Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam - Vinatech (chứng từ ghi sổ - ko lý luận - máy)

viên : Nguyễn Hải Yến Chuyên ngành : Kế toán tổng hợp Lớp : Kế toán C Khóa : 47 Hệ : Chính quy Giảng viên hướng dẫn : TS. Phạm Thị Thủy HÀ NỘI, NĂM 2009 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ………………………………………………..1 DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vinatech 15 Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinatech 19 Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Vinatech 23 Sơ đồ 4: Hạch toán chi tiết quá trình nhập khẩu hàng hóa tại Vinatech 28 Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp phần hành nhập khẩu hàng hóa 29 Biểu số 1: Đơn xin nhập khẩu trang thiết bị y tế 31 Biểu số 2: Giấy báo Nợ 32 Biểu số 3: Hóa đơn thương mại (Invoice) 33 Biểu số 4: Phiếu đóng gói chi tiết (Packing list) 34 Biểu số 5: Vận đơn hàng không (Air Waybill) 35 Biểu số 6: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) 36 Biểu số 7: Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng 37 Biểu số 8: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1827 39 Biểu số 9: Biên lai thu lệ phí hải quan 40 Biểu số 10: Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu số 40179 41 Biểu số 11: Phiếu nhập kho số 3250 45 Biểu số 12: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa)Công ty Vinatech 46 Biểu số 13: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa 47 Biểu số 14: Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại 48 Biểu số 15: Chứng từ ghi sổ số 541 và 561 49 Biểu số 16: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 50 Biểu số 17: Sổ cái tài khoản 156 51 Biểu số 18: Sổ chi tiết thanh toán với người bán 52 Biểu số 19: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1702 54 Biểu số 20: Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu số 40163 55 Biểu số 21: Hóa đơn GTGT số 41328 56 Biểu số 22: Phiếu nhập kho số 3241 57 Biểu số 23: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) 60 Biểu số 24: Chứng từ ghi sổ số 534 61 Biểu số 25: Sổ cái tài khoản 156 62 Biểu số 26: Phiếu xuất kho số 3325 65 Biểu số 27: Hóa đơn GTGT số 32625 66 Biểu số 28: Chứng từ ghi sổ số 564 67 Biểu số 29: Sổ cái tài khoản 156 69 Biểu số 30: Sổ chi tiết bán hàng 72 Biểu số 31: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng 73 Biểu số 32: Chứng từ ghi sổ số 565 74 Biểu số 33: Sổ cái tài khoản 511 75 Biểu số 34: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh 77 Biểu số 35: Chứng từ ghi sổ số 568 78 Biểu số 36: Sổ cái tài khoản 642 79 LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường như hiện nay vấn đề thông tin tài chính kế toán là một lĩnh vực rất quan trọng và là mối quan tâm của rất nhiều đối tượng trong xã hội. Bất kỳ một công ty nào dù lớn hay nhỏ, dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì thông tin tài chính kế toán cũng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đó. Chính vì tầm quan trọng của thông tin kế toán mà kế toán đã trở thành công cụ quản lý hữu hiệu của các doanh nghiệp. Bên cạnh việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh các công ty đều không ngừng tăng cường hoạt động quản lý thông qua hệ thống kế toán nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh. Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) cũng rất coi trọng việc xây dựng một hệ thống kế toán hoàn chỉnh nhằm mang lại thông tin tài chính kế toán chính xác đáp ứng được kịp thời những biến động của thị trường. Vinatech là một công ty cổ phần chuyên kinh doanh trang thiết bị, công cụ dụng cụ y tế. Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài và bán cho các bệnh viện trong nước. Việc nhập khẩu hàng hóa là một khâu hết sức quan trọng, giai đoạn này được coi là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động kinh doanh của công ty. Hàng hóa nhập khẩu hầu hết được công ty bán cho các bệnh viện theo đơn đặt hàng, nhưng cũng có một số vật tư hàng hóa công ty mua về dự trữ trong kho, tuy nhiên số lượng hàng hóa này rất nhỏ và không đáng kể. Hoạt động chủ yếu của công ty là nhập khẩu và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu, chính vì vậy quy trình luân chuyển hàng hóa nhập khẩu diễn ra thường xuyên, liên tục tại công ty và trở thành hoạt động quan trọng nhất trong công ty. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán cũng có sự tổ chức cho phù hợp với yêu cầu của hoạt động này. Vì vậy việc hạch toán quá trình luân chuyển hàng hóa là hoạt động xuyên suốt và quan trọng nhất của phòng kế toán. Chính vì tầm quan trọng của quy trình luân chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty mà em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam” để làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Đây là đề tài có thể nói lên được những đặc trưng riêng có trong hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech. Bố cục chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) Do trình độ còn hạn chế nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng kế toán để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thủy, chị kế toán trưởng và các anh chị trong phòng kế toán của công ty Vintech đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH) 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Vinatech Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) là một công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm liên quan đến lĩnh vực y tế. Tuy là một công ty mới thành lập nhưng trong những năm vừa qua công ty đã đạt được khá nhiều thành tựu đáng kể. Công ty Vinatech được thành lập vào năm 2000 với số vốn điều lệ là 7 tỷ đồng do ba cổ đông sáng lập. Trong thời gian đầu công ty đã gặp không ít khó khăn về vấn đề nhân sự. Y tế là lĩnh vực không phải mới mẻ nhưng đòi hỏi rất khắt khe về trình độ cũng như kiến thức của nhân viên, vì vậy việc tuyển chọn được nhân viên am hiểu về lĩnh vực này không hề dễ dàng. Những ngày đầu mới thành lập công ty chỉ mang hình thức là một cơ sở kinh doanh chưa được coi là một doanh nghiệp thực sự. Đến ngày 27 tháng 4 năm 2003 công ty mới chính thức đăng ký kinh doanh tại Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội: Giấy phép đăng ký kinh doanh công ty cổ phần số 0103007137 Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM Tên giao dịch: VIET NAM TECHNOLOGY – TRADING JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt: VINATECH.,JSC Địa chỉ trụ sở chính: Thôn Hải Bối, xã Hải Bối, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội Điện thoại: (04)9438471 Fax: (04)9437738 Email: vinatech@fpt.vn Văn phòng đại diện: số 17 ngõ 182/22 Hoàng Văn Thái – Thanh Xuân – Hà Nội Các nhân viên đều làm việc tại văn phòng đại diện và mọi giao dịch của công ty đều qua văn phòng đại diện. Tháng 06 năm 2006 công ty làm hồ sơ xin thay đổi đăng ký kinh doanh lần một. Mục đích của việc thay đổi đăng ký kinh doanh là đăng ký bổ sung ngành nghề mà công ty kinh doanh đồng thời thay đổi số điện thoại liên lạc: Số điện thoại mới: (04)5658501 Số Fax mới: (04)35658507 Trong lần đăng ký kinh doanh đầu tiên công ty chỉ chuyên kinh doanh các máy móc, trang thiết bị kỹ thuật ngành y tế. Trong lần thay đổi này công ty đã đăng ký thêm một số mặt hàng ngoài máy móc thiết bị liên quan đến lĩnh vực y tế như vật tư tiêu hao, hóa chất xét nghiệm... Đến ngày 16 tháng 03 năm 2007 công ty lại đăng ký thay đổi kinh doanh lần thứ hai. Đây là lần tạo bước ngoặt khá quan trọng đối với công ty. Ngoài việc kinh doanh các thiết bị y tế công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê các trang thiết bị đó, không những kinh doanh trong nước mà còn xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty. Trong lần đăng ký này công ty cũng đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện mới: 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy – Hà Nội Mặc dù đăng ký thêm hình thức xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty nhưng hiện tại công ty chỉ chuyên nhập khẩu thiết bị và các mặt hàng khác từ Nhật Bản, công ty cũng đang liên hệ với các đối tác nước ngoài để mở rộng thêm thị trường tiên thụ sản phẩm nhưng triển vọng của kế hoạch này không cao. Trước đây mọi giao dịch của công ty đều qua ngân hàng Hàng Hải, nhưng hiện nay do nhu cầu về ngoại tệ cũng như giao dịch với nước ngoài ngày càng nhiều nên công ty chủ yếu giao dịch tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank). Là một công ty nhỏ và mới thành lập nên công ty chưa tạo lập được uy tín đối với các ngân hàng. Vì vậy công ty hoạt động chủ yếu dựa vào nguồn vốn chủ sở hữu. Đến nay công ty đã có thêm hai cổ đông mới, làm tăng vốn điều lệ của công ty lên thành 10 tỷ. Qua hơn 8 năm hình thành và phát triển công ty đã tạo lập được uy tín đối với khách hàng. Điều này được chứng minh bằng việc rất nhiều bệnh viện lớn như Viện mắt Trung ương, bệnh viện Bưu điện, bệnh viện Việt Đức... đều là khách hàng thường xuyên của công ty. Ngoài việc cung ứng sản phẩm cho các bệnh viện lớn công ty còn hướng đến các khách hàng nhỏ như là các trung tâm y tế, các trạm xá ở cả thành thị và nông thôn, đồng bằng và miền núi. Bằng việc tăng trưởng nhanh công ty đã khẳng định được vị thế của mình trong lĩnh vực y tế. Bảng số liệu phát triển của công ty trong 4 năm gần đây Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Doanh thu 12,012,769,000 15,012,422,000 18,210,900,300 25,749,506,700 Lợi nhuận sau thuế 218,532,609 450,430,567 591,179,494 641,754,650 Giá trị hợp đồng kinh tế 26,935,700,000 28,755,600,000 54,230,900,000 77,681,750,000 Trong những năm qua đội ngũ nhân viên luôn cố gắng hết mình để đem lại cho công ty sự phát triển khá vững chắc như hiện nay. Dựa vào khả năng và các mối quan hệ của mình, họ không ngừng mang lại cho công ty những hợp đồng có giá trị lớn về mặt kinh tế. Trong những năm đầu mới thành lập đội ngũ nhân viên còn thiếu kinh nghiệm nhưng hiện nay họ đã có đủ khả năng để xử lý hầu hết các tình huống khó khăn trong công việc nhất là về vấn đề kỹ thuật. Tất cả các khâu từ việc kiểm tra thiết bị trước khi lắp đặt, lắp đặt rồi bảo trì, bảo dưỡng thiết bị đều do nhân viên của công ty thực hiện. Mọi sản phẩm đều được nhân viên kỹ thuật kiểm tra kỹ càng trước khi giao cho khách hàng. Điều này không phải bất kỳ công ty nào cũng có thể làm được. Đây là một trong những điều để khẳng định công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam tuy là một công ty không lớn nhưng lại mang tính chuyên nghiệp cao. Ban giám đốc công ty cũng không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho đội ngũ nhân viên của công ty, tạo điều kiện tốt nhằm nâng cao năng suất lao động và tăng cường hiệu quả kinh doanh. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech 1.2.1. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Vinatech Trải qua hơn 8 năm hoạt động công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng không những ở trong mà còn ngoài Hà Nội. Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng lớn, ban đầu mở rộng ra các địa bàn lân cận Hà Nội, giờ đây công ty đã có khá nhiều đơn đặt hàng từ các tỉnh xa như Lào Cai, Lâm Đồng... Ngoài việc mở rộng địa bàn tiêu thụ sản phẩm công ty còn hướng tới việc mở rộng hình thức kinh doanh, không những bán mà còn cho thuê máy móc thiết bị rồi còn cung cấp các dịch vụ bảo hành, sửa chữa trang thiết bị ngành y tế. Lĩnh vực ngành nghề kinh doanh của công ty: - Tư vấn, lắp đặt, thiết kế hệ thống khí y tế, hệ thống khí sạch, phòng mổ hệ thống báo gọi y tá (không bao gồm thiết kế công trình) - Sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các máy móc, thiết bị y tế - Kinh doanh, mua bán vật tư, trang thiết bị, máy móc kỹ thuật ngành y tế - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa - Chuyển giao công nghệ thiết bị y tế - Buôn bán hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao (trừ các loại hóa chất nhà nước cấm) - Cho thuê xe ô tô, máy móc, thiết bị công ty kinh doanh - Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh - Đại lý phân phối hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao - Đại lý độc quyền phân phối máy sinh hóa, máy huyết học ERNA – Nhật, Monitor theo dõi bệnh nhân Infinium – Mỹ 1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech Đặc điểm về sản phẩm và thị trường kinh doanh của công ty Vinatech: Vinatech là công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế theo đơn đặt hàng của bệnh viện mà mỗi một bệnh viện lại có nhu cầu về cấu hình các sản phẩm là khác nhau. Vì vậy các mặt hàng của công ty đều là những sản phẩm ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, nó mang tính đơn chiếc và có tính đặc thù. Các mặt hàng của công ty có thể chia ra thành 3 nhóm chính như sau: Máy móc, trang thiết bị y tế bao gồm một số chủng loại chủ yếu: TÊN HÃNG XUẤT XỨ TÊN/LOẠI THIẾT BỊ ACKERMANN Đức Hệ thống gọi y tá trung tâm C & U Nhật Bản Hệ thống khí y tế trung tâm bao gồm khí O2, Khí nén và khí hút. Mizuho Nhật Bản Bàn mổ đa chức năng Đèn mổ Dao mổ điện Máy hút dịch Đức Dao mổ điện Thiết bị trị liệu Nhật Bản Máy huyết học tự động18 thông số Máy xét nghiệm sinh hoá Máy phân tích Bilirubin... Nhật Bản Máy điện tim 1, 3, 6, 12 cần Đức Máy li tâm Máy li tâm lạnh Hermatocrit... Đức Hệ thống mổ nội soi cho các chuyên khoa Máy nội soi Tai-Mũi-Họng Optic các loại INFINIUM Mỹ Máy gây mê kèm thở Monitor bệnh nhân Monitor trung tâm Đức Máy rửa phim x-quang tự động Mỹ Bồn Ôxy cao áp điều trị Nhật Bản Máy siêu âm đen trắng Máy siêu âm màu KT số Monitor bệnh nhân, Monitor trung tâm Máy sốc tim Mỹ Nồi hấp tiệt trùng Tủ sấy Ultrasonix Canada Máy siêu âm mầu Máy siêu âm màu 3D, 4D thời gian thực Dụng cụ y tế bao gồm một số sản phẩm: Tai nghe huyết áp, kìm kẹp kim, ống thủy tinh xét nghiệm... Các loại hóa chất xét nghiệm Ba nhóm sản phẩm chính này đã đem lại những hợp đồng trị giá rất lớn cho công ty đặc biệt là nhóm máy móc, trang thiết bị y tế. Mỗi hợp đồng nằm trong nhóm này đều có giá trị lên đến hàng tỷ đồng. Trong năm 2008 vừa qua công ty đã nhận được một hợp đồng với giá trị là 70 tỷ đồng. Ngoài việc nhập khẩu thiết bị theo đơn đặt hàng công ty còn có những hợp đồng bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, trang thiết bị cho các bệnh viện. Các hợp đồng này đều do chính nhân viên kỹ thuật của công ty thực hiện. Tuy đây không phải là lĩnh vực chính của công ty nhưng đem lại cho công ty một nguồn lợi nhuận khá lớn do phần trăm lợi nhuận tính trên tổng giá trị hợp đồng khá cao. Công ty còn có một nguồn thu nhập khác đó là từ việc làm trung gian nhập khẩu hàng hóa cho các công ty trong cùng lĩnh vực. Đây chỉ là hình thức hỗ trợ lẫn nhau giữa các công ty nhỏ cùng kinh doanh các sản phẩm có tính năng giống nhau. Việc nhập khẩu thiết bị y tế phải trải qua khá nhiều thủ tục phức tạp. Vì vậy nếu công ty bạn chỉ cần một (hoặc vài) sản phẩm để cung cấp cho khách hàng của họ, mà trong đợt này Vinatech đang nhập khẩu loại mặt hàng đó thì Vinatech sẽ trở thành trung gian và hưởng phần trăm hoa hồng trên giá trị sản phẩm đó, phần trăm này nhiều hay ít phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai công ty. Một vấn đề cần nhắc đến nữa đó là thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty ngày càng được mở rộng, có được điều này là do đội ngũ nhân viên công ty đều rất tận tình với công việc, không ngại khổ, ngại xa, luôn cố gắng hết mình vì lợi ích chung của toàn công ty. Không chỉ bán sản phẩm cho các bệnh viện nằm trên địa bàn thành phố Hà Nội, công ty còn có mối quan hệ kinh doanh với các bệnh viện thuộc các tỉnh lân cận Hà Nội như Bắc Giang, Hưng Yên, Hải Dương, Vĩnh Phúc... và còn ở các tỉnh xa hơn nữa như Hà Giang, Lào Cai, Lâm Đồng. Hiện nay nhu cầu về các sản phẩm ngành y tế ngày càng tăng, điều này dẫn đến quy mô kinh doanh của công ty ngày càng lớn, tạo đà vững chắc cho sự phát triển bền vững và lâu dài của Vinatech. Với xu thế phát triển của công ty như hiện nay thì việc mở rộng quy mô công ty trong tương lai sẽ không còn xa. Đặc điểm về quy trình kinh doanh của công ty: Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị y tế (theo hình thức đấu thầu): Là một công ty chuyên nhập khẩu thiết bị y tế từ nước ngoài theo đơn đặt hàng của các bệnh viện cho nên đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty cũng có những nét riêng biệt so với các công ty khác. Việc nhập khẩu hàng từ nước ngoài phụ thuộc vào đơn đặt hàng ở trong nước. Để có được các đơn đặt hàng từ các bệnh viện công ty phải tham gia đấu thầu. Quá trình từ khi đấu thầu đến khi bàn giao máy móc thiết bị và kết thúc bảo hành diễn ra theo quy trình như sau: Tham gia đấu thầu: Khi một bệnh viện có nhu cầu về một loại máy móc thiết bị nào đó thì sẽ tiến hành mời thầu. Việc cập nhật thông tin về các đợt mời thầu của các bệnh viện sẽ do nhân viên kinh doanh của công ty đảm nhiệm. Đội ngũ nhân viên này sẽ phải tìm hiểu về các quy định của đợt mời thầu và loại sản phẩm mà bệnh viện đó yêu cầu. Sau khi có các thông tin cụ thể về sản phẩm công ty sẽ tổ chức một cuộc họp để xem xét việc có thể tham gia đấu thầu hay không. Một điều quan trọng hơn cả là công ty phải giành được quyền mua hồ sơ dự thầu. Sau khi mua được hồ sơ dự thầu phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập dự toán sơ bộ kinh doanh. Việc lập dự toán chịu ảnh hưởng của các điều khoản mà nhà cung cấp đưa ra, vì vậy lựa chọn nhà cung cấp là một khâu rất quan trọng để đem lại lợi thế cho doanh nghiệp. Dự toán sơ bộ này sẽ xác định mức giá của gói thầu và trên cơ sở xem xét các đối thủ cạnh tranh cùng tham gia dự thầu phòng kinh doanh sẽ đưa ra giá thầu. Mức giá này phải đủ nhỏ để thắng thầu nhưng vẫn đảm bảo công ty có được một mức lợi nhuận mong muốn. Tuy nhiên việc chọn thầu của đơn vị mời thầu còn phụ thuộc vào các yếu tố như năng lực tài chính, uy tín của đơn vị nhận thầu, thời hạn bảo hành và thời gian giao hàng cho đơn vị mời thầu. Vì vậy để có được giá thầu hợp lý nhất thì còn phải xem xét đến các yếu tố trên nhằm mang lại mức lợi nhuận cao nhất có thể cho công ty. Sau khi thắng thầu đơn vị mời thầu và công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng và công ty phải bảo lãnh thầu thông qua ngân hàng với giá trị từ 5% đến 7% giá trị gói thầu. Việc bảo lãnh gói thầu nhằm đảm bảo đơn vị trúng thầu không bỏ thầu đồng thời nếu hợp đồng không được thực hiện thì đó là tiền bồi thường cho đơn vị đặt hàng. Mua sản phẩm từ nhà cung cấp: Hầu hết các máy móc thiết bị nằm trong gói thầu đều phải nhập khẩu từ nước ngoài (Nhật, Mỹ, Đức, Canada...). Trong thời gian chờ phê duyệt đơn xin nhập khẩu công ty sẽ tiến hành xem xét các báo giá của một số nhà cung cấp nước ngoài. Các báo giá này đều rất chi tiết về đặc tính và cấu hình sản phẩm, một loại sản phẩm của các nhà cung cấp khác nhau lại có cấu hình khác nhau mặc dù cùng có chức năng như nhau. Vì vậy nhân viên kỹ thuật của công ty phải có trách nhiệm dịch các bản báo giá và hướng dẫn sử dụng thiết bị sang tiếng Việt nhằm phục vụ tốt hơn cho công việc sau này. Sau khi đơn xin nhập khẩu được Vụ trang thiết bị và công trình y tế - Bộ y tế phê duyệt thì lúc đó công ty mới ký kết hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài mà công ty cho là sản phẩm của nhà cung cấp đó đáp ứng được yêu cầu của đơn vị đặt hàng đồng thời đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty. Trong một số trường hợp công ty không trực tiếp nhập khẩu hàng hóa mà ủy thác cho đơn vị khác làm thay việc này. Nhưng công ty chỉ giao cho đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu thực hiện hợp đồng thương mại đã ký bao gồm các khâu: Tiếp nhận, thanh toán, chi trả hộ tiền hàng, thuế nhập khẩu... Trong mối quan hệ này bên nhận ủy thác nhập khẩu là bên cung cấp dịch vụ còn công ty giữ vai trò là bên mua dịch vụ ủy thác. Sau khi làm xong tất cả các thủ tục hàng sẽ về đến kho của công ty. Tiếp nhận hàng và tiến hành chạy thử: Việc nhận hàng chủ yếu là kiểm tra về số lượng cũng như quy cách sản phẩm đã đúng so với hợp đồng hay chưa. Sau khi nhập kho các máy móc, thiết bị sẽ được kiểm tra sơ bộ bằng việc chạy thử, công việc này do nhân viên kỹ thuật thực hiện. Khi đã xác định được một cách căn bản tình trạng của thiết bị thì phòng kỹ thuật sẽ tiến hành lập biên bản xác nhận tình trạng thiết bị. Bàn giao và bảo hành: Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ lắp đặt và hướng dẫn cách sử dụng cho nhân viên bệnh viện. Công ty chỉ chịu trách nhiệm bảo hành trong trường hợp máy móc, thiết bị do chính công ty cung cấp gặp trục trặc. Do đặc tính chuyên biệt của sản phẩm nên công ty sẽ cung cấp luôn các dịch vụ sửa chữa sau thời hạn bảo hành cũng như cung cấp các phụ tùng thay thế chính hãng. Quy trình kinh doanh máy móc, thiết bị (theo đơn đặt hàng) Đội ngũ nhân viên kinh doanh sẽ có nhiệm vụ tìm kiếm các đơn đặt hàng phù hợp với khả năng cung ứng của công ty. Việc có thực hiện tốt đơn đặt hàng hay không còn phụ thuộc vào việc lựa chọn nhà cung cấp. Các nhân viên kinh doanh sẽ phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để chọn ra nhà cung cấp nhằm đem lại lợi nhuận cao cho công ty và chất lượng sản phẩm được đảm bảo. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, nhân viên kinh doanh đó phải lập báo cáo phân tích lợi nhuận hợp đồng. Trong báo cáo này điều quan trọng nhất đó là chỉ tiêu phần trăm lợi nhuận hợp đồng trên tổng giá trị hợp đồng. Giám đốc sẽ phê duyệt kế hoạch nếu như tỷ lệ phần trăm này cao hơn lãi suất ngân hàng. Theo đánh giá của ban giám đốc hợp đồng này sẽ mang lại lợi ích lâu dài cho công ty mặc dù tỷ lệ lợi nhuận nhỏ hơn lãi suất thì ban giám đốc sẽ thông qua kế hoạch này. Việc mua sản phẩm, tiếp nhận hàng và chạy thử, bàn giao và bảo hành tương tự như phần đấu thầu. Quy trình thực hiện các dịch vụ sửa chữa máy móc, thiết bị y tế: Căn cứ vào khả năng của mình các nhân viên kỹ thuật sẽ tìm kiếm các hợp đồng thuê sửa chữa máy móc thiết bị, hoặc cũng có những hợp đồng do bệnh viện trực tiếp liên hệ với công ty. Trước khi ký kết hợp đồng nhân viên kỹ thuật đó cũng phải lập báo cáo phân tích lợi nhuận hợp đồng. Nhưng hầu hết các báo cáo này đều được ban giám đốc thông qua vì lợi nhuận tính trên tổng giá trị hợp đồng rất cao, thường là không dưới 40%. Tuy đây không phải là lĩnh vực chính của công ty nhưng vì nó đem lại hiệu quả cao nên hiện nay công ty đang không ngừng tăng cường hơn nữa việc phát triển lĩnh vực này trong tương lai. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của công ty Vinatech Những ngày đầu mới thành lập, bộ máy quản lý của công ty còn khá đơn giản. Nhưng sau này do yêu cầu của công việc nên bộ máy đó đã dần dần được thay đổi cho phù hợp với quy mô ngày càng mở rộng của công ty. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức tập trung và được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Vinatech P. GIÁM ĐỐC KINH DOANH P. GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT P. KINH DOANH P. KỸ THUẬT P. NHÂN SỰ P. KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY VINATECH Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty bao gồm: Hội đồng quản trị là cơ quan có quyền hành cao nhất tại công ty. Hội đồng quản trị có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của toàn công ty. Cả 5 cổ đông của công ty đều là thành viên hội đồng quản trị. Giám đốc do hội đồng quản trị bầu ra, chịu mọi trách nhiệm trước hội đồng quản trị và pháp luật. Giám đốc cũng chính là cổ đông chiếm số cổ phần lớn nhất trong công ty. Vì vậy quyền hành của giám đốc trong công ty là rất lớn. Giám đốc là người điều hành mọi hoạt động lớn và chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề của công ty. Giám đốc có nhiệm vụ xây dựng phương án kinh doanh hàng năm của công ty, có quyền quyết định, tuyển chọn, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp, quyết định khen thưởng, kỷ luật, mức lương, phụ cấp đối với nhân viên, tiến hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, quyết định các giải pháp phát triển và mở rộng thị trường. Dưới quyền giám đốc là hai phó giám đốc, phòng nhân sự và phòng kế toán. Phó giám đốc kinh doanh: Giúp giám đốc điều hành tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty, trực tiếp giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh , duyệt các phương án do phòng kinh doanh đề ra trước khi trình lên giám đốc. Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách tất cả các vấn đề về kỹ thuật, và có quyền quyết định các vấn đề thuộc chuyên môn của mình mà không cần trình lên giám đốc. Phòng nhân sự: Đóng một vai trò rất quan trọng trong công ty, trực tiếp nhận lệnh từ giám đốc và có quyền điều phối tất cả nhân viên trong công ty bao gồm cả hai phó giám đốc và kế toán trưởng. Trong trường hợp không có lệnh trực tiếp của giám đốc thì phó giám đốc có quyền quyết định việc điều phối nhân sự trong phạm vi mình quản lý, nhưng nếu phó giám đốc không có mặt tại công ty thì sẽ giao cho phòng nhân sự. Mối quan hệ giữa phòng nhân sự và các phòng ban khác khá chặt chẽ. Phòng kế toán: Nhận lệnh trực tiếp từ giám đốc về các vấn đề tài chính, kế toán trong công ty. Giám đốc có thể thông qua phòng nhân sự để giao nhiệm vụ cho kế toán trưởng. Nhiệm vụ của phòng kế toán là khai thác mọi nguồn vốn nhằm đảm bảo quá trình kinh doanh của công ty. Tham mưu cho giám đốc xét duyệt các phương án kinh doanh, thực hiện các hợp đồng bảo đảm an toàn cho đồng vốn và kinh doanh có lãi. Theo dõi quá trình kinh doanh của công ty, tình hình công nợ, phát hiện, báo cáo kịp thời cho giám đốc những hoạt động lãng phí, những vi phạm trong việc sử dụng tài sản mà có thể gây tổn thất cho công ty. Thực hiện quyết toán quý, sáu tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng các phòng ban hạch toán lãi, lỗ, giúp giám đốc công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuân của toàn công ty. Phân tích hoạt động kinh doanh của toàn công ty để tìm ra ưu nhược điểm, qua đó tiến hành báo cáo ban giám đốc để kịp thời điều chỉnh. Phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh tiến hành nghiên cứu kỹ khách hàng, nhà cung cấp về đăng ký kinh doanh, khả năng tài chính để tiến hành kinh doanh trên cơ sở phương án kinh doanh được duyệt, chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phải thu, phải trả, khiếu nại bồi thường do vi phạm hợp đồng, hạn chế thấp nhất rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng kinh doanh có quyền dùng vốn của công ty theo quy định và phải chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của mình trước phó giám đốc kinh doanh. Phòng kỹ thuật: Phụ trách việc kiểm tra thiết bị, máy móc trước khi mang đi lắp đặt và giao cho khách hàng, đồng thời phải chịu trách nhiệm bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị. Trưởng phòng kỹ thuật có nhiệm vụ phân công công việc cho nhân viên trong phòng mình để đảm bảo hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Đồng thời sẽ phải giải trình cho phó giám đốc kỹ thuật tất cả những hoạt động do mình phụ trách và sẽ phải chịu trách nhiệm về tất cả những sai sót gặp phải trong quá trình phòng kỹ thuật thực hiện công việc. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty Vinatech 1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp. Dù là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào, quy mô nhỏ hay lớn, hình thức sở hữu ra sao thì việc làm tốt khâu quản lý sẽ đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp. Kế toán là một trong những công cụ đắc lực giúp cho việc quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh. Bộ máy kế toán cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong doanh nghiệp về tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình kinh doanh một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. Với các chức năng như trên mà tổ chức công tác kế toán là một trong những mặt quan trọng được các doanh nghiệp hết sức quan tâm. Vinatech cũng không ngoại lệ, ban giám đốc công ty cũng rất chú trọng trong việc xây dựng bộ máy kế toán hợp lý nhất nhằm mang lại thông tin nhanh nhạy, chính xác phục vụ cho việc ra quyết định một cách đúng đắn nhất. Nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và đặc biệt là phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán của công ty bao gồm 4 nhân viên, được bố trí và phân công như sau: Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của mình. Kế toán trưởng phải tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác hạch toán của các nhân viên kế toán. Đồng thời hướng dẫn, cụ thể hóa kịp thời các chế độ, chính sách, quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính liên quan đến lĩnh vực kế toán cho các nhân viên kế toán khác. Ngoài ra kế toán trưởng còn có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ đã được duyệt để ghi vào sổ tổng hợp, tổng hợp chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận và trích lập các quỹ theo quy định. Kế toán tài sản cố định kiêm thủ quỹ: theo dõi tình hình biến động tài sản cố định (TSCĐ), tính và phân bổ khấu hao TSCĐ đồng thời là người giữ tiền của doanh nghiệp. Kế toán vật tư, hàng hóa kiêm thủ kho và kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương: Ngoài nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động hàng hóa tại kho của công ty, có trách nhiệm bảo quản hàng hóa không để xảy ra thâm hụt, mất mát, định kỳ nhân viên kế toán này còn phải căn cứ vào các bảng chấm công do phòng nhân sự cung cấp để tính ra lương phải trả cho từng nhân viên, lập bảng tống hợp thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Kế toán công nợ kiêm kế toán vốn bằng tiền: Theo dõi tình hình công nợ của toàn công ty, tình hình biến động tăng giảm tiền mặt, TGNH, trực tiếp thực hiện các giao dịch với ngân hàng. BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY VINATECH Kế toán TSCĐ kiêm thủ quỹ Kế toán hàng tồn kho, tiền lương và thủ kho Kế toán công nợ kiêm kế toán vốn bằng tiền Kế toán trưởng Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty Vinatech Tuy mỗi kế toán viên có một chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhưng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ phận kế toán đó là: Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách trung thực và kịp thời theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Phân tích, tổng hợp số liệu, lập hệ thống sổ sách, báo cáo một cách kịp thời để cung cấp t._.hông tin cho các đối tượng sử dụng Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định về quản lý kinh tế nói chung và các quy định, chế độ kế toán nói riêng. Phân tích các thông tin kế toán tài chính để có cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung: Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung đã tạo ra rất nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, thu thập số liệu, thông tin cho hoạt động kế toán. Điều này cũng giúp cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo công ty, tạo điều kiện cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng và đúng đắn nhất. Mặc dù quy mô công ty không lớn nhưng lại có khá nhiều hoạt động phức tạp. Tuy vậy nhưng ban lãnh đạo vẫn bao quát và giám sát được hoạt động của các phòng ban trong công ty, đó là nhờ có bộ máy kế toán làm việc rất có hiệu quả, luôn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo công ty. Phòng kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc tạo cho việc ký duyệt các chứng từ thuận lợi và dễ dàng hơn. Cách phân công công việc trong phòng kế toán cũng đảm bảo cho các chứng từ được kiểm tra một cách chặt chẽ về tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, được phân loại và bảo quản theo một quy chuẩn nhất định do kế toán trưởng đề ra. Việc tổng hợp thông tin kế toán do đích thân kế toán trưởng thực hiện, vì vậy kế toán trưởng tiếp cận được với thông tin tài chính kế toán một cách đầy đủ và sâu sắc dẫn đến việc tham mưu cho ban lãnh đạo công ty về các vấn đề liên quan đến tài chính cũng xác đáng và đạt hiệu quả cao hơn. 1.4.2. Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán Vinatech vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Do là một công ty có quy mô không lớn nên công ty không đầu tư một phần mềm chuyên về kế toán mà sử dụng kế toán trên Excel. Đến năm 2008 công ty được công ty phần mềm kế toán Misa cung cấp miễn phí phần mềm MISA-SME Express 7.9. Hiện nay đây là phần mềm được khá nhiều công ty sử dụng. Tuy phần mềm giúp giảm bớt khối lượng công việc kế toán đi rất nhiều nhưng các nhân viên kế toán trong công ty trước đây chưa được tiếp cận với phần mềm này, vì vậy hiện nay phòng kế toán đang sử dụng cả phần mềm kế toán Misa và phần mềm Excel. Cụ thể là các kế toán phần hành vẫn sử dụng trên Excel còn riêng kế toán tổng hợp thì sử dụng phần mềm Misa. Dưới đây là trang màn hình tổng quát của phần mềm Misa: Mặc dù thuế nằm trong phần hành công nợ nhưng kế toán phần hành đó không trực tiếp lập báo cáo thuế mà do kế toán trưởng trực tiếp đảm nhiệm công việc này. Trong 4 hình thức ghi sổ kế toán Vinatech đã lựa chọn hình thức Chứng từ ghi sổ. Việc lựa chọn Chứng từ ghi sổ là do hình thức này phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý công ty và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên kế toán, đặc biệt hình thức này phù hợp với việc làm kế toán trên máy tính. Chế độ sổ sách: Công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, và sử dụng các loại sổ kế toán sau: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Các sổ, thẻ chi tiết mà kế toán sử dụng đều là biểu mẫu có sẵn do Bộ Tài chính quy định. Căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết là các chứng từ gốc. Các chứng từ gốc cũng là căn cứ để lập Chứng từ ghi sổ và ghi sổ kế toán tổng hợp. Mẫu chứng từ ghi sổ và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tại công ty cũng tuân theo biểu mẫu chung của Bộ Tài chính. Hàng ngày kế toán phần hành căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại kế toán lập Chứng từ ghi sổ rồi chuyển các Chứng từ ghi sổ này cho kế toán tổng hợp để nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Cuối tháng kế toán tổng hợp in ra sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và các sổ kế toán tổng hợp. Trên cơ sở đó kế toán tổng hợp và kế toán phần hành đối chiếu số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Sau khi khớp đúng số liệu kế toán tổng hợp tiến hành in báo cáo tài chính, công việc này chỉ được thực hiện vào cuối mỗi quý, 6 tháng và cuối niên độ. Ngoài việc in báo cáo vào các thời điểm này thì Vinatech còn lập các báo cáo tài chính dự thầu nhằm phục vụ cho việc tham gia đấu thầu các dự án mua sắm thiết bị lớn của các bệnh viện. Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty Vinatech Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán - Sổ tổng hợp Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA Báo cáo - Báo cáo tài chính - Báo cáo thuế Ghi số liệu hàng ngày Nhập số liệu cuối tháng, quý, năm In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH) 2.1. Kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty cổ phần Vinatech 2.1.1. Đặc điểm hoạt động nhập khẩu hàng hóa tại công ty Vinatech Việc nhập khẩu tại công ty Vinatech được thực hiện dưới hai phương thức sau: Phương thức nhập khẩu trực tiếp Phương thức nhập khẩu ủy thác (Vinatech đóng vai trò là công ty ủy thác nhập khẩu) Tùy thuộc vào công việc hiện tại của các nhân viên trong công ty mà việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra theo phương thức trực tiếp hoặc ủy thác. Các mặt hàng mà công ty kinh doanh đều mang hàm lượng công nghệ cao, giá trị lớn vì vậy việc nhập khẩu hàng hóa cũng rất phức tạp, phải trải qua nhiều giai đoạn và thủ tục mới có thể hoàn thành việc nhập khẩu một cách cách trọn vẹn và thành công. Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp phòng kinh doanh của công ty sẽ thực hiện tất cả các thủ tục cần thiết để việc nhập khẩu hàng hóa được diễn ra một cách thuận lợi. Trong việc nhập khẩu hàng hóa này phòng kinh doanh đóng vai trò chủ đạo và chịu toàn bộ trách nhiệm nếu có rủi ro xảy ra. Phó giám đốc kinh doanh phải có trách nhiệm đôn đốc phòng kinh doanh làm việc hiệu quả hơn đồng thời phải giải trình với giám đốc mọi diễn biến cũng như kết quả công việc của phòng kinh doanh. Còn đối với phương thức nhập khẩu ủy thác, phòng kinh doanh sẽ có trách nhiệm tìm công ty nhận dịch vụ ủy thác tin cậy và uy tín để việc nhập khẩu của Vinatech được thuận lợi và hoàn thành đúng thời gian quy định. Hiện tại có rất nhiều công ty cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu, vì vậy phòng kinh doanh luôn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để lựa chọn ra một công ty đáp ứng được yêu cầu về chất lượng dịch vụ cũng như giá cả của dịch vụ đó. Một khâu rất quan trọng trong kế toán hàng nhập khẩu là việc xác định giá trị từng mặt hàng nhập khẩu, công việc này được phòng kế toán thực hiện sau khi đã tiếp nhận đầy đủ chứng từ liên quan đến hàng nhập khẩu. Việc tính toán này cung cấp thông tin cho phòng kinh doanh hiểu biết về giá trị thực của hàng hóa, làm cơ sở cho việc xác định giá bán một cách hợp lý, đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho doanh nghiệp. Giá thực tế hàng nhập khẩu = Giá mua hàng nhập khẩu + Thuế nhập khẩu + Thuế TTĐB hàng nhập khẩu + Chi phí mua hàng nhập khẩu Chi phí mua hàng nhập khẩu được phân bổ như sau: Chi phí mua hàng nhập khẩu phân bổ cho hàng i = Tổng chi phí mua hàng nhập khẩu X Giá trị của mặt hàng i Tổng giá trị hàng nhập khẩu 2.1.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp 2.1.2.1. Chứng từ sử dụng Hợp đồng nhập khẩu (Sales contract): Đây là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại giữa bên mua và bên bán. Nó là một chứng từ rất quan trọng để xác định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của các bên trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn do người bán lập sau khi đã gửi hàng nhằm yêu cầu người mua trả tiền theo tổng số hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại là cơ sở cho việc theo dõi, thực hiện các hợp đồng và khai báo hải quan, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức chuyên chở hàng. Hóa đơn thương mại được lập thành nhiều bản và dùng cho nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hảng để yêu cầu ngân hàng thanh toán tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho cơ quan quản lý ngoại hối để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính thuế. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certificate of quality): Là chứng từ xác nhận chất lượng hàng hóa. Người cấp giấy chứng nhận sản xuất có thể là người sản xuất cũng có thể là cơ quan chuyên môn như Cục kiểm nghiệm hàng hóa xuất nhập khẩu hay công ty giám định. Bảng kê chi tiết (Specification): Là chứng từ trong đó thống kê tất cả các loại hàng và các mặt hàng của lô hàng trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng. Phiếu đóng gói (Packing list): Là một chứng từ hàng hóa do nhà cung cấp lập ra để liệt kê những mặt hàng, những loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Là chứng từ do phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp cho nhà cung cấp xác nhận nơi sản xuất hoặc nguồn gốc hàng hóa. Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): Là chứng từ xác nhận số lượng hàng hóa mà người bán giao cho người mua. Giấy này có thể do cục kiểm nghiệm phẩm chất hàng hóa xuất nhập khẩu hoặc công ty giám định cấp hoặc do đơn vị xuất khẩu lập và được công ty giám định hay hải quan kiểm nghiệm và xác nhận. Vận đơn (Bill of lading – B/L hoặc Bill of air – B/A): Là chứng từ chuyên chở hàng hóa do người vận chuyển cung cấp cho chủ hàng nhằm xác định quan hệ pháp lý giữa người vận chuyển với chủ hàng. Bảo hiểm đơn (Insurance policy): Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm. Bảo hiểm đơn có tác dụng xác nhận đã ký kết một hợp đồng bảo hiểm và các điều khoản của hợp đồng đó, đây là chứng từ cần thiết để khiếu nại công ty bảo hiểm và để nhận tiền bồi thường bảo hiểm khi gặp rủi ro. Hóa đơn hải quan: Hóa đơn này thuận tiện cho việc thống kê của hải quan nước nhập khẩu, thuận tiện cho việc xác định nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Hóa đơn hải quan còn được dùng để ngăn chặn việc bán phá giá, mặt khác nó còn xác định chính xác giá của hàng hóa nhằm ngăn chặn việc báo giá giả để trốn thuế. Ngoài các chứng từ do phía nước ngoài cung cấp phần hành kế toán nhập khẩu còn sử dụng các chứng từ sau: Tờ khai hải quan Biên lai thu thuế Phiếu nhập kho Giấy báo nợ của ngân hàng Phiếu thu, chi tiền mặt Giấy đề nghị nhập hàng hóa Bản dịch hóa đơn của nhà cung cấp nước ngoài Biên bản xác nhận tình trạng thiết bị Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp, phòng kinh doanh tiến hành tìm hiểu khách hàng trong nước và nhà cung cấp nước ngoài. Phòng kinh doanh lập giấy đề nghị nhập hàng và phương án kinh doanh trình giám đốc xem xét và phê duyệt. Giám đốc căn cứ vào điều kiện thực tế sẽ viết giấy ủy quyền cho phó giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh thay mặt giám đốc ký kết hợp đồng nhập khẩu thông qua hình thức đàm phán giao dịch trực tiếp hoặc thông qua các đơn chào hàng của nhà cung cấp nước ngoài. Khi hợp đồng đã được ký kết phòng kinh doanh chuyển bản hợp đồng chính và đơn xin mở L/C để làm thủ tục mở L/C. Ngân hàng gửi cho bên bán một bản L/C, bên bán (nhà xuất khẩu) tiến hành kiểm tra nội dung L/C xem có phù hợp không, nếu thỏa mãn các điều kiện đã ký kết trong hợp đồng thì sẽ tiến hành chuyển hàng và lập một bộ chứng từ gửi cho ngân hàng. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng mở L/C, ngân hàng sẽ kiểm tra và yêu cầu cán bộ của công ty kiểm tra lại, nếu thấy hợp lý thì đồng ý trả tiền cho ngân hàng để thanh toán cho nhà xuất khẩu, đồng thời ngân hàng sẽ trao bộ chứng từ này cho công ty để đi nhận hàng. Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ trực tiếp nhận hàng tại cảng và vận chuyển hàng về nhập kho của công ty. 2.1.2.2. Hạch toán chi tiết nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra trong một thời gian khá dài, thường là kéo dài từ 15 - 30 ngày. Khi tập hợp đầy đủ chứng từ kế toán các phần hành liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu sẽ tiến hành ghi sổ chi tiết các TK 151, TK 331, TK 3333, TK 3332, TK 133, TK 111, TK112… Việc hạch toán chi tiết quá trình này được diễn ra theo sơ đồ sau:- Hóa đơn hải quan - Biên lai thu thuế Sổ kế toán chi tiết các TK 151, 331, 111, 112, 3333, 33312… Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái - Phiếu chi tiền mặt - Giấy báo Nợ của Ngân hàng Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 4: Hạch toán chi tiết quá trình nhập khẩu hàng hóa tại Vinatech 2.1.2.3. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp Sau khi kế toán các phần hành hàng tồn kho, công nợ phải thu phải trả, ... đã phản ánh hết vào các sổ chi tiết thì sẽ tập hợp chứng từ ghi sổ kèm theo các chứng từ gốc để kế toán tổng hợp nhập số liệu vào phần mềm Misa và từ đó kết xuất ra các Sổ cái có liên quan. Sơ đồ 5: Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp phần hành nhập khẩu hàng hóa Hóa đơn, phiếu nhập kho Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 151, 331,3333, 133, 156 Bảng phân bổ chi phí mua hàng Bảng tổng hợp giá trị hàng nhập kho Phần mềm kế toán Misa Báo cáo tài chính Ghi số liệu hàng ngày Nhập số liệu cuối tháng, quý, năm In sổ, báo cáo cuối tháng, quý, năm Đối chiếu, kiểm tra Để thấy rõ hơn quá trình nhập khẩu hàng hóa theo phương thức nhập khẩu trực tiếp em xin dẫn chứng một giao dịch kinh tế giữa bên nhập khẩu là công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) và bên xuất khẩu là công ty Central Uni Co.,Ltd. Ngày 15/02/2008 công ty cổ phần Vinatech ký kết hợp đồng số 21/HĐMB/2008 với bệnh viện huyện Phú Xuyên về việc bán cho bệnh viện một số thiết bị, dụng cụ y tế. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, công ty tiến hành nhập khẩu thiết bị, dụng cụ của Nhật Bản. Phòng kinh doanh lập phương án nhập khẩu chuyển lên cho phó giám đốc kinh doanh xem xét. Phó giám đốc kinh doanh ký và trình lên giám đốc xem xét ký duyệt. Phương án được duyệt vào ngày 20/02/2008, công ty làm đơn xin nhập khẩu thiết bị y tế, sau khi đơn được Vụ trang thiết bị và công trình y tế ký duyệt, Vinatech ký hợp đồng nhập khẩu với công ty Central Uni Co.,Ltd 26/02/2008. Ngày 27/02/2008 gửi giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu tới ngân hàng ngoại thương Việt Nam, đồng thời ký quỹ 100% giá trị của hợp đồng là 356,000JPY (với tỷ giá 149.18/JPY) với kế hoạch thanh toán cụ thể như sau: 90% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán khi nhận được bộ chứng từ sau: Vận đơn hàng không (Air waybill) Phiếu đóng gói chi tiết (Packing list) Hóa đơn thương mại đã ký (Invoice) Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng (Certificate of quality and quantity) Đơn bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm mọi rủi ro cho110% trị giá hóa đơn khiếu nại tại Hà Nội Biểu số 1: Đơn xin nhập khẩu trang thiết bị y tế CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM Số : 01062007/NKTBYT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -----------oOo---------- Hà nội, ngày 20 tháng 02 năm 2008 ĐƠN XIN NHẬP KHẨU TRANG THIẾT BỊ Y TẾ Kính gửi: VỤ TRANG THIẾT BỊ VÀ CÔNG TRÌNH Y TẾ - BỘ Y TẾ Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Thương mại Kỹ thuật Việt Nam Địa chỉ: Hải Bối - Đông Anh - Hà Nội VPĐD: 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy – Hà Nội Điện thoại: 04.5658501/2104700 Fax: 04.5658507 Công ty Cổ phần Thương mại Kỹ thuật Việt Nam Kính đề nghị Vụ trang thiết bị và Công trình y tế cấp giấy phép nhập khẩu mặt hàng thiết bị y tế ( hàng mới 100%), sản xuất năm 2007-2008 theo danh mục sau: STT Tên thiết bị Model Hãng sản xuất Nước sản xuất Năm sản xuất Tính năng sử dụng 1 Ống phân phối khí tự động IM700 C$U Nhật Bản 2007 Mục đích nhập khẩu: Phục vụ cho các Bệnh viện, Trung tâm y tế, Phòng khám và các tổ chức y tế. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NHẬP KHẨU VỤ TRANG THIẾT BỊ -CTYT Duyệt cấp giấy phép nhập khẩu, tổng số........mặt hàng, được đánh trong...... trang, đúng theo quy định trong công văn số ......./YT-TTB ngày.......tháng.......năm ........của vụ TTB-CTYT. Hà nội, ngày........tháng........năm........ T/L BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ VỤ TRƯỞNG VỤ TTB-CTYT Biểu số 2: Giấy báo Nợ GIẤY BÁO NỢ / DEBIT CARD Operation center Vietcombank tower, 198 Tran Quang Khai, Hanoi ngày / date: 27 Feb 2008 VIETNAM Tel: 84.4.9343137 84.4.8269067 SWIFT: BFTVVNVX Our VAT code: 01001124370011. Kính gửi / To: CT CP THUONG MAI KY THUAT VN 26 TRAN QUOC HOAN Tax code: 0101652040 Xin thông báo chúng tôi đã ghi nợ và / hoặc khoanh tài khoản của quý khách để thực hiện việc thu phí và / hoặc kí quỹ mở LC / Please be advised we have today debited / hold your account(s) with the following etails for Issurance, Letter of Credit Số L/C / LC No : 001337100601498 Ngày mở / issuring date : Trị giá / Invoice Amt : JPY 356,000 Dung sai / tolerance : Người hưởng /Beneficiary : CENTRAL UNI CO.,LTD Ghi chú / remarks : Phí / kí quỹ Charges / Deposit Số tiền Amount Tỷ giá Exchange rate Số tiền tương đương Equivalent Amount Hold placement CA, A/C No: MARGIN DEPOSIT 000011370076543 JPY 356,000 1.00000 JPY 356,000 Total 356,000 Debit Current A/C, AC No: COMMISSION@0,11% SWIFT CHARGE 000011000013074 JPY 391.600 JPY 391,400 153.25000VND 153.25000VND 60,012.700 59,982.050 Total 119,994.750 Trong đó các khoản phí đã bao gồm 10%VAT / In which all charges include 10% VAT VAT detail VAT of COMMISSION VAT of SWIFT CHARGE JPY 35.600 JPY 35.580 153.25000VND 153.25000VND 5455.700 5452.635 Thanh toán viên Maintenance by Người duyệt Approved by Biểu số 3: Hóa đơn thương mại (Invoice) CENTRAL UNI CO.,LTD. March 17,2008 Tel: +81 93 963 8334 Fax: +81 93 963 8292 5-1-1 MAIGAOKA,KOKURAMINAMI-KU, KITAKIUSHU CITY, FUKUOKA, JAPAN 802-0823 Consignee: VINATECH JSC No. 26, TRAN QUOC HOAN STR., CAU GIAY DIST., HANOI, VIETNAM Tel: 84-4-7915030 Fax: 84-4-7915031 Attn: Mr. Van Thanh I N V O I C E (No.W-6382) INVOICE of C&U products Shipped by the undermentioned from Fukuoka, Japan to Hanoi, Vietnam per Aircraft sailing on/ or about March 19, 2008 ITEM NO. QUANTITY DESCRIPTION OF GOOD UNIT PRICE AMOUNT 1 2 3 4 1 set 10 sets 10 pcs 5 pcs C&U products MT-5, Automatic change device Manifold Flowmeter with humidifier Oxygen outlet Adater for Oxygen IN JAPANESE YEN @ 180,000 8,000 6,000 1,200 ¥ 180,000 80,000 60,000 6,000 Total FOB Air freight charge ¥ 326,000 30,000 Total C&F Hanoi 356,000 Packing: Export standard packing Quality: Brand new (100%) Total gross weight: 56,7 kgs Total measurement: 0,191 M3 No. Of packages: 3 cartons Freight: Prepaid CENTRAL UNI CO.,LTD A. Takano Overseas Trade Biểu số 4: Phiếu đóng gói chi tiết (Packing list) CENTRAL UNI CO.,LTD. March 17,2008 Tel: +81 93 963 8334 Fax: +81 93 963 8292 5-1-1 MAIGAOKA,KOKURAMINAMI-KU, KITAKIUSHU CITY, FUKUOKA, JAPAN 802-0823 Consignee: VINATECH JSC No. 26, TRAN QUOC HOAN STR., CAU GIAY DIST., HANOI, VIETNAM Tel: 84-4-7915030 Fax: 84-4-7915031 Attn: Mr. Van Thanh PACKING LIST (No.W-6382) Shipped per Sailing on/ about From To Aircraft March 19, 2008 Narita, Japan Hanoi, Vietnam C/No Description of goods Measurement Gross Weight C&U products 1 1 set 1 MT-5, Automatic changeover device Manifold 48 x 35 x 53 cm x 1 0.089 M3 31,9 kgs 2 10 sets 2 Flowmeter with humidifier 52 x 34 x 37 cm x 1 0.065 M3 10,5 kgs 3 10 pcs 3 Oxygen outlet 40 x 34 x 27 cm x 1 0.037 M3 14,3 kgs 5 pcs 4 Adapter for Oxygen Total C/No. 1-3 0,191 M3 56,7 kgs No. Of packages: Three (3) cartons only Packing: Export standard packing CENTRAL UNI CO.,LTD A. Takano Overseas Trade Biểu số 5: Vận đơn hàng không (Air Waybill) Shipper’s Name and Address CENTRAL UNI CO.,LTD Shipper’s Accout Number Not nagotiable Air Waybill Issued by INTERNATIONAL EXPRESS CO.,LTD As carrier 5-1-1 MAIGAOKA,KOKURAMINAMI-KU, KITAKIUSHU CITY, FUKUOKA, JAPAN 802-0823 Consignee’s Name and Address VINATECH JSC Consignee’s Accout Number Copies 1, 2 and 3 of this Airway bill are originals and have the same validity ATTN: Mr VAN THANH TEL: 84-4-7915030 FAX: 7915031 NO. 26 TRAN QUOC HOAN STR, CAU GIAY DIST, HANOI, VIETNAM It is agreed that the goods described herein are acceptd in apparent good order and condition (accept as noted) for carriage SUBJECT TO THE CONDITIONS OF CONTRACT ON THE REVERSE HEREOF, ALL GOODS MAYBE CARRIED BY ANY OTHER MEANS INCLUDING ROAD OR ANY OTHER CARRIER UNLESS SPECIFIC CONTRERY IN STRUCTION ARE GIVEN HEREON BY THE SHIPPER, AND SHIPPER AGREE THAT THE SHIPMENT MAYBE CARRIED VIA INTERMEDIATE STOPPING PLACES WHICH THE CARRIER DEEMS APPROPRIATE. THE SHIPPER’S ATTENTION IN DRAWN TO THE NOTICE CONCERNING CARRIER’S LIMITATION OF LIABILITY. Shipper may increase such limitation of liability by declaring a higher value for carriage and paying a supplemental charge if required. Issuring Carrier’s Name and City INTERNATIONAL EXPRESS CO.,LTD FUKUOKA Accoutimg information Airport of Departure (Addr. Of First Carrier) and Requested Routing FUKUOKA, JAPAN To TPE By first carrier CI to HAN by CI to by Currency JPY Declared Value for Carriage NVD Airport of destination HANOI Requested Flight/Date Amout of Insurance INSURANCE – It carrier offers insurance and such insurance is requested in accordance with the conditions thereof, indecate amount to be insured in figures in box marked Amout of Insurance C1111/19 C1683/20 Hanling information No. of Pieses RCP Gross Weight Rate class Chargeable Weight Rate/Charge Total Nature and Quantity of Goods (incl. Dimensions or Volume) 3 56.7 kgs 57.0 445 25,365 C&U PRODUCTS INV NO WW-6382 ORIGIN: JAPAN FRIEGHT PREPAID 3 56.7 25,365 Total Volume Prepaid Weight charge Collect Other Charges: V/W(KG): 31.9 48 x 35 x 53 x 1 52 x 34 x 37 x 1 40 x 34 x 27 x 1 25,365 Valuation Tax Total other Charge Due Agent Shipper certifiles that the paticulars on the face hereof are correct and that insofar as any part of the consignment contains dangerous goods, such part is properly descibed by name and is in proper condition for carriage by air according to the applicable Dangerous Goods Regulations. .............................................................................................................................................................. Sinature of Shipper or his Agent Total other Charge Due Carrier 4,604 Total Prepaid 29,969 Total collect Currency Conversion Rates CC Charges in Dest. Currency Mar, 19, 2008 FUKUOKA, JAPAN Jun Nanaura Executed on (date) at (place) Signature of issuing Carrier For Carrier Use only at Destination Charges at Destination Total Collect Charges Biểu số 6: Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin) CENTRAL UNI CO.,LTD. March 17,2008 Tel: +81 93 963 8334 Fax: +81 93 963 8292 5-1-1 MAIGAOKA,KOKURAMINAMI-KU, KITAKIUSHU CITY, FUKUOKA, JAPAN 802-0823 TO: VINATECH JSC CERTIFICATE OF ORIGIN (No. W-6382) We hereby certify that the following goods are manufactured in Japan. Description of goods THREE CARTONS OF C&U PRODUCTS 1 2 3 4 1 set 10 sets 10 pcs 5 pcs MT-5, Automatic change device Manifold Flowmeter with humidifier Oxygen outlet Adater for Oxygen Country of origin: Japan Total gross weight: 56,7 kgs Total measurement: 0,191 M3 CENTRAL UNI CO.,LTD A. Takano Overseas Trade Biểu số 7: Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng CENTRAL UNI CO.,LTD. March 17,2008 Tel: +81 93 963 8334 Fax: +81 93 963 8292 5-1-1 MAIGAOKA,KOKURAMINAMI-KU, KITAKIUSHU CITY, FUKUOKA, JAPAN 802-0823 TO WHOM IT MAY CONCERN: CERTIFICATE OF QUALITY AND QUANTITY We hereby certify that the following goods are high quality and quantity in conformity with order confirmation no. 201207 VINATECH.,JSC – CENTRAL UNI CO.,LTD DATE 17/03/2008 Invoice no: W-6382 dated 17th March 2008 No. of packages: 03 COMMODITY: MEDICIAL AIR SYSTEM FOR HOSPITAL, PRODUCT DESCRIPTION, UNIT PRICE, QUANTITY, TOTAL PRICE AND OTHER TERMS AND CONDITION AS PER ODER CONFIRMATION NO 201207 VINATECH.,JSC – CENTRAL UNI CO.,LTD DATE 17/03/2008 Description of goods MT-5, Automatic change device Manifold Flowmeter with humidifier Oxygen outlet Adater for Oxygen CENTRAL UNI CO.,LTD A. Takano Overseas Trade Thanh toán lần 2: 10% giá trị hợp đồng sẽ được thanh toán sau khi xuất trình biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật nhưng không chậm hơn 30 ngày kể từ ngày nhận hàng. Ngày 18/03/2008 : Người bán gửi bộ chứng từ trên cho công ty. Ngân hàng thông báo cho công ty, công ty chấp nhận thanh toán. Ngân hàng thanh toán cho người bán (90% giá trị hợp đồng) và gửi giấy thông báo cho công ty thông qua sổ phụ. Ngày 24/03/2008: Hàng về đến sân bay Nội Bài. Công ty cử nhân viên phòng kinh doanh mang bộ chứng từ ra nhận hàng, làm thủ tục kiểm định hàng hóa. Công ty lập tờ khai hàng nhập khẩu giao cho cán bộ hải quan kiểm tra, xác định số hàng thực nhập, xác định mã hàng, từ đó xác định thuế suất và số thuế phải nộp, đồng thời cũng lập biên lai thu lệ phí hải quan. Cơ quan thuế của Hải quan sẽ gửi cho công ty giấy thông báo nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu. Biểu số 8: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu số 1827 HẢI QUAN VIỆT NAM TỜ KHAI HÀNG HÓA NHẬP KHẨU Bản lưu người khai hải quan TỔNG CỤC HẢI QUAN Cục Hải quan: TP. Hà Nội Chi cục Hải quan: Sân bay Nội Bài Tờ khai số:1827/NK/D Ngày đăng ký: 24/03/2008 Số lượng phụ lục tờ khai Cán bộ đăng ký (ký, ghi rõ họ tên) PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI VÀ TÍNH THUẾ Người nhập khẩu 0 1 0 1 6 5 2 0 4 0 5. Loại hình 6. Giấy phép (nếu có) Số: Ngày: Ngày hết hạn: 7. Hợp đồng Số: Ngày: Ngày hết hạn: Công ty CP THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM Hải Bối – Đông Anh – Hà Nội Người xuất khẩu 8. Hóa đơn thương mại Số: Ngày: 9. Phương tiện vận tải Tên, số hiệu: Ngày đến 10. Vận tải đơn Số: Ngày: CENTRAL UNI CO.,LTD Người ủy thác 11. Người xuất khẩu: 12. Cảng, địa điểm xếp hàng: 13. Cảng, địa điểm dỡ hàng: Đại lý làm thủ tục Hải quan 14. Điều kiện giao hàng: CIF 15. Đồng tiền thanh toán: Tỷ giá tính thuế: 161.29 16. Phương thức thanh toán: TTR STT 17.TÊN HÀNG QUY CÁCH PHẨM CHẤT 18. MÃ SỐ HÀNG HÓA 19. XUẤT XỨ 20. LƯỢNG 21. ĐƠN VỊ TÍNH 22. ĐƠN GIÁ NGUYÊN TỆ 23. TRỊ GÍA NGUYÊN TỆ 1 Ống phân phối khí tự động 90189100 JAPAN 1 Bộ 180,000 180,000 2 Lưu lượng kế giữ ẩm 90189101 JAPAN 10 Bộ 8,000 80,000 3 Ống dẫn khí oxy 90189102 JAPAN 10 Cái 6,000 60,000 4 Ống nối dẫn khí oxy 90189103 JAPAN 5 Cái 1,200 6,000 F = 30,000 CỘNG: 356,000 STT 24.THUẾ NHẬP KHẨU 25. THUẾ GTGT (HOẶC TTĐB) 26. THU KHÁC Trị giá tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế Trị giá tính thuế Thuế suất (%) Tiền thuế Tỷ lệ (%) Số tiền 57,419,240 0 0 57,419,240 5 2,870,962 27. Tổng số tiền thuế và thu khác (ô 24+25+26): Bằng số: Bằng chữ: 28. Chứng từ kèm Bản chính Bản sao 29. Tôi xin cam đoan, chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này Ngày tháng năm (Người khai báo ghi rõ họ tên, chức danh, ký tên và đóng dấu) - Hợp đồng thương mại - Hóa đơn thương mại - Bảng kê chi tiết - Vận tải đơn - - 01 01 01 01 01 01 Biểu số 9: Biên lai thu lệ phí hải quan BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ Hải quan:................ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Mẫu: 01 – LPHQ Ký hiệu: CB/2008 0023581 BIÊN LAI THU LỆ PHÍ HẢI QUAN (Liên 2: Giao cho người nộp lệ phí) Họ và tên người nộp tiền: Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam Địa chỉ: Hải Bối – Đông Anh – Hà Nội Thu loại lệ phí hải quan: Theo giấy báo nộp lệ phí Hải quan số: ngày tháng năm 2008 Hoặc tờ khai hàng XK, NK số: ngày tháng năm 2008 Hình thức thanh toán: Số tiền; (ghi bằng số): 30.000đ (ghi bằng chữ): (Ba mươi nghìn đồng) Người thu tiền (Ký, đóng dấu thu tiền Viết rõ họ tên) Ngày............tháng......... năm...... Người viết biên lai (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 10: Biên lai thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu số 40179 BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ Cơ quan thu: ................................ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Mẫu CTT 52 Ký hiệu: AM/2008 Số: 0040179 BIÊN LAI THUẾ XUẤT KHẨU, THUẾ NHẬP KHẨU VÀ THUẾ GTGT HÀNG NHẬP KHẨU Liên 2 (Giao người nộp tiền) Họ tên người nộp thuế: Công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam Địa chỉ: Hải Bối – Đông Anh – Hà Nội Thuộc đơn vị: Theo tờ khai hàng hóa xuất / nhập khẩu số: 1827 NKD ngày 24 tháng 03 năm 2008 Và thông báo số: ngày tháng năm Nộp tại cửa khẩu: sân bay Nội Bài STT Tên hàng xuất khẩu , hàng nhập khẩu Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu Thuế GTGT Trị giá tính thuế (đồng) Thuế suất % Tiền thuế (đồng) Thuế suất % Tiền thuế (đồng) 1. 2. 3. 4. 5. =3.4 6. 7. = (5+3).6 Lô hàng nhập khẩu 57,419,240 5% 2,870,962 Cộng: 57,419.240 2,870,962 Tổng số thuế phải nộp (Cột 5+7): 2,870,962 Tổng số tiền thuế nộp bằng chữ: Hai triệu tám trăm bảy mươi nghìn chín trăm sáu mươi hai đồng Người viết biên lai (Ký, ghi rõ họ, tên) Ngày..... tháng.....năm2008 Người thu tiền (Ký, ghi rõ họ, tên) Ngày 25/03/2008: Hàng về đến kho của công ty. Thủ kho làm thủ tục nhập kho. Trình tự hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa này như sau: Ngày 27/02/2008: ký quỹ L/C Công ty chuyển tiền cho ngân hàng để mua ngoại tệ ký quỹ L/C theo tỷ giá thực tế của ngày 27/02/2008 là 153.25VND/JPY: Nợ TK 1122 – JPY: 356,000 x 153.25 = 54,557,000 Có TK 1121: 54,557,000 Công ty theo dõi số tiền ký quỹ trên TK 1122 Ngày 18/03/2008: Thanh toán 90% giá trị hợp đồng cho người bán, kế toán ghi: Nợ TK 331 – C&U: 90% x 356,000 x 153,25 = 49,101,300 Có TK 1122 – JPY: 49,101,300 Ngày 24/03/2008: Hoàn thành các thủ tục hải quan, kiểm định hàng hóa. Công ty nhận được thông báo của cơ quan thuế, thông báo số thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp: Thuế nhập khẩu phải nộp = 0 (do thuế suất áp dụng cho các mặt hàng nhập khẩu của công ty là 0%) Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp = 356,000 x 5% x 161,29 = 2,870,962 (Thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 5%, tỷ giá 161,._.ương ứng, kế toán vào sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng dùng để heo dõi doanh thu của từng loại hàng hóa hoặc từng hợp đồng bán ra trong kỳ và được mở theo quý cho toàn bộ doanh thu. Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng kế toán lập sổ tổng hợp chi tiết bán hàng, chứng từ ghi sổ và kết xuất ra sổ cái TK 511. Tại Vinatech không lập sổ chi tiết tài khoản 511. Về hạch toán thanh toán với người mua: Theo những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng, khách hàng tiến hành thanh toán cho công ty. Từ hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán, số liệu sẽ được vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Sổ này theo dõi chi tiết cho từng khách hàng, từng lần thanh toán và số còn phải thu. Ở công ty, sổ này được mở riêng cho các khách hàng chính, các khách hàng vãng lai được tập hợp chung trên một sổ. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết này để lập sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng. Cuối quý, kế toán tổng hợp sẽ in ra sổ cái TK 131 để đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng Biểu số 30: Sổ chi tiết bán hàng Công ty Vinatech 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Bán hàng theo hợp đồng số 21/HĐMB/2008 Đơn vị tính: 1000VND Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản tính trừ Số hiệu Ngày tháng Số lượng Đơn giá Thành tiền Thuế Khác(521, 531, 532) 27/3 0032625 27/3 Ống phân phối khí tự động 131 01 40,000 40,000 Lưu lượng kế giữ ẩm 131 10 1,800 18,000 Ống dẫn khí oxy 131 10 1,500 15,000 Ống nối dẫn khí oxy 131 05 500 2,500 Cộng số phát sinh - Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - Lãi gộp 75,500 75,500 55,077 20,423 Sổ này có 01 trang Ngày mở sổ: 27/03/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 31: Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng Công ty Vinatech 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Năm 2008 Tài khoản: 131 Đối tượng: Bệnh viện huyện Phú Xuyên Loại tiền: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 2 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ 0 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 08/03 0032575 08/03 DT bán hàng 511 44,000,000 VAT phải nộp 3331 2,200,000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 27/03 0032625 27/03 DT bán hàng 511 75,500,000 VAT phải nộp 3331 3,775,000 ... ... ... .. ... ... ... - Cộng số phát sinh - Số dư cuối kỳ 325,790,000 187,840,000 137,950,000 Sổ này có 01 trang Ngày mở sổ: 27/03/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày…. tháng….. năm….. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 32: Chứng từ ghi sổ số 565 Công ty Vinatech 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 565 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Bán chịu cho khách hàng 131 511 8,960,000 Bán hàng thu tiền mặt 111 511 3,250,000 Bán hàng thu bằng TGNH 112 511 37,780,000 Bán chịu cho khách hàng 131 511 75,500,000 Bán hàng thu tiền mặt 111 511 3,470,000 Cộng 128,960,000 Kèm theo 13 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày.....tháng....năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 33: Sổ cái tài khoản 511 Công ty Vinatech 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 Quý I năm 2008 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ x x Số phát sinh trong kỳ ... ... ... ... ... ... 30/03 536 10/03 Bán hàng thu tiền mặt 111 7,400,000 Bán hàng thu bằng TGNH 112 24,700,000 Khách hàng còn nợ 131 15,600,000 ... ... ... ... ... ... 30/03 565 30/03 Bán hàng thu tiền mặt 111 6,720,000 Bán hàng thu bằng TGNH 112 37,780,000 Khách hàng còn nợ 131 84,460,000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 2,219,324,000 2,219,324,000 Số dư cuối kỳ x x Sổ này có.......trang đánh số từ trang 01 đến trang...... Ngày mở sổ: 30/03/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày........tháng...... năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.4. Kế toán chi phí bán hàng 2.2.4.1. Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt Chi phí đóng gói, bao bì Chi phí bảo hành sản phẩm sau khi bán Chi phí khác (chi phí nhân viên đi giao hàng...) 2.2.4.2. Tài khoản sử dụng Vinatech vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Vì vậy việc tập hợp chi phí bán hàng được thực hiện trên tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh. Các loại chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ được tập hợp trên TK 6421 – Chi phí bán hàng. Kế toán phản ánh toàn bộ chi phí bán hàng vào tài khoản này và không chi tiết thành các tài khoản cấp 3. 2.2.4.3. Trình tự hạch toán và ghi sổ kế toán Trong kỳ, các chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 6421 Có TK 111, 112,... Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ chi phí sang TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Sổ kế toán dùng để tập hợp chi phí bán hàng là sổ chi tiết chi phí sản xuất, kinh doanh, sổ này được mở cho toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ kế toán lập chứng từ ghi sổ chuyển lên cho kế toán tổng hợp nhập dữ liệu vào máy tính và in ra sổ cái tài khoản 642. Biểu số 34: Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh Công ty Vinatech 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT, KINH DOANH Quý I / 2008 Tài khoản: 6421 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Tổng số tiền Số hiệu Ngày tháng - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ x ... ... ... ... ... ... 08/03 0032458 08/03 Chi phí vận chuyển 111 350,000 ... ... ... ... ... ... 15/03 PX 3310 15/03 Chi phí bảo hành 156 145,000 ... .. ... ... .. ... 27/03 0023675 27/03 Chi phí bao bì 111 110,000 ... ... ... ... ... ... - Cộng số PS trong kỳ - Ghi Có TK 6412 - Số dư cuối kỳ 911 x 98,600,000 98,600,000 x Sổ này có ...... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ..... Ngày mở sổ: ..... Người ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày…. tháng….. năm….. Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 35: Chứng từ ghi sổ số 568 Công ty Vinatech 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 568 Ngày 30 tháng 03 năm 2008 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Nợ Có Chi phí lắp đặt 6421 156 325,000 Chi phí lắp đặt 6421 111 246,000 Chi phí vận chuyển 6421 111 120,000 Chi phí bảo hành 6421 156 130,000 Chi phí bảo hành 6421 111 232,000 Chi phí bao bì 6421 111 110,000 Chi phí khác 6421 111 470,000 Cộng 1,633,000 Kèm theo 11 chứng từ gốc Người lập (Ký, họ tên) Ngày.....tháng....năm 2008 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 36: Sổ cái tài khoản 642 Công ty Vinatech 26 Trần Quốc Hoàn – Cầu Giấy SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 Quý I năm 2008 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ x x Số phát sinh trong kỳ ... ... ... ... ... ... 30/03 538 10/03 Chi phí vận chuyển 111 350,000 Chi phí lắp đặt 156 125,000 Chi phí đóng gói 111 78,000 ... ... ... ... ... ... 