Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Du lịch kỹ thuật và XNK (Techsimex)

huyển hàng hoá; DT: Doanh thu; KC: Kết chuyển; CL: Chênh lệch; KKTX: Kê khai thường xuyên; KKĐK: Kiểm kê định kỳ. Lời nói đầu Trước xu hướng quốc tế hoá và toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới, mỗi quốc gia dù lớn hay nhỏ cũng sẽ là một mắt xích không thể thiếu trong hệ thống kinh tế thế giới. Những mắt xích này kết nối với nhau tạo ra hiệu quả chung trong quá trình phát triển chính nhờ con đường ngoại thương. Có thể nói ngoại thương đã, đang và sẽ trở thành lĩnh vực quan trọng thúc đẩy sự phát triển kinh tế của các nước trong đó có Việt Nam. Từ khi thực hiện chính sách đổi mới, Việt Nam đã thiết lập được nhiều mối quan hệ kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật,... với nhiều nước trên thế giới. Thông qua hoạt động XNK, chúng ta có thể tiếp thu những công nghệ tiên tiến, khắc phục những yếu kém lạc hậu về mặt kỹ thuật, công nghệ sản xuất, tạo sức mạnh cho xuất khẩu, đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước. Cũng thông qua hoạt động XNK chúng ta có cơ hội giới thiệu sản phẩm của mình trên thị trường quốc tế và tạo uy tín trong kinh doanh, phục vụ công cuộc CNH-HĐH đất nước. Để quản lý có hiệu quả hoạt động kinh doanh XNK thì hạch toán kế toán là công cụ không thể thiếu. Trên góc độ vĩ mô, kế toán là công cụ phục vụ cho công tác kiểm tra và quản lý các doanh nghiệp XNK của Nhà nước. Trên góc độ vi mô, kế toán là cơ sở cho việc ra quyết định quản lý kinh doanh. Kế toán cung cấp một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về tình hình mua sắm, sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp cho các nhà quản lý. Thông qua công tác kiểm tra luân chuyển hàng hoá nhập khẩu, doanh nghiệp biết được mặt hàng nào, thị trường nào, lĩnh vực nào mình đang kinh doanh là có hiệu quả. Từ đó có những biện pháp phù hợp để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Điều này không chỉ đảm bảo cho doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh trên thị trường mà còn cho phép doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình. Xuất phát từ đặc điểm của hoạt động XNK và sự cần thiết của hạch toán luân chuyển hàng hoá nhập khẩu, qua quá trình học tập ở trường và thời gian thực tập tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và XNK, em chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu (Techsimex)” Bài viết này bao gồm ba phần chính sau: Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán LCHH nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá NK. Phần 2: Thực trạng kế toán LCHH và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu. Phần 3: Hoàn thiện kế toán LCHH nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu. Bài viết tập trung làm rõ lý luận về kinh doanh NK, kế toán LCHH nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng NK, đánh giá tình hình chung tại đơn vị về quản lý và kế toán, phân tích qui trình kế toán NK và xác định kết quả tiêu thụ hàng NK, đồng thời bài viết cũng đề xuất một số biện pháp giải quyết tồn tại trong công tác kế toán tại Công ty Techsimex. Phần 1: những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu 1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh nhập khẩu ảnh hưởng đến kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu Vai trò của hoạt động nhập khẩu trong nền kinh tế thị trường Hoạt động NK là một mặt của hoạt động ngoại thương. Nhập khẩu là việc mua hàng hoá của nước ngoài rồi tiêu thụ trên thị trường trong nước hoặc nước ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng nội địa và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu như hoạt động xuất khẩu thường hướng vào những mặt hàng thế mạnh thì hoạt động NK lại bổ sung vào những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc năng lực sản xuất còn thấp. Ngoài ra hoạt động NK còn để thay thế tức là NK những hàng hoá mà nó có lợi hơn nếu sản xuất trong nước. NK tạo nên sự đa dạng, phong phú về chủng loại sản phẩm, tạo sự cạnh tranh giữa hàng nội và hàng ngoại, thúc đẩy sản xuất trong nước, tạo điều kiện cho sản xuất trong nước không ngừng cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm,... đưa sản xuất trong nước đi lên. Trước xu hướng hội nhập khu vực và hội nhập quốc tế, hoạt động NK đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhất là đối với một nước đang phát triển như Việt Nam. Trong điều kiện kinh tế, kỹ thuật và trình độ quản lý còn yếu kém thì việc NK hợp lý sẽ tạo điều kiện vật chất thúc đẩy sản xuất trong nước phát triển, tranh thủ khai thác tiềm năng, thế mạnh về hàng hoá, vốn, công nghệ của nước ngoài. Mặt khác, NK còn tạo điều kiện cho nước ta tăng cường giao lưu quốc tế, mở rộng quan hệ đối ngoại. Trong điều kiện hiện nay, nhập khẩu có vai trò to lớn được thể hiện trên những khía cạnh sau: Thứ nhất, NK tạo điều kiện thúc đẩy nhanh quá trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật, chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng đẩy mạnh CNH-HĐH đất nước. Thứ hai, NK sẽ bổ sung kịp thời những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo sự phát triển ổn định, khai thác tối đa tiềm năng của nền kinh tế. Thứ ba, hoạt động NK tranh thủ khai thác được tiềm năng thế mạnh về vốn, hàng hoá, kỹ thuật, trình độ quản lý của nước ngoài, đảm bảo đầu vào cho sản xuất, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, góp phần cải thiện, nâng cao đời sống của nhân dân. Thứ tư, NK là một bộ phận của cán cân XNK, là một trong những chỉ tiêu đánh giá trình độ phát triển của một quốc gia. Và NK có tác động tích cực thúc đẩy XK, góp phần nâng cao chất lượng hàng XK, tạo môi trường thuận lợi cho XK hàng Việt Nam tới thị trường nước ngoài. Ngoài những vai trò như trên, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, NK đặt ra nhiều vấn đề cho công tác quản lý cũng như công tác hạch toán kế toán. 1.1.2. Đặc điểm hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Do hoạt động NK là một hoạt động kinh doanh có thị trường rộng lớn, đa dạng về mặt hàng, phức tạp về phương tiện thanh toán nên hoạt động NK có rất nhiều đặc điểm nhưng tựu chung lại hoạt động NK có những đặc điểm nổi bật là: Thời gian lưu chuyển hàng hoá NK bao giờ cũng dài hơn thời gian lưu chuyển hàng hoá trong hoạt động kinh doanh nội địa. Hàng hoá trong kinh doanh NK bao gồm nhiều loại nhưng chủ yếu là những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được hoặc chưa đáp ứng được nhu cầu cả về số lượng và chất lượng và đại bộ phận hàng hoá nhập khẩu được đóng gói nguyên đai, nguyên kiện bên ngoài có ghi ký mã hiệu thuận tiện cho việc giao nhận và vận chuyển. Thời điểm giao nhận hàng NK và thời điểm thanh toán tiền hàng không trùng nhau mà có khoảng cách dài tuỳ hợp đồng đã ký giữa các bên. Phương thức thanh toán trong hoạt động NK rất phong phú và đa dạng nhưng phương thức thanh toán được sử dụng phổ biến là phương thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C). Ngoài ra, các doanh nghiệp còn có thể sử dụng các phương thức khác như phương thức ghi sổ hay mở tài khoản (open account), phương thức chuyển tiền (remittance), phương thức nhờ thu (collection of payment),... Hai bên mua, bán có quốc tịch khác nhau, pháp luật và tập quán kinh doanh khác nhau, do vậy phải tuân thủ luật kinh doanh cũng như tập quán kinh doanh của từng nước và luật pháp quốc tế có liên quan. - Hoạt động lưu chuyển hàng hoá NK không mang tính thời vụ như các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh khác. - Lưu chuyển hàng hoá NK cũng có thể theo một trong hai phương thức là bán buôn và bán lẻ. - Hoạt động lưu chuyển hàng hoá NK không những phụ thuộc vào thị trường trong nước mà còn phụ thuộc vào thị trường nước ngoài. 1.1.3. Các phương thức kinh doanh hàng nhập khẩu 1.1.3.1. Phương thức nhập khẩu theo Nghị định thư Đây là hình thức mà Nhà nước Việt Nam ký kết với nước ngoài về các Hiệp định hoặc Nghị định thư để trao đổi hoặc mua bán hàng hoá sau đó giao cho một hoặc một số đơn vị thực hiện, các đơn vị này sẽ mua hàng của nước ngoài. Tuỳ theo qui định, Nhà nước có thể trực tiếp thanh toán hoặc uỷ nhiệm cho doanh nghiệp thanh toán với nước ngoài. 1.1.3.2. Phương thức nhập khẩu ngoài Nghị định thư Khác với phương thức NK theo Nghị định thư, phương thức NK ngoài Nghị định thư là phương thức NK phổ biến trong điều kiện kinh tế thị trường. Theo phương thức này thì các doanh nghiệp được chủ động về hàng hoá, giá cả, thị trường trong phạm vi chính sách cho phép và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Đối với số ngoại tệ thu được doanh nghiệp phải bán một phần hoặc không phải bán tuỳ theo qui định của từng thời kỳ. 1.1.4. Các hình thức nhập khẩu hàng hoá 1.1.4.1. Nhập khẩu trực tiếp Nhập khẩu trực tiếp là hình thức NK diễn ra trong các doanh nghiệp có đầy đủ những điều kiện về chuyên môn nghiệp vụ, điều kiện tài chính, am hiểu thị trường và bạn hàng nước ngoài để có thể thực hiện nghiệp vụ NK. Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải trực tiếp giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng mua, bán hàng hoá với nhà cung cấp và phải tự trang trải về mặt tài chính, tự tổ chức tiếp nhận hàng NK, thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. 1.1.4.2. Nhập khẩu uỷ thác Nhập khẩu uỷ thác được áp dụng đối với những doanh nghiệp được cấp giấy phép NK nhưng chưa đủ điều kiện để trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng với nước ngoài. Do vậy, để NK đơn vị này phải uỷ thác cho đơn vị chuyên kinh doanh XNK thực hiện NK sản phẩm cho mình. Trong hình thức này, doanh nghiệp giao uỷ thác là doanh nghiệp được tính doanh số hàng nhập, còn doanh nghiệp nhận uỷ thác chỉ đóng vai trò đại lý trung gian và được hưởng phí NK theo thoả thuận của hai bên. 1.1.5. Các phương thức thanh toán hợp đồng ngoại trong kinh doanh nhập khẩu Các doanh nghiệp kinh doanh NK vừa có quan hệ mua bán hàng hóa nội địa, vừa có quan hệ mua bán hàng hoá với nước ngoài. Vì vậy, nghiệp vụ thanh toán trong các doanh nghiệp này rất phức tạp. Hiện nay trong thanh toán quốc tế có rất nhiều phương thức, việc sử dụng phương thức nào cho thích hợp phải được các bên thảo luận thống nhất và ghi vào hợp đồng mua bán ngoại thương. Trên thực tế, các doanh nghiệp kinh doanh NK thường sử dụng các phương thức thanh toán chủ yếu sau: 1.1.5.1. Phương thức chuyển tiền (Remittance) Phương thức chuyển tiền là phương thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó người NK yêu cầu ngân hàng phục vụ mình chuyển một số tiền nhất định cho người hưởng lợi theo một địa điểm và thời gian nhất định. Việc chuyển tiền của ngân hàng người NK có thể được tiến hành theo hai hình thức: Điện báo (T/T - Telegraphic Transfer): là hình thức ngân hàng chuyển tiền bằng cách điện ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. Thư chuyển tiền (M/T - Mail Transfer): là hình thức ngân hàng chuyển tiền bằng cách gửi thư ra lệnh cho ngân hàng đại lý ở nước ngoài trả tiền cho người nhận. Trong hai hình thức này thì hình thức T/T có lợi cho nhà NK hơn vì thời gian thực hiện nhanh hơn. Phương thức này có ưu điểm là thủ tục đơn giản, phí thanh toán không cao nên thường được sử dụng để thanh toán những lô hàng có giá trị nhỏ, hoặc các dịch vụ ngoại thương. Tuy nhiên hình thức này cũng có nhược điểm là đơn vị NK có thể gặp rủi ro do bộ chứng từ giả. Vì thế trong nhiều trường hợp khi nhận được hàng, đơn vị mới chuyển tiền trả cho người bán. 1.1.5.2. Phương thức thanh toán nhờ thu (Collection of Payment) Là phương thức thanh toán mà trong đó người XK sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng thì tiến hành uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình nhờ thu hộ tiền hàng trên cơ sở hối phiếu do người XK lập. Phương thức thanh toán này có hai hình thức: Nhờ thu trơn (Clean Collection): là hình thức thanh toán người XK giao hàng và bộ chứng từ cho người NK, sau đó lập hối phiếu uỷ quyền cho ngân hàng phục vụ mình nhờ thu tiền từ người NK. Nhờ thu kèm chứng từ (Documentary Collection): là hình thức thanh toán mà trong đó người XK giao hàng cho người NK, sau đó lập hối phiếu cùng bộ chứng từ giao hàng uỷ quyền cho ngân hàng phục vụ mình nhờ thu tiền. 1.1.5.3. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C) Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ thực chất là một thoả thuận mà trong đó một ngân hàng (ngân hàng phát hành thư tín dụng: Issuing Bank) đáp ứng yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng: Applicant) cam kết hay cho phép một ngân hàng khác (ngân hàng phục vụ người XK) chi trả hoặc chấp nhận những yêu cầu của người XK theo đúng những điều kiện và chứng từ thanh toán phù hợp. 1.1.6. ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu Kế toán là công cụ ghi chép, phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức hợp lý và đúng đắn công tác kế toán NK là tạo ra một hệ thống chứng từ, sổ sách để ghi chép và lưu chuyển cho phù hợp với đặc điểm NK của doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, toàn diện cho quản lý và giám đốc mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Muốn vậy, kế toán NK phải thực hiện các yêu cầu sau: Lập ra các chứng từ để minh chứng tính hợp pháp, hợp lý trong việc hình thành và sử dụng vốn kinh doanh thông qua từng giai đoạn vận động của hàng hoá, tiến hành phân loại, xử lý và luân chuyển các chứng từ kịp thời, cung cấp đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác quản lý. Trên cơ sở các chứng từ, cần mở sổ ghi chép và tổng hợp quá trình mua, bán hàng NK, quá trình vận động của vốn qua các hình thái vận động khác nhau từ khâu mua vào ban đầu đến khâu tiêu thụ và thu tiền. Tập hợp và theo dõi các khoản chi phí chính xác, kịp thời cho từng chuyến hàng, lô hàng và từng mặt hàng. Lập các báo cáo kế toán, báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước và các cơ quan hữu quan khác. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh và đặc trưng của hoạt động NK, kế toán LCHH NK và xác định kết quả tiêu thụ hàng NK phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: Phản ánh và kiểm tra thường xuyên việc thực hiện các hợp đồng mua hàng, dự trữ hàng cho từng mặt hàng, nhóm hàng nhằm thúc đẩy tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tăng nhanh vòng quay của vốn, giảm chi phí lưu thông, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Thông qua ghi chép, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch NK, kiểm tra việc bảo quản, dự trữ hàng hoá và tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng hoá, kế hoạch thu chi của đơn vị,… qua đó phát hiện và ngăn ngừa những vi phạm chính sách kinh tế tài chính của Nhà nước, chống tham ô, lãng phí. Kiểm tra chi phí phát sinh trong quá trình NK và việc sử dụng tiết kiệm các loại vật tư, tiền vốn. Kế toán NK phải xác định đầy đủ và chính xác các chi phí NK, xác định chính xác doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu để từ đó xác định kết quả kinh doanh, đảm bảo có lãi. Cung cấp số liệu phục vụ kịp thời công tác quản lý và điều hành kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính doanh nghiệp, phục vụ cho công tác theo dõi và lập kế hoạch, công tác thống kê và thông tin kinh tế. 1.2. Kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu 1.2.1. Kế toán quá trình nhập khẩu 1.2.1.1. Chứng từ và tài khoản kế toán Chứng từ sử dụng trong kế toán hàng nhập khẩu Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là thông tin chung về kết quả nghiệp vụ đó. Đối với doanh nghiệp kinh doanh NK, ngoài các chứng từ như trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại nội địa còn có những chứng từ đặc trưng khác liên quan đến quá trình thực hiện hợp đồng ngoại thương. Căn cứ vào chức năng, nội dung, các chứng từ liên quan đến hoạt động NK được chia thành nhiều loại bao gồm các loại sau: - Chứng từ hàng hoá: Là những chứng từ nêu rõ các đặc điểm của hàng hoá, chứng từ loại này do người bán lập và được trao cho người mua khi người mua trả tiền. Các chứng từ này gồm: + Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): Là những chứng từ cơ bản trong thanh toán, ghi rõ số tiền người mua phải trả cho người bán và là cơ sở để theo dõi việc thực hiện hợp đồng, khai báo hải quan. + Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ chi tiết về hàng hoá trong kiện hàng, tạo điều kiện để kiểm tra hàng. + Phiếu đóng gói (Packing List): Là bảng kê khai hàng hoá trong kiện hàng, được lập khi đóng gói hàng. + Giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng. - Chứng từ vận tải: Là chứng từ xác nhận việc chuyên trở hàng hoá, chứng từ này do người chuyên trở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng. Chứng từ loại này bao gồm: Vận đơn đường biển, Vận đơn đường bộ, Vận đơn đường hàng không. - Chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm gồm: Đơn bảo hiểm (Insurance Policy), Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate). - Chứng từ hàng tồn kho: Chứng từ hàng tồn kho bao gồm: Biên lai kho hàng, Chứng từ lưu kho - Chứng từ hải quan: Chứng từ hải quan bao gồm: Giấy phép XNK, Giấy chứng nhận xuất xứ, Tờ khai hải quan,... Các loại chứng từ trên không nhất thiết phải có đầy đủ khi nhập hàng mà nó tuỳ thuộc số lượng, chủng loại, chất lượng của hàng hoá. Ngoài ra doanh nghiệp kinh doanh NK còn sử dụng các loại chứng từ thông thường khác như: Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn bán hàng,... Tài khoản sử dụng trong kế toán NK Các doanh nghiệp kinh doanh NK thường sử dụng các tài khoản sau: - TK 111 - Tiền mặt: Phản ánh số tiền mặt là tiền Việt Nam và ngoại tệ hiện có tại quỹ của doanh nghiệp; - TK 112 - Tiền gửi ngân hàng: Phản ánh số tiền bằng tiền Việt Nam hoặc ngoại tệ đang gửi tại ngân hàng, thường sử dụng để mở thư tín dụng (L/C); - TK 144 - Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn: Dùng để theo dõi số tiền ký quỹ theo tỷ lệ nhất định khi doanh nghiệp nhập khẩu vay tiền ngân hàng để mở L/C; - TK 151 - Hàng mua đang đi đường: Phản ánh giá trị của các loại hàng hoá nhập khẩu nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng chưa kiểm nhận nhập kho; - TK 156 - Hàng hoá: Phản ánh tình hình tăng giảm hàng hoá của doanh nghiệp trong kỳ: TK 1561 - Giá mua hàng hoá; TK 1562 - Chi phí thu mua hàng hoá; TK 153 - Bao bì luân chuyển (nếu hàng nhập có bao bì tính riêng); - TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ; - TK 138 - Phải thu khác: Phản ánh tình hình thanh toán với bên nhận uỷ thác nhập khẩu; - TK 331 - Phải trả người bán: Phản ánh tình hình thanh toán các khoản còn phải trả hoặc các khoản ứng trước cho người cung cấp; - TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp ngân sách; TK 33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu; TK 3333 - Thuế nhập khẩu; - TK 338 - Phải trả khác: Phản ánh tình hình thanh toán với bên giao uỷ thác; - TK 413 - Chênh lệch tỷ giá; - TK 007 - Ngoại tệ các loại (Nguyên tệ); - TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ. 1.2.1.2. Tính giá thực tế hàng hoá nhập khẩu Đối với doanh nghiệp NK, giá thực tế hàng hoá NK được xác định theo công thức sau: Giá thực tế = Giá mua hàng + Thuế NK, + Chi phí - Giảm giá hàng NK bằng ngoại tệ thuế TTĐB NK khác hàng mua Trong đó giá mua hàng NK có thể là giá FOB hoặc giá CIF, nếu mua theo giá FOB thì phải cộng cước I&F trong giá hàng nhập. Thuế nhập khẩu phải nộp: Thuế NK = Số lượng ´ Giá tính thuế ´ Thuế suất phải nộp hàng hoá NK (giá CIF) thuế NK Thuế TTĐB (nếu có): Thuế TTĐB = Số lượng ´ Giá tính + Thuế ´ Thuế suất hàng NK hàng hoá NK thuế NK NK thuế TTĐB Thuế GTGT (nếu có): Thuế GTGT = Số lượng ´ Giá tính + Thuế ´ Thuế suất hàng NK hàng hoá NK thuế NK NK thuế GTGT (Hàng hoá NK chỉ chịu một trong hai loại thuế là thuế GTGT hoặc thuế TTĐB (khi đã chịu thuế NK)). 1.2.1.3. Kế toán nhập khẩu trực tiếp Theo qui định hiện nay, có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là hạch toán hàng tồn theo phương pháp KKTX và KKĐK, áp dụng phương pháp nào tuỳ thuộc vào từng doanh nghiệp. Trong khuôn khổ của bài viết này và thực trạng kế toán đang áp dụng tại Công ty Techsimex xin trình bày hạch toán nghiệp vụ NK trực tiếp hàng hoá theo phương pháp KKTX và sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán ngoại tệ. Hoạt động NK trực tiếp bắt đầu thực hiện bằng nghiệp vụ mở thư tín dụng (L/C) theo hợp đồng thương mại đã ký kết. Khi đơn vị NK chuyển tiền mở L/C, nếu: Đơn vị NK có ngoại tệ gửi tại ngân hàng mở L/C thì chỉ cần theo dõi chi tiết sổ tiền gửi ngoại tệ dùng để mở L/C - TK 1122 - Chi tiết mở thư tín dụng. Đơn vị NK phải vay ngân hàng mở L/C thì phải ký quỹ một tỷ lệ nhất định, khi ký quỹ kế toán ghi tăng các khoản ký quỹ và giảm tiền dùng ký quỹ. Khi đơn vị nhận được giấy Báo Có của ngân hàng về số tiền vay mở L/C, kế toán ghi tăng tiền gửi ngoại tệ và tăng khoản vay ngắn hạn. Nếu doanh nghiệp dùng tiền mặt bằng ngoại tệ nộp vào ngân hàng để mở L/C, kế toán ghi tăng tiền gửi ngân hàng và giảm tương ứng tiền mặt ngoại tệ. Khi doanh nghiệp NK hoàn tất thủ tục mở L/C và nhận được thông báo hàng đã về đến cửa khẩu, doanh nghiệp NK tiến hành làm thủ tục hải quan, nộp thuế và nhận hàng. Trong nghiệp vụ này có thể có các trường hợp hạch toán sau: Trường hợp doanh nghiệp hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Căn cứ vào thông báo hàng đã về, kế toán tiến hành làm thủ tục hải quan, nộp các loại thuế và nhận hàng để kiểm nhận nhập kho. Khi hàng đã nhập kho, kế toán sẽ ghi tăng hàng hoá, giảm số tiền đặt mở L/C , tăng số thuế NK phải nộp. Số thuế NK, thuế TTĐB (nếu có) sẽ được hạch toán vào giá mua hàng hoá, số thuế GTGT (nếu có) sẽ được hạch toán riêng và theo dõi trên TK 33312. - Khi doanh nghiệp nộp thuế NK, thuế TTĐB (nếu có), thuế GTGT của hàng NK, kế toán sẽ ghi giảm các khoản nợ Ngân sách và giảm các khoản tiền tương ứng. - Nếu cuối kỳ hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán sẽ hạch toán trị giá hàng mua vào tài khoản “Hàng mua đang đi đường”, còn các khoản thuế hạch toán tương tự như trường hợp hàng đã về nhập kho. - Khi hàng đi đường kỳ trước về nhập kho hay bàn giao tiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi tăng giá trị hàng hoá nhập kho (nếu nhập kho), tăng giá trị hàng gửi bán (nếu gửi bán), tăng giá vốn hàng bán (nếu giao trực tiếp tại cảng, ga, cửa khẩu). - Các khoản CP thu mua phát sinh trong kỳ (như phí ngân hàng, phí giao nhận, vận chuyển,...) sẽ được hạch toán trên tài khoản “CP thu mua hàng hoá”. Trường hợp doanh nghiệp NK tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Nếu doanh nghiệp NK tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp và sử dụng tỷ giá thực tế thì số thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp sẽ được hạch toán vào trị giá hàng mua trong kỳ. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng tỷ giá thực tế thì các giao dịch liên quan đến ngoại tệ sẽ được hạch toán theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại ngày phát sinh nghiệp vụ và không có khoản CL tỷ giá. Định kỳ theo qui định của doanh nghiệp, kế toán sẽ điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ Quá trình hạch toán nghiệp vụ NK trực tiếp có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau TK331,111,112 TK151 TK1561 Trị giá hàng nhập khẩu tính theo tỷ giá thực tế Giá CIF Hàng đang Hàng đi đường kỳ trước đi đường kỳ này về nhập kho kỳ này Hàng NK đã kiểm nhận nhập kho kỳ này TK3333 TK157 Thuế NK phải nộp Hàng NK gửi bán kỳ này TK632 Hàng NK chuyển đi tiêu thụ ngay TK111,112 TK33312 TK133 Nộp thuế GTGT hàng NK Thuế GTGT hàng NK TK3333 TK1562 Nộp thuế NK Các CP liên quan đến hàng NK Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán nhập khẩu hàng hoá trực tiếp theo phương pháp KKTX, sử dụng tỷ giá thực tế 1.2.1.4. Kế toán nhập khẩu uỷ thác Tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu - Khi chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu, kế toán ghi tăng các khoản phải thu (khác) và giảm các loại tiền tương ứng. - Khi nhận được thông báo hàng đã về và đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu bàn giao hàng, kế toán ghi tăng giá trị hàng mua đang đi đường (nếu hàng chưa về nhập kho), tăng giá trị hàng nhập kho (nếu hàng đã nhập kho), tăng hàng gửi bán (nếu hàng gửi bán ngay), tăng giá vốn hàng bán (nếu hàng tiêu thụ được ngay), tăng thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu áp dụng khấu trừ), đồng thời kế toán cũng ghi giảm các khoản phải thu (khác) đối với đơn vị nhận uỷ thác. - Khi nộp các loại thuế liên quan đến hàng nhập khẩu, nếu đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu nộp hộ thuế, kế toán sẽ ghi giảm các khoản phải thu (khác) đối với đơn vị nhận uỷ thác, nếu đơn vị nộp trực tiếp các loại thuế, kế toán sẽ ghi giảm các loại tiền tương ứng, đồng thời kế toán cũng ghi giảm các loại thuế còn phải nộp Ngân sách. - Đối với số hoa hồng uỷ thác đơn vị phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác, kế toán sẽ tính vào giá trị hàng nhập trong kỳ. - Các khoản CP khác liên quan đến việc nhập hàng được hạch toán vào CP thu mua hàng nhập khẩu. Các bút toán hạch toán tại đơn vị giao uỷ thác được khái quát qua sơ đồ sau: Trị giá hàng NK theo tỷ giá thực tế TK111,112 TK1388 TK151 TK1561 Chuyển tiền cho đơn vị Giá CIF Hàng đi Hàng mua đi đường nhận uỷ thác NK đường kỳ trước về nhập kho cuối kỳ trong kỳ Số thuế do đơn vị nhận uỷ thác nộp hộ Hàng mua nhập kho trong kỳ TK3333 TK157 Đơn vị trực tiếp Thuế NK nộp thuế NK Hàng mua gửi bán ngay TK632 Hàng NK tiêu thụ ngay TK33312 TK133 TK111,112 TK1562 Nộp thuế GTGT Thuế GTGT hàng Hoa hồng uỷ thác, hàng nhập khẩu NK phải nộp các CPNK khác Sơ đồ 1.2: Hạch toán nghiệp vụ NK uỷ thác tại đơn vị giao uỷ thác Tại đơn vị nhận uỷ thác - Khi nhận tiền của đơn vị giao uỷ thác để mở L/C và nộp hộ thuế NK, kế toán ghi tăng tiền tương ứng, ghi tăng khoản phải trả (khác) cho đơn vị giao uỷ thác. - Khi hàng hoá NK về, kế toán ghi tăng giá trị hàng mua đang đi đường (nếu đơn vị nhận uỷ thác trực tiếp tiếp nhận hàng), tăng giá trị hàng hoá (nếu hàng đã nhập kho), đồng thời kế toán cũng ghi giảm số tiền tương ứng. - Khi đơn vị giao hàng cho đơn vị giao uỷ thác, kế toán ghi giảm giá trị hàng tồn kho tương ứng và giảm các khoản phải trả (khác) cho đơn vị giao uỷ thác. - Nếu đơn vị giao uỷ thác nhận hàng trực tiếp tại cảng, kế toán ghi giảm số tiền và giảm các khoản phải trả (khác) tương ứng cho đơn vị giao uỷ thác. - Đối với số thuế NK đơn vị nộp hộ, kế toán sẽ phản ánh giảm số tiền và giảm các khoản phải trả (khác) tương ứng cho đơn vị giao uỷ thác. - Trường hợp PS các khoản CP trong quá trình NK mà đơn vị nhận uỷ thác phải chịu, kế toán phản ánh vào CPBH. - Số phí uỷ thác NK được hưởng, kế toán phản ánh vào DT cung cấp dịch vụ. Các bút toán tại đơn vị nhận uỷ thác NK được khái quát qua sơ đồ sau: TK3388 TK111,112 TK151 TK156 (1) (2) (4a) (3) (4b) TK511 TK111,112,3388 (5) Sơ đồ 1.3: Kế toán nhập khẩu uỷ thác tại đơn vị nhận uỷ thác Chú thích: (1): Nhận tiền hàng và tiền thuế NK cuả bên giao uỷ thác (2): Trị giá hàng nhập (3): Giao hàng cho bên uỷ thác (giao thẳng) (4a): Tạm nhập kho hàng hoá (4b): Giao hàng cho bên giao uỷ thác (tại kho) (5): Phí uỷ thác Trong trường hợp nhập hàng dưới bất kỳ hình thức nào (trực tiếp, uỷ thác), đối với số ngoại tệ dùng để thanh toán tiền mua hàng hoặc thanh toán các CP, ngoài việc quy đổi ra tiền Việt Nam, kế toán còn phải theo dõi chi tiết trên TK 007- Nguyên tệ. Khi ngoại tệ xuất dùng thanh toán, kế toán ghi đơn Có TK 007 - Nguyên tệ Khi ngoại tệ thu về, kế toán ghi đơn Nợ TK 007-Nguyên tệ 1.2.2. Kế toán tiêu thụ hàng nhập khẩu 1.2.2.1. Chứng từ và tài khoản kế toán Chứng từ sử dụng Chứng từ sử dụng trong hạch toán tiêu thụ hàng NK là: Hoá đơn (GTGT), Hoá đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Vận đơn, Phiếu thu,... Tài khoản kế toán sử dụng Cũng giống như các doanh nghiệp kinh doanh thương mại khác, doanh nghiệp kinh doanh hàng NK cũng sử dụng các tài khoản chủ yếu sau trong nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu: TK 511-Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ; TK 512-Doanh thu nội bộ; TK 515-Doanh thu hoạt động tài chính; TK 521- Chiết khấu thương mại; TK 531-Hàng bán trả lại; TK 532-Giảm giá hàng bán; TK 632-Giá vốn hàng bán TK 131-Phải thu khách hàng; TK 3331-Thuế GTGT phải nộp Và một số tài khoản khác như: TK 111, TK112, TK 138, TK 635,... 1.2.2.2. Các phương pháp xác định giá mua của hàng nhập khẩu tiêu thụ Có nhiều phương pháp tính trị giá hàng xuất bán, mỗi phương pháp có những ưu nhược điểm nhất định, được áp dụng trong những điều kiện nhất định và cho những kết quả nhất định. Giá mua hàng NK tiêu thụ có thể được xác định bằng các phương pháp sau: Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, hàng hoá được nhập với giá nào thì cũng được xuất với giá đó. Ưu điểm của phương pháp này là giá hàng xuất được tính chính xác, tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là mất nhiều công sức, hàng hoá khi nhập phải được sắp xếp khoa học ngăn nắp. Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định, hàng hoá nào nhập trước thì sẽ xuất trước, khi xuất hết hàng đợt đầu tiên mới xuất hàng của đợt tiếp theo. Phương pháp này có ưu điểm là việc tính giá tương đối hợp lý nhưng chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm hàng hoá, số lần nhập mỗi loại không nhiều. Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, hàng hoá nào vào kho cuối cùng thì xuất ra khỏi kho đầu tiên. Ưu điểm của phương pháp này là công việc tính giá được tiến hành thường xuyên trong kỳ hạch toán không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất, việc tính giá đơn giản. Tuy nhiên, chất lượng của việc tính giá theo phương pháp này phụ thuộc vào sự ổn định của giá hàng hoá trên thị trường và thường áp dụng đối với những doanh nghiệp ít danh điểm hàng hoá. Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ: Căn cứ vào tình hình tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán tính ra giá bình quân của một đơn vị hàng hoá, giá này là căn cứ để tính ra giá thực tế của hàng tiêu thụ. Giá đơn vị bình quân được tính như sau: Giá đơn vị = Giá thực tế hàng NK tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân cả kỳ Lượng thực tế hàng NK tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế hàng xuất bán trong kỳ = Số lượng hàng xuất ´ Giá đơn vị bình quân cả kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải tính giá đơn vị bình quân của hàng hoá sau đó căn cứ vào giá đưon vị bình quân và lượng hàng hoá xuất tiêu thụ để tính ra giá trị hàng xuất trong kỳ. Phương pháp hệ số giá: Phương pháp này khác với các phương pháp trên, kế toán sử dụng giá hạch toán để theo dõi hàng nhập xuất trong kỳ. Đồng thời, căn cứ vào các chứng từ thu mua, nhập kho hàng hoá, cuối kỳ kế ._.toán sẽ tính được tổng giá thực tế hàng nhập kho. Trên cơ sở đó, kế toán tính ra hệ số giá cho từng loại hàng theo thức công thức sau: Hệ số = Giá thực tế hàng NK tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ giá Giá hạch toán hàng NK tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Từ đó kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo công thức: Giá thực tế hàng NK xuất kho = Hệ số giá ´ Giá hạch toán hàng NK xuất kho 1.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng nhập khẩu tiêu thụ Giá vốn là một yếu tố CP chủ yếu trong doanh nghiệp, trong doanh nghiệp kinh doanh NK, giá vốn hàng NK tiêu thụ được xác định theo công thức sau: Giá vốn = Giá + Thuế nhập khẩu + Thuế + Thuế + CP thu mua hàng mua GT TT phân bổ cho NK hàng GT ĐB hàng NK tiêu thụ NK (nếu có) (nếu có) tiêu thụ Việc hạch toán giá vốn hàng NK tiêu thụ trong doanh nghiệp kinh doanh NK được tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK156 TK632 TK156,157 Giá vốn hàng NK xuất kho Giá vốn hàng NK bị trả lại TK157 TK911 Giá vốn hàng NK gửi bán Kết chuyển giá vốn TK111,112,331 hàng NK Giá vốn hàng NK tiêu thụ ngay Sơ đồ 1.4: Kế toán giá vốn hàng nhập khẩu tiêu thụ 1.2.2.4. Kế toán doanh thu bán hàng nhập khẩu Việc tiêu thụ và xác định doanh thu hàng NK trong doanh nghiệp kinh doanh NK được thực hiện theo các hình thức sau: Bán hàng và xác định doanh thu tiêu thụ theo phương thức trực tiếp Đây là hình thức tiêu thụ phổ biến trong các doanh nghiệp kinh doanh NK, theo hình thức này, khi doanh nghiệp xuất hàng và người mua trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi tăng các loại tiền tương ứng, tăng số phải thu, tăng doanh thu bán hàng, đồng thời kế toán kết chuyển giá vốn hàng bán. Bán hàng và xác định doanh thu theo phương thức gửi bán Theo phương thức này, giữa doanh nghiệp kinh doanh NK và đơn vị nhận làm dịch vụ bán hàng phải ký hợp đồng đại lý trong đó qui định rõ mặt hàng, qui cách phẩm chất hàng hoá, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, giá bán theo hoá đơn, hoa hồng và các cam kết khác,... Khi xuất hàng hoá giao cho đơn vị nhận đại lý, kế toán ghi tăng giá trị hàng gửi bán và giảm giá trị hàng hoá. Khi đơn vị nhận đại lý nộp tiền bán hàng, hàng hoá NK được xác định là tiêu thụ, kế toán phản ánh số tiền thu được và doanh thu hàng NK gửi bán. Đồng thời, kế toán tính số hoa hồng phải trả đơn vị đại lý tiêu thụ hàng NK. Số hoa hồng này được hạch toán vào CPBH. Bán hàng và xác định doanh thu theo phương thức trả góp Theo phương thức này thì doanh nghiệp được khách hàng trả trước một phần tiền, còn lại được trả trong một thời gian do hai bên thoả thuận, số tiền trả chậm khách hàng phải chịu lãi, lãi trả góp được hạch toán vào tài khoản 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”. Trong quá trình tiêu thụ hàng NK, nếu PS nghiệp vụ chiết khấu thanh toán cho khách hàng, khoản chiết khấu này được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính TK 635. Quá trình bán hàng và xác định doanh thu trong doanh nghiệp kinh doanh NK được phản ánh qua sơ đồ sau: TK911 TK511 TK111,112,131 (2) (1a) TK521,531,532 TK3331 (3) (1b) TK111,112,131 TK641 TK515 (4a) TK635 (5) (4b) Sơ đồ 1.5: Kế toán doanh thu hàng nhập khẩu (1a): Doanh thu bán hàng NK (1b): Thuế GTGT đầu ra (2): Kết chuyển doanh thu hàng NK sang tài khoản xác định kết quả (3): Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu (4a): Hoa hồng trả đơn vị nhận đại lý bán hàng (4b): Chiết khấu thanh toán dành cho khách hàng (5): Lãi suất bán hàng trả góp. 1.2.2.5. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu trong các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh NK nói riêng bao gồm các khoản sau: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán trả lại, việc hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu được tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK111,112,131 TK521,531,532 TK511 Số chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán dành Kết chuyển các khoản cho khách hàng giảm trừ doanh thu TK3331 Thuế GTGT đầu ra ứng với số chiết khấu thương mại, giảm giá và hàng bán trả lại Sơ đồ 1.6: Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu trong doanh nghiệp NK 1.2.3. Kế toán hàng hoá tồn kho Kế toán hàng tồn kho trong các doanh nghiệp kinh doanh NK là một nghiệp vụ tất yếu. Hạch toán đúng đắn hàng tồn kho trong kinh doanh NK có ý nghĩa lớn đối với việc bảo quản, bảo đảm an toàn cho hàng hoá, phục vụ yêu cầu của lãnh đạo và quản lý, đồng thời cũng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng kế toán của doanh nghiệp NK. Việc hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp kinh doanh NK được thực hiện tại ba nơi là: tại kho, tại quầy hàng và tại phòng kế toán. 1.2.3.1. Tại kho Phương pháp hạch toán phụ thộc vào phương thức bảo quản, nhập, xuất, tồn kho. Thông thường các doanh nghiệp áp dụng hai phương pháp: hạch toán theo lô hàng và hạch toán theo mặt hàng. Hạch toán theo lô hàng Theo phương thức này, mỗi lô hàng đều được đánh số riêng tại kho, mỗi lô hàng được mở một thẻ kho riêng để ghi chép sự biến động của lô hàng trên cơ sở chứng từ nhập, xuất lô hàng. Điều này cho phép doanh nghiệp xác định được thiếu hụt, tổn thất hàng hoá trong quá trình bảo quản tại kho. Phương pháp này thường được sử dụng đối với mặt hàng dễ hư hỏng, phương pháp này cũng thích hợp với lô hàng có khối lượng lớn, hàng nhập - xuất không thường xuyên, hàng nguyên đai, nguyên kiện. Hạch toán theo mặt hàng Mỗi mặt hàng được mở riêng một thẻ kho để ghi chép sự biến động của từng mặt hàng, nhóm hàng, nghành hàng để dễ kiểm tra, đối chiếu. Định kỳ từ 3 đến 5 ngày, thủ kho lập báo cáo kho gửi cho phòng kế toán kèm theo chứng từ nhập, xuất để kế toán kiểm tra và ghi sổ. Phương pháp hạch toán theo mặt hàng giúp cho cán bộ kế toán theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho của doanh nghiệp theo từng mặt hàng, nhưng lại tốn nhiều công sức và chi phí. 1.2.3.2. Tại quầy hàng Kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho ở quầy hàng được hạch toán theo hai phương pháp: hạch toán theo số tiền và hạch toán theo số lượng hiện vật và giá trị Hạch toán theo số tiền (giá trị) Nhân viên bán hàng nhận hàng để bán, tính thành tiền theo giá bán lẻ và hoàn toàn chịu trách nhiệm về số hàng đã nhận, bán được hàng đến đâu nộp tiền bán hàng đến đó. Khi nhận hàng, căn cứ vào phiếu xuất kho giao hàng cho quầy để ghi vào sổ nhận hàng để thanh toán, khi nộp tiền căn cứ vào giấy nộp tiền theo giá trị bán lẻ để đối chiếu với số dư trên sổ tại thời điểm kiểm kê xác định thừa, thiếu. Phương pháp này đơn giản, giảm nhẹ công việc kiểm kê, tính toán nhưng không phản ánh chi tiết cho từng mặt hàng bán lẻ, đồng thời hàng hoá chỉ được theo dõi giá bán mà không được phản ánh giá vốn. Hạch toán số lượng hiện vật và giá trị Theo hình thức hạch toán này thì nhân viên bán hàng phải mở cả thẻ hàng để theo dõi biến động của hàng nhận bán lẻ cả về hiện vật và giá trị. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho giao hàng cho quầy để ghi vào thẻ hàng. Cuối ca hoặc cuối ngày phải kiểm kê xác định lượng hàng bán ra của từng mặt hàng để lập báo cáo bán hàng. Thẻ hàng được mở cho từng tháng. Phương pháp này đảm bảo quản lý tiền hàng chặt chẽ, xác định rõ trách nhiệm vật chất của từng nhóm hàng, mặt hàng,... Tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Tuy nhiên việc theo dõi này tốn nhiều thời gian và chi phí, nhân viên bán hàng phải thường xuyên ghi chép nên năng suất bán hàng có thể bị giảm sút. 1.2.3.3. Tại phòng kế toán ở phòng kế toán, kế toán tổng hợp sử dụng TK 156 “Hàng hoá” để theo dõi hàng tồn kho tăng, giảm trong kỳ. Kế toán chi tiết sử dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển hoặc phương pháp sổ số dư. Theo phương pháp thẻ song, kế toán hàng hoá mở thẻ kế toán chi tiết cho từng danh điểm hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán hàng hoá phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá vào thẻ kế toán chi tiết hàng hoá và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi chép các nghiệp vụ nhập xuất vào các thẻ kế toán chi tiết hàng hoá có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Việc hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp này có thể tóm tắt bằng sơ đồ sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hoá Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng Sơ đồ 1.7: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng NK theo phương pháp thẻ song song 1.2.4. Kế toán chi phí và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu 1.2.4.1. Kế toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu Chi phí thu mua hàng NK là biểu hiện bằng tiền của tất cả các khoản hao phí lao động sống và lao động vật hoá mà đơn vị kinh doanh NK đã bỏ ra có liên quan đến việc thu mua hàng hoá NK. Chi phí thu mua hàng NK bao gồm cả chi phí thu mua trong nước và chi phí thu mua ở nước ngoài. Chi phí thu mua bao gồm các khoản chi phí như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, bãi, hao hụt trong định mức, hoa hồng thu mua, phí ngân hàng, phí điện tín, điện thoại trong và ngoài nước,... Quá trình hạch toán CP thu mua hàng NK được tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK11,112 TK156(1562) TK157 CP bảo hiểm, CP thuê kho, CP thu mua phân bổ cho hàng gửi bán tiền công tác phí, hao hụt trong định mức TK156(1561) TK1331 CP thu mua phân bổ hàng nhập kho Thuế GTGT TK632 được khấu trừ CP thu mua phân bổ hàng bán ngay Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu 1.2.4.2. Kế toán chi phí bán hàng CPBH là toàn bộ các khoản CP có liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, CPBH bao gồm các CP như: lương nhân viên bán hàng, CP khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng, CP tiếp khách, hội nghị, CP quảng cáo,... Đối với doanh nghiệp kinh doanh NK, cần phân bổ một phần CPBH cho số hàng tồn cuối kỳ theo công thức sau: CPBH CPBH phân bổ cho + CPBH phát sinh ´ Trị giá phân bổ cho = hàng tồn đầu kỳ trong kỳ hàng NK hàng NK Trị giá hàng NK + Trị giá hàng NK tồn tồn cuối kỳ tiêu thụ trong kỳ tồn cuối kỳ cuối kỳ Trị giá hàng NK tồn cuối kỳ gồm số dư Nợ trên các tài khoản 151, 156, 157. Từ đó sẽ tính được CPBH phân bổ cho hàng bán trong kỳ theo công thức sau: CPBH phân bổ CPBH phân bổ CPBH CPBH phân bổ cho hàng NK = cho hàng NK + phát sinh - cho hàng NK tiêu thụ trong kỳ tồn đầu kỳ trong kỳ tồn cuói kỳ 1.2.4.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp kinh doanh NK là những CP chi cho công tác quản lý kinh doanh, quản lý hành chính, thuộc về CPQL bao gồm các khoản như: CP nhân viên quản lý doanh nghiệp, CP khấu hao TSCĐ phục vụ công tác quản lý, CP điện nước phục vụ công tác quản lý, CP dịch vụ mua ngoài, các khoản CP khác phục vụ quản lý,... Việc tính và phân bổ CPQL cũng thực hiện tương tự như việc tính và phân bổ CPBH. Quá trình hạch toán CPBH và CPQL có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau: TK111,112,… TK641,642 TK111,112,331 (1a) (5a) TK133 (1b) TK142,242 TK334,338 (2) (5b) TK214 (3) TK911 TK152,153,142,242,... (4) (5c) Sơ đồ 1.9: Kế toán CPBH và CPQL trong doanh nghiệp kinh doanh NK (1a): Các CP phát sinh trong kỳ phục vụ bán hàng và quản lý (1b): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) (2): Lương và các khoản trích theo lương nhân viên quản lý và nhân viên bán hàng (3): CP khấu hao TSCĐ dùng cho bán hàng và quản lý (4): CP vật liệu, công cụ - dụng cụ phụ vụ bán hàng và quản lý (5a): Các khoản ghi giảm CPBH và CPQL (5b): CPBH và CPQL chờ phân bổ hoặc kết chuyển (5c): CPBH, CPQL kết chuyển trong kỳ 1.2.4.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu Kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại nói chung và doanh nghiệp kinh doanh NK nói riêng được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi (lỗ). Kết quả đó được tính bằng công thức sau: Kết quả tiêu Tổng doanh thu Giá vốn CP CP thụ hàng = thuần về tiêu thụ - hàng NK - bán - quản lý hoá NK hàng hoá NK tiêu thụ hàng doanh nghiệp Tổng DT thuần = DT bán - Các khoản giảm trừ DT (giảm giá hàng bán, về tiêu thụ hàng NK hàng NK hàng bán trả lại, chiết khấu thương mại) Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tài khoản 911 để hạch toán, kết cấu của tài khoản này như sau: Bên Nợ: - Kết chuyển giá vốn hàng NK tiêu thụ - Kết chuyển CPBH nhập khẩu - Kết chuyển CPQL phục vụ hoạt động NK - Kết chuyển lãi hoạt động kinh doanh NK Bên Có: - Kết chuyển doanh thu thuần bán hàng NK - Kết chuyển lỗ hoạt động kinh doanh NK Việc hạch toán kết quả tiêu thụ hàng NK được thể hiện qua sơ đồ sau: TK632 TK911 TK511 KC giá vốn hàng NK KC DT thuần bán hàng NK TK641 TK521,531,532 KC CPBH Các khoản giảm trừ doanh thu TK142,242 CPBH chờ Kết chuyển kết chuyển TK642 TK421 KC CPQL KC lỗ về tiêu thụ hàng NK TK142,242 CPQL chờ Kết chuyển kết chuyển Lãi hoạt động kinh doanh NK Sơ đồ 1.10: Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu 1.2.5. Sổ kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu Hiện nay theo qui định của Bộ Tài chính, có bốn hình thức sổ sách phục vụ việc ghi chép trong các doanh nghiệp, đó là: Hình thức Nhật ký - Sổ cái; Hình thức Nhật ký chung; Hình thức Chứng từ ghi sổ; Hình thức Nhật ký - Chứng từ. Việc áp dụng hình thức ghi chép nào tuỳ thuộc vào điều kiện hạch toán trong mỗi doanh nghiệp. Trong Công ty Techsimex, hiện nay đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, vì vậy trong phạm vi của bài viết này chỉ xét hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế PS trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số PS Nợ, PS Có và số Dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết, kế toán tiến hành lập Báo cáo tài chính. Quá trình ghi sổ theo hình thức này có thể được tóm tắt qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 156, 157, 511, 632, 911,… Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.11: Trình tự ghi sổ kế toán LCHH nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu theo hình thức Chứng từ ghi sổ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, kết cấu sổ sách đơn giản, dễ ghi chép nên phù hợp với điều kiện lao động thủ công và áp dụng kế toán máy. Trên đây là những vấn đề lý luận cơ bản về công tác kế toán NK và tiêu thụ hàng NK, đây mới chỉ là những nét khái quát về hoạt động NK và tiêu thụ hàng NK trong các doanh nghiệp nói chung. Thực tế, hệ thống kế toán Việt Nam vừa qui định những nguyên tắc và chuẩn mực chung, vừa qui định những ngyên tắc và phương pháp kế toán cụ thể ở mức độ nhất định áp dụng cho các doanh nghiệp. Ngoài ra, các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào hoạt động kinh doanh của mình để áp dụng cho phù hợp với việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp. Phần 2 của bài viết sẽ đề cập đến công tác kế toán NK tại một doanh nghiệp cụ thể. Phần 2: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại công ty dịch vụ kỹ thuật và xuất nhập khẩu 2.1. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu ảnh hưởng đến kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Techsimex - Tên gọi: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu - Tên giao dịch: Technical Service and Export- Import Company. - Viết tắt là: Techsimex. Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu hiện nay tiền thân là Công ty cung ứng vật tư Cục chuyên gia được thành lập theo Quyết định số 29/BT ngày 14/02/1978 của Phủ Thủ tướng và Quyết định số 104/BT ngày 14/04/1990 của Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng. Với chức năng cung ứng các vật tư trang thiết bị phục vụ nhu cầu ăn ở đi lại của chuyên gia nước ngoài công tác tại Việt Nam. Từ năm 1989, Công ty chuyển hướng nhiệm vụ cung ứng vật tư thành Xí nghiệp Dịch vụ kỹ thuật vật tư tổng hợp, sửa chữa tân trang, bảo hành, bảo dưỡng, lắp đặt và hướng dẫn kỹ thuật về các thiết bị điện lạnh, điện dân dụng và kinh doanh tổng hợp phục vụ cho mọi đối tượng theo nhu cầu của thị trường, tạo được việc làm thường xuyên cho người lao động, sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Tháng 2 năm 1993 Xí nghiệp dịch vụ kỹ thuật vật tư tổng hợp chuyển về trực thuộc Văn phòng Chính phủ theo Quyết định số 54/BT ngày 27/2/1993 của Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Chính phủ. Tại Quyết định số 116/BT ngày 22/3/1993 đổi tên Xí nghiệp Dịch vụ kỹ thuật vật tư tổng hợp thành Công ty Dịch vụ kỹ thuật vật tư Văn phòng Chính phủ với chức năng nhiệm vụ cung cấp dịch vụ kỹ thuật trang thiết bị văn phòng cho Văn phòng chính phủ, ngoài ra còn có chức năng kinh doanh nội ngoại thương một số ngành hàng, dịch vụ kỹ thuật cho xã hội. Tháng 3/1994 Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư Văn phòng Chính phủ chuyển về Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam theo Quyết định số 88/TTG ngày 05/03/1994 của Thủ tướng chính phủ. Tháng 07/1995 Công ty dịch vụ kỹ thuật vật tư đổi thành Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu theo Quyết định số 73/PTM ngày 29/06/1995 của Chủ tịch Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Nguồn vốn kinh doanh ban đầu của Công ty là : 2.783.353.704 Trong đó : Vốn cố định: 780.811.861 Vốn lưu động: 2.002.541.843 2.1.1.1. Nhiệm vụ kinh doanh Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu (TECHSIMEX) là một tổ chức kinh tế quốc doanh, là đơn vị kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, tự chủ về tài chính, có tài khoản tiền gửi Việt Nam và ngoại tệ tại một số ngân hàng Việt Nam, có con dấu riêng theo mẫu để giao dịch trên cơ sở tuân thủ những chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và những chế độ chính sách hiện hành về quản lý kinh tế tài chính... Khi mới thành lập nhiệm vụ của Công ty chủ yếu là phục vụ nhu cầu sinh hoạt đời sống chuyên gia các nước sang công tác tại Việt Nam, đồng thời phục vụ nhu cầu kỹ thuật của cơ quan, nhà khách Văn phòng Chính phủ. Nhưng cho đến nay, đặt dưới sự quản lý toàn diện của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam, Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu có những nhiệm vụ sau: Kinh doanh các ngành hàng: Vật tư, thiết bị, kỹ thuật điện lạnh, xe máy. Hàng may mặc, công nghệ phẩm. Vật tư, trang thiết bị nội thất, vật liệu xây dựng. Hàng tiêu dùng, thiết bị áp lực, đồ gia dụng. Sửa chữa, lắp đặt các thiết bị Hướng dẫn kỹ thuật điện lạnh, điện dân dụng, trang trí nội thất. Xuất khẩu lao động. 2.1.1.2. Thị trường hoạt động của Công ty Thời kỳ 1995-1997, Công ty mở rộng địa bàn hoạt động trên toàn quốc và thế giới, mặt hàng kinh doanh đa dạng hơn, phục vụ cho nhiều ngành nghề, đối tượng khác nhau. Đồng thời cũng đảm bảo hơn về chất lượng cũng như hiện đại hơn về công nghệ sản xuất. Thị trường cung cấp hàng hoá nhập khẩu cho Công ty là các nước trong khu vực Đông Nam á (Malaisya, Singapo); Đông Bắc á (Nam Triều Tiên, Trung Quốc, Nhật Bản). Thị trường xuất khẩu lao động của Công ty là các nước như Nam Triều Tiên, Nhật Bản, Đài Loan,... 2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.1.2.1. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Tính đến ngày 31/12/2002, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 120 người trong đó có 20 lao động là nhân viên quản lý với cơ cấu tổ chức như sau: Ban giám đốc Phòng kế toán thống kê Ban quản lý siêu thị 3 phòng kinh doanh XNK Phòng XK lao động phòng tổ chức hành chính Xưởng điện lạnh Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý - Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu) Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc và Phó giám đốc Các phòng chức năng gồm có: Các phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu; Phòng Kế toán thống kê; Phòng Tổ chức - Hành chính; Phòng Xuất khẩu lao động; Xưởng sửa chữa và lắp đặt thiết bị điện lạnh (xưởng điện lạnh); Ban quản lý siêu thị. Ngoài ra còn có các cửa hàng dịch vụ kỹ thuật của xưởng điện lạnh. 2.1.2.2. Chức năng nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các phòng chức năng Giám đốc Công ty: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty trực tiếp phụ trách công tác đối ngoại, tài chính và các phòng ban trong Công ty đồng thời nghiên cứu chiến lược phát triển, tìm các đối tác kinh doanh. Giám đốc thay mặt Công ty để ký kết các hợp đồng kinh tế. Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đại diện cho Công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ đối với Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn của Công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên trong Công ty. Giám đốc là người có quyền cao nhất trong Công ty. Phó Giám đốc Công ty: Làm nhiệm vụ tham mưu, hỗ trợ Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực mình phụ trách. Kế toán trưởng: Giúp Giám đốc về việc thực hiện Pháp lệnh kế toán thống kê và Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và hoạt động kinh doanh của Công ty. Các phòng ban chức năng nghiệp vụ: Các phòng kinh doanh Xuất nhập khẩu: Nhiệm vụ của các phòng này là nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát, khai thác thị trường tìm kiếm đối tác làm ăn ở thị trường trong nước cũng như nước ngoài, tiến hành các nghiệp vụ về xuất nhập khẩu và kinh doanh trong nước. Phòng Tổ chức - Hành chính: Nhiệm vụ của phòng Tổ chức - Hành chính là: Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý, hàng năm tiến hành cân đối bố trí và sắp xếp lao động hợp lý. Lập kế hoạch và định mức tiền lương, giải quyết các chế độ chính sách về tiền lương, bảo hiểm và các chế độ khác đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên trong Công ty khi làm việc và nghỉ hưu, nghỉ mất sức lao động. Tổ chức đào tạo cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, khả năng giao tiếp và trình độ tin học - ngoại ngữ... Tiếp nhận công văn từ nơi khác chuyển đến, làm thủ tục gửi công văn đi, quản lý con dấu, dụng cụ thiết bị. Cung cấp thông tin, tư liệu và toàn bộ tình hình kinh doanh của Công ty, phục vụ cho công tác lãnh đạo trong việc đề ra chiến lược và quyết sách. Phòng Kế toán thống kê: Phòng kế toán thống kê có nhiệm vụ - Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán như hạch toán lỗ (lãi), cân đối thu - chi theo Chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn của Công ty. Thực hiện chế độ báo cáo kế toán định kỳ, phản ánh những thay đổi bất thường để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời. Có trách nhiệm kê khai thuế, nộp thuế và các khoản nghĩa vụ khác với Ngân sách Nhà nước. Phòng Xuất khẩu lao động: Chức năng và nhiệm vụ chính của phòng này là chịu trách nhiệm về hoạt động đưa người đi lao động có thời hạn tại nước ngoài Xưởng điện lạnh: Chức năng chính của xưởng điện lạnh là sửa chữa và lắp đặt thiết bị điện lạnh. Ban quản lý siêu thị: Ban quản lý siêu thị chịu trách nhiệm điều hành, quản lý mọi hoạt động kinh doanh của siêu thị. Bên cạnh bộ máy lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty còn có Đảng bộ cơ sở, Công đoàn cơ sở, Đoàn thanh niên là những bộ phận nòng cốt trong các hoạt động kinh doanh của Công ty. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Do đặc điểm kinh doanh của mình, nên nghiệp vụ quan trọng nhất của Công ty là hoạt động nhập khẩu hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu 2.1.3.1. Đặc điểm hoạt động mua hàng tại Công ty Hàng hoá mua trong Công ty là các loại hàng hoá trong nước chưa sản xuất được hoặc năng lực sản xuất còn hạn chế, hàng chất lượng cao của các doanh nghiệp trong nước; nhưng trong đó chủ yếu vẫn là hàng nhập khẩu của nước ngoài. Đối tượng nhập khẩu hàng hoá của Công ty thường là vật tư, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, vật liệu xây dựng, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng,... Hoạt động nhập khẩu diễn ra thường xuyên và chiếm tỷ trọng lớn trong tổng kim ngạch xuất - nhập khẩu của Công ty. Hoạt động nhập khẩu của Công ty thường được thực hiện dưới hai hình thức là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác, nhưng trong đó chủ yếu vẫn là hoạt động nhập khẩu trực tiếp. Đối với hoạt động nhập khẩu trực tiếp, Công ty tổ chức thực hiện đồng bộ từ khâu nhập hàng đến khâu tiêu thụ hàng nhập. Còn đối với hoạt động nhập khẩu uỷ thác thì tuỳ thuộc vào từng hợp đồng ký kết với các đơn vị khác mà Công ty tiến hành triển khai cho phù hợp. 2.1.3.2. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Hàng hoá sau khi qua giai đoạn nhập khẩu thì thuộc quyền sở hữu của Công ty. Đối với số hàng đó, Công ty có thể chuyển sang dự trữ tại kho hoặc bán thẳng cho các đơn vị trong nước. Thông thường, quá trình tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty được thực hiện chủ yếu theo phương thức bán buôn qua kho. Có nghĩa là đơn vị mua hàng cử cán bộ đến nhận hàng trực tiếp tại kho của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có một siêu thị để tiêu thụ hàng hoá dưới hình thức bán lẻ là chủ yếu. Hoạt động kinh doanh của siêu thị phụ thuộc hoàn toàn vào hoạt động kinh doanh của Công ty. Đối với công tác hạch toán kế toán của siêu thị: Tuy phụ thuộc hoàn toàn vào Công ty nhưng siêu thị vẫn có ban quản lý riêng và nhân viên phụ trách công tác hạch toán kế toán, có hệ thống sổ sách theo dõi riêng. Định kỳ, cuối mỗi tháng nhân viên kế toán của siêu thị có trách nhiệm nộp báo cáo và sổ sách về Phòng Kế toán thống kê của Công ty để quyết toán. 2.1.3.3. Đặc điểm hoạt động xuất khẩu lao động của Công ty Bên cạnh hoạt động nhập khẩu máy móc và trang thiết bị, Công ty còn thực hiện hoạt động xuất khẩu lao động. Thị trường xuất khẩu truyền thống của Công ty là các nước: Đài Loan, Hàn Quốc, Nhật Bản,... Trong hoạt động xuất khẩu lao động, Công ty thực hiện cả dịch vụ đào tạo người lao động trước khi xuất khẩu, các dịch vụ đó là: đào tạo ngôn ngữ, phong tục nước sẽ đến cho người lao động; đào tạo tay nghề cho người lao động nếu đối tác nước ngoài có nhu cầu;.... 