Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần Gas Petrolimex (nhật ký chứng từ - Ko lý luận - máy)

nhân TNDN: Thu nhập doanh nghiệp TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ: Tài sản cố định VPP: Văn phòng phẩm VTSX: Vật tư sản xuất DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1-1 . Bộ máy quản lý công ty 11 Sơ đồ1-2. Bộ máy kế toán của công ty 17 Sơ đồ 1-3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ 24 Sơ đồ 2-1. Trình tự mở L/C tại công ty 30 Sơ đổ 2-2. Trình tự ghi sổ phần hành kế toán mua hàng 38 Sơ đồ 2-3 . Trình tự ghi sổ phần hành tiêu thụ hàng hóa 65 Sơ đồ 3-1. Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung 97 Biểu số 2-1. Phiếu nhập mua hàng nhập khẩu 51 Biểu số 2-2. Phiếu nhập mua hàng nhập nội 52 Biểu số 2-3. Thẻ kho tại kho Trà Nóc 52 Biểu số 2-4. Thẻ kho tại kho Thượng Lý 53 Biểu số 2-5. Bảng kê nhập mua nhóm theo mặt hàng nhập khẩu 54 Biểu số 2-6. Bảng kê nhập mua nhóm theo mặt hàng nhập nội 55 Biểu số 2-7. Sổ chi tiết hàng hóa tại kho Trà Nóc 55 Biểu số 2-8. Sổ chi tiết hàng hóa tại kho Thượng Lý 57 Biểu số 2-9. Sổ tổng hợp chi tiết hàng hóa 58 Biểu số 2-10. Bảng kê số 8 59 Biểu số 2-11. Nhật ký chứng từ số 6 60 Biểu số 2-12. Nhật ký chứng từ số 1 61 Biểu số 2-13. Nhật ký chứng từ số 61 Biểu số 2-14. Nhật ký chứng từ số 5 62 Biểu số 2-15. Sổ cái tài khoản 15151 63 Biểu số 2-16. Sổ cái tài khoản 156511 63 Biểu số 2-17. Sổ cái tài khoản 331 64 Biểu số 2-18. Sổ chi tiết tài khoản 5111 69 Biểu số 2-19. Sổ chi tiết tài khoản 51211 70 Biểu số 2-20. Nhật ký chứng từ số 8 (TK 5111) 71 Biểu số 2-21. Nhật ký chứng từ số 8 (TK 51211) 71 Biểu số 2-22. Nhật ký sổ cái tài khoản 5111 72 Biểu số 2-23. Sổ cái tài khoản 51211 72 Biểu số 2-24. Sổ chi tiêt tài khoản 632111 75 Biểu số 2-25. Nhật ký chứng từ số 8 (TK 15611) 76 Biểu số 2-26. Sổ cái tài khoản 632111 76 Biểu số 2-27. Sổ chi tiết tài khoản 5315 78 Biểu số 2-29. Sổ cái tài khoản 53151 80 Biểu số 2-30. Sổ chi tiết chi phí 83 Biểu số 2-31. Nhật ký chứng từ số 10 84 Biểu số 2-32. Sổ cái tài khoản 641 84 Biểu số 3-1. Bản kê số 9 103 Biểu số 3-2. Sổ chi tiêt tài khoản 007 104 Biểu số 3-3. Báo cáo bộ phận theo chi nhánh 106 Biểu số 3-4. Báo cáo bộ phận thưo hình thức tiêu thụ 106 Biểu số 3-5. Báo cáo bộ phận theo hình thức tiêu thụ bán buôn 106 MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, cạnh tranh là yếu tố sống còn của doanh nghiệp, để cạnh tranh được với các doanh nghiệp cùng ngành nói chung và các ngành cung cấp sản phẩm thay thế nói riêng là một nhiệm vụ quan trọng của các doanh nghiệp. Đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh thương mại thì cạnh tranh càng quan trọng. Muốn cạnh tranh được các doanh nghiệp phải nghiên cứu kỹ thị trường, từ các nhà cung cấp đến các kênh phân phối sao cho hiệu quả, có nghĩa là các doanh nghiệp phải hoàn thiện quá trình lưu chuyển hàng hóa của công ty mình. Muốn phân tích, xem xét, đánh giá và đưa ra quyết định đúng đắn của quá trình lưu chuyển hàng hóa bên cạnh việc nghiên cứu thị trường thì phân tích số liệu, thông tin của kế toán cung cấp cũng là một trong những công việc rất quan trọng. Từ những con số đó mà công ty có thể phân tích, đánh giá được điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy điểm tốt, hạn chế, khắc phục điểm chưa tốt. Muốn các thông tin kế toán luôn chính xác đúng đắn để các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt nhất thì phải hoàn thiện hơn công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa nói riêng để thông tin kế toán ngày càng phát huy được tác dụng của mình, không chỉ phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không chỉ đưa ra các con số mà còn đưa ra được ý nghĩa của các con số đó, đưa ra được những chiến lược cho các doanh nghiệp ngày càng phát triển. Trong thời gian thực tập ở công ty cổ phần Gas Petrolimex, được thực hành, được làm quen với các công việc kế toán em càng thấy được tầm quan trọng của kế toán, của các thông tin kế toán. Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty thương mại lớn, quá trình lưu chuyển hàng hóa là quá trình xuyên suốt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì vậy em chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Chuyên đề của em gồm ba chương: Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần Gas Petrolimex Chương II: Thực tế kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex Tuy đã rất cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để em hoàn thiện hơn chuyên đề của mình. Em xin trân trọng cảm ơn TS. Phạm Thị Thủy, và các anh chị phòng kế toán của công ty cổ phần Gas Petrolimex đã giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian qua để em có thể hoàn thành chuyên đề thực tập của mình! CHƯƠNG ITỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty 1.1.1. Gai đoạn từ năm 1998 đến năm 2003 Để phù hợp với sự phát triển nhanh chóng của thị trường Gas Việt Nam. Tổng công ty xăng dầu đã quyết định tách bộ phận kinh doanh Gas thành đơn vị độc lập, chuyên kinh doanh về Gas và khi đốt hóa lỏng (LPG) nhằm mang lại sự chuyên nghiệp, hiệu quả hơn trong việc phân phối mặt hàng này trong thị trường Việt Nam. Công ty Gas petrolimex trực thuộc tổng công ty xăng dầu Việt Nam chính thức được thành lập ngày 25/12/1998 do Bộ trưởng Bộ Thương Mại đã kí quyết định số 1653/QĐ-BTM. Công ty là một công ty nhà nước, có tư cách pháp nhân, được hạch toán độc lập, có con dấu riêng, có tài khoản ngân hàng riêng. Đây là thời điểm đánh dấu một quá trình kinh doanh mới, đánh dấu một thời kỳ phát triển mới của việc kinh doanh Gas của tổng công ty xăng dầu Việt Nam. 1.1.2. Giai đoạn từ năm 2003 đến 2006 Vào ngày 03/12/2003 công ty đã nhận được quyết định số 1669/2003/QĐ-BTM về việc chuyển Công ty Gas thành Công ty cổ phần Gas Petrolimex do Bộ trưởng Bộ Thương mại ký. Giấy phép kinh doanh số 0103003549 đăng kí lần đầu ngày 14/01/2004 do Sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp với vốn điều lệ ban đầu là: 150.000.000.000 đồng. Nhằm hoàn thiện hơn cơ chế quản lý của công ty. Năm 2005 công ty đã quyết định tái cấu trúc các chi nhánh Gas trực thuộc tại các tỉnh khác như Hải Phòng, Đà Nẵng, Sài Gòn, Cần Thơ thành các công ty TNHH một thành viên. Cải cách này có tác dụng khuyến khích các công ty con này hoạt động hiệu quả hơn, tách bạch hơn, góp phần tạo ra sự phát triển lớn mạnh của công ty. Vào năm 2005 công ty đã góp vốn thành lập công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex với vốn điều lệ là 66 tỷ đồng và góp vốn vào công ty TNHH cơ khí Gas PMG với vốn điều lệ 22 tỷ đồng. Đây là hình thức góp vốn khá hay và hiệu quả của công ty. 1.1.3. Giai đoạn từ năm 2006 đến năm nay Hòa cùng sự phát triển của thị trường chứng khoán trong nước công ty cổ phần Gas Petrolimex đã quyết định niêm yết cổ phiếu của công ty trên thị trường chứng khoán, nhằm tăng nguồn vốn kinh doanh tạo điều kiện cho sự mở rộng và phát triển của công ty. Ngày 24/11/2006, công ty cổ phần Gas Petrolimex chính thức niêm yết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịch chứng khoán TPHCM, theo quyết định số 65/GPNY-UBCK ngày 20/10/2006 do Uỷ ban chứng khoán Nhà nước cấp, mã chứng khoán là PGC với 20.000.000 cổ phiếu mệnh giá 10.000 đồng/cổ phiếu. Và tính đến năm 2007, công ty đã phát hành và niêm yết thành công 5.000.000 cổ phiếu tương ứng với 50 tỷ đồng mệnh giá 10.000 đ/cổ phiếu. Tại thời điểm 31/12/2007, vốn điều lệ của công ty là 250 tỷ đồng. Bên cạnh đó là những kế hoạch mở rộng công ty về khu vực kinh doanh cũng như cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc kinh doanh của đơn vị. Cũng trong năm 2007 công ty đã phối hợp với các công ty thành viên quyết định tái cấu trúc công ty TNHH Taxi Gas Petrolimex chuyển sang công ty cổ phần và đến cuối năm 2007 công ty chiếm 23% vốn điều lệ tương ứng với 20,28 tỷ đồng.. Xem xét về sự phát triển của công ty cổ Phần Gas Petrolimex trong những năm gần đây thông qua một vài chỉ tiêu để thấy được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty: Đơn vị:100.000đ Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Tổng giá trị tài sản 540.410 618.752 690.314 843.083 748.968 Doanh thu thuần 887.409 1.122.742 1.275.124 1.494.969 1.688.226 Lợi nhuận sau thuế 30.502 93.539 34.014 46.732 2.231 EPS 2.033 đ/cp 6.236 đ/cp 1.975 đ/cp 1.974 đ/cp 67đ/cp Qua bảng số liệu có thể thấy rằng kết quả hoạt động kinh doanh của công ty chia làm hai chặng, từ năm 2004 đến năm 2007 phản ánh sự phát triển, đến năm 2008 ta thấy sự suy giảm. Trong bốn năm từ năm 2004 đến năm 2007 các chỉ tiêu phản ánh tài sản và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp tăng khá nhanh, nó đánh dầu một sự phát triển khá bền vững của công ty. Tổng tài sản đều tăng ở các năm, và lên cao nhất vào năm 2007 là hơn 800 tỷ đồng, tài sản tăng cũng là cơ sở cho sự tăng lên của các chỉ tiêu phản ánh kết quả. Doanh thu cũng tăng lên hàng năm do sản phẩm của công ty ngày càng chiếm được ưu thế trên thị trường, năm 2007 doanh số bán đã lên đến gần 1500 tỷ đồng gấp rưỡi so với năm 2004. Mặc dù doanh số tăng hàng năm nhưng lợi nhuận của công ty biến động thất thường kéo theo EPS cũng biến động thất thường. Năm 2005 đạt lợi nhuận sau thuế cao nhất, con số này lên tới hơn 93 tỷ đồng đã tạo đà cho công ty bước vào thị trường chứng khoán không mấy khó khăn. Lợi nhuận biến động thất thường ở các năm không tương xứng với doanh thu hàng năm là do chi phí hoạt động kinh doanh của các năm là khác nhau, năm 2005 là năm công ty chi phí một cách hợp lý nhất dẫn đến lợi nhuận cao nhất. Đến năm 2008 các chỉ tiêu về tài sản và hiệu quả kinh doanh của công ty có dấu hiệu suy giảm so với năm 2007. Tổng tài sản giảm gần 100 tỷ đồng, đặc biệt là lợi nhuận sau thuế giảm mạnh. Năm 2008 là năm có lợi nhuận sau thuế và EPS thấp nhất trong vòng năm năm qua. Tuy nhiên doanh thu của năm 2008 không hề giảm mà còn rất cao, chứng tỏ thị trường gas cũng vẫn có tiềm năng phát triển. Doanh thu cao mà lợi nhuận thấp là do chi phí phục vụ cho sản xuất kinh doanh cao. Trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái trầm trọng như hiện nay đạt được kết quả này cũng là một cố gắng rất lớn của lãnh đạo và công nhân viên của công ty. Mặc dù có dấu hiệu của suy thoái nhưng gas vẫn là một trong những mặt hàng ngày càng được sử dụng nhiều, với một thị trường tiềm năng, và đội ngũ cán bộ công nhân viên năng động, sáng tạo công ty hoàn toàn có thể kỳ vọng một kết quả kinh doanh tốt hơn trong năm 2009. 