Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng

không ngừng trưởng thành và phát triển góp phần tích cực vào việc thoả mãn ngày càng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng và nâng cao chất lượng cuộc sống. Để đáp ứng dược nhu cầu đó thì bán hàng là mối quan tâm hàng đầu của các nhà kinh doanh nói chung và các donh nghiệp thương mại nói riêng. Hoạt động tổ chức và quả lý bán hàng trong doanh nghiệp muốn đạt hiệu quả cao đòi hỏi phải nắm bắt được những thông tin về mọi mặt của hoạt động bán hàng đối với từng nhóm mặt hàng, tình hình thanh toán của khách hàng, thông tin về các khoản chi phí đã chi phục vụ cho quá trình bán hàng, kết quả bán hàng thu được... Kế toán bán hàng là một nghiệp vụ quan trọng trong nội dung của tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp. Tổ chức kế toán bán hàng khoa học, hợp lý, phù hợp với chế độ tài chính hiện hành, phù hợp với yêu cầu sử dụng thông tin của nhà quản lý luôn luôn là một đòi hỏi mang tính cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp. Chính vì vậy việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại để thích nghi với yêu cầu và nội dung của quá trình đổi mới cơ chế quản lý là một vấn đề thật sự bức xúc và cần thiết hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng trên, kết hợp với kiến thức đã học và quá trình thực tập tại công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng, cùng với sự giúp đỡ tận tình của Cô giáo Nguyễn Thị Hà và các cô chú trong phòng kế toán của công ty tôi đã mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng" Ngoài lời mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương : ChươngI : Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại Chương II : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long - Bộ Quốc Phòng Chương I lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại I. Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại 1. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng: Việc chuyển đổi nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước đã làm cho các doanh nghiệp thương mại thay đổi cách nhìn về hoạt động kinh doanh của mình. Nếu như trước đây, mọi hoạt động bán hàng của các doanh đều phải tuân theo một hệ thống các chỉ tiêu kế hoạch từ trên chuyển xuống, vốn thì do nhà nước cấp ,kế hoạch mua bán,giá cả đã có sẵn chỉ việc tuân theo, lãi doanh nghiệp hưởnglỗ đã có nhà nước chịu, doanh nghiệp bán cái mà họ có chứ không phải cái mà thị trường cần. Nhưng khi bước sang nền kinh tế thị trường các doanh nhgiệp tự giao chỉ tiêu cho chính mình, thường xuyên tự trả lời các câu hỏi: sản xuất cái gì?sản xuất bao nhiêu?và sản xuất cho ai?. Thị trường trở thành chiếc gương soi, là nơi có sức mạnh ấn định mọi hành vi và cách ứng xử của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng thông qua hình thức mua bán. Do vậy mà các doanh nghiệp phải tìm đến với người tiêu dùng để tiêu dùng càng nhiều hàng hoá càng tốt với phương châm kinh doanh "bán cái thị trường cần chứ không phải bán cái mà doanh nghiệp có". Vì vậy doanh nghiệp muốn tiêu thụ được hàng hoá thì phải hết sức linh hoạt,nắm bắt nhu cầu và kích thích nhu cầu theo hướng có lợi nhất. Mỗi doanh nghiệp phải suy nghĩ, trăn trở tìm ra hướng đi ít rủi ro nhất cho mình. Doanh nghiệp phải đầu tư cả thời gian, tiền bạc lẫn công sức để nghiên cứu đề ra chiến lược kinh doanh của riêng mình, đặc biệt là chiến lược bán hàng vì bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt đông kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thông qua bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hìng thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái giá trị (tiền tệ),doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp dược chi phí và có nguồn tích luỹ để mở kinh doanh... quá trình bán hàng hoàn tất khi hàng hoá dã được giao cho người mua và bên mua đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, bên bán mất quyền sở hữu hàng hoá. Đối với doanh nhgiệp thương mại, việc đẩy mạnh quá trình bán hàng có ý nghĩa đối với vịêc phấn đấu tăng lợi nhuận, nó có tác dụng nhiều mặt đối với lĩnh vực sản xuất vật chất và lĩnh vực tiêu dùng của toàn xã hội. Bán hàng là để giải quyết việc làm cho người lao động trong doanh nghiệp, đảm bảo cho họ có thu nhập để tái sản xuất sức lao động, nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trên cơ sở tăng năng suất lao động của từng nhân viên. Quá trình bán hàng cung cấp hàng hoá cần thiết, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của xã hội một cách đầy đủ kịp thời cả về số lượng và chất lượng. Hơn nữa bán hàng góp phần làm ổn định tình hình kinh doanh, tổ chức và hoàn thiện mạng lưới của doanh nghiệp. Nếu như khâu bán hàng của một doanh nghiệp được triển khai tốt nó sẽ làm cho quá trình lưu thông hàng hoá trên thị trường diễn ra nhanh chóng, giúp cho doanh nghiệp khẳng định được uy tín của mình, nhờ đó doanh thu được nâng cao ... Xác định đúng kết quả kinh doanh là cơ sở đánh giá đúng đắn hiệu quả cuối cùng của hoạt động sản xuất, thực lãi của doanh nghiệp và xác định phần nghĩa vụ phải thực hiện đối với nhà nước, giải quyết hài hoà giữa lợi ích kinh tế của nhà nước với tập thể và cá nhân người lao động. Nó còn là động lực thúc đẩy doanh nghiệp tăng khối lượng hàng hoá bán ra trong kỳ kinh doanh tới . Như vậy, khâu bán hàng có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nó tạo nên "nguồn máu" để nuôi sống toàn bộ" cơ thể " doanh nghiệp. Sự sống hay lụi tàn của một doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào hoạt động bán hàng đặc biệt là các phương thức bán hàng. 1.1 Các phương thức bán hàng Căn cứ vào phạm vi bán hàng người ta phân chia thành bán hàng trong nước và bán hàng xuất khẩu. * Bán hàng xuất khẩu: là việc các đơn vị kinh doanh nước ta bán hàng cho nước ngoài theo các hợp đồng đã ký hoặc theo các hiệp định, nghị định thư của nhà nước. *Bán hàng trong nước: là việc bán hàng trong các đơn vị hoặc cá nhân trong nước. Việc phân chia như vậy cho thấy được tỷ trọng giữa bán hàng xuất khẩu và bán hàng trong nước của một đơn vị kinh tế, một ngành, một vùng. Bán hàng trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại với nhiều phương thức khác nhau như bán buôn; bán lẻ hàng hoá; ký gửi, đại lý. 1.1.1 Các phương thức bán buôn: Bán buôn hàng hoá là phương thức bán hàng cho các đơn vị thương mại, các doanh nghiệp sản xuất... để thực hiện bán ra hoặc để ra công, chế biến bán ra. Đặc điểm của hàng hoá bán buôn là hàng hoá vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Do vậy, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. Hàng thường được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. Giá biến động phụ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán.Trong bán buôn thường bao gồm hai phương thức: a. Phương thức bán buôn hàng hoá qua kho: Bán buôn hàng hoá qua kho là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó, hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn hàng hoá qua kho có thể thực hiện dưới hai hình thức: * Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này,bên mua cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được chấp nhận là tiêu thụ. * Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển hàng đến kho của bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua qui định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ, người bán mất quyền sở hữu về số hàng đã giao.Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thương mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chọi phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. b. phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng: Theo phương thức này,doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức * Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp(còn gọi là hình thức giao tay ba) Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho người bán. Sau khi giao ,nhận,đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác nhận là tiêu thụ. * Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ. 1.1.2 Các phương thức bán lẻ: Bán lẻ hàng hoá là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện. Bán lẻ thường đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ,giá bán thường ổn định. Phương thức bán lẻ có thể thực hiện dưới các hình thức sau: a. Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: Bán lẻ thu tiền tập trung là hình thức bán hàng mà trong đó, tách rời nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn hoặc tích kê cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao .Hết ca (hoặc hết ngày" bán hàng, nhân viên bán hàng căn cứ vào hoá đơn và tích kê giao hàng cho khách hoặc kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ b. Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách và giao hàng cho khách. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Đồng thời, kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày và lập báo cáo bán hàng. c Hình thức bán lẻ tự phục vụ(tự chọn): Theo hình thức này, khách hàng tự chọn lấy hàng hoá, mang đến bàn tính tiền đẻ tíng tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền, lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng và bảo quản hàng hoá ở quầy (kệ) do mình phụ trách. d. Hình thức bán trả gióp : Theo hình thức này, người mua được trả tiền mua hàng thành nhiều lần . Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm. Về thực chất, người bán chỉ mất quyền sở hữu khi người mua thanh toán hết tiền hàng.Tuy nhiên, về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua, hàng hoá bán trả góp được coi là tiêu thụ, bên bán ghi nhận doanh thu. e. Hình thức bán hàng tự động: Bán hàng tự động là hình thức bán lẻ hàng hoá mà trong đó, các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng ,sau khi người mua bỏ tiền vào máy ,máy bsẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua. 1.1.3 Phương thức ký gửi, đại lý : Phương thức giửi hàng đại lý bán hay ký gửi hàng hoá là phương thức bán hàng mà trong đó, doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận làm đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng chuyên giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán được, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. Trên đây là các phương thức bán hàng thường được áp dụng trong các doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên việc doanh nghiệp áp dụng phương pháp bán hàng nào còn phụ thuộc vào từng mặt hàng tiêu thụ, đặc điểm quy mô và loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn cho mình một phương thức hợp lý nhất, góp phần thu hút khách hàng, nâng cao thu nhập cho doanh nghiệp. 