Hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại Doanh nghiệp OLECO

chi phí quản lý doanh nghiệp (hay còn gọi là chi phí thời kỳ) là một trong những chỉ tiêu chất lượng quan trọng. Sự phát sinh của 2 loại chi phí này ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận trong kỳ kinh doanh và được phản ánh trong Báo cáo Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ báo cáo. Như vậy, việc giảm thấp cũng như tiết kiệm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng và có ý nghĩa vô cùng to lớn: tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thương mại hoàn thành tốt các chỉ tiêu kinh tế tài chính, nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước, lợi ích của doanh nghiệp và của người lao động...Tuy nhiên, để thực hiện được điều này các nhà quản lý nói chung và kế toán nói riêng phải thường xuyên nắm bắt, phản ánh chính xác, kịp thời những thông tin cần thiết bên ngoài cũng như bên trong nội bộ doanh nghiệp như: các thông tin về thị trường, giá cả, khả năng tiêu thụ hàng hóa, dự trữ... Xuất phát từ những lý do trên, nhằm học hỏi kinh nghiệm thực tế cũng như đề xuất một số ý kiến để góp phần giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, qua thời gian nghiên cứu lý luận trong trường và thực tập thực tế tại Công ty OLECO, em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại doanh nghiệp OLECO.” Bản chuyên đề tốt nghiệp được chia thành 3 chương như sau: Chương 1: Lý luận chung về chi phi kinh doanh Chương 2: Đặc điểm và tình hình thực tế kế toán chi phí kinh doanh tại công ty OLECO Chương 3: Hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại công ty CHƯƠNG 1:Lý luận chung về chi phí. chi phí trong nền kttt đặc điểm của nền kinh tế thị trường: Với sự thay đổi từ nền kinh tế tự cung tự cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Các doanh nghiệp đòi hỏi phải có sự đổi mới cho phù hợp: cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp gọn nhẹ hơn, hiệu quả hơn, cách thức tổ chức năng động hơn và đặc biệt trình độ của độn ngũ cán bộ được nâng lên. Điều này giúp cho các doanh nghiệp hoạt động tích cực hơn hiệu quả hơn trong một cơ chế hết sức năng động với qui luật cạnh tranh nghiệt ngã. Trong nền kinh tế thị trường các doanh nghiệp có quyền lựa chọn lĩnh vực hoạt động, mặt hàng kinh doanh, qui mô công nghệ và hình thức tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Thực tế, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không chỉ chịu sự tác động của qui luật giá trị mà còn chịu sự tác động của qui luật cạnh tranh. Cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí, tối đa hoá lợi nhuận. ảnh hưởng của nền KTTT đến công tác hạch toán chi phí Trong nền kinh tế mới hiện nay, các doanh nghiệp phải tự hạch toán, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt dộng sản xuất, kinh doanh của mình. Trên thực tế, chi phí kinh doanh là một yếu tố động. Nó phụ thuộc rất nhiều vào lĩnh vực, đối tượng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khả năng quản lý chi phí của nhà quản trị. Để có được thu nhập, các doanh nghiệp phải đầu tư hay nói cách khác phải bỏ ra chi phí để hình thành nên thu nhập và lợi nhuận: Lợi nhuận=Thu nhập –Chi phí Như vậy, lợi nhuận là một yếu tố có quan hệ tỷ lệ nghịch với chi phí, nghĩa là khi tổng chi phí trong kỳ tăng lên thì lợi nhuận thu được sẽ giảm đi và ngược lại. Trong nền KTTT thì lợi nhuận luôn là điều kiện quan trọng nhất để một doanh nghiệp tồn tại, để tái đầu tư và đầu tư mở rộng. Do đó, giảm thiểu chi phí hay chính là giảm thiểu các yếu tố cấu thành nên chi phí là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp. phạm vi của chi phí : 2.1 Khái niệm chi phí : Để có thể tiến hành hoạt động SXKD, các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động, muốn