30/03 568 30/03 Chi phí lắp đặt, bảo hành... 111 1,178,000 Chi phí lắp đặt, bảo hành 156 455,000 ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 312,570,000 312,570,000 Số dư cuối kỳ x x Sổ này có.......trang đánh số từ trang 01 đến trang...... Ngày mở sổ: 30/03/2008 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày........tháng...... năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM (VINATECH) 3.1. Đánh giá khái quát về thực trạng kế toán luân chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Ưu điểm: Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung đã tạo điều kiện cho kế toán trưởng dễ dàng chỉ đạo được các nhân viên khác một cách kỹ lưỡng và chặt chẽ, đồng thời thống nhất về mọi mặt trong quá trình hoạt động kinh doanh. Hình thức tập trung còn rất thuận tiện cho việc sắp xếp các nhân viên kế toán vào từng công việc cụ thể, tạo nên một sự chuyên môn hóa cao và mang lại hiệu quả công việc tốt hơn. Đồng thời hình thức này cũng giúp tinh giảm bộ máy kế toán, giảm được chi phí mà vẫn hoạt động có hiệu quả mặc dù khối lượng công việc kế toán lớn. Công ty đã áp dụng kế toán trên máy tính cũng giảm nhẹ đi rất nhiều khối lượng công việc cho các kế toán viên. Hình thức kế toán tập trung và làm việc trên máy tính rất phù hợp với hoạt động quản lý và kinh doanh của công ty, tạo nên được hiệu quả cao trong quá trình kinh doanh. Các nhân viên kế toán trong công ty đều là những người có trình độ, nắm chắc chuyên môn và có khá nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán cho nên phòng kế toán luôn xử lý các nghiệp vụ một cách nhanh chóng, linh hoạt và hiệu quả, cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho hoạt động quản lý và là cơ sở cho việc ra những quyết định đúng đắn của ban lãnh đạo công ty. Phòng kế toán đã đóng góp một phần không nhỏ vào thành công của công ty trong suốt gần 10 năm hoạt động. Đội ngũ kế toán viên, đặc biệt là kế toán trưởng có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, hiểu biết về ngoại thương. Điều này đảm bảo công tác kế toán tại công ty luôn chính xác, đáp ứng được yêu cầu của nhà quản lý. Các phần hành kế toán được nhân viên kế toán thực hiện khá tốt, đối chiếu, kiểm tra chéo thường xuyên đảm bảo tính chính xác, kịp thời của báo cáo kế toán. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách khoa học, hợp lý, thuận lợi cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Các nhân viên kế toán của công ty có trình độ tương đối đồng đều nên thuận tiện cho việc tổng hợp và đối chiếu số liệu. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên kế toán còn nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ trong kinh doanh xuất nhập khẩu, sử dụng thành thạo ngoại ngữ và tin học, điều này giúp cho việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn. Các phần hành kế toán được phân công tương đối rõ ràng cho từng nhân viên kế toán, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán và ghi chép. Từ đó tạo cho việc kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và phát hiện những sai sót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp những thông tin trung thực giúp giám đốc đánh giá được hiệu quả kinh doanh trong kỳ, qua đó xây dựng được kế hoạch kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho. Phương pháp này đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, chính xác về tình hình biến động của hàng hóa nhập khẩu trên các mặt cung ứng, tiêu thụ và dự trữ, tạo ra sự quản lý và bảo quản tốt hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Trong hạch toán chi tiết hàng tồn kho kế toán áp dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này giúp đối chiếu kịp thời về số liệu giữa thẻ chi tiết và thẻ kho mang lại thông tin chính xác, trung thực về số lượng và giá trị hàng tồn kho. Công tác quản lý và tổ chức hoạt động lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty hết sức chặt chẽ. Một hợp đồng được thực hiện phải được sự phê chuẩn của giám đốc công ty sau khi đã xem xét phương án kinh doanh và sự tham mưu của phó giám đốc kinh doanh, kế toán trưởng và các nhân viên phòng kinh doanh. Nói tóm lại, tổ chức kế toán tại công ty là hợp lý và linh hoạt, luôn cập nhật tốt và chấp hành tốt quy định tài chính kế toán do nhà nước quy định. Nhược điểm: Việc tổ chức hạch toán tại công ty không có sự thống nhất giữa các kế toán phần hành với kế toán tổng hợp về việc sử dụng phần mềm phục vụ cho công tác kế toán. Kế toán viên các phần hành vẫn sử dụng kế toán trên Excel, riêng kế toán tổng hợp lại sử dụng phần mềm kế toán Misa. Điều này tạo nên khó khăn trong việc nhập dữ liệu cũng như đối chiếu số liệu vào cuối mỗi quý. Hơn nữa, cuối mỗi tháng các kế toán các phần hành mới chuyển chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại và chứng từ ghi sổ cho kế toán tổng hợp để nhập dữ liệu vào máy tính gây nên sự chẫm trễ trong khâu tổng hợp số liệu dẫn đến phản ánh thông tin kế toán không kịp thời khiến cho ban giám đốc khó ra quyết định trong những trường hợp khẩn cấp. Phòng kế toán không lập báo cáo kế toán quản trị cho nên thông tin do phòng kế toán cung cấp cho ban giám đốc chưa thật sự sâu sắc và kỹ lưỡng. Chính điều này đã tạo nên rất nhiều khó khăn trong việc ra quyết định của ban quản trị công ty. Kế toán trưởng tổ chức bộ máy kế toán chưa hợp lý, cụ thể là sắp xếp cho kế toán hàng tồn kho kiêm thủ kho, điều này không tạo được sự khách quan trong vấn đề đối chiếu và so sánh số liệu giữa giá trị hàng hóa trên sổ kế toán và số lượng hàng hóa thực tế tồn kho. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp dẫn đến khối lượng công việc của kế toán trưởng quá lớn, không đảm bảo được thời gian đôn đốc và hướng dẫn các nhân viên kế toán khác thực hiện tốt công việc của mình. Đồng thời không có sự kiểm tra, giám sát trong việc tổng hợp thông tin kế toán dẫn đến thông tin có thể bị sai lệch do nhầm lẫn của kế toán tổng hợp. 3.1.2. Về vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ chứng từ theo quy định của Bộ tài chính. Các thông tin, nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh một cách đầy đủ, chính xác trên các hóa đơn, chứng từ phù hợp về cả số lượng, nguyên tắc ghi chép cũng như yêu cầu của công tác quản lý chứng từ. Chứng từ là cơ sở ban đầu để thực hiện công việc hạch toán, do đó các chứng từ đều được đánh số thứ tự thời gian và được kiểm tra thường xuyên về tính hợp lý, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thường xuyên, kế toán không ngừng hợp lý hóa các thủ tục lập và xử lý chứng từ như: giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa. Vì vậy, đôi khi quy trình luân chuyển chứng từ không được thực hiện theo đúng quy định dẫn đến sai sót trong việc phản ánh thoogn tin kế toán, không đảm bảo tính minh bạch và trung thực của thông tin, gây khó khăn cho công tác thanh tra, kiểm tra. 3.1.3. Về vận dụng tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp luôn cập nhật theo quy định mới. Là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu, khối lượng giao dịch ngoại tệ lớn nên công ty đã chi tiết TK 1122 theo ngoại tệ USD và JPY. Điều này phù hợp với các hoạt động thường xuyên diễn ra tại công ty. Việc chi tiết TK 131, 331 theo khách hàng và nhà cung cấp cũng giúp cho kế toán xác định được các khoản phải thu, phải trả một cách dễ dàng và thuận lợi. TK 156 được chi tiết cho từng đơn đặt hàng, hoặc từng mặt hàng cụ thể giúp cho kế toán dễ theo dõi từng loại hàng, từng đơn đặt hàng cụ thể dẫn đến xác định giá vốn một cách chính xác, làm cơ sở cho việc đưa ra giá bán một cách hợp lý, đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho công ty. Doanh thu cũng được ghi nhận theo từng đơn đặt hàng cụ thể để tiện theo dõi và tính ra lợi nhuận hợp đồng nhanh chóng và chính xác. Nói chung hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp đã đảm bảo được việc ghi nhận được thuận tiện, dễ dàng và mang lại thông tin kế toán đầy đủ và chính xác. 3.1.4. Về vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với khối lượng công việc kế toán của công ty. Hình thức này phù hợp với các nghiệp vụ diễn ra liên tục tại công ty và phát sinh nhiều chứng từ, đồng thời cũng thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào tổ chức công tác kế toán. Việc sử dụng kế toán máy giúp cho công ty tiết kiệm được nhân lực và thời gian, khối lượng công việc kế toán giảm đi rất nhiều. Sổ chi tiết được kế toán các phần hành lập khá cụ thể và đầy đủ, giúp cho việc theo dõi, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chính xác và nhanh hơn, đồng thời đối chiếu với kế toán tổng hợp cũng dễ dàng và thuận tiện hơn. 3.1.5. Về công tác hạch toán luân chuyển hàng hóa nhập khẩu 3.1.5.1. Về tính giá hàng hóa nhập khẩu Khi tính giá hàng hóa nhập khẩu tùy thuộc vào lô hàng hóa nhập khẩu thuộc một hay nhiều hợp đồng bán ra khác nhau mà kế toán có những cách tính giá và ghi vào tài khoản khác nhau. Đối với hàng hóa nhập khẩu thuộc một hợp đồng bán ra thì kế toán sẽ tập hợp tất cả các chi phí bao gồm trị giá hàng mua, chi phí mở L/C, lệ phí hải quan, thuê kho, bến bãi, chi phí vận chuyển, lắp đặt, bốc dỡ hàng hóa từ bến cảng, sân bay tới kho công ty, chi phí nhân viên đi nhận hàng... vào TK 1561. Điều này là hợp lý, cách ghi nhận trên giúp xác định giá vốn hàng bán ra một cách chính xác và đơn giản hơn. Còn đối với lô hàng nhập khẩu thuộc hai hay nhiều hợp đồng bán ra thì kế toán sẽ tập hợp các loại chi phí phát sinh chung của toàn bộ lô hàng như chi phí mở L/C, lệ phí hải quan, chi phí vận chuyển, bốc dỡ... vào TK 1562 sau đó phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng cụ thể. Cách phân loại này giúp kế toán giảm bớt được công việc tính toán không cần thiết đối với lô hàng hóa thuộc một hợp đồng bán ra. Đây là một trong những sáng tạo của nhân viên kế toán nhằm giảm nhẹ khối lượng công việc mà vẫn cung cấp được thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất cho ban quản trị công ty. 3.1.5.2. Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty không áp dụng các hình thức chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng bán cho khách hàng nên không theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu này. Đó là do đặc thù hàng hóa của công ty là các thiết bị chuyên dụng, có tính đặc chủng và riêng biệt, các bệnh viện không mua đại trà mà chỉ mua khi có nhu cầu. Mặt khác hàng hóa của công ty được nhập khẩu từ các nhà cung cấp có uy tín nên đảm bảo về chất lượng. Do đó việc không áp dụng các hình thức giảm trừ doanh thu là hợp lý. Điều này dẫn đến việc kế toán công ty không hạch toán các khoản giảm trừ này. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech) 3.2.1. Ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng nên sắp xếp lại cơ cấu các nhân viên trong phòng kế toán nhằm tạo nên sự khách quan, minh bạch trong việc phản ánh thông tin kế toán. Cụ thể nên tách biệt giữa thủ kho và kế toán hàng tồn kho, như vậy số liệu mới được khớp đúng và không gây nên tình trạng sai sót cũng như gian lận. Mặt khác kế toán trưởng cũng nên phân công bớt công việc do mình phụ trách cho các kế toán viên khác để kế toán trưởng có thêm thời gian điều hành đôn đốc các nhân viên trong phòng thực hiện tốt công việc, đồng thời kế toán trưởng cũng có thêm thời gian nghiên cứu về tình hình tài chính của công ty để tham mưu tốt hơn cho ban giám đốc. 3.2.2. Ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Công ty nên thống nhất việc sử dụng phần mềm trong công tác hạch toán kế toán. Hiện tại phòng kế toán đang đang đồng thời sử dụng cả Excel và phần mềm kế toán Misa gây nên khó khăn trong việc nhập dữ liệu và đối chiếu, đối chiếu, kiểm tra vào cuối kỳ. Để tiết kiệm thời gian và nhân lực công ty nên khuyến khích các nhân viên kế toán tự tìm hiểu về cách sử dụng phần mềm Misa để sử dụng đồng nhất trong công ty nhằm mang lại thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời cho những người quan tâm đến hoạt động của công ty. Kế toán các phần hành định kỳ từ 3 – 5 ngày nên chuyển số liệu cho kế toán trưởng để việc hạch toán tổng hợp được kịp thời, cung cấp số liệu tổng hợp một cách trung thực và chính xác. Hiện tại, đến cuối tháng kế toán các phần hành mới chuyển chứng từ cho kế toán trưởng, như vậy làm chậm trễ trong việc phản ánh số liệu kế toán và gây khó khăn cho việc ra quyết định của ban quản trị công ty. 3.2.3. Ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền Ngoại tệ của công ty được hạch toán theo phương pháp tỷ giá thực tế. Khi có hoạt động liên quan đến ngoại tệ như ký quỹ, công ty phải mua ngoại tệ của ngân hàng. Tỷ giá được xác định là tỷ giá ngày mua vào do ngân hàng thông báo. Sau đó, khi hạch toán các nghiệp vụ có liên quan doanh nghiệp sẽ hạch toán theo tỷ giá này, có nghĩa là không quan tâm đến chênh lệch, biến động tỷ giá. Tuy việc này làm giảm nhẹ được nhiều khâu trong công tác kế toán, làm đơn giản quá trình hạch toán kế toán các nghiệp vụ nhưng như vậy không theo dõi được những biến động của tỷ giá ngoại tệ, không phản ánh đúng số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ cũng như chi phí thực tế của hoạt động có liên quan đến ngoại tệ. Với hoạt động giao dịch ngoại tệ diễn ra khá nhiều, số tiền có giá trị khá lớn, nếu theo dõi biến động tỷ giá công ty sẽ phản ánh đúng hơn chi phí hay giá trị của khối lượng giao dịch. Đặc biệt khi tỷ giá có những biến động liên tục thì việc theo dõi càng trở nên cần thiết, phản ánh đúng hơn giá vốn hàng hóa nhập khẩu. Ngoài ra, hiện nay công ty chưa có chính sách dự trữ ngoại tệ. Mỗi khi thực hiện hợp đồng ngoại, công ty phải dùng tiền VND để mua số ngoại tệ bằng với giá trị hợp đồng. Trong nhiều trường hợp việc mua ngoại tệ có thể sẽ không thể thực hiện được ngay mà phải đợi 2 – 3 ngày, làm ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện hợp đồng. Hơn nữa, công ty không chủ động được giá xuất ngoại tệ. Điều này đặc biệt bất lợi khi có những biến động lớn về ngoại tệ trên thị trường, nhất là khi thị trường ngoại hối của Việt Nam đã gia nhập vào thị trường quốc tế. Một hạn chế nữa trong việc hạch toán vốn bằng tiền là việc theo dõi tiền ký quỹ mở L/C nhập khẩu hàng hóa chưa hợp lý do chưa mở và sử dụng TK 1388 – ký quỹ mở L/C để theo dõi tiền đặt cọc thực hiện thủ tục xin mở L/C, theo dõi thanh toán với người bán mà công ty theo dõi số tiền này trên TK 1122. Điều này không thực hiện theo đúng chế độ doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để khắc phục những hạn chế trên đây, công ty nên chủ động dự trữ ngoại tệ, việc này không những giúp công ty chủ động trong việc thực hiện hợp đồng ngoại đồng thời cũng kiểm soát được tỷ giá xuất ngoại tệ, phản ánh đúng hơn giá trị hàng hóa, chủ động trước những biến động của thị trường. Việc hạch toán liên quan đến ngoại tệ nên được thực hiện như sau: Khi ký quỹ, mua ngoại tệ: Nợ TK 1388 – ký quỹ: Tỷ giá thực tế Nợ TK 1122 (chi tiết loại ngoại tệ): Tỷ giá thực tế Có TK 1121. Nợ TK 007 (chi tiết loại ngoại tệ): Số nguyên tệ Khi ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp: Nợ TK 156 Có TK 331: Tỷ giá thực tế ngày nhận nợ Khi thanh toán: Nợ TK 331: Tỷ giá ngày nhận nợ Nợ TK 635/Có TK 515: Chênh lệch Có TK 1388: Tỷ giá ngày ký quỹ Có TK 1122: Tỷ giá xuất Có TK 007 (chi tiết loại ngoại tệ): Số nguyên tệ đã thanh toán 3.2.4. Ý kiến nhằm hoàn thiện việc hạch toán dự phòng phải thu khó đòi Hiện tại công ty chưa áp dụng chế độ dự phòng phải thu khó đòi. Trong khi đó thực tế công ty có phát sinh các khoản nợ khó đòi và quá hạn. Xuất phát từ vấn đề đó, công ty nên áp dụng chế độ dự phòng cho đối tượng này. Nghiệp vụ lập hoặc hoàn nhập dự phòng được thực hiện cuối niên độ báo cáo trên cơ sở thực tế của công ty. Kế toán chỉ lập dự phòng phải thu khó đòi cho những khách hàng đang nợ doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lê, ghi rõ thời gian thanh toán Mức dự phòng phải thu khó đòi = Số nợ phải thu khó đòi x Số phần trăm thất thu nợ theo dự báo Phản ánh tình hình biến động của các khoản phải thu khó đòi được thực hiện trên TK 1592 – Dự phòng phải thu khó đòi và được ghi cho từng khoản nợ khó đòi. Phương pháp hạch toán Cuối niên độ kế toán, công ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu khó đòi và không chắc chắn thu được, kế toán tính, xác định số dự phòng cần trích lập và ghi: Nợ TK 642: Chi phí quản lý kinh doanh Có TK 1592: Dự phòng phải thu khó đòi Nếu số dự phòng cần lập cho năm sau nhỏ hơn số dự phòng lập năm trước thì kế toán hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 1592 Có TK 642 Nếu những khoản nợ thực sự không đòi được và phải xóa nợ, kế toán ghi: Nợ TK 1592: Nếu lập dự phòng Nợ TK 642: Nếu chưa lập dự phòng hoặc dự phòng còn thiếu Có TK 131 Đồng thời ghi tài khoản ngoài bảng để theo dõi 5 năm ghi: Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý Nếu sau này thu được những khoản nợ khó đòi mà đã xóa nợ thì kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 111, 112... Có TK 711 3.2.5 Ý kiến nhằn hoàn thiện việc hạch toán hàng mua đang đi đường Công ty không sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường. Khi hàng hóa đã nhập khẩu về đến sân bay, bến cảng, làm thủ tục hải quan, hàng hóa lúc này đã thuộc quyền sở hữu của công ty. Tuy vậy, chỉ đến khi hàng hóa về tới kho của công ty, kế toán mới tiến hành hạch toán. Thông thường thời gian từ lúc hàng từ sân bay, bến cảng về đến kho công ty là không lâu, do vậy việc không sử dụng TK 151 không ảnh hưởng nhiều đến quá trình hạch toán kế toán. Tuy nhiên, nếu cuối kỳ hàng hóa chưa về đến kho, công ty không hạch toán vào TK 151 thì sẽ không phản ánh đúng tình trạng tài sản cũng như công nợ của công ty trong kỳ, ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Việc hạch toán hàng nhập khẩu tại công ty nên thực hiện như sau: Khi hàng về đến sân bay, bến cảng: Nợ TK 151: Tổng giá thanh toán (tỷ giá thực tế) Có TK 331 Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 133 Có Tk 33312 Khi hàng về nhập kho: Nợ TK 156 Có TK 151 KẾT LUẬN Trong mười mấy tuần nghiên cứu tìm hiểu thực tế về công tác tổ chức hạch toán kế toán của công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam em đã có được những hiểu biết khá sâu sắc về việc thực hiện công tác kế toán trên thực tế. Việc tổ chức hạch toán về lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty tuy vẫn còn nhiều hạn chế nhưng căn bản đã tuân thủ theo đúng quy định hiện hành. Trong thời gian làm đề tài trên em đã tiếp thu được khá nhiều kiến thức liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu Công tác kế toán tại công ty thực hiện đúng theo như quy định của chế độ kế toán hiện hành nhưng có sự sáng tạo, vận dụng một cách linh hoạt những quy định đó để tạo nên được bộ máy kế toán phù hợp nhất đối với hoạt động kinh doanh của công ty. chính nhờ có bộ máy kế toán đó mà quá trình hoạt động kinh doanh của công ty luôn diến ra một cách thuận lợi và suôn sẻ, đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho toàn công ty. Việc tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán vừa giúp tăng cường hiệu quả làm việc của nhân viên vừa tiết kiệm được chi phí thuê nhân viên kế toán. Các nhân viên kế toán kết hợp ăn ý cũng là mấu chốt để bộ máy kế toán hoạt động nhịp nhàng nhằm đem lại hiệu quả cao trong công việc Trình độ nhân viên kế toán được nâng cao giúp bộ máy kế toán hoạt động tốt và hiệu quả hơn, mang lại những thông tin đáng tin cậy và kịp thời hơn, giúp ban lãnh đạo không bỏ lỡ những cơ hội phát triển do thông tin đó mang lại. Trên đây là những hiểu biết mà em đã đúc kết được khi thực tập tại công ty cổ phần thương mại kỹ thuật Việt Nam (Vinatech). Em sẽ cố gắng không ngừng để ngày càng hiểu biết thêm về lĩnh vực kế toán, để trở thành một nhân viên kế toán giỏi trong tương lai. Qua đây em xin chân thành cảm ơn ban giám đốc công ty, chị kế toán trưởng, các anh chị trong phòng kế toán, và cô giáo Phạm Thị Thủy đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Sinh viên Nguyễn Hải Yến Em xin chân thành cảm ơn! PHỤ LỤC Phụ lục 1: Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------------------------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 21/HĐMB/2008 Căn cứ vào pháp lệnh Hợp đồng kinh tế của Hội đồng nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989. Căn cứ vào nghị định số 17 HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng qui định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào nhu cầu khả năng mua bán của hai bên. Hôm nay, ngày 22 tháng 02 năm 2008, chúng tôi gồm: BÊN A: BỆNH VIỆN HUYỆN PHÚ XUYÊN Địa chỉ: Huyện Phú Xuyên – Hà Tây Điện thoại: 034.854354 Người đại diện: Hoàng Văn Thành Chức vụ: Giám đốc bệnh viện Tài khoản: ..................................... Tại: ..................................... BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI KỸ THUẬT VIỆT NAM Địa chỉ: Hải Bối – Đông Anh – Hà Nội Điện thoại: 04.5658501 Fax: 04.5658507 Đại diện: Nguyễn Văn Thanh Chức vụ: Giám đốc Tài khoản số: 03101010225184 Tại: Ngân hàng Hàng Hải chi nhánh Đống Đa – Hà Nội Hai bên thỏa thuận ký kết hợp đồng theo các điều kiện và điều khoản sau: Điều 1: ĐỐI TƯỢNG HỢP ĐỒNG Bên B (Bên bán) đồng ý bán, bên A (bên mua) đồng ý mua một số mặt hàng với số lượng và giá cả như sau: STT Mặt hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) 1 Ống phân phối khí tự động Bộ 01 40,000,000 40,000,000 2 Lưu lượng kế giữ ẩm Bộ 10 1,800,000 18,000,000 3 Ống dẫn khí oxy Cái 10 1,500,000 15,000,000 4 Ống nối dẫn khí oxy Cái 05 500,000 2,500,000 Tổng 75,500,000 VAT 5% 3,775,000 Thành tiền 79,275,000 (Bằng chữ: Bảy mươi chín triệu hai trăm bảy mươi năm nghìn ) Điều II: PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN VÀ THỜI GIAN GIAO HÀNG Thời gian giao hàng: chậm nhất là 40 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng Thanh toán 100% giá trị hợp đồng bằng tiền mặt, sec hoặc chuyển khoản sau khi ký kết biên bản bàn giao nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Điều III: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN Trách nhiệm của bên A Chuẩn bị nhận hàng theo thông báo giao hàng của bên B Giám sát việc lắp đặt Thanh toán đúng hạn cho bên B như trong điều II của hợp đồng Ký biên bản nghiệm thu thiết bị khi giao hàng Trách nhiệm của bên B Giao hàng đúng thời hạn và đúng tiêu chuẩn kỹ thuật cho bên A Lắp đặt đúng tiêu chuẩn kỹ thuật Xuất cho bên A hóa đơn GTGT do Bộ Tài chính phát hành Điều IV: ĐIỀU KHOẢN CHUNG Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ các điều khoản đã ghi trong hợp đồng kinh tế này. Trường hợp có tranh chấp xảy ra hai bên cùng nhau bàn bạc tìm biện pháp giải quyết trên tinh thần thương lượng và hợp tác. Nếu hai bên không tự giải quyết được sẽ đưa ra tòa án kinh tế Nhà nước giải quyết. Phán xét của tòa án kinh tế Nhà nước là cuối cùng và bắt buộc thực hiện đối với cả hai bên. Chi phí do bên vi phạm hợp đồng chịu. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị pháp lý như nhau ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ._.