Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu tại Công ty XNK Intimex

LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam đang hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực ngày càng sâu rộng với việc đã và đang là thành viên của các tổ chức kinh tế, thương mại quốc tế, khu vực đặc biệt trở thành thành viên tổ chức thương mại thế giới (WTO), cùng với việc nền kinh tế thị trường và xu hướng toàn cầu hoá đang phát triển, đất nước ta muốn nhanh chóng có một nền có một nền kinh tế phát triển ngang tầm với các nước thì việc đẩy mạnh xuất khẩu sẽ là một trong những công cụ giúp chúng ta đạt được mục tiêu đó vì xuất khẩu là một bộ phận của lĩnh vực lưu thông hàng hoá, là cầu nốI giữa sản xuất và tiêu dung trên phạm vi quốc tế. Một nước có nền kinh tế phát triển là một nước có nền kinh doanh xuất khẩu mạnh, có thị trường rộng lớn trên thế giới. Là một công ty hoạt động kinh doanh hỗn hợp nhưng xuất khẩu hàng hoá là một bộ phận kinh doanh chủ yếu và quan trọng của Công ty xuất nhập khẩu Intimex vì xuất khẩu mang lại nguồn thu ngoại tệ rất lớn cho Công ty, kinh doanh xuất khẩu còn tạo điều kiện mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hoá mà Công ty sản xuất, góp phần ổn định và phát triển sản xuất, ngoài ra còn mở ra khả năng thu hút một nguồn lực lao động cho Công ty. Như vậy hoạt động xuất khẩu không chỉ đóng vai trò là hoạt động mũi nhọn trong phát triển kinh tế mà còn góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế xã hội. Nắm bắt được tầm quan trọng của kinh doanh xuất khẩu trong thời gian tìm hiểu thực tiễn tạI Công ty xuất nhập khẩu Intimex, em thấy quy mô kinh doanh của Công ty rất lớn đặc biệt là trong đó có kinh doanh xuất khẩu, vớI mong muốn dần tiếp cận và hiểu rõ hơn về xuất khẩu em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex” làm chuyên đề tốt nghiệp. Ngoài phần mở đầu và kết luận nội dung chuyên đề được chia làm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty xuất nhập khẩu Intimex. Chương 2: Thực tế công tác kế toán lưu chuyển hang hoá xuất khẩu tạI Công ty xuất nhập khẩu Intimex. Chương 3: Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng xuất khẩu tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex. Em đã rất cố gắng nhưng do còn hạn chế về lượng kiến thức tích luỹ, khả năng phân tích chưa sâu, kinh nghiệm thức tế chưa nhiều nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Vậy em rất mong sự hướng dẫn, góp ý của các thầy cô giáo, các cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán của Công ty. Em xin trân trọng cảm ơn Thạc sỹ Trương Anh Dũng cùng toàn thể cán bộ nhân viên phòng Tài chính kế toán Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX. . Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xuất nhập khẩu Intimex Công ty Xuất Nhập Khẩu INTIMEX có trụ sở chính đặt tại số: 96 Trần Hưng Đạo- Quận Hoàn Kiếm- Hà Nội. Được chính thức thành lập vào ngày 10/8/1979. Có tên gọi là công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã gọi tắt là công ty xuất nhập khẩu nội thương. Để nhằm từng bước mở rộng quan hệ kinh tế với nước ngoài, trong đó mở rộng trao đổi hàng hoá nội thương và hợp tác xã với nước ngoài, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước. Đây là trung tâm xuất nhập khẩu của ngành nội thương có nhiệm vụ thông qua xuất nhập khẩu cải thiện cơ cấu quỹ hàng hoá do ngành nội thương quản lý góp phần đẩy mạnh xuất khẩu. Ngày 22/10/1985 công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã trực thuộc Bộ nội thương thành Tổng công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã theo Nghị định 225/HĐBT. Ngày 8/3/1993 Bộ trưởng Bộ Thương Mại quyết định tổ chức lại tổng công ty thành 2 công ty trực thuộc bộ: Công ty Xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hà