vậy doanh nghiệp phải bỏ ra những chi phí như: chi phí NVL, tiền lương của công nhân sản xuất, chi phí về sử dụng nhà xưởng, máy móc thiết bị ... Trên cơ sở đó ta có thể đưa ra khái niệm về CPSX như sau: Chi phí sản xuất là biểu hiện bằng tiền của lao động sống và lao động vật hoá và các chi phí khác mà doanh nghiệp phải chi ra để tiến hành các hoạt động SXKD trong một thời kỳ nhất định. 2.2. Phân loại CPSX kinh doanh: Chi phí sản xuất của doanh nghiệp có thể được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp 2.2.1. Phân loại chi phí theo nội dung, tính chất kinh tế của chi phí: Theo cách phân loại này, CPSX bao gồm những yếu tố sau: Chi phí nguyên liệu, vật liệu; Chi phí nhân công; Chi phí khấu hao TSCĐ; Chi phí dịch vụ mua ngoài Cách phân loại này giúp doanh nghiệp lập được Báo cáo CPSX theo yếu tố chi phí, lập được các dự toán, kế hoạch cung ứng vật tư nhằm đảm bảo cho hoạt động SXKD tại tất cả các khâu trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp được thực hiện đúng tiến độ. 2.2.2. Phân loại CPSX theo công dụng, mục đích của chi phí: Theo tiêu chuẩn phân loại này, CPSX bao gồm các khoản mục: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp:là toàn bộ các chi phí nguyên liệu, vật liệu chính và vật liệu phụ,vật liệu khác,công cụ, dụng cụ...được sử dụng trực tiếp để sản xuất, chế tạo sản phẩm... Chi phí nhân công trực tiếp: là các chi phí phải trả cho nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm, thực hiện các lao vụ, dịch vụ khác. Chi phí sản xuất chung: (TK 627) là các chi phí sản xuất ngoại trừ các Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, Chi phí nhân công trực tiếp đã nói ở trên. Theo hệ thống kế toán hiện hành ở nước ta, nội dung của Chi phí sản xuất chung bao gồm: Chi phí nhân viên phân xưởng(TK627.1) Bao gồm chi phí tiền lương nhân viên, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên phân xưởng. Chi phí vật liệu(TK627.2) là các chi phí vật liêụ xuúat dùng chung cho phân xưởng, như vật liệu dùng sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên TSCĐ, nhà cửa, vật kiến trúc...do công nhân của phân xưởng tự dảm nhiệm. Chi phí dụng cụ sản xuất(TK627.3) gồm chi phí về công cụ dụng cụ sản xuất dùng cho phân xưởng như cốt pha ván khuôn... Chi phí khấu hao TSCĐ(TK627.4) bao gồm chi phí khấu hao của TSCĐ thuộc các phân xưởng sản xuất( máy móc thiết bị phương tiện vận tải nhà xưởng sản xuất...). Chi phí dịch vụ mua ngoài(TK627.7) gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động của phân xưởng mua ngoài. Chi phí khác bằng tiền khác(TK627.8) như chi phí hội nghị, tiếp khách... Chi phí bán hàng: là các chi phí lưu thông và tiếp thị trong quá trình bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ cho khách hàng như nhi phí giao dịch, quảng cáo... Chi phí quản lý doanh nghiệp(TK642) là các chi phí dùng vào tổ chức quản lý và phục vụ sản xuất- khinh doanh có tính chất chung toàn doanh nghiệp.Chi phí này bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý(TK642.1) Bao gồm chi phí tiền lương nhân viên, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý DN. Chi phí vật liệu, bao bì(TK642.2) là các chi phí vật liêụ xuất dùng chung cho hoạt động quản lý. Chi phí đồ dùng, văn phòng(TK642.3) gồm chi phí về công cụ dụng cụ dùng cho hoạt động quản lý, Chi phí khấu hao TSCĐ(TK642.4) bao gồm chi phí khấu hao của TSCĐ phục vụ quản lýDN( máy móc thiết bị phương tiện vận tải, nhà cửa...). Thuế, phí và lệ phí(TK642.5) Chi phí dự phòng(TK642.6) Chi phí dịch vụ mua ngoài(TK642.7) gồm các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho hoạt động quản lý. Chi phí khác bằng tiền khác(TK642.8) như chi phí hội nghị, tiếp khách phân bổ cho hoạt động quản lý. Cách