Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương

ng ty Vân Hương.................... 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.............................................. 1.2.2. Nhiệm vụ các phòng ban............................................................ 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vân Hương................................................................................................... 2 1.3.1. Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty..... 1.3.2. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty......................... 1.3.3. Đối tượng khách hàng của Công ty............................................ 1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Vân Hương....................... 1.4.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty........... 1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toán......................................................... 1.4.3. Hệ thống tài khoản sử dụng....................................................... 1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán........................................................... Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại công ty Vân Hương............................................ 2.1. Kế toán thanh toán với người mua............................................... 2.1.1. Chứng từ thanh toán .................................................................. 2.1.2. Kế toán chi tiết với người mua................................................... 2.1.3. Kế toán tổng hợp với người mua 2.2. Kế toán thanh toán với người bán ............................................ 2.1.1 Chứng từ thanh toán.................................................................... 2.1.2. Kế toán chi tiết với người bán ................................................... 2.1.3. Kế toán tổng hợp với người bán................................................. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại công ty Vân Hương............................................ 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán với tại công ty Vân Hương. 3.1.1. Những ưu điểm .......................................................................... 3.1.2. Những tồn tại ............................................................................ 3.2. Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại công ty Vân Hương...................................................... 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán ................................................... 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản .............................................................. 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán ............................................................ 3.2.4. Kiến nghị về báo cáo kế toán dưới góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị..................................................................................... 3.2.5. Các kiến nghị khác .................................................................... Kết luận .............................................................................................. Tài liệu tham khảo............................................................................. danh mục bảng biểu, sơ đồ *Danh mục sơ đồ: Sơ đồ 1 *Danh mục bảng biểu: Biểu 1 Hoá đơn GTGT Biểu 2 Phiếu xuất kho Biểu 3 Phiếu thu Biểu 4,5 Bảng chi tiết của khách hàng Biểu 6 Bảng tổng hợp chi tiết của khách hàng Biểu 7 Sổ cái TK 131 Biểu 8 Hoá đơn GTGT Biểu 9 Phiếu nhập kho Biểu 10 Phiếu chi Biểu 11 Uỷ nhiệm chi Biểu 12 Sổ chi tiết phải trả người bán Biểu 13 Sổ tổng hợp chi tiết phải trả người bán Biểu 14,15 Chứng từ ghi sổ Biểu 16 Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Biểu 17 Sổ cái TK 331 Lời mở đầu Kế toán là một trong những công cụ quản lý kinh tế chủ yếu của Nhà nước đối với các doanh nghiệp. Cùng với quá trình đổi mới, mở cửa của nền kinh tế, Nhà nước ta đang từng bước hoàn thiện công tác kế toán: Ban hành luật kế toán, sửa đổi bổ xung chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doan hiện nay, hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán đúng với các quy định của Nhà nước nói chung và của Bộ tài chính nói riêng. Song song với sự nỗ lực của Nhà nước, các doanh nghiệp cũng tự tổ chức và hoàn thiện bộ máy kế toán của doanh nghiệp mình. Bộ máy kế toán tốt không những góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Doanh nghiệp mà còn góp phần rất lớn vào