Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ Nhập khẩu hàng hoá tại Công ty TNHH Tiến Hưng

hức được sâu sắc vai trò của ngoại thương - một lĩnh vực hết sức quan trọng phục vụ đắc lực cho công cuộc công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Trong những năm qua Đảng và Nhà nước đã không ngừng thực hiện các chiến lược kinh tế mới phát huy tối đa nội lực và đặc biệt đã có những chính sách kinh tế đối ngoại sáng suốt. Ngoài việc ký kết các hiệp định thương mại với các quốc gia và tổ chức thương mại trên thế giới, Nhà nước còn tạo ra một môi trường kinh doanh cũng như các chính sách thuận lợi cho hoạt động ngoại thương. Thực hiện chính sách mở cửa đồng nghĩa với việc tạo ra một thị trường rộng mở với các hoạt động đa dạng, phong phú hơn. Do đó lĩnh vực xuất nhập khẩu cũng ngày càng trở nên sôi động hơn và tất nhiên cũng phát sinh không ít các vấn đề khó khăn nảy sinh. Trong khi xuất khẩu có vai trò mở rộng thị trường cho sản xuất trong nước, tạo tiền đề vật chất cho nền kinh tế cũng như đạt nhiều mục tiêu kinh tế đối ngoại khác của Nhà nước thì nhập khẩu lại nhằm bổ sung nhu cầu trong nước về một số mặt hàng chưa hoặc không sản xuất được, khắc phục những yếu kém về kỹ thuật, công nghệ. Xuất khẩu và nhập khẩu có mối quan hệ kết gắn với nhau tạo thành một chu trình khá phức tạp đặc biệt là trong khâu hạch toán kế toán. Nhu cầu hoàn thiện công tác kế toán xuất nhập khẩu càng trở nên cấp bách, nhất là đối với công tác hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Lý do chủ yếu là hoạt động nhập khẩu trong giai đoạn hiện nay đã phát sinh hàng loạt vấn đề về hạch toán kinh doanh: từ vấn đề sử dụng vốn kinh doanh đến việc lựa chọn mặt hàng nhập khẩu một cách hiệu quả, lựa chọn thị trường nhập khẩu phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và khả năng tài chính hiện tại... Đối với hoạt động nhập khẩu chúng ta không thể áp dụng một cách máy móc mô hình hạch toán kế toán thông thường, bởi đặc thù của hoạt động này diễn ra cả trong và ngoài nước, rất phức tạp, vì vậy cần hiểu rõ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh mới có thể hạch toán kế toán một cách chính xác. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, với mong muốn được góp phần hoàn thiện công tác kế toán hoạt động nhập khẩu, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp: "Hoàn thiện Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty TNHH Tiến Hưng ". Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung chuyên đề được trình bầy trong 3 chương: Chương I : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG Chương II : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG Chương III : MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG Trong khuôn khổ thời gian thực tập cho phép, chuyên đề tốt nghiệp của tôi không thể tránh khỏi những khuyết điểm, hạn chế đòi hỏi phải nghiên cứu sâu hơn. Tôi rất mong được sự góp ý, bổ sung của các thầy, cô giáo cùng toàn thể bạn đọc để chuyên đề được hoàn thiện hơn nữa. Tôi xin chân thành cảm ơn ! CHƯƠNG I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG 1. Quá trình hình thành và phát triển công ty TNHH Tiến Hưng * Công ty TNHH Tiến Hưng (tên giao dịch là Tiến Hưng Company Limited) là một doanh nghiệp sản xuất, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân. Tên tiếng Việt : Công ty TNHH Tiến Hưng Tên giao dịch quốc tế : Tien Hung Company Limited Tên viết tắt : Tien Hung Co., Ltd Địa chỉ : Khu Công nghiệp Tiên Sơn, Bắc Ninh Tel : 0241-714031 Fax : 0241-714032 Email : tienhung@vnn.vn Vốn điều lệ : 50.000.000.000đ Công ty TNHH Tiến Hưng mới được thành lập cách đây 5 năm, là doanh nghiệp còn rất non trẻ nhưng đã trở thành một trong những doanh nghiệp có tiềm năng phát triển nhất của tỉnh Bắc Ninh. Công ty TNHH Tiến Hưng được Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Bắc Ninh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vào ngày 28/02/2002, đây là sự kiện đánh dấu việc hình thành tư cách pháp nhân của Công ty. Ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Tiến Hưng là sản xuất, kinh doanh bao bì các loại. Chế biến thực phẩm. Sản xuất nước uống không cồn. Kinh doanh dịch vụ ăn uống. In bao bì các loại. Cho thuê máy móc thiết bị và nhà xưởng sản xuất mỳ ăn liền. Hiện nay, ba lĩnh vực chính của Công ty TNHH Tiến Hưng là sản xuất bột mỳ, bao bì và cho thuê dây chuyền sản xuất. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty có thể chia thành 4 giai đoạn như sau Giai đoạn 1 : Tháng 04/2002 - 10/2002 Ngày 28/04/2002 là ngày đặt viên gạch đầu tiên để xây dựng nhà xưởng sản xuất bao bì carton, đặt nền móng cho quá trình hình thành, phát triển mạnh mẽ và lâu dài. Sau hơn 3 tháng xây dựng, ngày 16/07/2002, hạng mục nhà xưởng đầu tiên của Công ty TNHH Tiến Hưng đã hoàn thành và đi vào sản xuất. Giai đoạn 2 : Tháng 10/2002 - 10/2003 Vào giai đoạn này, các ngành sản xuất chính chưa đi vào hoạt động, để phục vụ lâu dài cho việc xây dựng cơ sở vật chất ban đầu, Công ty TNHH Tiến Hưng đã mở thêm ngành nghề mới là sản xuất suất ăn công nghiệp và sản xuất nước uống đóng chai (Living). Sau một thời gian đi vào sản xuất kinh doanh, căn cứ trên hiệu quả của các dự án đã thực hiện và để Ban Giám đốc tập trung vào quản lý các dự án trọng tâm là Bột mỳ và Mì ăn liền. Hội đồng thành viên quyết định chấm dứt hoạt động sản xuất kinh doanh nước uống đóng chai và suất ăn công nghiệp. Giai đoạn 3 : Tháng 12/2003 Trong tháng này, Công ty chính thức khởi công hai dự án chính là xây dựng nhà máy mì ăn liền và nhà máy bột mỳ. Giai đoạn 4 : Tháng 06/2005 Tháng 06/2005 xây dựng, lắp đặt xong dây chuyền sản xuất mì ăn liền và đưa vào hoạt động. Nhà máy bột mỳ được hoàn thành và bắt đầu sản xuất vào tháng 01/2006 * Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Biểu 1 : Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ĐVT: Triệu đồng TT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 So Sánh 2006/2005 ± % 1 Tổng mức doanh thu 28.600,00 132.000,00 103.400,00 361,54 2 Tổng mức chi phí 26.291,00 120.500,00 94.209,00 358,33 - Giá vốn 23.960,00 114.100,00 90.140,00 376,21 - Chí phí quản lý 340,00 800,00 460,00 135,29 - Chi phí sản xuất chung 381,00 2.400,00 2.019,00 529,92 - Chi phí bán hàng 1.610,00 3.200,00 1.590,00 98,76 3 Lợi nhuận trước thuế 2.309,00 11.500,00 9.191,00 398,05 4 Thuế - - - - 5 Thu nhập BQ người/tháng 1,14 1,56 0,42 36,84 (Nguồn : Báo cáo Hội đồng thành viên) Nhìn vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy doanh thu năm 2005 so với năm 2006 tăng lên đáng kể, mức chêch lệch của năm 2005 và năm 2006 là 103.000 (triệu đồng). Lợi nhuận của năm giữa hai năm cũng tăng lên đáng kể, lợi nhuận trước thuế của năm 2005 là 2.309 triệu đồng, lợi nhuận trước thuế của năm 2006 là 11.500 triệu đồng. Thu nhập bình đầu người của công nhân viên công ty cũng tăng lên đáng kể, thu nhập bình quân đầu người công nhân viên năm năm 2005 là 1.14 triệu/ người/ tháng, năm 2006 đã tăng lên là 1.56 triệu đồng/ người/ tháng, tăng 36%. Biểu 2: Tình hình thu nhập của công nhân viên ĐVT: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 1 Tổng quỹ lương 2.400,00 3.360,00 2 Tiền thưởng 340,00 400,00 3 Tổng thu nhập 2.740,00 3.760,00 4 Thu nhập bình quân tháng/người 1,14 1,56 (Nguồn : Báo cáo Hội đồng thành viên) Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty tăng đáng kể, thu nhập bình quân đầu người cũng tăng, nguồn lực và cơ cấu lao động của Công ty ít nhiều cũng có sự thay đổi. Năm 2005 so với năm 2006 lao động của doanh nghiệp đã tăng lên thêm 30 người, điều này chứng tỏ quy mô của Công ty đã được mở rộng hơn. Nguồn lực nhân lực và thu