Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long

LỜI MỞ ĐẦU Trước những biến đổi sâu sắc của nền kinh tế toàn cầu hóa, mức độ cạnh tranh về hàng hóa, dịch vụ giữa các doanh nghiệp Việt Nam trên thị trường trong nước và quốc tế ngày càng khốc liệt hơn, nhất là khi Việt Nam đã gia nhập Tổ chức thương mại thế giới (WTO), điều này sẽ mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội vô cùng quý báu và đồng thời cũng tạo nhiều thử thách lớn. Do đó, mỗi doanh nghiệp không những phải tự lực vươn lên trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn phải biết phát huy tối đa tiềm năng của mình để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất. Bên cạnh các phương thức xúc tiến thương mại để đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ với mục đích cuối cùng là đem lại lợi nhuận cao, các doanh nghiệp còn phải biết nắm bắt những thông tin, số liệu cần thiết, chính xác từ bộ phận kế toán để kịp thời đáp ứng các yêu cầu của nhà quản lý, có thể công khai tài chính thu hút nhà đầu tư, tham gia vào các thị trường tài chính. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, lại là một doanh nghiệp có quy mô nhỏ nên công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long càng phải cố gắng nhiều, phải thể hiện được vị trí của mình trong quá trình hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Qua hơn 7 năm hoạt động, công ty đã từng bước khẳng định mình trên thương trường, giữ vững được vị thế của mình trên thị trường và việc đẩy mạnh công tác kế toán chi phí, tiêu thụ cũng như xác định đúng kết quả kinh doanh là vấn đề có ý nghĩa rất thiết thực. Điều đó không những sẽ giúp cho nhà quản lý đưa ra những phương thức tiêu thụ hàng hóa hữu hiệu, bảo toàn vốn, đẩy nhanh vòng quay vốn, đem đến cho doanh nghiệp hiệu quả kinh tế cao nhất mà còn giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường cạnh tranh. Với nhận thức trên và qua thời gian thực tập tại công ty, em quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài sau: “Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long”. Nội dung đề tài tập trung nghiên cứu công tác kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh (kết quả tiêu thụ) theo hình thức Nhật ký chung tại công ty. Trên cơ sở đó đề ra những kiến nghị giúp hoàn thiện hệ thống kế toán này để công ty có thể kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, quá trình tiêu thụ hàng hóa và phản ánh chính xác, kịp thời kết quả tiêu thụ giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Báo cáo gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long. Chương 2: Thực trạng về kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long. Chương 3: Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long. Do thời gian thực tập, cơ hôi tiếp xúc với thực tế và kiến thức có hạn nên đề tài của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những nhận xét và ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, đặc biệt là sự chỉ bảo của PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quang cũng như ý kiến của các cô chú, anh chị trong công ty để đề tài có giá trị thực tiễn cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 1.1.1. Các giai đoạn phát triển Cùng với sự phát triển của nền kinh tế là sự ra đời của hàng loạt các Công ty với quy mô vừa và nhỏ, gọn nhẹ, năng động tìm kiếm thị trường còn bỏ ngỏ, bổ xung thêm vào phần thị trường còn đang thu được lợi nhuận. Nắm bắt được nhu cầu thị trường và được sự cho phép của Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội, Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long được thành lập dưới hình thức là công ty trách nhiêm hữu hạn một thành viên,vào tháng 7 năm 2000. Trụ sở của Công ty đặt tại: 93 Cầu Giấy – Hà Nội. Là Công ty mới, thời gian hoạt động chưa nhiều nhưng Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long đã có nhiều thay đổi theo hướng thích nghi với yêu cầu của thị trường. Năm 2000 Công ty mới bắt đầu đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động kinh doanh vật liệu và thiết bị hàn cắt kim loại. