Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận)

àng hoá 29 Biểu 2.4: Mẫu chứng từ kế toán nghiệp vụ trích trước chi phí vận chuyển 31 Biểu 2.5: Mẫu Hoá đơn vận chuyển 32 Biểu 2.6: Uỷ nhiệm chi thanh toán cước V/C 33 Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành mua hàng nhập kho 34 Biểu 2.8: Sổ chi tiết nhập hàng hoá 38 Biểu 2.9: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 1561 39 Biểu 2.10: Sổ Chi tiết Tài khoản 1562 40 Biểu 2.11: Trích sổ Cái Tài khoản 156 41 Biểu 2.12: Hợp đồng kinh tế 44 Biểu 2.13: Giấy giới thiệu mua hàng 47 Biểu 2.14: Biên bản giao nhận hàng hóa 48 Biểu 2.15: Bảng chi phí vận chuyển tương ứng của sản phẩm thuốc lá bao xuất kho tiêu thụ 49 Biểu 2.16: Mẫu chứng từ kế toán nghiệp vụ trích CP vận chuyển vào GVHB 50 Biểu 2.17: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 6321 52 Biểu 2.18: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 6322 53 Biểu 2.19: Trích sổ Cái Tài khoản 632 54 Biểu 2.20: Hoá đơn Giá trị gia tăng 57 Biểu 2.21: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 511 59 Biểu 2.22: Trích Sổ Cái Tài khoản 511 60 Biểu 2.23: Đơn đề nghị trả lại hàng hóa đã mua 62 Biểu 2.24: Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại 63 Biểu 2.25: Sổ Chi tiết Tài khoản 531 65 Biểu 2.26: Sổ Cái Tài khoản 531 66 Biểu 2.27: Hoá đơn Giá trị gia tăng 69 Biểu 2.28: Mẫu phiếu chi 70 Biểu 2.29: Trích Sổ Chi tiết Tài khoản 641 72 Biểu 2.30: Sổ Cái Tài khoản 641 73 LỜI NÓI ĐẦU Kinh doanh thương mại ra đời tạo điều kiện cho ngành sản xuất ngày càng phát triển. Kể từ khi ra đời cho tới nay, kinh doanh thương mại ngày càng tạo được những thành quả rất đáng khích lệ cho ngành sản xuất. Là một Tổng Công ty chuyên sản xuất mặt hàng thuốc lá điếu, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã sớm nhận ra điều đó, và việc thành lập Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá mà sau này trở thành Công ty Thương mại Thuốc lá trực thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã trở thành điều tất yếu đối với những nhà lãnh đạo trong Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Giống như đối với các công ty thương mại khác, Công ty Thương mại Thuốc lá cũng rất chú trọng vào công tác nhập mua, bảo quản, xuất bán hàng hoá và được gọi chung là công tác lưu chuyển hàng hoá. Công tác lưu chuyển hàng hóa được tiến hành tốt sẽ tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh được thông suốt. Việc hạch toán lưu chuyển hàng hóa là nội dung chủ yếu trong hạch toán kế toán của một Công ty Thương mại. Do vậy, sau một thời gian thực tập tại Công ty Thương mại Thuốc lá, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá” làm Chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Kết cấu Chuyên đề, ngoài phần Mở đầu và Kết luận thì nội dung bao gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về Công ty Thương mại Thuốc lá Chương II: Thực tế kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại Công ty Thương mại Thuốc lá. Vì kinh nghiệm thực tế không có nhiều, Chuyên đề thực tập lại được thực hiện trong một thời gian ngắn, và do những hiểu biết của bản thân còn hạn chế về mọi mặt, nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất cần được bổ sung hoàn chỉnh. Chuyên đề được hoàn thành là do có sự chỉ bảo tận tình và sâu sắc của Cô giáo Tiến sĩ Phạm Thị Thuỷ cùng toàn bộ các cán bộ nhân viên trong phòng Tài chính- Kế toán Công ty Thương mại Thuốc lá. Em xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới những cá nhân, tập thể đã giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề này. Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2009 Sinh viên Lê Thị Dung Chương 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Thương mại Thuốc lá qua các giai đoạn Công ty Thương mại Thuốc lá là một doanh nghiệp thành viên của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, được thành lập ngày 20 tháng 7 năm 1996 theo Quyết định số 1900/QĐ/TC-CB của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ với tên gọi ban đầu là Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá. Từ những ngày đầu thành lập, Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá đã hoàn thành tốt những nhiệm vụ do Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam giao, đó là trở thành đầu mối cung cấp những dịch vụ và nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, kinh doanh thuốc lá điếu và bước đầu làm nhà trung gian giữa các nhà máy sản xuất thuốc lá thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam với các nhà phân phối lẫn khách hàng. Ngày 27 tháng 7 năm 2000, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam ra Quyết định số 11/TLVN-QĐ-TC về việc phê chuẩn Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá. Kể từ đây, Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá đã có Điều lệ tổ chức và hoạt động riêng, tiến hành những hoạt động hết sức phong phú nhằm giúp Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam trong việc tiêu thụ, mua bán các sản phẩm, vật tư, dịch vụ liên quan tới công tác sản xuất, tiêu thụ thuốc lá điếu Vinataba. Trong phạm vi hoạt động của mình, Công ty đã tiến hành các hoạt động trong khuôn khổ chỉ tiêu mà Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam chỉ định thực hiện. Và trong những năm hoạt động của mình, Công ty luôn hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu Tổng Công ty giao. Đến ngày 30 tháng 8 năm 2000, Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam ra Quyết định số 14/TLVN-QĐ-TC về việc giao thêm nhiệm vụ kinh doanh thuốc lá điếu các loại cho Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá, trong đó có cả kinh doanh thuốc lá nhập khẩu, hoạt động này chính thức được đưa vào triển khai tại Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá kể từ ngày 01 tháng 9 năm 2000. Việc giao thêm nhiệm vụ mua bán kinh doanh các loại thuốc lá điếu cho Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá đã biến Công ty trở thành một công ty mang những đặc trưng của một công ty thương mại. Chính vì vậy, ngày 01 tháng 01 năm 2001, Công ty Dịch vụ và Vật tư Thuốc lá chính thức đổi tên thành Công ty Thương mại Thuốc lá theo quyết định số 23/TLVN-QĐ-TC ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Tên giao dịch của Công ty là TOBACCO TRADING COMPANY với tên viết tắt là TTC. Kể từ thời điểm này, Công ty chính thức trở thành khâu trung gian giữa khách hàng mua thuốc lá với các nhà máy sản xuất thuốc lá trong toàn Tổng Công ty. Việc đổi tên công ty là nhu cầu tất yếu cho quá trình phát triển của Công ty, từ đây Công ty đã thực hiện nhiệm vụ tập trung quản lý công tác tiêu thụ sản phẩm thuốc lá Vinataba- là sản phẩm chính của Tổng Công ty; thực hiện chuyên môn hoá từng lĩnh vực kinh doanh, tránh sự cạnh tranh không cần thiết và có hại giữa các nhà máy sản xuất trong cùng Tổng Công ty. Kể từ thời điểm ngày 01 tháng 01 năm 2006, Công ty Thương mại Thuốc lá chuyển thành công ty hạch toán phụ thuộc theo mô hình Công ty mẹ- Công ty con với đơn vị chủ quản trực tiếp là Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam theo Quyết định số 4201/QĐ-BCN ngày 26 tháng 12 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp. Vào thời điểm 20 tháng 4 năm 2006, tại Công ty Thương mại Thuốc lá, tổng số cán bộ, công nhân viên là 221 người, trong đó cán bộ quản lý là 50, cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học, trên đại học là 66, cán bộ có trình độ trung cấp là 19 và số cán bộ công nhân viên khác là 49 người. Ngoài ra, do đặc trưng của hoạt động bán hàng chủ yếu là bán thuốc lá, Công ty luôn duy trì một số lượng lao động thời vụ, lao động khoán việc là trên 200 người để đảm bảo