Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty XNK vật tư đường biển - Marine Supply

i khả năng sản xuất tiêu dùng trong nước bị thu hẹp rất nhiều so với khi tiến hành buôn bán với nhau. Có thể nói, hoạt động ngoại thương mở rộng khả năng sản xuất và tiêu dùng, cho phép một quốc gia có thể tiêu dùng tất cả các mặt hàng trong nước không thể sản xuất được, sản xuất chưa đáp ứng nhu cầu hay sản xuất được nhưng với chi phí cao hơn. Cùng với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá, của xã hội, người ta có thể nhận thấy lợi ích cho cả hai bên khi mỗi nước chuyên môn hoá sản xuất những mặt hàng cụ thể mà nước đó có lợi thế tương đối và xuất khẩu những hàng hoá của mình, nhập khẩu những hàng hoá từ nước khác. Muốn phát triển nhanh, mỗi nước không thể đơn độc dựa vào nguồn lực của mình mà phải tận dụng có hiệu quả tất cả những thành tựu kinh tế khoa học, kĩ thuật mà loài người đã đạt được. Nền kinh tế sẽ mở tạo ra hướng phát triển mới, tạo điều kiện khai thác lợi thế, tiềm năng sẵn có của một nước nhằm sử dụng sự phân công lao động quốc tế một cách có lợi nhất. Thực tế các nước phát triển và các nước công nghiệp mới có sự vươn lên nhanh chóng đều gắn liền nền kinh tế nước mình với hệ thống kinh tế thế giới thông qua hoạt động ngoại thương. Hiểu được tầm quan trọng của hoạt động ngoại thương, Đảng và Nhà nước ta nhận định: " Tăng cường hoạt động ngoại thương là đòi hỏi khách quan của thời đại." Từ khi thực hiện chính sách mở cửa các mối quan hệ và giao lưu quốc tế của nước ta ngày càng đưọc tăng cưòng mở rộng, đặc biệt là khi VN trở thành nước thành viên của ASEAN và lệnh cấm vận được xoá bỏ. Hoạt động xuất nhập khẩu từng bước được đẩy mạnh, xuất khẩu từng bước cân đối với nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu về cơ bản đã đáp ứng được nhu cầu thiết yếu trong nước, làm thị trường hàng hoá trong nước phong phú hơn và sôi động hơn. Xuất nhập khẩu chính là quá trình thực hiện lưu chuyển hàng hoá.Lưu chuển hàng hoá là hoạt động cơ bản của đơn vị kinh doanh thương mại .Nâng cao hiệu quả của hoạt động này không những duy trì được sự tồn tại của Doanh nghiệp mà còn góp phần thúc đẩy sản xuất trong nước phát triển,hoà nhập nền kinh tế trong nước với kinh tế thế giới. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng, các doanh nghiệp luôn tìm mọi biện pháp để sản xuất kinh doanh hàng hoá với số lượng nhiều nhất, chất lượng cao nhất, chi phí thấp nhất, lãi thu được nhiều nhất. Để đạt được mục tiêu này bất kì một nhà quản lý kinh doanh nào cũng phải nhận thức được vai trò của thông tin tài chính. Vì vậy hạch toán kế toán là công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý kinh doanh xuất nhập khẩu, nó phản ánh và giám sát liên tục, toàn diện các mặt hoạt động kinh tế, xã hội liên quan đến hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Từ đó ở cấp doanh nghiệp, các nhà quản lý có được những quyết định đúng đắn, ở cấp Nhà nước nó giúp cho các công cụ quản lý hoạt động có hiệu lực. Từ những lí luận chung về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu cùng với những kiến thức thu được trong quá trình thực tập tại Marine Supply là công ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá, em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty XNK vật tư đường biển (Marine Supply)” Nội dung của chuyên đề này ngoài phần mở đầu và kết luận gồm ba phần chính sau: Phần I: Lý luận chung về kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong đơn vị kinh doanh XNK . Phần II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Marine Supply. Phần III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Marine Supply. Phần 1 Cơ sở lí luận chung về kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong đơn vị kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu I. Vai trò và đặc điểm nghiệp vụ nhập khẩu và yêu cầu của kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu 1. Vai trò của nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu Hàng hóa là sản phẩm của lao động được sản xuất ra để trao đổi thông qua mua bán và dùng tiền tệ để làm phương thức thanh toán. Nếu sản phẩm của lao động không được đưa ra trao đổi trên thị trường thì đó không phải là hàng hóa. Qúa trình trao đổi hàng hóa thông qua mua bán trên thị trường được gọi là thương mại. Thương mại được coi là hệ thống nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng, tạo ra sự liên tục của quá trình sản xuất. Thương mại gắn liền với hoạt động sản xuất hàng hóa và làm cho sản xuất hàng hóa phát triển, chấn hưng các quan hệ hàng hóa - tiền tệ. Trong hoạt động thương mại nếu nội thương là lĩnh vực hoạt động trong phạm vi một nước (mua hàng hóa từ doanh nghiệp sản xuất trong nước hoặc từ đơn vị nhập khẩu để bán hàng trong nước) thì ngoaị thương là sự hoạt động thương mại ra khỏi phạm vi một nước. Nhập khẩu là một khâu quan trọng của ngoại thương. Nhập khẩu tác động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống trong nước. Nhập khẩu để bổ sung hàng hóa mà trong nước không sản xuất được hoặc sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu. Nhập khẩu còn để thay thế nghĩa là nhập về những hàng hóa mà nếu sản xuất trong nước sẽ không có lợi bằng Nhập khẩu . Hai mặt nhập khẩu bổ sung và nhập khẩu thay thế nếu được thực hiện tốt sẽ tác động tích cực đến sự phát triển cân đối nền kinh tế quốc dân. Trong đó, cân đối trực tiếp ba yếu tố sản xuất: tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động, đóng vai trò quan trọng nhất. Trong điều kiện kinh tế nước ta hiện nay, vai trò quan trọng của nhập khẩu được thể hiện ở những khía cạnh sau: - Tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng từng bước công nghiệp hóa đất nước. - Bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo phát triển kinh tế cân đối ổn định. - Nhập khẩu góp phần cải thiện nâng cao mức sống của nhân dân. ở đây, nhập khẩu vừa thoả mãn nhu cầu trực tiếp của nhân dân về hàng tiêu dùng, vừa đảm bảo đầu vào của sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động. - Nhập khẩu có vai trò tích cực đến việc thúc đẩy xuất khẩu. Sự thúc đẩy này thể hiện ở chỗ nhập khẩu tạo đầu vào cho sản xuất hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng hóa Việt Nam ra nước ngoài, đặc biệt là nước nhập khẩu. 2. Đặc điểm của nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu Trong chế độ tập trung quan liêu bao cấp trước kia, nền kinh tế Việt Nam là nền kinh tế đóng, chủ yếu tự cung tự cấp. Quan hệ quốc tế chỉ thu hẹp trong một vài nước xã hội chủ nghĩa dựa trên các khoản viện trợ và mua bán theo Nghị định thư đã làm thui chột hoạt động nhập khẩu. Sự quản lý quá sâu của Nhà nước đã làm mất đi tính linh hoạt, uyển chuyển của hoạt động nhập khẩu, do đó không thể phát huy được vai trò của nó trong việc phát triển nền kinh tế xã hội. Chủ thể của hoạt động nhập khẩu trong cơ chế cũ là các doanh nghiệp Nhà nước độc quyền thụ động, cơ cấu cồng kềnh kém năng động, do vậy công tác nhập khẩu rất trì trệ, không đáp ứng đúng lúc nhu cầu về hàng hóa trong nước. Chuyển sang nền kinh tế thị trường, hoạt động nhập khẩu được khởi sắc trong môi trường thuận lợi đã tạo ra thị trường trong nước sôi động tràn ngập hàng hóa, tạo ra sự cạnh tranh mạnh mẽ, sự phá sản cũng như sự vươn lên của các doanh nghiệp thuộc đủ các thành phần kinh tế. Đó là bước ngoặt giúp nền kinh tế nước ta hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Trong cơ chế thị trường nhập khẩu không những phát huy được những vai trò của mình mà còn thể hiện được tính ưu việt đó là cho phép thúc đẩy khai thác tiềm năng thế mạnh của đất nước vào việc phát triển kinh tế đồng thời tạo ra sự cạnh tranh để thị trường trong nước muốn tồn tại và phát triển phải nâng cao chất lượng. Tạo sự cạnh tranh giữa hàng nội và hàng ngoại tức là tạo ra động lực bắt buộc các nhà sản xuất phải không ngừng vươn lên tạo ra sự phát triển xã hội. Nhập khẩu trở thành cầu nối thông suốt nền kinh tế thị trường trong và ngoài nước với nhau, tạo điều kiện cho phân công lao động và hợp tác quốc tế, phát huy được lợi thế so sánh của đất nước trên cơ sở chuyên môn hóa. Những điều này đã chứng tỏ tính ưu việt hơn của nền kinh tế thị trường cũng như khẳng định vai trò của hoạt động nhập khẩu trong cơ chế thị trường. II. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 1. Các phương thức nhập khẩu hàng hoá Hiện nay tồn tại hai phương thức nhập khẩu chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. Thứ nhất: Nhập khẩu trực tiếp: là hình thức mà trong đó các đơn vị sản xuất kinh doanh nhập khẩu được. Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh nhập khẩu, trực tiếp tổ chức giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng hàng hóa với nước ngoài. Chỉ doanh nghiệp nào có khả năng về tài chính, có trình độ giao dịch, quản lý kinh doanh, được thành lập hợp pháp mới được quyền nhập khẩu trực tiếp. - Nhập khẩu trực tiếp có thể tiến hành theo hiệp định hay nghị định thư ký kết giữa hai Nhà nước, hoặc có thể nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư theo hợp đồng Thương mại ký kết giữa hai hay nhiều tổ chức buôn bán cụ thể thuộc nước nhập hàng và nước xuất hàng. - Nhập khẩu theo nghị định thư: là phương thức mà các doanh nghiệp phải tuân theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước, Chính phủ ta ký kết với Chính phủ các nước khác những Nghị định thư hoặc các Hiệp định thư về trao đổi hàng hóa giữa hai nước và giao cho nột số đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Các đơn vị này có nhiệm vụ mua hàng hóa ở nước ngoài về bán trong nước. Đối với ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ thương mại và được thanh toán trả bằng tiền Việt Nam tương ứng với số ngoại tệ đã nộp căn cứ tỷ giá khóan do Nhà nước qui định. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay số lượng các đơn vị kinh doanh theo phương thức này rất ít, chỉ trừ những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực đặc biệt. - Nhập khẩu ngoài nghị định thư: là phương thức hoạt động trong đó các doanh nghiệp phải tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, theo phương thức này các doanh nghiệp hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu của mình từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Đơn vị phải tự tìm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng trên cơ sở tuân thủ các chính sách, chế độ kinh tế của nhà nước. Đối với số ngoại tệ thu được không phải nộp vào quĩ ngoại tệ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc ngân hàng. Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho doanh nghiệp tính năng động, sáng tạo, độc lập trong hạch toán, kinh doanh, thích ứng với cơ chế thị trường. Thứ hai: Nhập khẩu uỷ thác: là hình thức nhập khẩu áp dụng đối với các doanh nghiệp được Nhà nước cấp giấy phép nhập khẩu nhưng chưa có đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết, thực hiện hợp đồng với nước ngoài hoặc chưa thể trực tiếp lưu thông hàng hóa giữa trong và ngoài nước nên phải uỷ thác cho đơn vị khác có chức năng nhập khẩu hộ hàng cho mình. Theo phương thức này, đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu là đơn vị được tính doanh số, đơn vị nhận uỷ thác chỉ là đơn vị làm đại lý và được hưởng hoa hồng theo tỉ lệ thoả thuận giữa hai bên ghi trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu. Trong nhiều quan hệ uỷ thác, đơn vị uỷ thác nhập khẩu chỉ giao cho người nhận uỷ thác thực hiện hợp đồng thương mại đã ký bao gồm những khâu: tiếp nhận, thanh toán chi trả hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu. Nói chung, đối với các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu tuỳ thuộc vào điều kiện Bộ Thương mại qui định và khả năng tài chính của mình mà lựa chọn phương thức nhập khẩu hàng hóa thích hợp đem lại hiệu quả kinh doanh cao đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Song hoạt động nhập khẩu theo phương thức trực tiếp có lợi hơn vì doanh nghiệp có điều kiện nắm bắt thông tin và tín hiệu thị trường nước ngoài một cách toàn diện, chính xác, kịp thời, không bị phụ thuộc vào đơn vị khác, lợi nhuận không bị chia sẻ, có điều kiện mở rộng quan hệ và uy tín với bạn hàng nước ngoài. 2. Các phương thức thanh toán hàng hoá nhập khẩu Khái niệm hợp đồng buôn bán ngoại thương ở các nước khác nhau không giống nhau tuỳ theo quan điểm luật pháp các nước, tuy nhiên về cơ bản được hiểu như sau: Hợp đồng ngoại: hay còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu là sự thoả thuận bằng lời hoặc bằng văn bản của các bên có quốc tịch khác nhau, trong đó một bên là người bán có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của bên kia, là người mua, một tài sản nhất định gọi là hàng hóa còn người mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả một số tiền ngang bằng trị giá của hàng. Phương thức thanh toán: là điều kiện quan trọng bậc nhất trong các điều kiện thanh toán hợp đồng ngoại và nó cũng ảnh hưởng lớn đến việc hạch toán kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Phương thức thanh toán tức là chỉ người bán dùng cách nào để thu tiền về, người mua dùng cách nào để trả tiền. Trong buôn bán, người ta có thể lựa chọn nhiều phưong thức thanh toán khác nhau để thu tiền hoặc trả tiền, nhưng xét cho cùng việc lựa chọn phương thức nào cũng phải xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đầy đủ, đúng, và từ yêu cầu của người mua là nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn. Các phương thức thanh toán hợp đồng gồm có: * Thứ nhất: phương thức chuyển tiền(Remittance): là phương thức mà trong đó khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa diểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. Việc chuyển tiền này có thể được thực hiện bằng hai hình thức chủ yếu sau: * Điện báo (T/T- Telegraphic Transfer): là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. * Thư chuyển tiền( M/T- Mail Transfer): là hình thức mà ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lẹnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. Tong hai hình thức này thì hình thức T/T có lợi cho nhà xuất khẩu hơn vì thời gian thực hiện nhanh hơn nhưng chi phí sẽ cao hơn cho nhà nhập khẩu. Sơ đồ 1: Trình tự tiến hành nghiệp vụ Ngân hàng chuyển tiền (3) Ngân hàng đại lý (4) (2) Người chuyển tiền Người hưởng lợi (1) (1)Giao dịch thương mại. (2)Viết đơn yêu cầu chuyển tiền(bằng thư hoặc bằng điện) cùng với uỷ nhiệm chi (nếu có tài khoản mở tại ngân hàng). (3)Chuyển tiền ra nước ngoài qua ngân hàng. (4)Ngân hàng chuyển tiền cho người hưởng lợi. Ưu điểm: của phương pháp này là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao, cho nên được áp dụng trong thanh toán những lô hàng có giá trị nhỏ hoặc thanh toán các chi phí dịch vụ ngoại thương, trả tiền vận tải, bảo hiểm, hoa hồng, bồi thường thiệt hại ở Việt Nam phương thức này sử dụng tương đối phổ biến khi nhập những lô hàng có giá trị không lớn. Tuy nhiên trong phương thức này đơn vị nhập khẩu có thể gặp rủi ro do bộ chứng từ giả, cho nên trong nhiều trường hợp nhà nhập khẩu nhận được hàng rồi mới chuyển tiền cho người bán. * Thứ hai: phương thức nhờ thu (Collection of payment): là phương thức thanh toán trong đó người bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng một dịch vụ cho khách hàng uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. Các bên tham gia phương thức này: - Người bán tức là người hưởng lợi - Ngân hàng bên bán là ngân hàng nhận sự uỷ thác của người bán. - Ngân hàng đại lý của ngân hàng bên bán là ngân hàng ở nước bên mua - Người mua tức là người trả tiền. Có hai loại phương thức nhờ thu: + Nhờ thu phiếu trơn (Clean collection) là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền của người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn chứng từ gửi hàng thì gửi thẳng cho người mua không qua ngân hàng Sơ đồ 2: Trình tự thực hiện nghiệp vụ nhờ thu phiếu trơn: (2) Ngân hàng đại lý Ngân hàng phục vụ bên bán (4) (4) (3) (1) (4) Gửi hàng và chứng từ Người mua Người bán (1)Người bán sau khi gửi hàng và chứng từ gửi hàng cho người mua, lập một hối phiếu đòi tiền người mua và uỷ thác cho ngân hàng của mình đòi tiền hộ bằng chỉ thị nhờ thu. (2)Ngân hàng phục vụ bên bán gửi thư uỷ thác nhờ thu kèm hối phiếu cho ngân hàng đại lý của mình nhờ thu tiền. (3) Ngân hàng đại lý yêu cầu người mua trả tiền hối phiếu (nếu trả ngay) hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu (nếu mua chịu). (4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho người bán , nếu chỉ là chấp nhận hối phiếu hoặc chuyển lại cho người bán. Phương thức thanh toán này đơn giản và thường áp dụng với những bạn hàng tin cậy lẫn nhau hoặc có quan hệ liên doanh với nhau, công ty mẹ, công ty con hoặc chi nhánh của nhau. Phương thức này không được áp dụng nhiều trong thanh toán mậu dịch vì nó không đảm bảo quyền lợi cho người bán, đối với người mua phương thức này cũng có điều bất lợi vì hối phiếu đến sớm hơn chứng từ, người mua phải trả tiền ngay trong khi không biết việc giao hàng của người bán có đúng hợp đồng không. - Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary collection): là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho ngân hàng thu tiền hộ ở người mua không những căn cứ vào hôí phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ gửi hàng gửi kèm theo với điều kiện là nếu người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu thì ngân hàng muốn trao bọ chứng từ gửi hàng cho người mua để nhận hàng. Nhờ thu kèm chứng từ có hai loại: -Nhờ thu trả tiền đổi chứng từ(Documentary against payment- D/P): nếu bên mua trả tiền hối phiếu. Phương thức này được sử dụng trong trường hợp mua hàng trả tiền ngay - Nhờ thu chấp nhận đổi chứng từ(Documentary against Acceptance): nếu bên mua chấp nhận trả tiền hối phiếu sau một thời gian nhất định. Phương thức này sử dụng trong trường hợp bán hàng với điều kiện cấp tín dụng cho người mua. Sơ đồ 3: Trình tự tiến hành nghiệp vụ: Ngân hàng phục vụ bên bán (2) (4) Người bán Ngân hàng phục vụ bên mua (4) (3) (1) (4) Gửi hàng Người mua Trình tự nhờ thu kèm chứng từ cũng giống như nhờ thu phiếu trơn, chỉ khác ở khâu (1) là lập một bộ chứng từ nhờ ngân hàng thu hộ tiền. Bộ chứng từ gồm có hối phiếu và các chứng từ gửi hàng kèm theo, ở khâu (3) là ngân hàng đại lý chỉ trao chứng từ gửi hàng cho người mua nếu người mua chấp nhận trả tiền ngay hoặc chấp nhận trả tiền hối phiếu. Cũng giống như phương thức nhờ thu phiếu trơn, phương thức này thủ tục đơn giản dễ thực hiện nhưng có nhược điểm là người mua có thể kéo dài thời gian trả tiền và việc trả tiền thực hiện chậm chạp, trong phương thức này ngân hàng chỉ đóng vai trò là người trung gian thu tiêng hộ, còn không có trách nhiệm đến việc trả tiền của người mua. * Thứ ba, tín dụng chứng từ( Letter credit-L/C): là sự thoả thuận trong đó một ngân hàng( Ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) số tiền của thư tín dụng hoặc chấp nhận hối phiếu do người này kí phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trìng cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những qui định đề ra trong thư tín dụng. Các bên tham gia: - Người xin mở L/C là người mua, người nhập khẩu hàng hóa hoặc là người mua uỷ thác cho một người khác. - Ngân hàng mở L/C là ngân hàng đại diện cho người nhập khẩu, nó cấp tín dụng cho người nhập khẩu. - Người hưởng lợi L/C là người bán, người xuất khẩu hay bất cứ người nào khác mà người hưởng lợi chỉ định. - Ngân hàng thông báo L/C là ngân hàng ở nước người hưởng lợi. Sơ đồ 4: Trình tự tiến hành nghiệp vụ phương thức tín dụng chứng từ (4) (3) (5) (6) (1) (7) (8) (6) (5) (2) Người xuất khẩu Người nhập khẩu Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo L/C (1)Người nhập khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng của mình yêu cầu mở một thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng. (2)Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụng và thông qua ngân hàng đại lý của mình ở nước người xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu. (3) Khi nhận được thông báo này ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung thông báo về việc mở tín dụng đó và khi nhận được bản gốc của thư tín dụng thì chuyển ngay cho người xuất khẩu. (4)Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì chấp nhận giao hàng, nếu không thì tiến hành đề nghị ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung thư tín dụng cho phù hợp với hợp đồng. (5)Sau khi giao hàng, người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng xuất trình thông qua ngân hàng thông báo cho Ngân hàng mở thư tín dụng xin thanh toán. (6)Ngân hàng mở thư tín dụng kiểm tra bộ chứng từ ,nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành trả tiền cho người xuất khẩu. Nếu thấy không phù hợp, ngân hàng từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu . (7)Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán. (8)Người nhập kiểm tra chứng từ nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu không phù hợp thì có quyền từ chối trả tiền. Phương thức thanh toán này có tính đảm bảo cao vì vậy được sử dụng phổ biến nhất nhưng có nhược điểm là người nhập khẩu thường gặp rủi ro nhiều hơn nhà xuất khẩu, rủi ro có thể từ phía nhà xuất khẩu, ngoài ra việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ, chi phí thanh toán tốn kém. Ngoài ra, trong thanh toán hợp đồng ngoại còn có các phương thức sau: + Phương thức ghi sổ (Open account): Người bán mở một tài khoản (hoặc một quyển sổ) để ghi nợ người mua sau khi người bán đã hoàn thành trao hàng hay dịch vụ, đến từng định kỳ (tháng,quí,nửa năm) người mua trả tiền cho người bán. + Phương thức thu uỷ thác mua: (Authority to purchase-A/P): là phương thức mà trong đó ngân hàng nước người mua theo yêu cầu của người mua viết đơn yêu cầu ngân hàng đại lý ở nước ngoài phát hành một A/P trong đó cam kết sẽ mua một hối phiếu của người bán ký phát với điều kiện đặt trong A/P. Ngân hàng đại lý căn cứ vào điều khoản của thư uỷ thác mua mà trả tiền hối phiếu, ngân hàng bên mua thu tiền của người mua và giao chứng từ cho họ. + Thư bảo đảm trả tiền : (Letter of guarantee-L/G): Ngân hàng bên người mua theo yêu cầu của người mua viết thư bảo đảm trả tiền cho người bán, đảm bảo sau khi hàng của bên bán dã gửi đến địa điểm của bên mua qui định, sẽ trả tiền hàng. + Thanh toán qua tài khoản treo ở nước ngoài :( Escrow account ): là phương thức thanh toán mà hai nhà xuất khẩu và nhập khẩu thoả thuận treo tài khoản ở nước người nhập khẩu để ghi có số tiền của nhà xuất khẩu bằng tiền của nước nhập khẩu hoặc bằng ngoại tệ tự do, số tiền này dùng để mua lại hàng của nước người nhập khẩu. 3. Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Hạch toán kế toán là một hệ thống điều tra quan sát, tính toán và ghi chép các hoạt động kinh tế nhằm thực hiện chức năng phản ánh và giám sát các hoạt động đó. Hạch toán kế toán là nhu cầu khách quan của xã hội và là công cụ quan trọng trong phục vụ cho quản lý kinh tế. Hạch toán kế toán ra đời cùng với quá trình kinh tế với tư cách là do yêu cầu sản xuất đòi hỏi phải có sự kiểm tra giám sát về số lượng những hao phí và kết quả mà quá trình sản xuất kinh doanh tạo ra. ở các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sử dụng Hạch toán kế toán là công cụ để quản lý kinh doanh, quản lý tài sản và thực hiện hạch toán kinh tế,kế toán nghiệp vụ hàng hóa trong kinh doanh nhập khẩu thực hiện phản ánh, giám đốc tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, kiểm tra tình hình đảm bảo an toàn hàng hóa nhập khẩu, về số lượng, chất lượng, tổ chức kế toán nghiệp vụ hàng hóa khoa học và hợp lý để đáp ứng nhu cầu quản lý tốt hàng hóa nhập khẩu và tiết kiệm chi phí, đồng thời phản ánh chi tiết tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh và để thực hiện thanh toán kịp thời công nợ trong mỗi thương vụ nhập khẩu đảm bảo cán cân ngoại thương. Tổ chức Hạch toán kế toán nói chung và công tác nhập khẩu hàng hóa nói riêng một cách khoa học và hợp lý chẳng những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng để thực hiện tôt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản của đơn vị. Thực hiện tốt vai trò của hạch toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Xuất phát từ nhiệm vụ và ý nghĩa của công tác hạch toán và đặc điểm riêng của công tác xuất nhập khẩu thì Hạch toán kế toán nhập khẩu hàng hóa phải thực hiện tốt các chức năng sau: - Ghi chép, phản ánh, giám sát tình hình thực hiện luân chuyển hàng hóa nhập khẩu từ đó theo dõi tinh hình biến động vốn, hàng hóa dự trữ theo từng nhóm hàng, mặt hàng, việc thực hiện ký kết và thực hiện hợp đồng, theo dõi tốc độ luân chuyển hàng hóa, vòng quay của vốn, hiệu quả kinh doanh hàng hóa nhập khẩu. - Thông qua ghi chép kế toán để kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu; kế hoạch thu chi tài chính, thu, nộp ngân sách, thanh toán, tín dụng, quản lý ngoại tệ và các chế độ thể lệ kinh tế tài chính khác liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa từ đó phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính - Cung cấp số liệu phục vụ cho việc quản lý hoạt động kinh doanh nhập khẩu của đơn vị, cho việc kiểm tra và phân tích hoạt động kinh doanh nhập khẩu từ đó lập ra và theo dõi việc thực hiện kế hoạch và phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt động kinh doanh nhập khẩu. - Ngoài ra, đặc trưng của mua bán nhập khẩu hàng hóa có thời gian kéo dài hơn so với việc mua bán hàng hóa trong nước, đối tác tham gia ở nước khác nên rủi ro dễ gặp và thường tổn thất nhiều vì vậy Hạch toán kế toán hàng hóa nhập khẩu cung cấp thông tin để thành lập quĩ dự phòng một cách đầy đủ chính xác để giảm thiểu các phí tổn và rắc rối khi rủi ro xảy ra. 3.1 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và từng khoản nợ phải thu phải trả. Tuỳ thuộc vào qui mô, điều kiện kinh doanh cụ thể và vào loại hình hoạt động, sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất do Nhà nước ban hành, mỗi doanh nghiệp sẽ lựa chọn những tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán. Đối với hoạt động nhập khẩu hàng hóa các tài khoản sau được sử dụng: TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, trong kế toán nhập khẩu hàng hóa chủ yếu dùng tài khoản 1122 phản ánh ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng đã qui đổi ra ViệtNam đồng, tài khoản này chủ yếu sử dụng trong thanh toán L/C. TK144 “Ký quĩ, ký cược, thế chấp ngắn hạn” - phản ánh sự biến động tăng giảm thế chấp, ký quĩ, ký cược ngắn hạn. TK151 ”Hàng đang đi đường” - phản ánh giá trị của hàng hóa, vật tư mua ngoài thuộc sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho của doanh nghiệp. TK1561 ”Giá mua hàng hóa” - phản ánh những hàng hóa dự trữ qua kho, còn tồn tại các quầy bán. Giá mua hàng bao gồm giá mua ghi trên hóa đơn và thuế nhập khẩu. TK1562 ”Chi phí mua hàng” - phản ánh chi phí phát sinh bao gồm chi phí bảo quản, vận chuyển, hao hụt trong định mức, chi phí thuê kho bãi, chi phí bảo hiểm, công tác phí của cán bộ thu mua, hoa hồng trả cho đơn vị nhận uỷ thác mua hoặc uỷ thác nhập khẩu. Khi bán hàng phải phân bổ chi phí thu mua cho hàng bán ra. TK157 “Hàng gửi bán” - phản ánh giá trị hàng hóa, thành phẩm gửi bán như nhờ bán đại lý, kí gửi, hoặc đã giao cho khách hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. TK311 ”Vay ngắn hạn” - phản ánh khoản tiền vay ngắn hạn của các ngân hàng và các tổ chức tín dụng mà phải hoàn trả trong vòng một chu kỳ hoạt động tối đa trong vòng một niên độ kế toán. Trong hạch toán hàng hóa nhập khẩu TK này dùng để phản ánh quan hệ thanh toán L/C. TK413 ”Chênh lệch tỷ giá” - phản ánh số chênh lệch do thay đổi giá ngoại tệ của doanh nghiệp và tình hình xử lý số chênh lệch đó. TK611 “Mua hàng” - dùng để hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. TK632 ”Giá vốn hàng bán” phản ánh giá trị vốn thành phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ xuất bán trong kì. Ngoài những tài khoản trên đây, kế toán hạch toán nhập khẩu còn sử dụng những TK khác như: TK111”Tiền mặt”, TK131”Phải thu của khách hàng”, TK133”Thuế GTGT được khấu trừ”, TK1388”Phải thu khác”, TK311”Phải trả nhà cung cấp”,TK333”Thuế và các khoản phải nộp nhà nứơc”, TK511”Doanh thu bán hàng”, TK641”Chi phí bán hàng”, TK642”Chi phí quản lý doanh nghiệp”, TK911”Xác định kết quả kinh doanh”. 3.2. Hệ thống chứng từ sử dụng trong kế toán nhập khẩu Cũng như các hoạt động mua bán Thương mại khác, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, bảng kê tính thuế, giấy đề nghị tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có, tờ khai hải quan, các bảng kê chi tiết hàng hóa nhập, xuất. Do tính khác biệt của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa nên ngoài các chứng từ trên còn sử dụng các chứng từ sau đây: Hóa đơn thương mại (Comercial Invoice) là chứng từ cơ bản của việc thanh toán, trên hóa đơn ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán. Hóa đơn thương mại là cơ sở để theo dõi và thực hiện hợp đồng, khai báo Hải quan. Vận đơn (Bill of lading) là chứng nhận việc chuyên chở hàng hóa do người chuyên chở hoặc người đạidiện cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp. Vân đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, là chứng từ không thể thiếu trong thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) là giấy chứng nhận do nhà sản xuất hoặc cơ quan có thẩm quyền (như Bộ Thương mại) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality) là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Giấy chứng nhận phẩm chất có thể do người cung cấp hàng hoặc do cơ quan kiểm nghiệm cấp, tùy theo sự thỏa thuận của các bên ký kết hợp đồng. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) là chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được cấp bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm v._.à người được bảo hiểm. Trong mối quan hệ này, tổ chức bảo hiểm nhận bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì rủi ro mà hai bên đã thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm, người được bảo hiểm nộp cho người bảo hiểm phí bảo hiểm. Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng (Certificate of quality, Weight) là chứng từ xác định số lượng trọng lượng của hàng hóa thực giao. Chứng từ này có thể do người cung cấp hoặc tổ chức kiểm nghiệm hàng xuất nhập khẩu cấp tuỳ theo thoả thuận trong hợp đồng. Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate) là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền về phẩm chất hàng hóa hoặc về y tế cấp cho chủ hàng xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và bảo đảm vệ sinh. Giấy chứng nhận kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch cấp xác nhận hàng hóa đã được kiểm tra và xử lý chống các bệnh dịch. Phiếu đóng gói (Packing list) là bảng kê khai tất cả hàng hóa trong một kiện hàng, phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa và để thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa trong mỗi kiện hàng. Trong các loại chứng từ trên, không phải chứng từ nào cũng đòi hỏi khi nhập khẩu hàng hóa mà nó tuỳ thuộc vào từng chủng loại hàng hóa, số lượng, phẩm chất như giấy chứng nhận vệ sinh, phiếu đóng gói. 4. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá trực tiếp 4.1.Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) - Hạch toán nhập khẩu trực tiếp hàng hoá được bắt đầu thực hiện bằng nghiệp vụ mở thư tín dụng L/C theo hợp đồng thương mại đã ký kết. - Nếu đơn vị có tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ để mở L/C thì chỉ cần theo dõi chi tiết số tiền gửi ngoại tệ dùng để mở L/C – TK 1122 Chi tiết mở thư tín dụng. - Nếu đơn vị nhập khẩu phải vay ngân hàng mở : L/C thì tiến hàng ký quỹ một tỷ lệ nhất định theo trị giá tiền mở L/C số tiền ký quỹ được theo dõi trên tài khoản 144 “ký quỹ, ký cược ngắn hạn”. Khi ký quỹ số tiền theo tỷ lệ phần trăm quy định, kế toán ghi: Nợ TK 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Có TK 111, 112 Tiền mặt , TGNH Khi ngân hàng báo có số tiền vay mở L/C kế toán ghi: Nợ TK 1122 - TGNH bằng ngoại tệ Có TK 311 vay ngắn hạn ngân hàng * Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: - Trường hợp hàng đã về kiểm nhận, nhập kho trong kỳ: Căn cứ vào thông tin báo nhận hàng và các chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu (đã hoàn thành thủ tục hải quan), kiểm nhận hàng, nhập kho ghi: Nợ TK 156(1561)- Trị giá hàng mua tính theo tỷ giá thực tế đã kiểm nhận, nhập kho. Nợ TK 153(1532)- Trị giá bao bì tính riêng theo tỷ giá thực tế nhập kho. Nợ( hoặc Có) TK 413- Phần chênh lệch tỷ giá Có TK 331, 1112, 1122-Giá mua hàng theo tỷ giá hạch toán Phản ánh thuế nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 156(1561) Có TK 333(33312- Thuế nhập khẩu) Số thuế VAT của hàng nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 133(1331) Có TK 3331(33312) Khi nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT của hàng nhập khẩu: Nợ TK 333(3333) Nợ TK 333(33312) Có TK 111, 112 - Trường hợp cuối kì hàng nhập khẩu vẫn đang trên đường đi, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 151-Trị giá mua hàng đang đi đường theo tỷ giá thực tế( cả thuế nhập khẩu) Nợ( hoặc Có) TK 413-Chênh lệch tỷ giá Có TK 333(3333-Thuế nhập khẩu): Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 331, 112, 1122: giá mua hàng theo tỷ giá hạch toán Số thuế VAT của hàng nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 133(1331) Có TK 3331(33312) Khi hàng đi đường kì trước về kiểm nhận, nhập kho hay bàn giao hàng tiêu thụ trong kì này: Nợ TK 156(1561)-Trị giá mua của hàng nhập kho Nợ TK 153(1532)-Trị giá bao bì có tính giá riêng Nợ TK 157- Chuyển bán không qua kho Nợ TK 632-Giao hàng trực tiếp tại cảng, ga Có TK 151-Trị giá thực tế hàng đang đi đường đã kiểm nhận, bàn giao Ngoài ra, trường hợp mua hàng của nước tham gia triển lãm, hội chợ tại nước ta cũng được coi là nhập khẩu trực tiếp và hạch toán tương tự như trên. *Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, số thuế VAT của hàng