phân loại này được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp nhằm phục vụ cho việc xây dựng hệ thống các tài khoản kế toán để tính giá thành sản xuất của sản phẩm, dịch vụ và tập hợp chi phí sản xuât kinh doanh trong kỳ. 2.2.3. Phân loại CPSX theo quan hệ với khối lượng sản phẩm: Theo tiêu thức phân loại này, CPSX được chia thành hai loại: Chi phí khả biến (biến phí) : là các chi phí thay đổi về tổng số tỷ lệ với sự thay đổi của mức độ hoạt động. Khối lượng hay mức độ hoạt động có thể là số lượng sản phẩm hoàn thành, doanh thu bán hàng thực hiện. đồ thị biến phí C 0 X Chi phí bất biến (định phí) là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi về khối lượng hoạt động thực hiện. Trong quản trị doanh nghiệp cần phân biệt các loại định phí sau: định phí tuyệt đối là các chi phí mà tổng số không thay đổi khi có sự thay đổi khối lượng hoạt động, còn chi phí trung bình của một đơn vị khối lượng hoạt động thì giảm đi. Ví dụ: chi phí khấu hao TSCĐ, tiền lương trả theo thời gian. Đồ thị định phí tuyệt đối C Định phí tuyệt đối X 0 Định phí tương đối là loại định phí có thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi ở mức nhất định nào đó. Trong trường hợp này khối lượng sản xuất sản phẩm không phải là nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến độ lớn của chi phí mà qui mô sản xuất cần thiết phải thay đổi khả năng trữ lượng và năng lực sản xuất. đồ thị định phí tương đối C Định phí tương đối X Cách phân loại này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc lập dự toán chi phí, phục vụ cho việc phân tích chi phí và công tác quản trị kế toán. 2.2.4. Phân loại CPSX theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí: Theo cách phân loại này, CPSX được phân chia thành: Chi phí trực tiếp; Chi phí gián tiếp. Cách phân loại này có ý nghĩa quan trọng đối với việc xác định phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng chịu chi phí một cách đúng đắn và hợp lý. 2.2.5. Phân loại CPSX theo chức năng SXKD: Theo tiêu chuẩn phân loại này, chi phí được chia thành: Chi phí sản xuất sản phẩm; Chi phí tiêu thụ sản phẩm; Chi phí quản lý doanh nghiệp. Cách phân loại này nhằm mục đích xác định giá thành công xưởng và giá thành toàn bộ của sản phẩm để kiểm soát và quản lý chi phí có hiệu quả. 2.2.6. Phân loại chi phí theo lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Chi phí được chia thành ba loại theo cách phân loại này, gồm : Chi phí sản xuất kinh doanh; Chi phí hoạt động tài chính; Chi phí hoạt động bất thường. Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp xác định được các trọng điểm quản lý, hiệu quả trên các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. 2.3 Các chỉ tiêu chi phí cơ bản: 2.3.1 Tổng chi phí:(F) là chỉ tiêu tuyệt đối phản ánh toàn bộ chi phí kinh doanh phân bổ cho khối lượng hàng hoá, dịch vụ thực hiện trong kỳ. Chỉ tiêu này phản ánh qui mô tiêu dùng vật chất, tiền vốn và mức kinh doanh để phục vụ quá trình linh doanh của doanh nghiệp và xác định số phải bù đắp từ thu nhập trong kỳ của doanh nghiệp. Tỷ suất chi phí(F’): được xác định bằng tỷ lệ phần trăm giữa chi phí kinh doanh với doanh thu trong kỳcủa doanh nghiệp. F F’= *100% M Trong đó: F: là tổng mức chi phí kinh doanh M: là tổng thu nhập hoặc doanh thu của doanh nghiệp ý nghĩa: Tỷ suất chi phí phản ánh: để có được 1 đồng doanh thu thì phải bỏ ra bao nhiêu đồng chi phí.Chỉ tiêu này càng lớn chứng tỏ hiệu quả sử dụng chi phí kém và ngược lại tỷ suất chi phí càng nhỏ thì hiệu quả sử dụng chi phí càng cao. Mức tăng, giảm tỷ suất chi phí kinh doanh:(rF’) là chỉ tiêu tương đối phản ánh tình hình và kết quả hạ thấp chi phí của doanh nghiệp trong kỳ.Chỉ tiêu này nhằm so sánh hiệu quả sử dụnh chi phí giữa các kỳ với nhau. rF’=F’1-F’0 Trong đó: F’1 :Tỷ suất chi phí kỳ so sánh F’0: Tỷ suất chi phí kỳ gốc Nếu rF’ > 0: chứng tỏ khả năng sử dụng chi phí kỳ so sánh tốt hơn so với kỳ gốc. Nếu rF’ <0: chứng tỏ khả năng sử dụng chi phí kỳ so sánh kém hơn so với kỳ gốc. Số tiền tiết kiệm hoặc lẵng phí do tiết kiệm, tăng chi phí.chỉ tiêu này phản ánh Số tiền tiết kiệm hoặc lãng phí do việc sử dụng có hiệu quả tốt hay không tốt: rM = M1*rF’ Trong đó: M1: Tổng doanh thu kỳ so sánh rF’: Mức tăng hay giảm chi phí kinh doanh 3. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại chi phí, liên quan đến nhiều chỉ tiêu do đó cần nhiều loại chứng từ khác nhau. Các loại chứng từ được sử dụng trong chi phí quản lý doanh nghiệp thuộc: Chỉ tiêu lao động tiền lương gồm: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng, Phiếu nghỉ hưởng BHXH, Bảng thanh toán BHXH... Thuộc chỉ tiêu hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho... Thuộc chỉ tiêu hàng hoá bao gồm: Hoá đơn dịch vụ, Hoá đơn tiền điện, Hoá đơn tiền nước, Hoá đơn cho thuê nhà... Thuộc chỉ tiêu tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi... Chi phí quản lý doanh nghiệp được hạch toán trên TK 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Về nguyên tắc, chi phí quản lý doanh nghiệp cuối kỳ được kết chuyển cho toàn bộ sản phẩm hàng hoá, dịch vụ tiêu thụ trong năm để xác định kết quả kinh doanh. Trong trường hợp đặc biệt, đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh thu không tương xứng với chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh thì chi phí trong kỳ được phân bổ cho hàng hoá, sản phẩm tồn kho và dở dang theo một tỷ lệ nào đó. Điều đó có nghĩa là không phải tất cả chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ đều được kết chuyển vào TK xác định kết quả kinh doanh mà có thể treo trên TK chờ phân bổ hoặc chi phí trên Báo cáo Tài chính chưa hẳn có chi phí phát sinh trong kỳ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 642 như sau: Bên Nợ: Tập hợp các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. TK 642 không có số dư cuối kỳ. TK 642 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí với 8 tài khoản cấp hai. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp,TK 642 có thể mở thêm nội dung chi phí khác. Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, để quản lý và sử dụng hiệu quả chi phí quản lý doanh nghiệp thì chi phí này cần phải được xây dựng hệ thống chi phí định mức và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. 4. Hạch toán chi phí sản xuất chung(TK627): Chi phí sản xuất chung là những chi phí liên quan đến việc phục vụ quản lý, điều hành sản xuất các xí nghiệp thành viên, các phân xưởng, tổ sản xuất. Khoản mục CPSX chung ở Công ty bao gồm những nội dung chủ yếu sau: chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí vật liệu phục vụ quản lý ở các xí nghiệp thành viên, chi phí công cụ sản xuất, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác. Toàn bộ CPSX chung được theo dõi, phản ánh ở TK 627 và được mở chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính và theo yêu cầu quản lý, theo dõi ở từng Xí nghiệp thành viên. Tuy nhiên một số khoản mục CPSX chưa mở chi tiết theo quy định của Bộ Tài chính ở các xí nghiệp thành viên, Công ty không những phải trả lương cho công nhân trực tiếp sản xuất mà còn phải trả lương cho các nhân viên quản lý ở xí nghiệp. Hàng tháng, kế toán phải hạch toán đầy đủ các khoản tiền lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ (được phản ánh trên Bảng phân bổ tiền lương và BHXH - Phụ lục 3). Để tập hợp và phân bổ chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ quản lý ở các xí nghiệp, kế toán áp dụng các phương pháp như đối với NVL trực tiếp. Để đáp ứng yêu cầu ngày một