công tác bán hàng đạt yêu cầu đề ra trong mỗi hoạt động của Công ty. Trong toàn bộ quá trình phát triển của mình, Công ty Thương mại Thuốc lá đã hoàn thành những công việc thuộc phần việc được giao từ Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, trở thành một mắt xích quan trọng trong việc phân phối mác thuốc nhãn hiệu Vinataba ra thị trường trong nước. Công ty đã thực hiện tiêu chí ban đầu của việc thành lập là thực hiện chuyên môn hoá từng lĩnh vực kinh doanh, đáp ứng nhiệm vụ tập trung quản lý tiêu thụ các sản phẩm của các nhà máy thuộc Tổng Công ty và tránh sự cạnh tranh không cần thiết giữa các nhà máy, công ty sản xuất trong cùng Tổng Công ty. Với những thành tích đã đạt được, Công ty đã được các đơn vị cấp trên ghi nhận và đánh giá là đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đặt ra. Thành tích chung của Công ty đã được ghi nhận kể từ năm 2000 bao gồm: - Năm 2000, 2001: Công ty được tặng Bằng khen của Bộ Công nghiệp. - Năm 2002: Công ty được tặng cờ thi đua xuất sắc của Bộ Công nghiệp; Bằng khen của Bộ Công nghiệp về an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; Bằng khen về nộp ngân sách của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. - Năm 2003: Công ty được tặng bằng khen của Bộ Công nghiệp về an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; Bằng khen về nộp ngân sách của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội. - Năm 2004: Công ty được tặng bằng khen của Bộ Công nghiệp về an toàn vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ. - Năm 2005: Công ty đã được tặng cờ thi đua xuất sắc của Bộ Công nghiệp; Bằng khen về công tác lao động tiền lương của Bộ Lao động Thương binh xã hội. Để đạt được những thành tích được ghi nhận như trên, Công ty Thương mại Thuốc lá đã phấn đấu nỗ lực rất nhiều để đạt được những thành tựu đó. Một số thành tích của Công ty qua các năm được phản ánh qua bảng sau: Bảng 1.1: Một số chỉ tiêu năm 2006- 2008 tại Công ty Thương mại Thuốc lá Đơn vị tính: Triệu VNĐ Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Doanh thu thuần 608.955 2.731.397 3.536.923 Giá vốn hàng bán 581.444 2.727.874 3.108.625 Lợi nhuận sau thuế TNDN 902 15.060 10.032 Tổng TS 306.252 301.995 302.318 Thu nhập bình quân CBCNV (triệu đồng/người) 2,932 3,062 4,128 1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại tại Công ty Thương mại Thuốc lá 1.2.1 Lĩnh vực hoạt động của Công ty Thương mại Thuốc lá: Công ty Thương mại Thuốc lá là doanh nghiệp thành viên trực thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, là một mắt xích quan trọng trong việc đưa các sản phẩm của các nhà máy trực thuộc Tổng Công ty tới tay người tiêu dùng, có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện tiêu thụ các loại sản phẩm của các nhà máy, công ty sản xuất trong Tổng Công ty. Nhiệm vụ của Công ty bao gồm: - Kinh doanh mua bán thuốc lá bao các loại; - Sản xuất, kinh doanh thực phẩm và đồ uống; - Sản xuất, kinh doanh hàng may mặc; - Tổ chức vận chuyển các loại nguyên liệu, vật tư, phụ liệu và thuốc lá bao phục vụ cho sản xuất thuốc lá điếu của Tổng Công ty; - Tiến hành các hoạt động khác trong phạm vi phân cấp của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Như vậy, ngoài nhiệm vụ làm nhà trung gian phân phối những sản phẩm hàng hoá mang nhãn hiệu Vinataba, Công ty Thương mại Thuốc lá còn tiến hành các hoạt động kinh doanh như danh mục dịch vụ, hàng hoá kể trên. Đây là một nhu cầu tất yếu trong sự phát triển ngày càng lớn mạnh của Công ty nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu to lớn hiện nay của thị trường. 1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Thương mại Thuốc lá: 1.2.2.1 Thuận lợi và khó khăn của Công ty Thương mại Thuốc lá trong hoạt động kinh doanh thương mại: Là một công ty hạch toán phụ thuộc trực thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, Công ty Thương mại Thuốc lá, với hoạt động kinh doanh đặc thù của mình trong việc mua bán, phân phối sản phẩm chủ yếu là thuốc lá điếu, công việc kinh doanh của Công ty đã gặp phải những khó khăn, thách thức cũng như những thuận lợi cơ bản sau: *) Khó khăn: Thuốc lá là mặt hàng Nhà nước hạn chế sản xuất và tiêu dùng, cấm quảng cáo nên công việc tiêu thụ sản phẩm gặp nhiều khó khăn trong khâu giới thiệu, tiếp thị và tiến hành khuyến mãi. Nhà nước tăng mức thuế tiêu thụ đặc biệt của nhãn hàng thuốc lá điếu từ 55% lên 65% làm ảnh hưởng tới tình hình tiêu thụ các sản phẩm thuộc nhãn hàng này, từ đó trực tiếp ảnh hưởng tới doanh thu tiêu thụ và lợi nhuận đạt được. Lời cảnh báo có hại cho sức khoẻ ghi trên vỏ bao thuốc lá làm hạn chế nhu cầu tiêu thụ thuốc lá, ảnh hưởng không tốt tới tình hình tiêu thụ của Công ty. Tình hình tiêu thụ sản phẩm thương hiệu Vinataba của Công ty phụ thuộc cơ bản vào nhu cầu của thị trường trong khi các nhà máy- đầu mối cung cấp đầu vào chủ yếu sản phẩm cho Công ty lại sản xuất theo kế hoạch Tổng Công ty giao, vì thế đã làm cho cung cầu mất cân đối tại một số thời điểm làm ảnh hưởng không nhỏ đến khâu điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong Công ty. Trên thị trường, thuốc lá nhập lậu đưa vào trong nước ngày càng tăng, ảnh hưởng không nhỏ tới tình hình tiêu thụ sản phẩm thuốc lá. Thị phần tiêu thụ các loại sản phẩm thuốc lá cao cấp trên thị trường tăng mạnh, cạnh tranh gay gắt với sản phẩm Vinataba trên thị trường. Những tháng đầu 2008, lạm phát tăng cao làm chi phí bán hàng tăng mạnh, sức mua hàng giảm sút, Tổng Công ty điều chỉnh giá Vinataba tăng 2 lần làm khách hàng bán không còn đạt lãi cao như trước, ảnh hưởng không nhỏ tới doanh số tiêu thụ; những tháng cuối năm, tình hình suy thoái kinh tế đã ảnh hưởng mạnh tới cầu thị trường các loại sản phẩm nói chung và sản phẩm thuốc lá nói riêng. Những điều đó đã tác động không tốt tới tình hình tiêu thụ và tạo lợi nhuận của các sản phẩm thuốc lá bao. *) Thuận lợi: Sản phẩm thuốc lá thương hiệu Vinataba có uy tín trong nhiều năm và đã trở thành một thương hiệu nổi tiếng trên thị trường nội địa cũng như thị trường các nước. Hệ thống mạng lưới phân phối mạnh mẽ và khả năng bán hàng, khả năng tài chính ngày càng được củng cố mạnh mẽ. Công tác phân phối, kinh doanh hàng hoá thuốc lá đã nhận được sự quan tâm chỉ đạo của Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, đặc biệt là sự cố gắng của Ban lãnh đạo Công ty và toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Công tác phân phối thuốc lá bao đã nhận được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Đảng và Nhà nước, bằng chứng là việc ban hành chính sách mới về quản lý và phân phối thuốc lá theo Nghị định 76/2001/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2001 của Chính phủ đối với sản phẩm thuốc lá. Sự phát triển như hiện nay của Công ty Thương mại Thuốc lá đều là quá trình phấn đấu nỗ lực bền bỉ không mệt mỏi của cán bộ công nhân viên toàn công ty. Để đạt được thành quả như vậy, đó là kết quả của nhiều yếu tố cả bên trong lẫn bên ngoài Công ty. Tập thể cán bộ nhân viên Công ty đã cố gắng nỗ lực thực hiện hoạt động kinh doanh bằng cách khắc phục những yếu tố bất lợi, nắm bắt và lợi dụng triệt để những thuận lợi của môi trường bên trong lẫn bên ngoài để phát triển kinh doanh cho Công ty. 1.2.2.2 Quá trình trao đổi thông tin nội bộ của Công ty Thương mại Thuốc lá: Là một công ty loại vừa, với số lượng công nhân viên nhiều và lượng thông tin phát sinh lớn, Công ty Thương mại Thuốc lá luôn quan tâm tới việc các thông tin quản trị nội bộ phải luôn được lưu chuyển thông suốt và tới được những bộ phận có nhu cầu một cách nhanh nhất. Chính vì vậy, Công ty đã xây dựng nên quy trình trao đổi thông tin phục vụ công tác quản trị nội bộ của Công ty. Quy