Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

ối giữa lĩnh vực sản xuất và lĩnh vực tiêu dùng. Một tất yếu khách quan trong nền kinh tế thị trường là sự cạnh tranh. Để có thể tồn tại, phát triển và kinh doanh có lãi trong cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải có chính sách và biện pháp phù hợp với những thay đổi của môi trường. Hạch toán kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ công tác điều hành, quản lý hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn, chi phí trong các doanh nghiệp. Bởi hạch toán có chính xác và hợp lý sẽ giúp cho các doanh nghiệp có cơ sở kiểm tra, giám sát hoạt động của mình, qua đó sẽ phát hiện được điểm mạnh và điểm yếu, tạo cơ sở khoa học cho lãnh đạo đánh giá được chính xác tình hình thực tế ở doanh nghiệp từ đó đưa ra các biện pháp hữu hiệu nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh. Với tầm quan trọng như vậy, trong sự đổi mới của nền kinh tế, kế toán nước ta đã có những bước chuyển đổi đáng kể. Từ 1/1/2002 các doanh nghiệp bắt đầu từng bước áp dụng chuẩn mực kế toán mới do Bộ Tài chính ban hành. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì việc tổ chức công tác kế toán và từng bước hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá sao cho phù hợp với chuẩn mực kế toán mới đang trở thành mối quan tâm hàng đầu của những người làm công tác kế toán. Xuất phát từ nhu cầu đó, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại” để nhằm nêu bật tầm quan trọng của kế toán tiêu thụ đối với doanh nghiệp thương mại nói riêng và xã hội nói chung. Qua thời gian học tập tại trường Đại học Thương mại cùng với quá trình thực tập tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ, được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn Nguyễn Tuấn Duy và các cán bộ, nhân viên trong Công ty tôi đã hoàn thành bản luận văn tốt nghiệp này. Tuy nhiên do trình độ còn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi những sai sót, tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú trong Công ty và tất cả các bạn sinh viên để bài luận văn được hoàn thiện hơn. Kết cấu của luận văn bao gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về hoạt động bán hàng và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM. Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ. Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ. Chương I: Lý luận chung về hoạt động bán hàng và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM I. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 1.1. Vai trò của hoạt động bán hàng đối với các DNTM 1.1.1. Doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường Kinh tế thị trường là một nền kinh tế hoạt động theo cơ chế thị trường. Cơ chế thị trường chính là “bộ máy” kinh tế điều tiết toàn bộ sự vận động của kinh tế thị trường, điều tiết quá trình sản xuất và lưu thông hàng hoá thông qua sự tác động của các quy luật kinh tế của nền kinh tế thị trường, đặc biệt là quy luật giá trị – quy luật kinh tế căn bản của sản xuất và lưu thông hàng hoá. Kinh tế thị trường mang những đặc điểm cơ bản sau: - Tính tự chủ của các chủ thể kinh tế rất cao, điều này đối lập với nền kinh tế bao cấp và nó đồng nghĩa với sự năng động trong kinh doanh, tự chịu trách nhiệm đối với kết quả sản xuất và kinh doanh của mình. - Trên thị trường hàng hoá rất phong phú. Sự đa dạng và phong phú về số lượng và chủng loại hàng hoá trên thị trường một mặt phản ánh trình độ cao của năng suất lao động xã hội, mặt khác cũng nói lên mức độ phát triển của quan hệ trao đổi, trình độ phân công lao động xã hội và sự phát triển của thị trường. - Giá cả hàng hoá được hình thành ngay trên thị trường. Giá cả thị trường vừa là sự biểu hiện bằng tiền của giá trị thị trường, vừa chịu sự tác động của quan hệ cạnh tranh và quan hệ cung cầu hàng hoá. Trên cơ sở giá trị thị trường, giá cả là kết quả của sự thương lượng và thoả thuận giữa người mua và người bán. - Cạnh tranh là một tất yếu của kinh tế thị trường. Nó tồn tại trên cơ sở những đơn vị sản xuất hàng hoá độc lập và khác nhau về lợi ích kinh tế. Lợi ích kinh tế được thực hiện thông qua lợi nhuận thu được của mỗi doanh nghiệp. Việc tìm các biện pháp mang lại lợi nhuận cao ở mỗi doanh nghiệp chính là yếu tố tạo nên sự cạnh tranh trên thị trường. - Sự vận động của cơ chế thị trường luôn có sự điều tiết của Nhà nước. Nhà nước tác động tới thị trường thông qua các công cụ kinh tế như: Thuế, lãi suất tiền vay, chính sách giá cả và một số chính sách kinh tế khác. Thông qua nghiên cứu những đặc điểm của nền kinh tế thị trường cho thấy các doanh nghiệp muốn tồn tại và đứng vững trên thị trường thì phải biết thích nghi và khai thác thật tốt thị trường tiêu dùng. Đặc biệt đối với các DNTM thì tiêu thụ hàng hoá là tiền đề để doanh nghiệp trường tồn. Đối với DNTM, ba vấn đề cơ bản luôn đặt ra và phải giải quyết trong suốt quá trình hoạt động là: - Kinh doanh cái gì, khối lượng bao nhiêu, cơ cấu mặt hàng và mua ở đâu là thích hợp, có lợi và lâu dài. - Kinh doanh bằng cách nào, đây là vấn đề thuộc phương pháp, biện pháp, nghệ thuật tiến hành kinh doanh để sử dụng nguồn vốn ban đầu ít ỏi kết hợp với sức lao động trong doanh nghiệp sao cho có lợi nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. - Phân phối hàng hoá cho ai, tức là hàng hoá đáp ứng yêu cầu nào của khách hàng, ở đâu, thời gian cần phải có hàng để bán ra. Trong nền kinh tế thị trường, DNTM có các đặc trưng cơ bản sau: - Đối tượng lao động của các DNTM là các sản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh, nhiệm vụ của các DNTM không phải là tạo ra các giá trị sử dụng và giá trị mới mà là thực hiện giá trị. Vì vậy DNTM hoạt động trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá, phải là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng. - DNTM hoạt động giống các doanh nghiệp khác bao gồm các quá trình kinh tế, tổ chức kỹ thuật nhưng mặt kinh tế là chủ yếu bởi vì DNTM là một tổ chức kinh tế chuyên kinh doanh các sản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh để kiếm lời vì vậy mọi hoạt động của doanh nghiệp đều nhằm vào việc mua và bán. Mặt khác nhu cầu của khách hàng là mục tiêu hướng tới của doanh nghiệp cho nên doanh nghiệp phải nghiên cứu thị trường, phát hiện những nhu cầu chưa được thoả mãn để đáp ứng nhu cầu đó. Vì vậy mà khách hàng trở thành nhân vật trung tâm, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tập trung và hướng tới khách hàng. - Mặt khác do nhu cầu của khách hàng rất đa dạng cho nên việc đảm bảo thoả mãn tối đa nhu cầu đó dẫn tới sự phân công chuyên môn hoá trong nội bộ DNTM bị hạn chế hơn nhiều so với các doanh nghiệp sản xuất . - So với các doanh nghiệp sản xuất, các DNTM chỉ đơn thuần là kinh doanh các sản phẩm hàng hoá hoàn chỉnh cho nên liên kết giữa các DNTM trên góc độ kỹ thuật là tương đối lỏng lẻo nhưng trên góc độ kinh tế lại rất chặt chẽ. Doanh nghiệp thương mại thực hiện các chức năng sau: - Chức năng lưu chuyển hàng hoá và thực hiện giá trị hàng hoá. Ra đời từ sự phát triển sản xuất và phân công lao động xã hội, các DNTM trở thành bộ phận độc lập với sản xuất nhằm thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá. - Chức năng tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông: sản xuất và lưu thông hàng hoá là hai khâu có quan hệ chặt chẽ và thúc đẩy nhau cùng phát triển. Cùng với quá trình lưu thông thuần tuý còn có quá trình lưu thông bổ sung, nhiều sản phẩm sau khi kết thúc sản xuất trực tiếp để bước vào lĩnh vực lưu thông còn cần nhiều hoạt động để tiếp tục hoàn thiện quá trình sản xuất như phân loại, bao gói, gia công, chế biến… Bởi vậy tiếp tục quá trình sản xuất trong khâu lưu thông là cần thiết, hoàn thiện sản phẩm để thoả mãn hơn nữa nhu cầu của khách hàng là một chức năng quan trọng trong kinh doanh thương mại. - Chức năng tổ chức và quản lý kinh doanh: Hoạt động kinh doanh trong cơ chế thị trường gặp rất nhiều khó khăn nên muốn phát triển các doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện bộ máy, cải tiến nghiệp vụ kinh doanh, tổ chức quản lý tốt mọi nguồn lực khan hiếm của doanh nghiệp như lao động, vật tư, tiền vốn và khả năng quản lý, tận dụng mọi cơ hội kinh doanh để thực hiện các chức năng một cách có hiệu quả. 1.1.2. Vai trò của hoạt động bán hàng trong các DNTM Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của DNTM. Thực hiện khâu này, vốn của DNTM chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ. Khi khâu bán hàng kết thúc, doanh nghiệp bán được quyền sở hữu về tiền hoặc được quyền đòi tiền bên mua, đồng thời mất quyền sở hữu về hàng hoá. Quá trình bán hàng ở các DNTM là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả kinh doanh thương mại. Quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá đã giao cho người mua và đã thu được tiền bán hàng. Bán hàng có vai trò rất quan trọng nhưng nó đặc biệt được nhấn mạnh trong nền kinh tế thị trường, bởi vì: Chúng ta đều biết rằng hàng hoá sản xuất ra là để trao đổi, để bán. Khi một hàng hoá được đem ra thị trường thì mục đích của người bán là giá trị, họ có giá trị sử dụng nhưng họ cần giá trị. Ngược lại, người mua hàng lại rất cần giá trị sử dụng, nhưng họ phải có giá trị tương đương để trao đổi với người bán thì mới sở hữu được giá trị của hàng hoá. Như vậy, bán hàng là một quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá. Có thể nói đây là hai quá trình khác nhau cả về thời gian và không gian, quá trình thực hiện giá trị được tiến hành trên thị trường còn quá trình thực hiện giá trị sử dụng được tiến hành trong tiêu dùng. Nếu việc bán hàng không được thực hiện hoặc thực hiện không thành công thì tuy rằng bản thân hàng hoá không thiệt hại gì, nó không bị mất đi giá trị sử dụng nhưng khi giá trị của hàng hoá không được thể hiện tức là lao động xã hội của người sản xuất hàng hoá không được xã hội thừa nhận. Bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh nó trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông, phục vụ sản xuất và đời sống. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh qua khâu này hàng hoá chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ vòng chu chuyển vốn của đơn vị được hoàn thành và tiếp tục chu chuyển một vòng mới, doanh nghiệp tiếp tục đi vào sản xuất kinh doanh. Hoạt động bán hàng được thực hiện, sản phẩm của doanh nghiệp bán được chứng tỏ thị trường đã chấp nhận sản phẩm đó và doanh nghiệp đã tạo dựng được chữ tín trên thương trường trong và ngoài nước. Điều đó cho thấy rằng bán hàng là khâu có quan hệ mật thiết với khách hàng. Vì vậy khâu này ảnh hưởng trực tiếp tới niềm tin, uy tín và tái tạo nhu cầu của người tiêu dùng đối với doanh nghiệp. Bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận, đồng thời nó cũng góp phần quyết định các nghiệp vụ khác. Hơn thế nữa, kết quả hoạt động bán hàng phản ánh đúng đắn mục tiêu cũng như chiến lược sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp, phản ánh kết quả và sự cố gắng của doanh nghiệp trên thị trường. Khâu bán hàng được tổ chức tốt, hàng hoá bán được nhiều sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tăng khả năng thu hồi vốn nhanh từ đó làm tăng vòng quay của vốn lưu động cho phép tiết kiệm một khoản vốn đầu tư vào sản xuất kinh doanh khác, cho phép mở rộng quy mô kinh doanh hàng hoá của doanh nghiệp. Mặt khác, tổ chức tốt hoạt động bán hàng sẽ góp phần làm giảm chi phí lưu thông, khi hàng hoá bán ra được nhiều sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao khả năng sản xuất, tận dụng hết năng suất lao động, giảm hỏng hóc các hàng hoá, thành phẩm, giảm chi phí bảo quản... Ngược lại, hoạt động bán hàng không tốt sẽ dẫn tới ứ đọng hàng hoá, chất lượng hàng hoá giảm sút, dẫn đến nguồn vốn bị tồn đọng, hoạt động sản xuất bị ảnh hưởng và ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết quả hoạt động bán hàng phản ánh sự đúng đắn mục tiêu chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời thể hiện trình độ tổ chức và năng lực điều hành của nhà quản trị. Để xây dựng kế hoạch kinh doanh mang tính khả thi và có hiệu quả thì ban lãnh đạo cần theo dõi sát sao hoạt động bán hàng. Cụ thể phải xác định đúng cung, cầu của hàng hoá, dịch vụ; lựa chọn kênh phân phối, chính sách phân phối và hình thức bán hàng phù hợp với nhu cầu của thị trường, xúc tiến bán hàng, tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng. Nếu trong kỳ kinh doanh thấy kết quả hoạt động bán hàng không đạt hiệu quả thì DNTM cần xem lại chiến lược kinh doanh và tìm cách khắc phục trong kỳ tới. Hoạt động bán hàng là khâu cuối cùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nó ảnh hưởng rất lớn đến các hoạt động khác của doanh nghiệp. Nếu hoạt động bán hàng không có hiệu quả thì dù các hoạt động khác có hiệu quả đến đâu thì kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vẫn kém, hàng hoá ứ đọng, doanh nghiệp sẽ bị thua lỗ. Bên cạnh đó bán hàng là hoạt động vừa liên quan đến người sản xuất - người bán, vừa liên quan đến người tiêu dùng - người mua. Vì vậy nó thúc đẩy tính chủ động sáng tạo của các doanh nghiệp. Qua các hoạt động bán hàng doanh nghiệp có thể thu được đầy đủ, chính xác các thông tin về cung cầu, giá cả, thị hiếu của người tiêu dùng. Từ đó doanh nghiệp sẽ tổ chức kinh doanh những mặt hàng phù hợp, tạo điều kiện cho việc bán hàng đạt hiệu quả cao hơn. Từ những phân tích trên đây cho chúng ta thấy rằng, nếu càng mở rộng hoạt động bán hàng, mở rộng mặt hàng, mở rộng các dịch vụ bán buôn bán lẻ thì doanh nghiệp càng có nhiều khả năng thu được nhiều lợi nhuận. Do đó bán hàng như thế nào và bán những mặt hàng gì luôn là vấn đề được coi trọng thích đáng trong mỗi doanh nghiệp, đồng thời phải luôn đổi mới và hoàn thiện vấn đề này cho phù hợp với cơ chế thị trường trong từng giai đoạn. 1.2. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 1.2.1. Đối tượng phục vụ: Đối tượng phục vụ của các DNTM là người tiêu dùng, bao gồm các cá nhân, các đơn vị SXKD khác và các cơ quan, tổ chức xã hội. Đối với các DNTM và các doanh nghiệp sản xuất thì mục đích của họ là mua hàng hoá để thực hiện bán ra hoặc gia công, chế biến bán ra kiếm lời. Đối với các cơ quan, tổ chức xã hội thì mua hàng hoá về để tiêu dùng nội bộ. Đối với các cá nhân thì mua hàng về phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng hàng ngày. Đối với doanh nghiệp, mỗi sản phẩm được sản xuất ra là nhằm để bán cho người tiêu dùng. Không phải không có cơ sở khi người ta nói: “Phục vụ khách hàng như phục vụ vua” hoặc “Người tiêu dùng bao giờ cũng có lý”. Nói một cách khác, người tiêu dùng giữ một vị trí trung tâm và là đối tượng chú trọng số một của sản xuất, kinh doanh. 1.2.2. Phương thức và hình thức bán hàng: Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn; bán lẻ hàng hoá; ký gửi, đại lý. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận…). 1.2.2.1. Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất… để thực hiện bán ra hoặc gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: - Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của DNTM để nhận hàng. DNTM xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, DNTM xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Chi phí vận chuyển do DNTM chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu DNTM chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. - Phương thức bán buôn hàng hoá chuyển thẳng: Theo phương thức này, DNTM sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: + Bán buôn hàng hoá chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn gọi là hình thức giao tay ba): Theo hình thức này, DNTM sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ. + Bán buôn hàng hoá chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, DNTM sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. 1.2.2.2. Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao. Hết ca (hoặc hết ngày) bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. - Hình thức bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền để tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách. - Hình thức bán trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. DNTM ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. 1.2.2.3. Phương thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá là phương thức bán hàng mà trong đó, doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của DNTM cho đến khi DNTM được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. Trên đây là các phương thức bán hàng phổ biến, tuỳ từng mặt hàng tiêu thụ, đặc điểm quy mô kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức bán phù hợp nhất để thu hút đông đảo khách hàng, tăng doanh số bán, từ đó có thể tăng lợi nhuận, mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.3. Giá cả hàng bán: Về mặt nguyên tắc, giá cả hàng bán là giá thoả thuận giữa doanh nghiệp và người mua được ghi trên hoá đơn hoặc hợp đồng mua bán hàng hoá. Giá cả hàng hoá là một trong những nhân tố chủ yếu tác động đến tiêu thụ, giá cả hàng hoá có thể kích thích hay hạn chế cung cầu do đó sẽ ảnh hưởng đến tiêu thụ. Giá cả chính là một đặc trưng của sản phẩm mà người tiêu dùng có thể nhận thấy trực tiếp nhất. Thông thường những hàng hoá chất lượng kém thì giá sẽ thấp và ngược lại. Người tiêu dùng thường đánh giá chất lượng hàng hoá thông qua giá cả của nó khi đứng trước những mặt hàng cùng loại hoặc có khả năng thay thế nhau. Việc xác định một mức giá phù hợp là vấn đề then chốt quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Định giá hàng hoá chịu ảnh hưởng của rất nhiều nhân tố như: mục tiêu của doanh nghiệp, quy luật cung – cầu, môi trường cạnh tranh, sự điều tiết của Nhà nước và quan trọng hơn cả là chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra cho một đơn vị sản phẩm hàng hoá. Vì vậy giá bán của hàng hoá phải bù đắp được giá vốn, chi phí kinh doanh và hình thành được một phần lợi nhuận cho doanh nghiệp, đồng thời cũng phải phù hợp với mức giá chung trên thị trường, với thu nhập của người tiêu dùng. Thông thường tại các DNTM, giá bán hàng hoá được xác định theo công thức sau: Giá bán hàng hoá chưa có thuế = Giá mua thực tế của hàng hoá + Thặng số thương mại Giá mua thực tế của hàng hoá = Giá mua không bao gồm thuế GTGT + Các loại thuế không được hoàn trả + Chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng + Các chi phí liên quan trực tiếp đến việc mua hàng (phí uỷ thác, hao hụt trong định mức…) – Chiết khấu thương mại – Giảm giá hàng mua. Thặng số thương mại là một bộ phận quan trọng cấu thành giá bán hàng hoá nhằm bù đắp chi phí bán hàng, chi phí quản lý và hình thành lợi nhuận cho doanh nghiệp, được tính theo tỷ lệ % so với giá mua thực tế của hàng hoá. Thặng số thương mại = Giá mua thực tế của hàng hoá x Tỷ lệ thặng số thương mại % Vậy: Giá bán hàng hoá chưa thuế = Giá mua thực tế của hàng hoá x (1+Tỷ lệ thặng số thương mại) Giá thanh toán là tổng số tiền phải thu của người mua bao gồm giá bán hàng hoá chưa có thuế GTGT và thuế GTGT đầu ra. Giá thanh toán = Giá bán hàng hoá chưa có thuế GTGT + Thuế GTGT đầu ra Thuế GTGT đầu ra = Giá bán hàng hoá chưa thuế GTGT x Thuế suất thuế GTGT Đối với hàng hoá chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng hoá không thuộc diện chịu thuế GTGT thì: Giá bán hàng hoá = Giá thanh toán (trong đó bao gồm cả thuế GTGT) 1.2.4. Phương thức và hình thức thanh toán tiền bán hàng: 1.2.4.1. Phương thức thanh toán: Trong điều kiện hiện nay việc thanh toán tiền bán hàng được thể hiện qua nhiều phương thức. Tuỳ vào lượng hàng giao dịch, mối quan hệ giữa hai bên và hình thức bán hàng mà bên mua và bên bán sẽ lựa chọn một phương thức phù hợp nhất, tiết kiệm được chi phí và có hiệu quả nhất. Căn cứ vào thời điểm phát sinh giao dịch thì phương thức thanh toán tiền bán hàng tại các DNTM được thể hiện dưới 2 phương thức: Thanh toán ngay và thanh toán chậm trả. Phương thức thanh toán ngay là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về hàng hoá được di chuyển từ người bán sang người mua ngay khi quyền sở hữu về tiền tệ được chuyển giao. Có thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bằng hàng đổi hàng. Phương thức này thu hồi được vốn nhanh, tránh được những rủi ro về tiền tệ. Phương thức thanh toán chậm trả là phương thức thanh toán mà bên bán giao hàng cho bên mua nhưng bên mua không trả tiền ngay mà trả tiền sau một thời hạn theo thoả thuận. Khi sản xuất và lưu thông hàng hoá càng phát triển, để thúc đẩy cho quá trình tiêu thụ hàng hoá thì việc bán chịu ngày càng có xu hướng phát triển. Bán chịu có ưu điểm là tạo ra sự hấp dẫn, thu hút khách hàng và tăng doanh thu. Nhưng nhược điểm là doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn và có khả năng mất vốn. 1.2.4.2. Hình thức thanh toán: Với tư cách là một nhà cung cấp, doanh nghiệp thường xuyên nhận các khoản thanh toán của khách hàng. Có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại các hình thức thanh toán của doanh nghiệp nhưng nếu căn cứ vào phương tiện sử dụng trong thanh toán ta chia thành các hình thức thanh toán sau: a. Thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người mua với người bán. Khi người bán giao hàng thì người mua sẽ xuất tiền mặt để trả cho người bán (có thể là VND, ngoại tệ…). - Ưu điểm: Thanh toán bằng tiền mặt giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn một cách nhanh chóng, trên cơ sở đó đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn. - Nhược điểm: Nếu khối lượng hàng hoá cung ứng lớn, khoảng cách xa dẫn đến phải vận chuyển một lượng tiền nhiều không đảm bảo an toàn. b. Thanh toán qua ngân hàng: là hình thức thanh toán thông qua trung gian – ngân hàng. Hình thức này có nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí cho xã hội trong việc in ấn, quản lý tiền tệ, tiết kiệm thời gian, làm tăng tốc độ sản xuất hàng hoá. Việc thanh toán qua ngân hàng giúp Nhà nước có thể quản lý, kiểm soát tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp, chống tham ô, lãng phí. Tuỳ từng trường hợp mà việc thanh toán có thể được thực hiện theo một số hình thức thanh toán sau: - Thanh toán bằng séc: Séc là một tờ mệnh giá trả tiền vô điều kiện của người chủ tài khoản tiền gửi, ra lệnh cho ngân hàng phục vụ mình trích từ tài khoản của mình, để trả cho người có tên trên séc hoặc trả theo lệnh của người ấy, hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Khi thanh toán bằng séc, nhân viên thu séc phải kiểm tra tính hợp lệ của tờ séc và nộp séc vào ngân hàng đúng thời hạn có hiệu lực của séc. