Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại Công ty cổ phần XNK hàng không

ũi nhọn của Việt Nam, là một bộ phận cấu thành của nền kinh tế. Do đặc trưng là ngành kinh tế khai thác sản phẩm kỹ thuật cĩ trình độ cao của các nước phát triển nên tồn bộ phụ tùng máy bay, cơng cụ, thiết bị đều phải nhập khẩu từ nước ngồi, hoạt động nhập khẩu máy mĩc thiết bị chuyên ngành hàng khơng cĩ vai trị quan trọng gĩp phần vào cơng cuộc cơng nghiệp hĩa- hiện đại hĩa của đất nước. Hoạt động nhập khẩu máy mĩc, thiết bị chuyên dụng được thể hiện rõ nét qua quá trình lưu chuyển hàng nhập khẩu, đặc biệt trong các số liệu kế tốn. Nhận thức tầm quan trọng của quá trình lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu cũng như cơng tác kế tốn lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu đối với nền kinh tế, qua quá trình thực tế, tìm hiểu tại cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng (AIRIMEX), em đã chọn đề tài: “Hồn thiện kế tốn lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng” Nội dung chính của chuyên đề ngồi lời mở đầu và kết luận, gồm ba phần như sau: Phần I: Khái quát chung về cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng Phần II: Thực trạng kế tốn lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng Phần III: Phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu và xác định kết quả tiêu thụ hàng nhập khẩu tại cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cơ giáo hướng dẫn: GS.TS Đặng Thị Loan và các anh, chị phịng kế tốn của cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng đã tận tình hướng dẫn giúp em hồn thành chuyên đề tốt nghiệp này. PHẦN IKHÁI QUÁT CHUNG VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHƠNG Giới thiệu tổng quan về cơng ty Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty Cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng, tên giao dịch quốc tế GENERAL AVIATION IMPORT EXPORT JOINT STOCK COMPANY, tên viết tắt AIRIMEX, đĩng trụ sở tại số 414, đường Nguyễn Văn Cừ, phường Bồ Đề, quận Long Biên, thành phố Hà Nội. Quá trình hình thành, phát triển của cơng ty cĩ thể chia thành 3 giai đoạn chính: Giai đoạn 1: Từ năm 1989- 1994 Cơng ty được thành lập vào ngày 21 tháng 3 năm 1989 theo quyết định số 197/QĐ/TCHK của Tổng cục trưởng Tổng cục hàng khơng dân dụng Việt Nam với tên gọi: “Cơng ty xuất nhập khẩu chuyên ngành và dịch vụ hàng khơng” với tiền thân là phịng vật tư kỹ thuật Tổng cục hàng khơng dân dụng Việt Nam trực thuộc Bộ quốc phịng. Trong thời kỳ này, cơng ty là đơn vị trực thuộc Tổng cục hàng khơng dân dụng Việt Nam và sau là Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam. Ở giai đoạn này, cơng ty hoạt động theo sự phân bổ chỉ tiêu của Tổng cục hàng khơng (sau là Cục hàng khơng và Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam), hạch tốn báo sổ… nên vẫn cịn nhiều hạn chế, cịn phụ thuộc vào cơ quan cấp trên nên vẫn thiếu tính năng động, sáng tạo. Giai đoạn 2: Từ năm 1994- 17/05/2006 Ngày 30 tháng 7 năm 1994, Bộ Giao thơng vận tải ra quyết định số 1173/QĐ/TCCB-LĐ thành lập cơng ty xuất nhập khẩu hàng khơng (thời gian này ngành hàng khơng Việt Nam trực thuộc Bộ Giao thơng vận tải). Cơng ty xuất nhập khẩu hàng khơng trở thành một đơn vị thành viên thuộc Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam, hạch tốn độc lập, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 100162 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp ngày 27/9/1994. Chức năng hoạt động của cơng ty được mở rộng hơn, sang cả kinh doanh hàng hĩa dân dụng (ngoại trừ chức năng xuất nhập khẩu xăng dầu máy bay được chuyển cho cơng ty xăng dầu hàng khơng). Giai đoạn 3: Từ 18/05/2006 đến nay Đến những năm 2002 - 2003, theo chính sách, chủ trương chung của Đảng và Nhà nước về cổ phần hố các doanh nghiệp Nhà nước, sau quyết định 372/TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc cổ phần hố các đơn vị trực thuộc Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam (trong đĩ cĩ cơng ty XNK hàng khơng) và quyết định 3892/QĐ-BGTVT ngày 17/10/2005 của Bộ giao thơng vận tải, phê duyệt phương án cổ phần hố cơng ty XNK hàng khơng …, cơng ty cổ phần XNK hàng khơng đã chính thức đi vào hoạt động theo loại hình mới (cơng ty cổ phần) từ ngày 18/5/2006, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103012269 do Sở kế hoạch đầu tư TP. Hà Nội cấp với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng, được chia làm 2 triệu cổ phần.. Cơng ty kinh doanh một cách độc lập và được tự do trong cơng cuộc kinh doanh của mình, tìm kiếm nguồn hàng và các hoạt động khác. Kế thừa và phát huy 20 năm kinh nghiệm (kể từ ngày 21/3/1989, ngày thành lập cơng ty đến nay) của một cơng ty xuất nhập khẩu chuyên ngành hàng khơng đầu tiên và duy nhất của Việt Nam trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu máy bay, động cơ, phụ tùng, vật tư máy bay; trang thiết bị cho ngành hàng khơng… Cơng ty cổ phần XNK hàng khơng cam kết và phấn đấu trở thành một doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu hàng đầu của Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu chuyên ngành hàng khơng. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của cơng ty AIRIMEX là cơng ty kinh doanh xuất nhập khẩu các thiết bị vật tư chuyên dụng ngành hàng khơng, hoạt động thị trường trong và ngồi nước cơng ty đã triệt để khai thác các mặt hàng hàng khơng mọi nơi cĩ nhu cầu và thúc đẩy nhu cầu thị trường. Mặt hàng chính của cơng ty là xuất nhập khẩu thiết bị hàng khơng nên các đơn vị khách hàng của cơng ty khơng cĩ nhiều, tuy nhiên các đơn đặt hàng các hợp đồng kinh tế lại cĩ giá trị rất lớn so với các mặt hàng kinh doanh thơng thường và cĩ tính độc quyền cao về cả nhà cung ứng lẫn khách hàng. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của cơng ty là nhập khẩu hàng hĩa chuyên dụng và hàng hĩa dân dụng, hoạt động này chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động của cơng ty, cịn hoạt động xuất khẩu chiếm tỷ trọng khơng đáng kể. Hoạt động dịch vụ bao gồm hoạt động ủy thác nhập khẩu, ủy thác vận chuyển và nhận đặt chỗ, bán vé máy bay. Hoạt động ủy thác nhập khẩu và ủy thác vận chuyển, cơng ty được hưởng phí dịch vụ theo % hợp đồng đã thỏa thuận với khách hàng. Cịn hoạt động nhận gửi chỗ hàng khơng và làm đại lý bán vé máy bay do phịng kinh doanh và chi nhánh phía Nam đảm nhận và hưởng hoa hồng. Doanh thu từ hoạt động dịch vụ của cơng ty nhỏ hơn so với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, thường chiếm khoảng 20% tổng doanh thu của cơng ty. Tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty Cơ cấu tổ chức của cơng ty được tổ chức theo mơ hình trực tuyến, chức năng theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy của cơng ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC BAN QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Phịng KH- ĐT- LD- TL Phịng XNK1 Phịng XNK2 Phịng XNK3 Phịng KDTH Chi nhánh TP. HCM TT DV, DL hàng khơng Tổ bán vé máy bay Bộ phận giao nhận vận tải Phịng Tài chính- kế tốn Phịng hành chính quản trị Ban quản lý chương trình Nguồn: Phịng hành chính quản trị Chức năng nhiệm vụ của các phịng chức năng được quy định cụ thể như sau: Đứng đầu cơng ty là giám đốc, người tiến hành giám sát và quản lý, điều hành mọi hoạt động của cơng ty và cũng là người chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam. Để giúp giám đốc điều hành cĩ các phĩ giám đốc và các phịng chức năng. Phịng kế hoạch - đầu tư - lao động - tiền lương: Lập kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu hàng năm, tháng, tuần căn cứ vào kế hoạch đầu tư trang thiết bị, các hợp đồng, đơn đặt hàng, các loại hình, nguồn vốn; Quản lý chung các hoạt động như: Chuẩn bị ký kết hợp