Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHH Hương Thuỷ

c mở rộng về mọi mặt. Do vậy, vai trò của ngành thương mại đã trở nên rất quan trọng, không chỉ là cầu nối giữa sản xuất với kinh doanh trong nước mà còn mở rộng sang các nước trên thế giới. Điều này đã góp phần làm cho sản xuất trong nước phát triển sâu rộng, hàng hoá ngày càng phong phú đa dạng vế chủng loại, mẫu mã, chất lượng hàng hoá ngày càng được đảm bảo. Quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại có thể hiểu là việc dự trữ - bán ra các loại hàng hoá thành phẩm, lao vụ, dịch vụ. Trong đó bán hàng là khâu cuối cùng và có tính quyết định đến hiệu quả của cả quá trình kinh doanh. Bởi vì, chỉ khi bán được hàng thì mới bảo toàn và tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn, giữ uy tín với bạn hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước, cải thiện đời sống và tinh thần của cán bộ công nhân viên, doanh nghiệp đảm bảo có lợi nhuận để tích luỹ mở rộng phát triển sản xuất kinh doanh. Đó chính là lí do mà các nhà quản lý dn phải luôn nghiên cứu hoàn thiện các phương pháp quản lý nhằm thúc đẩy quá trình tiêu thụ hàng hoá. Trong đó, kế toán là một công cụ sắc bén và quan trọng trong doanh nghiệp không thể thiếu để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng, quản ký tài sản, hàng hoá nhằm đảm tính năng động, sáng tạo và tự chủ trong sản xuất kinh doanh. Tính toán và xác định hiệu quả của tiừng hoạt động sản xuất kinh doanh, làm cơ sở vạch ra chiến lược kinh doanh. Đối với doanh nghiệp thương mại thì kế toán tiêu thụ hàng hoá là một bộ phận công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá là yêu cầu hết sức cần thiết không riêng với bất cứ doanh nghiệp thương mại nào. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, cùng với những kiến thức đã học ở trường, qua thời gian tìm hiểu thực tế hoạt động kinh doanh cũng như bộ máy kế toán tại công ty TNHH Hương Thuỷ, em đã đi sâu tìm hiểu công tác kế toán của công ty với đề tài “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hương Thuỷ”. Phạm vi của chuyên đề là những kiến thức về lý luận kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng, cùng với những kiến thức đã học về kinh tế thương mại, phân tích các hoạt động kinh tế ,. . . mà em đã được học tại trường Đại học Thương mại. Số liệu minh họa được lấy từ công ty TNHH Hương Thuỷ, phố Phan Phù Tiên - Hà nội. Kết cấu của chuyên đề gồm ba chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các DNTM Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hương Thuỷ Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty TNHH Hương Thuỷ Trong quá trình thực tập, em được sự chỉ dẫn, giúp đỡ của các thầy cô trong bộ môn kế toán - tài chính doanh nghiệp thương mại mà trực tiếp là thầy giáo:Thạc sỹ Vũ Mạnh Chiến cùng các bác, các cô và các cán bộ kế toán phòng kế toán công ty TNHH Hương Thuỷ. Tuy nhiên, do phạm vi đề tài rộng, thời gian thực tế và hạn chế của bản thân nên khó tránh khỏi những thiếu sót. Em kính mong được sự chỉ bảo của các thầy, các cô, các bác, và phòng kế toán công ty để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương I Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại I. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng 1. Khái niệm Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh v.v. 2. Đặc điểm 2.1 Đối tượng phục vụ Về đối tượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại là người tiêu dùng ,bao gồm các cá nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác và các cơ quan, tổ chức xã hội. 2.2 Các phương thức và hình thức bán hàng Các doanh nghiệp kinh doanh thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau như bán buôn, bán lẻ hàng hoá, ký gửi, đại lý. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (trực tiếp, chuyển hàng, chờ chấp nhận,..) 2.2.1 Phương thức bán buôn: Là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất ,. . . để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng, do vậy, giá trị và giá trị dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán. Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: a. Phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa hàng về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức : - Hình thức bán giao tay ba: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kêt với nhà cung cấp và khách hàng, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ cùng khách hàng đến nhận hàng do nhà cung cấp giao. Hành vi mua và bán hàng đồng thời được thực hiện. - Hình thức gửi hàng chuyển bán thẳng: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại say khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiệm vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ . b. Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuât kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. Chứng từ bán hàng là hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Một liên của chứng từ giao cho người nhận hàng (bên mua), hai liên gửi về phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền bán hàng. Số hàng đã giao nhận xong được coi là tiêu thụ. - Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ. Chí phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, phải thu tiền của bên mua . 2.2.2 Bán lẻ hàng hoá Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này cóđặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: - Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. - Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách .Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. Theo hình thức bán hàng này, khách hàng không mất thời gian chờ thanh toán nhưng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải có nghiệp vụ vững vàng ,nhanh nhẹn hoạt bát, có trách nhiệm cao để tránh tình trạng nhầm lẫn, mất mát khi đông khách. - Hình thức bán hàng trả góp : Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng. Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhân doanh thu. Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc nột vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng, sau khi người mua bỏ tiền bào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. 2.2.3 Phương thức bán hàng đại lý: - Hình thức gửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cở đại lý, ký gửi để cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý ,ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. - Hình thức bán hàng nhận đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp sẽ nhận bán hàng cho doanh nghiệp khác. Doanh nghiệp có trách nhiệm về số hàng đã nhận, tổ chức bán hàng và thanh toán kịp thời, đầy đủ tiền hàng cho người giao đại lý khi hàng hoá đã được tiêu thụ. Hình thức bán hàng này có đặc điểm là hàng hoá không thuộc sở hữu bán của doanh nghiệp và khi bán được hàng thì doanh nghiệp được hưởng hoa hồng tính trên giá bán. 2.3 Các phương thức thanh toán : Tuỳ thuộc vào nhiều yếu tố như trị giá lô hàng bán, mức độ thường xuyên trong quan hệ mua bán, mức độ tín nhiệm lẫn nhau, . . . mà doanh nghiệp thương mại và người mua có thể thoả thuận lựa chọn sử dụng các phương thức, hình thức thanh toán khác nhau. 2.3.1 Phương thức thanh toán trực tiếp: Là quá trình bán hàng và thu tiền phát sinh cùng một thời điểm. Theo phương thức thanh toán này, có các hình thức sau : - Hình thức thanh toán bằng tiền mặt, ngân phiếu: Là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi bên bán chuyển giao hàng hóa, dịch vụ thì bên mua xuất tiền, ngân phiếu để trả trực tiếp tương ứng với giá cả mà hai bên đã thỏa thuận. Thanh toán theo hình thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán nhưng thường chỉ áp dụng trong trường hợp hàng hóa có giá trị không lớn. - Hình thức trao đổi hàng: Theo hình thức này, khi bên bán chuyển giao hàng hóa cho bên mua thì bên mua xuất giao cho bên bán một lô hàng có giá trị tương ứng với giá trị lô hàng đã nhận được từ bên bán. Trong trường hợp này người bán đồng thời là người mua, mục đích không phải là thu tiền mà là mua một hàng khác tương ứng. Việc giao hàng diễn ra hầu như là đồng thời. Hiện nay, đôi lúc có thể dùng tiền để thanh toán một phần thiếu hụt. 2.3.2 Phương thức thanh toán không trực tiếp Thanh toán không trực tiếp là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cáchh trích chuyển ở tài khoản của doang nghiệp hoặc bù trừ giữa hai bên thông qua các tổ chức kinh tế trung gian thường là Ngân hàng. Ngân hàng là tổ chức trung gian thanh toán, nó