nhập được tính vào giá thực tế hàng nhập, kế toán ghi: Nợ TK 151,1561-Trị giá mua hàng tính theo tỷ giá thực tế (cả thuế nhập khẩu và thuế VAT) Nợ (Có) TK 413-Chênh lệch tỷ giá Có TK 331,1112,1122:-Giá mua hàng tính theo tỷ giá hạch toán Có TK 333 (3333-Thuế nhập khẩu): Thuế nhập khẩu phải nộp Có TK 3331(33312):Thuế VAT của hàng nhập khẩu - Trường hợp hàng đã nhập khẩu nhưng vì một lý do nào đó phải xuất trả chủ hàng hay tái xuất sang nước thứ ba, doanh nghiệp được xét hoàn lại thuế nhập khẩu, thuế VAT đã nộp và không phải nộp thuế xuất khẩu: +Phản ánh trị giá hàng nhập khẩu xuất trả: Nợ TK 331-Trị giá hàng trả lại chủ hàng( theo giá mua không thuế) Nợ(hoặc Có) TK 413-Phần chênh lệch tỷ gía Có TK 151,156, 211Giá trị hàng nhập khẩu xuất trả theo tỷ giá thực tế +Phản ánh số thuế nhập khẩu được hoàn lại: Nợ TK 333(3333-TNK),111, 112 - Trừ vào số phải nộp hay được hoàn lại Có TK 151, 152, 156, 211 - Số thuế đã nộp nhưng được hoàn lại +Số thuế VAT của hàng nhập khẩu được hoàn lại: Nợ TK 111, 112, 3331-Số thuế VAT được hoàn lại bằng tiền hay trừ vào số phải nộp Có TK 133-Số thuế VAT của hàng nhập khẩu được hoàn lại -Trường hợp nhầm lẫn trong việc kê khai, số thuế bị truy thu ghi: Nợ TK 151,152,156,211 Có TK 333 (3333-TNK)-Số thuế nhập khẩu bị truy thu -Trường hợp gian lận bị truy thu thuế nhập khẩu do gian lận: Nợ TK 821-tính vào chi phí bất thường Nợ TK 151,152,153,156,211-Tính vào trị giá hàng nhập Có TK 333(3333-TNK)-Số thuế bị truy thu TK 331,1112,1122 Sơ đồ1: Kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 1561 TK 151 Hàng đang đi đường CK Hàng đang đi đường kì trước về nhập kho kỳ này Trị giá mua hàng nhập khẩu tính theo tỉ giá thực tế Giá CIF (tỷ giá hạch toán) TK 632 TK 157 Hàng nhập khẩu kiểm nhận nhập kho kỳ này TK 333 Thuế nhập khẩu và thuế VAT phải nộp Hàng nhập khẩu tiêu thụ ngay (giao tay ba) Chênh lệch tỷ giá TK 111,112 TK 1562 TK 413 Các chi phí trong nước liên quan đến hàng nhập khẩu 4.2. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) Trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho, trình tự hạch toán lưu chuyển hàng hoá được tiến hành như sau: Đầu kì, kết chuyển giá trị hàng chưa tiêu thụ: Nợ TK 611(6112) Có TK 156-Hàng tồn kho, tôn quầy đầu kỳ Có TK 157-Hàng gửi bán, ký gửi đầu kỳ Có TK 151-Hàng mua đang đi đường đầu kỳ Các bút toán phản ánh nghiệp vụ mở L/C được ghi như đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thương xuyên. Trong kỳ , phản ánh trị giá hàng tăng thêm do các nguyên nhân( thu mua, nhận cấp phát, thuế nhập khẩu, chi phí thu mua) Nợ TK 611(6112) Có TK 333(3333)-Thuế nhậpp khẩu phải nộp Có TK 331,411,111,112..giá mua và chi phí thu mua Số thuế VAT đầu vào của hàng nhập khẩu Nợ TK 133(1331) Có TK 3331(33312)-Thuế VAT của hàng nhập khẩu Số giảm giá hàng mua và hàng mua bị trả lại: Nợ TK 111,112,331,1388 Có TK 611(6112)-Trị giá mua của hàng bị trả lại, triết khấu, giảm giá Có TK 133(1331)-Thuế VAT tương ứng của giảm giá, hàng mua trả lại. Sơ đố 2 : Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá và xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151,156,157 TK 151,156,157 TK 6112 Kết chuyển giá vốn hàng mua hàng đi đường, tồn kho,tồn quầy hàng gửi bán,đại lý chưa tiêu thụ cuối kỳ Kết chuyển giá vốn hàng tồn kho,tồn quầy hàng mua đang đi đường hàng gửi bán,ký gửi chưa tiêu thụ đầu kỳ TK 1331 TK 632 Giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ TK 331,333,111,112,411.. TK 331,111,112 Các nghiệp vụ phát sinh Các khoản giảm giá, hàng mua trả lại trong kỳ Trị giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ 5. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác 5.1. Hạch toán tại đơn vị uỷ thác nhập khẩu - Phản ánh số tiền chuyển cho bên nhận uỷ thác để nhập khẩu hàng hoá và nộp thuế nhập khẩu: Nợ TK 138(1388) Có TK 111,112. - Khi kiểm nhận hàng hoá theo thông báo: Nợ TK 151-Trị giá mua hàng nhập khẩu hàng đang đi đường cuối kỳ. Nợ TK 156-Trị giá thực tế hàng nhập khẩu đã kiểm nhận, nhập kho. Nợ TK 157-Trị giá thực tế hàng nhập khẩu chuyển đi tiêu thụ Nợ TK413-Phần chênh lệch tỷ giá Có TK 138(1388)-Giá mua hàng nhập khẩu theo tỷ giá hạch toán Có TK 333(3333)-thuế nhập khẩu phải nộp - Số thuế VAT phải nộp của hàng nhập khẩu Nợ TK 133(1331) Có TK 3331(33312) - Khi kết chuyển tiền nhờ bên nhận uỷ thác nộp hộ: Nợ TK 138(1388) Có TK 111,112 - Khi nhận thông báo đã nộp thuế nhập khẩu và thuế VAT của bên nhận uỷ thác: Nợ TK 333-Số thuế nhập khẩu(3333) và thuế VAT(33312) đã nộp Có TK 138(1388)-Trừ vào số tiền đặt trước. - Số hàng đi đường kì trước đã kiểm nghiệm bàn giao cho người mua hay gửi bán hoặc chuyển về nhập kho: Nợ TK 632-giao trực tiếp cho người mua tại ga, sân bay Nợ TK 157-Gửi bán Nợ TK 156(1561)-Nhập kho Có TK 151- Trị giá mua thực tế hàng nhập khẩu đi đường kỳ trước đã kiểm nhận, bàn giao - Hoa hồng uỷ thác được tính vào chi phí thu mua: Nợ TK 156(1562) Nợ TK 133(1331)-VAT tính trên hoa hồng uỷ thác Có TK 111,112 Nếu doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp thì thuế VAT được tính vào trị giá mua thực tế của hàng nhập khẩu. Sơ đồ 3: Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu ủy thác tại đơn vị ủy thác: Giá CIF TK1561 TK151 TK1388 Hàng đi đường kỳ trước về nhập kho kỳ này đi đường cuối kỳ Trị giá mua hàng theo tỷ giá thực tế (tính theo tỷ giá hạch toán) TK1331 TK1562 TK632 TK157 Hàng kiểm nhận nhập kho trong kỳ TK413 TK333 Hàng nhập chuyển đi tiêu thụ không qua kho TNK Hàng nhập khẩu tiêu thụ ngay Chênh lệch tỷ giá TK111,112 Các chi phí trong nước liên quan đến hàng nhập khẩu Chuyển tiền cho đơn vị nhận ủy thác TK33312 Thuế VAT phải nộp của hàng nhập khẩu 5.2. Kế toán đơn vị nhận uỷ thác -Phản ánh số tiền do đơn vị uỷ thác giao để nhập khẩu và nộp thuế: Nợ TK 111,112 Có TK 338(3388) -Phản ánh số hàng đã nhập khẩu xong theo tỷ giá hạch toán: Nợ TK 151 Có TK 1112,1122,331 -Phản ánh số thuế nhập khẩu nộp hộ: Nợ TK 338(3388)-Trừ vào số tiền nhận trước Có TK 111,112 -Giao hàng cho đơn vị uỷ thác hay tạm nhập kho Nợ TK 338(3388)-Giao trả Nợ TK 156(1561)-Tạm nhập kho CóTK 151-Số hàng nhập khẩu tỷ giá hạch toán -Hoa hồng uỷ thác được hưởng Nợ TK 111,112,131 Có TK 3331(33311)-VAT tính trên số hoa hồng uỷ thác được hưởng Có TK 511 Sơ đồ 4 : Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác TK 1561 TK 151 TK 111,112 TK 3388 Trị giá hàng nhập Tạm nhập kho Nhận tiền hàng và thuế Giao hàng cho bên ủy thác (giao thẳng) NK của bên ủy thác TK 3331 TK 511 Giao hàng cho bên ủy thác (ở kho) TK 111,113,131 Hoa hồng ủy thác được hưởng VAT tính trên hoa hồng ủy thác III. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu 1. Các phương thức tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu là giai đoạn cuối cùng trong quá trình lưu chuyển hàng hoá của hoạt động kinh doanh hàng hoá nhập khẩu. Hình thức lưu chuyển hàng hoá trên thị trường bao gồm bán buôn (qua kho, không qua kho; bán buôn vận chuyển thẳng có hoặc không tham gia thanh toán) và bán lẻ (thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn, bán trả góp, kí gửi và đại lý bán). Trong phạm vi bài viết em chỉ xin đề cập đến phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ (thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn). Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm quyền sở hữu về hàng hoá từ người bán sang người mua. Hàng tiêu thụ có thể được người mua thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm (bán chịu) bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản, có thể bằng tiền Việt Nam hay ngoại tệ tuỳ theo thoả thuận. Trường hợp doanh thu bằng ngoại tệ phải qui đổi theo tỷ giá thực tế. Chỉ tiêu doanh thu được ghi nhận bằng TK 511,512 có thể bao gồm cả thuế đầu ra( Nếu thuế VAT tính theo phương pháp trực tiếp hoặc với những đôí tượng không chịu thuế VAT) hay không bao giờ gồm thuế VAT đầu ra (Nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Trong hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ, yêu cầu kế toán phải nắm rõ các khái niệm sau: - Doanh thu bán hàng là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá cho khách hàng. - Chiết khấu bán hàng là số tiền tính trên tổng số doanh thu trả cho khách hàng. Chiết khấu bán hàng gồm hai loại: + Chiết khấu thanh toán là tiền thưởng cho khách hàng do đã thanh toán trước thời hạn qui định. + Chiết khấu thương mại là số tiền giảm trừ cho khách hàng (hồi khấu) do một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng lớn hàng hoá (tính theo tổng số hàng đã mua trong thời gian đó) hoặc là khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì mua khối lượng hàng hoá lớn trong một đợt (bớt giá). - Giảm giá hàng bán là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như: hàng kém phẩm chất, không đúng qui cách, giao hàng không đúng thời gian và thời điểm như trong hợp đồng đã ký kết. - Hàng bán bị trả lại là số hàng được coi là đã tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối, trả lại do người bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã ký kết như: hàng không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, qui cách kỹ thuật, mẫu mã. 2. Kế toán tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu 2.1. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên (KHTX) 2.1.1. Phương pháp kế toán nghiệp vụ tiêu thụ với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. + Bán buôn theo phương pháp trực tiếp: - Khi chuyển giao hàng hoá cho người mua, kế toán phản ánh những bút toán sau: BT1/ Giá trị mua thực tế của hàng tiêu thụ Nợ TK 632-Trị giá mua của hàng tiêu thụ Có TK 156(1561)-Bán buôn qua kho Có TK 151,331,111,112-Bán buôn vận chuyển thẳng( không qua kho) có tham gia thanh toán. BT2/ Doanh thu của hàng tiêu thụ Nợ TK 111,112,131,1368 -Tổng giá thanh toán Có TK 3331(33311)-thuế VAT đầu ra Có TK 511,512- doanh thu bán hàng( không thuế VAT) BT3/ Bao bì tính giá riêng và các khoản chi hộ cho bên mua (Nếu có) Nợ TK 138(1388) Có TK 1532,111,112,331.. - Số chiết khấu bán hàng phát sinh trong kì: Nợ TK 521-Số chiết khấu bán hàng (không kể thuế VAT) Nợ TK 3331(33311)-thuế VAT tương ứng với số chiết khấu Có TK 131,111,112,3388-Tổng số chiết khấu (cả thuế VAT) trả cho khách hàng. - Khoản giảm giá hàng bán phát sinh: Nợ TK 532-Số giảm giá hàng bán (không kể thuế VAT) Nợ TK 3331(33311)-Thuế VAT tương ứng với số giảm giá Có TK 131,111,112,3388-Tổng số giảm giá (cả thuế VAT) trả cho khách hàng. - Doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531-Số doanh thu hàng bán bị trả lại (không kể thuế VAT) Nợ TK 3331(33311)-Thuế VAT tương ứng với số doanh thu bị trả lại Có TK 131,111,112,3388Tổng số doanh thu hàng bán bị trả lại (cả thuế VAT) trả cho khách hàng. - Giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 1561,154,1388,334,111. Có TK 632 - Các bút toán kết chuyển hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán để xác định doanh thu thuần hạch toán như sau: Nợ TK 511,512 Có TK 531,532 - Các khoản chi hộ cho bên mua và giá trị bao bì tính riêng (Nếu có) khi được bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, ghi: Nợ TK 131,112,111 Có TK 138(1388) - Trường hợp doanh thu bằng ngoại tệ + Nếu kế toán không sử dụng tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112,1122,131,1368-Tổng giá thanh toán theo tỷ giá thực tế Có TK 3331(33311)-Thuế VAT đầu ra Có TK 511,512- Doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế + Nếu kế toán sử dụng tỷ giá hạch toán: Nợ TK 1112,1122,131,1368-Tổng giá thanh toán theo tỷ giá hạch toán Nợ (hoặc Có) TK 413-chênh lệch tỷ giá Có TK 3331(33311)-Thuế VAT đầu ra Có TK 511,512-Doanh thu bán hàng theo tỷgiá thực tế + Bán buôn theo phương thức chuyển hàng, chờ chấp nhận: - Khi chuyển hàng đến cho người mua, ghi: Nợ TK 157-Trị giá mua của hàng đang chuyển và trị giá bao bì tính riêng Có TK 1561,1532-Trị giá của hàng, bao bì xuất gửi đi Có TK 31,111,112-Trị giá mua của hàng và bao bì chuyển thẳng (không qua kho) có tham gia thanh toán -Khi hàng hoá được chấp nhận thanh toán: BT1/ Phản ánh doanh thu bán hàng và bao bì tính riêng: Nợ TK 131,136,111,112-tổng giá thanh toán Có TK 3331(33311)-Thuế VAT đầu ra phải nộp Có TK 511,512-Doanh thu bán hàng Có TK 157-Bao bì tính riêng BT2/Phản ánh trị gía của hàng mua được chấp nhân: Nợ TK 632 Có TK157 - Các bút toán khác (giảm giá hàng mua) phản ánh tương tự như bán buôn trực tiếp. + Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán: Về thực chất, doanh nghiệp nhập khẩu đứng ra làm trung gian, môi giới giữa bên mua và bên bán để hưởng hoa hồng (do bên bán hoặc bên mua trả). Bên mua chịu trách nhiệm nhận hàng và thanh toán cho bên bán. Số hoa hồng môi giới được hưởng, ghi: Nợ TK 111,112,131 Có TK 3331,(33311)-Thuế VAT phải nộp Có TK 511,512- Hoa hồng môigiới được hưởng Các chi phí liên quan đến bán hàng: Nợ TK 641 Có TK 334,338,111,112 + Bán lẻ hàng hoá ( thu tiền tập trung, thu tiền trực tiếp, bán hàng tự chọn) - Phản ánh doanh thu bán hàng ( căn cứ vào báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ): Nợ TK 111,112,113 Có TK 3331(33311)-Thuế VAT đầu ra Có TK 511-Doanh thu bán hàng Trường hợp nộp thừa tiền bán hàng( hoặc thiếu tiền): Số tiền thừa( hoặc thiếu) chưa rõ nguyên nhân phải chờ xử lý hoặc chuyển vào bên Nợ TK 1381( Nếu thiếu) hoặc bên Có TK 3381(Nếu thừa). Chẳng hạn, Nếu nộp thừa: Nợ TK 111,112,113-Số tiền đã nộp Có TK 511-Doanh thu bán hàng Có TK 3331(33311)-Thuế VAT đầu ra Có TK 338(3381)-Số tiền nộp thừa Cuối kì kết chuyển giá vốn hàng bán( tương tự bán buôn) 2.1.2. Phương pháp kế toán nghiệp vụ tiêu thụ với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: Đối với các doanh nghiệp này, qui trình và cách thức hạch toán cũng tương tự như các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, chỉ khác trong chỉ tiêu doanh thu (ghi nhận ở TK 511,512 bao gồm cả thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt). Thuế VAT phải nộp cuối kì ghi nhận vào chi phí quản lý. -Doanh thu của hàng tiêu thụ: Nợ TK 111,112,131,1368..Tổng giá thanh toán Có TK 511,512-Doanh thu bán hàng( cả thuế VAT) -Thuế VAT phải nộp trong kỳ: Nợ TK 642(6425) Có TK 3331(33311) Sơ đồ 1: Kế toán bán hàng nhập khẩu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ: TK 413 TK 511 TK 632 TK 157 TK 1561 (4b) TK 1561,1388,111,334 (2c) (2b) (2a) (1) TK 531,532 TK 33311 TK 138 TK 1532 TK 151 (5a) (2d) (3) (4a) TK 007 (chi tiết theo từng loại ngoại tệ) (5b) (5c) (1) Trị giá hàng chuyển đi, gửi bán. (2a,2b,2c,2d) Giá vốn hàng bán ( 2d: Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán) (3) Bao bì tính giá riêng (4a,4b) Giảm giá, hàng bán bị trả lại. (5a) Doanh thu Nếu sử dụng tỷ giá hạch toán. (5b) Doanh thu Nếu không sử dụng tỷ giá hạch toán. (5c) Doanh thu bán hàng nhập khẩu bằng ngoại tệ. 2.2. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ ( KKĐK) Đối với các Doanh nghiệp này ,hàng nhập khẩu tiêu thụ trong kỳ không được theo dõi một cách thường xuyên liên tục mà chỉ được xác định vào cuối kỳ thông qua kết quả kiểm kê cuối kỳ đó.Từ đó kế toán mới có thể xác định giá vốn hàng bán và hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ. Kết chuyển trị giá hàng bán còn lại chưa tiêu thụ : Nợ TK 151, 156, 157 - Trị giá vốn hàng chưa tiêu thụ Có TK 6112 - Trị giá vốn hàng tiêu thụ cuối kỳ Xác định giá vốn hàng tiêu thụ trong kỳ Nợ TK 632 - Trị giá vốn hàng tiêu thụ Có TK 6112 - Trị giá vốn hàng tiêu thụ và còn lại cuối kỳ Các bút toán phản ánh doanh thu tiêu thụ ,chiết khấu bán hàng ,giảm giá hàng bán ,hàng bán bị trả lại trong kỳ được kế toán ghi giống các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên 3. Kế toán chi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá 3.1 Kế toán chi phi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) - Chi phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi phí có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng nhập khẩu trong kỳ. Chi phí bán hàng bao gồm: chi phí quảng cáo. hồng uỷ thác bán hàng. lương nhân viên bán hàng...Các khoản chi phí bán hàng phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 641 (6411 ... 6418) - Chi phí bán hàng phát sinh liên quan đến tiêu thụ hàng nhập khẩu. Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111. 112. 152. 153. 331. 334. 338. 214... - Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến toàn bộ hoạt động của các doanh nghiệp mà không tách riêng ra được bất cứ hoạt động nào. Tất cả các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh được hạch toán như sau: Nợ TK 642 (6421...6428) - Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh. Nợ TK 1331 - Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111. 112. 152. 153. 331. 334. 338. 214... 3.2. Kế toán kết quả tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu Tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT mà nội dung của các chỉ tiêu liên quan đến chi phí. Doanh thu và kết quả có sự khác nhau. - Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: trong chi phí không bao gồm số thuế GTGT đầu vào. Tương tự. trong doanh thu bán hàng là giá bán hoặc thu nhập chưa có thuế GTGT (kể cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán-nếu có) - Đối với các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuế GTGT: trong chi phí bao gồm cả thuế GTGT đầu vào và trong doanh thu (hay thu nhập) gồm cả thuế GTGT. thuế tiêu thụ đặc biệt đầu ra (kể cả các khoản thu phụ và phí thu thêm-nếu có). Tổng số doanh thu (Tổng giá thanh toán) Doanh thu thuần về tiêu thụ - Thuế GTGT phải nộp hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt của hàngNK được tiêu thụ (nếu có) - Các khoản giảm giá hàng bán. hàng bán bị trả lại (nếu có) Lãi gộp (lợi nhuận gộp) Giá vốn hàng bán KQKD hàng hoá NK Chi phí QLDN Chi phí bán hàng - Tổng số doanh thu: số tiềnghi trên hoá đơn bán hàng hoặc hợp đồng nội cung cấp hàng nhập khẩu. Doanh thu thuần về tiêu thụ: số chênh lệch giữa tổng số doanh thu với các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu của số hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt. - Giảm giá hàng bán : số tiền giảm trừ cho khách hàng trên giá bán đã thoả thuận do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng……(do lỗi chủ quan của doanh nghiệp). Ngoài ra, tính vào khoản này còn bao gồm khoản thưởng khách hàng doa trong một khoảng thời gian nhất định đã tiến hành mua một khối lượng lớn hàng hoá (hồi khấu) và khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì mua khối lượng lớn hàng hoá trong một đợt (bớt giá). -Doanh thu hàng bán bị trả lại: tổng số thanh toán của số hàng đã được tiêu thụ nhưng bị người mua từ chối trả lại do người bán vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng như không phù hợp yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại. -Lợi nhuận gộp: số chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá vốn hàng bán. Lợi nhuận gộp còn được gọi là lãi thương mại hay lợi tức gộp hoặc lãi gộp. - Kết quả hoạt động kinh doanh: (lợi nhuận hay lỗ về tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu) số chênh lệch giữa doanh thu thuần với trị giá vốn của hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Kết quả tiêu thụ hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cũng được hạch toán giống như các doanh nghiệp khác. Sơ đồ2 : Sơ đồ kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu TK 632 TK 911 TK 511,512 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển hàng tiêu thụ trong kỳ doanh thu thuần về tiêu thụ TK 531,532 Kết chuyển TK 641,642 TK 421 Kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Trừ vào thu nhập trong kỳ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ TK 1422 Chờ Kết kết chuyển chuyển Kết chuyển lãi về tiêu thụ IV. Sổ sách kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Nếu như hoàn thiện hạch toán ban đầu là cung cấp thông tin riêng rẽ về các nghiệp vụ kế toán phát sinh làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và chi tiết thì hoàn thiện sổ sách kế toán sẽ là công việc tiếp theo để thực hiện tốt việc xử lý thông tin ban đầu đáp ứng việc cung cấp các thông tin một cách tổng hợp ,có hệ thống, theo thời điểm và thời kỳ, theo không gian và thời gian. Mặc dù có bốn hình thức kế toán song do tính chất phức tạp của loại hình doanh nghiệp hoạt động nhập khẩu , nên các đơn vị này sẽ chỉ lựa chọn một trong ba hình thức kế toán sau để kế toán hoạt động kinh doanh nhập khẩu của mình . - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ :Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chúng từ gốc trước khi nghi vào sổ cái; chúng đều phải được tổng hợp, phân loại và lập chứng từ ghi sổ. Cơ sở ghi sổ cái là chứng từ ghi sổ. hình thức này tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và ghi sổ theo hệ thống ở trên hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp khách nhau :Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái tài khoản. - Hình thức kế toán Nhật ký chung: Được sử dụng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản,sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. - Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ: Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ở các chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ cuối tháng tổng hợp số liệu từ các sổ Nhật ký chứng từ để ghi vào sổ Cái các tài khoản. Vì nơi em thực tập thực hiện sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ nên em xin trình bầy về hình thức sổ này. Nhật ký chứng từ có: *Ưu đểm: Kế thừa các ưu điểm của các hình thức kế toán ra đới trước nó, đảm bảo tính truyên môn hoá cao của sổ kế toán, thực hiện chuyên môn hoá và phân công chuyên môn hoá lao động kế toán;hầu hết sổ kết cấu theo một bên tài khoản (trừ một số tài khoản thanh toán) nên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ. Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ, nên tính chất đối chiếu kiểm tra cao. Mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng và ban hành thống nhất nên tạo thuận lợi cho việc thực hiện ghi chép sổ sách. Nhiều chỉ tiêu quản lý được kết hợp ghi sẵn trên sổ kế toán Nhật ký chứng từ, đảm bảo cung cấp thông tin tức thời cho quản lý và lập báo cáo định kỳ kịp thời hạn *Nhược điểm: Hạn chế lớn nhất của bộ sổ Nhật ký chứng từ là phức tạp về kết cấu,quy mô số lớn về lượng và loại,đa dạnh kết cấu giữa các đối tượng trên loại sổ Nhật ký chính và phụ. hình thức này đòi hỏi trình đôi kế toán cao và quy mô hoạt động kinh doanh vừa hoặc lớn. 1. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp Sổ kế toán tổng hợp :Là loại sổ ghi đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát (tài khoản cấp I). Đặc trưng: Mở cho các tài khoản tổng hợp , chỉ ghi chỉ tiêu tiền , ghi định kỳ ,không ghi cập nhật. Tác dụng: Cung cấp các chỉ tiêu tổng quát . Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ ,sổ kế toán tổng hợp gồm bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái. Bảng kê: Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên NKCT được.Khi sử dụng bảng kê thì số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào các NKCT có liên quan .Bảng kê có thể mở theo vế Có hoặc vế Nợ của các tài khoản ,có thể kết hợp phản ánh cả số dư đầu tháng ,số phát sinh Nợ ,số phát sinh Có trong tháng và số dư cuối tháng ....phục vụ cho việc kiểm tra ,dối chiếu và chuyển sổ cuối tháng .Số liệu của bảng kê không sử dụng để ghi sổ cái. Nhật ký chứng từ: NKCT cho kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một NKCT có thể mở cho một TK hoặc có thể mở cho một số TK có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết vói nhau .Khi mở NKCT dùng chung cho nhiều TK thì trên NKCT đó số phát sinh của mỗi TK được phản ánh riêng biệt ở một số dòng hoặc một số cột dành cho mỗi TK .Trong mọi trường hợp số phát sinh bên Có của mỗi TK chỉ tâp trung phản ánh trên một NKCT và từ NKCT này ghi vào sổ cái một lần vào cuối tháng .Số phát sinh Nợ của mỗi TK được phản ánh trên các NKCT khác nhau, ghi Có các TK có liên quan đối ứng Nợ với TK này và cuối tháng được tập hợp vào sổ cái từ các NKCT đó. * Sổ cái : Sổ cái ghi ngày cuối cùng kỳ báo cáo trên cơ sở các Nhật ký chứng từ ,sổ cái mở cho từng tài khoản .Hình thức kết cấu sổ cái theo hình thức nhật ký chứng từ thống nhất cho mọi tài khoản .Nguyên tắc chi tiết số phát sinh tài khoản sổ cái chỉ thực hiện cho số tiền ( Nợ).Ví dụ về mẫu sổ cái: 2. hệ thống sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết : Là loại sổ dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chi tiết theo các chỉ tiêu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý nhằm cung cấp các tài liệu một cách chi tiết phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp. Sổ chi tiết trong hình thức Nhật ký chứng từ gồm có 6 loại sổ được quy định sẵn kết cấu để phục vụ ghi bảng kê hoặc Nhật ký chứng từ .Đố là các sổ chi tiết sau: Sổ chi tiết 1 - Tiền vay tín dụng - là cơ sở để kế toán vào sổ NKCT 4 Sổ chi tiết 2 - Chi tiết nhà cung cấp - là cơ sở để kế toán vào sổ NKCT 5 Sổ chi tiết 3 - Chi tiết bán hàng Sổ chi tiết 4 - Chi tiết khách hàng - là cơ sở để kế toán vào sổ bán hàng 11-NKCT8 Sổ chi tiết 6 - Các đối tượng còn lại - là cơ sở để kế toán vào sổ NKCT 10 Còn sổ chi tiết số 5 là sổ Tài sản cố định không liên quan đến kế toán hoạt động nhập khẩu. Phần 2 thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty Marine Supply I. Khái quát chung của Marine Supply. 1. Lịch sử hình thành của Marine Supply Công ty xuất nhập khẩu vật tư đường biển có tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Marine Technical Materials Import- export anh Supply Company, viết tắt là Marine Supply Company. Trụ sở chính của công ty tại số 28A4 Phạm Hồng Thái-Ba Đình-Hà Nội. Quá trình hình thành của công ty có thể chia thành ba giai đoạn: - Ngày 27/3/1973 Bộ giao thông vận tải ra quyết định số 1459/QĐTC thành lập nhà máy phụ tùng đường biển dựa trên nền tảng la xưởng bổ trợ của Công ty đường biển. Nhà máy chủ yếu tập trung lực lượng lao động dư thừa từ dây truyền sản xuất kinh doanh của các đơn vị trong ngành dường biển khu vực Hải phòng. Lãnh đạo cấp trên cùng với lãnh đạo nhà máy đã tiến hành nghiên cứu và sản xuất một số sản phẩm như cót ép, má phanh ôtô. gioăng phốt cao su, kín dầu, phao cứu sinh.... nhằm giải quyết công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên, đồng thời có vật tư ph._.hập khẩu hàng hoá của Marine Supply sử dụng rất nhiều đến ngoại tệ các loại nhưng lại không sử dụng TK 007 để theo dõi theo nguyên tệ các loại, điều này sẽ gây khó khăn trong việc xác định ngoại tệ từng loại của công ty còn bao nhiêu, phát sinh bao nhiêu, từ đó có kế hoạch dự trữ ngoại tệ, mua bán ngoại tệ cho phù hợp với tình hình kinh doanh cụ thể của công ty. Ngoài ra, việc hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá vừa được hạch toán vào TK 641-Chi phí bán hàng vừa được hạch toán vào TK 642-chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phản ánh vào TK1562-chi phí thu mua hàng hoá là chưa phù hợp với qui định. Theo qui định của Bộ Tài chính trong chế độ kế toán mới thì những khoản chi phí liên quan đến việc mua hàng hoá trừ tiền hàng ghi trên hoá đơn và thuế nhạp khẩu, phát sinh trước lúc nhập kho hoặc tiêu thụ( trong trường hợp bán thẳng không qua kho) thì phải hạch toán vào TK 1562. Marine Supply hạch toán các chi phí liên quan đến việc nhậo khẩu hàng hoá cụ thể như sau: Phí giao nhận hàng hoá, phí mở L/C hạch toán vào TK 641, các chi phí như lãi vay ngân hàng, lệ phí hải quan hạch toán vào TK642. Cuối kì các chi phí này được kết chuyển toàn bộ và trực tiếp vào TK 911-xác định kết quả kinh doanh không phụ thuộc chi phí này thuộc hàng đã tiêu thụ rồi hay hàng đang tồn kho. Việc hạch toán này làm ta không thể xác định chính xác giá vốn hàng bán và do đó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của từng mặt hàng và từng kì kinh doanh, hơn nữa chúng ta sẽ không có được giá trị chính xác hàng tồn kho để lập kế hoạch dự trữ hàng hoá hợp lý đảm bảo tăng hiệu quả sử dụng vốn, đồng thời khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả của các chi phí bỏ ra và việc lập các kế hoạch, chiến lược kinh doanh. Về phương pháp hạch toán kế toán: trong hạch toán các nghiệp vụ nhập khẩu, kế toán đã hạch toán không đúng một số nghiệp vụ phát sinh nên đã không phản ánh chính xác nội dung kinh tế của chúng, cụ thể là: * Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp: - Khi kí quĩ mở L/C kế toán định khoản: Nợ TK 151 Nợ TK 413 Có TK 112 Kế toán đã dùng TK 151 để phản ánh số tiền kí quĩ chứ không phải TK 144- thế chấp, kí quĩ, kí cược ngắn hạn, điều này là không hợp lý bởi vì khi kí quĩ mở L/C thì lô hàng đó chưa thuộc quyền sở hữu của công ty và cũng không có căn cứ đảm bảo là lô hàng đang được vận chuyển theo hợp đồng. - Khi thực hiện thanh toán bằng L/C với nhà xuất khẩu kế toán không sử dụng TK 331-phải trả nhà cung cấp để phản ánh công nợ và theo dõi tiến trình thanh toán với nhà xuất khẩu và như vậy sẽ rất khó khăn trong việc theo dõi trách nhiệm thanh toán của công ty với nhà cung cấp trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. * Trong hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, kế toán chỉ sử dụng TK 138 để phản ánh toàn bộ những khoản phải trả, phải thu đối với khách hàng mà không sử dụng thêm TK 138, ví dụ khi bên giao nhập khẩu uỷ thác chuyển tiền đặt cọc cho công ty, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 112 Có TK 138 Hạch toán như vậy sẽ khó khăn trong việc theo dõi khoản nào là khoản mà khách hàng phải thanh toán với công ty, khoản nào là khoản mà công ty có trách nhiệm thanh toán với khách hàng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, chỉ đến cuối kì khi có số dư thì mới biết được quá trình thực hiện nghĩa vụ thanh toán đến đâu. Đối với hàng hoá nhập khẩu thì chủ yếu công ty nhập hàng về là giao ngay cho khách hàng nhưng đối với một số mặt hàng Công ty kinh doanh bán lẻ và một số lô hàng không giao ngay thì công ty nhập kho, đối với những lô hàng này công ty chưa lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết thích hợp để phản ánh chính xác, hạn chế sai sót, tiêu cực, tránh thiệt hại cho Công ty. Về hệ thống sổ sách kế toán Việc sử dụng sổ sách kế toán chưa thống nhất, mặc dù một mặt công ty đã áp dụng kế toán máy nhưng kế toán công ty vẫn sử dụng sổ sách để ghi chép điều đó chứng tỏ công tác kế toán chưa được cơ giới hoá hoàn toàn. Hơn nữa, trong hệ thống sổ của công ty còn thiếu một số sổ tổng hợp và chi tiết để phản ánh đầy đủ và khoa học nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Công ty hoạt động kinh doanh nhập khẩu nên sử dụng nhiều đến ngoại tệ nhưng công ty lại không theo dõi các tài khoản liên quan đến ngoại tệ trên các sổ chi tiết theo dõi ngoại tệ. Do vậy công ty không theo dõi sác được đối tượng cần quản lý. Mặt khác, kết cấu sổ của Công ty nhiều loại sổ còn chưa hợp lý chẳng hạn như nhật ký chứng từ số 8 của Công ty dùng để phản ánh số phát sinh bên Có đồng thời các TK 156, 511, 131, 632 nhưng lại không thể hiện các cột chỉ tiêu ghi tài khoản Có của các TK 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911. Thực tế tại Công ty các nghiệp vụ phát sinh liên quan các TK 641, 642, 711, 721, 811, 821 được ghi theo trên sổ chi tiết của các TK sau đó được tổng hợp vào bảng tổng hợp phát sinh TK và từ đó vào thẳng sổ chi tiết TK 911 mà không vào sổ Nhật ký chứng từ số 8 như chế độ quy định. Tuy Công ty đã thực hiện đơn giản hoá kết cấu chỉ tiêu cột nhưng với mẫu sổ như vậy thì thông tin kinh tế lại chưa được thể hiện chính xác cũng như các quan hệ đối ứng chưa được thể hiện đúng theo chế độ quy định. Trên đây là một số tồn tại trong công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá cũng như trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu mà em xin mạnh dạn nêu ra và đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục để góp phần trong việc nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tại công ty. II. Cơ sở lí luận và thực tiễn để hoàn thiện những tồn tại trong công tác nhập khẩu hàng hoá Có thể nói trong những năm qua chính sách quản lý nhập khẩu chuyển mình khá toàn diện và mang lại hiệu quả khá tích cực, đưa nền ngoại thương nói riêng và nền kinh tế nước ta nói chung đạt được những thành tựu đáng kể. Như mạnh dạn thay đổi quan niệm về Nhà nước độc quyền ngoại thương, chuyển đổi cơ chế quản lý hàng hoá, thủ tục hành chính đã được cải tiến phù hợp với tập quán Quốc tế, đổi mới công cụ điều tiết hoạt động nhập khẩu-thay thế dần các biện pháp hành chính, mệnh lệnh bằng các công cụ kinh tế. Để thúc đẩy sự nghiệp CNH-HĐH đất nước hoà nhập với thị trường quốc tế, đưa nước ta vào hàng các nước có nền ngoại thương tương đối phát triển, một trong những yếu tố cơ bản là tiếp tục đổi mới và hoàn thiện hơn về cơ chế quản lý nhập khẩu. Đây là những điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tuy nhiên không phải các điều kiện và môi trường kinh doanh nhập khẩu lúc nào cũng đem lại thuận lợi. Mở cửa nền kinh tế, rồi cuộc khủng hoảng kinh tế đã ảnh hưởng đến các doanh nghiệp, Mỹ bỏ cấm vận với Việt Nam và lập quan hệ ngoại giao ở cấp đại sứ, Việt Nam ra nhập khối ASEAN và sẽ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của khu vực mậu dịch tự do AFTA, tổ chức thương mại thế giới WTO..làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt, chính sách điều hành nhập khẩu không phải lúc nào cũng hỗ trợ cho các hoạt động kinh doanh nhập khẩu, tệ nạn gian lận thương mại đã gây khó khăn cho các doanh nghiệp làm ăn đứng đắn, thuế nhập khẩu còn nhiều vấn đề còn tồn tại, thuế VAT vẫn còn nhiều vần đề tranh cãi, thủ tục hành chính có nhiều phiền phức, tỷ giá hối đoái không ổn định, hoạt động không hiệu quả ở lĩnh vực Ngân hàng tài chính. Trong khi đó muốn tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải làm ăn có lãi và có hiệu quả. Để đạt được các mục tiêu đó các nhà lãnh đạo phải nắm được các thông tin của đơn vị mình một cách chính xác và kịp thời, một phần quan trọng các thông tin đó là do kế toán cung cấp. Một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu đòi hỏi phải là một Công ty có đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo và đặc biệt đứng trước các khó khăn trong thời hiện đại nay cùng với những tiến bộ khoa học công nghệ đang phát triển như vũ bão, thời đại bùng nổ thông tin, các cán bộ quản lý nhất thiết phải có tri thức, trí tuệ, năng lực tổ chức quản lý và điều hành. Trong công tác nhập khẩu hàng hoá các doanh nghiệp phải biết lựa chọn nhà cung cấp sao cho đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất, phải biết tạo dựng uy tín trên thị trường. Các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu phải tuân thủ các thông lệ quốc tế và pháp luật hiện hành của nhà nước. Với vai trò của mình kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đòi hỏi phải được hoàn thiện từ công tác hạch toán đến tổ chức bộ máy kế toán, đây là điều kiện không thể thiếu nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá nói riêng và hiệu quả hoạt động kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung. Đối với công tác kế toán, các thông tin kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, đặc biệt trong cơ chế thị trường các thông tin này phải đảm bảo tính nhạy bén và phù hợp điều kiện kinh tế . Công tác thu thập và phản ánh các thông tin kế toán này phải xuất phát từ các đặc trưng của hoạt động kinh doanh nhập khẩu, từ mục tiêu của hoạt động này là vì lợi nhuận, từ các đặc điểm của từng doanh nghiệp để vận dụng sáng tạo nhưng trong khuôn khổ các luật định, chế độ kế toán. Các chứng từ sử dụng trong kế toán nhập khẩu hàng hoá được ghi chép kịp thời, rõ ràng, luân chuyển chứng từ phải phù hợp với đặc điểm riêng của từng nghiệp vụ. Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán, để hoàn thiện thì phải đảm bảo các điều kiện sau: - Bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra các hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. - Cán bộ kế toán phải cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc, có chuyên môn, có phẩm chất đạo đức và có lòng hăng say trong công việc . Cán bộ quản lý và kế toán trưởng am hiểu nghiệp vụ, có khả năng xử lý nhanh nhạy các tình huống xảy ra, có óc phán đoán và phân tích, có khả năng bao quát toàn bộ công việc kế toán trong doanh nghiệp. Trong công tác, đội ngũ cán bộ cần có sự nhất trí, lấy lợi ích tập thể đặt lên trên lợi ích cá nhân, tất cả vì mục tiêu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Kế toán trực tiếp làm nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu phải là người có trình độ hiểu biết nghiệp vụ và đặc biệt là thông thạo thiếng Anh vì kế toán viên này là người thường xuyên tiếp xúc các chứng từ và tài liệu bằng tiếng Anh, từ đó mà kế toán có thể hiểu và phản ánh nghiệp vụ nhập khâủ một cách chính xác, đầy đủ, đảm bảo thông tin kế toán xuất nhập khẩu. Ngoài ra đối với các doanh nghiệp sử dụng kế toán máy thì kế toán phải biết sử lý, thao tác và vận dụng phần mềm kế toán mà doanh nghiệp sử dụng để các nghiệp vụ kế toán được phản ánh kịp thời, chính xác đáp ứng nhu cầu các thông tin kế toán. Từ những lí luận và thực tiễn như trên, em xin mạnh dạn trình bày một số phương hướng để hoàn thiện công tác nhập khẩu hàng hoá của công ty Marine Supply. III. Một số ý kiến đề xuất phương hướng hoàn thiện công tác nhập khẩu hàng hoá của Marine supply 3.1. Đối với công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá Kết luận thứ nhất Thứ nhất, về tài khoản sử dụng và cách hạch toán. Để giải quyết những tồn tại trong việc sử dụng tài khoản em xin có một vài đề xuất sau: - Các chi phí trong việc mua hàng nhập khẩu phải được hạch toán rõ ràng và đúng quy định. Các chi phí liên quan đến bán hàng thì mới hạch toán vào TK 641, các chi phí liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp thì mới hạch toán vào TK 642, còn các chi phí liên quan đên việc mua hàng phải hạch toán vào TK 1562 theo định khoản sau: Nợ TK 1562 Có TK 111,112 Cuối kì phân bổ chi phí thu mua này cho hàng tiêu thụ và hàng tồn kho theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kì Chi phí thu mua phát sinh trong kì Trị giá hàng tồn cuối kì Trị giá hàng tồn cuối kì Trị giá hàng tồn cuối kì = + + ´ Chi phí thu mua phân bổ cho số hàng tiêu thụ Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kì Chi phí thu mua phát sinh trong kì Chi phí thu mua phân bổ cho hàng tồn kho cuối kì = + - Sau khi đã xác định được chi phí mua hàng đã tiêu thụ thì phản ánh chi phí này vào giá vốn theo bút toán sau: Nợ TK 632 Có TK 1562 Công ty là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nên sử dụng ngoại tệ thường xuyên và nhiều loại ngoại tệ khác nhau vì vậy em thiết nghĩ việc sử dụng TK ngoài bảng 007 sẽ giúp cho công ty theo dõi ngoại tệ dễ dàng thuận tiện hơn giúp nắm bắt được số ngoại tệ từng loại còn bao nhiêu, phát sinh tăng giảm bao nhiêu đảm bảo phục vụ cho công tác thanh toán hàng hoá nhập khẩu. TK 007 được mở chi tiết cho từng loại nguyên tệ Khi có phát sinh tăng về ngoại tệ kế toán ghi: Nợ TK 007-chi tiết cho từng loại nguyên tệ Khi có phát sinh giảm về ngoại tệ, ghi: Có TK 007- chi tiết cho từng loại nguyên tệ Các nghiệp vụ này được phản ánh vào sổ chi tiết ngoại tệ. Để phục vụ cho mục đích nâng cao doanh thu tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu, tăng vòng quay của vốn, tăng độ hấp dẫn của công ty đối với khách hàng như đã trình bày ở trên, kế toán công ty nên sử dụng có hiệu quả TK 521-chiết khấu bán hàng và TK 532-giảm giá hàng bán, TK531-Hàng bán bị trả lại. Việc hạch toán giảm giá, chiết khấu được thực hiện theo sơ đồ sau: TK 511 TK 532, 531 TK 111,112,131 Số giảm giá, hàng bán(không kể VAT) Cuối kỳ kết chuyển sang TK doanh thu Tổng số giảm giá hàng bán trả cho khách hàng TK 33311 Thuế VAT tương ứng với số giảm giá,chiết khấu Kết luận thứ hai Như đã trình bày ở trên, dự trữ hàng hoá là khâu quan trọng trong việc đảm bảo kế hoạch thực hiện luân chuyển hàng hoá nhập khẩu nhưng dự phòng hàng hoá không phải là không có rủi ro nhất định như sự biến động của thị trường làm cho hàng hoá bị giảm giá, hao mòn do tồn kho lâu và sẽ gây thiệt hại cho công ty. Vì vậy để hạn chế những thiệt hại cho những trường hợp này đem lại, trong công tác quản lý hàng hoá cần phải lập dự phòng và được kế toán phản ánh vào TK và nghiệp vụ kế toán bằng việc ước tính phần dự phòng mà hàng hoá có thể bị giảm giá. Phần dự phòng này làm tăng tổng số chi phí, do vậy nó đồng nghĩa với sự tạm thời làm giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo- niên độ lập dự phòng của công ty. Về mặt kinh tế cũng như tài chính hành vi dự phòng cho phép công ty luôn thực hiện được nguyên tắc hạch toán tài sản theo giá phí gốc, lại vừa có thể ghi nhận trên các báo cáo tài chính của mình giá thực tế của tài sản; mặt khác dự phòng tạo lập cho công ty một quĩ tiền tệ đủ sức khắc phục trước mắt các thiệt hại có thể xảy ra trong kinh doanh, ngoài ra dự phòng có thể được nhìn nhận như một đối sách tài chính cần thiết để duy trì công ty. Khi tính toán dự phòng cho hàng hoá tồn kho kế toán phải thực hiện theo nguyên tắc sau:+ Chỉ trích dự phòng cho những mặt hàng mà giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo quyết toán giảm xuống so với giá gốc. + Số dự phòng cần lập phải dựa trên số lượng của mỗi loại hàng tồn kho theo kiểm kê và thực hiện diễn biến giá trong năm có kết hợp với dự báo giá diễn ra trong niên độ tiếp theo. Mức chênh lệch giảm giá của mỗi loại Số lượng hàng tồn kho mỗi loại Mức dự phòng cần lập cho niên độ (N+ 1) ´ = Để lập phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán sử dụng TK 159- dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho thực hiện như sau: TK 721 Hoàn nhập dự phòng trước vào 31/12/N TK 159 TK 6426 Lập dự phòng cho niên độ (N+1) vào 31/12/N Trong phương thức nhập khẩu trực tiếp, khi kí quĩ mở L/C kế toán định khoản bằng bút toán: Nợ TK 144 Có TK 111,112 Như thế em thiết nghĩ sẽ phản ánh chính xác hơn nội dung kinh tế của nghiệp vụ để giảm bớt sự bất hợp lý khi hàng chưa thuộc quyền sử hữu của công ty và cũng chưa có căn cứ pháp lý chứng minh hàng đã được vận chuyển theo hợp đồng. Đối với nhà xuất khẩu, kế toán nên sử dụng TK 331 để phản ánh tình hình và trách nhiệm thanh toán. Số tiền ứng trước cho nhà xuất khẩu được phản ánh (ghi theo tỷ giá thực tế mở L/C): Nợ TK 331 Có TK 144 Khi nhận được giấy báo hàng đã về, công ty làm thủ tục nhập hàng, ghi: Nợ TK 151 Có TK 331 Có ( hoặc Nợ ) TK 413 Khi thực hiện thanh toán nốt số tiền còn lại với nhà xuất khẩu, kế toán ghi( ghi theo tỷ giá hạch toán) : Nợ TK 331 Có TK 111,112 Trong nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác kế toán nên sử dụng TK 3388 để phản ánh số tiền mà đơn vị giao uỷ thác trao cho công ty và TK 1388 để phản ánh số tiền mà công ty thanh toán hộ trong quá trình thực hiện nhập khẩu uỷ thác. Sau khi kết thúc hợp đồng và thực hiện quyết toán sẽ tiến hành bù trừ giữa hai TK để qua đó xác định được nghĩa vụ thanh toán còn lại thuộc về bên nào. Khi bên giao uỷ thác giao tiền cho công ty, ghi: Nợ TK 111,112 Có TK 3388 Khi có các chi phí phát sinh mà công ty phải chi hộ, ghi: Nợ TK 1388 Có TK 111,113 Thứ hai đối với hàng nhập kho, việc quản lý và hạch toán chặt chẽ để đảm bảo tính thông nhất giữa thực tế và sổ sách sẽ giúp Công ty tránh được sai sót, tiêu cực, do đó có thể hạn chế được tổn thất cho công ty với hàng hoá trong kho. Để đáp ứng được mục tiêu này, công ty có thể áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết quá trình mua hàng sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. Trong ba phương pháp này, với đặc điểm của công ty là mặc dù nhập khẩu nhiều loại hàng hoá, nhưng chủ yếu là giao ngay và phần lớn hàng nhập kho có thể nói là ít chủng loại và giá trị hàng hoá lớn, kế toán theo dõi hàng hoá này được chuyên môn hoá, vì vậy theo em công ty nên áp dụng phương pháp thẻ song song. Nguyên tắc mở sổ là thẻ và sổ kho do kế toán ghi và giao cho thủ kho để theo dõi về hiện vật. Sổ chi tiết mở theo thẻ kho để theo dõi về gía trị. Sơ đồ phương pháp thẻ song song: Chứng từ xuất Chứng từ nhập Sổ chi tiết hàng hóa Thẻ kho Thẻ kho theo mẫu 06-VT( ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ TàI Chính) Sổ chi tiết hàng hoá theo mẫu sau: Đơn vị....... Sổ chi tiết hàng hoá Năm....... Tên kho................ Tên, qui cách hàng hoá........... Đơn vị tính......... Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số Ngày tháng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sdđn Cộng Người ghi sổ Ngày...tháng ....năm (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký,họ tên) Kết luận thứ ba Như ở phần 3 đã đề cập, Marine supply lãi vay phải trả được hạnh toán vào TK642-Chi phí quản lý doanh nghiệp, nhưng theo chế độ Tài chính hiện nay mọi khoản lãi vay (trừ lãi vay cho hoạt động XDCB chưa hoàn thành) đều tính vào chi phí hoạt động Tài chính. Để phù hợp với thông tư 63 ngày 7/6/1999 của Bộ tài chính kế toán ghi sổ các khoản lãi vay như sau: Nợ TK881- Chi phí hoạt động tài chính CóTK 111, 112,...số tiền được hưởng chiết khấu Về hệ thống sổ sách, trong công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá, em thiết nghĩ, kế toán nên dùng thêm sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán bằng ngoại tệ. Mẫu số NKCT số 5 Ghi có TK 331 – Phải trả cho người bán Tháng...........năm........... STT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu tháng Ghi có TK 331, ghi nợ các tk Theo dõi thanh toán, ghi nợ 331, ghi có các tk Số dư cuối tháng N C 152 153 133 cộng có TK 331 111 112 cộng nợ TK 331 N C HT TT HT TT 1 2 Tổng cộng Về tổ chức bộ máy kế toán, để hoạt động kế toán mang lại những thông tin chính xác, tin cậy, theo đúng qui định của chế độ kế toán, nhất là đối với một công ty khá lớn hoạt động trên cả lĩnh vực kinh doanh thương mại, số lượng nghiệp vụ phát sinh tương đối nhiều do vậy em thấy rằng việc thành lập kiểm toán nội bộ là thiết thực đối với công tác kế toán của công ty. Kiểm toán nội bộ thực hiện việc đánh giá tính hữu hiệu của các chính sách, thủ tục qu định do quản lý thiết lập nhằm đảm bảo một cách hợp lý rằng tài sản được bảo vệ, các thông tin tài chính kế toán được cung cấp kịp thời và đảm bảo tính hiệu quả cao trong kinh doanh, đồng thời kiểm toán nội bộ còn đánh giá tính hiệu quả, hiệu năng và tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ cũng như các bộ phận từ đó tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả của toàn đơn vị. 3.2. Đối với công tác nhập khẩu hàng hoá Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá chiếm một phần lớn trong toàn bộ lợi nhuận của công ty. Vì vậy nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu hàng hoá là một tất yếu rất quan trọng đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Vậy, trước hết công ty không ngừng mở rộng thị trường, công ty cần mạnh dạn xây dựng chiến lược qui mô về tiếp thị , chào hàng, giới thiệu sản phẩm. Công ty cần dành một chi phí thoả đáng cho công tác quản cáo, tiếp thị bao gồm đào tạo đội ngũ tiếp thị, trả lương thoả đáng cho các cán bộ tiếp thị; đối với cán bộ có lòng nhiệt tình mang lại hiệu quả cao cho công ty trong công tác chào hàng giới thiệu sản phẩm cần có chính sách khen thưởng bằng vật chất kịp thời nhằm khuyến khích cán bộ tiếp thị ngày càng làm việc có hiệu quả hơn. Hơn thế nữa, trước hết công ty cần đi sâu nghiên cứu khai thác các nguồn hàng, cử cán bộ chuyên môn đi khảo sát thị trường trong và ngoài nước, tìm hiểu tập quán cũng như thị hiếu người tiêu dùng, nhờ đó có chính sách tạp chung nhập khẩu những mặt hàng thuộc thế mạnh của công ty, được thị trường tiêu thụ ở mức độ lớn, đồng thời sẵn sàng chấp nhận bán hạ giá hàng hoá để thu hồi nhanh chóng nguồn vốn, không để vốn của công ty ứ đọng quá lâu, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn. Nhu cầu khách hàng là rất khác nhau và nói chung là rất khó tính, do đó để có thể tiêu thụ được hàng hoá, công ty cần phải thực hiện phân loại thị trường, phân vùng khách hàng và phân vùng tiêu thụ. Không ngừng mở rộng quan hệ với nhà cung cấp trong và ngoài nước, trong quá trình đàm phán với doanh nghiệp nước ngoài, cần nghiêm túc cẩn thận đòi hỏi điều khoản có lợi cho công ty nhất là các điều khoản có lợi cho tiến trình thanh toán. Việc kéo dài thời gian thanh toán tạo điều kiện để công ty với số vốn thấp, có thể nâng cao doanh số tiêu thụ mà vẫn thanh toán sòng phẳng, đúng hạn. Công ty cũng nên tập trung vào đầu tư kinh doanh các mặt hàng thuộc diện được nhà nước khuyến khích kinh doanh, chịu tỷ lệ thuế suất thấp. Trong tình trạng nền kinh tế kém phát triển như hiện nay, nhu cầu về xây dựng thấp và một số nhà xuất khẩu của công ty là các nước trong khu vực thì công ty nên có chiến lược kinh doanh mềm dẻo hơn bằn cách chuyển hướng kinh doanh sang một số mặt hàng tiêu dùng có hiệu quả kinh doanh cao đồng thời tìm kiếm những đối tác mới thuộc các nước phát triển có thị trường ổn định, uy tín lớn. Tuy nhiên công ty không nên quá làm dụng việc đa dạng hoá mặt hàng xét trên trên góc độ kinh doanh đơn thuần không vì mục đích khác. Bởi vì Nếu nhập khẩu tất cả các mặt hàng nhưng mỗi mặt hàng với số lượng ít để có đủ chủng loại hàng phục vụ cho mọi đối tượng thì đương nhiên không được hưởng giá ưu đãi của nhà cung cấp, hàng không thể cạnh tranh được. Hơn nữa Nếu nhập một mặt hàng mới thì độ rủi ro rất cao do người miền bắc thường dùng hàng theo thói quen và thông thường phải mất từ một đến một năm rưỡi cho việc quen với mộ mặt hàng nào đó. Trong quan hệ với khách hàng, biện pháp tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng như giảm giá, chiết khấu, trả chậm tiền hàng là điều kiện cần thiết để nâng cao doanh thu tiêu thụ, tuy nhiên sự ưu đãi này nên có sàng lọc đối với các khách hàng tin cậy, có lai lịch rõ ràng, có quan hệ mua bán thường xuyên với doanh nghiệp, có thực lực tài chính. Có như vậy mới hạn chế tới mức thấp nhất rủi ro có thể xảy ra do khách hàng phá sản hoặc mất khả năng thanh toán. Để có lợi nhuận cao trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu thì Marine Supply ngoài việc thực hiện các biện pháp nói trên thì cũng đồng thời phải thực hiện các biện pháp giảm chi phí kinh doanh như tăng cường quản lý kho, tổ chức tốt khâu vận chuyển và bảo quản hàng hoá và nâng cao trình độ của cán bộ trực tiếp thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hoá. Trình độ của cán bộ nghiệp vụ đóng vai trò quan trọng nhất vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tiến trình thực hiện hoạt động nhập khẩu đồng thời quyết định tính hiệu quả của các yếu tố khác trong việc thực hiện giảm chi phí cho hàng nhập khẩu. Một biện pháp không kém phần quan trọng là Marine Spply cần có kế hoạch luân chuyển hàng hoá hợp lý. Công tác lập kế hoạch luân chuyển hàng hoá bao gồm công tác lập kế hoạch cho hàng n hập về, kế hoạch cho việc bán hàng và kế hoạch cho việc dự trữ hàng. Các kế hoạch này được lập dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng, tình hình thực hiện kế hoạch nhập khẩu của giai đoạn trước, dự báo tình hình thị trường và nhu cầu thị trường trong nước, tình hình thực hiện tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu so với kế hoạch, và tình hình tài chính của công ty. Nhờ có kế hoạch này, công ty có thể chủ động trong việc xây dựng các kế hoạch tài chính và lợi nhuận. Trên đây là một vài đề xuất mà em mạnh dạn nêu ra mong góp phần nào đó vào việc hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty Marine Supply. Kết luận Sau quá trình học tập và thực tập tại Công ty, em đã được trang bị về lý luận cũng như thực tiễn về công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. Với những kiến thức có được em đã mạnh dạn đi sâu nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: Tổ chức công tác kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở Công ty XNK vật tư đường biển. Trong phạm vi của chuyên đề em đã trình bày một số nội dung cơ bản sau: - Về mặt lí luận: Báo cáo đã trình bày tương đối có hệ thống những lý luận cơ bản về hoạt động kinh doanh nhập khẩu và tổ chức hạch toán kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá. - Về mặt thực tiễn: Chuyên đề thực tập đã trình bày thực trạng công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá ở công ty Marine Supply theo phương thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, kế toán chi phí và xác định kết quả kinh doanh. - Trên cơ sở lí luận và thực tiễn phần ba của Chuyên đề nêu ra những ưu nhược điểm trong công tác nhập khẩu hàng hoá và công tác kế toán nghiệp vụ của Công ty từ đó đưa ra một số phương hướng hoàn thiện. Do trình độ và kinh nghiệm có hạn chế nên báo cáo không thể tránh khỏi những sai sót và khuyết điểm. Em rất mong nhận được sự phê bình, chỉ bảo và góp ý của các thày, cô, các cán bộ phòng Tài chính kế toán Công ty xuất nhập khẩu vật tư đường biển để báo cáo được hoàn thiện hơn./. Phần lụ lục Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ Số hiệu sổ nội dung sổ NKCT Bảng kê 1/NKCT 2/NKCT 3/NKCT 4/NKCT 5/NKCT 6/NKCT 8/NKCT 10/NKCT 1/BK 2/BK 5/BK 8/BK 9/BK 10/BK 11/BK I.Hạch toán vốn bằng tiền -Ghi Có TK 111"Tiền mặt" -Ghi Nợ TK 111 "Tiền mặt" -Ghi Có TK 112"Tiền gửi ngân hàng" -Ghi Nợ TK 112"Tiền gửi ngân hàng" -Ghi Có TK 113 "Tiền đang chuyển" -Ghi Có TK 311,315,341,342. II.Hạch toán thanh toán với người cung cấp và người mua hàng. -Ghi Có TK 331"Phải trả cho người bán' -Ghi Có TK 151"Hàng mua đang đi trên đường" III.Hạch toán chi phí kinh doanh -Bảng kê tập hợp chi phí bán hàng(TK 641),chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) IV.Hạch toán hàng hoá ,doanh thu và kết quả,thanh toán với khách hàng. -Ghi Có TK 156,157,159,131,511,512,531,532,632, 641,642,711,721,811,821,911. -Bảng kê nhập, xuất,tồn kho thành phẩm (TK 155), hàng hoá (TK 156) -Bảng tính giá trị thực tế hàng hoá -Bảng kê hàng gửi đi bán(TK 157) -Bảng kê thanh toán với người mua(TK 131) Ngoài ra ,còn có một loại NKCT khác .Đó là: -Nhật ký chung cho các đối tượng còn lại VII-Sổ cái Tài khoản kế toán sử dụng hạch toán trong hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. -TK 111:Tiền Mặt TK 1111: Tiền Việt Nam TK 1112: Tiền Ngoại tệ -TK 112: Tiền Gửi Ngân Hàng TK:1121:Tiền Việt Nam TK:1122: Ngoại Tệ - TK 133: Tiền đang chuyển - TK 131: Phải thu của khách hàng -TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ -TK 138: Phải thu khác -TK 151: Hàng mua đang đi đường -TK 156: hàng hoá -TK 157:Hàng gửi bán -TK 333: Thuế và các khoản phải thu TK 3331: thuế VAT TK 33311: Thuế VAT đầu ra TK 33311: Thuế VAT hàng Nhập khẩu TK 333: Thuế XNK -TK 331:Phải trả người bán -TK 431: Chênh lệch tỷ giá -TK 511: Doanh thu bán hàng -TK 642: Chi phí QLDN -TK 632:Giá vốn hàng bán -TK 911:XĐ Kết quả kinh doanh hình thức sổ sách nhập khẩu trực tiếp Tài khoản 1111 1121 1122 113 133 131 138 151 156 157 331 3331 3333 413 511 632 642 sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết TK NH Sổ tiền đang chuyển Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết TK 131 Sổ chi tiết TK 138 Sổ chi tiết TK 151 Sổ chi tiết TK 156 Sổ chi tiết TK 157 Sổ chi tiết công nợ Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng Sổ theo dõi thuế Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng Sổ chi tiết TK 413 Sổ theo dõi TK 511 Sổ chi tiết TK 632 Sổ chi tiết TK 642 sổ kế toán tổng hợp Sổ NKCT 1 Sổ NKCT 3 Sổ NKCT 10 (TK 133) Bảng kê số 11 NKCT 10 NKCT 6 (TK 151) Sổ cái TK 151 - Bảng kê số 8( TK 156) Sổ cái TK 156 Bảng kê số 10(TK 157) Sổ cái TK 157 NKCT số 5 sổ cái 331 NKCT số 10 NKCT số 10 Sổ cái TK 413 NKCT số 8 Sổ cái 511 NKCT số 8 Bảng tổng hơp phát sinh TK 642 Hình thức sổ sách nhập khẩu uỷ thác Tài khoản Sổ kế toán chi tiết Sổ kế toán tổng hợp 1111 Sổ quỹ tiền mặt Sổ NKCT1, Bảng kê số 1 1121 Sổ TGNH Sổ NKCT2, Bảng kê số 2 1122 Sổ chi tiết TK NH 151 Sổ chi tiết TK 151 NKCT 6, TK 151 Sổ cái TK 151 156 Sổ chi tiết TK 156 Bảng kê số 8 TK 156 Sổ cái TK 156 331 Sổ chi tiết TK 331 NKCT số 5 Sổ chi tiết theo TK Sổ cái TK 331đối ứng 3388 Sổ chi tiết TK 3388 NKCT số 5 TK 3388 511 Sổ chi tiết TK 511 NKCT số 8 Sổ cái TK 511 413 Sổ chi tiết TK 413 Sổ cái TK 413 hình thức sổ sách kết quả kinh doanh Tài Khoản Sổ chi tiết Sổ tổng hợp TK 1111 TK 1121 TK 131 TK 156 TK 3331 TK 421 TK 511 TK 632 TK 642 TK 911 Sổ quỹ tiền mặt Sổ chi tiết ngân hàng Sổ chi tiết phải thu Sổ chi tiết hàng hoá Sổ theo dõi thuế GTGT Sổ chi tiết TK 421 Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng Sổ chi tiết TK 632 Sổ chi tiết TK 642 Sổ chi tiết TK 911 -Bảng kê số 1 NKCT số1 -Bảng kê số 2 NKCT số2 Bảng kê số 8TK156 Sổ Cái TK 156 -NKCT số 10 (TK 3331) -Sổ Cái TK 421 -NKCT số 8(TK 511) -NKCT số 8(TK 632) -Bảng tổng hợp phát sinh TK 642 -Sổ Cái TK 911 Nhận xét của cơ quan thực tập Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Nhận xét của giáo viên phản biện ._.