1.2 Phạm vi, thời điểm xác định hàng bán: 1.2.1 Phạm vi xác định hàng bán * Hàng hoá được coi là đã hoàn thành việc bán trong doanh nghiệp thương mại, được ghi nhận doanh thu bán hàng phải đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện thành, được coi là hàng bán hàng bán phải thoả mãn các điều kiện sau: - Hàng hoá phải thông qua quá trình mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. - Hàng hoá phải được chuyển quyền sở hữu từ doanh nghiệp thương mại (bên bán) sang bên mua và doanh nghiệp thương mại đã thu được tiền hay một loại hàng hoá khác hoặc được người mua chấp nhận nợ. - Hàng hoá bán ra phải thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp mua vào hoặc gia công, chế biến hay nhận vốn góp, nhận cấp phát, tặng thưởng... * Ngoài ra, trong một số trường hợp sau cũng được coi là hàng bán: - Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn được gọi là đối lưu hay hàng đổi hàng. - Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của doanh nghiệp. - Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng, quảng cáo, chào hàng ... - Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu * Hàng hoá không được coi là hàng bán - Hàng mẫu của các cơ sở sản xuất gửi bán - Hàng xuất gia công đem đi góp vốn liên doanh 1.2.2 Thời điểm xác định hàng bán Thời điểm ghi nhận doanh nghiệp bán hàng là thời điểm hàng hoá được xác định tiêu thụ. Thời điểm đó, quy định cụ thể như sau: * Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ * Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm thu đựơc tiền của bên mua hoặc bên mua xác nhận đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. * Bán lẻ hàng hoá : Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng * Bán hàng đại lý, ký gửi: Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm cơ sở đại lý ký gửi thanh toán tiền hàng hay chấp nhận thanh toán hoặc thông báo hàng đã bán được Xác định đúng đắn phạm vi thời điểm xác định hàng bán có ý nghĩa quan trọng trong công tác kế toán và quản lý: - Phản ánh chính xác doanh thu bán hàng làm cơ sở để tính thuế GTGT phải nộp cho Nhà nước và biết được tình hình thực hiện chỉ tiêu bán hàng - Quản lý chặt chẽ tiền bán hàng đã thu đồng thời đôn đốc thu hồi tiền bán hàng mà khách còn nợ - Quản lý được hàng hoá gửi bán nhưng chưa xác định tiêu thụ 1.3 Phương pháp xác định giá vốn của hàng bán : Giá cả hàng hoá là biểu hiện bằng giá trị hàng hoá đồng thời là tổng hợp các quan hệ kinh tế như cung cầu hàng hoá, tích luỹ, tiêu dùng, cạnh tranh...Giá trị hàng hoá là giá trị thị trường, giá trị được người mua chấp nhận. Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, việc xác định giá vốn của hàng bán rất quan trọng, nó giúp cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả. Khi hàng hoá được cung cấp đầy đủ, dồi dào từ nhiều nguồn khác nhau, mẫu mã, bao bì đa dạng, phong phú thì giá cả là yếu tố cạnh tranh lớn nhất trong việc chiếm lĩnh thị trường. Do vậy việc xác lập giá bán phải đạt được các mục tiêu sau: * Giá bán phải kích thích khối lượng hàng hoá bán ra và được tiêu thụ một cách tối đa . * Xác định giá phải đảm bảo cho doanh nghiệp thu được lợi nhuận bình quân. Giá bán cao hay thấp tuỳ thuộc vào khối lượng hàng hoá bán ra, phương thức bán và giá thoả thuận giữa người mua và người bán nhưng nó vẫn phải đảm bảo nguyên tắc bù đắp các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra và hình thành lợi nhuận dự kiến nhưng phải phù hợp với giá cả thị trường. Hiện nay các doanh nghiệp xác định giá bán theo công thức sau: Giá bán = giá vốn của hàng bán + thặng số thương mại Trong đó: - Giá vốn của hàng bán: là giá mua ghi trên hoá đơn cộng với các khoản chi phí thu mua phát sinh nếu có. - Thặng số thương mại là khoản chênh lệch giữa giá mua và giá bán thực tế của hàng hoá, nó dùng để bú đắp chi phí đồng thời phải đảm bảo một khoản lãi nhất định cho doanh nghiệp. Thặng số thương mại = giá vốn của hàng bán * tỷ lệ % thặng số thương mại. Theo chế độ kế toán mới áp dụng ngày 1/1/1999 thì trường hợp các doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì giá bán là giá chưa thuế giá trị gia tăng doanh nghiệp, doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì giá bán hàng hoá là giá bao gồm thuế giá trị gia tăng. Để đưa ra được giá bán hàng hoá hợp lý doanh nghiệp phải xác định giá vốn của hàng bán để làm căn cứ tính giá bán của hàng hoá đồng thời ghi sổ cuối kỳ xác định hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Việc xác định giá vốn của hàng bán, tuỳ thuộc vào yêu cầu của công tác quản lý, cách đánh giá hàng hoá phản ánh trong tài khoản và sổ sách kế toán mà các doanh nghiệp vận dụng các phương pháp tính cho phù hợp. a. Phương pháp giá đích danh: Theo phương pháp này hàng hoá được quản lý trên từng lô hàng riêng biệt. Hàng hoá được xác định theo từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất lô hàng nào thì sẽ xác định giá vốn thực tế đích danh của lô hàng đó. Phương pháp này đảm bảo trị giá hàng hoá xuất kho kịp thời, chính xác về giá cả, số lượng hàng hoá vận động nhưng chỉ phù hợp cho những doanh nghiệp ít mặt hàng, ít chủng loại và hàng có giá trị cao. b. Phương pháp giá bình quân gia quyền * Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Theo phương pháp này hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ, cuối tháng căn cứ vào số đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính được đơn giá bình quân của hàng hoá . Từ đó tính được giá thực tế của hàng hoá xuất kho Công thức tính như sau : Trong đó: trị giá hàng hoá trị giá hàng hoá tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ Đơn giá bình quân = số lượng hàng hoá số lượng hàng hoá tồn kho đầu kỳ + nhập kho trong kỳ Với Với phương pháp này giá hàng hoá xuất kho tiêu thụ được tính tương đối hợp lý, nhưng không linh hoạt vì phải đợi đến cuối tháng mới tính được giá bình quân. * Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn) Theo phương pháp này đơn giá bình quân được xác định trên cơ sở giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ và đơn giá thực tế hàng hoá của từng lần nhập trong kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là giá bình quân có thể được xác định ngay sau mỗi lần nhập. * Phương pháp bình quân cuối kỳ trước: Giá thực tế hàng hoá xuất kho được tính trên cơ sở số lượng hàng hoá xuất kho và giá trị thực tế bình quân của một đơn vị hàng hoá cuối kỳ trước. Trị giá thực tế hàng hoá số lượng hàng hoá đơn giá bình quân một đơn vị xuất kho = xuất kho * hàng hoá kỳ trước Trong đó: Đơn giá bình quân một đơn vị giá trị hàng hoá cuối kỳ trước hàng hoá cuối kỳ trước = số lượng hàng hoá cuối kỳ trước Với phương pháp này giá thực tế của hàng hoá xuất kho có thể xác định bất kỳ thời điểm nào trong niên độ. Tuy nhiên nếu giữa hai biên độ giá cả có biến động lớn thì việc tính giá hàng hoá xuất kho là không chính xác. c. Phương pháp nhập trước, xuất trước (fifo) Phương pháp này đòi hỏi xác định giá thực tế nhập kho của từng lần nhập. Hàng hoá nhập trước thì xuất trước theo đúng đơn giá từng lần nhập tương ứng, xuất hết hàng thì mới xuất hàng của kỳ tiếp theo: Công thức tính như sau : giá hàng hoá thực tế giá hàng hoá nhập kho số lượng hàng hoá xuất kho xuất kho trong kỳ = theo từng lần nhập * trong kỳ theo từng lần nhập Đây là một phương pháp tính giá hợp lý vì với mỗi doanh nghiệp hàng hoá mua trước cần phải xuất bán trước, hàng hoá mua sau bán sau sẽ tránh được lỗ thời, kém phẩm chất, hỏng hóc trong thời gian bảo quản tại kho.Việc áp dụng phương pháp này khi giá cả hàng hoá đang tăng sẽ làm giá trị của hàng tồn kho cuối kỳ tăng cao hơn so với phương pháp tính giá bình quân nên làm cho giá trị vốn của hàng bán sẽ nhỏ hơn so với phương pháp bình quân. Phương pháp nhập trước xuất trước phản ánh chính xác giá trị của hàng tồn kho thực tế vì giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ được căn cứ vào thời giá lúc lập báo cáo kế toán. Phương pháp này có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào mặc dù trên thực tế sự vận động của hàng hoá không theo trật tự nhập trước xuất trước. d. Phương pháp nhập sau, xuất trước (lifo) : Với giả thiết hàng hoá xuất bán được coi là hàng hoá mua vào sau cùng và hàng tồn kho được coi là đã mua từ lâu , có nghĩa là hàng mua sau sẽ được bán trước tiên.Tuy nhiên trên thực tế doanh nghiệp thường sẽ bán lô hàng nhập trước và sử dụng giá của lô hàng nhập sau: Công thức tính như sau: Giá hàng hoá Giá hàng hoá Số lượng hàng hoá thực tế xuất kho = nhập kho theo * xuất nkho trong kỳ trong kỳ từng lần nhập theo từng lần nhập Theo phương pháp này hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nào thì sẽ được tính theo đơn giá thực tế của lô hàng đó. Chính vì vậy nó phản ánh rất chính xác giá của từng lô hàng xuất bán nhưng công việc ghi chép sổ phức tạp và đòi hỏi người quản lý phải nắm được chi tiết từng lô hàng. Phương pháp này thường được áp dụng cho các loại hàng hoá có giá trị cao được bảo quản riêng theo từng lô hàng của mỗi lần nhập. e. Phương pháp hệ số giá : Phương pháp này đòi hỏi xác định giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ, đến cuối kỳ phải tính khoản chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của hàng hoá sau đó mới xác định giá vốn của số hàng đã tiêu thụ. Trị giá thực tế Trị giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ + hàng hoá nhập trong kỳ Hệ số giá = Trị giá hạch toán Trị giá hạch toán hàng hoá tồn đầu kỳ + hàng hoá nhập trong kỳ Công thức tính như sau: Giá vốn của hàng Giá hạch toán của hàng hoá xuất bán trong kỳ = suất bán trong kỳ * Hệ số giá Hệ số giá có thể tính cho từng loại hàng, từng nhóm hàng chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. f. Phương pháp phân bổ chi phí thu mua cho số hàng đã tiêu thụ: Khi mua hàng hoá phát sinh các khoản chi phí thu mua, chi phí này liên quan đến cả hàng đã tiêu thụ và hàng còn lại nên để xác định được chính xác kết quả kinh doanh, cần phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ theo tiêu thức phù hợp( phân bổ theo doanh thu,theo giá vốn của hàng bán, theo số lượng, trọng lượng...) Công thức tính như sau: Chi phí thu mua chi phí thu mua chi phí thu mua chi phí thu mua phân bổ cho số hàng = phân bổ cho hàng + phân bổ cho hàng - phân bổ cho hàng đã tiêu thụ tồn đầu kỳ nhập trong kỳ tồn cuối kỳ chi phí thu mua chi phí thu mua phân bổ cho hàng + phát sinh trị giá Chi phí thu mua tồn kho trong kỳ trong kỳ hàng hoá phân bổ cho hàng hoá = * xuất bán bán ra trong kỳ trị giá hàng hoá trị giá hàng hoá trong kỳ tồn kho trong kỳ + nhập kho trong kỳ No Trong đó: Nói chung, mỗi phương pháp tính giá vốn có điểm mạnh, điểm yếu khác nhau. Do vậy khi xâm nhập thị trường doanh nghiệp phải tìm hiểu kỹ thị trường đó có ổn định hay không ,để đưa ra cách tính giá hợp lý .Khi chọn cách tính giá hợp lý thì phải được thực hiện theo nguyên tắc nhất quán,thống nhất từ kỳ này sang kỳ khác nhờ đó có thể kiểm tra, đánh giá kết quả kinh doanh một cách chính xác. 1.4 Các phương thức thanh toán: Cùng với việc đa phương thức bán hàng thì các doanh nghiệp cũng áp dụng đa phương thức thanh toán. Việc thanh toán theo phương thức nào là do hai bên mua và bán thoả thuận, lựa chọn sao cho phù hợp rồi ghi vào trong hợp đồng. Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm giữa hai bên, đồng thời nó cũng nói lên sự vận động giữa hàng hoá và tiền vốn, đảm boả cho bên mua và bên bán cùng có lợi. Tuỳ vào lượng hàng giao dịch, mối quan hệ giữa hai bên và hình thức bán hàng mà hai bên lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất, đem lại hiểu quả nhất. Hiện nay các doanh nghiệp áp dụng một số phương thức thanh toán sau: a. Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt: Là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người mua và người bán. Khi nhận được hàng hoá vật tư lao vụ đã hoàn thành thì bên mua xuất tiền ở quỹ trả trực tiếp cho người bán hoặc người cung cấp lao vụ dịch vụ. Thanh toán trực tiếp giữa người bán và người mua có thể bằng đồng ngân hàng Việt Nam, ngoại tệ hoặc vàng bạc, đá quý, ngân phiếu... b. Thanh toán không dùng tiền mặt: Là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của doanh nghiệp hoặc thanh toán bù trừ giữa các doanh nghiệp thông qua cơ quan trung gian là ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng là phương thức thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển vốn từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng của người này trả sang tài khoản của người được hưởng thông qua ngân hàng và trả thủ tục phí cho Ngân hàng. Sau khi người bán thực hiện việc giao hàng, bản thân người bán hay người mua ký phát đến Ngân hàng, Ngân hàng sẽ tiến hành chi trả. Thanh toán qua Ngân hàng sẽ giúp cho việc thanh toán giữa người mua và người bán được thực hiện đầy đủ, nhanh chóng và đúng luật. Có nhiều hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Việc vận dụng hình thức nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh và mức độ tín nhiệm lẫn nhau của các doanh nghiệp. Trong quan hệ mua bán việc sử dụng hình thức nào phải được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế . Thanh toán không dùng tiền mặt gồm: * Thanh toán bằng séc: Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn của ngân hàng, theo yêu cầu của Ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình trả cho người được hưởng có tên trên tờ séc. Séc chỉ được phát hành khi có số dư. Séc thanh toán gồm séc chuyển khoản, séc bảo chi, séc và sổ séc định mức. - Séc chuyển khoản là séc được dùng để thanh toán về mua hàng hoặc dịch vụ cung ứng giữa các đơn vị trong cùng địa phương Ngân hàng. Séc này chỉ có tác dụng để thanh toán chuyển khoản, không có giá trị lĩnh tiền mặt. Séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định. - Séc bảo chi là séc chuyển khoản được Ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả số tiền ghi trên tờ séc đó khi phát hành séc. Đơn vị phát hành đem đến ngân hàng để đóng dấu bảo chi sau đó chuyển cho đơn vị thụ hưởng. Nếu như séc chuyển khoản được áp dụng giữa hai đơn vị mua bán hoàn toàn tín nhiệm lẫn nhau thì ngược lại séc bảo chi được sử dụng rộng rãi trong trường hợp đơn vị mua bán không tín nhiệm lẫn nhau. - Séc và sổ séc định mức: Vì nhược điểm của séc bảo chi là không chủ động đối với người mua và mất thời gian đối với đơn vị bán nên có một hình thức thanh toán khác khắc phục được những nhược điểm này đó là séc và sổ séc định mức : là loại séc chuyển khoản được Ngân hàng bảo đảm khả năng chi trả tổng số tiền ghi trong cả quyển séc. Khi phát hành séc đơn vị chỉ được phát hành trong phạm vi hạn mức mà ngân hàng đảm bảo chi .Mỗi lần phát hành séc bảo chi phải ghi số hạn mức còn lại chưa chi vào tờ sau của séc, đơn vị bán hàng phải kiểm tra hạn mức còn lại của quyển séc. * Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu: Theo hình thức thanh toán này,đơn vị bán sau khi xuất chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì lập uỷ nhiệm thu gửi tới ngân hàng nhờ thu hộ số tiền bán hàng. Ngân hàng bên mua khi nhận được chứng từ (uỷ nhiệm thu) và sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán thông qua Ngân hàng phục vụ bên bán. Hình thức này áp dụng trong các đơn vị có tín nhiệm lẫn nhau và thường xuyên giao dịch với nhau. * Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi. Là hình thức thanh toán mà sau khi hàng hoá được chuyển giao hoặc dịch vụ đã cung ứng giữa hai bên mua và bán. Người mua lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi của mình một số tiền nhất định trả cho bên thụ hưởng. * Thanh toán bù trừ: Trong hình thức thanh toán bù trừ đơn vị vừa là người mua đồng thời vừa là người bán. Nội dung của phương thức là định kỳ theo kế hoạch các bên chủ động cung ứng hàng hoá dịch vụ cho nhau, cuối kỳ báo cho ngân hàng biết, Ngân hàng sẽ tổ chức bù trừ giữa các bên. Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ phải trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. * Thanh toán bằng thư tín dụng và tài khoản đặc biệt: - Thư tín dụng là lệnh của ngân hàng bên mua đề nghị ngân hàng phục vụ bên bán trả tiền cho bên bán về số tiền hàng mà bên bán đã cung cấp cho bên mua. Hình thức này áp dụng đối với các đơn vị khác địa phương, không có sự tín nhiệm lẫn nhau. - Tài khoản đặc biệt bên mua được phép của ngân hàng phục vụ mình chuyển tiền đến ngân hàng địa phương khác mở tài khoản riêng để thanh toán hoặc chi trả các tài khoản về vật tư hàng hoá hoặc dịch vụ. Thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm sự an toàn vốn bằng tiền mặt của đơn vị, chống tham ô, lãng phí, chống lạm phát, ổn định giá cả gióp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Tuy nhiên những mặt tích cực của phương thức thanh toán không dùng tiền mặt phát huy được đến đâu còn phụ thuộc vào cơ chế phục vụ của hệ thống ngân hàng đối với khách hàng. Hoạt động thanh toán phải đảm bảo nhanh chóng không gây phiền hà cho khách hàng, thì hình thức thanh toán không dùng tiền mặt mới phát huy được hết những mặt tích cực của nó. c. Thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trước tiền hàng: Nếu như thanh toán trực tiếp và thanh toán qua ngân hàng người bán chỉ nhận được tiền khi chuyển hàng hoá cho đơn vị mua thì ngược lại._. thanh toán bằng nghiệp vụ ứng trước tiền hàng đơn vị bán sẽ nhận được tiền trước khi xuất chuyển hàng cho đơn vị mua. Tuy nhiên số tiền ứng trước này chỉ bằng 1/2 đến 1/3 trị giá hàng hoá xuất bán. Số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau khi đơn vị bán cung ứng hàng. Nghiệp vụ ứng trước ,người bán nhận được tiền trước khi chuyển quyền sở hữu về hàng hoá cho đơn vị mua. Hình thức này thường áp dụng đối với những đơn vị kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn, số lượng hàng hoá cung ứng không nhiều hoặc đơn vị bán gặp khó khăn về tài chính thì đơn vị mua giúp đỡ dưới hình thức ứng trước . 2. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng: 2.1 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng: Trong các doanh nghiệp thương mại .nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá mang tính chất thường xuyên, liên tục và chiếm một tỷ trọng lớn. Vì vậy công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi để kịp thời phát hiện những biến động của thị trường. Quản lý nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp chính là quá trình quản lý hàng hoá về số lượng, chất lượng ,trị giá hàng hoá trong suốt quá trình vận động từ khi nằm trong kho đến khi giao cho khách hàng và thu hồi được tiền hàng. Để hoạt động bán hàng diễn ra nhanh chóng mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra, mỗi doanh nghiệp phải thực hiện tốt các yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng sau: * Quản lý từng người chịu trách nhiệm vật chất; quản lý theo từng kho, từng cửa hàng, quầy hàng và theo từng nhân viên bán hàng. Nhiệm vụ của mỗi người thực hiện yêu cầu này là ghi chép theo sự biến động của tiền hàng thuộc phạm vi của mình quản lý. Quản lý theo hình thức này giúp cho việc nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân. * Quản lý số lượng, chất lượng, trị giá hàng hoá bán ra là quản lý về người mua, từng nhóm hàng, từng lần gửi hàng, theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch bán ra tại cửa hàng. Doanh nghiệp phải nắm bắt được tại vị trí kinh doanh của mình thì nên kinh doanh mặt hàng nào là hợp lý để mở rộng địa bàn và mặt hàng kinh doanh hay chuyển sang mặt hàng khác. * Quản lý theo từng phương thức bán hàng: Nghiệp vụ bán hàng có nhiều phương thức bán hàng khác nhau, hiệu quả kinh doanh do mỗi phương thức mang lại cũng khác nhau. Vì thế, các nhà quản lý phải tìm ra được những phương thức bán hàng đạt hiệu quả cao nhất và tập trung chỉ đạo theo phương thức đó. * Quản lý theo từng phương thức thanh toán Đây là yêu cầu quản lý việc thu hồi tiền bán hàng theo hệ thống. Quản lý theo hình thức này có thể theo dõi cụ thể theo từng phương thức thanh toán về số tiền phải trả, đã trả, theo dõi đựơc toàn bộ tiền lương của đơn vị. Mỗi phương thức thanh toán đều có mặt tích cực và tiêu cực về sự thuận lợi và khả năng quay vòng vốn. Vì vậy các nhà quản lý sẽ vận dụng yêu cầu này để lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý nhất. * Quản lý về giá vốn của hàng bán: Là yêu cầu rất quan trọng. Từ giá vốn hàng hoá,doanh nghiệp mới hoạch định được chiến lược giá đối với hàng hoá xuất bán. Do đó, doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ sao cho giá vốn không quá cao làm ảnh hưởng tới lợi nhuận,đồng thời giúp cho doanh nghiệp tìm được hàng đầu vào rẻ, chất lượng phù hợp. * Quản lý doanh thu: Doanh thu là cơ sở để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà nước và là cơ sở để xác định chính xác kết quả bán hàng. * Quản lý tình hình thu hồi tiền hàng, tình hình công nợ và tình hình thu hồi công nợ đối với khách hàng, tình hình kết quả kinh doanh. Quản lý tình hình thu hồi tiền hàng là việc xem xét số tiền thu được sau khi bán hàng là bao nhiêu và được chuyển về doanh nghiệp dưới hình thức nào. Đồng thời doanh nghiệp cũng phải xem xét công nợ, xem có khoản nợ nào rơi vào tình trạng khó đòi để lập dự phòng kịp thời, tránh tổn thất xảy ra,ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Ngoài ra cũng cần phải theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để kịp thời thu hồi tiền, tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh. 2.2 Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ bán hàng: Kế toán bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, giám đốc việc thực hiện bán hàng trong doanh nghiệp, cung cấp những tài liệu về hoạt động bán hàng.Nhờ đó doanh nghiệp có thể phân tích, đánh giá, lựa chọn phương án kinh doanh, phương án đầu tư có hiệu quả. Cụ thể kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại có các nhiệm vụ cơ bản sau: * Ghi chép, phản ánh kịp thời,đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ cả về giá trị và số lượng hàng bán trên tổng số và trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng,từng phương thức bán hàng. * Tính toán và phản ánh chinh xác tổng giá thanh toán của hàng bán ra bao gồm cả doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu ra của từng nhóm mặt hàng, từng hoá đơn, từng khách hàng, từng đơn vị trực thuộc (theo các cửa hàng,quầy hàng...). * Xác định chính xác giá mua thực tế của lượng hàng đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. * Kiểm tra,đôn đốc tình hình thu hồi và quản lý tiền hàng, quản lý khách nợ; theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ, v.v... * Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển (hay phân bổ) chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, làm căn cứ để xác định kết quả kinh doanh. * Cung cấp thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. * Tham mưu cho lãnh đạo về các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng. Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán bán hàng sẽ đem lại hiệu quả thiết thực trong công tác bán hàng nói riêng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nói chung. II. Phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại : 1. Hạch toán ban đầu: Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, các hiện tượng và qui trình kinh tế trên các chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Nó bao gồm việc xây dựng các hoá đơn, chứng từ và tình hình luân chuyển chứng từ một cách đồng bộ, được qui định thống nhất về hình thức và nội dung và do một cơ quan nhà nước ban hành. Chính hệ thống chứng từ ban đầu tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng các thông tin tổng hợp để lên các báo cáo tài chính hay cung cấp các thông tin cho các nhà quản lý. Tuỳ theo phương thức, hình thức bán hàng, hạch toán bán hàng sử dụng các chứng từ kế toán sau: + Hoá đơn GTGT. + Hoá đơn bán hàng. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. + Báo cáo bán hàng. + Bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ. + Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). + Thẻ quầy hàng. + Giấy nộp tiền. + Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày. + Các chứng từ khác có liên quan ( hoá đơn ,chứng từ đặc thù...). * Đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hoá chứng từ ban đầu sử dụng gồm: Hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng. - Hoá đơn GTGT ghi rõ phần giá bán chưa có thuế và thuế GTGT, tổng giá thanh toán(đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Hoá đơn bán hàng ghi rõ tổng giá thanh toán gồm cả giá bán và thuế GTGT ( đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp). Ngoài ra để hạch toán việc thu hồi tiền bán hàng còn có: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, uỷ nhiệm chi... * Đối với nghiệp vụ bán lẻ chứng từ được sử dụng là hoá đơn thuế GTGT, hoá đơn bán hàng hoặc bảng kê bán lẻ hàng hoá đối với những mặt hàng không thuộc diện lập hoá đơn bán hàng, báo cáo bán hàng, giấy nộp tiền, giấy chấp nhận nợ... * Đối với nghiệp vụ ký gửi, đại lý chứng từ ban đầu sử dụng là bảng kê thanh toán hàng ký gửi - đại lý, phiếu thu hoá đơn thuế GTGT... 2. Hạch toán tổng hợp Hạch toán tổng hợp là việc sử dụng hệ thống tài khoản của kế toán để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm căn cứ để đưa vào sổ tổng hợp. Vì vậy, hạch toán nghiệp vụ bán hàng phải xác định tài khoản cần dùng, nhận biết được nội dung kinh tế phản ánh trên tài khoản đó một cách đầy đủ chính xác. 2.1. Tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản kế toán mới do bộ tài chính ban hành ngày 1/1/1995 theo quyết định số 1141 QĐ/CĐKT và được chính thức áp dụng từ ngày 1/1/1996. Căn cứ vào hệ thống tài khoản này, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, các phương thức bán hàng mà hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng để nghiên cứu, vận dụng các tài khoản cần thiết vào hạch toán nghiệp vụ bán hàng cho phù hợp để có thể giám sát được tình hình hoạt động của doanh nghiệp. a. Để phản ánh các khoản liên quan giá bán, doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu về bán hàng cùng với doanh thu thuần về bán hàng, kế toán sử dụng các tài khoản sau đây: * Tài khoản 511 "doanh thu bán hàng": Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế cùng các khoản giảm trừ doanh thu.Từ đó, xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản như sau: Bên Nợ : - Khoản giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại. - Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế. - Kết chuyển doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ. Bên Có : Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. Tài khoản 511 cuối kỳ không có số dư và chi tiết làm 4 tài khoản cấp 2 dưới đây: - Tài khoản 5111 " Doanh thu bán hàng hoá": Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại. - Tài khoản 5112 " Doanh thu bán các thành phẩm": Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất như công nghiệp, nông nghiệp, xây lắp,v.v... - Tài khoản 5113 "Doanh thu cung cấp dịch vụ": Tài khoản này được sử dụng chủ yếu trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ như du lịch, vận tải, bưu điện, dịch vụ văn hoá, dịch vụ khoa học kỹ thuật, dịch vụ may đo, dịch vụ sửa chữa đồng hồ v.v... - Tài khoản 5114 "Doanh thu trợ cấp, trợ giá": Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản mà Nhà nước trợ cấp, trợ giá cho doanh nghiệp, trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ cung cấp hàng hoá, dịch vụ theo yêu cầu của Nhà nước. Khi phản ánh doanh thu bán hàng ở bên Có tài khoản 511, cần phân biệt theo từng trường hợp sau: - Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, doanh thu bán hàng ghi theo giá bán chưa có thuế giá trị gia tăng. - Hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp và hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, doanh thu bán hàng ghi theo giá thanh toán với người mua, gồm cả thuế phải chịu. * Tài khoản 512 " doanh thu bán hàng nội bộ": Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu do bán hàng hoá, dịch vụ trong nội bộ, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty hoặc Tổng Công ty... Nội dung phản ánh của tài khoản 512 tương tự như tài khoản 511 đã được đề cập đến ở trên. Tài khoản 512 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 tài khoản cấp 2: - Tài khoản 5121 "Doanh thu bán hàng hoá". - Tài khoản 5122 "Doanh thu bán các thành phẩm". - Tài khoản 5123 "Doanh thu cung cấp dịch vụ". * Tài khoản 531 "hàng bán bị trả lại": Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của số hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế... Nội dung ghi chép của tài khoản 531 như sau: Bên Nợ : Tập hợp doanh thu của hàng bán bị trả lại chấp nhận cho người mua trong kỳ ( đã trả lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về hàng hoá, dịch vụ đã bán ra). Bên Có: Kết chuyển số doanh thu của hàng bán bị trả lại. Tài khoản 531 cuối kỳ không có số dư. Theo quy định hiện hành, khi xuất hàng trả lại cho bên bán, bên mua phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại cho bên bán do không đúng quy cách, chất lượng ... Căn cứ vào hoá đơn này, bên bán và bên mua điều chỉnh lại lượng hàng đã bán, đã mua và thuế giá trị gia tăng đã kê khai. Trường hợp bên mua là đối tượng không có hoá đơn, khi trả lại hàng, bên mua và bên bán phải lập biên bản hoặc thoả thuận bằng văn bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo hoá đơn bán hàng ( Số, ký hiệu, ngày tháng ... ), lý do trả lại hàng kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán. Biên bản này được lưu giữ cùng với hoá đơn bán hàng để làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng của bên bán. Cần chú ý rằng, trong trường hợp bên mua trả lại một phần hàng hoá thì bên bán lập lại hoá đơn cho hàng hoá bên mua đã nhận và chấp nhận thanh toán theo số lượng, chủng loại và giá cả hai bên đã thoả thuận. Trường hợp bên bán đã xuất hàng và lập hoá đơn, bên mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hoá sai quy cách, phẩm chất ... phải trả lại toàn bộ hàng hoá thì khi trả, bên mua và bên bán phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả hàng theo hoá đơn bán hàng (số, ký hiệu, ngày tháng ... ) kèm theo hoá đơn gửi cho bên bán để bên bán làm căn cứ điều chỉnh kê khai thuế giá trị gia tăng và doanh thu bán hàng. * Tài khoản 532 "Giảm giá hàng bán": Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng với giá bán thoả thuận. Nội dung ghi chép của tài khoản 532 như sau: Bên Nợ: Khoản giảm giá đã chấp nhận với người mua. Bên Có: Kết chuyển khoản giảm giá sang tài khoản liên quan để xác định doanh thu thuần. Tài khoản 532 không có số dư. Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích người mua, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách giảm giá hàng bán. Theo chế độ hiện hành, giảm giá hàng bán bao gồm bớt giá ( Số thưởng cho người mua do mua hàng một lần với số lượng lớn), hồi khấu (Số thưởng cho người mua do lượng hàng mua trong một khoảng thời gian là đáng kể) và giảm giá đặc biệt (số buộc phải giảm cho người mua do các nguyên nhân thuộc về người bán như hàng kém phẩm chất, sai quy cách ... ). Khoản giảm giá hàng bán chỉ được thực hiện sau khi đã bán hàng hoá. Số tiền giảm giá, bớt giá, hồi khấu có thể thanh toán cho bên mua bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc giảm trừ số tiền bên mua phải trả... Đối với các khoản bớt giá, hồi khấu, số tiền giảm giá này được tính điều chỉnh trên hoá đơn bán hàng lần bán cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo. Hoá đơn phải ghi rõ giảm giá hàng hoá bán của các hoá đơn nào. Trường hợp phát sinh khoản giảm giá đặc biệt do hàng hoá không bảo đảm chất lượng, quy cách ..., bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hoá, lý do giảm, mức giảm giá theo hoá đơn bán hàng nào; đồng thời bên bán phải lập hoá đơn điều chỉnh. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hoá, dịch vụ tại các hoá đơn nào ( số, ký hiệu, ngày tháng ... ). Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh thuế đầu ra, đầu vào cho phù hợp. b. Bên cạnh các tài khoản phản ánh doanh thu và các khoản ghi giảm doanh thu, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan đến việc xác định giá vốn hàng bán. Các tài khoản này có nội dung phản ánh phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà doanh nghiệp áp dụng . Cụ thể: * Tài khoản 157 "Hàng gửi bán": Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá mua của hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý bán, ký gửi, dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa xác định là tiêu thụ, chi tiết theo từng loại hàng hoá, từng lần gửi hàng từ khi gửi đi cho đến khi được chấp nhận thanh toán... Nội dung ghi chép của tài khoản 157 như sau: Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Bên Nợ: - Tập hợp tri giá mua thực tế của hàng đã chuyển bán hoặc giao cho bên nhận đại lý, ký gửi - Giá thành thực tế dịch vụ đã hoàn thành nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Bên Có: - Kết chuyển trị giá mua thực tế hàng hoá chuyển bán, gửi đại lý, ký gửi và giá thành dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ. - Trị giá mua thực tế hàng hoá không bán được đã thu hồi ( bị người mua, người nhận đại lý, ký gửi trả lại ). Số dư bên Nợ: Trị giá mua thực tế hàng hoá đã gửi đi chưa được xác định là tiêu thụ. Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Bên Nợ: Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ cuối kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đi chưa tiêu thụ đầu kỳ Dư Nợ: Phản ánh trị giá mua của hàng gửi bán chưa tiêu thụ. * Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán": Tài khoản này dùng để xác định giá trị vốn của hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Tài khoản 632 không có số dư và có thể mở chi tiết theo từng mặt hàng, từng dịch vụ, từng thương vụ... tuỳ theo yêu cầu cung cấp thông tin và trình độ cán bộ kế toán cũng như phương tiện tính toán của từng doanh nghiệp. Nội dung ghi chép tài khoản 632 như sau: Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên: Bên Nợ : - Tập hợp trị giá mua của hàng hoá, giá thành thực tế của dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ. - Phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ. Bên Có: - Trị giá mua của hàng hoá đã bán bị người mua trả lại. - Kết chuyển trị giá vốn của hàng đã tiêu thụ trong kỳ. Với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ: Bên Nợ : Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ. Ngoài các tài khoản trên, trong quá trình hạch toán, kế toán bán hàng còn sử dụng một số các tài khoản khác có liên quan như tài khoản 131, 111, 112, 156, 138, 333, v.v... 2.2. Trình tự hạch toán. 2.2.1. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. a. Đối với doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế: * Hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức bán hàng trực tiếp, bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: 156 157 632 511, 512 111, 112, 131 Giá vốn Kết chuyển Doanh thu Tổng hàng hoá trị giá vốn bán hàng giá xuất kho hàng hoá chưa thuế thanh gửi đi bán gửi bán đã 3331 toán xác định thuế GTGT tiêu thụ đầu ra Kết chuyển trị giá vốn 111, 112, 331 641, 1388 Hàng hoá xuất kho bán trực tiếp Chi phí phát sinh trong quá trình bán 133 hàng * Hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi bán thẳng, bán buôn vận chuyển theo hình thức giao tay ba: 111,112,331 157 632 511, 512 111,112.331 Tổng Trị giá Kết chuyển Doanh thu Tổng giá giá thanh hàng trị giá hàng gửi chưa thuế thanh toán gửi bán bán đã được xác toán định tiêu thụ 3331 133 Thuế GTGT Thuế GTGT đầu vào đầu ra 111, 112, 331 641, 1388 Giá vốn hàng vận chuyển Chi phí thẳng theo hình thức giao phát sinh 133 tay ba khi gửi hàng đi bán - Xác định kết quả kinh doanh: 632 911 511,512 111,112,331 Kết chuyển giá Kết chuyển doanh Doanh vốn hàng hoá thu thuần thu chưa Tổng tiêu thụ trong kỳ giá 641, 642 3332.3333 thuế thanh toán Kết chuyển Thuế tiêu thụ 3331 CFBH,CFQLDN đặc biệt Thuế cho hàng hoá tiêu thuế XNK phải GTGT thụ trong kỳ nộp (nếu có) đầu ra 531,532 811 Kết chuyển doanh Chiết thu hàng bán bị khấu trả lại, giảm giá bán hàng bán hàng 421 421 Kết Kết chuyển lãi chuyển lỗ * Hạch toán bán hàng trả góp: 156 632 911 511 111,112 Giá trị Kết chuyển Kết chuyển Doanh thu hàng trả trị giá vốn doanh thu theo giá bán góp xuất hàng trả thông kho để bán góp thường chưa thuế Số tiền người 3331 trả lần đầu Thuế GTGT đầu ra 711 131 Lợi tức Số tiền Thu tiền trả chậm còn phải ở người thu người người mua các mua lần sau * Hạch toán bán hàng đại lý: - Bán hàng nhận đại lý: 911 511 311 111,112,131 Kết chuyển doanh Hoa hồng Số tiền thu về thu hoa hồng được hưởng bán hàng đại lý 003 Trả tiền cho cơ sở Trị giá số hàng Trị giá số hàng nhận bán đại lý nhận bán đại giao đại lý lý đã xác định tiêu thụ - Bán hàng giao đại lý: 156 157 632 511 111,112,131 Xuất kho để Kết chuyển Doanh thu Tổng gửi hàng đi giá vốn giá chưa thanh bán các hàng gửi thuế toán đại lý đại lý đã tiêu thụ 3331 641 Thuế Tiền hoa GTGT hồng thưởng đầu ra cho cơ sở đại lý * Hạch toán bán lẻ hàng hoá: Căn cứ vào các báo cáo bán hàng của mậu dịch viên, kế toán xác định tổng giá bán hàng chưa thuế, thuế GTGT đầu ra và tổng giá vốn hàng hoá trong từng kỳ: 156 632 911 511,512 111,112 Xuất kho hàng Kết chuyển giá Kết chuyển Doanh thu Tổng hoá để tiêu thụ vốn hàng bán tiêu doanh thu bán hàng số tiền thụ trong kỳ chưa thuế hàng thu 641, 642 3331 cuối kỳ Kết chuyển chi phí Thuế GTGT bán hàng, chi phí đầu ra quản lý doanh nghiệp * Các trường hợp khác được coi là bán hàng hoá: 156 632 911 511,512 334 Trị giá Kết chuyển Kết chuyển Trị giá hàng hoá thưởng hàng hoá trị giá vốn doanh thu 3331 cho CBCNV xuất kho hàng tiêu 131 331 156 Giá Bù trừ Giá thanh thanh toán của công nợ toán hàng mang hàng đổi của số 133 đi đổi hàng hàng đổi 3331 431 Giá hàng hoá biếu tặng b. Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp: * Phản ánh doanh thu bán hàng: Doanh thu hạch toán trên tài khoản 511 là doanh thu đã có thuế, khi bán hàng căn cứ vào hoá đơn, chứng từ có liên quan, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng có thuế Có TK 511 * Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán có thuế Có TK 156,157 Quá trình và cách thức hạch toán theo các phương thức bán hàng cũng giống như doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nhưng đến cuối kỳ phải tính thuế giá trị gia tăng phải nộp. Thuế giá trị gia tăng Giá trị gia tăng Thuế suất thuế phải nộp = của hàng hoá * giá trị gia tăng tiêu thụ trong kỳ đầu ra tương ứng Trong đó: Giá trị gia tăng Giá thực tế của Giá mua vào của hàng hoá = hàng bán trong kỳ - của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ tương ứng - Căn cứ vào bảng tính thuế, kế toán ghi: Nợ TK 642 Thuế giá trị gia tăng phải nộp Có TK 3331 - Khi nộp thuế, kế toán ghi: Nợ 3331 Thuế giá trị gia tăng phải nộp Có 111, 112 2.2.2 Hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho: a. Hạch toán doanh thu bán hàng và xác định doanh thu thuần ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ được phản ánh trên tài khoản 511" doanh thu bán hàng" (5111) và tài khoản 512 " Doanh thu bán hàng nội bộ" (5121). Trình tự và phương pháp hạch toán tương tự như hạch toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. b. Hạch toán trị giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ: Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, để xác định trị giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ, việc hạch toán được tiến hành theo trình tự như sau: * Đầu kỳ kinh doanh, tiến hành kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn kho, tồn quầy, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường chưa tiêu thụ: Nợ TK 611 (6112) Trị giá hàng chưa tiêu thụ đầu kỳ Có TK liên quan (151, 156, 157) * Trong kỳ kinh doanh, các nghiệp vụ liên quan đến tăng hàng hoá được phản ánh vào bên Nợ tài khoản 611 (6112 - mua hàng hoá) * Cuối kỳ kinh doanh , căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hoá còn lại, chưa tiêu thụ, ghi các bút toán kết chuyển sau: - Kết chuyển trị giá vốn hàng hoá tồn kho, tồn quầy: Nợ TK 156 Trị giá hàng chưa tiêu thụ tiêu thụ cuối kỳ Có TK 611 ( 6112) - Kết chuyển trị giá vốn hàng gửi bán, ký gửi, đại lý: Nợ TK 157 Trị giá hàng gửi bán, ký gửi, đại lý chưa Có TK 611 (6112) tiêu thụ cuối kỳ - Kết chuyển trị giá hàng mua đang đi trên đường: Nợ TK 151 Trị giá hàng mua đang đi đường, chưa tiêu thụ Có TK 611 (6112) cuối kỳ Đồng thời xác định và kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ : Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán trong kỳ Có TK 611 (6112) 3. Hệ thống sổ kế toán: Yêu cầu quản lý kinh tế trong các đơn vị kinh doanh không những cần có những tài liệu tổng hợp theo từng đối tượng kế toán mà trong nhiều trường hợp cần có những tài liệu chi tiết , tỉ mỉ hơn để có thể kiểm tra, giám sát tình hình hiện có cũng như sự vận động của các đối tượng kế toán đó. Để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán, doanh nghiệp phải áp dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có. Hình thức kế toán là tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm các loại sổ kế toán cụ thể, kết cấu các loại sổ, mẫu sổ, mối quan hệ giữa các mẫu sổ kế toán, trình tự ghi sổ, cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ... nhằm hệ thống hoá toàn bộ thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán để lập được các báo cáo kế toán định kỳ. Có nhiều hình thức kế toán khác nhau như: Hình thức kế toán Nhật ký- Sổ cái, hình thức kế toán Nhật ký chung, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Lựa chọn hình thức kế toán nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của từng doanh nghiệp. * Doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kkế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán sau: - Sổ nhật ký chung - Sổ cái - Các sổ thẻ kế toán chi tiết - Các nhật ký cơ bản được sử dụng để hạch toán kế toán nghiệp vụ bán: h + Nhật ký thu tiền (dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền) + Nhật ký chi tiền (dùng để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền) + Nhật ký bán hàng Ngoài ra còn sử dụng sổ cái các tài khoản 156,157, 632, 511, 512, 531, 532, 911, 333 để phản ánh nghiệp vụ bán hàng. Trình tự ghi sổ kế toán bán hàng theo hình thức chung Chứng từ gốc Sổ chi tiết 632, 511 Nhật ký chung Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái TK 632, 511, 641, 642 Sổ chi tiết TK 911 Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu * Doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán nhật ký chứng từ: - Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với việc hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo tài chính. Hình thức Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo vế Có của các tài khoản. Một nhật ký chứng từ có thể mở cho một tài khoản hoặc có thể mở cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có quan hệ đối ứng mật thiết với nhau. (Trong hình thức Nhật ký chứng từ có 10 Nhật ký chứng từ được đánh số từ NKCT số 1 đến NKCT số 10) - Bảng kê: Trong hình thức nhật ký chứng từ có 10 bảng kê được đánh số thứ tự từ bảng kê số 1 đến bảng kê số 11 ( không có bảng kê số 7 ). Bảng