Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi

sát việc sử dụng tài sản, vật tư tiền vốn, nhằm đảm bảo sản xuất được liên tục, quản lý và sử dụng một cách tốt nhất các yếu tố chi phí tạo được hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong đó hạch toán vật liệu đóng vai trò quan trọng bởi vì vật liệu là yếu tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm, chiểm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm. Tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ sự cần thiết trên, trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi, tìm hiểu thực trạng sản xuất của công ty em thấy được tầm quan trọng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh, sự cần thiết phải quản lý, sử dụng tiết kiệm vật liệu, nhằm đáp ứng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được những khó khăn, thuận lợi của công tác hoạch toán vật liệu tại công ty. Em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi” Chuyên đề gồm 3 phần: Phần I: Tổng quan về Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi. Được sự chỉ dẫn nhiệt tình của thầy giáo và các cô chú tại công ty cơ khí điện Thuỷ Lợi đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập. Nhưng với khả năng chuyên môn còn hạn hẹp do vậy nội dung và chất lượng bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết sai xót. Kính mong thầy giáo quan tâm đóng góp ý kiến để đảm bảo cho bài viết ngày càng hoàn thiện và chất lượng tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THUỶ LỢI 1 .Lịch sử hình thành và sự phát triển của công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi. Tên doanh nghiệp : Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi. Địa chỉ : Km 10 - Quốc lộ 1A - Thanh Trì - Hà Nội. Công ty Cơ Khí -Điện Thuỷ lợi là nhà máy chuyên ngành của Bộ Thuỷ lợi (nay là Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn). Tiền thân của công ty là tập đoàn thương binh 19-8 thuộc Tổng đội công trình trực thuộc bộ Thuỷ lợi, đặt trụ sở tại Kim Mã từ năm 1985. Năm 1964, xưởng Kim Mã được chuyển địa điểm về xã Tứ Hiệp, huyện Thanh Trì_Hà Nội lấy tên là nhà máy Cơ Khí Thuỷ lợi. Ngày 15/4/1967 Bộ trưởng Bộ Thuỷ lợi Hà Kế Tấn đã ký quyết định số 211-QĐ/TL tách nhà máy Cơ Khí iện Thuỷ lợi khi đó thành hai nhà máy loại 5: - Nhà máy sản xuất phụ tùng, sửa chữa ô tô, máy kéo, sơ tán taị tỉnh Hà Tây (nay là công ty chế tạo và sửa chữa thiết bị thuỷ lợi). - Nhà máy sản xuất, lắp ráp máy đóng mở cửa cống và hang cơ khí chuyên dung phục vụ thuỷ lợi, sơ tán tại huyện Yên M-Hưng Yên (nay là công ty Cơ Khí iện Thuỷ lợi). Ngày 21/4/1983, xét theo yêu cầu sắp xếp lại tổ chức của các đơn vị sản xuất và xây dựng trực thuộc Bộ Thuỷ lợi, Bộ trưởng Bộ Thuỷ lợi đã ký quyết định số 106-QĐ/TCCB chuyển bộ phận lắp ráp máy thuộc xí nghiệp liên hiệp xây dựng thuỷ lợi khu vực II về nhà máy để làm nhiệm vụ lắp đặt các trạm bơm và nhà máy Thuỷ điện theo kế hoạch của Bộ Thuỷ lợi giao cho Nhà máy Cơ khí Thuỷ lợi đảm nhiệm. Đến ngày 19/07/1983 thực hiện một bước sắp xếp lại sản xuất theo chỉ thị số 120 của HĐBT, Bộ Thuỷ lợi đã ký quyết định số 1297-QĐ/TCCB sát nhập công ty sửa chữa máy bơm điện đóng tai Như Quỳnh-Mỹ Vân Hưng Yên vào nhầ máy Cơ khí Thuỷ lợi đồng thời chuyển giao toàn bộ nhiệm vụ sửa chữa, sản xuất phụ tùng máy bơm điện cho nhà máy Cơ khí - Điện Thuỷ lợi. Ngày 06/09/1995 để phù hợp với xu thế phát triển theo cơ chế mới, Bộ trưởng Bộ Thuỷ lợi đã ký quyết định số 78/QĐ/TCCB đổi tên nhà máy cơ khí -Điện Thuỷ lợi thành công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi ngày nay trực thuộc Bộ Thuỷ lợi ( nay là Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn) đóng tại km 10 - Quốc lộ 1A Xã Tứ Hiệp - Huyện Thanh Trì Thành Phố Hà Nội. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây cụ thể như sau: Đơn vị tính: Đồng STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1 Doanh thu bán hàng 44,285,588,000 55,947,695,500 70,494,096,000 2 Lợi nhuận trước thuế 949.866.000 989,994,500 1,247,393,000 3 Các khoản nộp ngân sách 1.690.291.500 3,065,557,000 3,862,602,000 4 Thu nhập bình quân 1.249.500 1,537,000 1,937,000 5 Số lượng lao động 370 400 450 - Công nhân sản xuất trực tiếp 280 290 330 - Cán bộ nhân viên gián tiếp 75 90 100 - Nhân viên phục vụ 15 20 20 6 Tổng tài sản 98.177.905.000 103.067.831.500 117.360.380.000 - TS ngắn hạn 90.064.221.500 86.404.157.000 90.235.164.000 - TS dài hạn 8.113.683.500 16.663.674.500 27.125.216.000 Thông qua các chỉ tiêu trên có thể thấy doanh nghiệp đã có sự tăng trưởng cả về quy mô cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh: Tổng số tài sản của công ty trong ba năm qua đều tăng năm 2007 tăng 14.292.548.500 đồng với số tương đối tăng 13,86% so với năm 2006. Trong đó tài sản ngắn hạn tăng 3.831.007.000 đồng, nhưng năm 2006 so với năm 2005 thì tài sản ngắn hạn giảm 3.660.064.500 đồng điều này có thể do công tác thu hồi các khoản phải thu của doanh nghiệp hoạt động tốt làm cho các khoản phải thu giảm đáng kể. Tài sản dài hạn của công ty trong ba năm tăng mạnh do công ty đầu tư lớn vào tài sản cố định để nâng cao hiêu quả kinh doanh mặt khác công ty nhận thêm nhiều dự án, có nhiều công trình đang thi công làm tăng chi phí xây dựng cơ bản dở dang. Nhờ có sự đầu tư kịp thời nên doanh thu của công ty năm 2007 tăng 14.546.400.500 đồng với số tương đối tăng 26% so với năm 2006, đồng thời lợi nhuận trước thuế mà doanh nghiệp có được cũng tăng lên 257.398.500 đồng . Bên cạnh đó công ty cũng luôn thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước. Quy mô của công ty được mở rộng số lượng lao động trong công ty năm 2006 tăng 30 người so với năm 2005, năm 2007 tăng 50 người so với năm 2006 và mức thu nhập bình quân năm 2007 tăng 400.000 đồng với số tăng tương đối là 26,02% so với năm 2006 như vậy cuộc sống của người lao động ngày càng ổn định chứng tỏ doanh nghiệp kinh doanh ngày càng hiệu quả. 2 .Đặc điểm kinh doanh và tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi 2.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh - Đ ặc điểm sản phẩm - Tính đa dạng về chủng loại sản phẩm: Công ty Cơ Khí - Điện Thuỷ Lợi là doanh nghiệp chuyên cung cấp các thiết bị phục vụ cho công tác tưới tiêu nước, nên để hoàn thiện được công trình công ty tiến hành sản xuất rất nhiều sản phẩm: động cơ điện, máy biến áp, van, palăng, cân điện tử Ngoài các sản phẩm cơ khí công ty còn thi công các công trình xây dựng như: thuỷ điện, kè, cống, hồ, hệ thống cấp tiêu nước Như vậy, không những có các chủng loại sản phẩm phong phú, công ty còn phải hoạt động trong nhiều ngành nghề khác nhau từ đó tạo ra sự khó khăn trong quản lý vốn ngắn hạn. Trong bộ phận sản xuất các thiết bị phục vụ cho lắp đặt các công trình, vồn lưu động luân chuyển nhanh hơn so với vốn lưu động trong bộ phận xây dựng và lắp đặt. Ngoài ra còn có nhiều sự khác nhau như tỷ trọng giữa các loại tài sản ngắn hạn, chủng loại tài sản ngắn hạn trong việc sản xuất mỗi loại sản phẩm. - Tính đơn chiếc của sản phẩm: Công ty Cơ Khí - Điện Thuỷ Lợi chủ yếu sản xuất và lắp đặt theo đơn đặt hang, mỗi công trình thuỷ lợi lại có công dụng khác nhau vì vậy yêu cầu về thiết kế cũng như các loại vật tư phục vụ cho việc sản xuất các sản phẩm đó cũng rất khác nhau. Sự khác nhau còn thể hiện ở vị trí thi