Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà (nhật ký chứng từ - Ko lý luận)

ẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIÊU SỐ SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL 15 Sơ đồ 2.2. Quy trình ghi sổ kế toán vật tư 39 BIÊU SỐ Biểu số 2.1: HÓA ĐƠN 17 Biểu số 2.2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ 18 Biểu số 2.3: PHIẾU NHẬP KHO 20 Biểu số 2.4: SỔ XUẤT VẬT TƯ 21 Biểu số 2.5: SỔ LĨNH VẬT TƯ 22 Biểu số 2.6:Báo cáo vật tư 24 Biểu số 2.7: PHIẾU XUẤT KHO 25 Biểu số 2.8: PHIẾU XUẤT KHO 26 Biểu số 2.9: HÓA ĐƠN GTGT 28 Biểu số 2.10: THẺ KHO 29 Biểu số 2.11: BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ 31 Biểu số 2.12:SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ 34 Biểu số 2.13: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƯ 35 Biểu số 2.14: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU 37 Biểu số 2.15: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 41 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà 41 Biểu số 2.16: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 42 Biểu số 2.17: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN 44 Biểu số 2.18: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI CÁC NHÀ CUNG CẤP 45 Biểu số 2.19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 46 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà 46 Biểu số 2.20: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, 49 CÔNG CỤ DỤNG CỤ 49 Biểu số 2.21: BẢNG KÊ SỐ 4 50 Biểu số 2.22: BẢNG KÊ SỐ 5 51 Biểu số 2.23: BẢNG KÊ SỐ 6 52 Biểu số 2.24: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 54 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà 54 Biểu số 2.25: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 56 Biểu số 2.26: SỔ CÁI 57 Biểu số 2.27: BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH TÀI KHOẢN 58 Biểu số 3.1: DANH MỤC VẬT TƯ 68 Biểu số 3.2: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 72 LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường ngày một phát triển, đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần phải biết tự chủ về mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ việc đầu tư, sử dụng vốn, tổ chức sản xuất cho đến tiêu thụ sản phẩm, phải biết tận dụng năng lực, cơ hội để lựa chọn cho mình một hướng đi đúng đắn. Thực tế những năm qua cho thấy, có không ít các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, đi đến phá sản nhưng bên cạnh đó cũng có rất nhiều doanh nghiệp đã vươn lên để khẳng định mình và ngày càng phát triển… một trong số đó là Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Nói đến công ty sản xuất bánh kẹo ở Việt Nam, không ai là không biết đến Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, một thương hiệu nổi tiếng không chỉ ở trong nước mà còn ở cả ngoài nước. Với bề dày kinh nghiệm, bánh kẹo Hải Hà đã và đang ngày càng khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trường. Để có được vị thế đó, tất cả cán bộ, công nhân viên trong Công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu làm việc hết mình để phát triển Công ty cùng với sự đóng góp quan trọng của bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng. Kế toán NVL là một trong những phần hành phức tạp nhất cũng là phần hành quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp sản xuất. Vì chi phí về NVL chiểm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm. Do vậy, tổ chức tốt công tác kế toán NVL sẽ giúp cho người quản lý lập dự toán nguyên vật liệu đảm bảo được việc cung cấp đầy đủ, đúng chất lượng và kịp thời cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch, tránh làm ứ đọng vốn, gây phát sinh ra nhưng