đồng, theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng, tổng hợp các báo cáo của các phịng ban trình ban giám đốc, thực hiện các cơng việc quảng cáo và quản lý thơng tin; Quản lý thực hiện các nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ bảo mật theo quy định hiện hành; Quản lý nhân sự, quản lý việc giao nhận hàng, quản lý kho bãi, đội xe; báo cáo thường kỳ tình hình hoạt động của cơng ty với ban giám đốc và tổng cơng ty hàng khơng. Phịng Tài chính - Kế tốn: Nhiệm vụ của phịng là quản lý chung về tình hình tài chính của cơng ty bao gồm các nội dung: Phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tồn cơng ty về tình hình về tài sản, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thuế, lương; Tổng hợp, theo dõi quản lý trị giá các hợp đồng, mở L/C và thực hiện các điều khoản liên quan đến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng; Sử dụng vốn cĩ hiệu quả, quản lý cân đối thu chi, luân chuyển tiền tệ cho hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu; Lập và nộp các báo cáo quyết tốn tài chính trong kỳ, hạch tốn lỗ lãi các hợp đồng xuất nhập khẩu. - Phịng hành chính quản trị: Cĩ chức năng tham mưu cho giám đốc và thực hiện nhiệm vụ trong lĩnh vực cơng tác hành chính quản trị, dịch vụ cho thuê văn phịng, vệ sinh mơi trường, bảo vệ an ninh trật tự phịng cháy, chữa cháy. Phịng Xuất nhập khẩu I, II, III: Thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu trang thiết bị mặt đất, sân bay, nhà ga, thiết bị phục vụ khai thác vận chuyển tại sân đỗ, sân khai thác thuộc khu vực bay.; nghiệp vụ xuất nhập khẩu máy bay, phụ tùng máy bay, động cơ, đại tu sữa chữa máy bay, động cơ; thực hiện các hợp đồng nhập khẩu, đảm nhận kinh doanh vật tư, thiết bị ngồi ngành… - Phịng kinh doanh tổng hợp: Phịng kinh doanh cĩ nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, tổ chức kinh doanh cĩ hiệu quả; Đàm phán, ký kết các hợp đồng xuất nhập khẩu; Khai thác kinh doanh ngồi kế hoạch chủ yếu cho các đơn vị ngồi ngành và trực tiếp quản lý dịch vụ đại lý bán vé máy bay, nhận giữ chỗ cho hãng hàng khơng quốc gia Việt Nam. - Văn phịng đại diện cơng ty tại Cộng hịa liên bang Nga Tổ chức hoạt động xúc tiến thương mại với nhà cung cấp và thị trường tiêu thụ ở Liên bang Nga và các nước khác; Đảm nhận chức năng đàm phán, ký kết các hợp đồng với nước ngồi cho cơng ty. - Chi nhánh cơng ty tại thành phố Hồ Chí Minh Đại diện cho cơng ty để thực hiện giải quyết các cơng việc tại khu vực miền Nam, thực hiện việc đàm phán, ký kết, thực hiện, thanh lý các hợp đồng kinh tế, thương mại; Mở rộng tìm bạn hàng, nguồn hàng, quan hệ đối ngoại; Tại chi nhánh này cũng cần cĩ các phịng ban chức năng như trụ sở chính của cơng ty. Như vậy về cơ bản cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng cĩ một tổng thể các bộ phận phịng ban đảm nhận các chức năng nhiệm vụ khác nhau, bộ máy quản lý ổn định đảm bảo cho việc kinh doanh đạt hiệu quả cao. Kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty Là một cơng ty chuyên doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hoạt động chính của cơng ty là thực hiện nhập khẩu các trang thiết bị máy mĩc, vật tư, phụ tùng cho ngành hàng khơng. Trong 20 năm hoạt động trong lĩnh vực, cơng ty đã trở thành đối tác tin cậy đối với bạn hàng trong và ngồi nước. Kim ngạch xuất nhập khẩu của cơng ty trong những năm qua liên tục tăng. Năm 2007, cơng ty đã thực hiện được nhiều hợp đồng XNK ủy thác cho các đơn vị chủ yếu trong Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam. Vì vậy trong năm 2007, nhập khẩu ủy thác của cơng ty chiếm khoảng 34% lợi nhuận cho cơng ty. Bảng 1.1: Doanh thu xuất nhập khẩu 2005- 2007 ( Đơn vị tính: 1000 USD) Nội dung chỉ tiêu Doanh thu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Xuất khẩu 420 500 610 Nhập khẩu 40.683 49.828 58.352 Kim ngạch XNK 41.103 50.328 58962 Nguồn: Báo cáo xuất nhập khẩu 2005- 2007 Qua số liệu ta thấy kim ngạch xuất nhập khẩu của cơng ty tăng dần qua các năm. Những kết quả cĩ được của cơng ty trong thời gian qua đã minh chứng cho sự hoạt động cĩ hiệu quả của cơng ty trong cơ chế thị trường, đặc biệt là đường lối chiến lược của cơng ty kể từ ngày được cổ phần hĩa. Những thành tựu này là thước đo sự hoạt động hiệu quả của bộ máy lãnh đạo của cơng ty, năng lực và trình độ của cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơng ty. Tổ chức cơng tác kế tốn của cơng ty Tổ chức bộ máy kế tốn Phịng tài chính - kế tốn là nơi tập trung quản lý tài chính của tồn cơng ty, mọi hợp đồng kinh tế, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tài chính đều được chuyển đến phịng để các nhân viên cĩ trách nhiệm hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách, kế tốn trưởng lập báo cáo tài chính trình lên ban giám đốc. Đây là cơng việc được tiến hành thường xuyên và liên tục tạo thành chu kỳ kế tốn, cơng tác tổ chức khoa học, hợp lý đảm bảo cho kế tốn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý. Kế tốn trưởng chỉ đạo tồn bộ cơng tác kế tốn của cơng ty, chịu trách nhiệm tồn bộ cơng tác của phịng tài chính kế tốn, báo cáo kết quả kinh doanh lên giám đốc và các cơ quan chức năng của Nhà nước theo định kỳ hoặc theo yêu cầu. Kế tốn tổng hợp: + Trực tiếp hướng dẫn và thực hiện cơng tác kế tốn theo chế độ kế tốn hiện hành; + Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến chi nhánh; + Kiểm duyệt, cập nhật các chứng từ gốc về, xem xét việc định khoản của từng phần hành cĩ đúng với chế độ kế tốn hay chưa sau đĩ vào sổ cái tổng hợp. Kế tốn tài sản cố định kiêm kế tốn tiền mặt: + Theo dõi phản ánh tình hình sử dụng các tài sản cố định mua mới, thanh lý máy mĩc thiết bị; + Tính chi phí và khấu hao tài sản cố định để phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mịn; + Theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, báo cáo thu chi tiền mặt. Kế tốn thanh tốn: tổng hợp tình hình thanh tốn với người mua, nhà cung cấp. Kế tốn tiền gửi ngân hàng: khi nhận được giấy báo nợ, báo cĩ của ngân hàng gửi tới cần phải xác minh với chứng từ gốc đính kèm để ghi sổ và xử lý kịp thời các chênh lệch nếu cĩ. Thủ quỹ kiêm kế tốn thuế: + Quản lý thu chi quỹ của cơng ty, thanh tốn các chứng từ thu chi sau khi được kế tốn trưởng, giám đốc ký duyệt. Sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thì chuyển qua thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi. Cuối ngày, căn cứ vào chứng từ để ghi sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ. + Theo dõi tình hình thuế tạm tính, phải nộp của cơng ty. Kế tốn theo dõi hợp đồng: theo dõi tiến trình hồn thiện các hợp đồng cùng với việc giao dịch ngân hàng, kế tốn theo dõi hợp đồng được phân chia nhiệm vụ cho 3 nhân viên thực hiện các cơng việc khác nhau: một kế tốn theo dõi tình hình kinh doanh của phịng XNK 3 và khu vực bán lẻ; hai kế tốn cịn lại theo dõi tình hình kinh doanh của phịng XNK1, XNK2. Phịng kế tốn cĩ 12 nhân viên với cơ cấu như sau: Sơ đồ 1.2 : Cơ cấu phịng kế tốn Kế tốn trưởng Kế tốn tổng hợp Kế tốn thanh tốn Kế tốn tiền gửi NH Kế tốn TSCĐ Kế tốn Tiền mặt Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương Trưởng phịng TC-KT Kế tốn theo dõi hợp đồng Kế tốn nguồn vốn Thủ quỹ Kế tốn thuế Thực tế vận dụng chế độ kế tốn tại cơng ty Hiện nay cơng ty đang áp dụng kế tốn theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của bộ trưởng Bộ Tài chính, theo đĩ: Niên độ kế tốn: 1 năm (bắt đầu từ ngày 1/1/N đến ngày 31/12/N ); Nguyên tắc xác định các khoản tiền: ghi nhận ngoại tệ theo giá thực tế; Đơn vị tiền tệ trong ghi chép: Việt nam đồng; Phương pháp xác định giá trị HTK cuối kỳ: giá thực tế đích danh; Nguyên tắc đánh giá HTK: theo giá gốc của HTK; Phương pháp hạch tốn HTK: Phương pháp KKTX; Ghi nhận