Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại Điện lực Lạng Sơn

nh hưởng đến lợi nhuận. Mặt khác, nguyên vật liệu còn là một bộ phận quan trọng của hàng tồn kho, do vậy tổ chức công tác hạch toán kinh tế về nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu của quản lý, kế toán là một công cụ quản lý đắc lực được sử dụng để tính toán, phản ánh, quản lý một cách chính xác, tiết kiệm, hiệu quả nguyên vật liệu cả về hiện vật và giá trị. Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuât kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của việc hạch toán nguyên vật liệu và qua thời gian thực tập tại Điện lực Lạng Sơn, cùng với sự hưỡng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của Tiến sỹ Trần Thị Nam Thanh và các cô chú phòng Tài chính - Kế toán của Điện lực Lạng Sơn, em đã chọn đề tài nghiên cứu “ Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu (công cụ - dụng cụ) tại Điện lực Lạng Sơn” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Nội dung chuyên đề gồm những phần chính sau đây : Chương 1: Những vấn đề chung về nguyên vật liệu tại điện lực Lạng Sơn. Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại điện lực Lạng Sơn. Chương : Phương hướng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại điện lực Lạng Sơn. Mặc dù đã hết sức cố gắng trong thời gian thực tập với mong muốn hoàn thành tốt nhất chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình, nhưng chắc chắn bài viết này vẫn còn những thiếu sót và hạn chế. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉ bảo từ phía ban lãnh đạo, phòng Tài chính - Kế toán Điện lực Lạng Sơn, cùng các thày cô giáo khoa kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC LẠNG SƠN Đặc điểm, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. 1.1.1. Đặc điểm của vật liệu sử dụng. Để tiến hành quá trình sản xuất, các doanh nghiệp phải có các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất và nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Mỗi doanh nghiệp khác nhau thì có nguyên vật liệu khác nhau, điều đó tuỳ thuộc vào đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Điện lực Lạng Sơn là một cơ quan trực thuộc Công ty Điện lực 1, quá trình sản xuất và kinh doanh điện được mua từ Công ty Điện lực 1. Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vì vậy không giống các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của Điện lực Lạng Sơn cũng mang những đặc thù riêng không giống những mặt hàng khác, không phát sinh chi phí vận chuyển bốc dỡ, điện không có hàng tồn kho được truyền tải do các đường dây dẫn, sau đó đến các trạm phân phối cung cấp đến người tiêu dùng. Với hoạt động sản xuất kinh doanh như vậy nên nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh của Điện lực rất đa dạng như : cáp nhôm, cáp bọc, tủ điện, cột điện, sắt, thép, xi măng, cát, đá,…Nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất chúng bị tiêu hao hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Giá trị của nguyên vật liệu được kết chuyển vào chi phí hoạt động theo từng phân xưởng, chi nhánh điện và gắn với mục đích sử dụng của từng phân xưởng, chi nhánh. Từ đặc điểm trên cho thấy việc quản lý nguyên vật liệu của Điện lực có những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho Điện lực là phải đưa ra được những biện pháp quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả, tránh tình trạng hao hụt mất mát, lãng phí nguyên vật liệu, góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành. 1.