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò. Năm 2001 – đầu năm 2002 Công ty thử nghiệm kinh doanh về thiết bị y tế. Đây là những ngành kinh tế đang được nhiều người quan tâm, nhưng kết quả thu được không cao do giai đoạn này công ty mới gia nhập vào thị trường, chưa có được vị thế ổn định cũng như chưa có nhiều kinh nghiệm để chiếm lĩnh thị trường. Giai đoạn này mang tính chất tìm kiếm thị trường mục tiêu và là cơ sở cho việc lập chiến lược kinh doanh. Từ cuối năm 2002 – năm 2003 Công ty hoạt động đã có phần ổn định chiếm lĩnh thị trường nhiều ở mảng kinh doanh vật liệu và thiết bị hàn cắt kim loại. Đây là thời kỳ phát triển mạnh mẽ, kinh doanh đi vào ổn định với doanh thu tăng nhanh mang lại lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. Từ năm 2003 đến năm 2007 là thời kỳ tăng trưởng mạnh nhất của công ty, thị trường ngày càng được mở rộng và ổn định. Công ty đã có những khách hàng quan trọng, đã cung cấp nguồn vật liệu cho rất nhiều công trình lớn. Trong những năm qua, Công ty tiếp tục phát huy mảng kinh doanh vật liệu và thiết bị hàn cắt kim loại đồng thời mở rộng sang một số mảng kinh doanh khác nhằm tìm kiếm và mở rộng thị trường như kinh doanh thiết bị điện, thiết bị gia công vật liệu… Công ty cũng không ngại ngần việc quay lại khai thác mảng kinh doanh thiết bị y tế do phát hiện khả năng phát triển của mặt hàng này trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện tại. Hiện nay, công ty đang rất tích cực trong việc nghiên cứu nhu cầu thị trường để có thể mở rộng hơn nữa hoạt động kinh doanh của mình và mong muốn khẳng định vị thế của mình trên thị trường. 1.1.2. Các chỉ tiêu tài chính của công ty Trong điều kiện tài chính chung của các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay hầu như đơn vị nào cũng thiếu vốn kinh doanh. Công ty Litech cũng nằm trong tình trạng đó nên phải thường xuyên vay vốn ngân hàng để kinh doanh. Khi thành lập Công ty có tổng số vốn kinh doanh là 1 tỷ đồng, đến nay số vốn của Công ty là 2 tỷ đồng, doanh số năm 2007 đạt hơn 7.5 tỷ đồng, để đảm bảo mức doanh số trên Công ty đã nỗ lực huy động các nguồn vốn khác nhau như huy động vốn chủ sở hữu, vay ngân hàng, mua trả chậm nhà cung ứng. Là một doanh nghiệp thương mại có quy mô vừa và nhỏ nên doanh nghiệp có điểm bất lợi là nguồn vốn kinh doanh ít, do đó khả năng quay vòng vốn đối với doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Bên cạnh đó việc biết tận dụng đòn bẩy tài chính trong kinh doanh sẽ tạo lợi thế đối với doanh nghiệp. Bảng 1. Các chỉ tiêu tài chính của Công ty Đơn vị: nghìn đồng Chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tốc độ tăng so với năm 2005 2006 2007 1. Nguồn vốn 1.200.000 1.500.000 2.000.000 1,25 1,67 2. Tiền 563.500 362.300 3. Phải thu KH 3.417.800 3.981.100 4. Vay ngắn hạn 3.687.000 3.285.000 5. Phải trả NB 2.091.000 3.255.000 6. Lợi nhuận chưa PP 300.400 496.200 7. Doanh thu 3.000.000 4.315.000 7.500.000 1,44 2,5 8. Giá vốn 2.230.000 3.303.000 5.763.000 1,48 2.58 9. Chi phí bán hàng - - - 10. CP quản lý DN 380.000 456.000 825.000 1,2 2,17 11. LN từ HĐTC (258.500) (237.500) (218.000) a. DTHĐTC 9.700 7.500 5.200 b. CPHĐTC 268.200 245.000 223.200 12. LN khác 46.000 85.000 - a. Thu khác 46.000 85.000 - b. Chi khác - - - 13. Tổng LNTT 177.500 391.500 694.000 2,2 3,9 14. Thuế TNDN 49.700 109.620 194.320 15. LN sau thuế 127.800 281.880 499.680 Từ biểu 1 cho thấy: Năm 2006 so với năm 2005 tăng 1.25 lần, năm 2007 so với năm 2005 tăng 1.67 lần. Như vậy , tốc độ tăng vốn chủ sở hữu qua các năm so với năm 2005 là tương đối cao, điều này chứng tỏ Công ty đang ngày càng phát triển, đặc biệt