chi phí không cần thiết, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận và sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, đồng thời sau một thời gian thực tập tại phòng tài vụ của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, trên cơ sở những kiến thức đã học và tích lũy trong nhà trường cùng với sự hướng dẫn của của cô giáo THS Phạm Thị Minh Hồng và các cô, chú, anh, chị trong phòng tài vụ, em đã mạnh dạn chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà”. Đề tài của em ngoài lời mở đầu và kết luận, gồm 3 chương sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Do thời gian nghiên cứu có hạn, khả năng nhận thức còn nhiều hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được ý kiến góp ý của cô giáo và các cô, chú, anh, chị trong Phòng tài vụ của công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, tên giao dịch quốc tế là Haiha Confectionnery Joint – Stock Company (HAIHACO). Công ty được thành lập ngày 25/12/1960, trải qua gần 50 năm phấn đấu và trưởng thành, Công ty đã không ngừng lớn mạnh, tích lũy được nhiều kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh. Với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, chiến lược kinh doanh tốt, đội ngũ kỹ sư được đào tạo chuyên ngành có năng lực và lực lượng công nhân giỏi tay nghề, Công ty CP BK Hải Hà đã tiến bước vững chắc và phát triển liên tục để giữ vững uy tín và chất lượng, xứng đáng với niềm tin yêu của người tiêu dùng. Tiền thân là một xưởng làm nước chấm và magi với công suất 2000 tấn/năm. Ngày nay, Công ty đã phát triển trở thành một trong 5 doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo lớn nhất cả nước, với quy mô sản xuất lên tới 20.000 tấn/năm. Sản phẩm của công ty đa dạng về kiểu dáng, phong phú về chủng loại, đáp ứng được yêu cầu của khách hàng. Có những sản phẩm mang hương vị hoa quả nhiệt đới như Nho đen, dâu, cam, chanh…, có những sản phẩm mang hương vị sang trọng như Chew cà phê, Chew caramen, sôcôla…lại có những sản phẩm mang hương vị đồng quê như Chew Taro, Chew đậu đỏ, cốm…Mặt khác, các sản phẩm Bánh kẹo Hải Hà luôn luôn có chất lượng đồng đều, ổn định, liên tục được người tiêu dùng bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lượng cao” trong nhiều năm liền từ năm 1996 đến nay. Là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình hoạt động. Giá trị về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 65% - 70%). Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa, chúng chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Sản phẩm của HAIHACO rất đa dạng và phong phú. Do vậy, NVL của Công ty cũng rất đa dạng gồm nhiều loại (khoảng 1.500 loại), mỗi loại lại có những tính chất và đặc thù riêng biệt. Các nguyên liệu chính được sử dụng như: các loại đường, sữa, trứng, bột mỳ, bơ, tinh dầu, mạch nha, shortening, một số loại hương vị hoa quả,… NVL phần nhiều là các loại NVL thuộc hàng thực phẩm, có thời gian sử dụng ngắn, có vai trò và công dụng khác nhau trong sản xuất kinh doanh. Nên để tránh nhầm lẫn trong công tác quàn lý và hạch toán NVL, Công ty cũng đã phân loại NVL rất rõ ràng và chính xác tương ứng với quy cách và chủng loại của NVL. Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng, NVL của Công ty được phân loại như sau: Nguyên vật liệu chính: Đường, sữa, mạch nha, bơ, bột mỳ, bột gạo, tinh dầu,… đây là những nguyên liệu mà sau khi gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm. Vật liệu phụ: Nhãn bánh kẹo, đóng hộp, hương liệu, bao gói,… tuy không phải là những vật liệu cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm những chúng có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu phụ sẽ được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm như thay đổi màu sắc, mùi vị của sản phẩm, tạo nhãn mác thương hiệu cho sản phẩm, hoặc được sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu: Dầu diesel, than, gas, … nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho bộ phận nồi hơi, bộ phận vận chuyển, cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất kinh doanh. Phụ tùng thay thế: Dây curoa, bánh răng, pin, bulông,… đây là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ. Thiết bị và vật liệu XDCB là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB. Phế liệu thu hồi: Bao dứa, thùng cactong,.. Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp NVL, NVL của Công ty được chia thành 2 loại: Nguyên vật liệu mua ngoài: Gồm những NVL chủ yếu do phòng vật tư chịu trách nhiệm thu mua, cung ứng phục vụ cho sản xuất. Trong đó, một số nguyên liệu như: Sữa bột, hương liệu, sôcôla và các phụ gia thực phẩm khác trong nước chưa sản xuất được, Công ty phải nhập khẩu trực tiếp từ các nhà sản xuất từ các nước Mỹ, Pháp, Úc và một số nước Đông Nam Á. Nguyên vật liệu tự sản xuất như: Hộp đựng các loại, nhãn sản phẩm,… đây là loại vật tư mà Công ty tự gia công, chế biến. Tất cả nguyên vật liệu tại Công ty được quản lý và bảo quản trong 5 kho: THAT, BICH, ANH, THU, KT: Kho ANH: Kho vật liệu chính. Kho BICH: Kho vật liệu chính. Kho THAT: Kho vật liệu chính. Kho THU: Kho vật liệu chính. Kho KT: Kho kỹ thuật. Mỗi loại NVL có mã riêng, mỗi mã đều bao gồm hai thành phần là tên kho và số đếm, tên kho chính là loại kho chứa NVL đó, ví dụ như: Đường: BICH24 Sữa : 9 THAT Bột mỳ: THAT 267, 15 BICH Bột kacao ANH 200: THAT 302… Tuy nhiên cách mã hóa vật tư tại Công ty không thống nhất về hình thức, có một số loại vật tư được mã hóa theo cách tên kho trước rồi đến số đếm nhưng cũng có một số loại lại được mã hóa theo cách số đếm trước rồi đến tên kho. Sự không thống nhất này đã gây không ít khó khăn cho công tác quản lý, sử dụng và kế toán vật tư. Về vấn đề này, tôi xin được trình bày rõ hơn trong phần 3.1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Tại khâu thu mua NVL: Phòng vật tư căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm kỳ sau, định mức tiêu hao NVL và kế hoạch dự trữ NVL, để tính ra số NVL cần thu mua và tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp. Công ty đã xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn rất chặt chẽ để lựa chọn ra các đối tác cung cấp NVL. Hệ thống tiêu chuẩn đó là: Thứ nhất: Những doanh nghiệp là đối tượng để lựa chọn làm nhà cung cấp là những doanh nghiệp trực tiếp sản xuất, chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào. Thứ hai: Những doanh nghiệp này cần có một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trường ổn định, tạo lập được uy tín với các bạn hàng. Thứ ba: Đảm bảo cung cấp đủ số lượng và chất lượng NVL như đã cam kết. Phòng vật tư dựa trên những tiêu chuẩn đã được xây dựng lên đó để lựa chọn ra những nhà cung cấp đạt yêu cầu. NVL của Công ty không tập trung vào một hay hai nhà cung cấp mà được cung cấp bởi một số nhà sản xuất có uy tín trong ngành. Điều này vừa tạo nên một sự cạnh tranh về giá, vừa giảm sự phụ thuộc vào mỗi nhà cung cấp. Hàng năm, Công ty thường ký hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp lớn đã được phê duyệt theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, các nhà cung cấp đó như: Công ty CP bao bì nhựa Tân Tiến, công ty liên doanh sản xuất bao bì Tongyuan, công ty liên doanh mía đường Nghệ An Tate and Lyle, công ty CP Sữa Việt Nam Vinamilk, công ty CP thực phẩm Minh Dương, … Mặt khác, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó biến động về