kê được sử dụng trong những trường hợp khi các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên Nhật ký chứng từ được. - Sổ cái - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ các doanh nghiệp có thể mở các số, thẻ chi tiết theo mẫu đã hướng dẫn. Trong đó bắt buộc phải mở các sổ kế toán chi tiết sau để làm căn cứ ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ có liên quan là: - Sổ chi tiết dùng chung cho các tài khoản ( dùng cho các tài khoản 531, 532, 632, 711, 721, 811, 821, 911, 128, 129, 139, 411, 412, 413, 415, 421, 431, 441, 451, 461, 641, 642 ) - Sổ theo dõi thanh toán ( dùng cho các tài khoản 131, 136, 138, 141, 144, 222, 244, 331, 333, 336, 344) - Sổ chi tiết đầu tư chứng khoán ( dùng cho các tài khoản 121, 221) - Sổ chi tiết tiêu thụ (dùng cho các tài khoản 511, 512) Cụ thể trong hình thức Nhật ký chứng từ thường sử dụng các sổ sách sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng. + Nhật ký chứng từ số 1 (ghi có tài khoản 111- Tiền mặt) + Nhật ký chứng từ số 2 (ghi có tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng) + Nhật ký chứng từ số 3 (ghi có tài khoản 113- Tiền đang chuyển) + Nhật ký chứng từ số 8 (ghi có tài khoản 156, 157, 131, 521...) + Các bảng kê số 8 ( theo dõi nhập, xuất, tồn kho),số 10 (theo dõi hàng gửi đi bán), số11 (theo dõi phải thu khách hàng) + Sổ các tài khoản 156, 157, 632, 3331 ... + Các sổ chi tiết bán hàng, theo dõi thanh toán với người mua, người bán... + Sổ theo dõi thuế GTGT ( mẫu S01 - DN ) + Sổ chi tiết thuế GTGT được hoàn lại ( mẫu S02 - DN ) + Sổ chi tiết thuế GTGT được miễn giảm ( mẫu S03 - DN ) Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê số 8, 9, 10, 11 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ bổ Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ số 8 Sổ cái TK 632, 511, 641, 911 Sổ chi tiết TK 911 Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu * Hình thức Nhật ký - sổ cái Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế ( theo tài khoản kế toán ) trên cùng một quyển sổ tổng hợp duy nhất là Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc Các loại sổ sử dụng trong hình thức Nhật ký - sổ cái. - Nhật ký sổ cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trong hình thức Nhật ký - sổ cái có các sổ và thẻ kế toán chi tiết chủ yếu sau để phản ánh nghiệp vụ bán hàng. + Sổ chi tiết sản phẩm, vật liệu, hàng hoá + Thẻ kho + Sổ chi tiết sản xuất, kinh doanh + Sổ chi phí trả trước, chi._.kinh doanh và các phương thức bán hàng hiện đang sử dụng. Các doanh nghiệp thương mại cần phải nghiên cứu để có thể vận dụng các tài khoản cần thiết vào nghiệp vụ bán hàng sao cho việc hạch toán luôn luôn giám sát tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tế của nhà nước và của doanh nghiệp. 2.3.Hoàn thiện sổ kế toán. Hoàn thiện sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng bao gồm hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Kế toán cần xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp đầy đủ, chính xác vì sẽ nâng cao được hiệu quả của công tác kế toán trong doanh nghiệp. Đối với công tác bán hàng thì hoàn thiện hệ thống sổ tổng hợp giúp cho việc theo dõi và quản lý hàng hoá bán ra một cách đầy đủ và chính xác. Ngoài việc hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp còn phải hoàn thiện sổ kế toán chi tiết để giúp cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết được hiệu quả hơn. Đối với nghiệp vụ bán hành, trên cơ sở đánh giá hoạt động bán hàng theo từng đối tượng kinh doanh, từng ngành hàng kinh doanh, từng khách hàng mà mở sổ chi tiết để theo dõi cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Nói chung để hoàn thiện sổ kế toán thì phải có thời gian vì sổ kế toán hiện nay vẫn còn nhiều tồn tại. Trong các doanh nghiệp, việc thực hiện sổ kế toán và chế độ ghi sổ kế toán vẫn còn phức tạp, nhiều khi không đúng nguyên tắc dẫn đến số liệu kế toán không chính xác. Vì vậy hoàn thiện sổ kế toán làm sao phải áp dụng một hệ thống số đơn giản, gọn nhẹ, thuận tiện cho công việc ghi chép mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, đáp ứng yêu cầu quản lý và trình độ của nhân viên kế toán. 2.4.ứng dụng khoa học ký thuật vào công tác kế toán. Trong những năm gần đây, khoa học kỹ thuật không ngừng phát triển, công nghệ kỹ thuật cao đã được áp dụng vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó đặc biệt là việc sử dụng máy tính. Đối với công tác văn phòng, máy tính không chỉ làm thay công việc của máy chữ mà còn phục vụ rất đắc lực trong công tác tính toán nói chung. Vì vậy, việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác kế toán sẽ giảm bớt một phần sự vất vả, căng thẳng của nhân viên kế toán, nâng cao khả năng tự động hoá, giảm bớt nhiều lỗi toán học, cho phép cập nhật thông tin nhanh nhạy, liên tục, dễ dàng trong công việc kiểm tra, đánh giá. Tuy nhiên, nó đòi hỏi một sự đầu tư lớn về cơ sở vật chất, đội ngũ nhân viên kế toán phải có trình độ cao về chuyên môn và về khoa học kỹ thuật. 3.Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Hệ thống kế toán Việt nam đã không ngừng được đổi mới cho phù hợp với quá trình phát triển kinh tế, với sự đổi sâu sắc của cơ chế quản lý nhưng do tính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp, lại diễn ra rất khẩn trương nên chắc chắn co nhiều khiếm khuyết và có những qui trình chưa hoàn toàn phù hợp. Mặc dù hệ thống kế toán doanh nghiệp được xây dựng thích ứng, phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý của các doanh nghiệp Việt nam hiện nay và những năm sắp tới, nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động và đổi mới có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh mà khi xây dựng hệ thống kế toán mới các nhà kinh tế đã không lường hết được. Thêm nữa, khi áp dụng vào từng mô hình doanh nghiệp cụ thể lại phát sinh rất nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Do đặc thù kinh doanh của loại hình doanh nghiệp thương mại mà với hầu hết các doanh nghiệp thương mại đang hoạt động kinh doanh trên thị trường thì bán hàng là khâu quan trọng nhất, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Khi đẩy mạnh được quá trình bán hàng thì doanh số của doanh nghiệp ngày càng tăng, đời sống cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện. Chính vì vậy mà kế toán bán hàng là một công việc quan trọng và chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ công việc kế toán. Để thực hiện được mục tiêu lợi nhuận thì đòi hỏi công tác hạch toán kế toán, nghiệp vụ bán hàng phải được tổ chức khoa học và hợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Xuất phát từ những lý luận trên và tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán tại công ty Thăng Long-BQP cho thấy yêu cầu hoàn thiện là hết sức quan trọng và cần thiết. Do đó, việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán bán hàng đạt kết quả cao, các doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty Thăng Long-BQP nói riêng cần quán triệt các yêu cầu cơ bản sau: 3.1.Yêu cầu phù hợp. Do mỗi doanh nghiệp có loại hình hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh riêng, cũng như yêu cầu quản lý riêng nên mỗi doanh nghiệp cần vận dụng hình thức tổ chức và hạch toán kế toán phù hợp với đặc điểm, lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh. 3.2.Yêu cầu thống nhất. Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu rất cơ bản nhằm tạo ra một sự thống nhất về chế độ kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân cũng như trong ngành thương mại nói riêng. Sự hạch toán thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kế toán được thực hiện đầy đủ và đúng đắn trong doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo sự tập trung quản lý từ lãnh đạo doanh nghiệp đến cơ sở, doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toán một cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ về tài chính, kế toán do Nhà nước ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiện thống nhất về nhiều mặt như: Hệ thống tài khoản, hình thức ghi sổ kế toán, trình tự hạch toán cũng như việc áp dụng hình thức kế toán thủ công hay kế toán mạng máy vi tính giữa các bộ phận kế toán trong doanh nghiệp, giữa đơn vị chính và đơn vị phụ thuộc. 3.3.Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả: Doanh nghiệp nào bỏ vốn ra kinh doanh cũng đều mong muốn đồng vốn của mình được sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao. Mục đích của mọi hoạt dộng kinh doanh là lợi nhuận cao nhất và chi phí thấp nhất mà việc hoàn thiện kế toán bán hàng cũng không nằm ngoài mục đích đó. Một mặt kế toán bán hàng phải giúp kế toán giảm nhẹ công việc tổ chức, hợp lý ghi chép, lưu trữ, bảo quản chứng từ, sổ kế toán mà vẫn đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác cao của thông tin kế toán. Mặt khác, nhằm nâng cao hiệu qủa của công tác kế toán trong việc giám đốc, quản lý, sử dụng tài sản và tiền vốn của doanh nghiệp. 3.4.Yêu cầu chính xác và kịp thời. Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời và chính xác cho ban lãnh đạo phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Cần tổ chức, trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước cơ giới hoá, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Hơn nữa trong thời đại bùng nổ thông tin như hiện nay và sư cạnh tranh ngày càng gay gắt thì yêu cầu này ngày càng trở nên quan trọng. 4.ý nghĩa của việc hoàn thiện: Trong cơ chế thi trường hiện nay, cạnh tranh ngày càng gay gắt đòi hỏi các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp thương mại nói riêng phải tìm ra cho mình hướng đi riêng, độc đáo, hấp dẫn để tồn tại và phát triển. Đối với một doanh nghiệp thương mại, kết quả của việc tiêu thụ hàng hoá quyết định sự sống còn của doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần đầu tư và dần dần hoàn thiện quá trình này. Một trong những yếu tố cần hoàn thiện là kế toán bán hàng vì kế toán là công cụ không thể thiếu khi xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vây, hoàn thiện kế toán bán hàng có ý nghĩa trên cả hai mặt. 4.1.Đối với công tác quản lý: Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hành hoá, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình thình thanh toán tiền hàng của khách hàng, theo dõi chi tiết các khoản nợ, có biện pháp thu hồi nhanh, tăng vòng quay của vốn. Hoàn thiện hoá quá trình hạch toán bán hàng giúp cho doanh nghiệp quản lý hàng hoá và tiền hàng tốt hơn, đảm bảo sự vận động của tiền hàng trong khâu bán ăn khớp hơn, tránh thất thoát hàng và thiếu hụt tiền hàng. Từ đó giảm chi phí giảm chi phí cho doanh nghiệp, tăng lợi nhuận, phản ánh đúng doanh thu làm cơ sở cho việc xác định kết quả kinh doanh chính xác, đồng thời giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định điều hành hoạt động kinh doanh kịp thời, đúng đắn, giúp doanh nghiệp phân phối thu nhập chính xác cho người lao động cũng như thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. 