trình đó được tiến hành như sau: Tuần đầu hàng tháng, Công ty họp Ban Giám đốc và họp giao ban Công ty, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ tháng trước và kế hoạch kinh doanh tháng tới. Căn cứ kết luận và chỉ đạo của Ban Giám đốc trong cuộc họp giao ban, các đơn vị tiến hành tổ chức thực hiện theo những quyết định đó. Xây dựng và duy trì thông tin nội bộ thông qua cuộc họp giao ban. Quy định chế độ báo cáo thường xuyên hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý, năm. Thông tin được trao đổi thông qua đại hội công nhân viên chức của Công ty. Từ đại hội công nhân viên chức toàn Công ty, mọi thông tin được thông qua phê duyệt và chuyển tới tất cả các phòng ban trong Công ty. Như vậy, quyết định từ ban lãnh đạo công ty sẽ được chuyển tới các cá nhân trong Công ty thông qua các hình thức khác nhau, đảm bảo thông tin được thông suốt, rõ ràng. Điều này đã tác động rất lớn tới hiệu quả kinh doanh toàn Công ty. 1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Thương mại Thuốc lá Là một công ty hạch toán phụ thuộc với đơn vị chủ quản là Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, Công ty Thương mại Thuốc lá tổ chức bộ máy quản lý với đầy đủ các phòng ban trong đơn vị được phân theo chức năng mà đứng đầu là Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Công ty với Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Tổ chức bộ máy Công ty Thương mại Thuốc lá được bố trí theo mô hình tập trung và có thể khái quát bằng sơ đồ sau đây Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Thương mại Thuốc lá Phó GĐ phụ trách Thị trường Giám đốc Công ty Phó GĐ phụ trách hành chính Phó GĐ phụ trách những vấn đề chung Phòng Tài chính-Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Kinh doanh Đa ngành Phòng Tổ chức- Hành chính Phòng Thị trường 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc Công ty Thương mại Thuốc lá: Giám đốc Công ty Thương mại Thuốc lá do Tổng Công ty tuyển chọn, bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng, chịu trách nhiệm trước Tổng Công ty về mọi hoạt động điều hành của Công ty; có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư, tài chính, lao động,... đã được Tổng Công ty phê duyệt. Giám đốc Công ty có quyền kiến nghị với Tổng Công ty về các vấn đề không thuộc phạm vi điều chỉnh của mình, chịu sự giám sát, theo dõi và đánh giá hoạt động kinh doanh và quản lý của Công ty. Giám đốc điều hành công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động của Công ty với Tổng Công ty dưới sự trợ giúp của bộ máy giúp việc. Bộ máy giúp việc cho Giám đốc Công ty bao gồm 3 Phó Giám đốc (Phó GĐ) và các phòng ban phân theo chức năng. 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Giám đốc Công ty: Giúp việc cho Giám đốc là các Phó Giám đốc phụ trách các phần việc khác nhau theo nhiệm vụ. Hiện tại tại Công ty Thương mại Thuốc lá, chức danh Phó Giám đốc bao gồm 3 Phó Giám đốc phụ trách các chuyên môn khác nhau: Phó Giám đốc phụ trách Hành chính chỉ đạo trực tiếp Phòng Tổ chức Hành chính và chịu trách nhiệm về công tác tuyển dụng đối với cán bộ công nhân viên trong Công ty; Phó Giám đốc phụ trách Thị trường làm công tác quản lý thị trường đối với các nhãn hàng hoá tại Công ty. Khi cần thiết, Phó Giám đốc phụ trách Thị trường sẽ triển khai mở rộng mạng lưới phân phối, mở rộng thị trường đối với các hàng hoá; Ngoài ra, Công ty còn có Phó Giám đốc phụ trách các vấn đề chung trong hoạt động của toàn Công ty. Các Phó Giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc đã được phân công theo Điều lệ tổ chức của Công ty, phụ trách từng phần việc cụ thể theo yêu cầu đặt ra, thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc, thay mặt Giám đốc điều hành công việc của Công ty khi Giám đốc đi vắng. Mỗi một Phó Giám đốc chịu trách nhiệm về một mảng công việc cụ thể. 1.3.3 Chức năng, vai trò, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn nghiệp vụ trong Công ty Thương mại Thuốc lá: Tham gia giúp việc cho Giám đốc trong việc quản lý hoạt động của Công ty Thương mại Thuốc lá, ngoài 3 Phó Giám đốc còn có thêm các phòng ban chuyên trách phân theo chức năng từng phòng ban. Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty Thương mại Thuốc lá có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty theo các quy định tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Thương mại Thuốc lá. Khi cần thiết, Giám đốc Công ty có thể giao cho các trưởng phòng giải quyết các công việc khác ngoài phạm vi, nhiệm vụ của phòng để đảm bảo đáp ứng việc hoàn thành công việc được giao. Trong mỗi lĩnh vực công tác của mỗi công việc có liên quan đến nhiều phòng ban thì Giám đốc có thể phân công cho một phòng ban chủ trì có trách nhiệm làm đầu mối, các phòng ban khác phải phối hợp theo chức năng nhiệm vụ được giao. Về phân công nhiệm vụ theo chức năng, Công ty Thương mại Thuốc lá được chia thành các phòng như sơ đồ 1.1 kể trên. 1.3.3.1 Phòng Tổ chức- Hành chính (Phòng TC- HC): Có chức năng tham mưu cho Giám đốc thực hiện quản lý các lĩnh vực liên quan tổ chức của Công ty; là đầu mối phối hợp các phòng chức năng về công tác pháp chế; tham gia xây dựng các quy chế; quy định các mối quan hệ trong công ty; quản lý về các lĩnh vực: công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương, bảo hộ lao động, thi đua khen thưởng, kỷ luật,… thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Nhà nước; thực hiện công tác hành chính pháp chế và quản trị phục vụ cho quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty theo quy định của Công ty, Tổng Công ty và Nhà nước. Ngoài ra, phòng Tổ chức- Hành chính còn có nhiệm vụ kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy Công ty Thương mại Thuốc lá và bổ sung lao động chất xám cho phòng Kinh doanh Đa ngành. 1.3.3.2 Phòng Kinh doanh Đa ngành (Phòng KDĐN): Là phòng có nhiệm vụ phát triển thêm các sản phẩm kinh doanh. Ngoài mặt hàng chủ yếu là thuốc lá điếu, phòng có nhiệm vụ nghiên cứu, đề xuất những giải pháp mới trong vấn đề thị trường để nhanh chóng xây dựng và phát triển sản phẩm kinh doanh mới. Phòng có chức năng tham mưu cho Giám đốc trong công tác nghiên cứu hệ thống sản phẩm kinh doanh đa ngành, tiến hành theo dõi, phân tích diễn biến thị trường qua các kênh thông tin khác nhau nhằm mở rộng các sản phẩm cũng như các hình thức kinh doanh mới. 1.3.3.3 Phòng Kinh doanh (Phòng KD): Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc Công ty và trực tiếp tham gia vào công tác thực hiện quản lý điều hành hoạt động kinh doanh về các lĩnh vực lập kế hoạch tiêu thụ, tiêu thụ, vận chuyển cũng như kiểm tra chất lượng sản phẩm. *) Ban Kiểm tra chất lượng sản phẩm: Trực thuộc Phòng Kinh doanh còn có một bộ phận gọi là Ban Kiểm tra chất lượng sản phẩm, Ban này có nhiệm vụ quản lý kho hàng hóa, bảo quản, nhập xuất sản phẩm theo đúng số lượng, chủng loại, đảm bảo an toàn kho hàng hóa, phòng chống cháy nổ. Ngoài ra, Ban còn phối hợp với khách hàng, các đơn vị quản lý Nhà nước và các địa phương trong việc chống hàng giả, phối hợp với phòng kỹ thuật của Tổng Công ty quản lý theo dõi chất lượng sản phẩm kho hàng hóa nhằm đạt tiêu chuẩn theo quy định hiện hành của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam về tiêu chuẩn chất lượng và quy cách sản phẩm mang nhãn hiệu Vinataba. Định kỳ hoặc đột xuất, Ban còn phối hợp với Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá đang lưu thông trên thị trường. Ban Kiểm tra chất lượng sản phẩm cũng như Phòng Kinh doanh đã có những hoạt động tích cực trong việc phòng chống hàng nhái, hàng giả, đảm bảo cho hàng hoá nhãn hiệu Vinataba lưu thông trên thị trường một cách dễ dàng. 1.3.3.4 Phòng Tài chính- Kế toán (Phòng TC- KT): Có chức năng tham mưu và tham gia quản lý các hoạt động trong toàn bộ Công ty. Phòng có nhiệm vụ duy trì các chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định và trong thời gian ngắn. Nâng cao chất lượng các phần hành kế toán nhằm thực hiện mục tiêu của Công ty, phục vụ công tác thu thập số liệu chính xác, kịp thời, quản lý bảo tồn và phát triển nguồn vốn kinh doanh; nhanh chóng xây dựng và hoàn thiện quy chế tài chính, thực hiện tiết kiệm chi phí nhằm nâng cao lợi nhuận kinh doanh. Phòng Tài chính- Kế toán của Công ty còn thực hiện nhiệm vụ phân tích báo cáo kết quả kinh doanh, thực hiện lập báo cáo quản trị nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành chung của Giám đốc Công ty và cơ quan cấp trên, giúp lãnh đạo và cơ quan cấp trên theo dõi và quản lý, đôn đốc kịp thời các hoạt động kinh doanh của Công ty nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. 