giúp cho việc thanh toán giữa người mua và người bán được thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật, tuỳ thuộc vào từng thương vụ, từng đối tượng khách hàng mà việc thanh toán không trực tiếp có thể được thực hiện theo một số hình thức sau: - Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản mà Ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định để trả cho người cung cấp hàng hóa lao vụ. - Hình thức thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Là hình thức thanh toán trong đó người bán sau khi hoàn thành nhiệm vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua thì sẽ lập uỷ thác thu yêu cầu Ngân hàng thu hộ số tiền từ người mua. Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm thường áp dụng đối với các doanh nghiệp có quan hệlàm ăn thường xuyên và tín nhiệm lẫn nhau hay dưới hình thức k inh doanh công ty mẹ - công ty con. - Hình thức thanh toán bằng séc: Séc là tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản được lập theo mẫu do Ngân hàng Nhà nước quy định yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ “Tài khoản tiền gửi thanh toán” của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ lệnh đó hoặc cho người cầm tờ lệnh đó. - Hình thức thanh toán trả bằng thư: Là hình thức thanh toán trong đó bên mua yêu cầu Ngân hàng mở thư tín dụng tiến hành trả tiền cho bên bán nếu bên bán xuất trình được bộ chứng từ thanh toán phù hợp với các nội dung đã ghi trong thư tín dụng. Hình thức thanh toán này, được áp dụng rất phổ biến, đặc biệt là trong kinh doanh xuất nhập khẩu, trong trường hợp bên mua và bên bán chưa có mối quan hệ tín nhiệm lẫn nhau vì theo phương thức này nó bảo đảm cả quyền lợi cho người mua và người bán. - Phương thức thanh toán nhờ thu Là phương thức thanh toán mà trong đó người bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vu giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua sẽ tiến hànhuỷ thác cho Ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra . Ngày nay, trong hoạt động kinh doanh thương mại việc thanh toán không trực tiệp được áp dụng phổ biến là trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Theo phương thức này, nó tiết kiệm mà đảm bảo sự an toàn về vốn cho cả người mua và người bán, chống lạm phát ổn định giá cả và thúc đẩy sự phát triển của hệ thống liên Ngân hàng. Quá trình thanh toán trở lên đơn giản và thuận lợi hơn. Tuy nhiên, do đặc điểm của nền kinh tế nước ta là nền kinh tế nhiều thành phần, sản xuất vừa và nhỏ là chủ yếu trong đó các hộ kinh tế các thể chiếm tỷ trọng lớn mà hầu hết họ không mở tài khoản riêng tại Ngân hàng nên việc thanh toán trực tiếp còn nhiều hạn chế. 2.3.3 Phương thức thanh toán chậm Theo phương thức này, khi người bán giao hàng cho người mua thì người mua không thanh toán ngay mà ký chấp nhận nợ từ đó hình thành khoản công nợ phải thu của người mua. Hết thời hạn tín dụng, theo thoả thuận bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán hết số tiền hàng cho bên bán. Việc thanh toán có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức: tiền mặt, ngân phiếu, séc...Phương thức thanh toán này, thường áp dụng trong trường hợp hai bên có mối quan hệ mua bán thường xuyên và có tín nhiệm lẫn nhau. 2.4 Giá bán của hàng hóa Giá cả là một yếu tố rất quan trọng, có tính quyết định đếnviệc tiêu thụ hàng hóa. Giá của hàng hóa phải thể hiện được giá trị, chất lượng của hàng hoá, giá cả có hợp lý thì khách hàng mới chấp nhận có nghĩa là hàng hoá được tiêu thụ. Vậy trong doanh nghiệp thương mại thì giá bán được xác định như thế nào ? Giá bán hàng hoá của doanh nghiệp thương mại được xác định là giá thỏa thuận giữa người mua và người bán, được ghi trên hóa đơn hoặc hợp đồng và có thể được tính theo công thức: Giá bán = Giá mua thực tế + Thặng số thương mại Thặng số thương mại = Giá mua thực tế * Tỷ lệ % thặng số thương mại Trong đó, thặng số thương mại là khoản chênh lệch giữa bán và giá mua hàng hoá nhằm bù đắp chi phí và hình thành thu nhập cho doanh nghiệp. Theo chế độ kế toán mới áp dụng, 01/11/1999 thì nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua trong công thức trên là giá bao gồm cả thuế GTGT. Còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua trong công thức trên là giá