất kinh doanh Phòng Vật tư Phòng Thiết kế kỹ thuật Phân xưởng 1 Phân xưởng 3 Tổ quấn dây Nhóm chuẩn bị sản xuất Tổ lắp ráp Tổ lõi tôn Bộ phận đúc rót chân không Phân xưởng 2 Tổ quấn dây Tổ lắp ráp Bộ phận cơ điện Tổ thiết bị điện Tổ cụm cánh Tổ tiện Tổ lốc vỏ và dầu bầu Tổ hàn gò Tổ bột Tổ nhựa Nhóm TU-TI Nhóm sơn Bộ phận cơ điện Tổ ép 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung nên các công việc phân loại chứng từ kế toán, định khoản kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng Tài vụ của Công ty. Nhiệm vụ của phòng Tài vụ là ghi chép và cung cấp đầy đủ, trung thực, kịp thời các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh; lập dự thảo kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch tiền mặt, thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ; xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện quy chế tài chính, tham mưu và đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả các tiềm năng của Công ty. Dựa trên đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hóa và trình độ cán bộ, phòng Tài vụ được biên chế bốn người và được tổ chức theo các phần hành kế toán cụ thể, có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. KẾ TOÁN TRƯỞNG Kiêm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định Kế toán bán hàng, công nợ và vốn bằng tiền Kế toán vật tư và tiền lương Thủ quỹ Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chung toàn Công ty, có trách nhiệm theo dõi, quản lý và điều hành công tác kế toán, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm; xác định kết quả hoạt động kinh doanh; theo dõi TSCĐ... Cuối quý, kế toán trưởng lập báo cáo để nộp lên Ban giám đốc, Cục Thuế, Cục Thống kê. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp lý của các báo cáo kế toán đó. Trợ giúp cho Kế toán trưởng có các nhân viên kế toán phần hành. Kế toán bán hàng, công nợ và vốn bằng tiền có trách nhiệm ghi nhận doanh thu; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thu, chi trước khi làm thủ tục thanh toán, lưu trữ; theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản nợ, tạm ứng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho các ngân hàng có quan hệ giao dịch, mở L/C để thanh toán với khách hàng, lên kế hoạch khả năng thanh toán; phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng. Kế toán vật tư kiêm kế toán tiền lương có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, phụ trách tài khoản 152, 153; theo dõi chi tiết cả về mặt giá trị và hiện vật của vật tư theo chủng loại, quy cách vật tư, hàng hóa theo địa điểm quản lý và sử dụng; cuối tháng tổng hợp số liệu, lập bảng kê theo dõi nhập, xuất, tồn và nộp báo cáo cho các bộ phận kế toán tính giá thành; hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công tính ra tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên, tính ra các khoản trích theo lương, lập bảng thanh toán tiền lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động; ngoài ra còn phải theo dõi số tiền mà Công ty huy động từ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất quỹ; cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán. Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại để xác minh nguyên nhân và kiến nghị lên kế toán trưởng để tìm biện pháp xử lý chênh lệch đó. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, năm 2005, Công ty chính thức áp dụng phần mềm kế toán VASJ vào công tác kế toán. Tất cả mọi công việc hạch toán đều được lập trên máy từ khâu lập chứng từ ban đầu, vào sổ kế toán cho đến khâu lên báo cáo tài chính cuối cùng. Hình thức kế toán hiện nay Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Theo hình thức này, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được tập hợp hay hệ thống hóa theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Việc ghi sổ được kết hợp chặt chẽ cả theo trình tự thời gian và hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng một sổ và trong cùng một quá trình ghi chép, bảo đảm các mặt kế toán này được tiến hành song song và sử dụng, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Đối với phần hành kế toán nguyên, vật liệu, Công ty hiện đang sử dụng các Nhật ký - Chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6, số 7 và số 10 để phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình biến động nguyên, vật liệu. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ về vật tư đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ và sổ chi tiết có liên quan. Đối với Nhật ký - Chứng từ số 7, sau khi tập hợp số liệu vào bảng phân bổ nguyên, vật liệu và bảng kê số 4, cuối tháng kế toán chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ số 7. Cuối tháng khóa sổ, kế toán cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ cái tài khoản 152 được dùng để đưa lên khoản mục Nguyên, vật liệu trong Bảng cân đối kế toán. PHÇN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI. 2.