Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá của Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia

đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển,góp phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế thế giới của quốc gia. Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước,doanh nghiệp thương mại xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thế kinh doanh với các bạn hang để tìm phương thức giao dịch,mua bán thích hợp, đem lại cho đơn vị lợi ích lớn nhất. Để tồn tại và phát triển,doanh nghiệp thương mại phải tổ chức tốt được ba khâu của quá trình lưu chuyển hàng hoá, đó là mua hàng - dự trữ - bán hàng .Ba khâu này có quan hệ mật thiết với nhau.Mặc dù mục đích doanh nghiệp thương mại là tiêu thụ hàng hoá nhưng muốn vậy doanh nghiệp phải tự tổ chức thu mua,tìm kiếm nguồn hàng mà thị trường cần,dự trữ bảo quản,điều này sẽ góp phần nâng cao tính cạnh tranh,khẳng định vị thế kinh tế của doanh nghiệp trên thị trường.Để phục vụ tốt công tác điều hành quản lý của mình, các nhà quản trị doanh nghiệp không thể bỏ qua một công cụ quản lý kinh tế nào trong đó có một công cụ quản lý rất hiệu quả, đó là kế toán. Xuất phát từ nhận thức tầm quan trọng của quá trình lưu chuyển hàng hoá, sự cần thiết của hạch toán lưu chuyển hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại và trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH dược phẩm Hoàng Gia,dưới sự chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn Lê Kim Ngọc,em đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài : “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá của Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia”. Nội dung bài viết của em gồm 3 phần: Phần I Khái quát chung về Công ty TNHH Dựơc phẩm Hoàng Gia. Phần II Thực trạng về kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia. Phần III Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia. Do thời gian có hạn cộng với kinh nghiệm thực tế còn ít ỏi nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót,em rất mong được sự chỉ đạo và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo cùng với các cán bộ Phòng kế toán của Công ty giúp em hoàn thành báo cáo này. Em xin gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới các thầy cô giáo hướng dẫn, đặc biệt là cô giáo Lê Kim Ngọc cùng Ban giám đốc và cán bộ Phòng kế toán của Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia. PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOÀNG GIA 1.Qúa trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH DP Hoàng Gia Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia là một doanh nghiệp tư nhân, được thành lập ngày 23/09/2004 giấy phép kinh doanh số 0102014252 do phòng đăng ký kinh doanh sở kế hoạch và đầu tư cấp. Trụ sở chính tại số 49,ngõ 73, đường Nguyễn Trãi,phường Khương Trung,Quận Thanh Xuân – Hà nội.Tên Công ty : - Tên tiếng việt: Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Gia. - Tên giao dịch :ROYAL PHARMACEUTICAL company limited - Tên viết tắt : ROYAL PHARMA Co.,Ltd Công ty TNHH Dược Phẩm Hoàng Gia là một Công ty có vốn kinh doanh ban đầu là: 1.100.000.000 đồng..Công ty đăng ký lần đầu ngày 23/09/2004, đăng ký thay đổi lần thứ 3 ngày 26/06/2007. Sau hơn ba năm công ty đã có những sự thay đổi,mở rộng,phát triển đáng kể .Về mặt nhân sự,năm 2004 công ty có khoảng hơn 20 thành viên bao gồm :1Giám đốc, 2 kế toán,thủ kho,nhân viên vận chuyển hàng.Năm 2008,công ty có trên 40 thành viên gồm 2 Giám đốc,4 kê toán,thủ kho,nhân viên kinh doanh,nhân viên vận chuyển,…, đồng thời đã có thành lập, phân chia thành các phòng ban kiêm các chức năng,nhiệm vụ cụ thể,tập trung hơn như năm đầu hoạt động,công ty có một kế toán trưởng ,1 kế toán kiêm chi phí,tiền lương,nhưng hiện nay ,công ty có tuyển thêm kế toán phụ trách các mảng khác khau như kế toán thúê,kế toán tiền lương,.. Về mặt thị trường,ngày càng mở rộng,năm 2004 chỉ hạn chế trong khu vực Hà nội,từ năm 2006 mở rộng phạm vi ra 1 số tỉnh miến Bắc, đồng thời công ty mở thêm các chi nhánh, địa điểm bán hang khu vực Hà nội và ở 1 số tỉnh miền Bắc.Về mặt hàng hoá,năm 2004,công ty chỉ kinh doanh một số mặt hàng thuốc nhất định,chủ yếu là thuốc đặc trị,từ năm 2006mặt hàng thuốc đa dạng phong phú hơn. 2.Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia có Hình thức hoạt động là kinh doanh và dịch vụ Lĩnh vực hoạt động ở trong nước,mạng lưới hoạt động bao gồm 1 số tỉnh miền Bắc,chủ yếu tập trung ở Hà nội,Nam định,Thái Bình Mặt hàng kinh doanh là các loại thuốc tân dược gồm các loại thuốc đặc trị,các loại thuốc bổ Công ty TNHH dược phẩm Hoàng Gia là đơn vị kinh tế hạch toán độc lập về tài chính, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng. Công ty có chức năng tổ chức quá trình nghiệp vụ kinh tế kinh doanh, nhập khẩu, mua bán dược phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường. Để thực hiện tốt chức năng của mình Công ty xây dựng cho mình những nhiệm vụ sau: - Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh trên cở sở chủ động và tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định pháp luật - Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đồng thời tạo nguồn vốn cho kinh doanh đầu tư mở rộng, đổi mới trang thiết bị đảm bảo kinh doanh có lãi và làm tròn nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước. - Nghiên cứu,thực hiện có hiệu quả mở rộng thị trường,mặt hang kinh doanh. - Quản lý, đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên để theo kịp sự đổi mới của đất nước 3. Đặc điểm,tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH DP Hoàng Gia Đứng đầu Công ty là Ban giám đốc chỉ đạo trực tiếp tới từng phòng ban,giúp việc cho Ban giám đốc là các phòng ban chức năng. Tại Công ty có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc - Giám đốc điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty theo pháp luật, điều luật của Công ty một cách có hiệu quả. - Phó giám đốc phụ trách kinh doanh trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán,hành chính và kinh doanh. - Phó giám đốc chuyên môn phụ trách kinh doanh và kho,cu thể là chuyên kiểm tra,xác định,quản lý chất lượng hàng hoá mua và bán ra - Phòng hành chính : + Chức năng tham mưu giúp việc Ban giám đốc về công tác tài chính cán bộ,lao động tiền lương và công tác tài chính của công ty. + Nhiệm vụ tổ chức nhân sự, quản lý cán bộ, công tác văn phòng, văn thư,…..các công tác liên quan đến an ninh, quan hệ với địa phương, đoàn thể và các tổ chức xã hội khác. - Phòng kinh doanh : + Có chức năng tham mưu,giúp việc cho Ban giám đốc thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp + Có nhiệm vụ theo dõi tình hình kinh doanh của Công ty, tổ chức kinh doanh và cung ứng hàng cho toàn bộ mạng lưới khách hàng của công ty.Đồng thời nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các sản phẩm cạnh tranh và mở rộng thêm thị trường tiêu thụ và khai thác thị trường tiềm năng, lên kế hoạch nhập hàng để đảm bảo hàng được cung ứng đầy đủ cho thị trường - Phòng kế toán : Với chức năng cơ bản là hạch toán, phòng có nhiệm vụ lập chứng từ , lập sổ sách, tổ chức hạch toán kế toán của Công ty . Đồng thời quản lý công nợ và thu hồi công nợ, không để khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu…… Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty: Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc chuyên môn Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng hành chính Bộ phận mua bán Bộ phậnQL chất lượng Phòng kho Bộ phận kho 4.