Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Doanh nghiệp tại Công ty cổ phân hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)

iêu cuối cùng cùng là lợi nhuận. Cạnh tranh nhằm mục đích tiêu cuối cùng là thu được lợi nhuận cao, điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm bắt kịp thời, chính xác và đầy đủ các thông tin trong và ngoài doanh nghiệp để khai thác tối đa tiềm năng sẵn có trong doanh nghiệp, tạo lợi nhuận có sự phát triển của bản thân mình. Để đáp ứng yêu cầu này, công cụ hữu hiệu nhất được sử dụng đó là kế toán. Kế toán (hạch toán kế toán) là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính, có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, tổ chức và toàn bộ nền kinh tế. Như vậy, kế toán giữ vị trí đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị doanh nghiệp. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một trong những nội dung lớn của kế toán. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận - kết quả hoạt động kinh doanh cuối cùng của chính doanh nghiệp. Vì vậy, những thông tin về chi phí luôn được các nhà quản trị quan tâm và phân tích. Để các khoản chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh là thấp nhất và lãi thu được cao nhất, doanh nghiệp luôn cố gắng cải tiến, hoàn thiện công tác kế toán chi phí trong đó có chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc hoạch toán đúng đắn chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - một trong những yếu tố cấu thành chi phí kinh doanh thương mại, kết hợp những kiến thức đã học ở nhà trường và nhận thức thực tế của bản thận, em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT)". Do thời gian tìm hiểu thực tế không nhiều, trình độ chuyên môn còn hạn chế, luận văn chắc chắn không tránh khỏi những khiếm khuyết về mặt nội dung và hình thức, rất mong được sự nhận xét, góp ý của các cô chú trong Công ty, các thầy cô giáo cùng toàn thể các bạn. Đề tài này hoàn thành với sự giúp đỡ của các anh chị phòng kế toán (Công ty HIPT), đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của co giao Nguyen Thi Van Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung luận văn này bao gồm: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí. Chương II: Thực trạng công tác chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT. Chương III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HITP. Chương I Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí. I. Lý luận cơ bản về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Khái niệm và vai trò của chi phí đối với doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn và thách thức. Muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải phấn đầu không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp tất yếu phải phát sinh chi phí, chúng rất đa dạng phức tạp và ảnh hưởng không nhỏ đến sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy phải hiểu chi phí doanh nghiệp là gì? Chi phí kinh doanh của DNTM là biểu hiện bằng tiền những hao chi phí về vật chất, về sức lao động và chi phí bằng tiền khác liên quan và phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động kinh doanh của DNTM, trong một thời kỳ nhất định, đồng thời được bù đắp từ doanh thu của DNTM trong thời kỳ đó. Chi phí kinh doanh thương mại là một trong những vấn đề quan trọng mà các nhà quản lý quan tâm. Nó bao gồm bộ phận chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Nhưng trong phạm vi luận văn này, em xin đi sâu nghiên cứu hai bộ phận của chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hoá và lao động vật hoá biểu hiện bằng tiền phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính các chi phí chung khác liên quan đến toàn doanh nghiệp. Về mặt bản chất, phần lớn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp không làm tăng thêm giá trị và giá sử dụng của hàng hoá mà chỉ có. Những chi phí trực tiếp sản xuất sản phẩm thì mới tạo nên giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá. Chi phí quảng cáo, chào hàng, hoa hồng bán hàng. Tuy nhiên còn một phần nhỏ chi phí bán hàng vẫn tạo ra giá trị sử dụng của sản phẩm. Người ta gọi đó là những chi phí có tính chất sản xuất trong lưu thông. Thuộc loại chi phí này bao gồm chi phí quản lý bao gói, vận chuyển. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí làm giảm lợi nhuận song chúng đóng vai trò quan trọng không thể thiếu được đối với doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất và mua bán hàng hoá, các hoạt động được diễn ra một cách trôi chảy, nhanh chóng là nhờ bộ phận quản lý doanh nghiệp. Hai bộ phận có linh hoạt, năng động thì chu kỳ sản xuất và tiêu thụ hàng hoá mới diễn ra nhanh, rút ngắn được khả năng quay vòng vốn từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh. Muốn sản xuất và tiêu thụ được nhiều sản phẩm liên thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống bán hàng phù hợp, có đội ngũ cán bộ quản lý tốt. Để xây dựng được đội ngũ cán bộ giỏi, hệ thống bán hàng phù hợp đòi hỏi các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để đầu tư. Do đó chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao NSLĐ, giúp doanh nghiệp tiêu thụ nhiều hàng hoá, thu về nhiều lợi nhuận hơn. Như ta đã biết, chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, song không vì thế mà ta cắt giảm hoặc bỏ qua các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sử dụng hợp lý các khoản chi phí sẽ biết tiết kiệm tối thiểu những chi phí không cần thiết mà vẫn đảm bảo được kế hoạch, nâng cao hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. 2. Nội dung, phạm vi của chi phí Căn cứ vào hiến pháp nước CHXHCN Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung theo nghị quyết số 51/2001/QH 10 ngày 25/12/2001 của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 10. Luật Quốc Hội nước CHXHCNVN số 09/2003/ QH ngày 17/6/2003 về thuyết thu nhập doanh nghiệp quy định: Các khoản chi phí hợp lý được trừ để tính thu nhập chịu thuế bao gồm: - Chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh. Mức tính khấu hao được căn cứ vào giá trị TSCĐ và thời gian trích khấu hao. Cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ có hiệu quả kinh tế cao được khấu hao nhanh nhưng tối đa không quá hai lần mức khấu hao theo chế độ để nhanh chóng đổi mới công nghệ. - Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá thực tế sử dụng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ liên quan đến doanh thu và thu nhập chịu thuế trong kỳ được tính theo mức tiêu hao hợp lý và giá thực tế xuất kho. - Tiền lương, tiền công, phụ cấp theo quy định của bộ luật lao động, tiền ăn giữa ca, trừ tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ hộ cá thể kinh doanh và thu nhập sáng lập viên Công ty không trực tiếp tham gia, điều hành sản xuất, kinh doanh . - Chi phí nghiên cứu khoan học, công nghệ, sáng kiến, cải tiến, y tế, đào tạo lao động theo chế độ quy định, tài trợ cho giáo dục. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại, sửa chữa TSCĐ, tiền thuê TSCĐ, kiểm toán, dịch vụ pháp lý, thiết kế, xác lập và bảo vệ nhãn hiệu hàng hoá, bảo hiểm tài sản, chi trả tiền sử dụng tài liệu kỹ thuật, bàng sáng chế, giấy phép công nghệ không thuộc TSCĐ, dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ mua ngoài khác. - Các khoản chi phí cho lao động nữ theo quy định của pháp luật, chi bảo hộ lao dộng hoặc trang phục, chi bảo vệ cơ sở kinh doanh, chi công tác phí, trích nộp quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế thuộc trách nhiệm của cơ sở kinh doanh sử dụng lao động, kinh phí công đoàn, chi phí hỗ trợi cho hoạt động của Đảng đoàn thể tại cơ sở kinh doanh, khoản trích nộp hình thành nguồn chi phí quản lý cho cấp trên và các quỹ của hiệp hội theo chế độ quy định. - Chi trả lãi tiền vay vốn của sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác, của các tổ chức kinh tế theo lãi suất thực tế, chi trả tiền vay của các đối tượng khác theo lãi suất thực tế khi ký kết hợp đồng vay, nhưng tối đa không quá 1.2 lần mức lãi suất cho vay của ngân hàng thương mại tại thời điểm này. - Trích các khoản dự phòng theo chế độ quy định. - Trợ cấp thôi việc cho người lao động. - Chi phí về tiêu thụ hàng hoá, dịch vụ. - Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ và các khoản chi phí khác được khống chế tối đa không quá 10% tổng số chi phí, đối với hoạt động thương nghiệp, tổng số chi phí để xác định mức khống chế bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra. - Các khoản thuế, phí, lệ phí, tiền thuê đất phải nộp có liên quan đến hoạt dộng sản xuất, kinh doanh hàng hoá , dịch vụ được tính vào Chi phí hợp lý. - Chi phí quản lý kinh doanh do công ty nước ngoài