Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Vật tư và XNK Hoá chất

ụ sản phẩm. Có thể nói thị trường là môi trường cạnh tranh, là nơi luôn diễn ra sự ganh đua cọ xát giữa các thành viên tham gia để dành phần lợi cho mình. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải tập trung mọi cố gắng, nỗ lực vào hai mục tiêu chính : có lợi nhuận và tăng thị phần của doanh nghiệp trên thị trường. Doanh nghiệp nào nắm bắt đầy đủ và kịp thời các thông tin thì càng có khả năng tạo thời cơ phát huy thế chủ động trong kinh doanh và đạt hiệu quả cao. Kế toán với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Do đó kế toán là động lực thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng làm ăn có hiệu quả. Cùng với sự phát triển kinh tế, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế đòi hỏi hệ thống kế toán phải không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng được yêu cầu của quản lý. Với doanh nghiệp thương mại - đóng vai trò là mạch máu trong nền kinh tế quốc dân - có quá trình kinh doanh theo một chu kỳ nhất định là : Mua- Dự trữ - Bán, trong đó khâu bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Có bán được hàng thì mới lập được kế hoạch mua vào và dự trữ cho kỳ tới, mới có thu nhập để bù đắp chi phí kinh doanh và tích luỹ để tiếp tục cho quá trình kinh doanh. Do đó việc quản lý quá trình bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp thương mại. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng, kế toán bán hàng là phần hành chủ yếu trong các doanh nghiệp thương mại và với chức năng là công cụ chủ yếu để nâng cao hiệu quả tiêu thụ thì càng phải được củng cố và hoàn thiện nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cho nên, qua quá trình thực tập tại công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu hoá chất cùng với lý luận kế toán mà em đã được học, em đã lựa chọn đề tài :” Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất“ cho luận văn tốt nghiệp của mình Nội dung của luận văn này được nghiên cứu dựa theo những kiến thức lý luận được trang bị ở nhà trường về kế toán thương mại, phân tích hoạt động kinh tế... và tình hình thực tế tại công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất để tìm hiểu nội dung của từng khâu kế toán từ chứng từ ban đầu cho đến khi lập báo cáo, bảng biểu kế toán. Từ đó thấy được những vấn đề đã làm tốt và những vấn đề còn tồn tại nhằm đưa ra biện pháp khắc phục để hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty. Bố cục của luận văn gồm 3 chương : Chương I : Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện kinh tế thị trường. Chương II : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất. Chương III : Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất. chương I : lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện kinh tế thị trường. I. đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ kế toán 1. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng. Bán hàng là nghiệp vụ cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ. Nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau: 1.1. Các phương thức bán hàng. Bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại được tiến hành theo 2 khâu +Bán buôn +Bán lẻ 1.1.1. Bán buôn: Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị các tổ chức kinh tế khác với mục đích để chuyển bán hoặc để tiếp tục sản xuất. Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ. Hiện nay có 2 phương thức bán buôn như sau: +Bán buôn qua kho +Bán buôn chuyển thẳng. 1.1.1.1 Bán buôn qua kho: Là bán buôn hàng hoá mà hàng bán được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phương thức này có 2 hình thức. a. Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua kí nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán 1.1.1.2. Bán buôn chuyển thẳng : Là các doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua không về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức : a. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc mua ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nào bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu. Doanh nghiệp thương mại vừa thanh toán tiền mua hàng với người cung cấp vừa phải kết toán tiền hàng với người mua. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hay bên mua phải trả tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. b. Bán buôn vận chuyển thẳng không có tham gia thanh toán : Doanh nghiệp thương mại là trung gian hưởng hoa hồng theo thoả thuận còn việc thanh toán tiền hàng, nhận hàng thì do quan hệ giữa doanh nghiệp mua hàng và doanh nghiệp cung cấp. 1.1.2. Bán lẻ : Bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho cơ quan, xí nghiệp để tiêu dùng tập thể, không mang tính chất sản xuất. Trong khâu bán lẻ, chủ yếu là bán thu bằng tiền mặt và thường thì hàng hoá xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hoá giao cho khách hàng. Hiện nay việc bán lẻ thường được tiến hành theo các phương thức sau: 1.1.2.1. Phương thức bán hàng thu tiền tập trung : Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn thu tiền và giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao . Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng hoá hiện còn để xác định số hàng thừa, thiếu. 1.1.2.2. Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối ca (hoặc cuối ngày) nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiêm kê hàng hoá hiện con ở quầy để xác định lượng hàng hoá bán ra trong ca(ngày). Sau đó lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. Ngoài hai phương thức trên, trong bán lẻ còn có các hình thức khác như bán lẻ tự phục vụ, bán hàng tự động,... 1.2. Các phương thức thanh toán : Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán, bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp. Hiện nay các doanh nghiệp thưong mại áp dụng hai phương thức thanh toán: • Thanh toán trực tiếp • thanh toán không trực tiếp 1.2.1. Thanh toán trực tiếp : Là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu giữa người mua và người bán. Khi nhận được hàng hoá vật tư, lao vụ, dịch vụ thì bên mua xuất tiền ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán hay người cung cấp. 1.2.2. Thanh toán không trực tiếp : Là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển tiền ở tài khoản của công ty hoặc bù trừ giữa cá đơn vị thông qua trung gian là ngân hàng. Ngân hàng là cơ quan thanh toán không dùng tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra, đảm bảo việc thanh toán giữa các đơn vị để tránh những rủi ro trong quá trình thu hồi vốn đồng thời khẳng định rõ vai trò của mình trong các mối quan hệ kinh tế. Trong thanh toán không trực tiếp có các phương thức thanh toán sau: 1.2.2.1. Thanh toán chấp nhận : Hình thức này áp dụng đối với các cơ quan doanh nghiệp tín nhiệm với nhau, buôn bán giao dịch thưòng xuyên. Theo phương thức này người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền bán hàng ở người mua. Người bán chỉ được thanh toán khi có sự đồng ý của bên mua. Khi bên bán gửi hàng cho bên mua phải làm giấy tờ nhờ ngân hàng thu hộ tiền bán hàng. Ngân hàng bên mua nhận được chứng từ và được sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua để thanh toán cho bên bán thông qua ngân hàng phục vụ bên bán. 1.2.2.2. Thanh toán theo kế hoạch : Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp hai đơn vị có quan hệ mua bán thường xuyên, có tín nhiệm với nhau. Đối với hình thức thanh toán này thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hoá và bên mua định kỳ chuyển cho bên bán tiền hàng theo kế hoạch. Cuối kỳ hai bên sẽ điều chỉnh thanh toán theo số thực tế. 1.2.2.3. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi : Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ. 1.2.2.4. Thanh toán bằng séc : Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền trên tài khoản của mình để trả cho người được hưởng có tên trên tờ séc dó. Đơn vị phát hành séc phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc, séc chỉ được phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Có 3 loại séc : Séc bảo chi, Séc chuyển khoản, Séc định mức. 1.2.2.5. Thanh toán bù trừ : Hình thức này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán hàng hóa với nhau. Định kỳ hai bên phải tiến hành đối chiếu giữa số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán. Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ cần phải trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. 1.2.2.6. Thanh toán bằng thư tín dụng và tài khoản đặc biệt : Thư tín dụng là lệch của ngân hàng phục vụ bên mua đề nghị ngân hàng phục vụ bên bán trả tiền cho bên bán về số tiền hàng mà bên bán đã cung cấp cho bên mua. Hình thức này thưòng áp dụng với các đơn vị khác địa phương không có sự tín nhiệm lẫn nhau. Việc thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa tích cực đối với nền kinh tế quốc dân cũng như đối với doanh nghiệp. Nó làm giảm dược lượng tiền trong lưu thông, giảm chi phí có liên quan đến việc in ấn và phát hành tiền, giảm chi phí liên quan đến việc bảo quản, vận chuyển tiền, cho phép kiểm soát được dễ dàng tính hợp pháp của các quan hệ thanh toán trong nền kinh tế. Nó đảm bảo vốn bằng tiền mặt của các đơn vị kinh tế và làm cho quá trình thanh toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều so với việc thanh toán dùng tiền mặt. 1.3. Phạm vi thời điểm xác định hàng bán : Trong doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Do đó, việc xác định đúng hàng bán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, khả năng thanh toán của người tiêu dùng. Nó giúp cho các nhà doanh nghiệp xác định đúng phương hướng hoạt động, xác định được lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách nhà nước... Để xác định hàng hoá là hàng bán thì căn cứ vào các điều kiện sau đây: • Phải thông qua mua-bán và thanh toán tiến tiền hàng theo một phương thức thanh toán nhất định. • Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền đòi tiền hoặc thu được tiền của người mua. • Hàng hoá bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp do doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất, chế biến. Ngoài ra còn có một số trường hợp ngoại lệ khác cũng được coi là hàng bán như: • Hàng hoá xuất để đổi lấy một hàng hoá khác, còn gọi là hàng đối lưu (hàng đổi hàng). • Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương cho công nhân viên, thanh toán thu nhập, chia cho các bên tham gia liên doanh, thanh toán các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá cho bên mua. • Hàng hoá hao hụt tổn thất trong khâu bán theo hợp đồng bên mua chịu. Thời điểm xác định bán hàng là thời điểm chuyển quuyền sở hữu về hàng hoá, nó phụ thuộc vào phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng. Đối với nghiệp vụ bán buôn, việc bán hàng có thể thanh toán ngay hoặc chưa thì thời điểm được xác định là bán hàng là khi nhận được tiền của bên mua hoặc nhận được báo có của ngân hàng hoặc giấy chấp nhận thanh toán của bên mua. Đối với phương thức bán lẻ thì thời điểm ghi chép hàng bán là ngay sau khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền. 1.4. Giá cả hàng bán: Doanh nghiệp nào kinh doanh cũng vì mục tiêu lợi nhuận. Do vậy mà khi kinh doanh một mặt hàng nào thì cũng phải xác định được giá bán sao cho hợp lý để không ảnh hưởng đén tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tức là phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, bù đắp được chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường xác định giá bán theo công thức sau: Gía bán = Gía mua thực tế + Thặng số thương mại Thặng số thương mại được dùng để bù đắp chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận và được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ. Cách tính mới là : Gía bán = Gía mua thực tế ´ (1+ Tỉ lệ thặng số thương mại ) Hiện nay, Nhà nước chỉ quy định giá ở một số mặt hàng thiết yếu, quan trọng còn các hàng hoá khác giá cả được xác định theo cung cầu thị trường. Gía hàng bán được xem là một công cụ cạnh tranh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp phải tự xác định được mức giá bán phù hợp dựa vào nhu cầu thị trường, chu kỳ sản phẩm, uy tín về nhãn mác của sản phẩm,... Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động, thị trường luôn thay đổi đòi hỏi các nhà quản lý phải có tầm nhìn bao quát, khả năng nghiên cứu nắm bắt kịp thời thông tin từ thị trường, từ người tiêu dùng để đưa ra mức giá bán thích hợp cho từng mặt hàng vào từng thời điểm, địa điểm cụ thể. 2. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng : Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định. Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như : Quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản phải thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ, ... quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau : • Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. • Nắm bát theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá tiêu thụ. • Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng. • Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp. • Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước theo chế độ quy định. 3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng : Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh, nó là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn của các doanh nghiệp. Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Do đó kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: + Ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời tình hình bán hàng cả về mặt giá trị và hiện vật của từng mặt hàng, nhóm hàng. +Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình bán hàng. Tính toán chính xác giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ từ đó xác định đúng đắn kết quả hoạt động bán hàng. + Phản ánh và giám đốc tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ với người mua. + Cung cấp các thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 1. Sự cần thiết : Kế toán là một hệ thống thông tin kiểm tra tình hình và sự biến động tài sản của đơn vị. Kế toán là một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, để tổ chức, phản ánh và giám đốc các loại tài sản vật tư tiền vốn.Từ việc phân tích các số liệu kế toán các nhà quản lý đề ra biện pháp và hướng kinh doanh. Trong các doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hoá là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc quản lý quá trình tiêu thụ là rất quan trọng. Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá có hiệu quả nhất đó chính là kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như : giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ và các chi phí có liên quan,... để từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Ngày nay, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại đặc biệt phát triển mạnh.Do đó các hoạt động mua bán trao đổi được mở rộng.Hoạt động tiêu thụ hàng hoá đã có nhiều thay đổi cụ thể là có nhiều hình thức tiêu thụ hơn, có nhiều phương thức thanh toán hơn,... tóm lại là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hơn, đa dạng hơn và phức tạp hơn. Lúc này hệ thống kế toán bán hàng cũ sẽ không kiểm soát được hết các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng. Do đó cần phải hoàn thiện kế toán bán hàng để đáp ứng yêu cầu quản lý trong điều kiện mới. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng là rất cần thiết và xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan. 2. Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại : 2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu : Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, các hiện tượng và quá trình kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Hoàn thiện hạch toán ban đầu đựơc thực hiện trên các nội dung sau : + Sử dụng mẫu chứng từ + Số lượng chứng từ lập + Tổ chức luân chuyển chứng từ. Kế toán nghiệp vụ bán buôn bán lẻ sử dụng các mẫu chứng từ sau : + Hoá đơn GTGT ( Sử dụng đối với doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ ). Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên, một liên giao cho khách hàng, hai liên giữ lại. Trên hoá đơn GTGT ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng gia thanh toán. Nếu trên hoá đơn chỉ ghi tổng giá thanh toán thì thuế GTGT được tính trên tổng giá thanh toán theo công thức sau : Thuế GTGT = Tổng giá thanh toán ´ thuế suất thuế GTGT Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên GTGT thì chứng từ sử dụng ban đầu là hoá đơn bán hàng. Gía ghi trên hoá đơn bán hàng là giá đã có thuế. + Biên bản thừa thiếu hàng hoá : phản ánh số hàng thiếu hoặc thừa trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. + Biên bản hàng không đúng hợp đồng : phản ánh số hàng không đúng hợp đồng bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán. + Các chứng từ gốc phản ánh quá trình thu hồi tiền, thu hồi công nợ. Cụ thể : -Nếu thu bằng tiền mặt, ngân phiếu nhập quỹ thì căn cứ vào các phiếu thu, nếu thu bằng séc thì căn cứ vào bảng kê nộp séc. -Nếu thu qua ngân hàng thì là giấy báo có và bản sao kê của ngân hàng. + Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá (với bán lẻ hàng hoá ) + Đối với nghiệp vụ tiêu thụ qua đại lý hoặc bán hàng trả góp kế toán sử dụng các chứng từ : Biên bản giao nhận hàng hoá, hợp đồng giao nhận đại lý và các chứng từ thanh toán khác... 2.2. Vận dụng đúng tài khoản kế toán vào quá trình hạch toán. 2.2.1. Tài khoản sử dụng : (1) Tài khoản 511 - “ doanh thu bán hàng“ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kinh doanh, Doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 - đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - là doanh thu chưa có thuế, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu này là doanh thu đã có thuế. TK 511 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: +TK 5111- Doanh thu về hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ +TK 5112 - Doanh thu về bán thành phẩm. +TK 5113 - Doanh thu về dịch vụ, lao vụ. +TK 5114 - Doanh thu trợ giá (chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp bán hàng theo chỉ đạo của Nhà nước ). TK 511 có kết cấu như sau : - Phản ánh thuế TTĐB hoặc thuế XNK phải nộp. - phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần để xác định kết quả. Nợ TK 511 Có TK 511không có số dư cuối kỳ - Phản ánh doanh thu thực tế về bán hàng Khi hạch toán trên tài khoản 511 cần chú ý : • Doanh thu phản ánh trên TK 511 là doanh thu đã thực hiện ( Khi doanh nghiệp đã giao hàng và người mua đã thanh toán hoặc ký nhận nợ ). • Trường hợp đơn vị bán hàng theo phương thức trả góp thì doanh thu phản ánh trên TK511 là doanh thu tính theo giá bán thu tiền một lần(Gía bán thông thường ). • Trường hợp đơn vị bán hàng nhận đại lý thì doanh thu phản ánh trên TK511 là phần hoa hồng đơn vị được hưởng. Các trường hợp sau không được phản ánh vào doanh thu : • Các khoản thu về nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ. • Các khoản thu về bán cổ phiếu, trái phiếu, thu được phân chia về liên doanh. • Người mua ứng trước tiền cho đơn vị. • Trị giá vật tư, thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến. (2) Tài khoản 512 - “Doanh thu bán hàng nội bộ “ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu nội bộ của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một doanh nghiệp. Tài khoản 512 được mở cho các tài khoản cấp 2 sau : + TK5121 - Doanh thu về hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ + TK 5122 - Doanh thu về bán thành phẩm. + TK 5123 - Doanh thu về dịch vụ, lao vụ. + TK 5124 - Doanh thu trợ giá (chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp bánhàng theo chỉ đạo của Nhà nước ). (3) Tài khoản 632 - “Gía vốn hàng bán “ : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. TK 632 có kết cấu như sau : Nợ TK 632 Có -Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ theo từng lần bán. - Kết chuyển giá vốn hàng hoáđã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh TK 632 cuối kỳ không có số dư. (4) Tài khoản 131 - “ Phải thu của người mua “: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình công nợ phải thu ở người mua về trị giá hàng hoá đã cung cấp. Tài khoản 131 có kết cấu như sau: - Phản ánh số tiền đã thu được ở người mua trong kỳ - Phản ánh số tiền nhận đặt trước của người mua. Nợ TK 131 Có SDĐK:Phản ánh số tiền còn phải thu ở người mua đầu kỳ. - Phản ánh số tiền phải thu ở người người mua tăng trong kỳ. - Phản ánh trị giá hàng hoá đã giao cho người mua ứng với số tiền nhận đặt trước. SDCK : Phản ánh số tiền còn phải thu ở người mua đến cuối kỳ. Khi sử dụng tài khoản 131 cần chú ý: • TK 131 cuối kỳ có thể có số dư bên có phản ánh số tiền đã thu lớn hơn số phải thu hoặc số tiền nhận đặt trước của người mua nhưng chưa giao hàng. Khi lên bảng cân đối kế toán số dư nợ phản ánh bên tài sản, số dư có phản ánh bên nguồn vốn của bản cân đối kế toán. • TK 131 chỉ sử dụng dùng để phản ánh giá trị, tình hình biến động của hàng hoá đã gửi, trị giá lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa chấp nhận thanh toán. Trong buôn bán TK 157 chỉ sử dụng trong trường hợp áp dụng hình thức gửi hàng. Kết cấu chung của tài khoản 157 như sau: Nợ TK 157 Có - Trị giá thực tế hàng hoá gửi bán. - Trị giá hàng hoá gửi bán đã xác định tiêu thụ SDCK : Phản ánh trị giá hàng hoá gửi bán chưa được xác định tiêu thụ cuối kỳ. Cụ thể : + Hàng hoá gửi cho người mua, người mua chưa nhậnđược. +Hàng hoá người mua trả lại đang bảo quản hộ. (7) Tài khoản 532 -" Giảm giá hàng bán ": Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá của việc bán hàng trong khi hạch toán. • Giảm giá: là khoản giảm trừ cho người mua tính trên giá bán vì lí do hàng bán kém phẩm chất hoặc không đúng quy cánh theo qui định của hợp đồng. • Bớt giá: là khoản giảm trừ vì lí do người mua đã mua với khấu lượng lớn, nó được tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán. Việc bớt giá được người bán tiến hành theo từng lần mua hàng. (8) Tài khoản 531 -" Hàng bán bị trả lại “: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do: vi phạm hợp đồng, hàng không đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất. Trị giá của hàng hoá bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế được thực hiện trong kỳ để tính doanh thu thuần của khôí lượng hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan như TK 111, 112, 136, 641, 642, 811, 721... 