1.3.3.5 Phòng Thị trường (Phòng TT): Có chức năng tham gia vào hoạt động kinh doanh như một đầu mối chính thức; tham mưu cho Giám đốc về công tác thị trường như mở rộng thị trường tiêu thụ, đưa thông tin về sản phẩm cạnh tranh, xây dựng và phát triển kênh phân phối nhằm mở rộng hơn nữa thị trường thuốc lá điếu Vinataba. Ngoài ra, phòng còn lập kế hoạch và thực hiện chương trình khuyến mãi từng đợt theo quyết định của Công ty. Mỗi một phòng chức năng trong Công ty Thương mại Thuốc lá đều có chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động riêng, song mục đích chung và cuối cùng của tất cả các phòng trong Công ty đều nhằm mục đích phát triển Công ty, hoàn thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu do Tổng Công ty đặt ra. 1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán tại Công ty Thương mại Thuốc lá 1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán Hoạt động kế toán trong Công ty Thương mại Thuốc lá được phân theo từng phần hành cụ thể, mỗi phần hành lại được phụ trách bởi một kế toán viên chịu trách nhiệm cho toàn bộ những hoạt động liên quan phần hành đó. Về thực chất, Phòng Tài chính- Kế toán của Công ty Thương mại Thuốc lá đã thực hiện lưu trữ và cung cấp toàn bộ những thông tin liên quan tới hoạt động của công ty khi có yêu cầu của nhà quản lý. Công ty Thương mại Thuốc lá là một doanh nghiệp có quy mô hoạt động vừa, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý, công tác kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, nghĩa là công tác kế toán được thực hiện toàn bộ trên phòng Tài chính- Kế toán, tất cả các chứng từ phát sinh trong mọi hoạt động của Công ty sẽ được tập trung về tại phòng, từ đó phân theo từng phần hành cụ thể để kế toán phần hành lấy làm căn cứ nhập số liệu vào phần mềm. Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, các nghiệp vụ kinh tế được tập trung xử lý trong phòng Tài chính- Kế toán dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty có thể được cụ thể hoá qua sơ đồ 1.2. Nhiệm vụ của từng nhân viên phụ trách kế toán trong phòng Kế toán- Tài chính Công ty Thương mại Thuốc lá được cụ thể hoá theo từng phần hành kế toán mà kế toán viên đó đảm nhiệm, chịu sự quản lý chủ yếu và trực tiếp từ Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính- Kế toán của Công ty. 1.4.1.1 Kế toán trưởng kiêm Trưởng phòng Tài chính- Kế toán Công ty Thương mại Thuốc lá: Chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động của phòng, bao gồm cả công tác đối nội và đối ngoại, công tác tổ chức đào tạo, công tác thi đua khen thưởng của Phòng Tài chính- Kế toán; ký các chứng từ thu chi, hoá đơn bán hàng, hoá đơn hàng khuyến mãi, các báo cáo tài chính được lập ra. Sơ đồ 1.2: Cơ cấu tổ chức phòng Tài chính- Kế toán Công ty Thương mại Thuốc lá Kế toán trưởng Kế toán công nợ Thủ quỹ Phó phòng KT kiêm Kế toán Tổng hợp Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán TSCĐ và cửa hàng giới thiệu SP Kế toán thuế, kế hoạch và thế chấp Kế toán tiền mặt Kế toán ngân hàng Kế toán lương và khoản trích theo lương 1.4.1.2 Phó trưởng phòng kiêm Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp chi phí kinh doanh, lập các loại báo cáo định kỳ theo yêu cầu của nội bộ Công ty, của Tổng Công ty và gửi các báo cáo tổng hợp tới cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước như báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Kế toán tổng hợp của Công ty còn có nhiệm vụ phổ biến nhiệm vụ cho từng thành viên của phòng thực hiện, làm kế hoạch tài chính quý, năm theo quy định. Ngoài những nhiệm vụ kể trên, Phó phòng còn có nhiệm vụ thực hiện công việc của Trưởng phòng khi Trưởng phòng không có mặt tại đơn vị. 1.4.1.3 Kế toán tiền mặt tại quỹ Phải thực hiện theo dõi và phản ánh những biến động của quỹ tiền mặt một cách chính xác, rõ ràng và phải chịu trách nhiệm cho tính đúng đắn của các khoản tiền trong quỹ. 1.4.1.4 Kế toán lương và các khoản trích theo lương Có nhiệm vụ phản ánh chi phí tiền lương của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty dựa trên tổng hợp của phòng Tổ chức- Hành chính vào các tài khoản theo đúng quy định và tiến hành phân bổ các khoản trích theo lương vào giá thành sản phẩm cũng như chi phí kinh doanh các sản phẩm kinh doanh của Công ty. 1.4.1.5 Kế toán bán hàng Tham gia thực hiện các thủ tục tiêu thụ và thanh lý hợp đồng tiêu thụ, lập các chứng từ liên quan tới tiêu thụ sản phẩm, lập kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra hàng tháng. 1.4.1.6 Kế toán mua hàng Thực hiện các công việc liên quan đến quá trình mua hàng hoá, theo dõi hoá đơn mua hàng, thống kê công nợ đến hạn đối với các nhà máy thuộc Tổng Công ty và các nhà phân phối thuốc lá nhập ngoại. Ngoài ra, Kế toán mua hàng còn làm nhiệm vụ lập Bảng kê thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ nộp lên cho Kế toán tổng hợp. Về thực chất, cả Kế toán mua hàng và Kế toán bán hàng của Công ty đã làm nhiệm vụ của một Kế toán phụ trách vật tư, theo dõi toàn bộ hoạt động nhập ra, mua vào của các loại hàng hoá, vật tư của Công ty Thương mại Thuốc lá. 1.4.1.7 Kế toán công nợ Có nhiệm vụ chủ yếu là theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ giữa Công ty với các khách hàng và các nhà cung cấp, theo đó, hàng tuần kế toán công nợ phải lập bảng tổng hợp theo dõi công nợ đối với các khách hàng và báo cáo tình hình thanh toán của Công ty đối với các khách hàng và nhà cung cấp lên Kế toán trưởng nhằm xác định tỉ lệ nợ khó đòi và có biện pháp xử lý tiếp theo. Khi có quyết định xử lý của cấp trên, Kế toán công nợ có nhiệm vụ thực hiện theo những quyết định đó bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh;... 1.4.1.8 Kế toán tiền gửi ngân hàng Có nhiệm vụ theo dõi biến động của các khoản tiền gửi tại các ngân hàng trong danh mục, chủ động đề nghị các hình thức thanh toán qua ngân hàng đối với khách hàng và nhà cung cấp. Hàng tháng, Kế toán tiền gửi ngân hàng của Công ty tiến hành đối chiếu sổ sách với Kế toán tổng hợp Công ty với các ngân hàng liên quan để có sự điều chỉnh cần thiết. 