nhập của CNV Công ty Biểu 3: Cơ cấu lao động của Công ty TNHH Tiến Hưng ĐVT: Lao động Các chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 2005/2006 CL (%) Tổng số cán bộ công nhân viên 170 200 30 17,65 Số cán bộ công nhân viên nữ 29 35 6 20,68 Số lao động trình độ CĐ trở lên 28 30 2 7,14 (Nguồn : Báo cáo Hội đồng thành viên) 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý a. Chức năng, nhiệm vụ bộ máy quản lý Công ty TNHH Tiến Hưng là công ty TNHH có hai thành viên trở lên hoạt động kinh doanh theo quy định của Luật Doanh Nghiệp, Điều lệ Công ty và các quy định hiện hành của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Công ty chuyên sản xuất và cung ứng cho thị trường các loại bột mỳ, và bao bì carton. Ngoài ra còn cho thuê dây chuyền sản xuất mì ăn liền. Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sản xuất kinh doanh. Sự tồn tại và phát triển của Công ty tạo công ăn, việc làm cho người lao động, góp phần làm ổn định xã hội, giảm tệ nạn xã hội do tình trạng thất nghiệp gây ra. Thành công trong hoạt động của Công ty đã góp một phần vào sự phát triển của ngành công nghiệp thực phẩm nói riêng và nền kinh tế quốc dân nói chung. b. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty : Công ty tổ chức bộ máy theo mô hình trực tuyến chức năng, chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới, đứng đầu là Hội đồng thành viên, Ban giám đốc, tiếp đến là các phòng ban chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được bố trí theo sơ đồ sau : Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tiến Hưng Hội đồngthành viên Tổng Giám đốc Giám đốc nghiệp vụ Giám đốc điều hành Phòng TCKT Phòng Kinh doanh Phòng HCNS Phòng KH & CƯ VT P.Kỹ thuật cơ điện P.Đảm bảo Chất lượng Nhà máy bột mỳ Nhà máy bao bì - Hội đồng thành viên bao gồm : Chủ tịch hội đồng thành viên, và các thành viên góp vốn. - Tổng giám đốc : Là người được Hội đồng thành viên cử ra, có quyền lãnh đạo, chỉ đạo và đề xuất các chiến lược kinh doanh, chịu trách nhiệm về hoạt động SXKD của công ty trước Hội đồng thành viên. - Giúp việc cho Tổng Giám đốc là Giám đốc nghiệp vụ, Giám đốc điều hành, Kế toán trưởng và các trưởng phòng là : Trưởng phòng Kinh doanh, trưởng phòng Hành chính nhân sự, trưởng phòng Quản lý chất lượng, trưởng phòng Kế hoạch Cung ứng. Dưới đây là hệ thống các phòng, ban của Công ty với các chức năng như sau : - Phòng Tài chính Kế toán : Trực tiếp làm công tác hạch toán kế toán có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng Giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính của Công ty. Tham gia phân tích hoạt động kinh tế của Công ty giúp Tổng Giám đốc trong công việc điều hành sản xuất, cân đối, quản lý về tài chính, cũng như chính sách tiêu thụ sản phẩm thích hợp, góp phần tạo hiệu quả cho cho Công ty. - Phòng Hành chính nhân sự : Quản lý công tác hành chính văn thư, quản lý các phương tiện phục vụ sinh hoạt, tổ chức tất cả các công việc liên quan đến quản lý cán bộ, CNV, quản lý lao động, sắp xếp nhân sự, đề bạt, đào tạo cán bộ, ra các quyết định khen thưởng kỷ luật, chăm lo đời sống tinh thần, sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên, chịu trách nhiệm tiếp khách và hội nghị trong công ty. - Phòng Kế hoạch và cung ứng vật tư : Tham mưu cho Tổng giám đốc về các kế hoạch sản xuất ngắn hạn và dài hạn. Có nhiệm vụ cung cấp nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng, số lượng chủng loại, giá cả hợp lý theo yêu cầu sản xuất, kinh doanh. Đồng thời kết hợp với phòng Tài chính kế toán để xây dựng kế hoạch cung ứng vật tư phù hợp với tình hình tài chính của doanh nghiệp. - Phòng Kinh Doanh : là phòng có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường đầu ra, tổ chức việc bán hàng tại Công ty, tích cực quan hệ với các bạn hàng để không ngừng phát triển