Nội Công ty Xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hồ Chí Minh. Việc tổ chức lại này là căn cứ vào Nghị định 387/HĐBT và theo đề nghị của Tổng Giám đốc công ty Xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã. Ngày 20/3/1995 căn cứ Nghị định 95/CP ngày 04/12/1993 của Chính phủ. Bộ trưởng Bộ Thương mại đã quyết định hợp nhất Công Ty Thương Mại- Dịch vụ Việt kiều vào công ty Xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hà Nội trực thuộc bộ. Ngày 08/6/1995 Công ty Xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã Hà Nội đổi tên thành Công ty Xuất nhập khẩu dịch vụ-Thương mại trực thuộc Bộ Thương mại. Do việc trao đổi hàng hoá theo hệ thống nội thương không còn tồn tại, hoạt động không còn phù hợp với bối cảnh kinh tế xã hội khi các nước XHCN Đông Âu tan rã. Tên mới của công ty phản ánh được tình hình hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường và phù hợp nhu cầu trao đổi hàng hóa với hoạt động thương mại. Ngày 24/6/1995 Bộ trưởng Bộ Thương mại đã chính thức ra Quyết định phê duyệt điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty Xuất nhập khẩu- Dịch vụ- Thương mại, công nhận công ty là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Bộ Thương mại tên giao dịch tiếng Anh:FOREIGEN TRADE ENTERPRISE INTIMEX ( viết tắt INTIMEX). Ngày 01/8/2000 Công ty có tên là Công ty Xuất nhập khẩu INTIMEX, tên giao dịch đối ngoại: INTIMEX IMPORT-EXPORT CORPORATION. Sự thay đổi này căn cứ vào Quyết định số 1087/2000/QĐ- BTM. Hiện nay công ty đang trong giai đoạn chuyển đổi hình thức sở hữu, từ công ty Nhà nước sang cổ phần hoá. Công ty hoạt động theo pháp luật của nhà nước nói chung, luật Doanh nghiệp và luật Thương mại nói riêng. Công ty có tài khoản riêng tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam (VIETCOMBANK). Hiện nay công ty có được một cơ sở vật chất kỹ thuật khang trang, quy mô kinh doanh của công ty ngày càng được mở rộng, các phòng ban được trang bị các máy móc thiết bị như: Máy tính, Điện thoại, Máy fax, Máy in, Máy photo….Nhìn chung công ty INTIMEX có hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, hiện đại, đáp ứng được yêu cầu kinh doanh. Do đó công ty là đơn vị có uy tín cao trong lĩnh vực kinh doanh Xuất nhập khẩu. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhập khẩu các mặt hàng, vật tư nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước Công ty xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn về sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu gia công lắp giáp, kinh doanh thương mại, dịch vụ thương mại, kinh doanh khách sạn du lịch, liên doanh đầu tư trong nước và ngoài nước theo đúng pháp luật hiện hành. - Xây dựng các phương án kinh doanh và sản xuất dịch vụ, lập kế hoạch và mục tiêu chiến lược phát triển của công ty - Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết cũng như việc thực hiện các chế độ chính sách về quản lý và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn, tài sản, nguồn lực được huy động, các nguồn vốn khác trong và ngoài nước. Thực hiện hạch toán kinh tế, thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.Thông qua hoạt động trong lĩnh vực thương mại công ty có nhiệm vụ khai thác vật tư, nguyên vật liệu nhằm đẩy mạnh sản xuất tạo việc làm thu nhập cho người lao động, thực hiện phân phối công bằng, tạo điều kiện cho người lao động phát huy hết khả năng lao động của mình. - Đảm bảo an toàn xã hội, an ninh chính trị bảo vệ môi trường xanh sạch đẹp đùng theo quy định pháp luật thuộc phạm vi quản lý của công ty. Nhìn chung công ty chủ yếu thực hiện nhiệm vụ trên 2 lĩnh vực: Lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu Lĩnh vực kinh doanh thương mại Cùng với những nhiệm vụ như trên, công ty Xuất nhập khẩu INTIMEX có chức năng