công các công trình: có những công trình ở gần nguồn nguyên liệu nhưng cũng có những công trình được thi công ở những vùng sâu vùng xa, những sự khác nhau trên tạo ra rất nhiều khó khăn trong công tác xác định nhu cầu vốn ngắn hạn thường xuyên cần thiết cũng như công tác quản lý vốn ngắn hạn. - Sản phẩm có giá trị lớn, thi công trong thời gian dài: Đặc điểm này cũng là đặc điểm của các sản phẩm của ngành xây dựng nói chung. Các công trình công ty thi công thường có giá trị nhiều tỷ đồng và thường được thi công trong thời gian dài có khi đến vài năm, từ đó yêu cầu công ty phải có lượng vốn ngắn hạn lớn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục. - Nhiệm vụ hiện nay của Công ty Cơ khí - đ iện Thuỷ lợi là: - Thiết kế, chế tao, lắp đặt, sửa chữa thiết bị cơ khí và điện cho các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện, nông nghiệp và chế biến nông lâm hải sản, lặn khảo sát, thi công, sửa chữa các công trình xây dựng dưới nước. - Xử lý và tráng phủ chống ăn mòn kim loại. - Kiểm tra thông số kỹ thuật máy bơm nước, thiết bị điện, kiểm tra mối hàn bằng siêu âm. - Kinh doanh thiết bị phụ tùng máy nông nghiệp, thuỷ lợi, thuỷ điện. - Gia công, xây lắp nền móng, khung nhà và bao che công trình công nghiệp, gia công lắp đặt thiết bị công nghệ. Công ty Cơ Khí - Điện Thuỷ Lợi là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, hoạt động trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp khác trong lĩnh vực cơ khí chế tạo. Song với sự nỗ lực của ban lãnh đạo cùng toàn bộ cán bộ công nhân viên, sản xuất kinh doanh của công ty đã không ngừng phát triển, không những bảo toàn số vốn được giao mà còn có sự tăng trưởng. Trong những năm qua Công ty đã tham gia những công trình thuỷ lợi lớn của cả nước như: công trình song Ba Hạ, công trình Cửa Đạt… Năm nay là năm Công ty tròn 50 năm, suốt 50 năm qua hầu như năm nào công ty cũng hoàn thành vượt mức kế hoạch được Nhà nước giao, đời sống của cán bộ công nhân viên không ngừng được cải thiện và luôn làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Đặc điểm quy trình sản xuất Quy trình sản xuất sản phẩm được thực hiện chặt chẽ, hợp lý qua các khâu và được bộ phận KCS kiểm tra chất lượng đều đặn ở từng khâu là điều kiện đảm bảo cho sản phẩm đạt chất lượng tốt, thực hiện giao hang đúng thời gian, đảm bảo uy tín của công ty trên thị trường. Đối với một số doanh nghiệp tổ chức sản xuất khoa học sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động, tăng chất lượng sản phẩm tổ chức hợp lý giữa các khâu, giai đoạn phân xưởng sản xuất đảm bảo cho sản xuất được tiến hành trôi chảy. Công việc này cũng đòi hỏi phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tính chất và nhiệm vụ sản xuất của từng đơn vị sao cho quá trình sản xuất ra sản phẩm có thể sản xuất ra với khối lượng lớn và chất lượng cao từ đó tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm, giảm bớt được một cách tối thiểu về chi phí đồng thời tăng lợi nhuận tiêu thụ nhằm đảm bảo tài chính cho Công ty hoạt động bình thường. Công ty cơ khí điện Thuỷ lợi là đơn vị sản xuất với tính chất sản phẩm đa dạng, phức tạp vì phải gia công nhiều chi tiết khác nhau và đòi hỏi sự chính xác cao về khuôn cối. Để hoàn thành một sản phẩm phải trải qua nhiều giai đoạn công nghệ khác nhau. -Tổ chức sản xuất kinh doanh Mô hình sản xuất của công ty bao gồm 4 xí nghiệp nhỏ có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo kế hoạch được giao từ phòng kế hoạch. - Xí nghiệp Gia công nóng: có nhiệm vụ đúc, rèn, dập, tán, uốn các chi tiết cấu thành lên sản phẩm - Xí nghiệp cơ khí: có nhiệm vụ là chuyên gia công, cắt gọt các chi tiết kim loại phục vụ cho công trình như sản xuất các bu long. - Xí nghiệp lắp máy: có nhiệm vụ là chuyên gia công và lắp ráp các thiết bị cơ khí và các kết cấu kim loại của công trình theo đồ án thiết kế được duyệt theo yêu cầu của khách hang.quá trình gia công và lắp ráp của hai xí nghiệp này thường được tạo lên thực thể ( phần chính) của sản phẩm. - Xí nghiệp cơ điện: Có nhiệm vụ quản lý mạng điện, gia công và lắp ráp các thiết bị điện, tủ bạng điện cao thế và hạ thế, sửa chữa máy móc công cụ điện. Sơ đồ 01: Sơ đồ bộ máy tổ chức sản xuất của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi công ty xí nghiệp gia công nóng Xí nghiệp cơ khí Xí nghiệp lắp máy Xí nghiệp cơ điện 2.2 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Để đảm bảo cho việc sản xuất được thực hiện một cách có hiệu quả, Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và tổ chức theo kiểu trực tuyến ( sơ đồ 02). - ứng đầu là giám đốc công ty: Người có quyền lực cao nhất đồng thời chịu mọi trách nhiệm với Nhà nước, tập thển công nhân viên trong công ty cũng như các khách hàng trong sản xuất kinh doanh. - Phó Giám đốc:Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc, một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật, một phó giám đốc phụ trách kinh doanh và hệ thống các phòng ban chức năng. Ban giám đốc lãnh đạo và lãnh đạo trực tiếp đến các phòng ban, các xí nghiệp. - Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tiến độ sản xuất, các quy trình với các tiêu chuẩn cụ thể và các định mức kinh tế kỹ thuật, các chế độ quản lý, các phân xưởng xí nghiệp giúp các giám đốc xí nghiệp nắm bắt tình hình sản xuất, tổ chức ghi chép các số liệu phục vụ cho việc chỉ đạo sản xuất và thực hiện hạch toán kết quả kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện các nhiệm vụ về hành chính văn phòng đáp ứng kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo của công ty và các phòng nghiệp vụ. Nghiên cứu các chế độ chính sách của Nhà nước để áp dụng thực hiện trong công ty. - Phòng kỹ thuật: Có chức năng xây dựng triển khai chiến lược đầu tư tổng thể và lâu dài, xây dựng kế hoạch đầu tư, mua sắm, sửa chữa thiết bị phụ tùng, lắp đặt thiết bị mới. Xây dựng ban hành hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật và theo dõi thực hiện, hiệu quả ban hành định mức mới.Tổ chức nghiên cứu đề xuất các giải pháp kỹ thuật đưa ra những mẫu mã sản phẩm mới có nhiều điểm vượt trội so với sản phẩm cũ. - Phòng kế hoạch: chịu trách nhiệm lập các kế hoạch dự án. - Phòng kế toán thống kê: Có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế nhằm bảo toàn vốn của công ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý của nhà nước. Thực hiện công tác thanh quyết toán chi phí cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tham mưu cho lãnh đạo công ty về các chế độ quản lý tài chính tiền tệ, thực hiện công tác xây dựng kế hoạch tài chính. phòng chịu trách nhiệm theo dõi mọi hoạt động sản xuất của công ty. Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng kế toán thống kê 3 . Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Cơ khí - iện Thuỷ Lợi 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Là một doanh nghiệp có quy mô vừa, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn đồng thời để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trường, đảm bảo kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho lãnh đạo công ty nắm được kịp thời tình hình hoạt động của công ty thông qua qua thông tin kế toán cung cấp, Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi đã áp dụng hình thức kế toán tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán của công ty và ở các xí nghiệp trực thuộc, không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tổ chức ghi chép ban đầu, thu thập chứng từ gửi về phòng kế toán công ty. Xuất phát từ tình hình thực tế và yêu cầu quản lý của công ty, biên chế quân sự của phòng kế toán - thống kê hiện nay gồm 5 người dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ đặt ra, từng nhân viên kế toán đã được phân công thực hịên các chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau: - Kế toán trưởng: Là người chỉ đạo, giám sát toàn bộ mạng lưới kế toán của công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ chấp hành các chế độ bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn.Mọi chứng từ liên quan đến vật tư, tài sản của công ty đều phải có chữ ký của kế toán trưởng mới có giá trị. Kế toán trưởng điều hành và kiểm tra việc chấp hành chính sách kế toán tài chính đồng thời phải báo cáo một cách kịp thời, chính xác, đúng đắn đối với giám đốc tình hình và kết quả hoạt động tài chính trong doanh nghiệp để tìm ra những mặt mạnh cần phát huy và những tồn tại cần khắc phục và đưa ra những kiến nghị với giám đốc làm tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. - Kế toán vật tư kiêm tiêu thụ: Có nhiệm vụ hạch toán, theo dõi tình hình biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng và giá trị. Hàng tuần kế toán vật tư phải xuống kho để kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, nhận các phiếu nhập - xuất kho vật tư và tiến hành thực tế xuất kho, vào sổ chi tiết vật tư và phân loại các phiếu xuất kho theo từng đối tượng sử dụng. Hàng quý kế toán vật liệu lập bảng phân bổ vật tư xuất dung hoặc bảng kê chứng từ để căn cứ vào đó lập các chứng từ ghi sổ. Kế toán vật tư còn có nhiệm vụ tham gia kiểm kê vật tư vào cuối năm cùng với thủ kho và bộ phận thống kê vật tư, sau đó lập biên bản kiểm kê hang tồn kho. - Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ hạch toán và kiểm tra tình hình thực hiện quỹ lương, phân tích việc sử dụng lao động và định mức lao động. Hàng thàng, căn cứ vào bảng chấm công, bảng tình phụ cấp, trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc phiếu kiểm nghiệm, các chứng từ liên quan khác như: phiếu ghi bảo hiểm xã hội do các bộ phận khác gửi đến, kế toán lập bảng thanh toán tiền lương, thanh toán bảo hiểm xã hội, thanh toán tiền thưởng sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt làm căn cứ lập phiếu chi và phát tiền lương, theo dõi khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên, thanh toán lương và bảo hiểm xã hội, lập bảng phân bổ tiền lương. - Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ là căn cứ vào các chứng từ hợp lệ như hoá đơn bán hang, báo giá, các chứng từ nhập - xuất kho để lập các phiếu thu, phiếu chi, viết séc, uỷ nhiệm chi, lập bảng kê chứng từ thu, chi tiền mặt, lập bảng kê chứng từ ngân hang, làm các thủ tục vay và trả nợ ngân hang, vào sổ kế toán tài khoản tiền gửi, tiền vay, theo dõi tình hình tồn quỹ tiền mặt, đôn đốc tình hình thanh quyết toán các công trình, theo dõi chi tiết các tài khoản công nợ như: TK 131, 136, 331, 336 - Thủ quỹ: có nhiệm vụ gửi tiền mặt và rút tiền gửi ngân hang về quỹ. căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để thu và phát tiền mặt. - Kế toán tổng hợp: căn cứ vào các chứng từ ghi sổ kèm theo các bảng kê, các chứng từ gốc để vào sổ cái, hang quý tiến hành tập hợp chi phí, tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác. Giám sát và hạch toán tình hình biến động tài sản cố định cả về số lượng và giá trị, hang năm tiến hành kiểm kê tài sản, tính và trích khấu hao tài sản, phân tích phản ánh kết quả của công ty hang quý và cả năm. Kế toán tổng hợp là người giúp việc chính cho kế toán trưởng. - Bộ phận kế toán ở các xí nghiệp: Có nhiệm vụ thu thập, kiểm tra và báo cáo về phòng kế toán thống kê của công ty theo đúng định kỳ. Sơ đồ 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi Kế toán trưởng Kế toán vật tư tiêu thụ Kế toán thanh toán Kế toán lương và BHXH Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán ở các xí ngiệp 3.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Hình thức kế toán: áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. - Cuối tháng, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dung để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng, kế toán phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái vào bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dung để lập các báo cáo tài chính. - Quan hệ đối chiếu được sử dụng để kiểm tra sự bằng nhau của tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư tương ứng của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. - Cuối năm căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối phát sinh, sổ cái và các tài khoản chi tiết có liên quan, kế toán tổng hợp tiến hành lập các báo cáo năm của công ty. Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Cơ khí - Điện Thuỷ lợi Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Bảng cân đối số phát sinh báo cáo tài chính : Ghi hang ngày : Ghi cuối tháng : ối chiếu : Máy xử lý thông tin 3.3 Chích sách kế toán của công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi Chế độ công ty áp dụng: theo QĐ 15 kỳ kế toán: kỳ kế toán năm, công ty phải lập báo cáo giữa niên độ ( báo cáo quý ) Phương pháp hạch toán và kế toán chi tiết hang tồn kho: áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp tính trị giá vốn hang xuất kho: xác định theo phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp khấu hao TSCĐ: Thực hiện phương pháp khấu hao tuyến tính.. 3.4 Quy định chung của công ty về lập và luân chuyển chứng từ - Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ. Nội dung chứng từ phải đầy đủ, rõ ràng, trung thực, không tẩy xoá, số tiền viết bằng chữ phải khớp đúng với số tiền viết bằng số. - Chứng từ phải lập đủ số liên theo quy định: + Mọi chứng từ phải có đầy đủ chữ kí theo chức danh quy định trên chứng từ. + Trình tự luân chuyển chứng từ : theo quy định của nhà nước Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán. Kiểm tra kí chứng từ kế toán. phân loại sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ. 3.5 Tổ chức hệ thống sổ - Các sổ kế toán tổng hợp áp dụng tại công ty - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp được mở theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Sổ này dung để đăng ký số hiệu và quản ký chứng từ ghi sổ, đồng thời dung để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ cái: Là sổ kế toán tổng hợp dung để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. số liệu ghi trên sổ cái dung để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ, thẻ kế toán chi tiết dung để lập các báo cáo tài chính. Các sổ kế toán chi tiết - Sổ tài sản cố định, sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, thẻ kho, sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Thẻ tính giá thành sản phẩm. Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả. Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay. Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, ngân sách. Sổ chi tiết bán hang, các bảng phân bổ , bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội , bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định - sổ chi tiết:,154, 621, 622, 627, 131, 331, 334. 3.6 Hệ thống tài khoản sử dụng. - Công ty Cơ khí - Điện Thuỷ Lợi đã đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất của bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính. ồng thời công ty cũng mở chi tiết một số tài khoản nhằm quản lý cụ thể, các loại vốn, tài sản và nhằm mục đích phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. 3.7 Hệ thống báo cáo - Theo quy định của nhà nước: Hệ thống báo cáo tài chính gồm + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ + Thuyết minh báo cáo tài chính Theo quy định của công ty: Theo quy định hạch toán tài chính của công ty, ngoài những báo cáo tài chính trên công ty còn lập thêm một số báo cáo khác như: Báo cáo công nợ, báo cáo chi phí sản xuất và giá thành, báo cáo nhập, xuất và tồn kho của hàng tồn kho nhằm mục đích phục vụ cho công việc kế toán và cung cấp thông tin cho việc quản trị trong doanh nghiệp báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh minh hoạ cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2006 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Năm: 2006 đơn vị: đồng CHỉ TIÊU Mã số Kỳ này Kỳ trước Luỹ kế từ đầu năm 1 2 3 4 5 1. Tổng doanh thu 01 52.911.000.000 52.911.000.000 2. Các khoản giảm trừ 02 - - 3. Doanh thu thuần (01-02) 10 52.911.000.000 52.911.000.000 4. Giá vốn hang bán 11 48.125.000.000 48.125.000.000 5. Lợi nhuận gộp (10-20) 20 4.786.000.000 4.786.000.000 6. Chi phí bán hang 21 - - 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 2.294.000.000 2.294.000.000 8. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (20-21-22) 30 2.492.000.000 2.492.000.000 9. Lợi nhuận từ hoạt động bất thường 40 221.000.000 221.000.000 10. Tổng lợi nhuận trước thuế (30+40) 50 2.713.000.000 2.713.000.000 11. Thuế thu nhập doanh nghiệp 51 693.000.000 693.000.000 12. Lợi nhuận sau thuế.(50-51) 60 2.020.000.000 2.020.000.000 PHẦN II : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THỦY LỢI. I .THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THỦY LỢI 1 .Đặc điểm kế toán nghiệp vụ nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi. 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi là một công ty có quy mô lớn với nhiệm vụ chuyên sản xuất và láp ráp phần cơ khí cho các công trình thuỷ lợi trong cả nước, sản phẩm của công ty là tất cả các loại của cống, máy đóng, mở của cống, máy bơm các loại, tủ điện cao và hạ thế ...Mỗi sản phẩm được sản xuất trên các công đoạn, kỹ thuật khác nhau, nên chủng loại vật liệu công ty phải sử dụng là rất lớn. Do đặc điểm, tính chất đặc thù của ngành sản xuất nên nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là kim loại như Sắt, thép, tôn các loại, đồng, gang, còn một số nguyên liệu khác như sơn, oxy, đất đèn, các loại dây thép, dây kẽm, mức độ sử dụng không nhiều. Do đặc thù về sản phẩm nên chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm .( Nó chiểm khoảng 80% tổng giá thành). Vì vậy khi có sự biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng rất lớn giá thành sản phẩm, muốn hạ giá thành sản phẩm cách tốt nhất là quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả. 1.2 Phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu với số lượng rất lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có đặc tính lý hoá, công dụng và nội dung kinh tế khác nhau.Vì vậy tiến hành quản lý và hạch toán chính xác đảm bảo cho công việc được thuận lợi và không tốn nhiều công sức thì phải phân loại một cách khoa học, theo những tiêu nhất định. Để phủ hợp với quá trình sản xuất sản phẩm công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo nội dung kinh tế. Theo đó vật liệu của công ty được phân chia thành những loại sau: - Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu, là cơ sỏ vật chất hình thành nên sản phẩm của công ty. Bao gồm nhiều loại khác nhau như: Sắt, thép, tôn, đồng, gang, thiết bị điện ....Trong mỗi loại lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau như: Thép có nhiều loại: Thép dẹt, thép tròn, thép vuông, thép hình chữ L, thép hình chữ U, thép hình chữ I, thép lục lăng. Tôn cũng có nhiều loại: Tôn 5 ly, 6 ly...32,5 ly, mạ kẽm, tôn pha gang. - Vật liệu phụ: Có tác dụng tạo mối liên kết giữa các cấu kiện hoạc tạo nên một chính thể sản phẩm như: Đinh nhôm, đinh vít, dây thép, gioăng, ốc vít, dây kẽm , que hàn, đất đèn, sơn...dùng vào việc nối, liên kết, tạo hình dáng sản phẩm. Ngoài ra còn có các vật liẹu phụ khác không tạo nên một phần thực thể của sản phẩm song nó có tác dụng làm chức năng tăng thêm độ bền chất lượng sản phẩm, giúp cho quá trình sản xuất đựoc tiến hành tốt như anốt hi sinh, muối, oxy, sơn chống rỉ, axit... - Nhiên liệu: Bao gồm than dùng cho rèn, gia công, đun nước, xăng, dầu đẻ chạy máy phát điện và dùng cho xe chuyên chở. - Phụ tùng thay thế: ở công ty phụ tùng thay thế gồm ở mũi khoan, vòng bi các loại, công tác điện, dây điện, phích cắm, bóng đèn... - Phế liệu thu hồi: Là những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất, nó đã mất hoàn toàn giá trị sử dụng như rỉ sắt, đầu thừa sắt thép, các mảnh vụn được loại ra trong quá trình thi công cắt gọt, khoan, tiện...phế liệu không còn khả năng tận dụng trong quá trình sản xuất nên nó được thu gom lại để bán ra ngoài thu tiền về và tính giảm chi phí sản xuất kinh doanh. 1.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Địên Thuỷ Lợi Đánh giá nguyên vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tác nhất định, đòi hỏi đảm bảo yêu cầu của đánh giá. Có nhiều cách khác nhau đẻ đánh giá nguyên vật liệu nhập kho cũng như xuất kho. Tuy nhiên tuỳ vào đặc điểm cụ thể của tình hình sản xuất kinh doanh cũng như đặc trưng của các nguyên vật liệu công ty sủ dụng mà chọn cách đánh giá phù hợp với đơn vị mình. Cụ thể phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho và xuất kho tại công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi được thực hiện như sau: - Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: Công ty áp dụng phương pháp đánh giá nguyên vật liệu nhập kho theo giá thực tế. Trong công ty nguyên vật liệu được mua từ nhiều nguồn khác nhau và theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Vì vậy giá mua thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho được xác định: + = giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho giá mua ghi trên hoá đơn của người bán Chi phí thu mua (nếu có) Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của người bán không bao gồm thuế GTGT do công ty tính thuế GTGT theo phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. - Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: giá trị nguyên vật liệu xuất trong kỳ Đơn giá xuất số lượng nguyên vật liệu xuất trong kỳ =y= x ở công ty hiện nay, khi xuất kho vật liệu để sản xuất, kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Kế toán vật tư tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào sổ chi tiết vật tư. Giá thực tế xuất kho sẽ được tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thức tế của lần nhập tiếp theo. Nếu số còn lại quá ít thì có thể được tính theo đơn giá của ._.lần nhập trước. Giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập sau cùng. Phế liệu thu hồi ( đầu thừa sắt, thép ...) được bán theo giá thoả thuận giữa công ty với người mua. Ví dụ:Trong quý IV/2007 loại tôn 30 ly có các tài liệu sau: Tồn đầu quý: 1967kg; ĐG: 12.700đ/kg. Ngày 1/11/2007 nhập SL: 1657kg; ĐG: 12.800đ/kg Xuất trong kỳ: - Ngày 2/11/2007 xuất SL: 1457kg - Ngày 11/12/2007 xuất:1063kg - Ngày 24/12/2007 xuất SL532kg - Ngày 31/12/2007 xuất SL: 196kg Vậy giá thực tế vật tư xuất dùng như sau: Ngày 2/11/2007 xuất: 1457 x 12.700 = 18.503.900đ Ngày 11/12/2007 xuất: (1967 - 1457) x 12.700 + (1063 - 510) x 12.800 = 13.555.40đ Ngày 24/12/2007 xuất: 532 x 12.800= 6.809.600đ Ngày 31/12/2007 xuất: 196 x 12.800 = 2.508.800đ Vậy giá trị tôn 30 ly còn tồn cuối quý IV/2007 là: [1967 + 1657 - (1457 +1063 +532 +196)] x 12.8000 = 4.812.800đ 2 .Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho theo từng thứ, loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị hạch toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật tư và đáp ứng yeu cầu của quản lý nguyên vật liệu. Đặc điểm cơ bản của công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi là khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày .Do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết vật liệu là vô cùng quan trọng. Tổ chức thực hiện công tác kế toán vật liệu sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu nhập vật tư ( mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất vật tư ( mẫu 02 – VT) - Phiếu định mức vật tư - Sổ kho - Và một số chứng từ khác. 2.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi a. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Khi vật tư về đến công ty, các bộ vật tư xuất trình hoá đơn của đơn vị bán cho bộ phận thống kê vật tư thuộc phong kế hoạch. Trước khi làm thủ tục nhập kho, vật tư mua về phải tiến hành kiểm tra thông qua bộ phận KCS của phòng kỹ thuật. Trong hoá đơn bên bán đã ghi rõ các chỉ tiêu về tên, quy cách vật tư, chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền. KCS có trách nhiệm kiểm tra nội dung ghi trên hoá đơn có đúng về chủng loại, quy cách, đủ về số lượng, chất lượng có đảm bảo không. Nếu không đúng KCS sẽ lập biên bản số vật tư đó, không cho nhập kho và chờ ý kiến của lãnh đạo. Nếu số vật tư mua về đúng với các chỉ tiêu trên hoá đơn thì KCS đồng ý cho nhập kho số vật tư đó. Bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch sẽ căn cứ vào hoá đơn của bên bán để lập nhập vật tư. Phiếu nhập vật tư được thành lập 3 liên có chứng nhận và chữ ký của bộ phận KCS trên phiếu. - Liên 1: Lưu lại ở nơi lập phiếu ( bộ phận thống kê vật tư của phòng kế hoạch). - Liên 2: Thủ kho giữ để vào sổ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư để ghi sổ chi tiết vật tư. - Liên 3: Ghim cùng với hoá đơn của bên bán chuyển cho kế toán để kế toán làm thủ tục thanh toán, định khoản và ghi vào bảng kê có liên quan. Vật tư nhập kho được sắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định, đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi có nhu cầu cần dùng. Việc thu mua vật tư của công ty được tiến hành theo hợp đồng mua hoặc cán bộ thu mua tạm ứng tiền để mua ngoài thị trường. - Trường hợp theo hợp đồng: Khi nhận được hoá đơn (GTGT) của công ty Nam Vang Biểu số 05: Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Ký hiệu AA/2007B N0: 006597 Đơn vị bán hàng: Công ty Nam Vang Địa chỉ : 73 Nguyễn Văn Cừ - Gia Lâm - Hà Nội Số TK: 710A - 00671 Ngân hàng Công thương Chương Dương Điện thoại: (04)7823684 Mã số 0 1 0 0 5 9 8 7 3 9 1 Họ tên người mua hàng: Tống Bảo Ngọc Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi Địa chỉ: Km10 - QL 1A - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức xét thanh toán: Séc. MS 0 1 0 0 1 0 2 5 2 7 1 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Tôn 20 ly Kg 1489,3 12700 18.914.110 2 Tôn 30 ly Kg 1675 12800 21.440.000 Cộng tiền hàng: 40.354.110 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 4.035.411 Tổng cộng tiền thanh toán 44.389.521 Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu, ba trăm tám mươi chín nghìn, năm trăm hai mốt đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Khi nhận được hoá đơn (GTGT) của bên bán, bộ phận thống kê của phòng kế hoạch căn cứ vào hoá đơn và kết quả kiểm nghiệm của KCS lập phiếu nhập kho. Trong đó thống kê vật tư ghi tên, quy cách vật tư, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền theo đơn giá. Phiếu nhập vật tư lập xong sẽ được bộ phận KCS xác nhận và ký. Biểu số 06: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Địa chỉ: Mẫu số : 01 – VT Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 01 tháng 11 năm 2007 Số 17 Nợ: ……….. Có: ……….. Đơn vị bán: Công ty Nam Vang Họ tên người mua: Tống Ngọc Bảo Theo hợp đồng số: 07 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số: 6577 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Nhập vào kho: Chị Lụa TT Tên,quy cách SP hàng hóa ĐV tính Chứng từ Thực nhập Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Tôn 20 ly kg 1498,3 1498,3 12.700 19.028.410 Đảm bảo yêu cầu nhập kho kSV 2 Tôn 30 ly kg 1657 1657 12.800 21.209.600 Cộng 40.238.010 Cộng thành tiền viết bằng chữ:Bốn mươi triệu hai trăm ba tám nghìn không trăm mười đồng. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Còn vật tư về nhưng không đưa vào kho mà xuất thẳng cho công trình vẫn được lập phiếu nhập kho và có xác nhận, chữ ký của bộ phận KCS, thuế GTGT được khấu trừ thì không ghi vào phiếu mà ghi nợ TK VAT đầu vào. Biểu số 07: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Mẫu số 03 – TT Địa chỉ: ……………. Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 11 tháng 12 năm 2007 Số UNC: 5 liên Kính gửi: Ban giám đốc và phòng tài vụ Tên tôi: Trương Vũ Anh Đia chỉ: Phòng kế hoạch Đề nghị cho tạm ứng số tiền là: 29.400.000đ Viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu bốn trăm nghìn đồng Lý do tạm ứng: Mua nhựa đường số 10 cho công trình Ka Long Thời hạn thanh toán:……………………………………………. Giám đốc (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người đề nghị tạm ứng (Ký, họ tên) Sau đó dựa vào hóa đơn bán hàng của đơn vị bán: Biểu số 05 Trường hợp tạm ứng tiền mua này: Khi có nhu cầu cán bộ phòng kế hoạch viết đề ngị tạm ứng lên phòng kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán viết cho tiền cho người tạm ứng. Mọi thủ tục nhập kho như hợp đồng Biểu số 08: Mẫu số: 01 GTKT - 3LL Hóa đơn (GTGT) Liên 2 (Giao cho khách hàng) Ngày 18 tháng 12 năm 2007 Ký hiệu AA/2007B N0: 006597 Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp Hùng Vương Địa chỉ : 23/20 Trần Nguyên Hãn - Hải Phòng Số TK: 710B – 08187 0 2 0 0 2 8 8 6 0 3 1 Điện thoại: 0310.849580. Mã số Họ tên người mua hàng: Trương Vũ Anh Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thủy lợi Địa chỉ: Km10 - QL 1A - Thanh Trì - Hà Nội Hình thức xét thanh toán: Séc. MS 0 1 0 0 1 0 2 5 2 7 1 TT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Nhựa đường số 10- TQ Kg 7000 10.320 72.240.000 Cộng tiền hàng: 72.240.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 7.224.