Hoàn thiện Kế toán mua hàng & thanh toán tiền hàng tại Công ty Dược liệu Trung ương 1

nghiệp phải trả lời được các câu hỏi: mua cái gì? bán cái gì? bán cho ai?. Trong đó lưu chuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quá trình : bán hàng- dự trữ- mua hàng, nhập hàng. Đối với doanh nghiệp phải chú trọng hơn tới quá trình này. Trong thời kỳ bao cấp, lưu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh nghiệp thương mại thực chất chỉ là những" Tổng kho cấp phát" của nhà nước, hoàn toàn thụ động với sản xuất và tiêu dùng. Trong cơ chế thị trường, các DNTM được khuyến khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong nước. Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình. Qua trình mua, nhập hàng dự trữ , bán hàng như thế nào là do doanh nghiệp quyết định. Bất cứ doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế nào- cốt sao đạt được hiệu quả cao nhất. Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá trình lưu thông hàng hoá là một vấn đề hết quan trọng đối với các doanh nghiệp. Mua, nhập hàng là bước khởi đầu dảm bảo cho doanh nghiệp có hàng hoá để thực hiện các bước tiếp theo của qúa trình lưu thông. Quá trình mua hàng được đánh giá là tốt khi quá trình đó đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu: thu mua- dự trữ- tiêu thụ. Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua, nhập hàng hoá thì tài chính là một vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năng thanh toán cho người bán. Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán mua hàng với phân tích tình hình thanh toán với người bán của doanh nghiệp để hoạt động thu mua hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn. Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty dược liệu TWI, em được biết công tác kế toán nói chung, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng với người cung cấp nói riêng của công ty đã tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu quản lý hàng hoá trong công ty ở một mức độ nhất định. Tuy nhiên nếu hoàn thiện thêm thì công tác kế toán mua hàng sẽ phát huy hơn nữa vai trò quản lý của mình. Do đó sau khi đi vào tìm hiểu công tác kế toán mua hàng của công ty dược liệu TWI nhận thấy những mặt mạnh, những mặt chưa hoàn thiện, em đã lựa chọn đề tài"hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI" làm đề tài cho chuyên đề của mình. Tuy nhiên, do khả năng và thời gian có hạn nên bản chuyên đề của em không tránh khỏi thiếu xót. Em rất mong được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo cũng như các bác , các cô các chị trong phòng kế toán của công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Hải Long, các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, các bác, các cô, các chị trong phòng kế toán của công ty dược liệu TWI đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này. Bố cục của bản chuyên đề gồm 3 chương Chương 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp hiện nay. Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI. Chương3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI. ChưƠNG I: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp hiện nay 1.1 Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại "Thương mại" theo luật thương mại Việt Nam( được quốc hội khoá IV, kỳ họp thứ 11 thông qua ngày10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hàng hoá trong DNTM tồn tại dưới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con người, được thực hiện thông qua mua bán trên thị trường. Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật tư... mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội. Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau: - Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hướng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại. - Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học, mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý; hoá; sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra. - Hàng hoá luôn thay đổi về chất lượng, mẫu mã, thông số kỹ thuật... - Trong lưu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhưng chưa đưa vào sử dụng. Khi kết thúc quá trình lưu thông, hàng hoá mới được đưa vào sử dụng để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất. Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá với các quá trình: mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lưu động của doanh nghiệp( 80%- 90%). Vốn lưu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là: dự trữ, sản xuất và lưu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lưu động. - Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá. -Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lưu thông hàng hoá, sự chuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ. - Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lưu thông hàng hoá. Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh doanh diễn ra bình thường, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một cách hợp lý. Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh của các DNTM. Do đó, việc tập trung quản lý hàng hóa một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại giá cả... là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá trong các khâu của quá trình kinh doanh thương mại từ đó làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. 