Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD (ko lý luận)

kinh tế phát triển trên thế giới. Nhập khẩu là một hoạt động cơ bản củ1a hoạt động ngoại thương, có tác động trực tiếp tới sự phát triển kinh tế đất nước. Việc nhập khẩu hợp lý, một mặt thỏa mãn nhu cầu thị trường trong nước. Mặt khác, nó thúc đẩy sản xuất trong nước phát triển, tạo sức ép buộc các doanh nghiệp trong nước phải cải tiến công nghệ, tạo ra khả năng cạnh tranh, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để có kế hoạch nhập khẩu hợp lý cần phải có đầy đủ thông tin để các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định. Và một công cụ không thể thiếu có thể cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin cho các nhà quản trị về hoạt động nhập khẩu đó là kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu. Do vậy công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu cần phải được tổ chức một cách hợp lý để có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu. Qua quá trình học tập, nghiên cứu tại trường và thời gian thực tập tại Công ty TNHH EDD, em đã tìm hiểu về công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty. Nên em xin nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD”. Nghiên cứu đề tài này nhằm thấy được tình hình kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty và những ưu, nhược điểm còn tồn tại. Từ đó, em đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty. Ngoài lời mở đầu và kết luận, Chuyên đề của em được trình bày thành 3 chương, cụ thể như sau: Chương 1: Tổng quan về Công ty trách nhiệm hữu hạn EDD Chương 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD. Chương 3: Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Trương Anh Dũng và sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị trong Công ty TNHH EDD nói chung và phòng kế toán nói riêng đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này. CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN EDD 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH EDD Là một doanh nghiệp được sinh ra từ nền kinh tế thị trường, Công ty TNHH EDD được thành lập theo. - Đăng ký kinh doanh số : 0102002565 do phòng đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp phép. - Trụ sở chính của Công ty tại Phòng 12, B2 Tập thể Kim Liên, Đống Đa - Hà Nội và văn phòng tại 181 Đại La, Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội. - Ngành nghề kinh doanh: + Buôn bán hàng hoá tư liệu sản xuất + Buôn bán hàng hoá tư liệu tiêu dùng + Đại lý mua, bán và ký gửi hàng hoá. Công ty TNHH EDD là một đơn vị hạch toán độc lập, hoạt động dưới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý thành phố Hà Nội. Công ty có văn phòng tại 181 Đại La, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Địa bàn hoạt động chủ yếu của Công ty là các tỉnh phía bắc nước ta. Công ty TNHH EDD ngay từ khi mới thành lập đã xác định được rõ vai trò từ khi mới thành lập công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng; về công tác tổ chức quản lí và về cơ sở vật chất kĩ thuật. Song do sự cố gắng phấn đấu của các công nhân viên trong công ty cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước. Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, nguồn nhân lực cũng không ngừng được tăng lên về cả số lượng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ… Đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vì thế mối quan hệ của công ty không chỉ với bạn hàng trong địa bàn và còn mở rộng sang các Tỉnh ở phía Bắc. Công ty đã đóng góp một phần lớn vào nền kinh tế của Thành Phố Hà Nội. Quá trình hình thành và phát triển của công ty bao gồm các giai đoạn như sau: Từ năm 1997 đến năm 2000: Đây là giai đoạn xây dựng và trưởng thành. Những ngày đầu mới thành lập, công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về mặt số lượng và chất