giá NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, do đặc thù của ngành bánh kẹo là tính cạnh tranh cao nên Công ty không thể cùng lúc nâng giá bán sản phẩm. Giá bán sản phẩm chỉ có thể điều chỉnh khi cả thị trường bánh kẹo điều chỉnh giá bán, chịu áp lực tăng giá NVL trong một thời gian dài. Do vậy, khi giá NVL tăng lên có thể đưa đến một số các rủi ro: - Như ta biết, 25% chi phí NVL là chi phí cho nguyện liệu đường kính, vậy nên sự biến động giá đường cũng ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hơn nữa, nếu giá bán đường của Việt Nam mà cao hơn giá đường của các nước khác ví dụ như Thái Lan, điều này làm tăng chi phí nguyên liệu, giảm sự cạnh tranh của các sản phẩm bánh, kẹo trên trường quốc tế. - Hay, với sự tác động của các dịch bệnh, ví dụ như dịch cúm gia cầm năm 2005 và 2006 vừa qua, điều này sẽ có tác động rất lớn tới tâm lý người tiêu dùng, tuy Công ty đã sử dụng bột trứng nguyên chất nhập khẩu nhưng dịch cúm cũng gây ra những tác động nhất định, ảnh hưởng tới sức tiêu thụ sản phẩm. - Và cả những biến động về giá nguyên vật liệu nhập khẩu: Có một số nguyên phụ liệu mà Công ty không sản xuất được cũng như trong nước chưa đáp ứng được, phải nhập khẩu, do vậy, khi giá thay đổi hay nhà nước thay đổi các chích sách về tỉ giá ngoại tệ, thuế nhập khẩu,…cũng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến giá bán của các sản phẩm sử dụng những nguyên liệu này. Do vậy, nếu không nắm bắt được những thông tin của thị trường nói chung và của thị trường NVL nói riêng, Công ty sẽ không chủ động và rất có thể bị ảnh hưởng khi mà nền kinh tế có chút biến động, công việc kinh doanh sẽ không được ổn định. Những NVL thu mua trước khi nhập kho phải qua khâu kiểm tra toàn diện về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại bởi phòng KCS. Chỉ những vật tư nào đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu thì mới được nhập kho, những vật tư không đạt yêu cầu, công ty sẽ gửi trả lại nhà cung cấp hoặc có biện pháp xử lý khác. Những NVL thực tế nhập kho được xác định theo giá thực tế bao gồm: Giá trên hóa đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) nhưng không bao gồm thuế GTGT vì Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức,…(các loại chi phí này cũng không bao gồm thuế GTGT), theo công thức sau: Giá vật liệu nhập kho = Giá gốc ghi trên hóa đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu, giảm giá, bớt giá (nếu có) Ví dụ, ta xét một đơn hàng: Theo hóa đơn GTGT số 00019328 ngày 10 tháng 02 năm 2009, Công ty CP BK Hải Hà mua 5.750 kg đường gluco của công ty CP thực phẩm Minh Dương với giá 19.800 đ/kg (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%), theo hợp đồng mua bán, bên bán có trách nhiệm vận chuyển lô NVL này đến kho của bên mua, chi phí vận chuyển theo thỏa thuận là 1.575.000đ (trong đó thuế GTGT là 5%) toàn bộ lô hàng. 5.750 x 19.800 1,1 = 1.575.000 1,05 + 105.000.000 đ Đối với đơn hàng này, giá trị thực tế của đường gluco nhập kho là: Tại khâu bảo quản, dự trữ: NVL của Công ty được quản lý và bảo quản trong 5 kho: THAT, BICH, ANH, THU, KT. Trong đó có 4 kho vật liệu chính và 1 kho kỹ thuật. Ngoài ra, tại các xí nghiệp, nhà máy cũng có những kho chứa NVL, đó là những NVL đã được xuất cho sản xuất nhưng chưa sử dụng kịp hoặc còn tồn đọng để sản xuất cho kỳ sau. Công ty rất quan tâm đến chất lượng NVL không chỉ trong khâu thu mua mà còn cả trong khâu dự trữ. Vì NVL của Công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã. Mặt khác, đa số NVL thuộc hàng thực phẩm, thời gian sử dụng ngắn, mang tính thời vụ, dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường và thời tiết. Điều kiện bảo quản cũng có ảnh