mạng lưới tiêu thụ, đẩy mạnh công tác tiếp thị, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm để nâng cao hiệu quả kinh doanh. - Phòng Kỹ thuật : Lập kế hoạch trùng tu thiết bị máy móc và sửa chữa thiết bị, đầu tư mới thiết bị, máy móc đảm bảo duy trì sản xuất tốt. - Phòng Đảm bảo chất lượng: Đánh giá chất lượng của nguyên vật liệu đầu vào. Kiểm tra giám sát chặt chẽ chất lượng của sản phẩm trước khi tung ra thị trường... Đồng thời nghiên cứu nhu cầu của thị trường nhằm chế tạo sản phẩm mới, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của thị trường. - Các nhà máy sản xuất: Hoàn thành tốt các kế hoạch sản xuất do Công ty giao, tổ chức các mặt quản lý nhằm phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, hợp lý hoá sản xuất, áp dụng thao tác thành thục, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư. 3. Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống sổ kế toán. 3.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, mọi công tác đều được thực hiện ở phòng kế toán. Mô hình này rất phù hợp với tình hình, đặc điểm sản xuất kinh doanh tập trung của công ty. Sơ đồ 2 : Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tiến Hưng Kế toán trưởng Kế toán viên 1 Kế toán viên 2 Kế toán viên 3 Kế toán viên 4 Bộ máy kế toán của Công ty gồm 5 người với các chức năng nhiệm vụ như sau : - Kế toán trưởng : (Trưởng phòng Kế toán) Chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán của công ty. Tổ chức điều hành bộ máy kế toán, kiểm tra và thực hiện ghi chép luân chuyển chứng từ. Ngoài ra, Kế toán trưởng còn hướng dẫn, chỉ đạo về việc lưu giữ tài liệu, sổ sách kế toán, lựa chọn và cải tiến hình thức kế toán cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Chức năng quan trọng nhất của Kế toán trưởng là tham mưu cho Ban Tổng giám đốc, giúp Ban giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. - Kế toán viên 1 : Theo dõi công nợ phải trả, sự biến động tăng giảm của tài sản cố định để tiến hành trích và phân bổ khấu hao cho đối tượng sử dụng. Tổng hợp, phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sản xuất cho nhà máy bột mỳ và chịu trách nhiệm theo dõi tập hợp chi phí, tính giá thành. - Kế toán viên 2 : Theo dõi về công nợ phải thu, chịu trách nhiệm theo dõi thanh toán quỹ tiền mặt, theo dõi tạm ứng, tiền gửi ngân hàng tiền mặt, tiến hành thanh toán với các nhà cung cấp trong và ngoài nước. Theo dõi các khoản vốn vay ngân hàng, phụ trách việc vay vốn, trả gốc, trả lãi với ngân hàng. - Kế toán viên 3 : Thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt tại quỹ của Công ty theo các chứng từ hợp lệ do kế toán lập. Làm nhiệm vụ xuất hoá đơn khi giao hàng cho khách, đồng thời theo dõi thành phẩm, doanh thu bán hàng của Công ty. - Kế toán viên 4 : Phụ trách việc tính toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, tiền công, tiền thưởng và các khoản phải trả cho người lao động. Lập báo cáo thuế hàng tháng nộp cho Chi cục thuế, theo dõi các khoản thuế phải nộp vào NSNN. Tổng hợp, phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho nhà máy bao bì. Đồng thời chịu trách nhiệm lưu trữ sổ sách, chứng từ của phòng Kế toán. 3.2. Hình thức kế toán Hiện nay Công ty TNHH Tiến Hưng đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chung “, niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12 hàng năm. Hàng ngày căn cứ vào chứng từ đã kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi nhật ký chung ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán.Cuối tháng căn cứ số liệu sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Từ chứng từ ban đầu ghi vào sổ kế toán chi tiết, được ghi theo ngày bao gồm : Sổ chi tiết TSCĐ, sổ chi tiết nguyên vật liệu, thành phẩm; sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi, sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua, sổ chi tiết tạm ứng, sổ chi tiết tiêu thụ…. Cuối tháng lên bảng tổng hợp chi tiết, và lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, Công ty còn kết hợp phần mềm kế toán chuyên biệt (do kỹ sư tin học thiết kế riêng cho công ty). Phần mềm kế toán đó đã được đưa vào sử dụng từ năm 2003 để thực hiện công tác kế toán chính xác và nhanh chóng hơn. Từ chứng từ đã được kiểm tra, ta nhập vào phần mềm qua bàn phím, sau đó phần mềm giúp ta lên các sổ và báo cáo tài chính. Sơ đồ 3 : Trình tự hạch toán của hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG BÁO CÁO TÀI CHÍNH SỔ CÁI Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH TIẾN HƯNG 1. Đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại Công ty TNHH Tiến Hưng Như ta đã biết, nhập khẩu là một khâu nghiệp vụ phức tạp, thời gian lưu chuyển hàng hoá thường dài hơn lưu chuyển hàng hoá trong nước, việc thanh toán tiền hàng đa dạng và phức tạp, dễ xảy ra tranh chấp nếu không am hiểu các nghiệp vụ kinh doanh thương mại quốc tế. Quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu gồm hai giai đoạn: mua hàng từ nước ngoài và sau đó bán hàng nhập khẩu ra thị trường trong nước hoặc tái xuất khẩu. Công ty nhập khẩu mặt hàng chính là lúa mỳ, mặt hàng này được nhập khẩu từ nhiều quốc gia khác nhau trên thế giới như Australia, canada, Russia, Trung Quốc...Công ty nhập khẩu lúa mỳ về qua quá trình chế biến, say sát, pha trộn cho ra sản phẩm là bột mỳ và lúa mỳ. Hoạt động nhập khẩu ở Công ty TNHH Tiến Hưng được tiến hành chủ yếu dưới hai hình thức : nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác nhập khẩu. - Công ty thường nhập khẩu hàng hoá theo điều kiện CIF, CNF, - Về phương thức thanh toán: Hầu như Công ty áp dụng phương thức thanh toán L/C, chỉ có một số ít là theo phương thức chuyển tiền (T/T). - Về tỷ giá sử dụng khi hạch toán ngoại tệ: Kế toán Công ty áp dụng tỷ giá thực tế của Ngân hàng Ngoại thương tại thời điểm phát sinh ngoại tệ. Sơ đồ 4 : Trình tự nhập khẩu của Công ty TNHH Tiến Hưng. Mua bảo hiểm hàng hoá Mở L/C Ký hợp đồng nhập khẩu Thanh toán L/C Khiếu nại về hàng hoá nếu có Làm thủ tục hải quan Giao hàng cho đơn vị nhận hàng hoặc nhập kho Kiểm tra hàng hoá Nhận hàng 2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công ty TNHH Tiến Hưng 2.1. Quy trình nhập khẩu hàng hoá trực tiếp tại Công ty TNHH Tiến Hưng. Hoạt động nhập khẩu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong toàn hoạt động kinh doanh của công ty. Mỗi một thương vụ nhập khẩu đều được tiến hành có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Kế hoạch cung ứng và phòng Tài chính - kế toán. Phòng kế toán theo dõi và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ khi nhập khẩu đến khi đưa hàng về kho nhập kho hoặc gửi bán. Phòng kế hoạch cung ứng cân đối nhu cầu nguyên vật liệu, lập phương án nhập khẩu trình lên Tổng Giám đốc. Căn cứ nhu cầu nhập khẩu, phòng kế hoạch cung ứng sẽ tổ chức tìm nguồn hàng. Tuỳ thuộc vào điều kiện mà công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp hoặc uỷ thác. Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp (bằng tiếng Anh) hay uỷ thác (tiếng Việt) được thiết lập bao nhiêu bản tuỳ thuộc vào sự thoả thuận của mỗi bên. Ví dụ : Ngày 01/09/2006 Công ty TNHH Tiến Hưng ký kết hợp đồng nhập khẩu số 26002933; 2.000tấn + 10% lúa mỳ, đơn giá 161USD/tấn với ECOM COMMODITIES PTY LTD, trị giá 322.000,00USD + 10%, với hình thức thanh toán bằng thư tín dụng. Ngày 05/09/06 ngân hàng thu phí mở L/C 5.168.100đ (VAT 10%). Ngày 10/09/06 ngân hàng thu phí tu chỉnh L/C 241.170đ (VAT 10%). Ngày 15/9/06 có thông báo thanh toán bộ chứng từ, trị giá 313.950USD tương đương 1.950tấn. Tỷ giá ngày 28/09/06 là 16.061đ. Công ty thanh toán 20% bằng tiền gửi, 80% bằng tiền vay. Ngân hàng thu phí thanh toán