Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá Nhập khẩu tại Tổng Công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin EMICO

cấp các thiết bị phục vụ cho ngành phát thanh truyền hình thông tin. Với hoạt động trọng tâm là nhập khẩu các thiết bị vật tư phục vụ cho ngành phát thanh, truyền hình, thông tin, Tổng công ty đã thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, nhập khẩu các thiết bị hiện đại đáp ứng cho nhu cầu sản xuất trong nước. Gắn liền với nhiệm vụ trọng tâm này thì công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Tổng công ty cũng có một vai trò hết sức quan trọng, là phần hành kế toán tàI chính trong toàn bộ công tác hạch toán kế toán của Tổng công ty. Việc tổ chức kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu khoa học và hợp lý sẽ giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Với những thay đổi nhanh chóng của nền kinh tế đất nước cũng như trên thế giới, đặc biệt khi Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO, điều này đòi hỏi công tác lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu phảI không ngừng được củng cố và hoàn thiện để phù hợp với những thay đổi nhanh chóng của thị trường Sau một thời gian thực tập tại Tổng công ty, được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ phòng kế toán, với sự hướng dẫn của PGS. TS Nguyễn Văn Công, em đã hoàn thành được chuyền đề thực tập tại Tổng công ty Phát triển Phát thanh Truyền hình Thông tin EMICO với đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin EMICO ”. Chuyên đề thực tập được chia làm 3 phần: Phần 1: Tổng quan về Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin EMICO PhầN 2: THực trạng kế toán luân chuyển Hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty EMICO Phần 3: HOàn thiện kế toán luân chuyển hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty emico Dù rất cố gắng nhưng do hiểu biết còn hạn chế và giới hạn thời gian nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được những ý kiến đóng góp và giúp đỡ của thầy cô để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn. Phần 1: KháI quát chung về Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin Emico 1.1.Đặc điểm kinh tế và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Tổng công ty Phát triển Phát thanh Truyền hình Thông tin EMICO có ảnh hưởng đến kế toán hàng hoá nhập khẩu tại công ty: Lịch sử hình thành và phát triển: Tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin, tên giao dịch quốc tế là Broadcast Information Development Corporation. Tên viết tắt vẫn lấy thương hiệu EMICO. Đây là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc Đài Tiếng Nói Việt Nam, chuyên kinh doanh hàng hoá xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin, kỹ thuật phục vụ cho ngành phát thanh truyền hình trong cả nước. Công ty được thành lập vào ngày 28/7/1969. Sau khi đất nước hoàn toàn thống nhất, vào năm 1967, công ty được đổi tên thành công ty vật tư kỹ thuật Phát thanh-Truyền hình, đơn vị chủ quản là Uỷ ban phát thanh và truyền hình. Ngày 20/5/1887, Nhà nước ban hành quyết định số 213/TC thành lập Bộ văn hoá thông tin. Công ty được chuyển về trực thuộc bộ. Ngày 12/12/1990, Bộ trưởng bộ văn hoá thông tin đã ban hành quyết định 461/TC cho phép công ty được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp các loại thiết bị đồng bộ, các loại vật tư, linh kiện kỹ thuật chuyên dùng cho ngành phát thanh và truyền hình. Tháng 8 năm 1992, thực hiện nghị định 338/HĐBT của Hội đồng bộ trưởng ( nay là Chính phủ ) về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nước, Bộ trưởng văn hoá thông tin đã ban hành Quyết định số 1862/TC đổi tên công ty thành lập Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin, tên giao dịch quốc tế là EQUIPMENT AND MATERIAL OF INFORMATION IMPORT-EXPORT COMPANY tên viết tắt là EMICO. Tháng 11/1993, công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin EMICO được thủ tướng chính phủ quyết định chuyển giao toàn bộ tổ chức, bộ máy về Đài tiếng nói Việt Nam theo quyết định số 1565/TC-QĐ-CP ngày 6/11/1993. Trụ sở chính của công ty: số 5A Thi Sách-Quận Hai Bà Trưng và số 65 Lạc Trung, Hai Bà Trưng. Ngày 1/11/2005 Thủ tướng Chính phủ đã có ý kiến đồng ý phê duyệt đê án chuyển công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin EMICO thuộc ĐTNVN sang hoạt động theo mô hình công ty mẹ-công ty con. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của tổng công ty: Một số chức năng chính của tổng công ty EMICO: + Kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị, công nghệ phát thanh truyền hình, thông tin, viễn thông, điện tử tin học, dân dụng. + Nghiên cứu thử nghiệm và ứng dụng các công nghệ kỹ thuật mới thuộc các lĩnh vực chuyên ngành. + Đầu tư sản xuất lắp ráp, sửa chữa, bảo hành thiết bị ngành phát thanh truyền hình. + Nghiên cứu thử nghiệm và ứng dụng các công nghệ kỹ thuật mới thuộc các lĩnh vực chuyên ngành. + Xây dựng dân dụng, đầu tư phát triển nhà và kinh doanh bất động sản. + Đào tạo và giáo dục định hướng cho người Việt Nam đi lao động ở nước ngoài, xuất khẩu lao động theo giấy phép số 27/LĐTBXH – GP ngày 30/07/2004 của Bộ LĐTBXH. 1.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh cuả công ty: Kể từ ngày 25/09/2006, công ty xuất nhập khẩu thiết bị thông tin EMICO hoạt động với tên mới và con dấu mới: tổng công ty phát triển phát thanh truyền hình thông tin, hoạt động theo mô hình công ty mẹ, công ty con. Nhìn vào sơ đồ ta thấy toàn tổng công ty được điều hành bởi hội đồng quản trị tổng công ty. + Hội đồng quản trị: phụ trách chung toàn bộ hoạt động của tổng công ty. + Tổng giám đốc: Đại diện cho hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là người do cấp trên bổ nhiệm và đại diện hợp pháp ký kết các hợp đồng với các bên liên quan. + Các phó tổng giám đốc: Trợ giúp cho tổng giám đốc là các phó tổng giám đốc và kế toán trưởng. Phó tổng giám đốc kinh doanh là người phụ trách các vấn đề về lưu thông hàng hoá, đối ngoại. Phó tổng giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến kỹ thuật. Phó tổng giám đốc dự án đầu tư có nhiệm vụ lập đánh giá, thẩm định các kế hoạch, dự án đầu tư cho công ty. + Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm theo dõi tình hình tài chính, kế toán, thống kê các số liệu cho công ty. + Các phòng ban chức năng:Văn phòng tổng ty có các phòng ban chức năng là phòng kế toán, phòng tổ chức tổng hợp, phòng kinh doanh XNK, phòng kế hoạch dự án, trung tâm kỹ thuật, ban quản lý dự án. * Phòng tổ chức tổng hợp: có nhiệm vụ thu thập thông tin từ các bộ phận khác, tổng hợp để báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh định kỳ theo tuần, tháng, quý, năm. Phòng còn có chức năng đào tạo, phát triển, bổ nhiệm, sắp xếp lao động hợp lý, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý. Đây cũng là nơi đóng dấu, lưu trữ công văn, chứng từ xuất nhập khẩu. * Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động tài chính kế toán của tổng công ty cũng như các công ty thành viên, phản ánh và cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin cho công tác quản trị nội bộ cũng như đáp ứng yêu cầu quản lý của Nhà nước và cấp trên. * Phòng kinh doanh XNK: có nhiệm vụ thực hiện ký kết các hợp đòng kinh doanh và tổ chức thực hiện các hợp đồng đó theo đúng chế độ. * Phòng kế hoạch dự án: có nhiệm vụ lập đánh giá, thẩm định các kế hoạch dự án, lập kế hoạch đầu tư ngắn, trung và dài hạn cho tổng công ty. Phòng cũng có quản lý, theo dõi việc thực hiện các dự án. * Trung tâm kỹ thuật nhằm đảm bảo vấn đề kỹ thuật của hàng hoá nhập khẩu cũng như sản xuất, lắp đặt, tư vấn thiết kế. * Các đơn vị thành viên của tổng công ty: thực hiện phần việc cụ thể mà mình được giao. Có 4 công ty