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Techsimex Trên cơ sở hoạt động và đặc thù kinh doanh của mình, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức bao gồm 09 nhân viên, mỗi nhân viên phụ trách một hoặc một số phần hành và nghiệp vụ, cụ thể như sau: Kế toán trưởng: phụ trách chung trong toàn Phòng Kế toán - Thống kê của Công ty, giúp Giám đốc về việc thực hiện Pháp lệnh Kế toán thống kê và Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước và hoạt động kinh doanh của Công ty. Đồng thời Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ sắp xếp cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty; Kế toán tổng hợp: phụ trách chung về mọi phần hành kế toán Kế toán hàng hoá, công nợ khách hàng, thuế, theo dõi kết quả khoán, quản lý kho thuê có nhiệm vụ theo dõi và ghi chép các nghiệp vụ có liên quan đến việc bán hàng hoá chung trong toàn Công ty như tổng hợp thuế toàn Công ty, theo dõi công nợ của khách hàng (TK131) trong toàn Công ty,... Đồng thời, kế toán này còn chịu trách nhiệm theo dõi kết quả khoán và quản lý kho thuê; Kế toán giao dịch ngân hàng, công nợ khách hàng, theo dõi chi phí các đơn vị khoán phụ trách phần hành tiền mặt và tiền gửi ngân hàng; Kế toán hàng hoá siêu thị có nhiệm vụ quản lý và theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn, tình hình tiêu thụ hàng hoá trong siêu thị của Công ty và phải có trách nhiệm báo cáo số liệu về phòng Kế toán - Thống kê của Công ty; Kế toán thu chi nhiệm vụ của kế toán thu chi là quản lý, theo dõi và ghi chép các luồng tiền ra vào hàng ngày trong toàn Công ty; Kế toán siêu thị - đối chiếu thuế phụ trách chung mọi hoạt động của siêu thị và báo cáo lại kết quả hoạt động của siêu thị với kế toán tổng hợp để kế toán tổng hợp lên các báo cáo có liên quan; Kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế phụ trách phần hành tiền lương và các khoản theo lương trong Công ty; Thủ quỹ, thủ kho tại Công ty phụ trách chung về thu - chi trực tiếp tiền mặt tại Công ty, đồng thời còn phụ trách hàng hoá tại kho trong toàn Công ty. Công tác tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được minh hoạ bằng sơ đồ sau: Kế toán trưởng KT hàng hoá, công nợ khách mua KT giao dịch NH, công nợ khách bán Kế toán hàng hoá siêu thị Kế toán thu chi Kế toán siêu thị và đối chiếu thuế Thủ quỹ, thủ kho tại Công ty Kế toán tổng hợp Quản lý siêu thị, TSCĐ Kế toán tiền lương, BH XH BH YT Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán - Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu) Toàn bộ công tác kế toán của Công ty được chia thành các phần hành cụ thể như sau: Phần hành kế toán tổng hợp: Nhiệm vụ cơ bản của phần hành kế toán tổng hợp là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ để lập các báo cáo như báo cáo quyết toán tài chính, báo cáo chi phí quản lý kinh doanh, báo cáo doanh thu - lãi lỗ - quỹ,... Đồng thời phần hành này còn giữ Sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành khác và ghi Sổ cái tổng hợp, lập báo cáo quản trị nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất; Phần hành kế toán tài sản cố định và xây dựng cơ bản: Nhiệm vụ cơ bản của phần hành này là ghi chép - phản ánh các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tăng giảm tài sản cố định, các nguồn hình thành nên tài sản cố định,... Phần hành kế toán vật tư - sản phẩm, hàng hoá: Phần hành này có nhiệm vụ tổ chức ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tình hình nhập - xuất - tồn hàng tồn kho của Công ty. Phần hành kế toán tiền lương, các khoản theo lương và kinh phí: Phần hành này có nhiệm vụ chính là tổng hợp, ghi chép v._.ệc hạch toán các khoản chi phí và nghiệp vụ khác, các chứng từ này sau khi đã được lập và kiểm tra bởi kế toán phụ trách sẽ được chuyển cho kế toán tổng hợp. Phương pháp tính và phân bổ chi phí quản lý Tương tự như việc tính và phân bổ chi phí bán hàng, đến cuối kỳ, kế toán tiến hành tính toán và phân bổ chi phí quản lý cho hàng nhập khẩu xuất bán ra trong kỳ để tính ra kết quả kinh doanh. Tiêu thức để tính và phân bổ chi phí quản lý là doanh thu của hàng bán trong quý. Việc phân bổ chi phí quản lý được thực hiện theo công thức sau: Chi phí quản lý phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ Tổng chi phí quản lý PS trong quý = x Tổng doanh thu của quý Tổng doanh thu của hàng nhập khẩu trong quý Phân bổ chi phí quản lý cho hàng nhập trực tiếp và nhập uỷ thác tương tự như phân bổ chi phí bán hàng. Chi phí quản lý trong quý I của Công ty được tập hợp và phân bổ như sau: Tổng chi phí quản lý trong quý: 61.057.000 Tổng doanh thu trong quý là: 71.607.522.230 Tổng doanh thu hàng nhập trong quý là: 50.709.518.000, trong đó: + Tổng doanh thu hàng nhập trực tiếp là: 42.632.150.700 + Tổng doanh thu hàng nhập uỷ thác là: 8.007.367.300 Theo cách tính toán và phân bổ trên ta có: - Chi phí quản lý phân bổ cho hàng nhập khẩu tiêu thụ: 43.238.069 + CP quản lý phân bổ cho hàng nhập trực tiếp bằng: 36.350.806 + CP quản lý phân bổ cho hàng nhập uỷ thác bằng: 6.887.263 Tài khoản sử dụng hạch toán chi phí quản lý Trong quá trình hạch toán chi phí quản lý, kế toán sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 642 (6421, 6424, 6425, 6427, 6428), TK 111, TK 112,.... Phương pháp hạch toán chi phí quản lý Quá trình hạch toán chi phí quản lý được tóm tắt qua sơ đồ sau: TK111,112,331 TK642 (1,4,5,7,8) TK911 Chi phí dịch vụ mua ngoài Kết chuyển TK133 chi phí quản lý Thuế GTGT được khấu trừ TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK142,242 phục vụ hoạt động quản lý TK334(3344) Chi phí nhân viên quản lý Phần chi phí chờ kết chuyển TK333 Thuế, phí, lệ phí phải nộp TK111,112 Các chi phí bằng tiền khác Sơ đồ 2.9: Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty Techsimex (Nguồn: Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu) Các mẫu sổ tổng hợp và chi tiết được sử dụng và ghi chép như sau: 2.2.4.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu Cuối kỳ, sau khi đã kết chuyển và phân bổ các loại chi phí, kế toán tổng hợp tiến hành lập các bút toán xác định kết quả kinh doanh và cập nhật các bút toán đó vào máy tính. Trong nghiệp vụ này, kế toán sử dụng tài khoản 911. Kết quả kinh doanh được xác định theo công thức sau: Kết quả hoạt động nhập khẩu = Doanh thu của hoạt động nhập khẩu - Trị giá xuất kho hàng nhập khẩu - CPBH phânbổ cho hàng nhập khẩu - CPQL phân bổ cho hàng nhập khẩu - + Chênh lệch tỷ giá đầu kỳ so với cuối kỳ Để biết được hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong kỳ của Công ty ta có thể xem xét kết quả kinh doanh nhập khẩu của Công ty quý I/2003 như sau: Doanh thu hoạt động nhập khẩu trong quý: 50.709.518.000 Giá vốn hàng nhập khẩu xuất trong quý: 48.979.302.200 CPBH phân bổ cho hàng nhập tiêu thụ trong quý: 81.908.115 CP quản lý phân bổ cho hàng nhập tiêu thụ trong quý: 43.238.069 Chênh lệch tỷ giá đầu kỳ so với cuối kỳ: +2.494.214 Kết quả hoạt động nhập khẩu của Công ty trong quý I/2003 = = 50.709.518.000 - 48.979.302.200 - 81.908.115 - 43.238.069 + 2.494.214 = = 1.607.563.830 Quá trình hạch toán và xác định kết quả kinh doanh được tóm tắt theo sơ đồ sau (riêng đối với khoản chênh lệch tỷ giá đến cuối niên độ kế toán Công ty sẽ tập hợp và kết chuyển). Phần 3: Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Như đã biết, kế toán là công việc ghi chép tính toán phản ánh con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động nhưng chủ yếu là dưới hình thức giá trị về số hiện có, tình hình biến động về tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng vốn và kinh phí của Nhà nước, tập thể hay cá nhân.. . Trong nền kinh tế mở cửa hiện nay, giao lưu thương mại ngày càng phát triển. Đối với các đơn vị hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, khi đi vào hạch toán kinh doanh những yêu cầu về thông tin kinh tế nói chung, nhập khẩu hàng hoá nói riêng trở thành cần thiết bởi những lý do sau: Kế toán phản ánh được toàn bộ tài sản của doanh nghiệp và sự biến động của tài sản đó. Kế toán phản ánh được các quan hệ kinh tế, pháp lý trong kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hoá từ khâu mua hàng đến khâu xuất đi, thu tiền hoặc từ khâu nhập hàng về, thanh toán cho đến khâu tiêu thụ xong... Hạch toán hàng hoá nói chung và hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng còn phản ánh chính xác các khoản chi tiêu, quá trình sinh lợi và phân phối lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện kế toán hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trước hết là do lợi ích của bản thân doanh nghiệp, sau nữa là giúp Nhà nước quản lý được các hoạt động kinh doanh của đơn vị, cũng trên cơ sở đó mà có những quyết định chính xác và kịp thời. Tổ chức hợp lý và đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá có ý nghĩa rất to lớn đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tổ chức đúng đắn việc hạch toán nhập khẩu hàng hoá đáp ứng được các yêu cầu quản lý và thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán. Tổ chức hợp lý hạch toán nhập khẩu hàng hoá tạo điều kiện quản lý một cách toàn diện tiền, hàng hoá của đơn vị. Tạo điều kiện đánh giá được kết quả của hoạt động nhập khẩu một cách đúng đắn, chính xác, cụ thể từ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động tài chính của đơn vị. Cung cấp thông tin một cách kịp thời toàn diện cho lãnh đạo và các đối tượng liên quan để có thể ra các quyết định kinh doanh, đầu tư,... Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động cho bộ máy kế toán và hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị. Tạo điều kiện cho công tác kiểm tra và theo dõi toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách toàn diện và chặt chẽ. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu để kế toán trở thành công cụ phản ánh chính xác các quá trình xuất nhập khẩu, là cơ sở để điều hành, kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh doanh của đơn vị thì kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu sau: Hạch toán kinh doanh phải phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay, thực hiện chế độ tự chủ tài chính, tự cấp phát tài chính, lấy thu nhập bù đắp các chi phí, giám sát kịp thời quá trình luân chuyển và vận động của vốn, tiết kiệm chi phí bán hàng tăng lợi nhuận cho đơn vị. Bảo đảm thông tin có hệ thống, liên tục, chính xác phục vụ cho các nhà quản lý ra các quyết định đúng đắn để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng thời hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải tạo điều kiện áp dụng kỹ thuật tiên tiến nhất của tin học góp phần nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán. 3.2. Một số nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Trong những năm gần đây, cùng với tốc độ tăng trưởng của nền kinh tế, kim ngạch hoạt động xuất nhập khẩu ở Việt Nam ngày một tăng. Các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu ngày càng đóng một vai trò tích cực trong công cuộc xây dựng đất nước. Tuy vậy, để đạt được mục đích của hoạt động kinh doanh là không ngừng nâng cao mức lợi nhuận, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu không được tự thoả mãn với những gì mình đang có mà mỗi phòng ban, mỗi cá nhân trong từng doanh nghiệp phải thường xuyên xem xét, đánh giá mặt mạnh, mặt yếu của mình để từ đó tìm ra các biện pháp phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm, góp phần tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Là phòng chức năng được giao nhiệm vụ xử lý, phản ánh các thông tin về vốn, nguồn vốn, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh,... cùng với quá trình phát triển của doanh nghiệp, công tác kế toán cũng đòi hỏi không ngừng được hoàn thiện. Phòng kế toán phải được tổ chức một cách hợp lý, có sự phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm đến từng thành viên, tập hợp và thông báo kịp thời các thông tin kinh tế cho các cấp quản lý để có được các quyết định đúng đắn trong việc điều hành các hoạt động kinh doanh của đơn vị. Quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phải được kế toán theo dõi chặt chẽ, thường xuyên từ khâu mua hàng, dự trữ hàng hoá đến khâu bán hàng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được hạch toán vào các tài khoản thích hợp nhằm phản ánh chính xác tình hình biến động về tài sản của doanh nghiệp. Để tự khẳng định mình là phòng chức năng không thể thiếu của công tác quản lý, đóng vai trò quan trọng đến việc thành công hay thất bại của các hoạt động kinh doanh, khi tiến hành hoàn thiện kế toán nói chung và hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng cần quán triệt những nguyên tắc sau: Một là, phải nắm vững chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng. Cùng một lúc, hoạt động kế toán vừa phản ánh vừa giám sát quá trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Vì vậy, hoàn thiện từ tổ chức bộ máy kế toán đến công tác hạch toán, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh của doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt. Hai là, phải xuất phát từ đặc trưng của hoạt động nhập khẩu. Giống như mọi hoạt động kinh tế khác, mục đích của hoạt động kinh doanh nhập khẩu là thu được lợi nhuận cao. Lợi ích kinh tế của hoạt động nhập khẩu là động lực của kế toán. Hạch toán kế toán là công cụ để phản ánh giám sát quá trình kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Do đó nó phải xuất phát từ các hoạt động kinh doanh nhập khẩu và trở lại phục vụ quá trình đó, là con đường đúng đắn và hiện thực để tổ chức một guồng máy hạch toán hữu hiệu, khách quan và tiết kiệm. Ba là, hoàn thiện cũng có nghĩa là sửa chữa những sai sót, những yếu tố chưa khoa học để đi đến những quyết định đúng, hoàn hảo những việc đã làm trong hạch toán. Rõ ràng đó là một quá trình từ nhận thức làm thay đổi thực tế rồi lại từ thực tế phát huy, bổ xung thêm cho nhận thức và lý luận. Như vậy, để hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những nguyên tắc về ghi chép, luân chuyển chứng từ ban đầu của bản thân đơn vị kinh doanh nhập khẩu hàng hoá để hoàn thiện. Bốn là, bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của hạch toán kinh doanh. Bởi vì hoàn thiện là để nâng cao chất lượng hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Do vậy, nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác hạch toán kế toán không thể tách rời hạch toán kinh doanh mà phải bám sát, phục vụ cho yêu cầu của hạch toán kinh doanh. Các thông tin hạch toán phải phù hợp với thông tin thị trường về kinh doanh nhập khẩu hàng hoá. Năm là, hoạt động nhập khẩu cũng như các hoạt động kinh tế nói chung rất đa dạng, ở mỗi đơn vị khác nhau, việc tổ chức, bố trí hạch toán có khác nhau nhưng có một cái chung nhất là dựa vào chế độ luật lệ do Nhà nước quy định. Sáu là, trong điều kiện thế giới hiện nay, khoa học kỹ thuật phát triển nhanh chóng, nhiều phát minh và thành tựu khoa học được ứng dụng vào việc quản lý kinh tế. Hoàn thiện hạch toán kế toán nói chung và hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu nói riêng phải theo hướng hiện đại hoá công tác kế toán, đưa vào những thành tựu khoa học tính toán, tin học vào công tác kế toán. Muốn hoàn thiện hạch toán lưu chuyển nhập khẩu hàng hoá, trong các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải có những điều kiện tiền đề cần thiết sau: Đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải là đơn vị được Nhà nước cho phép hoạt động, phải có tư cách pháp nhân và được phép quan hệ giao dịch buôn bán với nước ngoài, phải là một đơn vị kế toán cơ sở, trên cơ sở đó tổ chức kế toán được xác lập về tổ chức bộ máy, về tổ chức công tác kế toán và cũng từ đó tổ chức mô hình và quy trình kế toán. Phải nắm vững chế độ kế toán hiện hành, căn cứ vào đó, xuất phát từ điều kiện và tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể của đơn vị mình mà đổi mới công tác tổ chức kế toán và cũng từ đó tổ chức mô hình và quy trình kế toán. Các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải xác lập được mô hình kinh doanh gọn nhẹ, hợp lý, ổn định, mô hình tổ chức quản lý thích hợp, tiên tiến, tiết kiệm. Có đội ngũ nhân viên kế toán hiểu biết nghiệp vụ kế toán ngoại thương, có kinh nghiệm và chịu khó học hỏi. Bởi vì, muốn tổ chức và tiến hành công tác hạch toán kế toán được tốt thì phải có đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán mạnh, có cơ cấu đồng bộ về trình độ. Các cán bộ nhân viên kế toán phải là người thạo việc, hiểu biết nghiệp vụ, vị trí của mình được phân công và biết cách thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ. Trong đội ngũ đó, phải có những hạt nhân vững chắc mà trước hết đó là Kế toán trưởng. Các kế toán viên phải thông thạo ngoại ngữ. Hoạt động nhập khẩu là hoạt động buôn bán với các công ty nước ngoài. Do vậy kế toán phải thường xuyên tiếp xúc với các chứng từ bằng tiếng nước ngoài đặc biệt là tiếng Anh. Để làm tốt công tác kế toán thì một trong những điều kiện không thể thiếu được là phải tạo ra và cung cấp các phương tiện làm việc cần thiết tối thiểu. Phải làm sao để nhân viên kế toán làm việc thoải mái có hiệu quả. Nhanh chóng áp dụng các phương tiện tính toán hiện đại vào công tác kế toán. 3.3. Đánh giá kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu Sau một thời gian xem xét tình hình quản lý và hạch toán kế toán nói chung cũng như tình hình hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá và tổ chức công tác kế toán hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng nhập khẩu nói riêng tại Công ty, có thể nhận thấy Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu là một doanh nghiệp Nhà nước trong cơ chế thị trường, gặp ít nhiều khó khăn nhưng đã xây dựng được một mô hình tổ chức, một phương pháp hạch toán kinh doanh tương đối phù hợp với tình hình mới, đảm bảo cho Công ty đứng vững trên thị trường. Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thể hiện qua các mặt sau: 3.3.1. Những ưu điểm 3.3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty như hiện nay là tương đối gọn nhẹ, hợp lý, luôn theo sát các hoạt động kinh doanh, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phòng Kế toán thống kê với cơ cấu tổ chức hợp lý đã quản lý tốt được tiền, hàng, bảo toàn và phát triển vốn, sử dụng vốn đáp ứng kịp thời hoạt động sản xuất kinh doanh. Tăng nhanh vòng quay vốn và sử dụng có hiệu quả tiền nhàn rỗi. 3.3.1.2. Về mô hình tổ chức bộ máy kế toán Với đặc điểm hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên liên tục đối với từng thương vụ, nhằm cung cấp thông tin một cách nhanh nhất, Công ty Dịch vụ kỹ thuật và Xuất nhập khẩu đã lựa chọn và áp dụng mô hình kế toán tập trung là phù hợp. Việc áp dụng mô hình kế toán này sẽ cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho hoạt động kinh doanh cũng như các nhà quản lý doanh nghiệp đồng thời phát huy được tính chủ động kịp thời trong kinh doanh. Mô hình kế toán tập trung cho phép tăng cường kiểm tra kiểm soát tại chỗ các hoạt động kinh doanh. 3.3.1.3. Về hình thức sổ kế toán Hiện nay, theo quy định của Chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, hình thức sổ kế toán bao gồm 4 hình thức là: + Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; + Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ; + Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; + Hình thức kế toán Nhật ký chung. Với Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu, trong tình hình kinh doanh hiện nay, cùng với bộ máy kế toán, Công ty đã nghiên cứu và áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này có ưu điểm là tương đối đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. 3.3.1.4. Về tổ chức hệ thống tài khoản Hiện nay, Công ty đang áp dụng Hệ thống tài khoản thống nhất theo quy định của Bộ Tài Chính và có mở thêm một số tài khoản cấp 3, cấp 4 phù hợp với đặc điểm riêng của đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu để thuận tiện trong việc theo dõi và hạch toán. Chẳng hạn đối với tài khoản 1561, Công ty mở đến tài khoản cấp 4 để chi tiết cho từng mặt hàng khác nhau như: TK 1561 - Kẹo cao su; TK 1561 - Rượu ngoại; TK 1561 - Hàng điện lạnh;... 3.3.2. Những tồn tại 3.3.2.1. Về việc hạch toán chi phí thu mua hàng nhập khẩu Trong phương án kinh doanh do Phòng kinh doanh tổng hợp lập trình Giám đốc Công ty ký duyệt, các khoản chi phí như: phí ngân hàng, phí giao nhận hàng hoá, chi phí thuê kho bãi,... được tính vào giá vốn lô hàng nhập, nhưng khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra kế toán hạch toán phí giao nhận hàng hoá vào giá vốn lô hàng còn các khoản chi phí khác thì lại được tính vào chi phí bán hàng (TK 641). Về mặt số học thì không có khác nhau, vì cuối kỳ các khoản chi phí này đều được kết chuyển vào TK 911 nhưng về mặt kế toán lại chưa hợp lý, chưa thoả mãn nguyên tắc của kế toán là nghiệp vụ phát sinh ở nơi nào thì chi phí sẽ được hạch toán vào nơi đó. Mặt khác, việc hạch toán như vậy còn thể hiện sự mâu thuẫn giữa Phòng kinh doanh và Phòng kế toán của Công ty. Ví dụ trong thương vụ ký kết hợp đồng với Công ty công nghệ máy tính Hồng Kông (KTC), khi trả phí ngân hàng về việc mở L/C kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 641: Số phí phải trả cho ngân hàng Có TK 1122: Số phí phải trả cho ngân hàng Khi hàng về cảng và tiếp nhận nhập kho, kế toán hạch toán như sau: - Đối với khoản chi phí giao nhận hàng được hạch toán vào TK 156 (1562) Nợ TK 1652: Chi phí giao nhận hàng nhập khẩu Có TK 1111, 141: Chi phí giao nhận hàng nhập khẩu - Đối với các khoản chi phí như chi phí thuê phương tiện vận tải, chi phí lưu kho,... được hạch toán vào chi phí bán hàng (TK 641): Nợ TK 641: Chi phí vận chuyển và lưu kho hàng nhập khẩu Có TK 111, 112, 331: Chi phí vận chuyển và lưu kho hàng nhập khẩu Việc hạch toán như trên là chưa hợp lý. 3.3.2.2. Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho Hiện nay, Công ty đang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này không phù hợp trong điều kiện số lượng hàng hoá trong Công ty là rất lớn, nhiều chủng loại hàng hoá và thường xuyên xuất dùng.. Việc áp dụng phương pháp này trong hạch toán hàng tồn kho sẽ tốn nhiều công sức. Giá hàng hoá xuất kho trong Công ty đang áp dụng là giá thực tế đích danh. Phương pháp tính giá này cũng không phù hợp với điều kiện số lượng hàng hoá rất lớn và thường xuyên xuất bán như Công ty. Hiện nay, Công ty cũng chưa thực hiện kế toán chi tiết hàng hoá, điều này sẽ gây nên khó khăn trong việc theo dõi số hàng nhập về cả về giá trị, số lượng, chất lượng của các hàng hoá nhập về. 3.3.2.3. Về việc hạch toán chi phí lãi vay Trong kinh doanh, việc sử dụng và vay vốn tạm thời của đối tượng tài chính trung gian thường xuyên diễn ra, đối với Công ty Techsimex cũng vậy. Trong một số hợp đồng có giá trị lớn hoặc nguồn tiền mặt trong Công ty không đủ, Công ty phải vay trực tiếp ngân hàng hoặc dưới hình thức bảo lãnh để mở L/C. Đối với khoản chi phí lãi vay này, kế toán Công ty hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642). Chẳng hạn trong hợp đồng ký với Công ty công nghệ máy tính Hồng Kông, Công ty phải vay ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Hà Nội số tiền là 25.968 USD dưới hình thức bảo lãnh để mở L/C. Khi phát sinh nghiệp vụ và đến thời hạn trả lãi ngân hàng, kế toán Công ty hạch toán như sau: Nợ TK 642: Số lãi vay phải trả Có TK 111, 112, 3388: Số lãi vay phải trả Việc hạch toán như trên là chưa hợp lý cả về mặt chế độ kế toán và nguyên tắc hạch toán kế toán. 3.4. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất Nhập khẩu 3.4.1. Về hình thức sổ sách kế toán Hiện nay, Công ty đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Hình thức này tuy đơn giản nhưng trùng lặp nhiều, không thuận lợi cho việc kế toán bằng máy vi tính. Để áp dụng công tác hạch toán bằng máy vi tính, theo em, đơn vị có thể áp dụng hình thức Nhật ký chung. Hình thức này đơn giản, gần với ngôn ngữ và cách làm việc của máy tính nên tiện cho việc ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán. Quá trình ghi sổ theo hình thức này có thể được tóm tắt bằng sơ đồ sau: Chứng từ gốc Chương trình tạo nội dung sổ Nhật ký chung File quản lý chứng từ Chương trình tạo nội dung các sổ thẻ chi tiết Sổ thẻ chi tiết Chương trình tạo nội dung sổ nhật ký chuyên dùng Sổ nhật ký chung Sổ Nhật ký chuyên dùng Chương trình tạo nội dung Sổ cái Chương trình tạo bảng tổng hợp chi tiết Chương trình so sánh đối chiếu Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Chương trình tạo nội dung các báo cáo kế toán Các báo cáo kế toán Sơ đồ 3.1: Qui trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc các kế toán viên sẽ ghi nội dung vào File quản lý chứng từ. Từ File này, các kế toán viên sẽ chạy các chương trình xử lý chứng từ để tạo Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng, các sổ, thẻ, kế toán chi tiết. Để chắc chắn không có sự khác biệt, chênh lệch giữa Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán phải chạy chương trình so sánh, đối chiếu để phát hiện các điểm khác biệt. Sau đó kế toán sẽ chạy chương trình để tạo các báo cáo kế toán. Nhật ký chung, nhật ký chuyên dùng có thể được lưu trữ trên đĩa mềm hoặc đĩa cứng hoặc in ra giấy. Để công tác kế toán theo hình thức này được tiến hành có hiệu quả, các máy tính cần được nối mạng và phải có giải pháp nối mạng hữu hiệu. 3.4.2. Về tài khoản sử dụng Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, TK 156 có hai tiểu khoản TK 1561: “Giá mua hàng hoá” TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hoá” ở Công ty, kế toán có sử dụng tài khoản trên đến tài khoản cấp III và chi tiết đến từng mặt hàng cụ thể (chủ yếu là các mặt hàng có doanh số lớn và thường xuyên). Tuy nhiên, kế toán phản ánh chưa đầy đủ nội dung của tài khoản này. Trị giá vốn của hàng hoá tại thời điểm nhập kho được phản ánh vào TK 1561 “Giá mua hàng hoá”. Giá thành thực tế của hàng mua nhập kho bao gồm: Giá thành Thực tế của hàng nhập kho = Trị giá mua hàng theo hoá đơn + Chi phí mua hàng + Thuế đầu vào của hàng hoá (nếu có) Kế toán Công ty có sử dụng TK 1562 “Chi phí mua hàng hoá” để phản ánh một số khoản thủ tục phí ngân hàng và thuế đầu vào. Sau đó, cuối quý kế toán tính toàn bộ chi phí phát sinh ở tài khoản này vào trị giá vốn hàng xuất kho. Trên thực tế, các khoản chi phí mua hàng như chi phí vận chuyển hàng về kho của Công ty, chi phí bốc xếp hàng lên phương tiện vận tải, chi phí tiếp nhận nhập kho,... lại được phản ánh vào tài khoản 641 “Chi phí bán hàng”. Thực chất xét về mặt số học kế toán phản ánh theo cách này không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh cuối cùng. Đến cuối kỳ kinh doanh, khi tính toán để xác định kết quả thì toàn bộ chi phí mua hàng và giá vốn hàng hoá đều được kết chuyển sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” Tuy nhiên, cách hạch toán như vậy sẽ gây khó khăn cho công tác quản lý chi phí: một số khoản chi phí liên quan đến hàng mua không được phản ánh trong trị giá hàng nhập khẩu mà lại nằm ở TK 641. Khi tính trị giá vốn hàng xuất bán sẽ thiếu một số khoản chi phí lẽ ra phải tính vào giá vốn nhưng nhưng lại nằm ở TK 641. Từ đó có thể làm giảm lợi nhuận của Công ty và ảnh hưởng đến tình hình cạnh tranh của Công ty khi tiêu thụ sản phẩm. Như vậy theo Chế độ kế toán hiện hành quy định, trị giá thực tế hàng nhập kho ghi theo cách này sẽ chưa đầy đủ và chưa đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán - khoản chi phí phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì phải phản ánh vào bộ phận đó. Theo em, kế toán hàng hoá khi phản ánh hàng nhập kho nên ghi vào TK 1561 theo đúng nội dung tức là chỉ ghi trị giá mua theo hoá đơn phải trả cho người bán. Toàn bộ chi phí mua hàng (CPMH) phát sinh trong tháng nên tập hợp vào TK 1562 và cuối tháng (cuối quý) mới tiến hành phân bổ cho hàng còn lại và hàng bán ra theo công thức sau: Chí phí thu mua Chi phí thu mua + Chi phí thu mua Trị giá phân bổ hàng tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ ´ mua cho hàng Trị giá mua hàng hoá + Trị giá mua hàng hoá hàng hoá tồn cuối kỳ xuất trong kỳ tồn cuối kỳ tồn cuối kỳ Chi phí thu mua Chi phí Chi phí Chi phí thu mua phân bổ cho = thu mua hàng + thu mua - phân bổ cho hàng hàng hoá tiêu thụ tồn đầu kỳ phát sinh trong kỳ tồn cuối kỳ 3.4.3. Việc hạch toán chi phí lãi vay Như trên đã phân tích, ở Công ty, hàng hoá nhập khẩu với khối lượng lớn, chủ yếu là máy móc thiết bị, đồ dùng điện máy... Vì vậy đòi hỏi phải huy động lượng ngoại tệ lớn. Đối với những lô hàng như vậy, Công ty có thể phải vay ngân hàng để mua hàng, chịu lãi suất vay vốn. Khoản trả lãi vay ngân hàng được kế toán phản ánh vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Nội dung của chi phí bán hàng bao gồm nhiều khoản mục trong đó có chi phí bảo quản, dự trữ hàng hoá. Khoản chi phí lãi vay ngân hàng có thể coi là khoản chi phí dự trữ, nó liên quan trực tiếp đến nghiệp vụ mua bán hàng hoá. Hàng hoá mua về có thể bán thu tiền ngay hoặc còn tồn kho. Nếu có hàng chưa tiêu thụ được có nghĩa là đồng thời Công ty này phải chịu lãi của số hàng mua bằng vốn vay. Trong doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hàng hoá là tài sản lưu động lớn nhất và là đối tượng kinh doanh chủ yếu. Doanh nghiệp thương mại thực hiện nghiệp vụ thu mua hàng vào để bán ra, lợi nhuận là khoản chênh lệch giữa giá mua vào và giá bán ra. Hàng hoá tiêu thụ được cũng có nghĩa là vốn kinh doanh được hoàn lại, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành bình thường. Đối với hàng hoá mua bằng vốn vay ngân hàng, hàng hoá luân chuyển càng nhanh thì chi phí lãi vay càng ít, thời gian hoàn trả vốn và lãi vay càng ngắn. Ngược lại, hàng hoá tồn kho càng nhiều, thời gian hoàn trả vốn vay càng dài và chi phí lãi vay càng lớn. Như vậy, chi phí lãi vay ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và kết quả bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Chế độ kế toán quy định đưa lãi vay ngân hàng vào TK 635 “Chi phí tài chính”. Theo em, để thực hiện đúng đắn nguyên tắc phù hợp của kế toán và đảm bảo hiệu quả kinh doanh, khoản chi phí lãi vay nên đưa vào TK 635 “Chi phí tài chính”. Cuối kỳ, chi phí lãi vay được phân bổ cho hàng bán ra và hàng còn lại tức là chi phí lãi vay của hàng sẽ được tính khi số hàng đó tiêu thụ được. Để tiến hành phân bổ chi phí lãi vay cho hàng bán ra và hàng còn lại, có thể sử dụng công thức sau: Chi phí lãi vay phân bổ cho hàng xuất trong kỳ = Lãi vay phân bổ cho hàng tồn ĐK + Lãi vay phát sinh trong kỳ x Trị giá của hàng hoá xuất kho trong kỳ Trị giá mua hàng hoá xuất trong kỳ + Trị giá lượng hàng nhập trong kỳ 3.4.4. Về vấn đề nâng cao hiệu quả kinh doanh Để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cần phải chú ý những vấn đề sau: Nghiên cứu kỹ thị trường trong và ngoài nước. Phải xem xét thị trường trong nước xem nhu cầu trong nước cần loại hàng nào để có kế hoạch nhập khẩu cho phù hợp. Có các biện pháp mở rộng thị trường nước ngoài. ổn định xây dựng thị trường thương nhân với một số mặt hàng lớn, chú ý kết hợp thị trường trong và ngoài nước. Nhập khẩu chú trọng các mặt hàng phục vụ sản xuất như máy móc thiết bị, nguyên liệu sản xuất, vật liệu xây dựng và vật tư nông nghiệp... Tăng cường phương thức tự doanh trong xuất nhập khẩu. Việc hạ thấp giá cả hàng hoá: Có các biện pháp thương lượng với các công ty nước ngoài để giảm giá mua hàng nhập khẩu, giảm đến mức thấp nhất các chi phí chung như chi phí bán hàng, chi phí quản lý để góp phần hạ thấp giá bán hàng hoá nhập khẩu, tạo điều kiện cạnh tranh trên thị trường. 3.4.5. Vấn đề vận hành phần mềm kế toán Hiện nay trong Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán ACSoft, phần mềm này cũng có rất nhiều ưu điểm và phòng kế toán được trang bị rất nhiều máy tính. Song phòng kế toán Công ty chỉ cài đặt phần mềm cho một (01) máy duy nhất và chỉ dành cho kế toán tổng hợp sử dụng. Điều này gây ra sự lãnh phí trong việc vận hành, gây ra sự trùng lắp và gây ra sự nhầm lẫn trong việc hạch toán kế toán. Nên trăng Công ty sử dụng giải pháp mạng cục bộ để các máy khác có thể sử dụng chung một phần mềm. áp dụng điều này sẽ khắc phục những nhược điểm về sử dụng phần mềm tại Công ty. Kết luận Trong điều kiện kinh doanh trong cơ chế thị trường như hiện nay, vấn đề đẩy mạnh hoạt động lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại. Để thực hiện được nhiệm vụ kinh doanh trong cơ chế thị trường, các doanh nghiệp thương mại phải không ngừng tìm tòi đổi mới phương thức kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý trong đó trọng tâm là hoàn thiện tổ chức công tác kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán hợp lý các quá trình diễn ra trong đơn vị. Việc đổi mới này thực sự là vấn đề bức xúc đang đặt ra. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố và cần có thời gian. Ngoài ra, sự đổi mới này còn đòi hỏi phải có sự nghiên cứu cả về việc xây dựng chế độ kế toán và sự khảo sát thực tế tại đơn vị kinh doanh. Qua quá trình nghiên cứu lý luận cũng như thực tế công tác hạch toán kế toán tại Công ty Techsimex, luận văn đã đề cập các vấn đề chủ yếu liên quan đến công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Những ý kiến đề xuất của em mới chỉ là những suy nghĩ ban đầu nhằm bổ sung cho việc hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng nhập khẩu, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin tài chính - kế toán trong nền kinh tế thị trường. Tuy nhiên do trình độ của bản thân có hạn lại phải nghiên cứu một đề tài rộng lớn trong một khoảng thời gian hạn chế cho nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến phê bình của các thầy cô giáo và những người làm công tác kế toán để luận văn được hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Văn Thuận và tập thể các cán bộ công nhân viên trong Phòng Kế toán Công ty Dịch vụ Kỹ thuật và Xuất nhập khẩu đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. ._.