Ngân sách Nhà nước. Đối với một doanh nghiệp thương mại, việc thực hiện lưu thông hàng hoá là một trong những vấn đề cốt lõi quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Các hoạt động mua, bán hàng hoá thường xuyên diễn ra, đi kèm với nó là các nghiệp vụ thanh toán giữa người mua và người bán không ngừng phát sinh. Vì vậy người quản lý không chỉ quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận mà luôn luôn phải chú trọng và giải quyết các vấn đề nảy sinh đến hoạt động thanh toán. Hoạt động thanh toán phản ánh mối quan hệ giữa doanh nghiệp với bên mua và bên bán. Nếu giải quyết tốt mối quan hệ này sẽ tạo thuận lợi cho quá tình thu mua và tiêu thụ hàng hoá, và hơn thế nữa nó sẽ tạo được niềm tin rất lớn cho các bên trong kinh doanh. Tình hình thanh toán không chỉ là mối quan tâm của các bên tham gia mà nó còn là chỉ tiêu để các nhà đầu tư, ngân hàng và các cá nhân tổ chức khác quan tâm .Thông qua tình hình thanh toán, các nhà quan tâm có thể nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp, phân tích xem có đảm bảo vốn lưu động cho hoạt động kinh doanh hay không hoặc có đủ khả năng tài chính để ký kết các hợp đồng kinh tế hay không để từ đó tìm ra các biện pháp tạo vốn. Như vậy, có thể nói các nghiệp vụ thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, nó góp phần duy trì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Sau quá trình học tập và nghiên cứu ở trường, được trang bị những kiến thức cơ bản, cùng với thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương”. Em mong muốn thông qua đề tài này có thể tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tế hạch toán tại Công ty với lý thuyết được học và có cái nhìn tổng quan nhất về công tác kế toán tại Công ty và ý nghĩa quan trọng của các nghịêp vụ thanh toán. Ngoài phần Lời mở đầu và Kết luận, đề tài của em gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Vân Hương. Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương. Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh, chị trong phòng kế toán, đặc biệt là sự chỉ bảo của thầy giáo hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang. Do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn nên bài viết của em cồn rất nhiều thiếu sót. Em mong sự góp ý của của thầy Nguyễn Ngọc Quang cùng các thầy cô trong khoa để chuyên đề của em được hoàn thiện. Em xin trân thành cảm ơn! Chương 1 Tổng quan về công ty vân hương 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty Vân Hương Công ty Vân Hương được thành lập theo giấy phép đăng ký số 21.02.000.216 do Sở Kế hoạch đầu tư - Phòng đăng ký kinh doanh tỉnh Bắc Ninh cấp ngày 07/03/2002 Công ty có trụ sở chính đóng tại: Thôn Vân Khám, xã Hiên Vân, huyện Tiên Du, tỉnh Bắc Ninh. Với hình thức nguồn vốn sở hữu là vốn góp, do một cá nhân và một số người góp vốn . Vốn điều lệ của công ty là: 1.860.000.000đ. Trong đó: - Bằng tiền : 1.550.000.000đ - Bằng tài sản : 310.000.000đ Điều hành hoạt động công ty là Giám đốc Công ty do hội đồng thành viên bổ nhiệm. Địa bàn và phạm vi hoạt động của Công ty là ở trong và ngoài tỉnh theo luật định. Công ty đã được thành lập và chính thức đi vào hoạt động được gần 6 năm, công ty có đội ngũ kỹ sư chuyên ngành công nhân có tay nghề bậc cao. Bằng những kinh nghiệm lâu năm trong nghề và những trang thiết bị, phương tiện đặc chủng tiên tiến phục vụ cho quá trình SXKD của công ty. Từ khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước, Công ty Vân Hương đã không ngừng phát huy năng lực của mình trong thời kỳ đổi mới. Công ty đã tổ chức sản xuất với phương châm năng động, sáng tạo và hiệu quả. Trong những năm gần đây công ty đã không ngừng phát triển và trưởng thành để tạo chỗ đứng trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh và xây dựng của tỉnh, góp phần vào công cuộc xây dựng đất nước, không ngừng xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh. 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề sản xuất kinh doanh của công ty. a, Chức năng - Sản xuất, mua, bán, gia công các sản phẩm bằng kim loại. - Sản xuất và kinh doanh các vật liệu xây dựng - Mua, bán, lắp giáp gia công điện tử điện lạnh - Xây dựng các công trình dân dụng, công trình công nghiệp, công trinh giao thông. công trình thuỷ lợi, công trinh điện và san lấp mặt bằng. - Kinh doanh thương mại đồ dùng cá nhân và gia đình. b, Nhiệm vụ - Công ty có nhiệm vụ giám đốc chặt chẽ trong quá trinh thi công,. quá trình hoàn thành sản phẩm theo đúng tiến độ thời gian nhằm mục đích thu hồi vốn nhanh. - Tạo công ăn việc làm và mức thu nhập ổn định cho cán bộ quản lý doanh nghiệp cũng như công nhân trực tiếp sản xuất 1.2. Tổ chức bộ máy hoạt động của công ty. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Với hình thức sở hữu vốn là vốn góp, công ty Vân Hương hoạt động dưới sự chỉ đạo và chịu trách nhiệm trực tiếp là giám đốc công ty cùng sự trợ giúp của các phòng ban. Hàng tháng, giám đốc trả lương cho các phòng ban, nhân viên cụ thể theo mức lương đã thoả thuận hoặc hợp đồng đã ký kết trước đó. Các cổ đông khác có vốn góp trong công ty cùng đóng góp ý kiến để phát triển công ty và hưởng lợi nhuận theo số vốn góp. Sơ đồ tổ chức Công ty Vân hương Giám đốc phụ trách chung PGĐ kinh doanh PGĐ Vật tư Phòng tổ chức Phòng tài chính – Kế toán Phòng vật tư Phòng kỹ thuật PGĐ Thi công Đội thi công xây lắp 1 Đội sản xuất số 2 Đội sản xuất số 1 Cửa hàng số 2 Cửa hàng số 1 Đội thi công xây lắp 2 Sơ đồ1: Sơ đồ tổ chức Công ty Vân Hương 1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban: * Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ của mình và là người điều hành mọi hoạt động của Công ty. Quyền và nghĩa vụ của Giám đốc: - Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng thành viên; - Tuyển dụng lao động, cho thôi việc lao động; - Ban hành quy chế quản lý nội bộ, quyết định việc liên doanh, liên kết, giải thể; - Tổ chức kiểm tra và xử lý các vi phạm Điều lệ Công ty; - Xem xét việc tham gia hoặc rút lui của các thành viên sau khi bàn bạc với các thành viên sáng lập; - Không được lạm dụng chức vụ và quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để thu lợi riêng của bản thân, cho người khác; Không được tiết lộ bí mật của Công ty trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận. * Các phó giám đốc: - Tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt trong đơn vị và trực tiếp chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc mà mình phụ trách; - Được quyền ký kết các văn bản giấy tờ và thực hiện các công việc theo sự uỷ quyền của Giám đốc; - Báo cáo lại cho Giám đốc những việc đã thực hiện. Ngoài ra còn có các phòng ban nghiệp vụ như: + Phòng tài chính kế toán: Phụ trách toàn bộ hoạt động nghiệp vụ tài chính kế toán trong Công ty. + Phòng Kế hoạch – Tổ chức – Vật tư. + Phòng hành chính.... Và các đội thi công, các đội sản xuất, các cửa hàng: + Đội thi công xây lắp 1 + Cửa hàng số 2 + Đội thi công xây lắp 2 + Đội sản xuất số 1 + Cửa hàng số1 + Đội sản xuất số 2 * Các cửa hàng: Là nơi cung cấp sản phẩm cho khách hàng cả nhỏ lẻ hoặc các đại lý, đồng thời cũng là nơi nhận làm đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá. * Các đội thi công, sản xuất: Là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm của Công ty... 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Vân Hương. 1.3.1 Một số chỉ tiêu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty: Từ khi được thành lập và đi vào hoạt động, Công ty Vân Hương đã và đang không ngừng hoàn thiện và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của mình cũng như ngày càng chú trọng đầu tư quy mô sản xuất để nâng cao chất lượng sản phẩm. Bên cạnh đó Công ty còn mở rộng các cửa hàng phân phối sản phẩm không chỉ trong huyện mà còn khắp trong và ngoài tỉnh để giới thiệu sản phẩm một cách sâu, rộng, có thể đến với các đại lý nhỏ, thậm chí là đến tận người tiêu dùng. Doanh thu của Công ty liên tục tăng đảm bảo và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên của Công ty và đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Cụ thể là trong 3 năm gần đây Công ty đã đạt được một số chỉ tiêu sau: (đvt:1000đ) STT Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu thuần 1.251.000 1.516.000 2.114.000 2 Giá vốn 1.253.000 1.502.100 2.070.213 3 Số lao động bình quân/ năm 60 72 91 4 Thu nhập bình quân của 1 lđ/tháng 1.100.000 1.150.000 1.510.000 5 Thuế nộp NSNN 700.000 4.892.000 13.470.360 6 Lợi nhuận trước thuế (2.000.000) 1.529.900 2.157.787 7 Lợi nhuận sau thuế (2.000.000) Như vậy, trong 3 năm liên tục: năm 2004, 2005, 2006 Doanh thu thuần của Công ty có sự tăng lên, năm 2006 tăng 598.000(ngđ) so với năm 2005 và tốc độ tăng cao hơn so với mức tăng 265.000(ngđ) của năm 2005 so với năm 2004. Điều đó phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty đang trên đà phát triển và mở rộng. Điều đó càng được chứng minh qua sự tăng lên của một số các chỉ tiêu khác như: Giá vốn: Năm 2005 tăng so với năm 2004 là 249.100(ngđ) và đến năm 2006 là 568.113(ngđ); Thuế nộp ngân sách có sự tăng vượt bậc, sự phát triển của Công ty đã góp phần voà