chính là kinh doanh thương mại, bao gồm bán buôn bán lẻ hàng hoá trên thị trường nội địa thông qua hệ thống siêuu thị thương mại và các cửa hàng chuyên doanh. Ngoài ra công ty còn có chức năng: Nuôi trồng chế biến các mặt hàng nông thuỷ sản và gia công lắp ráp liên kết hợp tác đầu tư với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để sản xuất hàng hoá tiêu dùng trong nước và xuất khẩu. Trực tiếp nhập khẩu, uỷ thác nhập khẩu vật tư, nguyên liệu hàng tiêu dùng, phương tiện vận tải và tạm nhập tái xuất. Nói chung với chức năng và nhiệm vụ như vậy công ty đã hoàn toàn tự chủ trong kinh doanh. Liên kết chặt chẽ với các doanh nghịêp sản xuất trong nước để chủ động nguồng hàng xuất khẩu Tìm kiếm và mở rộng thị trường, nghiên cứu khả năng sản xuất và nhu cầu thị trường để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu cho Công ty Sắp xếp, xây dựng hệ thống kho tàng bế bãi, tô chức vận chuyển hàng hoá an toàn, giảm tối đa tỷ lệ hao hụt sản phẩm Cập nhật thường xuyên tình hình sản phẩm và giá cả các mặt hàng trên thị trường trong nước và thế giới Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên đáp ứng nhu cầu công việc. Đặc điểm tổ chức bộ mày quản lý Với đặc điểm là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn bao gồm 6 nhóm chính và 13 đơn vị trực thuộc công ty thực hiện chế độ một thủ trưởng trên cơ sở tôn trong quyền làm chủ tập thể con người lao động chịu trách nhiệm với mọi hoạt động của công ty trước pháp luật trước Bộ thương mại và tập thể cán bộ viên chức của công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty xuất nhập khẩu INTIMEX bao gồm: * Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm và miễn nhiệm là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của công ty, là người phụ trách chung chịu trách nhiệm nhận xét ký duyệt các đợt xuất nhập hàng và là người điều hành bổ nhệm cán bộ công nhân viên toàn công ty. Phó giám đốc: Bao gồm hai phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Một phó giám đốc phụ trách công việc kinh doanh, một phó giám đốc phụ trách công việc nội bộ. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc, đồng thời thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt trong phạm vi phụ trách và được uỷ quyền. * Phòng tổ chức cán bộ tiền lương Có chức năng tổ chức bộ máy nhân sự, lao động tiền lương của toàn công ty, tổ chức bộ máy quản lý cán bộ, lập kế hoạch tuyển dụng và sử dụng lao động, xây dựng các nôi dung quy chế quản lý lao động, sử dụng lao động và thời gian lao động, xây dựng cơ chế tiền lương và thu nhập, phân chia tiền lương, kiểm tra việc tính và phân phối thu nhập bảo hiểm, đào tạo nâng bậc cán bộ, công tác bảo hộ lao động. * Phòng tài chính kế toán Theo dõi tình hình tài chính của toàn công ty, tình hinh vay nợ, điều phồi hoạt động tài chính của toàn công ty. Tổ chức công tác hạch toán kế toán của toàn công ty, hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác hạch toán kế toán của các chi nhánh, đơn vị trực thuộc, ghi chép trực tiếp theo dõi sổ sách biểu mẫu các số liệu lượng hàng nhập, hàng xuất, tồn kho theo quy định, lập các báo cáo tài chính các báo cáo quản trị. * Phòng kinh tế tổng hợp Theo dõi và quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh định kì của công ty, tổ chức và quản lý hợp đồng kinh tế, xây dựng và nghiên cứu những đề án phát triển, hướng dẫn và giải quyết tranh chấp hợp đồng kinh tế. * Phòng thông tin và tin học Có chức năng lưu cung cấp thông tin cho toàn công ty, xây dựng các phần mềm của công ty, bảo trì máy vi tính, xây dựng các trang web cho công ty. * Phòng xây dựng cơ bản Xây dựng các cơ sở kinh doanh đưa ra nhứng dự án xây dựng, quản lý cơ sở vật chất của công ty. * Phòng hành chính quản trị Làm công tác hành chính, có chức năng bảo vệ công ty, tiếp