lượng, về công tác tổ chức và về cơ sở vật chất kĩ thuật. Trong giai đoạn này công ty mới chỉ kinh doanh một số mặt hàng như máy móc,thiết bị, Hoá chất, Caco2, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng…Mặc dù còn gặp nhiều khó khăn song giai đoạn này công ty cũng đã đạt được những thành tựu đáng kể. Từ một cơ sở nhỏ công ty đã mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh với nhiều chi nhánh ở các tỉnh trong nước, mối quan hệ với các khách hàng cũng được mở rộng… Giai đoạn từ năm 2000 đến đầu năm 2003: Đây là giai đoạn phát triển. Sau nhiều năm chuẩn bị cơ sở vật chất, điều chỉnh bộ máy tổ chức. Song song với việc xây dựng cơ sở vật chất, kĩ thuật, công ty có kế hoạch từng bước đào tạo đội ngũ nhân viên, gửi nhân viên đào tạo, có thêm nhiều chính sách thu hút nhân lực bên ngoài. Vì vậy, nguồn nhân lực trong giai đoạn này đã tăng lên cả về mặt số lượng lẫn trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năm 2003 doanh thu đạt khoảng 16 tỷ đồng, cao gấp 2 lần so với năm 2000. Với đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn , công ty đã đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, từ chỗ quan hệ với các bạn hàng trong Tỉnh đến các bạn hàng ngoài tỉnh,công ty dã được đông đảo khách hàng biết đến,hình thành nền nhiều hợp đồng mua hàng ở ngoài Tỉnh. Đây là thời kì đánh dấu sự trưởng thành vượt bậc của công ty, vững và bước sang một thời kì mới, đặt nền tảng cho sự phát triển lâu dài của công ty. Giai đoạn từ 2003 đến nay: Do nhu cầu của thị trường ngày càng tăng tiềm lực công ty. Công ty đã quyết định mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh, tăng vốn kinh doanh mở rộng thị trường trong các Tỉnh phía Bắc. Từ đó tới nay vẫn trên đà phát triển với tốc độ cao. Qua sự cố gắng, nỗ lực của ban lãnh đạo, các phòng ban cùng toàn bộ công nhân viên trong công ty, công ty kịp thời thay đổi về mọi mặt, không chỉ cải tiến, trang bị máy móc thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu kinh doanh mà còn không ngừng cải thiện điều kiện làm việc của nhân viên, áp dụng các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần đặc biệt là khuyến khích vật chất cho người lao động. Trong đó tiền lương là một biện pháp khuyến khích hữu hiệu. Công ty áp dụng chính sách trả lương theo thời gian làm việc, trình độ lành nghề, trách nhiệm công việc. Đây là một hình thức trả lương khoa học và phù hợp với chính sách tiền lương của Nhà nước. Ngoài ra, công ty còn có nhiều biện pháp khuyến khích vật chất khác: phát động phong trào thi đua vào các dịp lễ, tết, hàng quý tiến hành đánh giá khả năng và thái độ làm việc của các phòng ban và cá nhân để có chính sách khen thưởng, kỉ luật kịp thời, đúng đắn. Kết hợp với chính sách hoạt động kinh doanh đúng đắn kết hợp với đào tạo nguồn nhân lực, luôn luôn triển khai mở rộng thị trường kinh doanh. Nhờ vậy, sau 11 năm hoạt động công ty đã tạo được uy tín và chỗ đứng vững chắc trên thị trường công nghệ thông tin. Công ty ngày càng khẳng định mình để tồn tại và phát triển với tốc độ nhanh, vững chắc. 1.2.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty 1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ Công ty TNHH EDD hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực kinh doanh thương mại về nhập khẩu chuyên ngành vật tư, thiết bị phụ tùng và thiết bị toàn bộ phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp cho Công ty ngày càng có nhiều bạn hàng kể cả trong và ngoài nước. Đứng vững trên thị trường và làm cho Công ty ngày càng phát triển với quy mô ngaỳy càng rộng trên địa bàn, các Tỉnh… Góp phần thêm vào nền kinh tế cuả nước ta thêm giàu mạnh và đứng vững trên thị trường. 1.2.