trong những năm gần đây Công ty đã có những phát triển mạnh đáng kể. Trong giai đoạn đầu mới tham gia vào thị trường, từ năm 2000 đến năm 2005, số vốn kinh doanh của doanh nghiệp hầu như không tăng nhiều, sau 5 năm hoạt động số vốn kinh doanh chỉ tăng 200 triệu đồng so với khi mới thành lập (khi mới thành lập doanh nghiệp có số vốn kinh doanh là 1 tỷ đồng, vốn kinh doanh của doanh nghiệp năm 2005 là 1,2 tỷ đồng). Điều đó cho thấy, trong giai đoạn đầu doanh nghiệp không chú trọng việc mở rộng quy mô kinh doanh mà chỉ tập trung cho việc tìm kiếm thị trường và từng bước ổn định vị thế trên thị trường. Trong những năm tiếp theo, từ năm 2005 đến năm 2007, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp tăng nhanh một cách đáng kể, điều đó cho thấy hiện nay doanh nghiệp rất chú trọng vào việc mở rộng quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Hiện nay nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp đã tăng gấp 2 lần so với khi mới thành lập. Đó là do doanh nghiệp luôn tim tòi những thị trường mới đã đem lại kết quả kinh doanh cao, đây là cơ sở để doanh nghiệp quyết định tăng nguồn vốn kinh doanh, mở rộng quy mô kinh doanh. Từ các chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh của Công ty qua các năm 2005, 2006, 2007 như trên nhìn chung cho ta thấy các chỉ tiêu tài chính trên báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty có xu hướng tăng mạnh qua các năm, điều đó hoàn toàn phù hợp với việc doanh nghiệp đang mở rộng quy mô kinh doanh trong những năm gần đây. Doanh thu bán hàng của Công ty ngày một tăng cao với một tỷ lệ đáng kể, doanh thu năm 2006 tăng 1,44 lần so với doanh thu của năm 2005 và doanh thu năm 2007 tăng 2,5 lần so với năm 2005. Doanh thu bán hàng là nguồn lợi nhuận chủ yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong lĩnh vực thương mại và đối với Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long cũng không phải là một ngoại lệ. Đây là một sự tăng trưởng rất mạnh cho thấy Công ty làm ăn rất thuận lợi. Qua biểu trên, ta thấy nguồn vốn chủ sở hữu năm 2007 của Công ty chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng nguồn vốn (chỉ vào khoảng 21% - 24%), tức là mức độ độc lập về tài chính của Công ty chưa cao, điều này chứng tỏ để đảm bảo hoạt động kinh doanh tốt Công ty chủ yếu dựa vào nguồn vốn từ bên ngoài là chính (chiếm 76% - 79%). Mặt khác, công nợ phải thu và phải trả đều ở mức cao, Công ty chiếm dụng vốn của khách hàng tương đối lớn (3.255.000 nghìn đồng) nhưng lại cũng để khách hàng chiếm dụng lại số vốn không nhỏ (3.981.100 nghìn đồng). Đây là điều khó tránh khỏi đối với bất kỳ một doanh nghiệp vừa và nhỏ nào, đặc biệt là với các doanh nghiệp mới được thành lập, có thời gian hoạt động chưa nhiều. 1.2 Tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hạch toán độc lập. 1.2.1. Chức năng Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, đây là một lĩnh vực kinh tế không thể thiếu của nền kinh tế thị trường hiện nay. Với việc chuyên môn hóa sâu sắc trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện nay, mỗi khâu của quá trình sản xuất kinh doanh không còn là do một bộ phận hay phòng ban của một công ty đảm nhiệm mà có thể là do một doanh nghiệp khác đảm nhiệm, mỗi khâu đó có thể được khai thác thành một lĩnh vực kinh doanh mới, đặc biệt là khâu tiêu thụ hàng hóa. Hoạt động của công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long góp phần vào quá trình lưu thông và tiêu thụ hàng hóa, đó là một khâu quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. Hoạt động của công ty không những góp phần vào mạng lưới phân phối và lưu thông hàng hóa, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh trong nước phát triển đồng thời góp phần phát triển lĩnh vực mới là lĩnh vực kinh doanh thương mại. Đây là một lĩnh vực kinh doanh mới được phát triển trong