Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương (ko lý luận)

uất lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu đó, tổng thu nhập của doanh nghiệp phải lớn hơn chi phí bỏ ra (bao gồm các chi phí về giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và các chi phí khác). Như vậy, doanh thu và chi phí là những chỉ tiêu quyết định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, qua quá trình thực tập tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương, được sự giúp đỡ của Ban giám đốc, các cán bộ, nhân viên phòng kế toán của công ty, cùng sự hướng dẫn tận tình của cô giáo – Tiến sĩ Phạm Thị Thủy, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương”. Ngoài lời mở đầu và kết luận, chuyên đề thực tập gồm 3 phần: Chương 1: Đặc điểm tổ chức và quản lý doanh thu, chi phí của Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. Chương 2: Thực trạng kế toán doanh thu, chi phí tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. Chương 3: Hoàn thiện kế toán doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương. Do thời gian nghiên cứu và trình độ còn hạn chế nên chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp, giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa và các anh chị trong phòng kế toán của công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2010. Sinh viên thực hiện Lưu Thị Kim Anh CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG Đặc điểm doanh thu, chi phí của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Khái quát hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương là công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng thời trang phục vụ cho nhu cầu mặc đẹp của người tiêu dùng. Công ty bắt đầu tham gia thị trường nội địa từ năm 2001, sản xuất đồ len phục vụ cho thị trường trong nước. Cũng trong năm này, nhãn hiệu CANIFA được công ty đăng ký nhãn hiệu độc quyền và từ đó trở thành nhãn hiệu chung cho các sản phẩm nội địa. Trải qua gần 10 năm hình thành và phát triển, nhãn hiệu CANIFA ngày càng được nhiều người tiêu dùng trong nước biết đến là một thương hiệu thời trang với mẫu mã đa dạng, chất lượng tốt và giá cả hợp lý. Hiện tại công ty có 10 cửa hàng và đại lý phân phối độc quyền trên địa bàn Hà Nội. Hoàng Dương đã và đang tiếp tục khẳng định được vị trí của mình trong ngành dệt may nói chung và kinh doanh hàng thời trang nội địa nói riêng. Sản phẩm len của công ty chủ yếu là áo len nam, nữ, áo len trẻ em bao gồm các chất liệu len, kiểu dáng, độ dày mỏng khác nhau phục vụ cho các nhu cầu khác nhau của mùa thu – đông. Ngoài ra còn có khăn len, mũ len, tất len và túi xách bằng len. Gần đây, công ty đa dạng hóa sản phẩm sang cả mặt hàng áo thun và đồ kaki cho mùa hè – thu. Tuy nhiên, vì mới mở rộng mặt hàng này nên đồ kaki của công ty chủ yếu chỉ là quần sooc, quần ngố và váy. Và trong năm 2009, công ty còn mạnh dạn đưa ra các mẫu thiết kế là áo khoác mùa đông phối giữa chất liệu vải cotton và len với nhiều mẫu mã, màu sắc đa dạng. Các yếu tố đầu vào bao gồm len, vải và các phụ liệu khác như chỉ, cúc áo, kim tuyến, hạt kim sa, hạt cườm, ngọc trai…. Trong đó len và vải công ty chủ yếu nhập khẩu từ Trung Quốc, số còn lại mua từ các nhà cung cấp trong nước. Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty được tổ chức thành 2 mảng: - Sản xuất: Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu dưới hình thức thuê ngoài gia công. Tức là công ty sẽ mua nguyên vật liệu đầu vào rồi chuyển cho đơn vị gia công theo đúng mẫu mã, yêu cầu kỹ thuật do bộ phận kỹ thuật của công ty thiết kế và nhận về sản phẩm hoàn thành. Ngoài ra thì công ty cũng có một xưởng sản xuất nhỏ. Tuy nhiên hoạt động tự sản xuất chỉ chiếm một tỷ trọng rất nhỏ và không thường xuyên. - Kinh doanh thương mại: Sản phẩm hoàn thành sau khi được kiểm tra chất lượng tại bộ phận KCS sẽ được phân phối đến các cửa hàng và đại lý độc quyền của công ty. Ngoài kênh phân phối chủ yếu này thì công ty còn có 1 hình thức phân phối khác là bán đứt. Đây là các đơn hàng do các cá nhân mua với số lượng lớn để tiêu thụ tại các vùng lân cận. Trong công ty, một trong những nhiệm vụ của phòng Marketing là tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu của khách hàng. Từ đó, phòng Marketing sẽ phối hợp với phòng quản lý chủng loại sản phẩm mà cụ thể là bộ phận thiết kế để đưa ra các ý tưởng về sản phẩm. Bộ phận thiết kế, sau đó sẽ có nhiệm vụ thiết kế phong cách sản phẩm, lựa chọn chất liệu phù hợp với thị hiếu của khách hàng cũng như xu hướng thời trang của từng mùa, từng năm. Mẫu thiết kế này sẽ được đưa ra một hội đồng xét duyệt gọi là “duyệt mẫu”. Hội đồng này thường gồm giám đốc, cán bộ của các phòng Marketing, phòng cung ứng, phòng bán hàng và phòng quản lý chủng loại sản phẩm. Nếu mẫu thiết kế được duyệt, nó sẽ được chuyển sang cho bộ phận kỹ thuật. Các nhân viên trong bộ phận này là những người có khả năng sử dụng thành thạo các loại máy dệt len cũng như cách tạo các loại họa tiết khác nhau trên đồ len. Bộ phận kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ làm ra một sản phẩm mẫu hoàn chỉnh, cùng với các thông số kỹ thuật liên quan đến sản phẩm đó được thiết kế trên 1 tấm bìa cứng. Đây có thể coi như một bản vẽ thiết kế cho đơn vị gia công làm căn cứ để sản xuất theo đúng yêu cầu. Các thông số kỹ thuật về khối lượng sản phẩm, chất liệu, màu sắc, cách phối màu sẽ được chuyển đến phòng cung ứng. Phòng cung ứng sẽ dựa vào các thông số kỹ thuật trên cùng với số lượng sản phẩm dự kiến sản xuất để xây dựng định mức về khối lượng nguyên vật liệu cũng như các loại nguyên vật liệu, phụ liệu cần mua. Bộ phận mua chỉ đơn giản thực hiện nhiệm vụ mua đúng yêu cầu. Tiếp đó, khi hợp đồng với đơn vị gia công được ký kết, nguyên vật liệu, sản phẩm mẫu, bản thiết kế trên bìa cứng sẽ được chuyển cho đơn vị gia công. Như vậy, công ty không tiến hành khâu trực tiếp sản xuất mà chỉ nhận về sản phẩm hoàn chỉnh khi đơn vị gia công hoàn thành đơn hàng. Sản phẩm của công ty trước khi nhập kho được kiểm tra chất lượng kỹ càng bởi một số nhân viên gọi là KCS. Nếu sản phẩm không đạt đủ tiêu chuẩn theo đúng yêu cầu kỹ thuật sẽ bị trả lại cho đơn vị gia công. Từ kho, sản phẩm sẽ được phân phối tới tay người tiêu dùng thông qua các kênh phân phối đã được trình bày ở trên. Đặc điểm doanh thu của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Doanh thu tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương bao gồm: Doanh thu từ bán hàng : Doanh thu này được tạo ra từ việc bán các sản phẩm của công ty theo 3 phương thức bán hàng chủ yếu: + Phương thức bán buôn qua kho: Phương thức này còn gọi là bán đứt, có nghĩa là theo phương thức này, khi người nhận hàng ký vào hóa đơn bán hàng thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. + Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Phương thức này được thực hiện thông qua mạng lưới các cửa hàng bán lẻ trực thuộc công ty. Thành phẩm từ kho của công ty được xuất tới các kho tại các cửa hàng. Tại các cửa hàng của công ty đều được trang bị phần mềm bán hàng. Mỗi sản phẩm được bán ra sẽ được nhân viên thu ngân nhập vào phần mềm và phần mềm tự in hóa đơn cho khách hàng. Các hóa