Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Công ty cổ phần Cầu 3 Thăng Long

ới mọi sản phẩm, chi phí nguyên, vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm. Do vậy, kế toán nguyên, vật liệu là một yêu cầu tất yếu của quản lý. Việc hạch toán nguyên vật liệu tốt giúp đảm bảo cung cấp nguyên, vật liệu một cách kịp thời cho nhu cầu sản xuất, đồng thời kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu, ngăn chặn việc lãng phí nguyên vật liệu trong sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động , hạ giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long đang đứng trước vấn đề là làm sao quản lý nguyên, vật liệu có hiệu quả nhất. Vì vậy tổ chức kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu trong công tác quản lý sử dụng nguyên, vật liệu hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả góp phần giảm chi phí sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho công ty. Trong thời gian thực tập ở Công ty Cầu 3 Thăng Long, Em thấy rõ vai trò của kế toán nguyên vật liệu và đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long” Để viết chuyên đề tốt nghiệp. Qua đây,em cũng mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhận xét với mong muốn hoàn thiện hơn nữa về kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty. Đề tài mở đầu và kết luận được chia làm 3 phần sau: NỘI DUNG CỦA CHUYÊN ĐỀ GỒM CÓ Lời nói đầu. Phần 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Phần 2: Thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long Phần 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long Kết Luận. Vì thời gian và khả năng không cho phép nên bài viết còn nhiều hạn chế, sơ sài. Tuy đã cố gắng hết mình nhưng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán. Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn PSG-TS Nguyễn Văn Công cùng các Thầy Cô bộ môn kế toán đã tận tình giảng dậy và giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long Và các Anh, Chị trong phòng kế toán đã tạo điều kiện cho em thực tập tại Công ty. Hà nội, ngày….tháng….năm 2009. Sinh viên: Nguyễn Anh Minh PHẦN 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU 3 THĂNG LONG 1.1. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long là công ty con của tông công ty xây dựng Thăng Long trực thuộc Bộ Giao thông vận tải. Các Công ty con là Công ty Cổ phần, Tổng Công ty giữ Cổ phần chi phối trên 50 % vốn điều lệ. Công ty có trụ sở chính đặt tại: Thôn Cổ Điển, xã Hải Bối, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội. Điện Thoại:(04)- 8810143-8810270-8810142 - FAX: (04)-8810401. Tiền thân của Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long (trước đây là Xí nghiệp Cầu 3) là Doanh nghiệp được thành lập ngày 15 / 9 / 1969, thuộc Tổng cục đường sắt. Với nhiệm vụ đảm bảo giao thông trong thời kỳ kháng chiến chống Mỹ cứu nước. Sau chiến tranh, Công ty được giao nhiệm vụ mới: Xây dựng 3 cầu lớn đó là cầu Hàm Rồng, cầu Đò Lèn và cầu Ninh Bình. Được nhà nước thưởng 3 Huân chương Lao động. Từ năm 1973 đến năm 1985 Công ty được giao nhiệm vụ thi công cầu Thăng Long thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thăng Long - Bộ Giao Thông Vận Tải. Năm 1984 theo quyết định số 2864 /QDD - TCCB của Bộ Giao Thông Vận Tải chuyển đổi Công ty Cầu 3 thành Xí nghiệp xây dựng Cầu 3 trực thuộc Liên hiệp các Xí nghiệp xây dựng cầu Thăng Long. Ngày 03/01/1995, Công ty Cầu 3 Thăng Long được nhà nước công nhận là doanh nghiệp loại I với quyết định số 03/QĐ/TCCB - LĐ. Đến ngày 24/03/1997, công ty đã được Bộ Giao thông vận tải ra quyết định số 728 công nhận giữ nguyên doanh nghiệp loại I, với vốn kinh doanh được duyệt ngày 01/01/1992 là 6834 triệu đồng, với lĩnh vực kinh doanh chính là xây dựng cầu đường, bến cảng, công trình giao thông, công trình dân dụng và công trình công nghiệp trong phạm vi cả nước. Là đơn vị chuyên xây dựng cầu và các công trình giao thông. Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long đã góp thành tích xuất sắc trong xây dựng thắng lợi cây cầu lớn Thăng Long, được nhà nước tuyên dương là đơn vị anh hùng và được tặng nhiều huân chương lao động từ hạng nhất đến hạng ba. Sau khi hoàn thành xây dựng cầu Thăng Long lịch sử, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do hậu quả của cơ chế bao cấp, tình trạng thiếu công ăn việc làm thiết bị máy móc cũ kỹ lạc hậu. Song công ty đã chủ động tháo gỡ khó khăn tìm được hướng đi dúng đắn không những duy trì được sản xuất kinh doanh, ổn định đời sống mà công ty ngày càng phát triển. Đến nay bước vào cơ chế thị trường, được sự giúp đỡ và hỗ trợ của cấp trên với sự năng động và sáng tạo, nắm bắt thời cơ công ty đã nhanh chóng tiếp cận với cơ chế mới, mở rộng sản xuất, đổi mới thiết bị tiếp thu và áp dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ mới, xây dựng công ty phát triển và vững mạng về mọi mặt có đủ năng lực thi công nhiều công trình lớn, và phức tạp. Công ty liên tục được Bộ Giao Thông Vận Tải xếp hạng là doanh nghiệp hạng nhất . Với sự ổn định và phát triển sản xuất kinh doanh và sự đoàn kết nhất trí trong tập thể người lao động, công ty luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, các công trình thi công đều đạt vượt tiến độ, chất lượng tốt, mỹ quan và an toàn, Công ty không ngừng nâng cao uy tín trên thị trường . Trong quá tình kinh doanh Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long đã đạt được một số kết quả nhất định, đóng góp to lớn vào ngân sách nhà nước và tạo công ăn việc làm cho nhiều công nhân. Đồng thời nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong công ty được thể hiện bằng bảng báo cáo kết quả kinh doanh và mức đóng góp cho ngân sách nhà nước: Stt Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1.       Tổng doanh thu Ngàn đồng 65,854,000,658 72,236,398,554 85,425,100,033 2.       Nộp ngân sách Ngàn đồng 18,439,120,184 20,226,191,595 25,519,028,006 3.       Lợi nhuận Ngàn đồng 474, 148,800 645,382,582 499,060,715 4.       Bình quân thu nhập ( Người / tháng) Đồng 1,130,000 1,350,000 1,410,000 5.       Tổng số CBCNV Người 694 564 598 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần cầu 3 Thăng Long Bộ máy quản lý tốt là tiền đề cho sự thành công của kết quả sản xuất kinh doanh, cho sự phát triển bền vững của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long nói riêng. Theo cơ cấu này Giám đốc là người chỉ huy cao nhất, lãnh đạo trực tiếp và chịu trách nhiệm với nhà nước, trước cơ quan chủ quản về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình, điều động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch, đồng thời là người đại diện cho Công ty ký kết các hợp đồng, tạo việc làm cho toàn Công ty. Bên cạnh Giám đốc còn có các Phó ban là người tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc mà mình phụ trách. Ngoài ra công ty còn có các phòng ban khác như: Phòng kỹ thuật tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật, tiếp nhận các biện pháp thi công của Tổng công ty, trên cơ sở đó lập biện pháp thi công cụ thể cho từng hạng mục công trình. Nắm vững các số, lập kế hoạch chi tiết cho từng công trình. Phát hiện kịp thời các