cao về sản xuất và chất lượng sản phẩm, Công ty OLECO đã đầu tư nhiều loại máy móc, thiết bị sản xuất hiện đại, có giá trị lớn. Chính vì vậy, để đảm bảo hoạt động SXKD có hiệu quả, Công ty cần phải có vốn để thực hiện tái đầu tư các trang thiết bị đó. Một phần của nguồn vốn đó được hình thành từ các khoản trích khấu hao tài sản cố định mà hàng tháng Công ty tính vào CPSX kinh doanh. Việc tính và trích khấu hao hàng năm được đăng ký với Cục quản lý vốn về tỷ lệ khấu hao áp dụng tại Công ty do bộ phận kế toán TSCĐ thực hiện và được phản ánh trên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 627 như sau: Bên Nợ: Tập hợp các chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm chi phí sản xuất chung Kết chuyển chi phí sản xuất chung vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. TK 627 không có số dư cuối kỳ. TK 627 được mở chi tiết theo từng nội dung của chi phí với 6 tài khoản cấp hai. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng Ngành, từng doanh nghiệp,TK 627 có thể mở thêm nội dung chi phí khác. Biện pháp hạ thấp chi phí 3.1 Sự cần thiết phải hạ thấp chi phí Nền kinh tế Việt nam những năm gần đây đã có sự biến chuyển mạnh mẽ đó là kết quả tất yếu của việc chuyển đổi từ nền kinh tế tập trung, quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Trong nền kinh tế mới, các cá nhân, doanh nghiệp được tự do sản xuất, tự do kinh doanh và tự do kinh doanh trong khuôn khổ pháp luật cho phép để tồn tại và phát triển, mỗi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng các qui luật của thị trường, đặc biệt phải tính toán đến hiệu quả kinh doanh. Xét ở góc độ kinh tế thì đây là chỉ tiêu quan trọng nhất, là mục tiêu của mọi doanh nghiệp nó phản ánh mối quan hệ giữa kết quả đạt được và chi phí phải bỏ ra để có được kết quả đó. Để nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp nhằm giảm thiểu chi phí có thể nói đây la vấn đền sống còn đối với các doanh nghiệp. Bởi lẽ trong nền kinh tế thị trường với qui luật cạnh tranh khắc nghiệt khách hàng là trung tâm của mọi quá trình sản xuất kinh doanh, sự tồn tại của doanh nghiệp là do khách hàng, thị trường quyết định. Khách hàng là người quyết định, người thừa nhận hao phí trung bình của xã hội để sản xuất ra hàng hoá, với họ vấn đề quan tâm nhất là giá cả và chất lượng hàng hóa, chất lượng dịch vụ. ở góc độ xã hội, quản lý tốt chi phí kinh doanh sẽ góp phần tiết kiệm vốn và chi phí của nền kinh tế, là điều kiện để tăng tích luỹ. Giảm chi phí kinh doanh là điều kiện để giảm giá thành, giảm giá bán, là điều kiện để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cũng như hàng hóa nhập khẩu. Nói tóm lại việc giảm chi phí kinh doanh là một việc hết sức khoa học và hợp lý nhưng giảm chi phí không có nghĩa là cắt sén các khoản mà giảm chi phí găn với nguyên tắc tiết kiệm mà hiệu quả đông thơì phải đảm bảo chất lượng tối ưu của sản phẩm hàng hóa và dịch vụ phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng. 3.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh: Chi phí kinh doanh là chỉ tiêu tổng hợp để đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xác định đúng đắn hiệu quả của các khoản chi phí đã bỏ ra ta cần đi sâu vào phân tích, xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó. Nhân tố khách quan là những nhân tố bên ngoài doanh nghiệp thuộc môi trường hoạt động kinh doanh như: Vai trò điều tiết của nhà nước: nền kinh tế thị trường nước ta là nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. điều này có nghĩa là nhà nước không đứng ngoài sự phát triển của nền kinh tế mà đóng vai trò người hướng dẫn, kiểm soát và điều tiết hoạt động ở tầm vĩ mô thông qua các luật lệ, chính sách kinh tế nhà nước tạo môi trường, hành lang pháp lý, cho nền kinh tế hoạt động. Thị trường không chỉ là nơi diễn ra các hoạt động mua bán mà còn thể hiện các quan hệ hàng hoá, tiền tệ. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật, sự hoàn thiện của qui trình công nghệ kỹ thuật. Các nhân tố chủ quan: là những nhân tố thuộc về bên trong doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào bản chất và phương thức hoạt động của doanh nghiệp. ảnh hưởng của mức lưu chuyển hàng hoá và kết cấu mức lưu chuyển hàng hoá: nếu doanh nghiệp kinh doanh những loại hàng hoá có chất lượng tốt phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, thì hàng hoá tiêu thụ nhanh, do đó có điều kiện giảm được vhi phí bảo quản, hao hụt …nghĩa là có thể giảm tổng chi phí kinh doanh trong kỳ và ngược lại. Các nhân tố thuộc về sản xuất có ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí kinh doanh trong kỳ. Năng suất lao động có tác động mạnh đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. khi năng suất lao động tăng lên sẽ làm cho chi phí kinh doanh về tiền lương có tính chất giảm tương đối so với doanh thu trong kỳ và ngược lại. Ngoài các nhân tố cơ bản đã nêu trên còn có các nhân tố khác thuộc về công tác quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiệp như: tổ chức quản lý lao động, chế độ tiền lương, tiền phạt, tiền thưởng…Mục đích của việc nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng là tìm ra những phương pháp quản lý chi phí tốt nhất cho doanh nghiệp. 3.3 Các biện pháp hạ thấp chi phí: Tăng cường công tác quản lý sản xuất và tài chính. Làm tốt công tác nghiên cứu thị trường. áp dụng khoa học kỹ thuật. Tổ chức tốt, quản lý sử dụng có hiệu quả lao động, vốn, giảm chi phí tiền lương nhằm nâng cao năng suất lao động đồng thời có chính sách khuyến khích hỗ trợ người lao động Chương 2 Tình hình kế toán chi phí thực tế tại doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động SXKD của công ty Ngày 03/11/1992 Bộ trưởng bộ thuỷ lợi (nay là bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn) ra quyết định số 507/QĐ-TCCB về việc thành lập công ty Xây dưng, dịch vụ và Hơp tác lao động với nước ngoài trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp Xây dựng Thuỷ lợi 1 trên cơ sở hợp nhất 3 đonư vị là: Công ty hợp tác lao động, Xí nghiệp xây dựng 4 và xí nghiệp đá Gia Thanh. Tên giao dịch quốc tế là: Overseas Labour Employment services and Contruction Cooporation, viết tắt là OLECO. Cơ cấu tổ chức của công ty. Công ty Xây dựng dịch, vụ và hợp tác lao động vơi nước ngoài là đơn vị kinh tế độc lập trực thuộc Bộ NN và PTNT, có tư cách pháp nhân đầy đủ Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: 1.1 Ban giám đốc: 4 người Giám đốc : đ/c Hồ Quang Diên Chịu trách nhiệm trước bộ trưởng bộ NN và PTNT và pháp luật về điều hành toàn bộ hoạt động của công ty và quyền hạn qui định ở điều 15 điều lệ tổ chức. Chỉ đạo hoạt động của phòng TCCb và phòng tài vụ: Khi giám đốc di vắng thì tuỳ tình hình công việc mà uỷ quyền công việc cho phó giám đốc cóc liên quan đến từng phần việc được giao. Phó giám đốc: đ/c Nguyễn Xuân Phức Giúp giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và trước pháp luật về hoạt động điều hành một số lĩnh vực sau: Phó giám đốc: đ/c Nguyễn Văn Hiển Giúp giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về việc điều hành của mình trong những lĩnh vực sau: Chỉ đạo phòng kế hoạch kỹ thuật. Chỉ đạo XN xây lắp 1 Phụ trách công tác tiếp thị, đấu thầu. Phụ trách công tác đổi mới doanh nghiệp, cổ phần hoá. Theo dõi cổ phần của công ty trong công ty cổ phần đá Gia Thanh. Phó giám đốc: Đ/C Nguyễn Viết Tâm – kiêm Giám Đốc XN dịch vụ hợp tác lao động. Giúp giám đốc điều hành và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về việc điều hành của mình trong những lĩnh