hạch toán độc lập là EMI-TEC, EMI-S, EMI-BEV và BDC còn lại là các đơn vị hạch toán phụ thuộc. Các đơn vị thành viên đều có mã số thuế và tài khoản riêng, được quyền mua bán, sản xuất hàng hoá và thực hiện các hoạt động trong phạm vi quản lý. 1.2. Đặ đicểm tổ chức bộ máy kế toán 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của tổng công ty EMICO: 1.2.1.1. Đặc điểm chung về tổ chức kế toán tại tổng công ty: Phòng tàI chính kế toán của EMICO có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt hàng liên quan đến tình hình tàI chính, kế toán và thống kê tại Tổng công ty, bám sát tình hình kinh doanh, phản ánh và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh. Đồng thời, ghi chép sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn tổng công ty và tổng hợp Báo cáo tàI chính hợp nhất phục vụ cho công tác quản lý tại Tổng công ty. Tại tổng công ty EMICO, phòng kế toán đã thực hiện hạch toán kế toán theo các quy định, hướng dẫn thực hiện theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Một số thông tin chung về công tác kế toán thực tế tại tổng công ty như sau: áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký-chứng từ. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Tính và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. 1.2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: Tổng công ty EMICO áp dụng hình thức kế toán máy để nhằm giảm bớt khối lượng công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán và lưu trữ thông tin. Tổ chức bộ máy kế toán tại tổng công ty EMICO. Phòng kế toán của công ty có 6 cán bộ kế toán dưới sự quản lý của một kế toán trưởng. Ngoài ra có 5 cán bộ kế toán phụ trách kế toán ở các đơn vị thành viện trực thuộc. Các cán bộ kế toán này ngoài sự quản lý của kế toán trưởng, còn chịu sự quản lý của Giám đốc các đơn vị trực thuộc. Trong phòng kế toán có sự phân công công tác cho từng kế toán viên, mỗi nguời phụ trách một phần hành kế toán nào đó. Tại tổng công ty chia thành các phần hành là phần hành kế toán vốn bằng tiền, phần hành kế toàn thanh toán, phần hành kế toán tiền lương và phần hành kế toán kho. Các bộ phận này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Giải thích sơ đồ: Chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân trong phòng kế toán như sau: + Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ phụ trách chung và chỉ đạo toàn bộ công tác tài chính của toàn tổng công ty, ký lệnh thu, chi, giấy đề nghị tạm ứng, tổ chức công tác hạch toán kế toán ở văn phòng tổng công ty, chỉ đạo các phương thức hach toán, tạo nguồn vốn cho tổng công ty, tham mưu tình hình tài chính, cung cấp thông tin kịp thời cho tổng giám đốc về tình hình sản xuất kinh doanh của tổng công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành các nhân viên kế toán và tổng hợp các thông tin từ các nhân viên kế toàn để lên cân đối, báo cáo cuối kỳ. Cuối ký, kế toán trưởng len cân đối phát sinh, tính ra các số dư các tài khoản và vào Sổ cái, lập Báo cáo tài chính phục vụ cho các đối tưọng có nhu cầu thông tin về tài chính của công ty. + Kế toán vốn bằng tiền: chịu trách nhiệm theo dõi các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Theo dõi các khoản thu, chi liên quan đến tiền và sổ ghi kế toán. + Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, khoản phải trả với người mua, người bán và các khoản tạm ứng trong tổng công ty. Kế toán thanh toán kiêm theo dõi doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Kế toán tiền lương: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu, phải trả cho cán bộ nhân viên trong tổng công ty, tính lương cho cán bộ nhân viên trong tổng công ty dựa trên các chế độ chính sách và phương pháp tính lương phù hợp với từng đối tượng. + Kế toán kho: Chịu trách nhiệm quản lý kho và theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá, tài sản trong