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý, phân loại và đánh giá nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Figure 1 2.1.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội là một đơn vị sản xuất có quy mô lớn, các sản phẩm của Công ty đã có mặt trên khắp thị trường cả nước với hai nhóm chính là máy biến áp và thiết bị điện. Tương ứng với đặc điểm của hai nhóm sản phẩm này, nguyên, vật liệu chính của Công ty cũng được chia làm hai nguồn là nguồn dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến áp và nguồn dùng cho chế tạo và sản xuất các loại vật liệu điện. Nguyên, vật liệu chính dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến áp bao gồm tôn silic, đồng các loại, dầu biến thế. Cơ cấu các loại nguyên, vật liệu này trong giá vốn của sản phẩm máy biến áp được xác định trong bảng sau: Bảng 2.1 Cơ cấu nguyên, vật liệu chính trong giá vốn của sản phẩm máy biến áp của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. STT Danh mục nguyên, vật liệu chính % trong giá vốn Xuất xứ 1 Tôn silic 36 Nga 2 Đồng các loại 28 Việt Nam 3 Dầu biến thế 15 Hàn Quốc Nguồn: Bản cáo bạch của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội năm 2007. Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất vật liệu điện bao gồm sắt thép, đồng các loại, sứ cách điện và cách điện polime. Cơ cấu các loại nguyên, vật liệu này trong giá vốn của sản phẩm vật liệu điện được xác định trong bảng sau: Bảng 2.2 Cơ cấu nguyên, vật liệu chính trong giá vốn của sản phẩm vật liệu điện của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. STT Danh mục nguyên, vật liệu chính % trong giá vốn Xuất xứ 1 Sắt thép 21 Việt Nam 2 Đồng các loại 20 Việt Nam 3 Sứ và vật liệu cách điện polime 15 Việt Nam, TQ Nguồn: Bản cáo bạch của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội năm 2007. Các nguyên, vật liệu chính của Công ty như tôn silic, dây điện từ, dầu biến thế được mua từ các nhà nhập khẩu nguyên, vật liệu trong nước, phần lớn các nhà cung cấp này đều đã có quan hệ hợp tác lâu dài với Công ty như Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex, Công ty Cổ phần Sứ kỹ thuật Hoàng Liên Sơn, Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thành Công, Công ty Cổ phần Hóa chất… Bên cạnh các vật liệu chính dùng để chế tạo, sản xuất sản phẩm còn có tôn đen, vật liệu cách điện và các phụ kiện, phụ liệu khác. Do đặc tính của thị trường nguyên, vật liệu là giá cả biến động thường xuyên nên Công ty áp dụng chính sách mua nguyên, vật liệu khá linh hoạt. Công ty sẽ tùy thuộc vào giá thị trường nhập khẩu và giá chào của các nhà nhập khẩu trong nước để lựa chọn đối tác cung cấp có lợi nhất. Ngoài ra, các nhà cung cấp nguyên, vật liệu của Công ty đều là những Công ty có năng lực tài chính tốt, có uy tín trên thị trường và chất lượng sản phẩm nhập khẩu ổn định. Do đó, việc cung cấp nguyên, vật liệu của Công ty luôn đảm bảo kịp tiến độ sản xuất. Mặt khác, nhằm giảm rủi ro từ phía nhà cung cấp, Công ty cũng chủ động tìm kiếm những đối tác mới với giá cả và chất lượng cạnh tranh. Nhìn chung giá nguyên, vật liệu là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu và lợi nhuận Công ty do nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng 65% trên tổng chi phí của doanh nghiệp. Trong thời gian khoảng 3 năm trở lại đây giá cả của hầu hết các nguyên, vật liệu chính đều có xu hướng tăng lên do ảnh hưởng của thị trường thế giới. Mức tăng trung bình khoảng 8 - 12%/năm đối với mặt hàng tôn silic và đặc biệt trong năm 2008, giá cả của các mặt hàng như dây đồng, dầu biến thế và tôn đen đã tăng vọt so với năm 2007. Biểu đồ sau sẽ cho thấy rõ hơn về tình hình biến động nguyên, vật liệu trong ba năm gần đây. Công ty đã thực hiện không ngừng cải tiến kỹ thuật và sử dụng tiết kiệm nguyên, vật liệu nhằm hạn chế tối đa ảnh hưởng của việc tăng giá đầu vào. Bên cạnh đó việc dự đoán mức tăng giá của nguyên, vật liệu cũng được lấy làm cở sở để xây dựng chiến lược giá cả sản phẩm. 2.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu. Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên, vật liệu một cách khoa học và hiệu quả là sự đòi hỏi cấp bách. Hiện nay, nguyên, vật liệu không còn khan hiếm và không còn phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất, không gây ứ đọng vốn kinh doanh. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên, vật liệu là phải quản lý chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật liệu càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối lượng vật liệu có thể sản xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng. Chính vì lý do đó, việc quản lý nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội được thực hiện trên các khía cạnh sau: Ở khâu thu mua, Công ty lập kế hoạch cụ thể về việc thu mua nguyên, vật liệu trong các bản dự toán theo quý sao cho có thể cung ứng đầy đủ, kịp thời nguyên, vật liệu cho sản xuất. Việc quản lý khối lượng, quy cách, chủng loại nguyên, vật liệu mua vào phải theo đúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý để hạ thấp được giá thành sản phẩm. Ở khâu bảo quản, việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Ở khâu dự trữ, Công ty yêu cầu phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn và cũng không quá ít làm ngưng trệ, gián đoạn cho quá trình sản xuất. Ở khâu sử dụng, yêu cầu về quản lý nguyên, vật liệu là phải tiết kiệm hợp lý trên cơ sở xác định các định mức tiêu hao nguyên, vật liệu và dự toán chi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng đúng định mức quy định, đúng quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên, vật liệu trong tổng giá thành. Như vậy, quản lý nguyên, vật liệu là một trong những nội dung quan trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý giá thành nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ luân chuyển của vốn lưu động để đạt được ưu thế trong cạnh tranh. 2.1.3. Phân loại nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty rất phong phú, đa dạng cả về số lượng và chủng loại với quy cách, phẩm chất khác nhau, từ những vật liệu nhập khẩu với giá trị lớn đến những vật liệu chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong quá trình sản xuất. Do việc sử dụng khối lượng lớn nguyên, vật liệu với hơn 300 chủng loại, để dễ dàng trong việc quản lý nguyên, vật liệu, Công ty đã tiến hành phân loại theo nội dung kinh tế của nguyên, vật liệu và yêu cầu quản trị trong quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên, vật liệu tại Công ty được phân thành các loại sau: Nguyên, vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới. Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại sản phẩm của Công ty được chia làm hai nguồn là nguồn dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến áp và nguồn dùng cho chế tạo và sản xuất các loại vật liệu điện. Nguyên, vật liệu chính dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến áp bao gồm tôn silic, đồng các loại, dầu biến thế. Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất vật liệu điện bao gồm sắt thép, đồng các loại, sứ cách điện và cách điện polime. Nguyên vật liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm... Nhiên liệu là các chất dùng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh như hơi đốt, dầu, khí nén, xăng,... Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ được tách ra thành một nhóm riêng do vai trò quan trọng của nó và để nhằm mục đích dễ quản lý và hạch toán hơn. Dựa vào tác dụng của nhiên liệu trong quá trình sản xuất có thể chia nhiên liệu thành những hai nhóm là nhiên liệu dùng cho sản xuất và nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị. Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tả._.i... Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị, phương tiện sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản). Vật liệu khác là những vật liệu trong doanh nghiệp ngoài những vật liệu kể trên. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng loại hình doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, quy cách... Việc phân loại cần thành lập sổ danh điểm cho từng thứ vật liệu trong đó mỗi nhóm vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng thay tên gọi, nhãn hiệu, quy cách. 2.1.4. Đánh giá nguyên, vật liệu. Đánh giá nguyên, vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán nhập, xuất, tồn kho nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp phải được phản ánh theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển). Song do đặc điểm của nguyên, vật liệu có nhiều chủng loại và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính toán, ghi chép hàng ngày thì kế toán nguyên, vật liệu trong một số doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên, vật liệu. Đối với nguyên, vật liệu nhập kho, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội sử dụng giá thực tế để tính giá nguyên, vật liệu nhập kho. Về nguyên tắc, giá nguyên, vật liệu nhập kho được xác định theo giá thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên, vật liệu đó cho đến lúc