và tính khấu hao TSCĐ: ghi nhận theo giá gốc, tính khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần cĩ điều chỉnh; Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ; Lập dự phịng HTK, các khoản nợ theo thơng tư 13/2006/TT-BTC. Về hệ thống chứng từ kế tốn và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ kế tốn sử dụng theo đúng với quy định của bộ tài chính. Chương trình luân chuyển chứng từ được xây dựng khoa học, hợp lý, đúng trình tự. Về hệ thống tài khoản sử dụng: Ngồi các tài khoản theo quy định của bộ tài chính, cơng ty cịn chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản phù hợp với đặc điểm riêng cĩ, cụ thể: Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo từng ngân hàng : TK 11211- TGNH tại ngân hàng Vietcombank TK 11212- TGNH tại ngân hàng Incombank TK 11213- TGNH tại ngân hàng Citybank Tài khoản 131- Phải thu của khách hàng được chi tiết thành các tài khoản cấp 2: TK 1311- Phải thu của khách hàng - XNK1 TK 1312- Phải thu của khách hàng - XNK2 TK 1313- Phải thu của khách hàng - XNK3 TK 1314- Phải thu của khách hàng - Bán lẻ TK 1315- Phải thu của khách hàng - P.Vé và DV TK 1316- Phải thu của khách hàng - Tr.tâm TM -DV -DL TK 1319- Phải thu của khách hàng - Khác Tài khoản 5111- doanh thu cung cấp dịch vụ được chi tiết thành các tiểu khoản theo nội dung của doanh thu TK 51131- Doanh thu dịch vụ ủy thác NK TK 51132- Doanh thu dịch vụ ủy thác VC TK 51133- Doanh thu dịch vụ cho thuê nhà TK 51134- Doanh thu dịch vụ khác (giao nhận, dán tem, đại diên) TK 51139- Doanh thu hoa hồng bán vé máy bay Về hệ thống sổ kế tốn: Cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn EFECT 3.0, với hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ với hệ thống sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết đầy đủ được lập theo đúng biểu mẫu quy định của Bộ tài chính. Trình tự ghi sổ được thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC đối với hình thức “Chứng từ ghi sổ” thực hiện trên phần mềm kế tốn. Về hệ thống báo cáo kế tốn Hệ thống báo cáo kế tốn của cơng ty gồm 4 báo cáo tài chính bắt buộc là: Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính, ngồi ra cơng ty cịn sử dụng hệ thống báo cáo nội bộ như: Báo cáo tình hình doanh thu, báo cáo tình hình thu chi, báo cáo tình hình cơng nợ phải thu phải trả, báo cáo tình hình lợi nhuận… PHẦN IITHỰC TRẠNG KẾ TỐN LƯU CHUYỂN HÀNG HĨANHẬP KHẨU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHƠNG Đặc điểm lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu tại cơng ty Các giai đoạn lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu Hoạt động kinh doanh chính của AIRIMEX là nhập khẩu các thiết bị vật tư chuyên dụng ngành hàng khơng. Để hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả địi hỏi tiến trình thực hiện phải đảm báo hợp lý. Tại cơng ty, quá trình lưu chuyển hàng hĩa nhập khẩu của cơng ty gồm hai giai đoạn Giai đoạn 1: Mua hàng nhập khẩu Giai đoạn mua hàng nhập khẩu bắt đầu từ việc ký kết các hợp đồng ngoại. Căn cứ vào yêu cầu kế hoạch đề ra, các phịng nghiệp vụ của cơng ty tìm hiểu các đối tác nước ngồi trên cơ sở các chỉ tiêu về chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận, thanh tốn… Trên cơ sở đĩ lập phương án kinh doanh trình giám đốc phê duyệt, hợp đồng ngoại được ký kết với đối tác nước ngồi. Các điều khoản trong hợp đồng là nghĩa vụ phải thực hiện của hai bên, theo đĩ quá trình giao hàng, nhận hàng, thanh tốn hay cĩ những bất đồng sẽ thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết. Giai đoạn mua hàng kết thúc khi hàng hĩa đã giao cho bên mua (AIRIMEX) và bên mua đã thanh tốn đầy đủ cho bên bán (đối tác nước ngồi). Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng nhập khẩu (bán hàng nhập khẩu) So với các cơng ty xuất nhập khẩu khác, giai đoạn tiêu thụ hàng nhập khẩu của AIRIMEX cĩ một vài điểm khác biệt. Đặc thù của mặt hàng nhập khẩu của cơng ty là các thiết bị, vật tư chuyên dụng cĩ giá trị lớn, thơng thường trước khi ký kết hợp đồng ngoại đã cĩ bên mua hàng nhập khẩu. Hàng nhập khẩu của AIRIMEX được tiêu thụ theo phương thức bán vận chuyển thẳng khơng qua kho. Giai đoạn tiêu thụ hàng nhập khẩu của cơng ty xác lập khi xuất hĩa đơn giá trị gia tăng cho bên mua tới khi thanh tốn, hồn tất hợp đồng. Đặc điểm hàng hĩa nhập khẩu và thị trường tiêu thụ 1.2.1 Đặc điểm hàng hĩa nhập khẩu Thị trường nhập khẩu Thiết bị hàng khơng là ngành kỹ thuật cao và cĩ đặc thù riêng do đĩ phạm vi nhà cung cấp là tương đối hạn chế. Nhà cung ứng của cơng ty hiện nay thuộc các thị trường Đức, Mỹ, Pháp, Singapore, Canada và Anh. Các nước Anh, Pháp là nơi sản xuất Airbus 320, 321, 357… và ATR 72, 92… Mỹ sản xuất các loại máy bay Boeing 747, 767, 777. Đây là các loại máy bay cơng ty ký hợp đồng mua tương đối lớn. Singapore là nơi tập trung các văn phịng đại diện của ngành hàng khơng của khu vực Châu Á Thái Bình Dương và của các hãng máy bay lớn trên thế giới. Cơ cấu chủng loại Hiện nay, cơng ty đang kinh doanh nhập khẩu các mặt hàng chủ yếu là trang thiết bị hàng khơng dân dụng: Phụ tùng vật tư cho máy bay Thiết bị sân bay Thiết bị quản lý bay Thiết bị ngành điện, cơ khí Thiết bị máy xây dựng Thiết bị hàng hĩa dân dụng khác Trong các mặt hàng mà cơng ty đang nhập khẩu thì phụ tùng, vật tư cho máy bay chiếm tỷ trọng cao nhất, trên 50% tổng kim ngạch nhập khẩu. Cơ cấu hàng nhập khẩu một số năm như sau: Bảng 2.1: Cơ cấu hàng nhập khẩu STT Mặt hàng Năm 2007 Năm 2008 Giá trị (USD) Tỷ lệ (%) Giá trị (USD) Tỷ lệ (%) 1 Phụ tùng máy bay 225.708.000 56,7 291.165.000 57,9 2 Thiết bị sân bay 41.020.000 10,3 48.492.000 9,7 3 Thiết bị quản lý bay 117.369.000 29,5 148.923.000 29,6 4 Kinh doanh khác 13.916.000 3,5 13.874.000 2,8 TỔNG 398.013.000 100 502.454.000 100 Nguồn: Báo cáo nhập khẩu 2007- 2008 1.2.2 Thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu Sự đa dạng trong hoạt động kinh doanh của cơng ty cĩ tác động tích cực trong quá trình mở rộng thị trường trong nước. Khi cịn trực thuộc Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam, hàng hĩa mà cơng ty cung cấp đã cĩ mặt tại hầu hết các sân bay cả trong Nam lẫn ngồi Bắc: như sân bay Nội Bài, sân bay Tân Sơn Nhất… Đến nay, cơng ty vẫn tiếp tục phát huy lợi thế ban đầu cĩ được để phát triển thị trường. Cơng ty đã thực hiện nhiều dự án lớn cung cấp cho các bạn hàng khắp cả nước và thị phần mà cơng ty giành được ngày càng tăng do sự tín nhiệm của các đối tác trong suốt quá trình thực hiện dự án. Trong lĩnh vực ngành hàng khơng, khách hàng chủ yếu của cơng ty là: VIETNAM AIRLINE, PACIFIC AIRLINE, các cơng ty dịch vụ bay SASCO, NASCO, VASCO… Các xí nghiệp bảo dưỡng máy bay, sân bay trên lãnh thổ Việt Nam. Điều này khơng những tạo dựng uy tín của cơng ty mà cịn khẳng định thương hiệu mà cơng ty đã gây dựng trong suốt quá trình phát triển. 1.3 Các phương thức nhập khẩu hàng hĩa Cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng thực hiện hai phương thức nhập khẩu chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu ủy thác, tuy nhiên giá trị nhập khẩu ủy thác của cơng ty chiếm tỷ trọng cao hơn rất nhiều. Phương thức nhập khẩu trực tiếp: Căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ của mình, AIRIMEX tiến hành tìm kiếm bạn hàng nước ngồi để thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa, tiêu thụ trong thị trường nội địa. Theo phương thức này, cơng ty chỉ ký hợp đồng ngoại với đối tác nước ngồi, hàng hĩa tiếp nhận thuộc sở hữu của cơng ty và được tiêu thụ giống như một doanh nghiệp kinh doanh thơng thường. Phương thức nhập khẩu ủy thác: Theo nhu cầu của khách hàng cơng ty sẽ tiến hành ký kết các hợp đồng nhận ủy thác nhập khẩu hàng hĩa cho khách hàng. Khách hàng của cơng ty là các đơn vị trong ngành khơng, là các đơn vị cĩ nhu cầu nhập khẩu hàng hĩa mà khơng cĩ điều kiện hoặc khơng được phép nhập khẩu. Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu ủy thác với các điều khoản quy định, cơng ty tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và nhà cung cấp nước ngồi đảm bảo hàng hĩa nhập khẩu cĩ chất lượng và giá cả phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Theo phương thức này, cơng ty sẽ đứng ra thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hĩa từ ký kết hợp đồng đến thanh tốn cho đối tác nước ngồi. Ngồi ra, cơng ty sẽ được hưởng khoản phí ủy thác (hoa hồng ủy thác) dựa trên thỏa thuận bên giao ủy thác và cơng ty trong hợp đồng ủy thác. 1.4 Các phương thức thanh tốn trong quá trình mua và tiêu thụ hàng nhập khẩu Trong hoạt đồng thanh tốn, cơng ty thường áp dụng thanh tốn theo hai hình thức là: thư tín dụng L/C (letter of credit) và hình thức thanh tốn chuyển tiền TTR (Telex transfer remittance). Hiện nay cĩ khoảng 90% hợp đồng của cơng ty sử dụng phương thức thư tín dụng, cịn lại sử dụng điện chuyển tiền. Thơng thường, cơng ty sử dụng phương thức chuyển tiền đối với khách hàng làm ăn quen, tin tưởng lẫn nhau hoặc giá trị của những lơ hàng nhỏ (từ 700USD trở xuống). Phương thức này được quy định rõ trong điều khoản thanh tốn của hợp đồng nhập khẩu. Người nhập khẩu sau bao lâu sẽ chuyển tiền về tài khoản của người bán, khi thực hiện phương thức này, người mua thường ký quỹ cho người bán khoảng 60% giá trị hợp đồng nhập khẩu. Cịn đối với khách hàng làm ăn một lấn hoặc những lơ hàng cĩ giá trị lớn cơng ty thanh tốn bằng L/C. Cơng ty thường mở L/C tại ngân hàng cổ phần Ngoại thương Việt Nam Vietcombank. Khi mở tại ngân hàng này việc mua ngoại tệ với số lượng lớn, giao dịch tiền sẽ diễn ra nhanh hơn. Việc mở L/C do phịng kế tốn thực hiện, được tiến hành như sau: Người nhập khẩu mang theo hợp đồng nhập khẩu và hạn ngạch nhập khẩu do Bộ cơng thương cấp cùng xin mở L/C đến ngân hàng để mở L/C. Ngân hàng kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng, sẽ phát L/C và tiến hành ký quỹ. Do làm ăn lâu năm với ngân hàng nên cơng ty khơng phải ký quỹ mà được làm giấy cam kết thanh tốn L/C. Trong bản yêu cầu mở L/C của cơng ty thường cĩ nội dung sau: Số tài khoản của cơng ty trong ngân hàng Ngân hàng đại lý bên bán Số tiền để mở L/C Mơ tả về hàng hĩa gồm: tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả Ngày mở L/C và ngày hết hạn Cảng đi và cảng đến Đồng tiền thanh tốn trong nhập khẩu, cơng ty thường sử dụng là USD, EUR, JNY nhưng chủ yếu vẫn là đồng USD. Kế tốn nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa tại cơng ty Thủ tục chứng từ ban đầu về nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa 2.1.1 Nguyên tắc xác định thời điểm nhập khẩu Thời điểm ghi nhận hàng hĩa nhập khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hĩa cho bên nhập khẩu, bên nhập khẩu nhận được hĩa đơn của bên bán. 2.1.2 Thủ tục nhập khẩu Quy trình nhập khẩu được tiến hành tùy thuộc vào phương thức nhập khẩu hàng hĩa Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp: Quy trình nhập khẩu trực tiếp B1: Lập phương án kinh doanh: Mỗi phịng xuất nhập khẩu (phịng nghiệp vụ) chịu trách nhiệm lập phương án kinh doanh cho một số nhĩm mặt hàng: Phịng XNK 1: Các trang thiết bị mặt đất sân bay, nhà ga, thiết bị phục vụ khai thác, vận chuyển tại sân đỗ, sân khai thác thuộc khu vực bây Phịng XNK 2: Nhập khẩu máy bay, phụ tùng máy bay, động cơ… Phịng XNK 3: Nhập khẩu các loại dụng cụ, đồ uống dùng trên máy bay, các loại vật tư, thiết bị ngồi ngành. Mỗi phương án kinh doanh gồm các nội dung về nghiên cứu thị trường, nhà cung cấp, lưu chuyển hàng hĩa, điều kiện và phương thức nhập khẩu và phương án đầu ra cho hàng hĩa. B2: Ký kết hợp đồng: Phương án kinh doanh đã lập được trình lên ban giám đốc, phương án được lựa chọn nếu đạt mức lãi tối thiểu là 3% giá vốn. Phịng nghiệp vụ lên kế hoạch lập hợp đồng, thỏa thuận với nhà cung cấp nước ngồi về các điều khoản. Một hợp đồng nhập khẩu (hợp đồng ngoại) bao gồm các nội dung sau: Article 1: Commodity and Specification (điều khoản về hàng hĩa) Article 2: Packing and marking (điều khoản về đĩng gĩi) Article 3: Unit price and total contract value (giá đơn vị và tổng giá trị hợp đồng) Article 4: Payment terms (phương thức thanh tốn) Article 5: Insurance (Bảo hiểm) Article 6: Shipment and notice shipment (điều khoản về vận chuyển) Article 7: Inspection and claim (kiểm tra và bồi thường do vi phạm hợp đồng) … B3: Xin giấy phép nhập khẩu: Cơng ty muốn nhập khẩu hàng hĩa phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Cơng thương. Do các mặt hàng mà AIRIMEX nhập khẩu thường là mặt hàng chuyên ngành, khơng thuộc quản lý của nhà nước nên Bộ Cơng thương cấp giấy phép dưới hình thức hạn ngạch. Cịn tổng cục hải quan thì kiểm tra, giám sát thực hiện như thế nào. Ngồi ra, tùy từng loại mặt hàng cụ thể, AIRIMEX cịn phải tiến hành xin giấy phép của các cơ quan cĩ thẩm quyền thuộc các lĩnh vực liên quan đến hàng hĩa nhập khẩu đĩ. Ví dụ: Trong hợp đồng mua bán với hãng Hàng khơng BOEING Commercial 2201, ngồi mặt hàng chủ yếu là bộ cải tiến kỹ thuật động cơ máy bay, cơng ty cịn nhập khẩu thêm 6 đĩa dữ liệu bay. Để nhập khẩu lượng hàng này, ngồi việc xin giấy phép của Bộ Cơng thương, cơng ty cịn phải xin giấy phép của Bộ Thể thao- Văn hĩa. B4: Mở L/C Để thực hiện thanh tốn tiền hàng nhập khẩu cho nhà cung ứng nước ngồi, AIRIMEX phải mở thư tín dụng L/C theo hợp đồng thương mại đã ký kết. Tiến trình mở L/C do ngân hàng mở thư tín dụng thực hiện theo yêu cầu của AIRIMEX, ngân hàng mở L/C sẽ là người trả tiền cho đối tác nước ngồi trên cơ sở kiểm tra mức độ phù hợp của chứng từ với L/C đã mở. B5: Làm thủ tục hải quan Tất cả các mặt hàng mà cơng ty nhập khẩu đều phải làm thủ tục hải quan nhập hàng. Chứng từ xuất trình chi cục hải quan bao gồm: Bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương Bản sao vận đơn Bản chính và 2 bản sao hĩa đơn thương mại Một bản sao chứng nhận đăng ký kinh doanh Bản chính và 2 bản sao bảng kê chi tiết hàng hĩa Cơng ty cử cán bộ đến khai báo hải quan về số hàng mà mình nhập khẩu về số lượng, chủng loại, phương tiện vận chuyển, thuế nhập khẩu… B6: Giao nhận hàng: Trước khi tàu đến địa điểm nhận hàng, đại lý nhận vận chuyển sẽ thơng báo cho cơng ty biết và gửi lệnh giao hàng (Delivery Order- D/O). Khi cĩ D/O, cán bộ phịng nghiệp vụ cầm lệnh này cùng với bộ chứng từ đến hải quan làm thủ tục nhận hàng. Sau khi hải quan kiểm tra thấy hợp lệ, cơng ty sẽ được phép nhận hàng về. Trong lúc nhận hàng, cơng ty phải kiểm tra hàng hĩa cẩn thận xem cĩ tổn thất hay khơng, đã đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng hay chưa. Mọi giao dịch được thực hiện bằng văn bản và được lưu giữ để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này. B7: Thanh tốn tiền hàng Trình tự thanh tốn tiền hàng được thực hiện theo đúng hợp đồng đã ký kết. Việc thanh tốn do phịng Tài chính- Kế tốn thực hiện căn cứ vào nội dung hợp đồng và đề nghị thanh tốn của các phịng nghiệp vụ/ chi nhánh. Văn bản đề nghị thanh tốn phải cĩ đầy đủ chữ ký của giám đốc phụ trách, trưởng phịng Xuất nhập khẩu và phịng tài chính kế tốn. Trong vịng tối đa 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đề nghị thanh tốn kèm theo bộ chứng từ, phịng tài chính- kế tốn phải thực hiện thanh tốn theo đề nghị. Đối với phương thức nhập khẩu ủy thác: B1: Ký kết hợp đồng nhập khẩu: Phịng kinh doanh tìm kiếm bạn hàng cĩ nhu cầu nhập khẩu nhưng khơng cĩ điều kiện hoặc khơng cĩ giấy phép nhập khẩu. Hợp đồng ủy thác (hợp đồng nội) là hợp đồng nhập khẩu ủy thác phụ tùng, vật tư máy bay và các dụng cụ chuyên dùng cho Tổng cơng ty hàng khơng Việt Nam và các hợp đồng nhập