1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và nhiệm vụ kế toán 1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Hàng hoá là hàng mua của doanh nghiệp của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho người bán và phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ. - Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền sở hữu về tiền tệ và được quyền sở hữu về hàng hoá. - Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia công sau đó bán ra. Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá được coi là hàng nhập khẩu: - Hàng mua của nước ngoài gồm máy móc, thiết bị, tư liệu lao động, hàng tiêu dùng, dịch vụ khác căn cứ cào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp nước ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nước ngoài. - Hàng nước ngoài đưa vào hội chợ triển lãm ở nước ta sau đó bán lại cho các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ. - Hàng hoá nước ngoài viện trợ cho nước ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị định thư giữa chính phủ nước ta với chính phủ các nước, thực hiện thông qua các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. 1.2.2 Các phương thức mua hàng và thanh toán tiền hàng 1.2.2.1 Các phương thức mua hàng Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương thức sau: - Mua hàng theo phương thức trực tiếp Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của người bán để lấy hàng. Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó đã được xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá đó về kho của mình. Mọi sự mất mát, thiếu hụt, hư hỏng của hàng hoá đều thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp - Mua hàng theo phương thức chuyển hàng Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồmg đã quy định trước để xác định địa điểm đến nhận hàng và người bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa điểm đó và doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận hàng.Tại đây sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. 1.2.2.2 Các phương thức thanh toán tiền hàng - Trả tiền ngay:theo phương thức này khi doanh nghiệp nhận quyền sở hữu về hàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ. - Trả chậm: theo phương thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanh nghiệp chưa mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán cho người bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắn khác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có thể được người bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán sớm. 1.2.3 Giá cả hàng mua Hàng hoá mua vào được hạch toán theo giá thực tế. Giá thực tế của hàng mua được xác định phù hợp với từng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng được áp dụng tại doanh nghiệp. - Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trị giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn chưa thuế + Chi phí thu mua _ Chiết khấu Thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng + Thuế nhập khẩu (TTĐB) - Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng và những doanh nghiệp không thuộc đối tượng chịu thuế gia trị gia tăng thì giá thực tế hàng hóa mua vào là giá bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào. Trị giá thực tế của hàng nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn chưa thuế + Chi phí thu mua _ Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng + Thuế nhập khẩu (TTĐB) Trong đó: Giá mua của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán theo hợp đồng. Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm, tiền thuê kho thuê bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua hàng, chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu mua. Trường hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng thì trị giá bao bì phải được bóc tách và theo dõi riêng. 1.2.4 Nhiệm vụ kế toán Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là cơ sở đầu tiên cung cấp cho các nghiệp vụ kế toán sau này.Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán mua hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau: - Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua hàng về số lượng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời điểm mua hàng. - Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng người cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, tình hình thanh toán với người cung cấp. - Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ thống kế toán hiện hành 1.3.1 Hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hoá các nghiệp kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hạch toán ban đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng và thanh toán cũng như sự luôn chuyển của chúng. Các chứng từ được lập chủ yếu trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng bao gồm: * Hoá đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá bán nếu có, thuúe GTGT và tổng giá thanh toán. * Nếu mua hàng của cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp hoặc cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng nộp thuế GTGT thì chứng từ mua hàng là hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá đơn bán hàng do bên bán lập. * Nếu mua hàng ở thị trường thì chứng từ mua hàng là bảng kê mua hàng do cán bộ mua hàng là bảng kê mua hàng do cán bộ mua hàng lập và phải ghi rõ tên địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá mua của từng mặt hàng và