L/C 7.563.526 (VAT 10%) Hàng về nhập kho theo phiếu cân 1.943.250kg, lượng hàng thiếu 6.750kg, hao hụt định mức theo đơn bảo hiểm là 87.750kg. Tỷ giá thực tế là 15.981đ. Thuế nhập khẩu 5%, thuế GTGT hàng nhập khẩu 5%. Phòng kế toán làm thủ tục mở L/C như sau: - Trước khi mở L/C công ty tiến hành cân đối nguồn vốn, trên cơ sở xác định nguồn vốn của đơn vị có đủ khả năng nhập khẩu hàng hoá hay không. - Đại diện của công ty đến ngân hàng làm thủ tục mở L/C. Trên cơ sở đơn xin mở L/C, giấy cam kết thanh toán, phòng thanh toán quốc tế của ngân hàng tiến hành ký quỹ mở L/C. L/C được mở là L/C at sight, vì nó đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Do công ty là đơn vị kinh doanh có uy tín và có tài sản thế chấp vay vốn lưu động nhập khẩu lúa nên tỷ lệ ký quỹ của công ty với các ngân hàng là 0%. - Ngân hàng tiến hành gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của bên bán 1 bản L/C và gởi cho công ty 1 bản. Hai bên tiến hành kiểm tra, xem xét nếu thấy điều khoản nào chưa hợp lý thì sẽ báo lại cho ngân hàng biết và cùng nhau thoả thuận, tu chỉnh L/C cho phù hợp. - Bên bán sau khi nhận được L/C gửi đến, nếu chấp nhận nội dung L/C thì tiến hành giao hàng cho người vận tải, lấy vận đơn lập bộ chứng từ và gửi cho bên mua. Bộ chứng từ do bên mua nhận được từ bên bán gồm các chứng từ khác nhau và do L/C quy định. Thông thường bộ chứng từ hàng hoá do bên bán gửi đến gồm : + Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) + Vận tải đơn (Bill of lading) + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) + Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity) + Bảng kê khai chi tiết hàng hoá (Packing list) + Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of insurance) + Giấy chứng nhận thực vật (Phytosanitary Certificate) + Và các chứng từ khác. - Trong trường hợp hàng về, chứng từ chưa về, Công ty sẽ làm đơn xin tới ngân hàng xin ngân hàng cấp giấy bảo lãnh đi nhận hàng, để tránh trường hợp lưu cont tại cảng. Trong trường hợp này nếu bộ chứng từ có sai sót thì công ty vẫn phải thanh toán bộ chứng từ trên. - Khi có thông báo bộ chứng từ về, nhân viên phòng kế toán kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với L/C. Nếu chứng từ phù hợp, công ty làm công văn chấp nhận thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từ có sai sót, công ty có thể giao dịch với bên bán và hai bên sẽ thống nhất trong việc giảm giá tiền hàng. Nếu hai bên không thống nhất, bên mua có quyền từ chối thanh toán L/C nói trên. Khi chấp nhận thanh toán L/C, công ty phải làm đơn xin mua ngoại tệ (nếu thanh toán từ tài khoản tiền gửi), hồ sơ vay (nếu thanh toán từ tài khoản tiền vay) gửi đến ngân hàng để chuyển tiền cho bên bán, đồng thời nhận bộ chứng từ có 01 vận đơn ký hậu của ngân hàng để đi nhận hàng. Nhận được giấy báo hàng đã về địa điểm giao hàng, phòng kế hoạch và cung ứng mang bộ chứng từ do bên bán gửi (có vận đơn ký hậu), tới địa điểm giao hàng. Tại nơi giao hàng, cán bộ xuất nhập khẩu của công ty sẽ trình vận đơn ký hậu và toàn bộ hồ sơ nhận hàng cho người chuyên chở đồng thời làm thủ tục giám định hàng hoá và các thủ tục hải quan khác. Nếu hàng thiếu hụt ngoài định mức, công ty sẽ thông báo cho phía bảo hiểm về những thiếu hụt trên để yêu cầu giám định, đòi bồi thường. Các chứng từ kèm theo trong khâu này gồm : + Biên bản giám định của hải quan do phía hải quan lập. + Các chứng từ liên quan khác khi kiểm định hàng hoá. - Khi về nhập kho, công ty tiến hành kiểm nhận số lượng, chất lượng hàng về căn cứ vào phiếu cân và phiếu kiểm tra chất lượng của Phòng Q/A. Trên cơ sở các chứng từ (biên bản kiểm nhận, hoá đơn thương mại, tờ khai hải quan, biên lai nộp thuế nhập khẩu…) tiến hành lập phiếu nhập kho, làm cơ sở hạch toán kế toán. - Mọi chi phí phát sinh trong quá trình nhận hàng sẽ tuỳ thuộc