khách…. Sơ đồ1.1: Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu Intimex BAN GIÁM ĐỐC Các phòng quản lý Các phòng kinh doanh Các chi nhánh Phòng tổ chức cán bộ lao động và tiền lương Phòng tài chính kế toán Phòng hành chính quản trị Phòngkinh tế tổng hợp Phòngthông tin và tin học Phòng xây dựng cơ bản Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 3 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 6 Phòng nghiệp vụ kinh doanh 10 Chi nhánh Intimex Hải Phòng Chi nhánh Intimex Nghệ An Chi nhánh Intimex Đà Nẵng Chi nhánh Intimex Đồng Nai Các đơn vị trực thuộc Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát tứ đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh với quy mô lớn, nhiều ngành nghế với mạng lưới chi nhánh ở nhiều nơi do đó tổ chức bộ máy kế toán của công ty Xuất nhập khẩu INTIMEX là mô hình tổ chức kế toán phân tán. Đây là mô hình tối ưu cho các doanh nghịêp lớn, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều địa bàn khác nhau, các đơn vị hoạt động tương đối độc lập. Tại mỗi đơn vị thành viên của công ty đều có phòng kế toán riêng tương đối hoàn chỉnh , làm nhiệm vụ thu nhận kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, thực hiện việc hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị theo sự phân cấp quản lý trong công ty, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng tài chính kế toán Công ty. Phòng tài chính kế toán Công ty thực hiện việc tổng hợp số liệu báo cáo các đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở văn phòng Công ty, lập báo cáo quyết toán của toàn Công ty, kiểm tra kế toán trong toàn Công ty. Vì vậy sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán toàn Công ty như sau: Phòng TCKT các đơn vị trực thuộc Trưởng phòng TCKT các đơn vị trực thuộc Kế toán trưởng ( Trưởng phòng TCKT) Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán phát sinh Công ty và các hoạt động chung của Công ty Bộ phận kế toán tổng hợp Bộ phận kiểm tra giám sát Kế toán vốn bằng tiền Kế toán hàng XK Kế toán hàng NK, kinh doanh nội địa và tính giá thành Kế toán TSCĐ và công nợ Kế toán thuế Kế toán dự án Thủ quỹ Sơ đồ 1.2:Tổ chức bộ máy kế toán toàn Công ty Phòng kế toán của Công ty gồm 20 cán bộ công nhân viên trong đó 1 Kế toán trưởng ( kiêm trưởng phòng TCKT ): Điều hành mọi hoạt động về công tác tài chính kế toán toàn Công ty, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán, hướng dẫn về công tác hạch toán kế toán, kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và tài sản của toàn Công ty, chỉ đạo trực tiếp bộ phận tài chính tại văn phòng Công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc Công ty và cơ quan tài chính cấp trên ( vụ TCKT - Bộ Thương Mại ) về các công việc thuộc phạm vi và quyền hạn của kế toán trưởng, giúp Ban giám đốc thực hiện kiện toàn bộ máy kế toán, tham mưu cho Ban giám đốc trong lĩnh vực tài chính, phân tích hiệu quả kinh tế. 3 Phó phòng kế toán: Giúp kế toán trưởng điều hành, giải quyết những công việc lúc kế toán trưởng đi vắng và phụ trách thực hiện công việc của mình trong phạm vi quyền hạn được giao. - Trong đó 1 phó phòng theo dõi về tài chính toàn Công ty, báo cáo tổng hợp quyết toán toàn Công ty. - 1 Phó phòng theo dõi về TSCĐ toàn Công ty, chi phí toàn Công ty và theo dõi thuế toàn Công ty - 1 Phó phòng phụ trách việc kiểm soát và hạch toán tổng hợp công nợ toàn Công ty, tổng hợp kiểm kê toàn Công ty, tổng hợp quyết toán văn phòng Công ty. 1 Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ kiểm tra theo dõi và làm thủ tục thanh toán đúng chế độ tài chính kểm kê quỹ theo định kỳ. 4 Kế toàn tiền gửi Ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi tại Ngân hàng, giao dịch với Ngân hàng, theo dõi khế ước vay và thời gian trả nợ trong đó có 2 kế toán theo