đơn này chỉ có hình thức giống như một hóa đơn bán hàng thông thường, không có thuế GTGT. Cuối mỗi ngày, nhân viên thu ngân tổng kết doanh thu và chuyển dữ liệu về lượng hàng bán ra trong ngày đến phần mềm của phòng bán hàng. Tiền hàng trong ngày sẽ nộp cho thủ quỹ vào sáng ngày hôm sau. Kế toán dựa vào phiếu thu để ghi tăng tiền mặt. Định kỳ, các cửa hàng báo cáo lượng hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán dựa vào số lượng hàng tiêu thụ tiến hành viết phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn cuối tháng và căn cứ vào số lượng tồn đầu tháng, số lượng điều chuyển đến trong tháng để tính toán lượng hàng thực tế tiêu thụ trong kỳ, lập tổng kết hàng bán để tính ra số tiền phải thu thêm các cửa hàng (nếu có). Điểm đáng chú ý là công ty coi mỗi cửa hàng giống như một đối tượng khách hàng, có nghĩa là khi nhận tiền hàng do thu ngân nộp kế toán ghi giảm TK 131 – phải thu khách hàng. Khi xác định lượng hàng tiêu thụ, kế toán tiến hành viết hóa đơn và ghi tăng TK 131. + Phương thức bán hàng ký gửi đại lý: Phương thức này được thực hiện thông qua mạng lưới các đại lý độc quyền của công ty. Hiện nay, các đại lý của công ty được hưởng mức hoa hồng là 25% trên giá bán (đã bao gồm thuế GTGT). Vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần, các đại lý sẽ báo cáo lượng hàng tiêu thụ, doanh số và nộp tiền mặt về cho công ty sau khi đã giữ lại phần hoa hồng. Kế toán dựa vào phiếu thu tiến hành ghi sổ. Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn cuối tháng và căn cứ vào số lượng tồn đầu tháng, số lượng điều chuyển đến trong tháng để tính toán lượng hàng tiêu thụ trong tháng theo từng mặt hàng, tính toán hoa hồng trả cho đại lý. Từ đó tính ra số tiền thừa hoặc thiếu mà công ty phải trả hoặc phải thu thêm. Doanh thu từ hoạt động tài chính: Tại công ty cồ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương, các nghiệp vụ làm phát sinh doanh thu hoạt động tài chính rất ít, chủ yếu là từ lãi tiền gửi ngân hàng. Thu nhập khác: Các nghiệp vụ làm phát sinh thu nhập khác tại công ty cũng rất ít, thường chỉ phát sinh khi thanh lý TSCĐ và hạch toán các khoản công nợ nhỏ lẻ của khách hàng. Các khoản công nợ nhỏ lẻ này thực chất là khoản chênh lệch giữa số tiền thực tế ghi trên hóa đơn và số tiền khách hàng thực trả. Sự chênh lệch này là do giới hạn của mệnh giá tiền. Ví dụ tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn là 25,324,725VND, công ty sẽ thu tiền của khách hàng là 25,325,000VND. Từ đó khoản chênh lệch giữa 2 khoản này là 275VND sẽ được hạch toán vào thu nhập khác. Đặc điểm chi phí của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Chi phí tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương bao gồm chi phí về giá vốn, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và các chi phí khác Chi phí về giá vốn hàng bán: Là chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí tại công ty. Giá vốn hàng bán chính là giá xuất kho của hàng hóa bán được trong kỳ. Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công và trực tiếp bán sản phẩm của công ty sản xuất nên trị giá hàng nhập kho là giá thành sản phẩm đối với thành phẩm tự sản xuất và là giá mua ghi trên hóa đơn đối với hàng hóa mua về để bán. Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp: Tại công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương, các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và hoạt động quản lý được theo dõi chung trên cùng một tài khoản 642 – chi phí quản lý kinh doanh. Các chi phí này bao gồm: + Chi phí nhân viên: Bao gồm lương trả cho các nhân viên trong công ty bao gồm nhân viên các bộ phận và nhân viên bán hàng + Chi phí đồ dùng văn phòng: Bao gồm chi phí mua các đồ dùng sử dụng cho văn phòng và cho các cửa hàng như máy tính, máy in, máy scan, bàn, ghế, kệ, tủ… + Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý bao gồm khấu hao các loại tài sản như cửa kính cửa hàng, văn phòng, máy tính, điều hòa… + Chi phí bằng tiền khác: Bao gồm tất cả các loại chi phí ngoài các chi phí nêu trên liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý như chi phí văn phòng phẩm, đổ mực in, tiền thuê gian hàng triển lãm, cước phí chuyển phát nhanh, tiền điện, nước, cước phí Internet, phí lưu trữ hosting, phí chuyển tiền và tiền hoa hồng trả cho đại lý. Chi phí tài chính: Do công ty không sử dụng các khoản vay để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh nên không phát sinh chi phí tài chính. Chi phí khác: Các nghiệp vụ làm phát sinh chi phí khác rất ít, thường chỉ xảy ra khi thanh lý TSCĐ. Tổ chức quản lý doanh thu chi phí của công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương Doanh thu và chi phí tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương được kiểm soát khá chặt chẽ thông qua việc thiết kế các quy trình kế toán như Quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng, quy trình tổng kết bán hàng, quy trình kiểm soát công nợ…Cùng với đó là việc phân công phân nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân phụ trách từng mảng hoạt động. Công ty đã lập ra bảng mô tả chức năng nhiệm vụ của các phòng ban cùng với mô tả công việc cụ thể của từng cá nhân phụ trách. Cụ thể như sau: Đối với công tác tiếp thị, ký kết hợp đồng, kiểm soát hoạt động bán hàng Công việc này chủ yếu do phòng Marketing và phòng Bán hàng đảm nhiệm. Phòng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, xây dựng và phát triển thương hiệu của sản phẩm. Theo đó các nhiệm vụ cụ thể của phòng Marketing là nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin của đối thủ cạnh tranh để xây dựng các chương trình hỗ trợ bán hàng hiệu quả đồng thời nắm rõ những lợi ích nổi bật của sản phẩm để chọn đúng cách chuyển thông điệp đó đến người tiêu dùng. Bên cạnh đó phòng Marketing cũng đề xuất, triển khai các chương trình, hoạt động nhằm phát triển thương hiệu, hình ảnh Công ty, hỗ trợ cho Công ty tổ chức event, hội nghị khách hàng. Những nhiệm vụ này đều hướng đến việc củng cố và nâng cao hình ảnh, thương hiệu của sản phẩm, do đó ảnh hưởng không nhỏ tới doanh thu bán hàng. Ngoài ra, phòng Marketing cũng hỗ trợ hoạt động bán hàng thông qua việc giám sát hoạt động bán hàng của Công ty, thu thập thông tin về mức độ hài lòng của khách hàng, đề xuất chính sách bán hàng phù hợp và lập kế hoạch, thực hiện chương trình marketing hỗ trợ bán hàng theo ngân sách Marketing Công ty cho phép. Người chịu trách nhiệm cao nhất đối với hoạt động Marketing của công ty là Trưởng phòng Marketing. Theo đó nhiệm vụ của trưởng phòng Marketing là quản lý chung thông qua việc lập kế hoạch Marketing và xây dựng các chương trình Marketing hiệu quả đồng thời kiểm soát các chi phí liên quan. Các công việc tiếp tục được giao cho các nhân viên cấp dưới bao gồm nhân viên Marketing phụ trách hình ảnh và nhân viên Marketing phụ trách nghiên cứu thị trường. Phòng bán hàng có nhiệm vụ bán hàng và tổ chức thực hiện bán hàng đạt mục tiêu Công ty thông qua việc hoạch định chiến lược kinh doanh, phát triển kênh phân phối, thị trường và khách hàng mới, huấn luyện và quản lý chặt chẽ đội ngũ nhân viên bán hàng , đôn đốc, giám sát các điểm bán hàng