những năm gần đây. Công ty có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối với khoản nợ trong phạm vi số vốn của Công ty. Hàng năm từ hoạt động của mình, công ty cũng góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế của đất nước và đồng thời đóng góp vào ngân sách nhà nước. 1.2.2. Nhiệm vụ Chủ động xây dựng kế hoạch kinh doanh và các mặt hàng hoạt động khác của đơn vị, sử dụng hợp lý lao động. Thực hiện nghiêm túc chế độ hạch toán kế toán nhằm sử dụng hợp lý tài sản vật tư và vốn đảm bảo hoạt động hiệu quả cao, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà Nước, bảo toàn và phát triển vốn. Chấp hành các chính sách, chế độ và pháp luật của Nhà Nước, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước và các bạn hàng. Thực hiện các chính sách, chế độ về tiền lương, bảo hiểm xã hội đối với cán bộ nhân viên trong Công ty. 1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên kết quả cuối cùng là lợi nhuận. Để đạt được lợi nhuận mong muốn Công ty xây dựng bộ máy quản lý điều hành theo hình thức tập trung: * Ban gi¸m ®èc Gồm Tổng Giám Đốc và 02 Phó Tổng Giám Đốc. Đứng đầu Công ty là Tổng Giám Đốc quản lý và điều hành Công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật, hội đồng quản trị và các cổ đông. Hai Phó Tổng Giám Đốc là người giúp việc cho Tổng Giám Đốc điều hành Công ty và thực hiện các chức năng quản lý trong lĩnh vực được giao. Một Phó Tổng Giám Đốc phụ trách hoạt động sản xuất kinh doanh và một Phó Tổng Giám Đốc chịu trách nhiệm Tổ chức hành chính và kế hoạch. * Các phòng ban thuộc công ty Là một doanh nghiệp nhỏ nên cơ cấu tổ chức các phòng ban của công ty tương đối gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ hệ thống các phòng ban chức năng cần thiết cho hoạt động của công ty. Các phòng ban thuộc công ty bao gồm 6 phòng, mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ riêng, được thể hiện trong yêu cầu về công việc của mỗi phòng. Dưới sự điều hành của Tổng giám đốc và hai Phó Tổng giám đốc, hệ thống phòng ban chức năng của công ty luôn thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, góp phần ổn định hoạt động và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Phó tổng giám đốc Phụ trách TCHC&KH Phó tổng giám đốc Phụ trách HĐSXKD Phòng kế hoạch Phòng marketing Tổng giám đốc Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng kinh doanh XNK Sơ đồ 1. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty *Phòng tổ chức hành chính Quản lý vấn để nhân sự của Công ty, tổ chức và sắp xếp các cuộc họp, cuộc hẹn cho Ban Giám Đốc. Theo dõi việc thực hiện nội quy của cán bộ, công nhân viên trong Công ty. * phòng kế toán Quản lý tài chính của Công ty, báo cáo thường xuyên kết quả hoạt động kinh doanh cho Công ty, giúp Công ty kịp thời điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho phù hợp. Lập kế hoạch tài chính của Công ty, thống kê số liệu, ghi chép sổ sách, đảm bảo thông tin kịp thời, chính xác. * Phòng kế hoạch Có nhiệm vụ hoạch định kế hoạch kinh doanh của Công ty để Giám Đốc xem xét tham khảo và đưa ra quyết định kinh doanh. Viêc lập kế hoạch có vai trò vô cùng quan trọng và không thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, đặc biệt là với một doanh nghiệp thương mại luôn luôn phải có những dự kiến để thích nghi với nhu cầu thị trường. * Phòng kinh doanh Thực hiện xuất nhập kho hàng hóa, thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa trong nước. Đây là bộ phận trực tiếp thực hiện chức năng của công ty, đó là lưu chuyển hàng hóa, thực hiện mua hàng hóa của nhà cung cấp và bán hàng cho khách hàng. Đây là bộ phận có khả năng tạo được uy tin của công ty đối với khách hàng. * Phòng Marketing Tìm hiểu thị hiếu, nhu cầu của thị trường và tiếp xúc với khách hàng, mở rộng tìm kiếm thị trường. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường như hiện nay thì đây là bộ phận không thể thiếu nhất là đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại. Việc nghiên cứu nhu cầu thị trường và xác định chiến lược kinh doanh của có tính chất quyết định đối với sự phát triển của công ty. * Hệ thống kho Nhiệm vụ của hệ thống kho là đảm bảo an toàn nguyên vẹn, dễ bốc dỡ, gọn gàng hàng hóa trong kho. Xuất nhập đúng, đủ về số lượng, chất lượng hàng hóa, kiểm tra tình trạng kho hàng để kịp thời sửa chữa, tránh tình trạng thất thoát, hư hỏng hàng hóa. Thực hiện đúng chế độ sổ sách, báo cáo kế toán, chế độ xuất nhập hàng. Báo cáo về số lượng tồn của từng mặt hàng để có kế hoạch dự trữ hàng hóa hợp lý. Đây là bộ phận lưu trữ và bảo quản hàng hóa của công ty, cần phải chú trọng đối với các hoạt động của kho này để đảm bảo về chất lượng cũng như số lượng hàng hóa của công ty, hầu hết tài sản của công ty tập trung tại đây. 1.3. Đặc điểm tổ chức KD của Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long Để tồn tại được như hiện nay Công ty đã không ngừng tìm kiếm, thay thế những ngành hàng khác nhau và không ngừng tổ chức các hoạt động nghiên cứu thị trường nhằm tìm kiếm thị trường và các khách hàng tiềm năng. Hiện nay, mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là thiết bị y tế, thiết bị và vật liệu hàn cắt kim loại. Nhìn chung, thiết bị và vật liệu hàn cắt kim loại là mặt hàng có thị trường tương đối ổn định về sản lượng và khách hàng. Đây là mảng kinh doanh đã được xây dựng và đầu tư ngay từ những ngày đầu công ty mới thành lập. Sơ đồ 2. Quy trình tiêu thụ thiết bị và vật liệu hàn cắt kim loại Tiêu thụ Dự trữ Mua hàng Thiết bị y tế phục vụ cho ngành y tế là rất phổ biến và đa dạng các loại mặt hàng, nhu cầu sử dụng rất cao và đối thủ cạnh tranh lớn, mặt khác, thiết bị y tế lại là một thị trường mới của Công ty nên việc xác định nhu cầu và đối tượng sử dụng là khâu quan trọng. Đây là một thị trường tiềm năng đã được công ty nghiên cứu và đầu tư từ những năm đầu mới hoạt động (2001-2002) nhưng chưa mang lại hiệu quả cao. Hiện nay, công ty lại đưa ra quyết định quay trở lại với mặt hàng này. Qua những nghiên cứu của công ty về nhu cầu thị trường hiện nay thì thiết bị y tế là mặt hàng có khả năng phát triển được trong những năm tới và sẽ mang lại được lợi nhuận cao cho công ty. Vì vậy, hiện nay công ty đang có những đầu tư kinh doanh mặt hàng này bên cạnh việc tiếp tục khai thác mảng hàng hóa truyền thống của công ty là vật liệu và thiết bị hàn cắt kim loại. Sơ đồ 3. Quy trình tiêu thụ thiết bị y tế Tìm hiểu thị trường Phân vùng thị trường Lựa chọn nhà cung cấp Đặt hàng Nhập hàng Chạy thử Tìm kiếm nhà cung cấp Tìm kiếm khách hàng Tiêu thụ Lựa chọn khách hàng Nhìn chung hoạt động của Công ty phát triển khá mạnh, tốc độ tăng trưởng khá cao, đó là nỗ lực phấn đấu của toàn bộ cán bộ công nhân viên của Công ty đã không ngừng tìm kiếm các bạn hàng, liên tục tự học hỏi, nâng cao trình độ, tiếp thu kiến thức mới, tiếp cận nhanh chóng với khoa học, kỹ thuật hiện đại, làm việc có nguyên tắc và hiệu quả cao. Với từng giai đoạn khác nhau, chiến lược kinh doanh của Công ty thay đổi, mặt hàng kinh doanh thay đổi đem lại doanh số ngày một tăng cho Công ty. Điều này chứng tỏ chiến lược kinh doanh mà ban lãnh đạo Công ty đưa ra là hoàn toàn hợp lý, phù hợp với tình hình và nhu cầu của thị trường 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long Dưới sự điều hành của Tổng Giám đốc Công ty, phòng kế toán thực hiện giúp việc, tham mưu, tổ chức thực hiện chức năng nhiệm vụ như sau: * Chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê theo đúng các quy định hiện hành của Nhà Nước: Ghi chép đầy đủ chứng từ ban đầu, cập nhật sổ sách kế toán, phản ánh đầy đủ, trung thực, chính xác, khách quan để giúp Giám đốc chỉ đạo hạch toán chi phí kinh doanh của Công ty. Kết thúc niên độ kế toán tài chính, phòng tài chính phải nộp các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị đúng theo yêu cầu hiện hành. Kiểm tra, kiểm soát trong hoạt động của Công ty. Theo dõi hợp đồng kinh tế, nắm chắc phần tài chính, công nợ của khách hàng đối với Công ty và công nợ của Công ty với khách hàng để ổn định nguồn vốn kinh doanh. Kết hợp với phòng kế hoạch và phòng tổ chức-hành chính thu hồi công nợ theo các hợp đồng đã ký kết. Sơ đồ 4. Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán hàng hóa Kế toán tiền lương Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ Thủ quỹ Kho hàng * Nhiệm vụ từng phần hành kế toán trong phòng kế toán + Kế toán trưởng Phụ trách chung về tài chính kế toán, cân đối thu chi, bảo toàn vốn và nguồn vốn của Công ty. Đồng thời theo dõi tình hình thanh toán, theo dõi số dư các tài khoản của Công ty. Hàng tháng hạch toán lãi, lỗ trong hoạt động của Công ty, cuối tháng vào sổ cái của Công ty, và cuối niên độ phải lập các báo cáo theo quy định hiện hành, bao gồm: Bảng cân đối kế toán. Báo cáo kết quả kinh doanh. Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà Nước. Quyết toán thuế với cơ quan thuế. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Lập các báo cáo quyết toán và duyệt quyết toán theo quy định. Lập báo cáo quản trị nộp cấp trên. + Kế toán hàng hóa – Kế toán tiền lương Theo dõi tình hình tiêu thụ và tính giá thành hàng hóa tiêu thụ trong kỳ (chi tiết theo từng loại hàng hóa), đồng thời theo dõi số thuế phải nộp Ngân sách và hàng tháng phải làm các công viêc sau: Lập báo cáo thuế nộp cơ quan thuế. Ghi sổ chi tiết, tổng hợp nhập – xuất, giá thành hàng hóa tiêu thụ. Đối chiếu số liệu với kho hàng. Tính lương hành chính, lương làm thêm giờ và BHXH. Lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Cuối năm phải lập báo cáo tổng hợp về các phần: Nhập xuất tồn hàng hóa, giá vốn hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Thuế GTGT còn phải nộp Ngân sách. Lên báo cáo tiền lương và BHXH. Lên báo cáo thu nhập của CNV. + Kế toán tổng hợp Tập hợp chi phí phát sinh hàng tháng, theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Hàng tháng vào sổ chi tiết chi phí kinh doanh, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi và đối chiếu số dư với thủ quỹ. Cuối năm lập báo cáo tổng hợp: Lên cân đối phát sinh. Báo cáo tổng hợp chi phí phát sinh năm. Báo cáo số dư tiền mặt, tiền gửi. + Thủ quỹ - Kế toán tài sản cố định Thủ quỹ hàng tuần lên báo cáo quỹ. Kế toán tài sản cố định theo dõi tình hình tăng giảm tài sản, hàng tháng tính khấu hao và phân bổ khấu hao theo bộ phận sử dụng. Để đảm bảo đúng thời gian nộp báo cáo cấp trên thì các khâu trong phòng kế toán phải hoàn thành trước ngày 08 tháng sau để kế toán tổng hợp lên cân đối phát sinh và lập báo cáo cấp trên đúng thời gian quy định. 1.4.2. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, hạch toán độc lập. Vì vậy, kế toán Công ty lựa chọn hình thức “Nhật ký chung” để hạch toán và sử dụng hệ thống tài khoản theo nghị quyết số 144/2001/QĐ-BTC. Các tài khoản Công ty sử dụng chủ yếu là: Tài khoản phản ánh tài sản lưu động: 111, 112, 144, 131, 156. Tài khoản phản ánh TSCĐ: 211, 214, 242. Tài khoản phản ánh nguồn vốn: 411, 415, 421. Tài khoản phản ánh công nợ: 311, 331, 333, 334. Tài khoản phản ánh doanh thu: 511, 515. Tài khoản phản ánh chi phí, giá vốn: 632, 641, 642. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh: 911. Ban đầu sổ sách kế toán được ghi chép chủ yếu bằng tay, các loại sổ được sử dụng ở Công ty gồm có: Sổ nhật ký chung. Các loại sổ kế toán chi tiết như: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi, sổ chi tiết vật liệu hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán, các sổ chi tiết khác. Sổ kho, phiếu xuất nhập kho… Các bảng tổng hợp, bảng phân bổ, bảng tính lương và phụ cấp. Sổ cái. Hệ thống chứng từ được doanh nghiệp sử dụng đầy đủ và đúng theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Một số loại thường được sử dụng nhiều như mẫu hợp đồng kinh tế, mẫu hóa đơn bán hàng, mẫu phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho hàng hoá… Hiện nay, công tác kế toán ở Công ty đã được hiện đại hóa bằng máy tính nhưng kế toán Công ty vẫn dùng song song cả hai hệ thống sổ: vừa theo dõi bằng máy và vừa ghi chép bằng tay. Về việc hạch toán hàng tồn kho: Mặt hàng kinh doanh của Công ty không nhiều, chủ yếu là hàng đơn khác loại, dễ kiểm tra khi nhập xuất, vì vậy, hàng tồn kho được phản ánh theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Sơ đồ 5. Trình tự hạch toán (Hình thức Nhật ký chung) Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp, bảng phân bổ Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ). Ghi cuối tháng. Đối chiếu, kiểm tra. Chương 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG 2.1. Đặc điểm chi phí, doanh thu tại công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long * Phương thức bán hàng Do đặc điểm hàng hóa của công ty là các loại máy hàn cắt công nghiệp, các thiết bị y tế có kích thước cũng như giá trị lớn đồng thời công ty cũng kinh doanh các loại vật liệu hàn cắt, do đó hình thức bán hàng của công ty mang những đặc điểm rất riêng. Công ty thường tiến hành bán hàng theo hợp đồng và việc giao nhận hàng hóa đều được thực hiện thông qua hệ thống kho. Hàng hóa của công ty chủ yếu là hàng nhập khẩu, phải qua quá trình kiểm tra chất lượng rất chặt chẽ rồi mới được nhập kho, do đó chất lượng hàng hóa bán ra luôn được đảm bảo. Công ty có một quầy hàng riêng, tại đây, hàng hóa được bày với đầy đủ chủng loại nhưng đó chỉ là hàng mẫu. Khách hàng có nhu cầu liên hệ tại quầy hàng, xem các mẫu hàng có tại cửa hàng. Nếu đồng ý mua hàng thì bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập hợp đồng ghi rõ những thỏa thuận với khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, căn cứ vào hợp đồng này để tiến hành làm thủ tục xuất kho hàng hóa. Sau đó, thủ kho xuất kho hàng hóa để giao cho nhân viên phụ trách giao hàng, đồng thời kế toán hàng hóa lập hóa đơn bán hàng. Sau khi giao hàng cho khách hàng, nhân viên giao hàng giao hóa đơn cho khách hàng và mang biên bản giao nhận hàng cùng liên 3 của phiếu xuất kho nộp lại cho phòng kế toán để kế toán làm căn cứ ghi sổ. * Đặc điểm chi phí Công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long là một doanh nghiệp nhỏ hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên chi phí kinh doanh của công ty không có chi sản xuất mà chỉ bao gồm: Giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các chi phí khác phát sinh trong quá trình kinh doanh, trong đó quan trọng nhất là giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán gần như chiếm đến 93% tổng chi phí của công ty. * Đặc điểm doanh thu Là một doanh nghiệp nhỏ hoạt động thương mại nên hoạt động chính của doanh nghiệp là hoạt động bán hàng. Do đó, doanh thu của doanh nghiệp chủ yếu là doanh thu thu từ hoạt động bán hàng. Ngoài ra, doanh nghiệp không có khoản thu nào khác để mang lại lợi nhuận. 2.2. Kế toán chi phí 2.2.1. Kế toán giá vốn hàng bán Hàng hóa của công ty Litech chủ yếu là nhập khẩu, giá tính theo lô hàng khá ổn định, để thuận lợi cho việc quản lý kho hàng cũng như đảm bảo chất lượng hàn hóa nên công ty thực hiện tính giá theo phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO). Hàng hóa xuất bán đều được ghi chép và phản ánh vào các chứng từ phù hợp. Từ đó được phân loại và hạch toán vào sổ sách có liên quan. Các chứng từ được sử dụng để hạch toán giá vốn hàng bán bao gồm: Hợp đồng bán hàng. Phiếu xuất kho. Biên bản giao nhận hàng hóa. Hóa đơn GTGT. Kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và phương pháp tinh giá Nhập trước-Xuất trước để tính giá hàng xuất kho. Cuối tháng kế toán sẽ lập bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn để theo dõi cả về mặt giá trị lẫn hiện vật. Kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn kho hàng hóa để xác định giá vốn của số hàng hóa đã xuất kho mang bán. Tài khoản sử dụng để hạch toán giá vốn là TK 632- Giá vốn hàng bán. TK 632 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết từng loại mặt hàng kinh doanh của công ty như sau: TK 6321: Máy hàn. TK 6322: Vật liệu hàn (gồm dây hàn, thuốc hàn, que hàn) TK 6323: Phụ kiện mỏ hàn. Tk 6324: Máy cắt. TK 6325: Thiết bị y tế. Để theo dõi giá vốn hàng bán, ngoài “bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn kho” của hàng hóa, kế toán còn sử dụng “sổ cái TK 632” và “sổ chi tiết TK 632”. Tại doanh nghiệp không có các nghiệp vụ xuất bán thẳng, không qua kho, mà mọi hàng hóa đều được nhập kho rồi mới được xuất bán cho khách hàng, do đó, mọi hàng hóa nhập vào và xuất bán đều được hạch toán trên TK 156. Chính vì vậy, số liệu trên bảng tổng hợp luôn khớp với thẻ kho do thủ kho mở, việc kiểm tra và đối chiếu với thủ kho chỉ là so sánh, đối chiếu giữa bảng tổng hợp với thẻ kho. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại không hạch toán chi phí mua hàng vào một tiểu khoản của TK 156 (như các doanh nghiệp khác hay dùng TK 1562) để phân bổ cho từng loại mặt hàng, mà cũng không theo dõi chi tiết và hay đưa vào từng tiểu khoản khác tương ứng với từng mặt hàng mà toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng đều được kế toán tổng hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là một điểm yếu cần khắc phục trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Khi có nghiệp vụ xuất kho bán hàng hóa, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan để nhập số liệu vào phân hệ nghiệp vụ và máy sẽ tự động tính giá vốn lên sổ chi tiết và sổ cái TK 632 và các loại sổ chi tiết khác như báo cáo bán hàng tổng hợp. Cùng lúc máy sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng loại hàng hóa nên luôn có sự đối chiếu giữa kế toán vật tư và kế toán tiêu thụ. Vì là doanh nghiệp thương mại nên giá vốn có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy, cần phải theo dõi chặt chẽ và xác định đúng giá vốn của hàng bán ra trong kỳ. Ví dụ: ngày 05/12/2007, công ty xuất bán theo hóa đơn số 0021485, cho công ty Lilama 69/1 (Bắc Ninh) một lô hàng gồm 20 máy hàn, với đơn giá bán chưa thuế là 45.125.250 đồng/chiếc, giá vốn 38.245.230 đồng/chiếc, và 15 tấn dây hàn với đơn giá bán chưa thuế là 37.120 đồng/kg, giá vốn 34.250 đồng/kg. Sau khi thỏa thuận với khách hàng, bộ phận kinh doanh tiến hành lập hợp đồng với khách hàng trong đó quy định rõ mọi thỏa thuận của cả hai bên về việc bán hàng. Mẫu hợp đồng được lập như sau: Mẫu 2.1. Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 245/HĐKT-LI - Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế….. - Căn cứ vào khả năng và nhu cầu các bên. Hôm nay, ngày 05 tháng 12 năm 2007 tại Hà Nội, chúng tôi gồm: ĐẠI DIỆN BÊN A - Tên doanh nghiệp: CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG. - ……….. ĐẠI DIỆN BÊN B - Tên doanh nghiệp: CÔNG TY LILAMA 69/3 - ………. Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch Bên A thỏa thuận cung cấp cho bên B những hàng hóa như sau: STT Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 01 02 Máy hàn Dây hàn 7 chiêc 10 tấn 45.125.250 37.120 315.876.750 371.200.000 Cộng Thuể GTGT (5%) Tổng giá trị hợp đồng 687.076.750 34.353.838 721.430.588 (Bằng chữ: bảy trăm hai mươi mốt triệu bốn trăm ba mươi nghìn lăm trăm tám mươi tám đồng) ……………………………….. Điều 5: Phương thức thanh toán Sau khi có biên bản bàn giao, bên B sẽ tiến hành kiểm định lại chất lượng lô hàng. Tối đa 15 ngày sau khi giao hàng, bên B sẽ chuyển biên bản kiểm nghiệm tới cho bên A. Nếu chất lượng lô hàng đảm bảo như trong hợp đồng thì bên B sẽ thanh toán tổng giá trị h._.