Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam (ko lý luận)

Lêi më ®Çu Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự kiện Việt Nam gia nhập WTO, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp, tổ chức, các công ty… chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng tương tự nhau diễn ra hết sức gay gắt. Vì vậy, thị trường là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải gắn liền với thị trường, do đó doanh nghiệp phải tự tìm nguồn cung cấp và thị trường tiêu thụ hàng hoá của họ để tồn tại và phát triển. Nhờ những chính sách hỗ trợ và khuyến khích thương mại quốc tế của Nhà nước, các ngân hàng, các tổ chức tín dụng mà việc giao thương, hợp tác giữa các doanh nghiệp giữa các quốc gia trở nên nhanh chóng và thuận lợi hơn. Mặt khác, người tiêu dùng cũng trở nên thông thái hơn trong việc lựa chọn các mặt hàng. Nắm bắt được những ưu thế đó, Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam tìm hướng đi cho mình bằng con đường nhập khẩu và phân phối các loại hàng hóa là các mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật và phân bón giúp cho người nông dân tạo ra những sản phẩm rau quả sạch, sản lượng thu hoạch tăng, đem lại nguồn lợi không chỉ cho họ mà còn góp phần giúp ích cho xã hội. Với những yêu cầu đó, công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu đóng vai trò quan trọng, là cánh tay đắc lực giúp các nhà quản trị công ty hoạt động hiệu quả và đúng pháp luật. Vì vậy, em chọn đề tài:“Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam” làm chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành. Kết cấu chuyên đề tốt nghiệp chuyên ngành gồm 3 chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Chương 2: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu tại Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU Với đặc điểm một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nhập khẩu hàng hóa, để đảm bảo hoạt động hiệu quả, hợp lý nên Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam chia hoạt động lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu chia làm hai giai đoạn rõ rệt: Giai đoạn 1: Mua hàng nhập khẩu: bắt đầu với việc ký kết các hợp đồng nhập khẩu, phòng kinh doanh tìm hiểu nhu cầu hàng trong nước, tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài thích hợp trên cơ sở các chỉ tiêu về chất lượng, giá cả, phương thức giao nhận, phương thức thanh toán. Sau đó, trình cho giám đốc duyệt, kí kết hợp đồng với các điều khoản. Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, công ty xin giấy phép nhập khẩu và làm thủ tục hải quan gồm các giấy tờ sau: Bản chính hợp đồng thương mại Bản chính hóa đơn thương mại Bản sao chứng nhận đăng kí kinh doanh Bản sao vận đơn (nếu có) Sau đó công ty xuất trình các chứng từ cần thiết để hải quan làm thủ tục giao nhận và kiểm tra hàng nhập khẩu. Sau khi hoàn tất các thủ tục hải quan, nhân viên của công ty có nhiệm vụ nhận hàng và vận chuyển hàng bằng đường bộ về kho H6 Văn Điển (được công ty thuê kho của công ty TNHH giao nhận và vận tải TM Duy Tài ). Bộ hồ sơ đi đường gồm có: Tờ khai hải quan Hợp đồng thương mại Hóa đơn thương mại Bảng kê đóng gói Vận đơn Giấy đăng kí kinh doanh Giấy đăng kí thuốc bảo vệ thực vật Giấy chứng nhận phẩm chất và xuất xứ. Hợp đồng thuê kho Hàng nhập kho theo đúng phương thức giao nhận theo hợp đồng thuê kho: “ Bên A giao hàng tại kho bên B để lưu trữ và bảo quản. Khi bên B ký xác nhận đã nhạn hàng tại kho thì coi như hàng đã nhập tại kho. Khi cần lưu chuyển hàng, bên A sẽ nhận hàng tại địa điểm kho của bên B”. ( Trích phụ lục 1: Hợp đồng thuê kho ) Giai đoạn này kết thúc khi lập xong Biên bản giao nhận hàng với bên B và kế toán kho ghi phiếu nhập kho giao liên2 cho thủ kho H6. Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng nhập khẩu Giai đoạn này bắt đầu khi có đơn đặt hàng của khách hàng, thỏa thuận các phương thức, điều khoản thanh toán, bên mua đồng ý thanh toán, hàng được chuyển từ kho H6 về kho Công ty. Sau đó, hàng được kiểm tra chất lượng, dán nhãn mác, đóng hộp ( kiện hàng ) tại kho Công ty, trước khi giao cho nhân viên kinh doanh. Nhân viên kinh doanh vận chuyển hàng cho khách hàng là các đại lý cấp 1, cấp 2. Kết thúc quá trình này khi kế toán xuất hóa đơn GTGT cho nhân viên kinh doanh giao cho bên mua, nhân viên kinh doanh thu tiền ngay từ đại lý về nộp thủ quỹ hoặc ghi nợ vào sổ đại lý nếu đại lý xin thanh toán chậm ( phải được sự phê duyệt của ban giám đốc hoặc kế toán trưởng ). Đặc điểm hoạt động nhập khẩu Đặc điểm hàng hóa nhập khẩu Hàng hóa nhập khẩu là nhập khẩu thuốc bảo vệ thực vật và phân bón nông nghiệp: Thuốc bảo vệ thực vật: Thuốc trừ bệnh ELCARIN 0.5SL Thuốc trừ sâu sinh học RATOIN 1.0EC Thuốc trừ sâu sinh học RATOIN 5WDG Thuốc trừ sâu rầy AFENO 30WP Phân bón: ANGEL ONE Tất cả các loại sản phẩm trên đều tồn tại ở hai dạng: dạng bột đóng theo gói và dạng lỏng đóng theo chai. Cơ cấu hàng nhập khẩu: Biểu số 1.1: Cơ cấu hàng nhập khẩu STT Tên hàng hóa Tỷ trọng (%) Năm 2009 Năm 2008 Năm 2007 1 Ratoin 5WDG 12,7 0 0 2 Ratoin 1.0 EC 8gml 15 17.5 20 3 Ratoin 1.0 EC 50ml 9,2 15 17.5 4 Elcarin 0,5 SL 10ml 10,3 12.8 5 5 Elcarin 0,5 SL 100ml 12,8 11.7 5 6 Elcarin 0,5 SL 240ml 13,2 8.1 5 7 Afeno 30WP 7g 11 5.4 9.5 8 Afeno 30WP 100g 0 4.5 8 9 Phân bón Angel one 15,8 25 30 Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Cơ cấu hàng nhập khẩu biến động qua các năm, hầu như không theo một xu hướng tăng hay giảm nhất định nào, mà do các sản phẩm thuốc bảo vệ thực vật thường xuyên được cải tiến cho phù hợp với đặc điểm nông nghiệp Việt Nam. Từ nguyên nhân chủ đạo đó, mà Công ty nhập khẩu hàng hóa. Thị trường nhập khẩu Do đặc điểm hàng nhập khẩu là các sản phẩm trong nước sản xuất với giá thành cao và chưa đặc chế được các loại sản phẩm này có chất lượng cao do quy trình công nghệ sản xuất còn chưa tân tiến. Vì vậy, công ty chọn nhập khẩu các mặt hàng này từ các nhà cung cấp Trung Quốc, đặc biệt là các bạn hàng quen thuộc như: Công ty Nông nghiệp HEILONGJIANG, Công ty hóa chất HISIGMA, Công ty SHANDONG… Phương thức nhập khẩu Công ty tiến hành nhập khẩu trực tiếp, công ty tự tìm kiếm thị trường nhập khẩu, tự giao dịch, đàm phám, thỏa thuận và ký hợp đồng thương mại với nhà cung cấp nước ngoài. Khi nhận được thông báo hàng về cửa khẩu, công ty cử nhân viên kinh doanh đi nhận hàng và sau thời gian thỏa thuận trên hợp đồng, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Với hình thức nhập khẩu trực tiếp này công ty tự cân đối được tài chính của mình để xác định nhà cung cấp phù hợp. Phương thức thanh toán mua hàng nhập khẩu Phương thức thanh toán được quy định rõ ràng trong mỗi một hợp đồng thương mại. Phương thức thanh toán là toàn bộ quá trình nhận và trả tiền trong giao dịch mua bán hàng hóa ngoại thương giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu. Tùy vào đặc điểm, khả năng đàm phán, mức độ tin cậy, tính thường xuyên giao dịch, mà có các phương thức thanh toán khác nhau với từng thương vụ và từng nhà xuất khẩu khác nhau. Khi mới thành lập, công ty còn sử dụng tiền mặt trong giao dịch thanh toán. Về sau này, công ty áp dụng các phương thức thanh toán quốc tế được chấp nhận rộng rãi, bởi công ty nhận thấy thanh toán quốc tế là khâu quan trọng trong giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa các cá nhân, tổ chức thuộc các quốc gia khác nhau. Nó góp phần giải quyết mối quan hệ hàng hóa tiền tệ, tạo nên sự liên tục của quá trình kinh doanh và đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hóa trên phạm vi quốc tế; hoạt động này được tiến hành nhanh chóng, an toàn sẽ khiến hoạt động lưu thông hàng hóa tiền tệ giữa