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Có nhiều hình thức tổ chức công tác kế toán khác nhau.Công ty đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán nhật ký chung để tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty.Xác định rõ được chức trách nhiệm vụ của kế toán trưởng,của từng cán bộ kế toán nhằm thu thập xử lý hệ thống hoá và cung cấp đầy đủ kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở Công ty. Điều đó có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả và chất lượng công tác kế toán.Thực hiên đầy đủ chức năng nhiệm vụ của hạch toán kế toán trong quản lý kinh tế tài chính của Công ty. Để phản ánh kết quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với quy mô kinh doanh và tình hình thực tế tại đơn vị mình.Xuất phát từ cơ cấu tổ chức quản lý Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung.Công ty có 4 nhân viên ở phòng kế toán. Đứng đầu là Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và cấp trên về công tác hạch toán kế toán của Công ty, là người điều hành giám sát toàn bộ hoạt động của bộ phận kế toán,chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên môn kế toán ,tài chính của Công ty,và đảm bảo thực hiện đúng chế độ,thể lệ quy định của Nhà nước về lĩnh vực kế toán tài chính của Công ty - Kế toán thuế và chi phí: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và theo dõi xem các khoản chi phí có hợp lệ hay không, các khoán thuế thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.Đồng thời theo dõi và khấu hao TSCĐ. - Kế toán thanh toán công nợ: Có trách nhiệm theo dõi ghi chép phản ánh chính xác về các khoản công nợ và thu hồi công nợ , theo dõi xuất nhập hàng hoá từ kho. - Kế toán tiền lương các chế độ: Có trách nhiệm tính toán phân chia lương, thưởng và các khoản thu nhập khác, trích BHYT,BHXH cho công nhân viên. - Thủ quỹ chịu trách nhiệm tiền mặt của Công ty.Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu,phiếu chi,..lập các báo cáo quỹ ,theo dõi sử dụng vốn theo đúng mục đích,nếu phát hiện có những sai xót phải sửa kịp thời.Khi có yêu cầu của cấp trên và các bộ phận có liên quan kiểm kê lại quỹ tiền mặt hiện có.Nếu thiếu hụt phải tìm ra nguyên nhân và đề ra phương án xử lý. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty TNHH DP Hoàng Gia Kế toán trưởng Kế toán thuế và chi phí Kế toán thanh toán công nợ Kế toán tiền lươngcác chế độ Thủ quỹ 5.Tình hình vận dụng chế độ kế toán tại Công ty - Chế độ kế toán áp dụng hiên nay: Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính và các thông tư sửa đổi kèm theo - Về phương pháp kế toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế, tình hình nhập xuất hàng hoá được kế toán theo dõi chi tiết theo từng lần phát sinh cả về số lượng và đơn giá. - Về dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo qui định,chi lập cho mặt hàng thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp,có chứng từ kế toán hợp pháp,hợp lý chứng minh giá vốn của hàng tồn kho.Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hạch toán là giá vốn hàng bán Mức dự phòng Số lượng hàng tồn Gía gốc hàng Gía trị thuần có giảm giá hàng = kho tại thời điểm . tồn kho theo sổ - thể thực hiện được tồn kho lập BCTC kế toán của hàng tồn kho - Phương pháp khấu hao tài sản: theo chế độ tài chính hiện hành,Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng, phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên giá và thời gian sử dụng tài sản đó: Mkhn = Nguyên giá của TSCĐ . Tỷ lệ khấu hao năm Trong đó Tỷ lệ khấu hao năm = 1/ số năm sử dụng dự kiến . 100 - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Số thuế GTGT = Số thuế GTGT - Số thuế GTGT đầu vào phải nộp đầu ra được khấu trừ Trong đó Thuế GTGT đầu ra = Gía tính thuế của hàng hoá chịu thuế bán ra . thuế suất thuế GTGT của hàng hoá đó Thuế GTGT đầu vào = Tỏng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng . * Tình hình vận dụng chế độ chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán là tập hợp các chứng từ xác nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được quy định theo mẫu của Nhà nước hoặc của Công ty. Mỗi chứng từ kế toán đều đảm bảo đầy đủ các nội dung và yêu cầu bắt buộc theo quy định mới được coi là chứng từ hợp lệ. Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty bao gồm các loại chứng từ lao động tiền lương,chứng từ hàng tồn kho,chứng từ bán hàng,chứng từ tiền tệ,chứng từ TSCĐ HOÁ ĐƠN GTGT PHIẾU THU PHIẾU CHI BIÊN LAI THU TIỀN GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ PHIẾU XUẤT KHO PHIẾU NHẬP KHO THẺ KHO HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG PHIẾU MUA HÀNG GIẤY BÁO NỢ NGÂN HÀNG GIẤY BÁO CÓ NGÂN HÀNG GIẤY BÁO CHẤP NHẬN NỢ BIÊN BẢN KIỂM KÊ TSCĐ BIÊN BẢN THANH LÝ TSCĐ Trình tự luân chuyển chứng từ Kế toán lập chứng từ hay tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài Kiểm tra chứng từ ,kiểm tra các yếu tố bắt buộc,kiểm tra số tiền ghi trên hoá đơn Ghi sổ kế toán,kế toán phân loại chứng từ , định khoản,ghi vào sổ kế toán Chứng từ bán hàng hoá, tiền: chuyển về kế toán công nợ... Bảo quản lưu trữ chứng từ:trong niên độ kế toán khi Báo cáo tài chính chưa được duyệt thì kế toán bảo quản chứng từ,khi kết thúc năm tài chính ,báo cáo quyết toán năm được duyệt,chứng từ được lưu trữ cẩn thận khi cần phải sử dụng lại chứng từ tuân thủ quy định(chứng từ sử dụng cho người trong đơn vị phải được sự đồng ý của kế toán trưởng,chứng từ sử dụng cho người ngoài đơn vị phải có sự đồng ý của kế toán trưởng và giám đốc).Khi hết thời hạn sử dụng chứng từ được huỷ bỏ theo chế độ quy định của Nhà nước. * Tình hình vận dụng chế độ tài khoản kế toán - Hệ thống tài khoản Công ty áp dụng đúng theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính và các thông tư sửa đổi kèm theo Bao gồm: Tài khoản tổng hợp: dùng để phản ánh đối tượng một cách tổng quát và chỉ ghi bằng tiền.Tài khoản chi tiết: dùng để phản ánh một cách cụ thể vể đối tượng đã được phản ánh trên tài khoản tổng hợp. Hệ thống tiền tệ ghi trong tài khoản thống nhất là VNĐ.- Hệ thống tài khoản được chia làm 10 loại.Trong đó, từ loại 1 đến loại 9 là các tài khoản được ghi sổ kép.Loại 0 là các tài khoản ghi đơn đặt ngoài bảng cân đối kế toán.Nhưng các loại tài khoản mà Công ty chủ yến sử dụng là 1,3,5,6. - TK 111 Tiền mặt + TK 1111 Tiền Việt Nam - TK 112 Tiền gửi Ngân hang + TK 1121 Tiến Việt Nam - TK 131 Phải thu của khách hàng - TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ - TK 138 Phải thu khác + TK 1388 Phải thu khác - TK 139 Dự phòng phải thu khó đòi - TK 141 Tạm ứng - TK 151 Hàng mua đang đi trên đường - TK 152 Nguyên liệu,vật liệu - TK 153 Công cụ,dụng cụ - TK 156 Hàng hoá + TK 156.1 Gía mua hàng hoá + TK 156.2 Chi phí mua bán hàng hoá - TK 157 Hàng gửi bán - TK 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - TK 211 Tài sản cố định hữu hình - TK 213 Tài sản cố định vô hình - TK 214 Hao mòn TSCĐ - TK 241 Xây dựng cơ bản dở dang - TK 311 Vay ngắn hạn - TK 331 Phải trả cho người bán - TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước + TK 3331 Thuế GTGTphải nộp + TK 3337 Thuế nhà đất,tiền thuê đất + TK 3338 Các loại thuế khác + TK 3339 Phi,lệ phí và các khoản phải nộp khác - TK 334 Phải trả công nhân viên - TK 338 Phải trả,phải nộp khác + TK 3382 Kinh phí công đoàn + TK 3383 Bảo hiểm xã hội + TK 3384 Bảo hiểm y tế + TK 3388 Phải trả ,phải nộp khác - TK 341 Vay dài hạn - TK 411 Nguồn vốn kinh doanh - TK 414 Quỹ đầu tư phát triển - TK 415 Quỹ dự phòng tài chinh - TK 421 Lợi nhuận chưa phân phối + TK 421.1 Lợi nhuận năm trước + TK 421.2 Lợi nhuận năm sau - TK 431 Quỹ khen thưởng phúc lợi + TK 431.1 Quỹ khen thưởng + TK 431.2 Quỹ phúc lợi - TK 441 Nguồn vốn đầu tư XDCB - TK 511 Doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch dụ - TK 521 Chiết khấu thương mại - TK 531 Hàng bán bi trả lại - TK 532 Giảm giá hàng bán - TK 632 Gía vốn hàng bán - TK 641 Chi phí bán hang - TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp - TK 711 Thu nhập khác - TK 811 Chi phí khác - TK 911 Xác định kết quả *Tình hình vận dụng chế độ sổ kế toán Để tiện cho theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty áp dụng sổ kế toán hình thức nhật ký chung, bao gồm các loại sổ:Sổ nhật ký chung,sổ cái,các sổ thẻ kế toán chi tiết,sổ nhật ký chuyên dung Nhật ký chung để theo dõi, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình kinh doanh của Công ty.Các sổ kế toán chi tiết bao gồm: sổ chi tiết chi phí trả trước, sổ chi tiết chi phí phải trả, sổ chi tiết thanh toán công nợ... Nhật ký chuyên dùng gồm nhật ký thu tiền,nhật ký chi tiền,nhật ký mua hàng,nhật ký bán hàng.Nhật ký thu tiền: căn cứ vào phiếu thu hay giấy báo có của ngân hàng,nhật ký chi tiền căn cứ vào phiếu chi hay giấy báo nợ của ngân hàng,nhật ký mua hàng căn cứ vào hoá đơn gtgt,hay hoá đơn mua hàng thông thường,nhật ký bán hàng căn cứ vào hoá đơn bán hàng hoá đơn gtgt Hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (căn cứ vào chứng từ gốc) để được ghi theo trình tự thời gian vào sổ nhật kýchung, ghi vào sổ thẻ chi tiết . Sau đó căn cứ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái. Cuối tháng căn cứ vào sổ NK chuyên dùng để ghi vào sổ cái của các TK liên quan . Căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để ghi và lập bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu được đối chiếu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết. Dữ liệu được đưa vào báo cáo tài chính được căn cứ vào sổ cái để lập các báo cáo liên quan. Sơ đồ hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Nhật ký chuyên dùng Nhật ký chung Sổ ,thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Đối chiếu, kiểm tra *Tình hình vận dụng chế độ báo cáo kế toán - Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, công nợ, vốn chủ sở hữu cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của Công ty trong kỳ nhằm cung cấp thông tin cho việc đề ra các quyết định của giám đốc và những người quan tâm khi sử dụng. - Hàng tháng vào ngày 28, phòng kế toán lập các báo cáo thu, chi, tồn quỹ tiền mặt để phản ánh tình hình tài chính do kế toán công nợ lập gửi cho BGĐ và kế toán trưởng. - Cuối năm gồm các loại báo cáo: + Tờ khai thuế GTGT, bảng kê khai quyết toán nộp thuế thu nhập do kế toán thuế và chi phí lập gửi cho ban giám đốc và kế toán trưởng. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh do kế toán trưởng lập gửi cho ban giám đốc và những người quan tâm khi sử dụng. + Bảng cân đối kế toán do kế toán trưởng lập gửi cho ban giám đốc. Cơ sở để lập các loại báo cáo trên là số liệu từ những báo cáo kỳ trước, số liệu trên sổ cái, sổ chi tiết. PHẦN II THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM HOÀNG GIA I .KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DP HOÀNG GIA 1. Đặc điểm hàng hoá lưu chuyển Hàng hoá mà Công ty kinh doanh là các loại thuốc tân dược được sản xuất ở trong và ngoài nước:thuốc kháng sinh,thuốc đặc trị,.. như Tarocin-HQ, Proshon Sof Cap,Ginpower,Betavit- Forte,Rinafed,….chủ yếu dưới dạng hộp gồm nhiều vỉ,một số dạng chai.Công ty nhập nguồn hàng chủ yếu của Chi nhánh Cty CPDP Vĩnh Phúc tại Hà nội,ngoài ra còn nhập hàng của một số Cty TNHH DP khác 2.Phương pháp tính giá hàng hoá Nhập kho Gía hàng nhập kho của Cty là giá mua ghi trên hoá đơn.Gía hoá đơn ghi vào giá nhập hàng hoá mua là giá thanh toán bao gốm thuế suất GTGT(thường là 5%).