hưởng lớn tới chất lượng NVL. Phần lớn NVL là những chất hữu cơ, dễ chịu sự tác động của vi sinh vật trong không khí nên luôn cần được bảo quản tại nơi thoáng mát, khô ráo, sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn, một cách khoa học tránh ẩm ướt, lên men, mối mọt,.. Hơn nữa, NVL đa số có nguồn gốc nông nghiệp mang tính thời vụ và chịu sự tác động nhiều của thời tiết như: Nắng hạn, ngập úng, lũ lụt,..Một số loại còn chỉ có vào những mùa nhất định trong năm, nếu năm đó thời tiết không thuận lợi, mất mùa, không chỉ số lượng NVL giảm mà giá thành tăng, chất lượng NVL giảm sút. Do vậy, nguồn NVL luôn có sự biến động bất thường, phức tạp và giá cả không ổn đinh. Chính vì vậy, để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, phân nhóm NVL để bảo quản, những NVL đòi hỏi về thùng chứa, nhiệt độ và độ ẩm thích hợp Công ty cũng bố trí rất khoa học và hợp lý, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm như không bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tư. Tại khâu sử dụng: NVL của Công ty chủ yếu được dùng để xuất cho các xưởng sản xuất. Việc xuất kho này là theo định mức do phòng vật tư và phòng kỹ thuật phối hợp xây dựng dựa trên những thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất lâu năm. Ngoài ra, NVL còn được xuất cho các kho khác nhau trong cùng Công ty như: Xuất kho NVL từ Công ty đến nhà máy Hải Hà I, nhà máy Hải Hà II,…Công ty còn xuất NVL đi bán cho các bạn hàng khác trong cùng ngành sản xuất bánh kẹo, một là để tăng cường mối quan hệ giữa các nhà sản xuất, hai là để tăng thêm doanh thu cho Công ty. Tuy nhiên, dù NVL được sử dụng cho mục đích nào, thì trước khi xuất ra khỏi kho hay đưa vào sản xuất, NVL cũng được phòng KCS kiểm tra chất lượng lại một lần nữa để đảm bảo NVL xuất ra vẫn đảm bảo đủ các tiêu chuẩn về quy cách, chất lượng, mẫu mã,… Công thức tính giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân gia quyền như sau: Giá bình quân của 1 đơn vị nguyên vật liệu = Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Ví dụ: Vào ngày 31/10/2009, ta có số liệu về nguyên vật liệu cà phê hộp như sau: Tồn đầu tháng : 1.200 hộp Đơn giá: 27.549,02 đ Nhập trong tháng : 9.650 hộp Đơn giá: 27.850 đ Xuất trong tháng : 8.100 hộp 1.200 x 27.549,02 + 9.650 x 27.850 1.200 + 9.650 = 27.816,71 đ/hộp Giá đơn vị bình quân là: Giá trị thực tế cà phê hộp xuất kho là: 8.100 x 27.816,71 = 225.315.351 đ Bằng phần mềm kế toán máy VC2001, công việc tính giá NVL xuất kho đã trở nên dễ dàng hơn, đơn giản hơn. Kế toán vật tư chỉ cần nhập các chứng từ gốc như: Hóa đơn GTGT khi mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…vào máy, chương trình sẽ tự động tính ra giá bình quân tháng theo công thức trên nhưng được lập trình sẵn trong máy, tính ra giá trị thực tế từng loại NVL xuất dùng 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cô phần bánh kẹo Hải Hà. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, nguồn nguyên vật liệu có ý nghĩa sống còn, tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty đã phân định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác thu mua, xây dựng định mức, sử dụng, kiểm kê…NVL nhằm quản lý tốt hơn vật tư tránh hao hụt, mất mát gây gia tăng những khoản chi phí không cần thiết. Trong công tác thu mua NVL: Công ty luôn đòi hỏi một lượng NVL, không chỉ với số lượng lớn mà còn phải đa dạng, phong phú về chủng loại, đúng quy cách, chất lượng tốt. Chính vì vậy, để công tác thu mua NVL đạt kết quả tốt nhất, phòng vật tư dựa vào định mức tiêu hao, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ NVL cho các loại sản phẩm xây dựng nên kế hoạch thu mua và thực hiện công tác thu mua, cung ứng vật tư cho