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Nguyên vật liệu của Điện lực Lạng Sơn có rất nhiều chủng loại, phong phú và biến động thường xuyên. Từ đặc điểm đó của nguyên vật liệu mà trong quá trình sản xuất, kinh doanh Điện lực Lạng Sơn phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản đến khâu sử dụng và dự trữ. Trong khâu thu mua : Điện lực Lạng Sơn thường xuyên phải tiến hành mua nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất và phục vụ cho nhu cầu kinh doanh điện. Ngoài ra phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, quy cách, chủng loại, giá mua, chi phí mua nguyên vật liệu, thực hiện đúng tiến độ mua nguyên vật liệu theo kế hoạch. Việc tổ chức kho vật liệu phải thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt và đảm bảo an toàn. Việc sử dụng nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn được thực hiện một cách hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức và dự toán chi phí, góp phần làm giảm chi phí sản xuất. Do vậy trong khâu sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh, bên cạnh đó kế toán còn phải cung cấp những thông tin về nguyên vật liệu với tư cách là một bộ phận của chi phí thường xuyên cần bù đắp sau mỗi chu kỳ kinh doanh. Trong khâu dự trữ đòi hỏi Điện lực Lạng Sơn phải xác định được mức tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, thống nhất, không bị gián đoạn và đảm bảo cung cấp kịp thời cho nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu. Để tăng cường tính tự động hoá (chương trình phần mềm FMIS) và làm giảm bớt sự cồng kềnh Điện lực Lạng Sơn đã tiến hành hệ thống hoá, mã hoá các loại đối tượng, danh mục được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán như : danh mục vật tư chủ yếu, danh mục vật tư thiết bị, danh mục nơi sản xuất, danh mục loại kho, danh mục kho làm việc, danh mục nguồn vốn, danh mục mục đích, danh mục bộ phận sử dụng, danh mục công trình, danh mục nhà cung cấp, danh mục mã chất lượng,… Các loại nguyên vật liệu có những đặc điểm, đặc thù giống nhau thì được nhóm lại với nhau. Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất, các loại nguyên vật liệu được phân biệt với nhau bởi mã loại đối tượng. Vì nguyên vật liệu có nhiều chủng loại đa dạng mà yêu cầu đặt ra là quản lý và hạch toán tốt. Điện lực Lạng Sơn đã xây dựng hệ thống danh mục mã vật tư chi tiết đến từng danh điểm, việc xây dựng căn cứ vào nhóm vật tư : + Loại 1 : Nhiên liệu, khí, hoá chất, xăng dầu. + Loại 2 : Kim khí. + Loại 3 : Vật liệu điện tử bán dẫn. + Loại 4 : Văn phòng phẩm. + Loại 5 : Phụ tùng. + Loại 6 : Vật tư thu hồi. + Loại 7 : Công cụ dụng cụ. Mỗi loại vật tư có tính chất khác nhau, có đơn vị tính khác nhau do vậy phải tiến hành mã hoá khác nhau, mỗi vật tư được mã hoá bởi 8 ký tự theo các số tự nhiên từ 0 đến 9. Việc khai báo mã vật tư được tiến hành một lần khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm. Những loại vật tư nào phát sinh mà chưa có trong danh mục thì khai báo bổ xung. Giao diện phần mềm hưỡng dẫn sử dụng chương trình quản lý vật tư có dạng như sau : Hình 1 – 1 : Giao diện hưỡng dẫn sử dụng chương trình quản lý vật tư. 1.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Sản phẩm điện là một sản phẩm đặc biệt, vì vậy không giống các doanh nghiệp sản xuất khác nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp cũng mang những đặc thù riêng. Nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn gồm nhiều chủng loại khác nhau, có quy cách kích cỡ và đơn vị tính khác nhau nên được phân thành những loại khác nhau. Điện lực Lạng Sơn tiến hành phân loại nguyên vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp, do đặc thù của ngành Điện nên không có vật liệu chính, hiện nay nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn được phân loại như sau : Vật liệu phụ : Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho sửa chữa lưới điện, phục vụ công tác kinh doanh bán điện bao gồm : cáp nhôm, cáp bọc, dầu biến thế, cột điện, cầu dao, cầu chì,… Nhiên liệu : Bao gồm xăng, dầu các loại dùng cho phương tiện vận tải để phục vụ cho công trình, phòng ban, xưởng đội, các chi nhánh điện. Phụ tùng thay thế, sửa chữa : Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay thế, sửa chữa các loại TSCĐ là máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như : vòng bi, ắc quy,… Vật tư thiết bị XDCB : Bao gồm vật tư thiết bị phục vụ cho công tác XDCB. Vật liệu thu hồi : Là các loại vật liệu được loại ra trong quá trình cải tạo, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên lưới điện được thu hồi về nhập kho như : cáp nhôm, cáp bọc, cột điện, sắt thép, xà sắt,… Việc phân loại nguyên vật