Đối với các loại thuốc tân dược được sản xuất ngoài nước đơn giá thuốc giá đã quy đổi ngoại tệ sang giá nội tê(VNĐ),tỷ giá hạch toán ngoại tệ được tinh là tỷ giá trong ngày lập hoá đơn Các phí tổn mua hàng hoá khác như vận chuyển,bốc dỡ,dịch vụ phí,lệ phí kho bãi,..phát sinh trong quá trình mua hàng,vận chuyển về kho do Cty chịu trách nhiệm chi. Trường hợp Cty mua hàng với số lượng lớn,hay thanh toán nhanh,trước hạn được hưởng chiết khấu thương mại,giảm giá hàng mua thì giá thưc tế hàng nhập là giá hoá đơn bao gồm thuế thông thường,và khoản chiết khấu thương mại,giảm giá hàng mua được hưởng được trừ vào khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp 3. Chứng từ sử dụng Tại Công ty,các chứng từ liên quan đến quá trình mua và thanh toán tiền hàng được sử dụng ghi chép theo đúng qui định của Bộ tài chính Với những yêu cầu người ghi chép phải phán ánh thông tin đầy đủ,trung thực và có tính pháp lý.Qui định trình tự luân chuyển chứng từ ban đầu từ các bộ phận lên phòng kế toán Công ty TNHH DP Hoàng Gia là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ cho nên trong khâu hạch toán ban đầu,kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn thuế GTGT:Hoá đơn do người bán lập: +Giá bán : Giá chưa có thế GTGT. + Các khoản phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có). + Thuế GTGT. + Tổng giá thanh toán: Tổng giá thanh toán=Giá bán+Các khoản phụ thu (nếu có)+Thuế GTGT - Phiếu nhập kho(gồm 3 liên): Doanh nghiệp sẽ lập phiếu nhập kho khi hàng hoá về nhập kho. Phiếu nhập kho được sử dụng nhằm xác nhận số lượng vật tư, hàng hoá nhập kho, làm căn cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với người có liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán. + 1 giao cho phòng kinh doanh + 1 giao cho kế toán thanh toán(gồm cả Hoá đơn GTGT) + 1 giao cho thủ kho - Một số chứng từ thanh toán: + Giấy báo nợ của ngân hàng. + Phiếu chi tiền mặt. + Giấy thanh toán tạm ứng. + Chứng từ nộp thuế ở khâu mua. 4.Tài khoản sử dụng Tại công ty hạch toán nghiệp vụ mua hàng hoá theo phương pháp khê khai thường xuyên,thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ,kế toán sử dụng các tài khoản sau * Tài khoản 156 – “ Hàng hoá” - Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có của hàng hoá tồn kho và xuất nhập trong kỳ báo cáo theo giá trị hàng nhập kho thực tế + TK 1561 -“ Gía mua hàng hoá” + TK 1562 -“ Chi phí thu mua” - Trị giá mua,nhập kho của hàng hoá nhập kho trong kỳ, Chi phí thu mua hàng hoá được phản ánh vào bên nợ của tài khoản 156 * Tài khoản 151 –“ Hàng mua đang đi đường” Bên Nợ:Phán ánh trị giá hàng chưa nhập kho đến cuối kỳ,kế toán đã nhận được chứng từ. Bên Có:Kỳ sau khi hàng về, được kiểm nhận,kế toán phản ánh giá trị thực tế hàng kiểm nhận * Tài khoản 133 –“ Thuế GTGT được khấu trừ” - Tài khoản 1331 Thuế GTGT được khấu trừ hàng hoá ,dịch vụ * Tài khoản 111 – “Tiền mặt” * Tài khoản 112 – ‘Tiền gửi ngân hàng” * Tài khoản 141 – “Tạm ứng” * Tài khoản 331 – “Phải trả người bán” Tài khoản này kế toán mở chi tiết cho từng người bán. Kết cấu của tài khoản này. Bên Nợ: Số nợ phải trả người bán đã trả Số nợ được giảm do người bán chấp nhận giảm giá,chiết khấu Số nợ giảm do trả lại hàng cho người bán Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng Bên Có: Số nợ phải trả phát sinh khi mua hàng Trị giá hàng nhận của người bán khi có tiền ứng trước Số dư Có: Số tiền phải trả nhà cung cấp * Tài khoản 515 –“ Chiết khấu thanh toán” * Tài khoản 138 – “Phải thu khác” + TK 1388 –‘ Bồi thường hàng nua thiếu hụt” + TK 1388 –“ Tài sản thiếu chờ xử lý” * Tài khoản 515 –“ Chiết khấu thanh toán” * Tài khoản 311 – “Vay ngắn hạn” 5. Phương pháp kế toán nghiệp vụ mua hàng Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty TNHH DP Hoàng Gia (theo phương pháp KKTX,thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ) Ghi chú : 1 Nhập hàng 2a Ghi hàng mua trên đường theo chứng từ đã nhận trong kỳ 2b Ghi hàng mua trên đường kỳ trước đã về, đã kiểm nhận kỳ báo cáo 3a Giảm giá chiết khấu,thương mại được hưởng 3b Chiết khấu thanh toán được hưởng Ví dụ 1 Ngày 02 tháng 10 năm 2007,Công ty mua 4000 hộp Prochon đơn giá 51.428,5đ/hộp,thuê suất 5% của chi nhánh Cty CPDP Vĩnh Phúc tại Hà nội, Hoá đơn số 0067801,Thanh toán trong vòng 10 ngày được hưởng chiết khấu 1%.Hàng chưa nhập kho. Ngày 10 tháng 10 năm 2007,hàng nhập về kho,Phiếu nhập kho số 0064546 .Kiểm hàng phát hiện số hàng thực nhập thiếu 500 hộp so với chứng từ. Chi phí vận chuyển hàng 100.000 công ty thanh toán bằng tiền mặt.