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 1.2.1. Mặt hàng kinh doanh Ban đầu chỉ kinh doanh gas nhưng do có tiềm năng phát triển nên công ty đã mở rộng hoạt động kinh doanh của mình về các sản phẩm, dịch vụ phục vụ cho việc kinh doanh gas và các dịch vụ khác. Trong đó xuất nhập khẩu và kinh doanh gas hóa lỏng vẫn là mặt hàng kinh doanh chính và chủ yếu chiểm đến hơn 90% doanh thu của công ty. Phát triển kinh doanh gas là một trong chiến lược hàng đầu của công ty, vì gas là một nhiên liệu sạch rất tốt cho môi trường lại tiện lợi dễ dùng nên ngày càng được ưa chuộng hơn. Công ty cung cấp gas dưới hai dạng gas rời và gas bình. Một số mặt hàng khác mà công ty kinh doanh là kinh doanh kho bãi chứa gas cho những công ty dùng gas, mua gas nhiều mà không có bể chứa, dịch vụ vận chuyển gas và cung cấp các thiết bị vật tư, phụ kiện như van bình, bồn chứa, bình, bếp gas … để phục vụ cho việc sử dụng gas. Ngoài ra công ty còn làm dịch vụ tư vấn đầu tư, chuyển giao công nghệ, bảo dưỡng, sửa chữa, lắp đặt các dịch vụ thương mại và dịch vụ có liên quan đến phục vụ kinh doanh gas theo qui định của pháp luật. Bên cạnh đó công ty còn lấn sân sang kinh doanh địa ốc và bất động sản, liên kết kinh doanh taxi, và liên kết sản xuất vỏ bình gas. Tuy không phải ngành nghề kinh doanh chính nhưng công ty đã có nhiều thành tựu trên các lĩnh vực này, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận cho công ty. 1.2.2. Tổ chức hoạt động kinh doanh Đầu vào Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty thương mại mua sản phẩm để bán. Nguồn đầu vào của công ty bao gồm cả nhập khẩu lẫn trong nước. Cả hai nguồn này đều phải đảm bảo chất lượng sau đó đến giá cả hợp lý để công ty có được hiệu quả kinh doanh cao nhất, ngày càng nâng cao uy tín và thương hiệu của Gas Petro. Trình độ công nghệ Kinh doanh Gas là một trong những ngành kinh doanh phải yêu cầu độ an toàn cao và kỹ thuật hiện đại. Bởi vì gas là chất dễ gây cháy nổ, hỏa hoạn ảnh hưởng lớn đến độ an toàn và tính mạng của người sử dụng. Việc dự trữ gas của công ty tại các kho, bể và việc trữ gas trong bình gas để phục vụ người tiêu dùng cần phải được áp dụng trình độ công nghệ cao để bảo đảm an toàn. Do đó, công ty đã đầu tư công nghệ hiện đại trong quá trình dự trữ, sang chiết, xử lý các sản phẩm để tạo mức độ an toàn cao nhất cho nhân viên trực tiếp tiếp xúc với gas của công ty, các thiết bị cung cấp cho khách hàng cũng được sử dụng công nghệ tiên tiến đảm bảo độ an toàn cao cho người sử dụng. Đối với việc dự trữ gas, công ty có hệ thống kho bể chứa khá nhiều với sức chứa lớn, là một trong những công ty có hệ thống kho bể có sức chứa lớn, thiết bị đóng nạp hiện đại xứng tầm trên khu vực và thế giới. Để cung cấp gas nhanh chóng, kịp thời đáp ứng nhu cầu của khách hàng tốt nhất, công ty đã xây dựng những kho, bể chứa tại các khu vực trọng điểm với sức tiêu thụ lớn. Bên cạnh việc dự trữ gas tại công ty an toàn, hiệu quả thì việc đảm bảo độ an toàn cho bình gas là một vấn đề hết sức quan trọng. Công ty luôn chú trọng đến việc bảo dưỡng vỏ bình gas, mà cụ thể là việc sơn sửa và kiểm định nhằm nâng cao an toàn cho người sử dụng và làm cho mẫu mã, bao bì luôn mới, thẩm mỹ cao nâng cao uy tín cho công ty. Với xưởng bảo dưỡng đầu tiên được xây dựng tại Đức Giang – Gia Lâm –Hà Nội được xây dựng vào năm 2001 với vốn đầu tư là 7,184 tỷ đồng. Ngoài ra công ty còn cung cấp cho khách hàng chọn bộ sản phẩm gas cao nhất, những phụ kiện đi kèm đều được nhập khẩu từ các hãng có uy tín trên thế giới như: Comap-Pháp, Cavagn - Italy, SRG - Đức, Rego - Mỹ, Fisher - Mỹ. Về cả vỏ bình và phụ kiện đi kèm đều đảm bảo an toàn cho khách hàng với tỉ lệ rủi ro thấp tạo điều kiện nâng cao chất lượng sản phẩm, và uy tín cho công ty. Quảng bá thương hiệu Gas Petro là một trong những thương hiệu gas được biết đến từ khá lâu, gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của gas Việt Nam. Là thương hiệu đã có bề dày phát triển, và có tiếng trong thị trường gas Việt Nam, cùng với lỗ lực xây dựng và quảng bá thương hiệu của mình với khách hàng trên một quy mô rộng lớn, ở hầu hết các tỉnh thành trên cả nước. Thương hiệu Gas Petro không chỉ đảm bảo an toàn chất lượng mà còn để lại trong lòng khách hàng về cách phục vụ chu đáo và tận tình của nhân viên. Với điều kiện về cơ sở vật chất kỹ thuật tốt, thương hiệu nổi tiếng, Gas Petro ngày càng được biết đến nhiều hơn, và được người tiêu dùng ưa chuộng. Chiến lược giá Giá là một nhân tố hết sức quan trọng tác động lớn đến việc tiêu thụ trên thị trường. Với các chuyên gia nghiên cứu về giá khá nhiều kinh nghiệm, mục tiêu vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh và chủ động trong hệ thống phân phối của mình. Công ty đã xây dựng chiến lược giá khá linh hoạt phù hợp với từng thời kỳ sản xuất kinh doanh và phù hợp với sự biến động của thị trường tạo điều kiện thuận lợi cho các chi nhánh, các công ty con có những chiến lược mở rộng thị trường hiệu quả nhất. Chiến lược giá là một chiến lược hết sức nhạy cảm vì thế đang được công ty rất chú trọng. Để đảm bảo cho công ty hoạt động hiệu quả nhất, tiêu thụ tốt nhất và mang lại lợi ích cao nhất cho công ty. Phương thức phân phối Phân phối sản phẩm của mình là một việc hết sức quan trọng, trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì khâu này càng quan trọng hơn. Do có uy tín cao nên việc phân phối của công công ty cũng khá thuận lợi. Hệ thống kênh phân phối được xây dựng trên cơ sở năng động, linh hoạt, hài hòa giữa các kênh phân phối để mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Công ty phân phối sản phẩm qua việc bán buôn, bán lẻ, qua các đại lý trực thuộc công ty, qua các hãng khác. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 1.3.1. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Gas Petrolimex Là một công ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh gas, có mạng lưới phân phối rộng khắp cả nước. Công ty không ngừng cải thiện bộ máy tổ chức để mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất và phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Tổ chức theo mô hình công ty mẹ con, bên trên là tổng công ty có trụ sở tại Hà Nội, bên dưới là bốn công ty con, hai công ty liên kết, và thuộc sự quản lý của tổng công ty còn có các cửa hàng bán lẻ gas trên địa bàn cả nước. (sơ đồ 2) Tổng công ty quản lý chung cả hệ thống, chỉ đạo cho toàn công ty. Cuối năm, cuối quý công ty nhận báo cáo tài chính của các công ty con để hợp nhất với tổng công ty. Tham gia vào quản lý tại các công ty liên kết và quản lý trực tiếp các cửa hàng bán lẻ, các kho chứa và chiết nạp gas trên địa bàn toàn công ty. Các công ty con của công ty: Các công ty này hoạt động độc lập, hạch toán riêng cuối kỳ nộp báo cáo tài chính cho tổng công ty, để tổng công ty hợp nhất các báo cáo này và thông báo kết quả hoạt động kinh doanh chính thức của công ty. Các công ty con tự tổ chức kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa, lấy nguồn hàng tại tổng công ty theo giá bán. Các công ty con này được đặt tại những thành phố có tiềm năng phát triển việc kinh doanh gas, là những thành phố phát triển, có thị trường tiêu thụ rộng lớn hứa hẹn nhiều thành công cho các công ty con này. Các công ty con bao gồm : Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ Công ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gòn Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng Tổ chức quản lý các công ty con được khái quát theo sơ đồ 2 Các công ty con này được tổ chức quản lý như một công ty TNHH thông thường. Đứng đầu là giám đốc, sau là phó giám đốc và các phòng ban trực thuộc như phòng kế toán, phòng kinh doanh. Công ty tổ chức hạch toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh độc lập. Các công ty liên kết của tổng công :  Công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex Công ty TNHH cơ khí Gas PMG Hai công ty này là hai công ty liên kết mà công ty kết hợp đầu tư, với tỷ lệ góp vốn khá cao, công ty có khả năng chi phối khá lớn đến hai công ty này. Đây là hai công ty hoạt động khá hiệu quả và bổ trợ khá nhiều cho việc kinh doanh của công ty Gas Petrolimex. Công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex luôn nghiên cứu, đầu tư vào việc phát triển và đưa vào sử dụng taxi chạy bằng gas. Công ty này đã và đang tiếp tục cho ra đời những taxi chạy bằng gas rất hiệu quả vừa tiết kiệm hơn chạy bằng xăng mà lại đỡ gây ô nhiễm môi trường. Hơn thế nếu công trình này thành công, công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex sẽ cung cấp dịch vụ taxi chạy hoàn toàn bằng gas, mở ra một nguồn tiêu thụ mới rất hấp dẫn cho các công ty gas. Công ty TNHH cơ khí Gas PMG là một công ty chuyên sản xuất và bảo dưỡng vỏ bình gas, liên kết kinh doanh với công ty này giúp cho việc bảo dưỡng vỏ bình của công ty được đảm bảo hiệu quả hơn, thuận lợi hơn. Công ty này còn là nguồn cung cấp vỏ bình cho công ty. Các phòng ban trực thuộc của công ty trực tiếp giúp cho sự điều hành quản lý công ty một cách hiệu quả nhất. Các phòng ban này được chỉ đạo trực tiếp bởi ban giám đốc công ty. Chi nhánh gas và các cửa hàng tại các tỉnh: Công ty có các chi nhánh và cửa hàng có trên khắp các thành phố và tỉnh thành trên cả nước, với tư cách là các cửa hàng bán lẻ được hạch toán tại tổng công ty. Các cửa hàng ở các tỉnh được quản lý thông qua chi nhánh của công ty tại tỉnh đó. Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh các cửa hàng này chuyển cho các chi nhánh, các chi nhánh này tập hợp các chứng từ lại và chuyển lên tổng công ty. Các cửa hàng bán lẻ ở Hà Nội: Là các cửa hàng bán lẻ tại địa bàn Hà Nội và dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng công ty. Các cửa hàng này nộp các chứng từ, hóa đơn cho tổng công ty nhập và hạch toán. Các kho gas và các trạm chiết nạp gas cũng dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng công ty. Tại các kho có những cán bộ, công nhân viêc của công ty phụ trách bao gồm thủ kho, kế toán bán hàng, người phụ trách kinh doanh, phụ trách kỹ thuật, và các công nhân vận chuyển hàng, chiết nạp gas cho khách. Các kho, trạm này là nơi nhận và dự trữ gas, xuất gas đi cho các công ty con, các chi nhánh, các đại lý, và các khách hàng công nghiệp của công ty. Sơ đồ 1-1 . Bộ máy quản lý công ty CÁC CÔNG TY CON BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng xuất nhập khẩu Phòng kinh doanh Gas công nghiệp Phòng kinh doanh Gas dân dụng TM Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán Phòng công nghệ đầu tư Kho Gas Đức Giang ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÁC CÔNG TY LIÊN DOANH, LIÊN KẾT Công ty TNHH Gas Petrolimex Hải Phòng Công ty TNHH Gas Petrolimex Đà Nẵng Công ty TNHH Gas Petrolimex Sài Gòn Công ty TNHH Gas Petrolimex Cần Thơ Công ty CP taxi Gas Sài Gòn Petrolimex PHÒNG BAN & ĐƠN VỊ QUẢN LÝ TRỰC TIẾP Chi nhánh Gas & Cửa hàng tại các Tỉnh Công ty TNHH cơ khí Gas PMG Hệ thống cửa hàng bán lẻ Hà Nội BABA 1.3.2. Cơ cấu quản lý của công ty cổ phần Gas Petrolimex Đại hội đồng cổ đông: Là một công ty cổ phần, hội đồng cổ đông là nơi tập hợp quyền lợi cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là những người, những đơn vị chủ sở hữu của công ty, ở công ty cổ phần Gas Petrolimex thì tổng công ty xăng dầu Việt Nam là đơn vị chiếm cổ phần cao nhất hơn 50%. Đại hội đồng cổ đông quyết định những vấn đề được Luật pháp và điều lệ công ty quy định, như duyệt và quyết định những chương trình, những dự án lớn, định hướng phát triển của công ty, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên của hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát, quyết định sửa đổi bổ xung điều lệ công ty. Đặc biệt các cổ đông sẽ thông qua các báo cáo tài chính hàng năm của công ty và ngân sách tài chính cho năm tiếp theo. Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc điều hành và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và điều lệ công ty, các quy chế nội bộ của công ty và nghị quyết đại hội đồng cổ đông quy định. Đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị công ty, ngoài ra là các thành viên của hội đồng quản trị. Ban kiểm soát: Là cơ quan trực thuộc đại hội đồng cổ đông, do đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong điều hành hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của công ty. Ban kiểm soát hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc. Ban tổng giám đốc: Tổng giám đốc điều hành là người đại diện theo pháp luật của công ty, quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phó tổng giám đốc là người giúp việc cho tổng giám đốc và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được tổng giám đốc uỷ quyền và phân công theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước và điều lệ của công ty. Các phòng ban nghiệp vụ: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho ban tổng giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của ban giám đốc. Công ty hiện có 6 phòng nghiệp vụ với chức năng được quy định như sau: Phòng Tổ chức - Hành chính Chức năng: Có chức năng tham mưu giúp tổng giám đốc công ty tổ chức thực hiện các công tác tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh. Bố trí sắp xếp, quản lý, sử dụng lao động và giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động. Đối với công ty gas yêu cầu độ an toàn rất cao, do đó phòng tổ chức hành chính còn có chức năng thanh tra kiểm tra đảm bảo an ninh trật tự, công tác an toàn phòng cháy chữa cháy, an toàn bảo hộ lao động. Nhiệm vụ: Nghiên cứu và đế xuất tham mưu cho tổng giám đốc công ty xây dựng và hoàn thiện các phương án về mô hình tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, tiếp nhận và điều động, ký kết hợp đồng với người lao động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ công nhân viên chức. Tổ chức công tác bồi dưỡng cán bộ công nhân viên trong công ty. Phòng Kinh doanh Chức năng: Xây dựng chiến lược và các kế hoạch phát triển kinh doanh, tổ chức thực hiện lãnh đạo, chỉ đạo điều hành và giám sát các mặt hoạt động kinh doanh của tổng công ty, xem xét sự phù hợp với kế hoạch và chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả. Nhiệm vụ: Xây đựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh và các chính sách phân bổ nguồn lực, đảm vảo thực hiện có hiệu quả mà các chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã đề ra. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch lưu chuyển, vận tải hàng hóa, vỏ bình gas, các phụ kiện của toàn công ty. Lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động xây dựng thương hiệu, quảng cáo, khuyến mại trên phạm vi toàn công ty. Nghiên cứu thị trường, chính sách của các đối thủ cạnh tranh để đề ra chính sách, chiến lược của công ty. Là một công ty thương mại, hoạt động mua bán là chủ yếu, đặc biệt là hoạt động bán hàng của công ty lại phân ra khá nhiều đối tượng do đó phòng kinh doanh của công ty đã được tách ra thành hai phòng kinh doanh là phòng kinh doanh gas dân dụng và thương mại; phòng kinh doanh gas công nghiệp. Ngoài những chức năng nhiệm vụ trên mỗi phòng kinh doanh này lại có thêm những chức năng nhiệm vụ riêng của mình. Phòng kinh doanh gas dân dụng và thương mại: Là phòng phụ trách về toàn bộ mảng xuất bán cho các đại lý ngoài ngành và các cửa hàng, và các công ty con. Đây là mảng khá rộng đòi hỏi phòng phải đưa ra những chiến lược kinh doanh hợp lý, hiệu quả để việc kinh doanh ở lĩnh vực này ngày càng hiệu quả. Phòng có nhiệm vụ xây dựng phương án triển khai lắp đặt các hệ thống công nghệ gas bình phục vụ khách hàng thương mại và dân dụng, điều động hàng hóa, vỏ bình gas, phụ kiện; quản lý thu hồi công nợ bán hàng. Tổ chức, hướng dẫn chỉ đạo các chi nhánh mua bảo hiểm vỏ bình gas và hàng tồn kho. Phòng kinh doanh gas công nghiệp: Là phòng phụ trách xuất bán gas trực tiếp cho người sử dụng, nhưng người sử dụng ở đây là các nhà máy, xí nghiệp, công ty sản xuất. Với lượng sử dụng gas lớn các khách hàng này đang là mục tiêu của công ty. Nhiệm vụ của phòng là phải có chiến lược quảng bá sản phẩm của mình đến những khách hàng này. Xây dựng và lập các phương án hỗ trợ khách hàng, quy trình trong công tác chăm sóc khách hàng theo hợp đồng bảo hiểm. Triển khai kiểm tra việc vận chuyển hàng cho khách, việc an toàn trong vận chuyển gas với khối lượng lớn. Phòng Xuất nhập khẩu Chức năng: Có chức năng kinh doanh, thực hiện các công tác xuất nhập khẩu các mặt hàng gas và phụ kiện có liên quan. Nhiệm vụ : Tìm kiếm những nguồn hàng có chất lượng cao, giá cả hợp lý, có khả năng mang lại lợi nhuận cao cho công ty. Phải luôn nghiên cứu thị trường gas, và các phụ kiện nước ngoài, để biết được giá cả và sự biến động nguồn hàng từ đó đưa ra chiến lược tốt nhất cho công ty trong việc nhập khẩu hàng để công ty kinh doanh hiệu quả nhất. Phụ trách việc ký hợp đồng với nước nhà cung cấp nước ngoài, và quá trình xuất nhập khẩu về nhập kho hàng hóa, các thủ tục để nhập khẩu hàng hóa. Phòng Kế toán - Tài chính Chức năng: Tham mưu, giúp tổng giám đốc công ty tổ chức thực hiện và chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc công ty thực hiện đúng luật kế toán, chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Quản lý và sử dụng vốn, tài sản và các hoạt động tài chính của công ty một cách hiệu quả. Nhiệm vụ: Phòng có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch tài chính tổng hợp và kế hoạch tài chính hàng năm của toàn công ty, chỉ đạo và tổ chức triển khai thực hiện các chính sách tài chính của nhà nước ban hành mới nhất. Tham gia xây dựng các định mức về chi phí, chiết khấu bán hàng và các định mức tài chính khác của công ty. Lập kế hoạch vốn đầu tư, theo dõi, giám sát và sử dụng có hiệu quả vốn đầu tư. Tổng hợp báo cáo quyết toán, báo cáo kiểm kê và các chế độ báo cáo khác theo quy định. Phòng Công nghệ đầu tư Chức năng: Hoạch định chiến lược phát triển khoa học công nghệ, ứng dụng khoa học công nghệ mới, nâng cấp hoặc thay thế máy móc thiết bị hiện đại có tính kinh tế cao, tham gia giám sát các hoạt động đầu tư về máy móc, thiết bị của Công ty và các công trình đầu tư xây dựng cơ bản. Nhiệm vụ: Lập kế hoạch phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật trong toàn công ty, đầu tư các loại phương tiện vận chuyển, dây truyền sản xuất, công nghệ kho bể và các thiết bị bồn bể. Lập, thẩm định, kiểm tra, trình duyệt và thực các dự án đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật mới, mở rộng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có trong toàn công ty. Nghiên cứu, xây dựng, áp dụng và thử nghiệm các sản phẩm mới như Autogas, và phát triển mạng lưới bán lẻ gas cho ô tô ... Xây dựng mới, sửa đổi, tổ chức thực hiện, kiểm tra các quy chế đầu tư xây dựng cơ bản, nội quy, quy trình quy phạm vận hành máy móc thiết bị trên toàn công ty. Xây dựng và quản lý các định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho các máy móc, thiết bị trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty... Phòng Quản lý kỹ thuật Chức năng: Thống nhất quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện công tác giao nhận, đo lường hao hụt kỹ thuật và hàng hóa. Tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa trong sản xuất kinh doanh của công ty một cách có hệ thống và hiệu quả. Tổ chức chỉ đạo công tác kỹ thuật an toàn, phòng cháy chữa cháy, phòng chống bão lụt, vệ sinh môi trường. Tổ chức chỉ đạo quản lý công tác đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên công ty và nhu cầu của khách hàng. Nhiệm vụ: Đề xuất, xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm tra các phương pháp đo tính hàng hóa, quy chế giao nhận gas trong quá trình sản xuất kinh doanh trên toàn công ty theo tiêu chuẩn đo lường chất lượng của nhà nước. Nghiên cứu và hướng dẫn việc thực hiện công tác quản lý hao hụt trong sản xuất k._.inh doanh. Nghiên cứu, thống nhất và chuẩn hóa các phương pháp thử để đánh giá chất lượng gas. Quản lý và tổ chức thực hiện chỉ đạo kiểm tra công tác kiểm định vỏ bình gas, các thiết bị do lường, các thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về công tác an toàn khác. Tổ chức quản lý, khai thác toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị kỹ thuật. Xây dựng các quy trình vận hành, khai thác, sửa chữa, thay thế, đầu tư mới trong toàn công ty thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin. Vậy dưới sự lãnh đạo của tổng giám đốc công ty các phòng ban, bộ phận, của công ty hoạt động một cách khá hiệu quả, có sự trao đổi, liên hệ với nhau để không những làm tốt về chuyên môn nghiệp vụ mà còn thống nhất với nhau trong toàn công ty, tạo nên một khối thống nhất và không ngừng lớn mạnh. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình trực tuyến trức năng như sau : Sơ đồ1-2. Bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán chi tiết Kế toán bán hàng tại kho Chuyên viên tài chính Kế toán kho hàng và tiêu thụ Kế toán tổng hợp Bộ phận tin học Chuyên viên phần cứng Chuyên viên phần mềm Kế toán TSCĐ Kế toán TGNH Kế toán thuế Kế toán công nợ Thủ quỹ Kế toán tiền mặt Công ty cổ phần Gas Petrolimex là một công ty mẹ, hoạt động sản xuất kinh doanh rất rộng do đó kế toán lại càng quan trọng, không chỉ hạch toán tại công ty mà phòng kế toán còn phải hợp nhất báo cáo của các công ty con và theo dõi hoạt động của các cửa hàng. Nhiệm vụ chính của phòng tài chính kế toán bao gồm các nhiệm vụ về công tác quản lý tài chính, công tác kiểm tra kế toán và công tác hạch toán kế toán để hoàn thành tốt ba nhiệm vụ chính đòi hỏi phòng kế toán phải hoạt động hiệu quả, có sự tổ chức bộ máy tốt và phân công công việc một cách hợp lý nhất. Do khối lượng công việc nhiều nên phòng có 14 người. Tuy công ty đã mới đầu tư chương trình kế toán máy mới thay thế cho fast accounting đó là phần mềm Gas Accounting Solution, với phần mềm viết riêng cho công ty, theo đúng đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty do đó đã giảm thiểu khá nhiều công việc của kế toán. Theo sơ đồ 3 bộ máy tổ chức phòng kế toán bao gồm: Kế toán trưởng công ty: Là người đứng đầu phòng tài chính kế toán của công ty, quản lý các nhân viên trực thuộc phòng đảm bảo công tác kế toán được thực hiện hiệu quả đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh của trong toàn công ty, và báo cáo cho lãnh đạo quản lý chuyên môn trực tiếp. Với nhiệm vụ chính là xây dựng nguyên tắc và quy trình hạch toán kế toán trong toàn công ty sao cho đảm bảo đúng quy định của pháp luật đề ra. Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, và phối hợp để xây dựng kế hoạch kinh doanh, chính sách giá và các định mức chi phí. Vì là công ty cổ phần do đó kế toán trưởng công ty phải đề xuất và chỉ đạo công tác đầu tư tài chính và vấn đề cổ phần, cổ phiếu của công ty, phân phối lợi nhuận sau thuế và tỷ lệ chia cổ tức. Ký duyệt sổ sách báo cáo, chứng từ, và các giấy tờ liên quan khác. Đại diện công ty theo uỷ quyền của tổng giám đốc thực hiện công bố thông tin liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh, chỉ tiêu tài chính và một số nội dung khác cho cổ đông. Phó phòng kế toán công ty: Phó phòng có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành công tác hạch toán kế toán và trợ giúp trưởng phòng quản lý nhân viên đảm bảo công tác tài chính kế toán được thực hiện hiệu quả đáp ứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh trong toàn công ty. Với nhiệm vụ cụ thể là chỉ đạo thực hiện công tác hạch toán kế toán của toàn công ty, trực tiếp hưỡng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên kế toán ở công ty. Thực hiện công tác kiểm tra kế toán tài chính nội bộ, chỉ đạo trực tiếp tham gia công tác kiểm tra các công ty con, công ty liên doanh, ký duyệt các chứng từ hay giấy tờ theo thẩm quyền. Đánh giá nhân viên trong phòng kế toán và đề suất chế độ khen thưởng kỷ luật hợp lý, khuyến khích nhân viên làm việc hiệu quả. Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chính là trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế toán tổng hợp và chi phí. Với nhiệm vụ chủ yếu là tập hợp quyết toán, kiểm kê toàn công ty. Đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn và theo dõi các bộ phận kế toán chi tiết lập và nộp sổ cái tài khoản, nhật ký chứng từ, phiếu kế toán…lập bảng cân đối tài khoản, sổ kế toán tổng hợp. Phối hợp và trực tiếp hoàn thiện sổ sách, báo cáo quyết toán, kiểm kê định kỳ để phục vụ cho các đoàn kiểm tra cấp trên hoặc các cơ quan chức năng. Tham gia kiểm tra định kỳ và đột xuất các đơn vị trực thuộc. Trực tiếp phối hợp với phòng TCHC lập và quyết toán nguồn lương của văn phòng công ty và toàn công ty; đối chiếu BHXH, BHYT, KPGĐ của đơn vị theo quy định. Trực tiếp soạn thảo văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc. Tham gia xây dựng và quyết toán chi phí với các đơn vị trực thuộc. Tổng hợp báo cáo nhanh tình hình tài chính của công ty hàng tháng. Trực tiếp thực hiện công tác kế toán quản trị. Thường xuyên cập nhật các quy định mới của nhà nước ban hành về kế toán và hướng dẫn cho nhân viên trong phòng và các đơn vị trực thuộc. Kế toán chi tiết Kế toán tài sản cố định, công cụ lao động và công nợ nội bộ: Có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá hiệu quả các công trình đầu tư và sửa chữa TSCĐ, đồng thời theo dõi, đối chiếu, tạm ứng, quản lý công nợ, thanh toán toán với người nhận thầu, đơn vị thi công. Kiểm tra chứng từ, lập hồ sơ theo dõi liên quan đến phát sinh tăng giảm, thanh lý, nhượng bán của TSCĐ để tổ chức hạch toán và trích khấu hao theo qui định của chế độ và kế hoạch của công ty. Kiểm kê CCDC, TSCĐ, VPP theo quý năm. Mở sổ theo dõi chi tiết công cụ, dụng cụ lao động từng bộ phận văn phòng công ty, tổ chức hạch toán CCDC và cuối tháng đối chiếu số liệu, việc sử dụng của từng bộ phận. Viết phiếu nhập kho CCDC, VTSX kho gas. Hạch toán lập bảng kê chi tiết theo từng khoản mục các chi phí về CCDC, VPP, thuê địa điểm kinh doanh, nhập xuất VTSX kho, các trạm nạp và xưởng bảo dưỡng đồng thời kiểm tra chứng từ, định mức khoán qui định. Ngoài ra kế toán TSCĐ còn kiêm nhiệm vụ theo dõi công nợ nội bộ với tổng công ty xăng dầu Việt Nam và các công ty con. Kế toán tiền gửi ngân hàng kiêm công nợ phải trả: Vì công ty chủ yếu vẫn là hàng nhập khẩu, hình thức thanh toán chủ yếu thông qua ngân hàng do đó có sự kết hợp kế toán liên quan đến ngân hàng và phát sinh liên quan đến công nợ phải trả. Đối với tiền gửi ngân hàng: Theo dõi số dư tại ngân hàng và tình hình chuyển tiền, thanh toán tiền với công ty của các cá nhân, đơn vị liên quan. Thường xuyên phối hợp với phòng kinh doanh quản lý kỹ thuật mở, thanh toán LC, bảo lãnh. Phối hợp đôn đốc các công ty con, các cửa hàng, trạm chiết chuyển tiền về công ty đúng hạn nhằm hạn chế tối đa lãi vay ngân hàng. Phối hợp với phòng có liên quan trong việc theo dõi quá trình thanh toán mua và bán hàng của khách hàng có giao dịch qua ngân hàng. Xây dựng và duy trì quan hệ với các ngân hàng để hỗ trợ cho công ty sử dụng vốn hiệu quả. Đối với nghiệp vụ công nợ phải trả: Theo dõi các điều khoản của hợp đồng và thường xuyên phân tích số liệu để phân loại công nợ đến hạn, công nợ quá hạn để báo cáo lãnh đạo phòng cân đối vốn. Kế toán kho hàng và tiêu thụ: Với nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế toán kho hàng và tiêu thụ. Với nghiệp vụ kho hàng: Thực hiện việc kiểm tra toàn bộ chứng từ nhập xuất của khối kinh doanh trực tiếp văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Theo dõi cân đối nhập xuất tồn hàng hoá, vỏ bình tại các đơn vị trực thuộc. Đánh giá và báo cáo lãnh đạo phòng vòng quay hàng tồn kho của các đơn vị trực thuộc. Tham gia kiểm kê hoặc kiểm tra định kỳ và đột xuất các đơn vị trực thuộc về công tác quản lý hàng hoá. Theo dõi, đề xuất xử lý hàng hoá kém phẩm chất, không cần dùng chờ thanh lý và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định. Tổng hợp, kiểm tra tình hình nhập xuất tồn trong toàn công ty. Với nghiệp vụ tiêu thụ: Trực tiếp theo dõi và hạch toán và lập báo cáo nhanh doanh thu, giá vốn của khối văn phòng công ty theo quy định. Tổng hợp và kiểm tra tình hình tiêu thụ trong toàn công ty. Kế toán thuế kiêm mua hàng: Có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kế toán thuế và mua hàng. Đối với nghiệp vụ thuế: Kiểm tra chứng từ gốc đảm bảo đúng quy định của nhà nước về sử dụng hoá đơn chứng từ và thuế GTGT, thuế xuất nhập khẩu. Kiểm tra số thuế được khấu trừ và thuế bán ra đúng với số trên hoá đơn. Cập nhật thường xuyên các chính sách chế độ về thuế để triển khai theo qui định và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc. Hàng tháng lập báo cáo, bảng kê khai thuế theo quy định của nhà nước và phối hợp với kế toán ngân hàng để nộp thuế kịp thời. Cuối năm quyết toán các loại thuế như thuế GTGT, Nhập khẩu, TNDN, TNCN, thuế môn bài và các loại thuế khác với cơ quan thuế và xác nhận số ngân sách đã nộp trong năm với cục thuế thành phố Hà Nội. Đối với nghiệp vụ mua hàng: Kiểm tra chứng từ đầu vào của việc mua hàng hoá, phụ kiện, vỏ bình gas… và định khoản vào phần mềm kế toán. Định kỳ kiểm tra đối chiếu công nợ mua hàng với nhà cung cấp. Phối hợp với kế toán ngân hàng trong việc thanh toán với nhà cung cấp. Kế toán công nợ phải thu: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ phải thu khách hàng. Công ty có hệ thống cửa hàng, các chi nhánh và khách hàng công nghiệp rộng khắp cả nước do đó công nợ phải thu khá nhiều và chi tiết theo nhiều đối tượng. Nhiệm vụ cụ thể là theo dõi các số lượng các khách hàng của công ty, hợp đồng mua hàng và theo dõi công nợ của họ. Phân loại nợ đến hạn, nợ quá hạn để báo cáo lãnh đạo phòng cân đối vốn. Kế toán tiền mặt: Có nhiệm vụ theo dõi số dư tiền mặt tại quỹ của công ty. Định kỳ đối chiếu với thủ quỹ để kiểm tra lượng tiền tăng, giảm, và tồn quỹ. Viết phiếu thu, chi cho các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt. Thanh toán tiền với các công ty, các cá nhân, đơn vị liên quan. Phối hợp với phòng liên quan để theo dõi quá trình thanh toán mua và bán hàng của khách hàng bằng tiền mặt. Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm thực hiện việc thu, chi quản lý quỹ tiền mặt của công ty, đảm bảo quỹ tiền mặt được quản lý đúng và hiệu quả. Nhiệm vụ cụ thể là thu tiền mặt bán hàng tại văn phòng công ty, các đơn vị trực thuộc và khách hàng . . Chi tiền mặt theo chứng từ được lãnh đạo phê duyệt. Cân đối lượng quỹ tiền mặt phục vụ chi tiêu bình thường hàng ngày. Đảm bảo định mức tồn quỹ tiền mặt thường xuyên và nộp toàn bộ số dư tồn quỹ tiền mặt còn lại vào ngân hàng. Chịu trách nhiệm mở sổ quỹ riêng để theo dõi tồn quỹ tiền mặt trong ngày. Chuyên viên tài chính: Với nhiệm vụ trực tiếp thực hiện công tác phân tích, đánh giá cơ hội đầu tư và hỗ trợ trưởng phòng trong công tác quản lý vốn đầu tư góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất cho công ty. Nhiệm vụ cụ thể là chuẩn bị các tài liệu phục vụ đại hội cổ đông thường niên, đột xuất của công ty. Giúp trưởng phòng chỉ đạo và quản lý tài chính đối với các công ty con, công ty liên kết, phân tích đánh giá các cơ hội và đề xuất ý kiến cho trưởng phòng trong công tác đầu tư tài chính. Cân đối vốn kinh doanh, quản lý cổ đông cũng như việc chuyển nhượng cổ phiếu của công ty. Nghiên cứu và đề xuất các khoản đầu tư tài chính ngắn-trung-dài hạn và dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn, quỹ dự phòng tài chính Kế toán bán hàng tại kho: Chịu trách nhiệm triển khai các nghiệp vụ liên quan đến công tác bán hàng và kế toán tại kho, góp phần đảm bảo quản lý kho hiệu quả. Nhiệm vụ cụ thể là kiểm tra rà soát số liệu phát sinh công nợ của khách hàng đại lý ngoài ngành về ga, vỏ bình gas và phụ kiện xuất qua kho Đức Giang. Kiểm tra giá và pháp lý chứng từ có liên quan đến phòng kế toán tài chính phát sinh tại kho gas Đức Giang. Thu, quản lý tiền bán hàng tại kho gas Đức Giang và nộp tiền kịp thời vào ngân hàng. Chịu trách nhiệm lập sổ quỹ và in báo cáo lưu hàng ngày để theo dõi tồn quỹ tiền mặt tại kho. Có ý kiến đề xuất với lãnh đạo phòng về những vấn đề có liên quan đến công tác quản lý hàng hoá, vốn bằng tiền, công nợ… tại kho. Truyền số liệu liên quan đến công tác bán hàng tại kho về công ty. Bộ phận tin học: Bao gồm chuyên viên phần cứng và chuyên viên phần mềm. Chuyên viên phần cứng: Chịu trách nhiệm trang bị, bảo trì, sửa chữa trang thiết bị công nghệ thông tin đảm bảo hỗ trợ tích cực nhất cho hoạt động của công ty. Tổ chức bảo trì, sửa chữa trang thiết bị CNTT. Cấp quyền và quản lý hệ thống tài khoản thư điện tử cho toàn bộ khối văn phòng. Quản lý hệ thống mạng nội bộ, sao lưu dữ liệu định kỳ. Xây dựng quy định và hướng dẫn sử dụng thiết bị. Phải bảo mật thông tin của công ty. Trang bị và hướng dẫn cho các nhân viên kế toán sử dụng các trang thiết bị. Sao lưu dữ liệu từ các kho, các chi nhánh, cửa hàng về phòng kế toán công ty, bảo mật dữ liệu kế toán. Chuyên viên phần mềm: Chịu trách nhiệm xây dựng và phối hợp xây dựng chương trình phần mềm hỗ trợ cho các hoạt động nghiệp vụ của công ty. Nhiệm vụ cụ thể là tham mưu cho ban giám đốc và trưởng phòng trong lĩnh vực đầu tư phát triển phần mềm quản lý. Theo dõi quá trình ứng dụng phần mềm tại công ty, khắc phục và điều chỉnh thiếu sót hoặc lỗi thiết kế. Hỗ trợ các đơn vị, phòng ban trong quá trình sử dụng phần mềm. Tổ chức triển khai và hỗ trợ kỹ thuật trong công tác ứng dụng phần mềm chuyên dụng trong toàn công ty. Theo dõi và điều chỉnh sai sót của phần mền kế toán Gas accounting solution, bảo mật và an toàn dữ liệu kế toán, khắc phục sự cố nhanh và hiệu quả. Thường xuyên kiểm tra việc sử dụng và lập thêm các tài khoản, mã khách …mới và điều chỉnh cho thống nhất toàn công ty. Bộ máy kế toán của công ty có sự chuyên môn hóa rất cao, thực hiện theo nguyên tắc phân công phân nhiệm. Các bộ phận của phòng có sự làm việc độc lập cao nhưng đồng thời có sự kết hợp với nhau chặt chẽ để giúp đỡ đồng thời kiểm tra lẫn nhau mang lại hiệu quả làm việc tốt nhất. 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán Là một công ty hoạt động khá rộng, hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh do đó rất dễ gây nhầm lẫn, trùng lặp các nghiệp vụ hơn nữa do khối lượng công việc cho kế toán khá nhiều do đó để phân công lao động hiệu quả, chuyên môn hóa cao và nâng cao năng suất của người lao động công ty đã sử dụng hình thức nhật ký chứng từ để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mặc dù hình thức này có mẫu sổ khá phức tạp nhưng với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao và phần mềm kế toán máy Gas Accounting Solution được thiết kế theo đúng đặc trưng của công ty do đó với hình thức ghi sổ này công việc kế toán của công ty ngày càng hiệu quả, chuyên nghiệp và cho ra các báo cáo một cách rất chính xác. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán cập nhật vào máy tính theo các kiểu mẫu chứng từ, máy tính sẽ tự động định khoản theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó tự động cập nhật số liệu đó vào các bảng kê và nhật ký chứng từ đã được thiết kế đúng theo mẫu, đồng thời cập nhật số liệu vào những sổ thẻ chi tiết, các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào các bảng kê. Đến cuối tháng máy tính tự động khóa sổ cộng các số liệu trên nhật ký chứng từ để lập sổ cái liên quan. Từ các sổ, thẻ chi tiết cuối tháng cũng được cộng dồn để lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản. Từ sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và bảng tổng hợp chi tiết được dùng máy tính lấy dữ liệu lập báo cáo theo quy định. Sơ đồ 1-3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Báo cáo tài chính Sổ cái Chứng từ gốc Bảng kê Nhật ký chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Máy tính Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày CHƯƠNG II: THỰC TẾ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓATẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX 2.1. Đặc điểm hàng hóa và quá trình lưu chuyển hàng hóa tại công ty 2.1.1. Đặc điểm hàng hóa tại công ty Là một công ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh gas ở Việt Nam công ty không chỉ kinh doanh gas mà còn cung cấp cho khách hàng những thiết bị, vật tư, phụ kiện để phục vụ cho việc sử dụng gas một cách tốt nhất và an toàn nhất. Để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của khách hàng công ty cung cấp gas dưới hai dạng là gas bình và gas rời. Gas bình: Là loại gas mà công ty đã đóng nạp bình sẵn theo quy định đảm bảo an toàn. Loại gas bình của công ty rất đa dạng về chủng loại về khối lượng để đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Loại bình gas nhỏ như loại 12 kg hoặc 13kg công ty cung cấp để phục vụ cho gian bếp của các gia đình. Loại bình lớn 45 kg, 48 kg là loại bình có thể dùng trong gian bếp của các nhà hàng khách sạn. Cùng với kinh doanh gas bình là các thiết bị, công cụ, phụ kiện đi kèm để phục vụ cho việc sử dụng gas hiệu quả và an toàn hơn. Trước tiên phải kể đến là bình chứa gas và các phụ kiện đi kèm như điều áp, ống dẫn gas, van … là những công cụ quan trọng đi kèm khi cung cấp gas. Vì vậy khi cung cấp gas bình bắt buộc khách hàng phải đặt tiền cược vỏ bình (bao gồm vỏ bình và các phụ kiện) tương đương với giá trị của nó. Gas bình cung cấp có tốt hay không, có đáp ứng được nhu cầu khách hàng hay không còn phụ thuộc vào vỏ bình có đầy đủ hay không. Do đó bên cạnh theo dõi lượng gas còn phải theo dõi lượng vỏ bình tồn kho, lượng vỏ bình chứa gas, lượng vỏ bình rỗng để có thể cung cấp kịp thời cho khách hàng. Công ty còn cung cấp các thiết bị sử dụng gas như bếp gas, chảo… Gas rời: Là loại gas mà công ty bán theo thỏa thuận của khách hàng. Do gas là chất dễ cháy nổ nên khi khách hàng đặt mua gas rời thì công ty sẽ có xe chuyên chở riêng đảm bảo an toàn và cung cấp tới tận nơi mà khách hàng trữ gas như kho gas hay bể chứa của khách hàng. Mặt hàng này giành cho các xí nghiệp sử dụng gas làm nhiên liệu trong quá trình sản xuất như sản xuất gốm, sứ, bóng đèn, gạch men …và cho các tổng đại lý hoặc chi nhánh của công ty có bể chứa gas. Việc cung cấp gas rời không kèm theo phụ kiện nhưng kèm theo cước vận chuyển gas của công ty phục vụ tận nơi cho khách hàng. 2.1.2. Đặc điểm quá trình lưu chuyển hàng hóa tại công ty Quá trình lưu chuyển hàng hóa gồm ba giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Giai đoạn mua hàng Giai đoạn 2: Giai đoạn nhập kho Giai đoạn 3: Giai đoạn bán hàng Mỗi giai đoạn có những đặc điểm khác nhau, nhưng lại thống nhất với nhau tạo thành một quá trình logic xuyên suốt quá trình hoạt động kinh doanh của công ty. 2.1.2.1. Giai đoạn 1 – Giai đoạn mua hàng Công ty mua hàng từ hai nguồn là mua trong nước và mua ở nước ngoài. Công ty ưu tiên nhập mua trong nước vì chi phí thấp, do đó khi nguồn gas trong nước không đủ đáp ứng nhu cầu thị trường thì công ty nhập hàng từ nước ngoài. Do nguồn cung cấp gas trong nước khan hiếm nên công ty nhập khẩu gas là chủ yếu. Công ty không chỉ nhập khẩu gas mà còn nhập một số phụ kiện như điều áp, van …để đảm bảo sự an toàn cho việc sử dụng và một số thiết bị cũng được công ty nhập khẩu về để cung cấp cho khách hàng những mặt hàng cao cấp để sử dụng gas tốt hơn, hiệu quả hơn. Là một công ty thương mại lớn, cung cấp hàng hóa cho một thị trường khá rộng do đó nghiệp vụ mua hàng diễn ra thường xuyên với khối lượng lớn. Vì vậy công ty mua hàng thường thông qua các hợp đồng thương mại và việc thanh toán thường là chuyển khoản qua ngân hàng đối với nhập nội và qua thư tín dụng( L/C) đối với hàng hóa nhập khẩu. Phương thức mua hàng Phương thức nhập nội : Công ty nhập từ công ty kinh doanh sản phẩm khí Dinh Cố. Nhưng do công suất có hạn nên công ty này không đủ sản xuất phục vụ nhu cầu gas trong nước. Nguồn nhập nội có chi phí thu mua thấp hơn, dễ vận chuyển hơn và cung cấp nhanh, kịp thời hơn. Một nguồn nhập nội tạm thời nữa mà công ty sử dụng là nhập mua trong nội bộ ngành hay mua lại hoặc trao đổi hàng hóa với công ty khác cùng kinh doanh gas. Phương thức nhập khẩu : Khi gas trong nước không đủ đáp ứng thì phải nhập khẩu để phục vụ nhu cầu sử dụng gas trong nước, mặc dù hình thức này tốn kém chi phí hơn so với nhập nội. Công ty chủ yếu áp dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp. Vì nguồn nhập khẩu là chủ nguồn hàng chủ yếu của công ty, công ty thường xuyên nhập khẩu với khối lượng lớn. Hơn nữa, Gas Petro là thương hiệu uy tín trên thị trường gas trong khu vực, công ty đã có quan hệ tốt với một số công ty cung cấp gas có tên tuổi trên thị trường như công ty PTT (Hãng xăng dầu quốc gia Thái Lan), Petronas (Hãng xăng dầu quốc gia Malaysia), Shell (Singapore), Nissho-Iwai, Poten&Partner, SK (Hàn Quốc), LG-Caltex (Hàn Quốc), Unique Gas (Thái Lan), Worldgas (Thái Lan), Petredex (Singapore), CPC (Đài Loan)...Các công ty này còn là nơi cung cấp những phụ kiện đi kèm đảm bảo chất lượng và an toàn cho việc sử dụng gas. Trình tự mua hàng Bước 1: Ký kết hợp đồng mua hàng Công ty mua hàng với khối lượng lớn nên việc mua hàng luôn được quy định thông qua hợp đồng mua bán. Căn cứ vào định mức dự trữ hàng hóa của công ty và nhu cầu của thị trường, phòng kinh doanh lập đề nghị mua hàng gửi phòng xuất nhập khẩu. Từ yêu cầu đó phòng xuất nhập khẩu tiến hành soạn thảo hợp đồng. Dù hợp đồng nhập khẩu hay nhập nội thì trong hợp đồng đều được nêu rõ những điều khoản quy định về chất lượng, khối lượng, định mức hao hụt của hàng hóa. Quy định cụ thể về địa điểm giao nhận, điều kiện giao nhận và về giá cả cũng như việc thanh toán tiền hàng. Sau khi soạn thảo xong hợp đồng mua hàng phòng xuất nhập khẩu trình giám đốc công ty xem xét, và giám đốc tiến hành ký kết hợp đồng với đối tác. Do việc nhập mua hàng hóa của công ty diễn ra thường xuyên do đó có riêng phòng xuất nhập khẩu phụ trách việc nghiên cứu thị trường, soạn thảo hợp đồng để giúp giám đốc có quyết định đúng đắn nhất và đảm bảo nhu cầu một cách tốt nhất. Bước 2 : Chuẩn bị cho việc nhập hàng Khi hợp đồng đã được ký kết, bên bán chuẩn bị chuyển hàng thì công ty phải chuẩn bị về giấy phép nhập khẩu hàng hóa (là công ty nhập khẩu lâu năm nên thủ tục nhập khẩu đơn giản hơn và hàng hóa nhập khẩu của công ty là hàng hóa được phép nhập khẩu). Khi được phép nhập khẩu công ty cần phải chuẩn bị về việc ký hợp đồng vận chuyển (nếu mua hàng theo giá FOB) ký hợp đồng bảo hiểm cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó công ty còn phải mở thư tín dụng (L/C) để thanh toán với nhà cung cấp ở nước ngoài. Hoặc giấy chứng nhận bảo lãnh thanh toán của ngân hàng để gửi cho nhà cung cấp trong nước. Bước 3 : Nhận hàng và kiểm tra hàng Khi nhận được thông báo thời gian hàng về thực tế, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành cử người đi kiểm tra nhận hàng. Do gas là hàng hóa đặc biệt, chất lượng và khối lượng hàng hóa này không thể kiểm tra đơn giản như các hàng hóa thông thường khác, gas cần phải có cơ quan giám định riêng. Theo hợp đồng đã ký, trước khi chuyển hàng xuống tàu, bên bán bằng chi phí của mình sẽ chỉ định cơ quan giám định độc lập thực hiện và cấp chứng thư giám định khối lượng và chất lượng hàng tại cảng xếp hàng. Khi hàng về cảng dỡ hàng của công ty, cả hai bên thống nhất chỉ định vinacontrol là cơ quan giám định độc lập thực hiện và cấp chứng thư giám định khối lượng, chất lượng hàng. Cùng với vận đơn, L/C, hợp đồng là hai chứng thư giám định chất lượng, khối lượng của hàng hóa tại cảng xếp hàng và dỡ hàng là căn cứ để kiểm định hàng hóa. Định mức hao hụt của gas là khá lớn vì là dạng lỏng, vận chuyển thường qua đường biển nên hao hụt cho phép là 0.5%. Thời gian làm hàng (Laytime) được quy định cụ thể trong hợp đồng mua hàng và cả hai bên phải thực hiện theo đúng thời gian quy định. Bước 4 : Vận chuyển hàng hóa và thanh toán Sau khi nhận và kiểm đủ hàng, công ty tiến hành vận chuyển hàng nhập kho và ghi nhận nợ với nhà cung cấp. Các kho hàng của công ty thường ở các thành phố cảng hoặc thuận tiện cho việc vận chuyển từ cảng vào. Việc vận chuyển hàng hóa cũng khá quan trọng luôn phải đảm bảo sự an toàn và hạn chế hao hụt hàng hóa. Thời hạn thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng mua hàng. Phương thức thanh toán và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ Phương thức thanh toán Do mua hàng với số lượng lớn nên công ty thanh toán với nhà cung cấp bằng tiền gửi ngân hàng. Thời hạn thanh toán được quy định rõ trong hợp đồng mua hàng. Với mỗi hình thức nhập mua hàng thì phương thức thanh toán và quy định thời hạn thanh toán khác nhau. Mua hàng trong nước: Trước ngày giao hàng (thường là một tuần) bên mua phải cung cấp cho bên bán bản gốc bảo lãnh thanh toán của ngân hàng. Bảo lãnh này phải có giá trị tương đương với giá trị khối lượng hàng dự kiến giao nhận. Nếu công ty không thanh toán đúng ngày đáo hạn thì bên bán có quyền yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng phù hợp với nội dung bảo lãnh. Và nếu thanh toán chậm thì công ty phải chịu phạt theo hợp đồng quy định. Công ty thường giao dịch với bên bán thông qua ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank). Mua hàng ở nước ngoài: Khác với mua hàng trong nước, công ty không mở bảo lãnh tại ngân hàng mà công ty sử dụng hình thức thư tín dụng (L/C). Đây là hình thức thanh toán hợp lý nhất cho các công ty xuất nhập khẩu dựa trên sự phát triển của hệ thống ngân hàng. Hình thức thanh toán bằng L/C là hình thức thanh toán có thể đảm bảo cho việc thanh toán cho người bán, và đảm bảo chất lượng, khối lượng hàng của bên mua thông qua uy tín của ngân hàng. Công ty mở L/C tại ngân hàng Vietcombank, vì đây là ngân hàng lớn và có quan hệ với nhiều ngân hàng trên thế giới, thuận tiện cho việc mở L/C. Trình tự mở L/C của công ty được tiến hành như sau: Sơ đồ 2-1. Trình tự mở L/C tại công ty Phòng xuất nhập khẩu Soạn và chuyển bản hợp đồng mua hàng Kế toán ngân hàng Lập yêu cầu mở L/C,chuyển bản hợp đồng mua hàng Ngân hàng Vietcombank Kiểm tra nội dung hợp đồng, và đơn xin mở L/C Ngân hàng bên bán Nhận thư tín dụng Và bộ chứng từ liên quan từ bên bán Ngân hàng Vietcombank Nhận bộ chứng từ liên quan Phòng xuất nhập khẩu Kiểm tra chứng từ, kiểm nhận hàng so với bộ chứng từ Ngân hàng Vietcombank Nhận lệnh và chuyển tiền Khi hợp đồng đã được ký kết công ty bắt đầu tiến hành mở L/C để làm thủ tục thanh toán cho bên bán và cũng là điều kiện để hợp đồng được thực hiện. Phòng xuất nhập khẩu chuyển bản hợp đồng cho kế toán TGNH, kế toán TGNH kiểm tra và lập yêu cầu mở L/C sau khi có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc công ty, gửi cho ngân hàng Vietcombank. Ngân hàng kiểm tra hợp đồng và yêu cầu mở L/C của công ty, nếu công ty có đầy đủ điều kiện để mở L/C thì ngân hàng Vietcombank mở L/C cho công ty và gửi L/C sang ngân hàng người bán để xác nhận trách nhiệm thanh toán. Sau khi báo cho bên bán là L/C đã được mở cho người bán, thì người bán chuyển cho ngân hàng bên bán bộ chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu (hợp đồng kinh tế, vận đơn, giấy chứng nhận xuất khẩu, thư giám định về chất lượng, số lượng …). Ngân hàng bên bán gửi bộ chứng từ cho Vietcombank. Vietcombank kiểm tra rồi chuyển bộ chứng từ cho phòng xuất nhập khẩu của công ty, căn cứ vào bộ chứng từ này, phòng xuất nhập khẩu tiến hành nhận hàng, đối chiếu giữa thư giám định tại cảng hàng về với bộ hồ sơ mà Vietcombank giao cho. Nếu thấy hợp lý, đảm bảo đủ điều kiện thì công ty thông báo với Vietcombank để thanh toán tiền theo quy định của hợp đồng. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ Là một công ty xuất nhập khẩu việc sử dụng ngoại tệ là khá thường xuyên, các nghiệp vụ phát sinh ngoại tệ là mua hàng nhập khẩu, thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp nước ngoài, mua ngoại tệ tại ngân hàng để thanh toán. Thường công ty không dự trữ nhiều ngoại tệ trong két mà thường gửi ngoại tệ trong ngân hàng Vietcombank vì công ty thanh toán với nhà cung cấp thông qua L/C. Công ty hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế, theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. 2.1.2.2. Giai đoạn 2 - Giai đoạn nhập kho hàng hóa Khi mua hàng đã quy định nhập tại cảng nào và được nhân viên phòng xuất nhập khẩu nhận và kiểm tra hàng nhập, sau đó vận chuyển hàng đến kho của công ty. Khi nhập hàng vào kho phải đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm để đảm bảo an toàn và chất lượng, khối lượng gas. Bắt đầu phân tách hàng hóa để một phần đóng bình một phần để bán gas rời theo chiến lược của công ty. Các phụ kiện và đồ dùng cũng được nhập kho sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng. 2.1.2.3. Giai đoạn 3 - Giai đoạn tiêu thụ Cung cấp gas cho một thị trường hoạt động khá rộng lớn, với nhiều phương thức tiêu thụ tương ứng với các mặt hàng mà công ty cung cấp nên các nghiệp vụ tiêu thụ của công ty cũng khá đa dạng. Với đặc thù của việc kinh doanh gas việc tiêu thụ của công ty luôn phải đảm bảo an toàn cho người sử dụng và bên cạnh theo dõi lượng gas tiêu thụ còn phải theo dõi lượng bình gas của công ty để nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các hình thức bán hàng của công ty Bán buôn hàng hóa: Là một công ty lớn trong lĩnh vực kinh doanh thương mại bán buôn là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán buôn cũng có nhiều kiểu khác nhau có thể bán sau khi đã nhập kho hàng của công ty hoặc bán tay ba không qua kho hàng hóa của công ty. Bán buôn qua kho: Là hình thức bán mà công ty mua hàng về nhập kho rồi mới bán cho khách hàng với khối lượng lớn. Là công ty có khá nhiều kho với sức chứa lớn, hình thức bán buôn này cũng là một trong các thế mạnh của công ty. Công ty bán buôn thường là bán theo hợp đồng với khách hàng nhằm cung cấp lâu dài với khối lượng lớn. Tùy vào hợp đồng ký kết theo yêu cầu của khách hàng mà công ty có thể vận chuyển đến tận nơi cho khách hay bán tại kho cho khách để khách tự vận chuyển. Bán buôn không qua kho: Là hình thức bán tay ba, hình thức này chỉ được công ty áp dụng bán cho các công ty con. Các công ty này thường có các kho tại các cảng do đó khi có nhu cầu các công ty con sẽ đặt hàng tại tổng công ty. Tổng công ty sẽ mua hàng trên danh nghĩa của mình sau đó ký hợp đồng với người bán vận chuyển trực tiếp tới kho cho các công ty con. Bán lẻ hàng hóa: Một trong những kênh phân phối hoàn toàn theo sự kiểm soát của công ty là phân phối qua các cửa hàng trực thuộc của công ty. Các cửa hàng này do công ty đầu tư và kết quả hoạt động kinh doanh là do công ty nắm giữ. Đây là kênh phân phối khá hiệu quả vừa thay mặt cho công ty phân phối trực tiếp đến cho khách hàng, vừa mang lại lợi nhuận cao hơn cho công ty. Đây là kênh phân phối dưới hình thức kinh doanh trực tiếp của công ty thông qua các đại lý của mình, phân phối gas đến tận tay người tiêu dùng. Kênh phân phối này chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong vi._.ế hạch toán như thế rất khó theo dõi tách bạch các khoản phải thu và các khoản phải trả, sẽ rất dễ gây ra nhầm lẫn và không đúng theo chế độ quy định. Tài khoản hàng gửi bán (TK 157) Công ty không sử dụng tài khoản này trong khi công ty có sử dụng hình thức bán hàng qua đại lý tuy không nhiều. Ngoài ra công ty xuất hàng bán công nghiệp cũng cần sử dụng tài khoản này để phản ánh hàng đã xuất kho, hay chuyển hàng cho khách hàng mà khách hàng chưa chính thức chấp nhận, chưa làm giấy tờ biên nhận. Là một công ty kinh doanh thương mại mà không sử dụng tài khoản hàng gửi bán thật sự là không hợp lý vì công ty vẫn có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần sử dụng. Tài khoản dự phòng giảm giá hàng bán (159) Mặc dù kinh doanh gas là một sản phẩm có giá lên xuống thất thường nhưng công ty không sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng bán, có nghĩa là cũng không trích lập dự phòng này. Công ty không lập dự phòng giảm giá sẽ dẫn đến khả năng rủi ro cao cho các mặt hàng tồn kho vì các mặt hàng này giảm giá sẽ làm cho hàng tồn kho của công ty giảm giá trị nếu vẫn ghi nhận như khi mua về thì sẽ không phản ánh đúng giá trị tài sản của công ty, sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Và làm ảnh hưởng đến việc phân tích các chỉ số của công ty kéo theo là ảnh hưởng đến chiến lược phát triển của công ty. Phương pháp hạch toán Hạch toán chi phí mua hàng Công ty không hạch toán riêng chi phí mua hàng vào một tài khoản chi tiết của hàng hóa mà hạch toán vào chi phí bán hàng của công ty. Hạch toán như vậy là sai quy tắc, ghi nhận luôn vào chi phí của công ty sẽ làm giảm lợi nhuận trong kỳ trong khi đó hàng hóa khi mua về chưa chắc đã bán hết trong kỳ. Hơn nữa hạch toán chi phí thu mua vào chi trong kỳ sẽ không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho của công ty, hàng tồn kho sẽ có giá trị nhỏ hơn so với thực tế làm cho giá trị tài sản của công ty không đúng với thực tế. Hạch toán như vậy sai chế độ kế toán hiện hành mặc dù hạch toán vậy sẽ làm cho công ty đỡ được công tác kế toán trong việc phân bổ chi phí mua hàng vào cuối kỳ nhưng gây ra cho công ty nhiều chỉ tiêu lệch lạc dễ dẫn đến những quyết định sai trong chiến lược kinh doanh của công ty. Hạch toán nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại Là một công ty kinh doanh thương mại lớn việc khuyến mại cho khách hàng để thu hút khách hàng, nâng cao doanh thu tiêu thụ cho công ty là một trong những chiến lược bán hàng của công ty. Nhưng nghiệp vụ xuất hàng khuyến mại của công ty không hạch toán đúng theo quy định của nhà nước ban hành. Khi xuất kho hàng hóa để khuyến mại công ty không ghi tăng giá vốn và giảm hàng hóa mà ghi tăng trực tiếp vào chi phí bán hàng. Hạch toán như vậy tuy không làm thay đổi lợi nhuận của công ty nhưng sai quy định hiện hành. Hạch toán bán hàng chuyển thẳng Công ty bán hàng chuyển thẳng cho khách hàng không qua kho (chỉ bán cho các công ty con của công ty) nhưng công ty không hạch toán chuyển thẳng từ tài khoản hàng mua đang đi đường về tài tài khoản giá vốn hàng bán mà lại chuyển qua tài khoản hàng hóa. Hạch toán như vậy rất phức tạp, qua nhiều công đoạn và không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng cho khách hàng công nghiệp Công ty bán hàng cho khách hàng công nghiệp không làm thủ tục xuất hàng và hạch toán nghiệp vụ xuất hàng sau mỗi lần xuất mà tập hợp đến cuối tháng mới hạch toán. Khi xuất hàng cho khách hàng công ty chỉ làm thủ tục như chuyển kho hàng hóa sang kho chung gian, vẫn là hàng hóa của công ty, đến cuối tháng công ty tập hợp lại và hạch toán như một lần bán hàng thông thường. Hạch toán như vậy là sai quy định, không phản ánh kịp thời khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hàng hóa không còn trong kho của công ty nhưng trên sổ sách nó vẫn là hàng hóa trong kho. Sổ sách kế toán Sổ cái Công ty mở sổ cái cho các tài khoản chi tiết là sai quy định. Sổ cái chỉ mở cho các tài khoản tổng hợp, để theo dõi tổng hợp một tài khoản, vậy mà công ty mở sổ cái cho các tài khoản chi tiết sẽ không thể hiện rõ được tác dụng của sổ cái các tài khoản là theo dõi tổng hợp phát sinh trên tài khoản đó và không đúng theo quy định ban hành. Sổ nhật ký chứng từ, bảng kê Nhìn chung các nhật ký chứng từ mà công ty sử dụng đều đúng theo quy định, có biến đổi nhưng rất phù hợp nhưng công ty lại không sử dụng bản kê số 9 dùng để theo dõi và tổng hợp hàng hóa trong kỳ và liên hệ với các nhật ký chứng từ đã sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và hạch toán hàng tồn kho, và theo dõi cả hàng nhập kho theo cả giá thực tế và giá hạch toán, theo dõi hàng xuất kho trong kỳ. Công ty không sử dụng bảng kê này sẽ không thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý hàng hóa của công ty. 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty cổ phần Gas Petrolimex. Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa là một trong những công việc rất cần thiết của công ty. Muốn công ty hoạt động sản xuất kinh doanh tốt thì công ty cần phải hoàn thiện hơn công tác kế toán quá trình này. Hoàn thiện kế toán quá trình lưu chuyển hàng hóa sẽ giảm bớt được công việc kế toán của công ty, hạch toán hợp lý hơn, chính xác hơn và đúng với chế độ hơn. Từ đó phản ánh đúng đắn hơn quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, giúp công ty đưa ra được những chiến lược kinh doanh đúng đắn, sát với thực tế hơn, giúp cho công ty ngày càng phát triển. 3.2.1. Hoàn thiện về công tác kế toán nói chung Bộ máy kế toán Về mô hình tổ chức: Công ty nên thay đổi mô hình tổ chức sang kiểu nửa tập trung nửa phân tán để dễ dàng cho việc quản lý của công ty. Công ty nên có những bộ phận phụ trách riêng tại các chi nhánh ở các tỉnh thành và các cửa hàng ở Hà Nội để hạch toán chi tiết và lập báo cáo để đưa lên tổng công ty hạch toán tiếp thì sẽ giảm bớt công việc tại tổng công ty và sẽ mang lại hiệu quả hơn cho việc quản lý cũng như hạch toán tại công ty. Về số lượng nhân viên kế toán: Công ty nên tuyển dụng thêm kế toán viên để công việc kế toán của công ty được thực hiện nhanh chóng, kịp thời, và chính xác hơn. Khi đó công ty có thể phân công công việc cho các kế toán viên một cách hợp lý hơn sẽ không vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm từ đó có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của phòng kế toán mà tránh được những gian lận, sai sót xảy ra. Hệ thống sổ sách Công ty nên chuyển sang hình thức nhật ký chung để dễ dàng hơn trong việc lập các sổ sách, việc theo dõi đối chiếu vừa dễ dàng cho việc theo dõi, lưu trữ chứng từ, sổ sách và rất phù hợp với việc sử dụng kế toán máy. Làm giảm bớt công việc cho kế toán, mà vẫn cung cấp đủ thông tin cần thiết cho việc quản lý công ty và ra quyết định của các đối tượng quan tâm. Sơ đồ 3-1. Trình tự ghi sổ của hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu kiểm tra Ghi hàng ngày 3.2.2. Hoàn thiện về kế toán lưu chuyển hàng hóa 3.2.2.1. Hoàn thiện về mặt kế toán tài chính Hoàn thiện về chứng từ Về nghiệp vụ xuất bán gas cho khách hàng công nghiệp Công ty cần phải ghi nhận nghiệp vụ phát sinh theo đúng quy định khi mà có nghiệp vụ kinh tế xảy ra để phản ánh kịp thời nghiệp vụ đó. Khi xuất bán hàng cho khách hàng công nghiệp công ty nên lập hóa đơn giá trị gia tăng cho mỗi lần xuất bán. Trong trường hợp khách hàng quen, đáng tin tưởng và họ yêu cầu cuối tháng lập hóa