sản xuất. Những NVL được thu mua về, trước khi nhập kho còn phải được tiến hành kiểm tra chặt chẽ bới phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS) về tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại, đảm bảo NVL đã đạt yêu cầu kĩ thuật không gây tình trạng ngộ độc cấp tính hay mãn tính, không chứa vi sinh vật mang mầm bệnh, gây hại tới sức khỏe của người tiêu dùng. Trong công tác xây dựng định mức: Việc xây dựng định mức vật tư do phòng kỹ thuật và phòng vật tư kết hợp xây dựng dựa trên những thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất. Tại khâu sản xuất, tình hình thực hiện định mức do phòng kỹ thuật theo dõi. Từ đó tính ra tiết kiệm hay lãng phí. Nếu sử dụng NVL là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lượng thì Công ty sẽ tiến hành khen thưởng. Ngược lại, nếu NVL bị sử dụng một cách lãng phí, có mất mát, thất thoát, tùy theo nguyên nhân mà Công ty tiền hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thường. Đây là phương pháp quản lý một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp sản xuất vẫn đảm bảo chất lượng mà không bị cố tình giảm thiểu vật tư sử dụng để thu lợi. Tại khâu dự trữ, phòng vật tư xây dựng định mức cho tất cả các loại NVL dựa trên đặc điểm của NVL: NVL chính hay phụ, số lượng nhiều hay ít,… nhu cầu sản xuất sản phẩm của kỳ sau, sự biến động giá cả NVL trên thị trường và căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty. Đặc biệt là đối với những loại NVL mang tính thời vụ, cần phải được dự trữ đế tiến hành kế hoạch sản xuất năm. Đối với những NVL phải nhập khẩu cũng cần phải dự trữ tránh chịu sự tác động quá lớn của thị trường thế giới và tỷ giá ngoại tệ. Trong công tác sử dụng NVL: Xuất NVL cho sản xuất sản phầm. Việc xuất kho này là theo định mức do phòng kỹ thuật và phòng vật tư kết hợp xây dựng và lập thành Bảng định mức. Bảng định mức vật tư sẽ ghi rõ khối lượng sản phẩm cần sản xuất, số lượng vật tư cần cho sản xuất ra 1 tấn sản phẩm và số lượng vật tư cần để sản xuất theo định mức. Các xí nghiệp sẽ căn cứ theo đó để sản xuất sản phẩm và xác định lượng NVL cần dùng. Ngoài ra, NVL còn được dùng để xuất cho các nhà máy khác của công ty để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục hoặc xuất đi bán cho các đơn vị khác. Nhưng dù NVL được sử dụng cho mực đích nào, thì trước khi xuất ra khỏi kho hay đưa vào sản xuất, NVL cũng được phòng KCS kiểm tra chất lượng lại một lần nữa. Vì NVL của Công ty rất đa dạng và phong phú, có nhiều loại thuộc hàng thực phẩm, có thời gian sử dụng ngắn, rất khó bảo quản, hơn nữa lại còn phụ thuộc nhiều vào sản xuất,… do vậy, có thể lúc Công ty nhập kho là NVL đảm bảo tiêu chuẩn, nhưng qua thời gian chưa được sử dụng, có thể NVL bị hỏng, mà với những NVL bị hỏng, hay quá hạn sử dụng không những làm giảm chất lượng sản phẩm, mất hương vị mà còn ảnh hưởng đến sức khỏe của người tiêu dùng. NVL quá hạn sẽ bị biến đổi tính chất lý, hóa tạo ra những sản phẩm chất lượng kém, ảnh hưởng tới uy tín của Công ty. Riêng trong khâu sử dụng NVL để sản xuất sản phẩm, bên cạnh việc phòng KCS kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào sử dụng, tại các xưởng, xí nghiệp sản xuất còn có những cá nhân giám sát sản xuất, đảm bảo sử dụng hợp lý NVL, tránh thất thoát gây lãng phí, mất mát, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, gia tăng chi phí sản xuất. Trong công tác kiểm kê NVL: Định kỳ hoặc đột xuất, Công ty có thể tiến hành, kiểm kê kho NVL để xác định số lượng, chất lượng và giá trị vật tư có ở kho tại thời điểm kiểm kê làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. Khi có quyết định kiểm kê vật tư từ ban quản lý, Công ty phải thành lập ra