Hoàn thiện Kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị

nghiệp là những đơn vị cơ sở, tế bào quan trọng của nền kinh tế quốc dân. Vì không có sản xuất - kinh doanh thì không thể nói đến áp dụng các thành tựu khoa học tiến bộ của nền kinh tế quốc dân và kinh tế quốc tế. Nền KTTT với những mặt tích cực của nó đã kích thích nền sản xuất hàng hoá phát triển nhanh chóng và năng động đã kích thích cho Khoa học- Công nghệ phát triển để tạo nên mắt xích quan trọng, chúng tác động và kích thích lẫn nhau phát triển giúp cho cuộc sống của chúng ta tốt hơn. Tổ chức sản xuất - kinh doanh tối ưu nhất mới có thể cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác và với các doanh nghiệp nước ngoài, đặc biệt là sắp tới hàng rào thuế quan khu vực Đông - Nam - á (AFTA) được tháo bỏ. Để đáp ứng được yêu cầu đó thì một trong những yếu tố cơ bản, quan trọng là các doanh nghiệp phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất. Trong đó có yếu tố rất quan trọng trong quá trình sản xuất là chi phí NVL. Chi phí này thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm (từ 60% - 70% ) đối với các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp. Kế toán với chức năng là công cụ quản lý bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, do đó phải nghiên cứu để tổ chức quản lý như thế nào để đáp ứng được yêu cầu trên. Sau một khoảng thời gian đi sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất- kinh doanh ở Công ty. Nhận thấy sự quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất là làm thế nào để đáp ứng đầy đủ, kịp thời, đồng thời, không bị ứ đọng vốn NVL cho sản xuất. Trên cơ sở những kiến thức tích luỹ được cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình củaTS. Ngô Trí Tuệ và các anh chị kế toán ở Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hữu Nghị, tôi đã chọn đề tài: " Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Hữu Nghị”. Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: - Chương I: Lý luận chung về kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. - Chương II: Thực trạng kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị. - Chương III: Hoàn thiện kế toán NVL ở Công ty TNHH Hữu Nghị. Chương I Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. I. Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu là những đối tượng lao động, thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản trực tiếp để hình thành nên sản phẩm mới của quá trình sản xuất. * Nguyên liệu: Là những đối tượng lao động chưa qua chế biến công nghiệp * Vật liệu: Là những đối tượng lao động đã qua chế biến. NVL có một số đặc điểm sau: - NVL có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất hoá như sắt thép trong doanh nghiệp cơ khí, bông trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may mặc... - NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. - Khi tham gia vào một quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, NVL bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - NVL là một bộ phận thuộc tài sản lưu động, giá trị NVL tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 2. ý nghĩa và tác dụng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: - Kế toán nguyên vật liệu có tính chính xác, đầy đủ và kịp thời để lãnh đạo Công ty nắm bắt được tình hình sử dụng cần trong kỳ để lập kế hoạch thu mua, dự trữ và xuất dùng NVL cả về kế hoạch và thực hiện, từ đó có biện pháp quản lý thích hợp. Mặt khác, tính chính xác và kịp thời của công tác kế toán vật liệu, nói cách khác là chất lượng của công tác kế toán vật liệu có ảnh hưởng tới chất lượng của công tác chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Vì vậy ngay từ khâu đầu tiên phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách đầy đủ, chính xác và khoa học. - Nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và xuất dùng vật liệu trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu giá thành... - Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng bộ vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, sử dụng và dự trữ vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất- kinh doanh. - Tổ chức kiểm tra, giám sát và phản ánh kịp thời tình hình biến động nhập - xuất - Tồn NVL để cung cấp số liệu cho việc kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp. Công tác này nêu không làm tốt sẽ ảnh hưởng tới công tác tính giá trị sản phẩm, dẫn tới tình trạng nhà quản lý không nắm bắt được tình hình sản xuất và cung ứng vật tư một cách kịp thời, chính xác. - Nhờ có công tác kế toán NVL, mới cung cấp thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua để sản xuất và dự trữ NVL, tránh tình trạng làm giàn đoạn quá trình sản xuất và ứ đọng NVL. 3. Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: - Xuất phát từ đặc điểm NVL và tầm quan trọng của công tác quản lý vật liệu, có thể thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, thì trước hết cần phải thực hiện đầy đủ những yêu cầu sau: - Xây dựng quy chế về bảo quản, thu mua và sử dụng vật tư. Có đủ kho tàng sử dụng cho dự trữ, bảo quản vật tư , dụng cụ cân, đo, đong, đếm vật tư. - Xây dựng định mức vật tư cần thiết, định mức vật tư tối đa, tối thiểu, định mức sử dụng và hao hụt hợp lý trong quá trình bảo quản và sử dụng. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu về các chứng từ, các nghiệp vụ nội sinh như phân bổ NVL cho sản phẩm ... sổ sách kế toán NVL, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho ... và tình hình tổng hợp đối chiếu nhập - xuất - tồn. - Phân tích vật tư và những thông tin kinh tế cần thiết. 4. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất: - Tổ chức tốt công tác hạch toán NVL là điều kiện quan trọng không thể thiếu đề quản lý và thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những NVL cần cho sản xuất, dự trữ, cũng như sử dụng hợp lý, tiết kiệm các loại NVL, nhằm ngăn ngừa các hiện tượng như hư hao, mất mát và lãng phí các yếu tố đầu vào trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Vì vậy, kế toán NVL cần thực hiện tót các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh một cách chính xác, trung thực, kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thực tế của NVL nhập kho. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị tồn kho. Phát hiện kịp thời số thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Xuất phát từ những nhiệm vụ trên, kế toán vật liệu cần phải tổ chức một cách có hệ thống trên các chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo những phương pháp thích hợp với doanh nghiệp. Do vậy kế toán NVL cần thực hiện tốt các nhiệm vụ cơ bản sau: - Nắm vững đặc điểm NVL cần cho hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp về chủng loại; quy cách; đặc tính cơ, lý, hoá; tính chất lưu chuyển (lập sổ danh điểm vật tư ). - Lựa chọn phương pháp đánh giá nhập - xuất NVL một cách hợp lý. - Lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp và thiết kế hệ thống sổ chi tiết, sổ tổng hợp cho NVL. - Thiết kế hệ thống báo cáo kho NVL. II. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Phân loại NVL: Trong các doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm rất nhiều loại, thứ khác nhau, có vai trò công dụng và tính năng lý, hoá khác nhau. Để có thể quản lý và tổ chức hạch toán một cách chặt chẽ từng loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức thích hợp. Phân loại vật liệu là sắp xếp các loại, thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng (tiêu thức) nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Tuỳ theo từng doanh nghiệp, tuỳ theo các tiêu thức phân loại mà NVL dược phân loại khác nhau. Nhìn chung NVL được phân loại theo một số tiêu thức chính sau: 1.1 Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL - NVL chính (bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến): Là những nguyên liệu, vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. - NVL phụ: là những NVL có tác dụng trong quá trình sản xuất, được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm hoặc được sử dụng để duy trì cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc được dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật hay nhu cầu quản lý. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi, xăng, dầu,... Nhiên liệu tồn tại ở cả ba dạng lỏng, khí, rắn. Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ trọng lớn và đóng một vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thường. - Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng, sửa chữa TSCĐ của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa khôi phục năng lực hạot động của TSCĐ đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng thay thế. - Thiết bị và vật liệu XDCB : Là các loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ. - Phế liệu thu hồi: Là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Cách phân loại như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, có lúc lại được sử dụng như vật liệu phụ. Do đó, khi phân loại vật liệu cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. 1.2 Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất. - NVL sử dụng cho sản xuất: là các loại NVL tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Gồm có: - NVL trực tiếp: là các loại NVL trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm. - NVL gián tiếp: là các loại NVL tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm (Thường là chi phí cố định như chi phí dầu mỡ bảo dưỡng máy móc). - NVL sử dụng cho bán hàng. - NVL sử dụng cho quản lý DN. Căn cứ vào nguồn hình thành. - NVL mua ngoài: Là những NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dược DN mua ngoài thị trường. Mua ngoài là phương thức cung ứng NVL thường xuyên của mỗi DN. - NVL tự sản xuất: Là những NVL do DN tự chế biến hay thuê ngoài chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. - NVL nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi:Là những NVL bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể được tái sử dụng hoặc đem bán. 1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu . - NVL thuộc sở hữu của DN. - NVL không thuộc sở hữu của DN. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ, loại vật liệu, trên cơ sở phân loại vật liệu, DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, mã hiệu, qui cách của vật liệu, số hiệu của mỗi thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Số hiệu để chỉ từng thứ vật liệu gọi là số danh điểm vật liệu. Hệ thống số danh điểm vật liệu được xây dựng theo nguyên tắc phân loại. Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác tác hạch toán, nó cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện qui cách đơn vị, mã số, là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở DN. Sổ danh điểm vật liệu. Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, qui cách Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú Nhóm vật liệu Danh điểm 2. Đánh giá vật liệu: Đánh giá NVL là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Do vậy, để làm tốt công tác hạch toán vật liệu trước hết cần nắm vững các nguyên tắc kế toán chung được thừa nhận, trong đó có các nguyên tắc cơ bản sau: - Nguyên tắc giá phí (Cost principle): Nguyên tắc này đòi hỏi việc đo lường, tính toán về tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải đặt trên cơ sở giá phí thực tế. - Nguyên tắc nhất quán: (Consistency principle): Các khái niệm , các nguyên tắc, các chuẩn mực, các phương pháp ... mà kế toán sử dụng phải đảm bảo liên tục, nhất quán, không thay đổi từ kỳ này sang kỳ khác. - Nguyên tắc công khai (Disclosure principle):Nguyên tắc này đòi hỏi báo cáo tài chính của doanh nghiệp phải ràng, dễ hiểu và phải bao gồm đầy đủ các thông tin liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. Những báo cáo này phải được trình bày công khai cho tất cả những người quan tâm ... Khi doanh nghiệp thay đổi phương pháp thay đổi tính giá xuất kho thì phải giải trình trên thuyết minh báo cáo tài chính. - Nguyên tắc trọng yếu (Materiality principle): Nguyên tắc này chú trọng đến các vấn đề (các yếu tố), các khoản mục... mang tính trọng yếu, quyết định bản chất và nội dung sự vật, hiện tượng mà bỏ qua những vấn đề, những yếu tố ... thứ yếu, không làm thay đổi bản chất và nội dung sự vật, hiện tượng, như khi phân bổ chi phí chung cho vật liệu ... - Nguyên tắc thận trọng (Conseriatism principle): Các giải pháp được lựa chọn phải bảo đảm chắc chắn rằng ảnh hưởng của chúng tới vốn chủ sở hữu là rất ít, hay nói cách khác, phương án kế toán được lựa chọn là phương án đem lại lợi nhuận thấp như khi giá về một loại NVL nào đó trên thị trường giảm thì phải tiến hành ghi giảm giá trị của loại vật liệu này ... - Nguyên tắc thước đo tiền tệ (Monetary principle): Thước đo tiền tệ là đơn vị đồng nhất trong việc tính toán, ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh và kế toán chỉ phản ánh những gì có thể biểu hiện được bằng tiền. Kế toán vật liệu đã sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh tình hình hiện có cũng như sự biến động của vật liệu. Đây là thước đo cơ bản của khoa học hạch toán kế toán. 2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho: NVL nhập kho chủ yếu được tính bằng giá thành thực tế. Cá biệt chỉ có một vài số ít trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL. Chẳng hạn, khi NVL nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế cho lô NVL đó. Giá thực tế của NVL nhập vào được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: * Đối với NVL mua ngoài. Giá thực tế vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn người bán + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá (nếu có) Trong đó: - Giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả thuế nhập khẩu, nếu có): + Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa tính thuế. + Nếu DN tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua là giá có thuế. - Chi phí thu mua thường bao gồm: + Chi phí vận chuyển bảo quản. + Chi phí thuê kho, bãi. + Chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua. + Hao hụt trong định mức khi mua. + Công tác phí của người đi mua. * Đối với NVL sản xuất: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá vật liệu xuất để chế biến + Chi phí chế biến khác * Đối với NVL do Nhà Nước cấp hoặc cấp trên cấp: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị vật liệu ghi trên biên bản bàn giao + Chi phí tiếp nhận (nếu có) * Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị góp vốn thoả thuận + Chi phí liên quan đến việc tiếp nhận(nếu có) * Đối vớí NVL nhận do tặng thưởng, viên trợ: Giá thực tế vật liệu nhập = Giá trị do hội đồng bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường + Chi phí liên quan (nếu có) * Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế là giá ước tính thực tế có thể sử dụng được hay giá thu hồi tối thiểu. 2.2 Xác định giá NVL xuất kho. Việc tính giá thực tế NVL xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động của từng DN, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có nhiều phương pháp được sử dụng để tính giá NVL xuất dùng. DN có thể lựa chọn một trong các phương pháp sau nhưng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc nhất quán trong hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng). 2.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này dựa trên cơ sở thực tế xuất vật liệu ở lô nào thì dùng giá mua thực tế của lô đó để tính giá thực tế của vật liệu xuất dùng cho đối tượng sử dụng. * Ưu điểm: Tính giá vật liệu được chính xác. * Nhược điểm: Thực hiện rất khó, vật liệu phải được chi tiết theo từng lô hàng theo từng lần nhập mà trên thực tế không phải DN nào làm cũng được. * áp dụng: Phương pháp này thường được áp dụng đối với vật tư đặc chủng có gía trị lớn hoặc đối với những đơn vị xây dựng được hệ thống bảo quản vật liệu sau mỗi lần nhập kho riêng. 2.2.2 Phương pháp Nhập trước-Xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, NVL xuất kho được tính giá trên cơ sở giả định là lô NVL nào nhập vào kho trước sẽ xuất dùng trước, lô NVL nào nhập sau sẽ xuất dùng sau. Nếu giá cả có xu hướng tăng thì giá trị hàng tồn kho sai với giá thực tế tại thời điểm cuối kỳ: giá trị hàng xuất trong kỳ thấp, giá trị hàng tồn kho cao, dẫn đến chi phí kinh doanh giảm, lợi nhuận tăng. Ngược lại, nếu giá cả NVL có xu hướng giảm thì giá trị hàng tồn kho thấp, lợi nhuận giảm. * Ưu điểm: - Cho phép kế toán có thể tính giá xuất kho kịp thời. - Việc tính toán đơn giản, dễ làm. * Nhược điểm: - Phải tính giá theo từng danh điểm của NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại nên rất tốn công sức. - Làm cho chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp với giá cả thị trường NVL. * áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập, xuất kho của mỗi danh điểm NVL không nhiều. 2.2.3 Phương pháp Nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định NVL mua sau sẽ được xuất kho trước (có nghĩa là ngược với phương pháp FIFO ở trên) do vậy giá thực tế của NVL xuất dùng chính là giá của lô NVL mua sau cùng và giá trị NVL tồn kho chính là giá trị của lô NVL mua trước tiên. Phương pháp này phù hợp khi giá cả có xu hướng giảm, vì khi đó giá trị lô hàng xuất kho thấp, chi phí giảm dẫn đến lợi nhuận tăng. * Ưu điểm: - Tính toán đơn giản, dễ làm. - Công việc tính giá được tiến hành thường xuyên trong kỳ. - Phản ánh chi phí kinh doanh của DN phù hợp với sự biến động giá cả của thị trường NVL. * Nhược điểm: Cũng như phương pháp FIFO, trong trường hợp giá cả NVL biến động mạnh thì việc tính giá lại ít chính xác và bất hợp lý. * áp dụng: Phương pháp này này thích hợp đối với những DN ít danh điểm vật liệu, giá cả NVL tương đối ổn định, số lần nhập- xuất của mỗi loại lớn. 2.2.4 Phương pháp giá bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân (có thể bình quân cả kỳ dự trữ hoặc bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập kho) i/ Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này, căn cứ vào tình hình tồn đâu kỳ và nhập trong kỳ, cuối tháng kế toán tính giá bình quân của NVL, sau đó căn cứ vào giá bình quân tính ra giá trị thực tế NVL xuất dùng trong kỳ: Giá thực tế NVL xuất dùng = Pbq x Số lượng NVL xuất dùng Trong đó : Pbq là giá bình quân Giá thực tế bình quân đơn vị NVL (Pbq) = Giá thực tế NVL tồn ĐK + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng thực tế NVL tồn ĐK + Số lượng thực tế NVL nhập trong kỳ * Ưu điểm: Việc tính giá NVL xuất kho tương đơn giản, dễ làm, không phụ thuộc vào số lần nhập kho NVL nhiều hay ít. * Nhược điểm: - Chỉ tiến hành phương pháp này vào cuối kỳ hạch toán, do đó khối lượng công việc thường dồn vào cuối kỳ, làm chậm quá trình quyết toán. - Không phản ánh đuợc sự biến động của giá cả. * áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL nhưng số lần nhập, xuất nhiều, và giá cả không biến đổi đột ngột. ii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Giá bình quân đơn vị NVL cuối kỳ trước (Pck) = Giá thực tế NVL tồn ĐK Số lượng thực tế NVL tồn ĐK Giá thực tế NVL xuất dùng = Pck x Số lượng NVL xuất dùng Trong đó Pck là giá cuối kỳ * Ưu điểm: - Đơn giản, dễ làm, giảm nhẹ khối lượng tính toán. - Phản ánh thường xuyên tình hình biến động NVL trong kỳ. * Nhược điểm: phản ánh không chính xác tình hình biến động giá cả NVL . iii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá đơn vị bình quân của từng danh điểm vật liệu. Kế toán căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL xuất kho giữa hai lần nhập kế tiếp nhau để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho. Giá bình quân đơn vị NVL sau mỗi lần nhập = Giá thực tế NVL tồn trước khi nhập + Giá thực tế NVL nhập Số lượng thực tế NVL tồn trước khi nhập + Số lượng thực tế NVL nhập Giá thực tế NVL xuất dùng = Số lượng NVL xuất dùng x Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập * Ưu điểm: - Cho phép kế toán tính giá NVL chính xác, phản ánh kịp thời sự biến động giá cả. - Việc tính giá được thực hiện đều đặn trong kỳ. * Nhược điểm: Khối lượng tính toán nhiều và phải tiến hành tính theo từng danh điểm NVL. * áp dụng: Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập của mỗi loại không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính. 2.2.5 Phương pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối. Theo phương pháp này, giá trị của NVL tồn kho được tính theo giá mua lần cuối cùng và giá trị của NVL xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ = Giá trị NVL tồn đầu kỳ + Giá trị NVL mua vào trong kỳ - Giá trị NVL tồn cuối kỳ Trong đó giá trị NVL tồn cuối kỳ được tính theo công thức: Giá trị NVL tồn cuối kỳ = Số lượng NVL tồn cuối kỳ x Đơn giá NVL mua lần cuối cùng * Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán. * Nhược điểm: Phản ánh không kịp thời tình hình nhập xuất NVL trong kỳ, mà chi tính được vào cuối kỳ. * áp dụng:Phương pháp này thường được áp dụng đối với các DN sử dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.2.6 Phương pháp giá hạch toán. Giá hạch toán là giá trị do DN qui định có tính chất ổn định và nó chỉ dùng để ghi sổ vật liệu kế toán hàng ngày chứ không có ý nghĩa trong thanh toán. Giá hạch toán phải được qui định thống nhất trong mỗi kỳ hạch toán và được qui định cụ thể cho từng loại vật liệu. Khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo gía hạch toán : Trị giá hạch toán vật tư nhập xuất = Số lượng vât liệu nhập - xuất x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành bước điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: Xác định hệ số giá của từng loại vật liệu: Hệ số giá (K) = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá trị hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Xác định giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ: Trị giá thực tế vật liệu xuất trong kỳ = Giá hạch toán vật liệu xuất trong kỳ x Hệ số giá Hệ số giá được tính chi tiết cho tứng nhóm, từng loại NVL . - Khi K=1: giá thực tế bằng giá hạch toán. - Khi K>1: giá thực tế lớn hơn giá hạch toán. - Khi K<1: giá thực tế nhỏ hơn giá hạch toán. * Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp đuợc hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu nhiều hay ít. * Nhược điểm: Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, số lượng công việc dồn nhiều vào cuối kỳ hạch toán. * áp dụng: Phương pháp này thích hợp với những DN có nhiều danh điểm vật liệu và có trình độ kế toán tương đối tốt. 3. Kế toán chi tiết vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 3.1 Chứng từ - tổ chức hạch toán ban đầu kế toán vật liệu: Xây dựng hệ thống chứng từ là nội dung đầu tiên của công tác hạch toán kế toán. Căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán ban hành kèm theo quyết định: QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và thông tư số 100/1998/TT-BTC ngày 15/7/1998 của Bộ tài chính hướng dẫn kế toán thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp. Các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: Chứng từ dùng cho hạch toán vật liệu: Phiếu nhập kho - Mẫu số 01 - VT. Phiếu xuất kho - Mẫu số 02 - VT. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Mẫu số 03 - VT. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức- Mẫu số 04 - VT. Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Mẫu số 05 - VT. Thẻ kho - Mẫu số 06- VT. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Mẫu số 07 - VT. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - Mẫu số 08 - VT. Hoá đơn GTGT- Mẫu số 01 - GTKT - 3LL. ... Từ hệ thống chứng từ được xây dựng, kế toán doanh nghiệp mà đứng đầu là kế toán trưởng cùng với lãnh đạo đơn vị thực hiện chỉ đạo ... Việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu vật liệu quyết định tính trung thực của số liệu kế toán. Công tác hạch toán ban đầu đòi hỏi phải thực hiện đúng theo chế độ của Nhà nước ban hành. Hạch toán ban đầu kế toán vật liệu cũng như các phần hành kế toán khác phải gồm có hai nội dung chính là: -Trình tự xử lý chứng từ. -Tổ chức luân chuyển chứng từ. Tất cả các chứng từ kế toán vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do đó kế toán trưởng quy định để phục vụ cho việc ghi chép, phản ánh số liệuđ ược kịp thời giữa các bộ phận có liên quan. Với hai nội dung chính nêu trên, kế toán vật liệu tổ chức công tác hạch toán ban đầu theo các bước: Lập chứng từ: Phải quy định rõ trách nhiệm lập chứng từ cho các cá nhân, cán bộ kế toán. Khi lập chứng từ, người lập chứng từ phải căn cứ theo đúng nghiệp vụ kinh tế - tài chính thực tế phát sinh về vật liệu và phản ánh một cách trung thực vào chứng từ theo các nội dung cần kê khai trên chứng từ. Tổ chức luân chuyển chứng từ: Phải tổ chức các bước luân chuyển chứng từ đến các bộ phận liên quan một cách khoa học, hợp lý, đảm bảo công tác hạch toán kế toán được tiến hành một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao. Kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ, kế toán cùng với những người liên quan phải tiến hành công tác kiểm tra chứng từ kế toán về tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ, tính chính xác, đầy đủ của các yếu tố (chỉ tiêu ) ghi trên chứng từ. Chứng từ được lập đòi hỏi phải ghi rõ ràng cả phần ghi bằng chữ và số. Kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ về vật liệu là công việc bắt buộc. Tập hợp và phân loại chứng từ: Kế toán vật liệu phải tiến hành tổng hợp, phân loại chứng từ phục vụ cho cho việc ghi sổ kế toán một cách nhanh chóng thuận tiện, hoàn thiện các yếu tố còn thiếu (nếu thấy cần thiết), tổng hợp số liệu, định khoản kế toán ... Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Kế toán cùng các bộ phận, cá nhân có liên quan phải tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ theo đúng chế độ bảo quản và lưu trữ tài liệu mà Nhà nước ban hành. 3.2 Kế toán chi tiết vật liệu: Kế toán chi tiết vật liệu là sự chi tiết hoá các thông tin tổng quát được hình thành bởi hạch toán tổng hợp vật liệu nhằm thu thập thông tin rộng rãi cho việc kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu có mối quan hệ mật thiết với nhau. Trước hết về mặt quản lý, chúng hình thành một tổng thể hoàn chỉnh các thông tin phục vụ cho các cấp quản lý của Nhà nước và trong nội bộ doanh nghiệp. Về mặt ghi chép có thể là hai quá trình, song kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đều dựa vào một cơ sở chung là là hệ thống chứng từ kế toán thống nhất, do đó đảm bảo cho sự kiểm tra và đói chiếu lẫn nhau. Hệ thống thông tin kế toán tổng hợp được hình thành trên cơ sở tôn trọng một cách nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước về vận dụng hệ thống TK kế toán, các phương pháp tính giá và xác định kết quả kinh doanh. Trong đó hệ thống thông tin dựa trên cở sở hạch toán chi tiết được xây dựng phù hợp với yêu cầu quản lý riêng biệtcủa doanh nghiệp. Một trong những yêu cầu của quản lý và kế toán vật liệu là phải theo dõi chặt chẽ tình hình nhập- xuất- tồn kho cho từng cho từng loại vật liệu ở cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Kế toán và quản lý vật liệu phải được tiến hành theo từng kho (lưu giữ, bảo quản theo từng kho ) để đảm bảo cho việc kiểm tra, đối chiếu với từng thủ kho ở từng kho, giữa kế toán chi tiết vật liệu với từng thủ kho để đảm bảo tính chính xác, chặt chẽ công tác quản lý vật liệu cũng như có sự ràng buộc các thông tin các bên cung cấp. Giữa thủ kho và kế toán có sự kiểm tra lẫn nhau tạo nên sự chặt chẽ, ràng buộc trách nhiệm lẫn nhau trong công tác quản lý vật liệu. Do đó, mà phải tổ chức kế toán chi tiết vật liệu đồng thời cả ở phòng kế toán và ở kho vật liệu. Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà người ta có thể tổ chức áp dụng công tác kế toán vật liệu theo một trong ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu. Phương pháp thẻ song song. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có phạm vi áp dụng phù hợp nhất định, có các ưu, nhược điểm khác nhau. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào điều kiện cụ thể của mình để áp dụng cho phù hợp và khoa học. Trên cơ sở phương pháp kế toán chi tiết được lựa chọn áp dụng, kế toán tiến hành mở các sổ kế toán liên quan và tiến hành ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự nhất định. Khi nhận được chứng từ liên quan được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán và thủ kho phải tiến hành việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ, chính xác, đầy đủ của chứng từ và phải bổ sung các chỉ tiêu còn thiếu (nếu thấy cần thiết) trước khi sử dụng để ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. Trên cơ sở số liệu phản ánh trên các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán và thủ kho ghi vào các sổ liên quan. Tại kho: Trong cả ba phương pháp thủ kho đều tiến hành ghi chép phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào thẻ kho. Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình._. hình nhập - xuất - tồn vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập - xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật liệu. Tại phòng kế toán: Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết mà hàng ngày công tác kế toán chi tiết vật liệu được kế toán vật liệu thực hiện việc ghi chép phản ánh trên sổ chi tiết vật liệu hoặc bảng kê nhập - xuất hoặc bảng lũy kế nhập - xuất. Cuối tháng, kế toán tổng hợp các số liệu để ghi sổ vào bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn hoặc sổ đối chiếu luân chuyển. Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp kế toán nào thì việc phản ánh tình hình hiện có và tình hình biến động của vật liệu đều được thực hiện theo chỉ tiêu giá trị (riêng phương pháp thẻ song song và phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển còn ghi chép phản ánh theo cả chỉ tiêu giá trị và hiên vật). Trình tự ghi sổ kế toán chi tiết vật liệu của ba phương pháp được khái quát theo các sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ: 01 Ghi chú: Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá mua thực tế để kế toán chi tiết vật liệu. Phương pháp thẻ song song có ưu điểm chính là việc ghi chép rất đơn giản, dễ đối chiếu, kiểm tra nhưng có nhược điểm là sự ghi chép giữa kế toán và thủ kho còn bị trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, việc kiểm tra đối chiếu cần giám sát thường xuyên hệ thống kho tàng tập trung, vì vậy hình thức này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng ghi chép không nhiều, quy mô sản xuất nhỏ. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Sơ đồ: 02 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Bảng kê nhập Bảng kê xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi chú: Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật liệu. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm lớn nhất là giảm được khối lượng ghi chép do chỉ ghi một lần vào cuối tháng, nhưng cũng như phương pháp thẻ song song, phương pháp này chưa khắc phục được việc ghi chép trùng lặp (phòng kế toán vẫn theo dõi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị), việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa kho và phòng kế toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác quản lý vật liệu. Vì vậy hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập - xuất không nhiều, lao động kế toán ít, hệ thống kho tàng phân tán. Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ sổ số dư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ: 03 Ghi chú : Điều kiện áp dụng là doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để kế toán chi tiết vật liệu và có thể kiểm tra được thường xuyên việc ghi chép hạch toán nghiệp vụ ở kho. Phương pháp sổ số dư có nhiều ưu điểm giảm được khối lượng ghi chép sổ kế toán, khắc phục được việc ghi trùng lặp, kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, còn ở kho theo dõi về mặt hiện vật. Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng tạo điều kiện cung cấp kịp thời tài liệu kế toán phục vụ cho quản lý. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất thường xuyên. Tuy nhiên, có nhược điểm là khi có sai sót, nhầm lẫn thì việc kiểm tra đối chiếu khá phức tạp và đòi hỏi trình độ và ý thức của cán bộ kế toán cao trong việc ghi sổ chính xác, tránh được nhầm lẫn trong ghi sổ và tính toán. 4. Kế toán tổng hợp vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp được hạch toán nhập - xuất kho thường xuyên dựa trên hệ thống TK tổng hợp, ghi chép sổ kế toán ... theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính thì công tác kế toán tổng hợp vật liệu trong doanh nghiệp chỉ được phép áp dụng một trong hai phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kiểm kê định kỳ. Trong thực tế hiện nay thì các doanh nghiệp Nhà nước hay các doanh nghiệp lớn ngoài Nhà nước không được phép áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ cho công tác kế toán tổng hợp vật liệu. 4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có biến động tăng, giảm hàng tôn kho nói chung và NVL nói riêng một cách thường xuyên, liên tục trên các TK phản ánh từng loại. Phương pháp này được sử phổ biến hiện nay ở nước ta vì có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được nhập - xuất - tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. Chứng từ sử dụng: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,... Để hạch toán kế toán tổng hợp NVL, kế toán sử dụng các TK sau: - TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để theo dõi giá thực tế của toàn bộ NVL hiện có, tăng, giảm qua kho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán. Bên Nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng NVL trong kỳ. Bên Có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm NVL trong kỳ. Dư Nợ: Giá trị thực tế của NVL tồn kho. TK 151 - Hàng mua đi đường: Dùng để theo dõi giá trị vật tư, hàng hoá ... mà doanh nghiệp đã mua, hay chấp nhận mua, đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng đến cuối tháng, chưa về nhập kho (kể cả số đang gửi kho người bán ). Bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng. Bên Có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng. Dư Nợ: Giá trị hàng đi đường ( đầu và cuối kỳ ). Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK chủ yếu liên quan khác như TK: 133, 331, 111, 112 ...Trình tự hạch toán: a.Hach toán tình hình tăng NVL. Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về: Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại): Giá mua thực tế NVL Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan (331,111,112.141...): Tổng giá thanh toán Trường hợp DN được hưởng chiết khấu mua hàng Nợ TK 111,112, 1388: Số tiền chiết khấu được người bán trả lại hoặc chấp nhận trả Nợ TK 331: Số tiền chiết khấu được người bán trừ vào số nợ phải trả Có TK 711: Số tiền chiết khấu được hưởng theo giá không có thuế GTGT Trường hợp được giảm giá hàng mua hay trả lại hàng mua ghi: Nợ TK 111,112: Số tiền hàng được người bán trả lại Nợ TK 331: Người bán trừ vào số tiền hàng phải trả Có TK 152: Số tiền hàng mua không có thuế GTGT Có TK 133: Số thuế GTGT không được khấu trừ Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn. Về nguyên tắc khi phát hiện hàng thừa cần làm biên bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán ghi như sau: + Nếu nhập toàn bộ Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá toàn bộ hàng ( giá không có thuế) Nợ TK 133(133.1): Thuế GTGT tính theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán tính theo số hoá đơn Có TK 338(3381): Tổng trị giá hàng thừa( giá chưa có thuế GTGT) - Nếu trả lại cho người bán: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa trả lại - Nếu đồng ý mua tiếp số thừa: Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Nợ TK 133(1331): Thuế GTGt của số hàng thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa - Nếu thừa không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập Nợ TK 338(3381): Trị giá hàng thừa đã xử lý Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân + Nếu chỉ nhập đúng theo số hoá đơn Ghi nhận số nhập như trường hợp trên. Số thừa coi như giữ hộ người bán ghi Nợ TK 002. Đồng thời, căn cứ vào cách xử lý cụ thể ghi: - Nếu đồng ý mua hết số thừa: Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá thừa Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT của số thừa Có TK 331: Tổng giá thanh toán của số thừa Đồng thời: Có TK 002: Trị giá thừa - Nếu không rõ nguyên nhân ghi tăng thu nhập: Nợ TK 152( chi tiết vật liệu): Trị giá hàng thừa( không thuế GTGT) Có TK 721: Số thừa không rõ nguyên nhân Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn Kế toán chỉ phản ánh số hàng thực nhận, số thiếu căn cứ vào “ Biên bản kiểm nghiệm” thông báo cho bên bán biết và ghi sổ như sau: + Khi nhập kho: Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá số thực nhập kho theo giá không thuế Nợ TK 138(1381): Trị giá thiếu( không có thuế GTGT) Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT theo số hoá đơn Có TK 331: Trị giá thanh toán theo số hoá đơn Khi có quyết định xử lý: - Nếu người bán giao nốt số hàng còn thiếu Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Trị giá thiếu Có TK 138(1381) - Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK 331: Ghi giảm số tiền phải trả người bán Có TK 133(1331): Ghi giảm thuế GTGT được khấu trừ Có TK 138(1381): Giá trị hàng thiếu - Nếu hàng thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường Nợ TK 334, 138(1388): Cá nhân phải bồi thường Có TK 138(1381): Trị giá thiếu đã được xử lý - Nếu số thiếu không xác định được nguyên nhân Nợ TK 821: Chi phí bất thường Có TK 138(1381): Xử lý số thiếu Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn: Kế toán lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ “Hàng mua chưa có hoá đơn”. + Nếu trong tháng hoá đơn về thì ghi sổ bình thường. + Nếu cuối tháng, hoá đơn chưa về thì kế toán sẽ ghi sổ theo giá tạm tính bằng bút toán Nợ TK 152 (Chi tiết vật liệu): Giá trị vật liệu theo giá tạm tính Có TK 331: Giá trị vật liệu theo giá tạm tính Sang tháng sau, khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế bằng 1 trong 3 cách sau: + Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ, rồi ghi giá thực tế bằng bút toán thường + Cách 2: Ghi số chênh lệch giữa giá tạm tính với giá thực tế bằng bút toán đỏ (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế) và ngược lại ghi bút toán thường (nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế) + Cách 3: Dùng bút toán đảo ngược để xoá bút toán tạm tính rồi định khoản theo giá thực tế như bình thường. Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về: Kế toán lưu hoá đơn vào tệp hồ sơ “Hàng mua đang đi đường”. + Nếu trong tháng, hàng về thì ghi sổ bình thường. + Nếu cuối tháng hàng vẫn chưa về thì ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133(1331) Có TK liên quan( 331,111,112,141...): Giá đã có thuế + Sang tháng sau khi hàng về ghi: Nợ TK 152(Chi tiết vật liệu) Nợ TK 621,627,642: Xuất cho sản xuất,phân xưởng,quản lý Có TK 151: Hàng đi đường kỳ trước đã về nhập kho kỳ này Trường hợp NVL tự chế, thuê ngoài nhập kho hoặc gia công chế biến ghi: Nợ TK 152 Có TK 154 Các trường hợp tăng NVL khác: Nợ TK152: Có TK 338(3381): Thừa trong định mức chờ xử lý Có TK 411: Nhận cấp phát viện trợ hay biếu tặng bằng NVL Có TK412: NVL tăng do đánh giá lại tài sản Có TK642: NVL thừa trong định mức Có TK222,128: Nhận lại vốn góp bằng NVL Có TK621,627,641,642: NVL dùng không hết hoặc thu hồi phế liệu Có TK 241: NVL nhập kho từ hoạt động XDCB, SCL Có TK336: NVL vay lẫn nhau trong các đơn vị nội bộ b. Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu. + NVL dùng trong các doanh nghiệp chủ yếu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh. Mỗi trường hợp giảm NVL đều ghi theo giá thực tế bên Có của TK 152 Xuất vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh Nợ TK621: Xuất NVL trực tiếp chế tạo sản phẩm Nợ TK627(6272): Xuất dùng chung cho các phân xưởng sản xuất Nợ TK 641(6412): Xuất phục vụ cho bán hàng Nợ TK 642(6422): Xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý Nợ TK 241: Xuất cho xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn Có TK 152: Giá thực tế của vật liệu xuất dùng Xuất góp vốn liên doanh. +Nếu góp vốn liên doanh ngắn hạn. Phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá trị vốn góp được thừa nhận sẽ được phản ánh vào TK 412 “Chênh lệch đánh giá lại TS” Nợ TK 128: Giá trị vốn góp Nợ (hoặc Có) TK 412: Giá trị chênh lệch Có TK 152: Giá trị thực tế + Nếu góp vốn liên doanh dài hạn từ 1 năm trở lên. Nợ TK 222: Nợ (hoặc Có) TK 412: Có TK 152: Nếu xuất ra ngoài thuê gia công chế biến: Nợ TK 154: Giá thực tế NVL xuất chế biến Có TK 152: Giá thực tế NVL xuất chế biến Các trường hợp giảm NVL khác Nợ TK 642: Giá trị cho vay , giá trị thiếu chờ xử lý Nợ TK 412: Đánh giá giảm NVL Nợ TK 821: Thiếu hụt mất mát không xác định được nguyên nhân Nợ TK632: Xuất bán Nợ TK138(1381,1388):Giá trị thiếu chờ xử lý hoặc cá nhân phải bồi thường Có TK 152: Giá trị thực tế NVL xuất kho Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ 04 xxx Đánh giá giảm nguyên vật liệu TK 412 Phát hiện thiếu qua kiểm kê TK 138 (1), 642 Xuất vật liệu để góp vốn liên doanh TK 128, 222 Xuất vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến TK 154 Xuất vật liệu bán, gửi bán Xuất vật liệu cho quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, bán hàng, xây dựng cơ bản TK 632, 157 TK 621 Xuất vật liệu cho sản xuất trực tiếp sản phẩm Các khoản giảm giá, chiết khấu mua vật liệu xxx Thuế nhập khẩu tính vào giá trị vật liệu nhập kho Nhận lại vốn góp liên doanh bằng vật liệu TK 128, 222 Nhập kho do nhận cấp phát, vốn góp, biếu , tặng... Nhập kho vật liệu do sử dụng không hết Phát hiện thừa qua kiểm kê Nhập kho do tự gia công, chế biến hoặc thuê ngoài gia công Thuế GTGT hàng nhập khẩu Thuế GTGT được khấu trừ TK 133 (1) Nhập kho vật liệu mua ngoài theo phương pháp thuế GTGT khấu trừ Nhập kho vật liệu mua ngoài theo phương pháp thuế GTGT trực tiếp TK 128, 222 TK 411 TK 621 TK 338 (1), 642 TK 154 TK 3331 TK 111, 112, 141, 331 TK 151 Nhập kho hàng đi đường kỳ trước TK 111, 112, 331 TK 152 TK 627, 642., 641, 241 4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa trên các TK phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những chủng loại hàng hoá, vật tư khác nhau, giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán. Theo phương pháp này, kế toán sử dụng các TK sau: TK 611: Mua hàng (Tiểu khoản 6111: Mua NVL): Dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm NVL theo giá thực tế (giá mua và chi phí thu mua) Từ đó, xác định giá trị vật tư xuất dùng. Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. TK 152: Nguyên liệu, vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho, chi tiết theo từng loại: Bên Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ. Dư Nợ: Giá trị thực tế vật liệu tồn kho. TK 151- Hàng mua đi đường: Dùng để phản ánh trị giá số hàng mua (đã thuộc sở hữu của đơn vị ) nhưng đang đi đường hay đang gửi tại kho người bán, chi tiết theo từng loại hàng, từng người bán. Bên Nợ: Giá trị thực tế hàng đang đi đường cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đường đầu kỳ. Dư Nợ: Giá thực tế hàng đang đi đường. Ngoài ra, trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số TK khác như: TK: 133, 331, 111, 112... Các TK này có nội dung và kết cấu giống như phương pháp kê khai thường xuyên. Trình tự hạch toán: - Đầu kỳ. Kết chuyển giá trị hàng tồn kho: Nợ TK 611(6111): Có TK 152: NVL tồn kho. Có TK 151: NVL đi đường Trong kỳ. - Căn cứ vào hoá đơn mua hàng Nợ TK 611(6111) Nợ TK 133 Có TK liên quan(111,112,331...) - Các nghiệp vụ tăng vật liệu trong kỳ Nợ TK 611 Có TK 411: nhận vốn góp liên doanh, cấp phát, tặng thưởng. Có TK 311,336,338: NVL tăng do đi vay Có TK 128,222,228: Nhận lại vốn góp LD Có TK 3381: Tăng do kiểm kê vật liệu thừa. Có TK 412 : Đánh giá NVL tăng. - Giá trị hàng mua trả lại và giảm giá trong kỳ: Nợ TK 331, 111, 112,...Số hàng mua trả lại hoặc số giảm giá Có TK 133(1331): Thuế VAT của hàng trả lại hay số hàng giảm giá. Có TK 611: Giá thực tế của hàng mua trả lại hoặc khoản giảm giá được hưởng. - Cuối kỳ. * Căn cứ vào biên bản kiểm kê NVL, CCDC và biên bản xử lý số mất mát thiếu hụt kế toán định khoản: Nợ TK 152: NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 151: Hàng đi đường cuối kỳ Nợ TK 138,334: Cá nhân phải bồi thường Nợ TK 821: Số thiếu hụt chờ xử lý Nợ TK 642: Số thiếu hụt trong định mức Có TK 611(6111):Hàng tồn kho cuối kỳ * Giá tị NVL được tính vào chi phí sản xuất, chi phí QL, BH được xác định bằng cách lấy số phát sinh bên Nợ TK 611 trừ số phát sinh bên Có TK 611 (bao gồm số tồn cuối kỳ, số mất mát, số trả lại) và ghi: Nợ TK 621,627,641,642 Có TK 611: Trình tự kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ: 05 TK 151, 152 TK 611 TK 151, 152 TK 331, 111,112, 138 TK 621, 627, 641, 642, 241 Kết chuyển giá trị thực Kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn đầu kỳ tế vật liệu tồn cuối kỳ TK 111, 112 Mua vật liệu trả tiền ngay Chiết khấu mua hàng, ( thuế GTGT trực tiếp ) giảm giá hàng mua... Mua vật liệu trả tiền ngay TK 133(1) ( thuế GTGT được khấu trừ ) TK 331, 311 Mua VL chưa trả tiền mua, Xuất dùng cho sản xuất trực bằng tiền vay ( thuế GTGT tiếp, sản xuất chung, bán hàng khấu trừ ) QLDN, XDCB Mua VL chưa trả tiền mua TK 631 bằng tiền vay ( thuế GTGT VL xuất kho tự chế biến trực tiếp ) thuê ngoài gia công TK 411 TK 138, 111, 334 Nhận góp vốn liên doanh VL thiếu hụt phát hiện cấp phát... qua kiểm kê TK 333 ( 3) TK 412 Thuế nhập khẩu phải nộp Chênh lệch giảm do đánh giá lại VL TK 412 Chênh lệch tăng do đánh giá lại VL TK 631 VL tự chế hoặc thuê ngoài gia công nhập kho 4.3. Kế toán dự phòng giảm giá NVL: Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa phát sinh vào chi phí kinh doanh, để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ tới. Việc lập dự phòng được tiến hành vào cuối niên độ kế toán, cơ sở để lập dự phòng là dựa trên xu hướng biến động giá cả của năm tới, kế toán sử dụng TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, để theo dõi tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá của niên độ cũ. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá cho niên độ tới. Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. NVL là loại hàng tồn kho có giá trị lớn và thường xuyên biến động, do đó lập dự phòng giảm giá NVL là cần thiết. Công thức lập dự phòng: Mức lập dự phòng Số lượng vật liệu tồn Giá hạch Giá thực tế giảm giá hàng tồn kho giảm giá tại thời toán trên thị trường tại kho cho năm KH điểm 31/12/BC sổ kế toán thời điểm 31/12 Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Sơ đồ: 06 TK 721 TK 159 TK 642 ( 6 ) Trích lập dự phòng cho năm N + 1 Hoàn nhập dự phòng cuối năm N + 1 Trích lập dự phòng cho năm N + 2 4.4. Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu: Định kỳ hoặc đột xuất, doanh nghiệp có thể thành lập ban kiểm kê tài sản để kiểm tra tại chỗ tình hình tài sản hiện có của doanh nghiệp nói chung và của vật liệu nói riêng. Trong quá trình kiểm kê phải lập biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá...xác định tài sản (vật liệu ) hiện có, đối chiếu với tài liệu kế toán để xác định số thừa, thiếu, hư hỏng, kém phẩm chất. Biên bản kiểm kê là chứng từ chủ yếu để hạch toán kết quả kiểm kê. Trường hợp khi kiểm kê phát hiện vật liệu bị thiếu hụt hoặc kém phẩm chất, doanh nghiệp phải tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ theo nguyên nhân gây ra mà kế toán ghi: Nợ TK 642: Thiếu trong định mức cho phép. Nợ TK 138 ( 1388, 1381 ): Chờ bồi thường, chờ xử lý. Nợ TK 334: Trừ dần vào lương CBCNV. Có TK 152: Số NVL bị thiếu... Trường hợp phát hiện có NVL thừa, doanh nghiệp phải xác định số NVL thừa là của doanh nghiệp mình hay của đơn vị, cá nhân khác thì kế toán ghi: Nợ TK 152: Giá trị vật liệu thừa. Có TK 338 ( 3381, 3388 ): thừa chờ xử lý, phải trả khác. Có TK 721: Quyết định ghi tăng thu nhập bất thường. 4.5. Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu: Để tiến hành ghi chép phản ánh thu nhập thông tin kế toán vật liệu trên sổ sách các quá trình nhập - xuất vật liệu, hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng một trong bốn hình thức sổ kế toán, mà trong mỗi một hình thức có một hệ thống sổ sách riêng, trình tự kế toán riêng phù hợp với từng điều kiện cụ thể. Muốn vận dụng có hiệu quả, khi lựa chọn một trong bốn hình thứ này, doanh nghiệp cần phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu quản lý, quy mô hoạt động của doanh nghiệp cũng như trình độ của nhân viên kế toán để áp dụng sao cho phù hợp. Các hình thức tổ chức sổ kế toán gồm có: a/Hình thức Nhật ký - Chứng từ: Điều kiện áp dụng: Các doanh nghiệp sử dụng hình thức sổ này thường có quy mô sản xuất kinh doanh lớn, trình độ quản lý và trình độ kế toán cao. Doanh nghiệp có tính chất kinh doanh phức tạp và đa dạng, đồng thời có nhu cầu phân công chuyên môn hoá cao trong lao động kế toán giữa các phần hành. Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian (nhật ký)với việc ghi chép phân loại theo hệ thống, giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, giữa việc ghi chép hàng ngày với việc tổng hợp số liệu báo cáo cuối tháng. Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để tiến hành vào sổ chi tiết, Bảng kê và các sổ Nhật ký- Chứng từ. Cuối tháng, dựa trên số liệu phát sinh trong sổ Nhật ký - Chứng từ, kế toán tiến hành vào các sổ Cái tương ứng. Hệ thống sổ: Nhật ký - Chứng từ số 2, Nhật ký - Chứng từ số 5, Nhật ký - Chứng từ số 6, Nhật ký - Chứng từ số 7, Nhật ký - Chứng từ số 10, Bảng kê số 3 và sổ Cái các TK 151, TK 152, TK 331 ... Hình thức này áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính khó khăn hơn các hình thức kế toán khác trong việc tổ chức thu nhận và hệ thống hóa thông tin kế toán NVL. b/ Hình thức Chứng từ ghi sổ: Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi loại hình doanh nghiệp kể cả những doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp sử dụng nhiều TK, trình độ quản lý và kế toán chưa cao, doanh nghiệp có nhu cầu phân công lao động kế toán. Đặc điểm tổ chức sổ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào Bảng tổng hợp chứng từ nhập - xuất kho theo trình tự thời gian (nhật ký). Căn cứ vào Bảng tổng hợp để lập Chứng từ ghi sổ, sau đó Chứng từ ghi sổ lại dùng để vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và các TK tương ứng. Hệ thống sổ: Sổ Cái TK 151, TK 152, chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ kế toán Chi tiết NVL. Hình thức này thuận tiện trong việc áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. c/ Hình thức Nhật ký - Sổ Cái: Điều kiện áp dụng: Thường áp dụng đối với các doanh nghiệp kinh doanh đơn giản, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít TK, trình độ kế toán thấp, có ít nhân viên kế toán, lao động kế toán chủ yếu là thủ công và trong các đơn vị Hành chính sự nghiệp thì thường được áp dụng. Đặc điểm tổ chức sổ: Kết hợp trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký)với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống trong một sổ kế toán tổng hợp duy nhất: Nhật ký - Sổ Cái. Hệ thống sổ: Sổ kế toán tổng hợp Nhật ký - Sổ Cái, sổ chi tiết vật liệu. d/ Hình thức Nhật ký chung: Điều kiện áp dụng: Có thể áp dụng đối với mọi đơn vị, kể cả những đơn vị lớn và những đơn vị sử dụng nhiều TK, thường áp dụng với đơn vị có trình độ quản lý cũng như trình độ kế toán chưa cao, nhưng đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện cho phân công lao động trong phòng kế toán. Đặc điểm tổ chức sổ: Tách rời trình tự ghi sổ theo trật tự thời gian (nhật ký) với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để vào hai sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký chung và sổ Cái. Trong trường hợp có khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, người ta có thể mở một số Nhật ký đặc biệt (Nhật ký chuyên dùng) để ghi các nghiệp vụ cùng loại (thực chất là các Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại ). Hệ thống sổ: Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, sổ Cái TK 151, TK 152 ... và sổ kế toán chi tiết NVL. Trong thời kỳ đổi mới, khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước thì qua hơn mười năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã phát triển mạnh mẽ, phát triển rõ nét hơn, các doanh nghiệp nói chung và nói riêng đối với doanh nghiệp sản xuất muốn tồn tại và đứng vững trên thương trường thì đòi hỏi các doanh nghiệp này phải tổ chức hoạt động như thế nào có hiệu quả nhất, mục đích cuối cùng là làm thế nào để sản xuất ra những mặt hàng mà thị trường cần với chất lượng tốt và giá thành hợp lý có thể chấp nhận được trên thị trường. Một trong các yếu tố đó thì phải kể đến chi phí NVL trong sản xuất - là khoản chi phí vật chất phát sinh trong các doanh nghiệp sản xuất chiếm tỷ trọng lớn (từ 60%- 70% ) trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất. Do đó, trên đây là toàn bộ phần lý luận về tổ chức công tác kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất. Mặc dù, do phạm vi giới hạn nên nó chưa được bao quát hết tính đa dạng và phức tạp của thực tế sản xuất kinh doanh tại một đơn vị sản xuất. Qua đó, ta có thể so sánh và nhìn nhận một cách khách quan về tình hình tổ chức công tác kế toán NVL của Công ty TNHH Hữu Nghị sẽ được đề cập sau để chứng minh tính đa dạng đó về công tác kế toán NVL. Chương II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hữu Nghị I - Lịch sử hình thành và phát triển của công ty tnhh Hữu Nghị. 1/ Khái quát chung. Công ty Hữu Nghị là một công ty TNHH được thành lập từ năm 1994 tuy cơ sở vật chất kỹ thuật còn nghèo nàn, lạc hậu nhưng với truyền thống nhiều năm xây dựng và phát triển. Ngày nay, Hữu Nghị đã trở thành một công ty có quy mô sản xuất tương đối lớn và có trình độ quản lý cao. Có được sự trưởng thành đó là cả một quá trình phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty. Cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty cũng từng bước được hoàn thiện và nâng cao. Công ty Hữu Nghị - Tên giao dịch là HNCO, là một công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập có tài khoản tại ngân hàng và có con dấu riêng để giao dịch. Vì vậy công ty hoàn toàn chủ động trong việc giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế với các bạn hàng. Tổng số vốn kinh doanh khi mới thành lập công ty là 590.000.000 đồng.Trong đó: -Vốn cố định 368.000.000 đồng. - Vốn lưu động 58.000.000 đồng. - Vốn khác 164.000.000 đồng. Số công nhân ban đầu của Công ty là 100 công nhân, trong đó nữ công nhân chiếm 85%, tay nghề sản xuất của công nhân phần lớn là yếu vì trong tổng số công nhân thì có 2/3 là học sinh mới vào làm ở Công ty từ năm mới thành lập, số cán bộ có bằng cấp còn hạn chế dẫn đến sự tiếp cận với công nghệ sản xuất hiện đại và thị trường còn gặp nhiều khó khăn. Năm 1996 Công ty trang bị thêm 15 máy, chủ yếu là máy may công nghiệp và đã sản xuất ra được những sản phẩm xuất khẩu có chất lượng tốt như: găng tay da xuất khẩu, các loại dép da trẻ em và phụ nữ ... Công ty đã liên kết với nhà máy bạn ở Hải Phòng sản xuất nhiều mẫu giầy thể thao gửi đi chào hàng ở các nước