đơn một lần để đỡ tốn thời gian, thủ tục thì công ty có thể xuất hàng và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, và chuyển hàng hóa xuất bán từ tài khoản hàng hóa sang hàng gửi bán để xác nhận là hàng hóa đó đã xuất kho của công ty, coi như đang chuyển đến cho bên mua. Về nghiệp vụ bán chuyển thẳng hàng hóa Khi hàng về đến cảng, công ty chuyển luôn cho bên mua không qua kho thì công ty không nên lập phiếu nhập kho rồi lại lập phiếu xuất kho như vậy không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và làm tăng công tác kế toán của công ty. Công ty nên lập hóa đơn giá trị gia tăng luôn cho khách hàng khi chuyển hàng cho khách hàng, không cần lập hóa đơn nhập kho, xuất kho nữa như vậy sẽ hợp lý hơn và đúng theo quy định hiện hành. Về tài khoản sử dụng Tài khoản chi phí mua hàng: Công ty nên sử dụng tài khoản chi phí mua hàng là tài khoản chi tiết của tài khoản hàng hóa để có thể hạch toán đúng đắn giá vốn của hàng hóa mua vào từ đó mà có những quy định đúng đắn về giá bán. Công ty nên mở thêm một tài khoản chi tiết cho mỗi hàng hóa để theo dõi chi phí thu mua của từng loại hàng hóa. Để việc theo dõi riêng chi phí thu mua của các loại hàng hóa dễ dàng và thuận tiện hơn. Ví dụ tài khoản hàng hóa gas (TK 15651) sẽ mở chi tiết như sau: TK 15651: Hàng hóa – gas TK 156511: Giá hạch toán hàng gas mua về TK 156512: Chi phí mua hàng hóa - gas TK 156513: Chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của hàng hóa Vậy sẽ hợp lý hơn và dễ theo dõi hơn từ đó mà giúp cho công ty có những phân tích, nhận định đúng đắn để tác động làm hạn chế nhất các chi phí phát sinh mang lại lợi nhuận cao nhất có thể cho công ty. Và theo dõi được chi phí thu mua phát sinh nghiệp vụ mua hàng, mà khoản chi phí này rất dễ gian lận, sai sót nên cần phải theo dõi sát sao. Tài khoản nguyên tệ (TK 007): Công ty nên sử dụng tài khoản nguyên tệ để theo dõi lượng nguyên tệ dư đầu kỳ, cuối kỳ và biến động trong kỳ. Theo dõi để công ty có thể biết chính xác nguyên tệ mình nắm giữ được bao nhiêu, đã đủ mức dự trữ và thuận tiện nhất cho việc mua hàng ở nước ngoài. Tài khoản chiết khấu thương mại (TK 521) và giảm giá hàng bán(TK 532) Công ty nên sử dụng các tài khoản này để theo dõi chính xác các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán để công ty có thể xem xét tỷ lệ chiết khấu đã hợp lý chưa, đã có thể thu hút được khách hàng chưa từ đó có những biện pháp thiết thực và hiệu quả. Và hạch toán riêng thì người mua sẽ biết được quyền lợi của họ được hưởng như thế nào từ đó có thể khuyến khích được khách hàng mua hàng của công ty. Tài khoản phải thu nội bộ (TK 136) và tài khoản phải thu khác (TK 138) Công ty nên dùng hai tài khoản này để dễ cho việc theo dõi tách bạch các khoản phải thu và các khoản phải trả nội bộ cũng như các khoản phải thu và phải trả khác. Tài khoản hàng gửi bán ( TK 157) Công ty nên sử dụng tài khoản hàng gửi bán để các nghiệp vụ được phản ánh đúng đắn nhất, tránh gây nhầm lẫn và tránh được các khoản hạch toán sai quy định. Tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159) Công ty nên sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán nghiệp vụ dự phòng hàng tồn kho để đảm bảo cho công ty tránh được rủi ro và phản ánh đúng giá cả thị trường để có kế hoạch, chiến lược kinh doanh hợp lý mang lại lợi nhuận cho công ty. Về Phương pháp hạch toán Hạch toán về chi phí mua hàng Công ty phải hạch toán chi phí mua hàng vào tài khoản chi tiết của tài khoản hàng hóa để phản ánh đúng giá vốn của công ty. Khi có nghiệp vụ kinh tế liên quan đến chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển, bốc dỡ…Ta hạch toán như sau: ( ví dụ chi phí mua gas) Nợ TK 156512: Chi phí mua hàng chưa có thuế Nợ TK 1331: Thuế giá trị gia tăng Có TK 111,112, 331…: Tổng chi phí phải thanh toán với người bán. Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua theo công thức:Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua tồn đầu kỳ Trị giá hàng hóa bán trong kỳ (tồn cuối kỳ) x = Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ (tồn cuối kỳ) Trị giá hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá hàng bán trong kỳ + Sau khi phân bổ xong kế toán tiến hành hạch toán chi phí thu mua đã được phân bổ vào tài khoản giá vốn: Nợ TK 632111: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng – Gas xuất bán trong kỳ Có TK 156513: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng – Gas xuất bán trong kỳ. Các hàng hóa khác cũng hạch toán phân bổ chi phí tương tự. Hạch toán nghiệp vụ khuyến mại Công ty phải dùng tài khoản doanh thu nội bộ để phản ánh doanh thu khi xuất bán hàng để khuyến mại, khi xuất hàng ghi giảm giá vốn như xuất hàng hóa bình thường như vậy sẽ đúng với quy định và cũng phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khi xuất kho hàng hóa phục vụ cho khuyến mại kế toán ghi: Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán - gas, bếp, phụ kiện Có TK 15651: Hàng hóa – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 6418: Chi phí quảng cáo, khuyến mại Có TK 51211: Doanh thu nội bộ- gas, bếp, phụ kiện. Hạch toán nghiệp vụ bán hàng chuyển thẳng Khi bán trực tiếp cho khách hàng, từ tàu người bán lên xe chuyển đến thẳng kho người mua công ty nên chuyển ngay từ tài khoản hàng mua đang đi đường sang tài khoản giá vốn không phải thông qua tài khoản hàng hóa. Hạch toán nghiệp vụ này như sau: (công ty chỉ bán chuyển thẳng cho công ty con) Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 15151: Hàng mua đang đi đường – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 1363: Phải thu nội bộ - gas, bếp, phụ kiện Có TK 51211: Doanh thu nội bộ - gas, bếp, phụ kiện Có TK 33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra. Hạch toán bán hàng cho khách hàng công nghiệp Khi xuất hàng bán cho khách hàng công nghiệp công ty cần phải hạch toán nghiệp vụ đã phát sinh. Có thể giải quyết bằng hai phương án. Tốt nhất là khi xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng thì lập hóa đơn GTGT cho lần xuất đó, ghi nhận ngay doanh thu, giá vốn cho lô hàng đó. Kế toán ghi nhận: Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 15651: Hàng hóa – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131, TK 111, TK 112…: Tổng số tiền phải thu Có TK 5111: Doanh thu bán hàng – gas, bếp, phụ kiện Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. Nếu khách hàng đề nghị để dồn đến cuối tháng rồi viết hóa đơn cho khỏi mất thời gian, và phải qua nhiều thủ tục. Với những khách hàng tin tưởng công ty có thể tạm cho qua tài khoản hàng gửi bán và đến cuối tháng tập hợp lại để viết hóa đơn một lần. Như vậy cũng có thể tạm chấp nhận. Khi công ty xuất kho hàng hóa cho khách hàng trong tháng Nợ TK 15751: Hàng gửi bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 15651: Hàng hóa – gas, bếp, phụ kiện. Cuối tháng tập hợp và ghi nhận Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 63211: Giá vốn hàng bán – gas, bếp, phụ kiện Có TK 1575: Hàng gửi bán – gas, bếp, phụ kiện. Ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131, 111,112: Tổng số tiền thanh toán Có TK 5111: Doanh thu bán hàng – gas, bếp, phụ kiện Có TK 33311: Thuế GTGT đầu ra. Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vì giá cả gas hay biến động nên công ty cần lập dự phòng cho hàng tồn kho để đề phòng hàng hóa giảm giá so với giá gốc. Hàng tồn kho chỉ được lập dự phòng khi thuộc quyền sở hữu của công ty, có giầy tờ hợp lệ minh chứng cho giá vốn của hàng tồn kho. Công thức xác định mức trích lập dự phòng: Mức dự phòng giảm giá HTK = Số lượng mỗi loại HTK x Mức giảm giá HTK Mức giảm giá HTK = Giá gốc HTK theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK mư Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá HTK kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159: Dự phòng giảm giá HTK. Cuối niên độ năm sau: Nếu có mức dự phòng giảm giá HTK cao hơn mức dự phòng giảm giá HTK năm trước thì lập thêm theo số chênh lệch: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá HTK) Có TK 159: Dự phòng giảm giá HTK. Nếu có mức dự phòng giảm giá HTK thấp hơn mức dự phòng giảm giá HTK năm trươc thì mức chênh lệch được hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá HTK Có TK 711: Thu nhập khác. Vế sổ sách kế toán Sổ cái:Công ty cần phải lập sổ cái theo tài khoản tổng hợp để có thể theo dõi tổng hợp nhất về tài khoản đó, và tuân thủ đúng theo chế độ ban hành. Sổ nhật ký chứng từ, bảng kê Công ty nên dùng bảng kê số 9 để theo dõi lượng hàng hóa nhập vào theo cả giá hạch toán và giá thực tế, tính luôn ra hệ số để điều chỉnh giá xuất cho hợp lý: Biểu số 3-1. Bản kê số 9 BẢNG KÊ SỐ 9 Tính giá thực tế hàng tồn kho Tháng …..năm…… STT Chỉ tiêu TK 156- Hàng hóa Hạch toán Thực tế 1 2 3 4 1 I. Số dư đầu tháng 2 II. Số phát sinh trong tháng 3 4 5 NKCT số 5 NKCT số 6 NKCT số 7 6 III. Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng (I+II) 7 IV. Hệ số chênh lệch 8 V. Xuất trong tháng 9 VI. Tồn cuối tháng (III –V) Người lập biểu Kế toán trưởng Sổ chi tiết Bên cạnh việc theo dõi nguyên tệ trên tài khoản 007 công ty nên lập sổ chi tiết TK 007 để dễ dàng theo dõi ngoại tệ các loại của công ty. Vì công ty nhập khẩu hàng hóa nhiều nên theo dõi này khá cần thiết. Biểu số 3-2. Sổ chi tiêt tài khoản 007 SỔ CHI TIẾT TK 007 Loại ngoại tệ: Tháng …..Năm……. Chứng từ Diễn giải Số phát sinh trong kỳ Số dư SH NT Nợ Có …. … … … … …. Cộng Người lập biểu Kế toán trưởn 3.2.2.2. Hoàn thiện về kế toán quản trị Ngày nay, khi kinh tế ngày càng phát triển thì kế toán không chỉ cung cấp thông tin cho những người quan tâm nữa, mà quan trọng hơn từ những con số của kế toán tài chính đó kế toán có thể hiểu, phân tích và đưa ra những biện pháp, những đề suất, những chiến lược tư vấn cho các nhà quản lý để họ đưa ra những quyết định đúng đắn, có căn cứ và lập ra những dự án có tính khả thi cao. Điều này thể hiện trên các báo quản trị, các thông tin quản trị mà phòng kế toán cung cấp. Dự trữ hàng tồn kho Mức dự trữ hàng tồn kho của công ty rất quan trọng, nó tác động lớn đến quá trình hoạt động kinh doanh của công ty, ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Mức dự trữ phải hợp lý sao cho đảm bảo được hàng hóa luôn đủ, sẵn sàng để xuất, bán cho khách hàng khi họ có yêu cầu, vừa phải đảm bảo lượng hàng tồn kho vừa đủ để tránh việc ứ đọng vốn nhiều gây lãng phí cho công ty như lãng phí về vốn lưu động, về lưu kho bãi, bảo quản và giảm giá vì giá gas luôn không ổn định. Mức dự trữ này được xác định trên cơ sở theo dõi và phân tích lượng hàng tiêu thụ trong kỳ, dự báo thị trường của kỳ tới, năm tới để lập kế hoạch mua hàng, và dự trữ hàng đảm bảo hiệu quả nhất cho công ty. Công ty phải lập dự kiến lượng hàng tồn cuối kỳ thường dựa trên phương pháp thống kê kinh nghiệm, đồng thời phải căn cứ vào khả năng tiêu dùng, sức mua của dân cư trong kỳ cần dự báo, và tỷ lệ tồn kho hàng hóa ước tính Công thức xác định: = Tỷ lệ HTK dự kiến cuối kỳ Lượng HTK dự kiến bán ra Lượng HTK cuối kỳ dự kiến x Từ đó xác định được hàng hóa cần mua vào trong kỳ: - Khối lượng HH dự kiến tồn kho cuối kỳ Khối lượng HH dự kiến bán trong kỳ + Khối lượng HH dự kiến tồn đầu kỳ = Khối lượng HH cần mua vào trong kỳ Xác định giá hạch toán HTK Xác định giá hạch toán HTK cũng là một trong những công việc khá quan trọng ảnh hưởng đến việc xác định chi phí trong kỳ kéo theo đến việc xác định lợi nhuận của công ty. Giá hạch toán hiệu quả là giá đảm bảo sát