về việc thực hiện các nghĩa vụ đại lý. Có thể nói đây là nhiệm vụ then chốt của phòng Bán hàng và đây là phòng chịu trách nhiệm chính về doanh thu của Công ty. Bên cạnh đó phòng bán hàng cũng có nhiệm vụ kiểm soát chi phí hoạt động bán hàng, theo dõi tình hình công nợ và thúc đẩy việc thu hồi nợ. Trưởng phòng Bán hàng là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với doanh thu của công ty trên cương vị là người quản lý chung. Nhiệm vụ của trưởng phòng bán hàng là lập mục tiêu, kế hoạch kinh doanh, chính sách bán hàng và tổ chức thực hiện các kế hoạch đó. Bên cạnh đó, trưởng phòng bán hàng cũng là người xây dựng và theo đuổi chỉ tiêu doanh số, dự kiến nhu cầu hàng hóa và tiến hành phân bổ hàng hóa, lập ngân sách bán hàng, lập kế hoạch và các biện pháp để kiểm soát chi phí, phân tích chi phí. Các nhân viên cấp dưới bao gồm phó phòng bán hàng phụ trách bán có nhiệm vụ xây dựng và theo đuổi chỉ tiêu doanh số thông qua việc xây dựng các chính sách bán hàng phù hợp; phó phòng bán hàng phụ trách chăm sóc khách hàng; giám sát bán hàng có nhiệm vụ dự kiến chi phí cửa hàng và giám sát chi phí cửa hàng. 1.2.2. Đối với hoạt động tài chính Hoạt động tài chính của công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương do phòng kế toán đảm nhiệm. Phòng kế toán có nhiệm vụ ghi nhận kịp thời, đầy đủ, trung thực, chính xác các số liệu phản ánh tình hình họat động kinh doanh của Công ty từ đó cung cấp các báo cáo Quản trị, báo cáo Tài chính cho ban giám đốc, cho các đối tác, cơ quan tổ chức bên ngoài khi có yêu cầu của công ty và tham mưu cho việc ra quyết định của Ban Giám Đốc. Đồng thời quản lý thu (từ bán hàng và các nguồn thu khác), chi (kiểm tra xét duyệt chứng từ chi, các khoản thuế phải nộp theo quy định nhà nước), quản lý công nợ phải thu, phải trả, hạch toán và phân tích chi phí, doanh thu, lãi lỗ của công ty. Người chịu trách nhiệm cao nhất đối với hoạt động tài chính của công ty là kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính năm, xây dựng hệ thống sổ sách kế toán. Liên quan trực tiếp đến việc phản ánh doanh thu, chi phí của công ty là nhiệm vụ của kế toán công nợ. Công việc của kế toán công nợ là kiểm tra tổng kết bán hàng và công nợ phải thu, kiểm tra tổng kết bán hàng của phòng Kinh doanh, và hạch toán doanh thu, chi phí vào phần mềm. Bên cạnh đó, việc cân đối doanh thu, chi phí, lợi nhuận theo định hướng của Công ty sẽ do kế toán tổng hợp đảm nhiệm. Đồng thời kế toán tổng hợp có nhiệm vụ kiểm tra toàn bộ sổ chi tiết, sổ tổng hợp để lập các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN DOANH THU, CHI PHÍ VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG 2.1. Kế toán doanh thu và thu nhập khác 2.1.1. Kế toán doanh thu bán hàng 2.1.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Đối với tất cả các phương thức bán hàng, khi hàng bán được chuyển giao cho khách hàng, công ty đều xuất hóa đơn GTGT theo mẫu 01 GTKT -3LL của BTC (Hóa đơn GTGT tr14). Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT trong phương thức bán đứt: Khi có đề nghị mua hàng từ khách hàng, cán bộ phòng KD tiến hành viết hóa đơn GTGT và chuyển cho giám đốc hoặc kế toán trưởng ký. Sau đó, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu (nếu là bán hàng cho khách lẻ thu tiền ngay). Phiếu thu sau khi được ký duyệt thì thủ quỹ thu tiền và thủ kho xuất hàng cho khách hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để tiến hành ghi sổ và được kế toán công nợ lưu trữ. Quy trình trên có thể được khái quát bằng Bảng 2.1- Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT tr11 Trong phương thức bán hàng qua các cửa hàng thì khi nhận được phiếu yêu cầu xuất hàng của phòng KD, thủ kho lập phiếu điều chuyển hàng để xuất hàng hóa chuyển tới các cửa hàng. Hàng ngày, thu ngân tại các cửa hàng nộp tiền hàng, kế toán tiến hành lập phiếu thu. Định kỳ, các cửa hàng báo cáo lượng hàng tiêu thụ, kế toán lập hóa đơn GTGT làm chứng từ ghi nhận doanh thu. Sau đó hóa đơn GTGT cũng được sử dụng để ghi sổ và bảo quản như trong phương thức bán đứt nêu trên.Cuối mỗi tháng, bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh tiến hành kiểm kê tính ra lượng hàng tiêu thụ tại mỗi cửa hàng và lập tổng kết bán hàng (Bảng 2.2. Tổng kết bán hàng tr12) để tính ra lượng hàng thực tế tiêu thụ trong tháng và tính ra số tiền mà cửa hàng phải thu thêm (Nếu có). Trong phương thức bán hàng thông qua các đại lý, khi nhận được phiếu yêu cầu xuất hàng của phòng KD, thủ kho cũng lập phiếu điều chuyển hàng để xuất hàng hóa chuyển tới các đại lý. Định kỳ, các đại lý báo cáo lượng hàng tiêu thụ và nộp tiền về cho công ty. Kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và hóa đơn GTGT cũng được luân chuyển như hai phương thức bán hàng trên. Cuối mỗi tháng, bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh cũng tiến hành kiểm kê tính ra lượng hàng tiêu thụ tại mỗi đại lý, tính ra hoa hồng trả cho các đại lý và cũng lập tổng kết bán hàng như trong trường hợp bán hàng qua các cửa hàng. Khi bán hàng cho khách lẻ thu tiền ngay thì chứng từ sử dụng là phiếu thu Do cả 3 phương thức bán hàng đều có các chứng từ ghi nhận doanh thu giống nhau, nên để tránh sự trùng lắp, trong chuyên đề này, em xin minh họa các chứng từ sử dụng trong phương thức bán đứt. Bảng 2.1 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN HÓA ĐƠN GTGT STT Trách nhiệm l.chuyển Bước công việc Người có nhu cầu hàng Cán bộ phòng KD Giám đốc, kế toán trưởng Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ kho Thủ quỹ 1 Đề nghị mua hàng 1 2 Viết hóa đơn GTGT 2 3 Ký hóa đơn 3 4 Viết phiếu thu 4 5 Ký phiếu thu 5 6 Thu tiền 6 7 Xuất hàng 7 8 Ghi sổ 8 8 9 Bảo quản lưu trữ 9 Bảng 2.2 TỔNG KẾT HÀNG BÁN CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Bộ phận bán hàng – Phòng kinh doanh TỔNG KẾT HÀNG BÁN T12.09 – (CỬA HÀNG 121 Chùa Bộc) TT Diễn giải SL Thành tiền Số tiền phải nộp Ghi chú A/ Doanh thu 1 Dư đầu kỳ 742 121,427,000 Hết ngày 30.11.09 2 Nhập trong kỳ 705 109,397,000 3 Trả lại trong kỳ 17 2,775,000 4 Dư cuối kỳ 767 123,220,000 Hết ngày 31.12.09 Tổng A = (1+2-3-4) 663 104,629,,000 B/ Các khoản giảm trừ 1 Giảm giá áo khoác, TE 97 6,925,000 Bảng kê chi tiết 2 Giảm giá len 24 1,776,000 3 Giảm giá 20% nhân viên 4 212,000 Bảng kê chi tiết 4 Chiết khấu thẻ VIP 32 484,180 5 Nộp bằng thẻ 150.000 VND 2 300,000 Tổng B = (1+2+3+4+5) 159 9,697,180 Doanh thu thực 94,931,820 C/ Hoa hồng được hưởng 1 Tất chiết khấu 20% - - - CK 20% 2 Doanh thu chương trình Sale 1 - - - CK 20% 3 Doanh thu chương trình Sale 2 - - - CK 20% 4 Doanh thu hàng CK 25% - - - CK 25% Tổng (C) = - - D/ Thanh toán 1 Dư đầu kỳ 2 Phải thanh toán trong kỳ 94,931,820 3 Chi phí trong kỳ 805,581 Bảng kê chi tiết 4 Tổng tiền đã nộp 94,126,239 a Nộp bằng tiền mặt 94,126,239 Bảng kê chi tiết Tổng D =(1+2-3-4) 0 Hà Nội, ngày tháng năm Đại diện đại lý Người lập Đoàn Văn Úy Trần Hà HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LP/2009B Liên 3: Nội bộ 0061829 Ngày 11 tháng 12 năm 2009 0 0 5 0 CTY CỔ PHẦN TM & DV HOÀNG DƯƠNG 686 Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây MST: 0500226541 Đơn vị bán hàng: …………………………………………………………………... Địa chỉ:………………………………………………………………………........ Số tài khoản:……………………………………………………………………….. Điện thoại:……………………MS: Họ tên người mua hàng:……………………………………………………………. Tên đơn vị: Nhà máy bia Châu Á Thái Bình Dương Địa chỉ: Km 15+500, Đường 427, Vân Tảo Số tài khoản:……………………………………………………………………….. 8 7 9 4 7 4 Hình thức thanh toán: TM MS STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 … Áo len nam mỏng 410007 -1034 Áo len nữ mỏng 5010-1710 … Chiếc Chiếc … 50 45 … 128.000 97.600 … 6.400.000 4.392.000 … Cộng tiền hàng: 140.727.600 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 7.036.380 Tổng cộng tiền thanh toán: 147.763.980 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm bốn mươi bày triệu bảy trăm sáu mươi ba nghìn chín trăm tám mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) 2.1.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu bán hàng a. Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Sơ đồ 2.1) Hóa đơn GTGT sẽ được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và định khoản vào phần mềm kế toán. Kế toán vào phân hệ bán hàng, chọn hóa đơn bán hàng, và điền đầy đủ thông tin. Qua phần mềm, số liệu sẽ tự động vào các sổ chi tiết TK Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Cuối mỗi tháng kế toán in sổ và tiến hành lưu trữ theo quy định. Sơ đồ 2.1 QUY TRÌNH GHI SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG Hóa đơn GTGT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 511 Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo vào cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn sổ chi tiết doanh thu bán hàng Sổ chi tiết được sử dụng là sổ chi tiết tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Bảng 2.3 tr15) Bảng 2.3 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 511 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S20 – DN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ … … … … … … … 09/12/09 3 09/12/09 (Cửa hàng 121 Chùa Bộc) 131 63,245,000 64,914,524 … … … … … … … 11/12/09 4 11/12/09 Công ty Bia và nước giải khát Quốc tế 131 140,727,600 273,132,124 … … … … … … 31/12/09 9 Đại lý VINATEX 131 324,364,762 604,996,886 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển doanh thu 911 604,996,886 Cộng phát sinh 604,996,886 604,996,886 Tổng cộng 604,996,886 604,996,886 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu bán hàng a. Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu bán hàng (Sơ đồ 2.2) Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành kiểm tra hóa đơn GTGT và định khoản vào phần mềm kế toán. Số liệu sẽ được tự động chuyển tới các sổ chi tiết, sổ cái TK 511, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán. Nhiệm vụ của kế toán là đối chiếu số liệu trên các sổ với nhau để đảm bảo số liệu là hoàn toàn chính xác và khớp đúng. Cuối tháng, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán in sổ và lưu trữ. Sơ đồ 2.2 QUY TRÌNH GHI SỔ TỔNG HỢP DOANH THU BÁN HÀNG Hóa đơn GTGT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 511 Nhật ký chung Sổ cái TK 511 Báo cáo kế toán Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : : In sổ, báo cáo vào cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn số kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng Bao gồm sổ nhật ký chung (Bảng 2.4 tr17) và sổ cái TK 511 (Bảng 2.5 tr18) Bảng 2.4 SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03a – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có … … … … … … … 09/12/09 3 09/12/09 Xuất bán cho CH 121 Chùa Bộc tháng 12/2009 Phải thu của khách hàng 66,407,250 Thuế GTGT đầu ra 3,162,250 Doanh thu bán hàng hóa 63,245,000 … … … … … … … 11/12/09 4 11/12/09 Bán hàng cho công ty bia và nước giải khát quốc tế, HĐ LP/2009B-61829 Phải thu của khách hàng 131 147,763,980 Thuế GTGT đầu ra 33311 7,036,380 Doanh thu bán hàng hóa 5111 140,727,600 … … … … … … … 31/12/09 9 31/12/09 Bán hàng cho công ty kinh doanh hàng TT VN (Đại lý VINATEX) Phải thu khách hàng 131 340,583,000 Thuế GTGT đầu ra 33311 16,218,238 Doanh thu bán hàng hóa 511 324,364,762 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.5 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03b – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI CHI TIẾT (HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG) Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC TK đối ứng Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ … … … … … … 09/12/09 3 09/12/09 Xuất bán cho CH 121 Chùa Bộc 131 63,245,000 … … … … …. … 11/12/09 4 11/12/09 Bán hàng cho công ty bia và nước giải khát quốc tế, HĐ LP/2009B-61829 131 140,727,600 … … … … … … 31/12/09 9 31/12/09 Bán hàng cho cty KD hàng TT VN, HĐ LP/2009B-61831 (Đại lý VINATEX) 131 324,364,762 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển doanh thu 911 604,996,886 Cộng phát sinh 604,996,886 604,996,886 Tổng cộng 604,996,886 604,996,886 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu Đặc thù kinh doanh của công ty là bán hàng thông qua hệ thống cửa hàng, đại lý, và một số ít là bán buôn. Thành phẩm khi nhập kho đã trải qua một quy trình kiểm soát chất lượng rất chặt chẽ, đa số khách hàng mua hàng đều hài lòng với sản phẩm của công ty nên tại công ty rất ít khi có phát sinh khoản hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán do hàng bán kém chất lượng và không đúng quy cách phẩm chất so với hợp đồng kinh tế. Các chương trình bán hàng giảm giá thì kế toán hạch toán doanh thu là doanh thu theo giá đã chiết khấu. Trong trường hợp nếu phải giảm giá cho khách hàng khi hàng hóa kém phẩm chất thì kế toán hạch toán khoản giảm giá vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Do vậy tại công ty không sử dụng các tài khoản TK 5211 – Chiết khấu thương mại, TK 5212– Doanh thu hàng bán bị trả lại, 5213 – Giảm giá hàng bán. 2.1.3. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính 2.1.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Doanh thu hoạt động tài chính tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương phát sinh không nhiều, chủ yếu là từ lãi tiền gửi ngân hàng. Chứng từ sử dụng trong trường hợp này là sổ phụ ngân hàng (Bảng 2.6. Sổ phụ ngân hàng tr21 ). Đây là quyển sổ được sử dụng để ghi nhớ các giao dịch của công ty đã thực hiện trong đó có nghiệp vụ hạch toán lãi nhập vốn. Kế toán sử dụng sổ này làm chứng từ để hạch toán lãi tiền gửi vào tài khoản Doanh thu hoạt động tài chính 2.1.3.2. Kế toán chi tiết về doanh thu hoạt động tài chính a. Quy trình ghi sổ chi tiết doanh thu hoạt động tài chính (Sơ đồ 2.3 tr20) Công ty có tài khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng Sacombank. Và các giao dịch được thực hiện trực tuyến qua mạng Internet. Ngày cuối mỗi tháng, kế toán download sổ phụ ngân hàng,tiến hành đối chiếu các nghiệp vụ trong đó có nghiệp vụ lãi nhập vốn và định khoản vào phần mềm kế toán. Qua phần mềm, số liệu sẽ tự động vào các sổ chi tiết TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. Cuối mỗi tháng kế toán in sổ và tiến hành lưu trữ theo quy định. b. Trích dẫn sổ kế toán chi tiết doanh thu hoạt động tài chính (Bảng 2.7 tr22) 2.1.3.