vào việc thanh toán của đơn vị bằng tiền mặt, séc, tiền gửi ngân hàng mà có những chứng từ phù hợp. - Căn cứ vào tờ khai hải quan, kế toán làm uỷ nhiệm chi nộp tiền thuế GTGT và thuế nhập khẩu cho lô hàng đó. 2.2. Chứng từ sử dụng + Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) + Vận tải đơn (Bill of lading - B/L) hoặc (Bill of air - B/A) + Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance policy) + Giấy nhứng nhận chất lượng (Certificate quality) + Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate quantity) + Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (Certificate of origin) + Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list) + Chứng nhận kiểm định thực vật (Phytosanitary Certificate) + Tờ khai hải quan và phụ lục kèm theo tờ khai hải quan. + Giấy thông báo thuế, phụ thu và tờ khai trị giá tính thuế hàng hoá nhập khẩu. + Chứng từ phản ánh chi phí tiếp nhận hàng nhập khẩu như hoá đơn cước phí vận chuyển, hoá đơn nộp lệ phí hải quan, hoá đơn thuê bốc dỡ hàng hoá, hoá đơn thuê giám định chất lượng...... + Các chứng từ thanh toán như phiếu thu, phiếu chi, điện chuyển tiền. + Phiếu nhập kho và biên bản kiểm nhận hàng hoá. AgraCorp CBHGROUP ACN 008 668 326 ORIGINAL COMMERCIAL INVOICE FOR WHEAT shipped by AGRACORP PTY LTD NORTH TOWER, LEVEL 2, SUITE 4 30 DELHI STREET, WEST PERTH, WESTERN AUSTRALIA 5005 Per MAERSK DAMPIER 702 for HAI PHONG PORT, VIETNAM VIA SINGAPORE consigned TO ORDER OF INCOMBANK-TIENSON INDUSTRIAL ZONE BRANCH CONTRACT / INVOICE NUMBER TWHITE2006 10037 ACCOUNT OF FAR EAST AGRICUL TURE AND FOODS CO., LTD ADD:GREEN HOUSE-62A PHAM NGOC THACH ST,VIETNAM, TEL:84 8 8209890 DESCRIPTION OF GOODS WESTERN AUSTRALIAN FARMER DRESSED APW WHEAT OF THE 2005/2006 SEASON’S CROP LOADED BULD BULK IN CONTAINERS SPECIFICATINON: PROTEIN 10.5PCT MIN TEST WEIGHT 74KG/HL MIN MOISTURE 12.5PCT MAX FALLING NUMBER 300 SECONDS MINIMUM SCREENINGS 5 PCT MAX QUANTITY: 2000 MTS. UNIT PRICE: USD 161.00 PER METRIC TON TRADE TERM: CFR FO HAI PHONG, VIET NAM (INCOTERMS 2000) TOTAL INVOICE VALUE: 322000000 USD (DETAILS AS PER CONTRACT NO TWHTEX2007 10037UT DATED 26TH OCTOBER 2006) 499.68 METRIC TONS @ USD255.00 PER METRIC TON CFR FO HAI PHONG, VIET NAM (INCOTERMS 2000) VALUE IN WORDS ONE HUNDRED AND TWENTY SEVEN THOUSAND FOUR HUNDRED AND EIGHTEEN DOLLARS AND FORTY CENTS LC NO: 285100600073 LC ISSUING DATE: 061130 BILL OP LADING DATED: 20 JANUARY 2006 INSURANCE: YOUR CARE VALUE IN FIGURED 322000000 ............................................ AGRACORP PTY LTD Issuance Date: 20 january 2006x E & OE APL BILL OF LADING SHIPPER (principal or Seller licensec and full address) AGRACORP PTY LTD NORTH TOWER, LEVEL 2, SUITE 4 30 DELHI STREET, WEST PERTH, WESTERN AUSTRALIA 5005 PAGE 1 OF 2 B/L NUMBER APLU 071048221 EXPORT REFERENCES COSIGNEE (Name and Full Address /Non-Negotable Unless Consigned to Order.) (Unless provided otherwise, a consignment “To Order of Shipper.) TO ORDER OF INCOMBANK-TIENSON INDUSTRIAL ZONE BRANCH FORWARDING AGENT (References, F.M.C. No.) POINT AND COUNTRY OF ORIGIN OF GOODS FREMANTLE, AU NOTIFY PARTY (Name and Full Address) FAR EAST AGRICULTURE AND FOODS CO., LTD ADD: GREEN HOUSE-62A PHAM NGOC THACH ST, WARD 6, DIST.3, HOCHIMINH CITY, VIETNAM. TEL: 84 8 8209890 ALSO NOTIFY (Name and Full Address)/DOMESTIC ROUNTING/EXPORT INSTRUCTION/PIER-TERMINAL/ONWARD ROUNTING FROM POINT OF DESTINATION * AUSTRALIA PORT ** PORT, VIET NAM VIA SINGAPORE *** VIETNAM INITIAL CARRIAGE (MODE) PLACE OF RECEIPT PREMANTLE, AU EXPORT CARRIER (Vessel, voyage, & flag) MAERSK DAMPIER PORT OF LOADING PREMANTLE PORT OF DISCHARGE HAI PHONG ** PLACE OF DELIVERY HAI PHONG,*** Excess Valuation Please refer to Clause 7iii) on Reverse Side PARTICULARS FURNISHED BY SHIPPER payment bay Cheque must be made to the order of APL