liệu trên nhằm tổ chức tốt việc bảo quản nguyên vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, đảm bảo việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Có thể nói, chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, do đó chỉ cần sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu cũng có ảnh hưởng ngay tới giá thành, chính vì vậy mà Điện lực Lạng Sơn cần có các biện pháp quản lý nguyên vật liệu trong tất cả các khâu từ khâu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng, tránh tình trạng hư hao, mất mát, sử dụng lãng phí nguyên vật liệu,…làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Điện lực Lạng Sơn. Để giúp cho công tác quản lý được dễ dàng, Điện lực Lạng Sơn đã lập doanh điểm vật tư theo bộ danh điểm của Công ty Điện lực 1. Danh điểm vật tư trên sổ kế toán và danh điểm vật tư ghi trên thẻ kho luôn luôn thống nhất với nhau. 1.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Khi tiến hành tính giá nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn đã tuân thủ các nguyên tắc như : Nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng, nguyên tắc nhất quán và nguyên tắc hoạt động liên tục. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập : Giá của nguyên vật liệu mua ngoài bao gồm : Giá mua ghi trên hoá đơn (không bao gồm thuế GTGT) trừ đi các khoản chiết khấu thương mại (nếu có), cộng với thuế nhập khẩu và các khoản chi phí vận chuyển, bốc dỡ bảo quản, phân loại, bảo hiểm…(nếu có). Trích dẫn số liệu chứng từ nhập kho số : 55 Ngày 11 tháng 03 năm 2009 Điện lực Lạng Sơn tiến hành mua cáp của Công ty TNHH sản xuất và thương mại Đức phát theo hoá đơn số 0068919 ngày 01 tháng 03 năm 2009 như sau : - Trị giá tiền hàng lô hàng (chưa có VAT) : 5.800.000 đồng - Tiền thuế GTGT 10% : 580.000 đồng - Tổng cộng tiền thanh toán : 6.380.000 đồng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi : Nợ TK 15222 : 5.800.000 Nợ TK 13311 : 580.000 Có TK 33111 : 6.380.000 Trường hợp nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có hoá đơn, đơn vị tạm tính giá nhập kho theo hợp đồng mua nguyên vật liệu hoặc lấy giá mua cùng loại nguyên vật liệu nhập của kỳ trước, khi có giá chính thức sẽ điều chỉnh lại. Giá nguyên vật liệu gia công chế biến : Giá nguyên vật liệu tự gia công, chế biến bao gồm : giá nguyên vật liệu thực tế xuất đi gia công, chế biến và chi phí gia công chế biến. Giá nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến bao gồm : giá thực tế nguyên vật liệu xuất gia công chế biến, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về đơn vị cộng chi phí thuê ngoài gia công, chế biến. Nguyên vật liệu phát hiện thừa trong kiểm kê : căn cứ vào quyết định của hội đồng xử lý kiểm kê tài sản về phát hiện thừa trong kiểm kê. Nguyên vật liệu xuất sử dụng còn thừa nhập lại kho. Nếu chất lượng của nguyên vật liệu sử dụng còn thừa vẫn đảm bảo như chính phẩm thì sẽ lấy đơn giá khi xuất để tính giá nhập kho. Nếu chất lượng không đảm bảo như chính phẩm thì phải lập biên bản để xác định chất lượng và giá trị nhập kho. Nhập nguyên vật liệu do được biếu tặng, viện trợ : căn cứ vào giá thị trường hoặc đánh giá để nhập kho. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho. Điện lực Lạng Sơn sử dụng phương pháp bình quân gia quyền tức thời để tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho. Theo phương pháp này sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu (hay trước mỗi lần xuất) việc tính giá sẽ được thực hiện theo công thức sau : Giá thực tế vật liệu xuất kho = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Trị giá NVL xuất kho = Đơn giá bình quân X Số lượng NVL xuất kho Việc tính giá nguyên vật liệu xuất kho được tự động trên phần mềm FMIS, kế toán chỉ cần nhập số lượng xuất kho, giá xuất kho sẽ được phần mềm tự động tính ngay sau đó (việc xây dựng và cài đặt trong chương trình FMIS được tiến hành thống nhất chung trong tập đoàn Điện lực Việt Nam thực hiện từ tháng 01 – 2004). Trích dẫn tình hình thực tế chứng từ xuất kho số : 426 ngày 27/03/2009 dùng cho phát triển khách hàng như sau : Cầu chì sứ loại 20 A : 7 bộ x 6.700 = 46.900 đồng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi : Nợ TK 62713961 : 46.900 Có TK 15222 : 46.900 Trường hợp nhập, xuất trực tiếp : Thường là mua nguyên vật liệu đích danh cho một công trình về sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên nào đó, đơn vị vẫn phải làm thủ tục nhập, xuất kho để tránh tình trạng sai sót và có giá đích danh cho nguyên vật liệu đó, trong phần mềm FMIS chương trình cho phép chọn hình thức nhập khi chọn hình thức nhập trực tiếp thì ký hiệu của chứng từ mang thêm ký hiệu dấu #, khi nhập xong phần mềm FMIS tự động viết luôn phiếu xuất mang số chứng từ, số lượng và đơn giá như phiếu nhập. Khi đó phiếu xuất chỉ cần ghi thêm người nhận, đơn vị nhận, nội dung của phiếu xuất. Trích dẫn tình hình thực tế phiếu nhập, xuất trực tiếp số : 29# ngày 13/02/2009 xuất chi nhánh điện Văn Quan phục vụ cho khắc phục sau cơn bão số 6 như sau : Giá trị tiền hàng : 617.030 đồng Tiền thuế GTGT 10% : 61.703 đồng Tổng cộng tiền thanh toán : 678.733 đồng Kế toán chi tiết nguyên vật liệu ghi : Nợ TK 15222 : 617.030 Nợ TK 13311 : 61.703 Có TK 33111 : 678.733 Đồng thời chương trình tạo luôn cho phiếu xuất kho chỉ cần bổ xung tên người nhận và nội dung xuất kho, kế toán chi tiết nguyên vật liệu định khoản : Nợ TK 13881 : 617.030 Có TK 15222 : 617.030 Trường hợp nguyên vật liệu dùng cho XDCB : tập đoàn Điện lực Việt Nam có xây dựng chương trình phần mềm FMIS riêng dùng cho hệ thống XDCB. Do vậy việc tính giá cho nguyên vật liệu thực tế xuất cho XDCB là giá đích danh của nguyên vật liệu đó. CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI ĐIỆN LỰC LẠNG SƠN 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Nguyên vật liệu sử dụng ở Điện lực Lạng Sơn đa dạng, phức tạp, nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, do đó nhiệm vụ của hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là quan trọng và không thể thiếu được. Công tác quản lý nguyên vật liệu đòi hỏi phải phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại, từng thứ vật liệu về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác hạch toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng thì trước hết phải dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán để phản ánh chi tiết tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập, xuất vật liệu, chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán. Điện lực Lạng Sơn đã sử dụng các chứng từ sau để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu : - Hoá đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL). - Phiếu nhập kho (mẫu 02 – VT). - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT). 2.1.1. Chứng từ và thủ tục hạch toán ban đầu. Chứng từ gốc để làm căn cứ lập phiếu nhập kho là : Hợp đồng mua bán vật tư. Hoá đơn GTGT. Tờ khai nhập khẩu (đối với hàng nhập khẩu). Biên bản kiểm nghiệm nguyên vật liệu và biên bản thí nghiệm (nếu có : đối với máy biến áp, rơle, biến dòng,…). Dưới đây là giao diện một số chứng từ nhập vật tư được sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Hình 2 – 1 : Giao diện chi tiết chứng từ nhập vật tư. Hình 2 – 2 : Giao diện chi tiết phiếu nhập kho nhiều loại vật tư. Đối với xuất kho nguyên vật liệu thì chứng từ gốc bao gồm : Phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định, khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau : + Số thứ tự. + Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư. + Mã số. + Đơn vị tính. + Số lượng. + Đơn giá. + Thành tiền. + Tài khoản hạch toán… Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01 liên giao cho phòng Tài chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch - Vật tư; 01 liên giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống. Thẻ kho. Dưới đây là giao diện chứng từ xuất kho được sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Hình 2 – 3 : Giao diện chi tiết phiếu xuất kho một loại vật tư. Hình 2 – 4 : Giao diện chi tiết phiếu xuất kho nhiều loại vật tư. 2.1.2. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đồng thời ở kho và ở phòng Kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động của từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu cả về số lượng và giá trị. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ mở các sổ sách kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phù hợp để góp phần tăng cường quản lý nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu sau : Phải theo dõi được tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu về hiện vật đối với từng kho, về cả hiện vật và giá trị với phòng Kế toán. Phải đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tương ứng giữa số liệu hạch toán chi tiết ở kho và ở phòng Kế toán, giữa số liệu của Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết. Phải đảm bảo cung cấp thông tin kế toán kịp thời theo yêu cầu quản lý. Do đó phải xây dựng được mối quan hệ về việc luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng Kế toán. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Điện lực Lạng Sơn được thực hiện đồng thời ở kho và phòng Tài chính - Kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện ở cả hai chỉ tiêu là hiện vật và giá trị, trong đó ở Kho chỉ theo dõi về chỉ tiêu số lượng, còn ở phòng Tài chính - Kế toán của Điện lực theo dõi cả hai chỉ tiêu là số lượng và giá trị. Để phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời sự biến động của vật liệu ở kho, kế toán sử dụng các chứng từ sau : + Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT). + Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT). + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 03 – VT). + Hoá đơn GTGT (mẫu 01 – GTKT – 3LL). Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở kho là một bộ phận của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp và có ý nghĩa quan trọng vì ở Kho thì Thủ kho là người có trách nhiệm tổ chức về các mảng nhập - xuất, bảo quản, dự trữ, chịu trách nhiệm ghi chép sổ sách bằng chỉ tiêu hiện vật. Ở phòng Tài chính - Kế toán thì với chức năng nhiệm vụ của mình, thông qua chứng từ ban đầu đã kiểm tra hợp lệ, kế toán tiến hành ghi chép vào các sổ sách ghi chép kế tiếp và tập hợp bằng chỉ tiêu giá trị để phản ánh, giám đốc kiểm tra tình hình nhập - xuất - dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu đã được nhà nước ban hành. Những chứng từ kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu là cơ sở để tiến hành ghi chép trên thẻ kho và trên sổ kế toán, để kiểm tra giám sát tình hình biến động và số liệu của từng loại nguyên vật liệu, thực hiện quản lý có hiệu quả nguyên vật liệu phục vụ kịp thời, đầy đủ nhu cầu về nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Để đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp, hạch toán chi tiết nguyên vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng Tài chính - Kế toán trên cùng một cơ sở chứng từ. Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết cho phù hợp. Tại Điện lực Lạng Sơn việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được thực hiện như sau : Nhập kho nguyên vật liệu : Theo quy định, định kỳ các bộ phận, phân xưởng, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng vật tư của đơn vị mình, khi lập kế hoạch đơn vị phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao và định mức tiêu hao nguyên vật liệu để tính toán nhu cầu sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu trong kỳ. Vào cuối mỗi quý trình chuyển cho phòng Kế hoạch - Vật tư để tập hợp lại, rà soát, cân đối kế hoạch trình giám đốc ký duyệt để mua vật tư phục vụ sản xuất theo kế hoạch. Đối với những trường hợp sự cố đột xuất các đơn vị cần có vật tư để xử lý ngay mà không có trong kế hoạch thì đơn vị cần sử dụng vật tư làm tờ trình đề nghị cấp vật tư thông qua phòng Kế hoạch - Vật tư và trình ban giám đốc duyệt cấp để đảm bảo kịp thời. Căn cứ vào kế hoạch mua vật tư định kỳ, phòng Kế hoạch - Vật tư lập kế hoạch và tiến hành tổ chức đấu thầu, chào hàng cạnh tranh và ký kết hợp đồng mua bán vật tư với các nhà cung cấp vật tư thiết bị. Yêu cầu phải đảm bảo số lượng, chất lượng và đúng tiến độ. Khi hàng về nhập kho phải tổ chức tiến hành kiểm