sai sót trong thiết kế, thi công để đề nghị xử lý cho phù hợp đảm bảo cho công trình về chất lượng và hình thức. Phòng Kế hoạch tham mưu cho Giám đốc xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và dự toán kế hoạch của một năm hoặc hai năm tiếp theo, lập tiến độ thi công công trình. Lập kế hoạch giao khoán, điều động thiết bị cho các công trình đảm bảo tiến độ thi công. Đồng thời tổ chức công tác thống kê, thông tin kinh tế, phân tích tình hình kế hoạch và phân phối với các phòng ban khác có liên quan để làm thủ tục bàn giao và thanh toán khi công trình thi công hoàn thành. Phòng Vật tư - Thiết bị tham mưu cho Giám đốc chuẩn bị sản xuất, phục vụ sản xuất theo tiền lương - vật tư từng công trình để phòng kỹ thuật cấp mua vật tư theo kế hoạch, đồng thời có kế hoạch thu hồi vật tư dư thừa của các công trình đã xong. Cùng với phòng vật tư hướng dẫn thống nhất các chứng từ gốc ghi chép thanh quyết toán với vật tư thiết bị trong Công ty. Ngoài ra còn làm các công việc như bảo dưỡng giám định thiết bị vật tư ...và các việc khác liên quan. Phòng Tài vụ giúp Giám đốc quản lý kinh tế, hạch toán giá thành công trình, giám sát tài chính sử dụng hợp lý - đặc biệt hạch toán riêng cho từng công trình. +) Giải quyết vốn phục vụ sản xuất, trả lương, khen thưởng. +) Làm công tác thanh toán khối lượng chủ trì công tác kiểm kê định kỳ hàng năm. Hướng dẫn nghiệp vụ ghi chép thống kê kế toán, quyết toán giúp Giám đốc hiểu được thực trạng sản xuất kinh doanh. Phòng tổ chức xây dựng nội quy, quy chế cho công tác quản lý, xác định chế độ công tác làm việc và mối quan hệ giữa các bộ phận trong Công ty. Thi hành các chính sách chế độ đối với cán bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, chuẩn bị hồ sơ tuyển dụng, thôi việc, đề bạt, khen thưởng để Giám đốc ra quyết định. Đối với các đơn vị thi công + ) Đơn vị xây lắp có nhiệm vụ thi công các công trình được giao. + ) Đội điện máy có nhiệm vụ quản lý máy móc thiết bị và ký kết hợp đồng với đội xây lắp cho thuê máy móc thiết bị ( MMTB ) để thi công công trình. + ) Xưởng cơ khí: Chế tạo và bảo dưỡng MMTB. Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long được thể hiệm qua sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 1.1: Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long Giám đốc công ty ( kỹ sư Giao thông ) PGĐ phụ trách vật tư thiết bị PGĐ phụ trách kỹ thuật (kỹ sư giao thông ) Phòng Tài vụ Phòng kỹ thuật Phòng vật tư thiết bị Phòng kế hoạch Phòng Tổ chức Các đội thi công Đội máy thi công Đội xe máy Đơn vị xây lắp 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Hiện nay, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Theo hình thức này, Công ty tổ chức phòng kế toán duy nhất làm nhiệm vụ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp. Phòng kế toán tổ chức mọi công việc kế toán thực hiện đầy đủ, có chất lượng từ khâu đầu xử lý các chứng từ nhập xuất vật tư đến khâu cuối tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo lập kế toán, ngoài ra bộ máy kế toán phải tham gia phân tích hoạt động kinh tế, kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán quản lý lưu trữ hồ sơ, tài sản kế toán quy định. Dưới các xưởng, đội thi công thường đi theo các công trình xây dựng, do đó các nhân viên kế toán ở các đội tiến hành hạch toán ban đầu các nhiệm vụ kinh tế phát sinh tại công trường tiến hành thu thập kiểm tra chứng từ, thực hiện xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở đội định kỳ gửi toàn bộ chứng từ thu thập. Kiểm tra xử lý về phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán của Công ty gồm có: Kế toán trưởng là người có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty ra những quyết định quan trọng. nhiệm vụ của kế toán trưởng là quản lý chung về các công việc kế toán hướng dẫn chỉ đạo và đôn đốc các kế toán viên thực hiện tốt các phần hành công việc được giao, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công việc kế toán báo cáo kịp thời và trung thực kết quả sản xuất kinh doanh với cấp trên, chấp hành các pháp lệnh thể chế tài chính của nhà nước. Kế toán tổng hợp tập hợp số liệu lập quyết toán sản xuất kinh doanh kiểm tra giám sát các số liệu kế toán, tính toán thanh toán với nhà nước và cấp trên, thay mặt kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt và hướng dẫn các nghiệm vụ kế toán trong phòng. Kế toán nguyên,vật liệu, công cụ, dụng cụ có nhiệm vụ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nguyên vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ tồn kho. Mặt khác tính trị giá vật liệu xuất kho, phân bổ công cụ dụng cụ. Ngoài ra cũng lập báo cáo nguyên vật liệu phục vụ cho quản lý vật tư trong công ty. Kế toán tiền lương và BHXH thực hiện việc theo dõi các khoản thu chi bằng tiền mặt, tièn gửi ngân hàng. Mặt khác bộ phận này còn thực hiện ghi chép, theo dõi các khoản tiề vay, các khoản công nợ, đồng thời theo dõi khả năng vốn, giúp kế toán trưởng xây dựng và quản lý kế toán tài chính của công ty. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tiến hành tập hợp chi phí về tiền lương, chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ, về khấu hao tài sản cố định cho từng bộ phận sản xuất và tính giá thành cho từng công trình hoàn thành. Kế toán tài sản cố định theo dõi việc mua sắm tài sản cố định tính khấu hao, trích và phân bổ khấu hao cho các đối tượng sử dụng. Thủ quỹ đi lĩnh, chi tiền và các loại theo lệnh, bảo quản các loại tiền quỹ và kiêm thêm thanh toán và theo dõi dụng cụ sản xuất, sinh hoạt .... Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức thông qua sơ đồ như sau: SƠ ĐỒ 1.2: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán trưởng Kế toán tổng Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Thủ quỹ Kế toán TSCĐ Kế toán Tiền Lương và BHXH Kế toán NVL , CCDC Kế toán TM , TGNH Nhân viên kinh tế ở các đội : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ cung cấp nghiệp vụ 1.2.2. Đặc điểm bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Công ty tổ chức công tác kế toán theo hình thức "Chứng từ ghi sổ ". Kế toán vật tư hàng hoá áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, kỳ hạch toán là hàng tháng. Niên độ kế toán là một năm dương lịch (tính từ 01/01 đến 31/12), đơn vị tính: VNĐ. Khấu hao tài sản cố định thì theo phương pháp đường thẳng. Đây là hình thức phù hợp với doanh nghiệp có khối lượng nhập xuất vật liệu lớn, chủng loại phong phú, tình hình nhập xuất số liệu diễn ra liên tục, điều này rất phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. Đặc trưng: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp, chứng từ ghi sổ ( CTGS ) bao gồm: - Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi sổ nội dung kinh tế trên sổ cái : Sổ đăng ký CTGS là kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý CTGS vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Các loại sổ sách kế toán sử dụng để theo dõi và căn cứ ghi sổ như: - Sổ thẻ kế toán chi tiết: Thẻ kho, sổ tài sản của đội, sổ số dư vật tư, sổ vật tư công ty cấp, sổ theo dõi công nợ, sổ quỹ tiền mặt, sổ theo dõi tiền gửi, sổ chi phí hạng mục công trình. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái - Bảng cân đối kế toán - Bảng tổng hợp vật tư chủ yếu - Bảng kết quả sản xuất kinh doanh *Hàng quý và năm Công ty cổ phần cầu 3 Thăng Long phải lập những báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán( gồm có các chỉ tiêu ngoài bảng cân đối kế toán, bảng kết quả HĐKD). +Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. +Thuế GTGT được khấu trừ, được hoàn thành, được hoàn lại, được miễn giảm. + Thuyết minh báo cáo tài chính. + Tình hình tăng giảm TSCĐ. + Tình hình thu nhập của công nhân viên. +Hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu. + Tình hình tăng giảm các khoản đầu tư vào đơn vị khác. +Các khoản phải thu và nợ phải trả. *Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. *Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng phát sinh Nợ, Tổng phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. *Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ thẻ chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bẩng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Sau đây là sơ đồ bộ sổ kế toán Công ty đang áp dụng: SƠ ĐỒ 1.3: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ thẻ kế toán Sổ quỹ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính : Hàng ngày ghi sổ : Cuối tháng ghi sổ : Quan hệ đối chiếu PHẦN 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN, VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CẦU 3 THĂNG LONG 2.1. Đặc điểm, phân loại và tính giá nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long 2.1.1. Đặc điểm, phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long . 2.1.1.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long là một đơn vị xây dựng cơ bản nên chi phí về NVL chiếm tới 70-80% giá trị sản lượng. Theo báo cáo về hạch toán chi phí, báo cáo vật tư của Công ty có hơn 700 loại NVL khác nhau. Là những vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau nên yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý và hạch toán NVL từ khâu thu mua đến khâu sử dụng NVL. Ngày nay, trong điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi trong việc thu mua các loại NVL. Với chính sách giao khoán sản phẩm cho từng đội sản xuất nên tại công ty chỉ bố chí một hệ thống kho tàng nhỏ còn chủ yếu là những bãi dự trữ NVL tại chân công trình. Phòng vật tư thiết bị phải tiến hành kiểm kê để tham mưu cho cho Giám đốc những loại vật tư cần dùng cho sản xuất, những loại vật tư còn tồn đọng,… giúp giám đốc có những biện pháp giải quyết hợp lý. Cán bộ phòng vật tư, kế toán, thủ kho cùng phối hợp trong quản lý nhập, xuất vật tư đúng thủ tục chứng từ theo chế độ quy định. Đối với một số vật tư đặc chủng như : neo cầu, cáp cường độ cao,gối cầu, khe co giãn,….và vật tư chủ yếu thì do phòng vật tư mua sắm và quản lý. Một số vật tư có kết cấu và giá trị thấp thì giao cho đội tự mua sắm, quản lý sử dụng theo bản giao khoán. 2.1.1.2. Phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Do NVL của Công ty rất đa rạng, phong phú và phức tạp. Để phục vụ công tác kế toán NVL một cách chính xác đòi hỏi việc phân loại NVL là rất cần thiết và không thể thiếu được. Hiên nay, ở Công ty NVL được phân chia thành NVL chính và NVL phụ. Tất cả các loại NVL được sử dụng cho quá trình thi công cấu thành nên thực thể công trình đều được coi là NVL chính. Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà Công ty sử dụng như: thép tấm, thép tròn, neo cáp cường độ cao…trong mỗi loại lại được chia thành các nhóm khác nhau như : Thép tấm : thép tấm 3 ly, thép tấm 8 ly . Thép tròn : thép tròn f12,thép tròn f 20,… Neo cáp cường độ cao : neo công tác ECS -22 ,neo công tác ECS - 31,…. ………. Vật liệu phụ không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng có góp phần làm tăng chất lượng của sản phẩm. Vật liệu phụ ở Công ty bao gồm : sikament, dung môi, thiếc hàn, phụ gia sikasil,… Nhiên liệu là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ. Nhiên liệu ở công ty bao gồm : xăng, dầu, mỡ,…. Phụ tùng thay thế sửa chữa bao gồm các chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị mua sắmdự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc thiết bị của công ty như: xăm lốp các loại, vòng bi, viên bi, dây cô loa, gioăng,… Phế liệu thu hồi Các loại sắt thép vụn, đầu mẩu que hàn, …. Nguyên, vật liệu ở Công ty được theo dõi ở các tài khoản : TK1521 – Vật liệu tiêu hao. TK1522 - Vật liệu luân chuyển. TK1523 - Vật liệu khác. 2.1.2. Tính giá nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long Nguyên, vật liệu của Công ty được nhập kho trong các trường hợp sau: Do mua ngoài: Công ty áp dụng tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá thực tế vật liệu mua ngoài là: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho Đơn giá mua ghi trên hoáđơn(chưa thuế GTGT) Số lượng NVL nhập kho = * Trong đó: chi phí vận chuyển bốc dỡ được tính vào đơn giá mua. Do xưởng tự gia công chế biến : Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho Giá trị NVL xuất chế biến Chi phí nhân công, chi phí khác = + NVL nhập kho thu hồi: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = trị giá vốn thực tế xuất kho. Đánh giá NVL xuất kho . Mặc dù số lượng chủng loại NVL nhiều nhưng khả năng quản lý chi tiết NVL của công ty chặt chẽ. NVL nhập kho thuộc lô hàng nào thì thường xuất thẳng luôn cho các đội, do đó công ty có thể theo dõi lô hàng từ khi nhập đến khi xuất. Vì vậy, Công ty sử dụng giá thực tế cho xuất kho (phương pháp đơn giá thực tế đích danh). 2.2. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại NVL cả về số lượng và giá trị. Công việc tổ chức hạch toán chi tiết NVL sẽ đáp ứng được yêu cầu này. Để có thể tổ chức được công tác kế toán NVL nói chung, công tác hạch toán chi tiế NVL nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán. Tại Công ty hiện nay đang sử dụng các chứng từ vật tư sau: Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Thẻ kho. Việc hạch toán chi tiết NVL là công việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán, nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại NV L cả về số lượng lẫn chất lượng, chủng loại và giá trị, như đã trình bài ở Công ty cầu 3 thăng long có nhiều chủng loại NVL, tình hình nhập, xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, liên tục. Hiện nay Công ty sử dụng hình thức ké toán chi tiết “Ghi Sổ Số Dư”. 2.2.1. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu ở kho tại Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Ở kho hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất ( phiếu nhập kho,phiếu xuất kho) NVL, thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng theo từng thứ, loại NVL. Khi thủ kho nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Thẻ kho được xắp xếp theo thứ tự sau : trên cùng có số mục lục thẻ để dễ tra soát và tránh thát lạc. Thẻ được xắt xếp theo loại nguyên vật tư hết loại này đến loại khác như: + Tập thẻ vật tư tiêu hao . + Tập thẻ vật tư luân chuyển. + Tập thẻ máy móc,công cụ, dụng cụ. Cuối tháng thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho NVL cùng the kho lên phòng kế toán. Kế toán nghiệp vụ nhập kho, xuất