Hoàn thiện Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà Nội

ước quyết định tất cả các vấn đề kinh doanh như mặt hàng kinh doanh, đối tượng phân phối, giá cả, số lượng … và doanh nghiệp sẽ được bù đắp nếu làm ăn thua lỗ. Vì vậy, vấn đề tiêu thụ hàng hoá chỉ mang tính pháp lệnh và hình thức, không được quan tâm và thúc đẩy. Hiện nay, môi trường kinh tế mới buộc các doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác hoạt động kinh doanh của mình, nắm bắt được các quy luật của cơ chế thị trường để từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn, đảm bảo thu được lợi nhuận để có thể tồn tại và đứng vững. Thị trường là thách thức lớn lao đối với mỗi doanh nghiệp trong việc tiêu thụ hàng hoá. Doanh thu bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, nó là nguồn quan trọng để đảm bảo trang trải các khoản chi phí hoạt động kinh doanh, đảm bảo cho các doanh nghiệp có thể tái sản xuất giản đơn cũng như có thể tái sản xuất mở rộng, là nguồn để các doanh nghiệp có thể thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, ổn định tình hình tài chính doanh nghiệp…. Vì vậy, để có thể đứng vững trên thương trường thì các doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác bán hàng, có chiến lược tiêu thụ thích hợp cho phép doanh nghiệp chủ động thích ứng với môi trường, quyết định kịp thời khi có cơ hội, huy động tất cả các nguồn lực hiện có và lâu dài để có thể đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Xuất phát từ quan điểm trên, trong thời gian thực tập tại Công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội em đã nghiên cứu, tìm hiểu về công tác bán hàng của Công ty. Công ty đã sử dụng kế toán như một công cụ đắc lực phục vụ cho việc điều hành quản lý kinh doanh trong Công ty. Với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong Công ty nói chung và các nhân viên phòng kế toán nói riêng, cùng sự hướng dẫn của các thầy cô giáo, em đã chọn đề tài: “ Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội”. Luận văn tốt nghiệp của em gồm ba phần: Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Chương II: Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội. Chương III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội. Chương một Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại I. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1. Hoạt động kinh doanh thương mại trong nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay Nước ta hiện nay đang phát triển theo một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước. Kinh tế thị trường là nền kinh tế vận động theo cơ chế thị trường, kinh tế thị trường không phải là một giai đoạn khác biệt,độc lập, tách rời với kinh tế hàng hoá. Trong nền kinh tế thị trường, các quan hệ kinh tế giữa các cá nhân, các doanh nghiệp đều được thể hiện bằng quan hệ trao đổi ( mua - bán ) hàng hoá, dịch vụ thông qua thị trường và quan hệ này được tiền tệ hoá. Bởi vậy lợi nhuận được coi là mục đích, động lực trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại do đó dẫn đến cạnh tranh là tất yếu trong thị trường này. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như vậy các chủ thể hoạt động kinh doanh nói chung cũng như doanh nghiệp thương mại nói riêng đều phải nắm vững nhu cầu thị trường, nhu cầu người tiêu dùng, sự biến động của quy luật kinh tế, quan hệ cung – cầu, giá cả từ đó có các chiến lược kinh doanh đúng đắn, phù hợp. Do đó hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp có đặc điểm sau: - Các doanh nghiệp thương mại phải tuân theo giá cả thị trường. Giá cả thị trường chịu sự tác động của các quy luật kinh tế của thị trường: quy luật cung cầu, quy luật giá trị, quy luật cạnh tranh. Trong thị trường người mua và người bán có quan hệ lợi ích đối lập nhau, nếu giá cả điều hoà được lợi ích này thì được gọi là giá cả thị trường. - Thương mại nhiều thành phần và do hoạt động trong nền kinh tế thị trường nên tất yếu có sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp. - Các doanh nghiệp thương mại có quyền tự do kinh doanh, liên doanh, liên kết (trong khuôn khổ quy định của Nhà nước và pháp luật) theo sự điều tiết của Nhà nước. - Khách hàng và phục vụ khách hàng giữu vai trò trung tâm trong hoạt động của doanh nghiệp thương mại, do đó doanh nghiệp thương mại luôn luôn có sự nghiên cứu các chính sách phù hợp phục vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất. Do chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là lưu thông hàng hoá cho nên việc bán hàng trong cơ chế thị trường hiện nay là một khâu quan trọng của quá trình này. Để hoạt động lưu thông hàng hoá diễn ra nhanh chóng và thuận tiện đòi hỏi khâu tiêu thụ phải phù hợp với nhu cầu xã hội, với nhu cầu thị trường và người tiêu dùng. Trong cơ chế thị trường mới, mỗi doanh nghiệp phải tự bản thân mình vận động tìm ra được thị trường, tìm ra được phương pháp, chiến thuật kinh doanh riêng nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh của mình. Muốn vậy doanh nghiệp phải nắm bắt rõ thị truờng, nhu cầu thi hiếu của người tiêu dùng từ đó kích thích nhu cầu theo hướng có lợi nhất cho doanh nghiệp và chủ động đối phó với các biến động của thị trường. Để làm được như vậy doanh nghiệp phải có kế hoạch hoá khối lượng tiêu thụ, chọn kênh tiêu thụ, phân phối, phân loại khách hàng, trên cơ sở đó tổ chức kinh doanh phù hợp nhằm đem lại kết quả cao nhất, giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển. Có thể nói rằng với doanh nghiệp thương mại bán hàng là tổng thể các phương pháp về mặt tổ chức, kế hoạch và kinh tế nhằm hợp lý hoá quá trình tiêu thụ với chi phí thấp nhất và lợi nhuận tối ưu nhất. 2. Khái niệm, vai trò của nghiệp vụ bán hàng 2.1. Khái niệm Trong doanh nghiệp thương mại bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình lưu thông hàng hoá đồng thời thực hiện quan hệ trao đổi, giao dịch, thanh toán giữa người mua và người bán. Bán hàng trong doanh nghiệp thương mại chủ yếu là bán hàng hoá dịch vụ. . Xét về bản chất kinh tế: Quá trình bán hàng là quá trình chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ. Thực hiện nghiệp vụ kinh doanh này người bán (doanh nghiệp) mất quyền sở hữu về hàng hoá, được quyền sở hữu về tiền tệ hay quyền đòi tiền của người mua; còn người mua (khách hàng) được quyền sở hữu về hàng hoá, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay có nghĩa vụ phải trả tiền cho người bán. Hàng hóa Người bán Người mua (Chấp nhận bán) (Chấp nhận mua) Tiền tệ . Xét về hành vi Hoạt động bán hàng diễn ra sự trao đổi, thoả thuận giữa người bán và người mua, người bán chấp nhận bán và xuất giao hàng; người mua chấp nhận mua và trả tiền hay chấp nhận trả tiền. . Xét về quá trình vận động của vốn Tronh hoạt động bán hàng vốn kinh doanh chuyển từ hùnh thái là hiện vật (hàng hoá) sang hình thái tiền tệ. 2.2. Vai trò của nghiệp vụ bán hàng . Đối với xã hội: Bán hàng là một nhân tố quan trọng thúc đẩy quá trình tái sản xuất cho xã hội. Nếu bán được nhiều hàng hóa tức là hàng hoá được tiêu thụ nhiều do đó nhu cầu mới phát sinh cần có hàng hoá mới cho nên điều tất yếu là cần tái sản xuất cũng như mở rộng sản xuất. . Đối với thị trường hàng hoá Bán hàng thực hiện quá trình trao đổi giá trị. Người có giá trị sử dụng (người sản xuất) thực hiện được giá trị sử dụng hàng hoá và người có giá trị (người tiêu dùng) lấy được giá trị sử dụng của hàng hoá và phải trả bằng giá trị. . Đối với doanh nghiệp thương mại Với chức năng là trung gian nối liền giữa sản xuất và tiêu dùng nên có nhiệm vụ phân phối và cung cấp dịch vụ hàng hoá cho người tiêu dùng. Trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại quá trình lưu chuyển hàng hoá được diễn ra như sau: Mua vào - Dự trữ - Bán ra, trong đó bán hàng hoá là khâu cuối cùng nhưng lại có tính chất quyết định đến khâu trước đó. Bán hàng quyết định xem doanh nghiệp có nên tiếp tục mua vào hay dự trữ nữa hay không, số lượng là bao nhiêu… vì mua vào và dự trữ với mục đích cuối cùng là phục vụ bán ra để thu được lợi nhuận cho nên đầu ra có tiêu thụ tốt, trôi chảy thì mới có thể tiếp tục mua vào hay dự trữ. Vậy bán hàng là mục đích cuối cùng doanh nghiệp thương mại cần hướng tới và rất quan trọng, nó quyết định đến việc thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do đó thực hiện tốt khâu bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp thương mại: + Thu hồi vốn nhanh, quay vòng vốn tốt để tiếp tục hoạt động kinh doanh + Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển vốn lưu động, tạo điều kiện cho việc quản lý vốn nhằm giảm huy động vốn từ bên ngoài. + Thực hiện tốt quá trình chu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại, điều hoà lượng hàng hoá mua vào, dự trữ, bán ra hợp lý. + Xác định được kết quả kinh doanh để hoạch định kế hoạch kinh doanh cho năm tiếp theo được tốt hơn. + Hoàn thành việc thực hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nước cũng như thực hiện nghĩa vụ thanh toán với các chủ thể liên quan như ngân hàng, chủ nợ. + Có được sự mở rộng phạm vi, quy mô kinh doanh, tăng uy tín trên thương trường. Có thể thấy rằng nghiệp vụ bán hàng đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp thương mại nhất là trong cơ chế thị trường hiện nay cạnh tranh rất khốc liệt, do đó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải tìm ra được chỗ đứng cho riêng mình trên thương trường cũng như mỗi doanh nghiệp thương mại phải tìm ra được biện pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng, giúp doanh nghiệp có thể đứng vững và ngày càng phát triển hơn. Doanh nghiệp thương mại cần quan tâm tới: chất lượng hàng hoá, giá cả, các dịch vụ sau bán, chính sách thu hút khách hàng (quảng cáo, tiếp thị, giảm giá, chiết khấu, hội chợ, khuyến mại) Nếu trong kinh doanh quá trính bán hàng được thực hiện trôi chảy thì các quá trình khác cũng sẽ được thực hiện tốt do chúng có mối quan hệ ảnh hưởng trực tiếp đến nhau, nếu một khâu bị “lỏng lẻo” cũng sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác. II. Yêu cầu quản lý và nhiệm vị kế toán bán hàng 1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng ở bất kỳ một hoạt động nào của xã hội yêu cầu quản lý cũng được đặt ra hết sức quan trọng và cần thiết. Đối với hoạt động bán hàng vấn đề quản lý được đặt ra với bộ phận kế toán bán hàng là rất cần thiết. Kế toán bán hàng cần hạch toán chi tiết tình hình biến động của từng mặt hàng tiêu thụ, cần quản lý từng khách hàng về số lượng mua cũng như tình hình thanh toán công nợ, quản lý doanh thu của từng khách hàng, qua đó biết được từng mặt hàng nào tiêu thụ nhanh hay chậm, từ đó có những biện pháp quản lý xúc tiến hoạt động kinh doanh một cách hợp lý. Ngoài ra nghiệp vụ bán hàng có nhiều phương thức bán hàng khách nhau do đó hiệu quả kinh doanh của từng phương thức cũng khác nhau do số lượng, giá cả hàng hoá và phương thức thanh toán… của từng phương thức bán hàng. Vấn đề đặt ra đối với nhà quản lý là phải ghi chép, đối chiếu, so