tra hoá đơn bán hàng của người bán và hợp đồng kinh tế, đồng thời kiểm nghiệm, thí nghiệm, hiệu chỉnh, kiểm tra về tính năng, chất lượng, kỹ thuật, mẫu mã của nhà sản xuất so với hồ sơ dự thầu của lô hàng, ban kiểm nghiệm lô hàng vật tư đó tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm ghi đầy đủ các thông số kỹ thuật và kết luận có đủ điều kiện nhập kho hay không để các thành phần tham gia ký biên bản. Căn cứ vào biên bản nếu đảm bảo các yêu cầu thì phong Kế hoạch – Vật tư mới tiến hành lập phiếu nhập kho theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký theo quy định. Phiếu nhập kho được lập thành bốn liên và phải có đầy đủ chữ ký theo quy định từ trái sang phải gồm : Người lập phiếu, Phụ trách vật tư, Người giao hàng, Thủ trưởng đơn vị và Thủ kho. Trong đó một liên lưu phòng Kế hoạch – Vật tư, một liên lưu đơn vị nhập vật tư, một liên lưu phòng Tài chính - Kế toán và một liên lưu cuống. Phiếu nhập kho được chuyển đến Thủ kho, Thủ kho sẽ ghi số thực nhập, ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Đồng thời Thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho xác định số lượng tồn kho, Kế toán vật tư đi kho sẽ đối chiếu và ký xác nhận khi giao nhận phiếu nhập kho. Sau khi đã nhập vật tư, Thủ kho chịu trách nhiệm giao phiếu nhập kho lại cho phòng Kế hoạch - Vật tư và phòng Tài chinh - Kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán. Căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn và các biên bản liên quan phòng Vật tư làm giấy đề nghị thanh toán trả tiền mua vật tư đã được giám đốc duyệt, gửi cho phòng Tài chính - Kế toán để chuyển cho nhà cung cấp. Trích dẫn phiếu nhập thực tế mua nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như sau : Hình 2 – 5 : Mẫu hoá đơn Giá trị gia tăng Điện lực Lạng Sơn Mẫu số 01 GTKT – 3LL 109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn HOÁ ĐƠN (GTGT) AM/2009B (Liên 2 giao cho khách hàng) Số : 0099996 Ngày 20/02/2009 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ Địa chỉ : 46 Trần Hưng Đạo – Hà Nội. Mã số thuế : 0100284605 Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Trọng Thái. Đơn vị : Điện lực Lạng Sơn. Địa chỉ : Số 109 Đường Trần Đăng Ninh – Thành phố Lạng Sơn. Mã số thuế : 0100100417013 Hình thức thanh toán : Mua chịu STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F 1 Cáp vặn xoắn Mét 500 41.000 20.500.000 2 Cáp điện Mét 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn Kg 420 730 306.600 4 Thép tròn các loại Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810 Cộng tiền hàng : 26.729.810 đồng Thuế suất thuế GTGT (10%) : 2.673.041 đồng Tổng cộng tiền thanh toán : 29.402.851 đồng Số tiền viết bằng chữ : (Hai chín triệu bốn trăm lẻ hai ngàn tám trăm năm mươi mốt đồng). Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm thì phòng Kế hoạch - Vật tư lập phiếu nhập kho như sau : Hình 2 – 6 : Mẫu phiếu nhập kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 01 – VT 109 Trần Đăng Ninh – TP Lạng Sơn Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK : 15222 Có TK : 33111 Ngày 20 tháng 02 năm 2009 Số 0037 Họ tên người nhập : Nguyễn Trọng Thái. Theo…….Số….ngày….tháng…..năm…. Nhập tại kho : Điện lực Lạng Sơn. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) = (6)*(7) 1 Cáp vặn xoắn 31090102 Mét 500 41.000 20.500.000 2 Cáp điện 30466482 Mét 1.000 5.800 5.800.000 3 Xi măng Lạng Sơn 41561305 Kg 420 730 306.600 4 Thép tròn các loại 20501000 Kg 10 12.381 123.810 Cộng 26.729.810 Tổng số tiền (bằng chữ) : (Hai mươi sáu triệu bảy trăm hai mươi chín ngàn tám trăm mười đồng). Số chứng từ gốc kèm theo : Ngày 20 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Phụ trách vật tư Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập để ghi thẻ kho. Thẻ kho (mẫu số 06 – VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ nguyên vật liệu theo tường kho. Thẻ kho do phòng Tài chính - Kế toán lập được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp nào. Hình 2 – 7 : Mẫu thẻ kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : S12 – DN Kho : Vật liệu