Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty XNK xi măng

on người và nhu cầu sản xuất kinh doanh của toàn xã hội. ở nước ta, các doanh nghiệp thuộc loại hình này rất đa dạng, với những doanh nghiệp làm nhiệm vụ xuất nhập khẩu thì thị trường của họ không chỉ là các đơn vị trong nước mà còn cả các đối tác nước ngoài. Công tác kế toán tại các đơn vị này, đặc biệt kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của hoạt động kinh doanh của Công ty. Để thực hiện mục tiêu này, doanh nghiệp thương mại- dịch vụ cần phải lựa chọn kinh doanh mặt hàng nào phù hợp và có lợi nhất, luôn phân tích tìm hiểu xu hướng phát triển của mặt hàng đó và đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời trong quá trình đầu tư. Do vậy kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu cần phải được tổ chức một cách khoa học, hợp lý để có thể cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời giúp các nhà quản trị doanh nghiệp, phân tích đánh giá, lựa chọn các phương án kinh doanh có hiệu quả nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu, trong quá trình học tập tại trường và thời gian thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng em đã nghiên cứu và tìm hiểu về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty. Với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo - Thạc sỹ Lê Kim Ngọc, và sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ, nhân viên trong Công ty nói chung và các nhân viên của phòng kế toán nói riêng, em mạnh dạn đi sâu nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng” Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung luận văn của em được trình bày thành 3 chương, cụ thể như sau: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Chương III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Dù có nhiều cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế nên luận văn của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được sự giúp đỡ, góp ý, và hướng dẫn của thầy cô giáo và các bạn để luận văn của em thêm hoàn chỉnh. Em xin chân thành cảm ơn Cô giáo - Thạc sỹ Lê Kim Ngọc người đã trực tiếp hướng dẫn em và các cô, chú trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã tạo điều kiện để em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp! Sinh viên: Nguyễn Kim Thư K43B - Khoa Kế toán - Đại học Kinh tế quốc dân Chương 1: Lý luận chung về công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu I. Những vấn đề chung về lưu chuyển hàng hoá nhập khảu 1. Khái niệm và đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu là việc trao đổi hàng hoá, dịch vụ giữa quốc gia này với quốc gia khác thông qua hành vi mua bán. Sự trao đổi đó thể hiện quan hệ xã hội, phản ánh sự tác động lẫn nhau về kinh tế giữa những người sản xuất kinh doanh hàng hoá dịch vụ riêng biệt của các nước khác nhau trên thế giới. Thông qua mua bán trao đổi hàng hoá xuất nhập khẩu, mỗi nước tham gia vào thị trường quốc tế có thể thực hiện một cách có hiệu quả mục tiêu tăng trưởng kinh tế. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu tạo ra xu hướng hợp tác hoá toàn cầu, các nước trên thế giới có điều kiện liên kết và hợp tác quốc tế với nhau, phát huy thế mạnh của mình, tận dụng điều kiện của các nước khác phục vụ cho quá trình phát triển của quốc gia mình. ở nước ta, trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung, các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh theo sự chỉ đạo của Nhà nước, thông qua các chỉ tiêu pháp lệnh cả đầu vào và đầu ra. Hoạt động xuất nhập khẩu thường được thực hiện dưới hình thức Nghị định thư ký kết giữa hai Chính phủ, chủ yếu thực hiện trao đổi mua bán hàng hoá dịch vụ với các nước Đông Âu và Liên Xô. Cùng với sự chuyển dịch nền kinh tế theo hướng nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, hoạt động xuất nhập khẩu cũng có sự thay đổi. Các doanh nghiệp trong nước được chủ động tiến hành trao đổi mua bán hàng hoá dịch vụ với các doanh nghiệp nước ngoài theo yêu cầu của thị trường, phù hợp với luật pháp của Nhà nước. Hoạt động kinh doanh xuất, nhập khẩu tiến hành theo hai phương thức, bằng Nghị định thư, hoặc ngoài Nghị định thư. Mỗi hoạt động kinh tế với những đặc điểm khác nhau sẽ ảnh hưởng đến công tác kế toán. Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu với các đặc điểm riêng có, tạo ra những đặc trưng trong kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. 2. Vai trò của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong nền kinh tế thị trường Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định: “Không ngừng mở rộng phân công và hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực kinh tế, khoa học - kỹ thuật, đẩy mạnh hoạt động xuất nhập khẩu. Đó là những đòi hỏi khách quan của thời đại”. Nền kinh tế thị trường cho phép các doanh nghiệp mở rộng thị trường kinh doanh không chỉ với các doanh nghiệp trong nước, mà cả với các đối tác nước ngoài. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay tồn tại và phát triển với mục tiêu hàng đầu là lợi nhuận. Nhưng nếu tồn tại riêng rẽ thì bất cứ doanh nghiệp nào, cũng như một quốc gia trên thế giới sẽ không thể phát triển, mở rộng kinh doanh, nền kinh tế trở nên trì trệ, không bắt kịp với các nước khác. Kinh doanh xuất nhập khẩu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Nó là một bộ phận của lĩnh vực lưu thông hàng hoá, là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng trên phạm vi quốc tế với chức năng tổ chức lưu chuyển hàng hoá giữa trong nước với nước ngoài. Xuất khẩu với vai trò tạo vốn cho nhập khẩu, mở rộng thị trường cho sản xuất trong nước, tạo tiền đề vật chất để giải quyết nhiều mục tiêu kinh tế đối ngoại khác của Nhà nước. Nhập khẩu mở rộng khả năng tiêu dùng trong nước, cho phép một nước tiêu dùng các mặt hàng với số lượng nhiều hơn mức có thể sản xuất, từ đó cân đối cơ cấu kinh tế, kích thích sản xuất trong nước. Nhập khẩu là sự trao đổi hàng hoá dịch vụ giữa các quốc gia thông qua việc mua bán hàng hoá dịch vụ của các tổ chức kinh tế, Công ty, tập đoàn nước ngoài và tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu tại thị trường trong nước hoặc tái xuất khẩu. Nhập khẩu là một trong những hoạt động cơ bản của hoạt động ngoại thương, có tác động trực tiếp đến sự phát triển kinh tế đất nước, và tiêu dùng của người dân. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, hoạt động nhập khẩu đóng vai rất quan trọng: + Nhập khẩu cung cấp những mặt hàng trong nước chưa sản xuất được, hoặc sản xuất chưa đáp ứng nhu cầu về mặt số lượng, chất lượng. + Nhập khẩu máy móc thiết bị, vật tư, công nghệ tăng cường cơ sở vật chất, kỹ thuật công nghệ tiên tiến cho sản xuất trong nước, đẩy mạnh phát triển công nghiệp, đồng thời đẩy nhanh quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng từng bước công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước. Thông qua hoạt động nhập khẩu giúp bổ sung những mặt mất cân đối của nền kinh tế, đảm bảo cho nền kinh tế phát triển hài hoà, bền vững. + Nhập khẩu góp phần cải thiện và nâng cao đời sống cho người dân. Nhập khẩu giúp thoả mãn nhu cầu trực tiếp của người dân về hàng tiêu dùng, đáp ứng kịp thời đầu vào cho sản xuất, tạo việc làm ổn định cho người lao động. + Nhập khẩu giúp mở rộng quan hệ thương mại trên thị trường thế giới, đồng thời tranh thủ khai thác được tiềm năng, sức mạnh về hàng hoá, công nghệ của nước ngoài. + Nhập khẩu có vai trò tích cực thúc đẩy đến hoạt động xuất khẩu. Thông qua nhập khẩu các nguyên vật liệu với giá rẻ, chất lượng tốt, làm yếu tố đầu vào cho sản xuất các mặt hàng xuất khẩu, tạo môi trường thuận lợi cho việc xuất khẩu hàng Việt Nam ra nước ngoài. 3. Sự ảnh hưởng của hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu đến công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu - Lưu chuyển hàng hoá là việc thực hiện quá trình đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ thông qua các hoạt động mua bán trên thị trường. Thực hiện lưu chuyển hàng hoá chính là thực hiện quá trình mua, bán và dự trữ hàng hoá. - Nhập khẩu là một hoạt động lưu thông hàng hoá, dịch vụ giữa trong nước và ngoài nước. Đối tượng hàng nhập khẩu rất phong phú. Nó không chỉ là những mặt hàng phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của các tầng lớp dân cư mà còn bao gồm các trang thiết bị, máy móc vật tư kỹ thuật hiện đại phục vụ cho sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Các mặt hàng được nhập khẩu phù hợp với ngành nghề kinh doanh ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. - Quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu theo một vòng khép kín phải trải qua hai giai đoạn: mua và bán hàng nhập khẩu. Thời gian lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu thường kéo dài hơn so với hàng hoá trong nước do phạm vi hoạt động nhập khẩu vượt ra khỏi phạm vi biên giới mỗi quốc gia. Điều này tác động lớn đến hoạt động kinh doanh, làm phát sinh nhiều chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chất lượng hàng hoá có thể ảnh hưởng, thời gian thu hồi vốn chậm, đòi hỏi doanh nghiệp phải có một lượng vốn lớn. Những biến động về nhu cầu tiêu thụ hàng hoá trên thị trường có thể sẽ làm ảnh hưởng đến kế hoạch tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp. - Hàng nhập khẩu thường nguyên đai, nguyên kiện, nguyên tàu, bên ngoài ghi rõ các ký hiệu để tiện cho việc giao nhận, vận chuyển. Đối với các mặt hàng không đóng gói được thì có những quy định riêng về bao bì giao nhận. - Nhập khẩu thường được thực hiện theo hai hình thức: Nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. - Các chỉ tiêu kinh doanh trong đơn vị xuất nhập khẩu thường được phản ánh bằng ngoại tệ. Mức độ thực hiện các chỉ tiêu không chỉ phụ thuộc vào kết quả hoạt động ngoại thương mà còn bị chi phối bởi tỷ giá ngoại tệ thay đổi và phương pháp kế toán ngoại tệ. - Thời điểm xác định hàng hoá nhập khẩu tuỳ theo phương thức giao nhận và phương tiện chuyên chở. Xác định chính xác thời điểm hàng hoá nhập khẩu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng chỉ tiêu hàng nhập và kịp thời giải quyết tranh chấp, thưởng phạt khi nhận hàng nhập khẩu. 4. ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Trong bất kỳ giai đoạn nào của nền kinh tế, kế toán là một trong những công cụ sắc bén và có hiệu lực để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các nhà quản trị ra quyết định và giám đốc toàn bộ hoạt động kinh doanh. Kế toán lưu chuyển hàng hoá là khâu quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại, đảm bảo quản lý kinh doanh được nhịp nhàng thông suốt, đạt hiệu quả kinh tế cao, đồng thời là yếu tố quan trọng để xác định hiệu quả kinh doanh góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. Kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu là việc ghi chép, phản ánh, giám đốc các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kể từ khi mua hàng, thanh toán tiền hàng với nhà xuất khẩu đến khi hàng về, bảo quản, dự trữ, cho đến khi bán hàng thu tiền. Công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu được tổ chức hợp lý và đúng đắn với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp sẽ cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác về mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động. Kế toán nhập khẩu đảm bảo tổ chức tốt quy trình lưu chuyển chứng từ hàng nhập khẩu, tập hợp phân bổ chi phí, ghi nhận doanh thu, phản ánh sự biến động của vốn, vật tư, hàng hoá, xác định kết quả kinh doanh đến lựa chọn thị trường, bạn hàng, khách hàng, mặt hàng, lĩnh vực kinh doanh có hiệu quả. Từ đó, giúp cho các doanh nghiệp xác định được thị trường mặt hàng tiềm năng phục vụ cho việc lập chiến lược kinh doanh. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của kế toán nói chung, và các đặc thù riêng của hoạt động nhập khẩu, kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu có các nhiệm vụ chính sau: + Kế toán nhập khẩu phải phản ánh, theo dõi, kiểm tra chặt chẽ tiến trình ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế nhập khẩu, kiểm tra việc đảm bảo an toàn hàng hoá NK cả về số lượng và giá trị. + Nội dung hạch toán phải phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh của đơn vị. Trên cơ sở đó tính toán chính xác, trung thực các khoản thu nhập trong kinh doanh. + Kế toán nhập khẩu tiến hành kiểm tra, theo dõi công nợ, thanh toán kịp thời cho các chủ hàng nước ngoài và với Ngân sách Nhà nước, nhằm đảm bảo cán cân thanh toán ngoại thương, tạo lập niềm tin với các bạn hàng. + Kịp thời phát hiện và sửa chữa sai sót xảy ra trong hoạt động nhập khẩu, tìm biện pháp giảm chi phí mỗi thương vụ, tăng nhanh vòng quay của vốn, sử dụng vốn an toàn và có hiệu quả cao. + Tuân thủ nguyên tắc kế toán ngoại tệ với các chỉ tiêu có liên quan, từ đó cung cấp thông tin tài chính một cách chính xác, kịp thời cho quản lý hoạt động nhập khẩu của các nhà quản trị và Nhà nước. Những nhiệm vụ này đặt ra cho công tác kế toán hàng hoá nhập khẩu trong các đơn vị rõ ràng, khoa học, và tuân thủ những nguyên tắc, chuẩn mực chung của kế toán đã thừa nhận, đồng thời phù hợp với đặc thù kinh doanh của đơn vị. II. Nội dung nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá 1. Các phương thức kinh doanh nhập khẩu Các doanh nghiệp thực hiện nhập khẩu hàng hoá dịch vụ theo hai phương thức: bằng Nghị định thư ký kết giữa hai Chính phủ hoặc ngoài Nghị định thư. 1.1. Phương thức nhập khẩu theo Nghị định thư Nhập khẩu theo Nghị định thư là phương thức mà các doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu dựa theo các chỉ tiêu pháp lệnh của Nhà nước. Chính phủ Việt Nam ký kết với Chính phủ các nước khác Nghị định thư hoặc Hiệp định thư về trao đổi hàng hoá giữa hai nước và giao cho một số đơn vị có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp thực hiện. Ngoại tệ thu được phải nộp vào quỹ tập trung của Nhà nước thông qua tài khoản của Bộ thương mại và được hoàn lại bằng tiền Việt Nam tương ứng với số ngoại tệ đã khoán căn cứ vào tỷ giá khoán do Nhà nước quy định. 1.2. Phương thức nhập khẩu ngoài Nghị định thư Nhập khẩu ngoài Nghị định thư là phương thức nhập khẩu trong đó các doanh nghiệp tự cân đối về tài chính và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước. Doanh nghiệp phải hoàn toàn chủ động tổ chức hoạt động nhập khẩu từ khâu đầu tiên đến khâu cuối cùng. Đơn vị phải tìm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao dịch, ký kết và thực hiện hợp đồng trên cơ sở tuân thủ những chính sách, chế độ kinh tế của Nhà nước. Đối với số ngoại tệ thu được không phải nộp vào quỹ tập trung mà có thể bán ở trung tâm giao dịch ngoại tệ hoặc Ngân hàng. Nhập khẩu theo phương thức này tạo cho các doanh nghiệp sự năng động, độc lập, thích ứng với cơ chế thị trường hiện nay. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm với hoạt động kinh doanh của mình, hàng hoá nhập khẩu sẽ có sự chọn lựa, đáp ứng phù hợp với nhu cầu trong nước. 2. Các hình thức nhập khẩu hàng hoá Trong mậu dịch quốc tế, thực hiện nghiệp vụ nhập khẩu thường được áp dụng nhiều hình thức, trong đó có hai hình thức chủ yếu: hình thức nhập khẩu trực tiếp và nhập khẩu uỷ thác. 2.1. Hình thức nhập khẩu trực tiếp NK TT là hình thức nhập khẩu là hình thức nhập khẩu mà các đơn vị kinh doanh XNK được Nhà nước cấp giấy phép kinh doanh hàng nhập khẩu, có thể trực tiếp tổ chức giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng kinh tế với các tổ chức, các doanh nghiệp nước ngoài. Doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp tự tìm kiếm bạn hàng, định đoạt giá cả, cân đối tài chính, lựa chọn phương thức thanh toán sao cho phù hợp nhất đối với doanh nghiệp, xác định phạm vi kinh doanh của mình trong khuôn khổ chính sách quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước. Thông thường chỉ có những đơn vị có uy tín trong giao dịch đối ngoại, có khả năng về tài chính đồng thời có đội ngũ nhân viên am hiểu về nghiệp vụ ngoại thương thực hiện. 2.2. Hình thức nhập khẩu uỷ thác NK uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó đơn vị tham gia nhập khẩu không trực tiếp đứng ra đàm phán với nước ngoài mà nhờ qua một đơn vị nhập khẩu uỷ thác có uy tín để thực hiện hoạt động nhập khẩu. Theo hình thức nhập khẩu này, bên nhận uỷ thác nhập khẩu sẽ phải chịu sự điều chỉnh về mặt pháp lý của luật kinh doanh trong nước, luật kinh doanh bên đối tác và luật buôn bán quốc tế. Bên giao uỷ thác nhập khẩu giữ vai trò là người sử dụng dịch vụ, bên nhận uỷ thác giữ vai trò là người cung cấp dịch vụ, hưởng hoa hồng theo sự thoả thuận giữa hai bên ký kết theo hợp đồng uỷ thác. Ngoài hai hình thức trên, NK hàng hoá còn được thực hiện dưới các hình thức: Tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu. Việc kinh doanh nhập khẩu theo hình thức nào phụ thuộc vào điều kiện của doanh nghiệp, với mục đích kinh doanh có hiệu quả bảo đảm cho doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển. Thông thường doanh nghiệp kết hợp cả hai hình thức nhập khẩu trực tiếp và NK uỷ thác khi tiến hành nhập khẩu hàng hoá. 3. Các phương thức thanh toán chủ yếu trong kinh doanh nhập khẩu 3.1. Phương thức chuyển tiền Ngân hàng chuyển tiền Ngân hàng đại lý Người hưởng lợi Người chuyển tiền (1) (2) (3a) (3b) (4) Sơ đồ 1: Trình tự thanh toán theo phương thức chuyển tiền (1) Giao dịch giữa người chuyển tiền và người hưởng lợi (2) Người chuyển tiền viết đơn yêu cầu chuyển tiền cùng với uỷ nhiệm chi và những chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của khách hàng (người hưởng lợi) gửi cho Ngân hàng chuyển tiền. (3a) Ngân hàng chuyển tiền gửi một công điện chuyển tiền cho Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho người nhận. (3b) Ngân hàng chuyển tiền gửi giấy báo nợ (giấy báo đã thanh toán cho người chuyển tiền) (4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền cho người hưởng lợi Phương thức chuyển tiền là phương thức trong đó khách hàng (người yêu cầu trả tiền) yêu cầu Ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu. 3.2. Phương thức ghi sổ Theo phương thức này, người bán mở một tài khoản hay mở một quyển sổ để ghi nợ cho người mua sau khi người bán hoàn tất việc giao hàng hoá và dịch vụ. Định kỳ người mua trả tiền cho người bán bằng phương thức chuyển tiền. Theo phương thức này, Ngân hàng không giữ vai trò là người mở tài khoản và thực hiện các nghiệp vụ thanh toán mà chỉ thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền vào cuối kỳ. Tài khoản mở ra để ghi nợ phải thu là tài khoản đơn biên tức là chỉ do người bán mở, người mua có thể mở một tài khoản theo dõi nhưng nó không có giá trị quyết toán. Ngân hàng người bán Ngân hàng người mua Người bán Người mua (3) (3) (2) (1) (3) Sơ đồ 2: Sơ đồ trình tự thanh toán theo phương thức ghi sổ (1) Người bán giao hàng hoá dịch vụ cho người mua (2) Người bán gửi chứng từ cho người mua nhận hàng đồng thời báo nợ trực tiếp cho người mua (3) Đến kỳ, người bán yêu cầu người mua chuyển tiền thanh toán các khoản nợ trong kỳ Phương thức thanh toán này chỉ áp dụng đối với những thương vụ thật sự tin cậy hoặc thanh toán cho những giao dịch nội bộ trong hệ thống Công ty. 3.3. Phương thức nhờ thu Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán trong đó người bán sẽ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng và cung cấp dịch vụ cho người mua thì uỷ thác cho Ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu của người bán lập ra. 1 Theo hình thức thanh toán này, có hai phương thức nhờ thu: Nhờ thu hối phiếu trơn: là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho Ngân hàng thu được tiền ở người mua căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra, còn bộ chứng từ thì do người bán đưa trực tiếp cho người mua nhận hàng mà không qua Ngân hàng. (2) Ngân hàng người bán Ngân hàng đại lý Người bán Người mua (1) (3a) (3b) (2) (4b) (4b) Sơ đồ 3: Nhờ thu hối phiếu trơn (1) Gửi hàng kèm bộ chứng từ cho người mua (2) Lập hối phiếu đòi tiền người mua kèm theo một uỷ thác (3) Người mua trả tiền hoặc ký chấp nhận trả tiền hối phiếu cho Ngân hàng của mình (Ngân hàng đại lý) (4) Ngân hàng đại lý chuyển tiền thu được cho Ngân hàng người bán (4a) Ngân hàng người bán thanh toán cho người bán (4b) Khi người mua chấp nhận hối phiếu thì Ngân hàng giữ hối phiếu hoặc chuyển ngay cho người bán. Khi đến hạn thanh toán, Ngân hàng sẽ đòi tiền của người mua và thực hiện việc chuyển tiền thu được cho người bán. (4) (b) Nhờ thu kèm chứng từ: là phương thức trong đó người bán uỷ thác cho Ngân hàng thu hộ tiền ở người mua không những căn cứ vào hối phiếu mà căn cứ vào chứng từ gửi kèm, với điều kiện người mua chỉ có thể nhận được bộ chứng từ này nếu trả tiền hoặc ký chấp nhận trả tiền hối phiếu cho Ngân hàng chỉ định (Ngân hàng đại lý). Ngân hàng người bán Ngân hàng người mua Người mua Người bán (1) (1) (2) (3) (4) Sơ đồ 4: Nhờ thu kèm chứng từ (1) Người bán giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán, hối phiếu đòi tiền nhờ Ngân hàng người mua bằng thư uỷ nhiệm (2) Ngân hàng người bán sẽ chuyển hối phiếu và bộ chứng từ thanh toán đến cho Ngân hàng người mua (3) Ngân hàng người mua yêu cầu người mua trả tiền hoặc chấp nhận hối phiếu (4) Ngân hàng đại lý sẽ thu tiền của người mua và trả cho người mua bộ chứng từ để đi nhận hàng. Nếu chấp nhận hối phiếu thì người mua sẽ nhận được bộ chứng từ. 3.4. Phương thức tín dụng chứng từ Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó một Ngân hàng (Ngân hàng mở L/C) theo yêu cầu của khách hàng (người yêu cầu mở L/C) sẽ trả một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi số tiền của L/C) hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho Ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định trong thư tín dụng. (7) (5) (1) (6) Ngân hàng mở L/C Ngân hàng thông báo Người nhập khẩu Người xuất khẩu (2) (5) (3) (6) (4) (8) Sơ đồ 5: Trình tự thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (1) Người nhập khẩu làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng mở L/C yêu cầu mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng (2) Ngân hàng mở L/C căn cứ vào đơn xin mở L/C sẽ lập một thư tín dụng và thông qua Ngân hàng đại lý của mình ở nước xuất khẩu thông báo việc mở L/C và chuyển L/C đến người xuất khẩu (3) Ngân hàng thông báo sẽ thông báo cho người xuất khẩu toàn bộ nội dung của việc mở L/C và khi nhận được bảng gốc thư tín dụng sẽ chuyển ngay cho người xuất khẩu (4) Người xuất khẩu nếu chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng cho người nhập khẩu, nếu không thì đề nghị Ngân hàng mở L/C sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với hợp đồng (5) Người xuất khẩu lập bộ chứng từ theo yêu cầu của thư tín dụng thông qua Ngân hàng mở L/C xin thanh toán (6) Ngân hàng mở L/C kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy bộ chứng từ phù hợp với thư tín dụng thì tiến hành trả tiền người xuất khẩu Còn nếu thấy không phù hợp thì từ chối thanh toán và gửi trả lại toàn bộ chứng từ cho người xuất khẩu (7) Ngân hàng mở L/C đòi tiền người nhập khẩu và chỉ chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu sau khi nhận được tiền hoặc chấp nhận thanh toán (8) Người nhập khẩu kiểm tra toàn bộ chứng từ, nếu thấy phù hợp với thư tín dụng thì trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, nếu không phù hợp thì thì có quyền từ chối trả tiền. Đây là phương thức thanh toán được sử dụng nhiều nhất hiện nay, ưu điểm của phương thức này là hạn chế được rủi ro không thu được tiền của người xuất khẩu. Nó bảo đảm cho bên nhập khẩu nhận được hàng đúng số lượng, chất lượng, mẫu mã và thời gian giao hàng, vừa bảo đảm cho người xuất khẩu nhận được tiền đầy đủ và đúng hạn định. III. Kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu 1. Kế toán chi tiết hàng nhập khẩu 1.1. Các chứng từ kế toán sử dụng trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, và là phương tiện thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó. Đây là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ pháp lý trong trường hợp kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh. Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương là những chứng từ xác nhận việc chấp nhận hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan. Để tiến hành hạch toán ban đầu khi nhập khẩu hàng hoá, doanh nghiệp cần có đủ bộ chứng từ thanh toán sau: + Hợp đồng mua bán ngoại thương + Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu: đơn vị đặt hàng gọi là bên uỷ thác giao cho đơn vị ngoại thương gọi là bên nhận uỷ thác, tiền hành nhập khẩu một số lô hàng nhất định. Bên nhận uỷ thác phải ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu với danh nghĩa của mình nhưng bằng chi phí của bên giao uỷ thác. + Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn thường được lập thành nhiều bản, được dùng xuất trình cho Ngân hàng để đòi tiền hàng, cho Công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua hàng hoá, cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho Hải quan để tính tiền thuế. + Bảng kê chi tiết (Specification): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng nhập khẩu. + Phiếu đóng gói (Packing list): là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. + Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quanlity): là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. + Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, được dùng trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng. + Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of weight): là chứng từ xác nhận trọng lượng hàng thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng. + Vận đơn (Bill of Lading): là chứng từ chứng nhận việc chuyên chở hàng hoá do người chuyên chở hoặc người đại diện cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tàu hoặc sau khi đã nhận hàng. Vận đơn là chứng từ chứng minh việc thực hiện hợp đồng mua bán, không thể thiếu trong quá trình thanh toán, bảo hiểm, khiếu nại… + Chứng từ bảo hiểm: là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp nhằm hợp thức hóa hợp đồng bảo hiểm và được dùng để điều tiết quan hệ giữa tổ chức bảo hiểm với người được bảo hiểm. Thông thường đó là Đơn bảo hiểm và Giấy chứng nhận bảo hiểm. + Chứng từ kho hàng: là những chứng từ do xí nghiệp kho hàng cấp cho người chủ hàng nhằm xác nhận đã nhận hàng để bảo quản và xác nhận quyền sở hữu đối với hàng hóa đó. Chứng từ kho hàng phổ biến là Biên lai kho hàng và Chứng chỉ lưu kho. + Tờ khai hải quan: là khai báo của chủ hàng cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục hải quan khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hoá. Theo điều lệ Hải quan Việt Nam tờ khai Hải quan phải được nộp cho cơ quan hải quan ngay sau khi hàng đến cửa khẩu, tờ khai hải quan phải được đính kèm với Giấy phép xuất nhập khẩu, Bảng kê chi tiết hàng hoá, Vận đơn đối với hàng nhập khẩu. + Giấy phép nhập khẩu (Import licence): là chứng từ do Bộ Thương mại cấp, cho phép chủ hàng được xuất khẩu hoặc nhập khẩu một hoặc một số lô hàng nhất định, có cùng tên hàng, từ một nước nhất định, qua một cửa khẩu nhất định, trong một thời gian nhất định. + Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): là chứng từ do tổ chức có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hoá. Ngoài ra, cũng như hoạt động mua bán thương mại khác, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu còn sử dụng các chứng từ như: Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, Bảng kê tính thuế, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo Nợ, … Tuỳ thuộc vào chủng loại, quy cách, phẩm chất từng loại hàng mà cần có những chứng từ phù hợp. 1.2. Hạch toán chi tiết hàng nhập khẩu Dựa vào đặc điểm hàng nhập khẩu, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết sau: 1.2.1. Phương pháp thẻ song song: Phiếu nhập Sổ, thẻ chi tiết hàng hoá Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Phiếu xuất kho Bảng kê số 8 Thẻ kho Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ghi hàng ngày Sơ đồ 6: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song Phương pháp này phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng hoá, giá trị hàng hoá lớn cần có sự kiểm soát thường xuyên với mỗi loại, hệ thống kho tàng tập trung, kế toán được chuyên môn hoá. Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện, có thể kiểm tra chặt chẽ từng loại hàng hoá. Nhưng với doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá, khối lượng công việc lớn, mở nhiều sổ, mất nhiều công sức do ghi chép. 1.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá, trị giá hàng hoá không lớn lắm, hệ thống kho tàng phân tán, kế toán hàng hoá kiêm nhiều việc. Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ghi hàng ngày Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp đối chiếu luân chuyển áp dụng phương pháp này, công việc ghi chép kế toán theo từng danh điểm hàng hoá được giảm nhẹ nhưng toàn bộ công ghi chép tính toán, kiểm tra đều dồn hết vào ngày cuối tháng nên công việc hạch toán và lập báo cáo hàng tháng thường bị chậm trễ. 1.2.3. Phương pháp sổ số dư Phương pháp này áp dụng với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hoá, số lần nhập xuất lớn, tổ chức ít kho và tổ chức các kho chuyên dùng. Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ nhập Thẻ kho Sổ số dư Bảng luỹ kế nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu Ghi hàng ngày Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư Sử dụng phương pháp này có thể giúp giảm bớt được trùng lặp, tránh sai sót. Tuy nhiên nó đòi hỏi quản lý hàng hoá phải chặt chẽ. 2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá Quá trình mua hàng ở các doanh nghiệp kinh doanh XNK là quá trình vận động của vốn bằng tiền sang hình thái vốn hàng hoá. Nhiệm vụ kế toán quá trình mua hàng là phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng, thực hiện hợp đồng nhập khẩu. 1 Hàng hoá được xem là hàng nhập khẩu: + Hàng mua của nước ngoài theo các hợp đồng ký kết giữa các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu Việt Nam và nước ngoài. Hàng được xem là hàng nhập khẩu khi có xác nhận của Hải quan biên giới. + Hàng đưa vào Việt Nam tham gia hội chợ, triển lãm, sau đó nước ta mua lại và thanh toán bằng ngoại tệ. ... 1 Thời điểm xác định hàng nhập khẩu: Hàng được xác định là nhập khẩu tại thời điểm người nhập khẩu nắm quyền sở hữu về hàn._.g hoá và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có nghĩa vụ thanh toán tiền cho người xuất khẩu. Cụ thể, nếu doanh nghiệp nhập khẩu theo giá CIF thì thời điểm xác định hàng nhập khẩu: + Vận chuyển hàng bằng đường biển: hàng nhập khẩu được ghi nhận từ ngày hàng hoá đến địa phận nước ta, Hải quan ký vào Tờ khai hàng hoá nhập khẩu. + Vận chuyển bằng đường hàng không: thời điểm xác định hàng nhập khẩu tính từ ngày hàng hoá được chuyển đến sân bay đầu tiên của nước nhập khẩu theo xác nhận của Hải quan sân bay. + Vận chuyển bằng đường sắt hay đường bộ: thời điểm xác nhận hàng nhập khẩu kể từ ngày hàng được chuyển đến ga, cửa khẩu nước ta theo Hải quan cửa khẩu. Trường hợp nhập khẩu theo giá FOB, thời điểm xác định hàng nhập khẩu tính từ lúc nhận hàng tại cảng đi của người bán (nước xuất khẩu) và làm thủ tục nhận hàng khi hàng hoá được giao dọc mạn tàu. 1 Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Theo quy định hiện hành, đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là VNĐ. Ngoại tệ là đơn vị tiền tệ khác với đơn vị tiền tệ kế toán của một doanh nghiệp. Một giao dịch bằng ngoại tệ phải được hạch toán và ghi nhận ban đầu theo đơn vị tiền tệ kế toán bằng việc áp dụng tỷ giá hối đoái giữa đơn vị tiền tệ kế toán và ngoại tệ tại ngày giao dịch. Tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch được coi là tỷ giá giao ngay. Doanh nghiệp có thể sử dụng tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá hối đoái thực tế tại ngày giao dịch, ví dụ tỷ giá trung bình tuần hoặc tháng. Nếu tỷ giá hối đoái giao động mạnh thì doanh nghiệp không được sử dụng tỷ giá trung bình cho việc kế toán cho tuần hoặc tháng kế toán đó. Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong kinh doanh phát sinh khi thanh toán các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính sẽ được ghi nhận là thu nhập hoặc chi phí trong năm tài chính. Doanh nghiệp sử dụng tài khoản 007 “Nguyên tệ các loại” để theo dõi chi tiết vốn bằng tiền theo đơn vị nguyên tệ. 2.1. Nguyên tắc xác định giá nhập kho hàng nhập khẩu Hàng hoá nhập khẩu được xác định giá dựa vào điều kiện giao hàng quy định trong hợp đồng ngoại. Theo quy định trong luật buôn bán quốc tế thì điều kiện về địa điểm giao hàng được phân chia rạch ròi giữa người bán và người mua về các khoản chi phí rủi ro hay lợi ích được hưởng từ các bên. Trong hợp đồng mua bán ngoại thương, điều kiện về địa điểm có thể chia thành 4 nhóm: + Nhóm C: Người bán trả cước phí vận chuyển quốc tế: CIF, CPT, CIP... + Nhóm D: Người bán chịu mọi phí tổn rủi ro cho đến khi giao hàng tại địa điểm đã thoả thuận: DAF, DDU... + Nhóm E: Hàng hoá thuộc quyền người mua tại nhà máy hoặc địa điểm của người bán: EXW + Nhóm F: Người mua chịu chi phí vận chuyển và rủi ro quốc tế: FOB, FAS... Việt Nam thường áp dụng mức giá trong Hợp đồng ngoại theo điều kiện giá CIF hoặc giá FOB. Thông thường, hàng nhập khẩu thì nước ta thường dùng giá CIF. Giá này bao gồm tiền hàng, phí bảo hiểm và phí vận chuyển. Điều kiện giao hàng này có nghĩa là người bán giao hàng, khi hàng hoá đã qua lan can tàu tại cảng gửi hàng, người bán phải có trách nhiệm làm thủ tục thông quan xuất khẩu, trả phí tổn cước vận chuyển. Ngoài ra, còn phải mua bảo hiểm hàng hải để bảo vệ hàng của người mua trước những hư hại, mất mát trong quá trình vận chuyển. Giá CIF = Trị giá của hàng hóa + Chi phí vận chuyển ngoài nước + Bảo hiểm ngoài nước Tuy nhiên, Việt Nam cũng nhập khẩu hàng theo giá FOB, khi nước xuất khẩu có vị trí địa lý không quá xa nước ta. Ví dụ như các nước thuộc khu vực mậu dịch tự do ASEAN, chi phí thuê tàu vận tải không lớn, các thủ tục về bảo hiểm hàng hoá không quá phức tạp. Giá FOB là giá bán hàng hoá được giao tại cảng hoặc biên giới nước xuất khẩu. Giá FOB = Trị giá của hàng hóa + Chi phí vận chuyển bốc dỡ tại cảng ga cửa khẩu của nước xuất khẩu Sau khi xác định giá nhập khẩu của hàng nhập khẩu, ta xác định giá nhập kho của hàng hoá nhập khẩu. = Giá mua hàng nhập + Chi phí NK + Thuế NK - Giảm giá hàng mua Giá mua thực tế của hàng nhập khẩu E Trường hợp hàng nhập khẩu thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Thuế suất +Thuế NK được xác định: = * * Giá tính thuế của từng mặt hàng Số lượng hàng NK Thuế NK phải nộp Chi phí phát sinh trong khâu nhập khẩu gồm: phí thanh toán, sửa đổi L/C, phí thuê kho tàng, bến bãi, lưu kho (nếu nhập khẩu theo giá CIF), phí vận tải ngoài nước, phí bảo hiểm (với hàng nhập khẩu theo điều kiện giá FOB), ... Giá mua thực tế hàng NK = + Chi phí NK + Thuế NK + Thuế GTGT Giá mua hàng nhập E Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp: = Giá mua hàng nhập + Thuế NK + Thuế TTĐB của hàng NK + Chi phí NK - Giảm giá hàng NK E Trường hợp doanh nghiệp NK hàng chịu thuế TTĐB Giá mua thực tế hàng NK 2.2. Tài khoản sử dụng: * TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng” dùng để phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm của các loại tiền gửi Ngân hàng, kho bạc và các trung tâm tài chính khác. Tài khoản 112 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: TK 1121 “ TGNH-Tiền Việt nam” TK 1122 “TGNH-Ngoại tệ” TK1123 “Vàng, bạc, kim khí, đá quý” * Tài khoản 144 “Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn” * TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”: dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật tư mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp, còn đang trên đường vận chuyển, đang ở bến cảng hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu và nội dung phản ánh: + Bên Nợ: Giá trị vật tư, hàng hoá đang đi đường + Bên Có: Giá trị vật tư hàng hoá đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao thẳng cho khách hàng + Dư Nợ: Giá trị vật tư hàng hoá đã mua nhưng còn đang đi đường cuối kỳ * TK 156 “ Hàng hoá”: TK này có 2 tài khoản cấp II, cụ thể: (a) TK 1561 “Giá mua hàng hoá” + Bên Nợ: Trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hoá đơn Thuế NK phải nộp Trị giá hàng hoá giao gia công chế biến nhập lại kho Trị giá hàng hoá thừa phát hiện khi kiểm kê + Bên Có: Trị giá mua hàng hoá thực tế xuất kho Khoản giảm giá được hưởng Trị giá hàng hoá thiếu phát hiện khi kiểm kê +Dư Nợ: Trị giá mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ (b) TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”: bao gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình thu mua hàng hoá như chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển bốc xếp, bảo quản hàng hoá, các khoản hao hụt trong định mức phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá. + Bên Nợ: Chi phí thu mua hàng hoá thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng hàng hoá mua vào đã nhập kho trong kỳ + Bên Có: Phân bổ chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ + Dư Nợ: Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kỳ * TK 515 “Doanh thu tài chính” * TK 635 “Chi phí tài chính” * TK 007 “Nguyên tệ các loại” * TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” * TK 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” 2.3. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 2.3.1. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp KKTX Giải thích: (1) Ký quỹ mở L/C (2) Tiếp nhận hàng nhập khẩu: (3) Các khoản thuế phải nộp (Nhập khẩu, GTGT hàng nhập khẩu, TTĐB) (4) Khi nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TTĐB (5) Phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu (chi phí vận chuyển, bảo quản hàng, chi phí bảo hiểm hàng, tiền thuê kho, bãi, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức, ...) (6) Khi thanh toán với người xuất khẩu (7) Tiêu thụ hàng nhập khẩu TK 33311 TK 632 TK111,112 TK 144 TK 33312 (3) (3) (4) (3) TK 1562 TK 133 TK 33312 TK 3332 TK 3333 TK 331 (1) (2) (3) (6) (5) (7) (7) TK 151,156, 157 TK 511 Sơ đồ 9: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp KKTX 2.3.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp KKĐK Ta có thể khái quát thành sơ đồ: TK151, 1561, 157 TK 632 TK 133 Thuế GTGT của hàng NK theo phương pháp khấu trừ VAT hàng NK (phương pháp trực tiếp) Kết chuyển GVHB tiêu thụ trong kỳ Hàng nhập tăng trong kỳ Kết chuyển hàng chưa tiêu thụ cuối kỳ Kết chuyển hàng tồn đầu kỳ TK151, 1561, 157 TK 611 TK 111, 3333,331 TK 33312 Sơ đồ 10: Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp theo phương pháp KKĐK 2.4. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác Trong nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác, đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu là người bán dịch vụ, đơn vị giao uỷ thác là người mua dịch vụ. Đơn vị nhận uỷ thác là đơn vị nộp thuế nhập khẩu. Tiền hoa hồng uỷ thác nhập khẩu là đối tượng tính thuế GTGT. 2.4.1. Tại đơn vị nhận nhập khẩu uỷ thác: (1) Khi nhận tiền của đơn vị giao uỷ thác để ký quỹ mở L/C (2) Khi nhận tiền của đơn vị giao uỷ thác để nộp thuế (3) Khi tiếp nhận hàng nhập khẩu (4) Phán ánh thuế phải nộp (5) Khi nộp thuế cho Nhà nước (6) Phản ánh tiền hoa hồng nhập khẩu uỷ thác được hưởng (5) TK 33312 TK 3333 (3) (3) TK 112,311 (2) TK 156 TK 138 (1) TK 112, 144 TK 131 (4) TK 511 TK 3331 (6) Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác ( Đơn vị nhận uỷ thác) 2.4.2. Tại đơn vị giao nhập khẩu uỷ thác TK 331,338 TK635 (1) TK 331 TK 338 TK 112,311 (2) TK 1561,157,632 TK 133 TK 515 (3) (4) TK 1562 (5) (5) Ta có thể khái quát thành sơ đồ: Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu uỷ thác (Đơn vị giao uỷ thác) (1) Khi chuyển tiền cho đơn vị nhận uỷ thác để ký quỹ mở L/C (2) Khi chuyển tiền cho đơn vị uỷ thác nộp thuế (3) Khi tiếp nhận hàng nhập khẩu từ đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu (4) Phản ánh thuế NK, thuế GTGT hàng NK (5) Khi thanh toán với đơn vị nhận uỷ thác 3. Hệ thống sổ kế toán áp dụng trong kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu Công tác kế toán trong các doanh nghiệp thường nhiều và phức tạp, do vậy các đơn vị hạch toán cần phải sử dụng sổ sách khác nhau về nhiều loại, kết cấu nội dung cũng như phương pháp hạch toán thành một hệ thống sổ mà trong đó các sổ được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ theo trình tự hạch toán của mỗi phần hành. Theo chế độ kế toán hiện hành, có bốn hình thức ghi sổ kế toán áp dụng: Nhật ký - Sổ Cái, Nhật ký - Chứng từ, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chung. Căn cứ vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, cũng như yêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, doanh nghiệp lựa chọn hình thức ghi sổ kế toán phù hợp. Hiện nay các doanh nghiệp thường sử dụng kế toán máy thay cho kế toán thủ công. Nhật ký chung là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị hạch toán đặc biệt có nhiều thuận lợi khi ứng dụng máy tính trong xử lý thông tin kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Với hình thức kế toán Nhật ký chung, các sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng là: < Sổ Nhật ký chung và Nhật ký chuyên dùng Ví dụ: Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký quỹ. < Sổ Cái TK: 131, 133, 151, 331, 3331, 413, 641... < Các sổ và Thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái TK 151, 156, 632, 511 Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sơ đồ 13: Sơ đồ hình thức ghi sổ Nhật ký chung Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng I. Khái quát chung về đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh và công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 1. Tổng quan về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 1.1. Quá trình hình thành và chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Công ty xuất nhập khẩu xi măng Tên gọi: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng. Tên giao dịch quốc tế: Vietnam National Cement Trading Company Tên viết tắt: VINACIMEX. Địa chỉ: 228 Đường Lê Duẩn - Đống Đa - Hà Nội. Tel: 84.4.8512424 Fax: 84.4.8513748 Email: hoffice@vinacimex.com Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tiền thân là phòng xuất nhập khẩu của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Đảng và Nhà nước đã quyết định thành lập Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, cụ thể căn cứ vào: + Nghị định số 59/HĐBT ngày 14/04/1988 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ), Nghị định số 64/HĐBT ngày 10/06/1989 của Hội đồng Bộ trưởng. + Công văn thoả thuận số 1367/BNgT – TCCB ngày 14/03/1988 của Bộ Ngoại thương. + Quyết định số 692/BXD – TCCB ngày 31/11/1990 của Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Công ty XNK xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam. + Quyết định số 025A/BXD – TCLĐ ngày 12/2/1993 của Bộ Xây Dựng về việc thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước theo quyết định 588/HĐBT ngày 20/11/1991 của Hội đồng Bộ trưởng Bộ Xây Dựng quyết định thành lập Công ty xuất nhập khẩu xi măng trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam. Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/1991, có tên giao dịch quốc tế là VINACIMEX (Vietnam National Cement Trading Company). Công ty Xuất nhập khẩu xi măng là một đơn vị kinh tế quốc doanh hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng theo mẫu qui định. Công ty có tài khoản tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. Khi mới thành lập, Công ty có tổng số vốn Ngân sách cấp và vốn tự bổ sung là: 6.418.000.000đ. Trong đó: + Vốn cố định : 362.000.000đ. + Vốn lưu động : 6.056.000.000đ. Theo nguồn vốn: + Vốn Ngân sách cấp : 3.151.000.000đ. + Vốn Công ty tự bổ sung : 3.627.000.000đ. +Nguồn vốn Công ty được Nhà nước cho phép huy động thêm là :35.000.000 đ. Trong hơn 10 năm hoạt động, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã không ngừng tìm tòi phát triển, và khẳng định vị trí của mình. Liên tục trong hơn 10 năm qua: + Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêm cho vốn hoạt động trên 54 tỷ đồng. + Lợi nhuận của Công ty trong 10 năm qua đạt trên 100 tỷ đồng. + Các khoản nộp vào Ngân sách Nhà nước trong hơn 10 năm qua khoảng 1.000 tỷ đồng. Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có chức năng kinh doanh chủ yếu là: - Xuất khẩu xi măng. - Nhập khẩu xi măng, clinker, tấm lợp và thiết bị phụ tùng lẻ, thiết bị toàn bộ, vật tư cho ngành sản xuất xi măng. Theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, Công ty có nhiệm vụ và quyền hạn chính như sau: - Thực hiện chức năng kinh tế đối ngoại của Tổng công ty xi măng. - Nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn. - Tìm hiểu xu hướng phát triển ngành xi măng của các nước trên thế giới, khả năng hợp tác đầu tư với nước ngoài, khả năng nhập khẩu vật tư thiết bị phụ tùng lẻ chuyên ngành và khả năng xuất khẩu sản phẩm ra thị trường thế giới. - Thu thập và phổ biến thông tin kinh tế kỹ thuật, thị trường giá cả trên thế giới. - Chịu trách nhiệm quản lý tập trung quỹ ngoại tệ của toàn Tổng công ty.. - Thực hiện các cam kết trong hợp tác quốc tế, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Công ty thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp. - Được trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thương nhân nước ngoài để ký kết các hợp đồng kinh tế, tiến hành các hợp đồng mua - bán, hợp tác đầu tư. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng là Công ty kinh doanh theo lĩnh vực kinh tế thương mại về nhập khẩu chuyên ngành vật tư thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ toàn ngành xi măng, nhập khẩu xi măng, Clinker ổn định thị trường trong nước trên cơ sở hạch toán đủ bù đắp chi phí có lợi nhuận, bảo toàn và phát triển được vốn kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước theo luật định. Ngoài ra, Công ty còn thực hiện một số công việc cho các Công ty liên doanh như tư vấn trong thương thảo hợp đồng, tham gia nhập khẩu cho các đơn vị ngoài ngành. Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh: Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh, Công ty tiến hành kinh doanh các mặt hàng: +Vật tư: Clinker, thạch cao, Giấy Krat, hạt nhựa PP, gạch chịu lửa, vữa chịu lửa, sợi amiăng, nguyên liệu dùng sản xuất gạch chịu lửa tại nhà máy gạch kiềm tính VN. + Thiết bị phụ tùng: Các loại thiết bị chuyên dùng trong dây truyền sản xuất xi măng, các loại xe chuyên dùng như xe ủi, xe xúc, xe trọng tải lớn… và các phụ tùng thay thế trong dây truyền sản xuất. + Thiết bị toàn bộ cho cả nhà máy máy xi măng mới công suất từ 1,2 đến 1,4 triệu tấn/1 năm. + Dịch vụ vận chuyển, giao nhận các lô hàng nhập khẩu. Tư vấn cho các dự án xây dựng các nhà máy xi măng. Đặc điểm về thị trường kinh doanh: Thị trường tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty là những đơn vị trong ngành sản xuất xi măng: Công ty xi măng Hoàng Thạch, Công ty xi măng Hà Tiên, Công ty xi măng Nghi Sơn, Công ty xi măng Bút Sơn, ... Công ty Xuất nhập khẩu xi măng thực hiện bán hàng tại cảng, kho đầu mối của các nhà máy xi măng trong ngành. Công ty Xuất nhập khẩu xi măng sẽ là đầu mối trong việc xúc tiến thương mại và tiến hành xuất khẩu xi măng sang thị trường Lào, Campuchia . Đơn đặt hàng của các Công ty xi măng Gọi thầu Mở thầu Ký kết hợp đồng nhập khẩu Mở L/C cho nhà cung cấp Giao hàng cho các Công ty xi măng Thu tiền Trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng: Sơ đồ 14: Sơ đồ trình tự kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu Xi măng Đặc điểm tổ chức quản lý và phân cấp quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng VINACIMEX là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, vì thế hoạt động kinh doanh của Công ty theo sự chỉ đạo, hướng dẫn, điều hành của Tổng công ty xi măng. Công ty tuy thành lập mới hơn 10 năm nhưng các qui chế về tổ chức quản lý, điều hành tổ chức kinh doanh về mọi mặt đều được quán triệt xây dựng trên cơ sở nhiệm vụ chính trị được giao theo chế độ quản lý của Nhà nước. Hiện nay, Công ty có 5 phòng công tác và 2 chi nhánh được thể hiện ở sơ đồ trên. Các phòng ban trong Công ty có mối quan hệ bình đẳng, giúp đỡ lẫn nhau trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được phân công để cùng thực hiện tốt nhiệm vụ chung của Công ty. Giám đốc Kế toán trưởng Phó Giám đốc 1 Phó Giám đốc 2 Phòng Kế toán tài chính Phòng Tổng hợp Phòng Dự án Phòng XNK TB phụ tùng Phòng XNK Vật tư xi măng Chi nhánh tại TP HCM Chi nhánh tại Hải Phòng Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 15: Sơ đồ Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng — Cơ cấu bộ máy quản lý Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến. Đặc điểm của cơ cấu này là mối quan hệ này giữa các thành viên được thực hiện theo đường thẳng. Người thừa hành chỉ ghi nhận và thi hành mệnh lệnh của người phụ trách cấp trên trực tiếp. Người phụ trách chịu trách nhiệm về kết quả công việc của những người dưới quyền mình. 1.3. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng trong một số năm gần đây Công ty Xuất nhập khẩu xi măng ngày một hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, hoạt động ngày càng đi vào ổn định, với mục tiêu bù đắp chi phí, có lợi nhuận, đồng thời tạo phối hợp với các đơn vị trong ngành để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Điều này thể hiện rõ qua việc Công ty luôn hoàn thành kế hoạch và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Năm 2003 – 2004) (Đơn vị tính: VNĐ) Phần 1: Lãi (lỗ) STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ (%) 1 2 3 4 = 3 - 2 5 Tổng doanh thu Trong đó: Doanh thu xuất khẩu Các khoản giảm trừ 449.614.278.210 0 0 484.342.145.419 0 0 34.727.867.209 108 1 Doanh thu thuần 449.614.278.210 484.342.145.419 34.727.867.209 108 2 Giá vốn hàng bán 434.126.370.489 458..205.148..228 24.078.777.739 106 3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 15.487.907.721 26.136.997.191 10.649.089.470 169 4 Doanh thu hoạt động tài chính 2.004.191.844 5.025.593.983 3.021.402,139 251 5 Chi phí hoạt động tài chính 719.551.506 4.807.157.659 4.087.606.153 668 6 Chi phí bán hàng 9.310.456.429 18.820.736.958 9.510.280.529 202 7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 5.741.349.714 6.189.052.022 447.702.308 108 8 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.720.741.916 1.345.644.535 (375.097.381) 78 9 Thu nhập khác 1.072.166.253 62.296..289 1.009.869.964 6 10 Chi phí khác 39.676.445 502.789 (39.173.656) 1.3 11 Lợi nhuận khác 1.032.489.808 61.793.500 (970.696.308) 5,98 12 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.753..231.724 1.407.438.035 (1.705.793.689) 51 13 Thuế TNDN 780.350.044 554.909.295 (225.440.749) 71 14 Lợi nhuận sau thuế 1.972.881.680 852.528.740 1.120.352.940 43,21 Qua số liệu trên cho thấy tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm gần đây. Các chỉ tiêu về doanh thu thuần, tổng lợi nhuận trước thuế, và lợi nhuận sau thuế ở mức ổn định. Doanh số của Công ty ngày một tăng cao. Cụ thể: Tỷ trọng về doanh thu thuần của năm 2004 so với năm 2003 tăng là: 484.342.145.419 = 108% 449.614.278.210 Tương ứng là 34.727.867.209 (đồng), việc giữ ổn định và tăng doanh thu là do do nhiệm vụ chính trị phải tăng cường nhập khẩu số lượng lớn Clinker để bình ổn thị trường năm 2004, một số dự án xây dựng các nhà máy xi măng đi vào quá trình thực hiện tạo doanh thu ủy thác cho Công ty, Công ty đã biết áp dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình kinh doanh cũng như việc mở rộng thị trường tạo thêm nhiều bạn hàng. Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của Công ty đã giảm đáng kể, cụ thể lợi nhuận sau thuế năm 2004 giảm so với năm 2003 là 1.120.352.940 (đồng), tương ứng là 43.21%. Việc giảm lợi nhuận này nguyên nhân là do: + Giá cả của thị trường có nhiều biến động, đặc biệt giá Clinker nhập khẩu luôn tăng cao trong khi đó giá bán Clinker cho các nhà máy không được tăng (do nhiệm vụ chính trị được giao) để góp phần ổn định giá xi măng trên thị trường. Do đó trong năm 2004, Công ty càng nhập khẩu nhiều Clinker hơn năm 2003 thì mặt hàng Clinker này càng làm giảm lợi nhận của Công ty so với năm 2003. + Các chi phí (cước tàu biển tăng cao) cho hoạt động nhập khẩu của Công ty ngày một tăng cao. Mặc dù so với năm 2003, lợi nhuận của Công ty năm 2004 có giảm đi, nhưng nhìn chung, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2004 có chiều hướng tương đối tốt, đã hoàn thành kế hoạch và nhiệm vụ chính trị năm 2004 do cấp trên và Chính phủ giao. Để đạt được kết quả trên ngoài sự nỗ lực, cố gắng phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ, Công ty còn nhận được sự hỗ trợ tích cực của các bạn hàng và sự chỉ đạo sát sao của Tổng công ty. — Nhiệm vụ chính của Công ty trong năm 2005: Năm 2005 là năm cuối cùng của kế hoạch 5 năm 2001 – 2005, nên có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc phấn đấu thực hiện hoàn thành các mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội do Đại hội Đảng lần thứ IX đã đề ra. Công ty Xuất nhập khẩu xi măng có thuận lợi cơ bản là Chính phủ sẽ có nhiều biện pháp để thúc đẩy phát triển kinh tế đạt mức tăng trưởng cao (GDP 8,5%), đầu tư xây dựng dự kiến tiếp tục tăng, nhu cầu xi măng toàn xã hội dự kiến khoảng 28 – 29 triệu tấn, tăng 8 – 12% so với năm 2004. Nhưng bên cạnh đó kinh tế thế giới còn nhiều diễn biến phức tạp, ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển kinh tế Việt Nam nói chung và ngành công nghiệp xi măng nói riêng như giá vật tư thiết bị, than, xăng dầu, tỷ giá ngoại tệ, giá nhập khẩu clinker, thạch cao,... tiếp tục tăng cao và không ổn định. Thấy được những thuận lợi và khó khăn đó, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã đưa ra những biện pháp nhằm tháo gỡ khó khăn, từng bước cải tiến cách nghĩ cách làm, đồng thời đặt ra nhiệm vụ chính trong năm 2005: < Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của một đơn vị thành viên đối với công tác phát triển ngành mà trước tiên phải thực hiện đầy đủ những điều khoản của hợp đồng đã ký. Tham gia cùng các đơn vị liên quan triển khai các dự án đầu tư mới. < Để thực hiện tốt việc nhập khẩu thiết bị, phụ tùng cho sản xuất, toàn bộ cán bộ công nhân viên phải quán triệt các mục tiêu sau: + Duy trì và phát triển các mối quan hệ với nhiều bạn hàng nước ngoài. + Tăng cường quan hệ và phối hợp chặt chẽ với các Công ty xi măng để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nhập khẩu, đưa hàng kịp thời phục vụ cho sản xuất. + Đảm bảo quyền lợi cho các Công ty mua hàng bằng cách yêu cầu các nhà cung cấp nước ngoài phải đảm bảo trách nhiệm sau bán hàng. + Ngoài nhiệm vụ nhập khẩu vật tư phục vụ sản xuất cần đầu tư nhiều vào mặt hàng clinker, trong quá trình thực hiện hợp đồng phải có nhiều thông tin để có thể tiên lượng được khả năng thực hiện hợp đồng để có nhiều phương án tìm thêm nguồn hàng, quyết tâm nhập khẩu đủ 500.000 tấn clinker cho năm 2005. < Công ty phấn đấu tạo thêm việc làm, đảm bảo doanh thu, tăng lợi nhuận, đảm bảo nghĩa vụ nộp ngân sách, các khoản trích nộp theo Luật định, nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán và phân công công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Kế toán trưởng Phó phòng Kế toán Kế toán thanh toán tiền VN Kế toán thanh toán ngoại tệ Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Kế toán tiền lương Thủ quỹ Thủ quỹ Sơ đồ 16: Mô hình tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK xi măng Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý, Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Mô hình tổ chức công tác kế toán tại Công ty được thể hiện cụ thể như sau: Phòng kế toán được bố trí nhân sự hợp lý để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao. Phòng có 7 người, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về các công việc cụ thể, thực tế: < Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty đảm bảo gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả, và là người giúp Giám đốc