không bao gồm thuế GTGT. Bên cạnh việc tính toán được mức giá bán hợp lý của hàng hóa bán ra doanh nghiệp còn phải quan tâm đến việc xác định chính xác trị giá vốn của hàng hóa vì nó ảnh hưởng rất lớn tới việc xác định đúng đắn kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm: giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán. Trị giá mua thực tế của hàng hóa = Chi phí p.s trong quá trình mua (chưa thuế VAT) + Các khoản giảm trừ (nếu có) + _ Giá ghi trên HĐ (chưa thuế VAT) Thuế phải nộp ở khâu mua (nếu có) Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua của một số hàng hóa đã xuất kho. Trị giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho được xác định theo một trong số các phương pháp sau: Phương pháp tính theo giá đích danh Phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp nhập trước, xuất trước Phương pháp nhập sau, xuất trước Trong một thị trường ổn định, khi giá cả không thay đổi thì việc tính trị giá mua của hàng hóa xuất kho theo bất cứ phương pháp nào là không quan trọng vì khi đó tất cả các phương pháp đều cho một kết quả tương tự nhau. Tuy nhiên, nếu giá cả thay đổi ở các kỳ khác nhau thì các phương pháp khác nhau sẽ cho kết quả khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn một phương pháp tính giá mua thực tế của hàng hóa xuất kho đòi hỏi doanh nghiệp phải nhất quán qua các kỳ hách toán, nó đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán. Trị giá mua của hàng xuất kho Chi phí mua phân bổ cho hàng hóa đã xuất kho = Chi phí mua phân bổ cho hàng đầu kỳ Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ + ìì Trị giá mua của hàng còn đầu kỳ Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ + ´ Trị giá vốn của hàng xuất kho còn bao gồm cả chi phí mua nên ta cần phải phân bổ chi phí mua cho hàng hóa đã xuất kho bán, theo công thức sau: Trên cở sở trị giá mua thực tế và chi phí mua của hàng xuất kho đã tính được, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng đã xuất kho. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được coi là chi phí thời kỳ, trong kỳ tập hợp được bao nhiêu sẽ kết chuyển cho hàng đã bán. Tuy nhiên, để xác định chính xác kết quả bán hàng thì các doanh nghiệp có chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, doanh thu bán hàng trong kỳ thấp có thể phân bổ các chi phí này cho hàng đã bán theo công thức: Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đã bán Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng phát sinh trong kỳ Trị giá vốn của hàng bán ra trong kỳ Chi phí bán hàng (chi phí QLDN) phân bổ cho hàng đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng còn đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ ´ = Trị giá vốn hàng đã bán Trị giá vốn hàng xuất kho để bán = + Chi phí bán hàng và chi phí QLDN của số hàng đã bán Sau khi tính được trị giá vốn hàng xuất kho để bán và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn hàng đã bán. 2.5 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán và ghi chép 2.5.1 Phạm vi hàng hóa đã bán Hàng hoá được coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thương mại, được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện hành, được coi là hàng báh phải thoả mãn các điều kiện sau: - Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định - Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hóa và nắm được quyền sở ữu về tiền tệ hoặc có quyền được đòi tiền ở khách hàng - Hàng hóa bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công chế biến hay nhận góp vốn, nhận cấp phát, tặng thưởng,. . . Ngoài ra, trong một số trường hợp sau cũng được coi là hàng bán: + Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn được gọi là hàng đối lưu hay hàng đổi hàng. + Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp + Hàng hóa xuất để làm quà biếu tặng, quảng cáo, chào hàng + Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp + Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong quá trình vận chuyển bán ra theo hợp đồng bên bán chịu + Hàng xuất là nguyên liệu để sản xuất chế biến sản phẩm rồi bán ra + Hàng xuất để tham gia hội chợ triển lãm + Hàng xuât để góp vốn liên doanh,. . . 