tổng giá thanh toán. * Phiếu nhập kho: phản ánh số lượng và trị giá hàng thực nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với người có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán. * Biên bản kiểm nhận hàng hoá được sử dụng trong trường hợp phát sinh hàng thừa, thiếu trong quá trình mua hàng. Ngoài ra trong quá trình thanh toán tiền hàng kế toán còn sử dụng các chứng từ liên quan sau: * Giấy báo nợ của ngân hàng. * Phiếu chi. * Giấy thanh toán tiền tạm ứng. * Chứng từ nộp thuế ở khâu mua. Hiện nay chứng từ được lập trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng là khá nhiều do đó sẽ tốn thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử lý chứng từ. Tổ chức hợp lý chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ làm giảm bớt hao phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lượng lao động, đảm bảo giám sát chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng. Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết cũng hết sức quan trọng, nó giúp cho kế toán theo dõi được chặt chẽ quá trình luân chuyển tiền và từ đó rút ra những biện pháp nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình. 1.3.2 Tài khoản kế toán . Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp được bộ tài chính ban hành ngày 01/01/1995 theo quyết định 1141/TC/CĐKT và thống nhất chính thức áp dụng trong cả nước ngày 01/01/1996. Tuỳ từng điều kiện thực tế doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán hàng hoá theo phương pháp kê khai thường xuyên hay kiểm kê định kỳ mà lựa chọn sử dụng. - Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên thì doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 156 " Hàng hoá" Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại kho hàng và quầy hàng. Kết cấu và nội dung của tài khoản Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá nhập kho Chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ Bên có: Phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ Trị giá hàng hoá thiếu hụt trong kiểm kê SDCK: Phản ánh trị giá hàng hoá của doanh nghiệp còn tồn kho cuối kỳ Chi phí mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ Tài khoản 156 có 2 TK cấp 2 TK 1561 " phản ánh giá mua hàng hoá" TK 1562 " chi phí thu mua" + Tài khoản 151 " Hàng mua đang đi đường" Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua vào đã xác định là hàng mua nhưng hàng chưa về nhập kho hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu của tài khoản Bên nợ : Phản ánh trị giá hàng mua đã thuộc quyền ở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp tăng trong kỳ Bên có : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc đã chuyển bán thẳng cho khách hàng SDCK : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật tư đã mua nhưng còn đang đi đường + Tài khoản 133 " Thuế GTGT được khấu trừ" Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ, đã khấu trừ và còn được khấu trừ Kết cấu của tài khoản Bên nợ : Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Bên có : Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ đã kết chuyển Số thuế GTGT đầu vào đã được hoàn lại SDCK : Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ Số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng ngân sách nhà nước chưa hoàn trả Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2 TK 1331- thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ TK 1332- thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định + Tài khoản 331 " Phải trả cho người bán" Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản Kết cấu của tài khoản Bên nợ : Phản ánh số tiền đã trả cho người bán( kể cả số tiền ứng trước) và các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại Bên có : Phản ánh số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ và người nhận thầu xây dựng cơ bản SDCK : Số tiền còn phải trả người bán, nhận thầu xây dựng cơ bản Ngoài các tài khoản trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có liên quan như Tài khoản Tk 111- Tiền mặt TK 112- Tiền gửi ngân hàng TK 141- Tạm ứng TK 311- Vay ngắn hạn... - Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Theo phương pháp này, kế toán không ghi chép thường xuyên, liên tục tình hình xuất kho hàng hoá. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán trong kỳ. Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 611 " Mua hàng". Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ. Kết cấu của tài khoản Bên nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ( theo kết quả kiểm kê) Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trong kỳ Bên có: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Giảm giá hàng mua và trị giá hàng mua trả lại Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2 TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu TK 6112- Mua hàng hoá Khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản 151,156 chỉ sử dụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ. Nội dung ghi chép của các tài khoản này như sau: Bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ Bên có: Phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ 1.3.3 Phương pháp hạch toán 1.3.3.