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh. - Đảm bảo hoạt động có hiệu quả, giữ vững vai trò chủ đạo của ngành trước hết là những mặt thiết yếu ở những thời điểm và địa bàn trọng điểm. Đáp ứng tốt nhất nhu cầu tiêu dùng về hàng hoá và đồ trang trí của nhân dân thủ đô. Đồng thời đẩy mạnh bán buôn, bán lẻ. - Thực hiện chỉ tiêu nộp ngân sách (nộp thuế doanh thu) thuế vốn, khâu hao cơ bản, bảo hiểm xã hội và chịu trách nhiệm về kết quả lao động của mình, quản lý và kinh doanh có hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo toàn vốn được thực hiện phân phối theo lao động. - Mở rộng lao động, liên kết với các thành phần kinh tế góp phần tổ chức hoạt động thương mại và dịch vụ trên địa bàn thành phố để chứng tỏ công ty là một doanh nghiệp có tầm cỡ trên địa bàn thủ đô Hà Nội. Cùng với thủ đô từng bước hiện đại hóa ngành kinh doanh công ty đã nhập hàng gia dụng nhập khẩu từ Italia, hàng gia dụng nhập khẩu từ Thái Lan, phục vụ người tiêu dùng trong cả nước. Đầu tư xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hàng hoá tiêu chuẩn, chất lượng cao. Để thực hiện tốt việc nắm nguồn hàng, đẩy mạnh bán ra, công ty đã thành lập một mối quan hệ bạn hàng lâu dài ngày càng được củng cố và càng chiếm được sự ưu ái và chữ tín của người tiêu dùng. Ngoài ra công ty còn nhập khẩu trực tiếp: Dầu mỡ, chất cách điện cho cáp thông tin, hàng tiêu dùng và vật tư phục vụ cho hoạt động tiêu dùng của người dân. Công ty đã kinh doanh những ngành nghề phù hợp với chỉ tiêu nhiệm vụ được giao và nhu cầu của thị trường nên đã đạt được hiệu quả kinh tế cao.Như vậy quá trình phát triển cho thấy sự cố gắng phấn đấu không ngừng của tập thể cán bộ công nhân viên toàn công ty cũng như trong hoạt động kinh doanh đã đưa công ty từng bước phát triển vững chắc trong việc kinh doanh. Hoạt động trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ nhưng chủ yếu là kinh doanh mặt hàng chủ yếu là: Hoá chất, Caco2, chất cách điện cho cáp thông tin, dầu mỡ, hàng gia dụng nhập khẩu từ Italia, hàng gia dụng nhập khẩu từ Thái Lan. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. Là một doanh nghiệp tư nhân, Công ty TNHH EDD tổ chức quản lý theo một cấp : Đứng đầu là giám đốc Công ty chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban. Giúp việc cho giám đốc là các phòng ban chức năng : Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng hành chính Phòng kỹ thuật Phòng kế toán Sơ đồ 1. Mô hình bộ máy quản lý tổ chức của công ty Chức năng và nhiệm vụ của từng người, từng phòng ban: Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động chính của công ty là người có thẩm quyền quyết định, tuyển dụng, sắp xếp, đề bạt, kỷ luật, khen thưởng và nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên chức. Là người đại diện cho toàn bộ các cán bộ nhân viên của Công ty, giám đốc Công ty là người trực tiếp lãnh đạo điều hành mọi hoạt động trong Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật. Công ty gồm 04 phòng ban chức năng : - Phòng hành chính: Tham mưu cho giám đốc xây dựng và áp dụng các chế độ, quy định về quản lý, sử dụng lao động trong toàn Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước giám đốc công ty về quyết định của mình về quản lý nhân sự. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ giúp đỡ giám đốc trong việc lập các chứng từ sổ sách thu chi, báo cáo với giám đốc về kết qủa sản xuất kinh doanh theo chế độ kế toán Nhà nước, quy chế Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Giám đốc công ty về mọi quyết định quản lý tài chính trong toàn Công ty. - Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo công tác kinh doanh của Công ty, xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của Công ty. Xây dựng kế hoạch kinh doanh đáp ứng yêu cầu hoạt động của Công ty. Ký kết các hợp đồng với khách hàng. - Phòng kỹ thuật: Giúp giám đốc về công tác quản lý chất lượng sản phẩm, áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật, phụ trách nghiên cứu sản phẩm mới, đào tạo tay nghề nhân viên. 1.4. Đặc điểm công tác kế toán tại Công ty. 