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu hoạt động tài chính a. Quy trình ghi sổ tổng hợp doanh thu hoạt động tài chính (Sơ đồ 2.4) Cuối mỗi tháng, kế toán download sổ phụ ngân hàng tại ngân hàng trực tuyến của Sacombank, tiến hành kiểm tra, đối chiếu và định khoản tiền lãi nhập vốn vào phần mềm kế toán. Số liệu sẽ được tự động chuyển tới các sổ chi tiết, sổ cái TK 515, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán. Cuối tháng, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán in sổ và lưu trữ. b. Trích dẫn sổ tổng hợp doanh thu hoạt động tài chính Bao gồm sổ Nhật ký chung (Bảng 2.8 tr23) và sổ cái tài khoản 515 (Bảng 2.9 tr24) Sơ đồ 2.3 QUY TRÌNH GHI SỔ CHI TIẾT DT HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH Sổ phụ ngân hàng PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ._. chi tiết TK 515 Sơ đồ 2.4 QUY TRÌNH GHI SỔ TỔNG HỢP DT HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH Sổ phụ ngân hàng PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 515 Nhật ký chung Sổ cái TK 515 Báo cáo kế toán Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : : In sổ, báo cáo vào cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra Bảng 2.6 SỔ PHỤ NGÂN HÀNG SỔ PHỤ TK TIỀN GỬI KHÔNG KỲ HẠN Sacombank Online Banking Từ ngày: 01/12/2009 Đến ngày: 31/12/2009 Ngày giờ: 31/12/2009 09:43:44 ---oOo--- Số tài khoản: 020000328971 Tên khách hàng: CTY CP TMAI VA DVU HOANG DUONG Ngày phát sinh trước: 27/11/2009 Số dư đầu kỳ: 394,912,125 Mã tiền tệ: VND STT Ngày phát sinh Ngày hiệu lực Số giao dịch Diễn giải Số tiền rút Số tiền gửi Số dư … … … … … … … … 12 01/01/2010 00:59:33 31/12/2009 20000328971-2010033 LAI NHAP VON 0 306,369,031 525,496,531 Cộng phát sinh trong kỳ 413,050,487 543,634,893 Lúy kế từ đầu tháng 413,050,487 543,634,893 Số dư cuối kỳ 525,496,531 Số dư (*): Số dư Thực tế (Actual balance): là số dư với các giao dịch thực tế đã được hạch toán và ghi nhận vào tài khoản của quý khách Ngày (*): Ngày hiệu lực (Value date): ngày giờ giao dịch được ghi nhận hạch toán thật sự vào tài khoản của quý khách Bảng 2.7 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 515 CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S20 – DN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 515– Doanh thu hoạt động tài chính Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 31/12/09 PK12013 31/12/09 Hạch toán tiền lãi nhập vốn tháng 12/2009 (Công ty cổ phần TM và DV Hoàng Dương) 11212 306,369 306,369 31/12/09 31/12/09 K/c thu nhập tài chính 911 306,369 Cộng phát sinh 306,369 306,369 Tổng cộng 306,369 306,369 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.8 SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03a – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có … … … … … … … 31/12/09 PK12013 31/12/09 Hạch toán tiền lãi nhập vốn tháng 12/2009 (Công ty Cổ phần TM và DV Hoàng Dương) Tiền gửi tại NH Sacombank 11212 306,369 Doanh thu từ hoạt động tài chính 515 306,369 … … … … … … … Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.9 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 515 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03b– DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI CHI TIẾT (HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG) Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC TK đối ứng Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 31/12/09 PK12013 31/12/09 Hạch toán tiền lãi nhập vốn tháng 12/2009 (Công ty cổ phần TM và DV Hoàng Dương) 11212 306,369 31/12/09 31/12/09 K/c thu nhập tài chính 911 306,369 Cộng phát sinh 306,369 306,369 Tổng cộng 306,369 306,369 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.4. Kế toán thu nhập khác 2.1.4.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Do thu nhập khác tại công ty phát sinh ít, chỉ khi thanh lý TSCĐ. Do đó chứng từ sử dụng trong trường hợp này là hóa đơn GTGT khi thanh lý TSCĐ (tr27) và phiếu thu (tr26) Quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT trong trường hợp này cũng giống như quy trình luân chuyển hóa đơn GTGT khi bán hàng hóa Bảng 2.1 tr11 2.1.4.2. Kế toán chi tiết thu nhập khác a. Quy trình ghi sổ chi tiết thu nhập khác (Sơ đồ 2.5) Hóa đơn GTGT sẽ được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và định khoản vào phần mềm kế toán. Qua phần mềm, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. Cuối mỗi tháng kế toán in sổ và tiến hành lưu trữ theo quy định. Sơ đồ 2.5 QUY TRÌNH GHI SỔ CHI TIẾT THU NHẬP KHÁC Hóa đơn GTGT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 711 Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : In sổ, báo cáo vào cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn sổ chi tiết thu nhập khác (Bảng 2.10 tr28) CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số: 02-TT 686 QUANG TRUNG-HÀ ĐÔNG-HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Số: 12004 Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Nợ: 1111 Liên 1 Có: 711 Họ tên người thu tiền: Nguyễn Thiện Tú Địa chỉ: Lý do thu: Thu tiền thanh lý TSCĐ Số tiền: 69,200,000 (Viết bằng chữ) (Sáu mươi chín triệu hai trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo: Chứng từ gốc: Hóa đơn số LP 61821 Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) (Sáu mươi chín triệu hai trăm nghìn đồng chẵn) Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)………………………………. Số tiền quy đổi………………………………………………… HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LP/2009B Liên 3: Nội bộ 0061821 Ngày 09 tháng 12 năm 2009 CTY CỔ PHẦN TM & DV HOÀNG DƯƠNG 686 Quang Trung - Hà Đông - Hà Tây MST: 0500226541 Đơn vị bán hàng: …………………………………………………………………... Địa chỉ:………………………………………………………………………........ Số tài khoản:……………………………………………………………………….. Điện thoại:……………………MS: Họ tên người mua hàng:……………………………………………………………. Tên đơn vị: Xưởng dệt len Phú Bình Địa chỉ: Phố Xốm – Hà Đông – Hà Nội 1= 4= 5= 6= 2= 2= 0= 0= 0= Số tài khoản:……………………………………………………………………….. Hình thức thanh toán: TM MS STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Bộ máy dệt, linking Máy may Bộ Chiếc 10 1 6.700.000 2.200.000 67.000.000 2.200.000 Cộng tiền hàng: 69.200.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 6.920.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 76.120.