Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại conga ty cổ phần xuất nhập khẩu Việt

ó sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của Công ty thương mại có những khác biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung. Trong cơ chế cũ, Công ty thương mại được Nhà nước lo cho cả đầu vào lần đầu ra. Nhưng trong cơ chế mới, Công ty thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức quản lý kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất. Để tồn tại và phát triển, Công ty thương mại phải tổ chức được tốt 3 khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích Công ty thương mại là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên, liên tục thì các Công ty phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của Công ty. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của Công ty để cạnh tranh với Công ty khác trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty thương mại, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CP Xuất nhập khẩu Việt Tuấn" làm nội dung của bản chuyên đề này. Bản chuyên đề này là sự kết hợp giữa lý luận với thực tiễn tại Công ty..  Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn. Chương II: Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanhtoán tiền hàng tại Công ty Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn . Chương III: Một số đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn. chương I Tổng quan về công ty CPTM &xNK Việt tuấn 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty CPTM và XNK Việt Tuấn được thành lập theo Quyết định số 210/QP ký ngày 11/03/1995. Trải qua một quá trình hoạt động và phát triển Công ty đã ngày một lớn mạnh và chứng tỏ được sự phát triển bền vững trong những giai đoạn đầy khó khăn trên thị trường quốc tế và ở Việt Nam. Trước hết có thể khái quát một vài đặc điểm chủ yếu của công ty như sau: Tên công ty : Công ty cổ phần thương mại & XNK Việt tuấn Tên giao dịch quốc tế : VIETUAN, JSC Địa chỉ trụ sở chính: Số 51/228 Phố Lê Trọng Tấn, Quận Thanh Xuân, HN. Điện thoại : 04. Fax : 04. Mã số thuế : 01 Vốn điều lệ : 5.000.000.000 đồng. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty. 1.2.1 Đặc điểm sản phẩm kinh doanh và thị trường của SP: Sau hai năm hoạt động, công ty đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng và không ngừng lớn mạnh cả về mặt tổ chức nhân sự và năng lực hoạt động.Trong thời gian qua Công ty Việt Tuấn liên tục có các quyết định bổ sung chức năng để mở rộng lĩnh vực và phạm vi hoạt động với các nghành nghề kinh doanh chủ yếu sau đây : Kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu Lắp ráp và kinh doanh thiết bị y tế Bên cạnh đó, công ty đã chủ động xin bổ sung chức năng kinh doanh thiết bị y tế. Từ những chủ động đó kết hợp với nỗ lực của tập thể cán bộ,công nhân viên trong toàn công ty, công ty đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong lĩnh vực mới mẻ này qua các hợp đồng cung cấp và lắp đặt thiết bị y tế cho các Công tytrên địa bàn thành phố và các địa bàn khác như :Hải Phòng, Quảng Ninh, Lạng Sơn, Nam Định ...Qua các hợp đồng này, công ty Việt Tuấn đã từng bước tạo dựng được uy tín của mình trong lĩnh vực cung cấp và dịch vụ thiết bị y tế trên địa bàn.Vì vậy Công ty đã đạt được những bước phát triển nhanh chóng, với các sản phẩm chất lượng cao và chế độ bảo hành tận tình, chu đáo, công ty đã giành được sự tín nhiệm của các đơn vị, cơ quan. Kinh doanh, lắp đặt trang thiết bị là một trong những hoạt động then chốt trong lĩnh vực thiết bị y tế của Công ty Việt Tuấn trong giai đoạn hiện tại và cho cả chiến lược lâu dài của Công ty. Các sản phẩm mà Công ty cung cấp gồm : - Đệm hơi nước Máy đo huyết áp - Máy điện lão đồ. 1.2.2 Quan hệ của Công ty với các bên liên quan: Là Công ty thương mại thực thụ nên hoạt động chính của Công ty là lưu thông hàng hoá, tổ chức quá trình vận động của hàng hoá từ sản xuất đến tiêu dùng. Công ty mua hàng hoá từ các nhà sản xuất, nhà bán buôn về bán cho người tiêu dùng. Hoạt động này sẽ mang lại lợi nhuận, nâng cao lợi ích của Công ty đồng thời có nguồn tài chính đảm bảo cho Công ty hoạt động tốt. Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã có những thành tích rất đáng khích lệ trong thị trường ở Việt Nam và đã xây dựng được những mối quan hệ chặt chẽ với các khách hàng, các nhà sản xuất và các bạn hàng trên thị trường trong và ngoài nước. Với một quá trình ra đời và phát triển, kế thừa những kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và với một đội ngũ nhân viên có trình độ, năng lực Công ty đã tự khẳng định mình và dần trở thành một Công tyhàng đầu trong việc cung cấp thiết bị y tế trên thị trường Việt Nam. Ngay sau khi triển khai hoạt động trong lĩnh vực thiết bị y tế và đạt được một số kết quả, Công ty đã tập trung cao nhất năng lực của mình trên cơ sở có sự hỗ trợ giúp đỡ của các cơ quan, Công tytrong và ngoài nước để tham gia vào các dự án. Với phương châm “Tạo ra được hiệu quả tối ưu cho khách hàng” kết hợp với việc dựa trên nền tảng đó mà công ty đã thực hiện hoàn hảo các dự án. Cơ chế bảo hành, bảo trì của Công ty đã làm hài lòng khách hàng. Hoạt động kinh doanh bán buôn, bán lẻ thiết bị và linh kiện y tế là hoạt động được công ty triển khai rất sớm với phương châm phục vụ tới tận tay người tiêu dùng và “Tất cả các khách hàng sẽ là bạn”. Công ty coi hoạt động bán lẻ là cầu nối gắn kết Công ty và bạn hàng. Mỗi khách hàng khi đến với Công ty không chỉ được thoả mãn tối ưu nhu cầu tiêu dùng cùng với một chi phí bỏ ra mà chế độ bảo hành cho khách hàng cũng được đội ngũ nhân viên kỹ thuật của Công ty thực hiện tận tình,chu đáo ngay tại Công tycủa khách hàng khi có yêu cầu. Chính vì thế, sự kết nối giữa Công ty và khách hàng ngày càng chặt chẽ và là động lực không nhỏ thúc đẩy Công ty đến với những dự án lớn hơn. 1.2.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty một số năm gần đây: Bảng 1: Kết quả hoạt động sxkd trong năm 2006 - 2007. Đơn vị tính: Triệu đồng Các chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 So sánh Tiền TT Tiền TT Tiền TL 1. Lợi nhuận kinh doanh 701 86,44 786 87,43 85 12,13 a. Kinh doanh dự án 305 43,51 350 44,53 45 14,75 b. Kinh doanh bán buôn, bán lẻ 207 29,53 230 29,26 23 11,11 c. Kinh doanh dịch vụ 189 26,96 206 26,21 17 8,99 2. Lợi nhuận từ hoạt động ĐTTC 95 11,7 100 11,12 5 5,26 3. Lợi nhuận khác 15 1,86 13 1,45 -2 -13 Tổng cộng 811 100 899 100 88 10,85 Nhận xét: Nhìn tổng thể chung thì công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch đặt ra. Qua bảng trên ta thấy. Tổng lợi nhuận trong năm 2007 đạt 899 triệu đồng tăng so với năm 2006 là 88 triệu đồng, và đạt tỷ lệ tăng 10,85 %. Tóm lại lợi nhuận của Công ty tăng chủ yếu là do lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng. 1.2.4 Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới: Để đứng vững trên thị trường Công ty đã đưa ra phương hướng phát triển trong thời gian tới như sau: Xây dựng, tổ chức công tác kinh doanh và quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả, đảm bảo đầu tư, mở rộng kinh doanh, bù đắp chi phí. Từng bước ổn định mở rộng kinh doanh, tăng cường công tác quản lý, phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai lệch nhằm hạn chế những tổn thất về kinh tế. Kinh doanh trên cơ sở bảo toàn và phát triển nguồn vốn, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, nộp Thuế cho Nhà nước theo đúng qui định. Tuân thủ các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước, thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng kinh tế liên quan. Thực hiện đúng chế độ quản lý tài sản, tài chính, phân phối theo lao động tiền lương, làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ an ninh. Đào tạo, bồi dưỡng, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động. Không ngừng nâng cao lợi ích của các thành viên góp vốn và đảm bảo đời sống cho người lao động. Phấn đấu thực hiện tốt các khâu nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao uy tín cho công ty. 1. 3 tổ chức bộmáy quản lý tại công ty. 1.3.1 Sơ đồ tổ chức kinh doanh của công ty. Sơ đồ 1: Tổ chức kinh doanh của công ty. Văn phòng công tyCông ty Chi nhánh Hải Dương Chi nhánh Quảng Ninh Chi nhánh Hà Nội Chi nhánh LạngSơn Chi nhánh Nam Định Các Công tythành viên hạch toán kinh tế phụ thuộc, hoạt động theo kế hoạch hạch toán của Công ty và mọi hoạt động phải chịu sự quản lý trực tiếp của Công ty. Các Công tythành viên tổ chức Bộ máy quản lý theo Bộ máy quản lý của Công ty: Là các phòng ban nghiệp vụ Đơn vị. Đứng đầu Công tythành viên là Giám đốc, giúp việc là các Phó giám đốc. Giám đốc Công ty có quyền quyết định cơ cấu bộ máy quản lý của các Đơn vị thành viên theo hướng tinh giảm biên chế gián tiếp nhưng vẫn bảo đảm phát huy được hiệu lực. 1.3.