2.2.2. Vận dụng các tài khoản vào hạch toán: 2.2.2.1. Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: a. Bán buôn : (*) Bán buôn qua kho: • Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: (1) Phản ánh doanh thu bán hàng hoá: Nợ TK 111, 112, 131: Tổng giá thanh toán. Có TK 511: Doanh thu tính theo giá bán chưa thuế. Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra. (2) Phản ánh trị giá mua hàng xuất bán đã xác định tiêu thụ. Nợ TK 622 Có TK 156 (1561) Giá vốn hàng xuất bán. • Bán buôn qua kho bằng cách chuyển hàng: (1) Phản ánh trị giá mua hàng hoá xuất gửi đi bán: Nợ TK 157 Có TK 156 Trị giá hàng hoá gửi bán. (2) Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng hoá đã chuyển giao : Nợ TK 111, 112, 113 : Tổng giá thanh toán. Có TK 511 : Doanh thu chưa có thuế. Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra. (3) Kết chuyển trị giá vốn hàng mua gửi bán đã xác định tiêu thụ : Nợ TK 632 Có TK 157 Giá vốn hàng gửi bán. (4) Trị giá bao bì xuất gửi đi kèm và tinh giá riêng : Nợ TK 1388 Có TK 1532 - Trị giá xuất kho. Có TK 133 - Thuế GTGT của bao bì xuất kho ( phải có chứng từ hợp pháp chứng minh ). (5) Các khoản chi hộ cho bên mua : Nợ TK 1388 Có TK 111, 112 (6) Khi thu được tiền bao bì, tiền chi hộ : Nợ TK 111, 112 Có TK 1388 • Bán buôn vận chuyển thẳng : +Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : (1a) Trị giá hàng mua được vận chuyển bán thẳng : Nợ TK 157 : Trị giá mua chưa có thuế. Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán. (1b) Trường hợp mua bán thẳng giao nhận trực tiếp tay ba với nhà cung cấp và khách hàng : Nợ TK 632 : Trị giá mua chưa có thuế. Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào. Có TK 111, 112, 331 : Tổng giá thanh toán. (2) Phản ánh trị giá vốn hàng vận chuyển bán thẳng đã được tiêu thụ: Nợ TK 632 Có TK 157 (3) Phản ánh doanh thu bán hàng : Nợ TK 111,112,131 : Tổng giá thanh toán. Có TK 511 : Doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra. +Bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán : (1) Phản ánh doanh thu : Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Hoa hồng đựoc hưởng. (2) Nếu phát sinh chi phí môi giới : Nợ TK 641 Có TK 111, 112, 141 • Trường hợp phát sinh chiết khấu thanh toán : Theo thông tư 120/ 1999/TT- BTC ngày 7/10/1999 của bộ Tài chính ban hành để hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp thì khoản chiết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá, dịch vụ khi thanh toán tiền trước hạn được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, hoặc giấy báo ngân hàng, kế toán phản ánh số tiền thu được do khách hàng trả nợ, đồng thời phản ánh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng : Nợ TK 811 : Chiết khấu thanh toán. Nợ TK 111,112 : Số tiền thực thu sau khi đã trừ lại chiết khấu thanh toán. Có TK 131 : Theo tổng số tiền phải thu của khách hàng. • Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại : (1) Phản ánh doanh thu hàng bị trả lại : Nợ TK 531 Theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK 111, 112, 131 (2) Phản ánh số tiền trả lại cho khách hàng về thuế GTGT của hàng bị trả lại : Nợ TK 33311 Có TK 111, 112, 131 (3) Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến hàng bị trả lại (nếu có) chẳng hạn như chi phí nhận hàng về,... được hạch toán vào chi phí bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 641 Có TK 111 : Tiền mặt. Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng. Có TK 141 : Tiền tạm ứng. (4) Phản ánh trị giá hàng bị trả lại : Nợ TK 156 ( nếu hàng về nhập kho ) Nợ TK 157 ( nếu hàng chưa về nhập kho ) Trị giá xuất kho. Có TK 632 • Trường hợp giảm giá hàng bán : Căn cứ vào chứng từ chấp thuận giảm giá cho khách hàng về số lượng hàng đã bán, kế toán phản ánh : Nợ TK 532 Có TK 111,112: Số tiền giảm giá trả lại cho khách hàng (Nếu lúc mua khách hàng đã thanh toán tiền hàng ). Có TK 131 : Ghi giảm nợ phải thu khách hàng (Nếu lúc mua khách hàng chưa thanh toán tiền hàng ). Cuối kỳ, kết chuyển giảm gía, hàng bán bị trả lại để xác định doanh thuần : Nợ TK 511 : Giảm trừ doanh thu. Có TK 532 : Giảm giá hàng bán. Có TK 531 : Doanh thu hàng bán bị trả lại. b. Bán lẻ : • Bán lẻ tại quầy : (1) Khi xuất kho giao hàng bán lẻ cho cửa hàng, cho quầy.Kế toán ghi chi tiết tài khoản kho hàng theo địa diểm luân chuyển nội bộ : Nợ TK 156 - Chi tiết kho, quầy,cửa hàng nhận bán. Có TK 156 - Kho hàng hoá ( kho chính ). (2) Cuối ngày khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền, kế toán ghi nghận doanh thu bán hàng : Nợ TK 111: Tổng số tiền bán hàng thu được nhập quỹ. Có TK 511 : Doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra. Trường hợp có phát sinh tình hình thừa, thiếu tiền hàng phải tìm ra nguyên nhân, nếu không tìm được nguyên nhân thì lập biên bản chờ xử lý : +Nếu nộp thừa so với doanh thu bán hàng : Nợ TK 111: Số tiền thực nộp. Có TK 511 : Doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra. Có TK 3381 : Số tiền thừa chưa rõ nguyên nhân. +Nếu nộp tiền bán hàng thiếu so với doanh thu bán hàng : Nợ TK 111 : Số tiền thực nộp. Nợ TK 1381 : Số tiền thiếu chưa rõ nguyên nhân. Có TK 511 : Doanh thu bán hàng. Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra. • Kế toán bán hàng đại lý : (+) Trường hợp gửi bán đại lý : (1) Khi xuất kho hàng hoá chuyển giao cho bên nhận đại lý, kế toán ghi : Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán. Có TK 156 : Hàng hoá. Khi mua hàng, chuyển giao thẳng cho bên nhận đại lý, ._.kế toán ghi : Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán. Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331 : Phải trả cho người bán. Có TK 111, 112... Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. (2) Khi hàng hoá gửi đại lý được xác định là tiêu thụ. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá bán, khoản hoa hồng dành cho bên nhận đại lý ghi vào chi phí bán hàng, kế toán ghi : Nợ TK 111,112,131 : (Giá bán-hoa hồng) Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng (Hoa hồng) Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 333(1) : Thuế GTGT phải nộp Trường hợp thanh toán và hạch toán riêng biệt tiền bán hàng với hoa hồng gửi đại lý, Kế toán ghi: Nợ TK 111,112,131: Tổng giá trị thanh toán Có TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 333(1): Thuế GTGT phải nộp Thanh toán tiền hoa hồng gửi đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng (Hoa hồng) Có TK 111,112,131: Tiền hoa hồng trả cho đại lý (3) Kết chuyển trị giá mua thực tế của hàng gửi đại lý đã tiêu thụ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 157: Hàng gửi đi bán (4) Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh (+) Trường hợp nhận hàng bán đại lý: Trường hợp đơn vị khấu trừ luôn tiền hoa hồng: (1) Khi nhận hàng bán đại lý kế toán ghi: Nợ TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi (2) Khi bán hàng nhận đại lý đúng giá