dõi nội tệ, 2 kế toán theo dõi ngoại tệ. 2 Kế toán hàng XK: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán số hàng XK. 2 Kế toán hàng NK, kinh doanh nội địa và tính giá thành: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động mua hàng của Công ty, tình hình mua bán hàng hoá trong nước và tính giá thành của những mặt hàng do Công ty sản xuất gia công chế biến. 1 Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi danh mục TSCĐ, trích lập khấu hao TSCĐ theo quy định, đánh giá lại TSCĐ theo định kỳ và có trách nhiệm tổ chức thanh lý tài sản hư hỏng. 1 Kế toán thuế: Có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán thuế của các mặt hàng XK và kinh doanh nội địa. 2 Kế toán theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ của từng khách hàng và nhà cung cấp, quản lý chứng từ, hồ sơ liên quan đến công nợ của khách hàng. Định kỳ lập Bảng đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp. 2 Kế toán dự án: Theo dõi và hạch toán các dự án của Công ty. Ngoài ra có 1 thủ quỹ có nhiệm vị kiểm tra chứng từ thu, chi tiền mặt theo đúng quy định, đúng Phiếu thu, Phiếu chi, đúng người nộp và người nhận tiền, cập nhật sổ quỹ, lập báo cáo quỹ hàng ngày. 1.4.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của doanh nghiệp do đó trong công tác hạch toán kế toán của Công ty XNK Intimex phải tuân theo những chính sách, chế độ kế toán mà nhà nước đã quy định. Công ty tuân thủ những quy định sau trong việc tổ chức công tác kế toán: Niên độ hạch toán kế toán theo quý Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc hạch toán kế toán là VNĐ, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ khi hạch toán căn cứ vào tỷ giá ngoại tệ do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương pháp khấu hao TSCĐ được áp dụng một phương pháp tính khấu hao duy nhất là phương pháp khấu hao đường thẳng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho theo giá đích danh Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo giá đích danh Phương pháp tính thuế GTGT là theo phương pháp khấu trừ Các khoản làm giảm làm trừ doanh thu: Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu bán hàng Các phương thúc tiêu thu: Bán buôn, bán lẻ, bán qua hệ thống các siêu thị, xuất khẩu… Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các tài khoản được doanh nghiệp chi tiết đến cấp 3. Hình thức ghi sổ kế toán Trong các loại hình thức sổ kế toán mà nhà nước đã quy định Công ty XNK Intimex áp dụng hình thức Chứng từ - ghi sổ và sử dụng phần mềm kế toán Fast để hạch toán và ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sơ đồ 1.3: Hình thức chứng từ - ghi sổ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Công ty xuất nhập khẩu Intimex lập đầy đủ các báo cáo Tài chính theo quy định của Bộ Tài chính gồm: + Bảng cân đối kế toán (B 01-DN) + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B 02-DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B 03-DN) + Thuyết minh báo cáo tài chính (B 09-DN) Ngoài ra Công ty còn có hệ thống báo cáo quản trị: Căn cứ theo yêu cầu của Ban Giám đốc: + Báo cáo lợi nhuận về dịch vụ + Báo cáo vòng quay vốn + Báo cáo các khoản phải thu + Báo cáo quản lý chi phí + Báo cáo quản lý mua bán hàng hoá + Báo cáo hàng tồn kho + Báo cáo hiệu quả sử dụng TSCĐ Tuỳ theo yêu cầu Ban lãnh đạo của Công ty mà Báo cáo quản trị được lập, trong trường hợp bất thường Báo cáo quản trị được lập theo tháng, thường thường Báo cáo quản trị được lập theo năm. CHƯƠNG 2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX 2.1 Những vấn đề chung về công tác quản lý và kế toán hàng xuất khẩu tại Intimex 2.1.1 Một số nguyên tắc chung trong xuất khẩu hàng hoá 2.1.1.1 Phương thức thanh toán Hiện nay trong hoạt động xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex áp dụng hầu hết các phương thức thanh toán được chấp nhận rộng rãi trong thương mại quốc tế: Phương thức tín dụng - Phương thức chuyển tiền và nhờ thu. 2.1.1.2 Phương thức tính giá mua hàng Giá mua hàng xuất khẩu Công ty tính là giá mua theo hoá đơn, chi phí thu mua hàng xuất khẩu được tính luôn vào chi phí bán hàng trong kỳ. 2.1.1.3 Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu Cán bộ phòng nghiệp vụ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và thu mua hàng xuất khẩu sau khi ký kết hợp đồng ngoại. Thông thường hàng mua xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu Intimex không nhập kho Công ty mà được đưa thẳng đến cảng làm thủ tục xuất khẩu ngay. Chính vì vậy giá thực tế đích danh được Công ty sử dụng để tính giá vốn hàng xuất khẩu. Cách tính này vừa đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí thực tế bỏ ra và doanh thu đạt được, vừa phù hợp với đặc điểm thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty. 2.1.1.4 Phương pháp tính giá hàng xuất khẩu Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá bán hàng xuất khẩu được sử dụng phổ biến là giá CIF và giá FOB. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá CIF thì ngoài việc làm thủ tục Hải quan Công ty còn tiến hành thuê phương tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá nếu hợp đồng yêu cầu, Công ty chịu mọi khoản chi phí này và được tính vào giá bán. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá FOB thì Công ty đưa hàng ra cảng để xuất sau khi thu mua hàng hoá, Công ty chỉ cần làm thủ tục Hải quan và giao hàng lên phương tiện vận chuyển. Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá này là hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thích ứng hơn với từng thị trường, từng đối tác. 2.1.1.5 Phương pháp hạch toán tỷ giá hối đoái và chênh lệch tỷ giá Do đặc trưng kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu nên số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ của Công ty là rất lớn, do đó để thuận lợi trong công việc thanh toán với đối tác, phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như phù hợp với chế độ kế toán của Việt Nam, Công ty dùng tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. Nghiệp vụ xuất khẩu có các khoản liên quan đến nguồn gốc ngoại tệ như: Doanh thu xuất khẩu, các khoản phải thu nước ngoài, các loại phí Ngân hàng như phí thanh toán bộ chứng từ, phí chuyển tiền… đều được ghi nhận theo tỷ giá thực tế vào ngày phát sinh. 2.2 Kế toán quá trình mua hàng xuất khẩu 2.2.1 Các phương thức mua hàng xuất khẩu và thanh toán mua hàng xuất Sau khi ký hợp đồng ngoại với đối tác nước ngoài, các phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu trực tiếp liên hệ với đối tác trong nước tiến hành thu mua hàng hoá của các đối tác trong nước có ưu thế đối với mặt hàng mà Công ty cần xuất khẩu về giá cả, chất lượng và uy tín. Nghiệp vụ thu mua hàng hoá xuất khẩu được theo dõi từng phòng xuất nhập khẩu thực hiện hợp đồng đó. Phương thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản được Công ty áp dụng trong nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu, có thể thanh toán ngay hoặc thanh toán chậm…điều đó được quy định rõ trong hợp đồng mà 2 bên đã ký kết. 2.2.2 Chứng từ sử dụng trong mua hàng xuất khẩu Hợp đồng thu mua hàng Xuất khẩu Hoá đơn GTGT (Liên 2- giao cho khách hàng) do bên bán cung cấp Phiếu xuất kho của bên bán Biên bản giao nhận hàng Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tiền tạm ứng Phiếu chi Giấy uỷ nhiệm chi Giấy báo Nợ của Ngân hàng 2.2.3 Hệ thồng tài khoản sử dụng TK 1561XK: Hàng hoá xuất khẩu (nếu nhập kho Công ty) TK 6321: Gía vốn hàng bán (nếu xuất thẳng) TK 3311: Phải trả nhà cung cấp TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 151: Hàng mua