phân bổ cho cơ sở thường trú tại Việt Nam theo quy định của Chính phủ. - Chi phí mua hàng hoá, dịch vụ của tổ chức, cá nhân không kinh doanh không có hoá đơn chứng từ do Chính phủ quy định. Các khoản chi phí sau không được tính vào chi phí hợp lý: - Các khoản trích trước vào chi phí mà thực tế không chi. - Các khoản chi không có chứng từ hoặc chứng từ không hợp pháp. - Các khoản tiền phạt, các khoản chi không liên quan đến doanh thu tính từ thuế và thu nhập chịu thuế. - Các khoản chi do các nguồn vốn khác đài thọ. Quốc hội phải quy định nội dung, phạm vi chi phí bán háng và Chi phí quản lý doanh nghiệp để tránh tình trạng các Công ty khai báo sai sự thật về các khoản chi của mình, nhằm hạn chế sự gian lận trong kinh doanh, hạn chế được sự chi tiêu lãng phí. Công ty khi chi tiêu quá lớn so với thu nhập hoặc có những khoản chi tiêu không đúng mục đích đã xoá dấu vết bằng việc chi không chúng vào những khoản chi phí khác của Công ty, gây ra thiệt hại phi lý trong sổ sách kế toán. Để tránh bớt tình trạng gian lận trong kinh doanh và làm giảm tỷ lệ nạn tham ô, tham nhũng trong xã hội đòi hỏi Quốc hội phải quy định rõ ràng phạm vi về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2) Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý là một chỉ tiêu chất lượng quan trọng phản ánh trình độ tổ chức, quản lý kinh doanh. Đồng thời nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý chi phí phải tuân theo nguyên tắc tiết kiệm trên cơ sở đảm bảo nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh. Để phục vụ cho công tác quản lý, Chi phí bán hàng và Chi phí quản lý doanh nghiệp được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau. Đối với DNTM, có thể phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo những tiêu thức sau: 2.2.1) Phân loại theo nội dung kinh tế: a) Chi phí bán hàng bao gồm: - Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ tiền lương doanh nghiệp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản hàng hoá bao gồm: Lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp kém theo như phụ cấp khu vực, độc hại, trích bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn... - Chi phí vật liệu, bao bì: là những khoản chi phí mua vật liệu, bao bì để sử dụng cho việc bao gói, bảo quản hàng hoá, sản phẩm trong quá trình tiêu thụ vật liệu sửa chữa TSCĐ dùng cho hoạt động bán hàng. - Chi phí công cụ, đồ dùng: là những chi phí mua sắm công cụ, đồ dùng, sử dụng ở bộ phận bán háng. - Chi phí khấu háo TSCĐ: là giá trị hao mòn của TSCĐ dùng cho khâu bán hàng như nhà kho, cửa hàng, phương tiện bố dỡ, vận chuyển, phương tiện đo lường. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho người cung cấp về dịch vụ mua ngoài phục vụ cho quá trình bán hàng như chi phí thuê kho bãi, cửa hàng, chi phí thuê bốc dỡ, vận chuyển hàng hoá đi tiêu thụ, hoa hồng đại lý bán hàng, hoa hồng uỷ thác xuất khẩu, dịch vụ thông tin quảng cáo... - Chi phí bảo hành sản phẩm: là chi phí sửa chữa, thay thế sản phẩm bị hư hỏng trong thời hạn bảo hành. - Chi phí khác bằng tiền: là toàn bộ các chi phí ngoài các khoản mục trên như chi phí giao dịch giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng... b) Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả cho cán bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, các khoản phụ cấp, trích bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, kinh phí công đoàn. - Chi phí vật liệu quản lý: là toàn bộ những khoản chi phí mua vật liệu sử dụng cho công tác quản lý như văn phòng phẩm, vật liệu sửa chữa tài sản cố định... - Chi phí đồ dùng văn phòng; là chi phí về giá trị hao mòn của tài sản cố định dùng ở bộ phận quản lý và các tài sản khác sử dụng chung cho toàn doanh nghiệp. - Thuế, phí và lệ phí: là những khoản chi nộp thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác. - Chi phí dự phòng: là những khoản chi được lập dự phòng về giảm giá hàng tồn kho, phải thu khó đòi trong quá trình quản lý doanh nghiệp. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho người cung cấp dịch vụ để sử dụng cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp như tiền điện, nước, điện thoại, tiền thuê nhà, thuê sửa chữa tài sản cố định... - Chi phí khác bằng tiền: là các khoản chi phí khác phát sinh trong quá trình quản lý kinh doanh, quản lý chính ngoài các khoản chi trên như chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, chi đào tạo, bồi dưỡng... 2.2.2. Phân loại theo mối quan hệ khối lượng hoạt động. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được chia thành 3 loại sau: Biến phí (chi phí khả biến): là những khoản mục chi phí có quan hệ tỷ lệ thuận với biến động mức độ hoạt động. Biến phí khi tính cho một đơn vị thì nó ổn định, không thay đổi. Các chi phí thuộc biến phí như giá vốn của hàng hoá mua vào để bán lại, chi phí bao bì đóng gói, hoa hồng đại lý bán hàng, chi phí về hoạt động sửa chữa. - Định phí (chi phí bất biến): là những khoản chi phí không biến đổi khi mức độ hoạt động trong motọ phạm vi nhất định nào đó nhưng khi tính cho một đơn vị hoạt động thì định phí thay đổi. Khi mức độ hoạt động tăng thì định phí tính cho một đơn vị hoạt động giảm và ngược lại. Định phí bao gồm chi phí khấu hao, thuê tài sản, chi phí quảng cáo, chi phí lương, chi phí về đào tạo nhân viên nghiên cứu... - Chi phí hỗn hợp: là loại Chi phí mà bản thân nó bao gồm cả yếu tố định phí lẫn biến phí. ở mức độ hoạt động căn bản, Chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của chi phí, quá mức độ hoạt động đó nó lại thể hiện đặc điểm của biến phí. Chi phí hỗn hợp bao gồm: chi phí về điện, nước, sửa chữa TSCĐ, dịch vụ mua ngoài, bảo trì, điện thoại. 2.2.3. Phân loại theo bản chất kinh tế theo cách phân loại này, chi phí lao động bổ sung thêm vào những chi phí lao động của lĩnh vực sản xuất. Hay nói cách khác, nó là những hao phí lao động để trực tiếp hoàn thành quá trình sản xuất trong lĩnh vực lưu thông. Thuộc loại chi phí này bao gồm các loại sau: + Chi phí chọn lọc. Phân loại, bao gói sản phẩm: đó là những chi phí để hoàn thiện sản phẩm và nó được thực hiện trong lĩnh vực lưu thông. Chi phí này góp phần bảo vệ và nâng cao giá trị của hàng hoá. + Chi phí vận chuyển: bao gồm chi phí về lao động vật hoá (công cụ lao động, phương tiện vận chuyển) và lao động sống (trả lương cho lái xe, công nhân khuân vác) nhằm đưa hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất sang lĩnh vực tiêu dùng và khi đó giá trị sử dụng được thực hiện . - Chi phí thuần tuý: là những chi phí không làm tăng giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá mà nó chỉ làm thay đổi giá trị của hàng hoá như chi phí quảng cáo, tiếp thị... Loại chi phí này được bù đắp bởi bộ phận thu nhập cao tạo ra khi hoạt động thương mại thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá. Trên thực tế có rất nhiều cách phân loại chi phí nhưng dù phân loại theo cách nào đó chăng nữa thì mục đích cuối cùng là giúp cho kế toán ghi chép đầy đủ, chính xác các khoản mục chi phí đã bỏ ra và từ đó kiểm tra chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để có cơ sở tính toán chính xác kết quả kinh doanh. 3. Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán 3.1- Yêu cầu quản lý Chi phí bán hàng và chi phí doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, để quản lý chặt chẽ chi phí đòi hỏi phải quản lý theo từng khoản mục chi phí, phải tính đúng, tính đủ các chi phí phát sinh giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả kinh doanh. 3.2. Nhiệm vụ của kế toán. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời kỳ. Chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý có những nhiệm vụ sau: - Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong qúa trình kinh doanh, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của từng khoản chi phí, tình hình thực hiện kế hoạch và định mức chi phí. Kế toán phải mở sổ theo dõi chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng yếu tố, từng khoản mục và từng địa điểm phát sinh. - Cuối kỳ, kế toán phải kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá đã tiêu thu trong kỳ. Tuy nhiên, trong trường hợp đặc biệt, một số doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có doanh thu hoặc doanh thu ít không tương xứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì cuối cùng kỳ có thể kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK422 để chở kết chuyển sang kỳ sau khi đã có doanh thu hoặc doanh thu tương xứng. - Cung cấp số liệu cho việc kiểm tra, phân tích, đánh giá tình hình chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở doanh nghiệp. II. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành. 1. Kế toán chi phí bán hàng 1.1. Hạch toán ban đầu Kế toán chi phí bán hàng sử dụng các chứng từ sau: - Bảng thanh toán tiền lương. - Phiếu xuất vật tư, nguyên liệu, công cụ, dụng cụ. - Bảng tính khấu hao TSCĐ. - Hoá đơn GTGT của bên cung cấp dịch vụ, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi tiền mặt, chứng từ lập về các khoản trích bảo hành hàng hoá. - Các chứng từ khác có liên qua. 1.2. Tài khoản sử dụng. Để phản ánh các khoản chi phí bán hàng, kế toán sử dụng TK641 - chi phí bán hàng. Kết cấu: Nợ TK 641 có Tập hợp chi phí bán hàng phát sinh trong chu kỳ - Các khoản thu được ghi giảm chi phí bán hàng - Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng đã tiêu thụ. - Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho hàng còn lại Truyện kể 641 có 7 TK cấp 2 TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì. TK 6413: Chi phí công cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TS cố định TK 6415: Chi phí bảo hành. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí tiền khác. 1.3. Phương pháp kế toán. - Hàng tháng, khi tính tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc dỡ vận chuyển hàng hoá tiêu thụ, kế toán ghi. Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng. Có TK 334: Phải trả nhân viên - Khi trích lập các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định của nhân viên bán hàng ghi: Nợ TK 641 (6411): Chi phí bán hàng Có TK 338: Phải trả khác. - Khi xuất kho vật liệu sử dụng trong bán hàng ghi: Nợ TK 641 (6412): Chi phí bán hàng Có TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu Khi mua vật liệu sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng ghi : Nợ TK 641 (6412): Chi phí bán hàng Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào (nếu có) Có TK 111,112...: tiền mặt , tiển gửi Ngân hàng. - Khi xuất kho công cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận bán hàng. Nếu công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí bán hàng. Nợi TK 641 (6413): Chi phí bán hàng. Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ - Đối với công cụ, dụng cụ xuất dùng một lần có giá trị lớn phải phân bổ dần vào chi phí bán hàng có thể thực hiện theo hai phương pháp phân bổ sau: + Phân bổ hai lần. + Phân bổ nhiều lần. a) Trường hợp phân bổ hai lần: + Khi xuất công cụ, dụng cụ, căn cứ vào phiếu xuất kho, ghi : Nợ TK 142 (1412): chi phí trả trước. Có TK 153 : Công cụ, dụng cụ Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu (bằng 50% giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng) vào chi phí bàn hàng ghi : Nợ TK 641 (6413): Chi phí bán hàng Có TK 142 (1412): Chi phí trả trước Khi báo hỏng, báo mất hoặc hết thời gian sử dụng theo quy định, kế toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại của công cụ, dụng cụ vào chi phí bán hàng theo công thức: Số phân bổ lần hai = Giá trị công cụ bị hỏng - Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) - Khoản bồi thường vật chất (nếu có) 2 Kế toán ghi : Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu (Giá trị phế liệu thu hồi nếu có) Nợi Tk 138 : Phải thu khác (Số tiền bồi thường vật chất phải thu hồi đối với người làm hỏng, làm mất.) Nợ TK 641: (Số phân bổ lần hai cho các đối tượng sử dụng ) Có Tk 142 (1421): Chi phí trả trước. b. Trường hợp phân bổ nhiều lần + Khi xuất dùng công cụ, dụng cụ phải căn cứ vào giá trị thời gian và mức độ tham gia của chúng trong quá trình sử dụng để xác định số lần phải phân bổ và mức chi phí phân bổ mỗi lần từng loại công cụ, dụng cụ. Căn cứ để xác định mức chi phí phải phân bổ mỗi lần có thể là thời gian sử dụng hoặc lượng sản phẩm, dịch vụ mà công cụ tham gia kinh doanh trong từng kỳ hạch toán. Phương pháp hạch toán tương ứng trường hợp phân bổ nhiều lần, kế toán đều phải tuân theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí để đảm bảo tổng số chi phí phân bổ phù hợp với số chi phí đã phát sinh và đúng đối tượng chịu chi phí. - Trường hợp mua công cụ, dụng cụ sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng, nếu giá trị công cụ, dụng cụ không lớn thì ghi nhận toàn bộ vào chi phí bán hàng trong kỳ, ghi: Nợ TK 641 (6413) : Chi phí bán hàng. Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) Có TK 111,112.... - Nếu trị giá công cụ, dụng cụ lớn, kế toán phải phân bổ dần vào chi phí bán hàng của nhiều năm tài chính: Nợ TK 142 (1412): Chi phí trả trước. Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) Có TK 111,112.... + Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6413) : Chi phí bán hàng. Có TK 142 (1421): Chi phí trả trước. - Khi tính khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận bán hàng , kế toán ghi: Nợ TK 641 (6414) : Chi phí bán hàng. Có TK 214 : Hao mòn TSCĐ Đồng thời, ghi Nợ TK 009: Số khấu hao đã tính. - Khi phát sinh chi phí dịch vụ mua ngoài sử dụng ở bộ phận hàng như tiền điện, tiền nước, dịch vụ thông tin....kế toán ghi: Nợ TK 641 (6417) : Chi phí bán hàng. Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111 : Tiền Mặt Có TK 112 : Tiền gửi Ngân Hàng Có TK 331: Phải trả người bán - Khi phát sinh các khoản chi phí khác bằng tiền ở bộ phận bán hàng như chi phí giao dịch, giới thiệu sản phẩm, chi phí hội nghị khách hàng....kế toán ghi: Nợ TK 641 (6418) : Chi phí bán hàng. Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào (Nếu có) Có TK 111,112... - Nếu doanh nghiệp bán hàng theo phương thức giao đại lý thì khi thanh toán hoa hồng cho cơ sở đại lý, kế toán ghi: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng. Cớ TK 511: Doanh thu bán hàng. Hoặc Có Tk 111: Tiền mặt - Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, tiền lương nhân viên ghi phép, chi phí bảo hành sản phẩm ở bộ phận bán ghi: Nợ TK 641 (6417) : Chi phí bán hàng. Có TK 335 : Chi phí phải trả. - Chi phí hàng sản phẩm ỏ đơn vị không có bộ phận bảo hành độc lập, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6415) : Chi phí bảo hành sản phẩm Có TK 335: Chi phí trả trước. Hoặc Có TK 152 : Nguyên vật liệu Có TK 111: tiền mặt - Khi phát sinh chi phí bảo hành ở đơn vị có bộ phận bảo hành độc lập, kế toán ghi: Nợ TK 641 (6415) : Chi phí bảo hành sản phẩm Hoặc Có TK 335: Chi phí phải trả Có TK 111: tiền mặt Có TK 336 : Phải trả nội bộ - Xuất sản phẩm ra thay thế sản phẩm hỏng không sửa chữa được Nợ TK 641 (6415) : Chi phí bảo hành sản phẩm Có TK 156: Hàng Hoá - Các khoản thu được ghi giảm chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ các TK liên quan Có TK 641: Chi phí bán hàng - Cuối kỳ chi phí bán hàng được kết chuyển: +Đối với những doanh nghiệp có kỳ phát sinh chi phí phù hợp với kỳ ghi nhận thu nhập, chi phí bán hàng kết chuyển cho sản phẩm hàng hoá tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK 991 : Xác định kết quả Có TK 641 : Chi phí bán hàng. + Đối với doanh nghiệp có phân bổ chi phí bán hàng cho kỳ sau, kế toán ghi: Nợ TK 141 (1412) : Chi phí chờ kết chuyển Có TK : Chi phí bán hàng. 1.4 Sổ kế toán. Sổ kế toán dùng để ghi chép tổng hợp, chỉnh lý và hệ thống hoá các số liệu về nghiệp vụ kinh tế chứng từ gốc. Việc vận dụng hợp lý hình thức sổ kế toán sẽ phát huy được chức năng giám đốc của kế toán, cung cấp được đầy đủ, chính xác, kịp thời các chỉ tiêu cần thiết cho quản trị sản xuất kinh doanh, có khả năng đơn giản hóa, giảm nhẹ việc ghi chép, đối chiếu, nâng cao hiệu suất công tác kế toán. Kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng trong bốn hình thức kế toán sau: - Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức nhật ký chung - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký sổ cái Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, tập hợp chi phí, kế toán sử dụng các sổ sau: Nhậ ký sổ cái, Sổ chi tiết chi phí bán hàng. Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính * Đối với hình thức chứng từ ghi sổ. Kế toán chi phí bán hàng sử dụng các sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 641, Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng. Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Số (thẻ) chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính * Đối với hình thức nhật ký chung: Kế toán chi phí bán hàng sử dụng các sổ sau: Sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng, sổ cái TK 641. Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung. Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Số (thẻ) chi tiết Nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Nhật ký chung Sổ cái * Đối với hình thức nhật ký chứng từ. Kế toán chi phí bán hàng sử dụng các sổ sau: Sổ nhật ký chứng từ sổ 1, 2, 7, 8: bảng kê số 5; sổ cái TK 641; sổ chi tiết chi phí bán hàng. Trình từ ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký Sổ (thẻ) chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Báo cáo tài chính  2. Sơ đồ chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.1. Hạch toán ban đầu Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp đòi hỏi tất cả các khoản chi phí phát sinh phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ, hợp pháp. Các chứng từ kế toán sử dụng tuỳ thuộc vào mội dung các khoản mục chi phí. - Bảng tính lương, bảng chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng tính trích phân bổ. - Phiếu xuất kho, biên bản vật liệu dôi thừa, biên bản thanh lý các tài sản và các phế liệu thu hồi. - Bảng tính trích khấu hao TSCĐ, thẻ TSCĐ. - Các hoá đơn (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng). 2.2. Tài khoản sử dụng Để tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán thị trường sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. - Nội dung: TK642 được dùng để phản ánh các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ và tình hình phân bổ, kết chuyển các khoản chi phí đó. - Kết cấu TK 642 Tập hợp chi phí quản lý DN phát sinh trong kỳ. - Các khảon thu ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ. - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng còn lại. TK 642 được chi tiết thành 8 tài khoản cấp hai TK 6421: Chi phí nhân viên quan lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác 2.3. Phương pháp kế toán - Khi tính lương, các khoản phụ cấp trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kết toán ghi: Nợ TK 642 (6421) : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 334: Phải trả công nhân viên - Trích bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6421): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 338: Phải trả, phải nộp khác - Khi xuất vật liệu sử dụng ở bộ phận quản lý, nếu trị giá vật liệu không loén kế toán ghi nhận toàn bộ vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 (6422) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 152 (611): Nguyên liệu, vật liệu + Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí quản lí doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6422): Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 142 (1421): Chi phí trả trước - Trường hợp mua vật liệu sử dụng ngay ở bộ phận quản lý doanh nghiệp trị giá vật liệu không lớn, ghi: Nợ TK 642 (6422): chi phí quản lý Có TK 142 (1421): Chi phí trả trước - Khi xuất kho công cụ, dụng cụ, đồ dùng sử dụng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6423): Chi phí quản lý Có TK 153 (611): Công cụ, dụng cụ - Trường hợp xuất công cụ, dụng cụ với khối lượng lớn, giá trị lớn, được phân bổ nhiều lần có hai phương pháp thực hiện. + Phương pháp 1: Phương pháp phân bổ hai lần (phương pháp phân bổ 50%) Khi xuất dùng Nợ TK 142: Trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng xuất sử dụng Có TK 153 Khi phân bổ lần 1 Nợ TK 642 (6423) : 50% trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng Có TK 142 (1421) Khi công cụ, dụng cụ, đồ dùng được bảo hỏng, báo mất hoặc hết thời gian sử dụng theo quy định. Kết toán tiến hành phân bổ giá trị còn lại vào chi phí sản xuất kinh doanh theo công thưc sau: Giá trị công cụ, dụng cụ = Giá trị của công cụ, dụng cụ - Giá trị của phế liệu thu hồi hoặc các khoản bồi thường 2 Sau đó kế toán ghi: Nợ TK 642 : Giá trị phân bổ lần 2 Nợ TK 138, 111, 112: Số tiền bắt bồi thường hoặc bán phần phế liệu thu bằng tiền Nợ TK 152 : Phế liệu nhập kho Có TK 142 + Phương pháp 2: Phương pháp phân bổ nhiều lần Là phương pháp mà căn cứ vào giá trị, thời gian và mức độ._. sử dụng các công cụ, dụng cụ để chia thành nhiều phần bằng nhau. Khi xuất dung: Nợ TK 142 : Giá trị công cụ, dụng cụ xuất dùng. Có TK 153 Định kỳ, kế toán tiến hành phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 142 (1421): Chi phí trả trước Khi công cụ, dụng cụ hết thời gian sử dụng hoặc bị hỏng, mất nếu giá trị thu hòi (nếu có) mà nhỏ hơn giá trị phân bổ lần cuối: Nợ TK 152, 183, 111, 112 Có TK 142 Nếu giá trị thu hồi lớn hơn giá trị phân bổ lần cuối thì ngoài xử lý như bút trên, người ta phải ghi giảm cả chi phí quản lý. Nợ TK 152, 138, 111, 112 : Giá trị thu hồi Có TK 142 : Giá trị phân bổ lần cuối Có TK 642 : Phần chênh lệch - Khi tính khấu hao TSCĐ dùng ở bộ phận quản lý và TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ Tk 642 (6424) : Chi phí quản lý Có TK 214 : Hao mòn TSCĐ Đồng thời ghi: Nợ TK 009 : Tăng nguồn vốn khấu hao - Khi tính các khoản thuế phải nộp như thuế môn bài, thuế nhà đất, lệ phí cầu đường, chi phí bảo hiểm phương tiện, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6425) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 133 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Có 111 : Tiền mặt - Kế toán dự phòng phải thu khó đòi + Cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi). Kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chứa sử dụng thì số chênh lệch lớn hơn được hẹch toán vào chi phí, ghi: Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dư của khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hế, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi Có Tk 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi). + Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản phải thu khó đòi phải theo chế độ tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131: Phải thu của khác hàng Có TK 138 : Phải thu khác Đồng thời, ghi vào bên Nợ TK 004 "Nợ khó đòi đã xử lý" (Tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán) - Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài trả cho người cung cấp như tiền điện, nước, điện thoại....kế toán ghi: Nợ TK 642 (6427) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 : Phải trả người bán Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng - Trường hợp cơ sở kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6427) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 11, 112..... - Khi trích trước các khoản chi phí sửa chữa TSCĐ và tiền lương nhân viên nghỉ phép, kế toán ghi: Nợ TK 642 (6428) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 335 : Chi phí phải trả - Các khoản chi phí khác phát sinh bằng tiền như chi phí hội nghị, tiếp khác, đào tạo, bồi dưỡng, lãi vay, kế toán ghi: Nợ TK 624 (6428) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 111 : Tiền mặt Có TK 152 : Phế liệu thu hồi Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp - Cuối kỳ, chi phí quản lý doanh nghiệp được kết chuyển: + Đối với các doanh nghiệp phân bổ hết để xác định kết quả cho từng hoạt động kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 911 : Các đinh kết quả kinh doanh Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp + Đối với các doanh nghiệp có phân bổ cho kỳ sau, kế toán ghi: Nợ TK 142 (1422) : Chi phí trả trước Có TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp Sang kỳ, sau khi kết chuyên, kế toán ghi: Nợ TK 911 : Xác định kết quả Có TK 142 (1422) : Chi phí trả trước Như vậy, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí thời kỳ. Về nguyên tắc nó sẽ kết chuyển hết cho sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên trong trường hợp đặc biệt, một số doanh nghiệp có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có doanh thu hoặc doanh thu quá ít không tương xứng với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì cuối kỳ có thể kết chuyển toàn bộ hoặc một phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 1422 để chờ kết chuyển sang kỳ sau khi đã có doanh thu hoặc doanh thu tương xứng. Công thức phân bổ chi phí bán hàng (chi phí quản lý doanh nghiệp) như sau: CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn kho cuối kỳ = CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn kho đầu kỳ + + CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Trị giá HH đã bán trong kỳ Trị giá HH tồn khó cuối kỳ CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH đã bán trong kỳ = CPBH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn kho đầu kỳ + CPBH (CPQLDN) phát sinh trong kỳ - CPBHH (CPQLDN) phân bổ cho HH tồn cuố kỳ 2.4. Sổ kế toán. Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn hình hức kế toán phù hợp. Với mỗi mô hình kế toán (tập trung phân tán hay hỗn hợp) sử dụng các lợi sổ và trình tự ghi sổ khác nhau, kế toán doanh nghiệp có thể vận dụng một trong bốn hình thức kế toán sau: - Hình thức nhật ký sổ cái. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các sổ sau: Nhật ký sổ cái, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký - sổ cái. Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng gốc hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính - Hình thức chứng từ ghi sổ. - Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các sổ sau: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 642, sổ chi tiết chi phí quản lý. Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Số (thẻ) chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký TSCĐ Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Báo cáo tài chính - Hình thức nhật ký chung: Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các sổ: Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ cái TK642. Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung. Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ Số (thẻ) chi tiết Nhật ký chuyên dùng Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Nhật ký chung - Hình thức nhật ký chứng từ Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp sử dụng các sổ sau: Sổ nhật ký chứng từ 1. 2. 7, 8; bảng kê số 5; sổ cài TK 624; sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Trình tự ghi chép theo hình thức sổ kế toán: Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký Sổ (thẻ) chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp các chi tiết Báo cáo tài chính III. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hang, chi phí quản lý doanh nghiệp. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý. Kế toán (hạch toánkế toán) là bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý thông tin về hoạt động kinh tế tại chính diễn ra ở đơn vị, tổ chức và toàn bộ nền kinh tế. Số liệu kế toán tin cậy sẽ cho ta thấy bức tranh tổng hợp, toàn diện về tình hình, tình trạng tài chính của đơn vị. Cho nên mọi cấp lãnh đạo, mọi cơ quan và người quản lý đều sử dụng kế toán làm công cụ điều hàn, quản lý và kiểm soát hoạt động kế toán tài chính. Bằng phương pháp riêng, đặc thù như chứng từ hóa đơn, tài khoản kiểm kê đánh giá các số liệu, tài liệu do kế toán thu thập, xử lý và cung cấp không chi có giá trị kinh tế mà còn có giá trị pháp lý cao. Cùng với quá trình cải cách cơ chế quản lý kinh tế hệ thống kế toán Việt Nam đã được đổi mới về kế toán trong nền kinh tế thi trường đã được hình thành và phát triển. Khuôn khổ pháp lý về kế toán, chuẩn mực kế toán đã được tạo lập phù hợp với yêu cầu, năng lực quản lý và trình độ phát triển của đất nước. Đồng thời cũng vận dụng có chọn lọc các nguyên tắc chuẩn mực, thông lệ quốc tế về kế toán. Kế toán Việt Nam đã từng bước hội nhập với kế toán các nước trong khu vực và thế giới, góp phần tạo lợi nhuận có môi trường đầu tư ở Việt Nam. Hệ thống kế toán Việt Nam (hệ thống kế toán Nhà nước, hệ thống kế toán doanh nghiệp) đã và đang được xây dựng, kế toán đã góp phần tăng cường kỷ luật kinh tế tài chính quốc gia. Tuy nhiên trước yêu cầu đổi mới và phát triển kinh tế xã hội. Hệ thống kế toán Việt Nam và hoạt động kế toán trong toàn bộ nền kinh tế bộc lộ những yếu kém và bất cập. Quá trình đổi mới kế toán còn chậm; số liệu tài liệu kế toán còn chưa thực sự khách quan, độ tin cậy chưa cao, chưa là chỗ dựa vững chắc cho các quyết dịnh quản lý, chưa là công cụ sắc bén cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, vốn liếng hoạt động kinh tế, kế toán đã không ngăn chặn có hiệu quả các hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm kỷ luật tài chính, gian lận thương mại, vi phạm tài sản của Nhà nước (đặc biệt là trong hoàn thuế GTGT, trốn thuế, chi phí xây dựng cơ bản, chi tiêu ngân quỹ Nhà nước .....). Cá biệt có trường hợp đã thông đồng, sử dụng kế toán đê hợp thức hoá, hợp pháp hoá hoặc che dấu các hành vi vi phạm gian lận, tham ô, chiếm đoạt tài sản, công quỹ.... Với tư cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính trong nền kinh tế thị trường, mở cửa và hội nhập, kế toán cần tiếp tục hoàn thiện, phát triển. Việc hoàn thiện công tác kế toán phải được tiến hành toàn diện trên tất cả các nội dung của công việc kế toán. Là bộ phận quan trọng của kế toán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cũng nằm trong quá trình hoàn thiện đó. Hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách đúng đắn giúp cho công tác tính giá thành sản phẩm được tốt hơn, giảm thiểu những chi phí không cần thiết. Đồng thời, nó giúp cho hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách được tốt hơn. Phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, đám ứng đầu đủ thông tin và quá trình lưu chuyển hàng hoá nâng cao hiệu quả kinh doanh. Như vây, quá trình hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là nền tảng cho sự ổn định, tồn tại và phát triển. Nó đóng vai trò không thể thiếu được đối với mỗidn, đảm bảo cho doanh nghiệp lấy thu bù chi, có lãi, giúp doanh nghiệp đứng vững tên thị trường và không ngừng mở rộng quy mô hoạt động. 2. Nội dung hoàn thiện 2.1. Về hạch toán ban đầu Hạch toán ban đầu là việc ghi chép, phản ánh và giám đốc toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp, làm cơ sở cho việc hạch toán cổng hợp và hạch toán chi tiết. Hoàn thiện quá trình hạch toán ban đầu la sự hoàn thiện về hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển cua chứng từ. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán và báo cáo kế toán phải có chứng từ kế toán để chứng minh. Chứng từ kế toán tài chính là bằng chứng bằng giấy từ chứng minh hoạt động kinh tế tài chính đã diễn ra, đã kết thúc và hoàn thành. Để chứng từ kế toán là bằng chứng tin cậy, đầy đủ cho thông tin kế toán, đòi hỏi "các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ kế toán được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính". Đồng thời chứng từ kế toán có giá trị được dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán phải là chứng từ hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ có đầy đủ các nội dung quy định: tên gọi của chứng từ; số hiệu, ngày tháng và nơi lập chứng từ; tên và điạ chỉ của các bên liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, nội dung cơ bản của nghiệp vụ kinh tế, quy mô của nghiệp vụ kinh tế và các đơn vị đo lường cần thiết, đồng thời phải có đủ chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có trách nhiệm, có quyền liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ "được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, không tẩy xoá, không được viết tắt mà phải viết bằng bút mực và chữ phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo...."(khoản 2 và khoản 3 điều 19) Chức năng chứng từ có ý nghĩa to lơn như vậy trong công tác quản lý, do đó phải thường xuyên hàon thiện chế độ ghi chép ban đầu sao cho phù hợp để đáp ứng các yêu câu cả về nội dung lẫn hình thức. Vấn đề cơ bản cua hoàn thiện chứng từ là phải tiến hành đồng thời hai quá trình: tiêu chuẩn hoá và quy cách hoá các bản chứng từ. Các chỉ tiêu trong chứng từ cần rõ ràng, phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, số phatsinh các nghiệp vụ kinh tế phải cụ thể, chính xác trong chứng từ cần rõ ràng. Đơn giản hoá trong mẫu chứng từ, sắp xếp, bố trí lại cơ cấu, nội dung các chỉ tiêu thuận lợi cho việc ghi chép phù hợp với hiện nay cần cónhững kế hoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hướng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đầu cho tưng cá nhân, từng bọ phận giúp cho họ có kế hoạch cho việc tổ chức, chỉ đạo hướng dẫn thực hiện chế độ ghi chép ban đâu cho từng cá nhân, từng bộ phận giúp cho họ có kế hoạch chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, góp phần tăng năng suất lao động của cán bộ kế toán. Và cần áp dụng rộng rãi chứng từ nhiều lần và chứng từ tổng hợp giúp cho việc ghi chép, sử dụng đơn giản, giảm nhẹ công việc kế toán mà vẫn đảm bảo được quá trình cung cấp thông tin kịp thời và liên tục. Luân chuyển chứng từ kế toán là việc chuyên chứng từ từ bộ phân này đến bộ phận khác đê hoàn thiện và ghi sổ kế toán. Luân chuyển chứng từ bắt đầu từ khâu đầu tiên là lập chứng từ (tiếp nhận chứng từ từ bên ngoài) cho đến khâu cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng đơn vị quy định. Chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào các bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra và các minh là đúng thi mới dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bao gồm các bước sau. - Lập ra chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào chứng từ. - Kiểm tra, soát xét chứng từ, phê duyệt nội dung nghiệp vụ. - Căn cứ vào chứng từ để ghi sổ kế toán. - Bảo quản, lưu trữ chứng từ kế toán. Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ là việc xác định đường vận động cho các chứng từ sao cho giảm thấp nhất việc ghi chép kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và tiện lợi đối chiếu kiểm tra. Tuy theo đặc điểm của mỗi loại chứng từ, quy mô hoạt động, quá trình tổ chức kinh doanh, tổ chức quản lý và hình thức kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng, kế toán xây dựng kế hoạch luân chuyên chứng từ cho phù hợp. 2.2. Về vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán Phương pháp tài khoản kế toán là phương pháp của kế toán nhằm phân loại các đối tượng kế toán, để phản ánh và kiểm tra một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống số hiệu có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán. Để đáp ứng yêu cầu quản lý phù hợp với từng giai đoạn, từng thời kỳ trong việc cung cấp thông tin tổng hợp theo các chỉ tiêu, kế toán không chi dừng lại ở khâu hoàn thiện hạch toán ban đầu mà phải tiến hành vận dụng hệ thống tài khoản sao cho phù hợp mà vẫn đảm bảo tính hợp lý. Tuy nhiên sự vận dụng này phải được thể hiện đúng các quy định đang hiện hành. Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là bộ phận chi phí gián tiếp trong chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó để quản lý chặt chẽ các chi phí này cần quản lý theo từng khoản mục chi phí. Kế toán tập hợp chi phí phải xuất phát từ nội dung, đặc điểm của đối tượng hạch toán và số lượng tài khoản giảm tối đa những vẫn đảm bảo nhu cầu thông tin đầu đủ cho các nhà quản lý một cách chi tiết và tổng hợp. Quy trình hạch toán đối với chi phí quản lý doanh nghiệp. + Tuy theo đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp mà kế toán có thể mở chi tiết thêm một số nội dung chi phí. + Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên nợ của tài khoản TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. + Tuy theo yêu cầu quản trị, các khoản chi phí được hạch toán theo các mục trên sổ, thẻo kế toán chi tiết. 2.3. Về vận dụng hợp lý sổ kế toán Sổ kế toán là những tờ sổ theo mẫu in sẵn có mối liên hệ mật thiết với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu từ chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp. Sổ kế toán là khâu cuối cùng của công tác kế toán, là căn cứ để đưa ra các quyết định quản lý. Vì vậy, việc vận dụng hợp lý hệ thống sổ sao cho phù hợp với chế độ kế toán, với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp. Vận dụng hợp lý hệ thống sổ kế toán bao gồm những công việc: xác định các loại sổ, kết cấu, cơ sở và phương pháp ghi chép, từ đó đảm bảo hệ thống thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, việc ghi chép được rõ ràng, tránh trùng lặp điều kiện thuận lợi co việc kiểm tra, tổng hợp, đối chiếu số liệu. Để quản lý chặt chẽ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán sử dụng, kế toán tổng hợp: Sổ nhật ký chung, sổ cái và sổ kế toán chi tiết chi phí theo từng khoản mục, từng yếu tố chi phí theo từng địa điểm phát sinh. 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện. Tổ chức hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và công tác kế toán tại các doanh nghiệp thương mại. - Đối với công tác quản lý. Hạch toán đúng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp giúp cho việc phản ánh, quản lý kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh, kiểm tra được tính hợp lý, hợp lệ từng khoản chi phí từ đó tính chính xác kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ góp phần làm cho việc kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hiện kế hoạch, thực hiện các định mức một cách tốt hơn nhằm đưa ra các biện pháp chỉ đạo kịp thời. Nó đảm bảo tính chính xác thu nhập, ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí trong kinh doanh, góp phần tiết kiệm chi phí nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Đối với công tác kế toán. Việc hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp góp phần hoàn thịên công tác kế toán doanh nghiệp, phát huy vai trò cả hạch toán trong quản lý, phát huy vai trò, công dụng của cong tác kế toán trong việc sử dụng nhận thức, khai thác khả năng tiềm tàng, đôn đốc chấp hành nghiêm chỉnh kỹ luật đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả của nhân viên kế toán từ đó tiết kiệm được chi phí hach toán. Như vậy việc hạch toán hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là điều kiện rất cần thiết. Nó góp phần đảm bảo kế toán là công cụ thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, công khai minh bạch, đáp ứng yêu cầu tổ chức, quản lý, điều hành của doanh nghiệp. Chương II. Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) I. Đặc điểm và tình hình chung của Công ty HIPT 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) có trụ sở chính tại 152 Thuỵ Khuê - Tây Hồ - Hà Nội. Tên giao dịch: High Performance Technology Joint Company Tel: 04.2660502 Fax: 04.2660520 Website: www.hipt.com.vn Email: contact@hipt.com.vn Cửa hàng bán lẻ tại 23 Quang Trung - Hà Nội Tel: 04.8246254 Fax: 04.8246354 Giấy phép thành lập số 008291 GP/TLDN do Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cấp. Giấy đăng ký kinh doanh số 044123 ngày 18 tháng 6 năm 1994 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp. Sau 6 năm hoạt động đến ngày 29 tháng 02 năm 2000, Công ty trách nhiệm hữu hạn hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) được chuyển thành Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT), theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp 010000008 do Sở kế hoạch và đầu từ Hà Nội cấp. Việc chuyển đổi loại hình từ Công ty trach nhiệm hữu hạn thành Công ty cổ phần cùng với việc tăng vốn điều lệ từ 500.000.000 (đồng) lên 5.120.000.000 đồng (năm tỷ một trăm hai mươi triệu đồng Việt Nam) phù hợp với quy mô phát triển của Công ty. Với đặc trưng là Công ty trách nhiệm hữu hạn cổ phần hoá, nếu như trước đây số vốn của Công ty chi là 0,5 tỷ thi nay với 5.12 tỷ Công ty đã mở rộng quy mô phát triển nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động, xây dựng chiến lượng kinh doanh, mở rộng thi trường tiêu thụ. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. 2.1. Chức năng của Công ty Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tin học, viễn thông. Chức năng chính là chuyển giao Công nghệ cung cấp dịch vụ tư vấn, cung cấp trang thiết bị và giải pháp tin học viễn thông của các hãng lớn cho các khác hàng Việt Nam. 2.2. Nhiệm vụ của Công ty Cung cấp các chủng loại thiết bị tin học chủ yếu của hãng Hewlett Packard (HP) như máy tính, máy in, máy quét, các thiết bị kết nối mạng cụ bộ và mạng diện rộng, các thiết bị ngoại vi khác. Nghiên cứu áp dụng các giải pháp máy tính (LAN, WAN) trên các môi trường khác nhau (DOS, netware, Windows, Unit......) dựa trên Công nghệ hệ thống mở. Tư vấn và cùng với khác hàng thiết kế, xây dựng và phát triển các hệ thống thông tin, các chương trình quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu mô hình khác - chủ, dựa trên các sản phẩm mới nhất của các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới. Cung cấp các giải pháp xây dựng mạng thông tin nội bộ (Intranet), mạng thông tin toàn cầu (Internet), các giải pháp thương mại điện tử E-commerce và các dịch vụ gia tăng giá trị trên mạng Internet như: thu tín điện tử, World Wide Web, VOIP, catalog điện tử. 3. Đặc điểm kinh doanh. Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là đại lý uỷ quyền chính thức của hãng Hewlett - Packard (HP) từ tháng 7 năm 1994 trong lĩnh vực: - Các giải pháp tổ chức hệ thông tin LAN, Intranet, Internet. - Các loại máy tính và hệ điều hành, Công cụ phát triển, các thiết bị ngoại vi, các giải pháp tương ứng. - Các thiết bị truyền thông, mạng như LAN, Adapter, Hub, Switch, Router, Modern, cung cấp giải pháp với khả năng đơn giản, hiệu suất cao và giá thành hợp lý. - Giải pháp quản trị mạng HP Open View. - Các thiết bị ngoại vi chung như HP Scanner, HP laerject và đsskjet Printer, Hpbackup Drive,..... Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) là đại lý cung cấp dịch vụ kỹ thuật của Hewlett - packard. Ngoài ra HIPT là đại lý được uỷ quyền cung cấp thiết bị và giải pháp của các hãng nổi tiếng khác như oracle, Cíco, Epson, Microsoft, Strrtú,... HIPT còn cung cấp, nghiên cứu, tư vấn công nghệ và dịch vụ tin học là nền tảng trong sự phát triển của Công ty. Trong những năn vừa qua Công ty HIPT đã thiết kế, cung cấp thiết bị lắp đặt hệ thống mạng cho những khác hàng như: Văn phòng Quốc hội, Tổng Công ty hang không Việt Nam,. tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, Công ty điện toán và truyền thông số liệu (VDC), thông tấn xã Việt Nam, cụ Công nghệ tin học, ngân hàng, tổng cụ địa chính, bộ ngoại giao, báo nhân dân, Công ty điện tử viễn thông quân đội.... Đồng thời Công ty cũng thiết kế, xây dựng chương trình tin học cho khác hàng như: Trung tâm thông tin tư liệu văn phòng Quốc hội, văn phòng Bộ Tài Chính, uỷ ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, thư viện Đại học Quốc gia, uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, Tổng Công ty hàng không Việt Nam, Tổng Công ty bảo hiểm Việt Nam, thông tân xã Việt Nam, ngân hàng Nhà nước Việt Nam..... 