Hoàn thiện Kế toán nghiệp vụ mua hàng & thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH thép Thành Đô

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH thép Thành Đô MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế và trong việc thực hiện hạch toán kinh doanh ở các doanh nghiệp. Là công cụ rất quan trọng để thực hiện điều chỉnh quản lý, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong từng đơn vị cũng như trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Nó đóng vai trò thu nhận và xử lý cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong cơ chế thị trường hiện nay, hạch toán kế toán luôn được đổi mới phát triển từ đơn giản đến phức tạp, đáp ứng với yêu cầu thông tin ngày càng cao của hệ thống quản lý sản xuất. Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học hợp lý là vấn đề cần thiết và có tầm quan trọng lớn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là khâu đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hành hoá và là khâu quan trọng trong quá trình hạch toán. Quá trình lưu chuyển hàng hoá gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Trong điều kiện hiện nay, mục đích lớn nhất của doanh nghiệp là tiêu thụ hàng hoá nhanh, nhiều để thu được lợi nhuận. Muốn có hàng hoá tiêu thụ, doanh nghiệp cần đầu tư vốn đi thu mua hàng hoá, để việc kinh doanh được diễn ra liên tục không bị gián đoạn, thì doanh nghiệp cần phải dự trữ hàng hoá. Chính vì vậy, việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Nhận biết được tầm quan trọng đó tôi đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty TNHH thép Thành Đô”. Phạm vi nghiên cứu của đề tài tập trung nghiên cứu nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở các doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp thương mại. Phương pháp nghiên cứu của đề tài là sự kết hợp giữa lý luận với thực tế công tác kế toán tại Công ty TNHH thép Thành Đô. Bố cục đề tài gồm 3 chương: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP VÀ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ Trong quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty tôi đã nhận được sự chỉ bảo ân cần của tập thể phòng kế toán và một số cán bộ cấp cao của công ty, đặc biệt là giáo viên hướng dẫn TS. Phạm Thị Thuỷ đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo thực tập của mình. Do thời gian thực tập có hạn và kiến thức chủ yếu là lý thuyết nên báo cáo của tôi không thể tránh khỏi những thiếu sót, kính mong được sự cảm thông và giúp đỡ của các thầy cô trường đại học Kinh Tế Quốc Dân cũng như các cô chú, anh chị trong công ty TNHH thép Thành Đô để tôi hoàn thành được nhiệm vụ của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thành Đô là công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh lần đầu số 0102016146 ngày 07/02/2005, đăng ký thay đổi lần thứ hai ngày 22/08/2005 và thay đổi lần thứ ba ngày 16/11/2006 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Tên giao dịch: THANH DO STEEL COMPANY LIMITED Địa chỉ trụ sở Công ty: Số 02, phố Phan Văn Trường, phường Dịch Vong, quận Cầu giấy, thành phố Hà Nội. Vốn điều lệ của công ty: 5.000.000.000 đồng Từ khi thành lập đến nay tuy chưa được lâu nhưng trong suốt quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã tự tìm được cho mình một chỗ đứng nhất định trong lòng khách hàng trong và ngoài nước bởi uy tín và văn hóa làm việc của công ty. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH thép Thành Đô 1.1.