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là một thể thức thanh toán chuyển khoản trong đó sau khi người bán hoàn thành nghĩa vụ thanh toán sẽ lập một bộ chứng từ thanh toán kèm theo uỷ nhiệm thu gửi tới ngân hàng, nhờ ngân hàng thu hộ tiền của người mua. - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền do chủ tài khoản phát hành yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho đơn vị được hưởng ngay sau khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã cung ứng. - Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): Thư tín dụng là một thể thức thanh toán trong đó ngân hàng phục vụ người mua theo yêu cầu của người mua sẽ tiến hành trả tiền cho người bán khi người bán xuất trình được một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các nội dung ghi trong thư tín dụng. c. Thanh toán dùng hàng đổi hàng: là hình thức bên mua thanh toán cho doanh nghiệp bằng hàng hoá. Lượng hàng mà doanh nghiệp đem đi trao đổi về thực chất chính là lượng hàng xuất bán. Lượng hàng mà doanh nghiệp nhận về thông qua trao đổi về thực chất chính là lượng hàng mua về. Như vậy, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức và hình thức khác nhau để thu tiền về hoặc để trả tiền. Nhưng xét cho cùng việc lựa chọn phương thức nào cũng phải xuất phát từ yêu cầu của người bán là thu tiền nhanh, đúng, đủ và từ yêu cầu của người mua là nhập hàng đúng số lượng, chất lượng và đúng hạn. Doanh nghiệp nên lựa chọn phương thức thích hợp để có thể thu hồi vốn một cách nhanh chóng trên cơ sở đó đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. II. Yêu cầu của quản lý và tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng 2.1. Yêu cầu của quản lý nghiệp vụ bán hàng Bán hàng có vai trò quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp thương mại. Quá trình bán hàng chịu sự theo dõi trực tiếp hay gián tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp, đối tác kinh doanh, đối thủ cạnh tranh, các cơ quan quản lý… Trong DNTM để quản lý tốt nghiệp vụ bán hàng thì doanh nghiệp phải quản lý đồng bộ từ trên xuống dưới, từ việc quản lý con người đến việc quản lý các mặt hàng kinh doanh, phương thức thanh toán và quan trọng hơn cả là phải chú ý tới sự biến động về giá cả hàng hoá và doanh thu bán hàng. Cụ thể: - Đối với việc quản lý nhân sự thì Ban lãnh đạo doanh nghiệp phải có sự phân công, phân cấp rõ ràng đối với từng bộ phận, từng con người. Bộ phận kế toán phải có trách nhiệm hạch toán đúng đắn nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong kỳ, xác định kết quả kinh doanh . Đối với bộ phận bán hàng, doanh nghiệp phải bố trí công việc cụ thể cho từng người, từng quầy bán hàng. Đối với người phụ trách kho phải có trách nhiệm quản lý hàng hoá sao cho hàng hoá được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện cho việc xuất, nhập, kiểm kê. Hàng hoá phải được bảo quản về mặt chất lượng và số lượng. - Đối với quá trình bán hàng thì doanh nghiệp phải theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch bán ra, phải nắm bắt được nhu cầu của khách hàng để từ đó xem xét nên kinh doanh những mặt hàng nào là hợp lý. Ngoài ra doanh nghiệp còn phải quản lý về doanh thu bán hàng để từ đó làm cơ sở xác định nghĩa vụ với Nhà nước, xác định chính xác kết quả bán hàng. Doanh thu bán hàng cần phải quản lý theo các nội dung sau: + Quản lý tổng doanh thu bán hàng: Tổng doanh thu bán hàng là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng phản ánh kết quả hoạt động SXKD của DNTM. Doanh nghiệp cần phải làm thế nào để cho tổng doanh thu tăng bởi vì doanh thu tăng thì doanh nghiệp có điều kiện để thực hiện tốt chức năng kinh doanh, thu hồi vốn nhanh, bù đắp các chi phí bỏ ra, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Hơn nữa tăng doanh thu bán hàng còn góp phần thoả mãn tốt hơn các nhu cầu tiêu dùng hàng hoá cho xã hội, đảm bảo cân đối cung cầu, ổn định giá cả thị trường và mở rộng giao lưu kinh tế giữa các vùng, các nước. + Quản lý doanh thu theo địa điểm kinh doanh: Trong các DNTM hiện nay, nhiều doanh nghiệp có mô hình kinh doanh tổng hợp theo quy mô lớn, có nhiều cửa hàng, quầy hàng trực thuộc đóng trên những địa bàn khác nhau. Do v._.ậy, quản lý doanh thu bán hàng theo địa điểm kinh doanh nhằm mục đích nhận thức và đánh giá đúng đắn kết quả kinh doanh của từng địa điểm, qua đó thấy được sự tác động ảnh hưởng đến thành tích, kết quả chung của doanh nghiệp. Đồng thời cũng thấy được những ưu, nhược điểm và những mặt tồn tại trong việc tổ chức và quản lý để đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. + Quản lý doanh thu theo nhóm hàng và những mặt hàng chủ yếu: DNTM thường kinh doanh nhiều mặt hàng hoặc nhóm hàng. Mỗi mặt hàng, nhóm hàng có những đặc điểm kinh tế kỹ thuật khác nhau trong SXKD, đáp ứng những nhu cầu tiêu dùng cũng như mức doanh thu đạt được rất khác nhau. Mặt khác trong những mặt hàng, nhóm hàng mà doanh nghiệp kinh doanh thì doanh nghiệp cần nghiên cứu và tìm ra những mặt hàng chủ yếu có khả năng và lợi thế cạnh tranh cao. Do vậy quản lý doanh thu theo nhóm hàng và những mặt hàng chủ yếu sẽ cho chủ doanh nghiệp thấy được sự biến đổi tăng giảm và xu hướng phát triển của chúng, làm cơ sở cho việc hoạch định chiến lược đầu tư trong những mặt hàng, nhóm hàng SXKD của doanh nghiệp. + Quản lý doanh thu theo phương thức bán: Việc bán hàng trong DNTM được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau: bán buôn, bán lẻ, bán đại lý, bán trả góp… Mỗi phương thức có những đặc điểm kinh tế kỹ thuật và ưu nhược điểm khác nhau. Quản lý doanh thu bán hàng theo phương thức bán nhằm mục đích đánh giá tình hình và khả năng đa dạng hoá các phương thức bán hàng của doanh nghiệp, qua đó tìm ra những phương thức bán thích hợp cho doanh nghiệp để đẩy mạnh bán ra tăng doanh thu. Doanh nghiệp cần quản lý phạm vi và thời điểm xác định hàng bán để có thể phản ánh đúng khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng. Phạm vi của hàng bán: Hàng hoá được coi là đã hoàn thành việc bán trong DNTM, được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện hành, được coi là hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như quyền sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. - Doanh thu đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Ngoài ra có một số trường hợp cũng được coi là hàng bán: + Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn được gọi là đối lưu hay hàng đổi hàng. + Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp. + Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng… + Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu. Thời điểm xác định hàng bán: Về nguyên tắc, thời điểm xác định hàng bán là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá cho khách hàng bất kể là khách hàng đã thanh toán hay là chưa thanh toán tiền. Thời điểm xác định hàng bán phụ thuộc vào các phương thức bán hàng. Thời điểm đó quy định cụ thể như sau: + Bán buôn qua kho, bán buôn chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: Thời điểm xác định hàng bán là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ. + Bán buôn qua kho, bán buôn chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Thời điểm xác định hàng bán là thời điểm thu được tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. + Bán lẻ hàng hoá: Thời điểm xác định hàng bán là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. + Bán hàng đại lý, ký gửi: Thời điểm xác định hàng bán là thời điểm cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán được. - Quản lý nghiệp vụ bán theo từng phương thức và hình thức thanh toán. Vì mục tiêu quan trọng của DNTM là phải bán được nhiều hàng nhưng đồng thời cũng phải thu hồi nhanh tiền bán hàng để tránh bị chiếm dụng vốn. Chính vì vậy quản lý theo từng phương thức thanh toán sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế tới mức tối thiểu rủi ro xảy ra. - Quản lý giá vốn hàng hoá tiêu thụ là một yêu cầu rất quan trọng bởi giá vốn là cơ sở để hình thành giá bán. Do vậy DNTM có thể áp dụng một trong các phương pháp sau để tính giá vốn của hàng bán: Phương pháp giá thực tế đích danh: Phương pháp này dựa trên một điều kiện là kế toán sẽ quản lý toàn bộ hàng hoá tồn kho theo từng lần nhập với từng đơn giá một. Khi xuất kho hàng hoá thì kế toán lựa chọn các đơn giá của các lần nhập để tính trị giá hàng hoá xuất kho. - Ưu điểm: Trị giá hàng hoá xuất kho được xác định rất chính xác. - Nhược điểm: Khối lượng công việc của kế toán rất lớn do phải quản lý hàng tồn kho theo từng lần nhập xuất với từng đơn giá khác nhau. - Phương pháp này thường được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị rất lớn, chủng loại tương đối đơn giản, số lượng các mặt hàng ít. Phương pháp giá nhập trước – xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên một giả thiết là hàng hoá nào nhập kho trước thì sẽ được coi là xuất kho trước. Trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hoá nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ Trong đó: Trị giá hàng hoá tồn kho cuối kỳ = Số lượng hàng hoá tồn kho cuối kỳ x Đơn giá mua của những lần mua cuối - Ưu điểm: Phương pháp