người mua, người bán diễn ra trôi chảy, an toàn hơn, giúp cho quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng, an toàn, tiện lợi và giảm bớt chi phí cho các chủ thể tham gia, ví như chi phí đi lại, giao dịch trả tiền hàng, thời gian chờ đợi giao dịch. Các phương thức thanh toán quốc tế công ty chủ yếu sử dụng: (1)Phương thức chuyển tiền: gồm hai hình thức:- Chuyển tiền bằng điện T/T : Telegraphic Transfer Quy trình thanh toán bằng chuyển tiền: + Người xuất khẩu chuyển giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu. + Người nhập khẩu sau khi kiểm tra hàng hoá (hoặc bộ chứng từ hàng hoá), nếu thấy phù hợp yêu cầu theo thoả thuận đôi bên, lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng bên nhập khẩu ( ngân hàng trả tiền ). + Ngân hàng trả tiền chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua chi nhánh ngân hàng trả tiền. + Ngân hàng trả tiền thanh toán tiền cho người thụ hưởng - Chuyển tiền bằng điện có bồi hoàn TTR là từ viết tắt của Telegraphic Transfer Reimbursement, thường được sử dụng trong thanh toán L/C. Hai cách chuyển tiền trên chỉ khác nhau ở chỗ là: chuyển tiền bằng điện nhanh hơn chuyển tiền bằng thư, nhưng chi phí chuyển tiền bằng điện cao hơn. (2) Phương thức tín dụng chứng từ: Phương thức tín dụng chứng từ là một sự thoả thuận mà trong đó một ngân hàng theo yêu cầu của khách hàng sẽ trả một số tiền nhất định cho ngân hàng trong phạm vi số tiền đó, khi ngân hàng này xuất trình bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng. Như vậy, để tiến hành thanh toán bằng phương thức này, bắt buộc phải hình thành một thư tín dụng. Đây là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức thanh toán này, vì nếu không có thư tín dụng thì xuất khẩu sẽ không giao hàng và như vậy phương thức tín dụng chứng từ cũng sẽ không hình thành được. Tín dụng thư là văn bản pháp lý trong đó ngân hàng mở tín dụng thư cam kết trả tiền cho người xuất khẩu, nếu như họ xuất trình đầy đủ bộ chứng từ thanh toán phù hợp với nội dung của thư tín dụng đã mở. Thư tín dụng được hình thành trên cơ sở hợp đồng thương mại, tức là phải căn cứ vào nội dung, yêu cầu của hợp đồng để người nhập khẩu làm thủ tục yêu cầu ngân hàng mở thư tín dụng. Nhưng sau khi đã được mở, thư tín dụng lại hoàn toàn độc lập với hoạt động thương mại đó. Điều đó có nghĩa là khi thanh toán, ngân hàng chỉ căn cứ vào nội dung thư tín dụng. Có nhiều loại thư tín dụng, nhưng công ty sử dụng thư tín dụng không thể huỷ ngang ( Irrevocable Letter of Credit – Irrevocable L/C ) là chủ yếu. Đây là loại thư tín dụng sau khi đã được mở thì việc sửa đổi, bổ sung hoặc huỷ bỏ chỉ được ngân hàng tiến hành theo thoả thuận của tất cả các bên có liên quan. Ngoại tệ chính công ty sử dụng trong thanh toán quốc tế là USD. Mặt khác, do đặc điểm hàng hóa là các loại thuốc bảo vệ thực vật cần được kiểm tra độ an toàn và chính xác hóa chất nên thời gian thanh toán khá lâu sau khi công ty nhận được lô hàng nhập khẩu. Vì thế, công ty có lợi thế hơn về mặt tài chính, đặc biệt là trong năm 2009, thời điểm tỷ giá USD/VNĐ có nhiều thay đổi đáng kể. Phương thức giao nhận hàng nhập khẩu Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam áp dụng các quy định của Incoterms 2000 về điều kiện giao nhận hàng, điều khoản này cũng được thỏa thuận trong hợp đồng thương mại. Các loại giá thường được sử dụng là: Gía CIF ( Cost, Insurance and Freight ) nghĩa là giá của bên bán hàng đã bao gồm giá thành của sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm. Loại giá này thường áp dụng khi công ty nhập khẩu hàng vận chuyển bằng đường biển. Gía DAF ( Delivered At Frontier ) là giá giao tại biên giới. Công ty nhận hàng tại biên giới quy định; trả tiền cước chuyên chở tiếp từ biên giới tới kho hàng của công ty; hoàn thành thủ tục nhập khẩu, nộp thuế nhập khẩu cũng như các thuế và phí, lệ phí khác liên quan đến nhập khẩu lô hàng; chịu mọi rủi ro và tổn thất kể từ khi hàng được đặt dưới quyền định đoạt của công ty ở địa điểm giao hàng trên biên giới. Loại giá này thường được áp dụng khi hàng được vận chuyển bằng đường bộ. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu tại công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Thị trường tiêu thụ Với gần 85 đại lý cấp 1, 2 ở hầu khắp các tỉnh khu vực đồng bằng sông Hồng và đồng bằng sông Cửu Long; ở miền Bắc cũng như miền Nam; đội ngũ nhân viên kinh doanh năng động, trẻ trung hoạt động theo một số tỉnh phụ trách, ví dụ: Hà Nội, Thái Bình, Nam Định, Hà Nam, Ninh Bình, Thái Nguyên, Hải Phòng, Cần Thơ, An Giang, Hậu Giang là những tỉnh tại đó công ty có nhiều đại lý, họ tiêu thụ hàng với số lượng lớn. Họ chính là cầu nối giữa công ty với đại lý, hướng dẫn việc sử dụng các loại thuốc bảo vệ thực vật và phân bón cho đại lý, dự các buổi gặp gỡ nông dân – những người tiêu dùng chính các mặt hàng nhập khẩu này. Vì vậy, các sản phẩm nhập khẩu của công ty có một thị trường rộng rãi. Phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu Có hai phương thức tiêu thụ hàng nhập khẩu tại công ty là: Phương thức bán buôn qua kho Sau khi hàng được nhập khẩu, hàng được vận chuyển về nhập kho H6 Văn Điển. Tại đây, sau khi được Giám đốc đồng ý cho xuất hàng và thực hiện các thủ tục kiểm soát của kho và phòng kế toán, hàng được người mua vận chuyển khỏi kho. Phương thức này thường chỉ áp dụng đối với người mua là các chủ trang trại lớn ở đồng bằng sông Cửu Long, khu vực Tây Nam Bộ như Cần Thơ, An Giang. Vì vậy, phương thức này thường rất ít sử dụng. Phương thức bán hàng qua đại lý Các khách hàng đại lý là các đại lý bán hàng hưởng chênh lệch giá ( đại lý bao tiêu), hàng được nhân viên kinh doanh vận chuyển tới đại lý. Đây là phương thức bán hang sử dụng thường xuyên ở công ty, do đặc điểm hàng hóa có quy cách cỡ nhỏ, giá trị tính trên một đơn vị sản phẩm nhỏ, cần có đại lý tiêu thụ hàng với số lượng lớn. 1.2.3.3. Các phương thức thanh toán Hiện nay, do khách hàng luôn có xu hướng chiếm dụng vốn của nhà cung cấp, nên công ty áp dụng cả hai phương thức thanh toán: trả tiền ngay hoặc trả chậm sau một thời gian thỏa thuận kể từ thời điểm khách hàng nhận hàng. Khách hàng thường trả bằng tiền mặt là chủ yếu, ngoài ra khách hàng mua với tổng tiền thanh toán lớn ( trên 20 triệu đồng ) , công ty yêu cầu bắt buộc phải trả bằng chuyển khoản, để được khấu trừ thuế GTGT theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính. Tuy nhiên hiện nay, hình thức trả chậm chiếm tỷ trọng lớn, vì khách hàng của công ty thường là những khách hàng thường xuyên giao dịch, việc thỏa thuận số tiền trả chậm và thời gian trả chậm phụ thuộc từng khách hàng. TỔ CHỨC QUẢN LÝ LƯU CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU Tổ chức quản lý nhập khẩu hàng hóa Ký kết hợp đồng nhập khẩu Phòng kinh doanh công ty tìm hiểu thị trường trong nước, xem xét và lên phương án giá cho từng mặt hàng, xác định nhu cầu hàng hóa, tìm kiếm nhà cung cấp nước ngoài thích hợp. Sau khi trình lên giám đốc, công ty tiến hành thỏa thuận các điều khoản về giá cả, số lượng, chất lượng, phương thức thanh toán và ký kết hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp nước ngoài. Việc ký kết hợp đồng nhập khẩu do giám đốc, trưởng phòng kinh doanh sang gặp đối tác tiến hành thỏa thuận, phòng tổ chức - hành chính phối hợp về luật thương mại cho đúng pháp luật của hai nước và công ước quốc tế. Khi có thông báo hàng về Công ty cử nhân viên kinh doanh đi cửa khẩu hải quan làm thủ tục hải quan, cung cấp các chứng từ cần thiết để nhận hàng, kiểm tra niêm phong, số lượng hàng trước khi nhận hàng, xem có đúng theo hợp đồng. Nếu phát hiện việc thừa, thiếu hoặc sai quy định thì công ty sẽ gửi