nhập kho. Do nguyên, vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá thực tế của chúng cũng khác nhau và tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên, vật liệu được xác định cụ thể như sau : Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài, giá thực tế được xác định như sau: Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Chi phí thu mua - Các khoản giảm trừ (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của người bán là giá chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho = Giá thực tế nguyên, vật liệu xuất gia công, chế biến + Chi phí gia công, chế biến Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau: Giá thực tế nguyên, vật liệu nhập kho = Giá thực tế nguyên, vật liệu xuất thuê ngoài gia công, chế biến + Chi phí thuê gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc vốn góp cổ phần, giá thực tế của nguyên, vật liệu là giá được các bên tham gia liên doanh, góp vốn chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho từ phế liệu là giá trị ước tính có thể sử dụng được hoặc giá thị trường tương đương cộng với các chi phí phát sinh khác. Đối với nguyên, vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ. Theo phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm cuối kỳ theo công thức sau: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Đơn giá bình quân gia quyền được tính cho từng loại nguyên, vật liệu, sau đó lấy số lượng vật tư đã xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính để tính ra giá trị của nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ. 2.2. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 2.2.1. Khái quát về kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của Công ty nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện vật theo từng loại, từng nhóm nguyên, vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời chính xác về tình hình nhập- xuất- tồn của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên, vật liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu nói riêng, trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất nguyên, vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Thực tế tại Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế và Vật liệu điện, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán nguyên, vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) dùng để xác nhận số lượng nguyên, vật liệu nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng nguyên, vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05 - VT) dùng để xác định số lượng, chất lượng và giá trị nguyên, vật liệu có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác địn trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. Bảng phân bổ nguyên, vật liệu (Mẫu số 07 - VT) dùng để phản ánh tổng giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị nguyên, vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng. Ngoài ra, để giảm bớt số lượng chủng loại chứng từ phải quản lý, Công ty có sử dụng một loại chứng từ riêng do Công ty phát hành cho các nghiệp vụ có liên quan, đó là Phiếu lĩnh vật tư. Các chứng từ đặc thù của Công ty được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuân theo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền. Sổ sách được sử dụng chủ yếu là thẻ kho, sổ chi tiết nguyên, vật liệu, bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, dụng cụ. Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu theo số lượng. Sổ chi tiết nguyên, vật liệu dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị. Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn dùng để tính ra tổng số nguyên, vật liệu tồn cuối tháng. Bảng này được lập chung cho tất cả các loại nguyên, vật liệu và lập theo từng tháng. Trình tự luân chuyển chứng từ và quá trình hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu ở Công ty được khái quát theo qua sơ đồ sau : Sơ đồ 2.1 Trình tự kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế và Vật liệu điện Hà Nội. Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và tại phòng kế toán được thực hiện cụ thể như sau: 2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho. Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài, các thủ tục được tiến hành như sau: Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng Vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng nguyên, vật liệu và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ nguyên, vật liệu. Dựa trên kế hoạch cung ứng nguyên, vật liệu, phòng Vật tư lấy báo giá nguyên, vật liệu, lập bảng dự trù mua nguyên, vật liệu và chuyển qua Giám đốc hoặc Phó giám đốc sản xuất duyệt, xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng Tài vụ. Như vậy, phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch cung ứng, thu mua, dự trữ và cung cấp nguyên, vật liệu cho các bộ phận sử dụng. Việc thu mua nguyên, vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa Công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước, trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc Công ty trả theo hình thức trả chậm. Sau khi việc mua bán giữa hai bên được thoả thuận, cán bộ phòng Vật tư phụ trách việc mua nguyên, vật liệu sẽ mang hoá đơn giá trị gia tăng về để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 01) là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên, vật liệu, số liệu trên hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, nhật ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2. Toàn bộ số nguyên, vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận lập biên bản giao nhận vật tư và cho nhập kho toàn bộ số nguyên, vật liệu, đồng thời cán bộ phòng Vật tư sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên, vật liệu thực nhập. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật tư theo hóa đơn giá trị gia tăng, đơn giá của từng loại nguyên, vật liệu. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy quyền), trưởng phòng Vật tư, người giao hàng, thủ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng để luân chuyển nội bộ và liên 3 được lưu ở kho. Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu từ nguồn gia công chế biến, khi nguyên, vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho và cán bộ phòng Vật tư lập phiếu nhập kho. Trong trường hợp này các chứng từ sử dụng có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài. Biểu số 01: Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL KQ/2008B 0075836 Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 17 tháng 9 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt Địa chỉ: 46 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại: MS: 0101842115 Họ tên người mua hàng: Bà Phạm Thị Tuyết Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, thị trấn Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100779340 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Bia cách điện 0,5 ly Kg 275 29.000 7.975.000 2 Điều chỉnh Pháp 712250 Cái 21 491.000 10.311.000 Cộng tiền hàng: 18.286.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.828.600 Tổng cộng tiền thanh toán: 20.114.600 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm mười bốn nghìn sáu trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên) Đối với các nghiệp vụ xuất kho, tại Công ty, các nghiệp vụ xuất kho chỉ là xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia công thì nhập lại kho của Công ty. Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu đề nghị lĩnh vật tư (Biểu số 02). Phiếu này phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc sản xuất phê chuẩn và có vai trò như lệnh xuất kho. Phiếu này được lập thành hai liên, một liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho phòng Vật tư để làm căn cứ ghi phiếu xuất kho. Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư, cán bộ cung ứng nguyên, vật liệu ở phòng Vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên, liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký phiếu, ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ, bảo quản và lưu trữ, liên 3 do người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng. Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cột đơn giá và thành tiền của phiếu xuất kho được bỏ trống do Công ty tính giá nguyên, vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chưa tính ngay được giá xuất nguyên, vật liệu. Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho bình quân cho từng loại nguyên, vật liệu thì máy tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu trong tháng, đồng thời kế toán nguyên, vật liệu tiến hành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào phiếu xuất kho đã nhận được trong tháng. Đối với mỗi nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động nguyên, vật liệu, thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng, tiến hành mở Thẻ kho cho từng loại nguyên, vật liệu ở từng kho và sắp xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu nhập - phiếu xuất nguyên, vật liệu thủ kho tiến hành phân loại cho từng loại nguyên, vật liệu và trên cơ sở đối chiếu số liệu thực nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và cuối ngày tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho (Biểu số 03). Thủ kho cũng thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho và số nguyên, vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã phân loại theo từng loại vật tư cho phòng Tài vụ. Cuối tháng, thủ kho cùng kế toán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chi tiết của Công ty được chặt chẽ. Biểu số 02: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ Số 291 Ngày 11 tháng 9 năm 2008 Phân xưởng sử dụng: Phân xưởng 3 Dùng vào việc: Chế tạo máy biến áp điện lực STT Tên nhãn hiệu Đơn vị tính Lượng đề nghị Lượng được duyệt Ghi chú 1 Thép tấm 3 ly Kg 24 24 2 Đai ốc đồng phi 18 Cái 17 17 3 Băng dính thủy tinh Cuộn 3 3 4 Thanh đồng 40x5 kg 14 14 Người đề nghị (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên,đóng dấu) Biểu số 03: Thẻ kho Mẫu số S05-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 04 năm 2008 Tờ số: 02 Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ty đồng hạ thế M20 Đơn vị tính: Bộ Mã số: TDHM20 S T T Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn đầu tháng 10 Phát sinh 1 17/4 102 17/4 Nhập kho từ Công ty TNHH Thiết bị điện Phương Anh 25 35 (Đã ký) 2 21/4 118 21/4 Nhập kho từ Công ty TNHH Dương Việt Dũng 40 75 (Đã ký) 3 27/4 164 27/4 Xuất kho cho Phân xưởng 3 20 55 (Đã ký) 4 27/4 165 27/4 Xuất kho cho Phân xưởng 1 14 41 (Đã ký) …… …… …… …… Cộng cuối tháng 115 102 23 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán. Tại phòng tài vụ, kế toán nguyên, vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết tương ứng với thẻ kho để theo dõi tình hình nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị. Thẻ kế toán chi tiết do kế toán vật tư lập được chương trình kế toán máy mở cho từng loại nguyên, vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tính hình nhập - xuất - tồn kho nhưng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận được chứng từ nhập - xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm tra lại chứng từ và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoàn chỉnh chứng từ. Từ đó, chương trình kế toán máy tự động tập hợp các chứng từ nhập - xuất vào thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu theo thời gian nhập, xuất cụ thể. Mỗi nghiệp vụ được ghi một dòng trên thẻ kế toán chi tiết. Đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu, kế toán nhập cả chỉ tiêu số lượng và giá trị vào phiếu nhập kho (Biểu số 04). Biểu số 04: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 tháng 11 năm 2008 Số: 406 Nợ: TK 152 Có: TK 331 Họ và tên người giao hàng: Phạm Văn Chung, Công ty Cổ phần Hóa Chất Theo Hóa đơn GTGT số 02365 ngày 16 tháng 11 năm 2008 của Công ty Cổ phần Hóa chất Nhập tại kho: Kho vật tư của Công ty Địa điểm: Phân xưởng 3 Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Ty đồng hạ thế M12 TDHM12 Bộ 100 100 60.000 6.000.000 2 Đồng kẹp đuôi CRR cũ V064 Cái 124 124 21.000 2.604.000 3 Polyeste V130 Kg 100 100 40.000 4.000.000 Cộng: 12.604.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười hai triệu sáu trăm linh bốn nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 16 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Đối với các nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu, do Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên, vật liệu xuất kho nên phiếu xuất kho (Biểu số 05) chỉ được ghi cột số lượng. Đến cuối tháng, khi đã xác định được đơn giá từng loại nguyên, vật liệu, máy sẽ tự động cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng vào cột thành tiền. Đối với phiếu lĩnh vật tư được lập theo mẫu của Công ty (Biểu số 06), phiếu này được lập cho toàn bộ nguyên, vật liệu cần thiết cho sản xuất một số lượng cụ thể các sản phẩm cùng loại trong cùng một đợt. Cột Số lượng ghi sẵn số lượng từng loại nguyên, vật liệu cần xuất dùng cho sản xuất theo định mức đã lập, mỗi loại nguyên, vật liệu được ghi một dòng. Khi xuất kho loại nguyên, vật liệu nào thì thủ kho ghi số lượng nguyên, vật liệu thực xuất vào cột Thực lĩnh, sau đó, người lĩnh vật tư ký tên vào dòng tương ứng với lần xuất kho đó. Cuối tháng, máy tính cũng tự động cập nhật giá trị nguyên, vật liệu xuất kho vào cột thành tiền tương ứng với các nguyên, vật liệu đã xuất trong tháng. Biểu số 05: Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23 tháng 11 năm 2008 Số: 571 Nợ: TK 621 Có: TK 152 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Hữu Thọ Lý do: Chế tạo máy biến áp điện lực Xuất tại kho: Kho vật tư của Công ty Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật phẩm( sản phẩm hàng hóa) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sứ cao thế mới 10KV/250A SM10/0250 Quả 16 16 21.770 348.320 2 Tôn đen 4 ly TD04 Kg 973 973 11.910 11.588.430 Cộng: 11.936.750 