vực sau: Hoạt động xuất khẩu lao động. Trực tiếp chỉ đạo XN dịch vụ và hợp tác lao động. Phụ trách công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết đơn thư khiếu lại tố cáo của cán bộ công nhân viên và công dân có liên quan đến hoạt động của công ty. Phụ trách công tác thông tin quảng cáo. Phụ trách kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu. 1.2 Phòng tổ chức cán bộ: 7 người Phòng tài vụ: 11 người Phòng kế hoạch kỹ thuật: 13 người Phòng hành chính, quản trị, y tế: 18 người Các XN trực thuộc: XN thi công cơ giới. XN xây lắp 1 XN dịch vụ và hợp tác lao động. Sơ đồ tổ chức công ty Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng tài vụ Phòng tổ chức CB XNXD 4 XNDV và HTLĐ KH kỹ thuật XNXL 1 Các báo cáo được lập nhằm tổng hợp và trình bày tổng quát tình hình tài sản công nợ, nguồn vốn, kết quả kinh doanh của Công ty trong kỳ và cung cấp thông tin tài chính cho việc đánh giá thực trạng tài chính của Công ty trong kỳ hoạt động, là căn cứ giúp Lãnh đạo Công ty đưa ra các quyết định kinh tế tài chính SXKD. Báo cáo kế toán tài chính được lập và gửi vào cuối mỗi quý và cuối niên độ kế toán. Cơ cấu tổ chức phòng tài vụ: 2.1 Sơ đồ tổ chức Để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, phòng tài vụ được tổ chức theo hình thức phân cấp trực tuyến với 3 cấp bậc. Sơ đồ tổ chức Phó phòng Phó phòng Trưởng phòng Kế toán tổng hợp Kế toán giá thành KT tiền gửi NH KT vật tư KT thanh toán KT công nợ KT bảo hiểm Thủ quĩ Công tác hạch toán kế toán Công tác hạch toán kế toán được qui định trong điều lệ công ty. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quĩ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thể kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối tháng Đặc điểm và tình hình thực hiện công tác tài chính của công ty: 2.1 Quản lý tài chính: Căn cứ vào quy định số 544 QĐ/TC- XN ngày 14 – 9 – 1999 của công ty về việc cho hoạt động kinh doanh của các xí nghiệp, công ty đã có văn bản hướng dẫn cụ thể: theo đó các xí nghiệp thành viên là đơn vị kinh tế phụ thuộc có con dấu riêng nhưng không có tư cách pháp nhân đầy đủ. Việc sở hữu, quản lý tài sản cố định là do công ty quản lý trực tiếp. Căn cứ vào nhiệm vụ và giấy phép kinh doanh của từng xí nghiệp, công ty quyết định giao, điều động TSCĐ phù hợp với chức năng nhiệm vụ của từng xí nghiệp. Các xí nghiệp có trách nhiệm bảo vệ, quản lý và sử dụng tài sản của công ty giao sao cho có hiệu quả. Về khấu hao cơ bản: Thiết bị thuộc vốn ngân sách nhà nước cấp và tài sản thuộc vốn đơn vị tự bổ sung hoặc vay ngân hàng đã trả hết nợ. Công ty trích khấu hao cơ bản báo cho xí nghiệp sử dụng, quản lý tính vào giá thành công trình và nộp 100% về công ty giá trị khấu hao theo số phân bổ hàng quý. Về khấu hao sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên: Công tác sửa chữa lớn, thuê ngoài, xn phải kí hợp đông khi xong có thanh lý hợp đồng và bản nghiệm thu kèm hoá đơn GTGT. Công tác sửa chữa lớn và thường xuyên nội bộ các đơn vị phải căn cứ vào bản kiểm tu, lập dự toán trình phòng kế hoạch kỹ thuật và giám đốc duyệt, sửa chữa xong phải có biên bản nghiệm thu, bản quyết toán sửa chữa hoàn thành và báo cáo phòng kế hoạch kỹ thuật và phòng tài vụ kiểm tra. Nếu là xí nghiệm khác trong công ty đơn vị phải làm thủ tục báo nợ chi phí sửa chữa tài sản đó theo nghiệm thu quyết toán. Đơn vị có tài sản đó phải hoạch toán chi phí sữa chữa lớn vào chi phí giá thành tương ứng với giá trị sử dụng phần sửa chữa đó. Việc phân cấp quản lý tài chính được thực hiện theo sự phân cấp quản lý. Đứng đầu là giám đốc công ty và có quyền quyết định mọi vấn đề nhưng phải thông qua trưởng phòng tài vụ. Phòng tài vụ là phòng nghiệp vụ của công ty, giúp giám đốc công ty theo dõi việc chi tiêu theo nguyên tắc tiền nào việc ấy dưới hhình thức dung đồng tiền để giám đốc mọi nguồn vốn nhầm tạo một nguồn lực tài chính đủ mạnh giúp cho các hoạt động của công ty. Phòng tài vụ có nhiệm vụ: Lập và quản lý việc thực hiện kế hoạch thu chi tài vụ, tín dụng ngân hàng, điều hoà điều phối và sử dụng vốn hợp lý, đúng chế độ, thể lệ, đúng nguyên tắc tài chính của nhà nước. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kỹ thuật tài chính và các kế hoạch khác của công ty, lập kế hoạch tài chính, tín dụng hàng tháng, quí, quan hệ trực tiếp với nhân hàng để giải quyết các yêu cầu chi về vốn, kinh phí phục vụ kịp thời yêu cầu của sản xuất kinh doanh và các mhiệm vụ khác của đơn vị. Tình hình tài chính của doanh nghiệp được khái quát qua bảng: Chỉ tiêu Năm 2000 9th đầu năm 2001 Tổng chi phí: Giá vốn Chi phí QLDN Chi phí khác Doanh thu: Từ hđ sxkd trong nước Tư hđ sxkd nước ngoài Từ hđ tài chính Từ hđ bất thường 3. lãi (+), lỗ(-) 16.988.310.271 13.510.472.641 1.101.452.324 2.376.412.316 19.282.703.739 11.326.561.276 6.753.542.312 746.257.637 456.324.514 2.294.393.458 15.710.504.274 12.643.516.812 934.521.312 2.132.466.152 17.830.511.298 10.621.334.146 6.433.713.206 206.127.514 569.336.422 2.120.006.024 2.2 Vấn đề huy động vốn Nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau: Do ngân sách nhà nước cấp. Bổ sung vốn từ lợi nhuận. Các nguồn vốn nhận liên doanh, liên kết. Nguồn vốn vay: vay tư các tổ chức tín dụng, vay của cán bộ, nhân viên Trong công ty. Theo qui định số 544 QĐ/CT – XN, công ty hướng dẫn vào qui định một số nội dung sau: Công ty cấp vốn lưu động, vật tư, nhiên liệu, dụng cụ thi công bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước thì xí nghiệp phải nộp thuế vốn cho công ty theo qui định hiện hành là 3.6% năm. Công ty vay vốn ngân hàng cấp cho nhu cầu sản xuất kinh doanh của các xí nghiệp, các xí nghiệp phải chịu lãi xuất tiền vay theo qui định của ngân hàng. Các xí nghiệp phải nộp theo nghĩa vụ và quyền lợi của cán bộ công nhân viên của đơn vị mình như: khấu hao cơ bản BHXH, BHYT về công ty hàng quí vào đầu tháng của quí sau: Xí nghiệp phải đăng kí sử dụng tài khoản trong hạch toán kế toán, sổ theo dõi tài sản tiền vốn công nợ .....của xí nghiệp với công ty (phòng tài vụ). Để thấy rõ hơn tình hình biến động của các nguồn vốn ta căn cứ vào bảng sau: bảng cân đối kế toán ngày 30/09/2001 đơn vị tính: đồng VN Chỉ tiêu Mã số Số đầu năm Số cuối quí TSLĐ và ĐTNH Tiền Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng đầu tư TC ngắn hạn khoản phải thu hàng tồn kho TSLĐ khác Chi sự nghiệp TSCĐ và ĐTDH 100 110 111 112 120 130 140 150 160 200 23.590.310.522 4.600.863.236 874.361.522 3.726.501.714 1.869.325.147 4.956.143.712 5.352.617.341 2.574.342.116 906.414.054 39.674.153.237 14.963.257.419 2.287.824.960 271.453.686 2.516.371.274 412.586.217 1.632.514.306 4.135.208.172 1.946.371.825 753.214.653 35.605.417.322 S TS 250 63.264.463.759 50.578.774.741 S NV 63.264.463.759 50.578.774.741 Nhận xét: Là một doanh nghiệp sản xuất nên tỷ trọng TSCĐ trong tổng tài sản là lớn (62%) Theo điều 26 qui định chế độ tự chủ TC của công ty: Công ty hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính, tự cân đối các khoản thu – chi , có trách nhiệm bảo toàn và phát triển các nguồn vốn. Công ty thực hiện việc tổ chức hướng dẫn, kiểm tra giám sát các hoạt đông tài chính ở các đơn vị trực thuộc Công ty chịu sự kiểm tra giám sát về tài chính và các hoạt động kinh doanh của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Mọi quan hệ tín dụng giữa công ty và các đối tác bên ngoài phải tuân theo sự phân cấp về hạn mức đối với mỗi lần vay theo qui định. Công tác kế toán tại doanh nghiệp Để tập trung công tác quản lý, hạch toán đi vào nề nếp, công ty qui định và phân ._.