công cuộc xây dựng đất nước ngày một giầu mạnh. Bên cạnh sự phát triển của Công ty không những đã làm cho lợi nhuận của Công ty tăng mà nó còn giúp ổn định và nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong Công ty, thu nhập bình quân của 1 lao động/1 tháng luôn tăng lên đáng kể trong 3 năm đã giúp cho mọi người yên tâm lao động và cố gắng hết sức mình vì sự phát triển của công ty. Đó cũng chính là sự thành công và cần phát huy tốt hơn của Ban lãnh đạo Công ty trong thời gian tới. Đến nay, Công ty Vân Hương có đội ngũ cán bộ, công nhân viên tổng số là 136 người, trong đó: - Ban lãnh đạo Công ty: 04 người - Kỹ sư chuyên ngành: 14 người - Trình độ Đại học, Cao đẳng: 04 người - Trình độ trung cấp: 03 người - Công nhân chuyên ngành: 78 người - Lao động khác: 33 người 1.3.2. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Công ty: Công ty Vân Hương chuyên bán buôn, bán lẻ các loại vật liệu xây dựng như: gạch, đá, thép, xi măng.......; Mua bán gia công các sản phẩm bằng kim loại như: xà gồ, cửa xếp...; Kinh doanh thương mại đồ dùng cá nhân và gia đình như: bàn, ghế, tủ... 1.3.3. Đối tượng khách hàng của Công ty: Khách hàng của Công ty có thể là các đơn vị hành chính sự nghiệp, các Doanh nghiệp, các Công ty hoặc cũng có thể là các cá nhân, hộ gia đình....trong và ngoài tỉnh. Và mục tiêu của Công ty là đưa snả phẩm của mình đến với mọi đối tượng khách hàng. 1.4. Tổ chức công tác kế toán của Công ty Vân Hương. Đây là một đơn vị hạch toán độc lập nên bộ máy kế toán chủ yếu có 3 người: 1 kế toán trưởng và 2 kế toán phó. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vân Hương Kế toán phó Kế toán trưởng Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, tiền gửi Kế toán thanh toán Kế toán chi phí, giá thành Kế toán TSCĐ Kế toán vật tư Kế toán vốn bằng tiền Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Vân Hương Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trưởng là người điều hành mọi công việc và chịu mọi trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm soát toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán của Công ty, chịu trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của Công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu sử lý thông tin trên hệ thống báo cáo. Dưới quyền kế toán trưởng là các nhân viên kế toán có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao. Họ có trách nhiệm quan lý trực tiếp, thực hiện ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phân hành mà họ đảm nhiệm cụ thể như sau: * Nhiệm vụ cụ thể: - Kế toán trưởng: Có trách nhiệm về mọi hoạt động tài chính của công ty trước giám đốc và các cơ quan chức năng, chỉ đạo kiểm tra công tác hạch toán, công tác kế toán của công ty. - Kế toán phó: Có nhiệm vụ trợ giúp kế toán trưởng chỉ đạo trực tiếp công tác kế toán ở các bộ phận gồm 6 vận hành trên. - Kế toán vốn bằng tiền: Phụ trách theo dõi việc thu chi tiền mặt, TGNH, công nợ và các khoản phải trả, các khoản tạm ứng, thanh toán lương, thanh toán tạm ứng, ... - Kế toán vật liệu: Theo dõi phân bổ vật tư xuất – nhập – tồn kho. Cuối tháng tiến hành phân bổ và chuyển cho kế toán trưởng. - Kế toán TSCĐ: Theo dõi việc tăng giảm TSCĐ để tính khấu hao tháng, quý, năm và lập bảng tính khấu hao TSCĐ. - Kế toán thanh toán: Theo dõi quỹ lương và các khoản thanh toán bằng tiền mặt hay tiền gưỉ ngân hàng. - Kế toán chi phí, giá thành: Tiến hành tổng hợp số liệu nên bảng cân đối số chi và lập bảng tổng kết tài sản, tập hợp chi phí và lập báo cáo quyết toán theo định kỳ hàng tháng. - Kế toán tiền mặt, tiền gửi: Trực tiếp thu, chi tiền mặt tại quỹ, đồng thời cũng theo dõi khoản tiền gửi của Doanh nghiệp tại Ngân hàng. 1.4.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán vận hành tại công ty Hiện nay Công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Công ty Vân Hương đã tuân thủ những quy định sau trong việc tổ chức công tác kế toán: - Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 năm dương lịch và kết thúc vào 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ ghi chép kế toán là Việt Nam đồng. - Phương pháp khấu hao tài sản cố định áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng theo QĐ số 206/2003/QĐ-BTC. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá trị thực tế Phương pháp xác định giá hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: Phương pháp khấu trừ. - Kỳ hạch toán: Để phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty và cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả, kỳ hạch toán xác định là tháng. - Kỳ lập báo cáo: Các báo cáo tổng hợp được lập vào cuối mỗi quý. 1.4.2. Hệ thống chứng từ kế toán: Công ty căn cứ vào yêu cầu quản lý, quy mô và tình hình biến động của tài sản để lựa chọn và sử dụng chứng từ phù hợp. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng theo mẫu của Bộ tài chính ban hành. Mỗi phần hành có các chứng từ sử dụng khác nhau: - Chứng từ về tiền bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, bảng kê nộp tiền mặt, biên bản kiểm kê quy, Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, Bảng kê nộp séc, Giấy báo nợ, Giấy báo có....... - Chứng từ vật tư hàng hoá bao gồm: Phiếu nhập kho, đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm kê vật tư hàng hoá.... - Chứng từ lao động tiền lương: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, bảng chấm công, bảng thanh toán lương...... - Chứng từ tài sản cố định bao gồm: Hoá đơn mua TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ..... 1.4.3. Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty đăng ký sử dụng hầu hết các tài khoản theo quy định của Bộ tài chính. Ngoài ra một số tài khoản được mở chi tiết cho phù hợp với nội dung kinh tế của từng phần hành kế toán trong Công ty. 1.4.4. Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp đó là: Chứng từ ghi sổ. Các loại sổ bao gồm: - Chứng từ ghi sổ: Là sổ tổng hợp phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo vế Có của các tài khoản. - Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán trong theo tài khoản. Mỗi tài khoản mở một sổ cái với tổng số phát sinh Nợ được phản ánh chi tiết theo tứng tài khoản đối ứng Có lấy từ sổ chứng từ ghi sổ có liên quan. - Sổ kế toán chi tiết được mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng: Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng mặt hàng Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán mở chi tiết cho từng khách hàng, nhà cung cấp. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết doanh thu bán hàng. Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết TSCĐ Sổ chi tiết thanh toán với người lao động. .... 1.4.5. Quy trình ghi sổ: Quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ thanh toán với khách hàng Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131, 331 Bảng cân đối TK Sổ chi tiết TK 131, 331 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu Sơ đồ 3: Sơ đồ quy trình ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ 1.4.6. Hệ thống báo cáo bao gồm: - Các loại báo cáo sử dụng theo quy định chung: Thuyết minh báo cáo tài chính Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng cân đối kế toán Báo cáo luân chuyển tiền tệ - Báo cáo dùng trong quản trị nội bộ Báo cáo bán hàng Báo cáo chi phí Báo cáo các khoản phải thu Báo cáo các khoản phải trả Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo quỹ Báo cáo về tổng lợi nhuận Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo tổng hợp Chương 2: thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại công ty vân hương * Đặc điểm thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương: + Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này được sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: Thanh toán bằng tiền VNĐ. Thanh toán bằng ngoại tệ. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: Thực chất phương thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ khắc phục được nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô lớn. Trong giao dịch nội địa phương thức thanh toán này có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ. + Đối tượng thanh toán: Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nước vì vậy khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàng trong nước như: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn – Bắc Ninh); Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc Giang).... + Thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua, bán hàng đến khi tiền hàng được khách hàng thanh toán hoặc trả cho người bán. Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không thường xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thường xuyên thì Công ty được nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời hạn của những khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng. 2.1. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua * Nguyên tắc hạch toán Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan. Sổ chi tiết được mở cho từng khách hàng thường xuyên, các khách hàng không thường được ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập, không được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của các khách hàng khác nhau, chỉ được bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. 