Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo

tác bán hàng để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa rút ngắn vòng quay của vốn, thu hồi vốn một cách nhanh nhất và có hiệu quả nhất .Vì vậy bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một trong những phần hành kế toán quan trọng trong doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tế đó và qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Tư vấn Công nghệ và Thương mại Hà Bảo được sự giúp đỡ tận tình của quý Công ty và thầy PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quang em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo”. Chuyên đề của em ngoài phần Mở đầu và Kết luận gồm có 3 phần chính sau: Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Tư vấn Công nghệ và Thương mại Hà Bảo Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn Công nghệ và Thương mại Hà Bảo Phần 3: Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn Công nghệ và Thương mại Hà Bảo Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Công ty TNHH Tư vấn Công nghệ và Thương mại Hà Bảo được ra đời trong bối cảnh nền kinh tế Việt nam đang trên đà phát triển cùng với sự tăng trưởng như vũ bão của ngành Công nghệ thông tin. Lãnh đạo công ty Hà Bảo mong muốn sử dụng những kiến thức và kinh nghiệm của mình trong lĩnh vực quản lý cũng như các công nghệ đã thu được từ những công ty lớn và thành công tại Việt nam cũng như Nhật bản để xây dựng công ty thành một công ty hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ tại Việt nam, có thể tự tin vững bước ra thương trường quốc tế. Tên công ty: Công ty TNHH Tư vấn Công nghệ và Thương mại Hà Bảo. Tên giao dịch Quốc tế: Ha Bao Technology Consulting and Trading company limited Tên viết tắt: TCT IT CO., LTD Trụ sở : Phòng E9, tòa nhà số 96, phố Định Công, quận Hoàng Mai, Hà Nội. Điện thoại: 04.36649386 Fax: 04.36649385 Webside: www. habao.com.vn Email: habao.com.vn - Công ty được thành lập ngày 7/4/2003 theo giấy phép đăng kí kinh doanh số 0102008285. - Địa chỉ đăng ký kinh doanh: Số 36, ngõ 12B, phố Lý Nam Đế, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội. Loại hình công ty là công ty TNHH 2 thành viên trở lên. Vốn góp chủ sở hữu của công ty theo giấy phép đăng kí lần đầu ngày 7/4/2003 là 800.000.000 đồng. + Năm 2004 công ty đăng kí thay đổi lần 2 tăng vốn góp chủ sở hữu lên: 4.000.000.000 đồng. + Năm 2008 công ty đăng kí thay đổi lần 3 tăng vốn góp chủ sở hữu lên: 6.000.000.000 đồng phù hợp với quy mô mở rộng và định hướng phát triển của công ty. Công ty có 2 thành viên góp vốn và tỉ lệ góp vốn như sau: Bảng 1.1: Các thành viên và phần vốn góp trong Công ty Stt Tên thành viên Giá trị góp vốn (2008) Tỉ lệ phần vốn góp 1 Trần Thịnh Phong 4.200.000.000 70% 2 Trần Thăng Long 1.800.000.000 30% Người đại diện theo pháp luật của công ty: Ông: Trần Thịnh Phong Chức vụ: Giám đốc *Mục tiêu phát triển - Trở thành công ty cung cấp sản phẩm dịch vụ tin học hàng đầu tại Việt Nam. - Phát triển công nghệ hệ thống nhúng và phần mềm nhúng (Embbed Systems & Softwares), dịch vụ gia tăng trên nền công nghệ di động như GSM và CDMA. - Trở thành các đối tác dịch Outsourcing đối với các đối tác tại Nhật Bản, Châu Âu.... -Trở thành một trong những công ty xuất khẩu phần mềm của Việt Nam. - Ra thị trường chứng khoán Việt Nam. Có thể thấy sau 6 năm thành lập công ty đã có bước phát triển mạnh mẽ, các ngành nghề kinh doanh được mở rộng, đa dạng về sản phẩm và chất lượng phục vụ ngày càng nâng cao. Sự phát triển của công ty còn được thể hiện qua các chỉ tiêu tài chính sau: Bảng 1.2: Các chỉ tiêu kinh tế của Công ty qua 2 năm 2007-2008 Đơn vị: 1000 đ Stt Chỉ tiêu Năm Chênh lệch 2007 2008 (+ -) (%) 