ban kiểm kê, trong đó chỉ định người làm trưởng ban kiểm kê, để giảm sát tất cả mọi hoạt động của quá trình kiểm kê. Ban kiểm kê có thể bao gồm: thủ kho, kế toán trưởng, nhân viên của phòng KCS, và một vài nhân viên của kho,… Khi kiểm kê vật tư, nếu số lượng thực tế kiểm kê thừa, thiếu so với sổ kế toán, hoặc phát hiện có vật tư bị hư hỏng, mất mát, phải tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp sử lý thích hợp. Số chênh lệch giữ thực tế kiểm kê với sổ kế toán nếu xét thấy là nghiêm trọng thì trình ban giám đốc, để giám đốc xử lý. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, quy trình hạch toán như sau: Chứng từ nhập Chứng từ xuất Thẻ kho Sổ chi tiết TK152 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ tổng hợp Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL 2.1.1. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào kế hoạch thu mua NVL, phòng vật tư sẽ tiến hành thăm dò thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp. Sau khi tìm được nhà cung cấp, tiến hành thỏa thuận các điều kiện hợp đồng: Đơn giá, số lượng, chất lượng, hình thức thanh toán, phương thức vận chuyển,…phòng vật tư gửi đơn đặt hàng và bắt đầu ký kết hợp đồng. Sau khi việc mua bán giữa hai bên: Công ty và bên nhà cung cấp được thỏa thuận xong, cán bộ phòng vật tư phụ trách việc mua NVL sẽ mang hóa đơn GTGT về để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hóa đơn này do nhà cung cấp lập và giao cho Công ty. Hóa đơn GTGT có 3 liên, trong đó hóa đơn mà Công ty nhận được là liên 2 (màu đỏ) ghi rõ tên, địa chỉ nhà cung cấp, địa chỉ người mua (Biểu số 2.1). Khi hàng được vận chuyển về Công ty, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng vật tư xem có đảm bảo về quy cách, phẩm chất, chất lượng và số lượng sản phẩm. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào biên bản kiệm nghiệm vật tư (Biểu số 2.2). Biên bản này được lập là căn cứ xác định chất lượng, số lượng và quy cách NVL nhập kho, đồng thời là căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm vật tư, chỉ nhập những vật tư đáp ứng đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu, những vật tư không đáp ứng yêu cầu, Công ty sẽ lập biên bản và sẽ gửi biên bản này cùng những chứng từ có liên quan đến nhà cung cấp để trả lại hàng hoặc giải quyết theo thỏa thuận với nhà cung cấp. Biểu số 2.1: HÓA ĐƠN HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Mẫu số: 01GTKT – 3LL Ký hiệu: AK/2009B Số: 00789324 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương Địa chỉ: Minh Khai – Hoài Đức – Hà Nội Số TK: Số điện thoại: (034) 3661 818 MS : Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Đơn vị: Địa chỉ: 25 Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội. Số TK:146 020 102 0926 Hình thức thanh toán: Trả chậm. MS: STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 =1 X 2 1 Đường gluco kg 5.750 18.000 103.500.000 2 Bột mỳ Kg 6.350 16.000 101.600.000 3 Sữa bột béo Kg 7.460 7.500 55.950.000 Cộng tiền hàng: 261 050 000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 26.105.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 287.155.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi bảy triệu một trăm năm mươi năm nghìn đồng. Người mua hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu số 2.2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Số: 00389455 - Căn cứ theo hóa đơn GTGT số 00789324 của Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương - Phòng KCS thuộc Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thực hiện kiểm nghiệm vật tư theo hóa đơn trên thực hiện kiểm nghiệm các loại vật tư: STT Tên vật tư ĐVT Phương thức kiểm nghiệm Số lượng theo