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (1a): hàng hoá mua về nhập kho (2a): hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho (1b),(2b): thuế GTGT đầu vào của hàng mua (3): hàng mua đi đường về nhập kho (4): nhà nước cấp vốn, cổ đông đóng góp bằng hàng hoá (5): hàng hoá thừa so với hoá đơn hoặc thừa do dôi thừa trong tự nhiên (6): thuế nhập khẩu hàng mua (7): đánh giá tăng hàng hoá (8a): trị giá bao bì luân chuyển (8b): thuế GTGT của bao bì (9): hàng hoá kém phẩm chất trả lại, giảm giá hàng hoá, chiết khấu thương mại (10): hàng hoá thiếu (11): đánh giá giảm hàng hoá (12): hàng hoá xuất bán TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331 (1a) (9) TK 133 TK 133 (1b) (2b) TK 151 TK 1381 (2a) (3) (10) TK 411 (4) TK 412 (11) TK 338,711 (5) TK 632 TK 333 (12) (6) TK 412 (7) TK 1532 TK 133 (8b) (8a) 1.3.3.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ Sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151,156,157 TK 6112 TK 151,156,157 Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng hoá Kết chuyển trị giá hàng tồn cuối kỳ TK 111,112,331 TK 111,112,331 Hàng hoá mua về nhập kho Các khoản giảm giá hàng hoá TK 133 Thuế GTGT TK 338 TK 632 Hàng hoá thừa Trị giá hàng hoá đã xuất kho TK 3333 TK 1562 Thuế nhập khẩu Kết chuyển chi phí cuối kỳ TK 1562 Đầu kỳ kết chuyển chi phí Theo phương pháp này cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn thực tế xuất bán hàng trong kỳ theo công thức: Trị giá vốn hàng Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn xuất kho bán = hàng tồn kho + hàng mua vào _ hàng tồn kho trong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ 1.3.3.3 Thanh toán với người bán Quy trình hạch toán thanh toán với người bán được khái quát qua sơ đồ sau: TK 111,112,311 TK 331 TK 151,156,611 Trả tiền cho người bán Mua hàng chưa trả tiền TK 133 Thuế GTGT TK 151,156,611 Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại TK 133 Thuế GTGT TK 515 Chiết khấu thanh toán được hưởng 1.3.4 Sổ sách kế toán Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ thống sổ kế toán ghi chép tình hình mua hàng. - Theo hình thức kế toán nhật ký chung: nghiệp vụ mua hàng được phản ánh vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản 156- Hàng hoá, 111- Tiền mặt, 112- Tiền gửi ngân hàng, 331- Phải trả người bán... Đồng thời ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng các sổ nhật ký chuyên dùng thì nghiệp vụ mua hàng sẽ được phản ánh vào sổ nhật ký chuyên dùng như nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng); định kỳ tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái các tài khoản liên quan. - Theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ: nghiệp vụ mua hàng được phản ánh. + Bảng kê số 8- dùng để ghi chép tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hoá hoặc thành phẩm theo giá thực tế hoặc giá hạch toán. + NKCT số 1: ghi có TK 111- Tiền mặt + NKCT số 2: ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng + NKCT số 4: ghi có TK 311- Vay ngắn hạn + NKCT số 5: ghi có TK 331- phải trả người bán + Hàng mua đang đi đường phản ánh trên NKCT số 6 + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan . CHƯƠNG 2: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI 2.1 Tổng quát chung về công ty dược liệu TWI 2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh. 2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển. Công ty dược liệu TW1 là một doanh nghiệp nhà nước được hình thành 01/04/1971 theo quyết định số 170/BYT. Công ty có tên giao dịch là MEDIPANTER. Là một doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, có tài khỏan riêng tịa ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nứơc quy định, hoạt động theo pháp luật của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trụ sở hoạt động: Km 6- đường Giải Phóng- quận Thanh Xuân - Hà Nội. Phone: 8643367-8643368-8641551 Fax: 04. 8641584 Trước đây công ty có tên là công ty dược liẹu cấp | chuyên mua bán thuốc nam, bắc, cao đơn hoàn tán thuộc các tỉnh phía bắc và một số tỉnh phía nam. đối tượng chủ yếu là trao đổi, mua bán với các công ty, xý nghiệp dược cấp || và cấp |||, các bệnh viện và xuất nhập khẩu. Hàng năm công ty thực hiện các chỉ tiêu pháp lệnh cấp trên giao và được cụ thể bằng các hợp đồng kinh tế mua bán, trao đổi hàng hoá hai chiều đảm bảo số lượng, chất lượng, số hàng hoá đó được chia đều cho các năm. Ngày nay, khi cơ chế thị trường mở cửa, hầu hết các doanh nghiệp trong nước đều gặp rất nhiều khó khăn công ty cũng thuộc những doanh nghiệp như vậy. Nhưng sau một thời gian thích ứng với cơ chế mới công ty đã và đang từng bước đi lên, luôn là lá cờ đầu trong ngành dược, làm ăn có hiệu quả. Hiện nay mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên nói chung chưa cao như một số nghành trọng điểm nhưng nhìn chung là ổn định, mọi chế độ ưu đãi, khen thưởng, kỷ luật trong công ty đều được thực hiện tốt. Hàng năm công ty đều hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước, cung cấp các loại thuốc chữa bệnh với chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu của nhân dân. 