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy mươi sáu triệu một trăm hai mươi ngàn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Bảng 2.10 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 711 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S20 - DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 711 – Thu nhập khác Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 09/12/09 3 09/12/09 Thu tiền thanh lý TSCĐ 1111 69,200,000 69,200,000 31/12/09 18 31/12/09 Công nợ nhỏ lẻ của Hanosimex(Công ty HANOSIMEX) 131 746 69,200,746 31/12/09 18 31/12/09 Công nợ nhỏ lẻ của khách lẻ (Khách lẻ thu tiền ngay) 131 998 69,201,744 31/12/09 31/12/09 K/c thu nhập khác 911 69,201,744 31/12/09 31/12/09 Cộng phát sinh 69,201,744 69,201,744 Tổng cộng 69,201,744 69,201,744 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.4.3. Kế toán tổng hợp về thu nhập khác a. Quy trình ghi sổ kế toán tồng hợp thu nhập khác (Sơ đồ 2.6) Khi phát sinh nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kế toán tiến hành kiểm tra hóa đơn GTGT và định khoản vào phần mềm kế toán. Số liệu sẽ được tự động chuyển tới các sổ chi tiết, sổ cái TK 711, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán. Nhiệm vụ của kế toán là đối chiếu số liệu trên các sổ với nhau để đảm bảo số liệu là hoàn toàn chính xác và khớp đúng. Cuối tháng, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán in sổ và lưu trữ. Sơ đồ 2.6 QUY TRÌNH GHI SỔ TỔNG HỢP THU NHẬP KHÁC Hóa đơn GTGT PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 711 Nhật ký chung Sổ cái TK 711 Báo cáo kế toán Ghi chú: : Nhập số liệu hàng ngày : : In sổ, báo cáo vào cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn sổ kế toán tổng hợp thu nhập khác Bao gồm sổ Nhật ký chung (Bảng 2.11 tr30) và sổ cái tài khoản 711(Bảng 2.12 tr31) Bảng 2.11 SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03a – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có … … … … … … … 09/12/09 3 09/12/09 Thu tiền thanh lý TSCĐ Tiền Việt Nam 1111 76,120,000 Thuế GTGT đầu ra 33311 6,920,000 Thu nhập khác 711 69,200,000 … … … … … … … Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.12 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 711 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03b– DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI CHI TIẾT (HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG) Tài khoản 711 – Thu nhập khác Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC TK đối ứng Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 09/12/09 3 09/12/09 Thu tiền thanh lý TSCĐ (Nguyễn Thiện Tú) 1111 69,200,000 31/12/09 18 31/12/09 Công nợ nhỏ lẻ của Hanosimex(Công ty HANOSIMEX) 131 746 31/12/09 18 31/12/09 Công nợ nhỏ lẻ của khách lẻ (Khách lẻ thu tiền ngay) 131 998 31/12/09 31/12/09 K/c thu nhập khác 911 69,201,744 Cộng phát sinh 69,201,744 69,201,744 Tổng cộng 69,201,744 69,201,744 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2. Kế toán chi phí 2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán Công ty xác định giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Hàng bán ra bao gồm thành phẩm do công ty tự sản xuất qua hình thức thuê ngoài gia công và hàng hóa mua về để bán. Đối với thành phẩm công ty tự sản xuất: Đơn giá bình quân cả kỳ = Giá trị TP tồn đầu kỳ + Tổng giá trị TP nhập trong kỳ Số lượng TP tồn đầu kỳ + Tổng số lượng TP nhập trong kỳ Đối với hàng hóa mua về để bán: Đơn giá bình quân cả kỳ = Giá mua HH tồn đầu kỳ + Tổng giá mua HH nhập trong kỳ Số lượng HH tồn đầu kỳ + Tổng số lượng HH nhập trong kỳ Giá mua hàng hóa được theo dõi trên tài khoản 1561- Giá mua hàng hóa nhưng chi phí thu mua hàng hóa (chủ yếu là chi phí vận chuyển), công ty không theo dõi chi tiết trên một tài khoản riêng. Tuy nhiên chi phí thu mua cũng được phân bổ cho lượng hàng bán ra và tính vào giá vốn hàng bán.Theo đó, trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho được tính theo công thức: Trị giá vốn thực tế của HH xuất kho = Trị giá mua của HH xuất kho + Chi phí thu mua phân bổ cho HH xuất kho 2.2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Để ghi nhận giá vốn hàng bán, chứng từ công ty sử dụng là phiếu xuất kho Đối với phương thức bán đứt, khi khách hàng yêu cầu mua hàng, cán bộ phòng kinh doanh sẽ lập phiếu yêu cầu xuất hàng và xin duyệt lệnh xuất của Giám đốc hoặc kế toán trưởng. Sau khi tiếp nhận yêu cầu xuất hàng của cán bộ phòng kinh doanh, thủ kho chuẩn bị hàng theo đúng yêu cầu . Cán bộ phòng kinh doanh tiến hành lập phiếu xuất kho thảnh 3 bản: 1 bản chuyển cho đơn vị nhận hàng, 1 cho kế toán hàng hóa và 1 bản lưu tại kho. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán. (Bảng 2.13. Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho tr34) Trong phương thức bán hàng thông qua các cửa hàng và đại lý, khi có yêu cầu xuất hàng thì thủ kho tiến hành lập phiếu điều chuyển đi (tr 35), nếu nhập hàng từ cửa hàng và đại lý về kho công ty thì sử dụng phiếu điều chuyển về (tr36). Định kỳ, khi các đại lý và cửa hàng báo cáo lượng hàng tiêu thụ, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho làm chứng từ ghi nhận giá vốn. Sau đó, phiếu xuất kho cũng được lưu trữ và bảo quản giống như trường hợp trên. Cuối mỗi tháng, phòng kinh doanh tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn kho tại các cửa hàng, đại lý, tính toán số lượng tiêu thụ thực tế trong tháng và tính ra số tiền phải thu thêm của các cửa hàng và đại lý (Nếu có). Số lượng hàng tiêu thụ trong tháng tại mỗi cửa hàng, đại lý được tính bằng công thức: SL tiêu thụ thực tế = SL tồn đầu kỳ + SL được điều chuyển đi trong kỳ - Số lượng điều chuyển về trong kỳ - SL tồn cuối kỳ Do trong cả 3 phương thức bán hàng, chứng từ ghi nhận giá vốn đều là phiếu xuất kho, nên trong chuyên để này, em chỉ xin minh họa phiếu xuất kho trong trường hợp bán đứt (Phiếu xuất kho tr36) Bảng 2.13 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN PHIẾU XUẤT KHO STT Trách nhiệm luân chuyển Bước công việc Cán bộ phòng KD Giám đốc, kế toán trưởng Phụ trách phòng cung ứng Kế toán hàng hóa Thủ kho 1 Phiếu đề nghị xuất hàng 1 2 Duyệt lệnh xuất 2 3 Lập phiếu xuất kho 3 4 Ký phiếu xuất kho 4 5 Xuất hàng 5 6 Ghi sổ 6 7 Bảo quản, lưu trữ 7 7 CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG 686 QUANG TRUNG-HÀ ĐÔNG-HÀ TÂY PHIẾU ĐIỀU CHUYỂN ĐI Ngày 03 tháng12 năm 2009 Số: 40009 Bộ phận: Diễn giải: Xuất hàng nam từ kho Phương Liệt đến CH 121 Chùa Bộc Từ kho: Kho Phương Liệt Đến kho: Cửa hàng 121 Chùa Bộc STT Từ kho Đến kho Mã hàng Tên hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 PLIET 121CBO 401170-70199 Nam, polo, đáp ngực, phối chạy 2 kẻ sọc, thêu đáp Chiếc 3.00 155,000.0 465,000 2 PLIET 121CBO 401170-70198 Nam, polo, đáp ngực, phối chạy 2 kẻ sọc, thêu đáp Chiếc 3.00 155,000.0 465,000 3 PLIET 121CBO 401170-70203 Nam, polo, đáp ngực, phối chạy 2 kẻ sọc, thêu đáp Chiếc 2.00 155,000.0 310,000 4 PLIET 121CBO 401177-70206 Nam, polo, túi ốp ngực, diễu chỉ phối, ko in thêu Chiếc 2.00 150,000.0 300,000 5 PLIET 121CBO 401177-70203 Nam, polo, túi ốp ngực, diễu chỉ phối, ko in thêu Chiếc 2.00 150,000.0 300,000 6 PLIET 121CBO 401177-70202 Nam, polo, túi ốp ngực, diễu chỉ phối, ko in thêu Chiếc 2.00 150,000.0 300,000 7 PLIET 121CBO 401175-7009 Nam, polo in Vitalty ở ngực, đáp kẻ chân cổ-Trắng Chiếc 3.00 155,000.0 465,000 8 PLIET 121CBO 401175-70202 Nam, polo in Vitalty ở ngực, đáp kẻ chân cổ-Mận Chiếc 3.00 155,000.0 465,000 9 PLIET 121CBO 401175-70119 Nam, polo in Vitalty ở ngực, đáp kẻ chân cổ-Xanh Chiếc 3.00 155,000.0 465,000 10 PLIET 121CBO 401175-7002 Nam, polo in Vitalty ở ngực, đáp kẻ chân cổ-Đen Chiếc 3.00 155,000.0 465,000 Cộng 26.00 4,000,000 Vận chuyển Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG 686 QUANG TRUNG-HÀ ĐÔNG-HÀ TÂY PHIẾU ĐIỀU CHUYỂN VỀ Ngày 13 tháng12 năm 2009 Số: 40026 Bộ phận: Diễn giải: Nhập hàng nam từ CH 121 Chùa Bộc về kho Phương Liệt Từ kho: Cửa hàng 121 Chùa Bộc Đến kho: Kho Phương Liệt STT Từ kho Đến kho Mã hàng Tên hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 121CBO PLIET 1446-15274 Nam mỏng dài