sánh chính xác để xác định phương thức bán hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp mình. Do bán hàng là quá trình chuyển hoá tài sản của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, cho nên quản lý nghiệp vụ bán hàng phải quản lý cả hai mặt là tiền và hàng. Tiền liên quan đến tình hình thu hồi tiền bán hàng, tình hình công nợ và thu hồi công nợ khách hàng… điều này yêu cầu kế toán cũng như thủ quỹ phải quản lý theo từng khách hàng, từng khoản nợ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hàng liên quan đến quá trình bán ra, dự trữ hàng hoá, các khoản giảm trừ, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán… để đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh phải có thông tin về tình hình hàng hoá bán ra, trả lại để có kế hoạch kinh doanh ở kỳ tiếp theo một cách kịp thời. Thêm vào đó, kế toán phải thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng và thực hiện các chính sách có liên quan đến hoạt động đó: giá cả, chi phí bán hàng, quảng cáo, tiếp thị… đồng thời phải tính toán và đưa ra kế hoạch hoạt động đó một cách hợp lý. 2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng Các nhà quản trị doanh nghiệp luôn luôn cần các thông tin, số liệu chi tiết, cụ thể về hoạt động của doanh nghiệp, nhất là đối với doanh nghiệp thương mại thì cần phải có số liệu thống kê về hoạt động bán hàng là đầu ra của mình. Từ những thông tin này có thể biết được mức độ tiêu thụ, phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình quản lý, luân chuyển hàng hoá để từ đó có những biện pháp cụ thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh ngày càng phát triển. Do đó kế toán nghiệp vụ bán hàng cung cấp các số liệu liên quan đến tình hình tiêu thụ hàng hoá có những đặc điểm cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kế toán bán hàng cần theo dõi, ghi chép về số lượng, kết cấu chủng loại hàng hoá bán; ghi chép doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm, mặt hàng theo từng đơn vị trực thuộc. - Tính toán giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ, nhằm xác định kết quả bán hàng. - Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng. Đối với hàng hoá bán chịu cần phải mở sổ sách ghi chép theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ… - Cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp I.Khái niệm, đặc điểm và chức năng của doanh nghiệp thương mại Sự vận động và khởi sắc của kinh tế thị trường đã khẳng định rằng thương mại là một trong các lĩnh vực quan trọng của nền kinh tế hiện đại. Quá trình phát triển ngày càng gia tăng với nhịp độ cao của hoạt động thương mại đẫ và đang mở ra những cơ hội hấp dẫn lôi cuốn các nhà đầu tư, các tổ chức tham gia vào kinh doanh thuơng mại để thử thời vận, kiếm lời và tìm cơ hội thăng tiến trong xã hội. Tuy nhiên kinh doanh thương mại không phải là một cuộc chơi đơn giản dễ dàng. Có rất nhiều quy tắc, chướng ngại đòi hỏi người tham gia phải nắm vững hiểu biết đầy đủ và sáng suốt trong việc lựa chọn cách thức, nắm lấy cơ hội để vượt qua khó khăn, đạt tới mục tiêu. Vậy thương mại là gì, kinh doanh thương mại nhằm mục đích gì? 1.Khái niệm Thương mại là sự trao đổi hàng hoá thông qua mua bán bằng đồng tiền trong đời sống kinh tế xã hội. Còn kinh doanh thương mại là sự đầu tư tiền của, công sức cá nhân, tổ chức vào việc mua hàng hoá để bán lại chính hàng hoá đó nhằm mục đíc tìm kiếm lợi nhuận. Vệc khai thác khả năng kinh doanh thương mại dẫn đến sự ra đời và phát triển mọtt hệ thống kinh doanh thương mại trong nền kinh tế quốc dân bao gồm các cá nhân ( thương nhân ) hoặc tổ chức ( doanh nghiệp thương mại ) chuyên kinh doanh để kiếm lời trong lĩnh vực mua bán hàng hoá. 2. Đặc điểm hoạt động và chức năng của doanh nghiệp thương mại Muốn tổ chức có hiệu quả quá trình kinh doanh và quản trị tốt mọi hoạt động của doanh nghiệp kinh doanh thương mại, cần hiểu rõ đặc điểm và thực chất của loại hình doanh nghiệp này. Về thực chất, hoạt động của doanh nghiệp thương mại là hoạt động dịch vụ: thông qua quá trình mua bán, doanh nghiệp thương mại vừa cung cấp dịch vụ cho nhà sản xuất (giúp họ bán sản phẩm), vừa làm dịch vụ cho người tiêu thụ (đưa sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng) và đồng thời đáp ứng lợi ích của chính mình là có lợi nhuận. Mỗi nhà sản xuất khi chế tạo sản phẩm đều mong muốn bán trực tiếp tới người tiêu thụ để đạt lợi nhuận cao nhất. Nhưng thực tế đã chứng minh rằng bán hàng cho người tiêu thụ thông qua nhà thương mại sẽ mang lại hiệu quả lớn hơn mặc dù phải chia sẻ một phần lợi nhuận với họ. Như vậy nguồn gốc lợi nhuận của doanh nghiệp thương mại là từ nhà sản xuất nhưng chính người tiêu thụ với tư cách là người trả tiền mới thực sự quyết định sự thành công hay thất bại, có hay không có lợi nhuận trong kinh doanh của doanh nghiệp thương mại bởi vì họ chỉ trả tiền cho những hàng hoá thoả mãn được tối đa nhu cầu của mình. Do vậy để thành công trong kinh doanh, doanh nghiệp thương mại luôn phải tìm hiểu thị hiếu của người tiêu dùng và nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó cố gắng tìm ra nguồn hàng, nghành hàng thích hợp để thực hiện chức năng là khâu trung gian, nối liền sản xuất và tiêu dùng. Chính nó quyết định đặc điểm của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là luôn phải tìm kiếm, nghiên cứu các sản phẩm đã được chế tạo bởi các nhà sản xuất khác nhau để đánh giá lựa chọn những hàng hoá có khả năng đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp muốn phục vụ. Đây có thể coi là khâu “giúp người tiêu dùng lựa chọn sản phẩm”. Sau đó nhà thương mại “thay mặt” khách hàng tiềm năng của mình tiến hành đặt hàng hoặc mua hàng chuẩn bị trước cho sự thoả mãn nhu cầu của họ và vận chuyển hàng hoá từ cơ sở của nhà sản xuất về kho, dự trữ, bảo quản, đóng gói,... để thoả mãn tối đa mong muốn của từng cá nhân hoặc tổ chức tiêu thụ. Tuy nhiên điều đó cũng có nghĩa là DNTM tự chấp nhận gánh chịu rủi ro sẽ xảy ra vì họ chỉ có khả năng dự đoán những hàng hoá mà khách hàng sẽ mua nhưng đó là điều không chắc chắn . Khách hàng có quyền tuyệt đối khi không chấp nhận hàng hoá, dịch vụ mà nhà thương mại cung cấp cho họ . Sự không đồng nhất giữa hàng hoá mà nhà thương mại cung cấp và quyết định cuối cùng của người tiêu dùng sẽ dẫn đến rủi ro hay may mắn mà nhà thương mại theo xu hướng vận động của cơ chế thị trường. Bởi vậy để thu hút, hấp dẫn người tiêu dùng mua hàng hoá của mình, DNTM luôn tổ chức kinh doanh với nhiều quy mô khác nhau như bán buôn, bán lẻ, công ty kinh doanh tổng hợp, công ty môi giới... Với đặc điểm và chức năng cơ bản đó các doanh nghiệp kinh doanh thương mại ngày càng khẳng định vị trí tồn tại của mình trong nền kinh tế thị trường. II. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng Quá trình bán hàng (tiêu thụ) hàng hoálà quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá, là quá trình doanh nghiệp chuyển hoá vốn từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ (tiền). Như vậy bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, nó là yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc trưng lớn nhất của mỗi nền sản xuất hàng hoá là hàng hoá sản xuất ra để bán nhằm thực hiện mục tiêu đã định trong chương trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Do đó bán hàng là một trong những khâu quan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội. Quá trình bán hàng chỉ kết thúc khi hành vi thanh toán giữa người mua và người bán đã diễn ra, quyền sở hữu về hàng hoá đã thay đổi. Trong nền kinh tế thị truờng giá cả hàng hoá tiêu thụ là giá cả thoả thuận giữa người mua và ngươì bán, nó được hình thành trên thị trường dựa trên các quy luật trên thị trường như quy luật cung cầu, quy luật giá trị. Quá trình tiêu thụ hàng hoá có thể chia làm hai giai đoạn: * Giai đoạn 01: Đơn vị bán hàng căn cứ hợp đồng kinh tế đã ký kết để giao hàng hoá cho đơn vị mua. Giai đoạn này phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá. Tuy nhiên nó chưa phản ánh được kết quả của tiêu thụ hàng hoá, chưa có cơ sơ đảm bảo cho quá trình tiêu thụ hàng hoá hoàn thành. Bởi hàng hoá gửi đi nhưng chưa thể khẳng định rằng đã được tiêu thụ. * Giai đoạn 02: Khách hàng trả tiền hoặc xác nhận sẽ trả tiền, khi đó quá trình tiêu thụ hàng hoá đã được hoàn tất, đơn vị có thu nhập để bù đắp chi phí và hình thành kết quả kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh, nó là công cụ quan trọng phục vụ công tác điều hành và quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn trong các doanh nghiệp, đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Với tư cách là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán, kế toán nghiệp vụ bán hàng làm chức năng phản ánh và giám đốc tình hình lưu chuyển hàng hoá, do đó kế toán nghiệp vụ bán hàng phải thực hiện những nhiệm vụ sau: - Phản ánh kiểm tra giám sát tình hình thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, kế toán bán hàng về số lượng và chất lượng, chủng loại, giá cả, thời hạn, giám đốc sự an toàn của hàng hoá gửi bán cho đen khi người mua nhận được hàng. - Kiểm ta chặt chẽ các chứng từ bán hàng nhằm xác định đúng đắn và kịp thời doanh thu bán hàng, kiểm ta giám sát quá trình thanh toán tiền hàng của khách hàng và tình hình nộp tiền hàng của nhân viên bán hàng. - Tổng hợp, tính toán và phân bổ chính xác chi phí lưu thông cho hàng hoá đã tiêu thụ, tính toán chính xác giá vốn, các khoản thuế phải nộp của hàng bán ra. Xác định đúng đắn kết quả tiêu thụ hàng hoá, trên cơ sở đó có những biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp nắm được quá trình tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp và kịp thời có những biện pháp điều chỉnh thích hợp với thị trường. - Thống nhất cách tính giá hàng hoá xuất kho để phản ánh giá trị của hàng hoá trong sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và sổ hạch toán nghiệp vụ ở kho, quầy hàng nhằm quản lý chặt chẽ hàng hoá và giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán . Đồng thời vẫn đảm bảo phản ánh đúng giá trị thực tế của hàng hoá. III. ý nghĩa và sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại . 1. ý nghĩa của việc tổ chức hợp lý quá trình kế toán nghiệp vụ bán hàng . Tổ chức hợp lý quá trình kế toán nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công tác quản lý và công tác kế toán của doanh nghiệp . Đối với công tác quản lý Nhà nước: Kế toán là công cụ quan trọng để kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, ngoài ra nó còn là căn cứ để Nhà nước tiến hành kiểm tra giám sát việc thực hiện kinh tế tài chính trong doanh nghiệp với nghiệp vụ tiêu thụ . Mặt khác thông qua số liệu kế toán nói chung và số liệu kế toán tiêu thụ hàng hoá nói riêng sẽ giúp cho Nhà nước có biện pháp để điều hoà quan hệ cung cầu, tránh tình trạng mất cân đối về cung cầu hàng hoá giữa các vùng . Đối với công tác quản lý của doanh nghiệp: Việc tổ chức hợp lý quá trình kế toán nghiệp vụ bán hàng có ý nghĩa rất cần thiết vì nó cung cấp số liệu, tài liệu phục vụ cho việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế . Đối với công tác kế toán trong các doanh nghiệp thương mại: nếu kế toán nghiệp vụ bán hàng hợp lý thì sẽ có ý nghĩa to lớn cho việc quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh . Nó tính toán và kiểm tra việc sử dụng tài sản vật tư tiền vốn nhằm đảm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính của doanh nghiệp . Ngoài ra tổ chức hợp lý quá trình kế toán nghiệp vụ bán hàng còn có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lý, gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí hạch toán mà vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung, yêu cầu của công tác kế toán, hơn thế nữa nó còn có tác dụng tránh được những sai xót có thể xảy ra trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp . Mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp là đạt được doanh thu và lợi nhuân cao, do đó mà làm tốt công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng là cần thiết vì nó tác dụng nâng cao tối đa thu nhập cho doanh nghiệp tạo điều kiện cho việc nâng cao ngày một hơn nữa đời sống của người lao động trong doanh nghiệp . 2. Sự cần thiết của việc tổ chức hợp lý quá trình kế toán nghiệp vụ bán hàng Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh, vai trò đó được xuất phát từ thực tế khách quan hoạt động quản lý kinh doanh và bản chất của hạch toán kế toán. Các nhà quản lý căn cứ vào số liệu kế toán để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Qua nghiên cứu phân tích số liệu kế toán giúp doanh nghiệp sẽ quyết định nên kinh doanh sản xuất mặt hàng nào, nên tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên hay phải chuyển hướng hoạt động vào lĩnh vực mới. Nhiệm vụ hàng đầu của kế toán hiện nay là xác định hiệu quả của một chu kỳ sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Kế toán phát sinh phát triển cùng với sự phát triển của sản xuất kinh doanh và nó có tác dụng thúc đẩy sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng. Chính vì điều đó khi nền kinh tế nước ta chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường, Nhà nước ta bắt đầu đổi mới một số chính sách trong cơ chế quản lý kinh tế. Do đó công cụ quản lý kinh tế nói chung và kế toán nói riêng cũng cần phải được đổi mới và hoàn thiện. Là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán, kế toán nghiệp vụ bán hàng cũng đòi hỏi phải được đổi mới và tổ chức hợp lý để phù hợp với cơ chế tổ chức quản lý kinh doanh hiện nay. Việc đổi mới và tổ chức hợp lý quá trình kế toán nghiệp vụ bán hàng còn xuất phát từ tính đa dạng của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng và từ nhiệm vụ của công tác kế toán, nhằm mục đích là ngày càng thực hiện tốt chức năng phản ánh và giám đốc các hoạt động kinh tế, cung cấp thông tin cho lãnh đạo để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả. IV. Công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại Đặc điểm kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Hàng bán trong doanh nghiệp thương mại Hàng bán trong doanh nghiệp thương mại là những hàng hoá kinh doanh của doanh nghiệp, tức là những hàng hoá mà doanh nghiệp mua vào với mục đích bán ra để thu lợi nhuận. Ngoài ra hàng bán ra trong doanh nghiệp thương mại còn bao gồm: - Hàng xuất sử dụng n.ội bộ - Hàng xuất trả lương. - Hàng xuất đổi hàng. - Hàng thiếu theo hợp đồng bên bán chịu. Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp 2.1. Phương thức bán buôn Bán buôn hàng hoá là quá trình bán hàng cho các đơn vị sản xuất, các đơn vị thương mại để tiếp tục chuyển bán hay đưa vào quá trinh sản xuất chế biến tạo ra sản phẩm để bán. Đặc trưng cơ bản của phương thức này là kết thúc quá trình bán hàng, hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông do đó giá trị chưa được thực hiện hoàn toàn và giá đó gọi là giá bán buôn, hàng hoá được bán theo lô lớn và khối lượng lớn. Bán buôn được thực hiện theo hai phương thức Bán buôn qua kho Bán buôn qua kho là hình thức bán hàng mà hàng hoá được tập trung vào kho của người bán buôn sau đó mới tiếp tục chuyển bán. Phương thức bán buôn qua kho được tiến hành dưới hai hình thức: * Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, khách hàng đến tại cửa kho của người bán buôn để lấy hàng hoá. Đặc điểm: Tại cửa kho, khi hàng hoá được xuất ra khỏi kho, người mua nhận hàng và ký nhận vào chứng từ thì quyền sở hữu về hàng hoá, trách nhiệm rủi ro và chi phí về hàng hoá sẽ được di chuyển từ ngưòi bán sang người mua và hoạt động bán hàng đã được thực hiện. * Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài, chuyển hàng giao cho bên mua tại một địa điểm đã thoả thuận trong hợp đồng. Đặc điểm: - Khi hàng hoá xuất ra khỏi kho chuyển ra phương tiện vận tải, quyền sở hữu, trách nhiệm rủi ro và chi phí về hàng hoá vẫn thuộc người bán, do đó người bán phải mở ra một tài khoản để theo dõi quá trình gửi hàng đi bán. - Tại địa điểm giao hàng, khi người mua nhận được hàng hoá ký nhận vào chứng từ thì quyền sở hữu về hàng hoá, trách nhiệm rủi ro và chi phí về hàng hoá sẽ được di chuyển từ người bán sang người mua, hoạt động bán hàng đã được thực hiện. Bán buôn chuyển thẳng Bán buôn chuyển thẳng là một phương thức bán hàng mà hàng hoá không được tập trung vào kho của người bán buôn, hàng hoá được chuyển bán thẳng cho bên mua. Bán buôn chuyển thảng là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì nó giảm được chi phí lưu thông và tăng nhanh sự vận động của hàng hoá. Bán buôn chuyển thẳng được thực hiện dưới hai hình thức: * Bán buôn chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp (hình thức giao tay ba) Theo hình thức này khách hàng sẽ đến lấy hàng trực tiếp tại kho của người cung cấp, người bán buôn.  Đặc điểm: Tại cửa kho của người cung cấp, người ta sẽ thực hiện quá trình chuyển giao hàng hoá từ người cung cấp sang người bán buôn (quan hệ quyết toán tiền hàng trong khâu mua) đồng thời sẽ thực hiện quyền sở hữu hoá từ người bán buôn sang khách hàng (khâu bán) * Bán buôn chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng Theo hình thức này căn cứ vào các hợp đồng kinh tế dã ký kết, người bán buôn sẽ chuyển hàng thẳng từ kho của người cung cấp đến cho khách hàng theo một địa điẻem được quy định trước trong hợp đồng. Đặc điểm: - Khi hàng hoá được xuất ra khỏi kho của người cung cấp, chuyển lên phương tiện vận tải thì người bán buôn sẽ thực hiện quá trình mua hàng, sau đó hàng hoá được chuyển thẳng đi bán - Tại địa điểm giao hàng, khi người mua đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán thì quyền sở hữu, trách nhiệm rủi ro và chi phí về hàng hoá sẽ được di chuyển từ người bán sang người mua, hoạt động bán hàng đã được thực hiện. Phương thức bán đại lý Phương thức bán đại lý được thực hiện thông qua hợp đồng đại lý, bao gồm hai chủ thể: người giao và người nhận đại lý. * Bên giao đại lý: - Có tư cách pháp lý để thực hiện hoạt động bán hàng. - Có quyền sở hữu về hàng hoá nhưng giao toàn quyền sử dụng cho người nhận dại lý. - Kiểm soát giá bán của hàng hoá. - Nhận tiền bán hàng từ cơ sở nhận đại lý theo các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. Bên giao đại lý có nghĩa vụ: - Cung cấp hàng hoá cho các cơ sở đại lý theo các điều khoản đã ký kết trong hợp đồng. - Trả hoa hồng cho người nhận đại lý theo các điều kiện của hợp đồng. * Bên nhận đại lý: - Được uỷ quyền thực hiện hợp đồng bán hàng theo các điều kiện của hợp đồng đại lý. - Hàng nhận đại lý bên nhận không có quyền sở hữu nhưng có toàn quyền sử dụng. - Tổ chức hoạt động bán hàng đại lý theo các điều kiện của hợp đồng. - Nhận hoa hồng đại lý. Bên nhận đại lý có nghĩa vụ thanh toán tiền cho người giao đại lý theo các điều khoản của hợp đồng. 2.3. Phương thức bán lẻ Bán lẻ là phương thức bán hàng mà hàng hoá được bán trực tiếp cho ngưòi tiêu dùng, cho cơ quan xí nghiệp phục vụ nhu cầu sinh hoạt không mang tính chất sản xuất kinh doanh. Phương thức bán hàng này có đặc trưng hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và bắt đàu đi vào tiêu dùng, hàng ho._.á bán ra với số lượng ít, thanh toán ngay và thường bằng tiền mặt nên thường lập ít chứng từ cho từng lần bán. Trong phương thức này có các hình thức sau: * Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: Theo hình thức này việc thu tiền của người mua và giao hàng cho người mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hàng hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền. * Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng nộp tiền cho thủ quỹ và làm giấy nộp tiền bán hàng. Sau đó, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. * Hình thức bán hàng tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, trước khi ra khỏi cửa mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Hình thức này được áp dụng phổ biến ở các siêu thị. * Hình thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá mua thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. * Hình thức bán hàng tự động: Theo hình thức này, người mua tự bỏ tiền vào máy và các máy bán hàng sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. Thời điểm ghi chép hàng bán Thời điểm chuyển quyền sở hữu xảy ra khi người bán mất quyển sở hữu hàng hoá, có quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có quyền đòi tiền. Thời điểm ghi chép thực tế là thời điểm doanh nghiệp nhận được bộ chứng từ bán hàng. Tuỳ theo từng phương thức, hình thức bán hàng, thời điểm này được quy định như sau: - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, thời điểm ghi chép hàng bán là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ. - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng, thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu được tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng chấp nhận thanh toán. - Phương thức bán lẻ hàng hoá, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận được báo cáo của nhân viên bán hàng. - Phương thức gửi đại lý bán, thời điểm ghi chép hàng bán là nhận được tiền của bên nhận đại lý hoặc chấp nhận thanh toán. Các phương thức thanh toán tiền bán hàng Trong quá trình hoạt động kinh doanh các doanh nghiệp thương mại thường xuyên phát sinh các hoạt động thanh toán không chỉ với nhà cung cấp, với ngân sách Nhà nước mà còn thường xuyên nhận các khoản thanh toán từ khách hàng của mình. Có nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại các hình thức thanh toán của doanh nghiệp; căn cứ vào các phương tiện thanh toán, việc thanh toán được chia thành: Thanh toán trực tiếp. Thanh toán không trực tiếp 4.1. Phương thức thanh toán trực tiếp Phương thức thanh toán trực tiếp là phương thức thanh toán dùng tiền mặt, ngân phiếu trực tiếp để giao dịch, mua bán. ở phương thức này, sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ, khi bên bán chuyển giao hàng hoá, dịch vụ thì bên mua xuất tiền mặt để trả trực tiếp tương ứng với giá cả mà cả hai bên đã thoả thuận. Thanh toán theo phương thức này đảm bảo khả năng thu tiền nhanh, tránh được rủi ro trong thanh toán. 4.2. Phương thức thanh toán không trực tiếp Phương thức thanh toán không trực tiếp là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển tiền ở tài khoản của doanh nghiệp hoặc bù trừ giữa các đơn vị thông qua trung gian là ngân hàng. Thanh toán không dùng tiền mặt có ưu điểm: giảm được lượng tiền mặt trong lưu thông, giảm chi phí liên quan đến việc in và phát hành tiền mặt cũng như bảo quản và vận chuyển tiền, quá trình thanh toán đơn giản và thuận tiện hơn. Tuy vậy phương thức này cũng có hạn chế là thủ tục thanh toán phức tạp dễ xảy ra tình trạng chiếm dụng vốn. Do vậy, tuỳ từng hợp đồng kinh tế, từng loại khách hàng mà việc thanh toán không trực tiếp được thể hiện theo một số hình thức sau: 4.2.1. Thanh toán bằng séc Việc thanh toán bằng séc được áp dụng nhiều nơi trên thế giới. Séc là một tờ lệnh trả tiền của chủ tài khoản, được lập trên mẫu biểu do ngân hàng Nhà nước quy định, yêu cầu đơn vị thanh toán trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi thanh toán của mình để trả cho người thụ hưởng có tên trên tờ lệnh đó. Khi nhận được séc nhân viên kiểm tra tính hợp lệ của séc và nộp séc vào ngân hàng theo đúng thời hạn và hiệu lực của tờ séc. Séc thanh toán gồm có: séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc chuyển tiền. 4.2.2. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi là một tờ lệnh trả tiền do các đơn vị hoặc cá nhân có tài khoản mở tại ngân hàng phát hành, yêu cầu ngân hàng trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. Đây là hình thức thanh toán nhanh, đơn giản nhưng chỉ áp dụng khi có sự tín nhiệm với khách hàng và đòi hỏi doanh nghiệp phải có taì khoản ở ngân hàng. 4.2.3. Thanh toán banừg uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm thu là một tờ giấy uỷ nhiệm do các đơn vị phát hành đề nghị Ngân hàng phục vụ mình thu hộ một số tiền nhất định từ một khách hàng nào đó. Phương thức này đòi hỏi hai bên phải có tài khoản ở Ngân hàng; thủ tục thanh toán đơn giản nhưng chỉ áp dụng đối với một số loại dịch vụ mà việc cung cấp chúng có tính thường xuyên, liên tục và có các phương tiện đo lường chính xác. 4.2.4. Thanh toán bằng thư tín dụng LC Đây là một hình thức thoả thuận trong đó Ngân hàng (ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở thư tín dụng) trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từ thanh toans phù hợp. Người mua phải ký quỹ trước vào tài khoản tiêu thụ tín dụng theo một tỷ lệ do Ngân hàng quy định. Đây là hình thức thanh toán được áp dụng phổ biến hiện nay, ở đây ngân hàng đóng vai trò quan trọng là người đứng ra cam kết thanh toán do đó hạn chế rủi ro và đảm bảo khả năng chi trả. 4.2.5. Thanh toán bằng thẻ thanh toán Thẻ thanh toán là một tờ lệnh trả tiền theo mẫu của ngân hàng phát hành thẻ quy định bán cho các đơn vị, tổ chức kinh tế... để thanh toán hàng hoá, dịch vụ hoặc rút tiền mặt tại các ngân hàng hay đại lý hay các quầy trả tiền mặt tự động tại ngân hàng. Thẻ thanh toán bao gồm các loại: thẻ ký quỹ, thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng. Đây là một phương tiện thanh toán hiện đại và nhanh chóng tuy nhiên do ở nước ta điều kiện hệ thống thông tin giao dịch trong ngân hàng và giữa các ngân hàng với doanh nghiệp chưa được nối mạng nên còn nhiều hạn chế. 4.2.6. Thanh toán bù trừ Thanh toán bù trừ là hình thức thanh toán mà định kỳ hai bên tiến hành đối chiếu giữa số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán. Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ cần phải ghi số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Hình thức này áp dụng trong điều kiện hai bên có quan hệ mua bán hàng hoá lẫn nhau. Việc thanh toán bằng phương thức không trực tiếpcó nhiều ưu điểm: đảm bảo an toàn về vốn cho doanh nghiệp, hạn chế rủi ro, chống tham nhũng, lạm phát... Mỗi doanh nghiệp áp dụng từng phương thức thanh toán riêng biệt hoặc dùng nhiều phương thức thanh toán nhưng nói chung đều đảm bảo nguyên tắc thanh toán: nhanh chóng, chính xác, đầy đủ. Giá cả trong khâu bán Hàng bán sẽ được xác định theo nguyên tắc giá thị truờng, là giá thoả thuận giữa người mua và người bán trên thị trường cho từng lần mua bán. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, giá bán thực tế để ghi nhận doanh thu là giá chưa có thuế GTGT. Đối với cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá bán thực tế để ghi nhận doanh thu là giá đã có thuế GTGT. Dựa trên cơ sở phương pháp thống kê kinh nghiệm, giá bán thực tế của hàng hoá được xác định theo công thức sau: Giá bán = Giá mua thực tế của hàng hoá + thặng số thương mại - Giá bán: là giá thực tế ghi trên hoá đơn, chứng từ thu ở người mua về lượng hàng xuất bán. Giá bán phải là giá thoả thuận, đảm bảo bù đắp chi phí và tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Giá mua thực tế của hàng hoá: là giá mua ghi trên hoá đơn cộng các khoản chi phí mua, thuế khâu mua (nếu có). - Thặng số thương mại: là phần chênh lệch giữa giá bán và giá mua của hàng hoá để doanh nghiệp có thể bù đắp được các chi phí kinh doanh bỏ ra và hình thành nên lợi nhuận. Thặng số thương mại = Giá mua thực tế ´ % tỷ lệ thặng số Ngoài việc tính đúng giá bán của hàng hoá, doanh nghiệp cần phải tính chính xác giá vốn hàng hoá tiêu thụ vì mỗi lần hàng hoá được nhập với số lượng và đơn giá khác nhau. Khi xuất hàng hoá đi tiêu thụ doanh nghiệp phải hạch toán giá trị hàng xuất theo một phương pháp nhất định để hạch toán được chính xác và tiết kiệm được thời gian. Xác định chính xác giá vốn sẽ giúp doanh nghiệp tính đúng thu nhập và lãi thuần. Các doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp tính giá vốn thực tế của khối lượng hàng hoá xuất kho sau đây: * Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, giá thực tế hàng hoá xuất kho tiêu thụ sẽ căn cứ vào đơn giá thực tế của hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập; tức là hàng hoánhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đómà không quan tâm tới thời hạn nhập. Phương pháp này phản ánh chính xác từng lô hàng xuất, nó đảm bảo cân đối giữa mặt giá trị và mặt hiện vật. Tuy nhiên việc quản lý tồn kho rất phức tạp trong trường hợp doanh nghiệp tồn trữ nhiều mặt hàng và đơn giá tồn kho của mặt hàng thấp, như vậy chi phí tồn kho sẽ rất tốn kém và không thể thực hiện được. Vì vậy, phương pháp này chỉ được sử dụng ở doanh nghiệp tồn trữ ít mặt hàng, đơn giá tồn kho lớn. * Phương pháp giá bình quân Theo phương pháp này, giá thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ được tính theo giá bình quân: Trị giá hàng hoá Trị giá hàng hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Đơn giá mua bình quân Số lượng hàng hoá Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá vốn của hàng hoá Tổng số lượng hàng hoá Giá bình quân một xuất bán trong kỳ xuất bán trong kỳ đơn vị hàng hoá * Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết hàng nhập kho trước sẽ xuất kho trước. Vì vậy hàng tồn kho đầu kỳ giả định là xuất trước tiên, số hàng hoá xuất thêm sau đó được xuất theo đúng thứ tự như chúng được mua vào nhập kho. Như vậy giá mua của hàng xuất kho được tính theo đơn giá của hàng mua vào nhập kho tại các thời điểm đầu, giá mua của hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá mua của hàng mua vào sau cùng. Việc tính giá mua của hàng xuất kho theo phương pháp này có ưu điểm là giá mua của hàng tồn kho trên báo cáo kế toán sát với giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo. * Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO) Phương pháp này dựa trên giả thiết hàng nhập kho sau thì xuất kho trước. Khi tính giá mua của hàng xuất kho sẽ căn cứ vào đơn mua của hàng nhập kho gần lần xuất nhất. Như vậy giá mua của hàng xuất kho là giá mua của hàng hoá mua vào nhập kho sau, giá mua của hàng tồn kho là giá mua của hàng hoá mua vào nhập kho trước. Việc tính giá mua của hàng xuất kho theo phương pháp này có ưu điểm là chi phí giá mua của hàng xuất khỏi kho phù hợp với chi phí mua hàng hoá hiện hành. B. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại Hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là công việc đầu tiên cần thiết và quan trọng của kế toán. Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để phản ánh đồng thời chính xác cả về chất lượng và số lượng, giá cả, thời gian, địa điểm của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông qua đó là việc sử dụng các loại chứng từ, luân chuyển chứng từ. Từ đó làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Quá trình luân chuyển chứng từ gồm các khâu sau: - Lập chứng từ (tiếp nhận chứng từ) là nội dung các yếu tố đã quy địnhnhư giao hàng cho bên mua phải có chứng từ bán hàng và làm thủ tục thanh toán. - Kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức. - Sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán - Bảo quản và sử dụng chứng từ trong quá trình hạch toán vì chứng từ có tầm quan trọng đối với công tác kế toán. Vì vậy phải bảo quản giữ gìn và sử dụng tốt bản chứng từ, nếu mất chứng từ thì không còn cơ sở pháp lý cho nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. - Luân chuyển chứng từ vào dự trữ. Sau khi vào nhật ký chứng từ, kế toán cần phải đóng hệ thống bản chứng từ thành quyển để kèm vào sổ nhật ký, sau đó chuyển vào lưu trữ, khâu này có tác dụng là khi có sai sót về số liệuthì việc kiểm tra được dễ dàng, nhanh chóng và là cơ sở để cán bộ quản lý kiểm tra khi cần thiết. Tổ chức luân chuyển chứng từ một cách khoa học hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán nói riêng và trong quản lý kinh tế nói chung. Điều này làm tăng cường tính kịp thời và nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, đồng thời tăng cường việc kiểm tra hàng ngày đối với mọi hoạt động kinh doanh. Có thể hiểu rằng chứng từ kế toán là phương tiện thông tin và kiểm tra về hàng hoá, sự biến động của kế toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho những người làm nghiệp vụ và căn cứ để phân loại kế toán. Chứng từ ban đầu là căn cứ cho việc ghi sổ kế toán, là cơ sở để kiểm tra tài chính khi cần thiết, do đó các chứng từ ban đầu phải được tổ chức hợp lý để phù hợp với công tác quản lý của các cấp đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tuỳ theo phương thức, hình thức bán hàng, kế toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán thích hợp. * Đối với phương thức bán buôn, bán lẻ kế toán sử dụng các mẫu chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT (Mẫu 01 - GTKT - 3LL): dùng cho các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Khi bán hàng phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định trên hoá đơn như: Giá bán chưa có thuế GTGT, các khoản phụ thu và thế tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT và tổng giá thanh toán. - Hoá đơn bán hàng (Mẫu 02 - GTGT - 3LL): dùng trong các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc nộp thuế tiêu thụ đặc biệt. Trên hoá đơn phải ghi đầy đủ các yếu tố như giá bán, các khoản phụ thu và tổng giá thanh toán (đã có thuế GTGT). - Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ (Mẫu 06 - GTGT). - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra (Mẫu 02 - GTGT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Thẻ kho (Mẫu 06 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03/VT - 3LL) - Các chứng từ gốc phản ánh thu hồi tiền hay công nợ: + Phiếu thu (Mẫu 01 - TT): khi thu bằng tiền mặt, ngân phiếu nhập quỹ của khách hàng. +Giấy báo có: khi thu tiền qua ngân hàng. * Đối với phương thức bán hàng qua đại lý, bán trả góp, kế toán sử dụng các chứng từ: - Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (Mẫu 04/XKĐL - 3LL) - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (Mẫu 14 - BH) Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán vào kế toán nghiệp vụ bán hàng. Hệ thống tài khoản là danh mục các tài khoản được hệ thống hoá và được kế toán sử dụng trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. Hệ thống tài khoản này bao gồm các quy định thống nhất về: số lượng tài khoản, điều khoản sử dụng, ký hiệu tài khoản, tên tài khoản, nội dung, kết cấu tài khoản... Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản chủ yếu sau: 2.1. Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ sau: - Bán hàng: Bán sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra và bán sản phẩm mua vào. - Cung cấp dịch vụ: Thực hiện công việc đã thoả thuận trong hợp đồng trong một kỳ hoặc nhiều kỳ kế toán, như cung cấp dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê TSCĐ theo phương thức cho thuê hoạt động... Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được, hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Trường hợp doanh nghiệp có doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt nam theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thuần mà doanh nghiệp thực hiện được trong kỳ kế toán có thể thấp hơn doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ ghi nhận ban đầu do các nguyên nhân: Doanh nghiệp chiết khấu thương mại, giảm giá hàng đã bán cho khách hàng hoặc hàng đã bán bị trả lại (do không đảm bảo điều kiện về quy cách, phẩm chất ghi trong hợp đồng kinh tế), và doanh nghiệp phải nộp thuế tiêu thu đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được tính trên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế mà doanh nghiệp đã thực hiện trong một kỳ kế toán. Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau: * Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã bán; dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu được tiền. * Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được thực hiện theo nguyên tắc sau: - Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán chưa có thuế GTGT. - Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện chịu thuế GTGT, hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán. - Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu). - Những doanh nghiệp nhận gia công vật tư, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ số tiền gia công thực tế được hưởng, không bao gồm giá trị vật tư, hàng hoá nhận gia công. - Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phương thức bán đúng giá hưởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp được hưởng. - Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính về phần lãi tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận. - Những sản phẩm, hàng hoá được xác định là tiêu thụ, nhưng vì lý do về chất lượng, về quy cách kỹ thuật... người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại người bán hoặc yêu cầu giảm giá và được doanh nghiệp chấp thuận; hoặc ngưoiừ mua mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng này được theo dõi riêng biệt trên các tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại”, hoặc tài khoản 532 “Giảm giá hàng bán”, tài khoản 521 “Chiết khấu thương mại”. - Trường hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa giao hàng cho người mua hàng, thì trị giá số hàng này không được coi là tiêu thụ và không được ghi vào tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” mà chỉ hạch toán vào bên Có Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” về khoản tiền đã thu của khách hàng. Khi thực giao hàng cho người mua se hạch toán vào Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” về giá trị hàng đã giao, đã thu trước tiền bán hàng, phù hợp với các điều kiện ghi nhận doanh thu. - Đối với truờng hợp cho thuê tài sản, có nhận trước tiền cho thuê của nhiều năm thì doanh thu cung cấp dịch vụ ghi nhận của năm tài chính là số tiền cho thuê được xác định trên cơ sở lấy toàn bộ tổng số tiền thu được chia cho số năm cho thuê tài sản. - Đối với doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước, được Nhà nước trợ cấp, trợ giá theo quy định thì doanh thu trợ cấp, trợ giá là số tiền được Nhà nước chính thức thông báo, hoặc thực tế trợ cấp, trợ giá. Doanh thu trợ cấp, trợ giá được phản ánh trên TK 5114 “Doanh thu trợ cấp trợ giá”. - Không hạch toán vào tài khoản này các trường hợp sau: + Trị giá hàng hoá, vật tư, bán thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến. + Trị giá sản phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ cung cấp giữa các đơn vị thành viên trong một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành (sản phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ tiêu thụ nội bộ). + Số tiền thu được về nhượng bán, thanh lý TSCĐ. + Trị giá sản phẩm, hàng hoá đang gửi bán, dịch vụ hoàn thành đã cung cấp cho khách hàng nhưng chưa được người mua chấp thuận thanh toán. + Trị giá hàng gửi bán theo phương thức gửi bán đại lý, ký gửi (chưa được xác định là tiêu thụ). + Các khoản thu nhập khác không được coi là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Nội dung ghi chép của tài khoản như sau: Bên Nợ: - Khoản giảm giá, bớt giá hàng bán và hàng bán trả lại - Số thuế phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế (thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu) - Kết chuyển doanh thu thuần Bên Có: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế trong kỳ trong đó doanh thu bán hàng là doanh thu không có thuế GTGT (nếu hàng hoá thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) và là doanh thu có thuế GTGT (nếu là hàng hoá dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) TK 511 cuối kỳ không có số dư + TK 511 có bốn TK cấp 2 TK 5111 “ Doanh thu bán hàng hoá”. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại TK 5112 “ Doanh thu bán thành phẩm”. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp ... TK5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, như du lịch, vận tải, bưu điện, dịch vụ văn hoá, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo, dịch vụ sửa chữa đồ dùng... TK 5114 “ Doanh thu trợ cấp, trợ giá”. Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản Nhà nước trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp thực hiện nhiệm cung cấp hàng hoá dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. 2.2. TK 512 - Doanh thu nội bộ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh ngiệp. Kết cấu TK 512 tương tự như kết cấu TK 511 Tài khoản 512 có 3 tài khoản cấp 2 TK 5121 “ Doanh thu bán hàng hoá” TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm” TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” 2.3. Tài khoản 531 - Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế Nội dung ghi chép của TK 531 như sau: Bên Nợ: Trị giá của hàng bán bị trả lại. Bên Có: Kết chuyển trị giá của hàng bị trả lại sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 531 không có số dư. 2.4. Tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán đã thoả thuận. Nội dung ghi chép của tài khoản 532 như sau: Bên Nợ: Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua. Bên Có: Kết chuyển giảm giá sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 532 không có số dư. 2.5. Tài khoản 131 - Phải thu của khách hàng Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng về tiền bán hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ. Nội dung ghi chép của tài khoản 131 như sau: Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về bán hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ. Số tiền thừa phải trả lại cho khách hàng. Bên Có: Số tiền đã thu của khách hàng. - Số tiền giảm trừ cho khách hàng về chiết khấu, giảm giá, bớt giá và hàng bán bị trả lại. Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng Tài khoản 131 có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có (nếu có) phản ánh số tiên ứng trước hoặc thu thừa của người mua. 2.6. Tài khoản 157- Hàng gửi đi bán . Tài khoản này được dùng để phản ánh trị giá hàng hoá, thành phẩm chuyển bán, gửi bán đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được xác định là tiêu thụ. Nội dung ghi chép của tài khoản 157 như sau: Bên Nợ: - Trị giá thực tế hàng hoá thành phẩm đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi. - Giá dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Có: - Trị giá thực tế hàng hoá, thành phẩm đã chuyển bán gửi đại lý, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành đã được xác định là tiêu thụ. - Trị giá thực tế hàng hoá, thành phẩm bị người mua, người nhận đại lý, ký gửi trả lại. Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, thành phẩm đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ. Tài khoản 157 phải được tổ chức hạch toán chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lô hàng gửi đi cho đến khi xác định tiêu thụ. 2.7. Tài khoản 521 - Chiết khấu thương mại Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do việc người mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ) với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua bán hàng. Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau - Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thương mại người mua được hưởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp đã quy định. - Trường hợp người mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ voà giá bán trên “ Hoá đơn GTGT”, hoặc “Hoá đơn bán hàng” lần cuối cùng. Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc ghi số chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong trường hợp này vào TK 521. - Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá( đã trừ chiết khấu thương mại ) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK 521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại. - Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng khách hàng(sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ. - Trong kỳ chiết khấu thương mại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên nợ TK 521 “ Chiết khấu thương mại”. Cuối kỳ khoản chiết khấu thương mại được kết chuyển sang TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực hiện trong kỳ hạch toán. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 521 Bên Nợ: Số chiết khấu thương mại đã chấp nhận thanh toán cho khách hàng. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại sang khoản “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần của kỳ hạch toán. Tài khoản 521 không có số dư cuối kỳ. Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2 - Tài khoản 5211 “Chiết khấu hàng hoá”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại (tính trên khối lượng hàng hoá bán ra) cho người mua hàng hoá. - Tài khoản 5212 “Chiết khấu thành phẩm”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng sản phẩm đã bán cho người mua thành phẩm. - Tài khoản 5213 “Chiết khấu dịch vụ”: Phản ánh toàn bộ số tiền chiết khấu thương mại tính trên khối lượng dịch vụ đã cung cấp cho người mua dịch vụ. Phải theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng khách hàng và từng loại hàng bán như bán hàng (sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ. 2.8. Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Kết cấu, nội dung phản ánh của tài khoản 632 như sau: Bên Nợ: - Phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ - Phản ánh chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính giá trị hàng tồn kho mà phải tính vào giá vốn hàng bán của kỳ kế toán . - Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồ thường do trách nhiệm cá nhân gây ra . - Phản ánh chi phí xây dựng, tự chế TSCĐ vượt trên mức bình thường không được tính vào nguyên giá TSCĐ hữu hình tự xây dựng, tự chế hoàn thành . - Phản ánh khoản chênh lệch giữa số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nay lớn hơn khoản đã lập dự phòng năm trước . Bên có: - Phản ánh khoản hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm tài chính (31- 12) ( Chênh lệch giữa số phải lập dự phòng năm nay nhỏ hơn khoản đã lập dự phòng năm trước) . - Kết chuyển giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh” . Tài khoản 632 không có số dư cuối kỳ. 2.9. Tài khoản 3331 - Thuế giá trị gia tăng phải nộp Tài khoản này sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phải nộp, số thuế GTGT đã nộp và còn phải nộp vào Ngân sách Nhà nước Nội dung, kết cấu tài khoản 3331 như sau: Bên Nợ: - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ. - Số thuế GTGT được giảm trừ vào số thuế GTGT phải nộp. - Số thuế GTGT đã nộp vào ngân sách Nhà nước. - Số thuế GTGT của hàng bán trả lại Bên Có: - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dã tiêu thụ. - Số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá, dịch vụ dùng để trao đổi, biếu tặng, sử dụng nội bộ. - Số thuế GTGT phải nộp cho hoạt động tài chính, thu nhập bất thường. - Số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá nhập khẩu. Số dư bên Nợ: Số thuế GTGT đã nộp thừa vào ngân sách Nhà nước. Số dư bên Có: Số thuế GTGT còn phải nộp cuối kỳ. Tài khoản 3331 có 2 tài khoản cấp 3: - Tài khoản 33311: Thuế GTGT đầu ra - Tài khoản 33312: Thuế GTGT hàng nhập._.1.818 597.421.167 May LT 88.839.341 88.839.341 88.839.341 88.839.341 TTXNKHgai 950.996.525 950.996.525 950.996.525 950.996.525 Phố Huế 269.931.791 269.931.791 263.881.791 6.050.000 269.931.791 T ĐứcThắng 65.268.700 65.268.700 65.268.700 65.268.700 Hàng Đào 611.664.485 611.664.485 611.664.485 611.664.485 Hàng Ngang 1.154.268.968 1.154.268.968 1.102.304.379 51.964.589 1.154.268.968 Cộng 4.677.155.945 4.677.155.945 4.202.947.389 213.707.556 260.501.000 4.677.155.945 Biểu mẫu số 17 Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 3 năm 2003 TK 131 TK 156 TK 511 ... TK 632 ... TK 911 ... Cộng TK111 4.416.654.944 TK112 TK131 260.501.000 TK511 4.677.155.945 ... TK632 4.376.565.328 ... TK 911 4.376.565.328 ... Cộng 4.376.565.328 4.677.155.945 4.376.565.328 4.677.155.945 Biểu mẫu số 18 Trang sổ cái TK 632 TN (trích) Đơn vị: đồng Ghi Có các Tk đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng ... Tháng 3 Tháng ... Tháng 12 Cộng cả năm TK 156 3.451.173.475 4.955.337.380 Số phát sinh Nợ 3.451.173.475 4.955.337.380 Có 3.451.173.475 4.955.337.380 Số dư cuối tháng Nợ Có Biểu mẫu số 19 Trang sổ cái TK 511 (Trích ) Đơn vị: đồng Ghi Có TK khác đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng... Tháng 3 Tháng... Tháng 12 Cộng cả năm TK 911 3.729.382.048 5.277.323.286 Phát sinh Nợ 3.729.382.048 5.277.323.286 Có 3.729.382.048 5.277.323.286 Số dư cuối tháng Nợ - - - Có - - - Phần thứ ba Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty thương mại dịch vụ thời trang hà nội I. Đánh giá chung về công ty Trong những năm gần đây, công ty Thương mại Dịch vụ Thời trang Hà nội luôn làm ăn có lãi. Đó là kết quả khả quan sau một quá trình chuyển đổi tư tưởng kinh doanh, phương thức quản lý và đa dạng hoá các hoạt động. Tuy nhiên để tiếp tục vững bước trong cơ chế thị trường thì ban lãnh đạo công ty cũng cần quan tâm để tiếp tục phát huy những mặt mạnh, đồng thời có những biện pháp tích cực để xoá tan những ảnh hưởng của những hạn chế hiện nay. Với một thời gian ngắn, công ty đã đầu tư nâng cấp rất nhiều cơ sở vật chất kỹ thuật từ thời bao cấp để thích ứng với nền kinh tế hiện đại. Đó là bước đi đúng đắn tạo tiền đề cho sự mở rông hoạt động kinh doanh của công ty. Do vậy mà hiện nay tỷ trọng vốn cố định trên tổng vốn kinh doanh đã lớn hơn tỷ trọng vốn lưu động mà đặc thù của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là vốn lưu động chiếm vị trí rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì thế mà trước mắt Ban lãnh đạo công ty đang cố gắng dùng nhiều biện pháp để phát triển vốn lưu động, tăng nhanh vòng quay, tốc độ luân chuyển vốn, quản lý sử dụng và bảo toàn vốn lưu động. Đó là một điều hết sức phức tạp, nó đòi hỏi mỗi doanh nghiệp không chỉ nắm vững lý thuyết mà điều cơ bản nhất là phải có đầu óc thực tế và có nghệ thuật quản lý. Công ty có một đội ngũ lao động dồi dào, có khả năng và nhiệt tình với công việc. Nhận thức được rằng con người chính là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp nên gần đây công ty rất quan tâm tới việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt nhằm nâng cao nghiệp vụ, trình độ chuyên môn, phục vụ đắc lực trong công tác quản lý. Bên cạnh đó công ty còn tiến hành kiện toàn, sắp xếp, điều chuyện cán bộ để bố chí họ vào những công việc thực sự phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi để cho họ có thể phát huy hết khả năng bản thân, góp phần vào sự phát triển chung của toàn công . đây là một ưu điểm cần tiếp tục được duy trì trong tương lai. Bộ máy tổ chức quản lý của công ty tuân theo chế độ tập chung thống nhất một thủ trưởng đã tạo sự dễ dàngkiểm soát mọi hoạt động diễn ra tại công ty. Hiện nay công ty cũng thực hiện hình thức khoán kinh doanh đối với các đơn vị trực thuộc tạo đà ddể họ tự năng động phát huy khả năng cá nhâ. Kết quả khả quan đạt được sau nhiều cố gắng, nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty đã chứng minh rằng con đường mà ban lãnh đạo công ty đã chọ là đúng đắn và sáng suốt , thực sự phát huy được tác dụng hữu hiệu, tạo đà cho sự phát triển chung của toàn công ty. Công ty đã thành lập được phòng XNK với đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ, bước đầu đã XK thàng công lô hàng đầu tiên ra thị trường nước ngoài và đang từng bước tìm kiếm bạn hàng mở rộng thị trường quan hệ tạo đà phát triển cho công ty trong những năm tiếp theo. Mặc dù đã đạt được những thành công nhất định song vẫn nhận thấy rằng công ty đã và đang gặp không ít khó khăn trong cơ chế thị trường. Nó chính là nguyên nhân kìm hãm sự phát triển của công ty, cụ thể như sau: - Chủng loại hnàg hoá phát triển với tốc độ nhanh nhưng chủ yếu mang tính tự phát, thực hiện mua bán theo nhiều tầng cấp dẫn đến tình trạng nâng giá đầu ra ở thị trường trong nước. Thị trường xã hôị có dầu hiệu chững lại ngày càng rõ,cung tăng nhanh hơn cầu, đó là sự biểu hiện ứ đọng chậm tiêu thụ hàng hoá - Cần thiết lập được mối quan hệ lâu dài giữa công ty với các doanh nghiệp sản xuất để tạo điều kiện hình thành kênh lưu thông ổn định, thúc đẩy tiêu thụ ,hướng dẫn tiêu dùng , bình ổn giá cả ... - Chưa chú trọng đúng mức tơí áp dụng những công cụ đắc lực của Marketing hiện đại dẫn đến việc làm giảm sức tiêu thụ hàng hoá... II.Một số biện pháp cơ bản hạn chế sự ảnh hưởng của những khó khăn Cần khai thác và sử dụng triệt để , có hiệu quả hơn nữa các nguồn lực sẵn có của công ty, đảm bảo sự cân đối trong việc quản lý và sử dụng các yếu tố đó. Đẩy nhanh tốc độ quay vonhg vốn, tăng cường công tác quản lý và nâng cao hiệu quả công tác thu hồi các khoản nợ. Đẩy mạnh công tác dự báo tài chính trên cơ sở các kế hoạch tài chính ngắn hạn để nắm bắt và dự đoán được nhu cầu tài chính trong kỳ kinh doanh tiếp theo. Đề ra chiến lược dự trữ hàng hoá phù hợp, xác định và thực hiện mua bán hàng hoá chủ lực của riêng mình. Thực hiện việc mua hàng kịp thời,đúng thời có nghĩa là mua hàng vào giai đoạn phát triển của sản phẩm, mua hàng theo thời vụ... Phải có chính sách phân phối theo đúng nguyên tắc ; “đưa đúng hàng đến nơi yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp nhất” Sử dụng các công cụ Marketing hiện đại , đề ra chính sách xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Dùng chiến thuật tiêu thụ bằng quảng cáo , tuyên truyền, Tích cực tham gia các hội chợ trong nước và quốc tế để giới thiệu, quảng bá sản phẩm và tìm kiếm khách hàng nước ngoài để đẩy mạnh XK tiến tới đưa XK là thế mạnh của công ty. III. Đánh giá chung về công tác kế toán tại công ty Sau một thời gian đi sâu tìm hiểu và học hỏi tại Công ty TMDVTT Hà Nội, tôi nhận thấy rằng công tác kế toán tại công ty có những mặt tích cực đã làm được cần phát huy trong tương lai: Công ty TMDVTT Hà nội hiện đang áp dụng mô hình tổ chức kế toán phân tán. Phòng kế công ty chủ yếu là tổng hợp cá tài liệu kế toán do các đơn vị gửi lên, thực hiện ghi chép , phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động của toàn doanh nghiệp và lập các báo cáo tài chính. Đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán trong toàn công ty. Còn kế toán các đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ tương đối hoàn chỉnh theo sự phân cấp của phòng kế toán, thực hiện hạch toán ban đầu , hạch toán tổng hợp, chi tiết tại đơn vị mình lập báo cáo theo quy định gửi về phòng kế toán công ty. Việc áp dụng mô hình kế toán này cho phép công tác kế toán gắn liền với các hoạt động kinh doanh tại các bộ phận, tạo cho kế toán thực hiện được chức năng thu nhận và xử lý thông tin kịp thời, kiểm tra giám sát trực tiếp tại chỗ các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ tốt cho công tác quản lý của lãnh đạo từng đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên mô hình này đòi hỏi bộ máy kế toán cồng kềnh, gây khó khăn trong việc phân công chuyên môn hoá công tác của cán bộ kế toán , việc tổng hợp số liệu kế toán chung toàn doanh nghiệp chậm