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự tại văn phòng công ty. Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy công ty Việt Tuấn Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc tổ chức hành chính Phòng kinh doanh TTâm Dịch vụ bảo hành Phòng hành chính Phòng TC - KT * Nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận nghiệp vụ: 1.Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Bộ y tế, trước Pháp luật, cấp uỷ cấp mình về điều hành hoạt động của Công ty. Sau khi có Nghị quyết cấp uỷ, Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty. 2.Các Phó giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được Giám đốc phân công và uỷ quyền. 3.Kế toán trưởng giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê của Công ty và có nhiệm vụ quyền hạn theo quy định của Pháp luật. 4.Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty có chức năng giúp việc Giám đốc Công ty trong quản lý và điều hành công việc của Công ty. - Lập dự án kế hoạch năm, quý, tháng về công tác nghiệp vụ chuyên môn được giao trình giám đốc hoặc cấp trên phê duyệt. - Tiến hành thực thi công tác nghiệp vụ cụ thể theo chức năng nhiệm vụ được giao. Tổ chức theo dõi quá trình thực hiện và xác định hiệu quả sản xuất kinh doanh của cơ sở và toàn Công ty thuộc phần việc hoặc thuộc bộ phận mình quản lý. - Nghiên cứu và thực hiện chế độ chính sách, luật lệ của Nhà nước, các quy định của cấp trên, các địa phương. Tổ chức và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong phòng hoặc bộ phận và cơ sở. - Thực hiện đúng các quy định về thủ tục hành chính lưu tài liệu nghiệp vụ. Giữ bí mật về kinh tế kỹ thuật, công nghệ và quản lý sản xuất của lâm nghiệp. Cung cấp hồ sơ tài liệu nghiệp vụ cho các cơ quan khác phải được Giám đốc Công ty cho phép. 1.4 tổ chức kế toán tại Công ty: 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty. Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán. Kế toán trưởng Kế Toán Hàng Hoá Kế Toán Hàng Bán Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Tài Sản Cố định Kế Toán Hàng Mua Kế Toán Thanh Toán Ban Kế Toán chi nhánh Chức năng từng phần hạch toán. - Phòng kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung . Nhiệm vụ của phòng kế toán : + Giám sát tình hình hoạt động tài chính của Công ty. + Tổ chức hạch toán kinh tế độc lập cho riêng Công ty. + Tổng hợp lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi chu kỳ kinh doanh theo chế độ qui định của ngành chủ quản . + Lập kế hoạch tài chính cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Kế toán trưởng Kế toán phó 2 Kế toán phó 1 Kế Toán Hàng Hoá Kế Toán Vận Tải Kế Toán Hàng Bán Kế Toán Tổng Hợp Kế Toán Tài Sản Cố định Kế Toán Hàng Mua Kế Toán Thanh Toán Ban Kế Toán Xí Nghiệp - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty: + Kế toán trưởng: Phụ trách chung trực tiếp công tác hạch toán kế toán, công tác tài chính và nhân sự . + Kế toán TSCĐ: Theo dõi về quản lý tài sản cố định đồng thời đảm nhiệm việc nhập dữ liệu vào máy vi tính. + Kế toán hàng mua: Theo dõi hàng mua tại Công ty + Kế toán tổng hợp: Chịu trách nhiệm tổng hợp, làm kế toán Công ty. + Kế toán bán hàng: Theo dõi hàng bán trên địa bàn kinh doanh. + Kế toán hàng hoá: Theo dõi N - X, tồn kho hàng hoá toàn Công ty. + Ngoài ra còn có thủ quỹ đảm nhiệm các công việc riêng :1 thủ quỹ chính phụ trách quỹ tiền mặt của Công ty, các thủ quỹ ở các Công ty. 1.4.2 vận dụng chế độ kế toán tại Công ty. * Các chính sách kế toán chung: Tổ chức công tác kế toán của Công ty được quy định như sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển tài sản vật tư tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí hợp lý của Công ty. - Lập báo cáo và cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ Giám đốc để chỉ đạo kinh doanh kịp thời. + Niên độ kế toán của Nhà máy bắt đầu từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. + Nhà máy áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp hạch toán này tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu được phản ánh một cách thường xuyên, liên tục và kế toán có thể xác định giá trị vật liệu tồn kho trên sổ kế toán ở bất kỳ điểm nào trong kỳ kế toán. Từng tháng xác định giá trị tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền và hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Công ty áp dụng phương pháp tính Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kỳ kế toán là Việt Nam đồng. Tính và trích khấu hao TSCĐ thưo phương pháp đường thẳng. + Chế độ kế toán áp dụng theo QĐ 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài Chính. * Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Công ty Việt Tuấn áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán cho Công ty theo QĐ15/2006/QĐ-BTC. * Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết Định 15/ 2006 / QĐ - BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng 70 tài khoản và không sử dụng một số tài khoản sau: TK 161, TK221, TK222 , TK223 , TK3336, TK3337 , TK343, TK631 và một số tài khoản khác. * Tổ chức vận dụng sổ sáchkế toán: Từ đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung theo quyết định QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài Chính. (*) Hệ thống sổ sách sử dụng - Sổ kế toán chi tiết - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ quỹ tiền gửi - Sổ cái tài khoản - Sổ theo dõi công nợ - … Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán theo hình thức sổ nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ thẻ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập chung, việc lập báo cáo Tài chính chỉ có Công ty có quyền công bố ra ngoài Công ty, và có giá trị pháp lý. * Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáokế toán: Hàng tháng,hàng quý, hàng năm phòng kế toán phải lập báo cáo về hoạt động sản xuất,kinh doanh của Nhà máy mình với ban giám đốc, công ty chủ quản và báo cáo với các cơ quan chức năng. Các báo cáo đều được lập theo chế độ quy định chung và theo yêu cầu quản lý của cấp trên. Bao gồm các báo cáo sau: +) Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Được lập vào cuối niên độ kế toán. +) Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Được lập vào cuối niên độ kế toán. +) Bảng cân đối kế toán: phản ánh tổng quát toàn bộ tài sản hiện có và nguồn hình thành tài sản của nhà máy. +) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Báo cáo này được lập hàng quý và lập theo phương pháp trực tiếp. Báo cáo này được lập nhằm cung cấp thông tin về dòng tiền vốn vào ra; các nhân tố tác động đến sự tăng(vào) và sự giảm (ra) của dòng tiền như thế nào. +) Báo cáo thuế GTGT: Hàng tháng kế toán lập tờ khai thuế kèm theo bảng kê thuế GTGT mua vào và bán ra để nộp cho phòng kế toán của công ty và báo cáo với cơ quan thuế.  chương II thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại Công ty CPTM và XNK Việt tuấn 2.1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng và quản lý nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.1.1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng tại Công ty : * Tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng: Chức năng chủ yếu của Công ty là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán. Mua hàng là nghiệp vụ đầu tiên trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của Công ty chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hiện vật là hàng hoá. Đối với Công ty, việc tổ chức tìm kiếm và khai thác nguồn hàng là một nghiệp vụ quan trọng đảm bảo cho lưu thông hàng hoá một cách bình thường. Nguồn hàng chủ yếu của Công ty là do mua lại từ nhà sản xuất, các bạn hàng hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Việc tổ chức nguồn hàng được coi là nhiệm vụ hàng đầu của Công ty nhằm tạo ra nguồn hàng dồi dào về số lượng, cơ cấu đảm bảo, thời gian phù hợp, giá cả hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường. * Các phương thức mua hàng: a. Mua hàng trong nước: - Phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo qui định trong hợp đồng kinh tế đã ký với bên cung cấp. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho Công ty. - Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký với Công ty, bên cung cấp định kỳ chuyển hàng cho Công ty tại địa điểm qui định ghi trong hợp đồng. Khi chuyển hàng, bên cung cấp phải chuyển cho bên mua chứng từ bán hàng, trong đó ghi rõ chất lượng, số lượng từng mặt hàng và tổng số tiền phải thanh toán đã thoả thuận. Công ty sau khi nhận được chứng từ do bên cung cấp gửi đến chuyển cho phòng nghiệp vụ đối chiếu với hợp đồng đã ký và chuẩn bị nhập hàng. Sau đó, chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra ghi sổ kế toán và tiến hành thanh toán tiền hàng với bên cung cấp. b. Nhập khẩu hàng hoá: 2.1.2. Đặc điểm quản lý nghiệp vụ mua hàng tại Công ty : * Yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng: Quản lý nghiệp vụ mua hàng trong Công ty thương mại chính là quá trình quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng, giá trị hàng hoá trong quá trình vận động mua vào - dự trữ - bán ra. Nội dung của việc quản lý nghiệp vụ này là quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng hàng hoá, quản lý tiền hàng mua theo các nguồn hình thành, quản lý theo mặt hàng, nguồn hàng, quản lý về giá cả hàng hoá, quản lý chặt chẽ các khoản công nợ của Công tytheo từng chủ nợ, từng lần mua. Để thoả mãn yêu cầu quản lý hạch toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Kết hợp hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, kết hợp giữa hạch toán nghiệp vụ với hạch toán kế toán, hạch toán thống kê phải phản ánh cả chỉ tiêu chi tiết. Để thực hiện được yêu cầu này cần kết hợp giữa kế toán tài chính với kế toán quản trị. - Các thông tin mà kế toán cung cấp phải đầy đủ, chính xác và có ích cho người sử dụng thông tin. Để số liệu kế toán được chính xác, đồng bộ nhằm phục vụ yêu cầu quản lý nghiệp vụ mua hàng, phải tuân thủ một số nguyên tắc: + Tổ chức hạch toán theo từng nguồn hàng, từng bộ phận chịu trách nhiệm vật chất. Phản ánh một cách chính xác, chi tiết sự vận động của vốn trong từng thời điểm và theo từng bộ phận. + Tổ chức hạch toán phải đảm bảo sự nhất quán về nội dung, phương pháp ghi chép và tính toán theo giá thống nhất. * Nhiệm vụ kế toán: Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải thu thập kịp thời, đầy đủ, chính xác và có hệ thống các thông tin về hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của Công ty. Từ đó, kiểm tra, xử lý thông tin để cung cấp cho bộ phận quản lý nhằm phục vụ công tác quản lý chung của Công ty. Một số nhiệm vụ cụ thể của kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng: - Phản ánh và giám sát tình hình mua hàng về tổng trị giá, từng nguồn hàng, từng mặt hàng, phản ánh tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Phản ánh và giám đốc tình hình tiếp nhận hàng hoá, đảm bảo cho hàng hoá an toàn về số lượng và chất lượng. - Phản ánh và giám đốc tình hình thanh toán tiền hàng, đôn đốc Công ty thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền hàng cho người cung cấp. - Phản ánh và giám đốc các khoản chi phí trong quá trình mua hàng. Từ đó, giảm bớt chi phí bất hợp lý, tạo điều kiện tăng thu nhập cho Công ty. Khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng thực hiện tốt các nguyên tắc kế toán, các nhiệm vụ của mình sẽ góp phần giúp nhà quản lý Công ty đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn và kịp thời, tránh tình trạng tham ô, lãng phí, vi phạm các chế độ chính sách của Nhà nước. 2.2. Thủ tục, chứng từ nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.2.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu Nhận thức được tầm quan trọng của hạch toán ban đầu đối với việc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, trung thực các số liệu kế toán nên việc hạch toán ban đầu ở Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn rất được chú trọng. ở công ty, việc hạch toán ban đầu gồm có: - Xác định các loại chứng từ cần sử dụng trong từng bộ phận. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính. - Yêu cầu: người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ, đúng nội dung và phải có tính pháp lý. - Qui định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán. - Công ty CPTM & XNK Việt Tuấn là Công tykinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu, kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT: + Giá bán (chưa có thuế GTGT). + Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT. + Tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT). - Hoá đơn bán hàng: Được sử dụng trong trường hợp Công ty mua hàng tại các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Khi đó, giá bán hàng là giá đã bao gồm thuế GTGT. - Phiếu nhập kho: lập thành 04 liên: + 01 liên lưu tại phòng kinh doanh. + 01 liên giao cho kế toán kho. + 01 liên giao cho kế toán thanh toán (đính kèm với hoá đơn GTGT). + 01 liên giao cho thủ kho. Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. - Biên bản kiểm nghiệm: Công ty lập “Biên bản kiểm nghiệm” đối với một số trường hợp như nhập kho với số lượng lớn, nhập kho các loại vật tư có tính chất lý hoá phức tạp, nhập kho vật tư quí hiếm, nhập kho hàng hoá nhập khẩu, nhập kho hàng hoá không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng so với hợp đồng,... - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (Mẫu số 03/GTGT). Đồng thời với quá trình ghi sổ kế toán các nghiệp vụ mua hàng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ mua hàng, kế toán phải ghi ngay số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo từng hoá đơn vào Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá mua vào. - Một số chứng từ thanh toán: + Giấy báo nợ của ngân hàng. + Phiếu chi tiền mặt. + Giấy thanh toán tạm ứng. + Chứng từ nộp thuế ở khâu mua. 2.2.1 Tài khoản kế toán sử dụng: Việc mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh của đơn vị. Ngoài việc thực hiện nghiêm ngặt các trình tự nghiệp vụ và thủ tục chứng từ để đảm bảo cho công tác giao nhận được tốt, còn phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ này vào các tài khoản liên quan cho phù hợp với yêu cầu theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua hàng và thanh toán tiền hàng. Do vậy, công ty đã lựa chọn một số tài khoản cần thiết như: TK 156 “Hàng hoá”. TK 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ”. TK 331 “Thanh toán với người bán”. TK 111 “Tiền mặt”. TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”. - Tài khoản 156 “Hàng hoá”: được sử dụng để phản ánh sự biến động của toàn bộ số hàng hoá ở trong kho của Công ty. + Bên Nợ: . Trị giá hàng mua vào theo hoá đơn. . Chi phí thu mua hàng hoá. . Trị giá của hàng hoá thuê ngoài gia công chế biến. . Trị giá hàng hoá phát hiện thừa, trị giá hàng hoá bị người mua trả lại. . Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ. + Bên Có: . Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho để bán, giao đại lý, ký gửi, thuê ngoài gia công chế biến. . Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. . Chiết khấu mua hàng được hưởng. . Trị giá hàng hoá phát hiện thiếu, hỏng, mất, kém phẩm chất. + Số dư bên Nợ: . Trị giá mua vào của hàng hoá tồn kho. . Chi phí thu mua của hàng hoá tồn kho, hàng đã bán nhưng chưa được chấp nhận tiêu thụ, hàng giao đại lý, ký gửi. + Tài khoản 156 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1561 “Giá mua hàng hoá”. . Tài khoản 1562 “Chi phí thu mua”. - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đường”. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về nhập kho mà còn đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến Công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. + Bên Nợ: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường. . Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hoá, vật tư đang đi trên đường cuối kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Bên Có: . Trị giá hàng hoá, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho hoặc giao bán. . Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đường đầu kỳ (phương pháp kiểm kê định kỳ). + Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi trên đường. - Tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”: Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (đã khấu trừ và còn khấu trừ). Tài khoản này chỉ sử dụng đối với những Công tynộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Bên Nợ: Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. + Bên Có: . Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. . Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ. . Số thuế GTGT của hàng mua trả lại. . Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại. + Số dư bên Nợ: . Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ. . Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách Nhà nước chưa hoàn trả. + Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2: . Tài khoản 1331 “Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ”. . Tài khoản 1332 “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ”. - Tài khoản 331 “Phải trả người bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của Công ty cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp lao vụ, dịch vụ theo hợp đồng đã ký kết. + Bên Nợ: . Số tiền đã trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ, người nhận thầu xây dựng cơ bản. . Số tiền ứng trước cho người cung cấp nhưng chưa nhận được hàng hoá, dịch vụ. . Số tiền người bán chấp nhận giảm giá hoặc lao vụ đã giao theo hợp đồng. . Số kết chuyển về phần giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và giao trả lại người bán. . Chiết khấu mua hàng được người bán chấp thuận cho Công ty giảm trừ vào nợ phải trả. + Bên Có: . Số tiền phải trả người bán vật tư, hàng hoá. . Điều chỉnh giá tạm tính về giá thực tế của số hàng hoá, vật tư, lao vụ, dịch vụ đã nhận khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. + Số dư bên Nợ: phản ánh số tiền Công ty đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận vật tư, hàng hoá. + Số dư bên Có: phản ánh số tiền Công ty còn phải trả cho người bán, người nhận thầu xây dựng cơ bản. - Tài khoản 111: Phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ, tiền mặt tại quỹ của đơn vị. - Bên Nợ: Các khoản tiền mặt nhập quỹ. - Bên Có: Các khoản tiền mặt đã xuất quỹ để trả tiền hàng. - Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt còn tồn quỹ đến cuối kỳ. - Tài khoản 112: Phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi ngân hàng của Công ty. - Bên Nợ: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng. - Bên Có: Các khoản tiền rút ra khỏi ngân hàng. - Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng. - Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: + Tài khoản 141 “Tạm ứng” 2.3. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty: 2.3.1. Tính giá hàng hóa mua vào: Giá cả hàng mua là phạm trù trung tâm của kinh tế hàng hoá, của cơ chế thị trường. Giá cả biểu hiện bằng tiền của giá trị hàng hoá. Giá trị hàng hoá được xác định bằng chi phí lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra nó. Mặc dù giá trị là cơ sở của giá cả nhưng trên thị trường, giá cả luôn biến động xoay quanh giá trị hàng hoá. Theo chế độ kế toán, tất cả hàng hoá phải phản ánh trên sổ kế toán theo nguyên tắc giá phí. Đó là toàn bộ số tiền Công ty phải bỏ ra để có được hàng hoá đó. - Đối với Công ty Việt Tuấn áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì giá mua được xác định như sau: Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá thanh toán với người bán (không gồm VAT) + Chi phí thu mua Trong đó, chi phí thu mua gồm: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi. 2.3.2. Kế toán nghiệp vụ mua hàng: Sơ đồ 5: Kế toán nghiệp vụ mua hàng Hàng hoá mua ngoài nhập kho Chi phí thu mua hàng hoá Hàng hoá được giảm giá Hàng mua trả lại người bán Thuế GTGT đầu vào 111, 112, 331 338 156 331 138, 334 1331 Hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê Hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê * Trình tự hạch toán: - Khi mua hàng về nhập kho, căn cứ phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 156 (1561) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... -Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh liên quan đến thu mua hàng hóa: Nợ TK 156 (1562) Nợ TK 133 (1331) Có TK 111, 112, 331,... - Cuối kỳ tính và xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trên cơ sở doanh thu bán hàng: Nợ TK 333 (3331) Có TK 133 (1331) - Mua hàng cuối tháng chưa về nhập kho: + Trường hợp chứng từ lô hàng đến trước, hàng trên đường vận chuyển: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331,... + Sang kỳ sau, hàng đi đường về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 Ví dụ : Ngày 5/1/2006 Công ty mua một lô hàng của Công ty THHH TM & Thiết bị y tế Nam Anh thanh toán ngay bằng tiền mặt Loại Số luợng Đơn giá Thành tiền Máy đo huyết áp 20 cái 650.000 13.000.000 Đệm hơi nước 10 ._.