Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Doanh nghiệp công nghiệp

công tác quản lý nguyên vật liệu từ quá trình thu mua, vận chuyển liên quan đến việc dự trữ vật tư cho sản xuất kinh doanh. Tổ chức tốt công tác hạch toán là khâu không thể thiếu được để quản lý, thúc đẩy kịp thời việc cung cấp vật tư cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu để từ đó góp phần giảm những chi phí không cần thiết trong sản xuất nhằm hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Hơn nữa để cung cấp đầy đủ số lượng đầu vào trong quá trình sản xuất thì các doanh nghiệp có sử dụng số vốn lưu động đó có hiệu quả hay không. Vì vậy, để thấy rõ được điều đó thì mỗi doanh nghiệp phải sử dụng nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ một cách hợp lý và phải quản lý chặt chẽ số nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng vừa đáp ứng đầy đủ nhu cầu sản xuất tiết kiệm, vừa để chống mọi hiện tượng xâm phạm tài sản của đơn vị hoặc cá nhân. Để làm được điều đó các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý mà kế toán là một đơn vị quản lý giữ vai trò trọng yếu nhất. Xuất phát từ những lý do nêu trên và nay có điều kiện tiếp xúc với thực tế nhất là có sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp công nghiệp" nhằm làm sáng tỏ những vấn đề vướng mắc giữa thực tế và lý thuyết để có thể hoàn thiện, bổ sung kế toán đã tích luỹ được ở lớp”. Bố cục chuyên đề gồm 2 phần: Phần I: Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp công nghiệp Phần II: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp và một số ý kiến đề xuất. I- Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp. II- Một số ý kiến đề xuất và hướng giải quyết cụ thể của em Phần I Những vấn đề lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp công nghiệp I. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu 1. Vai trò, đặc điểm vật liệu trong sản xuất kinh doanh. - Khái niệm vật liệu Vật liệu là một đối tượng lao động được biểu hiện bằng hình thái vật chất, là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất (tư liệu sản xuất, đối tượng lao động, sức lao động), là cơ sở cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Đặc điểm vật liệu + Vật liệu là những tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho. Nó tham gia vào giai đoạn đầu của quá trình sản xuất kinh doanh để bắt đầu hình thành nên sản phẩm mới. + Vật liệu là cơ sở vật chất hình thành nên thực thể sản phẩm. + Về mặt hiện vật nó chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh và tham gia vào quá trình sản xuất nó không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. + Về kỹ thuật, vật liệu là những tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều dạng khác nhau. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản lưu động và tổng chi phí sản xuất. Từ những đặc điểm trên cho thấy vật liệu có vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Điều đó đòi hỏi phải tăng cường công tác quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. 2. Nhiệm vụ và vai trò của kế toán nguyên vật liệu. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường, để điều hành và chỉ đạo sản xuất kinh doanh nhà lãnh đạo phải thường xuyên nắm bắt được các thông tin về thị trường, giá cả, sự biến động của các yếu tố đầu vào và đưa ra một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời. Hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu nói riêng trong doanh nghiệp nếu được thực hiện chính xác, đầy đủ và khoa học sẽ giúp cho công tác hạch toán tính giá thành sản phẩm được chính xác. Hạch toán vật liệu thể hiện vai trò và tác dụng to lớn của mình thông qua các chức năng và nhiệm vụ cơ bản sau: - Phải tổ chức đánh giá, phân loại NVL phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý phân tích tình hình thu mua, bảo quản và sử dụng vật liệu nhằm hạ giá thành sản phẩm. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phản ánh, tập hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động của NVL. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. II. Phân loại và đánh giá vật liệu. 1. Phân loại. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp sản xuất phải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Vì vậy để quản lý tốt vật liệu đòi hỏi phải nhận biết được từng loại NVL hay nói cách khác là phải phân loaị NVL. * Căn cứ vào nội dung kế toán, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp vật liệu được chia thành các loại: - NVL chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. - NVL phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với NVl chính làm thay đổi màu sắc, hành dạng bên ngoài của sản phẩm hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi (như dầu làm trơn máy…) - Nhiên liệu: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất như than, xăng… - Phụ tùng thay thế: là những bộ phận phụ tùng chitiết máy doanh nghiệp mua vào để thay thế khi sửa chữa TSCĐ. - Phế liệu và vật liệu khác: * Theo nguồn nhập NVL gồm có các loại sau: - NVL mua vào. - NVL tự sản xuất gia công. - NVL được cấp. - NVL được góp vốn liên doanh. - NVL được viện trợ không hoàn lại. - NVL thừa trong kiểm kê. 2. Đánh giá NVL. Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc cơ bản của kế toán vật liệu là hạch toán theo giá thực tế, tức giá trị của vật liệu được phản ánh trên các sổ sách tổng hợp, trên bảng cân đối kế toán và các bản báo cáo kế toán phải theo giá thực tế. a. Giá thực tế nhập kho. * Đối với NVL mua vào sử dụng sản xuất sản phẩm thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khầu trừ thuế. Giá thực tế của NVL = Giá mua chưa có thuế GTGT + Chi phí không mua chưa có thuế GTGT * Đối với NVL mua vào sử dụng phục vụ sản xuất sản phẩm không phụ thuộc vào đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Giá thực tế của NVL = Giá mua theo giá thanh toán (cả thuế GTGT) + Chi phí không mua theo giá thanh toán * Đối với NVL được cấp: Giá thực tế của NVL = Giá ghi trên hoá đơn của bù cấp * Đối với NVL tự gia công Giá thực tế của NVL = Giá thành thực tế * Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh Giá thực tế của NVL = Kết quả đánh giá của hội đồng quản trị và sự thoả thuận của các bên liên doanh * Đối với NVL được viện trợ không hoàn lại. Giá thực tế của NVL = Giá mua trên thị trường của NVL cùng loại b. Giá thực tế xuất kho - Phương pháp đơn giá bình quân: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân - Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ - Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ trước mặc dù đơn giá phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước = Giá thực tế nguyên vật liệu tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ trước) - Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục nhược điểm 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO). Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập lần trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Phương pháp này thích hợp trong từng trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO): Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên. Phương pháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất nguyên vật liệu sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. * Phương pháp giá hạch toán: Phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ tính theo giá hạch toán – cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế. Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) * Hệ số giá vật liệu Giá hạch toán vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Đơn giá hạch toán Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ III. Hạch toán tổng hợp nguyên liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. 1. Khái niệm và TK sử dụng: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các TK phản ánh từng loại. Theo phương pháp này bất kỳ tại thời điểm nào, kế toán cũng có hể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Tuy nhiên phương pháp này có nhược điểm là khối lượng ghi chép nhiều, không thích hợp với những doanh nghiệp có sử dụng những loại hàng tồn kho mà giá trị đơn vị nhỏ, thường xuyên xuất dùng xuất bán. Để hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên kế toán sử dụng các TK sau: - TK 152 – nguyên vật liệu: dùng để theo dõi giá thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu có tăng giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm, thứ… tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ. Dư Nợ: Phản ánh thực tế của nguyên vật liệu tồn kho. - TK 151- Hàng mua đi đường: Dùng theo dõi giá trị vật tư hàng hoá … mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng chưa về nhập kho. Bên Nợ: phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường (đầu và cuối kỳ) Ngoài ra tỏng quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như 133, 331, 111, 112… 2. Chế độ chứng từ: Hoá đơn bán hàng: là chứng từ chứng minh cho nhân viên mua hàng, trên hoá đơn giá bao nhiêu thì người mua nợ người bán bấy nhiêu. Chú ý: Đối với doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ thì VAT chỉ được khấu trừ khi có hoá đơn giá trị gia tăng và ghi đầy đủ nội dung của hoá đơn này. Bảng kê mua hàng (phiếu mua) do người mua lập để phản ánh nhân viên mua hàng. Phiếu mua hàng là cơ sở để xác định thuế VAT để khấu trừ. Phiếu nhập kho: Chứng minh nghiệp vụ nhập kho của doanh nghiệp Biên bản kiểm nghiệm vật tư: + Vật tư có đặc tính lý hoá phức tạp. + Trong quá trình nhập phát hiện ra số thừa thiếu, kém phẩm chất. Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi Phiếu xuất kho: + Phiếu xuất kho theo hạn mức + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: xuất khẩu vật tư, thuê ngoài, gia công… 3. Hạch toán tình hình tăng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ. Đối với các cơ sở kinh doanh tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ khi mua hàng, trong tổng giá thanh toán phải trả cho người bán, phần giá mua hàng chưa thuế được ghi tăng giá vật liệu còn phần thuế VAT đầu vào được tách riêng (ghi vào số thuế được khấu trừ). a. Trường hợp mua ngoài hàng hoá đơn cùng về căn cứ vào hoá đơn mua kế toán ghi: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu) : Giá thực tế vật liệu Nợ 133 (1331) : Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141…): Tổng giá thanh toán của vật liệu mua ngoài nhập kho Trường hợp doanh nghiệp được giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại: Nợ TK 331: trừ vào số tiền hàng phải trả. Nợ TK 111, 112: Số tiền được người bán trả lại Nợ TK 1388: Số được người bán chấp nhận. Có TK 152 (chi tiết từng loại): Số giảm giá hàng mua hy hàng mua trả lại theo giá không thuế. Có TK 1331: Thuế VAT tương ứng Số chiết khấu mua hàng được hưởng: Nợ TK liên quan (111, 112, 331…) Có TK 711 b) Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc khi phát hiện thừa, phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán trị giá hàng thừa được phản ánh ở TK 3381 có thể ghi theo tổng giá thanh toán hay giá mua không thuế VAT đầu vào. Khi xử lý, kế toán sẽ dựa vào từng cách ghi tương ứng để phản ánh vào sổ sách. Chẳng hạn nếu giá trị thừa được ghi theo giá mua không thuế. Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá trị toàn bộ số hàng. Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT tính theo hoá đơn Có TK 331: trị giá thanh toán theo hoá đơn Có TK 3381: trị giá số hàng thừa (không thuế) Căn cứ vào quyết định xử lý Nếu trả lại cho người bán Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Trả lại số thừa Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 3331: Tổng giá thanh toán số hàng thừa. Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 3381: Trị giá hàng thừa Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Nếu nhập theo hoá đơn: ghi nhận số nhập như trường hợp (a). Số thừa coi như giữ hộ người bán và ghi: Nợ Tk 002 Khi xử lý số thừa, ghi Có TK 002. Đồng thời căn cứ cách xử lý cụ thể để hạch toán như sau: Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 152: Trị giá hàng thừa Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT của số hàng thừa Có TK 331: Tổng gia thanh toán số hàng thừa Nếu không rõ nguyên nhân, ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa Có TK 721: Số hàng thừa không rõ nguyên nhân c) Trường hựp hàng thiếu so với hoá đơn. Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào biên bản kiểm nhận, thông báo cho bên bán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho Nợ TK 1381: Trị giá số thiếu Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT theo hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo hoá đơn Khi xử lý số vật liệu thiếu: Nếu người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): số thiếu đã nhận Có 1381: Xử lý số thiếu Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 1381: Xử lý số thiếu Có TK 133 (1331): Thuế VAT tương ứng của số hàng thiếu Nếu cá nhân làm mất bồi thường Nợ TK 1388, 334: Cá nhân phải bồi thường Có TK 133 (1331): Thuế VAT của số hàng thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu Nếu thiếu không xác định được nguyên nhân. Nợ TK 821: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 1381: Xử lý số thiếu d) Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng. Số hàng này có thể được giảm giá hoặc trả lại cho người bán. Khi giao trả hoặc được giảm giá kế toán ghi: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 1331: Thuế Vat của số giao trả hoặc gỉm giá e) Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “hàng chưa có hoá đơn”. Nếu trong tháng có hoá đơn về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng hoá đơn vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331 Sang tháng sau khi hoá đơn về, sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế bằng một trong hai cách: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường. Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính > giá thực tế). g) Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về Kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “hàng mua đang đi đường”. Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường, còn nếu cuối tháng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151: Trị giá hàng mua theo hoá đơn Nợ TK 1331: Thuế VAT được khấu trừ Có TK liên quan (331, 111, 112, 141,…) Sang tháng sau khi hàng về, ghi: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Nếu nhập kho Nợ TK 621, 627: Xuất cho sản xuất của phân xưởng Có TK 151: hàng đi đường kỳ trước đã về h) Trường hợp nguyên vật liệu tự chế nhập kho hoặc thuê ngoài gia công chế biến. Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: vật liệu thuê ngoài gia công hay tự sản xuất nhập kho i) Các trường hợp tăng vật liệu khác. Mọi trường hợp phát sinh làm tăng giá vật liệu đều được ghi: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): giá thực tế vật liệu tăng thêm Có TK 411: nhận cấp phát, viện trợ, góp, vốn,… Có TK 412: Đánh giá tăng vật liệu Có TK 336: Vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ. Có TK 642: Thừa trong định mức tại kho Có TK 3381: Thừa ngoài định mức chờ xử lý Có TK 621, 627, 641, 642: Dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 222, 128: Nhận lại góp vốn liên doanh Có TK 241: Nhập kho thiết bị xây dựng cơ bản hoặc thu hồi phiếu liệu 4. Đặc điểm hạch toán tăng vật liệu trong doanh nghiệp tính thuế Vat theo phương pháp trực tiếp. Kế toán ghi vào TK 152 theo tổng giá thanh toán: Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu mua ngoài (kể cả thuế VAT) Có TK liên quan (331, 111, 112, 311…) Số giảm giá hàng mua được hưởng hay giá hàng mua trả lại: Nợ TK liên quan (331, 111, 112, 1388…) Có TK 152 (chi tiết vật liệu). Các trường hợp còn lại hạch toán tương tự. 5. Hạch toán tình hình biến động giảm vật liệu Vật liệu giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh… Mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi theo giá thực tế ở bên có của TK 152. a) Xuất vật liệu cho sản xuất kinh doanh Nợ TK 621 (chi tiết đối tượng sử dụng): Xuất trực tiếp chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ Nợ TK 627 (6272 – chi tiết phân xưởng): Xuất dùng cho phân xưởng Nợ TK 641 (6412): xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa tài sản cố định. Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất dùng b) Xuất góp vốn liên doanh Căn cứ vào giá gốc vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá vốn góp sẽ được phản ánh vào bên nợ (nếu giá vốn > giá trị vốn góp) hoặc bên có (giá vốn < giá trị vốn góp) của Tk 142. Nợ TK 222: Giá trị góp vốn liên doanh dài hạn Nợ TK 128: Giá trị vốn góp liên doanh ngắn hạn Nợ (hoặc Có) TK 412: Phần chênh lệch Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất góp vốn liên doanh c) Xuất thuê ngoài gia công, chế biến Nợ TK 154 (giá thực tế vật liệu xuất chế biến) Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu d) Giảm do cho vay tạm thời Nợ TK 1388: cho các cá nhân tập thể vay tạm thời Nợ TK 1368: Cho vay nội bộ tạm thời Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu xuất e) Giảm do các nguyên nhân khác: Nợ TK 632: Nhượng bán, xuất trả lương, trả thưởng Nợ TK 642: Thiếu trong định mức tại kho Nợ TK 1381: Thiếu không rõ nguyên nhân, chờ xử lý Nợ TK 1388, 334: Thiếu cá nhân phải bồi thường Có TK 152 (chi tiết vật liệu): Giá thực tế vật liệu Sơ đồ hạch toán tổng quát vật liệu theo phương pháp KKTX (Tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ) TK 331, 111, 112, 141, 311… TK 151 TK 151 Tăng do mua ngoài xuất cho sản phẩm TK 1331 Thuế VAT được khấu trừ Hàng đi đường kỳ trước TK 411 Nhận cấp phát, nhận vốn góp liên doanh TK 642, 3381 Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 411 Nhận lại vốn góp liên doanh TK 151 Xuất để chế tạo sản phẩm TK 627,641,642 Xuất cho phân xưởng, cho bán hàng, cho quản lý … TK 128,222 Xuất góp vốn liên doanh TK 1381 Thiếu phát hiện qua kiểm kê TK 412 Đánh giá giảm Đánh giá tăng IV. Hạch toán vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ 1. Khái niệm và TK sử dụng: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá sản phẩm trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối ký, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dầu tiết kiệm được công sức ghi chép nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các TK sau: * TK 611 – Mua hàng (tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm, nguyên vật liệu dụng cụ,… theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua). Từ đó, xác định giá vật tư xuất dùng. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và tăng trong kỳ Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt…, trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. * TK 152- Nguyên vật liệu- dùng để phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho chi tiết theo từng loại. Bên Nợ: Phản ánh trị giá thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ Dư Nợ: Giá thực tế vật liệu tồn kho. * TK 151- Hàng mua đi đường: dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho của người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên Nợ: giá thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ Bên Có: Kết chuyển giá thực tế hàng mua đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác có liên quan như 131, 331, 111, 112… các TK này có nội dùng và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. 2. Phương pháp hạch toán Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại: Nợ TK 611 (6111) Có TK 152: nguyên vật liệu tồn kho Có TK 151: Hàng đi đường (vật liệu đi đường) Trong kỳ căn cứ vào các hoá đơn mua hàng ghi: Nợ TK 611 (6111): Giá thực tế vật liệu thu mua Nợ TK 133 (1331): Thuế Vat được khấu trừ Có TK liên quan (111, 112, 331,…): Tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ khác làm tăng vật liệu trong kỳ. Nợ TK 611 (6111) Có TK 411: Nhận vốn liên doanh, cấp phát, tặng thưởng Có TK 128, 222: Nhận lại góp vốn liên doanh ngắn hạn, dài hạn… Cuối kỳ Kiểm kê xác định và kết chuyển trị giá nguyên liệu còn lại cuối kỳ: Nợ TK 152: nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ (vật liệu đi đường) Nợ TK 138, 334: Số thiếu hụt cá nhân phải bồi thường Nợ TK 1381: Số thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu trong định mức. Có TK 611 (6111): Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ và thiếu hụt Sơ đồ: Kế toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 152, 151 TK 611 TK 1331 Thuế VAT Kết chuyển giá trị NVL tồn kho đầu kỳ TK 111, 112, 331 Mang tiền mua NVL nhập kho TK 333 Thuế nhập khẩu phải nộp tính vào giá trị NVL TK 152, 51 Kết chuyển giá trị NVl Tồn kho cuối kỳ TK 331 Chiết khấu mua hàng giảm giá hàng mua, trả lại hàng TK 621 Giá trị NVL xuất kho trong kỳ Mua NVL (**) Ghi chú: (*)Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (**) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp V. Hạch toán chi phí vật liệu Hạch toán chi phí vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng từng thứ (từng danh điểm) vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách vật chất. Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu sau: 1. Phương pháp thẻ song song: ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để hạch toán xuất nhập kho về mặt số lượng. Thẻ kho mở theo từng danh điểm trong từng kho Đối với kế toán vật liệu công cụ dụng cụ mở thẻ chi tiết vật tư tương ứng với từng thẻ kho để theo dõi số lượng và giá trị từng danh điểm vật tư nhất xuất trong kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết vật tư điều kiện vận dụng (mỗi một danh điểm phải lập một thẻ này, cho nên rất vất vả cho kế toán. Vậy để vận dụng được phương pháp này thì doanh nghiệp phải có ít danh điểm vật tư). 2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển (đối chiếu tổng nhập và tổng xuất của thẻ kho và thẻ chi tiết của kế toán) Nguyên tắc: - Doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư - Có ít chứng từ nhập xuất 3. Phương pháp đối chiếu số dư: số thống kê số dư của thẻ kho, một số thống kê số dư của từng danh điểm Cuối tháng thủ kho căn cứ vào lượng tồn kho của từng danh điểm để ghi vào sổ số dư, số dư được mở cho từng kho. Theo định kỳ kế toán nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ cuối tháng phải xuốg kho nhận chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ với thủ kho (mang theo 2 phiếu - một phiếu ghi chứng từ nhập một phiếu ghi chứng từ xuất). Sau đó kế toán hình thành tiền và ghi vào bản luỹ kế nhật – xuất – tồn. Nguyên tắc: - Doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật tư - Doanh nghiệp có nhiều chứng từ nhập xuất. Phần II Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay ở Việt Nam I. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp kinh doanh Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng hết sức khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh cũng như đối ới từng dây chuyền công nghệ sản xuất từng loại sản phẩm. Vì vậy công việc phân loại vật liệu có tốt thì mới tổ chức tốt việc quản lý bảo quản và hạch toán vật liệu. Trong thực tế của công tác quản lý và hạch toán ở các doanh nghiệp đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Tuy nhiên cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính có lúc lại sử dụng nha vật liệu phụ. Trong trường hợp này việc phân loại vật liệu lại được căn cứ vào vai trò và tác dụng của chúng. Hạch toán theo các phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi lại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện và tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu doanh nghiệp thường xây dựng “số danh điểm” xác định thống nhất tên gọi của thứ vật liệu, mà ký hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán vật liệu. Bên cạnh việc quản lý tốt nguyên vật liệu, tính giá vật liệu là một số vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp công nghiệp, vật liệu được tính theo giá thực tế – là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra vật liệu. Việc xác định giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được dựa trên hoá đơn chứng từ và chi phí khi mua. Còn để xác định giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho – nhập kho có nhiều phương pháp như đã trình bày ở phần xác định giá nguyên vật liệu nhập – xuất kho. Trong thực tế những doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu, số lần nhập – xuất ít có thể áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước hoặc nhập sau xuất sau. Những doanh nghiệp có điều kiện kho tàng để bảo quản riêng từng lô vật tư tồn kho, vật tư có yêu cầu khắt khe về thời hạn bảo quản: ví dụ doanh nghiệp chế biến thực phẩm, xí nghiệp có nhiều danh điểm vật tư, số lần nhập xuất nhiều thì lại áp dụng phương pháp hệ số giá để tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho. Trong điều kiện hiện nay, mặc dù mới áp dụng luật thuế giá trị gia tăng nhưng công tác hạch toán mua và nhập kho nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm thuộc diện chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp cũng như khấu trừ đã dần được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính ban hành. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số khó khăn tại các doanh nghiệp liên quan đến các hoá đơn chứng từ thuế giá trị gia tăng trong việc mua sắm nguyên vật liệu. Như ta đã biết các hoá đơn chứng từ này là cơ sở pháp lý để chứng minh nghiệp vụ kế toán phát sinh và là cơ sở kế toán hạch tóan quá trình mua sắm nguyên vật liệu. Nhưng từ khi áp dụng luật thuế mới việc thực hiện những quy định về hoá đơn chưa đồng nhất đã gây trở ngại cho các doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào. Các doanh nghiệp này phải chọn doanh nghiệp cung ứng vật tư cho những doanh nghiệp cũng là doanh nghiệp nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ để có được hoá đơn đầu vào để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Như vậy phạm vi lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu bị hạn chế, làm cho các doanh nghiệp gặp những khó khăn nhất định. Bên cạnh đó việc xuất hiện các hoá đơn khống giả cũng gây khó khăn cho các kế toán mua nguyên vật liệu. Về phương pháp hạch toán nguyên vật liệu trong thực tế công tác hiện nay ở nước ta nói chung và các doanh nghiệp công nghiệp nói riêng đang áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết đó là phương pháp thẻ song sóng, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư. 1. Phương pháp thẻ song song (hay đối chiếu thẻ song song) * ở kho: thủ kho ghi chép lượng nhập xuất của từng danh điểm vật liệu vào thẻ kho tương ứng. Thẻ kho được mở theo từng danh điểm vật liệu trong từng kho theo mẫu. Thẻ kho Danh điểm vật tư: Đơn vị tính: Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Tồn kho đầu kỳ * Kế toán vật liệu: Mở thẻ kế toán chi tiết vật tư tương ứng với từng thẻ kho nhưng có thêm cột giá trị để tính giá vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết Danh điểm vật tư: Đơn vị tính: Đơn giá: Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Tồn khi đầu kỳ 2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển (hay đối chiếu tổng mức luân chuyển) Theo phương pháp này trong tháng, khi kế toán nhận được các chứng từ xuất sẽ tiến hành phân loại theo kho danh điểm, theo loại nhập – xuất. Đến cuối tháng sẽ xác định lượng nhập, lượng xuất phát sinh trong tháng của từng danh điểm v._.