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty là một doanh nghiệp tư nhân chuyên kinh doanh các sản phẩm thép xây dựng phục vụ cho ngành xây dựng. Các sản phẩm của công ty được tung ra thị trường chủ yếu là thép xây dựng dùng cho các công trình xây dựng và các dự án xây dựng. Hiện nay công ty đang tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh trong lĩnh vực cho thuê văn phòng- một khoản thu, lợi nhuận khá lớn mang lại cho công ty, đây là một hướng phát triển mới và tiềm năng của công ty hứa hẹn một sự thành công mới, một sự phát triển lớn mạnh về qui mô và kinh tế. Ngoài ra công ty còn có các hoạt động kinh doanh: * Sản xuất,gia công, muabán sắt thép, vật liệu xây dựng * Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, vận tải * Mua bán vật liệu trang nội ngoại thất * Dịch vụ cho thuê kho bãi, nhà xưởng * Kinh doanh bất động sản * Dịch vụ cho thuê văn phòng * Dịch vụ thu hồi nợ * Mua bán các loại phế liệu * Sản xuất, chế biến, mua bán hàng công nghệ thực phẩm, hàng gia dụng * Sản xuất, mua bán, cho thuê các loại máy móc, thiết bị phục vụ ngành cơ khí, xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông * Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh * Sản xuất, mua bán các sản phẩm phân bón phục vụ sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp * Kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá và vận tải hành khách. 1.1.2. Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Công ty TNHH thép Thành Đô từ khi được thành lập đến nay đã hoạt động ổn định và có lãi, đặc biệt 2 năm lại đây đã rất hiệu quả, đời sống cán bộ công nhân viên của Công ty được ổn định, lợi nhuận Công ty ngày một tăng và đóng góp vào ngân sách một khoản nhất đinh. Chính là nhờ sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Điều này đã giúp Công ty không ngừng nỗ lực phát triển và ngày càng lớn mạnh, khẳng định được vị trí của mình trong con đường, ngành nghề kinh doanh sản xuất của mình. STT Nội dung Đơn vị tính Năm 2006 Năm 2005 1 Lợi nhuần ròng Tỷ đồng 0,074 0,037 2 Tổng vốn kinh doanh Tỷ đồng 38,327 28,353 3 Tổng vốn tự có Tỷ đồng 5,075 5,026 4 Doanh thu Tỷ đồng 75,393 27,421 5 Doanh lợi toàn bộ vốn kd % 0,19 0,13 6 Doanh lợi của vốn tự có % 1,46 0,73 7 Doanh lợi của doanh thu % 0,10 0,13 Qua kết quả tính toán (bảng trên) cho thấy hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh của Công ty như sau: Năm 2005 xét về xét về mặt số tuyệt đối cho thấy một đồng vốn bỏ ra có thể thu được 0, 0013 đồng lợi nhuận, mặt khác xét về số tương đối cho thấy tỷ lệ sinh lời trên một đồng vốn bỏ ra là 0,13% Năm 2006 xét về xét về mặt số tuyệt đối cho thấy một đồng vốn bỏ ra có thể thu được 0, 0019 đồng lợi nhuận, mặt khác xét về số tương đối cho thấy tỷ lệ sinh lời trên một đồng vốn bỏ ra là 0,19%. Như vậy, doanh lợi của toàn bộ vốn kinh doanh của năm 2006 so với năm 2005 đã tăng . Năm 2006 đạt 0,19% , năm 2005 đạt 0,13% ,. Điều đó cho thấy Công ty sử dụng vốn có hiệu quả và cần phải phát huy hơn nữa. Năm 2005 xét về số tương đối cho ta thấy tỷ lệ sinh lợi trên một đồng vốn tự có là: 0,73%. Năm 2006 xét về số tương đối cho ta thấy tỷ lệ sinh lợi trên một đồng vốn tự có là: 1,46%. Như vậy, doanh lợi của một đồng vốn tự có cũng tăng trong năm 2006, năm 2005 đạt 0,73%, năm 2006 đạt 1,46% . Điều này cho thấy Công ty sử dụng vốn rất hiệu quả, với đà này công ty sẽ đạt được hiệu quả kinh doanh cao, đem lại nguồn lợi nhuận lớn cho công ty. Trong ba chỉ tiêu trên thì chỉ còn lại duy nhất có chỉ tiêu tỷ lệ sinh lời trên một đồng doanh thu là giảm: số tương đối của năm 2006 là 0,10% , của năm 2005 là 0,13%. Một số chỉ tiêu phản ánh thực trạng tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH thép Thành Đô. Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2005 Chênh lệch Bố trí cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn Bố trí cơ cấu tài sản - TSCĐ/ Tổng TS (%) 0,13 0,34 - 0,21 - TSLĐ/ Tổng TS (%) 99,87 99,66 0,21 Bố trí cơ cấu nguồn vốn - Nợ phải trả/ Tổng NV (%) 86,8 82,3 4,5 - NVCSH/ Tổng NV (%) 13,2 17,7 - 4,5 Khả năng thanh toán 2.1. Khả năng thanh toán hiện hành (lần) 1,15 1,22 - 0,07 2.2. Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn (lần) 1,15 1,21 - 0,06 2.3. Khả năng thanh toán nhanh (lần) 0,05 0,005 0,045 Tỷ suất sinh lời Tỷ suất LN / DT Tỷ suất LN trước thuế / DT (%) 0,10 0,13 - 0,03 Tỷ suất LN sau thuế / DT (%) 0,07 0,10 - 0,03 Tỷ suất LN / Tổng TS Tỷ suất LN trước thuế / Tổng TS (%) 0,19 0,13 0,06 Tỷ suất LN sau thuế / Tổng TS (%) 0,14 0,09 0,05 3.3. Tỷ suất LN sau thuế / NVCSH (%) 1,05 0,53 0,52 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban mà công ty đã áp dụng trong doanh nghiệp mình. Đó là: Phòng chủ tịch Ban giám đốc Phòng tổng hợp chính Phòng tài Phòng kế toán 1.2.1. Chức năng của từng phòng ban Hiện nay, bộ máy của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng: Đứng đầu Công ty là Giám đốc, giám đốc quản trị theo chế độ một thủ trưởng có quyền quyết định điều hành mọi hoạt động của Công ty theo đúng kế hoạch, chính sách pháp luật của Nhà Nước. Giám đốc là người đại diện toàn quyền của công ty trong mọi hoạt động kinh doanh, sản xuất, trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực: Chiến lược đầu tư, đối ngoại, tài chính, tổ chức cán bộ - nhân sự, thi đua, khen thưởng – kỷ luật…. Phó giám đốc: chịu trách nhiệm về quản lý các phương án kinh doanh, quản lý tốt đội ngũ công nhân viên trong đơn vị về mọi mặt lao động, tư tưởng...,tổ chức và quản lý sử dụng hiệu quả các trang thiết bị phương tiện làm việc do Công ty giao phó. 1.2.2. Nhiệm vụ của các phòng ban Phòng kế toán và phòng tài chính phối hợp thực hiện chức năng tham mưu giúp giám đốc trong quản lý, theo dõi và tổ chức thực hiện công tác thống kê kế toán tài chính, tổ chức hạch toán kinh doanh tổng hợp toàn công ty, tổ chức hạch toán chi tiết các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tiến hành nghiệm thu thanh lý các hợp đồng thu đòi công nợ, kiểm kê, thanh lý đánh giá tài sản, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính, phương án huy động vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh tổng hợp của công ty, lập các báo cáo tài chính, kế toán thống kê theo qui định của tổng công ty và cơ quan chức năng. Phòng tổng hợp bao gồm nhiều bộ phận như: Bộ phận kinh doanh, bộ phận văn thư, bộ phận kỹ thuật… mỗi bộ phận đều đảm nhiệm những nhiệm vụ nhất định nhằm thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty trong quản lý điều hành công việc, tìm kiếm và thiết lập các thị trường đầu ra cho các sản phẩm của công ty, ký kết các hợp đồng với khách hàng của công ty, cũng như đề xuất các phương hướng kỹ thuật, thẩm tra chất lượng tất cả các phương án cả về nội dung và hình thức các qui trình, qui phạm thực hiện các đề tài nghiên cứu, biên soạn các tài liệu về nội qui trong nội bộ công ty, từ đó theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, phân tích và đánh giá kết quả thực hiện. Bộ phận nhân sự đảm nhiệm công tác quản lý nhân sự, lao động tiền lương, tuyển dụng, thi đua khen thưởng, kỷ luật… Ngoài ra tham mưu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng sản phẩm, thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch nghiên cứu và tiếp cận thị trường, xây dựng kế hoạch bán hàng cho công ty. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức công tác kế toán thực chất là cách thức tổ chức thực hiện ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung bằng phương pháp khoa học riêng có của kế toán, phù hợp với quy mô, đặc điểm và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, nhằm phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lí vĩ mô và vi mô nền kinh tế. Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiện theo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung. Công ty TNHH thép Thành Đô là một doanh nghiệp thương mại hạch toán độc lập. Bộ máy kế toán được tổ chức gồm: Kế toán trưởng Kế toán thuế Kế toán công nî Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng là người đứng đầu, có quyền hành cao nhất và chịu trách nhiệm quản lý phụ trách chung trong phòng kế toán: quản lý vốn, giải quyết công tác tài vụ, công tác kiểm tra tổng hợp cân đối mọi số liệu phát sinh trong các tài khoản, đôn đốc mọi bộ phận kế toán chấp hành quy định chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Kế toán trưởng kiêm các kế toán ngân hàng, giao dịch với ngân hàng và chịu trách nhiệm trước cơ quan có thẩm quyền trước pháp luật về kế toán của công ty. Kế toán công nợ: có nhiệm vụ theo dõi các khoản thu chi trong nội bộ văn phòng và giữa các văn phòng, các đơn vị, thanh toán tiền lương, tiền BHXH, tiền BHYT cho nhân viên trong công ty, theo dõi công cụ văn phòng và công cụ lao động sản xuất, kế toán mua hàng, bán hàng và các chi phí phát sinh, ghi chép vào các sổ sách và các thẻ kế toán chi tiết, sau đó gửi cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra đối chiếu lại giữa chứng từ với số liệu mà kế toán công nợ đã thực hiện và cuối kỳ kinh doanh nhận các thông tin số liệu kế toán làm cơ sở để tổng hợp kiểm tra các quyết toán của công ty và lên quyết toán chính thức cho công ty. Kế toán thuế kiêm thủ quỹ: thực hiện nhiệm vụ lập bảng kê thuế và thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước theo quy định của Bộ Tài Chính và cơ quan thuế. Thủ quỹ: có trách nhiệm quản lý tiền mặt và đảm bảo tuyệt đối an toàn, cuối mỗi ngày làm việc phải chủ động kiểm tra, kiểm kê lại quỹ tiền mặt và đối chiếu với sổ sách kế toán. Cuối mỗi tháng hoặc đột xuất cùng kế toán tiền mặt, Kế toán trưởng thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt. Công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi Ban tài chính kế toán. 1.3.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, vào yêu cầu quản lý, trình độ của các nhân viên kế toán và trang thiết bị phòng kế toán công ty tại đã lựa chọn áp dụng hệ thống kế toán máy vào công việc kế toán của công ty và lựa chọn ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức kế toán được xây dựng trên cơ sở kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp có áp dụng kế toán máy. Ban Tài chính - Kế toán đã đưa vào sử dụng phần mềm kế toán VIC: Phần mềm đã giúp cho công việc của các kế toán viên thuận lợi hơn trong việc kiểm tra, sử dụng số liệu nhanh chóng, dễ dàng. Công việc kế toán được tiến hành kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác và đảm bảo tiến độ công việc ở các khâu.. Bao gồm các loại sổ sau: * Nhật ký chứng từ ghi sổ * Sæ c¸i TK: 111, 112, 131, 144, 141, 311, 331, 1561, 1562, … *Sổ chi tiết tài khoản: 111, 112, 131, 144, 141, 311, 331, 1561, 1562, … * Sổ quĩ tiền mặt * Sổ quĩ tiền gửi ngân hàng. * Bảng cân đối tài khoản Trình tự ghi sổ và hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán nhập số liệu vào máy và phần mềm kế toán máy tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Cuối năm, kế toán khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kế toán, tài chính phát sinh trong năm, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái, căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng cân đối phát sinh . Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Chứng từ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Sổ cái TK Bảng cân đối phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi hàng tháng: đối chiếu, kiểm tra: CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ 2.1- Đặc điểm hàng hoá tại công ty TNHH thép Thành Đô Mặt hàng kinh doanh chính của công ty là sắt thép phục vụ cho ngành xây dựng và các dự án xây dựng. Phần lớn hàng được mua tại tổng công ty thép Việt Nam và Trung Quốc, được bán trong nước và xuất khẩu sang Cămpuchia. 2.2- Đặc điểm của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng 2.2.1. Khái niệm mua hàng Mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp Thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua mua bán. Mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt động kinh doanh thương mại, là quá trình tài sản của doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá, doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho người bán. 2.2.2. Vai trò của nghiệp vụ mua hàng Thương mại có vai trò quan trọng trong nền kinh tế thị trường, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa nhà sản xuất và khách hàng. Với chức năng hoạt động của doanh nghiệp mình, các nhà doanh nghiệp tổ chức lưu chuyển hàng trên thị trường nhằm đưa hàng hoá đến nơi tiêu dùng, nhằm thoả mãn những nhu cầu của họ,đồng thời đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quá trình lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm ba khâu: Mua – Bán – Dự trữ, ba khâu này có mối liên hệ mật thiết với nhau. Mua hàng là khâu đầu tiên của hoạt động kinh doanh thương mại, là quá trình vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Với mục đích là tiêu thụ được nhiều hàng để thu đựơc nhiều lợi nhuận, nhưng trước tiên các nhà doanh nghiệp cần phải tìm được nguồn hàng mà mình cần tiêu thụ và tổ chức thu mua nó, đồng thời để kinh doanh thường xuyên, doanh nghiệp cần mua số hàng sao cho vừa để bán và số lượng còn lại để dự trữ. Do đó, mua hàng và dự trữ là phương tiện để doanh nghiệp đạt được lợi ích của mình. Vì vậy, việc mua hàng và tìm kiếm nguồn hàng là nhiệm vụ quan trọng đảm bảo cho quá trình lưu thông của hàng hoá. 2.2.3. Phạm vi mua hàng Hàng hoá được coi là hàng mua của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho người bán. Hàng háo là hàng mua khi thoả mãn các điều kiện sau: - Hàng hoá phải thông quan hành vi mua bán và thanh toán tiền hàng theo một phương thức nhất định, là cơ sở cho việc chuyển quyền sở hưu về hàng hoá và tiền tệ. - Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu từ người bán sang người mua và doanh nghiệp phải nhận được quyền sở hữu tài sản và mất quyền sở hữu tiền tệ. - Hàng hoá mua vào với mục đích để bán hoặc mua vào để qua chế biến để bán. Tuy nhiên, do yêu cầu quản lý có những trường hợp hàng hoá không thoả mãn đồng thời ba điều kiện trên nhưng vẫn được hạch toán vào chỉ tiêu mua như trường hợp mua về vừa dùng cho hoạt đông kinh doanh , vừa để tiêu dùng nội bộ hoặc hàng mua còn bao gồm cả hàng hoá hao hụt trong quá trình mua theo hợp đồng bên mua phải chịu. Mặt khác trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp cũng có những mặt hàng không được hạch toán vào chỉ tiêu hàng mua như: Hàng hoá của xĩ nghiệp gửi bán hoặc nhận bán hộ. Hàng hoá bị thu hồi ở bộ phận gia công, sản xuất phụ. Hàng hoá mua vào trong xây dựng, sửa chữa TSCĐ. Hàng hoá biếu tặng … 2.2.4. Thời điểm xác định hàng mua Mua hàng là khâu khởi đầu của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, là quá trình tài sản từ hình thái tiền tệ chuyển sang hình thái hàng hoá. Thời điểm xác định hàng mua là thời điểm doanh nghiệp thương mại nhận được hàng hoá , đã trả tiền cho người bán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng cho người bán đó là thời điểm mà kế toán nghiệp vụ mua hàng có đầy đủ số liệu làm cơ sở để phản ánh vào các tài