2.1.1 Chứng từ sử dụng Thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nước, khách hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty, hộ gia đình.......Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm: - Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và bên mua. Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với người mua. Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan; - Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phương thức thanh toán; - Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của người có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Người có nhu cầu cầm phiếu xuất kho xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lượng hàng hoá vào cột số lượng thực xuất. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ; - Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu được lập thành 3 liên, có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng. Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán; - Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vào Ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo cho Công ty về khoản tiền đã được nhập vào tài khoản của Công ty. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ: Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho Kinh doanh tiền mặt tổng hợp Lưu trữ Hợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất mua hàng phiếu XK thu tiền sổ hàng + Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu của khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Đối với các khách hàng thường xuyên, TK này được chi tiết như sau: - TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn. - TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống. - TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh. - TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thương mại Quang Minh. - ... - ... Còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách lẻ để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng như: - TK 131_KL: Phải thu khách lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua tại Công ty Vân Hương. 2.1.2.1. Sổ theo dõi chi tiết: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tượng khách hàng. Để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên mở chung trên một sổ chi tiết. 2.1.2.2. Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty Vân Hương. Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu...., mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng, bao gồm: Số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuuoí kỳ cho tất cả khách hàng. Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng như sau: (1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là: 14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%). Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.850.000 Có TK 511 13.500.000 Có TK 333 1.350.000 (2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14. 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035137. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.399.990 Có TK 511 13.090.900 Có TK 333 1.309.090 (3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33. 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035138. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 33.660.000 Có TK 511 30.600.900 Có TK 333 3.060.000 (4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11. 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035141. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 11.220.000 Có TK 511 10.200.000 Có TK 333 1.020.000 Các chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ trên như sau: - Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ. hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL giá trị gia tăng LQ/2006B Liên 2: Giao khách hàng 0035128 Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Vân Hương Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản: Điện thoại: (0241) 837 331 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Địa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 2300267375 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 9 000 000 13 500 000 Cộng tiền hàng: 13 500 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1. 350 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14. 850 .000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký, g._.