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười một triệu chín trăm ba sáu nghìn bảy trăm năm mươi đồng Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 23 tháng 11 năm 2008 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng hoặc bộ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) phận có nhu cầu nhập (Ký, họ tên) Biểu số 06: Phiếu lĩnh vật tư ISO 9001:2000 PHIẾU LĨNH VẬT TƯ BM.07-TT.07-1 Ngày ban hành: 10/09/03 MBA: 2500/35/195 Ord: 19014 TT Tên hàng hóa (chủng loại, quy cách) ĐVT Số lượng Thực lĩnh Ghi chú 1 Dầu biến thế Lít 1.600.000 1.600.000 2 Dây đồng cao thế Kg 645 3 Dây đồng hạ thế Kg 362 362 4 Lá đồng – Thanh đồng Kg 163 163 5 Que hàn Inox Kg 204 6 Sơn chống rỉ Kg 14 7 Sứ cao thế Quả 03 03 8 Ty sứ cao thế Bộ 03 03 9 Nhiệt kế Cái 01 01 10 Nắp máy cái 01 01 ……………… …… ……… ………. ………… Kỹ thuật phân xưởng Phòng vật tư Ngày 27 tháng 10 năm 2008 Lần sửa đổi / lần ban hành: 1/2 Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm tra số nhập, xuất, tồn trên các thẻ kế toán chi tiết (Biểu số 07) và so sánh với số liệu trên thẻ kho tương ứng theo từng danh điểm vật tư do thủ quỹ lập để tìm ra các chênh lệch và điều chỉnh kịp thời. Đồng thời, chương trình kế toán máy cũng tập hợp các thẻ kế toán chi tiết của từng loại nguyên, vật liệu vào bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (Biểu số 08) để tính ra tổng số nguyên, vật liệu tồn cuối tháng (bảng này được lập cho từng tháng, chung cho tất cả các loại nguyên, vật liệu). Số liệu trên bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn được đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, cụ thể là sổ cái tài khoản 152. Như vậy, số liệu trên thẻ chi tiết được sử dụng để đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng, đồng thời được sử dụng để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn và đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp về mặt giá trị để đảm bảo công tác hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu được chặt chẽ. Biểu số 07: Thẻ kế toán chi tiết Mẫu số S10-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT Năm 2008 Tài khoản: 152. Tên kho: Kho vật tư của Công ty Tên, quy cách vật tư: Ty đồng hạ thế M20 Đơn vị tính: Bộ Mã số: TDHM20 STT Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Ngày Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Số lượng Đơn giá Thành tiền Tồn đầu tháng 10 172.000 1.720.000 1 102 17/4 Mua từ Công ty TNHH Phương Anh, chưa thanh toán 25 176.000 4.400.000 35 174.500 6.107.500 2 118 21/4 Mua từ Công ty TNHH Dương Việt Dũng, trả tiền mặt 40 175.000 7.000.000 75 174.500 13.087.500 3 164 27/4 Xuất kho cho PX3 20 174.500 3.490.000 55 174.500 9.597.500 4 165 27/4 Xuất kho cho PX1 14 174.500 2.443.000 41 174.500 7.154.500 ... Cộng phát sinh 115 20.092.500 102 17.799.000 Tồn cuối tháng 23 4.013.500 Ngày 30 tháng 4 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 08: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Mẫu số S11-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Tài khoản: 152 Tháng 10 năm 2008 STT Mã số Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 1 DTM080 Dây tròn mới 0,8 31,35 3.698.053 30,56 2.933.760 52,36 5.608.815 9,55 1.022.998 2 TD12 Tôn đen 12 ly 9.891 104.005.693 - - 698 7.339.599 9.193 96.666.094 3 TĐ 12010 Thanh đồng 120x10 57 9.604.086 - - 30 5.054.782 27 4,549,304 4 V067 Đồng nắp CRR 337 8.299.199 230 3.990.000 - - 567 12.289.199 5 V071 Phôi nhôm CSV 606 4.851.278 1550 12.464.000 2000 16.062.410 156 1.252.868 6 V142 Sứ tĩnh Cầu dao 24KV 208 17.108.410 - - 44 3.619.087 164 13.489.323 7 VT01 Đầu cắm 24KV-250A 63 46.227.633 30 22.050.000 72 52.860.103 21 15.417.530 ………. Cộng 389.061.547 179.826.790 352.576.425 216.311.912 Ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.3. Thực trạng kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 2.3.1. Tài khoản kế toán sử dụng. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán tổng hợp nhập nguyên, vật liệu, Công ty sử dụng TK 152 “Nguyên, vật liệu” và các tài khoản khác có liên quan với đối ứng Nợ của TK 152 nhằm phản ánh tình hình thanh toán và thuế giá trị gia tăng được khấu trừ như TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 133…; các tài khoản liên quan với đối ứng Có của TK 152 phản ánh tình hình sử dụng nguyên, vật liệu cho sản xuất kinh doanh và các hoạt động quản lý khác như TK 621, TK 627, TK 641, TK 642… TK 152 “Nguyên, vật liệu” là tài khoản dùng để theo dõi số hiện có và tình hình tăng, giảm của các loại vật tư theo giá thực tế nhập kho. Kết cấu của TK 152 như sau: Bên Nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh hoặc từ các nguồn khác; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất, thuê ngoài gia công, góp vốn liên doanh hoặc nhượng bán; chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng hoặc giá trị hàng mua trả lại cho người bán; trị giá nguyên, vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê. Số dư Nợ phản ánh trị giá thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho. TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp hai để phục vụ cho kế toán chi tiết theo từng loại, nhóm vật tư theo yêu cầu quản lý của Công ty. 2.3.2. Kế toán tổng hợp nguyên, vật liệu nhập kho. Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu của Công ty được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký - Chứng từ số 1, 2, 6, 10 Chứng từ vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn Bảng phân bổ NVL và CCDC Nhật ký - Chứng từ số 5 Sổ cái TK 152, 153, 621 Nhật ký - Chứng từ số 7 Báo cáo kế toán Bảng kê số 4 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Nguyên, vật liệu sau khi được thu mua, nhập kho, kế toán theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người bán qua Sổ chi tiết thanh toán với người bán. Sổ này được lập cho từng người bán, mỗi người bán được đánh mã số để tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập kho và số thành tiền theo hoá đơn của người bán theo nội dung tài khoản tương ứng, kế toán vào máy các số liệu của từng người bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 09) kể cả thường xuyên và vãng lai được theo dõi ngay trên máy tính. Sổ này kết cấu giống Nhật ký – Chứng từ số 5 nhưng theo rõi riêng phần nguyên, vật liệu. Biểu số 09: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Mẫu số S31-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng: Công ty Cổ phần Sứ kỹ thuật Hoàng Liên Sơn Loại tiền: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 12.748.000 Số phát sinh trong kỳ 3/7 HĐGTGT 0054718 3/7 Mua sứ cao thế mới 1KV/630A, chưa trả tiền 152 133 2.420.000 242.000 15.410.000 25/7 PC 283 25/7 Thanh toán tiền mua hàng bằng tiền mặt 111 2.970.000 12.440.000 ……. ……. …………….. Cộng số phát sinh 8.690.000 13.937.000 Cộng số dư cuối kỳ 17.995.000 Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Khi vật tư đã nhập kho, bộ phận cung ứng và kế toán thanh toán có nhiệm vụ hoàn tất thanh toán cho người cung cấp. Bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán. Khi giám đốc đã ký duyệt thanh toán thì kế toán sẽ tiến hành các thủ tục thanh toán. Các nghiệp vụ thanh toán này được phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 2 (Biểu số 10) nếu thanh toán bằng séc và phản ánh trên Nhật ký – Chứng từ số 1 (Biểu số 11) nếu thanh toán bằng tiền mặt. Cuối tháng căn cứ vào số liệu tổng hợp ở các sổ chi tiết thanh toán với người bán, kế toán ghi vào Nhật ký – Chứng từ số 5 (Biểu số 12). Trường hợp Công ty mua nguyên, vật liệu thanh toán ngay bằng tiền mặt. Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu chi... kế toán định khoản sau đó vào Nhật ký – Chứng từ số 1. Trường hợp Công ty mua nguyên, vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các giấy báo Nợ của ngân hàng và các chứng từ gốc có liên quan như hoá đơn giá trị gia tăng... kế toán định khoản và sau đó vào Nhật ký – Chứng từ số 2. Biểu số 10: Nhật ký – Chứng từ số 2 Mẫu số S04a2-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi Có Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng Tháng 7 năm 2008 Số TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tài khoản 112, ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 112 Số hiệu Ngày tháng ….. 133 ….. 152 ….. 331 A B C D 4 6 15 16 ……… ….. ……….. 3 Giấy báo Nợ 085314 9/7 Mua NVL của CT TNHH Thiết bị điện Phương Anh 2.700.000 27.000.000 29.700.000 ……… ….. ……….. 8 Giấy báo Nợ 085562 16/7 Thanh toán tiền hàng cho Công ty CP Hóa Chất 15.000.000 15.000.000 ……… ….. ……….. Cộng 7.950.000 79.500.000 364.661.000 537.100.000 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm 2008. Ngày 31 tháng 7 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 11: Nhật ký – Chứng từ số 1 Mẫu số S04a1-DN Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi Có Tài khoản 111 – Tiền mặt Tháng 7 năm 2008 Số TT Chứng từ Diễn giải Ghi Có Tài khoản 111, ghi Nợ các tài khoản Cộng Có TK 111 Số hiệu Ngày tháng ….. 133 ….. 152 ….. 331 A B C D 4 6 15 16 1 PC264 2/7 Thanh toán cho CT Thương mại và Đầu tư Thành Công 2.860.000 2.860.000 ……… ….. ……….. 15 PC278 18/7 Thanh toán cho CT Cổ phần Hóa Chất 15.730.000 15.730.000 16 PC279 21/7 Mua NVL của CT TNHH Dương Việt Dũng 700.000 7.000.000 7.700.000 ……… ….. ……….. Cộng 5.650.000 56.500.000 95.139.000 174.570.000 Đã ghi Sổ Cái ngày 31 tháng 7 năm._.