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 79.464.000 Số tiền viết bằng chữ:Bẩy chín triệu bốn trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu,họ tên) Biểu số 09: Đơn vị: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Mẫu số: 01 – VT VTVT VT Địa chỉ: Bộ tài chính Phiếu nhập kho Ngày 22 tháng 12 năm 2007 Họ tên người giao hàng: Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi Họ tên người mua: Trương Vũ Anh Theo hợp đồng số: 07 ngày 01 tháng 11 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số 40370 ngày 18 tháng 12 năm 2007 Nhập vào kho: Xuất thẳng TT Tên, quy cách SP hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú C.từ Thực nhập 1 Nhựa đường kg 7000 7000 10.320 72.240.000 Đảm bảo yêu cầu xuất thẳng KCS (ký) Cộng 72.240.000 Cộng thành tiền viết bằng chữ: Bẩy chín triệu bốn trăm sáu tư nghìn đồng chẵn. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) b. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Vật liệu sau khi mua về được dùng cho sản xuất hoặc quản lý sản xuất, khi có đơn đặt hàng, hợp đồng sản xuất sản phẩm công trình, ban lãnh đạo công ty cùng với phòng kế hoạch và phòng kỹ thuật tiến hành phân công công việc cho các phân xưởng sản xuất. Mỗi phân xưởng được phân công đảm nhận một công đoạn sản xuất nhất định.Đồng thời phòng kỹ thuật vẽ bản vẽ, thiết kế và xác định phải dùng vật tư gì. Phòng kế hoạch phải kết hợp với phòng kỹ thuật để tính toán mức tiêu hao vật tư cho mẫu sản phẩm và đồng thời căn cứ vào khả năng sản xuất của các phân xưởng sản xuất để tính ra số vật tư mà mỗi phân xưởng cần lĩnh. Phòng kế hoạch lập phiếu định mức vật tư thành 2 liên: Mỗi liên lưu lại phòng kế hoạch, một liên lưu tại phân xưởng sản xuất.Ví dụ: Biểu số 10: Phiếu định mức Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Số: 24 Tên sản phẩm sản xuất: Chi tiết can sàn cốt 6,5 Sản xuất cho : Công trình nhà máy đường Quảng Bình Đơn vi : Phân xưởng lắp máy I TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 Thép ống ….42 kg 90 2 Thép L 50 x 50 kg 403 3 Tôn 30 ly kg 196 4 Tôn 25 ly x 3,13 m2 kg 614 5 Tôn 40 ly x 2,23m2 kg 732 Người định mức (Ký, họ tên) Trưởng phòng kế hoạch (Ký, họ tên) Khi có nhu cầu xuất vật tư, căn cứ vào phiếu định mứcvật tư đã được xét duyệt, bộ phận thống kê của phòng kế hoạch lập phiếu xuất vật tư. Sau khi lập phiếu, phụ trách cung tiêu ký nhận, người nhận hàng cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư. Xuất kho xong thủ kho ghi vào cột số lượng thực xuất của từng thứ vật tư, ghi ngày tháng xuất kho và cùng người nhận hàng ký vào phiếu xuất vật tư. Còn đơn giá vật tư xuất kho và thành tiền là do kế toán vật tư tính toán và ghi khi nhận được các phiếu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Biểu số 11: Mẫu số: 02 – VT Bộ tài chính Phiếu xuất kho Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Số: 27 Nợ:………. Có:.............. Họ tên người nhận hàng: Anh Hoan - phân xưởng Lắp máy I Lý do xuất kho: Theo PĐM số 24 ngày 12 tháng 12 năm 2007 Xuất tại kho: Công ty nhượng lại. TT Tên quy cách sản phẩm vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép ống …42 kg 90 90 12.500 1125000 2 Thép L 50 x 50 kg 403 403 13.000 5239000 3 Tôn 30 ly kg 196 196 12.800 2508800 4 Tôn 25 ly x 3,13m2 kg 614 614 11.500 7061000 5 Tôn 40 ly x 2,33m2 kg 732 732 12.000 8784000 … ……………. …. ….. …. …. ….. …. Cộng 24717000 Cộng thành tiền viết bằng chữ: Hai tư triệu bẩy trăm mười bẩynghìn đồng chẵn. Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho Ký, họ tªn Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên) Phiếu xuất kho vật tư được thành lập 2 liên: Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 người nhận hàng giữ, sau khi đủ số vật tư thì giao cho thủ kho, thủ kho gĩư để ghi vào sổ kho sau đó chuyển cho phòng kế toán để kế toán vật tư tính giá thực tế xuất kho và ghi vào sổ kế toán. 2.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi Việc hạch toán kế toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán của công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi được tiến hành như sau: Nhập kho: Thủ kho tiến hành mở các sổ kho: Hàng ngày các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư sau khi đối chiếu với số thực nhập, thực xuất thủ kho ghi vào sổ kho. Sổ kho được thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, từng thứ tự vật tư để cho tiện theo dõi, quản lý và kiểm tra đối chiếu. Cuối kỳ, thủ kho tính số tồn kho trên sổ kho. Hàng tuần, nhân viên kế toán vật tư xuống kho nhận các số nhập, xuất vật tư và kiểm tra việc ghi chép sổ kho của thủ kho. Để đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn trong kho và số tồn trên sổ kho. Song ở trong công ty việc này không diễn ra bởi vì có rất nhiều chủng loại, khối lượng vật tư, việc kiểm nghiệm rất tốn mất thời gian và công sức. Công ty chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Sổ kho được kế toán vật tư giao cho thủ kho lập sau đó kiểm tra lại sổ kho được mở cho từng thứ vật liệu, mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào số lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Biểu số 12: Sổ kho Quý IV năm 2007 Tên vật tư : Tôn 30 ly Đơn vị tính: kg Kho: Chị Lụa. Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý IV/ 2007 PS trong quý IV/2007 1967 1/11 17 Mua của công ty Nam Vang 1657 2/11 15 A.Thọ - LM II công ty Tiêu Nam - Hà Nội 1457 11/12 21 C. Hải - LM công ty Truồi - Huế 1063 24/12 24 A.Nhân – GCN công ty Hàng Lào 532 31/12 27 A.Hoan - LM công ty Quảng Bình 196 Cộng quý IV 1657 3248 Tồn quý IV/2007 376 Biểu số 13: Sổ kho Quý IV năm 2007 Tên vật tư: Thép L 50 x 50 Đơn vị tính: kg Kho: Chị Lụa Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu quý IV/ 2007 PS trong quý IV/2007 391 13/11 21 Công ty sản xuất & KDVT Chương Dương 1779 20/11 23 A.Đô - LM công ty Yên Lập – QN 574 31/12 27 A.Hoan- LM công ty Quảng Bình 403 Cộng quý IV 1779 977 Tồn quý IV/2007 1193 Biểu số 14: Sổ chi tiết QUÝ IV / 2007 Tên vật tư: Tôn 30 ly Đơn vị tính:kg Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu quý IV/2007 1967 27500400 1/11 17 Mua của công ty Nam vang 1657 12800 21009600 2/11 15 A.Thọ- LM công trình Tiêu Nam- HN 1457 12700 18503.900 11/12 21 C.Hải công ty Truồi- Huế 510 12700 6477000 24/12 24 A.Nhân GCN- công trình Hàng Lào 553 12800 7078400 31/12 27 A.Hoan LM- công trình Quảng Bình 16 12800 2508800 …. ... … ………….. …… ……. ……. Cộng QuýIV/2007 1.657 21209600 3.248 41646500 Tồn cuối quý IV/2007 376 6863500 Biểu số 15 Sổ chi tiết QUÝ IV / 2007 Tên vật tư: thép L50x50 Đơn vị tính:kg Ngày tháng Số chứng từ Diễn giải nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL TT Tồn đầu quý IV/2007 391 3896350 13/11 21 Công ty sản xuất &KĐV chương Dương 1779 13000 23127000 20/11 23 A.Độ-LM công trình Yên Lập- QN 391 12850 5024350 25/12 27 A.Hoan-LM-công trình Quảng Bình 183 13000 2379000 31/ 12 29 A Hải – GCN công trình Hàng Lào 403 13000 5239000 …. ... … ………….. Cộng QuýIV/2007 1779 23127000 977 12642350 Tồn cuối quý IV/2007 1193 14381000 Cuối quý, kế toán vật tư cộng sổ chi tiết vật tư và đối chiếu với sổ kho của thủ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với sổ cái, cuối qúy kế toán vật tư tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật tư theo từng nhóm, loại vật tư. Biểu số 16: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu Quý IV / 2007 TT Tên, quy cách vật liệu Tồn ĐK Nhập TK Xuất TK Tồn CK 1 Tôn 30 ly 27500400 21209600 41646500 3850800 2 Thép L 50 x 50 3896350 23127000 12642350 14381000 3 Thép I 400 x 160 - 8951000 7 510200 3800850 4 Thép U 120 1600400 20109760 18450900 3540800 5 Thép tấm 12ly x 1,54 x 6,1 x113 tấm - 695450000 695450000 6 Nhựa đường số 10 TQ - 72.240.000 72.240.000 … …. …. …. …. …. Tổng cộng 240489900 1295280000 1390450000 312450200 Biểu số 17: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ(sổ) kế toán chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư Thẻ kho Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu : 3 .Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cơ khí - Điện Thủy Lợi Công ty Cơ khí - Điện thuỷ lợi áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Phương pháp này cho phép theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm của các nguyên vật liệu trong công ty một cách thường xuyên, liên tục theo từng loại vật liệu. Đồng thời nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp những số liệu cần thiết phục vụ cho công tác điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh 3.1 Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng các tài khoản sau: TK 152: nguyên vật liệu TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang TK 642: chi phí quản lý kinh doanh Ngoài ra những tài khoản khác được sử dụng như: TK 111, TK 112, TK 141, TK 331,… 3.2 Trình tự kế toán a. Kế toán các trường hợp tăng nguyên vật liệu Ngoài việc kế toán chi tiết nhập vật liệu theo ngày kế toán cũng phải tiến hành kế toán tổng hợp vật tư, đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của số vật tư nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng thứ, từng loại mặt hàng bằng chỉ tiêu giá trị. Tất cả các loại vật tư mua về trước khi làm thủ tục nhập kho đều phải thông qua sự kiểm tra của bộ phận KCS thuộc phòng kỹ thuật, xem vật tư mua về có đủ, đúng chủng loại, quy cách. Đảm bảo số lượng, chất lượng thì mới cho nhập kho. Bộ phận thống kê lập phiếu nhập kho (3 liên) có chữ ký và xác nhận của KCS và gửi 1 liên kèm hoá đơn GTGT của bên bán cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán. Công ty sẽ trả tiền mua vật tư bằng tiền mặt, tiền séc, chuyển khoản hoặc bằng tiền vay ngắn hạn ngân hàng, cũng có trường hợp cán bộ vật tư tạm ứng tiền và trả cho đơn vị bán ngay tại nơi đơn vị bán gia công. - Khi mua nguyên vật liệu dùng để sản xuất kinh doanh Nợ TK 152- nguyên vật liệu Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331 – Tổng giá thanh toán - Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất không hết tiến hành nhập lại kho ghi: Nợ TK 152- nguyên vật liệu Có TK 154- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang - Đối với nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê nếu chưa xác định được nguyên nhận chờ xử lý thì căn cứ vào giá trị nguyên vật liệu mua ghi Nợ TK 152- nguyên vật liệu Có TK 338- phải trả phải nộp khác - Khi có quyết định xử lý nguyên vật liệu thừa phát hiện trong kiểm kê căn cứ vào quyết định xử lý ghi Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan b. Kế toán các trường hợp giảm nguyên vật liệu - Nếu xuất kho nguyên vật liệu sử dụng vào sản xuất kinh doanh Nợ TK 154, 642... Có TK 152 - Đối với nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và tìm nguyên nhân. Căn cứ vào quyết định xử lý để ghi sổ kế toán: + nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán + Nếu giá trị nguyên vật liệu hao hụt trong phạm vi hao hụt cho phép ghi Nợ TK 632- giá vốn hàng bán Có TK 152- nguyên vật liệu + Nếu số hao hụt chưa xác định được nguyên nhân phải chờ xử lý ghi Nợ TK 138(1381)- tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152- nguyên vật liệu - Khi có quyết định xử lý căn cứ vào quyết định xử lý ghi Nợ TK 111: tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường) Nợ TK 138: Phải thu khác (phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi) Nợ TK 334: Phải trả CNV (nếu trừ vào tiền lương của người phạm lỗi ) Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán( phần giá trị mất mát tính vào giá vốn) Có TK 138: phải thu khác (1381) c. Kế toán dự phòng giảm giá hang tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên ghi Nợ TK 632- Giá vốn hàng bán Có TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Cuối kỳ kế toán năm tiếp theo +Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn ghi Nợ TK 632- giá vốn hàng bán Có TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho +Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn ghi Nợ TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632- Giá vốn hàng bán 3.3 Sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Hệ thống sổ kế toán gồm + Sổ tổng hợp: sổ cái, chứng từ ghi sổ . + Sổ chi tiết : sổ chi tiết nguyên vật liệu, bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, sổ chi tiết thanh toán với người bán, bảng tổng hợp thanh toán với người bán... Biêu số 18: Bảng kê chứng từ tiền mặt Số CT Nội dung Nợ TK Có TK TK111 TK 141 TK 152 TK 153 TK 133 … TK 111 TK 141 … 80 A. Mậu ứng tiền đi công trình KaLong 3000000 3000000 81 A.Trọng ứng tiền mua hồ sơ thầu 2000000 2000000 84 A. Vinh ứng tiền mua xăng dầu 1000000 1000000 18 A.Mậu nộp tiền thừa PT 18 2971500 2971500 17 A.BảoPKH nhập tôn PN 17 14953320 14953320 16448652 82 A.Bảo thanh toán tiền mua vật tư 21873600 2187360 196960 21100000 85 A. Cương PKH mua gioăng 1150000 115000 1265000 86 A.Bình ứng thanh toán HĐ đúc bơm 60000000 60000000 94 A.Chương mua DC sửa chữa 7750000 7750000 102 A.Hòa PKH ứng mua BHLĐ 1700000 1700000 34 Nhập BHLĐ cho tổ phun kẽm 1700000 1700000 104 A.Bảo ứng mua vật tư 3311660 3311660 Cộng 73524000 87656820 9450000 8765682 337408561 90160152 Tháng 12/ 2007 Biểu số 19 Bảng kê chứng từ ngân hàng Số CT Nội dung Nợ tài khoản Có tài khoản TK 141 TK152 TK 133 TK311 Tk133 … TK 111 TK 141 TK 311 34 Trả nợ vay kế ước 25/12/2007 100000000 100000000 50 A.Nhân GCN mua vật tư CTN Vang 45000000 4500000 49500000 51 A.Anh PKH mua dây kẽm 3500000 3500000 3850000 52 A.Chương PKH ứng mua thép 90000000 90000000 57 A.Chương PKH ứng mua vật tư 134862850 134862850 90000000 58349135 58 A.Bảo PKH mua thép U/120CT Klong 24000000 2400000 26400000 59 A.Anh PKH mua sơn- CT sơn- Thợp 3739200 373920 4113120 60 A.Quý PKH mua vật tư 150826000 15082600 75300000 90308600 62 A.Ty PKH trả nhà máy CK 7-5 7630000 763000 8393000 Cộng 387939750 38793975 427592000 725248790 165300000 195057735 Tháng 12/2007 Biểu số 20 Sổ chi tiết TK 141- Tạm ứng Tháng 12/2007 Họ tên: Tô Ngọc Bảo- PKH Ngày tháng Nội dung Nợ Có Số dư đầu quý 2900445 1/12 Trả công ty kim khí HN PC 82 22100000 2/12 Trả chứng từ phiếu nhập số 14 5000000 4/12 Trừ nợ phiếu chi số 82 22100000 5/12 Trả chứng từ phiếu nhập số 17 16448652 8/12 Mua ống thép CT KaLong PC104 3311660 15/12 Nhập trả chứng từ nhập số 29 3311660 20/12 Trả công ty KD thép và VT PC113 90000000 26/12 Trả công ty Nam Vang 34750200 28/12 Trả công ty Nam Vang 36930605 …. …………. …………….. …………. Cộng quý IV/2007 Số dư cuối quý IV/2007 194592465 47026933 150465977 Biểu số 21 Sổ chi tiết TK 311- vay ngắn hạn (ngân hàng nông nghiệp- Láng Hạ) Tháng 12/2007 Ngày tháng Nội dung Nợ Có Số dư đầu tháng 1333068020 2/12 A.Ty PKH trả nhà máy CK7-5 8393000 4/12 Trả nợ khế ước vay 11-10/2006 333068020 6/12 A.Chương PKH trả tiền mua vật tư 58349135 11/12 