2.5.2 Thời điểm xác định hàng bán và ghi chép (Thời điểm ghi nhận doanh thu) Theo hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính thì doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thoả mãn 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa ; - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; - Doanh nghiệp đã thu được hoặc đã thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. Nhưng trên thực tế do sự vận động của hàng bán có sự khác nhau, có các trường hợp xác định sau: + Trường hợp 1: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa trước khi nắm được quyền sở hữu về tiền tệ. Thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hoá đơn bán hàng. + Trường hợp 2: doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về tiền tệ trước khi mất quyền sở hữu về hàng hóa, thời điểm xác định và ghi chép hàng bán là khi doanh nghiệp đã thu tiền (phiếu thu hoặc giấy báo có). + Trường hợp 3: doanh nghiệp mất quyền sở hữu về hàng hóa đồng thời nắm được quyền sở hữu về tiền tệ, thời điểm xác định và ghi chéo hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên chứng từ. 3. Nội dung, yêu cầu quản lý ghi chép nghiệp vụ bán hàng Trong các doanh nghiệp thương mại, nghiệp vụ bán hàng mang tính thường xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn, vì thế công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng mang tính thường xuyên liên tục. Quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý về các chỉ tiêu, số lượng và chất lượng, giá cả hàng hóa, thu hồi tiền bán hàng và xác định kết quả. Cụ thể: - Quản lý về số lượng, chất lượng và giá trị của hàng gửi bán. Hàng hoá đem gửi bán cho bên mua đang trên đường đi hoặc bên mua đã nhận được hàng nhưng chưa thanh toán thì số hàng đó vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp. Bởi vậy, doanh nghiệp cần phải quản lý, theo dõi lô hàng đó. - Quản lý về giá cả hàng hóa: Giá cả là một trong những yếu tố cạnh tranh, vì vậy đòi hỏi nhà quản lý phải định giá cho thật hợp lý, phải xây dựng biểu giá cho từng mặt hàng, nhóm hàng, từng phương thức bán phù hợp cho từng địa điểm kinh doanh và quản lý việc thực hiện giá bán hàng mà chú trọng giám sát việc thi hành giá của nhân viên bán hàng tránh những biểu hiện tiêu cực như tuỳ ý nâng giá. Để quản lý tốt thì doanh nghiệp sử dụng kế toán như một công cụ đắc lực và sắc bén nhất. Kế toán nghiệp vụ bán hàng là một bộ phận trực tiếp về giá cả hàng hóa, việc phản ánh giá cả hàng hóa vào sổ kế toán căn cứ vào các chứng từ xuất nhập kho hàng hóa, chứng từ về bán hàng có xác nhận của cả hai bên: bên mua và bên bán. - Quản lý việc thu hồi tiền hàng và xác định kết quả: Để đảm bảo được việc thu hồi tiền bán hàng một cách nhanh chóng và đầy đủ, xác định kết quả, người quản lý phải tính đúng, đủ và theo dõi tình hình thanh toán của từng khách hàng. Thực hiệnđược công việc này sẽ tạo điều kiện cho vốn được quay vòng nhanh, và có thể được kịp thời huy động vốn khi cần thiết. Vì vậy, kế toán cần theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng của khách hàng, có thể đôn đốc khách hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn, tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh . Bên cạnh đó việc quản lý nghiệp vụ bán hàng cũng cần bám sát một số yêu cầu như: quản lý sự vận động của từng loại hàng hóa trong quá trình xuất nhập tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. Nắm bắt theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hóa tiêu thụ. Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước theo chế độ quy định. 4. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng - Trong hệ thống quản lý kinh doanh của doanh nghiệp thì hạch toán kế toán có vai trò quan trọng, nó là công cụ để phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn cho các doanh nghiệp. Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Đối với các doanh nghiệp thương mại thì kế toán nghiệp vụ bán hàng cung cấp thông quan trọng hơn cả. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại có các nghiệp vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng. - Tính toán và phản ánh chính xác tổng giá thanh toán của từng hàng bán rabao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng, quầy hàng,. . .) - Xác định chính xác giá vốn thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ, đồng thời phân bổ phí thu mua cho hàng tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra, đôn đốc tình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ,. . . - Tập hợp đầy đủ,chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh . - Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . - Tham mưu cho ban lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng II Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng 1.Chứng từ sử dụng Chứng toán kế toán bao gồm 2 hệ thống: - Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc: là các chứng từ mang bản chất phản ánh mối quan hệ giữa các pháp nhân có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính phổ biến rộng rãi. - Hệ thống chứng kế toán hướng dẫn: chủ yếu là các loại chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, Nhà nước chỉ giữ vai trò hướng dẫn nội dung để các ngành, các thành phần kinh tế tham khảo để từ đó xây dựng hệ thống chứng từ cho phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp . Đối với quá trình tiêu thụ hàng hóa, một số chứng từ mang tính chất băt buộc: + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho + Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý + Báo các bán hàng + Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ + Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi) + Thẻ quầy hàng + Giấy nộp tiền + Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày + Các chứng từ khác có liên quan (hoá đơn, chứng từ đặc thù,. . .). Đối với hàng xuất khẩu phải có hoá đơn thương mại và các giấy tờ của hải quan. 2.Tài khoản sử dụng Để phản ánh các khoản liên quan đến giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng kế toán sử dụng các tài khoản sau: * Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng”:Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp cùng các khoản giảm trừ doanh thu. Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 511 như sau: -Các khoản giảm trừ DT (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả) -Thuế TTĐB, thuế XK phải nộp -K/c DT thuần để xác định kết quả Phản ánh DT bán hàng tăng trong kì TK511 N C Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2. dưới đây: - Tài khoản 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”: được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại . - Tài khoản 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm”: Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các DNSX vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp,. . . - Tài khoản 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”:Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch,vận tải, bưu điện, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo,. . . - Tài khoản 5114 “Doanh thu trợ cấp, trợ giá”: Tài khoản này phản ánh khoản mà Nhà nước nước cấp, trợ gía cho Doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Nguyên tắc hạch toán: Kế toán chỉ phản ánh vào tài khoản 511 khối lượng hàng hóa, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ giao cho khách hàng đã xác định thực sự tiêu thụ. Giá bán đơn vị hàng hóa dùng làm căn cứ tính doanh thu thực hiện trong kỳ hạch toán là giá bán thực tế tức là ghi trong hoá đơn bán hàng và các chứng từ có liên quan đến bán hàng. Không được phản ánh vào tài khoản 511, những khoản sau: - Trị giá hàng hóa, dịch vụ cung cấp trong nội bộ doanh nghiệp. - Trị giá hàng hóa vật tư, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công, chế biến. - Số tiền thu được về nhượng bán thanh lý TSCĐ. - Trị giá hàng hóa gửi bán chưa xác định tiêu thụ. - Các khoản thu nhập về cho thuê TSCĐ, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập bất thường khác. Đối với hàng hóa nhận bán đại lý thì doanh thu chính là hoa hồng được hưởng về số hàng đã bán do bên giao đại lý trả. Đối với hàng bán trả góp, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo giá bán thực tế còn phần lãi khách hàng phải trả do trả chậm được hạch toán như một khoản thu nhập hoạt động tài chính. Trường hợp nhận gia công thì doanh thu là số tiền gia công được hưởng. Trường hợp doanh nghiệp đã thu được tiền bán hàng mà cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho khách hàng ._.