1.4.1.9 Kế toán thuế, kế hoạch và thế chấp Có nhiệm vụ lên kế hoạch đầu tư cho toàn bộ các khoản mục đầu tư và các khoản thế chấp của Công ty. Ngoài ra, Kế toán phụ trách phần thuế, kế hoạch và thế chấp còn thực hiện những công việc liên quan đến nghiệp vụ thế chấp tài sản của Công ty theo các nghiệp vụ cụ thể. Hàng tháng, kế toán thuế, kế hoạch và thế chấp còn phải lập tờ khai thuế GTGT nộp cho cơ quan thuế. 1.4.1.10 Kế toán TSCĐ và cửa hàng giới thiệu sản phẩm: Chịu trách nhiệm phán ánh tình hình tăng giảm TSCĐ của toàn bộ Công ty, hàng tháng tiến hành trích khấu hao TSCĐ tính vào giá thành và chi phí hoạt động kinh doanh toàn bộ Công ty. Ngoài ra, Kế toán TSCĐ và cửa hàng giới thiệu sản phẩm cũng theo dõi toàn bộ các cửa hàng giới thiệu sản phẩm trong loạt cửa hàng giới thiệu sản phẩm mang nhãn hiệu Vinataba của Công ty. 1.4.1.11 Thủ quỹ: Tiến hành bảo quản tiền mặt tại két của Công ty, tiến hành thu chi theo từng nghiệp vụ có phát sinh biến động tăng giảm tiền mặt trong khuôn khổ Công ty Thương mại Thuốc lá. Các cán bộ tài chính cũng như các nhân viên kế toán trong phòng Tài chính- Kế toán của Công ty Thương mại Thuốc lá đều thực hiện riêng một nhiệm vụ và giữ một vai trò riêng.._. Tuy nhiên, tất cả đều thực hiện cho một mục tiêu là ghi nhận một cách trung thực và hợp lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh dưới sự quản lý và chỉ đạo trực tiếp của Kế toán trưởng. Theo đó, bộ máy kế toán của Công ty sẽ cung cấp một cách đầy đủ, chính xác tình hình tài chính, kinh doanh cũng như hiệu quả hoạt động của các phòng ban trong Công ty. 1.4.2 Tổ chức hệ thống sổ kế toán Vì Công ty Thương mại Thuốc lá đang áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ nên tại Công ty đang sử dụng hệ thống sổ sách bao gồm: - Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ - Chứng từ ghi sổ - Sổ Cái các Tài khoản - Sổ Chi tiết liên quan - Các chứng từ sổ sách liên quan… Trình tự ghi sổ theo hình thức sổ này được biểu diễn theo sơ đồ 1.3: Việc ghi các loại sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản tại Công ty được tiến hành hầu như hoàn toàn bằng máy vi tính (chỉ riêng có thủ quỹ có sổ ghi tay theo dõi tiền mặt). Quy trình ghi sổ trên máy vi tính tại Công ty được tiến hành chung theo như sơ đồ 1.4: Sơ đồ 1.3: Chứng từ kế toán Trình tự ghi sổ chung tại Công ty Thương mại Thuốc lá Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ trên máy vi tính Chứng từ gốc Sổ Cái Tài khoản Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết Tài khoản Nhập dữ liệu vào máy: - Các chứng từ đã được xử lý - Các bút toán kết chuyển, điều chỉnh - Các tiêu thức phân bổ;... Phân loại, xử lý chứng từ Máy xử lý và thực hiện lên sổ sách cuối kỳ, in các thông tin theo yêu cầu quản lý Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Kế toán viên làm thủ công: Máy tính tổng hợp, lên sổ: Chương 2: THỰC TẾ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ 2.1 Đặc điểm hàng hoá và quá trình lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá 2.1.1 Đặc điểm về hàng hoá và công tác bảo quản hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá Hàng hoá của Công ty bao gồm rất nhiều loại sản phẩm khác nhau với yêu cầu về điều kiện bảo quản khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là sản phẩm thuốc lá điếu. Tại mỗi địa điểm đặt kho của Công ty, Công ty tiến hành bảo quản hàng hoá theo tất cả các danh điểm, mỗi danh điểm hàng hoá lại được tập trung quản lý trong một kho nhỏ riêng biệt. Hiện tại, số kho hàng của Công ty là 5 kho, nằm phân tán tại nhiều nơi, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hoá tới tay khách hàng phân tán ở nhiều địa điểm. Mặc dù thuốc lá điếu là mặt hàng kinh doanh phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt nhưng do Công ty Thương mại Thuốc lá đã chuyển sang hạch toán phụ thuộc nên không tiến hành hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt. Công ty xác định giá trị hàng hoá xuất kho theo phương pháp Nhập trước- Xuất trước và thực hiện đánh giá Hàng tồn kho theo phương pháp Kiểm kê định kỳ. Các kho của Công ty bao gồm: kho 01- Kho hàng Thanh Xuân; 05- Kho hàng Văn Điển; 06- Kho hàng Yết Kiêu; 08- Kho hàng Ninh Bình; 09- Kho hàng Nguyễn Huy Tưởng. Ngoài sản phẩm chủ yếu là thuốc lá điếu các loại, các kho này còn bảo quản các sản phẩm khác như bình nước, áo phông, gạt tàn, mũ nón,... được sử dụng làm sản phẩm khuyến mại của Công ty đối với khách hàng. Cuối tháng, kế toán Mua hàng và kế toán Bán hàng kết hợp với thủ kho và cán bộ phòng Kinh doanh hoặc phòng Kinh doanh Đa ngành tiến hành kiểm kê kho hàng hoá, đảm bảo việc hạch toán luân chuyển hàng hoá được tiến hành chính xác và có sự phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm. 2.1.2 Đặc điểm quy trình lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá Quá trình nhập và xuất hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá được tiến hành theo một quy trình hợp lý và đầy đủ thẩm quyền chức năng của những người có liên quan. Căn cứ vào những thủ tục nhập xuất và những chứng từ có liên quan xuất phát từ phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành, thủ kho tiến hành nhập xuất kho hàng hoá và Kế toán tiến hành ghi sổ. Xuất phát từ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho đã được phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành lập căn cứ vào giấy đề nghị nhập- xuất vật tư của người có nhu cầu đã có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc Kế toán trưởng, Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm trực thuộc phòng Kinh doanh tiến hành kiểm nghiệm quy cách, số lượng, phẩm chất,... của hàng hoá nhập kho hoặc đem bán, sau đó thủ kho sẽ tiến hành nhập hàng hoặc xuất hàng cho người có nhu cầu và báo cáo lên phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành để lập hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ được lập thành 3 liên: - Liên 1 được lưu tại cuống nhằm làm căn cứ để đối chiếu và lưu trữ số liệu; - Liên 2 giao cho khách hàng; - Liên 3 giao cho phòng Tài chính - Kế toán làm căn cứ ghi sổ và lập các sổ sách liên quan Hiện tại, tại Công ty Thương mại Thuốc lá đang áp dụng chủ yếu 2 hình thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ sản phẩm kinh doanh các loại. Với hình thức bán lẻ, việc mua bán diễn ra đơn giản, thông thường là đối với các khách hàng vãng lai, được tiến hành trực tiếp giữa khách hàng với bộ phận bán hàng của Công ty. Đối với hình thức này, khách hàng phải tiến hành thanh toán toàn bộ số tiền hàng cho Công ty mà không được trì hoãn việc thanh toán. Hình thức bán buôn được tiến hành giữa Công ty với khách hàng được lựa chọn, căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết giữa khách hàng với Công ty. Hợp đồng mua bán do phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành đảm nhận và có sự phối hợp chặt chẽ với phòng Tài chính - Kế toán của Công ty. Các thủ tục ban đầu liên quan đến các điều khoản thoả thuận giữa hai bên thuộc trách nhiệm của phòng Kinh doanh hoặc phòng Kinh doanh Đa ngành, phòng Tài chính - Kế toán sé thực hiện các bước tiếp theo như thu tiền bán hàng, hạch toán vào sổ sách và bảo quản chứng từ. Với hình thức bán buôn, Công ty đang áp dụng 2 hình thức thanh toán. Đó là hình thức thanh toán nhanh và thanh toán chậm. Hình thức thanh toán chậm được lưạ chọn áp dụng đối với những khách hàng có điều kiện cụ thể và phải tuân thủ những điều kiện khắt khe đảm bảo khả năng có thể thanh toán được trong tương lai. Khách hàng trong trường hợp này phải làm thủ tục đề nghị mức thế chấp trình lên Giám đốc phê duyệt. Việc này phải đi kèm với các tài sản đảm bảo, mức độ tài sản thế chấp tối đa từ 70- 100% tuỳ thuộc tài sản thế chấp của khách hàng là tài sản ký quỹ, cầm cố, là bất động sản hay có sự bảo lãnh từ phía ngân hàng. 2.2 Kế toán mua hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá 2.2.1 Thủ tục, chứng từ sử dụng: 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng: Một bộ hồ sơ nhập hàng hoá, vật tư tại Công ty Thương mại Thuốc lá bao gồm: - Tờ trình lãnh đạo duyệt về nhu cầu nhập kho hàng hoá, vật tư; - Bảng báo giá được chuyển từ các nhà cung cấp (thông thường là các công ty, nhà máy sản xuất thuốc lá thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam); - Bản hợp đồng mua bán vật tư, hàng hoá; - Đơn đặt hàng được phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành lập có sự phê chuẩn của Giám đốc; - Biên bản giao nhận giữa đơn vị với nhà cung cấp; - Biên bản nghiệm thu do Ban kiểm tra chất lượng thuộc phòng Kinh doanh thực hiện; - Hoá đơn GTGT do người bán lập; - Phiếu nhập kho do Kế toán vật tư lập, có xác nhận của Thủ kho; Để hạch toán phần hành Mua hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau: *) Chứng từ nguồn nhập: - Hoá đơn GTGT do người bán lập (mẫu Biểu 2.1) - Biên bản giao nhận hàng hoá. (mẫu Biểu 2.2) Thông thường, tại Công ty Thương mại Thuốc lá, hoá đơn GTGT phần hành mua hàng do các Công ty, nhà máy sản xuất thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam xuất. Còn biên bản giao nhận hàng hoá phản ánh chi phí vận chuyển hàng hoá được tính vào chi phí mua hàng trong kỳ thì do đơn vị vận chuyển lập và giao cho Công ty. *) Chứng từ thực hiện: - Phiếu nhập kho (mẫu: Biểu 2.3) - Phiếu trích chi phí vận chuyển tiêu thụ thuốc lá (mẫu: Biểu 2.4) Sau khi nhận được Hoá đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hoá từ phía người bán, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và kết xuất ra Phiếu nhập kho theo mẫu Biểu 2.3 Biểu 2.1: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2008B Liên 2: Giao khách hàng 0041492 Ngày 16 tháng 01 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH 1TV - Thuốc lá Sài Gòn Địa chỉ: 152 Trần Phú - Quận 5 - HCM Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0300602679-1 Họ tên người mua hàng: Trịnh Thanh Thuỷ Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến – Văn Miếu - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 102.010.000.051.062 tại NH Công thương Thanh Xuân Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101216069-003 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Vinataba Sài Gòn Bao 109.000 8.283 902.847.000 Trừ chiết khấu bán hàng: Cộng tiền hàng: 902.847.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 90.284.700 Tổng cộng tiền thanh toán: 993.131.700 Số tiền bằng chữ: Chín trăm chín ba triệu, một trăm ba mốt nghìn bảy trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.2: Biên bản giao nhận hàng hoá Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Công ty Thương mại Thuốc lá Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QT 04.02.TTMH.F03 BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ 08/02/2009 Hôm nay, ngày 02/02/2009, tại Tổng kho Vinataba - 235 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Chúng tôi gồm: - Bà: Trịnh Thị Thanh Thuỷ- Thủ kho Vinataba Công ty Thương mại Thuốc lá- Làm đại diện bên nhận hàng - Ông (bà): Trịnh Minh Chính- Là chủ phương tiện đại diện bên giao hàng Cùng lập biên bản giao nhận lô hàng thuốc lá bao Vinataba của Công ty thuốc lá Sài Gòn Căn cứ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 0041492 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn được chuyển bằng xe 26M-1523 STT Tên hàng ĐVT SL theo HĐ Thực nhập Thừa Thiếu Ghi chú 1 Vinataba Sài Gòn Bao 109.000 109.000 - - 218 Hòm (Hết HĐ) Hai bên giao hàng, nhận hàng và lập biên bản này làm cơ sở để thực hiện hợp đồng đã ký Người giao hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thư ký kho (Ký tên) Đại diện bên nhận hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu 2.3: Phiếu nhập mua hàng hoá Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá 89B Nguyễn Khuyến, Đống Đa, Hà Nội Mẫu số 01 – VT (Ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Số NMN:........ PHIẾU NHẬP KHO Nợ: 1561 Số: 02A/02V Có: 151 Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Họ tên người giao hàng: Đvị bán: Cty TNHH 1TV- Thuốc lá Sài Gòn Theo: HĐ 0041492 ngày 16 tháng 1 năm 2009 Biên bản kiểm nhập: Số 08/02/09 Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Của: Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm- Phòng Kinh doanh Nhập tại kho: Tổng kho Vinataba Thanh Xuân STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Vinataba Sài Gòn VINASG Bao 109,000 8,283 902,847,000 Cộng tiền hàng 902,847,000 Thuế GTGT (10%) 90,284,700 Tổng cộng 993,131,700 Tổng số tiền viết bằng chữ: Chín trăm chín mươi ba triệu một trăm ba mươi mốt nghìn bảy trăm đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: 02 chứng từ Ngày 02 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Riêng với nghiệp vụ xác định chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ, vào cuối tháng, kế toán phải căn cứ vào sản lượng nhập kho thực tế của từng công ty để tiến hành trích trước chi phí vận chuyển (Giá này chưa bao gồm VAT). Theo quy định hiện nay tại Công ty, chi phí thu mua tính trên đơn vị một bao thuốc lá của các công ty sẽ là: - Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Thăng Long: 0đ/bao - Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Bắc Sơn: 5,819đ/bao - Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn: 43,88đ/bao - Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Thanh Hoá: 10,509đ/bao. Trong tháng 02 năm 2009, theo đề nghị của Công ty Thương mại Thuốc lá, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam quyết định thay đổi mức chi phí thu mua tính trên đơn vị một bao thuốc lá. Theo đó, chi phí thu mua một bao thuốc lá của Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Thanh Hoá thay đổi từ 10,509đ/bao lên 10,514đ/bao tính cho số lượng hàng hoá thực tế nhập kho trong tháng 02 năm 2009 của Công ty. Như vậy, căn cứ vào số lượng thuốc lá bao nhập kho hàng tháng của từng công ty sản xuất mà kế toán tiến hành tính toán và trích trước chi phí vận chuyển vào giá thành hàng hoá nhập kho trong kỳ. Ví dụ: Trong T2/2009, chi phí vận chuyển từng nhà máy được trích trước như sau: - Công ty Thuốc lá Bắc Sơn: 16.293.200 - Công ty Thuốc lá Sài Gòn: 0 - Công ty Thuốc lá Thanh Hoá: 27.336.400 - Công ty Thuốc lá Thăng Long: 0đ Tổng cộng: 43.629.600đ Thì kế toán sẽ sử dụng chứng từ như mẫu Biểu 2.4: Biểu 2.4: Mẫu chứng từ kế toán nghiệp vụ trích trước chi phí vận chuyển Công ty Thương mại Thuốc lá 89B Nguyễn Khuyến - Đống Đa - Hà Nội CHỨNG TỪ KẾ TOÁN Số: 026 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Họ tên: Nguyễn Hà Thu Mã đơn vị: TMTL Tên đơn vị: Công ty Thương mại Thuốc lá Nội dung: Trích trước CP vận chuyển thuốc lá T02/2009 STT Về khoản TK Nợ TK Có Số tiền 1 Trích trước CP V/C T02/09 Cty TLBS 1562 3354 16.293.200 2 Trích trước CP V/C T02/09 CtyTLTH 1562 3354 27.336.400 Tổng cộng 43.629.600 Tổng số tiền bằng chữ: Bốn ba triệu sáu trăm hai chin nghìn sáu trăm đồng chẵn Giám đốc Kế toán trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thực tế khi nhận được hoá đơn thanh toán vận chuyển của các công ty gửi đến, kế toán tiến hành định khoản thanh toán căn cứ vào hoá đơn vận chuyển của các công ty (xem mẫu: Biểu 2.5- Hoá đơn vận chuyển). Biểu 2.5: Mẫu Hoá đơn vận chuyển HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2008B Liên 2: Giao khách hàng 0048681 Ngày 06 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn Địa chỉ: 152 Trần Phú - Quận 5 – TP.Hồ Chí Minh Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0500232584 Họ tên người mua hàng: Trịnh Thanh Thuỷ Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến – Văn Miếu - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 102.010.000.051.062 tại NH Nông nghiệp Bắc Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101216069-003 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Cước V/C T02/09 Lần 1 50.522.380 Trừ chiết khấu bán hàng: Cộng tiền hàng: 50.522.380 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.052.238 Tổng cộng tiền thanh toán: 55.574.618 Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu năm trăm bảy tư nghìn sáu trăm mười tám đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán Công ty thanh toán với đơn vị vận chuyển thông qua uỷ nhiệm chi được in theo Biểu 2.6 Biểu 2.6: Uỷ nhiệm chi thanh toán cước V/C UỶ NHIỆM CHI Số: 004625 Lập ngày: 06/02/2009 Tên đơn vị trả tiền: Cty Thương mại Thuốc lá Số tài khoản: 102010000051062 Tại Ngân hàng: Nông nghiệp Bắc Hà Nội Số tiền bằng số: 55.574.618 VNĐ Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu năm trăm bảy tư nghìn sáu trăm mười tám đồng. Tên đơn vị nhận tiền: Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn Số tài khoản: 102010000087832 Tại Ngân hàng: Sở GD NHNoVN - HCM Nội dung thanh toán: Trả tiền vận chuyển thuốc lá T11+12/08 Cty Thuốc lá Sài Gòn. Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B 2.2.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ: Quy trình luân chuyển chứng từ cho phần hành kế toán Mua hàng được thực hiện như sơ đồ 2.1. Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành mua hàng Ban kiểm tra chất lượng Giám đốc, Kế toán trưởng Lập phiếu nhập kho Thủ kho Phòng Kinh doanh, Kinh doanh Đa ngành Giám đốc, Kế toán trưởng Nhập vật tư. Kế toán vật tư Nhập số liệu vào máy Ký duyệt phiếu nhập Ký duyệt yêu cầu nhập kho - Kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập; - Lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá; - Ký xác nhận vào yêu cầu nhập. Yêu cầu nhập (Hoá đơn GTGT) Phần mềm kế toán tự động Tổng hợp thông tin, lên sổ kế toán chi tiết từng danh điểm vật tư, sổ tổng hợp tài khoản 153, 156,… và kết xuất theo yêu cầu quản lý Người bán nhập kho Theo như sơ đồ biểu diễn như trên, quy trình luân chuyển chứng từ phần hành kế toán mua hàng được xuất phát từ yêu cầu nhập (Hoá đơn GTGT) do người bán lập. Thông thường, đối với sản phẩm là thuốc lá điếu, hoá đơn GTGT được lập bởi các Công ty thành viên thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Căn cứ vào Hợp đồng đã được ký kết, Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã sản phẩm, nếu đạt yêu cầu sẽ lập và ký vào biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, sau đó yêu cầu nhập kho được chuyển tới Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký duyệt. Tiếp theo, sẽ chuyển phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành để tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sau đó sẽ được chuyển tới cho Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký, sau đó sẽ được chuyển tới thủ kho để xuất hàng hoá và ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Cuối cùng, các chứng từ có liên quan được chuyển tới kế toán mua hàng để tiến hành nhập số liệu vào máy, đồng thời phải tiến hành lưu trữ chứng từ tại kho chứng từ của công ty. 2.2.2 Tài khoản sử dụng: Để theo dõi hàng hoá nhập kho, kế toán sử dụng các Tài khoản sau: Tài khoản 151- “Hàng mua đang đi đường”: Dùng để theo dõi giá trị hàng hoá đã mua nhưng chưa nhập kho Công ty. Tài khoản 156- “Hàng hoá”: Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, Tài khoản này được chi tiết thành: - TK 1561: Giá mua hàng hoá - TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá. Để theo dõi chi phí trích trước vận chuyển, kế toán sử dụng Tài khoản 335- “Chi phí trích trước dài hạn”. Do chi phí trích trước chủ yếu là chi phí vận chuyển, nên tại Công ty, Tài khoản này được chi tiết thành Tài khoản cấp 2 : 3354: “Chi phí vận chuyển phải trả nội bộ” 2.2.3 Trình tự hạch toán: Theo đúng quy trình luân chuyển chứng từ đã được trình bày như ở phần trên, Hoá đơn GTGT cuối cùng sẽ được chuyển tới phòng Tài chính - Kế toán của Công ty để tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Kế toán sẽ tiến hành nhập các thông tin cần thiết vào máy theo yêu cầu của phần mềm máy tính. Kế toán Mua hàng sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán lập để tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự. Ví dụ như đối với nghiệp vụ nhập mua hàng vào ngày 02 tháng 02 năm 2009 kể trên, kế toán vào “Kế toán Hàng tồn kho”, chọn “Nhập mua ngoài hàng hoá”, nhấn “Mới” và tiến hành nhập theo yêu cầu của phần mềm (xem Biểu 2.7- Màn hình nhập liệu Nhập mua ngoài hàng hoá- Hoá đơn 0041492) Biểu 2.7: Màn hình nhập liệu nghiệp vụ nhập mua ngoài hàng hoá Sau khi nhập kho hàng hoá và tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm máy tính như trình bày ở trên, phần mềm kế toán tự động sẽ tổng hợp thông tin vào các sổ sách, báo cáo liên quan. Những thông tin liên quan tới mã hàng hoá, số lượng hàng hoá, mẫu mã,... sẽ được tự động tổng hợp vào sổ Chi tiết Tài khoản, đối với nghiệp vụ vừa kể trên, phần mềm sẽ tự động tổng hợp vào sổ Chi tiết nhập hàng hoá- mặt hàng thuốc lá Vinataba (xem mẫu Biểu 2.8); sổ Chi tiết Tài khoản 1561, 1562- Chi tiết cho mặt hàng Vinataba Sài Gòn (xem mẫu Biểu 2.9, 2.10); đối với phần định khoản kế toán, sau khi đã định khoản, phần mềm máy tính tự động tổng hợp lên sổ Cái TK 156 (xem mẫu Biểu 2.11); Bảng cân đối Tài khoản, và với những hàng hoá chịu thuế GTGT, sau khi định khoản, phần mềm sẽ tự động vào tờ khai Thuế Giá trị gia tăng phần Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào với số thuế tương ứng. Biểu 2.8: Sổ chi tiết nhập hàng hoá Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT NHẬP HÀNG HOÁ Đối tượng pháp nhân: NMSG- Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số ctừ Số HĐ Ngày ctừ Ngày HĐ Tên VTHH Số lượng Thành tiền 001/02 0015846 01/02/2009 15/01/2009 Vinataba Sài Gòn 16,000 145,780,800 002/02 0235565 02/02/2009 16/01/2009 Vinataba Sài Gòn 530,000 4,828,989,000 003/02 0041492 02/02/2009 16/01/2009 Vinataba Sài Gòn 109,000 902,847,000 004/02 0486246 03/02/2009 23/01/2009 Vinataba Sài Gòn 530,000 4,828,989,000 005/02 0008645 03/02/2009 25/01/2009 Vinataba Sài Gòn 100,000 911,130,000 006/02 0256015 04/02/2009 24/02/2009 Vinataba Sài Gòn 3,500 31,889,550 ......... 125/02 0562563 26/02/2009 15/02/2009 Vinataba Sài Gòn 550,000 4,011,215,000 126/02 2458621 27/02/2009 17/02/2009 Vinataba Sài Gòn 65,000 592,234,500 127/02 0241563 28/02/2009 28/02/2009 Vinataba Sài Gòn 65,000 592,234,500 Tổng cộng 32,175,000 266,505,525,000 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.9: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 1561 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1561- Giá mua hàng hoá Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 2.254.253.000 Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 02/02/09 01/02VĐ 02/02/09 Vinataba Sài Gòn 151 4.348.575.000 0 2 02/02/09 02A/02VĐ 02/02/09 Vinataba Sài Gòn 151 902.847.000 0 ... 12 03/02/09 05/02 03/02/09 Vinataba Sài Gòn 3311 3.313.200.000 0 13 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 6322 0 414.150.000 ..... 1010 28/02/09 0244 27/02/09 Vinataba Sài Gòn 3311 124.245.000 0 1011 27/02/09 0026281 27/02/09 Xuất bán Cty TNHH TM DV Lan Phương- Vinataba SG 6322 0 248.490.000 Tổng cộng 266,505,525,000 106.168.125.000 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 367.253.123.000 Có: 204.661.470.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: 162.591.653.000 Có Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.10: Sổ Chi tiết Tài khoản 1562 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 1562- Chi phí thu mua hàng hoá Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 325.248.000 Có: TT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có 1 28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0 2 28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0 3 28/02/09 014 28/02/09 Cấn trừ tiền V/C NMSG T02/09 3336 688.916.000 0 4 28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền V/C thuốc lá xuất T02/09 vào GVHB 6322 0 973.151.168 Tổng cộng 732.545.600 973.151.168 Phát sinh luỹ kế: Nợ: 1.235.236.000 Có: 1.150.593.568 Số dư cuối kỳ: Nợ: 84.642.432 Có Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng Biểu 2.11: Trích sổ Cái Tài khoản 156 Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam Công ty Thương mại Thuốc lá SỔ CÁI Tài khoản: 156- Hàng hóa Loại hàng hóa: Tất cả Tháng 02 năm 2009 Số dư đầu kỳ: Nợ: 30.024.254.000 Có: Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có 1561 Giá mua hàng hoá 360,505,525,000 200.168.125.000 151 Hàng mua đi đường 02/02/09 11B/01VĐ 02/02/09 Nhập Vinataba SG 151 588.093.000 0 03/02/09 0025224 03/02/09 Nhập nước Vinawa 151 138.450.000 0 ... 