khoản hoặc sổ sách có liên quan tới quá trình mua hàng. - Đối với phương thức chuyển hàng: Thời điểm xác định hàng mua: + Khi hàng báo đã được vận chuyển về kho, bến bãi của doanh nghiệp và doanh nghiệp đã thanh toán tiền hàng cho hàng mua. Quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng diễn ra tại doanh nghiệp. + Doanh nghiệp đã thanh toán tiền cho bên bán nhưng tại thời điểm đó hàng vẫn chưa được chuyển về kho của doanh nghiệp. + Doanh nghiệp đã nhập kho hàng hoá và ký nhận nợ. - Đối với phương thức mua hàng trực tiếp: Thời điểm xác điịnh hàng mua khi cán bộ nghiệp vụ đã hoàn thành thủ tục thanh toán tiền cho người bán, và khi nhận được hàng người cán bộ này phải chịu trách nhiệm bảo đảm về số lượng hàng hoá do mình đi mua. 2.2.5. Ý nghĩa của việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm xác định cho hàng mua Việc xác định chính xác phạm vi và thời điểm hàng mua sẽ giúp cho kế toán hạch toán chính xác các khoản mua, tránh bị trùng lặp, sai sot khi ghi sổ kế toán, tránh nhầm lẫn. Xác định đúng thời điểm mua hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý đúng tiền hàng, tránh tham ô, mất mát hàng hoá. 2.2.6. Phương thức xác định trị giá hàng hoá thu mua Trị giá mua vào của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng. Giá trị của lô hàng thu mua để xuất khẩu được xác định như sau: Giá mua thực tế hàng hoá = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Các khoản giảm giá được hưởng Các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua được hạch toán trực tiếp vào giá trị lô hàng. Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm, thuê kho bến bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua hàng, chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu mua. Ngoài ra chi phí mua hàng còn gồm cả những chi phí sơ chế nếu có. Trong trường hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng thì trị giá bao bì phải được bóc tách và theo dõi riêng. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kế toán hàng mua. Cuối kỳ phải điều chỉnh lại theo giá thực tế cho số hàng đã đề xuất trong kỳ và số hàng tồn kho cuối kỳ. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ do đó giá mua không bao gồm thuế GTGT đầu vào. 2.2.7. Các phương thức mua hàng Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng theo hai phương thức: phương thức mua hàng trực tiếp và phương thức chuyển hàng. * Phương thức mua hàng trực tiếp Căn cứ vào hợp đồng ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến đơn vị bán hàng nhận hàng theo quy định trong hợp đồng hoặc để mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất, tại thị trường và cán bộ đó phải chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá đó về đơn vị mình. Người mua hàng có trách nhiệm quản lý số hàng mua và gửi chứng từ về phòng kế toán để kiểm tra đối chiếu và ghi sổ kế toán. Chứng từ mua hàng có thể là: Hoá đơn bán hàng Hoá đơn giá trị gia tăng Các chứng từ gốc phản ánh tình hình thanh toán tiền hàng… Với phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty có nhu cầu mua hàng thì cử người đến tận nơi cung cấp để mua hàng, xác định phương thức thanh toán và vận chuyển hàng hoá về nhập kho. HoÆc Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài khoản qua ngân hàng: người mua hàng sẽ làm đơn hàng sau đó Fax đơn hàng về Công ty và chuyển tiền gửi vào tài khoản thông qua Ngân hàng. Sau khi đã thoả thuận với nhau thì bên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho công ty thông qua phương tiện vận tải. Tiền hàng được thanh toán trên cơ sở hoá đơn, hợp đồng kinh tế. Công ty có thể trả trước, trả ngay, trả chậm và bù trừ. Các phương thức thanh toán, quy định chi phí vận chuyển, thời