Đông Âu và Angiêri. Sang năm 1997 sản xuất của Công ty dần đi vào ổn định, cơ sở vật chất được cải tạo, hình thành lên những phân xưởng phù hợp với qui trình công nghệ sản xuất. Công ty trang bị thêm 20 máy may công nghiệp, công tác an toàn trong sản xuất được đảm bảo và tay nghề của công nhân đã dần được nâng cao. Công ty đã nhận gia công hàng cho Hàn quốc và Đài Loan sản xuất giầy vải, túi sách, cặp da, va li và các loại mũ vải ... Công ty Hữu Nghị luôn tìm kiếm được những thị trường ổn định, lâu dài tạo được nhiều việc làm cho người lao động nên hiện tượng không có việc làm, công nhân phải nghỉ việc không lương hầu như không có. Hiện nay Công ty có tổng số công nhân là: 210 công nhân trong đó công nhân nữ là: 164 công nhân (chiếm 78%), nam công nhân là: 46 công nhân (chiếm 22% ). Tuy gặp nhiều khó khăn trong quá trình tự hạch toán kinh doanh nhưng Công ty Hữu Nghị đã đạt được những thành tích đáng kế thể hiện qua một số các chỉ tiêu kinh tế sau: Đơnvị tính: Đồng Chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Vốn lưu động 969.505.090 969.505.090 969.505.090 Vốn cố định 1.647.317.000 1.647.317.000 1.647.317.000 Giá trị tổng sản lượng 16.885.989.500 20.094.273.000 20.454.743.400 Doanh thu 14.896.900.000 17.763.137.820 15.720.394.560 Thu nhập bình quân 1 tháng 577.433 585.755 358.175 Mục tiêu của Công ty trong những năm tới là tăng năng suất lao động, cải tiến mẫu mã đa dạng, đảm bảo chất lượng của sản phẩm để tăng sản lượng hàng xuất khẩu và tiêu dùng trong nước. 2/ Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hữu Nghị. Sản phẩm chính của Công ty Hữu Nghị là các loại giầy, cặp, túi sách, vali, mũ ... chủ yếu là sản xuất gia công theo đơn đặt hàng trong nước và ngoài nước như Đài Loan, Hàn quốc và các nước Đông Âu. Sản lượng của công ty trong các năm gần đây Sản phẩm Đơn vị tính Sản lượng Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Cặp, túi Cái 151.477 153.675 38.876 Giầy vải Đôi 168.690 182.727 97.048 Mũi vải Cái 442.426 371.623 297.836 Giày nữ Đôi - - 56.254 2.1 Nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu chính của Công ty là da, giả da, vải nhựa, bạt... để phục vụ cho việc sản xuất cặp, túi sách và các loại vải, vải bạt để phục vụ cho việc sản xuất giầy. Hoạt động chính của Công ty là sản xuất gia công cho Đài Loan và Hàn quốc nên phần lớn nguyên vật liệu dùng để sản xuất là do nước bạn chuyển sang. Số nguyên vật liệu này Công ty vẫn theo dõi, hạch toán và coi như một khoản phải trả người bán. Vật liệu phụ là những vật liệu kết hợp với nguyên ._.uyển vốn dự trữ VL. - Việc sử dụng giá xuất kho NVL theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy có ưu điểm là dễ thực hiện và san bằng được sự chênh lệch giá cả NVL do sự thay đổi thất thường của giá tuy nhiên kế toán không thể xác định được giá trị NVL xuất và tiến hành ghi sổ ngay khi nghiệp vụ phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới xác định được giá trị xuất kho và giá trị NVL xuất dùng. Điều này làm cho công việc kế toán dồn nhiều vào cuối kỳ, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc của các phần hành kế toán khác cũng như không phản ánh được một cách kịp thời thông tin về tình hình N-X-T tại thời điểm bất kỳ do đó ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý của Công ty. II. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hoạch toán nguyên vật liệu tại công ty Hữu Nghị. Công tác kế toán vật liệu tại Công ty Hữu Nghị nhìn chung đã có nhiều cố gắng trong công tác hoạch toán kế toán. Kế toán của Công ty đã tổ chức, lựa chọn vận dụng các phương pháp kế toán, áp dụng phương pháp sổ kế toán, các kỹ thuật hoạch toán một cách khoa học, phù hợp với điều kiện thực tế ở Công ty. Trong nền kinh tế thị trường, sự phát triển chung của nền kinh tế, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng phải từng bước hoàn thiện hơn nữa. Có như vậy mới có thể phát huy một cách tốt nhất hiệu quả của công tác kế toán, phải có những bước tiến kịp sự phát triển chung của nền kinh tế, đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công tác quản trị doanh nghiệp trong công tác quản lý. Để có thể đóng góp một phần vào sự phát triển chung của công tác kế toán vật liệu tại Công ty, tôi xin được đưa ra một số ý kiến đề xuất chủ yếu nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vật liệu như sau. 1. Hoàn thiện việc sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu - Sổ danh điểm vật liệu: Để hệ thống danh điểm được áp dụng rộng rãi trong toàn Công ty, tạo tiền đề cho việc nhận biết và nắm bắt được một cách nhanh nhất các loại, thứ, hạng vật liệu, Công ty nên có những giải pháp nhất định. Việc áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm có tác dụng lớn trong điều kiện hiện đại hoá trong công tác quản lý vật liệu. Tôi xin được trình bày ý kiến của mình trên cơ sở các quá trình của công tác quản lý vật liệu tại Công ty. Ngay từ khi tính toán các định mức chi phí cho từng loại vật liệu và lập kế hoạch sản xuất trong tháng gửi phòng Kinh doanh, phòng Kỹ thuật chưa thực hiện việc áp dụng hệ thống danh điểm để ký hiệu cho từng loại vật liệu. Trên cơ sở từng loại vật liệu với các mã số kèm theo mà phòng Kỹ thuật chuyển sang, với số vật liệu tồn kho cuối tháng được kế toán cung cấp, phòng Kinh doanh với điều kiện được áp dụng máy vi tính sẽ dễ dàng tính toán và lập kế hoạch thu mua NVL cho từng tháng. Trong điều kiện sử dụng số danh điểm, kế toán không cần phải nhập dữ liệu chi tiết theo tên gọi của từng loại vật liệu (vì công việc này chiếm khá nhiều thời gian trong khi các nghiệp vụ nhập- xuất vật liệu diễn ra thường xuyên) mà chỉ cần nhập mã số của từng loại vật liệu cùng với các chỉ tiêu liên quan (số lượng tồn kho, giá trị vật liệu tồn kho, số cần phải cung cấp cho sản xuất theo kế hoạch...). 2. Hoàn thiện công tác thu mua nguyên vật liệu. Phòng Kinh doanh với tư cách là người lập chứng từ, cùng bộ phận kho, kế toán dễ dàng thực hiện việc kiểm tra đối chiếu các số liệu liên quan với nhau, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu định mức chi phí, định mức sản xuất của từng loại một cách chặt chẽ nhất. Trên cơ sở áp dụng rộng rãi hệ thống danh điểm, tính chặt chẽ, hiệu quả công tác quản lý cũng được nâng cao lên. Chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó chất lượng vật liệu đóng vai trò rất quan trọng. Tổ chức thu mua, vận chuyển, bảo quản ... có ảnh hưởng không nhỏ đến chi phí vật liệu, chất lượng vật liệu, từ đó có ảnh hưởng sâu sắc tới chất lượng và giá thành sản phẩm. ở Công ty Hữu Nghị, ở khâu tổ chức kho tàng đã làm tốt, nhưng ở khâu thu mua vật liệu, khi thu mua vật liệu, trong trường hợp thiếu vật liệu cho sản xuất, cán bộ thu mua vật liệu thường mua với giá trị vật liệu nhỏ và nguồn cung cấp là các tổ chức kinh doanh độc lập nên khi mua thì phần giá trị mua đó không được khấu trừ thuế GTGT, nên tôi xin đưa ra đề xuất là các loại, thứ vật liệu ít sử dụng cho sản xuất sản phẩm thì kế toán Công ty vẫn nên tổ chức thu mua với khối lượng nhất định ở các đơn vị bán có tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trên cơ sở định mức, dự trù vật tư cho sản xuất sản phẩm và kế hoạch thu mua vật liệu để giá trị mua vật liệu này được khấu trừ thuế GTGT. Điều này góp phần làm giảm được chi phí sản xuất cho sản xuất sản phẩm. Chi phí công tác phí cho cán bộ thu mua thì ở Công ty hoạch toán vào TK 6428 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Vậy, kế toán Công ty nên hoạch toán chi phí này vào giá thực tế của vật liệu nhập kho ( hoạch toán vào TK 1521, 1522 ) để phân bổ chi phí đó cho từng thứ, từng loại, từng đơn vị tính NVL theo tiêu thức phân bổ phù hợp nhất. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ khi thu mua vật liệu thì kế toán Công ty cũng không hoạch toán vào giá thực tế của NVL nhập kho, mà hoạch toán sang TK 6278 là không phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu nhập kho. Và ý kiến ở đây cũng là đưa chi phí này vào trị giá của vật liệu và phân bổ theo tiêu thức phù hợp. Và ý kiến đưa ra là có thể kế toán Công ty nên phân bổ các chi phí này theo tiêu thức phân bổ theo trọng lượng của vật liệu mua nhập kho ( hoặc có thể theo tiêu thức trị giá vật liệu nhập kho) để phản ánh đúng giá thành sản xuất sản phẩm nhập kho. 3. Hoàn thiện công tác lập dự phòng cho các TK hàng tồn kho: Do sản xuất chủ yếu theo các đơn đặt hàng nên khối lượng NVL của Công ty Hữu Nghị biến động trong tháng rất lớn, giá trị có thể lên đến hàng chục tỷ đồng. Mặt khác giá mua NVL lại biến động thường xuyên, lên xuống thất thường do đó chỉ cần một sự thay đổi nhỏ về giá cả NVL trên thị trường cũng ảnh hưởng rất lớn tới quá trình sản xuất của Công ty. Vì vậy, việc lập dự phòng giảm giá vật liệu tồn kho đối với Công ty là rất quan trọng, tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành lập dự phòng do đó Công ty cần có sự quan tâm hơn nữa đối với công tác này. * Khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính, sau khi đã tiến hành kiểm kê đánh giá lại giá trị NVL. - Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tính cho tổng thể vật tư sản phẩm hàng hoá tồn kho. - Không được lấy phần tăng giá của vật liệu, hàng hoá này để bù đắp cho phần giảm giá của vật liệu hàng hoá khác. - Để được lập dự phòng giảm giá thì NVL phải có các điều kiện sau: - NVL là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập cáo cáo TC, có giá thị trường thấp hơn giá thực tế đang ghi sổ kế toán. - NVL thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp - Có chứng từ, hoá đơn hợp lý, hợp lệ chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá HTK: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lượng hàng tồn kho i cuối niên độ x mức giảm giá của hàng tồn kho i * Tài khoản được sử dụng để hoạch toán là TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản như sau: - Bên nợ: Hàng nhập dự phòng giảm giá - Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá - Dư có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. * Phương pháp hoạch toán dự phòng. - Cuối niên độ kế toán: - Hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước: Nợ TK 159 Có TK 721 Số dự phòng đã lập năm trước - Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới Nợ TK 642 (6426) Có TK 159 Số dự phòng cần lập - Trong kỳ nếu NVL đã lập dự phòng đưa vào sản xuất và bán, kế toán tiến hành hoàn nhập dự phòng và đưa NVL vào chi phí. Nợ TK 159: Số dự phòng đã trích lập Nợ TK 621, 627, 642: Giá trị NVL tại thời điểm đưa vào sử dụng Có TK 152: Giá trị gốc của NVL 4. Hoàn thiện công tác tính giá xuất kho NVL: ở các Doanh nghiệp sản xuất có quy mô vừa, đặc điểm về hoạt động sản xuất - kinh doanh phức tạp thường sử dụng giá hoạch toán để kế toán chi tiết vật liệu vì có nhiều ưu điểm: Kế toán vật liệu ở Công ty Hữu Nghị tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản, dễ làm nhưng có độ chính xác không cao... Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Do đó để phản ánh đúng trị giá thực tế của vật liệu xuất kho và tính đúng giá thành sản phẩm sản xuất thì kế toán Công ty phải xem xét, nghiên cứu xem áp dụng phương pháp tính giá nào khác cho việc xuất vật liệu cho sản xuất trên cơ sở thu thập thông tin về giá cả NVL trên thị trường về tình hình biến động tăng, giảm như thế nào. Theo tôi, ý kiến được đưa ra là nếu Công ty có thể xây dựng được hệ thống giá hoạch toán phù hợp để hạn chế những sai lệch khi bình quân hoá giá cả của các mặt hàng và giảm nhẹ khối lượng công việc ghi chép kế toán chi tiết vật liệu và giảm nhẹ khối lượng công việc hoạch toán nghiệp vụ ở kho (để kết hợp với việc lập sổ và theo dõi từng danh điểm vật liệu vì khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu ở Công ty hàng ngày nhiều), mặt khác cuối tháng tính ngay được trị giá vốn của toàn bộ lượng vật liệu xuất kho, nhưng nếu như giá hoạch toán xây dựng của Công ty không hợp lý thì sẽ không phản ánh đúng đắn được trị giá vốn của vật liệu xuất kho và mỗi lần nhập - xuất kho bắt buộc kế toán phải tính trị giá hoạch toán của vật liệu nhập - xuất để ghi vào một bảng kê theo giá hoạch toán. Cuối tháng, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hoạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối tháng(kỳ)) = Giá hoạch toán VL xuất dùng (hoặc tồn kho cuối tháng(kỳ)) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ(tháng) và nhập trong kỳ(tháng) Giá hoạch toán VL tồn kho đầu kỳ(tháng) và nhập trongkỳ(tháng) 5. Hoàn thiện giải pháp xử lý số phế liệu phát sinh ở Công ty: Quản lý phế liệu không chỉ có tác dụng thực hiện việc quản lý chặt chẽ chống thất thoát vật tư, tiền vốn của Công ty mà còn có tác dụng kiểm tra, giám sát quá trình sản xuất ở các phân xưởng trong Công ty. Phế liệu phát sinh gồm có hai bộ phận với nội dung khác nhau. Phần phế liệu trong kế hoạch là phần phát sinh một cách tự nhiên do đặc thù của phương thức sản xuất, công nghệ sản xuất. Phần phế liệu này được cán bộ kỹ thuật có thể dễ dàng tính toán được và xác định trong khoản chi phí phế liệu kế hoạch. Bên cạnh đó, phần phế liệu phát sinh ngoài kế hoạch lại có một ý nghĩa khác trong công tác quản lý. Số phế liệu phát sinh lớn hơn lượng phế liệu phát sinh theo kế hoạch phải được các nhà quản trị Công ty trú trọng. Lượng phế liệu phát sinh có thể do nhiều lý do như: Do trình độ công nghệ sản xuất, máy móc, thiết bị, do trình độ của công nhân, do chất lượng của vật liệu... Các nhà quản trị Công ty phải nắm bắt được nguyên nhân chính làm phát sinh khoản phế liệu này để từ đó có những giải pháp quản lý kịp thời. Hàng tháng, lượng phế liệu của Công ty thu hồi nhập kho có giá trị khá lớn. Do đó, cuối tháng tại các phân xưởng các nhân viên kế toán, cán bộ kỹ thuật, cán bộ phòng kinh doanh phải xuống để thu hồi, kiểm tra, tính toán lượng phế liệu phát sinh trong tháng. Trên cơ sở kiểm tra, các bộ kỹ thuật phải xác định được số phế liệu thu hồi này có còn sử dụng được hay không, đồng thời tính toán xem lượng phế liệu thu hồi so với định mức phế liệu kế hoạch có phù hợp không và cùng các cán bộ phòng kinh doanh và các tổ sản xuất, phân xưởng để tìm ra nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý. - Với phế liệu nằm trong kế hoạch: Ta có thể phân loại theo hai cấp độ: + Nếu số phế liệu này còn có thể tiếp tục sử dung được thì nên xử lý theo hướng nhập lại kho NVL, kế toán định khoản theo bút toán: Nợ TK 152 (chi tiết): Trị giá phế liệu thực nhập kho. Có TK 621, 627... : Trị giá phế liệu. Với giá trị ghi sổ theo giá ước tính trong quyết định xử lý của hội đồng đánh giá ở Công ty. + Phế liệu không tái sử dụng lại được thì có thể nhập kho NVL và phản ánh như bút toán trên để chờ bán hay có thể không nhập kho và tổ chức tiêu thụ. - Với phế liệu vượt ngoài kế hoạch: Các đối tượng liên quan phải xác định được nguyên nhân chính và kiến nghị lên lãnh đạo Công ty để có các biện pháp xử lý kịp thời. 6. Hoàn thiện việc tăng cường công tác quản lý vật liệu để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở Công ty: *Lập định mức dự trữ cho một số NVL có tần suất sử dụng cao: Do thị trường giá cả không ổn định, nên việc lập kế hoạch định mức dự trữ NVL ở Công ty là cần thiết. Nó không những đảm bảo sự chủ động trong hoạt động sản xuất của Công ty, mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho dự trữ NVL. Tuy nhiên, do đặc điểm NVL xuất phát từ sự đa dạng về chủng loại, tần suất nhập - xuất không đều giữa mỗi loại. Nên để tránh ứ đọng vốn, Công ty nên lập định mức dự trữ cho một số NVL có tần suất sử dụng cao một cách hợp lý, khoa học đảm bảo không làm gián đoạn quá trình sản xuất và đồng thời cũng không bị ứ đọng vốn. Những trường hợp này có thể được nhận biết dễ dàng thông qua kinh nghiệm của những người trực tiếp sản xuất, hoặc thông qua những hợp đồng cùng tháng năm trước và tháng vừa qua. *Thường xuyên nắm bắt thông tin về số tồn kho NVL: Công tác kiểm kê ở Công ty hiện nay được tiến hành mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Nhằm đánh giá khái quát tình hình cung ứng, bảo quản và sử dụng các loại vật tư, đồng thời cũng là để đánh giá công tác tổ chức hoạch toán vật liệu ở Công ty. Vậy theo tôi, để xác định được chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của NVL tồn kho, nhằm đưa ra các đề xuất kịp thời, Công ty cần phải nắm bắt số tồn kho NVL thực tế và thường xuyên. Do đó, định kỳ hàng tháng, kế toán NVL cần tổng hợp số liệu trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết(hiện nay ở phong kế toán Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi cho việc nhập - xuất NVL mà chỉ phản ánh trên máy tính), báo cáo lên Ban lãnh đạo để lập kế hoạch kịp thời và khi phát hiện được số vật liệu hao hụt, hư hỏng... ngoài kế hoạch thì thủ kho và kế toán phải kịp thời báo cáo cho các nhà quản trị Công ty biết để có biện pháp xử lý kịp thời. *Tăng tốc độ luân chuyển vốn dự trữ NVL: Do thị trường giá cả NVL trên thị trường không ổn định, nên Công ty phải thường xuyên thu thập thông tin và nhạy bén xử lý thông tin để có được quyết định kịp thời về NVL. Bộ phận cung ứng NVL (phòng Kinh doanh) cần nghiên cứu tìm mua NVL tại những địa điểm đáng tin cậy về vật liệu cung cấp, chất lượng, giá cả...và thiết lập mối quan hệ với các nhà cung cấp trong nước để tạo ra được nguồn hàng nhập ổn định với các tiêu chuẩn về vật liệu cần mua của Công ty. Do đó, có thể giảm bớt được số NVL tồn kho để nâng cao hiệu quả sử dụng vồn là NVL, đồng thời có thể giảm bớt được các chi phí liên quan nhằm hạ giá thành sản phẩm. Tổ chức công tác cung ứng NVL kịp thời cho sản xuất nhằm tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí phát sinh trong khâu này. 7. Hoàn thiện công tác phân công trách nhiệm công tác cán bộ kế toán, thủ kho trong công tác quản lý vật liệu: Việc phân công rõ ràng trách nhiệm và phân công công tác một cách khoa học, phù hợp có ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả công tác kế toán. Cùng với các ý kiến, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán được trình bày ở trên, tôi xin được đưa ra đề xuất của mình về trách nhiệm của từng thành viên liên quan. Thủ kho: Là người trực tiếp quản lý tại kho về lượng vật liệu hiện có trong kho, tình hình biến động vật liệu ở kho về mặt số lượng. Trách nhiệm của thủ kho không chỉ giới hạn ở việc quản lý số lượng vật tư mà còn phải thực hiện việc quản lý, bảo quản vật tư. Đồng thời, thủ kho phải hỗ trợ cán bộ kế toán trong công tác hoạch toán kế toán. Cụ thể, thủ kho phải thực hiện việc ghi chép, lập các bảng, sổ kế toán theo đúng chế độ như: Lập phiếu giao nhận chứng từ, sổ kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song theo đúng hình thức áp dụng của công tác và theo đúng quy định nhằm hỗ trợ và thực hiện việc quản lý chặt chẽ vật liệu tại Công ty. Kế toán: Là người thực hiện việc thu thập, tính toán, xử lý thông tin và trực tiếp quản lý kho về mặt giá trị. Do đó, kế toán và thủ kho phải có sự ràng buộc trách nhiệm với nhau trong công tác quản lý. Đồng thời kế toán phải lập các sổ, bảng biểu liên quan theo đúng chế độ. Để nâng cao hiệu quả công tác thì kế toán phải thực hiện một cách trung thực trách nhiệm của mình, phải lập đầy đủ các sổ, bảng biểu theo đúng chế độ. Kế toán phải ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ, chỉ ghi vào sổ kế toán chi tiết vật liệu về mặt giá trị và số lượng hiện vật trên cơ sở kết quả đã kiểm tra về mặt số lượng. Cũng như kế toán phải lập và ghi sổ theo dõi các hoạt động kinh tế phát sinh trong tháng một cách đầy đủ, khoa học trên hệ thống các sổ cần thiết theo chế độ. Tránh tình trạng như hiện nay, các sổ kế toán được lập thiếu sự đồng bộ, không khoa học như với mẫu quy định của chế độ kế toán. Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, kế toán vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho. Khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ. Bằng việc đưa ra những giải pháp trên, để Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất thì bên cạnh đó Công ty cũng phải đồng thời thực hiện tốt những điều kiện trong quá trình hoàn thiện, có như vậy tính tích cực của giải pháp mới được thực sự phát huy: - Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty phải luôn ổn định, có như vậy mới xây dựng được nền tảng vững chắc giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, thường xuyên với hiệu quả cao. - Hệ thống kho tàng bảo quản NVL phải được tổ chức tốt, đúng yêu cầu, tiêu chuẩn bảo quản NVL. - Đưa ra định mức lượng NVL tồn kho trong Công ty một cách hợp lý, tránh thừa ứ đọng vốn hoặc thiếu vật liệu cho sản xuất. - Sử dụng NVL hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả. 8. Việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. Hiện nay khi giao nhận chứng từ giữa phòng kế toán và thủ kho, chỉ có phương pháp hoạch toán chi tiết sổ số dư mới lập phiếu giao nhận chứng từ còn phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển thì không sử dụng phiếu này. Việc này dường như giúp kế toán bớt được công việc lập phiếu giao nhận chứng từ cùng một số các thủ tục cần thiết khác. Tuy nhiên thực chất phiếu giao nhận chứng từ là cách thức để nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, đồng thời là cơ sở để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất mát. Do đó theo em trong quá trình hoạch toán chi tiết NVL cần sớm đưa vào sử dụng phiếu giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể được lập như sau: Công ty Hữu Nghị Phiếu giao nhận chứng từ. Từ ngày...................Đến ngày........................ STT Số hiệu chứng từ Ngày tháng Mã vật tư Tên vật tư Số lượng Vật tư Ngày Tháng Năm 2002. Người nhận Người giao (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) 9. Việc lập bảng kê chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu. Việc lập bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL ở Công ty đều được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán của Công ty. Cuối mỗi tháng công ty in ra bảng kê chi tiết nhập (hoặc xuất) NVL cho tất cả các NVL theo thứ tự ngày tháng nhập - xuất và mở mỗi kho 1 bảng kê. Như vậy khi muốn theo dõi số lần nhập (hoặc xuất) cũng như số lượng và giá trị của 1 loại NVL trong tháng trên bảng kê chi tiết là rất khó khăn, vì vậy theo em nên mở mỗi bảng kê chi tiết cho từng NVL, như vậy sẽ giúp cho kế toán theo dõi chi tiết hơn tình hình nhập xuất đối với từng loại NVL , đối chiếu với số liệu tổng hợp trên bảng cân đối vật tư, sổ đối chiếu luân chuyển và đối chiếu với thẻ kho của thủ kho một cách dễ dàng hơn. Bảng kê chi tiết nhập - xuất NVL khi đó sẽ có dạng: Công ty Hữu Nghị Bảng kê Chi tiết nhập vật tư Từ 1/2/2002 đến 28/2/2002 Tên vật tư: Vải 3419 mộc 0,95 Mã vật tư : V3419M-0,95 Kho : I Tên, qui cách hàng hoá Mã v. tư ĐVT Chứng từ Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền TK đ.