đang đi đường TK 1111: Tiền mặt VNĐ TK 1121: Tiền gửi VNĐ 2.2.4. Trình tự kế toán và ghi sổ kế toán Hàng ngày từ các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho….kế toán tiến hành cập nhật hoá đơn kiêm phiếu nhập kho trên máy tính, phần mềm kế toán sẽ tự động ghi sổ chi tiết các TK 156, 632, 331, 1331, 112…, sổ cái các TK Ghi sổ chi tiết các TK: 3311, 632, 1331, 112 đối với Công ty xuất nhập khẩu Intimex việc mua hàng xuất khẩu giao tay ba không qua kho của Công ty nên hàng hoá hạch toán thẳng vào TK 632. Để thấy rõ được trình tự kế toán và ghi sổ kế toán tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex ta có ví dụ minh hoạ sau: Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp số 12-36/06/BR ngày 28 tháng 10 năm 2006 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng kinh doanh 3 ký với Công ty Bernhard Rothyos GMBH thuộc tập đoàn New Mann Kaffe của Đức (bên nhập khẩu hàng hoá) là khách hàng thường xuyên của Công ty. Để tạo nguồn hàng xuất khẩu cho hợp đồng này Công ty đã ký kết hợp đồng nơi mua hàng xuất khẩu số 560-XKKD3 ngày 02/11/2006 với Công ty TNHH Vĩnh Hiệp để mua lô hàng cà phê theo đúng yêu cầu của bên nhập khẩu: Tên hàng: - Cà phê Robusta R2, 5% TPXH - Số lượng: 115,2 (tấn) - Đơn giá (đ/tấn): 22.600.000 - Trị giá: 2.603.520.000 - Thuế GTGT 5%: 130.176.000 - Trị giá hợp đồng: 2.733.696.000 - Thời gian giao hàng: 12/11/2006 - Hình thức thanh toán: chuyển khoản Chi phí giao hàng do Công ty TNHH Vĩnh Hiệp chịu. Công ty Intimex ứng trước 80% trị giá chưa bao gồm thuế VAT số tiền còn lại và GTGT hai bên sẽ quyết toán tại thời điểm thanh lý hợp đồng. Quy trình thực hiện hợp đồng - Ngày 02/11/2006 Công ty tạm ứng số tiền hàng cho bên bán: 2.081.129.208 đồng - Ngày 13/11/2006 Hàng giao tại kho ngoại quan Biên Hoà, chi nhánh tiến hành tiếp nhận, kiểm tra chất lượng số lượng là hàng, lập biên bản giao nhận hàng và biên bản thanh lý hợp đồng. BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Hợp đồng số: 560-XKKD3 ngày 02/11/2006 Ngày 13/11/2006 Địa điểm giao hàng: Cảng TP Hồ Chí Minh STT Danh mục Theo hợp đồng Thực tế giao nhận hàng 1 Tên hàng Cà phê R2 5% Cà phê R2 5% 2 Số lượng (kg) 115.200 114.753 3 Đơn giá (đ/kg) 22.600 22.600 4 Thành tiền (đ) 2.603.520.000 2.593.417.800 5 Thuế GTGT (5%) 130.176.000 129.670.890 6 Trị giá (đ) 2.733.696.000 2.723.088.690 Chi tiết chất lượng: 2006-2007 Tỷ lệ đen vỡ tối đa: 5% Độ ẩm: 13% Tạp chất: 1% Không có hạt lên men, hạt mốc, tối thiểu 90% trên sàng 13 Bên nhận hàng Bên giao hàng Biểu 2.1: Biên bản giao nhận hàng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao khách hàng Ngày 12/11/2006 Mẫu số: 01-GTKT-3LL TU/2006N 0014308 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Địa chỉ: Thôn 1, Chư A-Pleiku, Gia Lai Số tài khoản: Điện thoại: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Đạt Tân Tên đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu Intimex Địa chỉ: 96 Trần Hưng Đạo-Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 01 001 08039 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đ) Thành tiền 01 Cà phê Robusta R2, 5% TPXH hợp đồng số 560 Kg 114.753 22.600 2.593.417.800 02 Bao đay Cái 1.920 Cộng tiền hàng 2.593.417.800 Thuế suất GTGT: 5%, Tiền thuế GTGT 129.670.890 Tổng cộng tiền thanh toán 2.723.088.690 Số tiền viết bằng chữ: Hai tỷ bảy trăm hai mươi ba triệu, không trăm tám mươi tám nghìn, sáu trăm chín mươi đồng Người mua hàng (ký, họ tên) Người bán hàng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu, họ tên) Biểu 2.2. Hoá đơn GTGT hàng mua XK Nhận được bộ chứng từ do phòng nghiệp vụ kinh doanh cung cấp, kế toán hàng xuất khẩu tiến hành nhập chứng từ vào máy để hạch toán và ghi sổ. Kế toán hàng xuất khẩu mở: phân hệ kế toán mua hàng và các khoản phải trả/cập nhật số liệu/hoá