kho, kiểm kê định kỳ. Thông tin từ các phiếu nhập, xuất, các phiếu điều chuyển là đầu vào của kế toán hàng tồn kho. Kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin giá trị hàng hoá luân chuyển các kho, đồng thời đối chiếu với số liệu của thủ kho về số lưong. + Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt có tại két của công ty, trực tiếp thu chi quỹ tiền mặt của tổng công ty. + Kế toán các đơn vị trực thuộc: chịu trách nhiệm về công tác tài chính tại các đơn vị trực thuộc và có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình hoạt động theo quý. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán: 1.2.2.1. Chứng từ: Để tiến hành công tác kế toán thì yếu tố ban đầu là các chứng từ kế toán. Đây là yếu tố đầu vào của mọi hoạt động kế toán. Thông tin chứng từ sẽ được phân loại, xử lý và đưa vào sổ một cách hợp lý và có hệ thống. Có nhiều loại chứng từ, mỗi loại có tên riêng với nội dung và hình thức riêng. Mỗi loại chứng từ có quá trình luân chuyển phù hợp với nhu cầu quản lý và các biến động tài sản trong doanh nghiệp. Tuỳ nghiệp vụ kinh tế mà kế toán sử dụng chứng từ phù hợp để phản ánh. Hệ thống chứng từ được áp dụng tại tổng ty EMICO. Tiền lương cho công nhân viên: + Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lương +Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH + Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản. Hàng tồn kho + Phiếu nhập/ xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá + Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ Hoá đơn GTGT + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy thanh toán tiền tạm ứng + Bảng kiểm kê quỹ ( dùng cho VND và ngoại tệ, vàng, bạc..) Tài sản cố định + Biên bản giao nhận TSCD + Biên bản thanh lý TSCD + Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 1.2.2.2. TàI khoản Tổng công ty áp dụng tài khoản kế toán đúng theo chế độ kế toán theo quyết đinh 15/2006/QĐ=BTC. Do đặc điểm của hoạt động ngoại thương, tần suất giao dịch với ngân hàng là rất lớn nên doanh nghiệp đã chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ là đồng EURO và USD. Tổng công ty có TK tiền gửi ngân hàng tại duy nhất Ngân hàng ngoại thương Việt Nam nên TK 112 của doanh nghiệp không chi tiết theo ngân hàng. Các TK 131,331 cũng được chi tiết theo các khách hàng và nhà cung cấp lớn. TK 136 được chi tiết theo các đơn vị thành viên. Cụ thể: Số hiệu TK Tên TK 1122 11221 11222 Ngoại tệ USD EURO 131 131-TTAT 131-HPT 131-QT 131-SL 131- KL PTKH Trung tâm âm thanh ĐTNVN Hãng phim truyện Việt Nam Đài phát thanh Quảng Trị Đài phát thanh Sơn La Khách hàng lẻ 331 331-MC 331- REEC 331-JRC 331-KL PTNB Tập đoàn Mitcorp Radio-Electronic equipment Co.,Inc Japan Radio Co Các nhà cung cấp khác 1.2.2.3. Sổ kế toán: Hiện công ty đang sử dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ. Do tổng công ty hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh nên hình thức này là hợp lý. Theo hình thức này kế toán sử dụng các loại sổ sau: Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Bảng kê số 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 Các bảng phân bổ số 1, 2, 3. Ngoài các sổ trên, kế toán còn mở sổ chi tiết các tài khoản để ghi chép, lên bảng tổng hợp cuối kỳ và đối chiếu với sổ cái các tài khoản tương ứng, từ đó lấy thông tin lên các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị. Các sổ chi tiết bao gồm: sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ tổng hợp nhập-xuất-tồn, sổ chi phí mua hàng, sổ chi tiết TSCĐ…. Các nhật ký chứng từ, bảng kê và sổ cái đều được mở cho tất cả các tài khoản sử dụng, kể cả tài khoản tổng hợp và chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát như sau: Do doanh nghiệp áp dụng kế toán máy nên kế toán chỉ phải cập nhạt các chứng từ kế toán gốc, sau đó chương trình sẽ tự động cập nhật vào các sổ còn lại theo đúng nguyên