A.Quý PKH trả công ty Nam Vang 90308600 15/12 A.Bảo PKH trả công ty Nam Vang mua vật tư CT KaLong 26400000 27/12 A.Chương trả công ty Nam Vang mua vật tư công trình KaLong 4939005 ….. …………….. ………….. ………….. Cộng quý IV/2007 Số dư cuối tháng 2243568020 1645450207 734950207 Biểu số 22 Chứng từ ghi sổ Tháng12/2007 Số 27 Diễn giải Nợ tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật liệu 152 387939750 Tháng12/2007 111 112 78523627 141 150272728 311 159143395 Cộng 387939750 387939750 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập chứng từ (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Biều số 23 Bảng kê vật tư xuất cho công trình Tháng 12/2007 Ghi Nợ TK 621, Ghi có TK 152 Số chứng từ Nội dung Tài khoản Số NT TK 152 Công trình Klong 6 3/12 A.Thọ LMH nhận vật tư cho CT 15656760 11 5/12 A.Thắng nhận vật tư cho công ty 1324800 13 12/12 A.Vũ uốn ống kẽm 4352200 14 14/12 A.Bảo nhập thép tấm 12 ly 295450000 Cộng công trình KLong 420233760 Công trình NM đường – QB 15 16/12 C.Hải LMI mang vật tư đi CT 6280665 16 20/12 A.Thọ sàn cốt 24866405 18 22/12 C.Hải- dầm (400x200) 5410365 20 25/12 A.Nhân- GCN cầu thang 3510210 … …. …………… ………… Cộng công trình NM đường QB 58794790 … ….. …………………………….. …………… Cộng 540187350 Biểu số 24 Bảng kê vật tư xuất dùng cho quản lý, phục vụ sản xuất Ghi Nợ TK 642, Có TK 152 Chứng từ Nội dung Tài khoản 152 Số NT 5 1/12 A.Hùng thay và sửa chữa xe cầu 3769100 6 2/12 A.Nhân- GCV trang bị cho PX 1069200 13 8/12 C.Dung trang bị cho tổ phun kẽm 14 12/12 A. Hà Mua dụng cụ KCS 920000 18 15/12 A.Lê sửa xe 8 tấn ………… Cộng 187200 ……. 18449500 Biểu số 25 Chứng từ ghi sổ Tháng 12/2007 Số 50 Diễn giải Nợ tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật liệu 621 540187350 Tháng12/2007 627 18449500 642 18551200 152 577188050 Cộng 577188050 577188050 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người lập chứng từ (Ký) Kế toán trưởng (Ký) Biểu 26 Sổ cái TK 152- Nguyên vật liệu Quý IV/2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số NT Nợ Có Dư đầu quý IV/2007 PS trong quý IV/2007 120475063 12 3/11 Chi tiền mặt T1 111 15300000 13 - Tạm ứng T1 141 12800000 14 - Phân bổ nhiên liệu T1 627 1128000 - - Phân bổ nhiên liệu T1 642 4579586 25 1/12 Nhập vật liệu T2 111 41205902 - - Trả chứng từ mua vật liệu T2 141 55216600 27 1/12 Thanh toán tiền mua VL T2 112 78523627 - - Nhập vật liệu T2 141 150272728 - - Vay thanh toán mua VL T2 311 159143395 28 2/12 Nhiên liệu cho vận chuyển T2 627 754137 - - Nhiên liệu cho xe con T2 642 5701102 39 31/12 Nhập vật tư T3 111 11312528 40 31/12 Nhập vật tư T3 112 21890976 - - PKH nhập trả CT mua vật liệu 141 47011524 42 31/12 Nhiên liệu cho xe vận chuyển T3 627 2497200 - - Nhiên liệu cho xe con T3 642 3321200 50 31/12 NVL xuất dùng quý IV 621 540187350 - - NVL xuất dùng quý IV 627 18449500 - - NVL xuất dùng quý IV 642 18551200 Cộng quý IV Dư 31/12/2007 592677280 117983068 595169275 II. TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VỐN NGẮN HẠN TẠI CÔNH TY CƠ KHÍ - ĐIỆN THỦY LỢI 1 .Nguyên vật liệu với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngắn hạn Chi phí nguyên vật liệu là một trong ba nhóm chi phí chính cấu thành giá thành sản phẩm. Bởi vậy, doanh nghiệp muốn tăng lợi nhuận bằng cách giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm thì một trong các biện pháp cần phải làm là giảm chi phí NVL. Để đạt được điều này thì doanh nghiệp cần phải có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng NVL tức là nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngắn hạn chung của toàn doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sử dụng vốn ngắn hạn của mình để sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.doanh nghiệp sử dụng vốn đó càng có hiệu quả bao nhiêu thì càng có thể sản xuất và tiêu thụ được nhiều sản phẩm bấy nhiêu.Lợi ích kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải sử dụng hợp lý, có hiệu quả hơn từng đồng vốn ngắn hạn, nhằm làm cho mỗi đồng hàng năm có thể mua sắm nguyên nhân vật liệu được nhiều hơn sản xuất ra sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn. 2 .Quy mô và kết cấu vốn ngắn hạn Kết cấu vốn kinh doanh thể hiện tỷ trọng từng loại vốn kinh doanh trong tổng vốn kinh doanh của công ty, tại Công ty Cơ khí Điện thuỷ lợi vốn kinh doanh trong kỳ được thể hiện: Quy mô vốn kinh doanh đầu kỳ là 22.624.719.983 đồng, cuối kỳ là 42.645.177.667 đồng tương ứng với tỷ trọng 85,26% và 92,47% trong tổng tài sản của công ty. Tài sản ngắn hạn của công ty tăng lên cuối năm so với đầu năm là 20.020.457.684 đồng. Quy mô vốn kinh doanh tăng do có sự tăng ở tất cả các khoản mục: - Vốn bằng tiền tăng 13.556.672 đồng - Các khoản phải thu tăng 10.409.338.062 đồng - Hàng tồn kho tăng 8.972.328.336 đồng - Tài sản ngắn hạn khác tăng 625.234.614 đồng Trong số các bộ phận của của vốn kinh doanh trên thì các khoản phải thu và giá trị hàng tồn kho tăng nhiều nhất và là nhân tố chủ yếu đóng góp vào sự gia tăng chung của quy mô vốn cố định. Các khoản phải thu đầu năm chiếm tỷ trọng 82,2% vốn kinh doanh của công ty, cuối năm chiếm tỷ trọng 68,04%. Tỷ trọng của các khoản phải thu trong tổng vốn ngắn hạn giảm nhưng về mặt tuyệt đối lại tăng từ 18.606.424.699 đồng lên 29.015.762.761 đồng (tăng 56%). Các khoản phải thu tăng hay giảm thông thường phụ thuộc vào doanh thu. Doanh thu của công ty năm nay tăng 130% so với năm trước, như vậy tốc độ tăng của nợ phải thu nhỏ hơn so với doanh thu, qua đó có thể khẳng định công tác quản lý thanh toán sau bán hàng của công ty đang tốt dần. Trong các khoản phải thu của Công ty, quan trọng và đáng quan tâm nhất là các khoản chủ yếu là phải thu nội bộ và phải thu của khách hàng. Các khoản phải thu nội bộ phát sinh trong quá trình thanh toán giữa Công ty với các đơn vị phụ thuộc. Các khoản này phát sinh do Công ty chi trả cho người bán nguyên vật liệu phục vụ cho việc xây dựng và lắp đặt các công trình lớn mà công ty tổ chức hạch toán riêng. Nếu so sánh giữa khoản phải thu nội bộ với các khoản phải trả nội bộ thì các khoản phải thu lớn hơn cả vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ: Các khoản thanh toán nội bộ của công ty (đơn vị : đồng) Phải trả nội bộ Phải thu nội bộ Chênh lệch Số đầu năm 283.757.049 6.465.179.319 6.181.422.270 Số cuối năm 13.950.828.218 22.643.362.644 8.692.534.426 Chênh lệch 13.667.071.169 16.178.183.325 Khoản phải thu của khách hàng, đầu kỳ là 12.033.393.426 đồng cuối kỳ là 5.840.791.869 đồng (tỷ trọng tương ứng là 64,6% và 20,13% các khoản phải thu). Như vậy, các khoản phải thu của khách hàng giảm mạnh trong kỳ. Đây là thành tích của doanh nghiệp. Trong số nợ phải thu của khách hàng chỉ có 399.315.203 đồng là số nợ quá hạn (cả vào thời điểm đầu kỳ và thời điểm cuối kỳ). Trong kỳ, công ty đã không để phát sinh nợ quá hạn. Tuy nhiên, số nợ quá hạn đầu kỳ công ty vẫn chưa xử lý được đây là điểm cần phải có gắng trong công tác thu hồi nợ. Hàng tồn kho của công ty ở thời điểm cuối kỳ tăng mạnh so với đầu kỳ (tăng 3,88 lần). Đầu kỳ hàng tồn kho là 3.115.193.537 đồng, cuối kỳ là 12.087.521.873 đồng tương ứng với tỷ trọng 13,7% và 28,34% trong vốn kinh doanh. Hàng tồn kho của công ty bao gồm nguyên, nhiên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ, chi phí sản xuất kinh doanh dở da._.