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức như sau: Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán XNK Kế toán vật tư, hàng hoá Kế toán thanh toán Sơ đồ 2. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán * Phòng kế toán Công ty gồm : -Kế toán trưởng : Phụ trách chung, giúp giám đốc Công ty trong công tác tham mưu về mặt quản lý tổ chức và chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi tổng hợp số liệu phát sinh trong quá trình quản lý và kinh doanh tại Công ty. - Kế toán hàng hoá : Theo dõi tình hình nhập, xuất - tồn kho hàng hoá. - Kế toán thanh toán : Theo dõi các khoản công nợ với khách hàng - Kế toán xuất nhập khẩu : Làm thủ tục xuất nhập khẩu, tính giá vốn hàng hoá nhập kho. Thủ quỹ : Bảo quản tiền và theo dõi phiếu thu phiếu chi một cách chính xác và trung thực. 1.4.2. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH EDD 1.4.2.1. Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán chung. Các chính sách kế toán Công ty TNHH EDD đang áp dụng: - Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính, - Chế độ báo cáo tài chính ban hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ- BTC ngày 25/10/2000. - Quyết định số 12/2005/QĐ- BTC ngày 15/02/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài 1.4.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính. Các chứng từ được lập theo mẫu quy định của Bộ Tài chính. 1.4.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu, trình độ quản lý, cũng như yêu cầu về trình độ và năng lực của cán bộ kế toán, Công ty TNHH EDD lựa chọn hình thức sổ áp dụng là hình thức sổ nhật ký chung. Từ năm 2004, nắm bắt được khoa học kỹ thuật, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế, tăng tính chính xác và để đáp ứng việc hạch toán một khối lượng lớn công việc kế toán, Công ty thực hiện kế toán trên máy vi tính, áp dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2003. Có thể khái quát trình tự ghi sổ Nhật ký chung qua sơ đồ sau: Chứng từ gốc: Phiếu chi, Giấy báo Nợ (có) của ngân hàng, Đơn mua ngoại tệ, Điện mở L/C, Tờ khai hải quan, Thông báo thuế, Hoá đơn GTGT…. Xử lý bằng phần mềm kế toán Fast Accounting 2003 Nhập dữ liệu vào máy tính qua màn hình nhập liệu: Phiếu chi, Giấy báo Có (Nợ) của ngân hàng, Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho, Hoá đơn dịch vụ Nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái TK 131113, 112112, 112121, 112111, 151114, 131133, 15111112, 511121, 133, 33311, 33312213, 51134, 5154, 6353, 632, 641, 642, 911, … Báo cáo kế toán: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo quản trị Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Sơ đồ 3. Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung Trước khi sử dụng phần mềm kế toán này cần phải xây dựng hệ thống danh mục bằng cách mã hoá các đối tượng quản lý trước khi sử dụng. Mã hoá vật tư, hàng hoá Mã hoá khách hàng …………………… Bằng phần mềm kế toán, hình thức sổ Nhật ký chung được thực hiện qua các bước sau : Bước 1: Các chứng từ gốc được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp. Sau đó, kế toán tiến hành cập nhật dữ liệu qua màn hình nhập liệu. Bước 2: Từ các tệp dữ liệu kế toán, máy sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung. Sau khi vào sổ Nhật ký chung, số liệu sẽ được xử lý vào sổ Cái các tài khoản. Bước 3: Thực hiện các bút toán điều chỉnh. Cuối kỳ thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, lập bảng cân đối số phát sinh. Bước 4: Sau khi đã thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ bảng cân đối số phát sinh lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty. CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH EDD 2.1. Những vấn đề chung về công tác quản lý và kế toán hàng nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD. Trong