28/02/09 0024865 28/02/09 Nhập Vinataba SG 151 125.358.000 0 3311 Phải trả người bán 6,921,817 0 02/02/09 0165584 02/02/09 Nhập mua Vinataba BS 3311 6,921,817 0 .... 28/02/09 0004125 28/02/09 Nhập mua Vinataba TH 3311 40.512.800 0 6321 Giá vốn của thành phẩm 3.888.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang đỏ- 0,75l 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang trắng- 0,75 6321 972.000 0 19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN- Rượu vang Romantic 6321 1.944.000 0 6322 Giá vốn của hàng hoá 03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng- Vinataba SG 6322 0 414.150.000 03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu- Nước tinh khiết Vinawa 6322 0 6.562.000 ....... 1562 Chi phí thu mua hàng hoá 1.254.235.000 1.125.186.000 3354 Trích trước chi phí vận chuyển trả nhà máy 28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0 28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0 ........ 33614 Phải trả nội bộ các khoản khác 28/02/09 014 28/02/09 Cấn trừ tiền V/C NMSG T02/09 3361 688.916.000 0 6322 Giá vốn của hàng hoá 28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền vận chuyển thuốc lá xuất T02/09 vào GVHB 6322 0 973.151.168 ...... Tổng cộng 361.759.760.000 201.293.311.000 Phát sinh lũy kế: Nợ: 496.142.345.000 Có: 305.651.642.000 Số dư cuối kỳ: Nợ: 190.490.703.000 Có: Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Tiến Hưng 2.3 Kế toán bán hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá 2.3.1 Kế toán Giá vốn hàng bán 2.3.1.1 Phương pháp xác định giá thực tế hàng xuất kho bán: Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, giá vốn hàng bán xuất kho bao gồm giá mua hàng hoá và chi phí thu mua hàng hoá và được tính bằng công thức: Giá vốn hàng xuất bán trong kỳ = Giá mua hàng xuất bán trong kỳ + Chi phí thu mua hàng phân bổ cho số hàng xuất bán trong kỳ 2.3.1.2 Thủ tục, chứng từ sử dụng: Một bộ hồ sơ bán hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá bao gồm: - Hợp đồng kinh tế được ký kết giữa hai bên. (xem mẫu Biểu 2.12) - Giấy giới thiệu người mua hàng ghi rõ số lượng, chủng loại hàng hoá. (xem mẫu Biểu 2.13) - Giấy đề nghị thế chấp. - Biên bản giao nhận hàng hoá (xem mẫu Biểu 2.14) - Hoá đơn giá trị gia tăng - Các chứng từ thanh toán. - Các bảng kê thương mại. Biểu 2.12: Hợp đồng kinh tế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc SỐ: 31/TMTL-HĐ-KD QT.14.02.HĐTL.F02A HỢP ĐỒNG MUA BÁN THUỐC LÁ BAO VINATABA QUÝ I/2009 - Căn cứ Bộ Luật dân sự nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006; - Căn cứ Luật Thương mại được Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 14/06/2005; - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2009 tại Văn phòng Công ty Thương mại Thuốc lá Chúng tôi gồm có: BÊN BÁN: CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ (BÊN A) Trụ sở: 89B- Nguyễn Khuyến- Đống Đa- Hà Nội Điện thoại: (043).7474923 Tài khoản: 102.010.000.051.062 tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân Mã số thuế: 0101216069-003 Do ông: Bùi Minh Đức – Giám đốc đại diện BÊN MUA: DOANH NGHIỆP THANH TÙNG (BÊN B) Trụ sở: 463 Lương Ngọc Quyến- Hoàng Văn Thụ- Thái Nguyên Điện thoại: (0280).3852278 Mã số thuế: 4600209226 Giấy phép KD thuốc lá số: theo Thông tư 14/2008/TT-BTC của Bộ Công Thương ngày 25/11/2008 Giấy phép KD thuốc lá mới số: Do ông: Đỗ Văn Sản - Chủ doanh nghiệp đại diện Hai bên cùng nhau thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán thuốc lá bao Vinataba QI/2009 gồm các điều khoản sau: ĐIỀU 1: TÊN HÀNG, SỐ LƯỢNG: Trong Q1/2009, BÊN A bán cho BÊN B thuốc lá bao Vinataba cụ thể như sau: - Tên hàng: Thuốc lá bao Vinataba - Đơn vị tính: Bao 20 điếu - Sản lượng bình quân mỗi tháng: 300.000bao BÊN A có quyền điều chỉnh sản lượng trung bình mỗi tháng cho phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng cung cấp của BÊN A ĐIỀU II: GIÁ CẢ: Giá bán sản phẩm Vinataba của BÊN A cho BÊN B như sau: Giá bán Vinataba- Sản phẩm của Nhà máy Thuốc lá Sài Gòn: 10.153đ/bao Giá bán Vinataba- Sản phẩm của TCty TLVN: 9.724đ/bao Giá trên đã bao gồm thuế GTGT, là giá do BÊN A quy định. BÊN A có quyền điều chỉnh giá bán cho phù hợp với giá cả thị trường trong từng thời kỳ. ĐIỀU III: CHẤT LƯỢNG, QUY CÁCH ĐÓNG GÓI: - Chất lượng: Theo tiêu chuẩn cơ sở thuốc lá điếu đầu lọc Vinataba TC04-2006 áp dụng từ ngày 07/06/2006 - Đóng gói: 20 điếu đóng trong 01 bao, 10 bao đóng thành 01 tút và 50 tút đóng thành 01 thùng carton. ĐIỀU IV: PHƯƠNG THỨC GIAO NHẬN: Hàng được giao tại kho BÊN B bằng phương tiện vận chuyển của BÊN A. Chi phí vận chuyển BÊN A chịu. Chi phí bốc dỡ hàng từ phương tiện vận chuyển của BÊN A vào kho BÊN B do BÊN B chịu. ĐIỀU V: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN: BÊN B thanh toán cho BÊN A bằng tiền mặt hoặc hình thức thanh toán khác qua Ngân hàng vào Tài khoản tại Ngân hàng của BÊN A trước khi nhận hàng. ĐIỀU VI: TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÁC BÊN: A.BÊN A: 1.Trách nhiệm: 1.1 Giao hàng theo đúng tiêu chuẩn chất lượng (ghi tại điều III) và đúng địa điểm cho BÊN B khi BÊN B đã thực hiện đầy đủ trách nhiệm đối với BÊN A 1.2 Thông báo bằng văn bản cho BÊN B về việc thay đổi giá bán trong từng thời kỳ cụ thể 2.Quyền hạn: 2.1 BÊN A có quyền đơn phương ngừng thực hiện và thanh lý hợp đồng nếu trong trường hợp: - BÊN B bán sản phẩm Vinataba thấp hơn giá bán quy định của BÊN A theo từng thời kỳ cụ thể - BÊN B vi phạm trách nhiệm của mình đối với BÊN A - Nếu trong một tháng liên tục BÊN B không nhận hàng 2.2 BÊN A có quyền giám sát hoạt động kinh doanh sản phẩm Vinataba của BÊN B về địa bàn bán hàng, số lượng, giá bán, cách thức bảo quản hàng hoá,... nhằm đảm bảo thực hiện hợp đồng. B.BÊN B: 1. Trách nhiệm: 1.1 Hàng tháng, BÊN B có kế hoạch thực hiện mua hết số lượng theo kế hoạch của BÊN A. 1.2 Thanh toán đúng hạn cho BÊN A theo điều V của hợp đồng 1.3 BÊN B có giấy giới thiệu hoặc fax cho BÊN A yêu cầu mua hàng trong đó ghi rõ số lượng, chủng loại. 1.4 Khi nhận hàng, BÊN B có trách nhiệm kiểm tra phẩm chất, quy cách hàng hoá tại chỗ 1.5 Không bán sản phẩm Vinataba với giá thấp hơn giá bán của BÊN A cho BÊN B đã được ghi trong hợp đồng này và giá quy định của BÊN A cho từng thời điểm cụ thể 1.6 Chỉ được phép bán sản phẩm Vinataba trong địa bàn được ghi trong Giấy phép KD 1.7 Không bán hoặc ngưng bán sản phẩm cho các nhà phân phối có bán thuốc lá thuộc dòng gout Virginia ngoài sản phẩn Vinataba có giá từ 6.000đ/bao đến 12.000đ/bao 1.8 Không bán hàng giả, hàng nhái sản phẩm thuốc lá bao Vinataba 1.9 BÊN B phải uỷ quyền cho BÊN A rút tiền tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu mà BÊN B đã thế chấp cho BÊN A để mua hàng chậm trả khi BÊN B không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng theo hợp đồng. Giấy uỷ quyền này phải hoàn thành trước khi BÊN B nhận chuyến hàng đầu tiên. 1.10 BÊN B phải tổ chức tiếp nhận, bảo quản hàng tại kho của mình và đảm bảo các quy định về phòng cháy chữa cháy. 2. Quyền lợi: 2.1 Được hưởng các chính sách đầu tư phát triển thị trường,... theo._.