này hoàn toàn phù hợp với việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, trị giá của hàng hoá tồn kho được xác định tương đối sát đúng với giá thị trường. - Nhược điểm: Trị giá hàng hoá xuất kho thường được phản ánh kém chính xác trong trường hợp có sự biến động tăng lên về giá cả. - Phương pháp này thường áp dụng đối với các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp nhập sau – xuất trước (LIFO): Phương pháp này dựa trên giả thiết là hàng hoá nào nhập kho sau sẽ được coi là xuất kho trước. Trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ = Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ x Đơn giá mua của những lần mua cuối - Ưu điểm: Trị giá hàng hoá xuất kho được xác định tương đối sát với giá thị trường tại thời điểm xuất kho hàng hoá. Ngoài ra phương pháp này sử dụng kỹ thuật thay thế trong việc quản lý hàng tồn kho ngay cả khi hàng hoá nhập và xuất kho không theo trình tự nhập sau, xuất trước. - Nhược điểm: Trị giá hàng hoá tồn kho sẽ bị xác định kém chính xác đặc biệt trong trường hợp có sự biến động về giá cả. Phương pháp giá bình quân (AC): Phương pháp này dựa trên việc tính đơn giá mua bình quân của những lần nhập kho khác nhau. Đơn giá mua bình quân = Trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng hoá nhập kho trong kỳ Số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + Số lượng hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hàng hoá xuất kho trong kỳ = Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ x Đơn giá mua bình quân Phương pháp hệ số giá: Theo phương pháp này doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hình biến động của hàng hoá trong kỳ. Giá có thể chọn lọc làm cơ sở cho giá hạch toán là giá kế hoạch hoặc giá nhập kho thống nhất quy định. Cuối kỳ sau khi tính được giá thực tế của hàng hoá nhập kho, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế đồng thời xác định giá thực tế hàng xuất bán trong kỳ. Hệ số giá của từng loại hàng hoá = Trị giá mua thực tế của hàng hoá còn tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá tồn đầu kỳ + Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho = Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho x Hệ số giá Tóm lại, mỗi phương pháp tính giá vốn đều có những ưu, nhược điểm do vậy doanh nghiệp cần phải nghiên cứu kỹ thị trường, giá cả thị trường để lựa chọn một phương pháp thích hợp nhất với đặc điểm quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Khi lựa chọn phải thực hiện theo một nguyên tắc nhất quán, thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác nhờ đó có thể kiểm tra, đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh được chính xác nhất. Để hàng hoá có giá bán hợp lý thì doanh nghiệp phải quản lý tốt nguồn mua hàng sao cho giá mua được rẻ nhất mà chất lượng vẫn đảm bảo, có như vậy hàng hoá của doanh nghiệp mới có thể cạnh tranh với các đối thủ khác trên thị trường góp phần tăng lợi nhuận. - Doanh nghiệp phải quản lý tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ một cách chặt chẽ. + Quản lý tổng nợ: Doanh nghiệp cần theo dõi tổng số nợ phải thu của khách hàng để tránh tình trạng thất thoát, thiếu tiền hàng. + Quản lý công nợ phải thu của từng khách hàng: Nếu thấy khách hàng nào nợ quá nhiều thì cần có biện pháp để thu hồi dần và không bán chịu nữa. Trường hợp thấy khả năng tài chính của họ không đảm bảo thì nên lập dự phòng. + Quản lý công nợ phải thu của từng nghiệp vụ: Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì doanh nghiệp cần nắm chắc khoản phải thu của từng nghiệp vụ để từ đó đưa số liệu đó vào sổ theo dõi của từng khách hàng cho đúng. Trên cơ sở quản lý tốt công nợ phải thu thì doanh nghiệp sẽ nghiên cứu tìm ra những biện pháp để thu hồi nợ nhanh chóng, tránh tổn thất và để đồng vốn trong kinh doanh được sử dụng một cách triệt để, mang lại lợi nhuận cao. - Kết thúc quá trình bán hàng trong kỳ thì doanh nghiệp phải xác định được kết quả hoạt động bán hàng, phải lập báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả kinh doanh, rút ra những thông tin tổng quan nhất, chính xác nhất trình lên Ban lãnh đạo đơn vị để đề ra những kế hoạch, chiến lược kinh doanh cho kỳ tới. 2.2. Yêu cầu của kế toán nghiệp vụ bán hàng Kế toán là công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế nói chung và trong quản lý nghiệp vụ bán hàng nói riêng đối với DNTM. Với chức năng phản ánh, giám đốc hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, kế toán đã cung cấp, thu thập và xử lý thông tin kinh tế chủ yếu phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp. Kế toán nghiệp vụ bán hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị. Kế toán tài chính sẽ cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của doanh nghiệp cho các cổ đông, các tổ chức tín dụng, cơ quan thuế. Kế toán quản trị sẽ cung cấp thông tin cho những người trong doanh nghiệp, nhất là ban lãnh đạo, để họ nắm bắt tình hình kinh doanh của doanh nghiệp một cách chính xác nhất, các báo cáo của kế toán quản trị chỉ lưu hành nội bộ, không mang tính pháp lý. - Việc tổ chức hạch toán kế toán trong doanh nghiệp phải được xây dựng đúng theo yêu cầu quản lý, quy mô kinh doanh của doanh nghiệp từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể nắm bắt được quá trình hoạt động, đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng bộ phận, từng nhóm hàng nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung. - Ngoài ra công tác tổ chức kế toán phải đảm bảo phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với cơ chế quản lý kinh tế tài chính Nhà nước, phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán, nên vận dụng công nghệ tin học hạch toán kế toán để giảm bớt công việc cho nhân viên kế toán, tránh được sai sót nhầm lẫn trong tính toán để nâng cao hiệu quả làm việc. 2.3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng Trong quản lý tài chính ở DNTM, hạch toán kế toán giữ vai trò hết sức quan trọng vì nó là công cụ không thể thiếu được để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính doanh nghiệp. Công tác kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép mà bản chất của nó là thu thập, phân loại và xử lý thông tin. Thông tin kế toán là yêu cầu hàng đầu của các nhà đầu tư, nhà quản lý, các cơ quan chức năng quản lý tài chính. Vì vậy thông tin đảm bảo độ tin cậy và chính xác được đặt lên hàng đầu nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh trong các DNTM. Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong DNTM có các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng…). - Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ, v.v… - Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. Với những nhiệm vụ quan trọng trên, kế toán bán hàng giúp các DNTM phân tích, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một cách chính xác, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tăng doanh thu và tối đa hoá lợi nhuận. III. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 3.1. Hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào các chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Kế toán cần phải tổ chức công tác luân chuyển chứng từ một cách khoa học từ đó giúp cho công tác hạch toán ban đầu của doanh nghiệp được hoàn chỉnh hơn. Đối với quá trình bán hàng tại các DNTM thì tuỳ theo từng phương thức bán hàng kế toán sẽ sử dụng một số chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT. - Hoá đơn bán hàng. - Phiếu xuất kho. - Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. - Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). - Thẻ quầy hàng. - Giấy nộp tiền. - Phiếu thu. - Phiếu chi. - Các chứng từ khác có liên quan. Chứng từ sau khi lập sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Tuỳ theo từng loại chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp với nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời, không gây trở ngại cho công tác kế toán. Chứng từ hạch toán ban đầu là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý nên sau khi dùng làm căn cứ ghi sổ phải được bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu khi cần. Tổ chức tốt hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với DNTM thể hiện trên 3 khía cạnh: + Về mặt quản lý: mọi sự biến động về tài chính (thông tin) của hoạt động bán hàng đều được ghi chép trên các chứng từ kế toán có liên quan. Việc ghi chép kịp thời, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ là cơ sở quan trọng để cung cấp thông tin cho lãnh đạo nhanh chóng đưa ra các quyết định kinh doanh, quản lý cho phù hợp để nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị. + Về mặt kế toán: việc tổ chức tốt hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán bởi chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ hợp lệ chứng minh thì mới có giá trị để ghi sổ và mới phản ánh đúng thực trạng của các nghiệp vụ kế toán. + Về mặt pháp lý: chứng từ kế toán được ghi chép ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, gắn với trách nhiệm vật chất của cá nhân và đơn vị trong việc xác minh các nghiệp vụ kinh tế đó, đồng thời là căn cứ để kiểm tra, kiểm toán tại doanh nghiệp. Vì vậy tổ chức tốt hạch toán ban đầu trong khâu bán hàng sẽ nâng cao tính pháp lý và hiệu quả kiểm tra thông tin trong công tác kế toán. 3.2. Hạch toán tổng hợp Hạch toán tổng hợp là việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm căn cứ để ghi vào các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp. Vì vậy hạch toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng là phải xác định được các loại tài khoản cần dùng thuộc hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành. 3.2.1. Tài khoản sử dụng: Để phản ánh nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM, kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: + Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán hàng hoá mua vào. + Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận theo hợp đồng trong một kỳ, hoặc nhiều kỳ kế toán, như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê tài sản cố định theo phương thức cho thuê hoạt động… Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được, hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). TK 511 - Các khoản giảm trừ doanh thu (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại). - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp. - Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp. - Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh 911. - Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ thực tế trong kỳ hạch toán của doanh nghiệp. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2 dưới đây: + Tài khoản 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” + Tài khoản 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” + Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” + Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá” Khi phản ánh doanh thu bán hàng ở bên Có tài khoản 511 cần phân biệt theo từng trường hợp sau: + Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh thu bán hàng ghi theo giá bán chưa có thuế GTGT. + Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, doanh thu bán hàng ghi theo giá thanh toán với người mua, gồm cả thuế phải chịu. - Tài khoản 512 “Doanh thu nội bộ”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. Nội dung phản ánh của tài khoản 512 tương tự như tài khoản 511 đã được đề cập ở trên. Tài khoản 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 5121 “Doanh thu bán hàng hoá nội bộ” + Tài khoản 5122 “Doanh thu bán thành phẩm nội bộ” + Tài khoản 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ nội bộ” - Tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng hoá, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán. Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. TK 521 Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 5211 “Chiết khấu hàng hoá”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại (tính trên khối lượng hàng hoá đã bán ra) cho người mua hàng hoá. + Tài khoản 5212 “Chiết khấu thành phẩm”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng sản phẩm đã bán ra cho người mua thành phẩm. + Tài khoản 5213 “Chiết khấu dịch vụ”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng dịch vụ đã cung cấp cho người mua dịch vụ. - Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế… TK 531 Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho người mua trong kỳ (đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về hàng hoá, dịch vụ đã bán ra). Kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư. - Tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán thoả thuận. TK 532 Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua. Kết chuyển khoản giảm giá sang TK 511 để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 532 không có số dư cuối kỳ. - Tài khoản 157 “Hàng gửi đi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi được chấp nhận thanh toán… TK 157 - Kết chuyển trị giá mua thực tế hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý, ký gửi và giá thành dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ. - Trị giá mua thực tế hàng hoá không bán được đã thu hồi (bị người mua, người nhận đại lý, ký gửi trả lại). - Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng hoá đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi. - Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thánh toán. Số dư bên Nợ: Trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ. - Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: - Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này dùng để xác định trị giá vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số dư và có thể được mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ… tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp. TK632 - Giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. - Khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra. - Khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản đã lập dự phòng năm trước. - Khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (Khoản chênh lệch giữa số phải lập dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản đã lập dự phòng năm trước). - Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK911 "Xác định kết quả kinh doanh". - Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này phản ánh tình hình công nợ và thu hồi công nợ của khách hàng về số hàng hoá, dịch vụ đã cung cấp hoặc công tác xây dựng cơ bản đã hoàn thành. TK 131 - Số nợ đã thu được của khách hàng trong kỳ. - Số tiền nhận ứng trước của khách hàng về số hàng hoá, dịch vụ chưa cung cấp. - Số nợ phải thu của khách hàng về hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ. - Trị giá hàng hoá cung cấp cho khách hàng mà tương ứng với số tiền đã nhận ứng trước. Số dư bên Có: Số tiền nhận ứng trước tại thời điểm cuối kỳ. Số dư bên Nợ: Số nợ còn phải thu cuối kỳ. - Tài khoản 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”: Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu chưa thực hiện của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. - Kết chuyển “Doanh thu chưa thực hiện” sang tài khoản 511 hoặc tài khoản 515. - Ghi nhận doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ. TK 3387 Số dư bên Có: Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như 111, 112, 156, 138, 333, 338, 515, 911… 3.2.2. Trình tự kế toán: Hiện nay hầu hết các DNTM đều tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Quy trình hạch toán như sau: 3.2.2.1. Kế toán bán buôn: a. Bán buôn qua kho: - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: + Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng hoá và đã thanh toán tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ, kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1: Ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng bán: Nợ 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của hàng bán. Có 5111: Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa thuế GTGT. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. Bút toán 2: Phản ánh trị giá mua của hàng xuất bán: Nợ 632 Trị giá mua của hàng xuất bán. Có 1561 - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: + Khi xuất kho gửi hàng đi bán, kế toán ghi: Nợ 157 Trị giá mua của hàng xuất kho gửi bán gửi bán. Có 1561 + Trường hợp hàng hoá có bao bì đi kèm tính giá riêng, kế toán ghi: Nợ 1388 Trị giá bao bì theo giá xuất kho. Có 1532 + Khi phát sinh các chi phí trong quá trình gửi hàng đi bán: @ Nếu doanh nghiệp chịu: Nợ 641: Chi phí phát sinh chưa thuế GTGT. Nợ 1331: Thuế GTGT đầu vào. Có 111, 112, 331, 141: Tổng chi phí phát sinh. @ Nếu bên mua chịu: Nợ 1388 Tổng số tiền chi trả hộ. Có 111, 112, 141, 331 + Khi nhận được thông báo của bên mua về việc đã nhận được hàng hoá, kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1: Ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng bán Nợ 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của hàng bán. Có 5111: Doanh thu bán hàng theo giá chưa VAT. Có 1388: Giá trị bao bì kèm theo có tính giá riêng. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. Bút toán 2: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi bán đã được khách hàng chấp nhận (một phần hay toàn bộ). Nợ 632: Tập hợp trị giá mua thực tế của hàng bán. Có 157: Trị giá mua thực tế của hàng bán được chấp nhận. + Thu các khoản chi trả hộ, kế toán ghi: Nợ 111, 112 Tổng số tiền đã chi trả hộ bên mua. Có 1388 b. Bán buôn vận chuyển thẳng: - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (bán giao tay ba): Bút toán 1: Kế toán ghi nhận tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng: Nợ 632: Trị giá mua thực tế của hàng mua chuyển thẳng (theo giá chưa có thuế GTGT đầu vào). Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng. Bút toán 2: Kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của hàng bán. Có 5111: Doanh thu theo giá bán chưa thuế GTGT. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: + Khi mua hàng doanh nghiệp chuyển bán thẳng cho người mua, kế toán ghi: Nợ 157: Trị giá mua thực tế của hàng mua chuyển thẳng (theo giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào). Nợ 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có 111, 112, 331: Tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng. + Khi hàng hoá được xác định là tiêu thụ, kế toán ghi: Bút toán 1: Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của hàng chuyển thẳng đã bán. Có 5111: Doanh thu theo giá bán chưa thuế GTGT. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp. Bút toán 2: Ghi nhận trị giá mua của hàng chuyển bán thẳng: Nợ 632 Trị giá mua của hàng chuyển bán thẳng. Có 157 c. Một số nghiệp vụ phát sinh trong bán buôn: - Trường hợp bên mua được hưởng chiết khấu thanh toán do thanh toán tiền hàng trước hạn, kế toán chỉ hạch toán khoản chiết khấu thanh toán sau khi bên mua đã thanh toán tiền hàng. Kế toán ghi: Nợ 635 : Ghi tăng chi phí hoạt động tài chính. Có 111, 112: Thanh toán chiết khấu bằng tiền. Có 131: Số CK thanh toán được ghi giảm số nợ phải thu của KH. Có 3388: Số CK thanh toán chấp nhận cho người mua nhưng chưa trả. - Trường hợp khách hàng mua nhiều được hưởng chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ 521: Số chiết khấu thương mại cho khách. Nợ 3331: Số thuế được giảm. Có 111, 112, 131: Tổng số tiền chiết khấu thương mại. - Trường hợp doanh nghiệp mang hàng hoá đi trao đổi: + Khi doanh nghiệp mang hàng hoá trao đổi lấy hàng hoá tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó không được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu và không được ghi nhận doanh thu. Cụ thể kế toán sẽ hạch toán như sau: @ Khi xuất kho hàng hoá đem đi trao đổi, kế toán ghi: Nợ 131 Trị giá hàng hoá xuất kho đem đi trao đổi. Có 156 @ Khi nhận được hàng hoá của bên kia, kế toán ghi: Nợ 156 Trị giá hàng hoá nhận về nhập kho. Có 131 + Khi trao đổi hàng hoá không tương tự về bản chất và giá trị thì việc trao đổi đó được coi là một giao dịch tạo ra doanh thu và được ghi nhận doanh thu. Lượng hàng mà doanh nghiệp đem đi để trao đổi, về thực chất, chính là lượng hàng xuất bán nên kế toán phải lập hoá đơn GTGT giống như xuất bán hàng hoá cho khách hàng. Về mặt hạch toán, kế toán ghi các bút toán sau: @ Bút toán 1: Phản ánh trị giá mua của hàng xuất kho trao đổi: Nợ 632 Trị giá mua của hàng xuất kho. Có 1561 @ Bút toán 2: Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi: Nợ 131: Tổng giá thanh toán của hàng đem đi trao đổi. Có 511: Doanh thu tiêu thụ của hàng trao đổi. Có 3331: Thuế GTGT phải nộp của hàng đem đi. Lượng hàng mà doanh nghiệp nhận về thông qua trao đổi, về thực chất, chính là lượng hàng mua về. Vì thế, khi kiểm nhận hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT do bên bán chuyển giao, kế toán ghi: Nợ 1561: Trị giá mua không thuế của hàng nhập kho. Nợ 151: Trị giá mua không thuế của hàng nhận về đang đi đường. Nợ 157: Trị giá mua không thuế của hàng nhận về, gửi bán. Nợ 632: Trị giá mua không thuế của hàng nhận về tiêu thụ ngay. Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ. Có 131: Tổng giá thanh toán của hàng nhận về. - Khi phát sinh giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ 532: Tập hợp khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh. Nợ 3331: Thuế GTGT tương ứng với số giảm giá. Có 111, 112, 131: Tổng số tiền giảm giá cho khách hàng. - Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán ghi các bút toán sau: Bút toán 1: Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại: Nợ 531: Tập hợp doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại. Nợ 3331: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại. Có 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán của hàng đã bán bị trả lại. Bút toán 2: Phản ánh trị giá mua của hàng đã bán bị trả lại: Nợ 1561: Nhập kho hàng hoá. Nợ 157: Đã kiểm nhận nhưng còn gửi tại kho người mua. Có 632: Kết chuyển trị giá mua của hàng đã bán bị trả lại. - Trường hợp hàng gửi đi bán phát sinh thiếu chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ 1381 Trị giá thực tế của hàng thiếu. Có 157 - Khi xác định được nguyên nhân thiếu hàng thì kế toán căn cứ vào từng trường hợp để xử lý: + Nếu do xuất kho thiếu hàng: Nợ 1561 Trị giá thực tế của hàng thiếu. Có 1381 + Nếu nguyên nhân là bất thường: Nợ 811 Trị giá thực tế của hàng thiếu.._. Căn cứ ghi sổ là hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có. Cuối tháng kế toán lên số tổng cộng để ghi vào NKCT số 8. Biểu 8: Sổ chi tiết quỹ tiền mặt TK111 – Tiền bán hàng. Sổ này được mở cho cả tháng, hàng ngày căn cứ vào phiếu nộp tiền của mậu dịch viên, thủ quỹ sẽ ghi vào sổ quỹ tiền mặt để theo dõi chi tiết số tiền đã thu được của các đơn vị kinh doanh (bao gồm cả thuế GTGT). Cuối tháng, thủ quỹ cộng tổng số tiền thu toàn Công ty đối chiếu với NKCT số 1 rồi lên NKCT số 8. Biểu 9: Sổ chi tiết chi phí bán hàng TK641. Sổ này dùng để theo dõi toàn bộ các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong tháng. Căn cứ ghi sổ là phiếu chi, bảng thanh toán lương, bảng tính trích khấu hao TSCĐ, hoá đơn GTGT, hoá đơn đặc thù… III. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ 3.1. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty Kể từ khi thành lập đến nay, để đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường thì phải kể đến sự nỗ lực, cố gắng của Ban Giám đốc và toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty. Hiện nay, Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ là một doanh nghiệp thương mại tương đối lớn. Công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh với phương châm “Khách hàng là thượng đế”. Hàng năm Công ty luôn đóng góp đầy đủ các khoản phải nộp cho ngân sách Nhà nước, không nợ đọng thuế, đảm bảo việc làm và mức lương tương đối cho người lao động. Có được sự phát triển như ngày hôm nay, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, tăng cường các mối quan hệ buôn bán với các doanh nghiệp sản xuất, các doanh nghiệp thương mại nhằm khai thác triệt để nguồn mua hàng, cố gắng mua tận gốc, giảm bớt những chi phí ở khâu trung gian để giá bán được rẻ hơn, tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Công ty đã sử dụng khá hợp lý và có hiệu quả nguồn vốn kinh doanh trong đó gồm cả vốn do Nhà nước cấp và vốn huy động được từ phía cán bộ công nhân viên của Công ty. Công ty đã đầu tư đúng mức vào trang thiết bị, cơ sở hạ tầng để nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh tốt nhất. Công ty đã đầu tư lớn vào việc kinh doanh “đa ngành hàng”, cải tiến bán hàng dưới hình thức siêu thị với số lượng hàng hoá phong phú, đa dạng về mẫu mã, chủng loại, phù hợp với mọi lứa tuổi, giá cả hợp lý, chất lượng hàng hoá luôn được đảm bảo, thái độ phục vụ tận tình. Do đó, Công ty đã thu hút được một lượng khách đông đảo đến mua sắm. Bên cạnh những thành tựu đạt được Công ty còn có mặt tồn tại: Do thừa hưởng một số cơ sở vật chất cũ nên hệ thống kho bãi của Công ty mặc dù đã nâng cấp, cải tiến song vẫn có một số kho cũ làm ảnh hưởng đến việc bảo quản, dự trữ hàng hoá, gây khó khăn trong quá trình vận chuyển. Song nhìn chung kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty khá cao, mức lợi nhuận tăng rõ rệt qua các năm, thu nhập của người lao động được cải thiện. 3.2. Đánh giá về công tác tổ chức kế toán bán hàng của Công ty Qua tìm hiểu thực tế, tôi nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức kế toán bán hàng nói riêng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đi vào nề nếp khá ổn định, đội ngũ kế toán đã đóng góp to lớn vào sự phát triển của Công ty, công tác tổ chức kế toán đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nền kinh tế. Trong bộ phận kế toán, các nhân viên đều được bố trí một công việc cụ thể, không có sự chồng chéo mà chỉ có sự phối hợp giữa các khâu nhằm cung cấp đầy đủ nhất các thông tin cho ban lãnh đạo Công ty để kịp thời chỉ đạo kinh doanh. Việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty đảm bảo được tính thống nhất, số liệu kế toán phản ánh một cách trung thực, hợp lý, rõ ràng dễ hiểu, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán. Mặc dù, Công ty có quy mô kinh doanh không lớn nhưng số lượng mặt hàng rất phong phú, đa dạng tập trung chủ yếu để bán buôn qua kho và bán lẻ tại quầy nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất nhiều, do vậy công tác hạch toán đòi hỏi phải chi tiết, cụ thể. Với hình thức kế toán tập trung thì tất cả các chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán để kiểm tra, hạch toán chi tiết, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát, đối chiếu của kế toán trưởng và ban lãnh đạo Công ty. Việc vận dụng hình thức Nhật ký – chứng từ rất phù hợp và thuận lợi cho công tác quản lý, làm cho công việc kế toán không bị dồn dập vào cuối kỳ, mà được giàn trải đều trong kỳ nên việc lập Báo cáo tài chính tương đối nhanh chóng. Bên cạnh những ưu điểm thì công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng còn có một số hạn chế tồn tại: Thứ nhất, việc bố trí nhân viên kế toán và phân định theo từng công việc cụ thể mang tính chuyên môn hoá cao cũng có những ưu và nhược điểm khác nhau. Nếu như tất cả các nhân viên đều làm việc đầy đủ tập trung, liên tục thì hiệu quả làm việc rất cao, nhưng nếu có một nhân viên thuộc bộ phận kế toán nào đó nghỉ làm trong một thời gian dài thì công tác kế toán sẽ gặp khó khăn, bởi phần công việc của nhân viên này sẽ bị gián đoạn vì không có người thay thế nên buộc nhân viên ở bộ phận kế toán khác phải kiêm thêm công việc này. Do sự chuyên môn hoá quá lâu nên bản thân họ xử lý công việc chậm hơn ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu quả chung của công việc, thậm chí còn gây nên những thiếu sót không đáng có. Để khắc phục nhược điểm này Công ty nên có sự trao đổi vị trí của từng nhân viên sau một thời gian làm việc để tránh sự nhàm chán trong công việc, từ đó có thể phát huy tính sáng tạo của mỗi nhân viên. Thứ hai, về tài khoản sử dụng: Công ty chưa mở các tài khoản chi tiết trong kế toán bán hàng để theo dõi tình hình tiêu thụ của từng đơn vị kinh doanh. Thứ ba, về phần hạch toán kế toán và hệ thống sổ sách: + Đối với các khoản giảm giá hay chiết khấu cho khách kế toán lại hạch toán vào chi phí bán hàng, làm sai bản chất của TK641. + Công ty vẫn sử dụng một số loại sổ theo chế độ kế toán của Bộ Thương mại ban hành từ những năm 90. Thứ tư, việc ghi chép kế toán còn thủ công, khối lượng ghi chép còn phức tạp. Hiện nay, Công ty mới chỉ trang bị một số máy vi tính để làm nhiệm vụ in các bảng kê chi tiết, các sổ chi tiết, các bảng tổng hợp chứ chưa khai thác triệt để ứng dụng phần mềm tin học trong công tác hạch toán kế toán. Qua những phân tích nêu trên, có thể đánh giá công tác tổ chức kế toán của Công ty nói chung cũng phát huy hết khả năng để góp phần đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá, cung cấp những thông tin có ích nhất cho việc đưa ra quyết định kinh doanh của ban lãnh đạo. Tuy nhiên, việc hoàn thiện hơn nữa công tác tổ chức kế toán đặc biệt là kế toán bán hàng rất cần thiết đối với Công ty nhằm nâng cao chất lượng công việc. chương iii: phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty bách hoá số 5 nam bộ I. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đối với các DNTM nói chung và Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ nói riêng 1.1. Sự cần thiết hoàn thiện Trong nền kinh tế thị trường, kế toán là công cụ quan trọng để quản lý vốn, tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của bản thân các doanh nghiệp đồng thời là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế và kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Do đó việc đổi mới và hoàn thiện không ngừng công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm nói riêng nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý trong cơ chế kinh tế hiện nay là việc làm rất cần thiết. Song song với quá trình giao lưu học hỏi các nước đòi hỏi không chỉ nền kinh tế nói chung tham gia vào các tổ chức mà việc hội nhập hệ thống kế toán quốc tế nói riêng cũng rất cần thiết do vậy hội kế toán Việt Nam phải xây dựng hệ thống chuẩn mực kế toán cho riêng mình. Đầu năm 2002, Bộ Tài chính đã ban hành 4 chuẩn mực kế toán như sau: chuẩn mực số 02- Hàng tồn kho; chuẩn mực số 03- Tài sản cố định hữu hình; chuẩn mực số 04- Tài sản cố định vô hình; chuẩn mực số 14 - Doanh thu và thu nhập khác; đó là bước tiến quan trọng đối với ngành kế toán. Do đó hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng theo thông lệ kế toán phổ biến là điều tất yếu. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì hoạt động bán hàng mang tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải không ngừng hoàn thiện hơn nữa, một mặt đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công tác kế toán, một mặt cung cấp thông tin về tình hình và sự biến động của quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. Trên cơ sở những thông tin do kế toán bán hàng cung cấp, các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định và biện pháp đúng đắn, kịp thời nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ từ đó đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.2. Yêu cầu hoàn thiện Hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp thương mại là hoạt động chiếm vị trí hết sức quan trọng, vì vậy mà việc quản lý hoạt động bán hàng đặt ra đối với bộ phận kế toán tiêu thụ cũng hết sức cần thiết. Kế toán tiêu thụ hàng hoá cần hạch toán chi tiết tình hình biến động từng mặt hàng tiêu thụ, nắm chắc sự vận động của từng loại hàng hoá trong quá trình nhập, xuất, tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Đồng thời phải theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng. Ngoài ra, kế toán tiêu thụ cần nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức thanh toán, phương thức bán hàng có hiệu quả nhất đồng thời phải thúc đẩy, đôn đốc thu hồi vốn nhanh và đầy đủ. Việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng là cần thiết, song việc hoàn thiện cũng phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Tính thống nhất: Đây là một yêu cầu cơ bản nhằm đảm bảo tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế cũng như trong ngành thương mại. Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện một cách đầy đủ và đúng đắn. Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo đến các bộ phận chức năng. Doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán do Nhà nước ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của hoạt động kinh doanh. Trong công tác kế toán phải thực hiện sự thống nhất về mặt tài khoản vận dụng, về phương thức đánh giá hàng tồn kho, về hệ thống sổ sách kế toán toàn doanh nghiệp. + Tính phù hợp: Trong kế toán tính phù hợp đã trở thành chuẩn mực của mỗi doanh nghiệp, với đặc điểm kinh doanh khác nhau. Do vậy mà mỗi một doanh nghiệp nên lựa chọn cho đơn vị mình một chế độ kế toán phù hợp nhất. + Tính hiệu quả và tiết kiệm: Mục đích của bất kỳ một doanh nghiệp thương mại là kinh doanh có hiệu quả và mang lại lợi nhuận cao. Một trong các giải pháp tăng lợi nhuận kinh doanh là phải tiết kiệm chi phí. Tổ chức công tác kế toán trong từng doanh nghiệp cũng như xây dựng các chính sách, chế độ thể lệ kế toán cũng phải quán triệt nguyên tắc tiết kiệm. + Tính chính xác và kịp thời: Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp những thông tin chính xác, trung thực, khách quan đúng với bản chất của nghiệp vụ, giúp cho các cơ quan quản lý Nhà nước, nhà quản lý doanh nghiệp nhận thức đúng thực trạng hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp để có thể đưa ra những chủ trương, quyết định sát thực tế. Hơn nữa, thông tin kế toán được cung cấp một cách kịp thời sẽ giúp cho các nhà quản lý đưa ra quyết định đúng đắn với thực tế và tương lai phát triển của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu này càng trở nên quan trọng trong quá trình hoàn thiện kế toán giúp cho doanh nghiệp phát triển và đứng vững trên thị trường trong điều kiện cạnh tranh gay gắt. II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động sản xuất kinh doanh luôn có những thay đổi và biến động đòi hỏi kế toán phải theo dõi và phản ánh một cách kịp thời, đầy đủ để giúp lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn. Bên cạnh đó mặc dù làm tốt nhiệm vụ được giao nhưng công tác kế toán cũng không tránh khỏi những nhược điểm tồn tại. Vì vậy việc đổi mới hoàn thiện công tác kế toán nhằm thích nghi với cái mới, với sự biến động của nền kinh tế, khắc phục những tồn tại đó là việc làm rất cần thiết. Trong thời gian thực tập tìm hiểu tình hình thực tế về kế toán bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ em nhận thấy rằng: Về cơ bản kế toán đã đi vào nề nếp, đảm bảo tuân thủ mọi chế độ, phù hợp với tình hình thực tế tại Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý, giám đốc tài sản, tiền vốn của Công ty. Việc lập các báo cáo tài chính đầy đủ, kịp thời. Mặc dù vậy, không thể tránh khỏi những sai sót trong công tác kế toán. Xuất phát từ những hạn chế đó em xin mạnh dạn đưa ra những ý kiến sau: ý kiến thứ nhất: Về hệ thống tài khoản Công ty nên xây dựng danh mục tài khoản chi tiết trong kế toán tiêu thụ để thuận tiện cho việc theo dõi và ứng dụng phần mềm kế toán sau này. Cụ thể: TK5111: Doanh thu bán hàng toàn Công ty. TK51111: Doanh thu bán hàng của kho bán buôn. TK51112: Doanh thu bán hàng của siêu thị. TK51113: Doanh thu bán hàng của gian hàng 1. TK632: Giá vốn hàng bán toàn Công ty. TK6321: Giá vốn hàng bán của kho bán buôn. TK6322: Giá vốn hàng bán của siêu thị. TK6323: Giá vốn hàng bán của gian hàng 1. Các tài khoản khác có liên quan cũng được chi tiết thành các tiểu khoản tương tự như trên. ý kiến thứ hai: Về trình tự hạch toán kế toán - Về khoản chiết khấu: + Chiết khấu thanh toán là khoản Công ty chấp thuận trả cho khách khi họ thanh toán ngay hoặc trước thời hạn. Khi đó Công ty sẽ ưu đãi cho họ một khoản chiết khấu từ 1-2% và hạch toán vào chi phí bán hàng TK641, như vậy là không đúng với quy định (theo thông tư số 89/2002/TT-BTC) do Bộ Tài chính ban hành thì khoản chiết khấu này được hạch toán vào tài khoản 635 “Chi phí tài chính”. Cụ thể: @ Trường hợp khách hàng thanh toán ngay sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 1-2% tuỳ vào số tiền thanh toán ít hay nhiều. Sau khi khách hàng thanh toán tiền hàng, Công ty sẽ xuất tiền để thanh toán khoản chiết khấu. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK111 @ Trường hợp khách hàng nợ nhưng họ thanh toán trước thời hạn thì sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán 1% và Công ty trừ luôn vào số nợ phải thu. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK635 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK131 Cuối kỳ kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK911 Tổng số tiền chiết khấu cho khách. Có TK635 Vậy Công ty nên sử dụng TK635 để theo dõi khoản chi phí này là hợp lý nhất, sẽ phản ánh đúng khoản chi phí hoạt động tài chính phát sinh và khoản chi phí hoạt động bán hàng, từ đó xác định đúng kết quả hoạt động bán hàng. + Để khuyến khích khách hàng mua hàng, thúc đẩy quá trình tiêu thụ Công ty nên thực hiện chính sách mua hàng với số lượng lớn thì sẽ được giảm giá. Theo như thông tư số 89/2002/TT-BTC ban hành thì khoản giảm giá đó chính là chiết khấu thương mại. Chiết khấu thương mại là khoản chiết khấu mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng do việc mua hàng với khối lượng lớn và được hạch toán vào tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”. Trình tự hạch toán như sau: @ Trường hợp khách hàng mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại. Nợ TK111, 112, 131: Tổng giá thanh toán. Có TK5111: Doanh thu bán hàng theo giá trên hoá đơn. Có TK3331: VAT phải nộp. @ Trường hợp khách hàng mua với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại nhưng không thể hiện trên hoá đơn mà thể hiện trên hợp đồng mua bán thì khoản chiết khấu thương mại này sẽ được hạch toán vào TK521. Nợ TK521: Số chiết khấu thương mại cho khách hàng. Nợ TK3331: Thuế GTGT tương ứng với số chiết khấu thương mại. Có TK111, 112,131: Tổng số tiền chiết khấu cả thuế. @ Trường hợp khách hàng mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thương mại thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên “Hoá đơn GTGT” lần cuối cùng. Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc số chiết khấu thương mại họ được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì Công ty phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào TK521. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ: Nợ TK511 Tổng số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ. Có TK521 Vậy Công ty nên áp dụng biện pháp đó và mở TK521 để theo dõi khoản chiết khấu này, từ đó có thể xác định một cách chính xác doanh thu thuần thực hiện trong kỳ. - Về khoản giảm giá hàng bán: Đối với hàng hoá khi được xác định là tiêu thụ nhưng khách hàng yêu cầu giảm giá do hàng kém chất lượng (ví dụ như gần hết hạn sử dụng) thì Công ty nên theo dõi trên tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán” để cuối kỳ kết chuyển làm giảm doanh thu bán hàng, xác định chính xác doanh thu thuần trong kỳ, Công ty không nên đưa vào khoản chi phí bán hàng sẽ làm sai lệch doanh thu thuần dẫn đến thông tin cung cấp không chính xác. Kế toán cần phải hạch toán lại như sau: Nợ TK532: Số tiền giảm giá chưa có thuế. Nợ TK3331: Thuế GTGT được giảm trừ. Có TK111: Nếu trả bằng tiền mặt tổng số tiền giảm giá gồm thuế. Có TK131: Nếu trừ vào khoản phải thu tổng số tiền giảm giá gồm thuế. Cuối kỳ, kết chuyển số tiền giảm giá đã chấp thuận cho khách hàng sang tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần thực hiện trong kỳ: Nợ TK511 Tổng số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ. Có TK532 ý kiến thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán Một số sổ kế toán của Công ty hiện nay không phù hợp với quy định hiện hành. Công ty nên sử dụng những mẫu sổ do Bộ Tài chính ban hành trong những năm gần đây. Cụ thể: - Công ty nên thay Bảng kê số 4 (TK1561) bằng “Bảng kê số 8 – Nhập, xuất, tồn kho hàng hoá TK156”. Bảng kê số 8 dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hoá. Kết cấu của bảng kê số 8 được thể hiện ở biểu số 10. Phương pháp ghi sổ: + Cơ sở để lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất và các chứng từ có liên quan. + Số dư đầu tháng phản ánh số tồn kho đầu tháng được lấy từ số dư đầu tháng của TK156 (chi tiết theo từng loại hàng, nhóm hàng). + Số phát sinh Nợ TK156 đối ứng Có với các TK phản ánh số nhập trong tháng của hàng hoá. + Số phát sinh Có đối ứng với các TK ghi Nợ phản ánh số xuất trong tháng của hàng hoá. + Số dư cuối tháng phản ánh số tồn kho cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh Nợ trong tháng – Số phát sinh Có trong tháng. Số liệu tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào NKCT số 8. - Công ty nên thay Tờ kê chi tiết số 4 ghi Có TK511 bằng các sổ sau: + Sổ chi tiết tiêu thụ từng quầy. Kết cấu của sổ được thể hiện trên biểu 11. Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT và các chứng từ có liên quan, hàng ngày kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tiêu thụ theo từng quầy. + Sổ chi tiết tiêu thụ từng đơn vị kinh doanh. Kết cấu của sổ được thể hiện trên biểu 12. Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ từng quầy, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu theo từng đơn vị kinh doanh. + Sổ tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn Công ty. Kết cấu của sổ được thể hiện trên biểu 13. Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào sổ chi tiết tiêu thụ từng đơn vị kinh doanh, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu ghi vào sổ tổng hợp tình hình tiêu thụ toàn Công ty. Số liệu tổng hợp của sổ tổng hợp tiêu thụ sau khi khoá sổ cuối tháng được dùng để ghi vào NKCT số 8. - Cuối tháng Công ty không lập bảng kê số 11 nên khi cần thông tin tổng hợp phải mất thời gian để cộng lại từ các sổ chi tiết. Do vậy, Công ty nên mở thêm bảng kê số 11 “Phải thu của khách hàng” để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán tiền hàng của người mua. Kết cấu của bảng kê số 11 thể hiện ở biểu số 14. Phương pháp ghi sổ: + Cơ sở để ghi bảng kê số 11 là căn cứ vào số liệu tổng cộng cuối tháng của sổ chi tiết theo dõi thanh toán TK131 mở cho từng người mua và ghi một lần vào một dòng của bảng kê số 11. + Cuối tháng khoá sổ bảng kê số 11, xác định số phát sinh bên Có TK131 và lấy số tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8. ý kiến thứ tư: áp dụng phần mềm máy vi tính vào công tác tổ chức hạch toán kế toán Hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển rất mạnh mẽ, một loạt các phần mềm máy vi tính được ứng dụng rất nhiều trong việc điều hành quản lý doanh nghiệp nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng. Thực tế tại Công ty có một số máy vi tính chủ yếu để in các bảng tổng hợp, còn việc hạch toán, ghi chép trên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp vẫn còn thủ công. Với một loạt các sổ sách có cấu trúc phức tạp nên nhiều khi việc cung cấp các thông tin không được kịp thời và chính xác. Để khắc phục điều này Công ty nên cố gắng đầu tư hơn nữa vào việc ứng dụng phần mềm kế toán để công việc đơn giản hơn, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Việc áp dụng máy vi tính đồng nghĩa với việc cập nhật chứng từ ban đầu tức là kế toán sẽ theo dõi một cách liên tục ngay từ khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nắm bắt được sát sao tình hình tiêu thụ hàng hoá tại Công ty, giảm bớt việc ghi chép và số lượng sổ kế toán. Máy vi tính sẽ giúp cho việc khai thác số liệu của từng khâu kế toán được thuận lợi, mỗi nhân viên kế toán có thể nắm bắt được số liệu, thông tin ở tất cả các khâu kế toán có liên quan. Trên máy vi tính, kế toán cũng có thể tổ chức các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp được đầy đủ, cụ thể và thuận tiện hơn. Máy vi tính đảm bảo cho việc lưu trữ thông tin và khả năng truy cập thông tin nhanh nhất, tiết kiệm thời gian lục tìm trên các sổ sách, nhất là việc tìm lại những số liệu, thông tin đã xảy ra từ lâu rồi. Công ty tổ chức các phần kế toán riêng biệt trên máy gồm kế toán vốn bằng tiền, kế toán mua hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp, kế toán bán hàng và công nợ phải thu từ phía khách hàng, kế toán chi phí, kế toán hàng tồn kho…; sau đó sẽ thực hiện kế toán tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Đối với từng khoản mục kế toán thì nhân viên kế toán phải tiến hành sắp xếp, phân loại các chứng từ ban đầu, rồi tiến hành nhập vào các sổ, thẻ, bảng kê chi tiết…; cuối tháng kế toán lên các sổ, bảng tổng hợp có liên quan. Như vậy việc áp dụng máy tính vào công tác hạch toán kế toán tại Công ty có ý nghĩa rất lớn lao, bởi những ưu điểm của nó sẽ giúp cho những người làm công tác kế toán xử lý và cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất cho Ban lãnh đạo và là một bước tiến lớn để Công ty có thể theo kịp sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại. III. ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ Việc hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng là một sự cần thiết và có ý nghĩa to lớn đối với Công ty. - Đối với công tác quản lý: Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng sẽ giúp cho Công ty quản lý chặt chẽ hơn hoạt động tiêu thụ hàng hoá, việc thanh toán tiền hàng của các khách hàng, theo dõi chi tiết từng khoản nợ để có biện pháp thu hồi vốn nhanh, tăng vòng quay của vốn cho doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng không những giúp cho các nhà quản lý doanh nghiệp có được những thông tin kinh tế kịp thời và đầy đủ phục vụ cho hoạt động kinh doanh, mà còn đem lại sự thuận tiện cho các nhà quản lý, từ đó giúp cho việc định hướng kinh doanh một cách đúng đắn. Mặt khác, việc hoàn thiện quá trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng cho phép quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, tránh thất thoát hàng và thiếu hụt tiền hàng từ đó giảm được chi phí cho doanh nghiệp như chi phí bảo quản hàng hoá... xác định đúng đắn kết quả kinh doanh, phân phối thu nhập một cách chính xác, kích thích người lao động nhiệt tình trong công viêc để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Đối với công tác kế toán: Việc hoàn thiện công tác kế toán hoạt động bán hàng góp phần nâng cao hiệu quả công việc trong công tác kế toán của doanh nghiệp, giúp cho công tác kế toán tiến hành một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác và có độ tin cậy cao. Thông qua số liệu kế toán phản ánh, ban lãnh đạo thấy được những thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp từ đó đề ra các biện pháp giải quyết kịp thời. Kế toán bán hàng được thực hiện trung thực và khoa học ngay từ khâu đầu tiên và phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp sẽ giúp cho các bộ phận kế toán nối tiếp được diễn ra hợp lý, khoa học và lôgic. Vậy kế toán bán hàng góp phần làm cho công tác kế toán thực sự là một công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả trong nền kinh tế thị trường. Kết luận Quá trình tiêu thụ hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại là vô cùng quan trọng. Nó là cầu nối giữa quá trình sản xuất và tiêu dùng. Một trong những công cụ thúc đẩy nhanh quá trình tiêu thụ hàng hoá là việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nói chung và tiêu thụ hàng hoá nói riêng để nhằm phát huy hết vai trò của kế toán thông qua việc phản ánh, giám đốc chặt chẽ về tài sản, nguồn vốn nhằm cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời cho nhà quản lý, từ đó có thể đưa ra chiến lược kinh doanh phù hợp với điều kiện nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ là một đơn vị kinh doanh trực thuộc Sở thương mại, trong những năm gần đây Công ty đã tìm được một chỗ đứng vững chắc trên thị trường, đó là nhờ sự cố gắng nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ, nhân viên trong Công ty. Trong thời gian thực tập ngắn ngủi tại Công ty, đặc biệt là trong việc nghiên cứu tình hình thực tế về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng, em nhận thấy các mặt mạnh Công ty đã phát huy song cũng còn những hạn chế cần được khắc phục. Do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn và chưa có được kinh nghiệm thực tiễn nhiều nên luận văn của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp nhiệt tình của các thầy cô và bạn đọc để bản luận văn đầy đủ, chính xác và hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Thương mại đã truyền đạt kiến thức cho em trong thời gian qua, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Tuấn Duy đã hướng dẫn tận tình để em có thể hoàn thành bản luận văn này. Em xin cảm ơn Ban lãnh đạo, phòng kế toán cùng toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty Bách hoá số 5 Nam bộ đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong thời gian thực tập tại quý Công ty. Mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Lý luận chung về hoạt động bán hàng và kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 3 I. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 3 1.1. Vai trò của hoạt động bán hàng đối với các DNTM 3 1.1.1. Doanh nghiệp thương mại trong nền kinh tế thị trường 3 1.1.2. Vai trò của hoạt động bán hàng trong các DNTM 5 1.2. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 7 1.2.1. Đối tượng phục vụ 7 1.2.2. Phương thức và hình thức bán hàng 8 1.2.3. Giá cả hàng bán 10 1.2.4. Phương thức và hình thức thanh toán tiền bán hàng 11 II. Yêu cầu của quản lý và tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng 13 2.1. Yêu cầu của quản lý nghiệp vụ bán hàng 13 2.2. Yêu cầu của kế toán nghiệp vụ bán hàng 19 2.3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 19 III. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các DNTM 20 3.1. Hạch toán ban đầu 20 3.2. Hạch toán tổng hợp 21 3.2.1. Tài khoản sử dụng 21 3.2.2. Trình tự kế toán 26 3.2.2.1. Trường hợp bán buôn 26 3.2.2.2. Trường hợp bán lẻ 30 3.2.2.3. Kế toán bán hàng trả góp 30 3.2.2.4. Trường hợp bán hàng đại lý 31 3.3. Sổ sách kế toán 33 3.3.1. Hình thức nhật ký chung 34 3.3.2. Hình thức Nhật ký - Sổ Cái 37 3.3.3. Hình thức Nhật ký chứng từ 38 3.3.4. Hình thức Chứng từ ghi sổ 40 Chương II: Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty bách hoá số 5 Nam Bộ 42 I. Tổng quan về Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 42 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 42 1.2. Mô hình tổ chức và quản lý kinh doanh của Công ty 43 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 43 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 43 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 45 II. Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 48 2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty 48 2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty 50 2.2.1. Hạch toán ban đầu 50 2.2.2. Hạch toán tổng hợp 60 2.2.3. Sổ sách kế toán 65 III. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh và công tác tổ chức hạch toán kế toán bán hàng tại Công ty Bách hóa số 5 Nam Bộ 67 3.1. Đánh giá khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty 67 3.2. Đánh giá về công tác tổ chức kế toán bán hàng tại Công ty 67 Chương III: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 70 I. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đối với các DNTM nói chung và Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ nói riêng 70 1.1. Sự cần thiết hoàn thiện 70 1.2. Yêu cầu hoàn thiện 70 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 72 III. ý nghĩa của việc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Bách hoá số 5 Nam Bộ 77 Kết luận 79 Tài liệu tham khảo. Tài liệu tham khảo 1. Hạch toán kế toán trong các DNTM – Chủ biên TS. Nguyễn Văn Công - NXB Tài chính 6/2001. 2. Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán trong các loại hình doanh nghiệp – Tác giả Nguyễn Văn Nhiệm – Xuất bản năm 1999. 3. 201 sơ đồ kế toán doanh nghiệp – PGS. TS. Nguyễn Văn Công – NXB Tài chính 2003. 4. Hướng dẫn hạch toán kế toán và lập báo cáo tài chính – Tác giả Nguyễn Văn Nhiệm – Xuất bản năm 1999. 5. Hàng hoá lưu thông trên thị trường cần hoá đơn, chứng từ gì. 6. Giáo trình Kế toán doanh nghiệp thương mại – Trường Đại học Thương mại. 7. Giáo trình Kế toán quản trị – Trường Đại học Kinh tế quốc dân. 8. Thông tư số 89/2002/TT-BTC hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán. ._.