nên doanh nghiệp không thể nắm bắt kịp thời thông tin kế toán , hạn chế sự kiểm tra và chỉ đạo sát sao, kịp thời lãnh đạo đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của công ty khá hợp lý. Phòng kế toán gồm 6 cán bộ, mỗi người kiêm nhiệm hai hay một số phần thành nên đã giảm bớt được số lượng lao động gián tiếp mà vẫn đảm bảo hoàn thành xuất sắc công việc, đem lại hiệu quả cao. Họ chính là đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn, được bố trí công việc phù hợp với khả năng sở trường, có tinh thần hợp tác giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành tốt công viẹc được giao. Đối với hệ thống sổ sách kế toán , công ty áp dụng hình thức sổ sách nhật ký chứng từ đảm bảo được tín chuyên môn hoá cao của sổ kế toán. Nó tạo điều kiện cho việc phân công lao động được dễ dàng bằng cách kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vơí việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế. Để phục vụ yêu cầu phân tích và kiểm tra, ngoài phần chính để phản ánh số phát sinh bên có, một số NKCT có bố trí thêm các cột phản ánh số phát sinh nợ , số dư đầu kỳ và SDCK các tài khoản. Số liệu của cột phản ánh SPS bên Nợ tài khoản trong trường hợp này chỉ dùng cho mục đích kiểm tra, phân tích , không dùng để ghi vào sổ cái. Và một ưu điểm nữa cho việc áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là nhiều chỉ tiêu quản lý được tính toán ngay trên NKCT đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán đúng kỳ hạn Công ty hiện nay đang sử dụng khá phổ biến hình thức sổ tờ rơi, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động nhưng dễ gây ra thất lạc. Vì vậy công tác quản lý tờ sổ cần phải có những biện pháp hữu hiệu để không để tình trạng này xảy ra. Tuy nhiên ngoài những điểm tích cực trên, công ty cũng phải đối mặt với hạn chế lớn nhất của hình thức này là kết cấu sổ phức tạp, khó vận dụng máy tính vào công việc khi xử lý chứng từ để ghi sổ đòi hỏi nhân viên kế toán phải có trình độ cao. Toàn bộ hệ thống chứng từ đã sử dụng trong công ty đều được lập tuân thủ chặt chẽ cá quy định, nguyên tắc của bộ tài chính và chế độ kế toán. Mọi cán bộ trong công ty luôn thực hiện tốt việc ghi sổ kế toán có kỹ thuật. Tất cả các số liệu ghi trên sổ thường thể hiện được chứng từ ban đầu hoặc chú thích rõ số liệu nằm trên sổ được lấy từ sổ trung gian nào. Việc ghi sổ kế toán được thực hiện liên tục trong niên độ, khi xuất hiện sự chuyển sổ nhưng chưa kết thúc niên độ thì kế toán thường ghi rõ “cộng mang sang” ở trang trước và ghi chữ “cộng trang trước” ở trang liền kề. Điều này cho phép đảm bảo rằng số liệu ghi chép là khoa học chính xác. Các sổ kế toán ít thấy tình trạng sửa chữa sai sót chứng tỏ rằng đội ngũ kế toán làm việc có trách nhiệm, tinh thần nghiêm túc và họ có tính cách cẩn thận cao. Liên quan trực tiếp đến qúa trình bán hàng trong công ty hiện nay cũng có nhiều điểm tích cực.Tại đơn vị, việc ghi nhận giá đầu vào ngay trên thẻ quầy tạo sự dễ dàng, nhanh chóng để xác định giá vốn hàng bán khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế . Số lượng thẻ quầy được mở rất lớn do của hàng kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau nên cac nhân viên bán hàng đã tự đề ra phương thức sắp xếp, phân loại chúng một cách khoa học để đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý, đây chính là sự sáng tạo cần được tiếp tục duy trì trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. Nghiệp vụ kinh tế của cửa hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ theo hình thức tự chọn, ít phát sinh các nghiệp vụ bất thường nên công việc hạch toán không mấy khó khăn vì có sự trùng lặp. Cuối mỗi tháng tổ trưởng kế toán thường tiến hành tập hợp số liệu và lên rất nhiều bảng kê khác nhau. Mỗi bảng kê chỉ phản ánh một nội dung kinh tế nên ngắn gọn, dễ kiểm soát. Tất cả số liệu liên quan đều được tìm thấy trên NKCT số 1 do tổ trưởng kế toán lập, ký tên chịu trách nhiệm đã đảm bảo được tính trung thực, hợp thức hợp lệ của các con số. Ngoài những mặt mạnh tích cực trên đây thì công ty có một số hạn chế nhất định, cụ thể như sau: - Các thương vụ bán buôn với số lượng lớn cho các bạn hàng quen thuộc, có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty diễn ra thường xuyên nhưng cho tới nay công ty vẫn chưa có chế độ ưu tiên cho họ như chiết khấu, giảm giá hay bất kỳ một khoản ưu đãi nào khác. Mà trong môi trường kinh doanh tương đối phức tạp hiện nay thì đó chính là công cụ đắc lực để duy trì bạn hàng cũ, phát triển thêm một số bạn hàng mới. - Thị trường luôn biến động, công ty thực hiện chức năng trung gian buôn bán hàng hoá là chính nên lượng hàng mua vào dự trữ tương đối lớn nhưng tính đến thời điểm này công ty vẫn chưa thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Đây chính là một điều thuận lợi mà công ty chưa tận dụng được . - Chưa thực hiện việc lập dự phòng phải thu khó đòi có thể là mạo hiểm đối với công ty vì “thương trường như chiến trường ” con người không thể lường trước được mọi điều xảy đến với mình. - Công ty không lập bảng tổng hợp doanh thu, lãi gộp đối với toàn bộ các hoạt động kinh doanh cá biệt đã gây lãng phí trong quá trình tổng hợp số liệu để ghi vào các báo cáo kế toán liên quan. IV. Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TMDVTT Hà nội 1.Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng Hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện công tác tiêu thụ thành phẩm nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường. Bởi hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính nhà nước, đảm bảo nhận chức năng cung cấp thông tin có ích cho mọi đối tượng quan tâm trong việc đưa ra quyết định kinh tế. Tổ chức tốt công tác kế toán bán hàng tại mỗi doanh nghiệp là cơ sở giúp ích cho nhà quản lý trong hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Đồng thời kết quả của quá trình hạch toán này liên quan trực tiếp đến lợi ích của các đối tượng liên quan như nhà nước ,người đầu tư, chủ nợ ..Do vậy nếu một doanh nghiệp nào đó chưa tổ chức tốt khâu này để thực sự phù hợp với chế độ kế toán hiện hành thì sẽ dẫn đến nhiều hậu quả đáng kể mà trong một số trường hợp không thể khắc phục được . Chính vì vậy mà hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại mỗi đơn vị là việc làm cấp thiết hiện nay. 2.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TMDVTT Hà nội Sau một thời gian khảo sát tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty TMDVTTHN, tôi nhận thấy nhìn chung công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng khá khoa học, chính xác, tuân thủ nghiêm ngặt mọi quy định hiện hành. Đảm bảo được tính chung thực khách quan của các chi tiêu tài chính . Tuy nhiên để phục vụ tốt cho công tác quản lý, để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán và chấp hành đúng chế độ kế toán thì ngoài việc phát huy những mặt mạnh sẵn có công ty cần thực hiện thêm một số biện pháp hữu hiệu nữa. Dựa vào những kiến thức được trang bị tại trường và tình hình thực tế tại công ty, tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến, hy vọng rằng nó sẽ giúp ích phần nào cho các cô, các chú trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán tại công tác tại công ty. 2.1.Về việc xây dựng hệ thống danh điểm hàng hoá Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng nên số lượng, chủng loại hàng hoá của công ty rất đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ. Tuy nhiên, công ty lại chưa xây dựng được hệ thống dah điểm hàng hoá, điều này gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý hàng hoá và kế toán kho, kế toán giá vốn, việc theo dõi, hạch toán hàng hoá trên sổ cũng sẽ phức tạp, rắc rối và dễ phát sinh sai sót. Công ty nên xây dựng một hệ thống danh điểm hàng hoá, việc làm này sẽ tạo điều kiện cho công tác hạch toán, ghi chép và đối chiếu số liệu, đồng thời nó sẽ tạo thuận lợi cho công ty khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Ví dụ: Công ty có thể lập danh điểm cho các mặt hàng kinh doanh như sau Nhóm hàng Loại hàng Tên hàng Quy cách Danh điểm Vải 01 OFTO 01.01 OFTO-A 01.01.01 K: 1,2 01.01.01.01 K: 1,5 01.01.01.02 OFTO-B 01.01.02 ............ Tuytsilen 01.02 ........ Quần áo 02 áo sơ mi 02.01 Sơ mi nam 02.01.01 Cỡ XL 02.01.01.01 Cỡ L 02.01.01.02 ........ Sơ mi nữ 02.01.02 Cỡ M 02.01.02.01 ........ .......... Mỹ phẩm 03 Sữa rửa mặt 03.01 Pond 03.01.01 100ml 03.01.01.01 200ml 03.01.01.02 ............ 2.2. Về việc tổ chức theo dõi chi tiết doanh thu Hiện nay doanh thu của từng cửa hàng và của toàn công ty được phản ánh trên Bảng kê TK 511. Số liệu trên bảng kê này tương đối tổng hợp, nó theo dõi tất cả các loại hàng hoá và tất cả các phương thức bán. Điều này sẽ tạo ra hạn chế trong việc cung cấp thông tin cho công tác quản trị. Với thông tin tổng hợp như vậy, nhà quản lý sẽ không biết được doanh số của từng loại hàng hoá, từng phương thức bán, do đó cũng sẽ gây khó khăn trong quá trình các nhà quản trị lựa chọn phương án đầu tư kinh doanh các mặt hàng, lựa chọn phương thức bán nhằm đem lại lợi ích tối đa cho công ty. Doanh thu là một chỉ tiêu kinh tế quan trọng, đặc biệt là đối với công tác quản lý. Việc theo dõi chi tiết doanh thu không chỉ giúp chúng ta quản lý doanh thu mà nó còn là cơ sở để xác định kết quả tiêu thụ của từng loại hàng, từng phương thức bán là lỗ hay lãi, lỗ lãi bao nhiêu,.. từ đó sẽ giúp cho các nhà quản trị công ty có cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn về việc sẽ tiếp tục đầu tư kinh doanh hay kinh doanh cầm chừng đối với từng mặt hàng, lựa chọn những phương thức bán đem lại doanh số và hiệu quả cao, lựa chọn những phương hướng kinh doanh có lợi nhất. Bởi vậy, nhằm đáp ứng những yêu cầu của việc cung cấp thông tin, kế toán công ty, ngoài việc theo dõi chi tiết doanh thu như trên thì nên theo dõi chi tiết doanh thu hơn nữa. Để phục vụ cho công tác quản trị, kế toán có thể theo dõi chi tiết doanh thu từng nhóm, từng loại hàng hoá. Việc theo dõi như vậy sẽ giúp kế toán xác định được doanh thu của từng loại, từng nhóm hàng hoá, từ đó sẽ cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị biết được mặt hàng nào tiêu thụ tốt, doanh số cao để từ đó lựa chọn mặt hàng cần chú trọng đầu tư kinh doanh. Để có thể tổ chức theo dõi chi tiết doanh thu như vậy, tôi xin đưa ra phương hướng thực hiện như sau: Hiện nay, công ty vẫn dùng kế toán thủ công, bởi vậy dựa trên sự phân loại hàng hoá sẵn có của công ty, kế toán có thể tổ chức theo dõi chi tiết doanh thu theo từng nhóm hàng như sau: + Xây dựng hệ thống TK cấp ba để theo dõi doanh thu của từng nhóm hàng hoá theo mô hình sau: Nội dung Tài khoản Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ 511 Doanh thu tiêu thụ trong nước 511.1 Doanh thu vải sợi, len dạ, tơ lụa 511.1.01 Doanh thu hàng may sẵn 511.1.02 Doanh thu hàng thêu ren 511.1.03 Doanh thu mỹ phẩm, trang sức 511.1.04 Doanh thu XK 511.2 Doanh thu hàng điện máy 511.2.01 Doanh thu hàng thủ công mỹ nghệ 511.2.02 + Xây