(Phiếu chi số 0084102 Vơi số hàng thực nhập là 3500 hộp,công ty đề nghị được chiết khấu 1,5% và thanh toán ngay trong ngày bằng chuyển khoản(Giấy báo nợ số 0051204).Số tiền chiết khấu nhà cung cấp thanh toán bằng tiền mặt(phiếu thu số 010760) HOÁ ĐƠN GIÁ TRI GIA TĂNG Liên 2 :Giao khách hàng Ngày 02 tháng 10 năm 2007 Đơn vị bán hàng:Chi nhánh Cty CPDP Vĩnh Phúc tại Hà Nội Địa chỉ:Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 0021000518 425 – VCB Hà nội – Chi nhánh Thành Công Điện thoại:(04)8357079 MS: 25 00228415009 Họ tên người mua hàng: Ngô Hồng Nhung Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia Địa chỉ: Số 49,Ngõ 73, Nguyễn Trãi, Khương Trung,Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: 11062104 Hình thức thanh toán: MS: 01 01538 651 Ng ười mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Đơn vị :Cty TNHH DpHoàng Gia Địa chỉ : Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đ ống Đa – Hà Nội Số :0064546 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Nợ:TK 156 Có:TK 112 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Quốc Trung Theo Hoá đơn số 0067801 .ngày 02 tháng 10 năm 2007 của Công ty TNHH DP Hoàng Gia . Nhập tại kho: Công ty TNHH DP Hoàng Gia. Nhập ,ngày 10 tháng 10 năm 2007 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Đơn vị: Cty TNHH DP Hoàng Gia Địa chỉ:49/73- Khương Trung-Thanh Xuân-HN Số đăng ký kinh doanh: 0102014252 Telefex : Quyển số: 22 Số:0084102 PHIẾU CHI Ngày 10 tháng 10năm 2007 Nợ: TK 1562 Có: TK 1111 Họ tên người nộp tiền : Ngô Hồng Nhung. Địa chỉ : Công ty TNHH DP Hoàng Gia Lý do : Thanh toán tiền vận chuyển hàng Số tiền : 100.000 Bằng chữ : Một trăm nghìn đồng chẵn Chứng từ kèm theo… ……………………… …………………………………………………………… Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đơn vị: Cty TNHH DP Hoàng Gia Địa chỉ:49/73- Khương Trung-Thanh Xuân-HN Số đăng ký kinh doanh: 0102014252 Telefax Quyển số: 25 Số:0010760 PHIẾU THU Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Nợ: TK 1111 Có: TK 635 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Bích Liên Địa chỉ : Công ty TNHH DP Hoàng Gia Lý do : Thu t iền chiết khấu thanh toán Số tiền : 2.970.000đ Bằng chữ : Hai triệu chín trăm băy mươi nghìn đồng chẵn Chứng từ kèm theo… ……………………… …………………………………………………………… Ngày 10 tháng 10 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán ghi: a . Nợ TK 1561(Prochon) 198.000.000 Nợ TK 138(1381) 27.000.000 Có TK 331(VPHUC) 216.000.000 b. Nợ TK 331(VPHUC) 198.000.000 Có TK 1121 198.000.000 c. Nợ TK 156(1562) 100.000 Có TK 1111 100.000 d. Nợ TK 1111 2.970.000 Có TK 635 2.970.000 Ví dụ 2 Ngày 15 tháng 10 năm 2007,Công ty TNHH DP Hoàng Gia mua 1000 hộp Deniocal của Cty CPDP Vĩnh Phúc Đơn giá :45.130đ/hộp,thuế suất 5% Hoá đơn số 0067035,chiết khấu thanh toán 1,5% Hàng chưa nhập kho. HOÁ ĐƠN GIÁ TRI GIA TĂNG Liên 2 :Giao khách hàng Ngày 15 tháng 10 năm 2007 Đơn vị bán hàng:Chi nhánh Cty CPDP Vĩnh Phúc tại Hà Nội Địa chỉ:Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đống Đa – Hà Nội Số tài khoản: 0021000518 425 – VCB Hà nội – Chi nhánh Thành Công Điện thoại:(04)8357079 MS: 25 00228415009 Họ tên người mua hàng: Ngô Hồng Nhung Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia Địa chỉ: Số 49,Ngõ 73, Nguyễn Trãi, Khương Trung,Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: 