tắc, trình tự như trên. 1.2.2.4. Các báo cáo tài chính: Tổng công ty áp dụng kỳ hạch toán theo quý. Định kỳ kế toán các đơn vị trực thuộc gửi báo cáo tài chính về tổng công ty, tổng công ty phải lập các báo cáo tài chính hợp nhất theo đúng quy định của Nhà nước. Hệ thống các báo cáo này bao gồm: Bảng cân đối kế toán hợp nhất Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất Thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất Ngoài ra, phòng kế toán còn lập các báo cáo quản trị nội bộ. Hệ thống này gồm các báo cáo thường xuyên sau: Bảng lỗ lãi mặt hàng vật tư nhập khẩu Bảng tổng hợp chi phí bán hàng Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ Các báo tài chính quý, năm của tổng công ty được gửi cho các cơ quan Nhà nước gồm; ĐTNVN, cơ quan tài chính, cơ quan thúê, cơ quan đăng ký kinh doanh. Phần 2. Thực trạng kế toán luân chuyển hàng hoá nhập khẩu tại tổng công ty Emico 2.1. Đặc điểm nhập khẩu hàng hoá tại tổng công ty EMICO: 2.1.1. Đặc điểm hàng hoá nhập khẩu: Doanh nghiệp chủ yếu nhập khẩu các thiết bị vật tư thông tin, sau đó bán trực tiếp hoặc lắp đặt chế tạo sản phẩm mới. Các loại máy móc, thiết bị mà công ty nhập khẩu chủ yếu bao gồm: Các loại máy thu, máy phát hình, máy FM, AM, đầu thu chảo tín hiệu vệ tinh, các loại angten thu phát sóng, các thiết bị phụ tùng chuyên dụng dùng cho ngành phát thanh truyền hình. Thiết bị cho các phòng Studio Thiết bị điện ảnh, sân khấu Thiết bị cho triển lãm Thiết bị lưu trữ chương trình Hình thức nhập khẩu của tổng công ty là do Đài TNVN đề ra kế hoạch và công ty tổ chức thực hiện kế hoạch đó. Để có các hợp đồng đặt hàng, công ty phải tham gia dự thầu các dự án. Công ty xem xét các tiêu chuẩn dự thầu, nếu đủ điều kiện thì công ty tiến hành lập hồ sơ dự thầu. Khi trúng thầu, công ty sẽ ký kết các hợp đồng kinh tế. Trước khi nhập khẩu, phòng kinh doanh của công ty tiến hành xác định, dự đoán số lượng, chủng loại các mặt hàng cần nhập khẩu theo chỉ tiêu cấp trên giao phó, theo đơn đặt hàng và theo nhu cầu của thị trường. Sau đó, công ty lựa chọn nhà cung cấp để đặt hàng, ký hợp đồng thương mại. Sau khi hợp đồng được ký kết, công ty tiến hành mở thư tín dụng L/C. Khi nhận được thông báo về việc mở L/C, bên cung cấp tiến hành bàn giao hàng theo thoả thuận trong hợp đồng. Khi hàng về đến nơi giao nhận thì bộ phận kỹ thuật kiểm tra có trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm tra chất lượng hàng hoá và thủ kho làm thủ tục nhập kho, ngoại trừ hàng tiêu thụ thẳng. 2.1.2. Đặc điểm phương thức nhập khẩu Tổng công ty Phát triển Phát thanh Truyền hình Thông tin EMICO chủ yếu tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo 2 phương thức: Phương thức nhập khẩu trực tiếp ( trực tiếp quan hệ, giao dịch, ký kết hợp đồng, thanh toán ). Phương thức nhập khẩu uỷ thác ( uỷ thác cho đơn vị khác ). 2.2. Thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại Tổng công ty EMICO: 2.2.1. Kế toán hoạt động nhập khẩu theo phương thức trực tiếp: 2.2.1.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: Các phương thức thanh toán khác nhau thì có bộ chứng từ khác nhau và phương thức luân chuyển chứng tử cũng khác nhau. Tổng công ty EMICO sử dụng hình thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C và thanh toán bằng điện chuyển tiền T/T nhưng hình thức mở L/C là chủ yếu. Vì vậy trong phạm vi chuyên đề này xin tập trung vào hình thức nhập khẩu với hình thức thanh toán bằng thư tín dụng L/C. Để thấy được thủ tục nhập khẩu trực tiếp, xin dẫn chứng một giao dịch kinh tế giữa bên nhập khẩu là tổng công ty EMICO và bên xuất khẩu là tập đoàn Mitcorp. Ngày 3/10/2006, tổng công ty EMICO ký kết hợp đồng kinh tế số 528/06/EMI-TTAT ( phụ lục 6 ) với trung tâm âm thanh, ĐàI tiếng nói VIệt Nam về việc bán cho trung tâm một bộ hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, Tổng công ty tiến hành nhập khẩu Hệ thống thiết bị đo và kiểm tra chuyên dụng dùng cho phát thanh. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu lập phương án nhập khẩu chuyển lên phòng tàI chính kế toán xem xét. Kế toán trưởng ký và trình lên tổng giám đốc xem xét ký duyệt. Sau khi phương án được duyệt ngày 6/10/2006, tổng công ty ký hợp đồng nhập khẩu số 529/06/EMI-MC ( phụ lục 4 ) với tập đoàn Mitcorp UK Ltd., ( Anh ) vào ngày 11/10/2006. Ngày 13/10/2006, gửi giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu tới ngân hàng ngoại thương Việt Nam, đồng thời ký quỹ 100% trị giá của hợp đồng là 54150 EUR ( với tỷ giá 20329.43 VND/ EUR ) với kế hoạch thanh toán cụ thể như sau: + 90% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán khi nhận được bộ chứng từ sau: Vận đơn hàng không Phiếu đóng gói chi tiết Hoá đơn thương mại đã ký Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng do Mitcorp phát hành Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro cho 110% trị giá hóa đơn khiếu nại tại Hà Nội. + Thanh toán lần 2: 10% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán sau khi xuất trình biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật nhưng không chậm hơn 30 ngày kể từ khi nhận hàng. Ngày 20/10/2006: người bán gửi bộ chứng từ trên cho tổng công ty. Ngân hàng thông báo cho tổng công ty, tổng công ty chấp nhận thanh toán. Ngân hàng thanh toán cho người bán ( 90% giá trị hợp đồng ) và gửi giấy thông báo cho tổng công ty thông qua sổ phụ. Ngày 30/10/2006: hàng về đến sân bay Nội Bài. Tổng công ty cử cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu mang bộ chửng từ ra nhận hàng, làm thủ tục kiểm định hàng hoá. Đồng thời tổng công ty lập tờ khai hàng nhập khẩu giao cho cán bộ hảI quan kiểm tra, xác định số hàng thực nhập, xác định mã hàng, từ đó xác định thuế suất và số thuế phảI nộp. Cơ quan thuế của hảI quan sẽ gửi cho tổng công ty giấy thông báo nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Ngày 31/10/2006: hàng về đến kho của tổng công ty. Thủ kho làm thủ tục nhập kho. 2.2.1.2. Trình tự hạch toán: - Ngày 13/10/2006: ký quỹ L/C. Tổng công ty chuyển tiền cho ngân hàng để mua ngoại tệ ký quỹ L/C theo tỷ giá thực tế của ngày 13/10/2006 là 20577 VND/EUR: Nợ TK 144: 54150 X 20577 = 1114244550 Có TK 1121: 1114244550 Số tiền ký quỹ được tổng công ty theo dõi trên sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ mở cho TK 144 Ngày 20/10: thanh toán 90% giá trị hợp đồng cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 3311: 1002820095 Có TK 144: 90% X 54150 X 20577 = 1002820095 Ngày 30/10, hoàn thành các thủ tục hảI quan, kiểm định hàng hoá. Tổng công ty nhận được thông báo của cơ quan thuế hảI quan, thông báo số thuế NK và thuế GTGT phảI nộp: Thuế NK phảI nộp = 54150 X 10% X 20239 = 109594185 ( Tỷ giá 20239 VND/EUR là tỷ giá liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước VN công bố ngày 30/10/2006) Thuế GTGT hàng NK phảI nộp = 10% X ( 54150 + 10% X 54150 ) X 20329 = 121089688 Ngày 31/10: hàng về nhập kho: Nợ TK 1561: 1223838735 Có TK 331: 54150 X 20577 = 1114244550 Có TK 33331: 109594185 Nợ TK 133: 121089688 Có TK 33312: 121089688 Đồng thời thanh toán nốt 10% còn lại cho nhà cung cấp: Nợ TK 3311: 111424455 Có TK 144: 10% X 54150 X 20577 = 11424455 Dựa trên phí mở L/C phảI trả cho ngân hàng ( 0,075% giá trị hợp đồng ), kế toán ghi: Nợ TK 1561: 0,075% X 54150 X 20577 = 835000 Có TK 1121: 835000 Lệ phí hảI quan, lệ phí lưu kho, bến bãI và lệ phí giám định là 5557000 đồng: Nợ TK 1561: 5557000 Có TK 1121: 5557000 Tổng công ty phản ánh toàn bộ chi phí mở L/C, lệ phí lưu kho bến bãi.. Dựa trên vận đơn vận chuyển hàng hoá từ sân bay về kho tổng công ty là 5753.000 ( bao gồm cả VAT 10% ), kế toán ghi: Nợ TK 1562: 5230.000 Có TK 133: 5753.000 2.2.1.3. Trình tự ghi sổ kế toán: * Khi ký quỹ tổng công ty dùng tiền VND mua ngoại tệ ký quỹ. Khi