Công ty tổ chức và chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, tổ chức thông tin kinh tế và tổ chức hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, kiểm tra việc chấp hành chế độ kế toán, chấp hành chế độ quản lý kinh tế và pháp luật Nhà nước. < Phó phòng kế toán: Là người thay mặt xử lý công việc trong phòng khi kế toán trưởng đi vắng, đồng thời giúp kế toán trưởng Công ty tham gia quản lý phòng và phụ trách công việc được phân công. < Kế toán tổng hợp: Là người tổng hợp các nghiệp vụ kinh doanh và chi phí cho quá trình kinh doanh, xác định kết quả lãi lỗ của Công ty và lên Bảng cân đối kế toán. < Kế toán thanh toán tiền Việt Nam: Phụ trách việc thanh toán tiền Việt Nam, có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm biến động lượng tiền mặt của Công ty và các quan hệ thanh toán với các đơn vị trong nước, lập Báo cáo quản trị. < Kế toán thanh toán ngoại tệ: Phụ trách việc thu, chi ngoại tệ. Là người kiểm tra và ghi chép tình hình xuất nhập khẩu của Công ty đối với các đơn vị nước ngoài, các quá trình thanh toán ngoại tệ giữa hai bên và quan hệ với các ngân hàng, lập các Báo cáo quản trị. < Kế toán công nợ: Là người giám sát việc thanh toán của Công ty với người cung cấp và tình hình thanh toán của Công ty với các đơn vị khác. Mở L/C, lập hoá đơn bán hàng và quyết toán, lập các Báo cáo quản trị. < Kế toán TSCĐ: Là người theo dõi, ghi chép, phản ánh một cách chính xác, kịp thời về số hiện có và tình hình biến động của các loại tài sản cố định của toàn doanh nghiệp, tình hình khấu hao TSCĐ, tình hình sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên của TSCĐ trong đơn vị, lập các Báo cáo quản trị về TSCĐ. < Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ theo dõi thanh toán lương, bảo hiểm, tạm ứng cho công nhân viên, lập các Báo cáo quản trị về tiền lương và Bảo hiểm xã hội, tập hợp hồ sơ quyết toán về tiền lương và Bảo hiểm xã hội. < Thủ quỹ: Là người ghi chép và tổng hợp các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt và ngoại tệ. Kế toán Công ty có nhiệm vụ theo dõi hạch toán riêng của Công ty và hai chi nhánh tại Hải Phòng và thành phố Hồ Chí Minh để lên báo cáo quyết toán toàn Công ty, cung cấp số liệu đáng tin cậy để giám đốc điều hành ra quyết định đúng đắn. 2.2. Tình hình vận dụng chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 2.2.1. Quy định chung về chế độ kế toán của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng Công ty Xuất nhập khẩu xi măng áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Quyết định số1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, Chế độ báo cáo tài chính doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000, Thông tư 89/2002/TT – BTC hướng dẫn thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo Quyết định số 149/2001/ QĐ - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chính, Thông tư số 105/2003/TT - BTC ngày 4/11/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện sáu chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định 165/2002/QĐ/BTC ngày 31/12/2002, và Quyết định số 234/2003/QĐ - BTC ngày 30/12/2003 về việc ban hành và công bố sáu chuẩn mực kế toán Việt nam. 2.2.2. Vận dụng chế độ chứng từ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. 2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tổ chức mô hình hạch toán tập trung tại Công ty. Công ty sử dụng thống nhất hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ Tài Chính và Quyết định số 1313/XMVN/KTTC ngày 9 tháng 10 năm 1997 của Tổng công ty xi măng Việt Nam. Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý và phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã đăng ký với Bộ Tài chính hệ thống tài khoản chi tiết để theo dõi cụ thể từng đối tượng. Số lượng tài khoản đang được sử dụng tại Công ty là 774 tài khoản kế toán, trong đó số TK cấp 1 là 74, cấp 2 là 221, cấp 3 là 214 và cấp 4 là 265. Các tài khoản cấp 1 và cấp 2 đều được Công ty sử dụng theo đúng quy định của Bộ tài Chính. Các tài khoản cấp 3 và cấp 4 được lập ra phục vụ yêu cầu quản lý chi tiết của Công ty. 2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ kế._. phản ánh đầy đủ doanh thu, chi phí tạo điều kiện tính chính xác kết quả bán hàng. Ví dụ: Khi bán mặt hàng Gạch chịu lửa cho Công ty XM Hà Tiên 2, kế toán xác định thời điểm ghi nhận doanh thu, và thực hiện hạch toán chi tiết cho từng mặt hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi tình hình bán hàng, cũng như xác định kết quả kinh doanh. Nợ TK 131115: 3.697.940.859 Có TK 511122: 3.361.764.417 Có TK 33311: 336.176.441,7 Thứ mười một: Về phương pháp tính giá vốn hàng xuất bán Công ty tính theo giá thực tế đích danh vừa đơn giản lại vừa xác định đúng trị giá vốn thực tế hàng xuất bán. Thứ mười hai: Công ty kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên tạo điều kiện phản ánh, ghi chép, theo dõi sự biến động của các loại hàng hóa. Để có được một bộ máy kế toán gọn nhẹ, nhưng hoạt động có hiệu quả, công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu có được những mặt tốt đó là do có sự chỉ đạo hợp lý của ban lãnh đạo, đồng thời là sự cố gắng của cán bộ phòng kế toán, tạo hiệu quả công việc, giảm bớt lao động không cần thiết. Sự tìm tòi, không ngừng cải tạo, nâng cao hiệu quả công tác kế toán là luôn cần thiết trong sự phát triển hiện nay, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng cần phát huy và giữ vững những thế mạnh của mình, để hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó, cũng như kế hoạch kinh doanh của Công ty. 2. Một số tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Ngoài những điểm mạnh trên, công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng vẫn còn những tồn tại đòi hỏi được cải tiến, hoàn thiện: Thứ nhất: Về thị trường kinh doanh Công ty Xuất nhập khẩu xi măng chỉ tiến hành nhập khẩu khi có đơn đặt hàng của các đơn vị thành viên thuộc ngành xi măng trong nước. Vì thế hoạt động kinh doanh của Công ty chỉ tiến hành nhập khẩu theo nhu cầu của các đơn vị thành viên thuộc ngành xi măng trong nước, nên có những mặt hàng khi khách hàng đặt, Công ty mới tiến hành đàm phán với bên nước ngoài và phải đợi một thời gian khá dài mới có thể cung cấp mặt hàng đó cho khách hàng. Cũng do đó có nhiều lúc Công ty không thể đáp ứng được nhu cầu đột xuất của khách hàng, làm giảm khả năng cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Thứ hai: Về hệ thống sổ sách Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, song kết cấu sổ Nhật ký chung mà Công ty đang sử dụng còn thiếu cột “Đã ghi sổ Cái” so với mẫu sổ của Bộ Tài chính ban hành . Sổ Cái của Công ty sử dụng thiếu cột “Trang sổ Nhật ký chung” so với mẫu sổ của Bộ Tài chính ban hành . Ngoài ra, Công ty sử dụng kế toán trên máy nên các sổ in ra theo hình thức tờ rời tạo khó khăn cho công tác đối chiếu, sử dụng, lưu trữ số liệu. Công ty chưa thực hiện ký duyệt khoá sổ hàng tháng kịp thời theo đúng quy định chung. Thứ ba: Về phân bổ, hạch toán chi phí mua hàng & chi phí bán hàng Tuy là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại, nhưng Công ty không sử dụng TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hoá”. Trong kỳ, Công ty không phân bổ một phần chi phí mua hàng cho hàng tiêu thụ trong kỳ mà đưa vào chi phí bán hàng. Điều này gây khó khăn cho việc tính toán giá vốn hàng bán, cũng như việc nghiên cứu giảm chi phí thu mua. Lợi nhuận thuần trong kỳ không thay đổi nhưng trị giá vốn hàng hoá được phản ánh thấp hơn thực tế làm cho việc phân tích kết quả tiêu thụ không chính xác. Kế toán không phân bổ Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp cho số hàng bán ra và số hàng chưa tiêu thụ mà toàn bộ Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ đều được kế toán kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả. Điều này dẫn đến tình trạng có những kỳ số Chi phí bán hàng là rất lớn nhưng số sản phẩm thực tế tiêu thụ chưa hết làm cho kết quả bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty là lỗ, không sát với thực tế. Như vậy làm cho kết quả kinh doanh của doanh nghiệp không được phản ánh thực tế, chính xác. Thứ tư: Về theo dõi công nợ Trong nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Gạch chịu lửa, khi hàng đã về cảng, đã nhận hàng mà chưa thanh toán với nhà cung cấp, các Công ty nước ngoài, Công ty không hạch toán qua tài khoản 331 “Phải trả nhà cung cấp”, mà ghi thẳng vào TK 151 “Hàng mua đang đi trên đường”. Điều này đã gây ra khó khăn cho việc theo dõi tình hình công nợ của Công ty đối với khách hàng, cũng như khó khăn trong tập hợp số liệu một cách chính xác và nhanh nhất cho nhà quản lý. Ví dụ: - Ngày14/10/2004 Công ty làm đơn xin mở L/C cùng với giấy cam kết thanh toán tiền cho Ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank).Tỷ giá hạch toán bình quân tháng 10 là 15.747 USD/VNĐ. Mức ký quỹ: 10%*191.540,01*15.747 = 301.618.054VNĐ Kế toán ghi định khoản: Bút toán 1: Nợ TK 144: 301.618.054 Có TK 1122: 301.618.054 - Ngày 02/12/2004: Nhận được Giấy báo nợ của Ngân hàng đã thanh toán trị giá Hợp đồng nhập Gạch chịu lửa với tổng số tiền: 191.540,01 USD. Do Công ty ký quỹ 10% trị giá lô hàng, nên Công ty chỉ cần thanh toán thêm cho Ngân hàng 90% tổng trị giá tiền hàng số tiền là: 191.540,01*90% = 172.386,009 USD. Tỷ giá hạch toán bình quân tháng 12 là 15.746 USD/VNĐ, tỷ giá ngày thanh toán là 15.783 USD/VNĐ: Kế toán ghi định khoản: + Bút toán 1: Nợ TK 15111218: 191.540,01* 15.783 = 3.023.075.978 Có TK 144: 10%*191.540,01*15.746 = 301.598.900 Có TK 1122: 191.540,01*90% * 15.746 = 2.714.390.098 Có TK 515: 7.086.980 + Bút toán 2: Có TK 007111 (USD - Đô la Mỹ): 172.386,009 Thứ năm: Về hạch toán thuế Thuế là một phần quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt đối với doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, bởi các khoản thuế Công ty phải nộp cho hàng nhập khẩu thường là lớn. Công tác kế toán của Công ty trong lĩnh vực này vẫn chưa đạt yêu cầu. Ví dụ, đối với hàng nhập khẩu uỷ thác, kế toán phản ánh các khoản thuế nộp hộ vào công nợ phải thu(TK 131), điều này làm cho đối tượng sử dụng thông tin không phân biệt khoản nào là khoản phải thu khách hàng, khoản nào là các khoản phải thu do chi hộ các các Công ty. Mặt khác các khoản thuế nộp hộ hàng nhập khẩu uỷ thác được phản ánh trên các TK 333, về mặt lý thuyết là vi phạm nguyên tắc sử dụng TK, vì đây là các khoản nộp hộ của bên uỷ thác chứ không phải khoản thuế phải nộp của Công ty. Ví dụ: Ngày 29/10/2004: căn cứ vào Tờ khai hàng hoá nhập khẩu, kế toán ghi nhận các khoản thuế liên quan đến hàng nhập khẩu nộp hộ cho Công ty XM Hà Tiên 2: + Thuế nhập khẩu của lô hàng phải nộp: Nợ TK 131115: 186.256.055 Có TK 3333: 186.256.055 + Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp: Nợ TK 131115: 71.398.155 Có TK 333122: 71.398.155 Thứ sáu: Về chi phí chi hộ Đối với phần hàng uỷ thác, các khoản chi hộ cho đơn vị giao uỷ thác, Công ty hạch toán trên TK 131, điều này không đúng theo quy định chung, và làm nhầm lẫn công việc theo dõi công nợ và các khoản chi hộ, nộp hộ. Ví dụ: - Ngày 01/11/2004: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tập hợp các chi phí chi hộ cho Công ty xi măng Hà Tiên 2, thanh toán qua Ngân hàng các chi phí chi hộ: Nợ TK 131115: 2.055.168 Có TK 1121: 2.055.168 Thứ bảy: Về thanh toán công nợ Trong quá trình bán hàng nhập khẩu, Công ty có quan hệ với nhiều khách hàng rộng rãi, khách hàng của Công ty chủ yếu là thanh toán chậm, điều này làm cho kế toán có trách nhiệm nặng nề là phải thường xuyên theo dõi công nợ phải thu của khách hàng cũng như việc đôn đốc thu hồi nợ. Bên cạnh đó xét trên phương diện về tài chính thì nguồn vốn của Công ty bị chiếm dụng nhiều. Đối với khách hàng vi phạm thời hạn thanh toán Công ty cũng đã có những biện pháp hợp lý trong quá trình thu hồi nợ song Công ty chưa có được những khuyến khích nhất định để khách hàng sớm thanh toán nợ. Thứ tám: Về lập dự phòng khoản nợ phải thu khó đòi Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi trong kỳ Công ty chưa trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi làm cho việc phản ánh giá trị tài sản chưa chính xác cũng như khi thực tế nợ phải thu khó đòi phát sinh sẽ gây khó khăn trong việc xử lý. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng 1. Sự cần thiết hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu xi măng Tổng công ty xi măng Việt Nam là một trong những đơn vị chủ lực thúc đẩy nền kinh tế nước ta phát triển, đặc biệt ngành xi măng là 1 ngành công nghiệp quan trọng. Năm 2005 là năm cuối cùng của kế hoạch 5 năm 2001 - 2005, nên có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc phấn đấu thực hiện hoàn thành các mục tiêu chiến lược phát triển kinh tế xã hội do Đại hội Đảng lần thứ IX đã đề ra. Mặc dù có thuận lợi là Chính phủ sẽ có nhiều biện pháp để thúc đẩy phát triển kinh tế đạt mức tăng trưởng cao, đầu tư xây dựng dự kiến tiếp tục tăng, nhu cầu xi măng toàn xã hội dự kiến khoảng 28-29 triệu tấn, nhưng kinh tế thế giới còn nhiều diễn biến phức tạp, ảnh hưởng không nhỏ đến sự phát triển kinh tế nước ta nói chung, và ngành công nghiệp xi măng nói riêng. Tổng công ty xi măng dự kiến tiếp tục ổn định và nâng cao năng suất thiết bị hoạt động dài ngày, xử lý những vấn đề kỹ thuật còn tồn tại, nâng cao năng suất lò nung từ 5-10%, phấn đấu đạt sản lượng sản xuất cao. Đồng thời nâng cao và giữ ổn định chất lượng xi măng để đáp ứng tốt nhất thị hiếu và nhu cầu của người tiêu dùng, thực hiện nhiệm vụ bình ổn thị trường, đạt mức bán ra 12,5 triệu tấn sản phẩm. Là đơn vị trực thuộc Tổng công ty xi măng Việt Nam, nên sự phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng gắn liền với sự phát triển của ngành. Để hoàn thành kế hoạch của Tổng công ty giao, và nhiệm vụ kinh doanh do Ban lãnh đạo Công ty đề ra, toàn bộ cán bộ công nhân viên phải cố gắng nỗ lực không ngừng. Phòng kế toán là một phòng quan trọng, góp phần vào sự phát triển của Công ty. Với nhiệm vụ chủ yếu là nhập khẩu vật tư thiết bị phụ tùng phục vụ cho toàn ngành, công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng cần thiết phải hoàn thiện hơn, nhằm phát huy những điểm mạnh, khắc phục tồn tại, từ đó cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin tài chính, công tác nhập khẩu và tiêu thụ hàng nhập khẩu cho ban lãnh đạo Công ty, cũng như trên Tổng công ty xi măng. Xuất phát từ những ý kiến trên cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng. 2. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá và nâng cao hiệu quả kinh doanh tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng trong giai đoạn hiện nay Thực hiện chính sách đổi mới trong đó có chính sách đối ngoại tích cực mở cửa, Việt Nam đã tạo ra thế và lực mới trên trường quốc tế. Với việc tham gia vào Hiệp hội các quốc gia Đông Nam á (ASEAN), khu vực mậu dịch tự do AFTA, tiến tới gia nhập vào Tổ chức thương mại thế giới (WTO) đặt ra cho nước ta nhiều cơ hội và thách thức. Tác động của tự do hoá thương mại và xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế đang có những ảnh hưởng sâu sắc đến nền kinh tế của đất nước, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại, ngoại thương. Khi việc xoá bỏ hàng rào thuế quan và phi thuế quan được thực hiện, việc trao đổi hàng hoá giữa các nước sẽ trở nên dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp có nhiều thị trường hàng hoá để lựa chọn hơn khi tiến hành nhập khẩu, với mức giá hợp lý, chất lượng bảo đảm. Nhưng bên cạnh đó các doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một môi trường cạnh tranh rất khốc liệt, có thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh phát triển hoặc làm điêu đứng phá sản hàng loạt các doanh nghiệp. Là một đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, đã và đang tìm cho mình một hướng đi đúng, tạo được chỗ đứng và có sức mạnh cạnh tranh trên thị trường. Sự cố gắng nỗ lực của Công ty cùng với sự hỗ trợ từ phía Nhà nước thông qua các chủ trương chính sách, hành lang pháp lý ổn định sẽ giúp cho Công ty phát triển ổn định. Một số phương hướng hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty Xuất nhập khẩu xi măng: + Công ty cần thực hiện tốt ngay từ những công đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu. Công ty cần tìm hiểu kỹ thị trường trong và ngoài nước, theo dõi xu hướng biến động và tình hình tiêu thụ các mặt hàng trên thị trường trong nước, đồng thời tìm nguồn cung cấp hàng hoá ngoài nước tốt nhất. Bên cạnh đó, Công ty phải xây dựng cho mình một kế hoạch lưu chuyển hàng hoá cụ thể, cụ thể hoá các chỉ tiêu và kế hoạch nhập khẩu, kế hoạch tiêu thụ, dự trữ hàng. + Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp là một chủ thể kinh tế độc lập, để tồn tại và phát triển bền vững trên thương trường, doanh nghiệp cần có chiến lược kinh doanh của mình. Để đạt hiệu quả tốt khi thực hiện các chiến lược trước hết Công ty cần thành lập một phòng mà nhân viên có năng lực, kinh nghiệm về lĩnh vực nghiên cứu thị trường. Bộ phận này có nhiệm vụ điều tra thực tế về nhu cầu của khách hàng. Hàng tháng các nhân viên này lập báo cáo chi tiết về thị trường mà mình phụ trách. Kết quả nghiên cứu thị trường giúp doanh nghiệp đánh giá được thị trường nào có tiềm năng, mức giá nào khách hàng sẽ chấp nhận. Công ty nên chú trọng đến vấn đề quảng cáo trong kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty có thể gửi thư trực tiếp cho khách hàng, giới thiệu về Công ty cũng như các mặt hàng Công ty cung ứng. Ngoài ra, Công ty cần thường xuyên liên hệ với khách hàng của mình, tạo mối quan hệ tốt. + Giá bán là một trong những nhân tố ảnh hưởng lớn đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá, quyết định đến sức cạnh tranh của hàng hoá trên thị trường. Công ty cần cân đối để đưa ra giá bán hợp lý, vừa đảm bảo có lợi nhuận vừa tăng lượng hàng bán. Cần có những điều kiện ràng buộc trong hợp đồng để khách hàng thanh toán đúng hạn, đồng thời nên chiết khấu cho những khách hàng thanh toán trước hạn. + Nền kinh tế nước ta đang từng bước hội nhập vào nền kinh tế khu vực và trên thế giới, chính sách thuế nhập khẩu sẽ có những thay đổi, Công ty Xuất nhập khẩu xi măng sẽ chịu ảnh hưởng của những thay đổi này. Để đối mặt với những khó khăn trước mắt, Công ty cần thường xuyên theo dõi sự thay đổi đó trên phương tiện thông tin đại chúng, nắm bắt kịp thời, nhanh chóng tham mưu cho cán bộ phòng kế hoạch lập các phương án kinh doanh hiệu quả và đúng quy định của Nhà nước. + Con người là nhân tố giữ vai trò quyết định trong mọi hoạt động kinh tế xã hội. Công ty cần chú trọng đến công tác đào tạo nguồn nhân lực để phát huy sức mạnh nội lực của mình. Lĩnh vực hoạt động ngoại thương đòi hỏi cán bộ là những người năng động, có kinh nghiệm trong thực tiễn kinh doanh, nhạy bén với sự thay đổi của thị trường. + Trong công tác kế toán đòi hỏi người kế toán cần có trình độ phân tích đánh giá hoạt động kinh tế diễn ra tại đơn vị mình để tham mưu một cách hiệu quả cho Giám đốc. Đội ngũ kế toán không chỉ là những người giỏi về nghiệp vụ kế toán, mà còn am hiểu về luật buôn bán quốc tế, hải quan, nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Bên cạnh đó Công ty cần có những chính sách khuyến khích người lao động làm việc hăng say, có hiệu quả, đem lại lợi ích chung cho doanh nghiệp. 3. Giải pháp khắc phục những tồn tại trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng Với những ưu điểm đạt được, Công ty cần duy trì và phát huy, để nâng cao hiệu quả kinh doanh, tạo điều kiện để cạnh tranh tốt hơn trong nền kinh tế thị trường. Hơn 10 năm hoạt động, để có được sự phát triển như ngày hôm nay, ngoài sự chỉ đạo của Chính phủ, Tổng Công ty xi măng, còn có sự nỗ lực của nhân viên toàn Công ty, đặc biệt là bộ máy quản lý. Phòng kế toán của Công ty cũng đóng góp một phần không nhỏ tới sự lớn mạnh này. Phòng với 7 cán bộ công nhân viên, trình độ đồng đều, khả năng làm việc độc lập và phối hợp với nhau có hiệu quả. Công tác kế toán thực hiện khoa học, hợp lý, vừa theo đúng quy định do cấp trên đề ra, vừa vận dụng linh hoạt phù hợp với từng hoàn cảnh cụ thể. Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những mặt hạn chế mà Công ty cần cải tiến hoàn thiện để thúc đẩy hơn nữa sự phát triển của mình, và của toàn ngành xi măng. Công tác kế toán cần khắc phục những mặt hạn chế, nghiên cứu, thay đổi những mặt chưa phù hợp, để thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình được giao phó. Với tư cách là sinh viên thực tập, tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, em xin nêu ra một số giải pháp hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty như sau: Thứ nhất: Về thị trường kinh doanh Hiện nay Công ty đang chủ yếu thực hiện các hợp đồng NK theo đơn đặt hàng, vậy Công ty nên chủ động hơn nữa trong việc nghiên cứu thị trường, điều tra thực tế về nhu cầu tiêu dùng của khách hàng từ đó đánh giá thị trường tiềm năng, các mặt hàng có thể tiêu thụ trên thị trường đó, mức giá có thể chấp nhận của khách hàng để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác quảng cáo trong kinh doanh XNK nhằm phục vụ tốt cho việc NK và tiêu thụ hàng hóa góp phần tìm kiếm những khách hàng mới ngoài những khách hàng thường xuyên. Thứ hai: Về hệ thống sổ sách kế toán Kết cấu mẫu sổ Nhật ký chung và Sổ cái của Công ty hiện đang sử dụng chưa đúng theo yêu cầu của Bộ Tài chính qui định. Công ty nên xem xét sử dụng sổ theo mẫu qui định, cụ thể như sau: Biểu 32: sổ Nhật ký chung Năm.......... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước chuyển sang Cộng chuyển sang trang sau Ngày... tháng ....năm... Kế toán trưởng Người ghi sổ Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký tên, đóng dấu) Biểu 33: Sổ cái Năm....... Tên tài khoản..... Số hiệu....... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số dư đầu kỳ Số dư cuối kỳ Ngày .....tháng .....năm....... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký , họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu) Ngoài ra, Công ty sử dụng kế toán trên máy nên các sổ in ra theo hình thức tờ rời, sổ sách kế toán cần kịp thời đóng dấu giáp lai và ký duyệt khoá sổ hàng tháng của kế toán theo dõi, của kế toán trưởng đúng với qui định chung. Thứ ba: Về phân bổ, hạch toán chi phí mua hàng & chi phí bán hàng - Công ty trong kỳ nên mở thêm TK 1562- Chi phí mua hàng để hạch toán riêng chi phí mua hàng, không đưa một phần chi phí mua hàng thực tế phát sinh vào CPBH như hiện nay. TK 1562 dùng để phản ánh chi phí mua hàng thực tế phát sinh trong kỳ và tình hình phân bổ chi phí mua hàng cho số hàng đã tiêu thụ và số hàng còn tồn cuối kỳ. Chi phí mua hàng hạch toán vào TK này chỉ bao gồm chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng như: Chi phí trung chuyển, phí vận chuyển, phí bảo hiểm, chi phí hao hụt phát sinh trong định mức. Kết cấu TK 1562 như sau: + Bên Nợ: Phản ánh chi phí mua hàng thực tế phát sinh trong kỳ. +Bên Có: Phản ánh chi phí mua hàng tính cho khối lượng hàng hoá thực tế tiêu thụ trong kỳ. +Dư Nợ: Phản ánh chi phí mua hàng còn tồn lại cuối kỳ. Kế toán phản ánh chi phí mua: Nợ TK 1562: Chi phí mua hàng chưa có thuế GTGT. Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có). Có TK liên quan (TK111, 112, 131...): Tổng giá thanh toán. Công ty nên phân bổ chi phí mua hàng trong kỳ, làm cho việc phản ánh giá vốn hàng bán được chính xác, từ đó việc phân tích kết quả của hoạt động kinh doanh tốt hơn. Cuối kỳ, kế toán tiến hành phân bổ chi phí mua hàng như sau: Trị giá mua của hàng đã bán trong kỳ = Chi phí mua hàng đầu kỳ + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ Trị giá mua của hàng đã bán trong kỳ + Trị giá mua của hàng còn lại cuối kỳ x Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ Sau khi phân bổ chi phí mua hàng kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 1562: Chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán trong kỳ. Ví dụ: Trong tháng 12 năm 2004 một phần chi phí mua thực tế không được hạch toán vào trị giá vốn của hàng mua tập hợp được là: 336.388.440đ. Do doanh nghiệp đã tiêu thụ hết số hàng mua trong tháng nên một phần chi phí này được phân bổ cho toàn bộ số hàng tiêu thụ trong tháng. Lúc này kế toán ghi: Nợ TK 632: 336.388.440 Có TK 1526: 336.388.440 Công ty nên theo dõi chi tiết kết quả bán hàng của từng mặt hàng bằng cách mở Báo cáo chi tiết kết quả tiêu thụ hàng hoá, trong đó phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho từng mặt hàng cụ thể theo một tiêu thức nhất định, từ đó xác định lãi lỗ hoạt động kinh doanh chính xác hơn. Biểu 34: Đơn vị tính: đồng. Báo cáo chi tiết kết quả tiêu thụ hàng hoá Tháng 02 năm 2004 Số TT Mã vật tư Số lượng Doanh thu Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí QLDN Lãi (Lỗ) 1... ........ .......... .......... ........... ............. ............. .............. ......... 2 GCL 3 CLK ..... ......... ............ ...................... ...................... ..................... .................. .................. ................... Tổng Thứ tư: Về theo dõi công nợ Công ty nên sử dụng tài khoản 331 để hạch toán đối với nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp, theo dõi đối với từng người bán trị giá tiền hàng đã thanh toán và còn phải thanh toán nhằm quản lý tốt hơn tình hình công nợ của Công ty. Thời gian từ khi thực hiện hợp đồng đến khi kết thúc là khá dài (1 – 3 tháng phụ thuộc vào từng hợp đồng), với cách hạch toán như hiện nay, tại mỗi thời điểm, Công ty chưa thể theo dõi được chính xác tình hình công nợ phải trả của mình với người bán là bao nhiêu (đối với một số lô hàng đã nhận hàng về cảng mà chưa thanh toán cho người bán). Ví dụ: + Khi làm xong thủ tục hải quan và nhận hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 15111218: 3.023.075.978 Có TK 331: 3.023.075.978 + Khi nhận được thông báo của Ngân hàng về số tiền đã thanh toán cho nhà cung cấp: Nợ TK 331: 3.023.075.978 Có TK 112: 2.714.390.098 Có TK 144: 301.598.900 Có TK 515: 7.086.980 Thứ năm: Về hạch toán thuế Công ty nên sử dụng tài khoản 138 “Phải thu khác”, chi tiết theo các khoản thuế nộp hộ & các đơn vị để phản ánh các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu uỷ thác. Ví dụ: TK1384 “Phải thu của đơn vị uỷ thác xuất nhập khẩu”, chi tiết thành: TK 13841 “Thuế nhập khẩu nộp hộ”, chi tiết theo từng đơn vị. TK 13842 “Thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp hộ”, chi tiết theo từng đơn vị. Ngày 03/11: Nhận được tiền của Công ty XM Hà Tiên 2 để nộp hộ thuế, Công ty không nên ghi nhận là các khoản thuế phải nộp, mà hạch toán vào TK 1384 như sau: Nợ TK 112: 257.654.210 Có TK 1384: 257.654.210 TK 13841- HT2: 186.256.055 TK 13842- HT2: 71.398.155 Ngày 04/11 khi nộp hộ thuế, kế toán ghi: Nợ TK 1384: 257.654.210 TK 13841- HT2: 186.256.055 TK 13842- HT2: 71.398.155 Có TK 112: 257.654.210 Thứ sáu: Về chi phí chi hộ Đối với phần hàng uỷ thác, các khoản chi hộ cho đơn vị giao uỷ thác, Công ty nên sử dụng TK 1388 “Phải thu khác” chi tiết theo từng đơn vị để hạch toán, cụ thể: Ví dụ: Ngày 01/11/2004: Công ty Xuất nhập khẩu xi măng tập hợp các chi phí chi hộ cho Công ty xi măng Hà Tiên 2, và thanh toán các chi phí chi hộ, kế toán ghi: Nợ TK 1388- HT2: 2.055.168 Có TK 1121: 2.055.168 Thứ bảy: Về thanh toán công nợ. Tại Công ty hình thức thanh toán trả chậm là chủ yếu nên Công ty thường xuyên bị chiếm dụng vốn nên đôi khi xảy ra trường hợp công ty phải đi vay ngoài làm giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh. Vậy Công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán nhằm khuyến khích người mua thanh toán tiền nợ nhanh chóng cho Công ty (lãi suất khoảng từ 0,2% đến 0,3%/ tháng). + Khi phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thanh toán, kế toán ghi: Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính. Có TK liên quan (TK 111,112,131...) + Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chiết khấu thanh toán sang TK911 để xác định kết quả: Nợ TK 911. Có TK 635. Công ty là doanh nghiệp kinh doanh XNK nên hầu hết các hợp đồng NK đang thực hiện dựa vào vốn vay ngân hàng. Và từ khi NK cho đến hết quá trình tiêu thụ, khách hàng thanh toán tiền hàng là một khoảng thời gian khá dài, chi phí lãi vay phát sinh nhiều vậy nên việc thực hiện hình thức chiết khấu thanh toán đối với khách hàng là việc làm thiết thực sẽ tiết kiệm được chi phí, tạo sự hài lòng cho khách hàng. Thứ tám: Về lập dự phòng khoản nợ phải thu khó đòi Thực tế hiện nay Công ty không trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi nên trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi Công ty sẽ không có khoản để bù đắp gây bất cập chính vì vậy Công ty nên trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Thời điểm lập dự phòng là thời điểm cuối năm trước khi khóa sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính. Đối với doanh nghiệp có năm tài chính khác với năm dương lịch thì thời điểm trích lập dự phòng là cuối năm tài chính. Kế toán sử dụng TK 139 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi” để theo dõi. Khi trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Công ty phải có chứng từ gốc hoặc xác nhận nợ của đơn vị hoặc người nợ về số tiền nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ.... + Khi trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK642 Có TK 139 + Cuối niên độ kế toán sau, tính số dự phòng cần lập. - Nếu số phải lập bằng số đã lập hiện có kế toán không ghi sổ. - Nếu số cần trích lập lớn hơn số hiện có thì kế toán ghi tăng dự phòng theo số chênh lệch. - Nếu số cần lập nhỏ hơn số hiện có thì kế toán ghi hoàn nhập dự phòng. Nợ TK 139. Có TK 642. Theo qui định hiện hành của Bộ tài chính thì tổng dự phòng phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Khi xử lý xoá các khoản nợ không thu hồi được thì doanh nghiệp phải có đầy đủ các chứng từ theo qui định: - Biên bản của Hợp đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. - Bản kê chi tiết các khoản nợ phải thu đã xoá làm căn cứ hạch toán. - Quyết định của toà án cho xử lý phá sản doanh nghiệp nợ - ........................................................................................ - Quyết định xử lý xoá nợ của cấp có thẩm quyền đối với khoản nợ phải thu không thu hồi được. Sau khi khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, doanh nghiệp cần theo dõi ít nhất 5 năm trên TK 004 và tiếp tục có các biện pháp thu hồi nợ. Ví dụ: Trong năm 2004 khoản nợ phải thu khó đòi là 263.572.900đ. Cuối niên độ kế toán (năm) khi tiến hành trích lập dự phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642: 52.714.580 Có TK 139: 52.714.580 Đến cuối năm 2005 kế toán tính số dự phòng cần trích lập, và có thể doanh nghiệp phải trích thêm hoặc hoàn nhập dự phòng. Trên đây là một số giải pháp trong quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, với kiến thức học ở trường, em mạnh dạn nêu ra nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại Công ty. Đó có thể chưa phải là những giải pháp tối ưu, nhưng em hy vọng với những giải pháp em nêu ra là sự so sánh giữa thực tế và lý thuyết đã được học, cũng góp một phần nhỏ vào sự phát triển của Công ty Xuất nhập khẩu xi măng.  Kết luận Qua thực tế tìm hiểu và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng, em thấy kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu chiếm một vị trí hết sức quan trọng trong doanh nghiệp. Và việc tổ chức kế toán được lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu doanh nghiệp tiến hành một cách khoa học, hợp lý giúp cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp thực sự đạt hiệu quả cao. Phương pháp hạch toán khoa học cùng với sự trợ giúp của phần mềm kế toán FAST đã giúp kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu của Công ty giảm bớt đi những khâu, thao tác không cần thiết mà vẫn đảm bảo tính chính xác, kịp thời trong việc cung cấp thông tin làm cơ sở của việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Song Công ty vẫn có một số tồn tại, hạn chế trong công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu từ đó em đã đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này. Với những kiến thức đã được học và quá trình thực tập tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng cùng với sự hướng dẫn của cô giáo - Thạc sỹ Lê Kim Ngọc cũng như các cán bộ trong Công ty đã giúp em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp này. Do trình độ và thời gian còn hạn chế, Luận văn tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót, nên em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để Luận văn của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo - thạc sỹ Lê Kim Ngọc cùng toàn thể các thầy cô giáo trong trường và các cán bộ trong Công ty Xuất nhập khẩu xi măng đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian thực tập vừa qua! Danh mục tài liệu tham khảo 1. Kế toán tài chính doanh nghiệp TS Đặng Thị Loan – Nhà xuất bản giáo dục 2001 2. Vận dụng chuẩn mực kế toán mới vào các phần hành kế toán doanh nghiệp PGS TS. Nguyễn Văn Công – Nhà xuất bản tài chính 2004 3. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương Trường đại học ngoại thương – Nhà xuất bản giáo dục 2002 4. Luận văn, chuyên đề của sinh viên khoa kế toán khoá 40, 41, 42 5. Tạp chí kế toán, tài chính, thuế .... Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Giáo viên hướng dẫn : Th.S Lê Kim Ngọc Sinh viên thực hiện : Nguyễn Kim Thư Lớp : Kế toán 43B Đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty Xuất nhập khẩu xi măng” …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Hà nội,Ngày…. Tháng….Năm 2005 Nhận xét của giáo viên phản biện …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Hà nội,Ngày…. Tháng….Năm 2005 Mục lục ._.