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty dược liệu TW1. * Chức năng: Công ty dược liệu TW1 là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ y tế. Công ty có chức năng sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thuốc chữa bệnh, trong đó hoạt động kinh doanh thương mại là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ. * Nhiệm vụ: - Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kế hoạch mà công ty đã đặt ra và thích ứng với nhu cầu của thị trường về mặt hàng tân dược cũng như đông dược. - Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí và chịu trách nhiệm về việc duy trì và phát triển nguồn vốn do nhà nước cấp. - Thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toàn lao động, bảo vệ môi trường, tuôn thủ luật pháp về nghành nghề mà đơn vị đã đăng ký. - Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội. Với chức năng và nhiệm vụ như trên, công ty đã và đang tiến hành những hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trường trong và ngoài nước. Để chuẩn bị trước khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA và chuẩn bị tham gia tổ chức thương mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty đề ra là: - Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý. -Tăng cường phát triển nguồn tài chính. - Xây dựng đầu tư phát triển hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại. - Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn và ngắn hạn. - Tăng cường hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nước và ngoài nước. 2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thực hiện theo phương pháp quản lý trực tiếp, tập trung để ban giám đốc có thể nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc thấy rõ được thực trạng của công ty mình. Cơ cấu tổ chức của công ty được chia làm 5 phòng ban, 3 phân xưởng và một hệ thống kho tàng cùng với nhiều cửa hàng phân bố ở nhiều địa điểm khác nhau trong thành phố Hà Nội. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty dược liệu TW1 Giám đốc Phó giám đốc Phụ trách KD-NK Phó giám đốc Phụ trách kỹ thuật TC-HC XDCB Xuất khẩu Kế toán Kỹ thuật 3 phân xưởng KD nội địa và nhập khẩu Kho cửa hàng Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban như sau: - Giám đốc : vừa là người đại diện cho nhà nước, vừa là người đại diện cho cán bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếp đối với phòng xuất khẩu, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính. - Phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật: ngoài việc thực đúng các chức năng, nhiệm vụ của mình còn có nhiệm vụ tham mưu trực tiếp với giám đốc trong việc tạo lập, tổ chức vận hành hoạt động của doanh nghiệp. - Phòng tổ chức hành chính: sắp xếp tổ chức thực hiện các chế độ theo bộ luật lao động và pháp luật quy định. - Phòng kế toán: hạch toán ké toán , tạo vốn trong sản xuất kinh doanh, tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán. - Phòng xuất khẩu: thăm dò tìm kiếm thị trường trong và ngoài nước để ký kết các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài. - Phòng kinh doanh nhập khẩu: tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty về hàng nhập ngoại, ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp bao bì, nguyên vật liệu cho các xưởng sản xuất và quản lý kho hàng . - Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: giám sát kiểm nghiệm chất lượng hàng - Tổng kho: quản lý hệ thống kho tàng. - Các phân xưởng + Xưởng thuốc viên: sản xuất thuốc viên thông thường, sản xuất theo đơn đặt hàng của phòng kế hoạch. + Xưởng đông dược: sản xuất các loại rượu thuốc, thang thuốc theo đơn đặt hàng của phòng kế hoạch. + Xưởng hoá dược: chiết xuất các loại thuốc chống sốt rét và sản pphẩm là nguyên liệu chính cho việc sản xuất các loại thuốc đó. - Các cửa hàng: giới thiệu thuốc và bán lẻ trên toàn thành phố và các tỉnh. 2.1.1.4 Tình hình tài chính Nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp rất ít, chủ yếu là vay ngân hàng nên việc trả chi phí tiền lãi vay khá lớn đã ảnh hưởng đến tổng lợi tức của công ty. Để quản lý tốt tình hình tài chính, hàng năm việc thanh tra, kiểm tra tài chính của công ty tiến hành chặt chẽ bởi các cơ quan quản lý cấp trên như thanh tra của công ty dược Việt Nam, sở tài chính Hà Nội, cơ quan thuế. Đặc biệt việc quản lý tài chính hàng ngày được thực hiện bởi phòng tài vụ, thanh tra nhân dân do đại hội công mhâm viên chức bầu ra. 2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 2.1.2.1 tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ điều kiện và trình độ quản lý, công ty dược liệu TWI tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và toàn bộ nhân viên kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo của kế toán trưởng. Hiện nay phòng kế toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, được phân chia thành các nhóm, các tổ. Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dược liệu Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán ngân hàng Máy tính Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán tiền lương và BHXH, TSCĐ Kế toán các cửa hàng Kế toán các kho hàng Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ Kế toán phân xưởng và tính giá thành sản phẩm s Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng người: +Trưởng phòng kế toán( kế toán trưởng) : có trách nhiệm điều hành toàn bộ hệ thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty. + Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trưởng phòng khi trưởng phòng đi vắng. + Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do vậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tuỳ từng đối tượng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái. + Kế toán TSCĐ, tiền lương, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp phân bổ cho các đối tượng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp. + Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập và xuất bán hàng,._.