ư Tên người bán Vải 3419 mộc K 0,95 V3419-0,95 Mét 150 10/8/2001 367 6.272 2.301.824 331 Công ty XNK Litex Tổng cộng 367 2.301.824 Ngày 28 tháng 2 năm 2002 Người lập biểu Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) 10. Về hoạch toán vật tư thừa khi kiểm kê. Tại Công ty Hữu Nghị, khi tiến hành kiểm kê NVL nếu phát hiện vật tư thừa so với sổ sách, kế toán theo dõi riêng trên TK002 coi như đây là vật tư giữ hộ và chờ xử lý. Theo em, việc sử dụng TK 002 để theo dõi vật tư thừa khi kiểm kê không phản ánh đúng bản chất của số vật tư thừa bởi vì theo QĐ số 1141 của BTC ban hành ngày 1-11-1995, TK 002 dùng để phản ánh giá trị vật tư, hàng hoà của đơn vị khác gửi đến thuê gia công - chế biến hoặc giữa hộ, bảo quản hệ. Do vậy Công ty nên sử dụng TK 338.1 - TS thừa chờ xử lý để theo dõi số vật tư thừa khi kiểm kê. Khi đó, nếu phát hiện vật tư thừa khi kiểm kê kế toán sẽ HT: Nợ TK 152: Giá trị số vật tư thừa khi kiểm kê Có TK 338.1: 11. Hình thức ghi sổ với việc tự động hoá công tác kế toán. ở Việt Nam hiện nay, chế độ kế toán cho phép hoạch toán ghi chép sổ sách với 4 hình thức là: Nhật ký chung, Nhật ký - sổ cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - chứng từ. Đối với các doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ, do hình thức sổ và trình tự ghi sổ khá đơn giản nên việc lập chương trình phần mềm để xử lý và in ra các kết quả theo mẫu sổ yêu cầu không gặp nhiều khó khăn như hai hình thức ghi sổ còn lại. ở công ty Hữu Nghị cũng không phải một ngoại lệ, do hệ thống sổ sách theo hình thức ghi sổ Nhật ký - chứng từ hết sức phức tạp nên việc in ra tất cả các sổ sách cần thiết trên cơ sở dữ liệu nhập vào vẫn chưa thể thực hiện được mà một số phần hành vẫn bị gián đoạn, kế toán phải tự tổng hợp dựa trên các tài liệu thu được từ do máy tính cung cấp cũng như tài liêụ do lao động tính toán thủ công mà có được. Như vậy, để có thể tận dụng tốc độ và tính chính xác của máy vi tính trong việc công việc kế toán thì theo em công ty nên thay đổi hình thức ghi sổ kế toán.mà tốt nhất là nên dùng hình thức ghi sổ Nhật ký chung vì đây là hình thức dễ áp dụng cho kế toán máy nhất. 12. ý kiến khác. - Việc phân tích, đánh giá tình hình sử dụng NVL để sản xuất sản phẩm ở Công ty là một yêu cầu không thể thiếu trong công tác quản lý nó phản ánh hiệu quả sử dụng NVL cũng như tình hình cung ứng NVL có đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục hay không từ đó giúp cho nhà quản lý đề ra những kế hoạch phù hợp. Tuy nhiên hiện nay Công ty vẫn chưa tiến hành biện pháp này. Theo em cuối mỗi kỳ hoạch toán (quý), kế toán nên tiến hành đánh giá việc cung cấp và sử dụng NVL từ đó đặt ra các định mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, lập kế hoạch thu mua NVL ... cho kỳ tiếp theo. - Để nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán thì sau vài năm, phòng kế toán nên bố trí đổi phần hành kế toán giữa các nhân viên với nhau. Điều này giúp cho các phần hành kế toán, từ đó tạo điều kiện hỗ trợ nhau trong công việc. - Về công tác kiểm tra kế toán: Theo qui chế quản lý tài chính và hoạch toán kinh doanh đối với các doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước nếu có điều kiện thì nên tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp và tiến hành hoạt động thường xuyên. Là một Công ty có qui mô lớn, khối lượng công việc hoạch toán nên việc sai sót trong việc hoạch toán là không thể tránh khỏi vì vậy Công ty nên tiến hành lập ra bộ phận kiểm toán nội bộ để có thể thường xuyên kiểm tra, giám sát các hoạt động kế toán nói chung và hoạt động quản lý nói riêng giúp cho hoạt động của Công ty ngày càng có hiệu quả hơn. Bộ phận này nếu được lập thì nên đặt trực tiếp chịu sự lãnh đạo của Công ty và phải hoàn toàn độc lập với phòng kế toán. Kết luận Đối với quá trình sản xuất, NVL đóng vai trò then chốt, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất trực tiếp cấu thành nên thực tế sản phẩm. Các doanh nghiệp sản xuất không ngừng phấn đấu để hạ giá thành sản phẩm thông qua giảm chi phí NVL. Muốn vậy, cần phải có sự quản lý NVL một cách chặt chẽ và khoa học từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến lúc đưa vào sử dụng và đặc biệt quan trọng là việc tổ chức công tác hoạch toán NVL phải được tiến hành 1 cách khoa học, hợp lý. Nhận thức được vai trò quan trọng của hoạch toán NVL, sau thời gian thực tập tại Công ty Hữu Nghị, kết hợp những kiến thức đã học cùng với tình hình thực tế tại Công ty em đã khái quát tình hình hoạch toán NVL tại Công ty đồng thời đưa ra một số ý kiến đóng góp với hy vọng sẽ được góp phần nhỏ bé nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hoạch toán NVL ở Công ty Hữu Nghị. Do trình độ và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót vì vậy em rất mong muốn nhận được sự giúp đỡ, góp ý bổ sung của các thầy cô giáo, của các anh chị phòng kế toán Công ty Hữu Nghị để luận văn thêm phong phú về lý luận và có ý nghĩa thực tiễn hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn Ngô Trí Tuệ - Ban lãnh đạo Công ty Hữu Nghị cùng các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán đã nhiệt tình chỉ bảo giúp em hoàn thành luận văn này. SV thực tập Mai thị Quyên Mục lục Trang Lời mở đầu 1 Chương I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 2 I.Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 1. Khái niệm và đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp sản xuất. 2 2. ý nghĩa và tác dụng của kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 2 3. Yêu cầu quản lý NVL trong các doanh nghiệp sản xuất 3 4. Nhiệm vụ của kế toán NVL trong các doanh nghiệp sản xuất 3 II. Phân loại và đánh giá Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 4 1. Phân loại NVL 4 1.1 Căn cứ vào vai trò và công dụng của NVL 4 1.2 Căn cứ vào chức năng của NVL đối với quá trình sản xuất 5 1.3 Căn cứ vào nguồn hình thành 5 1.4 Căn cứ vào quyền sở hữu 6 2. Đánh giá vật liệu 6 2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho 7 2.2 Xác định giá NVL xuất kho 8 2.2.1 Phương pháp giá thực tế đích danh 8 2.2.2 Phương pháp Nhập trước-Xuất trước (FIFO 9 2.2.3 Phương pháp Nhập sau xuất trước (LIFO 9 2.2.4 Phương pháp giá bình quân 10 i/ Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ 10 ii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước 10 iii/ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập 11 2.2.5 Phương pháp tính giá NVL tồn kho theo giá mua lần cuối 11 2.2.6 Phương pháp giá hạch toán 12 3. Kế toán chi tiết vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 12 3.1 Chứng từ - tổ chức hạch toán ban đầu kế toán vật liệu 12 3.2 Kế toán chi tiết vật liệu 14 4. Kế toán tổng hợp vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 17 4.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 18 a.Hạch toán tình hình tăng NVL. 18 b.Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu 21 4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24 4.3. Kế toán dự phòng giảm giá NVL. 27 4.4. Hạch toán kết quả kiểm kê kho vật liệu 27 4.5. Hệ thống sổ kế toán dùng trong kế toán tổng hợp vật liệu 28 Chương II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH Hữu Nghị 31 I. Lịch sử hình thành và phát triển của công tyTNHH Hữu Nghị 31 1. Khái quát chung 31 2. Đặc điểm chung về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Hữu Nghị 32 2.1 Nguyên vật liệu 33 2.2 Máy móc, trang thiết bị 33 2.3 Công nhân viên 33 2.4 Tình hình thanh toán 34 2.5 Qui trình sản xuất giầy của Công ty Hữu Nghị 34 3 . Cơ cấu tổ chức của Công ty Hữu Nghị. 36 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, nhiệm vụ chức năng của các phòng ban 36 3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy sản xuất. 37 3.3 Cơ cấu tổ chức công tác kế toán của Công ty Hữu Nghị 39 3.5 Đặc điểm công tác kế toán 39 II/ Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty 42 1. Phân loại nguyên vật liệu 42 2. Công tác quản lý nguyên vật liệu 43 3. Tính giá nguyên vật liệu 44 3.1 Đối với NVL nhập kho 44 3.2 Đối với NVL xuất kho 44 4. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 45 4.1 Thủ tục nhập - xuất kho và chứng từ kế toán 45 4.1.1 Quá trình nhập kho. 46 4.1.2. Thủ tục xuất kho NVL 50 4.2 Hạch toán chi tiết vật liệu 51 4.2.1. Tại kho 53 4.2.2. Tại phòng kế toán 54 5. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu 58 5.1 Tài khoản sử dụng 58 5.2 Hình thức ghi sổ. 58 5.3 Hạch toán tổng hợp tăng NVL 59 5.4 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu. 66 Chương III: Một số kiến nghị về hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Hữu Nghị 72 I. Đánh giá khái quát về hạch toán kế toán nói chung và hoạch toán NVL nói riêng tại Công ty Hữu Nghị 72 1. Những thành tựu đạt được. 72 2. Những tồn tại trong công tác hạch toán nguyên vật liệu. 72 II. Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Hữu Nghị. 74 1. Hoàn thiện việc sử dụng hệ thống danh điểm vật liệu - Sổ danh điểm vật liệu 75 2. Hoàn thiện công tác thu mua nguyên vật liệu 75 3. Hoàn thiện công tác lập dự phòng cho các TK hàng tồn kho 76 4. Hoàn thiện công tác tính giá xuất kho NVL 77 5. Hoàn thiện giải pháp xử lý số phế liệu phát sinh ở Công ty. 78 6. Hoàn thiện việc tăng cường công tác quản lý vật liệu để nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu ở công ty 79 7. Hoàn thiện công tác phân công trách nhiệm công tác cán bộ kế toán, thủ kho trong công tác quản lý vật liệu 80 8. Việc giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán. 81 9. Việc lập bảng kê chi tiết nhập - xuất nguyên vật liệu 82 10. Về hạch toán vật tư thừa khi kiểm kê 84 11. Hình thức ghi sổ với việc tự động hoá công tác kế toán. 84 12. ý kiến khác 84 Kết luận 86 Danh mục các Tài Liệu tham khảo 1. Giáo trình " Kế toán tài chính "- Trường đại học kinh tế quốc dân. 2. Giáo trình " Phân tích hoạt động kinh tế trong các doanh nghiệp sản xuất "- Trường đại học kinh tế quốc dân. 3. Giáo trình "Quản trị tài chính doanh nghiệp"- Trường đại học kinh tế quốc dân. 4. Giáo trình " Kế toán sản xuất" - Trường đại học tài chính. Tổ SX 3 Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 2 Phó Giám đốc Kinh doanh Tổ SX 1 V.phòng Tổ SX 1 V.phòngg Phân xưởng giầy Phân xưởng may II Phó Giám đốc Kỹ thuật Giám đốc Tổ SX 2 Tổ SX 3 Tổ SX 3 Tổ SX 2 Phân xưởng may I Phòng bảo vệ Phòng Tổ chức HC Phòng KT cơ điện Phòng KH - vật tư Phòng Tài vụ Cơ cấu tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý ._.