hơn 10 năm qua Công ty TNHH EDD đã có những bước phát triển đáng kể, ngày một hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, hoạt động với mục tiêu bù đắp chi phí, có lợi nhuận. Công ty luôn hoàn thành kế hoạch được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước. Trong hơn 10 năm qua: - Công ty luôn bảo toàn, phát triển vốn và tài sản, đã bổ sung tích luỹ thêm cho vốn lưu động trên 50 tỷ đồng. - Nộp vào ngân sách Nhà nước khoảng 900 tỷ đồng. - Lợi nhuận của công ty tổng cộng đạt trên 95 tỷ đồng. Có thể nhận thấy thông qua Báo cáo kết quả kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH NĂM 2004 - 2005 Đơn vị tính:VNĐ Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Tổng doanh thu 449.614.278.210 484.342.145.419 Doanh thu thuần 449.614.278.210 484.342.145.419 Giá vốn hàng bán 434.126.370.489 458.364.961.584 Lợi nhuận gộp 15.487.907.721 25.977.183.835 Doanh thu tài chính 2.004.191.844 5.138.419.297 Chi phí tài chính 719.551.506 5.157.923.012 Chi phí bán hàng 9.310.456.429 18.832.319.702 Chi phí quản lý DN 5.741.349.714 5.833.331.961 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.720.741.916 1.292.028.457 Thu nhập khác 1.072.166.253 232.581.968 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.753.231.724 1.524.071.097 Thuế TNDN 780.350.044 410.194.068 Lợi nhuận sau thuế 1.972.881.680 1.113.877.029 Biểu 1. Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2004-2005 Tình hình biến động kinh tế trên thế giới tác động không tốt đến hoạt động kinh doanh của công ty. Qua số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh cho thấy tình hình hoạt động của công ty trong 2 năm gần đây: - Doanh thu qua các năm, cụ thể là: + Năm 2005 so với 2004: =108% Doanh thu năm 2005 tăng 8% so với năm 2004 tương ứng tăng 34.727.867.209 đồng. - Nhưng lợi nhuận sau thuế của Công ty lại biến động ngược lại, cụ thể là: + Năm 2005 so với năm 2004:56% Lợi nhuận sau thuế giảm 44% tương ứng là 859.004.651 đồng. Ta thấy doanh thu tăng nhưng lợi nhuận giảm đó là do chi phí bán hàng tăng cao. 2.2. Kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty TNHH EDD. 2.2.1. Hạch toán quá trình mua hàng hóa nhập khẩu. 2.2.1.1. Phương thức mua hàng và thanh toán áp dụng tại Công ty. * Phương thức mua hàng Hàng hoá cho luân chuyển được mua chủ yếu từ nơi sản xuất đến đơn vị bán buôn. …Hàng hoá mua vào được thực hiện theo phương thức như: mua hàng trực tiếp, mua theo hợp đồng cung cấp, theo phương thức gửi hàng, … + Với phương thức mua hàng trực tiếp: Công ty có nhu cầu mua hàng thì cử người đến tận nơi cung cấp để mua hàng, xác định phương thức thanh toán và vận chuyển hàng hoá về nhập kho. + Với phương thức mua hàng theo gửi hàng: Công ty có nhu cầu mua hàng, liên lạc với nhà cung cấp bằng điện thoại, fax, hợp đồng cung cấp những thông tin về nhu cầu hàng hoá của mình cho nhà cung cấp. Người bán hàng trên cơ sở đó sẽ chuyển hàng tới công ty bằng phương tiện vận chuyển của mình hoặc thuê. Công ty sẽ kiểm hàng, nhập kho và thanh toán cho người bán. + Với phương thức mua hàng gửi tiền vào tài khoản qua hàng ngân: người mua hàng sẽ làm đơn hàng sau đó Fax đơn hàng về Công ty và chuyển tiền gửi vào tài khoản thông qua Ngân hàng. Sau khi đã thoả thuận với nhau thì bên cung cấp hàng hoá sẽ chuyển hàng cho công ty thông qua phương tiện vận tải. * Phương thức thanh toán. Công ty sử dụng một trong hai phương thức thanh toán là thanh toán bằng thư tín dụng (L/C) hoặc thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR). Nhưng thanh toán bằng L/C là chủ yếu. * Thanh toán bằng thư tín dụng L/C: Tuỳ theo điều khoản trong hợp đồng quy định mà thanh toán theo loại thư tín dụng nào. Nhưng chủ yếu áp dụng L/C trả tiền ngay (L/C at sight). Trình tự mở L/C trả tiền ngay được thực hiện như sau: - Dựa vào nội dung hợp đồng nhập khẩu để mở L/C. Công ty XNK Xi măng