Co.Pte Ltd MKS & NOS/CONTAINER NOS NO. OF PKGS H.M DESCRIPTION OF PACKAGES AND GOODS GROSS WEIGHT MEASUREMEN T  Bản lưu người khai Hải quan LỆNH CHI Số/No:………77/11/N PAYMENT ORDER Ngày/Date 25/09/2007 Đơn vị trả tiền / Payer: Công ty TNHH Tiến Hưng Số tài khoản Debit A/C: 1 0 2 0 1 0 0 0 0 2 3 4 8 3 6 Tại Ngân hàng With Bank Ngân hàng Công thường KCN Tiên Sơn Số tiền bằng số/Amount in figures Số tiền bằng chữ/Amount in words: Hai mươi lăm triệu, tám trăm hai mươi tám nghìn, không trăm 50545950VNĐ hai mươi đồng chẵn Đơn vị trả tiền / Payer: Công ty vận tải VINAFCO Số tài khoản Debit A/C: 1 0 2 0 1 0 0 0 0 2 3 4 8 3 6 Tại ngân hàng/With Bank Sở giao dịch I – Ngân hàng Công thương Việt Nam Nội dung/Remarks: Trả tiền vận chuyển Ngày hoạch toán / Accounting data…………….. Đơn vị trả tiền / Payer Giao dịch viên Kiểm soát viên Kế toán Chủ tài khoản Teller Supervisor Accuntant A/c Holder 2.3. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, kế toán công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu như sau: - Tài khoản 152 - "Hàng hoá": Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình nhập xuất tồn nguyên vật liệu theo giá thực tế. - Tài khoản 151 - "Hàng đang đi đường": Tài khoản này dùng để phản ánh về hàng hoá đã xác định nhập khẩu nhưng chưa về nhập kho. - Tài khoản 112 - "Tiền gửi ngân hàng": Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các khoản tiền gửi ngân hàng của công ty tại ngân hàng. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản này là các giấy báo nợ hoặc bảng kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc như uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản.... - Tài khoản 311 - "Vay ngắn hạn": Phản ánh các khoản tiền vay ngắn hạn và tình hình trả nợ vay của công ty. Căn cứ để hạch toán tài khoản này là các giấy báo nợ, giấy nhận nợ, bảng kê chứng từ xin vay… - Tài khoản 133 - "Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ": Phản ánh thuế GTGT đầu vào được, đã khấu trừ và còn được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ. - Tài khoản 333: Dùng để phản ánh quan hệ giữa doanh nghiệp với Nhà nước về các khoản thuế, phí, lệ phí, các khoản phải nộp khác, phản ánh nghĩa vụ và tình hình thực hiện nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp với Nhà nước trong kỳ kế toán. +TK 3333 - "Thuế xuất nhập khẩu": Phản ánh tình hình xác định và nộp thuế nhập khẩu cho Nhà nước +TK 33312 -"Thuế GTGT": Phản ánh tình hình xác định và nộp thuế GTGT của hàng nhập khẩu cho Nhà nước. - Tài khoản 642 - "Chi phí quản lý doanh nghiệp": Phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến quản lý doanh nghiệp, các chi phí giao dịch qua ngân hàng trong quá trình nhận hàng nhập khẩu. - Tài khoản 111- "Tiền mặt": Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của công ty. - Tài khoản 1381 - "Tài sản thiếu chờ xử lý" : Phản ánh trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, chờ xử lý - Tài khoản 3381 - "Tài sản thừa chờ giải quyết" : Phản ánh trị giá hàng thừa chưa rõ nguyên nhân, chờ giải quyết. - Tài khoản 711 - "Thu nhập hoạt động khác" - Tài khoản 811 - "Chi phí hoạt động khác" - Tài khoản 635 - "Chi phí hoạt động tài chính" - Tài khoản 515 - "Doanh thu hoạt động tài chính" 2.4. Phương pháp kế toán a. Trình tự hạch toán - Công ty làm thủ tục với ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) về việc ký quỹ mở L/C. Do có thế chấp vay vốn lưu động để nhập khẩu lúa, khi mở L/C nhập khẩu lúa, công ty chỉ cần gửi đơn xin mở L/C và giấy cam kết thanh toán. - Ngân hàng thu phí liên quan đến việc mở L/C từ tài khoản tiền gửi Việt Nam đồng của công ty tại ngân hàng Vietcombank. Phí mở L/C và điện phí, thuế GTGT 10%. Kế toán phản ánh : Nợ TK 6428 : 5.168.100 VND Nợ TK 1331 : 516.810 VND Có TK 11214 : 5.684.910 VND - Khi phát sinh chi phí ._.