kho NVL. Nguyên vật liệu ở Công ty chủ yếu là mua ngoài, do phải di chuyển địa điểm sản xuất kinh doanh nên công ty áp dụng hình thức khoán xuống các đội sản xuất thi công. Các công trường thường ở xa công ty và hoạt động cách biệt nhau. Vì vậy, ở mỗi công trường thường có một nhân viên kinh tế theo dõi tình hình biến động vật tư tại kho của công trường. Việc cung cấp vật tư chủ yếu vẫn do phòng vật tư của công ty thực hiện. Sau khi ký hợp đồng nhận thi công công trình, phòng kế hoạch tiến hành lập “ Quyết định giao khoán công trình” gửi đến các đội thi công. Dựa vào bản thiết kế kỹ thuật, phòng kỹ thuật dự trù khối lượng NVL rồi gửi cho phòng vật tư hoặc đội thi công để tiến hành mua sắm NVL theo tiến độ cong trình. Kế toán nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu. Trường hợp nhập mua mới : Căn cứ vào phương án tổ chức thi công, bảng thiết kế khối lượng thi công, tiến độ thi công các đội thi công làm giâý đề nghị cung cấp vật tư. Khi nhận được yêu cầu mua sắm NVL, phòng vật tư cử cán bộ đi mua hoặc để các đội cử nhân viên tiếp liệu đi mua. Cán bộ của phòng hoặc nhân viên tiếp liệu sẽ viết giấy tạm ứng để đi mua NVL. Khi NVL về đến kho Công ty hoặc đến kho của đơn vị thi công thì thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách …. NVL có đúng yêu cầu không. Sau đó tiến hành nhập kho và ký nhận vào mặt sau của tờ hoá đơn là kho đã nhận hàng. Căn cứ vào hoá đơn, phòng vật tư lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên : Liên 1: Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ rồi gửi lên phòng kế toán. Liên 3: Cán bộ mua sắm hoặc nhân viên tiếp liệu giữ. Trường hợp nhập kho thu hồi. Khi đơn vị báo trả, cán bộ vật tư phải nhận hàng tại công trình và ký vào phiếu xuất kho của đơn vị để làm căn cứ lập phiếu nhập kho đúng như phiếu xuất kho đó, còn đơn vị không phải ký vào phiếu nhập kho nữa. phòng vật tư lưu phiếu xuất của đơn vị làm chứng từ gốc và lập 3 liên phiếu nhập kho. Liên 1: Giao cho đơn vị làm chứng từ thu. Liên 2 : Giao qua kho để kế toán nhân ghi giảm vốn vay cho đơn vị. Liên 3 : Lưu ở phòng vật tư. Chú ý: - Trường hợp nhập kho và xuất kho vật tư đều phải lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho riêng cho từng loại vật tư tiêu hao, vật tư luân chuyển. - Giá trị vật tư tiêu hao Công ty bán thẳng cho đơn vị và được ghi Nợ(vay vốn) trên tài khoản giao dịch (TK136). -Giá trị vật tư luân chuyển tính cho thuê nhưng khi cấp ghi thành tiền vào TK công nợ phải thu khác(TK142- tên đơn vị nhận). Khi đơn vị trả cũng tính thành tiền để ghi giảm nợ vàoTK này theo phiếu nhập. - Đối với nhập kho thu hồi : chỉ nhận những vật tư tiêu hao do Công Ty cấp ra có lệnh thu hồi về, Còn vật tư luân chuyển, khi trả về phải đảm bảo giữ nguyên tính năng sử dụng được ngay theo thiết kế. Nếu vật tư luân chuyển bị hư hỏng phải sửa chữa mới sử dụng được thì phòng vật tư tính chi phí sửa chữa và đơn vị xác nhận vào bảng tính tiền thuê vật tư luân chuyển của tháng đó. Nếu thiếu hụt do rơi vãi, đơn vị phải tính vào chi phí của mình, khi đó số lượng thiếu hụt của vật liệu luân chuyển sẽ trở thành vật liệu tiêu hao. Xem các Ví dụ dưới đây : Ví dụ : Ngày 01/11/2008 Nhập kho thép tròn Φ12 và Φ20 của xí nghiệp gia công kim khí Văn Điển - Hà Nội. Cùng ngày nhận được hóa đơn số 56501. Biểu 1a: HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu Số 01.GTKT-3LL Liên 2 (giao cho khách hàng) DE/01-B Ngày 01 tháng 11 Năm 2008 No:056501 Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp gia công kim khí Văn Điển-HN Địa chỉ : Km3-đường 70. Số tài khoản: 