nhận thông báo của ngân hàng thông qua sổ phụ về quá trình thanh toán, tổng công ty sẽ theo dõi trên sổ chi tiết TK 144 ( sổ theo dõi thanh toán ghi bằng ngoại tệ) Sổ này thực chất dùng để theo dõi quá trình thanh toán ngoại tệ cho nhà cung cấp cũng như đối chiếu với sổ chi tiết thanh toán với người bán. Từ thông báo thanh toán của ngân hàng, kế toán cập nhật vào màn hình nhập liệu “Giấy báo nợ của ngân hàng “ ( ghi sổ, TK ghi nợ ( 3311) và TK ghi Có ( TK 144 ) và số phát sinh theo mẫu dưới đây ) trong đó ghi rõ ngoại tệ, tỷ giá. Chương trình sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 144, sổ chi tiết thanh toán với người bán và các sổ chi tiết khác. * Hàng hoá sau khi được chuyển về tổng công ty sẽ được làm thủ tục nhập kho. Phòng kế toán tàI chính ( kế toán kho ) căn cứ vào số lượng hàng hoá thực nhập mà thủ kho báo cáo, căn cứ vào Invoice hàng nhập khẩu, thông báo thuế hảI quan và các chứng từ khác để tính ra giá trị hàng nhập, từ đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên: + Người lập phiếu giữ 1 liên tại quyển phiếu nhập ( liên 1 ) + Một liên giao cho cán bộ phòng kinh doanh nhập hàng và phòng kinh doanh sẽ giữ liên này ( liên 2 ) + Một liên dùng để luân chuyển và ghi sổ ( liên 3 ) Thủ kho giữ liên này để ghi vào thẻ kho số lượng nhập. Sau đó chuyển cho kế toán kho. Kế toán kho nhập vào máy tính phiếu nhập ( kế toán kho nhập vào 2 phiếu: “ Phiếu nhập khẩu” đối với phần giá trị tiền phảI trả cho người bán theo Invoice và thuế nhập khẩu theo thông báo của hảI quan và “Giấy báo nợ của ngân hàng” ( chi tiết TK nợ là 1561 ) đối với phí mở L/C, phí hảI quan, lưu kho, bến bãi..) Từ đó, chương trình sẽ tự động vào sổ chi tiết vật tư, hàng hoá và vào bảng kê số 8, vào sổ chi tiết thanh toán với người bán ( bằng ngoại tệ ) và các sổ chi tiết của các TK có liên quan. Cuối kỳ: Từ dòng cộng của sổ chi tiết vật tư hàng hoá, chương trình cập nhật vào sổ tổng hợp N-X-T, vào sổ cáI TK 156 và các TK có liên quan; từ dòng tổng cộng sổ chi tiết thanh toán với người bán được mở cho các đối tượng ghi vào NKCT số 5 ( mỗi nhà cung cấp 1 dòng ). Dòng tổng cộng của NKCT số 5 dùng để ghi vào sổ cáI TK 331. Phiếu nhập kho Ngày 31/10 tháng 10 năm 2006 Số 718 2.2.2. Kế toán hoạt động nhập khẩu uỷ thác: 2.2.2.1. Chứng từ và tàI khoản sử dụng: * Chứng từ: Do có giấy phép xuất nhập khẩu nên tổng công ty thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu uỷ thác cho đơn vị có nhu cầu về hàng hoá nhập khẩu nhưng không đủ điều kiện thực hiện nhiệm vụ nhập khẩu. Khi một đơn vị có nhu cầu nhập khẩu uỷ thác thì tổng công ty EMICO ký Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu với đơn vị này. Trong hợp đồng uỷ thác nhập khẩu có ghi rõ tên hàng, quy cách đơn giá, tổng giá trị, xuất xứ, thời gian, địa điểm giao nhận hàng, trách nhiệm mỗi bên, phương thức thanh toán, khiếu nại và trọng tài. Khi đơn vị giao uỷ thác chuyển tiền cho tổng công ty, tổng công ty ký hợp đồng ngoại với nước ngoài. Sau đó tiến hành quy trinh nhập khẩu như đã nêu. Khi hàng về, tổng công ty thông báo cho nhà nhập khẩu uỷ thác biết để nhận hàng. * TK sử dụng: TK 131: PhảI thu Khách hàng TK này được chi tiết theo từng đối tượng khách hàng 1311: Trung tâm âm thanh - ĐàI TNVN 1312: Hãng phim truyện VN 1313: ĐàI phát thanh Quảng Trị 1314: ĐàI phát thanh Sơn La 1315: Khách hàng lẻ 2.2.2.2. Trình tự hạch toán: Trình tự hạch toán được minh hoạ thông qua ví dụ của Hợp đồng nhập khẩu uỷ thác số 20- 10/2006/HĐUT ngày 11 tháng 10 năm 2006. Đây là hợp đồng ký kết giữa EMICO với ĐàI phát thanh tỉnh Quảng Trị về việc nhập khẩu uỷ thác Phụ tùng cho máy phát thanh AM 10 KW. Tổng giá trị hợp đồng là 28076 USD, tiền phí uỷ thác là 2% trên trị giá hợp đồng ( 561,52 USD ). Tổng công ty nhập khẩu từ hãng Japan Radio Corporation. Sau khi ký hợp đồng ngoại với hãng này vào ngày 18/10/2006, ngày 23/10, tổng công