1 Tổng doanh thu 20.530.240 31.250.000 10.719.760 52,2 2 Lợi nhuận trước thuế 290.200 380.520 90.320 31.1 3 Thuế TNDN 81.256 106.546 25.290 31.1 4 Lợi nhuận sau thuế 208.944 273.974 65.030 31.1 5 Vốn chủ sở hữu 6.504.000 6.705.000 201.000 3.1 6 Tổng số lao động (người) 26 30 4 15.4 7 Thu nhập bình quân đầu người 2.400 2.700 300 12.5 Từ các số liệu trên đây chúng ta có thể thấy được sự phát triển của công ty qua 2 năm gần đây nhất. Năm 2008 công ty đã có bước tăng trưởng đáng kể đặc biệt tổng doanh thu tăng thêm hơn 10,7 tỷ đồng tương ứng tăng 52,2% doanh thu. Chứng tỏ hoạt động kinh doanh của công ty đã mở rộng và uy tín của công ty với các khách hàng ngày càng tăng. Lợi nhuận sau thuế của công ty cũng tăng thêm 65.030.000 đồng (31.1%). Trong năm 2008 số lượng lao động của công ty tăng thêm 4 người để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên ngày càng nâng cao. Thu nhập bình quân đầu người đã tăng từ 2.400.000/ người năm 2007 lên 2.700.000/người năm 2008 đây là một sự động viên khích lệ đối với người lao động và làm cho người lao động gắn bó hơn với công ty. Tuy nhiên khi xem xét kĩ hơn các chỉ tiêu trên thì chúng ta thấy rằng lợi nhuận của công ty còn thấp so với tổng doanh thu: Năm 2007: Lợi nhuận trước thuế/ Tổng doanh thu = 208.944/20.530.240= 0.014= 1,4% Năm 2008: Lợi nhuận trước thuế/ Tổng doanh thu =380.520/ 31.250.000= 0.012= 1,2% Chỉ tiêu này cho ta biết 1đồng doanh thu thì được bao nhiêu đồng lợi nhuận trước thuế. Năm 2007cứ 1đồng doanh thu thì được 0.014 đồng lợi nhuận. Năm 2008 cứ 1đồng doanh thu thì được 0.012 đồng lợi nhuận. Tuy nhiên tỷ lệ này còn rất thấp, năm 2008 mặc dù doanh thu tăng lên đáng kể nhưng tỷ lệ này lại giảm. Nguyên nhân chủ yếu là do giá vốn và chi phí quản lý, chi phí bán hàng của công ty còn rất lớn dẫn đến lợi nhuận chưa cao. Công tác quản lý chi phí của công ty còn chưa tốt công ty cần có biện pháp khắc phục sử dụng chi phí hiệu quả hơn. Là công ty TNHH 2 thành viên, có khả năng độc lập về tài chính.Với nguồn lực tài chính vững mạnh cùng với định hướng phát triển đúng đắn, Hà Bảo luôn nhận được sự tín nhiệm của khách hàng và các đối tác trong các hoạt động kinh doanh của mình góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh, phát triển thị trường và nâng cao uy tín của Hà Bảo trên thị trường tin học Việt nam. Đồng thời, công ty Hà Bảo luôn nghiêm túc thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước, không ngừng nâng cao mức đóng góp của Công ty đối với Chính phủ và xã hội. Với sự phát triển mạnh về lĩnh vực hoạt động và năng lực tài chính như vậy Công ty đã phát triển được quan hệ với rất nhiều khách hàng cả trong nước và ngoài nước. Công ty đã thực hiện thành công các hợp đồng cung cấp thiết bị và phần mềm cho các khách hàng trong nước như: Sở xây dựng Hà Nội, UBND 14 quận của Hà Nội, Tổng công ty xăng dầu Việt nam, Tạp chí Heritage, Bộ Văn hóa Thông tin… Các khách hàng nước ngoài như thiết lập trang Web cho Đại sứ quán Chile, Tổ chức phi chính phủ CARE, Công ty TEKCAST, Nhà hàng AKATAYO. Cung cấp thiết bị Công ty Matsuo: Cung cấp máy tính, thiết bị văn phòng, d ịch vụ mạng cho: Trường cao đẳng OITA (Fukuoka Nhật Bản), Trường đại học FUKODAI (Fukuoka Nhật bản), Văn phòng đại diện Comin ASIA (Pháp). 1.2.Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, hoạt động theo cơ chế thị trường định hướng Xã hội chủ nghĩa. Cùng với sự phát triển kinh tế của nước ta và trong tiến trình hội nhập kinh tế thế giới đã tạo ra nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng mang lại nhiều khó khăn cho các doanh nghiệp. Ngày nay Công nghệ thông tin đang phát triển rất mạnh mẽ và có vị trí quan trọng trong nền kinh tế. Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực này cũng rất nhiều do đó tạo ra sự cạnh tranh rất mạnh. Trong điều kiện ấy các doanh nghiệp muốn tồn tại vả phát triển được thì phải tìm ra cho mình hướng đi đúng đắn, đặc biệt công tác quản lý doanh nghiệp phải thực sự tốt và hiệu quả. Công ty phải chọn cho mình một bộ máy quản lý sao cho phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của mình đảm bảo gọn nhẹ nhưng vẫn đủ hiệu lực để điều hành công ty. Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo quản lý theo chế độ 1 thủ trưởng trên cơ sở thực hiện quyền tự do, dân chủ của tập thể nhân viên. Cơ cấu tổ chức này đảm bảo hiệu quả, tránh sự chồng chéo và phát huy được khả năng chuyên môn của từng bộ phận. Tổng số công nhân viên của công ty là 30 người bao gồm cả Giám đốc, Phó giám đốc và các nhân viên phòng ban. Các nhân viên được tổ chức sắp xếp đúng theo trình độ chuyên môn và năng lực của mình. Sơ đồ 1.1:Tổ chức quản lý của Công ty Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Kinh doanh Phòng Kĩ thuật Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Kế toán Trong cơ cấu tổ chức trên các phòng ban đều được phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể tránh sự trùng lặp trong việc thực hiện. - Giám đốc: Ông Trần Thịnh Phong là người đứng đầu điều hành chung mọi hoạt động trong Công ty, là người đại diện về mặt pháp luật của công ty và có quyền quyết định cao nhất. Giám đốc là người lãnh đạo toàn diện, phụ trách công tác tổ chức chung. Các bộ phận đều phải báo cáo hoạt động của mình cho Giám đốc để tham mưu cho Giám đốc ra các quyết định chiến lược cho công ty. - Phó Giám đốc: Ông Trần Thăng Long là người hỗ trợ cho Giám đốc trong quản lý và điều hành các hoạt động của công ty. Phó Giám đốc cũng có thể kí thay hoặc thay mặt Giám đốc để quyết định một số công việc nếu có uỷ quyền của Giám đốc. - Phòng Kế toán: Thu thập và xử lý các chứng từ và sổ sách kế toán, lập các báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo quy định của công ty hoặc theo yêu cầu quản lý trong công ty. Đây là nơi quản lý về mặt tài chính của công ty đồng thời còn đề xuất với ban Giám đốc về các chính sách tài chính, sử dụng vốn sao cho hiệu quả và tạo ra lợi nhuận cao. Phòng Hành chính tổng hợp: Quản lý về nhân sự, giấy tờ, hồ sơ của công ty và công nhân viên. Giải quyết các chính sách về tiền lương cho công nhân viên và các thủ tục hành chính khác đồng thời hỗ trợ và liên kết các bộ phận khác trong công ty. - Phòng Kinh doanh: Là nơi tìm hiểu nghiên cứu thị trường, kí kết các hợp đồng kinh tế và thực hiện công tác bán hàng. Với lĩnh vực kinh doanh về công nghệ thông tin và các thiết bị kĩ thuật hiện đại thì đòi hỏi phòng Kinh doanh phải thực sự nhạy bén, năng động nắm bắt tốt nhu cầu thị trường và thực hiện tốt công tác tiêu thụ sản phẩm. - Phòng Kĩ thuật: Nghiên cứu phát triển các sản phẩm phần mềm, chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng và bảo hành cho các sản phẩm mà công ty cung cấp. Các nhân viên của phòng Kĩ thuật là các kĩ sư có trình độ chuyên sâu về các sản phẩm, phần mềm… góp phần quan trọng trong việc tạo ra uy tín và chất lượng dịch vụ cho công ty. Mặc dù mỗi bộ phận trong công ty thực hiện các chức năng riêng bịêt nhưng các bộ phận luôn phải có sự phối hợp với nhau và dưới sự chỉ đạo chung của ban Giám đốc. Đội ngũ nhân viên trong công ty luôn làm việc đoàn kết, gắn bó, nhiệt tình với phong cách làm việc chuyên nghiệp vì mục tiêu phát triển chung của công ty. Mặt khác công ty cũng áp dụng các ứng dụng tin học vào tổ chức quản lý và kế toán trong công ty như: phần mềm quản lý HBE, phần mềm kế toán Fast Accounting…giúp cho hoạt động trong công ty thuận lợi hơn và