sẽ đến ngân hàng Ngoại thương yêu cầu mở L/C, đồng thời phải xuất trình cho thanh toán viên, phụ trách thanh toán nhập khẩu bộ hồ sơ sau: + Đơn yêu cầu mở L/C at sight (theo mẫu in sẵn của ngân hàng) + Hợp đồng nhập khẩu (bản sao) + Giấy phép nhập khẩu của Bộ thương mại nếu hàng được quản lý bằng giấy phép. Ngoài ra, công ty còn phải nộp các giấy tờ liên quan đến thủ tục thanh toán và ký quỹ như: + Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để trả thủ tục phí cho ngân hàng + Giấy yêu cầu chi ngoại tệ để ký quỹ mở L/C Nếu không có đủ ngoại tệ trong tài khoản tại ngân hàng thì phải có đơn yêu cầu mua ngoại tệ để ký quỹ và trả thủ tục phí hoặc hợp đồng vay ngoại tệ. - Ký quỹ mở L/C nhằm đảm bảo an toàn trong thanh toán cho ngân hàng mở L/C. Công ty thường ký quỹ từ 10% đến 30% giá trị lô hàng. Do công ty tạo được uy tín về thanh toán tiền hàng trong thời gian qua, mối quan hệ gắn bó giữa công ty và ngân hàng, số dư tài khoản tiền gửi tại ngân hàng luôn đảm bảo thanh toán nên từ tháng 11/2005 công ty không phải ký quỹ để mở L/C. - Sau khi xác định tỷ lệ ký quỹ và kiểm tra nội dung của đơn yêu cầu mở L/C, nếu thấy không có gì sai sót hay bất hợp lý thanh toán viên sẽ mở L/C bằng điện (TT). - Khi L/C đã được gửi đi cho ngân hàng thông báo, thanh toán viên sẽ gửi một bản sao L/C cho công ty. Nếu cần sửa đổi các điều khoản không chính xác trong L/C thì sẽ lập đơn yêu cầu tu chỉnh L/C. - Khi nhận được điện đòi tiền cùng với bộ chứng từ của ngân hàng thông báo gửi đến thì ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ: + Nếu bộ chứng từ hợp lệ, ngân hàng sẽ kiểm tra mã test. Nếu đúng, ngân hàng sẽ thông báo cho công ty nộp tiền. Khi nhận đủ tiền ngân hàng sẽ tiến hành thanh toán cho bên nước ngoài. + Nếu bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng báo ngay cho công ty và yêu cầu họ có ý kiến giải quyết. Nếu công ty chấp nhận thanh toán bộ chứng từ có sai sót thì ngân hàng sẽ thanh toán cho bên nước ngoài. Nếu công ty từ chối thanh toán toàn bộ hay một phần L/C, ngân hàng sẽ điện báo cho ngân hàng nước ngoài biết, đồng thời lưu bộ chứng từ tại ngân hàng mở và chờ ngân hàng nước ngoài cho ý kiến để giải quyết. * Thanh toán bằng điện chuyển tiền (TTR): Nếu giữa công ty XNK và nhà cung cấp có quan hệ lâu năm, hiểu biết lẫn nhau, có uy tín trong thanh toán thì có thể áp dụng phương thức TTR. Phương thức này thường áp dụng khi Công ty Xuất Nhập khẩu Xi măng phải đặt cọc trước tiền hàng cho nhà xuất khẩu. Công ty sẽ đến ngân hàng ngoại thương làm lệnh chuyển tiền. Ngân hàng ngoại thương sẽ gửi điện tới ngân hàng thông báo. Khi đặt cọc tiền hàng thì công ty sẽ nhận được thư bảo lãnh của ngân hàng về số tiền đặt cọc. 2.2.1.2. Phương thức tính giá hàng nhập khẩu. Công ty áp dụng tính giá theo các cách khác nhau như tính giá theo giá FOB, giá CIP, giá CIF, giá DDU. Nhưng chủ yếu tính theo 2 cách là giá CIP và giá CIF. Giá CIF: Là giá bao gồm trị giá lô hàng, phí bảo hiểm và tiền vận chuyển. Giá CIF chỉ dùng cho vận tải đường biển và đường thuỷ nội bộ. Giá CIP: Là giá bao gồm cước phí và bảo hiểm trả tới nơi đến. Giá CIP có thể dùng cho mọi phương thức vận tải như vận tải đường hàng không, đường biển, đường sắt... Nên khi nhập khẩu qua đường hàng không công ty thường áp dụng giá CIP. Phương pháp tính giá mua hàng nhập khẩu Công thức tính giá hàng nhập khẩu: Giá mua hàng nhập khẩu = Giá CIP hoặc giá CIF + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB (nếu có) + Các chi phí khác Công ty mua hàng khi có đơn đặt hàng và bán hàng theo phương thức vận chuyển thẳng không qua kho. Khi giao hàng cho khách hàng thì tính theo giá trị thực tế của lô hàng đó. 