11062104 Hình thức thanh toán: MS: 01 01538 651 Ng ười mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Ngày 16 tháng 10 năm 2007 công ty nhập đủ hàng về kho,phiếu nhập kho số 0065207 Đơn vị :Cty TNHH DpHoàng Gia Địa chỉ : Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đ ống Đa – Hà Nội Số :0065207 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 tháng 10 năm 2007 Nợ:TK 156 Có:TK 112 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Quốc Trung Theo Hoá đơn số 0067035,ngày 15 tháng 10 năm 2007 của Công ty TNHH DP Hoàng Gia . Nhập tại kho: Công ty TNHH DP Hoàng Gia. Nhập ,ngày 10 tháng 10 năm 2007 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Nợ TK 156(Deonical) 45.130.000 Nợ TK 133 2.256.500 Có TK 331(VPhúc) 47.386.500 Ngày 28 tháng 10 năm 2007 ,công ty thanh toán cho chi nhánh Cty CPDP Vĩnh phúc bằng chuyển khoản Nợ TK 331 47.386.500 Có TK 112(Vphúc) 46.675.702,5 Có TK 635 710.797,5 Ví dụ 3 Ngày 22 tháng 10 năm 2007 Công ty ứng trước tiền hàng cho Công ty TNHH DP Tấn Vũ - Quảng Ngãi mua 500 hộp Termixbec Kê toán ghi Nợ TK 331(Tấn Vũ ) 30.000.000 Có TK 1121 30.000.000 Ngày 24 tháng 10 năm 2007 Công ty nhập hàng về kho,Hoá đơn GTGT số 0067036,phiếu nhập kho số 0065275,phát hiện thừa 2 hộp + Đơn giá chưa bao gồm thuế 51.650đ/hộp ,thuế suất 5% HOÁ ĐƠN GIÁ TRI GIA TĂNG Liên 2 :Giao khách hàng Ngày 24 tháng 10 năm 2007 Đơn vị bán hàng:Cty TNHH DP Tấn Vũ Quảng Ngãi Địa chỉ:Quảng Ngãi Số tài khoản: 1002132 Điện thoại MS: 0100023675 Họ tên người mua hàng: Ngô Hồng Nhung Tên đơn vị: Công ty TNHH Dược phẩm Hoàng Gia Địa chỉ: Số 49,Ngõ 73, Nguyễn Trãi, Khương Trung,Thanh Xuân - Hà Nội Số tài khoản: 11062104 Hình thức thanh toán: MS: 01 01538 651 Ng ười mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký ,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Đơn vị :Cty TNHH DpHoàng Gia Địa chỉ : Số 9 Ngõ 55 Huỳnh Thúc Kháng - Đ ống Đa – Hà Nội Số :0065275 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 24 tháng 10 năm 2007 Nợ:TK 156 Có:TK 112 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Quốc Trung Theo Hoá đơn số 0067036,ngày 24 tháng 10 năm 2007 của Công ty TNHH DP Hoàng Gia . Nhập tại kho: Công ty TNHH DP Hoàng Gia. Nhập ,ngày 24 tháng 10 năm 2007 Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) Kế toán ghi: Nợ TK 156 (Termixbec) 25.928.300 Nợ TK 133 1.296.415 Có TK 331(Tấn Vũ) 27.116.250 Có TK 338(3381) 108.465 Do giá trị hàng mua nhỏ hơn số tiền ứng trước cho bên bán ,trong ngày Công ty đã nhận lại tiền ứng thừa bằng tiền mặt (phiếu thu số 0004761),số hàng thưa được coi là hàng biếu tặng. Địa chỉ:49/73- Khương Trung-Thanh Xuân-HN Số đăng ký kinh doanh: 0102014252 Telefax Quyển số: 25 Số: 000476 PHIẾU THU Ngày 24 tháng 10 năm 2007 Nợ: TK 1111 Có: TK 331 Họ tên người nộp tiền : Nguyễn Bích Liên Địa chỉ : Công ty TNHH DP Hoàng Gia Lý do : Thu tiền ừng thừa cho khách hàng Số tiền : 2.883.750đ Bằng chữ : Hai triệu tám trăm tám mươi ba nghìn bảy trăm năm mươi đồng chẵn. Chứng từ kèm theo:Hoá đơn GTGT số 0067035,Phiếu nhập kho số 0065275 Ngày 24 tháng 10 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nhận tiền (ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Kế toán ghi: a.Nợ TK 1111 2.883.750 Có TK 331(Tấn Vũ) 2.883.750 b.Nợ TK 338(3381) 108.465 Có TK 711 108.465 II.KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH DP HOÀNG GIA 1.Các phương thức bán hàng và hình thức thanh toán 1.1 Các phương thức bán hàng 1.1.1 Phương thức bán buôn Tại Công ty ,lưu chuyển hàng hoá bán buôn được thực hiện theo phương thức bán buôn qua kho ,bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Đặc điểm của phương thức này là hàng hoá xuất bán với khối lượng lớn,theo từng lô hàng.Cụ thể: Với hình thức bán buôn qua kho,Công ty có hai hình thức thực hiện: - Bán ._.