cổ tim kẻ - Đô Chiếc 3.00 220,000.0 660,000 2 121CBO PLIET 1446-15267 Nam mỏng dài cổ tim kẻ - Đen Chiếc 3.00 220,000.0 660,000 3 121CBO PLIET 1446-15325 Nam mỏng dài cổ tim kẻ - Tím Chiếc 2.00 220,000.0 440,000 4 121CBO PLIET 1446-15186 Nam mỏng dài cổ tim kẻ - Xanh Chiếc 2.00 220,000.0 440,000 Cộng 10.00 2,200,000 Vận chuyển Người nhập Thủ kho Kế toán trưởng Kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số 02 – VT 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 11 tháng 12 năm 2009 Nợ: 632 Số: CK-00524 Có: 1561 - Họ và tên người nhận hàng: Mai Thị Hằng Địa chỉ: - Lý do xuất kho: Xuất bán cho Công ty bia và nước giải khát quốc tế - Xuất tại kho: Phương Liệt Địa điểm: Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội STT Tên,nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Áo len nam mỏng 41007-1034 Chiếc 50 50 82.350 4.117.500 2 Áo len nữ mỏng 5010-1710 Chiếc 45 45 63.200 2.844.000 … … … … … … … Cộng x x x x x 126.000.000 -Tổng số tiền (Viết bằng chữ): Một trăm hai mươi sáu triệu đồng chẵn - Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 11 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.1.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán a. Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán (Sơ đồ 2.7) Chứng từ dùng để ghi nhận giá vốn hàng bán là phiếu xuất kho sẽ được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và định khoản vào phần mềm kế toán. Kế toán sẽ vào phân hệ kho, chọn vật tư, hàng hóa, chọn tiếp phiếu xuất kho và điền đầy đủ thông tin. Qua phần mềm, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết TK 632 – Giá vốn hàng bán Sơ đồ 2.7 QUY TRÌNH GHI SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Phiếu xuất kho PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 632 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : In sổ cuối tháng, cuối năm : Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn sổ chi tiết giá vốn hàng bán (Bảng 2.14 tr39) Bảng 2.14 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 632 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S20 – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tháng 12 năm 2009 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ … … … … … … … 09/12/09 3 09/12/09 (Cửa hàng 121 Chùa Bộc) 1561 36,199,389 37,021,381 … … … … … … … 11/12/09 4 (Cty bia và nước giải khát Quốc tế) 1561 126,000,000 206,142,457 … … … … … … … 31/12/09 9 31/12/09 (Đại lý VINATEX) 1561 192,058,028 404,770,332 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển giá vốn 911 407,770,332 Cộng phát sinh 407,770,332 407,770,332 Tổng cộng 407,770,332 407,770,332 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.1.3. Kế toán tổng hợp về giá vốn hàng bán a. Quy trình ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán (Sơ đồ 2.8) Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành kiểm tra phiếu xuất kho và định khoản vào phần mềm kế toán. Số liệu sẽ được tự động chuyển tới sổ chi tiết, sổ cái TK 632, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán. Nhiệm vụ của kế toán là đối chiếu số liệu trên các sổ với nhau để đảm bảo số liệu là hoàn toàn chính xác và khớp đúng. Cuối tháng, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán in sổ và lưu trữ. Sơ đồ 2.8 QUY TRÌNH GHI SỔ TỔNG HỢP GIÁ VỐN HÀNG BÁN Phiếu xuất kho PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 632 Nhật ký chung Sổ cái TK 632 Báo cáo kế toán : Ghi hàng ngày :In sổ cuối tháng, cuối năm :Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn sổ tổng hợp giá vốn hàng bán Bao gồm sổ Nhật ký chung (Bản 2.15 tr41) và sổ cái TK 632 (Bảng 2.16 tr42) Bảng 2.15 SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03a – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Tài khoản Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có … … … … … … … 9/12/09 3 9/12/09 Xuất bán cho CH 121 Chùa Bộc tháng 12/2009 (Cửa hàng 121 Chùa Bộc) Giá vốn hàng bán 632 36,199,389 Giá mua hàng hóa 1561 36,199,389 4/12/09 1 4/12/09 Xuất bán cho Công ty bia và nước giải khát quốc tế LP/2009B-61829 Giá vốn hàng bán 632 126,000,000 Giá mua hàng hóa 1561 126,000,000 31/12/09 9 31/12/09 Bán hàng cho công ty KD hàng TT Việt Nam, HĐ LP/2009B-61831 (Đại lý VINATEX) Giá vốn hàng bán 632 192,058,028 Giá mua hàng hóa 1561 192,058,028 … … … … … … … Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng 2.16 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 632 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03b– DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI CHI TIẾT (HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG) Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán Tháng 12/2009 Ngày Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC TK đối ứng Phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 04/12/09 1 04/12/09 Xuất bán cho XN tư vấn và thiết kế XD Vinasin, LP/2009B-61822 (khách lẻ thu tiền ngay) 155 421,341 09/12/09 1 09/12/09 Xuất bán cho CH 64 Nguyễn Trãi tháng 12.2009 (Cửa hàng 64 Nguyễn Trãi Mới) 1561 13,361,076 31/12/09 9 31/12/09 Bán hàng cho công ty KD hàng TT Việt Nam, HĐ LP/2009B-61831 (Đại lý VINATEX) 1561 192,058,028 … … … … … … 31/12/09 31/12/09 911 404,770,332 Cộng phát sinh 404,770,332 404,770,332 Tổng cộng 404,770,332 404,770,332 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Các loại chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương được theo dõi chung trên tài khoản 642 và chi tiết thành các tài khoản cấp 3. Cụ thể: -TK 6421: Chi phí nhân viên bao gồm lương trả cho nhân viên quản lý và nhân viên bán hàng -TK 6423: Chi phí đồ dùng bao gồm các chi phí mua đồ dùng sử dụng cho hoạt động quản lý và bán hàng như tiền mua máy in, máy quét, linh kiện máy tính… -TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng và quản lý. - TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các khoản chi phí bằng tiền khác liên quan đến hoạt động bán hàng và quản lý bao gồm chi phí mực in, giấy, văn phòng phẩm, cước chuyển phát nhanh, tiền thuê gian hàng triển lãm, phí chuyển tiền, cước phí điện thoại, Internet, phí lưu trữ hosting, tiền điện, nước, hoa hồng đại lý… 2.2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán Do các đặc điểm của khoản mục chi phí quản lý đã nêu ở trên nên chứng từ sử dụng để phản ánh khoản mục chi phí này gồm có: - Hóa đơn GTGT đầu vào: Đây là các hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mà công ty mua để phục vụ cho hoạt động quản lý như hóa đơn tiền điện, nước, hóa đơn mua văn phòng phẩm, hóa đơn mua đồ dùng văn phòng (tr45), hóa đơn của các đại lý phản ánh hoa hồng đại lý (tr46) … - Phiếu chi (tr442) - Bảng thanh toán lương cho nhân viên bộ phận quản lý - Các hợp đồng đối với nhà cung cấp Quy trình luân chuyển phiếu chi (Bảng 2.17 tr44) Người có nhu cầu tiền muốn được chi trước tiên phải lập phiếu đề nghị chi tiền. Phiếu này sẽ được đem cho Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt. Nếu được duyệt chi thì kế toán thanh toán tiến hành viết phiếu chi. Phiếu chi được viết thành 2 liên: 1 liên kế toán thanh toán lưu làm chứng từ hạch toán, 1 liên giao cho người đề nghị chi.Phiếu chi phải có