fax cho nhà cung cấp để hai bên cùng giải quyết. Nhân viên này có nhiệm vụ vận chuyển hàng về kho H6 Văn Điển của công ty. Hàng về nhập kho Khi hàng về nhập kho, thủ kho lập biên bản nhận hàng từ nhân viên kinh doanh, phiếu nhập kho ghi cột số lượng. Các chứng từ nhập khẩu và phiếu nhập kho chuyển cho phòng kế toán để vào sổ kế toán. Sau khi hàng về nhập kho, thủ kho kết hợp với phòng kiểm tra chất lượng hàng hóa làm các thủ tục kiểm tra quy cách, lấy mẫu gửi Cục Bảo vệ thực vật –Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn giám định. Thủ tục mở L/C, kê khai thuế, thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Do phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc trên. Tổ chức quản lý tiêu thụ hàng nhập khẩu Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa dựa trên xem xét cầu thị trường, đặc biệt là 2 vụ mùa chính là Đông Xuân và Hè Thu. Đặc điểm những khách hàng chủ yếu của công ty là các đại lý bán hàng hưởng chênh lệch giá ( đại lý bao tiêu) , nên việc tiêu thụ hàng diễn ra như bán hàng thông thường. Tuy nhiên, do đặc điểm đây là những khách hàng thường xuyên, quen thuộc. Vì vậy, quá trình tiêu thụ hàng hóa là quá trình công ty nhận các đơn đặt hàng yêu cầu của khách hàng đại lý hoặc bán hàng qua điện thoại được duyệt qua giám đốc công ty. Khi có đơn đặt hàng Việc tiêu thụ hàng hóa được thông qua phòng kinh doanh, đại lý muốn mua hàng sẽ yêu cầu trực tiếp với phòng kinh doanh, có thể đặt hàng qua điện thoại , thực hiện những thỏa thuận về thanh toán. Sau đó, nhân viên kinh doanh đề đạt yêu cầu đó với kế toán kho, kế toán kho căn cứ vào số lượng hàng tồn kho lập đơn yêu cầu xuất hàng có chữ kí của nhân viên kinh doanh phụ trách khu vực đại lý, gửi giám đốc duyệt xuất. Sau khi đơn đề nghị xuất hàng được duyệt, kế toán kho viết phiếu xuất kho, thủ kho có trách nhiệm xuất hàng đầy đủ ra khỏi kho theo đúng phiếu xuất và hóa đơn GTGT. Hàng tháng phòng kế toán, phòng kiểm tra chất lượng kết hợp với thủ kho kiểm kê hàng hóa tồn kho. Như vậy, việc tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu là sự kết hợp các nhân viên trong công ty: nhân viên kinh doanh, nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa, nhân viên kế toán thủ kho: Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm đề đạt yêu cầu đặt hàng của đại lý với kế toán kho, nhận hàng tại kho, giao hàng, thu tiền hàng hoặc ghi sổ đại lý. Kế toán kho viết phiếu xuất kho sau khi được sự phê duyệt của giám đốc, hóa đơn GTGT giao nhân viên kinh doanh xuống kho lấy hàng về kho Công ty. Thủ kho có trách nhiệm xuất hàng ra khỏi kho H6 theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất và Hóa đơn GTGT. Nhân viên kiểm tra chất lượng hàng hóa có trách nhiệm dập nhãn mác, kiểm tra chất lượng, quy cách; đóng gói hàng trước khi giao nhân viên kinh doanh mang hàng ra khỏi kho Công ty. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 2.1. KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM 2.1.1. Thủ tục chứng từ Do đặc điểm thương mại quốc tế là các bên mua bán thường ở các quốc gia khác nhau. Vì vậy chứng từ được công ty sử dụng trong giao dịch là những bằng chứng có giá trị pháp lý, cơ sở giải quyết những vấn đề liên quan đến quan hệ thương mại và thanh toán quốc tế. Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu: Đây là chứng từ xác định mối quan hệ thương mại giữa bên mua và bên bán. Nó là một chứng từ rất quan trọng để xác định quyền lợi cũng như nghĩa vụ của các bên trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Hóa đơn thương mại ( Invoice ) Phiếu đóng gói ( Packing list ) Vận đơn: là hóa đơn vận chuyển hàng Tờ khai hải quan Ngoài ra phần hành kế toán còn sử dụng các chứng từ sau: Biên bản kiểm nhận Chứng từ ghi số thuế phải thu Giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Giấy báo Nợ của ngân hàng Phiếu chi tiền mặt Phiếu nhập kho do kế toán kho lập, đặt giấy than viết một lần, gồm 2 liên: Liên 1: lưu ở bộ phận kế toán Liên 2: giao thủ kho lưu vào thẻ kho 2.1.2. Kế toán chi tiết Do đặc điểm công ty có quy mô nhỏ, mật độ nhập hàng ít, trình độ quản lý cũng như trình độ kế toán còn chưa cao nên công ty hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song. Sơ đồ 2.1: Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết hàng hóa Sổ kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Phiếu nhập kho Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Tại kho: Hàng căn cứ vào Biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho các loại mặt hàng tương ứng. Cuối tháng, thủ kho tiến hành cộng nhập – xuất – tồn và tính ra số tồn kho cuối kỳ trên thẻ kho, rồi gửi về phòng kế toán công ty để kế toán đối chiếu số liệu. Tại phòng kế toán công ty: Kế toán căn cứ vào hóa đơn hải quan, giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước và phiếu nhập kho, kế toán mở sổ kế toán chi tiết hàng hóa ( mở tương ứng với thẻ kho, phản ánh đồng thời cả số lượng và tính thành tiền của hàng hóa nhập kho ). Cuối tháng kế toán đối chiếu sổ chi tiết hàng hóa với thẻ kho. Đồng thời, từ sổ chi tiết hàng hóa kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa để làm cơ sở lên Sổ Cái TK 156. Việc hạch toán chi tiết được diễn ra theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2: Tổ chức hạch toán chi tiết nhập khẩu hàng trực tiếp Hóa đơn hải quan; Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước Sổ kế toán chi tiết TK 111, 112,156, 331, 33312, 3333 Phiếu chi tiền mặt Giấy báo Nợ của NH Bảng tổng hợp chi tiết Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam 2.1.3. Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.3: Tổ chức hạch toán tổng hợp nhập khẩu hàng trực tiếp Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết hàng nhập khẩu Sổ Cái TK 156, 331, 1331, 33312, 3333… Bảng Cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết giá trị hàng nhập khẩu Báo cáo kế toán Chứng từ kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Nguồn: Phòng Kế toán Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Sau đây là một ví dụ về quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa theo phương thức nhập khẩu trực tiếp tại công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam: Mặt hàng Ratoin 5WDG là loại thuốc trừ sâu sinh học thế hệ mới phù hợp với cây trồng, thổ nhưỡng, là lựa chọn tốt nhất cho sản xuất sản phẩm sạch,, được nghiên cứu và cải tiến với những tính năng đặc biệt. Nhận thấy nhu cầu của thị trường trong nước trong vụ Đông Xuân 2009, và thấy lượng hàng tồn trong kho sau lần nhập đầu không còn đủ phục vụ ( mặt hàng này công ty mới nhập khẩu và phân phối trên thị trường ). Công ty tiến hành tham khảo giá trên thị trường và chọn được nhà cung cấp phù hợp là công ty HISIGMA CHEMICALS CO, LTD để nhập khẩu loại thuốc trừ sâu sinh học Ratoin 5WDG. Ngày 05 tháng 11 năm 2009, công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam ký hợp đồng số 01AF ngày 05 tháng 11 năm 2009 ( phụ lục 3: Hợp đồng mua bán hàng hoá ) về việc nhập khẩu mặt hàng Ratoin 5WDG với các thông tin sau: Mặt hàng : Ratoin 5WDG Số lượng : 1000kg Đơn giá : 16,6 USD/kg Quy cách: Đóng trong túi ( gói ) 5g/túi, 50túi/hộp duplex, 16hộp duplex/carton ( 800túi/carton ). Tổng số thùng ( carton ): 1000*1000/(5*50*16) = 250 thùng Tổng số gói ( túi ) : 250*800 = 200.000 gói Tổng số tiền phải trả : 16.600 USD Hình thức thanh toán : L/C Căn cứ vào hợp đồng nhập khẩu này, ngày 02 tháng 12 năm 2009, kế toán công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam đến ngân hàng công thương Việt Nam làm thủ tục xin mở L/C, bằng cách chuyển tiền cho ngân hàng để mua ngoại tệ của ngân hàng 16.600 USD theo tỷ giá thực tế trong ngày là 18.600 VNĐ/USD, kế toán ghi sổ : Nợ TK 1442 - USD : 16.600 *18.600 = 308.760.000 Có TK 1121: 308.760.000 Ngày 15 tháng 12 ôtô do bên bán chở hàng về cửa khẩu Hữu Nghị Ngày 28 tháng 12, công ty đăng ký tờ khai hải quan ( Biểu số 2.1: Tờ khai hải quan ) cho lô hàng này, thuế suất thuế nhập khẩu 3%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 5% và nộp lệ phí hải quan ( Biểu số 2.2: Biên lai thu lệ phí hải quan ). Tỷ giá tính thế của hải quan theo ngày là 18.000 VNĐ/USD. Gía trị lô hàng: 16.600 USD, tương ứng giá trị tính thuế là: 16.600*18.000 = 298.800.000 Ngày 29 tháng 12, Công ty nhận được thông báo hàng đã về, Công ty cử nhân viên kinh doanh đi của khẩu Hữu Nghị làm thủ tục hải quan, nhận hàng về công ty. Công ty nhận được thông báo thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu ( Biểu số 2.3: Chứng từ ghi số thuế phải thu ) Thuế nhập khẩu phải nộp là: 298.800.000*3% = 8.964.000 Thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp: ( 298.800.000 + 8.964.000 )*5% = 15.388.200 Biểu 2.1: Tờ khai hải quan số 11147/NK/KD/B15B ngày 28/12/2009 Biểu số 2.2: Biên lai thu lệ phí hải quan BỘ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Mẫu: 01 - LPHQ TỔNG CỤC THUẾ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Ký hiệu: CB/2009 Cục Hải quan: Lạng Sơn 0049115 BIÊN LAI THU LỆ PHÍ HẢI QUAN ( Liên 2:Giao cho người nộp thuế ) Họ và tên người nộp tiền: Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Địa chỉ: 63 Lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội Thu lệ phí hải quan: Theo giấy báo nộp lệ phí Hải quan số: ngày tháng năm 2009 Hoặc theo tờ khai hàng NK số: 11147/NK/KD/B158 ngày 28 tháng 12 năm 2009 Hình thức thanh toán: Số tiền ( ghi bằng số ) : 20.000đ ( ghi bằng chữ ) : ( Hai mươi nghìn đồng ) Người thu tiền Ngày 28 tháng 12 năm 2009 (Ký, đóng dấu thu tiền Người viết biên lai Ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Biểu số 2.3: Chứng từ ghi số thuế phải thu CỤC HẢI QUAN CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CHI CỤC HẢI QUAN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 1392/TBT --------------- CHỨNG TỪ GHI SỐ THUẾ PHẢI THU Đơn vị nhập khẩu: Công ty Cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Mã số thuế: 0101893543 Địa chỉ: Số 63 lô C - khu 7,2 ha - Vĩnh Phúc - Ba Đình - Hà Nội Só điện thoại: Số Fax: Đã kê khai số thuế của lô hàng nhập khẩu theo Tờ khai Hải quan số 11147/NK/KD/B158 ngày 28 tháng 12 năm 2009 bao gồm: Sắc thuế Chương Loại Khoản Mục Tiểu mục Số tiền Thuế nhập khẩu 754 8.964.000 Thuế GTGT 754 15.388.200 Tổng cộng 24.352.200 Bằng chữ: Hai mươi tư triệu ba trăm năm mươi hai nghìn hai trăm đồng. Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày 29 tháng 12 năm 2009 đơn vị có trách nhiệm nộp đủ số tiền trên tại bộ phận thu thuế của cơ quan Hải quan Cửa khẩu Hữu Nghị hoặc nộp vào tài khoản số 741010100059 tại Kho bạc Nhà nước Lạng Sơn. Nếu quá thời hạn trên mà đơn vị chưa nộp thuế, chênh lệch giá thì mỗi ngày sẽ bị phạt 0,05% của số tiền chậm nộp. Hà Nội, ngày 28 tháng 12 năm 2009 Người lập chứng từ ( Ký, ghi rõ họ tên và chức vụ )Ngày 30 tháng 12 năm 2009, hàng về nhập kho H6 Văn Điển, kế toán kho viết phiếu nhập kho ( Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho số 21 ) lập thành hai liên; liên 1lưu tại quyển, liên 2 giao thủ kho để vào thẻ kho( Biểu số 2.6: Thẻ kho tháng 12/2009 mặt hàng Ratoin 5WDG ); kế toán ghi sổ: Nợ TK 156: 298.800.000 Có TK 331: 298.800.000 Nợ TK 156: 8.964.000 Có TK 3333: 8.964.000 Thuế VAT được khấu trừ: Nợ TK 133: 15.388.200 Có TK 33312: 15.388.200 Ngày 22 tháng 01 năm 2010, công ty đến ngân hàng Vpbank đề nghị chuyển khoản cho Kho bạc Nhà nước TK 741010100059 do cơ quan quản lý thu: Chi cục Hải quan Cửa khẩu Hữu Nghị( Biểu 2.4: giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước ) Nợ TK 3333: 8.964.000 Nợ TK 33312: 15.388.200 Có TK 1121 – Vpbank: 24.352.200 Sau khi kiểm tra chất lượng lô hàng và theo hợp đồng, 60 ngày sau khi nhận được giấy chứng nhận chất lượng của Cục bảo vệ thực vật – Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, ngày 18 tháng 3 năm 2010, Công ty tiến hành thanh toán với khách hàng. Ngân hàng trả tiền Vietcombank gửi bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng thụ hưởng, tỷ giá ngày 18/3/2010 là 19.100VNĐ/USD: Nợ TK 331: 16.600*19.100 =317.060.000 Có TK515: 16.600 * (19.100 – 18.600 ) = 8.300.000 Có TK 1442 – USD: 308.760.000 Dựa trên phí mở ngân hàng ( hóa đơn thu phí của ngân hàng ): Nợ TK 1562: 40.000 Có TK 1121: 40.000 Lệ phí hải quan: Nợ TK 156 : 20.000 Có TK 111: 20.000 Dựa trên vận đơn vận chuyển hàng hóa từ cửa khẩu Hữu Nghị về kho H6 Văn Điển là 193.600 ( bao gồm cả VAT 10%) do công ty Cổ phần dịch vụ vận chuyển và thương mại Vinh Vân Minh Vân, kế toán ghi: Nợ TK 156: 176.000 Nợ TK 133:17.600 Có TK 111:193.600 Như vậy tổng giá trị hàng nhập: 298.800.000 + 8.964.000 + 40.000 + 20.000 + 176.000 = 308.000.000 đồng Khi ký quỹ, công ty dùng tiền VND mua ngoại tệ ký quỹ. Khi nhận được sổ phụ ngân hàng Vietcombank về quá trình thực hiện giao dịch tại ngân hàng, công ty theo dõi trên sổ chi tiết TK1122 chi tiết ngoại tệ USD. Sổ này dùng để theo dõi quá trình thanh toán ngoại tệ cho nhà cung cấp cũng như đối chiếu với sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sao kê hoạt động của tài khoản tại ngân hàng. Hàng hóa sau khi được nhập kho, thủ kho theo dõi số lượng, kế toán kho theo dõi cả số lượng và giá trị trên sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.7: Sổ chi tiết hàng hóa ). Cuối tháng, kế toán lập bảng nhập –xuất – tồn (Biểu số 2.8: Sổ tổng hợp nhập – xuất – tồn ); đồng thời tập hợp chứng từ gốc có liên quan đến nghiệp vụ nhập khẩu để lên chứng từ ghi sổ (Biểu số 2.9: Chứng từ ghi sổ số 414 ). Sau đó chuyển kế toán tổng hợp vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ( Biểu số 2.10: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và tập hợp vào Sổ Cái TK 156 ( Biểu số 2.11: Sổ Cái TK 156 ) Biểu 2.4: Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước Biểu số 2.5: Phiếu nhập kho số 21 Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Số: 21 Mẫu số 01 – VT QĐ Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Nợ: số 15/2006/QĐ – BTC Có: ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Họ tên người giao hàng: Theo HĐ số 01AF ngày 05 tháng 11 năm 2009 của Nhập tại kho: H6 Địa điểm: Văn Điển - HN Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 Ratoin 5WDG Tờ rơi Thùng thùng 250 02 Cộng Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )Biếu số 2.6: Thẻ kho tháng 12/2009 mặt hàng Ratoin 5WDG Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2009 Mặt hàng Ratoin 5WDG Đơn vị tính: 1000 gói Ngày tháng ghi sổ Số hiệu chứng từ Ngày tháng Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 10/12 21/12 23/12 30/12 31/12 19 21 196 210 214 21/12 30/12 10/12 23/12 31/12 -Tồn ĐK -Xuất bán đại lý Thung Thả -Nhập hàng trả lại từ đại lý Nhân Vui -Xuất bán đại lý Chú Sáu - Nhập hàng NK -Xuất bán đại lý Bùi Văn Từ 10 200 10 10 10 10 Cộng Tồn cuối kỳ 210 30 190 Sổ này có trang Ngày 31tháng 12 năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Biểu số 2.7: Sổ chi tiết hàng hóa Công ty cổ phần Nông nghiệp Việt Nam Số 63, lô C, khu 7,2 ha, Vĩnh Phúc, Ba Đình, Hà Nội SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tháng 12 năm 2009 TK: 156 chi tiết Ratoin 5 WDG Kho H6 Văn Điển Chứng từ Diền giải TK đối ứng Đơn giá (đ) Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Số lượng (1000 gói) Thành tiền (1000đ) Số lượng (1000 gói) Thành tiền (1000đ) Số lượng (1000 gói) Thành ti._.