quy định, Doanh nghiệp phản ánh doanh thu bán hàng nhận đại lý bằng khoản hoa hồng và phải trả cho bên gửi đại lý Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 511: Doanh thu bán hàng(Hoa hồng đại lý) Có TK 331: Phải trả cho người bán (3) Khi trả tiền cho bên giao đại lý, Kế toán ghi: Nợ TK 331: Phải trả cho người bán Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng Trường hợp đơn vị chưa khấu trừ tiền hoa hồng. (1) Khi bán được hàng nhận đại lý Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 331: Phải trả cho người bán (2) Khi trả tiền cho bên gửi đại lý: Nợ TK 331: Phải trả cho người bán Có TK 111: Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng (3) Khi nhận được tiền hoa hồng hoặc khấu trừ số tiền phải trả bên gửi đại lý: Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 331: Phải trả cho người bán Có TK 511: Doanh thu bán hàng (4) Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 911: Xác định kết quả hoạt động kinh doanh (5) Ghi giảm hàng nhận đại lý đã tiêu thụ hoặc trả lại bên gửi đại lý Có TK 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi. Kế toán bán hàng trả góp: (1) Khi xuất kho hàng hóa để bán, căn cứ vào chứng từ trả góp, Kế toán ghi: Nợ TK 111: Số tiền trả ngay lúc mua hàng Nợ TK 131: Số tiền trả góp Có TK 511: Tổng số tiền theo giá bán thông thường Có TK 333(1): Thuế GTGT tính trên giá bánthôngthường Có TK 711: Phần chênh lệch cao hơn giá thông thường (2) Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng đã tiêu thụ Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 156: Hàng hóa (3) Những kỳ sau khi thu được tiền của người mua Nợ TK 111: Tiền mặt Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng Có TK 131: Phải thu của khách hàng (4) Kết chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511: Doanh thu bán hàng Có TK 911: Xác định kết quả kinh doanh 2.2.2.2. Kế toán bán hàng ở đơn vị nộp thúê GTGT theo phương pháp trực tiếp Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp được áp dụng ở những doanh nghiệp chưa áp dụng đầy đủ chế độ hóa đơn chứng từ. Khi áp dụng phương pháp này thì giá mua vào của hàng hoá bao gồm cả thuế GTGT đầu vào, trong doanh thu, thu nhập có cả thuế GTGT đầu ra. Việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp cũng tương tự như ở doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, chỉ khác là không sử dụng tài khoản 3331 “ thuế GTGT đâù ra “ để phản ánh thuế GTGT khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng mà hạch toán cả donh thu và thuế GTGT vào tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng “, đến cuối kỳ kế toán xác định thuế GTGT phải nộp bằng công thức : Giá mua bình quân đơn vị hàng hoá luân chuyển trong kỳ Trị giá mua của hàng hoá còn đầu kỳ Trị giá mua của hàng hoá nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá còn đầu kỳ Số lượng hàng hoá nhập trong kỳ + + = Thuế GTGT phải nộp = (Gía bán _ giá mua ) ´ Thuế suất thuế GTGT(%) Bút toán xác định thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi : Nợ TK 6435 Có TK 3331 Số thuế GTGT phải nộp. 2.3. Phương pháp tính giá vốn hàng bán : Căn cứ vào yêu cầu của công tác quản lý và cách đánh giá hàng hoá phản ánh trong tài khoản và sổ kế toán mà vận dụng cách tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho. 2.3.1. Phương pháp tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong trường hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết hàng hoá theo trị giá mua thực tế của hàng hoá : Theo cách đánh giá này, có thể tính trị giá mua của hàng hoá xuất kho theo các phương pháp sau : + Gía thực tế bình quân gia quyền. + Gía thực tế nhập trước, xuất trước. + Gía thực tế nhập sau, xuất trước. + Gía thực tế từng loại hàng hoá theo từng lần nhập (còn gọi là giá thực tế đích doanh). 2.3.1.1. Phương pháp tính trị giá thực tế bình quân gia quyền : Theo phương pháp này trước tiên phải tính giá mua bình quân của hàng hoá luân chuyển trong kỳ ( Số hàng hoá tồn đầu kỳ cộng số hàng hoá nhập trong kỳ hoặc số hàng hoá xuất trong kỳ cộng số hànghoá tồn cuối kỳ ) đối với từng thứ hàng hoá theo công thức : Trị giá mua của hàng hoá xuất kho trong kỳ Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ Giá mua bình quân đơn vị ´ ồ ( ) = Sau đó tính trị giá mua của số hàng hoá xuất kho trong kỳ cho từng thứ hàng hoá: Cuối kỳ tính trị giá mua của toàn bộ hàng hoá xuất kho trong kỳ bằng cách tổng hợp trị giá mua cuả của từng thứ hàng hoá xuất kho. Trị giá muacủa hàng hoá xuất kho trong kỳ Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho sau Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho ´ = 2.3.1.2. Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả thiết lô hàng (chuyến hàng ) nào nhập trước thì tính giá mua vào của nó cho hàng hoá xuất trước, nhập sau thì tính sau . Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng hoá cả về số lượng, đơn giá và số tiền từng lần nhập, xuất hàng hoá. 2.3.1.3. Phương pháp nhập sau, xuất trước : Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho sau được tính giá mua vào của nó cho lô hàng nào xuất trước, nhập trước thì tính sau . Hệ số chênh giữa giá thực tế với giá hạch toán Trị giá mua thực tế của hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập kho trong kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá tồn đầu kỳ Trị giá hạch toán của hàng hoá nhập kho trong kỳ + + = Công thức tính như sau : Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho Trị giá hạch toán của hàng hoá xuất kho Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán ´ = Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ tự hàng cả về số lượng, đơn giá và số tiền của từng lần nhập, xuất hàng hoá. 2.3.1.4. Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh: Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo từng lần nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh 2.3.2. Phương pháp tính trị giá mua của hàng xuất kho trong trường hợp kế toán tổng hợp hàng hoá theo giá mua thực tế và kế toán chi tiết hàng hoá theo giá hạch toán: Theo phương pháp này, để tính được trị giá mua thực tế của hàng hoá bán ra trong kỳ, kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết, phản ánh sự biến động của hàng hoá nhập, xuất trong kỳ theo hạch toán và theo giá mua thực tế. Cuối tháng tính theo trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho trong kỳ theo công thức: Trị giá muacủa hàng hoá xuất kho trong kỳ Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho trước Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho ´ = Sau khi tính được hệ số chênh lệch giữa giá thực tế với giá hạch toán, tính trị giá mua thực tế của hàng hoá xuất kho bằng công thức: Phương pháp này giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán chi tiết và tính toán trị giá mua thuực tế của hàng hoá xuất kho. 2.4. Tổ chức khoa học hệ thống sổ kế toán để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá: Sổ kế toán là loại sổ sách dùng để ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng thời kỳ kế toán và trong niên độ kế toán. Từ các sổ kế toán, kế toán sẽ lên báo cáo tài chính nhờ đó mà các nhà quản lý có cơ sở để đánh giá nhận xét tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình có hiệu quả hay không. Sổ kế toán có 2 loại : +Sổ kế toán tổng hợp: là sổ các phần kế toán tổng hợp, đó là: sổ nhật ký, sổ cái, sổ kế toán tổng hợp. +Sổ chi tiết: là sổ của phần kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Việc lựa chọn hình thức sổ kế toán bao gồm việc xác định số lượng, kết cấu các loại sổ : mối quan hệ giữa các loại sổ ; trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ. Trong thực tế có 4 hình thức sổ kế toán (hình thức kế toán) mỗi hình thức có ưu nhược điểm khác nhau do đó từng doanh nghiệp khi tổ chức hệ thống sổ kế toán phải lựa chọn hình thức kế toán cho hợp lý. Để lựa chọn phải dựa trên 4 cơ sở sau : -Căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh (đơn giản hay phức tạp của mỗi doanh nghiệp ). -Căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp. -Căn cứ vào trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán. -Căn cứ vào điều kiện trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán. Một doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các hình thức kế toán sau : 2.4.1. Hình thức nhật ký sổ cái : Đặc điểm của hình thức này là sử dụng sổ kế toán chủ yếu là sổ “Nhật ký sổ cái “ để kết hợp ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian với ghi theo hệ thống vào tài khoản kế toán, các chứng từ gốc ( hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng một loại phát sinh trong ngày hay định kỳ ). Sau khi được định khoản chính xác thì được ghi một dòng vào nhật ký sổ cái. Ngoài việc hạch toán vào “ Nhật ký sổ cái “ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn được hạch toán vào sổ chi tiết như : sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ chi tiết chi phí, sổ chi tiết thu chi tiền mặt, thanh toán thu hồi công nợ, phải thu, phải trả... Hình thức “nhật ký sổ cái “ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu. Sử dụng hình thức này không cần lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản. Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh vừa và nhỏ có số lượng các nghệp vụ kinh tế phát sinh tương đối ít, sử dụng ít tài khoản kế toán. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức sổ cái : Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Sổ nhật ký quỹ Nhật ký - Sổ cái TK511, TK632,... Bảng tổng hợp số liệu chi tiết theo từng thời kỳ Sổ kế toán chi tiết TK632, TK511 Chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho,...) báo cáo kế toán 2.4.2. Hình thức chứng từ ghi sổ : Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” trước khi ghi vào sổ cái. Các sổ kế toán sử dụng bao gồm : •Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ : là sổ kế toán thực hiện ghi chép theo thứ tự thời gian dùng để dăng ký các chứng từ ghi sổ đảm bảo an toàn cho chứng từ ghi sổ có tác dụng đối chiếu với các số liệu ghi sổ ở sổ cái. •Sổ cái : là sổ kế toán tổng hợp ghi theo hệ thống từng tài khoản Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ kế toán chi tiết TK632, TK511 Chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, ….) Sổ cái (TK511, TK632,...) Bảng cân đối tài khoản báo cáo kế toán kế toán ( mở cho từng tài khoản kế toán ). •Các sổ kế toán chi tiết : ghi tương tự như hình thức kế toán nhật ký sổ cái. Hình thức này đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá kế toán, dễ áp dụng điện toán kế toán. Tuy nhiên số lượng chứng từ ghi sổ lập nhiều, số lượng công việc ghi chép nhiều nên dễ trùng lặp, công việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối kỳ, cuối tháng ảnh hưởng đến thời gian lập báo cáo. 2.4.3. Hình thức nhật ký chứng từ : Trình tự ghi sổ : Chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho,...) Thẻ và sổ kế toán chi tiết TK632, TK511 Bảng phân bổ Bảng kê ghi Nợ TK (số 8, 10) Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ (số 1,8, 10, 11 ) Sổ cái (TK511, 632, 3331 ) báo cáo kế toán 2.4.4. Hình thức sổ nhật ký chung : Trình tự ghi sổ : Chứng từ gốc - Phiếu thu, phiếu chi - Giấy báo có, giấy báo nợ Sổ nhật kí chung Đối chiếu Sổ cái (Các TK111, 112, 113) - Nhật kí quỹ - Nhật ký TGNH 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng: Bán hàng có một ý nghĩa hết sức quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp thương mại. Bán được hàng vấn đề quan tâm hàng đầu của các nhà lãnh đạo vì có bán được hàng thì mới thu hồi được vốn, mới bù đắp được chi chí bỏ ra và có lãi để tiếp tục quá trình kinh doanh. Do đó kế toán bán hàng với tư cách là công cụ quản lý bán hàng, đóng vai trò rất quan trọng. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng có ý nghĩa rất lớn trong việc giúp cho doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn tình hình thực hiện tiêu thụ hàng hoá phản ánh đúng đắnkịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng và thu hồi công nợ, đẩy nhanh khả năng thu hồi vốn và khả năng luân chuyển vốn. Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm tra, xác dịnh và so sánh doanh thu giữa các thời kỳ, giữa các chủng loại mặt hàng khác nhau,... Qua đó các nhà quản lý thấy được sự biến động về doanh thu giữa các thời kỳ, giữa các mặt hàng mà biết được nhu cầu của thị trường về các mặt hàng trong các thời kỳ khác nhau để từ đó có các định hướng, kế hoạch cho kỳ kinh doanh tiếp theo. Hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp hoàn thiện các hệ thống sổ sách, chứng từ về kế toán bán hàng.Mà hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán có tính đồng bộ.Do đó khi một bộ phận trong tổng thể đã được hoàn thiện thì sẽ thúc đẩy tổng thể phải hoàn thiện theo. Chính vì thế mà có thể nói việc hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống kế toán chung toàn doanh nghiệp làm cho việc quản lý kinh tế tài chính đạt hiệu quả cao. Hoàn thiện kế toán bán hàng giúp cho tài liệu kế toán mang tính pháp lý cao, tăng độ chính xác của các tài liệu mà kế toán cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát của các cơ quan chức năng. Chương II thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty vật tư & xuất nhập khẩu hoá I.quá trình hình thành và phát triển của công ty 1.Quá trình hình thành. Công ty Xuất nhập Khẩu hoá chất là công ty thuộc khối doanh nghiệp Nhà Nướckinh doanh và Xuất Nhập khẩu trực tiếpcác mặt hàng vật tư,thiết bị máy móc,nguyên vật liệu hoá chất và đặc biệt là phân bón ngoàI ra công ty còn kinh doanh các loại hoá chất.Công ty Xuất nhập Khẩu hoá chất có: Tên thưòng gọi:công tyVật tư Xuất nhập Khẩu hoá chất. Tên giao dịch quốc tế:VINACHIMEX. Trụ sơ chính tại:số4-Đường Phạm Ngũ Lão-Quận Hoàn Kiếm-HàNội Tài khoản:34-0076.Tại ngân hàng Công Thương Việt Nam ĐIiện thoai: 04.8265018 ,8265513 Fax: 04.8265118 Với tên dầu tiên của công ty là:Công ty Vận tải Hoá chất được thành lập theo quyết định số 327/HC-QLKT ngày 4/11/1969 của Tổng cục hoá chất.Với chức năng là là cơ quan chuyên môn duy nhấtgiúp Tổng cục Hoá chất về mặt quản lý ,và cung ứng vật tư kỹ thuật cho nghành hoá chất. Để dáp ứng được nhu cầu đổi mơi của xã hội,mơ rông kinh doanh của công ty.vy vậy mà Tổng cục hoá chất đã ra QĐ824/NC-TCCBĐH ngày25/12/1985 đổi tên công ty Vật tư Vận tải Hoá chất thành công ty Vật tư Xuất nhập khẩu Hoá chấtvà từ đó bổ sung thêm danh mục Xuất Nhập khẩuvà cung ứng vật tư ,được đảm nhân uỷ thác cá nguồn Xuất Nhập khẩucủa các cơ quan trong Tổng cục Hoá chất,có tư cách pháp nhânvề ngoại thương. Với nhu cầu mở rộng thêm nghành nghề mà công ty QĐsố 732/CNNG-TCngày 04/9/1992 đã phê chuẩn điều lệ bổ sung các mặt hàng kinh doanh:nguyên vật