chữ ký của Giám đốc hoặc kế toán trưởng mới được thủ quỹ chi tiền. Sau đó kế toán ghi sổ và lưu trữ theo đúng quy định. Bảng 2.17 QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN PHIẾU CHI STT Trách nhiệm luân chuyển Bước công việc Người có nhu cầu tiền Kế toán trưởng, Giám đốc Kế toán thanh toán Thủ quỹ 1 Phiếu đề nghị chi tiền 1 2 Duyệt lệnh chi 2 3 Viết phiếu chi 3 4 Ký phiếu chi 4 5 Chi tiền 5 6 Ghi sổ 6 7 Bảo quản, ghi sổ 7 CÔNG TY CỔ PHẦN TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số: 02-TT 686 QUANG TRUNG-HÀ ĐÔNG-HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Số: 12008 Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Nợ: 6423 Liên 1 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Lưu Thị Thu Huệ Địa chỉ: Phòng Mua và Cung ứng Lý do chi: Chi mua Máy Quét Canon Số tiền: 1,890,000 (Viết bằng chữ) (Một triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng) Kèm theo: Chứng từ gốc: Hóa đơn số AA62803 Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) (Một triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng) Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Giám đốc Kế toán trưởng Người nhận tiền Người lập phiếu Thủ quỹ (Ký, họ tên, (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) đóng dấu) Tỷ giá ngoại tệ (vàng bạc, đá quý)………………………………. Số tiền quy đổi………………………………………………… HÓA ĐƠN (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Mẫu số 01 GTKT-3LL-01 Được phép sử dụng theo CV số 1729/CT-QTTVAC ngày 01 tháng 02 năm 2008 của Cục thuế TP Hà Nội. Ký hiệu: AA/2009T In tại công ty TNHH Giấy Vi Tính Liên Sơn. ĐT: (08) 39 100 555 – T8/09 Số 062803 CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỐ TRẦN ANH Trung tâm: Địa chỉ: 1174 Đường Láng, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 04.33766 6666 – 04.3537 6666 Fax: 04 3766 7708 Mã só thuế: 0101217009 Số tài khoản: 0521100040007 Tại : Ngân hàng Thương mại Cổ phẩn Quân đội – Chi nhánh Điện Biên Phủ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG Tên: Công ty Cổ phần TM và DV Hoàng Dương Mã số: Địa chỉ: 686 Quang Trung – Hà Đông – Hà Tây Người đại diện: Lưu Thị Thu Huệ Mã số thuế: 0500226541 Số HĐ nội bộ: XT604 Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Stt Tên hàng hóa, dịch vụ Sl Đvt Đơn giá Giá trước thuế VAT %Ts Tiền thuế VAT Thành tiền có thuế VAT 1 Máy quét Canon Scanner Lide 4400F 1 C 1.800.000 1.800.000 5% 90.000 1.890.000 Số tiền chưa có VAT 00%: 0 Số tiền chưa có VAT 05%: 90.000 Số tiền chưa có VAT 10%: 0 Tổng VAT 00%: 0 Tổng VAT 05%: 90.000 Tổng VAT 10%: 0 Tổng cộng số tiền chưa có VAT: 1.800.000 Tổng cộng thuế VAT: 90.000 Tổng cộng số tiền đã có VAT: 1.890.000 Tổng giá trị khuyến mại: Tổng số phải thanh toán: 1.890.000 Tổng cộng số lượng: Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm chín mươi ngàn đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) Người viết hóa đơn (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTGT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG PB/2009B Liên 2: Giao khách hàng 003724 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 SIÊU THI VINATEX Đường Cầu Am, Vạn Phúc, Hà Đông – Hà Tây MST: 0100100826-012 Đơn vị bán hàng: …………………………………………………………………... Địa chỉ:……………………………………………………………………………... Số tài khoản:……………………………………………………………………….. Điện thoại:……………………MS: Họ tên người mua hàng:…… ………………………. Tên đơn vị: Công ty CP thương mại và Dịch vụ Hoàng Dương Địa chỉ: 686 Quang Trung, phường La Khê, Hà Đông, Hà Nội Số tài khoản:……………………………………………………………………….. 6 1 4 5 2 2 0 0 5 0 Hình thức thanh toán: MS STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Tiền hoa hồng tháng 12/2009 85.145.750 Cộng tiền hàng: 85.145.750 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.514575 Tổng cộng tiền thanh toán: 93.660.325 Số tiền viết bằng chữ: Chín mươi ba triệu sáu trăm sáu mươi nghìn ba trăm hai mươi lăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) 2.2.2.2. Kế toán chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp a. Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (Sơ đồ 2.9) Chứng từ dùng để ghi nhận chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm hóa đơn GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào, phiếu chi, bảng thanh toán lương cho nhân viên quản lý, hợp đồng với nhà cung cấp…sẽ được kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lệ và định khoản vào phần mềm kế toán. Qua phần mềm, số liệu sẽ tự động vào sổ chi tiết TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Sơ đồ 2.9 QUY TRÌNH GHI SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, Bảng TT lương, hợp đồng… PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 642 Ghi chú: :Nhập số liệu hàng ngày :In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm :Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp (Bảng 2.18 tr48) Bảng 2.18 SỔ CHI TIÊT TÀI KHOẢN 642 CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S20 – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh Tháng 12 năm 2009 Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ … … … … … … … 09/12/09 PC12008 09/12/09 Thanh toán tiền mua máy quét Canon, AA/2009T–062803 1111 1,800,000 44,710,844 … … … … … … … 31/12/09 PK12015 31/12/09 Hạch toán hoa hồng tháng 12/2009 (Đại lý Vinatex) 131 85,145,750 230,284,956 … … … … … … … 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển chi phí QLDN 911 70,856,000 168,512,375 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển chi phí QLDN 911 9,083,419 159,428,956 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển chi phí QLDN 911 10,238,767 149,190,189 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển chi phí QLDN 911 4,224,619 144,965,570 31/12/09 31/12/09 Kết chuyển chi phí QLDN 911 144,965,570 Cộng phát sinh 239,368,375 239,368,375 Tổng cộng 239,368,375 239,368,375 Ngày 31 tháng 12 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2.3. Kế toán tổng hợp về chi phí quản lý doanh nghiệp a. Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp(Sơ đồ 2.10) Khi phát sinh nghiệp vụ, kế toán tiến hành kiểm tra phiếu các chứng từ và định khoản vào phần mềm kế toán. Số liệu sẽ được tự động chuyển tới sổ chi tiết, sổ cái TK 642, sổ nhật ký chung và các báo cáo kế toán. Sau đó kế toán l đối chiếu số liệu trên các sổ với nhau để đảm bảo số liệu là hoàn toàn chính xác và khớp đúng. Cuối tháng, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán in sổ và lưu trữ. Sơ đồ 2.10 QUY TRÌNH GHI SỔ TỔNG HỢP CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Hóa đơn GTGT, Bảng TT lương, hợp đồng PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ chi tiết TK 642 Nhật ký chung Sổ cái TK 642 Báo cáo kế toán Ghi chú: :Nhập số liệu hàng ngày :In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm :Đối chiếu, kiểm tra b. Trích dẫn sổ tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp Bao gồm sổ Nhật ký chung (Bảng 2.19 tr 50) và sổ cái TK 642 (Bảng 2.20 tr51) Bảng 2.19 SỔ NHẬT KÝ CHUNG CÔNG TY CP TM VÀ DV HOÀNG DƯƠNG Mẫu số S03a – DNN 686 QUANG TRUNG – HÀ ĐÔNG – HÀ TÂY (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ NHẬT KÝ CHUNG Trích tháng ._.