gian giao nhận hàng tuỳ theo sự thoả thuận giữa hai bên trên hợp đồng kinh tế. * Phương thức chuyển hàng Bên bán căn cứ vào hợp đồng ký kết hoặc đơn đặt hàng giữa bên bán và bên mua, chuyển hàng tới và giao cho bên mua tại địa điểm do hai bên quy định trước. Hàng hoá bên bán chuyển đến có thể dư thừa, thiếu hụt hoặc không đúng hợp đồng. Vì vậy, để đảm bảo cho việc thu mua hàng hoá đúng hợp đồng, khi chuyển hàng bên bán phải gửi cho bên mua chứng từ bán hàng trong đó ghi dõ số lượng, chủng loại, chất lượng của từng loại hàng, đơn giá của từng mặt hàng cũng như tổng số tiền mà bên mua phải trả, đồng thời phải tiến hành thanh toán. Bên mua khi nhận được chứng từ của bên bán cung cấp, cần chuyển cho phòng nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu với hợp đồng đã ký nhận hàng sau đó chuyển chứng từ cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ kế toán, tiến hành các thủ tục thanh toán với bên bán. Chứng từ bán hàng bao gồm: Hoá đơn bán hàng Bảng kê mua hàng … 2.2.8. Các phương thức thanh toán * Phương thức thanh toán trực tiếp Là phương thức thanh toán mà sau khi đã nhận được hàng hoá và dịch vụ do bên bán chuyển đến, bên mua xuất tiền mặt, ngân phiếu ở quỹ để trả trực tiếp theo giá mà hai bên đã thoả thuận. Phương thức thanh thoá này giúp bên bán thu hồi vốn nhanh, và cả hai bên mua bán không gặp rủi ro trong việc thanh toán. * Phương thức thanh toán không trực tiếp Là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua tổ chức kinh tế trung gian là ngân hàng. Ngày nay, ngân hàng không chỉ dùng tiền mặt trong công việc của mình mà còn dùng các đơn vị tiền tệ khác như ngoại tệ, séc, ngân phiếu, trái phiếu … ngân hàng còn có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc thanh toán giữa các doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho việc thanh toán được tiến hàng nghiêm túc, giúp cho các bên mua – bán, các đơn vị có mối quan hệ tốt trong mua bán và cung cấp dich vụ. Đối với nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu thì công ty thanh toán cho nhà cung cấp thông qua uỷ nhiệm chi do ngân hàng Đầu tư mà công ty mở tài khoản thực hiện * Ngoài hình thức thanh toán bằng tiền mặt còn có nhiều hình thức khác, mỗi loại hình thanh toán có lợi thế riêng phù hợp với phương thức kinh doanh của công ty như: - Thanh toán bằng séc: Séc là lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập theo mẫu do ngân hàng Nhà nước quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng ghi trên séc hoặc người cầm séc. - Thanh toán nhờ thu: là phương thức mà bên bán sau khi đã bàn giao hàng hoá cho người chuyên chở hoặc cho bên mua thì phát hành phiếu nhờ thu để thông qua ngân hàng của mình thu tiền từ bên mua. Có hai phương thức nhờ thu: + Phương thức nhờ thu phiếu trơn: người bán phát hành ra một phiếu thu, ngân hàng căn cứ vào phiếu nhờ thu để thu hồi. + Nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức người bán phát hành ra phiếu nhờ thu nhưng có kèm bộ chứng từ của hàng hoá, người mua chỉ nhận được các chứng từ sau khi đã chấp nhận phiếu nhờ thu. - Thanh toán bù trừ: là hình thức thanh toán mà định kỳ hai bên phải tiến hành đối chiếu giữa số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán rồi tính ra khoản chênh lệch. Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ việc thanh toán tiền chênh lệch sau khi đã bù trừ. - Thanh toán bằng mở tài khoản: là phương thức mà người bán mở tài khoản chuyên thu để ghi sổ các nghiệp vụ mua – bán sau đó định kỳ căn cứ vào các nghiệp vụ mua bán trong kỳ để phát hành một thông báo đòi nợ tới người mua, sổ tiền thanh toán sẽ được chuyển vào tài khoản chuyên thu của người bán. - Thanh toán bằng L/C (tín dụng chứng từ): thư tín dụng là một sắc lệnh của ngân hàng bên mua, yêu cầu ngân hàng bên bán tiến hành trả tiền cho đơn vị về hàng hoá và dịch vụ đã được cung cấp cho đơn vị mua theo hợp đồng. Ở đây ngân hàng đóng vai trò cam kết thanh toán, vì vậy đảm bảo khả năng chi trả, tranh được rủi ro trong thanh toán của doanh nghiệp, chống được lạm phát, ổn định giá cả góp phần thúc đẩu nền kinh tế phát triển. Tuy nhiên, việc phát huy được các thế mạnh của phương thức này còn phụ thuộc rất nhiều vào phong cách phục vụ của hệ thống ngân hàng. Cần phải đảm bảo cho việc thanh toán giữa các bên không cản trở lẫn nhau, phải diễn ra nanh chóng chính xác và đầy đủ nhất. 2.3- Thủ tục, chứng từ Công ty đã xây dựng hệ thống chứng từ sử dụng theo quyết định số 1141 với biểu mẫu phù hợp với chế độ kế toán và đáp ứng được nhu cầu hạch toán của công ty. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo mẫu của Bộ tài chính, ngoài ra cũng có một số chứng từ có những sửa đổi cho phù hợp với hoạt động của công ty. Các hoá đơn, chứng từ phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ, và các khoản thu chi phát sinh theo quy định; hoá đơn phải cung cấp đầy đủ các thông tin in sẵn trên mẫu hoá đơn, nội dung trên cả 3 liên của hoá đơn phải giống nhau; hoá đơn dùng để khấu trừ thuế, hoàn thuế, tính chi phí hợp lý, hợp lệ phải là liên 2 còn nguyên vẹn, không tảy xoá, nếu ghi sai phải sửa lại và có xác nhận của bên bán. Các chứng từ được sử dụng chủ yếu là: Phiếu chi, phiếu thu, uỷ nhiệm chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn hoá GTGT, hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương và bảo hiểm xã hội, hợp đồng mua bán TSCĐ, biên bản giao nhận TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao, bảng tổng hợp thanh toán với người bán…Với từng phần hành cụ thể các chứng từ được lập đầy đủ và luân chuyển theo đúng trình tự, đảm bảo việc ghi sổ đôí chiếu kiểm tra dễ dàng. Cô thÓ : - Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng đơn vị, từng cöa hàng. Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng được sử dụng và ghi chép theo đúng quy định của Bộ Tài Chính. Tuy nhiên, từng đơn vị, từng cöa hàng có thể xây dựng thêm một số chứng từ cho phù hợp. - Quy định cụ thể cho những người ghi chép các chứng từ phải đầy đủ cả nội dung lẫn tính hợp pháp. - Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ bộ phận lên phòng kế toán. Do Công ty TNHH thÐp Thµnh §« nép thuÕ GTGT theo ph­¬ng ph¸p khấu trừ thuế nên ngoài các chứng từ thông thường Công ty còn sử dụng các chứng từ hoá đơn GTGT do Bộ Tài Chính phát hành theo quyết định số 855/1998 - QĐ/BTC ngày 10 tháng 07 năm 1998 của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn GTGT. Cụ thể trong khâu hạch toán ban đầu kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: + Hợp đồng kinh tế: là văn bản kí kết giữa Công ty và nhà cung cấp được lập thành 2 bản, mỗi bên giữa 1 bản : Sau khi Bộ phận Kinh doanh tổng hợp ký hợp đồng kinh tế với nhà nhập khẩu, thì sẽ tiến hành lập kế hoạch thu mua xin Ban giám đốc phê duyệt. Cán bộ Kinh doanh –Tổng hợp sẽ được uỷ quyền trực tiếp xuống các đơn vị thành viên tìm kiếm nguồn hàng và ký kết hợp đồng thu mua với nhà cung cấp. CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ Số: 01/HĐMB -HT07 CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********* HỢP ĐỒNG MUA BÁN Căn cứ Bộ luật dân sự năm 2005 của nước Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay ngày 02 tháng 01 năm 2007, Chúng tôi gồm: BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH THÉP THÀNH ĐÔ (TĐS CO., LTD) - Gọi tắt là bên A Do ông : Lờ Van H?ng Chức vụ: Giám đốc làm đại diện Địa chỉ : Số 02, Phan Văn Trường, Dịch Vọng, Cầu Giấy, ._.