4.2.Đối với công tác kế toán: Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ làm cho tài liệu mà kế toán cung cấp có độ chính xác cao giúp lãnh đạo phân tích, đánh giá đúng đắn toàn bộ hoạt động kinh doanh, thấy được toàn bộ tình hình tiêu thụ của hàng hoá, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thông qua đó, tài liệu kế toán cung cấp sẽ mang tính pháp lý cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm tra kiểm soát của cơ quan Nhà nước. II.Nhận xét đánh giá tình hình tổ chức thực hiện công tác kế toán tại công ty Thăng Long-BQP. 1.Ưu điểm: Qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán tại Công ty Thăng Long-BQP, em nhận thấy công tác hạch toán nói chung và hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá nói riêng được tổ chức và thực hiện tương đối hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, có khả năng đáp ứng yêu cầu quản lý, kinh tế của công ty trong giai đoạn hiện nay. Để đạt được điều đó, công ty đã nhanh nhạy bắt nhịp với sự đổi mới của cơ chế quản lý, cơ chế kinh tế, tổ chức sắp xếp lại đội ngũ cán bộ gon nhẹ, lựa chọn những người có trình độ nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao. Thực tế là tại phòng kế toán công ty, có trên 83% nhân viên kế toán đã tốt nghiệp đại học, số ít còn lại được đào tạo tại các trường trung học chuyên nghiệp. Họ là những người hiểu biết sâu sắc và nắm bắt vận dụng kịp thời chế độ kế toán tài chính hiện hành để có thể đảm đương tốt nhiệm vụ được giao. Hiện tại, công ty còn tổ chức cho nhân viên của mình đi học các lớp đào tạo hệ tại chức tại các trường đại học để nâng cao trình độ chuyên môn. Mỗi nhân viên ở bộ phận kế toán được giao phụ trách một mảng công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng, trước ban lãnh đạo về kết quả của công việc được giao. Chính vì vậy, công tác hạch toán kế toán nói chung và hạch toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng luôn cung cấp kịp thời, chính xác đầy đủ thông tin số liệu cho các cấp lãnh đạo và các đối tác kinh doanh. Việc công ty áo dụng hình thức kế toán vừa tập trung vừa phân tán là đúng đắn và phù hợp. Về hình thức tổ chức kế toán, công ty áp dụng là hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán phù hợp với qui mô kinh doanh của công ty và chức năng mà nó đảm nhận là hạch toán cá thể công ty và từng đơn vị phụ thuộc, từ đó tổng hợp toàn công ty. Do có sự kết hợp chặt chẽ giữa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp với việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép nên tiện cho việc kiểm tra đói chiếu số liệu, việc lập báo cáo được kịp thời. Hệ thống chứng từ kế toán mà công ty sử dụng phục vụ cho cong tác hạch toán ban đầu là tương đối hoàn thiện. Khi phát sinh các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá kế toán phản ánh tương đối đầy đủ nội dung vào các chứng từ theo mẫu quy định của Bộ Tài Chính ban hành. Do mạng lưới tiêu thụ của công ty còn nhỏ hẹp chỉ trong phạm vi một số quận nội thành nên quá trình luân chuyển hoá đơn, chứng từ từ lúc phát sinh các nghiệp vụ bán hàng đến khi về đến phòng kế toán không bị chậm trễ giúp cho kế toán phản ánh kịp thời tình hình tiêu thụ hàng hoá của công ty. Mọi chứng từ kế toán đã sử dụng được sắp xếp, phân loại, bảo quản và lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Trên cơ sở hệ thống tà khoản kế toán doanh nghiệp hiện hành và những nghiệp vụ bán hàng thực tế phát sinh, kế toán công ty đã lựa chọn một số tài khoản phù hợp để phục vụ cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình, phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay. 2.Những vấn đề còn tồn tại: + Thứ nhất: Trong điều kiện luật thuế giá trị gia tăng mới chính thức áp dụng, có nhiều vấn đề nảy sinh còn đang được xem xét hoàn thiện thì việc theo dõi cụ thể thuế giá trị gia tăng phải nộp là hết sức cần thiết. Song hiện tại công ty chưa sử dụng sổ chi tiết phản ánh thuế giá trị gia tăng phải nộp. + Thứ hai: Công ty chưa sử dụng sổ chi tiết để theo dõi với người mua bởi việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán đều ở trên cùng một quyển sổ cá nhân của kế toán thanh toán làm cho nhiều kế toán khác muốn xem tình hình thanh toán liên quan đến nghiệp vụ của mình thì thường phải chờ đợi làm ảnh hưởng đến việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. Đồng thời, việc ghi chép này thường không khoa học và làm tăng khối lượng vào cuối tháng trong khi vẫn không theo dõi được thường xuyên tình hình thanh toán với từng người mua trong tháng. + Thứ ba: Kế toán công ty sử dụng TK641 để phản ánh chung chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như vậy sẽ không tiện cho công tác quản lý chi phí, chưa đảm bảo phản ánh đúng nội dung kinh tế của các chi phí. + Thứ tư: Công ty chưa sử dụng các tài khoản phản ánh chi tiết khâu bán hàng và giảm giá hàng bán. Khi phát sinh các khoản giảm trừ cho khách hàng cũng như khi xuất hàng dùng để biếu tặng, kế toán công ty phản ánh vào TK641 chi phí bán hàng và coi đó như một khoản chi phí bán hàng. Theo thông tư số 63 của Bộ Tài Chính ban hành thì việc hạch toán như vậy là chưa hợp lý, không đúng với quy định tài chính hiện hành. Từ đó sẽ gây khó khăn cho công tác theo dõi phân tích và quản lý chi phí, chưa hoàn thành nhiệm vụ của kế toán là phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiẹp vụ kinh tế phát sinh. + Thứ năm: Công tác kế toán còn mang nặng tính thủ công, rất nhiều sổ kế toán được làm bằng tay, khối lượng công việc nhiều, chi phí cho bảo quản lưu trữ lớn. Hiện tại, công ty chưa đưa máy tính ứng dụng vào công tác kế toán trong khi sự thành công trong kinh doanh phụ thuộc ngày càng nhiều vào công nghệ thông tin, vào khả năng ứng dụng các thành tựu của tin học vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vào sự vận dụng triển khai một cách nhanh chóng những khả năng mới mà tin học mang lại. Vì vậy, việc ứng dụng tin học vào kế toán là hết sức cần thiết. III.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty Thăng Long-BQP. Sau một thời gian thực tập, tìm hiều thực tế công tác kế toán bán hàng tại công ty Thăng Long-BQP, trên cơ sở nhận xét đánh giá vừa nêu trên, em nhận thấy công tác kế toán bán hàng ở công ty còn một số vấn đề chưa thật hợp lý, cần tìm hiểu xem xét để hoàn thiện hơn. Dưới góc độ là một sinh viên thực tập, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng. + Thứ nhất: Theo hướng dẫn của Bộ Tài Chính, kể từ quý I năm 1999, công ty đã áp dụng hệ thống sổ mới vào công tác hạch toán tại đơn vị mình và áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ kê khai hàng tháng. Trên thực tế, cuối mỗi tháng, kế toán công ty sử dụng bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra kèm theo tờ khai tính thuế GTGT để ghi chép, tính toán, kê khai số thuế phải nộp. Như vậy, trong kỳ kế toán phần thuế GTGT không dduowcj phản ánh, theo dõi thường xuyên, chi tiết, gây khó khăn cho việc quản lý, theo dõi thông tin, số liệu chi tiết về tình hình thuế GTGT trong kỳ hạch toán. Tuy nhiên, để công việc kế toán được tiến hành khẩn trương, đều đặn, cần có sự phối hợp chạt chẽ giữa các phần, tránh những sai sót trong ghi chép thì công ty nên có riêng một nhân viên kế toán theo dõi chi tiết thuế GTGT đầu vào và đầu ra để nộp cho cơ quan thuế, đồng thời kế toán cần mở thêm sổ chi tiết TK3331 để tiện theo dõi. Do đó, việc theo dõi thuế sẽ chính xác hơn, tránh nhầm lẫn trong việc kê khai thuế, nộp thuế với cơ quan thuế. Mẫu sổ như sau: Sổ chi tiết TK3331 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 1.Số dư đầu tháng 2. Số phát sinh trong tháng Cộng số phát sinh 3. Số dư cuối tháng Cơ sở và phương pháp ghi: + Cơ sở số liệu để ghi sổ chi tiết TK3331 là các hoá đơn GTGT, hoá đơn, chứng từ thuế GTGT đã nộp. Cuối kỳ, căn cứ vào sổ này kết hợp bảng kê, hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra( có kèm theo tính thuế GTGT ) kế toán vào sổ cái TK3331. Sổ này được mở theo từng tháng. + Phương pháp ghi như sau: Cột ngày tháng ghi sổ: phản ánh ngày tháng vào sổ. Cột chứng từ: ghi số liệu và ngày thánh của chứng từ liên quan đến thuế GTGT đầu ra. Cột diễn giải: Phản ánh nội dung nghiệp vụ phát sinh. Cột TK đối ứng: phản ánh số liệu các tài khoản đối ứng với TK3331 trong các nghiệp vụ phát sinh. Cột số phát sinh: ghi số liệu phát sinh trong tháng. Cột số dư: ghi số dư đầu, dư cuối tháng. Trong đó: số dư đầu tháng lấy từ số dư cuối tháng của tháng trước chuyển sang. Số dư cuối tháng = Số dư đầu tháng + Số phát sinh. + Thứ hai: Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ là hoàn toàn phù hợp. Mặc dù vậy, công ty nên sử dụng sổ chi tiết để theo dõi với người mua, bởi nếu cùng theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán đều ở trên cùng một quyển sổ sẽ làm cho công việc bị trì trệ, không thường xuyên và kém hiệu quả. Về nguyên tắc, trong sổ thanh toán chi tiết với người mua thì mỗi người mua dù thường xuyên hay không thường xuyên, kế toán cũng cần mở một trang sổ riêng để tránh nhầm lẫn, khó tập hợp vào cuối tháng. Khi công ty lập sổ chi tiết theo dõi người mua sẽ tạo điều kiện cho việc ghi chép vào nhật ký chứng từ được thuận tiện, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác khoa học. Mẫu sổ như sau: Sổ chi tiết theo dõi người mua Tháng-năm Tên khách hàng: Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK131 Ghi Có các tài khoản Ghi Có TK131 Ghi Nợ các tài khoản SH ngày TK TK - Cộng nợ TK131 TK TK - Cộng Có TK131 Cơ sở và phương pháp ghi: + Cơ sở để ghi số liệu và sổ chi tiết theo dõi người mua là các phiếu thu, phiếu xuất kho, bảng kê bán le hàng hoá. Cuối kỳ căn cứ vào sổ này kết hợp với các hoá đơn chứng từ thuế GTGT, kế toán vào sổ. Sổ này được mở theo từng tháng. + Phương pháp ghi như sau: Cột chứng từ: ghi số liệu ngày tháng của chứng từ dùng để ghi sổ. Cột diễn giải: phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Cột ghi nợ TK131, ghi có các TK: ghi số phát sinh bên nợ (có) của tài khoản. Cột ghi nợ TK131, ghi có các TK: ghi số phát sinh bên nợ (có) của tài khoản. + Thứ ba: Công ty nên sử dụng thêm TK642-chi phí quản lý doanh nghiệp thay vì chỉ sử dụng TK641 phản ánh cả hai chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Bởi TK641 chỉ phản ánh những khoản chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá còn TK 642 lại phản ánh những chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh. Trong quá trình lưu thông-tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ công ty phải bỏ ra các chi phí bao gói sản phẩm, bảo quản hàng hoá, chi phí vận chuyển, tiếp thị, quảng cáo gọi chung là chi phí bán hàng. Còn những chi phí phục vụ cho quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động chung của cả công ty gọi là chi phí quản lý. Vì vậy, công ty nên phản ánh trên TK641 các khoản chi phí sau: Chi phí nhân viên ở bộ phận bán hàng, chi phí vật liệu bao bì, chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác phát sinh trong khâu tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ... Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK334,338 tk641 Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng TK152, 153 TK911 Xuất nguyên liệu, vật liệu bao bì, công cụ Cuối kỳ kế toán dụng cụ cho bộ phận bán hàng kết chuyển chi phí bán hàng TK214 Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng TK111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK142,335 Chi phí khác Phân bổ hoặc trích bằng tiền trước chi phí sửa chữa TSCĐ Còn các khoản chi phí được phản ánh trên TK 642 bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng... thuế và lệ phí. Chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho công tác quản lý. Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK334,338 tk642 Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng TK152, 153 TK911 Xuất nguyên liệu, vật liệu bao bì, công cụ Cuối kỳ kế toán dụng cụ cho bộ phận bán hàng kết chuyển chi phí bán hàng TK214 Khấu hao TSCĐ ở bộ phận bán hàng TK111,112,331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK142,335 Chi phí khác Phân bổ hoặc trích bằng tiền trước chi phí sửa chữa TSCĐ TK 333 ( 7,8 ) Các khoản thuế nộp cho NS Nhà nước + Thứ tư: Công ty nên đưa vào sử dụng hai tài khoản: TK 881: Chi phí hoạt động tài chính TK 532: Giảm giá hàng bán. Trong hoạt động kinh doanh, chính sách chiết khấu, giảm giá cho mỗi mặt hàng ở công ty thực sự là một đòn bẩy cho quá trình tiêu chóng thanh toán tiền hàng. Thực tế cho thấy để khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán tiền hàng trước thời hạn thì công ty thường trích trước một khoản % trên tổng trị giá lô hàng. Nếu khách mua với khối lượng lớn sau khi tính số tiền giảm thuế trừ, kế toán hạch toán số tiền khách hàng được giảm giá trừ vào TK 641 và hạch toán vào TK111, 112 số tiền thực tế thu của khách hàng. Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng trước thời hạn, kế toán hạch toán giảm công nợ cho khách hàng và hạch toán vào TK 641 số tiền giảm trừ. Khi hạch toán như vậy công ty sẽ phải nộp thuế nhiều hơn thực tế ( khoản thuế GTGT nhiều hơn thực tế ) không đảm bảo đúng doanh thu hiện nay. Trình tự hạch toán như sau: Khi phát sinh các khoản chiết khấu bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 811: khoản chiết khấu do thanh toán tiền hàng trước thời hạn Nợ TK 333(1): thuế GTGT đầu ra khoản chiết khấu Có TK 131: phần giảm trừ cho khách hàng. Sơ đồ hạch toán chiết khấu bán hàng TK 131,111,112 TK 3331 Giảm thuế GTGT đầu ra TK 811 TK 911 Khoản chiết khấu thanh toán Kết chuyển chi phí hoạt dộng tài chính Để phản ánh những khoản giảm giá, bớt giá, hồi khấu của việc bán hàng trong kỳ hạch toán, kế toán sử dụng TK 532. Trình tự hạch toán như sau: Khi phát sinh doanh số bị giảm giá, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 532: Doanh số bị giảm giá ( không bao gồm thuế GTGT) Nợ TK 333(1): Giảm thuế GTGT đầu ra. Có TK 111, 112, 131: Giảm giá theo tổng giá thanh toán. Cuối kỳ kinh doanh, kết chuyển doanh số bị giảm giá để xác định doanh thu thuần, kế toán ghi: Nợ TK511 Kết chuyển khoản giảm giá Có TK 532 Sơ đồ hạch toán giảm giá hàng bán TK 111,112,131 TK 532 TK 511 Khoản giảm giá hàng bán Cuối kỳ kết chuyển số tiền giảm, bớt giá ... TK 3331 Thuế GTGT của khoản giảm giá Đồng thời, khi xuất hàng hoá dùng để biếu tặng, công ty không nên hạch toán vào tài khoản 641 bởi như vậy sẽ không chính xác, sai nguyên tắc kế toán mà nên sử dụng TK 4312-quỹ phúc lợi. Tình tự hạch toán như sau: Khi xuất hàng hoá để biếu tặng, căn cứ vào chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 4312: Giá thực tế của hàng hoá xuất biếu tặng (có thuế) Có TK 511: Giá bán của hàng hoá xuất biếu tặng ( không thuế GTGT) Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra. Kết chuyển giá vốn của hàng xuất biếu tặng: Nợ TK 632 Giá xuất kho Có TK 156 + Thứ năm: Do đề xuất với công ty sử dụng thêm tài khoản phản ánh giảm giá bán hàng bán, cộng thêm với việc ở công ty có phát sinh hàng bán bị trả lại nên trên thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá cần bổ xung thêm hai cột là thuế, các khoản giảm trừ khác 531, 532. Cụ thể như sau: Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá Quầy:................ Hoá đơn Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ Số Ngày ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế TK 531,532 Cộng Hiện nay, mọi việc ghi chép, tính toán của công ty vẫn thực hiện thủ công, mất thời gian và không chính xác. Máy tính ở đây chỉ làm nhiệm vụ tạo những văn bản chính thức, còn công việc kế toán vẫn phải làm bằng tay vì chưa có phần mềm kế toán riêng cho việc ghi chép hạch toán. Yêu cầu trang bị máy tính cho công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán bán hàng là rất cần thiết trong điều kiện vi tính hoá như hiện nay, giúp cho việc tính toán phản ánh số liệu kịp thời và đầy đủ. Theo tính toán, nếu sử dụng máy tính trong quản lý và trợ giúp hạch toán kế toán thì khối lượng công việc sẽ giảm được từ 40-50%. Công ty có thể xem xét lựa chọn các phần mềm kế toán của nhiều hãng khác nhau: QUICKBOOK, ACCOUNTING, AC-NET. Gần đây có phần mềm kế toán 2000 do trường Đại học Bách Khoa thực hiện, công ty có thể áp dụng rất phù hợp với kế toán tại Việt nam. Các chương trình có nhiều tính năng ưu việt như: có thể tự động chuyển số dư, số phát sinh và các tài khoản kế toán tương ứng một cách nhanh chóng, hệ thống sổ được lập sẵn. Chính vì vậy, cùng với việc trang bị máy tính, cài đặt phần mềm thì công tác đào tạo các kỹ năng sử dụng các chương trình kế toán trên máy tính của công ty là hết sức cần thiết. Việc đầu tư này đòi hỏi chi phí đầu tư khá lớn, song đây là một xu thế khách quan trong cơ chế thị trường kinh tế mới luôn đòi hỏi phải có thông tin kịp thời chính xác về tính tài chính của công ty, để có thể ra các quyết định tài chính nhanh chóng nắm bắt thời cơ kịp thời, tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường. IV.Hiệu quả của một số giải pháp: Trên cơ sở kết hợp những lý luận đã được học cùng với thực tế công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty Thăng Long-BQP và với vốn kiến thức của mình, em đã nêu lên một số giải pháp, kiến nghị không năm ngoài mục đích là hoàn thiện nữa công tác kế toán, nghiệp vụ bán hàng tại công ty. Nhờ đó kế toán nghiệp vụ bán hàng sẽ giúp cho công tác kế toán tại công tythực hiện trôi chảy, đúng tiến độ, giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quá trình tiêu thụ hàng hoá, phát hiện ngăn ngừa kịp thời những hành động gian lận thương mại, tham ô lãng phí. Qua đó, phản ánh đúng đắn kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán với người mua, tránh được những mất mát tổn thất tron kinh doanh để từ đó đánh giá và xác định đúng đắn hiệu quả kinh doanh, giúp doanh nghiệp phân phối chính xác thu nhập và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Với qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ của nhân viên kế toán công ty như hiện nay thì những đề xuất trên là hoàn toàn có tính khả thi. Hy vọng công ty sẽ xem xét đưa vào thực tế và sẽ đem lại hiệu quả trong thời gian tới. Biểu 21 a Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long – BQP ( Theo hướng đề xuất ) Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Bảng kê bán lẻ hàng hoá Hoá đơn thuế GTGT Phiếu thu, giấy báo nợ của ngân hàng Thẻ kho Thẻ chi tiết doanh thu hàng hoá Sổ chi tiết TK 3331 Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng Sổ chi tiết theo dõi người mua - Bảng kê số 1 - Bảng kê số 2 Bảng cân đối kho hàng hoá Sổ doanh thu bán hàng Bảng kê số 11 NKCT số 8 ghi Có các TK 131, 511, 531,632... NKCT số 10 ghi Có các TK 333, 3331, 141, 133... Sổ cái các TK 511, 131, 632, 3331 Bảng kê theo dõi TK 156 Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Biểu 21 b Quy trình hạch toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Thăng Long – BQP ( Theo phương hướng đề xuất ) TK 156( Chi tiết ) TK 632 TK 911 TK 5111 TK 111, 112 Trị giá vốn hàng bán xuất kho Kết chuyển trị giá vốn BH TK 111,112,131 TK 531,532 DT bán buôn, bán lẻ hàng hoá TK 111,112,131 DTBH bị trả lại, TK 131 Trị giá vốn hàng chuyển bán thẳng giảm giá hàng bán DTBH Khách hàng trả nợ TK1331 TK 3331 chưa thu Thuế GTGT đầu vào của Thuế GTGT đầu ra tiền TK 3331 hàngbán TK 641 Thuế GTGT TK5111 đầu ra DTHH trả thưởng, biếu tặng, hội nghị Kết chuyển chi phí BH Kết chuyển doanh thu thuần TK 334 TK3331 Trả lương cho NV bán hàng TK111,112,131 Thuế GTGT đầu ra Chi phí bán hàng TK 331 TK 1331 Số tiền phải thanh toán cho người gửi đại lý Hoa hồng đại lý TK 421 TK 642 Thuế GTGT đầu vào của K/c lỗ K/c lãi Kết chuyển CF hoạt động TC Kết chuyển CFQLDN Chi phí QLDN ở bộ phận bán hàng dịch vụ vận chuyển Đồng thời: Có TK 003 Số tiền thực tế thanh toán cho người gửi đại lý TK 811 Chi phí hoạt động TC (chiết khấu thanh toán) TK 131 Kết luận Những năm qua cùng với quá trình phát triển kinh tế với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, Công ty Thăng Long – BQP đã không ngừng trưởng thành phát triển, bắt nhịp với sự biến động của nền kinh tế dần dần từng bước làm ăn có hiệu quả khẳng định được vị trí của mình trên thị trường cũng như giữ vững chữ tín đối với khách hàng trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán nói chung và bộ phận kế toán bán hàng nói riêng. Công tác kế toán tại Công ty áp dụng tuy có những ưu điểm nhất định song không thể tránh khỏi những hạn chế cần khắc phục. Qua thời gian nghiên cứu và thực tập tại công ty em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất trên nhằm hoàn thiện nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại công ty. Những ý kiến đề xuất này mang tính chất cá nhân có thể đúng hoặc không phù hợp với công ty nhưng chúng rất có ích trong việc tìm ra cách xây dựng một tổ chức kế toán tốt hơn. Do thời gian thực tập không nhiều cùng với kinh nghiệm thực tế chưa có nên bản luận văn của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý của các nhân viên kế toán trong công ty cũng như các thầy, cô giáo và bạn bè để bản luận văn này thực sự có ý nghĩa trên phương diện lý luận và thực tiễn. Một lần nữa qua bản luận văn này em xin gửi lời cảm ơn đến các cô chú trong phòng kế toán của công ty, các thầy giáo, cô giáo và em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới cô Nguyễn Thị Hà đã giúp em hoàn thành bản luận văn này. Hà nội, ngày... tháng...năm 2001 Sinh viên Lê Thị Thanh ._.