nhân lực được sử dụng hiệu quả hơn. 1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Theo giấy phép đăng kí kinh doanh lần đầu công ty đăng kí kinh doanh các ngành nghề sau: Kinh doanh các thiết bị tin học và văn phòng. Kinh doanh các dịch vụ tin học. Tư vấn về quản lý kinh doanh. Dịch vụ cho thuê xe. Hiện nay các ngành nghề kinh doanh của công ty đã được mở rộng đa dạng hơn về các sản phẩm và dịch vụ. Hai định hướng chính của công ty là Công nghệ thông tin và Tư vấn quản lý kinh doanh trong đó tập trung vào các sản phẩm công nghệ cao, hiện đại và các phần mềm. Cụ thể: * Kinh doanh các thiết bị tin học và văn phòng bao gồm: - Máy tính và các thiết bị phụ trợ: Máy tính để bàn (ĐNA, HP Compaq, IBM), máy tính xách tay (Toshiba, HP Compaq, IBM), máy chủ (HP Compaq, IBM)... - Thiết bị mạng: Switch, Router, Modem của các hãng Cisco, 3Com, SureCom, Siemens. - Thiết bị máy in và máy quét: Epson, HP, Canon, Xerox. - Thiết bị máy ảnh kỹ thuật số: Canon, Olympus, Nikkon, Casio. - Các phần mềm đóng gói: Microsoft, Symantec, Peachtree, Autodesk... * Dịch vụ tư vấn và phát triển phần mềm: - Dịch vụ xây dựng các phần mềm quản lý cho các đơn vị hành chính sự nghiệp và doanh nghiệp. - Dịch vụ xây dựng các phần mềm quản lý cho các đơn vị ngành xây dựng. - Dịch vụ thiết kế và phát triển trang Web cho các tổ chức . - Dịch vụ tư vấn Quản lý nguồn lực ( ERP). * Các dịch vụ công nghệ: - Dịch vụ tư vấn thiết kế và triển khai lắp đặt các hệ thống mạng cục bộ, mạng diện rộng và các kết nối Internet tốc độ cao. - Dịch vụ xây dựng hệ thống máy chủ và các ứng dụng. - Dịch vụ cài đặt, cấu hình các phần mềm hệ thống và văn phòng. - Dịch vụ bảo trì hệ thống mạng, máy tính. - Dịch vụ đào tạo công nghệ thông tin. - Dịch vụ tư vấn và triển khai an toàn bảo mật hệ thống máy tính. * Giải pháp tích hợp: Công ty Hà Bảo cung cấp các giải pháp tích hợp liên quan tới công nghệ thông tin, bao gồm từ khâu điều tra nhu cầu khách hàng rồi đến tư vấn thiết kế, cung cấp thiết bị và triển khai cho tới khi xây dựng được hệ thống tin học hoàn chỉnh cho khách hàng. Các dịch vụ sau bán hàng cũng có thể đi kèm đó là dịch vụ bảo trì hệ thống. * Các dịch vụ tư vấn quản lý kinh doanh: Dịch vụ tư vấn, đào tạo về xây dựng và áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế. Hà Bảo đã thiết lập được hệ thống đối tác là các hãng Công nghệ Thông tin trong nước về hệ thống mạng, máy chủ, hệ thống thiết bị lưu trữ và các thiết bị chuyên dụng như CISCO Việt Nam, IBM Việt Nam, HP Việt Nam, Oracle Việt Nam, Microsoft Việt Nam, FDC . Với hệ thống đối tác này Hà Bảo có thể cung cấp các sản phẩm, giải pháp và dịch vụ tổng thể, toàn diện, tối ưu và hiện đại nhất đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng 1.4.Tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Phòng Kế toán của công ty gồm có 6 người được chia theo các phần hành kế toán chủ yếu. Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán chi phí và công nợ Kế toán thuế và Tài sản cố định Sơ đồ 1.2: Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo. Giải thích sơ đồ: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp *Chức năng của từng kế toán: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan Nhà nước về công tác kế toán và quản lý tài chính trong công ty. Điều hành và quản lý, giám sát chung công tác kế toán, quyết định các chính sách kế toán áp dụng. Kế toán trưởng là người tham mưu với Giám đốc về tình hình tài chính và các quyết định về sử dụng vốn, chi phí trong công ty. - Kế toán tiền lương: tính và lập bảng lương cho công nhân viên trong đơn vị, các chính sách về Bảo hiểm xã hội… - Kế toán bán hàng: Theo dõi và hạch toán toàn bộ hoạt động bán hàng trong công