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp nhiệm vụ mua hàng nhập khẩu. * Nhập khẩu uỷ thác Để minh hoạ cho hoạt động kinh doanh nhập khẩu uỷ thác của công ty, em xin trình bày một hợp đồng uỷ thác như sau: Công ty TNHH EDD uỷ thác cho công ty TNHH Nhất Nam nhập khẩu Hoá chất CaCO2, Dầu mỡ, Chất cách điện cho cáp quang thông tin theo hợp đồng uỷ thác số 201/ EDD - VT a. Chứng từ và trình tự lập chứng từ Ngày 24/12/2004 Công ty TNHH Nhất Nam và Công ty TNHH EDD ký kết hợp đồng nguyên tắc uỷ thác nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng năm 2005 số 201/EDD – VT. Ngày 09/04/2005 căn cứ vào hợp đồng nguyên tắc uỷ thác, Công ty TNHH EDD lập đơn hàng chi tiết yêu cầu TNHH Nhất Nam nhập khẩu hai bộ chất cách điện cho cáp quang thông tin (2bộ x 2 chiếc/bộ = 4 chiếc), hàng mới 100%. Ngày 10/05/2005 Nhất Nam ký hợp đồng ngoại số 0520/NN – IHI/05 với Công ty TNHH Hoa Mai IHI. Nhập khẩu mới hai bộ (4 chiếc) chất cách điện cho cáp quang thông tin theo giá CIF là 90.000 USD (trong đó, giá FOB là 89.000 USD và phí vận chuyển là 1.000USD). Trong hợp đồng qui định rõ thành 13 mục, ví dụ như: - Điều kiện giao hàng: phải giao hàng trong vòng 5 tháng 15 ngày kể từ ngày hợp đồng ngoại có hiệu lực, nhận hàng tại cảng Hải Phòng. - Điều kiện thanh toán: + Đặt cọc 20% trị giá lô hàng bằng TTR sau khi nhận được Hoá đơn và thư bảo lãnh của ngân hàng người bán thông qua Vietcombank. + 80% giá trị lô hàng sẽ được thanh toán bằng L/C thanh toán ngay, không huỷ ngang sau khi nhận được bộ chứng từ ngoại. Ngày 30/5/2005 Công ty Nhất Nam sẽ nhận được hoá đơn do Hoa Mai IHI lập và thông báo thư bảo lãnh của ngân hàng Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo thông qua Vietcombank về số tiền đặt cọc 20% trị giá lô hàng là 18.000USD. Ngày 06/06/2005 sau khi kiểm tra hoá đơn của Công Ty Hoa Mai IHI, phòng thiết bị phụ tùng lập giấy đề nghị đề nghị phòng kế toán xem xét và chuyển số tiền đặt cọc cho Công Ty Hoa Mai IHI. Ngày 09/06/2005 Công ty Nhất Nam gửi thông báo yêu cầu Công ty EDD chuyển tiền vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng Hà Nội để đặt cọc trước ngày 10/06/2005 để công ty đặt cọc đúng thời hạn. Khi Công ty TNHH EDD chuyển tiền thì công ty sẽ nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Ngày 10/06/2005 Công ty Nhất Nam lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ và lệnh chuyển tiền yêu cầu Ngân hàng Ngoại Thương thanh toán số tiền đặt cọc là 18.000 USD bằng TTR cho Công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng người hưởng lợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo. Ngày 22/06/2005 Công ty Nhất Nam lập đơn yêu cầu mua ngoại tệ đơn yêu cầu mở L/C để ký quỹ mở L/C. Công ty phải ký quỹ 10% tứclà 7.200USD. Ngày 27/06/2005 Công ty Nhất Nam gửi thông báo yêu cầu Công ty EDD chuyển tiền ký quỹ mở L/C vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng trước ngày 28/06/2005. Khi Công ty EDD chuyển tiền vào tài khoản của công ty thì công ty sẽ nhận được giấy báo Có của ngân hàng. Ngày 29/06/2005 ngân hàng mở L/C cho nhà cung cấp Hoa Mai IHI và gửi thông báo tới ngân hàng Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo. Đồng thời, gửi một bản sao cho Công ty Nhất Nam. Công ty Hoa Mai IHI chấp nhận L/C thì tiến hành thực hiện việc chuyển hàng và lập 3 bộ chứng từ vận chuyển. Mỗi bộ bao gồm: Vận đơn Hóa đơn thương mại Đóng gói Chứng nhận xuất xứ hàng hóa Chứng nhận chất lượng, số lượng và khối lượng Chứng nhận bảo hiểm Trong đó, 1 bộ được gửi trực tiếp cho Công ty Nhất Nam qua DHL trong vòng 7 ngày kể từ ngày ghi trong vận đơn B/L (ngày 15/11/2005). 