ty tiến hành mở L/C. Ngày 23/10/2006: ĐàI phát thanh tỉnh Quảng Trị theo hợp đồng đã ký kết chuyển tiền bằng chuyển khoản theo tỷ giá thực tế tại thời điểm chuyển tiền là 168080 VND/ USD. kế toán ghi: Nợ TK 1121: 28076 X 16080 = 451.462.080 Có TK 1313: 451.462.080 Ngày 10/11/2006, tổng công ty chấp nhận thanh toán theo bộ chứng từ mà bên xuất khẩu gửi đến. Ngân hàng thanh toán và thông báo cho tổng công ty, kế toán ghi: Nợ TK 3313: 28076 X 16080 = 451.462.080 Có TK 144: 451.462.080 Ngày 12/11/2006 hàng về tới sân bay Nội BàI, cán bộ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu làm các thủ tục hảI quan, kiểm định, nhận hàng. Ngày 13/11, theo thông báo của hảI quan về thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phảI nộp: Số thuế NK phảI nộp = 10% X 28076 X 16052 = 45.067.595 Số thuế GTGT hàng NK = 10% ( 28076 + 10% X 28076 ) X 16052 = 49.574.355 Nợ TK 1313: 94.641.950 Có TK 33331:45.067.595 Có TK 33312: 49.574.355 + Nộp thuế: Nợ TK 33312: 45.067.595 Nợ TK 3333: 49.574.355 Có TK 1121: 94.641.950 Đồng thời phản ánh hàng về tạm nhập kho tại tổng công ty: Nợ TK 1561: 451.462.080 Có TK 3313: 451.462.080 Kế toán phản ánh chi phí mở L/C ( 0.075 % giá trị hợp đồng, tương đương 340,000 đồng ) và lệ phí hảI quan và chi phí giám định ( 2.540.000 đồng ) đã thanh toán bằng chuyển khoản: Nợ TK 1313: 2880.000 Có TK 1121: 28880.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 003: 451.462.080 Ngày 15/11/2006, khi giao hàng cho khách hàng, kế toán xuất cho khách hàng 2 hoá đơn GTGT cho hàng xuất khẩu uỷ thác và cho hoa hồng uỷ thác. Dựa trên phiếu xuất kho ( PX 612) kế toán ghi: Nợ TK 1313: 451.462.080 Có TK 1516: 451.462.080 Phản ánh doanh thu hoa hồng uỷ thác ( 2% giá trị hợp đồng, tỷ giá theo tỷ giá ngày mở L/C, đã bao gồm thuế GTGT ): Nợ TK 1313: 2% X 28076 X16080 = 9.029.242 Có TK 511: 8.208.401 Có TK 3331: 820.841 Ngày 30/11/2006, theo thoả thuận trong hợp đồng, ĐàI PT-TH tỉnh Quảng Trị đã thanh toán toàn bộ số tiền còn lại ( tiền thuế, hoa hồng uỷ thác, phí L/C, lệ phí hảI quan…) bằng chuyển khoản: Nợ TK 1121: 106.560.191 Có TK 1313: 94.461.950 + 9.029.242 + 2.880.000= 106.551.192 Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình nhập khẩu uỷ thác tổng công ty phản ánh trên TK 641 ( gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng từ sân bay về kho tổng công ty là 2.310.000 đã gồm VAT 10%) Nợ TK 641: 2.100.000 Nợ TK 133: 210.000 Có TK 111: 2310000 2.2.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán: Khi hàng về, tổng công ty cũng làm phiếu nhập kho tương tự như nhập khẩu trực tiếp. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho vào thẻ kho, chương trình sẽ vào sổ chi tiết vật tư hàng hoá, sổ tông hợp N-X-T, bảng kê số 8,9 và sổ cáI TK 156 như nhập khẩu trực tiếp. Khi xuất hàng hoá trả bên uỷ thác, kế toán lập 2 hoá đơn GTGT cho hàng hoá xuất và hoa hồng phí uỷ thác. Từ hoá đơn GTGT của hoa hồng uỷ thác, kế toán hạch toán doanh thu. Phần hạch toán doanh thu này cũng tương tự như phần hạch toán doanh thu hàng nhập khẩu sẽ được trình bày ở phần sau. Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn bán hàng, căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng, số liệu sẽ được cập nhật vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Căn cứ vào dòng số liệu tổng cộng cuối kỳ của sổ thanh toán chi tiết với người mua mở cho từng đối tượng ghi vào bảng kê số 11. Lấy tổng cộng của bảng kê số 11 để ghi vào NKCT số 8 ( ghi Có TK 131) và sổ cáI TK 131. Mẫu hoá đơn GTGT như sau: Từ phần ghi trên của bảng kê số 11, chương trình sẽ cập nhật vào NKCT số 8 ( ghi có TK 131 ) Từ dòng cộng có này của NKCT số 8, chương trình sẽ cập nhật sổ cáI TK 131, còn các phát sinh nợ TK 131 thì căn cứ vào các NKCT có liên quan để ghi vào. Số dư cuối kỳ của sổ cáI TK 131 được lấy từ dòng tổng cộng của bảng kê số 11. Tương tự như sổ cá._.