ty. - Kế toán thuế và Tài sản cố định (TSCĐ): Lập các báo cáo kế toán, báo cáo thuế định kì và quản lý TSCĐ của công ty. - Kế toán chi phí và công nợ: Theo dõi công nợ và tình hình thanh toán trong công ty đồng thời quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Thủ quỹ: Quản lý và giữ tiền trong công ty thực hiện thu, chi tiền mặt, theo dõi tài khoản tiền của công ty trong ngân hàng. Các thành viên trong phòng kế toán thường xuyên phối hợp, đối chiếu số liệu với nhau để giúp cho hoạt động kế toán phản ánh kịp thời và đúng đắn tình hình tài chính của công ty. Đảm bảo thực hiện tốt công tác kế toán và nghĩa vụ thuế với Nhà Nước. Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo thực hiện các công việc và quản lý tài liệu kế toán trên máy tính, các nhân viên kế toán đều sử dụng thông thạo phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng nhu cầu quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ và tình hình thanh toán, thực hiện các bút toán phân bổ và kết chuyển, lập các Báo cáo tài chính…do đó đã giúp cho hoạt động kế toán trong công ty hiệu quả hơn nhiều. Chương 2: Thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo 2.1. Đặc điểm về chi phí, doanh thu và xác định kết quả tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo *Đặc điểm hàng hoá và phương thức bán hàng của Công ty: Các mặt hàng của Công ty chủ yếu là các thiết bị tin học, văn phòng như máy tính và linh kiện, máy in, máy quét, máy ảnh, máy chiếu, thiết bị mạng…Hàng hoá của công ty rất đa dạng gồm nhiều chủng loại, chất lượng và nguồn gốc. Công ty bán hàng theo 2 hình thức: bán buôn và bán lẻ, hàng hoá của Công ty đều được nhập kho trước khi xuất bán. Đối với các khách hàng mua với số lượng lớn Công ty thường bán hàng theo Hợp đồng. Hợp đồng chính là căn cứ để Công ty thực hiện xuất bán hàng hoá, lập Hoá đơn bán hàng đồng thời là căn cứ để khách hàng thực hiện thanh toán. *Đặc điểm doanh thu và chi phí của Công ty: Là một công ty thương mại nhỏ nên các khoản mục chi phí của Công ty tương đối đơn giản. Chi phí của Công ty chủ yếu là: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán. Trong đó chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí của Công ty là Giá vốn hàng bán. Mặt khác từ đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp nhỏ chủ yếu là hoạt động kinh doanh thương mại nên Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là doanh thu chủ yếu. Ngoài ra Doanh thu hoạt động tài chính và Doanh thu khác chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu. *Đặc điểm về xác định kết quả kinh doanh: Hàng quý công ty tiến hành xác định kết quả kinh doanh và lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh để nộp cho cơ quan thuế do đó cuối mỗi quý kế toán tiến hành tổng hợp số liệu để xác định kết quả. 2.2. Kế toán chi phí tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo 2.2.1.Kế toán giá vốn hàng bán tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo giá vốn hàng bán chính là giá thành xuất kho thực tế của hàng hoá xuất kho để bán. Để tính được trị giá vốn thực tế hàng xuất bán, kế toán áp dụng phương pháp đơn giá bình quân gia quyền bằng cách căn cứ vào số lượng và giá trị thực tế thành phẩm tồn kho đầu tháng và hàng hoá nhập trong tháng. Kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá, bảng kê hàng bán để xác định số hàng hoá bán ra. Để hạch toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Hợp đồng kinh tế kí với người mua. Phiếu xuất kho. Biên bản giao nhận hàng hoá. Hoá đơn bán hàng. Bảng kê hàng hoá bán ra. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Các chứng từ này là căn cứ để kế toán ghi nhận vào Nhật ký chung, Sổ cái tài khoản 632, Sổ chi tiết tài khoản 632 và Sổ theo dõi kho hàng. Do hàng hoá của Công ty luôn được nhập kho rồi mới xuất bán nên số liệu trên Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn luôn phản ánh đúng số lượng hàng hoá nhập, xuất và tồn trong kho hàng hoá. Điều này rất thuận lợi cho kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu về hàng hoá. Ví dụ: Ngày 1/10/2008 Công ty kí Hợp đồng bán hàng hoá cho Công ty cổ phần truyền thông đa phương tiện Tân Quang. Sau khi thoả thuận với khách hàng Phòng Kinh doanh lập hợp đồng như sau: Mẫu 2.1: Hợp đồng bán hàng: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: 1008/HĐMB-HB-TQ Căn cứ Luật dân sự số 33/2005/QH11của Quốc hội ban hành ngày27/6/2005 Căn cứ Luật Thương mại 36/2005/QH11 ban hành ngày 14/6/2005 Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của hai bên. Hôm nay, ngày 1/10/2008 tại Hà Nội chúng tôi gồm: BÊN A (BÊN MUA): CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN TÂN QUANG Địa chỉ: Số 63, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Văn Bình Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: 04.7151566 Số tài khoản VND: 16540739 Tại: Ngân hàng Á Châu – Chi nhánh Hà Nội BÊN B (BÊN BÁN): CÔNG TY TNHH TƯ VẤN CÔNG NGHỆ VÀ THƯƠNG MẠI HÀ BẢO. Địa chỉ: Phòng E9, toà nhà số 96, Phố Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội. Đại diện: Ông Trần Thịnh Phong Chức vụ: Giám đốc Điện thoại: 04.36649386 Số tài khoản VND: 0011002564864 Tại: Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Sau khi thoả thuận hai bên đã thống nhất kí Hợp đồng kinh tế với các điều khoản cụ thể sau: ĐIỀU I: NỘI DUNG HỢP ĐỒNG Bên B nhận cung cấp cho bên A các thiết bị chi tiết như sau: Stt Hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VND) Thành tiền (VND) 1 Màn hình Samtron 17” – MOCSS17 Chiếc 8 1.603.000 12.824.000 Tổng thành tiền: 12.824.000 GTGT 5%: 641.200 Tổng cộng: 13.465.200 ĐIỀU 2: GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG Tổng giá trị hợp đồng là 13.465.200 VND đã bao gồm VAT. Bằng chữ: Mười ba triệu bốn trăm sáu mươi lăm nghìn hai trăm đồng. ĐIỀU 3: THỜI GIAN THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG Bên B phải thực hiện việc giao hàng cho Bên A trong vòng 02 tuần kể từ ngày 2 bên chính thức kí hợp đồng. Giao hàng tại: Số 63, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội ĐIỀU 4: THANH TOÁN Hình thức thanh toán: Bên A thanh toán cho bên B bằng hình thức chuyển khoản hoặc bằng tiền mặt. Thời hạn thanh toán: Trong vòng 7 ngày sau khi bên B giao hàng, Bên A phải thanh toán hết số tiền của Hợp đồng. ….. ĐIỂU 7: HIỆU LỰC CỦA HỢP ĐỒNG Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày kí. Hợp đồng được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A (Đã kí, đóng dấu) ĐẠI DIỆN BÊN B (Đã kí, đóng dấu) Căn cứ vào Hợp đồng đã kí kết trên ngày 3/10/2008 Công ty xuất hàng hoá bán cho Công ty Cổ phần Truyền thông đa phương tiện Tân Quang theo Phiếu xuất kho số 105 theo mẫu như sau: Mẫu 2.2: Phiếu Xuất kho: Phiếu xuất kho Ngày 03/10/2008 Nợ : TK 632 Số: 105 Có : TK156 Họ tên người nhận: Công ty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang. Địa chỉ : Số 63, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội Lý do xuất: Xuất bán theo Hợp đồng 1008/HĐMB - HB - TQ Xuất tại kho: kho Công ty Số TT Tên hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Màn hình Samtron 17” MOCSS17 Chiếc 8 8 1.350.000 10.800.000 Cộng 8 8 1.350.000 10.800.