điện Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC THẺ KHO Ngày lập thẻ 20/02/2009 Tờ số : 03 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư : Cáp vặn xoắn Mã số : 31090102 Đơn vị tính : mét Ngày nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của Kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 01 năm 2009 0 20/02/09 0037 Cáp vặn xoắn 500 500 Tồn cuối tháng 500 0 500 Hình 2 – 8 : Sổ chi tiết nhập vật tư Công ty Điện lực 1 Điện lực Lạng Sơn SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Ngày tháng Số c.từ Họ và tên Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 20.500.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 5.800.000 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 306.600 20/02/09 PN0037 Nguyễn Trọng Thái Công ty TNHH Năng lượng và dịch vụ 33111 123.810 Cộng số phát sinh 26.729.810 Số dư cuối kỳ 26.729.810 Xuất kho nguyên vật liệu : Hàng tháng, hoặc hàng quý căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện, các đơn vị, chi nhánh điện phải lập kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Kế hoạch này phải sát với thực tế và trừ đi số nguyên vật liệu còn tồn đầu kỳ ở đơn vị mình, trình ban Giám đốc Điện lực xem xét phê duyệt, nếu được thì chuyển phòng Kế hoạch - Vật tư làm thủ tục theo quy định cấp phát cho đơn vị sử dụng. Trường hợp xuất nguyên vật liệu để xử lý sự cố thì cũng phải được Ban Giám đốc phê duyệt để giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố bộ phận lĩnh vật tư phải làm thủ tục đúng quy định. Trường hợp cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả,…thì trách nhiệm thuộc bộ phận nào thì bộ phận đó phải điều chỉnh đúng theo quy định. Nguyên vật liệu xuất kho phải có thủ tục sau : Tất cả nguyên vật liệu đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ. Nguyên vật liệu nhập kho theo đơn vị tính nào thì khi xuất kho phải bằng đơn vị tính đó. Các bộ phận có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phải làm giấy đề nghị cấp vật tư gửi cho phòng Kế hoạch - Vật tư, nếu nguyên vật liệu nằm trong kế hoạch thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị xét duyệt. Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn thì ngoài các thủ tục trên còn phải căn cứ khối lượng dự toán và tiến độ thực hiện để lập phiếu xuất kho. Trường hợp xuất bán nguyên vật liệu trong nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị thì thực hiện theo quy định. Trường hợp nhượng bán, cho vay ngoài thủ tục trên giấy đề nghị nhượng bán hoặc vay phải được thủ trưởng ký duyệt. Trường hợp thanh xử lý vật tư thu hồi kém, mất phẩm chất, vật tư ứ đọng không cần dùng. Thành lập hội đồng xem xét lập hồ sơ, mời chào đấu giá theo quy định của Nhà nước và của Ngành. Căn cứ vào kế hoạch được duyệt và giấy đề nghị xuất kho nguyên vật liệu (hoặc tờ trình xin cấp nguyên vật liệu cho xử lý sự cố), phòng Kế hoạch - Vật tư sẽ tiến hành viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu theo mẫu quy định. Khi lập phiếu xuất kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu sau : Số thứ tự; tên nhãn hiệu; quy cách; phẩm chất vật tư; mã số; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền; tài khoản hạch toán;…Phiếu xuất kho lập thành bốn liên, trong đó : 01 liên giao cho phòng Tài chính - Kế toán; 01 liên giao cho phòng Kế hoạch - Vật tư; 01 liên giao cho đơn vị nhận vật tư; 01 liên lưu cuống. Trích dẫn tình hình thực tế xuất kho nguyên vật liệu tại Điện lực Lạng Sơn như sau : Hình 2 – 9 : Mẫu phiếu xuất kho Điện lực Lạng Sơn Mẫu số : 02 – VT Phòng Kế hoạch - Vật tư Theo QĐ số : 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng BTC PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK : 62713621 Ngày 27 tháng 03 năm 2009 Có TK : 15222 Số : 273 Họ và tên người nhận hàng : Nguyễn Hoàng Yến Địa chỉ : chi nhánh điện thành phố Lạng Sơn Lý do xuất kho : Thay thế sửa chữa trạm biến áp Lý Thường Kiệt Xuất tại kho : chi nhánh điện thành phố. STT Tên, nhãn hiệu quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D E F G H 1 Cầu chì tự rơi 6 – 15kv 33046404 Cái 3 3 433.333,33 1.30._.