khẩu ủy thác cho các tổ chức. cá nhân ngồi Tổng cơng ty hàng khơng. Hợp đồng ủy thác thơng thường bao gồm các điều khoản sau: Điều khoản chung: tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả… mặt hàng nhập khẩu; Điều kiện giao hàng: địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng… Trách nhiệm của các bên._.: quy định về quyền và nghĩa vụ của cơng ty và bên giao ủy thác; Khiếu nại và bồi thường: quy định về các điều kiện và thực hiện nếu cĩ tranh chấp, khiếu nại; Thanh tốn: quy định về phương thức, thời hạn thanh tốn; Các điều khoản khác. Hợp đồng nhập khẩu ủy thác (hợp đồng dạng khung) thường cĩ thời gian thực hiện kéo dài (khoảng 5 năm) kể từ ngày ký và cĩ thể được gia hạn thêm nếu được cả hai bên thống nhất bằng văn bản. B2: Nhận đơn đặt hàng từ cơng ty giao ủy thác nhập khẩu Với mỗi hợp đồng nhập khẩu ủy thác kéo dài, khi cĩ nhu cầu nhập khẩu hàng hĩa, bên giao ủy thác sẽ gửi cho cơng ty đơn đặt hàng (PURCHASE ORDER- P/O). Trong đĩ cĩ các yêu cầu về mặt hàng, số lượng, điều kiện ra sao, giá cả thế nào. Các bước tiếp theo tương tự trường hợp nhập khẩu trực tiếp. 2.1.3 Chứng từ sử dụng Chứng từ của lơ hàng nào thì phải được tập hợp theo lơ hàng đĩ một cách chính xác đầy đủ, khơng để nhầm lẫn, sai sĩt. Nếu một đơn hàng được chia làm nhiều lơ hàng thì phải cĩ bản thống kê tổng hợp theo thứ tự từng lơ hàng đĩ để theo dõi. Sau khi bàn giao hàng cho khách hàng, cán bộ giao nhận phải tập hợp đầy đủ bộ chứng từ giao cho cán bộ nghiệp vụ. Cán bộ nghiệp vụ khi nhận đủ bộ chứng từ do cán bộ giao nhận chuyển đến sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của bộ chứng từ, bổ sung các chứng từ cịn thiếu. Trong vịng hai ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản giao nhận hàng và bộ chứng từ, cán bộ nghiệp vụ phải kiểm tra xong và chuyển cho cán bộ kế tốn, bộ chứng từ đầy đủ bao gồm: Biên bản giao nhận hàng hĩa (bản gốc) Tờ khai hải quan Thơng báo thuế/ Biên lai nộp thuế (bản gốc) Hĩa đơn thương mại (Commercial Invoice) Vận đơn chính và phụ (Bill of lading- B/L/L) Chứng từ bảo hiểm (Insuarance policy) Bảng kê đĩng gĩi bao bì (Packing list) Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate quality) Hĩa đơn cước phí vận chuyển trong nước, ngồi nước, phí lưu kho, lao vụ… Bản kê chi tiết giá trị thanh tốn Thư xác nhận trừ tiền hoặc Credit Note đối tác phát hành trong trường hợp họ cĩ lỗi trong việc gửi hàng (nếu cĩ) Đề nghị thanh tốn theo mẫu Trên các chứng từ thanh tốn (hĩa đơn, biên lai thu phí..) phải ghi rõ ràng chính xác tên đối tác cung cấp hàng hĩa theo hợp đồng đã ký. Sau đây là ví dụ về các chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ nhập khẩu: Ví dụ 1: (Trường hợp nhập khẩu trực tiếp) Theo phương thức đấu thầu, căn cứ vào đơn hàng của các cơng ty cĩ nhu cầu, AIRIMEX sẽ tham gia đấu thầu trực tiếp. Theo phương án kinh doanh đã được duyệt Ngày 15/03/2008, AIRIMEX ký hợp đồng nội số 01/2008/AIR- NASCO (Phụ lục số 1) với cơng ty cổ phần dịch vụ hàng khơng sân bay Nội Bài về bán hai xe ơ tơ sàn thấp vận chuyển khách trong sân đỗ máy bay. Hợp đồng quy định về quy cách, chất lượng giá cả, phương thức vận chuyển thanh tốn tiền hàng… như sau: Tên hàng Ơ tơ sàn thấp vận chuyển khách trong sân đỗ máy bay Số lượng 2 chiếc Mã hiệu XINFA APRON BUS KG-B5300 Giá trị hợp đồng 450.180,00 USD Đồng tiền thanh tốn Tiền đồng Việt Nam (VNĐ) đã quy đổi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thanh tốn Phương thức thanh tốn Thanh tốn bằng chuyển khoản qua ngân hàng làm 3 đợt: Đ1: 7 % giá trị hợp đồng Đ2: 90% giá trị hợp đồng Đ3: 3% giá trị hợp đồng Ngày 18/03/2008, AIRIMEX ký hợp đồng ngoại số 01-2008/XINFA-AIRIMEX với cơng ty thiết bị hàng khơng XINFA (XINFA AIRPORT EQUIPMENT LTD) về việc nhập khẩu 2 xe ơ tơ (Phụ lục số 2) Tổng giá trị hợp đồng là: 418.000 USD Phương thức thanh tốn: 100% giá trị hợp đồng được thanh tốn bằng hình thức thư tín dụng L/C chi trả bởi ngân hàng của người mua (AIRIMEX) cho người bán (XINFA) theo 2 đợt: Đ1: 80% giá trị hợp đồng Đ2: 20% giá trị hợp đồng Tờ khai hải quan số 9942/NK/KD/ĐTGL ngày 29/08/2008 (Phụ lục số 3) Chứng chỉ xuất xứ hàng nhập khẩu (Certificate of origin) (Phụ lục số 4) Vận đơn (Bill of lading) (Phụ lục số 5) Ví dụ 2: (Trường hợp nhập khẩu ủy thác) Ngày 01/10/2008 VIETNAM AIRLINES gửi đơn hàng số HM007588 (Phụ lục số 6) Theo đơn hàng số HM007588, bên giao ủy thác (Vietnam Airline) yêu cầu nhập khẩu hai mặt hàng là phụ tùng, vật tư máy bay SEAL với đơn giá là 6.82 USD/ đơn vị và tổng giá trị đơn hàng là 1.364,00 USD. VNA Item Part Number Quality UoM Condition U. Price (USD) Amount (USD) 1 HTE7300E8-015 SEAL 100 EA FN 6.82 682,00 2 HTE7300E8-012 SEAL 100 EA FN 6.82 682,00 TOTAL 1.364,00 Với đơn hàng này việc nhập khẩu được thực hiện thành hai lần: Lần 1: Nhập khẩu hàng SEAL với quy cách: HTE7300E8-012 Hĩa đơn của nhà cung cấp NAS số 020374, ngày 13/11/2008 (Phụ lục số 7) Vận đơn số 0023433, ngày 19/11/2008 (Phụ lục số 8), tổng số tiền phải thanh tốn là: 373.560đ Vận đơn số 0023452, ngày 19/11/2008 (Phụ lục số 9), tổng số tiền phải thanh tốn là: 296,48 USD (5.034.230đ) Biên bản giao nhận hàng hĩa số 12992/BBGN, ngày 25/11/2008 (Phụ lục số 10) Tờ khai hải quan số 023833 ngày 27/11/2008 (Phụ lục số 11) Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (giấy nộp thuế nhập khẩu), số 0020685 ngày 27/11/2008 (Phụ lục số 12), số thuế nhập khẩu: 484.384 đồng. Hĩa đơn GTGT số 192926, ngày 27/11/2008 (Phụ lục số 13) chi phí lưu kho, lao vụ: 85.100đ. Lần 2: Nhập khẩu hàng SEAL với quy cách: HTE7300E8-015 Hĩa đơn của nhà cung cấp NAS số 020421, ngày 02/12/2008 (Phụ lục số 14) Vận đơn số 0023850, ngày 08/12/2008 (Phụ lục số 15), tổng số tiền phải thanh tốn là: 296,48 USD (5.035.713 đồng) Vận đơn số 0025656, ngày 08/12/2008 (Phụ lục số 16), tổng số tiền phải thanh tốn là: 373.670 đồng Biên bản giao nhận hàng hĩa số 13103/BBGN, ngày 19/12/2008 (Phụ lục số 17) Tờ khai hải quan số 025574 ngày 18/12/2008 (Phụ lục số 18) Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước (giấy nộp thuế nhập khẩu), số 0020761ngày 19/12/2008 (Phụ lục số 19), số thuế nhập khẩu: 484.348 đồng. Hĩa đơn GTGT số 224492, ngày 19/12/2008 (Phụ lục số 20) chi phí lưu kho, lao vụ: 85.100đ. Chứng từ thanh tốn: Hĩa đơn GTGT số 0091050, ngày 26/12/2008 thanh tốn hộ trị giá hợp đồng NAS số tiền là 1.364,00 USD (Phụ lục số 21) Hĩa đơn GTGT số 0091051, ngày 26/12/2008 thanh tốn hộ thuế nhập khẩu, vận chuyển lưu kho, lao vụ, thuế GTGT tổng giá trị là: 11.956.105 đồng (Phụ lục số 22) Hĩa đơn GTGT số 0091052, ngày 26/12/2008 về tiền phí ủy thác nhập khẩu là: 2.093.400 đồng (Phụ lục số 23) Hệ thống tài khoản sử dụng nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa Kế tốn nghiệp vụ nhập khẩu hàng hĩa tại cơng ty cổ phần xuất nhập khẩu hàng khơng sử dụng các loại tài khoản sau: - Tài khoản 111 “tiền mặt” - Tài khoản 112 “tiền gửi ngân hàng” chi tiết TK 1121 “TGNH VNĐ” TK 1122 “TGNH ngoại tệ” Mỗi tài khoản cấp 2 lại được chi tiết theo từng ngân hàng khác nhau như: TK 11211- TGNH tại ngân hàng Vietcombank TK 11212- TGNH tại ngân hàng Incombank TK 11213- TGNH tại ngân hàng Citybank Tài khoản 157 “Hàng gửi bán” Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hàng hĩa nhập khẩu - Tài khoản 331 “Phải trả người bán” Chi tiết theo từng người bán của các phịng nghiệp vụ: TK 3311: Phải trả người bán phịng XNK1 TK 3312: Phải trả người bán phịng XNK2 TK 3313: Phải trả người bán phịng XNK3 … - Tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” - Tài khoản 333 “Thuế nhập khẩu” 2.3 Hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ * Hệ thống sổ kế tốn chi tiết: Quá trình nhập khẩu hàng hĩa của AIRIMEX khơng qua nhập kho mà vận chuyển thẳng cho khách hàng, vì vậy