với giá thực tế mua vào trong kỳ để có thể phản ánh gần với giá xuất thực tế tránh được những tác động do giá vốn xác định không sát gây lên như giá vốn không phù hợp với doanh thu sẽ gây ra những nhận định sai dẫn đến quyết định sai. Vậy công ty phải dựa vào giá cả những năm trước, những dự báo giá cả năm nay về gas nói riêng và các mặt hàng khác nói chung để từ đó đưa ra dự báo sát nhất với thực tế mà xác định giá hạch toán hợp lý. Hạn chế được những nhược điểm của phương pháp xác định giá hạch toán mà nhược điểm lớn nhất là không sát với giá thực tế trong kỳ. Lập báo cáo bộ phận Công ty chưa lập những báo cáo riêng về doanh thu, chi phí của từng bộ phận theo khu vực địa lý, theo các kênh phân phối, hình thức phân phối. Vì thế chưa thấy được hiệu quả hoạt động của từng chi nhánh, khu vực, theo kênh phân phối, hình thức phân phối, và chưa có tác động hiệu quả cho từng bộ phận này. Vì vậy, công ty nên lập báo cáo bộ phận để phân tích được hiệu quả hoạt động của công ty theo từng bộ phận từ đó mà ra các quyết định cho hợp lý, phát huy được điểm mạnh và hạn chế điểm yếu, có những tác động kịp thời để mang lại hiệu quả hoạt động tốt nhất cho công ty. Do hoạt động trên nhiều địa bàn công ty có thể phân chia bộ phận theo khu vực địa lý là các tỉnh, các chi nhánh của công ty; và chia theo các kênh phân phối, hình thức phân phối để xem xét hiệu quả của từng vùng, từng hình thức phân phối để tác động nhằm tác động làm cho doanh thu của công ty là cao nhất với chi phí thấp nhất mang lại hiệu quả cho hoạt động cho công ty. Biểu số 3-3. Báo cáo bộ phận theo chi nhánh BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO CHI NHÁNH Chỉ tiêu CN Quảng Ninh CN Ninh Bình CN Hà Tĩnh …. Tổng % ST % STGT % STGT …. % ST Doanh thu …. Chi phí -Giá vốn hàng bán -Chi phí nghiệp vụ kinh doanh … Lợi nhuận bộ phận …. Biểu số 3-4. Báo cáo bộ phận thưo hình thức tiêu thụ BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO HÌNH THỨC TIÊU THỤ Chỉ tiêu Bán buôn Bán lẻ Hình thức khác Tổng % ST % ST % ST % ST Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần bộ phận Biểu số 3-5. Báo cáo bộ phận theo hình thức tiêu thụ bán buôn BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO HÌNH THỨC TIÊU THỤ BÁN BUÔN Chỉ tiêu Bán buôn qua kho Bán buôn không qua kho Tổng % ST % ST % ST Doanh thu Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần bộ phận KẾT LUẬN Thời gian vừa qua được thực tập tại công ty cổ phần Gas Petrolimex, được tiếp xúc và làm những công việc kế toán thực tế em càng thấy được tầm quan trọng của kế toán trong các doanh nghiệp. Kế toán không chỉ phản ánh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không chỉ đơn thuần là ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà nó còn là cơ sở để các doanh nghiệp vạch ra những kế hoạch, những dự toán cho kỳ sau, năm sau, giúp các doanh nghiệp ngày càng phát triển lâu dài và bền vững. Kinh tế càng phát triển thì kế toán quản trị càng phát triển nhằm mang lại những kết luận, những ý tưởng mới, những sáng kiến mới trong quá trình hoạt động kinh doanh từ những con số, những thông tin kế toán. Do đó yêu cầu về kế toán không chỉ là đúng đắn mà còn cần sáng tạo, biết phân tích và tìm ra được những ý tưởng từ thông tin kế toán. Nghiên cứu kế toán vế quá trình lưu chuyển hàng hóa ở một công ty thương mại khá lớn, em đã hiểu phần nào về hạch toán kế toán quá trình này. Tuy công ty hoạt động khá tốt, thông tin kế toán đã đảm bảo được nhiệm vụ của mình nhưng bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế. Em mong rằng những ý kiến nho nhỏ của mình sẽ phần nào hoàn thiện hơn kế toán lưu chuyển hàng hóa của công ty. Được sự hướng dẫn tận tình của TS. Phạm Thị Thủy, kết hợp với sự chỉ bảo của các anh chị phòng kế toán giúp em đã tích lũy thêm được kiến thức kế toán của mình, giúp bổ xung được kiến thức thực tế để làm hành trang cho công việc của mình sau này. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bộ Tài chính (2002), Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam – Ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài chính. 2. Bộ Tài chính (2003), Thông tư số 105/2003/TT-BTC - Hướng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 165/2002/ QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài chính. 3. Bộ Tài chính (2006), Hệ thống tài khoản kế toán, Chế độ kế toán doanh nghiệp, NXB Tài Chính, Hà Nội. 4. GS.TS. Ngô Thế Chi,TS. Trương Thị Thủy (2007), Giáo trình kế toán tài chính, NXB Tài Chính, Hà Nội. 5. PGS.TS. Nguyễn Văn Công (2006), Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 3. TS. Phan Đức Dũng (2008), Kế toán thương mại dịch vụ và kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Thống Kê, Hà Nội. 6. Phạm Văn Được, Đặng Kim Cương (1996), Hướng đẫn thực hành chế độ kế toán mới, NXB Thống Kê, Hà Nội. 7. TS. Nguyễn Thị Phương Liên (2005), Hướng dẫn thực hành chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính doanh nghiệp lớn vừa và nhỏ, NXB Tài Chính, Hà Nội. 8. TS. Nguyễn Phương Liên (2006), Hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội. 9. PGS.TS. Đặng Thị Loan (2006), Kế toán tài chính, NXB Đại Học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội. 10. Th.S. Dương Nhạc (2008), Lý thuyết và thực hành kế toán quản trị doanh nghiệp, NXB Tài Chính, Hà Nội. 11. Tổng cục Thuế, Tạp chí Thuế nhà nước (2005), 585 tình huống hạch toán kế toán doanh nghiệp theo chế độ kế toán mới, NXB Tài chính, Hà Nội. PHỤ LỤC PL1: HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU GAS (trích dẫn) CONTRACT No. CFR - PGCHP/SOPEC- T2008 Between: PETROLIMEX GAS JOINT STOCK COMPANY Add : No.775 Giai Phong Road – Hoang Mai Dist – Hanoi, Vietnam Tel : (84) 4 - 8641212 Fax : (84) 4 - 8642249. (Hereinafter referred to as BUYER) And SOJITZ PETROLEUM CO. (SINGAPORE) PTE. LTD. 77 Robinson Road, #32-00 SIA Building, Singapore, 068896 Tel: +65 6428 9262 Fax: +65 6438 5587 (Hereinafter referred to as SELLER) It is agreed that Buyer agrees to buy and Seller agrees to sell on the terms and conditions as follows: Buyer Petrolimex Gas Joint Stock Company Address: No. 775 Giai Phong Road – Hoang Mai Dist – Hanoi, Vietnam Tel: (84) 4 - 8641212, Fax: (84) 4 - 8642249 Seller Sojitz Petroleum Co. (Singapore) Pte Ltd. Address: 77 Robinson Road, #32-00 SIA Building, Singapore, 068896 Tel: +65 6428 9262 Fax: +65 6438 5587 Product Pressurized L.P.G. mixture Specification As per the following specification: Item Unit Guarantee Test Method Odor Marketable Whethering at 95 Pct. Deg.C 2.2 max ASTM D1837 Vapour Pressure at 37.8 Deg.C. PSIG/KPA Report ASTM D1267 Average Molecular Weight Report Calculation Free Water Content Nil Visual Composition Pct.Vol. ASTM D2163 C3 Approx. 30-60 or UOP539 C4 Approx. 70-40 Pentane and Heavier 2.0 max Relative Density @ 15.6/15.6 degree C Report ASTM D1657 or D2598 Sulphur before odorised at 15.6 Deg.C ppm. wt 140 Max ASTM D2784, D6667 or UOP381 Copper Strip Corrosion No.1 max ASTM D1838 Residue on evaporation 100ML Pct. Vol. 0.05 max ASTM D2158 or D2598 8. Price For CFR Thuongly, Haiphong, Vietnam, the price shall be based on Contract Price announced by Saudi Aramco (referred to as CP Price) for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed, plus a premium of US$41.00/MT (Forty-one US Dollar per metric ton). The final price payable for each metric ton of LPG will be calculated as per the following formula based on the actual cargo ratio: Price = [AAA x CPP + (1 - AAA) x CPB] + PREMIUM Whereas: "AAA" is actual propane composition (Vol. %) of the cargo stated in the Certificate of Quality issued by an independent inspector at loading port. "CPP" is Saudi Aramco CP price for propane for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed. "CPB" is Saudi Aramco CP price for butane for the month in which the delivery date range(s) between Seller and Buyer are agreed. 2. HỢP ĐÔNG MUA HÀNG TRONG NƯỚC (trích dẫn) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------o0o--------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN KHÍ HOÁ LỎNG (LPG) Số: 30/2008/PVGAS TRADING-PETROLIMEX/B2 Căn cứ: - Bộ luật dân sự - Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006. - Luật Thương mại - Nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 27/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006. - Khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên. Hôm nay, ngày 27 tháng 11năm 2008, chúng tôi gồm có: CÔNG TY KINH DOANH SẢN PHẨM KHÍ - Địa chỉ : 101 Lê Lợi, TP. Vũng Tàu - Điện thoại : 84.64.561976 - Fax : 84.64.812599 - Tài khoản : 008.1000650343 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Vũng Tàu - Mã số thuế : 35001002710 - 023 - Đại diện : Ông Nguyễn Ngọc Sơn Chức vụ: Tổng giám đốc (Sau đây được gọi là Bên Bán) CÔNG TY CỔ PHẦN GAS PETROLIMEX - Địa chỉ : Số 775 đường Giải Phóng, Quận Hoàng Mai, Hà Nội - Điện thoại : 04-8641212/8642243 - Fax : 04-8642249 - Tài khoản tiền VNĐ: 001.1.00.00.19997 Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam - Mã số thuế : 0101447725 - Đại diện : Ông Trần Văn Thanh Chức vụ : Tổng giám đốc (Sau đây được gọi là Bên Mua) Hai bên thoả thuận ký kết Hợp đồng mua bán khí hoá lỏng LPG với các điều kiện và điều khoản chính như sau: 1. Hàng hoá - Khí hoá lỏng LPG (Pressurized Liquefied Petroleum Gas). - Tỷ lệ Propane/Butane: 30/70-50/50 về khối lượng. - Các chỉ tiêu khác như phụ lục đính kèm. 2. Khối lượng 500 - 600 MT (mét tấn) ± 5% 3. Thời gian và địa điểm giao hàng 02 - 04/12/2008 tại kho của Bên Mua tại Trà Nóc, Cần Thơ. 7. Đơn giá hàng Giá bán tại kho của Bên mua được tính dựa theo công thức sau: P = (CP + Pre) x (1+% GTGT) Trong đó: - P: đơn giá hàng được tính bằng Đô la Mỹ cho một mét tấn hàng (USD/MT) đã bao gồm thuế nhập khẩu và thuế GTGT. Trong trường hợp Nhà nước thay đổi các thuế suất, các mức thuế trong công thức xác định giá bán trên đây sẽ được tự động điều chỉnh. - CP: Được tính dựa theo công thức sau: CP = %C3 x CPC3 + (1 - %C3) x CPC4 + CPC3/CPC4: là giá do Công ty Saudi Aramco của Ả-rập Xê-út công bố tháng 12/2008 cho một mét tấn Propane/một mét tấn Butane. + %C3/C4: Là % khối lượng Propane được xác định theo chứng thư giám định chất lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng xếp hàng. 8. Thanh toán - Căn cứ để lập hoá đơn GTGT: Chứng thư giám định chất lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng xếp hàng và chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Trong vòng 05 (năm) ngày kể từ ngày hoàn tất giao hàng, Bên Mua phải gửi cho Bên Bán bản gốc chứng thư khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng để Bên Bán phát hành hoá đơn. - Trị giá của khối lượng hàng ghi trên hoá đơn được xác định như sau: Trị giá = Đơn giá x khối lượng Trong đó: + Đơn giá : Được xác định theo điều 7 của Hợp đồng. + Khối lượng : Là khối lượng dỡ hàng được thể hiện trên chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Thời hạn thanh toán : Trong vòng 15 ngày kể từ ngày giao hàng. Ngày giao hàng là ngày thực hiện giám định được thể hiện trên chứng thư giám định khối lượng do cơ quan giám định độc lập cấp tại cảng dỡ hàng. - Phương thức thanh toán : Chuyển khoản. - Đồng tiền thanh toán : Đồng Việt Nam. - Tỷ giá chuyển đổi giữa Đô la Mỹ và Đồng Việt Nam là trung bình cộng của tỷ giá bán ra (chuyển khoản) và tỷ giá mua vào (chuyển khoản) do Ngân hàng Ngoại Thương Hà Nội công bố vào ngày phát hành hoá đơn. ._.