2 bộ được gửi về ngân hàng ngoại thương. Ngày 22/11/2005 Khi nhận được bộ chứng từ, phòng thiết bị kiểm tra bộ chứng từ. Sau khi kiểm tra thấy bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ thì đề nghị phòng kế toán làm thủ tục ký hậu để gửi chi nhánh Hải Phòng nhận lô hàng. Ngày 24/11/2005 gửi thông báo yêu cầu Công ty EDD chuyển 64.800 USD vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng Hà Nội. Ngày 27/11/2005 Công ty Nhất Nam yêu cầu mua ngoại tệ tại ngân hàng ngoại thương. Sau đó, ủy quyền cho ngân hàng thanh toán cho công ty Hoa Mai IHI qua L/C và đề nghị ngân hàng ký hậu vận đơn. Sau khi ngân hàng ký hậu vận đơn công ty chuyển bộ chứng từ cho chi nhánh Hải Phòng để chi nhánh nhận hàng. Ngày 28/11/2005 khi hàng về đến cảng Hải Phòng, chi nhánh thông báo cho bên Công ty EDD chuẩn bị để nhận hàng. Và mang bộ chứng từ vận chuyển để đi nhận hàng. Chi nhánh sẽ khai tờ khai hàng nhập khẩu và nhận được biên lai thu lệ phí hải quan. Căn cứ vào tờ khai hải quan, cơ quan thuế hải quan sẽ tính ra số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp và ra thông báo thuế. Chi nhánh nộp tiền thuế và lệ phí hải quan cho cơ quan hải quan. Ngày 28/11/2005 cùng với bộ chứng từ và tờ khai hàng nhập khẩu và chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt Hải Phòng nhận thay Công ty EDD đến làm thủ tục nhận hàng. Chi nhánh nhận được lệnh giao hàng và hóa đơn phí CFS (Phí khai thác hàng chung chủ) và phí bốc xếp do công ty TNHH TM – DV giao nhận quốc tế Tân Cả Lợi lập để bàn giao hàng cho công ty Nhất Nam. Ngày 30/11/2005 yêu cầu công ty Thiên Trường giám định hàng hóa nhập khẩu. Chi nhánh sẽ nhận được chứng thư giám định về số lượng và tình trạng hàng hóa và hóa đơn GTGT do công ty Thiên Trường lập. Chi nhánh sẽ chuyển tiền qua tài khoản ở ngân hàng ngoại thương Hải Phòng cho công ty Thiên Trường. Sau khi chuyển tiền chi nhánh sẽ nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng. Ngày 02/12/2005 đại diện Công ty EDD và chi nhánh Vinacimex Hải Phòng lập Bản xác nhận kiểm tra kỹ thuật hàng nhập khẩu tại cảng Hải Phòng . Đồng thời, chi nhánh lập Giấy gửi hàng kiêm giấy vận chuyển hàng hóa cho chi nhánh dịch vụ vận tải đường sắt chuyển hàng về kho vật tư của Công ty EDD. Ngày 05/12/2005 chi nhánh cùng với chi nhánh đường sắt Hải Phòng và bên hữu quan tham gia khác như cơ quan giám định lập Biên bản bàn giao vật tư, thiết bị. Sau khi lập biên bản bàn giao vật tư, thiết bị chi nhánh chuyển các chứng từ liên quan lên phòng kế toán. Ngày 23/02/2006 Căn cứ vào các chứng từ chi nhánh chuyển lên, kế toán hàng hóa, công nợ theo dõi Công ty EDD lập các hoá đơn sau: - Hóa đơn GTGT phí giám định số 0046636 - Hóa đơn GTGT phí CFS và phí bốc xếp hàng số 0046637 - Hóa đơn GTGT cho hàng nhập khẩu số 0046634 - Hóa đơn GTGT phí ủy thác nhập khẩu số 0046635 Kế toán lập Hóa đơn GTGT thành 3 liên, giao liên 2 cho Công ty EDD. Cuối năm 2006, Vinacimex sẽ lập biên bản quyết toán và đối chiếu thanh toán tiền hàng uỷ thác giữa công ty Nhất Nam và Công ty EDD. Từ đó sẽ tổng hợp lên số tiền Công ty EDD đã trả và số tiền còn nợ Vinacimex, thực hiện quyết toán năm. b. Trình tự hạch toán Ngày 10/06/2005 Vinacimex mua ngoại tệ và thanh toán số tiền đặt cọc là 18.000 USD cho công ty Hoa Mai IHI qua ngân hàng người hưởng lợi Mizuho Corporate bank LTD,Tokyo. Bút toán 1: Mua ngoại tệ Nợ TK 112211: 18.000USD x 15.870đ/USD = 285.660.000đ Có TK 5154: 198.000 đ Có TK 112112: 18.000USD x 15.859 đ/USD = 285.462.000đ (Tỷ giá bán của ngân hàng ngoại thương ngày 10/06/2005 là 15.859đ/USD; tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870 đ/USD) Đồng thời, ghi Nợ TK 007111(USD - Đô la Mỹ): 18.000 Bút toán 2: Đặt cọc cho công ty Hoa Mai IHI Nợ TK 331388: 18.000USD x 15.870đ/USD =285.660.000đ Có TK 112211: 18.000 USD x 15.870đ/USD =285.660.000đ (Theo tỷ giá hạch toán tháng 6/2005 là 15.870đ/USD) Đồng thời, ghi Có TK 007111 (USD- Đô la Mỹ):18.000 Đồng thời, kết chuyển tiền đặt cọc Nợ TK 151114 :285.660.000đ Có TK 331388 : 285.660.000đ Ngày 15/06/2005 Vinacimex nhận được giấy báo Có của Ngân hàng Công thương Hai Bà Trưng số tiền Công ty EDD chuyển để đặt cọc: Nợ TK 112111: 18000USD x 15.850đ/USD = 285.300.000đ Có TK 131113: 18.000USD x 15.850đ/USD = 285.300.000đ (Theo tỷ giá ngân hàng ngoại t._.