khơng tổ chức hạch tốn chi tiết cho hàng nhập, mà được hạch tốn chi tiết qua hàng gửi bán và quá trình thanh tốn với nhà cung cấp. Hệ thống sổ kế tốn chi tiết gồm: Sổ chi tiết tài khoản 157 Sổ chi tiết tài khoản 331 ... * Hệ thống sổ kế tốn tổng hợp: Cơng ty áp dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” kết hợp sử dụng phần mềm kế tốn. Theo hình thức này các sổ tổng hợp sử dụng tại cơng ty: - Chứng từ ghi sổ: - Sổ cái các tài khoản 111, 112, 157, 331... * Trình tự ghi sổ: Sơ đồ 2.1 : Trình tự ghi sổ nghiệp vụ nhập khẩu Hĩa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng, chứng từ thanh tốn BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt SỔ CHI TIẾT TK 157, 331 NHẬP VÀO MÁY TÍNH CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 157, 331 SỔ CÁI TK 157, 331… BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Ghi hằng ngày Kế tốn thực hiện Ghi cuối kỳ §èi chiÕu Máy tính tự động k.chuyển Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn EFECT 3.0, đối với các nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào chứng từ gốc, kế tốn nhập vào máy tính theo đúng phần hành, chương trình tự tổng hợp và kết chuyển vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Hàng quý, kế tốn vào phần hệ “kế tốn tổng hợp” để in theo hình thức sổ “ Chứng từ ghi sổ” để in các báo cáo bắt buộc và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của ban giám đốc. Ví dụ minh họa Theo ví dụ 1 (phương thức nhập khẩu trực tiếp) Ngày 18/03/2008, AIRIMEX ký hợp đồng ngoại Số 01-2008/XINFA-AIRIMEX với cơng ty thiết bị hàng khơng XINFA (XINFA AIRPORT EQUIPMENT LTD) về việc nhập khẩu 2 xe ơ tơ (Phụ lục số 2) Tổng giá trị hợp đồng là: 418.000 USD Phương thức thanh tốn: 100% giá trị hợp đồng được thanh tốn bằng hình thức thư tín dụng L/C chi trả bởi ngân hàng của người mua (AIRIMEX) cho người bán (XINFA) theo 2 đợt: Đ1: 80% giá trị hợp đồng Đ2: 20% giá trị hợp đồng AIRIMEX kiểm tra số dư tài khoản tại ngân hàng cổ phần Ngoại thương, nếu khơng đủ ngoại tệ, lập bộ hồ sơ vay ngoại tệ của ngân hàng để đảm bảo việc thanh tốn kịp thời cho nhà cung cấp. AIRIMEX ký quỹ mở L/C tại ngân hàng Ngoại thương với 100% giá trị hợp đồng Theo tiến trình hợp đồng, sau khi nhận bộ chứng từ nhập khẩu AIRIMEX thanh tốn 80% trị giá hợp đồng. Khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng ngoại thương, kế tốn TGNH nhập số liệu vào máy đồng thời lập phiếu chi tiền số 116/2 CusdNT ngày 05/09/2008 (Biểu số 1), tỷ giá ngày 05/09/2008 là 16200 VNĐ/USD. Chương trình tự động tổng hợp và kết chuyển vào sổ chi tiết thanh tốn với người bán (Biểu số7) theo bút tốn sau: Nợ TK 331 : 5.417.280.000 (80%* 418.000*16.200) Cĩ TK 112211 : 5.417.280.000 (80%* 418.000*16200) Biểu số 1 Cơng ty CPXNK hàng khơng 414 Nguyễn Văn Cừ PHIẾU CHI TIỀN Số 116/2CusdNT Ngày 05 tháng 09 năm 2008 Tài khoản ghi NỢ 331 : 5.417.280.000 CĨ 112211: 5.417.280.000 Xuất cho : cơng ty XINFA Bộ phận : Phịng XNK 01 Về khoản : Thanh tốn 80% trị giá hợp đồng số 01- 2008/XINFA- AIR Số tiền (ngoại tệ): 334.400 USD Số tiền VNĐ : 5.417.280.000 Số tiền bằng chữ: Năm tỷ, bốn trăm mười bảy triệu, hai trăm tám mươi nghìn đồng chẵn. Nhận ngày 05 tháng 09 năm 2008 TTrưởng ĐV KT.trưởng KT.thanh tốn Thủ quỹ Người nhận Tỷ giá thực tế: 16.200 VNĐ/USD Ngày 03/10/2008, hàng xác định là đã nhập khẩu, kế tốn xác định giá trị hợp đồng theo tỷ giá thực tế trong ngày là 16620 VNĐ/USD Kế tốn theo dõi hợp đồng lập nhập số liệu vào máy, cập nhật vào chứng từ ghi sổ số T10/PT (Biểu số 2), chương trình tự động kết chuyển vào sổ chi tiết thanh tốn với người bán (331) (Biểu số 7) và sổ chi tiết 157 theo hợp đồng (Biểu số 6) theo bút tốn sau: Nợ TK 1571 : 6.947.160.000 (418.000* 16.620) Cĩ TK 331 : 6.947.160.000 (418.000*16.620) Biểu số 2 AIRIMEX CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : T10/PT Ngày 31 tháng 10 năm 2008 TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN GHI CHÚ Nợ Cĩ Tiền hàng phải trả 1571 331 ... 01/2008/XINFA- AIR 6.947.160.000 ... Lập ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người lập Kế tốn trưởng Ngày 03/10/2008, xác định cĩ chênh lệch tỷ giá ngoại tệ, kế tốn theo dõi hợp đồng nhập số liệu, cập nhật vào chứng từ số T10/CLTG (Biểu số 3), chương trình tự động kết chuyển vào sổ chi tiết thanh tốn với người bán (Biểu số 7) theo bút tốn: Nợ TK 331 : 175.560.000 (418.000* 420) Cĩ TK 5152 :175.560.000 (418.000* 420) Biểu số 3 AIRIMEX CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : T10/CLTG Ngày 31 tháng 10 năm 2008 TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN GHI CHÚ Nợ Cĩ CLTG tiền hàng phải trả 331 5152 ... 01/2008/XINFA- AIR 175.560.000 ... Lập ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người lập Kế tốn trưởng Ngày 03/10/2008, kết chuyển thuế nhập khẩu vào giá trị hàng nhập khẩu, chương trình tự động kết chuyển về chứng từ số T10/TNK (Biểu số 4) được phản ánh trên sổ chi tiết 157 theo hợp đồng (Biểu số 6), theo bút tốn: Nợ TK 157 : 344.787.300 Cĩ TK 333 : 344.787.300 Biểu số 4 AIRIMEX CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : T10/TNK Ngày 31 tháng 10 năm 2008 TRÍCH YẾU SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN GHI CHÚ Nợ Cĩ Thuế nhập khẩu 1571 3333 ... 01/2008/XINFA- AIR 344.787.300 ... Lập ngày 31 tháng 10 năm 2008 Người lập Kế tốn trưởng Ngày 26/12/2008, thanh tốn nốt 20% giá trị hợp đồng theo giấy báo nợ của ngân hàng, kế tốn TGNH nhập số liệu vào máy đồng thời lập phiếu chi tiền số 180/1CusdNT (Biểu số 5), tỷ giá ngày 26/12/2008 là 16200 VNĐ/ USD. Chương trình tự động tổng hợp và kết chuyển vào sổ chi tiết thanh tốn với người bán (Biểu số 7) theo bút tốn sau: Nợ TK 331 : 1.354.320.000 (20%*418.000*16.200) Cĩ TK 112211 : 1.354.320.000 (20%*418.000*16.200) Biểu số 5 Cơng ty CPXNK hàng khơng 414 Nguyễn Văn Cừ PHIẾU CHI TIỀN Số 180/1CusdNT Ngày 26 tháng 12 năm 2008 Tài khoản ghi NỢ 331 : 1.354.320.000 CĨ 112211: 1.354.320.000 Xuất cho : cơng ty XINFA Bộ phận : Phịng XNK 01 Về khoản : Thanh tốn 20% trị giá hợp đồng số 01- 2008/XINFA- AIR Số tiền (ngoại tệ): 83.600 USD Số tiền VNĐ : 1.354.320.000 Số tiền bằng chữ: Một tỷ, ba trăm năm mươi tư triệu, ba trăm hai mươi nghìn đồng chẵn. Nhận ngày 26 tháng 12 năm 2008 TTrưởng ĐV KT.trưởng KT.thanh tốn Thủ quỹ Người nhận Tỷ giá thực tế: 16.200 VNĐ/USD Biểu số 6 AIRIMEX SỔ CHI TIẾT 157 THEO HỢP ĐỒNG Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 V.Việc: 01-2008/XINFA- ARIMEX Tài khoản: 157- Hàng gửi bán Dư nợ đầu: 0 Dư cĩ đầu kỳ: 0 Dư nợ cuối kỳ: 0 Dư cĩ cuối kỳ: 0 Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư Số PS Ngày Số hiệu PS nợ PS cĩ 03/10/2008 T10/PT Kết chuyển tiền hàng phải trả nhập 2 xe BUS (418000 USD* 16620đ) 3311 6947160000 03/10/2008 T10/GV Kết chuyển GV tiền hàng phải trả nhập 02 xe BUS (418000 USD* 16620 đ) 6321 6947160000 03/10/2008 T10/GV Kết chuyển GV tiền thuế NK theo TK số 9942 nhập 02 xe BUS 6321 344787300 03/10/2008 T10/TNK Tiền thuế NK theo TK số 9942 nhập 02 xe BUS 3333 344787300 Cộng bảng 7291947300 7291947300 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Biểu số 7 AIRIMEX SỔ CHI TIẾT THANH TỐN VỚI NGƯỜI BÁN Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 V.Việc: 01-2008/XINFA-AIRIMEX Tài khoản: 331- Phải trả cho người bán Dư nợ đầu VNĐ: 0 Mã vụ việc: P1-MB0212 Dư cĩ đầu VN Đ: 0 Tên HĐ nội: 01/2008/AIR-NASCO Dư nợ cuối kỳ: 0 Nội dung HĐ: Mua 2 xe ơ tơ sàn thấp vận chuyển khách Dư cĩ cuối kỳ: 0 Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư SỐ PS Ngày Chứng từ Ps nợ Ps cĩ 05/09/2008 116/2CusdNT Thanh tốn đợt 1: 80% trị giá 02 xe BUS 112211 5417280000 03/10/2008 T10/PT Kết chuyển tiền hàng phải trả: nhập 02 xe BUS (417000 USD* 16620đ) 1571 6947160000 03/10/2008 T10/CLTG VLTG tiền hàng phải trả: nhập 02 xe BUS (418000 USD* 420đ) 5152 175560000 26/12/2008 180/1CusdNT Thanh tốn nốt 20% tiền nhập 02 xe BUS 112211 1354320000 Cộng bảng 6947160000 6947160000 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Biểu số 8 AIRIMEX SỔ CÁI (Trích) Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản: 157- Hàng gửi bán Dư nợ đầu: - Dư cĩ đầu kỳ: - Dư nợ cuối kỳ: - Dư cĩ cuối kỳ: - Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư Số PS Ngày Số hiệu PS nợ PS cĩ 03/10/2008 T10/PT ............ Kết chuyển tiền hàng phải trả nhập 2 xe BUS (418000 USD* 16620đ) 3311 6947160000 03/10/2008 T10/GV Kết chuyển GV tiền hàng phải trả nhập 02 xe BUS (418000 USD* 16620 đ) 6321 6947160000 03/10/2008 T10/GV Kết chuyển GV tiền thuế NK theo TK số 9942 nhập 02 xe BUS 6321 344787300 03/10/2008 T10/TNK Tiền thuế NK theo TK số 9942 nhập 02 xe BUS ……… 3333 344787300 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Biểu số 9 AIRIMEX SỔ CÁI (Trích) Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản: 331- Phải trả cho người bán Dư nợ đầu VNĐ: - Dư cĩ đầu VN Đ: - Dư nợ cuối kỳ: - Dư cĩ cuối kỳ: - Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư SỐ PS Ngày Chứng từ Ps nợ Ps cĩ 05/09/2008 116/2CusdNT ……….. Thanh tốn đợt 1: 80% trị giá 02 xe BUS 112211 5417280000 03/10/2008 T10/PT Kết chuyển tiền hàng phải trả: nhập 02 xe BUS (417000 USD* 16620đ) 1571 6947160000 03/10/2008 T10/CLTG VLTG tiền hàng phải trả: nhập 02 xe BUS (418000 USD* 420đ) 5152 175560000 26/12/2008 180/1CusdNT Thanh tốn nốt 20% tiền nhập 02 xe BUS ……….. 112211 1354320000 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Theo ví dụ 2: (Phương thức nhập khẩu ủy thác) Ngày 01/10/2008 VIETNAM AIRLINES gửi đơn hàng số HM007588 (Phụ lục số 6). Theo đĩ, bên giao ủy thác (Vietnam airline) yêu cầu nhập khẩu hai mặt hàng là phụ tùng, vật tư máy bay SEAL với đơn giá là 6.82 USD/ đơn vị và tổng giá trị đơn hàng là 1.364,00 USD. AIRIMEX gửi đơn đặt hàng cho cơng ty NAS (North American Spare) theo hợp đồng khung đã ký kết từ trước và lập bộ hồ sơ mở L/C thanh tốn cho NAS. Với đơn hàng HM007588 việc nhập khẩu được thực hiện thành hai lần: Lần 1: Nhập khẩu hàng SEAL với quy cách: HTE 7300E8-012 + Theo hĩa đơn của nhà cung cấp NAS số 020374, ngày 13/11/2008 (Phụ lục số 7), tỷ giá thực tế trong ngày là 16.620 VNĐ/USD, kế tốn theo dõi hợp đồng cập nhật số liệu vào phần mềm kế tốn theo phân hệ mua hàng, chương trình tự kết chuyển vào sổ chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11) theo bút tốn: Nợ TK 1572 : 11.334.840 (682*16.620) Cĩ TK 3312: 11.334.840 (682*16.620) + Khi nhận được hĩa đơn vận chuyển hàng nhập khẩu tới kho của xí nghiệp A75 (thuộc Vietnam Airline) (Phụ lục số 8, 9) và giấy báo nợ kế tốn theo dõi hợp đồng cập nhật số liệu vào phần mềm, chương trình tự động kết chuyển vào sổ chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11) theo bút tốn: Nợ TK 1572 : 5.373.830 (20* 16.980 + 296,48*16.980) Nợ TK 1333 : 33.960 (10%* 20* 16.980) Cĩ TK 11211: 5.407.790 + Ngày 27/11/2008, theo giấy nộp tiền vào ngân sách (Phụ lục số 12), xác định số thuế nhập khẩu phải thu của bên giao ủy thác, kế tốn cập nhật số liệu, phần mềm tự động kết chuyển vào sổ chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11) theo bút tốn sau: Nợ TK 1572 : 484.384 Cĩ TK111 : 484.384 + Ngày 27/11/2008, nhận được hĩa đơn GTGT về chi phí lưu kho, lao vụ (Phụ lục số 13) và chứng từ thanh tốn (giấy báo nợ) kế tốn cập nhật theo bút tốn sau và kết chuyển vào sổ chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11) Nợ TK 1572 : 79.000 Nợ TK 1333 : 6.100 Cĩ TK 11211: 85.100 Lần 2: Nhập khẩu hàng SEAL với quy cách: HTE 7300E8-015 + Theo hĩa đơn của nhà cung cấp NAS số 020421, ngày 02/12/2008 (Phụ lục số 14), tỷ giá thực tế trong ngày là 16.620 VNĐ/USD, kế tốn theo dõi hợp đồng cập nhật số liệu vào phần mềm kế tốn theo phân hệ mua hàng theo bút tốn: Nợ TK 1572 : 11.334.840 (682*16.620) Cĩ TK 3312 : 11.334.840 (682*16.620) Chương trình tự kết chuyển vào sổ chi tiết tài khoản 157 (Biểu số 11) và sổ chi tiết tài khoản 3312- NAS. + Khi nhận được hĩa đơn vận chuyển hàng nhập khẩu tới kho của xí nghiệp A75 (thuộc Vietnam Airline) (Phụ lục số15, 16) và chứng từ thanh tốn (giấy báo nợ) kế tốn theo dõi hợp đồng cập nhật số liệu vào phần mềm, chương trình tự kết chuyển vào sổ chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11) theo bút tốn: Nợ TK 1572 : 5.375.413 (20* 16.985 + 296,48*16.980) Nợ TK 1333 : 33.970 (10%* 20* 16.985) Cĩ TK 11211: 5.409.383 + Ngày 19/12/2008, theo giấy nộp tiền vào ngân sách (Phụ lục số 19), kế tốn cập nhật số liệu vào phần mềm và kết chuyển vào sổ chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11), xác định số thuế nhập khẩu phải thu của bên giao ủy thác theo bút tốn sau: Nợ TK 1572 : 484.348 Cĩ TK111 : 484.348 + Ngày 19/12/2008, nhận được hĩa đơn GTGT về chi phí lưu kho, lao vụ (Phụ lục số 20) và chứng từ thanh tốn (giấy báo nợ) kế tốn cập nhật theo bút tốn thể hiện trên số chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11) Nợ TK 1572 : 79.000 Nợ TK 1333 : 6.100 Cĩ TK 11211: 85.100 Khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ về hàng nhập khẩu (Phụ lục số 6 đến phụ lục số 20), kế tốn theo dõi hợp đồng lập hĩa đơn giá trị gia tăng để thu tiền của bên giao nhập khẩu: Hĩa đơn số 0091050 ngày 26/12/2008 (Phụ lục 21) phản ánh giá trị hợp đồng nhập khẩu, kế tốn cập nhật, chương trình kết chuyển vào sổ chi tiết hàng gửi bán (Biểu số 11) và sổ chi tiết thanh tốn với người mua (Biểu số 10 theo bút tốn như sau: Nợ TK 131 : 22.669.680 Cĩ TK 1572 : 22.669.680 Hĩa đơn số 0091051 ngày 26/12/2008 (Phụ lục 22) phản ánh thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, lưu kho, lao vụ, thuế GTGT chi hộ cho bên giao ủy thác, kế tốn theo dõi theo bút tốn sau: Nợ TK 131 : 11.956.105 Cĩ TK 1572 : 11.875.975 Cĩ Tk 1333 : 80.130 Hĩa đơn số 0091052 ngày 26/12/2008 (Phụ lục 23) phản ánh hoa hồng ủy thác của AIRIMEX nhận được, cĩ bút tốn: Nợ TK 131 : 2.093.400 Cĩ TK 511 : 1.903.091 Cĩ TK 33311 : 190.309 Cuối kỳ chương trình tự động kết chuyển số liệu vào sổ cái tài khoản hàng gửi bán (Biểu số 13 ) và sổ cái thanh tốn với người mua (Biểu số 12). Biểu số 10 AIRIMEX SỔ CHI TIẾT THANH TỐN VỚI NGƯỜI MUA Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 V.Việc: NAS Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Dư nợ đầu VNĐ: - Mã vụ việc: P2- UT Dư cĩ đầu VN Đ: - Tên HĐ nội: 01/2001/AIRIMEX-A75 Dư nợ cuối kỳ: - Nội dung HĐ: Dư cĩ cuối kỳ: - Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư SỐ PS Ngày Chứng từ Ps nợ Ps cĩ 26/12/2008 HĐ 0091050 Hĩa đơn VAT chi hộ: trị giá hợp đồng NAS 1572 22.669.680 26/12/2008 HĐ 0091051 Hĩa đơn VAT chi hộ: thuế NK, chi phí vận chuyển, LKLV 1572 11.875.975 26/12/2008 HĐ 0091051 Hĩa đơn VAT chi hộ: thuế GTGT 1333 80.130 26/12/2008 HĐ 0091052 Hĩa đơn VAT: hoa hồng ủy thác nhập khẩu 511 1.903.091 26/12/2008 HĐ 0091052 Hĩa đơn VAT: thuế GTGT đầu ra 33311 190.309 31/12/2008 A75 thanh tốn tiền hàng 11211 36.719.185 Cộng bảng 36.719.185 36.719.185 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Biểu số 11 AIRIMEX SỔ CHI TIẾT 157 Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 V.Việc: NAS Tài khoản: 157- Hàng gửi bán Dư nợ đầu: 0 Dư cĩ đầu kỳ: 0 Dư nợ cuối kỳ: 0 Dư cĩ cuối kỳ: 0 Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư Số PS Ngày Chứng từ PS nợ PS cĩ 13/11/2008 HĐ020374 Nhập khẩu hàng HTE 7300E8-012 3312 11.334.840 27/11/2008 Thuế nhập khẩu nộp hộ A75 theo HĐ020374 111 484.384 30/11/2008 Thanh tốn chi phí vận chuyển [HĐ020374] 11211 5.373.830 30/11/2008 Thanh tốn chi phí lưu kho, lao vụ [HĐ020374] 11211 79.000 02/12/2008 HĐ020421 Nhập khẩu hàng HTE 7300E8-015 