dựng hệ thống sổ chi tiết tương ứng để theo dõi từng nhóm hàng: Để theo dõi doanh thu theo từng nhóm hàng, kế toán có thể mở sổ chi tiết theo từng nhóm hàng. Hàng ngày, khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán phân loại chứng từ và vào các sổ chi tiết doanh thu. Từ các Sổ chi tiết này, cuối tháng kế toán có thể lập Bảng tổng hợp doanh thu để đối chiếu với sổ cái. Bảng tổng hợp doanh thu bán hàng (TK511) Tháng 12 năm 2002 STT Tài khoản SDĐT Số phát sinh nợ Số phát sinh có SDCT Mã Tài khoản Nội dung tài khoản Nợ Có Nợ Có 1 TK511 Doanh thu bán hàng (2 + 7) - - - - 2 TK511.1 DT tiêu thụ trong nước - - - - 3 TK511.1.01 DT vải sợi, len dạ... - - - - 4 TK511.1.02 DT hàng may sẵn - - - - 5 TK511.03 DT hàng thêu ren - - - - 6 TK511.04 DT hàng mỹ phẩm - - - - 7 TK511.2 Doanh thu xuất khẩu (8 + 9) - - - - 8 TK511.2.01 DT hàng điện máy - - - - 9 TK511.2.01 DT hàng thủ công mỹ nghệ - - - - Cộng - - 2.3. Về công tác kế toán thanh toán với khách mua Trong tổng số doanh thu bán hàng hiện nay của công ty thì doanh thu chậm trả chiếm tỷ lệ tuy không cao nhưng cũng có ảnh hưởng phần nào đến hoạt động kinh doanh của công ty. Với đặc điểm kinh doanh của công ty thì nghiệp vụ bán buôn là chủ yếu mà khách hàng mua buôn chủ yếu là khách mua chịu. Cùng với việc tăng doanh thu thì doanh số bán chịu cũng tăng khiến cho công ty bị chiếm dụng một khoản vốn nhất định, ảnh hưởng tới tình hình tài chính của công ty. Bởi vậy công ty cần có những biện pháp tích cực để cải thiện và giải quyết tình trạng nợ nần tồn đọng. Để quản lý tốt các khoản nợ, kế toán có thể thực hiện theo những phương hướng sau: - Kế toán phải thường xuyên theo dõi chặt chẽ các khoản nợ, đối chiếu công nợ định kỳ với khách hàng và đốc thu khi đến hạn trả. Đối với các khoản nợ quá hạn phải có các biện pháp cứng rắn để thu hồi như quy định tỷ lệ lãi quá hạn đối với khách hàng trả chậm, ngừng cung cấp hàng nếu không thanh toán nợ cũ, nhờ sự can thiệp của toà kinh tế nếu như thấy có nguy cơ khách hàng trốn nợ, đặc biệt là đối với các khoản nợ lớn. Nếu các khoản nợ quá hạn đủ điều kiện lập dự phòng thì công ty phải tập hợp các chứng cứ chứng minh khoản nợ khó đòi và lập dự phòng cho năm tới. Mức dự phòng này tối đa chỉ bằng 20% tổng số nợ phải thu vào thời điểm lập Báo cáo tài chính (Thông tư 107/2001/TT-BTC) và được tính vào Chi phí QLDN theo định khoản: Nợ TK642 Có TK139 Việc lập dự phòng này sẽ giúp cho doanh nghiệp có nguồn tài chính để bù đắp những tổn thất về nọ khó đòi có thể xảy ra trong năm tới, nhằm bảo toàn vốn kinh doanh, đảm bảo cho việc phản ánh các khoản nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. - Xây dựng chính sách chiết khấu thanh toán: Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ nhanh, giúp công ty mau chóng thu hồi vốn, tránh tình trạng ứ đọng vốn công ty nên có chính sách chiết khấu thanh toán với những khách hàng trả nợ sớm. Khoản chiết khấu thanh toán này sẽ được tính vào chi phí hoạt động tài chính (theo thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002) và được kế toán định khoản như sau: Nợ TK635 Có TK131 - Công ty nên có chính sách giảm giá chiết khấu thương mại đối với những khách hàng mua hàng hoá với số lượng nhiều và thực hiện thanh toán trước. Điều này giúp công ty bảo toàn vốn và lưu thông hàng hoá nhanh chóng đồng thời khuyến khích khách hàng mua hàng hoá nhiều và thanh toán nhanh. Khi thực hiện giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, kế toán ghi: Nợ TK521 - Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 - Giảm giá hàng bán Nợ TK 1333 - Thuế GTGT phải nộp Có TK 111, 112, 331 - Phải trả khách hàng Cuối kỳ kết chuyển sang TK511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Nợ TK511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521, 532 - Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán 2.4.Về tổ chức kế toán giá vốn hàng bán * Hạn chế: Hiện nay, giá vốn hàng bán của công ty mới chỉ được phản ánh một cách tổng hợp chứ không được theo dõi một cách chi tiết. Việc theo dõi như vậy sẽ không cung cấp được những thông tin chi tiết cho công tác quản trị. Dựa trên những sổ tổng hợp mà công ty đang sử dụng, kế toán sẽ không biết được giá vốn của từng loại, từng nhóm hàng, từ đó sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi chi tiết kết quả kinh doanh từng nhóm hàng, từng mặt hàng và việc lập các Báo cáo kế toán quản trị. * Phương hướng: Nhằm phục vụ cho công tác quản trị, kế toán có thể theo dõi chi tiết giá vốn theo từng nhóm hàng mà công ty đã phân loại như sau: + Mở các TK cấp hai, ba chi tiết theo từng nhóm hàng. VD công ty có thể xây dựng các TK theo dõi chi tiết giá vốn như sau: Nội dung Mã số Tài khoản Giá vốn nhóm hàng vải sợi, len dạ, tơ lụa 632.1 Giá vốn nhóm hàng may sẵn 632.2 Giá vốn nhóm hàng thêu ren 632.3 Giá vốn nhóm hàng mỹ phẩm, trang sức 632.4 Giá vốn nhóm hàng thủ công mỹ nghệ 632.5 Giá vốn nhóm hàng điện máy 632.6 Giá vốn nhóm hàng xuất khẩu 632.7 + Mở các sổ chi tiết tương ứng để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh: Hàng ngày, bên cạnh việc vào các Bảng, sổ tổng hợp như hiện nay, kế toán công ty có thể vào các Sổ chi tiết giá vốn theo từng TK chi tiết đã xây dựng ở trên. Cuối tháng, căn cứ số cộng của các Sổ chi tiết này, kế toán lập Bảng tổng hợp giá vốn để đối chiếu số liệu với Sổ cái. Sổ chi tiết giá vốn TK632.1- Giá vốn nhóm hàng vải sợi Tháng 12 năm 2002 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính TK đối ứng Giá vốn SH Ngày Sl ĐG TT - - 1/12 ................... - 8/12 Bán cho Dệt Nam định OFTO 2 trắng A-K:1,5 OFTO 2 trắng B-K: 1,5 m m 632 3000 126,4 9.864 9.373 29.592.000 1.184.747 Cộng số phát sinh Bảng tổng hợp giá vốn (TK632) Tháng 12 năm 2002 STT TK SDĐT Số phát sinh nợ Số phát sinh có SDCT Mã TK Nội dung tài khoản Nợ Có Nợ Có 1 632 Giá vốn hàng bán 2 632.1 Giá vốn nhóm hàng vải sợi, tơ lụa 3 632.2 Giá vốn nhóm hàng may sẵn 4 632.3 Giá vốn nhóm hàng thêu ren 5 632.4 Giá vốn nhóm hàng mỹ phẩm, trang sức 6 632.5 Giá vốn nhóm hàng thủ công mỹ nghệ 7 632.6 Giá vốn nhóm hàng điện máy 8 632.7 Giá vốn nhóm hàng xuất khẩu Cộng 2.5. Về việc tổ chức kế toán lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Thị trường luôn biến động, đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì việc dự đoán nhu cầu thị trường là vô cùng cần thiết nhưng thực tế đã chứng minh rằng không một doanh nghiệp nào có thể làm được việc đó một cách tuyệt đối. Mặt khác, chủng loại mặt hàng ở công ty rất đa dạng, nhiều mặt hàng có giá trị lớn mà nhu cầu tiêu dùng thì thay đổi theo thói quen, mùa vụ... không thể dự đoán trước. Vì vậy để đề phòng những tổn thất có thể xảy ra để hạn chế các đột biến trong kết quả sản xuất kinh doanh và để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, công ty cần phải tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thất sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh do giảm giá hàng tồn kho có thể xảy ra trong năm kế hoạch. Công ty có thể lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nếu tại thời điểm lập báo cáo tài chính những hàng hoá đó có giá trị bán trên thị truờng thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của công ty. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho chỉ được lập vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính và phải thực hiện theo đúng các quy định của cơ chế quản lý tài chính hiện hành. Kế toán phải tính dự phòng riêng cho từng loại hàng hoá bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng kê chi tiết giảm giá hàng tồn kho STT Tên hàng Số lượng kiểm kê Giá hạch toán Giá thị trường Chênh lệch Tổng cộng tiền 1 2 3 4 5 6 = 4 - 5 7 = 6 x 3 Ngày........tháng......năm....... Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Cuối niên độ kế toán sau công ty phải hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập cuối năm trước. Đồng thời kế toán lập dự phòng cho năm tiếp theo. Sơ đồ kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho 159 632 Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) 2.6. Về việc áp dụng phần mềm kế toán vào tổ chức công tác kế toán tại công ty Như trên chúng ta thấy, số lượng, chủng loại hàng hoá mà công ty hiện đang kinh doanh rất phong phú, các nghiệp vụ phát sinh nhiều, việc áp dụng kế toán thủ công ở công ty khiến cho việc tổ chức công tác kế toán quản trị gặp nhiều khó khăn, khối lượng công việc kế toán lại lớn, do đó dễ phát sinh sai sót. Để đứng vững trên thị trường, theo kịp những thay đổi nhanh chóng trong thời đại hoà nhập này, công ty nên áp dụng những thành tựu khoa học vào công tác quản lý, trong đó có việc ứng dụng phần mềm kế toán. Hiện nay, các doanh nghiệp đang dần dần áp dụng kế toán máy rất nhiều. Việc sử dụng kế toán máy sẽ làm cho công tác kế toán được đơn giản hơn, đặc biệt là đối với việc theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh và lập các Báo cáo kế toán quản trị. Kết luận Trong điều kiện nền kinh tế thị trường dưới sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, các doanh nghiệp đang có môi trường kinh doanh thuận lợi , nhưng cũng gặp rất nhiều khó khăn từ sự tác động của quy luật canh tranh. Để có thể đứng vững, vượt qua sự chọn lọc khắt khe của thị trường, khẳng định vai trò và vị trí của mình thì các doanh nghiệp phải giải quyết tốt các vấn đề liên quan đến kinh doanh; trong đó đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá là điều kiện sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên, đó không phải là vấn đề ngày một ngày hai mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu, hoàn thiện cả về mặt chính sách, chế độ cũng như khảo sát thực tế, vận dụng trong các đơn vị, cơ sở, đòi hỏi sự tham gia, phối hợp của nhiều cấp, ngành. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, sản xuất và cung cấp dịch vụ, mặc dù Công ty TMDVTT Hà nội đã gặp rất nhiều khó khăn nhất định về tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như tổ chức công tác kế toán khi bước sang cơ chế mới nhưng với bề dầy hoạt động của mình, Công ty đã đạt được những thành tựu đáng kể, chính vì vậy Công ty bước đầu đã có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Cho đến nay, công tác kế toán của công ty đx tương đối hoàn thiện, tuy vẫn còn một số tồn tại cần xem xét giải quyết nhằm tổ chức hợp lý hơn nữa, thích ứng với nhu cầu quản lý trong cơ chế mới. Do thời gian thực tập ngắn và đây là bước đầu nghiên cứu tình hình thực tế kinh doanh của công ty nên các vấn đề em đưa ra trong luận văn có thể chưa có tính khái quát, giải quyết vấn đề chưa hẳn hoàn toàn thấu đáo và không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong sự góp ý của thầy cô giáo, các cô chú cán bộ tại CT TMDVTT Hà nội. Em xin được chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễn Phú Giang và sự giúp đỡ của các phòng ban Công ty TMDVTT Hà nội đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Hà nội, ngày 20 tháng 5 năm 2003 Sinh viên: Ngô Thị Phương Loan ._.