710A-00251. Điện thoại : 8615341. Mã số : 0100100368. Họ tên người mua hàng : Trần Đức Hải Đơn vị : Công ty Cổ phần Cầu 3 Thăng Long. Địa chỉ : Xã Hải Bối - Đông Anh – HN Hình thức thanh toán : Tiền mặt Mã số: 0100104517- 1 TT Tên hàng hoá,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Thép tròn f12. Thép tròn f20 Kg Kg 1.506 8.798 4.500 4.500 6.777.000 39.591.000 Cộng tiền hàng 46.368.000 Thuế xuất GTGT : 5%. Tiền thuế giá trị gia tăng 2.318.400 Tổng cộng : 48.686.400 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi tám triệu sáu trăm tám sáu nghìn bốn trăm đồng. Người mua Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào Hoá đơn GTGT ngày 01/11/2008, phòng vật tư lập phiếu nhập kho Biểu 1b PHIẾU NHẬP KHO 05 Mẫu Số 02-VT Ngày 02 tháng 11 Năm 2008 Ngày 18 tháng 07 năm2001 Người nhận hàng : Nguyễn Văn Thế. Địa chỉ : Đông anh-HN Lý do nhập kho : Thi công Cầu Sông Mã Số…..Ngày…..tháng….. Năm200… Vật liệu tiêu hao. TT Tên, loại quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Chất lượng (%) Đơn giá không thuế(đ) Thành tiền Ghi chú 1 2 Thép tròn f12. Thép tròn f20 Kg Kg 1.506 8.798 100 100 4.500 4.500 6.777.000 39.591.000 Cộng 46.368.000 Thuế xuất GTGT : 5%. Tiền thuế giá trị gia tăng 2.318.400 Tổng cộng : 48.686.400 Số tiền viết bằng chữ : Bốn mươi tám triệu sáu trăm tám sáu nghìn bốn trăm đồng. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhập Thủ kho đơn vị trưởng cung tiêu (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ví dụ : Ngày 07/11/2008 Thu hồi nhập lại kho thép tròn f28 do thi công còn thừa, phòng vật tư lập phiếu nhập kho. Biểu 2 PHIẾU NHẬP KHO 27 Mẫu Số 02-VT Ngày 7 tháng 11 Năm 2008 Ngày 18 tháng 07 năm2001 Người nhận hàng : Ông Sơn (Lái xe). Địa chỉ : Đông anh-HN Lý do nhập kho :Thu hồi cầu Tạ hụt đường Hồ Chí Minh. Số…..Ngày…..tháng….. Năm200… Nhập tại kho : Công Ty Cầu 3. Vật liệu tiêu hao. TT Tên, loại quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Chất lượng (%) Đơn giá không thuế(đ) Thành tiền Ghi chú 1 Thép tròn f28 Kg 1.402 100 4.450 6.238.900 Cộng 6.238.900 Thuế xuất GTGT : Tổng cộng : Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu hai trăm ba tám nghìn chín trăm đồng Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ví dụ: Ngày 10/11/2008 nhập kho thu hồi cầu Đá Bạc, phòng vật tư lập phiếu nhập kho Biểu 3 PHIẾU NHẬP KHO 33 Mẫu Số 02-VT Ngày 10 tháng 11 Năm 2008 Ngày 18 tháng 07 năm2001 Người nhận hàng : Ông Thái (Lái xe). Địa chỉ : Đông anh-HN Lý do nhập kho: Thu hồi cầu Đá bạc Ngày 7/11 Số…..Ngày…..tháng….. Năm200… Nhập tại kho : Công Ty Cầu 3. Vật liệu luân chuyển TT Tên, loại quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Chất lượng (%) Đơn giá không thuế(đ) Thành tiền Ghi chú 1 2 Thanh cường độ cao ken hai đầu 20/150. f38x6,88x3Th Thanh cường độ cao ken suốt 32x4200x11Th Kg M 183 46,2 70 80 14.000 190.000 1.793.400 8.778.000 Cộng 10.571.400 Thuế xuất GTGT : Tổng cộng : Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu năm trăm bảy một nghìn bốn trăm đồng Thủ trưởng Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhập Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán nghiệp vụ xuất kho NVL: Khi phòng vật tư mua vật liệu có thể chuyển thẳng đến cho các đội thi công thì phiếu xuất kho đựơc lập cùng với phiếu nhập kho. Phòng vật tư căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên : Liên1 : Lưu làm chứng từ gốc tại phòng vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ rồi chuyển lên phòng kế toán. Liên 3 : Giao cho đơn vị để làm chứng từ mua hàng. Ví dụ : Ngày 2/11/2008 xuất._.