CT Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Đúng yêu cầu Không đúng yêu cầu A B C D 1 2 3 E 1 Đường gluco kg Cân và kiểm tra chất lượng 5.750 5.750 0 2 Bột mỳ kg Cân và kiểm tra chất lượng 6.350 6.350 0 3 Sữa bột béo kg Cân và kiểm tra chất lượng 7.460 7.460 0 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Lượng nguyên vật liệu đúng về quy cách về chủng loại, chất lượng và số lượng ghi trên hóa đơn. Toàn bộ lượng NVL trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Đại diện kỹ thuật (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Trưởng ban (ký, họ tên) Cán bộ cung ứng của phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn GTGT của người bán (Biểu số 2.1), biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.2) lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho (Biểu số 2.3) sẽ được chuyển cho người phụ trách phòng ký xác nhận rồi được chuyển cho thủ kho. Thủ kho kiểm nhận hàng bằng phương pháp kiểm kê, ký phiếu nhập kho sau khi ghi số lượng thực nhập. Phiếu này được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Liên 1: Lưu tại phòng vật tư Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán Phiếu nhập kho cũng được áp dụng trong trường hợp nhập kho vật tư do Công ty tự sản xuất, NVL sử dụng không hết phải thu hồi về kho hoặc thừa phát hiện trong kiểm kê. Vật liệu sau khi hoàn thành các thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho. Biểu số 2.3: PHIẾU NHẬP KHO Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Nợ: TK 152 Số: 15S BICH Có: TK 331 - Họ và tên người giao: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương - Theo hóa đơn GTGT số 00789324 ngày 20 tháng 5 năm 2009 - Nhập tại kho: Kho BICH STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Đường gluco kg 5.750 5.750 18.000 103.500.000 2 Bột mỳ kg 6.350 6.350 16.000 101.600.000 3 Sữa bột béo kg 7.460 7.460 7.500 55.950.000 Cộng 19.560 19.560 - 261.050.000 Thuế suất: 10% Tiền thuế GTG T: 26.105.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 287.155.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm tám mươi bảy triệu một trăm năm mươi năm nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 1 Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Người lập phiếu (ký, họ tên) Người giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký,họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) Thủ tục xuất kho: NVL của Công ty chủ yếu được dùng để xuất cho các xưởng sản xuất. Việc xuất kho này là theo bảng định mức. Trong quá trình tiến hành sản xuất sản phẩm, các xí nghiệp: Xí nghiệp bánh, xí nghiệp kẹo Chew,.. căn cứ vào nhu cầu vật tư và dựa trên các định mức, lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Dựa trên phiếu đó, thủ kho sẽ xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào “Sổ xuất vật tư” (Biểu số 2.4). Sổ xuất vật tư được mở cho từng kho theo mẫu sau: Biểu số 2.4: SỔ XUẤT VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ XUẤT VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Kho: BICH STT ngày Tên vật tư ĐVT SL xuất XN nhận hàng Chữ ký cán bộ nhận hàng … 7 07/5 Bột mỳ kg 122,3 XN bánh 8 07/5 Sữa bột béo kg 125,7 XN bánh 9 07/5 Đường kính kg 98,7 XN bánh … 89 22/5 Lecithin kg 15,1 XN kẹo 90 22/5 Tinh bột sắn kg 165,2 XN bánh … Đồng thời, khi nhận vật tư xuất từ các kho, các xí nghiệp cũng theo dõi số lượng vật tư nhận trên “Sổ lĩnh vật tư” (Biểu số 2.5), sổ này được mở cho từng loại NVL mà xí nghiệp nhận và theo dõi từng lần nhận vật tư trong tháng. Biểu số 2.5: SỔ LĨNH VẬT TƯ Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội SỔ LĨNH VẬT TƯ Tháng 5 năm 2009 Xí nghiệp: Bánh Vật tư: Đường kính ngày ĐVT S._.