3312 11.334.840 19/12/2008 Thuế nhập khẩu nộp hộ A75 theo HĐ 020421 111 484.348 25/12/2008 Thanh tốn chi phí vận chuyển [HĐ 020421] 11211 5.375.413 25/12/2008 Thanh tốn chi phí lưu kho,lao vụ [HĐ 020421] 11211 79.000 26/12/2008 HĐ0091050 Hĩa đơn VAT chi hộ: trị giá hợp đồng NAS 1312 22.669.680 26/12/2008 HĐ 0091051 Hĩa đơn VAT chi hộ: thuế NK, chi phí vận chuyển, LKLV 1312 11.875.975 Cộng bảng 34.545.655 34.545.655 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Biểu số 12 AIRIMEX SỔ CÁI (Trích) Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Tài khoản: 131- Phải thu của khách hàng Dư nợ đầu VNĐ: - Dư cĩ đầu VN Đ: - Dư nợ cuối kỳ: - Dư cĩ cuối kỳ: - Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư SỐ PS Ngày Chứng từ Ps nợ Ps cĩ 26/12/2008 HĐ 0091050 ......... Hĩa đơn VAT chi hộ: trị giá hợp đồng NAS 1572 22.669.680 26/12/2008 HĐ 0091051 Hĩa đơn VAT chi hộ: thuế NK, chi phí vận chuyển, LKLV 1572 11.875.975 26/12/2008 HĐ 0091051 Hĩa đơn VAT chi hộ: thuế GTGT 1333 80.130 26/12/2008 HĐ 0091052 Hĩa đơn VAT: hoa hồng ủy thác nhập khẩu 511 1.903.091 26/12/2008 HĐ 0091052 Hĩa đơn VAT: thuế GTGT đầu ra 33311 190.309 31/12/2008 A75 thanh tốn tiền hàng …….. 11211 36.719.185 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Biểu số 13 AIRIMEX SỔ CÁI (Trích) Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 V.Việc: NAS Tài khoản: 157- Hàng gửi bán Dư nợ đầu: 0 Dư cĩ đầu kỳ: 0 Dư nợ cuối kỳ: 0 Dư cĩ cuối kỳ: 0 Đơn vị tính: VNĐ CHỨNG TỪ Diễn giải TKđư Số PS Ngày Chứng từ PS nợ PS cĩ 13/11/2008 HĐ020374 ............ Nhập khẩu hàng HTE 7300E8-012 3312 11.334.840 27/11/2008 Thuế nhập khẩu nộp hộ A75 theo HĐ020374 111 484.384 30/11/2008 Thanh tốn chi phí vận chuyển [HĐ020374] 11211 5.373.830 30/11/2008 Thanh tốn chi phí lưu kho, lao vụ [HĐ020374] 11211 79.000 02/12/2008 HĐ020421 Nhập khẩu hàng HTE 7300E8-015 3312 11.334.840 19/12/2008 Thuế nhập khẩu nộp hộ A75 theo HĐ 020421 111 484.348 25/12/2008 Thanh tốn chi phí vận chuyển [HĐ 020421] 11211 5.375.413 25/12/2008 Thanh tốn chi phí lưu kho,lao vụ [HĐ 020421] 11211 79.000 26/12/2008 HĐ0091050 Hĩa đơn VAT chi hộ: trị giá hợp đồng NAS 1312 22.669.680 26/12/2008 HĐ 0091051 Hĩa đơn VAT chi hộ: thuế NK, chi phí vận chuyển, LKLV .......... 1312 11.875.975 Lập ngày 31 tháng 12 năm 2008 NGƯỜI LẬP KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn tiêu thụ hàng hĩa nhập khẩu tại cơng ty Nghiệp vụ nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu ủy thác chỉ tạo nên doanh thu từ hoa hồng ủy thác nên em khơng đề cập trong phần này mà chỉ xét tiêu thụ hàng nhập khẩu theo phương thức trực tiếp. Phương pháp xác định giá vốn và giá bán Giá vốn của hàng bán được xác định theo giá thực tế. Mỗi lơ hàng hĩa nhập khẩu đều theo dõi tách biệt nhau. Giá vốn được kế tốn tính bằng giá trị ghi trên hợp đồng với nhà cung cấp cộng các khoản thuế khơng được khấu trừ (thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt). Giá vốn hàng nhập khẩu = Giá trị ghi trên hợp đồng + Các loại thuế khơng được khấu trừ Giá bán hàng nhập khẩu được phịng nghiệp vụ đề ra trong phương án kinh doanh. Trên cơ sở các hợp đồng đã thực hiện, cán bộ phịng nghiệp vụ tính tốn các chi phí bỏ ra cho một hợp đồng. Giá bán được xác định sao cho đạt tỷ lệ lãi mong muốn trên giá vốn. Thơng thường, một phương án kinh doanh cĩ hiệu quả và được phê duyệt khi tỷ lệ lãi / giá vốn đạt tối thiểu là 3%. Phương thức bán hàng và thanh tốn Hiện nay, AIRIMEX đang áp dụng phương thức bán hàng vận chuyển thẳng khơng qua kho. Hàng hĩa nhập khẩu khơng nhập kho mà vận chuyển thẳng cho khách hàng tại cảng hoặc tại kho của bên mua tùy thuộc thỏa thuận trong hợp đồng. Theo phương thức này, AIIRIMEX sẽ báo cho bên mua ngay khi nhận thơng báo hàng nhập khẩu đã về. Bên mua cử người đến địa điểm bàn giao hàng, hàng hĩa được coi là tiêu thụ khi cĩ biên bản bàn giao và hĩa đơn GTGT của AIRIMEX. Phương thức thanh tốn: Các phương thức thanh tốn của cơng ty cũng rất đa dạng bao gồm: thanh tốn bằng tiền mặt, chuyển khoản, ủy nhiệm thu… Tiến trình thanh tốn được thực hiện theo điều khoản hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Thơng thường cơng ty sử dụng hình thức thanh tốn bằng chuyển khoản qua ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, tùy thuộc vào sự tin tưởng, quan hệ với khách hàng mà tiến trình thu tiền cũng khác nhau đáng kể. Đối với khách hàng làm ăn lâu năm, giá trị hợp đồng cĩ thể được thanh tốn một phần trước khi bàn giao hàng, phần cịn lại sẽ thanh tốn sau. Đối với khách hàng một lần, khách hàng lần đầu, cơng ty thu tiền hàng theo nhiều đợt, phần lớn giá trị hợp đồng sẽ thanh tốn trước để đảm bảo cơng ty cĩ đủ khả năng chi trả cho đối tác nước ngồi. Hệ thống tài khoản sử dụng nghiệp vụ tiêu thụ hàng hĩa nhập khẩu Đối với nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu, cơng ty sử dụng các tài khoản sau: Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng” Chi tiết theo khách hàng của từng phịng nghiệp vụ như sau: TK 1311 - Phải thu của khách hàng - XNK1 TK 1312 - Phải thu của khách hàng - XNK2 TK 1313 - Phải thu của khách hàng - XNK3 TK 1314 - Phải thu của khách hàng - Bán lẻ TK 1315 - Phải thu của khách hàng - P.Vé và DV TK 1316 - Phải thu của khách hàng - Tr.tâm TM -DV -DL TK 1319 - Phải thu của khách hàng - Khác Tài khoản 157 “Hàng gửi bán” Tài khoản này chi tiết theo mặt hàng của từng phịng nghiệp vụ như sau: 1571 - Hàng gửi bán_XNK1 1572 - Hàng gửi bán_XNK2 1573 - Hàng gửi bán_XNK3 1574 - Hàng gửi bán_Bán lẻ 1576 - Hàng gửi bán_Tr.Tâm TM -DV -DL 1579 - Hàng gửi bán_Khác Tài khoản 511 “Doanh thu hàng hĩa nhập khẩu” 5111 -  Doanh thu bán hàng hĩa 5113  - Doanh thu cung cấp dịch vụ 51131 - Doanh thu dịch vụ ủy thác NK 51132 - Doanh thu dịch vụ ủy thác VC 51133 - Doanh thu dịch vụ cho thuê nhà 51134 - Doanh thu dịch vụ khác (giao nhận, dán tem, đại diên) 51139 - Doanh thu hoa hồng bán vé máy bay Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản này cũng được chi tiết theo nội dung giá vốn: 6321 - Giá vốn hàng bán 6322 - Giá vốn dịch vụ vận chuyển 6323 - Giá vốn dịch vụ khác Tài khoản 641 “Chi phí bán hàng” 6417 - Chi phí dịch vụ mua ngồi 6418 - Chi phí bằng tiền khác Tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Tài khoản này được chi tiết theo khoản mục nội dung chi phí: TK 6421 - Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 - Chi phí vật liệu quản lý TK 6423 - Chi phí đồ dùng văn phịng TK 6424 - Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 - Thuế, phí và lệ phí TK 6426 - Chi phí dự phịng TK 6427 - Chi phí dịch vụ mua ngồi TK 6428 - Chi phí bằng tiền khác Hệ thống sổ sách và trình tự ghi sổ * Hệ thống sổ sách Nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu của cơng ty sử dụng hệ thống sổ kế tốn chi tiết và sổ kế tốn tổng hợp bao gồm: - Sổ chi tiết thanh tốn với người mua - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán - Sổ chi tiết doanh thu hàng bán - Sổ cái TK 131, 511, 632 và sổ cái các tài khoản cĩ liên quan như TK 112, TK 333… * Trình tự ghi sổ nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 : Trình tự ghi sổ nghiệp vụ tiêu thụ hàng nhập khẩu Hĩa đơn bán hàng, biên bản giao nhận hàng chứng từ thanh tốn BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC Sỉ, thỴ kÕ to¸n chi tiÕt SỔ CHI TIẾT TK 632, 511 NHẬP VÀO MÁY TÍNH CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 632, 511 SỔ CÁI TK 157, 511, 632 BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH Ghi hằng ngày Kế tốn thực hiện Ghi cuối kỳ §èi chiÕu Máy tính tự động k.chuyển Căn cứ vào các chứng từ ban đầu như: Hợp đồng thương mại Hĩa đơn bán hàng (Hĩa đơn GTGT) Biên bản giao nhận hàng hĩa Các chứng từ thanh tốn: giấy báo cĩ của ngân hàng, phiếu th._.