đơn mua hàng (dịch vụ ) Hóa đơn mua hàng (dịch vụ) Mã đơn vị: vp Văn phòng Công ty Số chứng từ: 14308 Mã khách: HX9011 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Ngày ht:12/11/2006 Địa chỉ: Gia Lai MST 5900315114 Ngày lập ct:12/11/2006 Người giao hàng: Số dư Tỷ giá (VND) Tk có:33113 Số hóa đơn: 0014308 Sô seri TU/2006 Ngày ht:12/11/2006 TK Nợ Tên tài khoản Mã vv Tiền VND Diễn giải 6321 Giá vồn hàng XK 0107CP3015 2.593.418.800 Xuất giá vồn 114,753 tấn cà phê HĐ 560 Tiền hàng: 2.593.417.088 Tk thuế: 13311 Tiền thuế: 192.670.890 Tổng TT: 2.723.088.690 Biểu 2.3: Hoá đơn tr ên máy vi tính Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1121-Tiền gửi Ngân hàng VND Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … …. …. …. 2/11/06 UN10 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp ứng trước 80% giá trị tiền 114,753 tần cà phê chưa VAT 33113 2.074.734.240 13/11/06 UN-18 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp Thanh toán số tiền 20% còn lại 33113 518.683.560 Thuế suất thuế GTGT5% 1331 129.670.890 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.4 Sổ chi tiết tài khoản 1121 Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6321-Giá vốn hàng xuất khẩu Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … … …. …. …. 12/11/06 PKT-14308 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 33113 2.593.417.800 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.5 Sổ chi tiết tài khoản 6321 Công ty XNK Intimex SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 33113-Phải trả cho người bán H/xuất-NV3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có ………. ……... ………….. ……………….. ……… ……………… …………….. 2/11/06 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 ứng trước 80% giá trị tiền 114,753 tần cà phê chưa VAT 33113 2.074.734.240 12/11/06 PKT-14308 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 6321 2.593.417.800 12/11/06 PKT-14308 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 1331 129.670.890 13/11/06 Công ty TNHH Vĩnh Hiệp HX.9011 Thanh toán số tiền hàng còn lại + VAT 5% 1121 648.354.450 … …. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.6 Sổ chi tiết tài khoản 33113 Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 1121-Tiền gửi Ngân hàng VND Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … …. …. …. 2/11/06 UN-10 ứng trước 80% tiền hàng cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 33113 2.074.734.240 13/11/06 UN-18 Thanh toán số tiền hàng còn lại + VAT 5% cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 33113 648.354.450 … …. … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.7 Sổ cái tài khoản 1121 Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản:6321- Giá vốn hàng XK Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư Nợ đầu kỳ… Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … …. …. …. 12/11/06 UN-10 Xuất giá vốn 114,753 tấn cà phê, HĐ 560-XKKD3 33113 2.593.417.800 … …. … … … … Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư Nợ cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu 2.8 Sổ cái tài khoản 6321 Công ty XNK Intimex SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản:33113-Phải trả người bán H/ xuất – KD3 Từ ngày 01/10/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư đầu kỳ… Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có …. … … …. …. …. 2/11/06 UN-10 ứng trước 80% tiền hàng cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 1121 2.074.734.240 12/11/06 PKT-14308 Xuất giá vốn 114.753 tấn cà phê HĐ156XK-KD3 6321 1331 2.593.417.800 129.670.890 13/11/06 UN-18 Thanh toán số tiền hàng còn lại + VAT 5% cho Công ty TNHH Vĩnh Hiệp 1121 648.354.450 ….. ….. ….. ….. …. Tổng phát sinh Nợ: Tổng phát sinh Có: Số dư cuối kỳ: Ngày…..tháng…..năm…… Kế toán t._.