liệu ,thiết bị hoá chất và tiêu thu các sản phẩm trong nghành,làm dịch vụ vận tảI ,vật tư thiết bị cho các xí nghiệp trong nghành. Năm 1991với tình hình kinh tế Việt Nam có sự chuyển biến từ nền kinh tế tập trung sang nền kinh tế thị trườngcó sự quản lý của nhà nước.Ngày 20/11/1991 căn cứ vào nghị định số 388_HĐBT về việc thành lập lại các doanh nghiệp nhà nước. Vì vậy công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất được thành lập lại theo QĐ số 60/CNNG_TC ngày 13/2/1983 với tổng số vốn kinh doanh 12.082 triệu Trong đó: Vốn cố định :4.753.000.000 Vốn lưu động:7.329.000.000 Với vốn ngân sách nha nước cấp:11.414.000.000 Công ty tự bổ sung vốn:659.000.000 Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là Vật tư thiết bị, vân tảI, các loại hoá chất, thiết bị văn phòng, phân bón và một số hàng hoá khác. Đến ngày 09/01/1997 với sự chuyển đổi cơ chế và hình thức của doanh nghiệp và mợi người phảI tự bảo vệ doanh ngiệp mà căn cứ vào QĐsố 835/TTG ngày 20/12/1995 của thủ tướng chính phủ về việc thành lập tổng công ty hoá chất Việt Nam với diều lệ tổ chức hoạt động của tổng công ty Hoá chất VN ban hành, kèm theo nghị định số 02/CB ngay 25/01/1996 của chính phủ. Căn cứ vào tờ chình của tổng Giám đốc công ty và luật doanh ngiệp nhà nước , mà ngày 20/04/1995 HĐQT của tổng công ty hoá chất VN đã ra QĐ số 13/HĐQT ngày 09/01/1997 phê chuẩn đIũu lệ hoạt động của công ty Vật tư Xuất nhập khẩu Hoá chất. Đến nay công ty Vật tư Xuấtn nhập khẩu hoá chất là sdơn vị thuộc tổng công ty hoá chất VN.công ty gồm có 4 chi nhánh : -chi nhánh Vật tư xuất nhập khẩu hoá chất TP. Hồ Chi Minh. -Chi nhánh Vật tư Xuất nhập khẩu hoá chất Hải Phòng. -Chi nhánh vật tư vân tải hoá chất sô 2 Đà Nẵng. -Xí nghiệp vật tư vân tải hoá chất . 2.Chức năng, nhiệm vụ của công ty Xuất nhập khẩu hoá chất. 2.1.Chức năng: Là một doanh nghiệp thương mại cho nên chức năng chủ yếu của công ty là kinh doanh và làm dịch vụ nhằm thực hiện nhiệm vụ mua bán xuất nhập khẩu các loại sản phẩm nhựa, vật tư, nguyên phụ liệu, phân bón,thiết bị,máy mọcvà cá loại háo chất... Trong kinh doanh phân bón hoá chất đem lại nguồn chính cho công ty chiếm 86% doanh thu là hoạt động chủ yếu của công ty. Công ty chủ yếu nhập các loại hoá chất, hạt nhựa,nguyên vật liệu ,máy móc từ Nhật, Thái Lan, Singapore, Đài Loan… sau đó bán cho các công ty, đơn vị tư nhân trong nước chuyên sản xuất chế biến. Ngoài ra công ty còn kinh doanh nguyên liệu PP, PE nhôm thỏi... Với thị trường ổn định, ngành kinh danh này mang lại cho công ty nguồn lãi đáng kể. - Công ty được uỷ thác của các đơn vị kinh doanh khác, công ty làm các thủ tục cho họ để nhận hoa hồng, mức hoa hồng phụ thuộc vào giá trị hợp đồng (thông thường 1% dưới con số hợp đồng ký là 100.000$ những hợp đồng vài trăm ngàn USD thì mức hoa hồng từ 0,4 -> 0,5) mức thấp nhất mà công ty thu về sau một nhập hợp đồng uỷ thác phải 100$. Hoạt động uỷ thác nhập khẩu tuy không đem lại nguồn lợi lớn( chiếm 6% doanh thu) song đó là nguồn lợi tương đối ổn định góp phần làm tăng doanh thu hàng năm và mở rộng quan hệ của công ty. Ngoài ra công ty còn có dịch vụ vận chuyển cho thuê mặt bằng( gian kho) cùng với một mặt hàng chuyên kinh doanh. 2.2.Nhiệm vụ: - Mục đích kinh doanh thực hiện theo quyết định thành lập doanh nghiệp và kinh doanh các mặt hàng, dịch vụ đã đăng ký cụ thể. Có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước như nộp thuế và các khoản phải nộp khác vào ngân sách Nhà nước. - Bảo toàn và phát triển vốn của tổng công ty giao giao. - Tổ chức và quản lý tốt lao động trong doanh nghiệp. II.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty. 1.Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. Công ty được nhà nước giao vốn , công ty giao lại từng phần cho các đơn vị theo múc độ sử dụng và sản xuất kinh doanh của từng đơn vị . Các đơn vị có trách nhiệm toàn và phát triển vốn. - Loại hình công ty : 100% vốn nhà nước. - Xếp hạng doanh nghiệp : Doanh nghiệp loại 1 Công ty cộng các cơ sở trực thuộc có tài khoản riêng, con dấu riêng. Công ty phân bổ kế hoạch, đơn giá, tiền lương cho các đơn vị trực thuộc tuỳ theo tình hình sản xuất. Căn cứ vào hướng dẫn của Nhà nước, Bộ tài chính, Công ty xây dựng quỹ lương, tiền lương trên cơ sở kết quả sản xuất kinh doanh và phí thu được để đảm bảo kinh doanh có lãi. Mức thu nhập của mỗi cán bộ CNV phụ thuộc phụ thuộc vào hiệu quả công tác của bản thân và toàn đơn vị. Công ty thực hiện đủ các chế độ BHXH, sử dụng quỹ phúc lợi để cải thiện đời sống và mở rộng sản xuất. - Lao động : tuyển chọn công việc theo yêu cầu công việc thực hiện chế độ hợp đồng theo quy định của luật lao động nước XHCN Việt Nam. 2.Các đối thủ cạnh tranh: Kinh doanh buôn báncác loại hoá chất ,hạt nhựa,phân bón..có lợi nhuận cao mà việc đầu tư chỉ cần qui mô vừa phải giá thành hạ cho nên trong những năm gần đây thị trường dã dung nạp rất nhiều các doanh nghiệp đầu tư vào nghành có nhiều ngành hàng có nhiều tiều tiềm năng khai thác . Cho nên công ty phải đối phó cạnh tranh gay gắt với rát nhiều doanh nghiệp có cùnh lĩnh vực kinh doanh.Đó là Công ty XNKThanh Hoá tại Hải Phòng,công tyVật tư XNK hoá chất TP Hồ Chí Minhvà nhiều công ty TNHHkhác có ưu thế sản xuất trong nước nên giá cả hợp lý,chất lượng đảm bảo theo yêu cầu của Nhật Bản.Là những công ty hoá chất có lợi thế vốn lớn , vốn kinh doanh hay một số tiêu chuẩn của Thái Lan , Hàn Quốc , lợi thế của các đối thủ cạnh tranh là họ có cơ sở vật chất mạnh , hiện đại, một số đơn vị sản xuất lớn đã hình thành nên bộ phận kinh doanh chuyên tiêu thụ sản phẩm trực tiếp cho khách hàng chứ không qua trung gian . III, Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vật tư &Xuất nhập khẩu Hoá chất. Công ty Vật tư XNK Hoá chất là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động có hiệu quả trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam. Trong đó bộ máy quản lý được tổ chức theo bộ máy quản lý của một cấp. Ban Giám đốc công ty lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng phòng ban. Ngoài ra Công ty còn một số chi nhánh đặt ở một số thành phố lớn trong cả nước. Về bộ máy quản lý. Cơ cấu về bộ máy quản lý được biểu hiện qua sơ đồ dưới đây: Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty được tổ chức và điều hành theo cơ cấu trực tuyến chức năng , đây là một cơ cấu tối ưu hạn chế được những nhược điểm, trong quản lý điều hành . Cụ thể ưu điểm : Đảm bảo việc điều hành chế độ một thủ trưởng . Công việc được chuyên môn hoá với những chức năng cụ thể . Cán bộ CNV phát huy được năng lực sở trường và tích luỹ được kinh nghiệm Các máy móc trang thiết bị chuyên dụng được sử dụng với hiệu quả cao . Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức gồm . Giám đốc công ty Phó giám đốc công ty Các phòng ban chức năng Các chi nhánh trực thuộc công ty Sơ đồ bộ máy quản lý công ty Giám đốc Phó giám đốc Phòng Xuất nhập khẩu Phòng xây dựng cơ bản Phòng kế toán thống kê tài chính Phòng vận tải Phòng kế hoạch tổng hợp Phòng tổ chức hành chính Phòng bảo vệ Chi nhánh Vật tư vận tải Hoá chất số 2 Đà Nẵng Xí nghiệp Vật tư vận tải hoá chất Chi nhánh Vật tư XNK hoá chất Hải Phòng Chi nhánh Vật tư XNK Hoá chất Thành phố Hồ Chí Minh Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty. 2.1. Ban giám đốc. 2.1.1. Giám đốc : là người chịu trách nhiệm duy nhất trước tổng công ty – bộ công nghiệp. Thực hiện toàn diện các mảng công ty. 2.1.2. Phó giám đốc : giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, chụi trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công và uỷ quyền. 