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Mười triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Xuất, ngày 03 tháng 10 năm 2008 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên) Căn cứ vào Phiếu Xuất kho lập ở trên Thủ kho tiến hành xuất kho giao cho khách hàng. Khi khách hàng nhận đủ hàng, kí vào Biên bản giao nhận hàng hoá và chấp nhận thanh toán Kế toán bán hàng lập Hoá đơn GTGT đồng thời thủ kho và Kế toán bán hàng tiến hành hạch toán. Do Công ty áp dụng kế toán máy nên việc hạch toán rất đơn giản: kế toán cập nhật các chứng từ này vào máy và chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ tổng hợp, chi tiết và lên các Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn. Ví dụ: Trích số liệu quý IV năm 2008 của Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo. Mẫu 2.3: Sổ chi tiết tài khoản 632 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 632 – Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có …. …. …. … … 0047101 3/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Màn hình Samtron 17” 156 10.800.000 ….. …. …. … … ….. PNK 211 6/11 Hàng bán bị trả lại 156 2.056.000 ….. …. …. … … ….. 31/12 Kết chuyển xác định kết quả quý IV/2008 911 8.950.000.256 Cộng phát sinh 8.952.056.256 8.952.056.256 Ngày 31 tháng12 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Mẫu 2.4: Nhật ký chung Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ NHẬT KÍ CHUNG Từ ngày 1/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có …. …. …. … … …. Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang - Giá vốn hàng bán 632 10.800.000 0047101 3/10 - Hàng hóa 156 10.800.000 - Phải thu khách hàng 131 12.824.000 - Doanh thu bán hàng 511 12.824.000 - Phải thu khách hàng 131 641.200 - Thuế GTGT đầu ra 3331 641.200 .... .... .... ... .... …. Cộng chuyển trang sau Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày… tháng…năm Giám đốc (Ký, họ tên) Cuối kì, số liệu trên Nhật kí chung được chuyển vào Sổ cái Tài khoản 632 Mẫu 2.5: Sổ cái tài khoản 632 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CÁI Tài khoản: 632 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu kì: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …. …. …… 0047101 3/10 Cty CP truyền thông đa phương tiện Tân Quang 156 10.800.000 …. … … ….. 0047111 1/11 Công ty máy tính Vĩnh Xuân 156 97.027.345 …. …. …. …. …. … 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 8.950.000.256 Cộng số phát sinh ….. …… Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày… tháng…năm Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.2.Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, hoạt động bán hàng là một hoạt động thường xuyên và rất quan trọng trong Công ty. Do đó chi phí bán hàng cũng là chi phí phát sinh thường xuyên trong Công ty. Mặc dù không chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí như Giá vốn hàng bán nhưng Chi phí bán hàng gồm nhiều khoản mục chi phí và có vai trò duy trì hoạt động của bộ phận bán hàng do đó cũng cần được hạch toán và theo dõi thường xuyên. Công ty là một doanh nghiệp nhỏ và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định 48/2006-QĐ-BTC do đó kế toán sử dụng TK 6421- Chi phí bán hàng để hạch toán. Tài khoản này cũng được mở chi tiết thành thành các tài khoản cấp 3 để theo dõi từng khoản mục chi phí khác nhau: - TK 64211: Chi phí nhân viên bán hàng. - TK 64212: Chi phí vật liệu bao bì. - TK 64213: Chi phí dụng cụ đồ dùng. - TK 64214: Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 64215: Chi phí bảo hành. - TK 64217: Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 64218: Chi phí bằng tiền khác. Việc mở chi tiết tài khoản này giúp cho Công ty dễ dàng theo dõi các khoản chi phí từ đó sẽ có biện pháp điều chỉnh các chi phí phù hợp với hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đặc điểm của Chi phí bán hàng bao gồm nhiều khoản mục nên các chứng từ dùng hạch toán cũng rất đa dạng gồm: - Phiếu chi tiền mặt. - Hoá đơn dịch vụ. - Giấy báo Nợ của ngân hàng. - Bảng tính và thanh toán tiền lương, thưởng của nhân viên bán hàng. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Phiếu bảo hành… Ví dụ: Ngày 01/11/2008 Công ty thanh toán tiền Xăng A92 tháng 11 cho Công ty TNHH Dịch vụ nhà ở và Khu đô thị. Tiền xăng này dùng cho việc vận chuyển của các nhân viên bán hàng theo Hoá đơn số 0062847 với số tiền là: - Xăng A92: 490.909 - Thuế GTGT 10%: 49.090 - Phí xăng dầu: 30.000 Tổng tiền thanh toán là: 570.000 Kế toán lập Phiếu chi tiền mặt theo mẫu sau. Mẫu 2.6: Phiếu chi tiền mặt Đơn vị: Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Phiếu chi Số: 301 Ngày 01/11/2008 Nợ: 6421 Có: 111 Họ và tên người nhận tiền: Công ty TNHH Dịch vụ nhà ở và Khu đô thị Địa chỉ: Đại Kim – Hoàng Mai – Hà Nội Lý do chi: Thanh toán tiền xăng A92 và phí xăng dầu. Số tiền: 570.000 Viết bằng chữ: Năm trăm bẩy mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo Hoá đơn GTGT số 0062847. Ngày 01 tháng 11 năm 2008 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu ( Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Kế toán ghi vào nhật kí chung như sau: Mẫu 2.7: Nhật ký chung Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và SỔ NHẬT KÍ CHUNG Thương mại Hà Bảo Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngàytháng Nợ Có ….. …… ….. …… ….. …… 301 01/11/2008 Thanh toán tiền xăng Chi phí bán hàng Tiền mặt Thuế VAT đầu vào Tiền mặt 6421 111 133 111 520.909 49.090 520.909 49.090 ….. …… ….. …… ….. …… Cộng chuyển trang sau Cuối kì số liệu được chuyển vào Sổ cái Tài khoản 6421. Mẫu 2.8: Sổ cái Tài khoản 6421 Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo SỔ CÁI Tài khoản: 6421 Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/12/2008 Số dư đầu kì: 0 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có ….. …… ….. …. …. …… 301 01/11 Thanh toán tiền Xăng 111 520909 …. … … ….. 356 30/11 Thanh toán lương nhân viên bán hàng tháng 11 111 17.500.000 …. …. …. …. …. … 31/12 Kết chuyển xác định kết quả 911 560.260.000 Cộng số phát sinh 560.260.000 560.260.000 Người ghi sổ ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày… tháng…năm Giám đốc (Ký, họ tên) 2.2.3.Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty TNHH Tư vấn công nghệ và Thương mại Hà Bảo Cũng giống như chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm 1 tỷ trọng nhỏ hơn nhiều so với Giá vốn hàng bán trong tổng chi phí nhưng đây là một khoản mục chi phí quan trọng trong doanh nghiệp góp phần duy trì hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng bao gồm nhiều khoản mục phí như: lương và phụ cấp cho nhân viên quản lý, khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động quản lý, dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác như điện thoại, nước, điện, đồ dùng văn phòng… Công ty sử dụng tài khoản 6422- chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán và tài khoản này cũng được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 như sau: - TK 64221: Chi phí nhân viên quản lý. - TK 64222: Chi phí vật liệu quản lý. - TK 64223: Chi phí đồ dùng văn phòng. - TK 64224: Chi phí khấu hao TSCĐ. - TK 64225: Thuế, phí, lệ phí. - TK 64227: Chi phí dịch vụ mua ngoài. - TK 64228: Chi phí bằng tiền khác. Ví dụ: Ngày 15/10/2008 Công ty chi tiền mặt mua mực cho máy in dùng cho văn phòng. Kế toán lập phiếu chi số 235 theo số tiền trên hoá đơn: Tiền mực: 972.381 Thuế GTGT 10%: 97.238 Tổng tiền: 1.069.619 Căn cứ vào Hoá đơn GTGT của Công ty máy tính Vĩnh Xuân và Phiếu chi tiền mặt số 235 trên kế toán ghi vào Nhật ký chung, cuối kì số liệu chuyển lên Sổ cái tài khoản 6422. Mẫ._.