2.2. Các phòng giúp việc. 2.2.1. Phòng tổ chức hành chính. 2.2.1.1. Tổ chức. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty, nghiên cưu tổ chức bộ máy cơ quan, tổ chức sản xuất, sắp xếp cán bộ CNV hợp lý đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ. Nghiên cứu cải biến sản xuất, lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các đơn vị trong phạm vi công ty. Nghiên cứu và thi hành đày đủ các chế độ chính sáchcủa Đảng, Nhà nước, vận dụng đúng đắn lối sử dụng cán bộ của Đảng và của Tổng công ty Hoá chất ban hành. Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty giao cho hướng dẫn các đơn vị lập kế hoạch lao động, tiền lương, kế hoạch kèm cặp, nâng bậc, đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ CNV. Nghiên cứu các chỉ tiêu định mức lao động, các hình thức trả lương theo sản phảm, thời gian. Tổ chức hướng dẫn các đơn vị thực hiện và kiểm tra đôn đốc việc thực hiện của các đơn vị nhằm đưa công tác định mức lao động có hiệu quả kinh tế cao. 2.2.1.2. Về mặt hành chính quản trị. Thực hiện toàn bộ công tác hành chính, quản trị bao gồm văn thư, đánh máy, lưu trữ, liên lạc và các mặt đời sống, quản lý điều động phương tiện đưa đón cán bộ đi công tác.Giúp Giám đốc nghiên cứu công văn đến. Báo cáo với Giám đốc những vấn đề cần thiết. Quản lý toàn bộ tài sản trong cơ quan ( khối văn phòng) thuộc phạm vị hành chính quản trị phục vụ các yêu cầu về đời sống, phương tiện làm việc, nhu cầu văn hoá phẩm cho các phòng thuộc văn phòng công ty. 2.3. Phòng xây dựng cơ bản. Căn cứ kế hoạch kiến trúc cơ bản của công ty, tiến hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản năm, quý, tháng. Dự tính tính toán kinh phí, vật tư xây dựng. đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho từng năm để lập kế hoạch xin vốn sửa chữa lớn trình công ty Hoá chất duyệt. Tổ chức quản lý phân phối vốn, điều hành vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vật liệu xâp dựng cho các đơn vị cơ sở. Tổ chức thiết kế kỹ thuật, những công trình có khả năng tự làm theo dõi kiểm tra những công trình đã duyệt ở các đơn vị cơ sở. Chấp hành đầy đủ các chế độ báo cáo tình hình thực hiện vốn đầu tư xây dựng cơ bản năm, quý, tháng. 2.4. Phòng kế hoạch. Nghiên cứu nắm vững chỉ thị, nghị quyết và chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty giao cho công ty; tiến hành lập kế hoạch chung của công ty về các mặt: Tài chính, lao động, tiền lương, kiến trúc, cơ bản vận chuyển. Trình giám đốc duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị trực thuộc thực hiện. Tổng hợp toàn bộ kế hoạch cụ thể của các đơn vị trong công ty, giúp giám đốc cân đối và xét duyệt. Tổ chức biện pháp thực hiện kế hoạch năm, quý, tháng. Theo dõi việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo tổng hợp, báo cáo sơ kết, tổng kết tháng, quý, năm. 2.5. Phòng tài chính kế toán tổng hợp. Đáp ứng nguồn tài chính cho sản xuất kinh doanh. Tổ chức quản lý phân phối điều hoà cho các đơn vị cơ sở theo chỉ tiêu kế hoạch Tổng công ty giao. Thực hiện nhiệm vụ hạch toán tổng hợp, lập kế hoạch thu, chi kịp thời giúp Giám đốc có biện pháp thúc đẩy thực hiện kế hoạch mua và bán, luân chuyển hàng hoá, vận tải, sửa chữa, kỹ thuật cơ bản. Thường xuyên kiểm tra hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty nhằm phát hiện và ngăn ngừa những hiện tượng vị phạm chế độ và nguyên tắc tài chính của Nhà nước. Thực hiện tốt chế độ thanh toán. Tổ chức thực hiện nghĩa vụ thống kê, kiểm kê nội bộ và thực hiện các báo cáo thống kê theo định kỳ. 2.6. Phòng vận tải. Căn cứ vào kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị lập kế hoạch vận chuyển và có biện pháp chỉ đạo công tác giải toả ga cảng nhanh. Nắm chắc số lượng, chất lượng phương tiện vận tải của công ty để điều động cho các đơn vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho các đơn vị bạn khi có yêu cầu. 2.7. Phòng xuất khẩu – nhập khẩu. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh XNK những ngành nghề, vật tư, kỹ thuật, thiết bị, các loại hoá chất phân bón, các nguyên liệu hoá chất và các loại hàng hoá khác. Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh XK, NK của ban Giám đốc công ty giao. Hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh doanh có lãi. Thực hiện đầy đủ mọi quyết định về quản lý hàng hoá, quản lý lao động của Giám đốc. 2.8.Phòng bảo vệ. Có nhiệm vụ chông coi bảo vệ tài sản của công ty và bảo đảm trật tự an ninh cho công ty. Nhân viên trong Công ty . Công ty đã phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng phòng ban từng bộ phận từng phân xưởng . Nhiều năm qua bộ máy tổ chức hành chính của công ty hoạt động có hiệu quả , mối quan hệ giữa các phòng ban , bộ phận phân xưởng được duy trì tốt đẹp kịp thời giải quyết các vấn đề kinh tế phát sinh , hoàn thành tốt công việc được giao . 3.Đặc điểm về lao động của Công ty. Là một công ty trực thuộc ngành hoá chất chuyên trách về vấn đề tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy lực lượng lao động của công ty không ngừng tăng nhanh theo tốc độ phát triển, mở rộng tiêu thụ của công ty trong những năm gần đây. Song song với việc tăng nhanh ở đội ngũ lao động thì đời sống cán bộ CNV cũng ngày càng được cải thiện chứng tỏ sự lớn mạnh của công ty trong những Bảng đánh giá tình hình lao động Chỉ tiêu Đơn vị tính 1999 2000 2001 Lao động Người 276 300 332 Thu nhập bình quân/người đồng/người/tháng 890.000 1.000.000 1.176.000 Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ lao dộng và tỷ lệ của thu nhập bình quân/người của các năm tăng dần từ 276 lao động của năm 1999 tăng lên 300 lao động năm 2000 và tăng lên đến 332 lao động của năm 2001 điều đó chứng tỏ công việc làm ăn cuả công ty ngày càng phát triển, quy mô ngày càng mở rộng. Cùng với việc tăng nhanh về lao động qua từng năm ta còn thấy rằng mức sống của cán bộ CNV ngay cang tăng cao từ 890.000 năm 1999 tăng lên 1.000.000 năm 2000 và tăng lên đến 1.176.000 năm 2001 . năm vừa qua. Điều đó được thể hiện ở các chỉ tiêu sau: IV.Trách nhiệm và quyền hạn của công ty. Lập và thực hiện các kế hoạch tiêu thụ sản phẩm theo nhiệm vụ chỉ tiêu kế hoạch cấp trên giao cho, tổ chức thực hiện đầu tư xây dựng và mở rộng các cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty và được bộ xây dựng và phát triển xây dựng phê duyệt . Nghiên cứu các chế độ về quản lý kỹ thuật của nhà nước áp dụng các tiến bộ kỹ thuật cơ giới xây dựng tận dụng công suất máy móc thiết bị cải tiến tổ chức sản xuất , thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm nâng cao hiệu quả lao động đẩm bảo chất lương hiệu quả kinh tế và tuyệt đối an toàn trong khi lao động thi công công trình . Nghiêm chỉnh chấp hành các chủ trương chính sách của đảng và nhà nước về quản lý và sử dụng thiết bị đầu tư tài chính của công ty một cách chặt chẽ hợp lý tiết kiệm , chống các biểu hiện lãng phí tham ô tài sản của nhà nước . Thực hiện một cách đúng đắn và có hiệu quả các chế độ hoạch toán kinh tế quản lý kinh doanh XHCN đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và các khoản khác vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn và đúng mức ghi trong kế hoạch . Ký kết hợp đồng lao động ._.