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự của Công ty HIPT. Hiện nay, cơ cấu tổ chức của Công ty đã thay đổi để phục vụ cho yêu cầu quản lý được tốt hơn. Bộ máy tổ chức của Công ty được phân chia theo sản phẩm giúp cho Công ty thích nghi với sự thay đổi chóng mặt của công nghệ thông tin, đi sát sự biến động của thị trường nhu cầu của khách hàng. Tổng giám đốc đại diện lãnh đạo Khối văn phòng Khối kinh doanh tm Khối kinh doanh dự án Khối kinh doanh giải pháp Phòng Tài chính kế toán Các phòng kinh doanh phân phối Phòng kinh doanh dự án Các nhóm thị trường Ban Quản lý Dự án Các phòng kinh doanh thương mại Phòng tích hợp hệ thống Bộ phận thiết kế và lập trình Văn phòng tổng hợp Tổ xuất nhập khẩu Phòng dịch vụ kỹ thuật Bộ phận hộ trợ Tổ vật tư Các nhóm chuyên môn Phòng triển khai và bảo hành Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm, là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Tổng giám đốc chỉ đạo, điều hành, quản lý hoạt động của các khối: Khối văn phòng, khối kinh doanh thương mại, khối kinh doanh dự án và khối kinh doanh giải pháp. Khối văn phòng bao bồm phòng tài chính kế toán, bản quản lý dự án và văn phòng tổng hợp. Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ lập sổ sách kế toán theo quy định cua Nhà nước và hoạt động chuyên môn theo chỉ đoạ của ban giám đốc Công ty, theo dõi công nợ, thực hiện các nhiệm vụ khác về kế toán, tài vụ theo quy định. Ban quản lý dự án có nhiệm vụ tỏ chức triển khai các dự án đầu tư, hợp tác kinh doanh của Công ty theo chỉ đạo trực tiếp của hội đồng quản trị và tổng Giám đốc. Văn phòng tổng hợp có chức năng tổ chức nhân sự, phân loại Công văn, quản lý hồ sơ, giấy từ, dự thảo các quyết định, công văn đi của bộ phận, quản lý dấu, chữ ký, sắp xếp lịch làm việc và giúp đỡ HĐQT, ban giám đốc thực hiện lịch làm việc.... Khối kinh doanh thương mại bao bồm các phòng kinh doanh phân phối, các phòng kinh doanh thương mại, tổ xuất nhập khẩu, tổ vật tư, các nhóm chuyên môn, phòng triển khai và bảo hành. Các phòng kinh doanh phân phối có nhiệm vụ tổ chức phân phối sản phẩm nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch kinh doanh, quan hệ với khác hàng phát triển thị trường sản phẩm.... Các phòng kinh doanh thương mại: phòng kinh doanh thương mại gồm nhiều nhóm dự án và bán lẻ khác nhau. Nhóm dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tổ chức triển khai các hợp đồng dự án, thiết kế các hệ thống thông tin phục vụ cho các đơn thầy.... Nhóm bán lẻ tổ chức phòng trưng bày sản phẩm và giải pháp, báo giá, bản lẻ cho khách hàng...... Tổ xuất nhập khẩu, tổ vật tư có trách nhiệm xuất nhập khẩu thiết bị tin học, cung cấp vật tư phục vụ cho hoạt động kinh doanh... Phòng triển khai và bảo hành: tổ chức triển khai giao hàng cho các hợp đồng của cy, cài đặt, lắp đặt thiết bị, mạng, bảo hành thiết bị tin học. Khối kinh doanh dự án bao gồm phòng kinh doanh dự án, phòng tích hợp hệ thống, phòng dịch vụ kỹ thuật. Phòng kinh doanh dự án có nhiệm vụ nghiên cứu thi trường, lập kế hoạch xây dựng dự án, tô chức, theo dõi viên triển khai dự án..... Phòng tích hợp hệ thống có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu các Công nghệ mức hệ thống, tham gia xây dựng các giải pháp cung cấp cho khác hàng tạo lập các mô hình thử nghiệm tích hợp hệ thống.... Phòng dịch vụ kỹ thuật đảm bảo kỹ thuật sửa chữa bảo hành các thiết bị tin học, triển khai và đẩy mạnh dịch sửa chữa cho các khách hàng có yêu cầu..... Khối kinh doanh giải pháp bao gồm các nhóm thị trường, bộ phận thiết kế và lập trình, bộ phận hỗ trợ. Công ty có đội ngũ cán bộ nhan viên chuyên môn kỹ thuật đầy nhiệt huyết với tổng số là 160 người, có cơ cấu bộ máy tỏ chức được thiết lập trên cơ sở mô hình trực tuyến chức năng. Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ của Công ty có trình độ cao và có khả năng đảm nhận tốt các công việc trong phạm vi được giao. Ban đầu khi mới thành lập (1994) đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty là 14 người sau 10 năm hoạt động đội ngũ này đã tăng lên rõ rệt và năm 2005 đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty là 160 người. Sơ đồ phát triển nhân viên của hipt Số người 150 14 22 31 39 42 48 65 95 130 Số người Năm 160 200 150 100 50 0 94 96 97 98 99 00 02 03 04 05 II. Tình hình tổ chức công tác kế toán của Công ty 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HIPT) đã áp dụng chương trình kế toán trên máy nên toàn bộ nhân viên của phòng kế toán đều làm việc trên máy tính. Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting để giảm bớt khối lượng công việc trùng lặp của kế toán, đáp ứng ngày càng đầy đủ hơn các yêu cầu về thông tin quản lý. Phần mềm kế toán Fast Accounting giúp cho Công ty cập nhật và khai thác thông tin tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp là cách kịp thời, đầy đủ, chính xác, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của Công ty được hiệu quả. Phần mềm kế toán Fast Accounting đáp ứng yêu cầu t\phức tạp về quản lý ngoại tệ, theo dõi công nợ theo thời hạn thanh toán, tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, lên báo cáo tài chính theo quy định, lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp, các báo cáo kế toán...... Sơ đồ quy trình làm việc trên kế toán máy khi có máy khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Chứng từ kế toán Nhập chứng từ vào các phân hệ nghiệp vụ Các tệp nhật ký Chuyển sổ sang sổ cái Tệp sổ cái Lên báo cáo Sổ sách kế toán Báo cáo tài chính Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung tức là chứng từ gốc do đơn vị lập ra hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phân kế toán phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả mọi chứng từ đã nhận hoặc đã lập và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh là dùng chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng Trưởng phòng nghiệp vụ Kế toán hàng năm Kế toán tổng hợp Kế toán Công nợ Kế toán tiền lương và bảo hiểm Kế toán chi phí Kế toán TSCĐ Kế toán tiền mặt Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán quản lý hàng hóa Kế toán giao dịch hàng hóa Kế toán công nợ, tạm ứng, phải thu và vay đối tượng khác Kế toán chi phí bán hàng Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán giao dịch tiền Thủ quỹ Phòng kế toán gồm có 11 người, mỗi người có thể kiêm nhiệm nhiều công việc kế toán khác nhau đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông in cho việc quản lý toàn Công ty. - Phó giám đốc kiêm kế toán trưởng: là người đứng đầu bộ máy kế toán có nhiệm vụ phụ trách chung chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra các công việc do kế toán viên thực hiện. Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc, cơ quan chủ quản về số liệu kế toán cung cấp. - Trưởng p._.n và sự biến động của chúng trong toàn Công ty. Về hệ thống sổ kế toán mà Công ty sử dụng tương đối hợp lý phù hợp với hình thức kế toán mà Công ty áp dụng - hình thức Nhật ký chung. Mẫu sổ hình thức kế toán Nhật ký chung đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán và đảm bảo phản ánh đầy đủ nội dung kinh tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin chính xác kịp thời. Việc Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) ứng dụng công nghệ tin học vào công việc kế toán đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo vai trò, chức năng của hạch toán kế toán. Thông tin kế toán cung cấp đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời những biến động hàng hóa của Công ty tại mọi thời điểm của chu kỳ kinh doanh cũng như cung cấp những căn cứ xác đáng cho việc phân tích hoạt động đã đề ra được những quyết định kinh doanh kịp thời, phù hợp với tình hình thực tiễn kinh doanh đặt ra cho Công ty, từ đó góp phần giúp công ty đứng vững và phát triển. 2. Những ưu điểm và hạn chế trong việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệm tại Công ty HIPT 2.1. Ưu điểm Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là một bộ phận cấu thành nên chi phí kinh doanh thương mại. Chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận cụ thể làm giảm bớt lợi nhuận song lại đóng vai trò không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Chúng tác động lớn đời sống của cán bộ công nhân viên trong công ty cũng như sự tồn tại và phát triển của công ty. Thông qua chỉ tiêu này ta có thể đánh giá được trình độ quản lý kinh doanh của bộ phận lãnh đạo và hiệu quả hoạt động của công ty. Do đó tổ chức hợp lý quá trình quản lý và kế toán chi phí hoạt động kinh doanh là một yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp. Đó là cơ sở để đơn vị tìm ra các biện pháp hạ thấp chi phí kinh doanh nói chung, đảm bảo sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Kế toán công ty theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý theo từng khoản mục chi phí. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán đánh giá tính hợp lý của các khoản chi phí phát sinh. Đồng thời giúp cho kế toán kiểm tra, giám sát cụ thể từng loại chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh. Công ty sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Vì thế sẽ giảm bớt được khâu vào sổ sách kế toán, lên báo cáo tài chính. Các mẫu sổ của Công ty đơn giản, dễ hiểu và đảm bảo được chất lượng thông tin kế toán. Kế toán Côngty theo dõi chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trên các sổ chi tiếtvà sổ tổng hợp theo đúng quy định hiện hành. Việc ứng dụng máy tính trong công tác kế toán tạo điều kiện cho kế toán Công ty dễ dàng kiểm tra và đối chiếu số liệu, cung cấp thông tin cho các nhà quản lý một cách nhanh chóng, kịp thời, giảm bớt được khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được thời gian và công sức. Mặt khác, việc sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu được quy định một cách thống nhất và đồng bộ trong phạm vi toàn Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán cập nhật số liệu từ chứng từ vào máy, đảm bảo được tính chính xác các số liệu phản ánh trên sổ sách và báo cáo tài chính. 2.2 Hạn chế Do tácđộng của các yếu tố khách quan lẫn chủ quan, quá trình hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) không tránh khỏi một số hạn chế sau: Về việc vận dụng tài khoản sử dụng của Công ty là chưa hợp lý. Công ty hạch toán một số khoản chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng vào tài khoản TK 642. Chi phí quản lý doanh nghiệp như chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm. Việc hạch toán như vậy sẽ không tách bạch được hai khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, gây khó khăn cho việc quản lý chi phí và không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Trong quá trình kinh doanh, đẩy đẩy mạnh tiêu thụ công ty thường xuyên phải bán chịu hàng hóa của mình trong một thời gian nhất định. Đối với các nhà quản lý, công tác theo dõi các khoản phải thu khách hàng nhằm xác định đúng thực trạng tài chính của khách hàng là một công việc khó khăn. Mặt khác trong nền kinh tế thị trường, do sự chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các quy luật kinh tế vốn có của thị trường thì sự ra đời, tồn tại và phát triển hoặc là sự tiêu vong, phá sản của doanh nghiệp là tất yếu. Liệu Công ty dám khẳng định chắc chắn rằng:toàn bộ các khoản phải thu khách hàng trong tương lai là sử có khả năng đòi được. Vì vậy việc Công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán và khi khoản này phát sinh sẽ làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó tăng đột biến và ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh. Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Cách phân loại này giúp cho nhà quản trị kiểm soát, quản lý chi phí theo từng khoản mục, từ đó là cơ sở cho việc lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng thuyết minh báo cáo tài chính phục vụ cho việc cung cấp thông thin cho các đối tác bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan quản lý chức năng, các tổ chức tín dụng ngân hàng, các nhà đằut hiện tại và tương lai. Tuy nhiên, những thông tin thu được từ cách phân loại này không đủ để nhà quản trị đề ra các quyết định thích hợp trong việc lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí. Nhà quản trị sẽ không thấy được sự biến động của chi phí có phù hợp hay không với sự biến động của mức độ hoạt động và đưa ra được các biện pháp hữu hiệu nhằm quản lý tốt các chi phí. Việc trích lập cac khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn tại Công ty chưa đồng bộ và thống nhất. Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế được trích lập theo mức quy định trên lương cơ bản trong khi đó chi phí công đoàn lại trích lập trên lương thực tế. Việc tính toán như vậy sẽ làm ảnh hưởng đến việc kết chuyển chi phí và xác định kết quả kinh doanh. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và cho chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT Trong nền kinh tế thị trường, mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế, Việt Nam gặp nhiều khó khăn và thử thách. Sự phát triển của kinh tế đất nước phụ thuộc phần lớn vào các doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp: để tồn tại và phát triển vững chắc, các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một phương thức kinh doanh phù hợp với sự biến động của nền kinh tế thị trường. Trong quá trình phát triển tiến hành hoạt động kinh doanh, các doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi phí nhất định. Các chi phí này phát sinh hàng ngày, hàng giờ, đa dạng và phức tạp, chúng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. Vì vậy, để đảm bảo quản lý chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh và đảm bảo là các khoản chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần đưa ra cácbiện pháp: lập kế hoạch về chi phí, cải tiến quá tình hạch toán chi phí kinh doanh. Điều này góp phần không nhỏ hạ thấp các khoản chi phí phát sinh, tăng lợi nhuận, đồng thời đảm bảo sự tồn tại, phát triển và vị thế của Công ty trong nền kinh tế thị trường. Trong những năm qua, hoạt động của Công ty đạt được những kết quả đáng mừng. Tuy nhiên mức độ chi phí bỏ ra còn cao có ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Điều này phản ảnh việc quản lý chi phí kinh doanh tại Công ty chưa được tốt. Vì vậy để đạt được kinh doanh ngày một cao, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt chi phí kinh doanh. Muốn được như vậy thì công việc đầu tiên phải làm là Công ty phải tổ chức hạch toán đúng đắn chi phí kinh doanh của đơn vị mình. Xuất phát từ yêu cầu trên và qua tìm hiểu thực tế của quá trình tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), em mạnh dạn xin nêu ra những ý kiến đề xuất riêng của mình nhằm khắc phụ những mặt còn hạn chế. Thứ nhất: Về việc vận dụng tài khoản của Công ty. Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh) nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lýcảu các chủ thể quản lý khác nhau. Công ty hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp và một số khoản chiphí bán hàng như chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, công cụ, dụng cụ, khấuhao tài sản cố định của bộ phận bán hàng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí dịch vụ mua ngoài vào TK 642 - Chi phí quản lý. Việc hạch toán như vậy sẽ không phản ánh được các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng tại bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý. Như ta đã biết, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí thời kỳ, chúng phát sinh hàng ngày, hàng giờ, phức tạp, khó kiểm soát và ảnh hưởng trực tiếp sẽ không đủ để cho nhà quản trị doanh nghiệp phát hiện được các khoản chi phí bất hợp lý phát sinh và đưa ra các quyết định thích hợp cho việc quản lý nội bộ Công ty một cách kịp thời. Nhà quản lý doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm soát chi phí từng bộ phận. Đồng thời việc hạch toán chi phí tại Công ty sẽ không đúng với quy định của Nhà nước. Theo em, Công ty nên phản ánh toàn bộ các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận bán hàng vào TK 641 - chi phí bán hàng và sử dụng TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp chỉ phản ánh các khoản chi phí phát sinh ở bộ phận quản lý để tách bạch 2 khoản chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo cho việc hạch toán chi phí của Công ty đúng với quy định của Nhà nước đã ban hành và nhà quản lý doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi, kiểm soát chi phí từng bộ phận từ đó đưa ra các quy định đúng đắn trong quá trình điều hành, quản lý công ty. Vậy TK 641 - chi phí bán hàng sẽ mở thêm các tiểu khoản sau: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí công cụ, dụng cụ TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415: Chi phí dịch vụ mua ngoài. Công ty sẽ tiến hành định khoản các nghiệp vụ liên quan đến chi phí bán hàng phát sinh như sau: - Khi tính lương và các khoản trích theo lương phải trả nhân viên ở bộ phận bán hàng, kế toán hạch toán: Nợ TK 641 (6411) Có TK 334 Có TK 338 (3382, 3383, 3384) - Khi xuất bao bì, vật liệu sử dụng cho bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6412) Có TK 152 - Khi mua vật liệu, bao bì sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6412) Nợ TK 133 Có TK 111 - Khi xuất công cụ, dụng cụ sử dụng phục vụ cho bán hàng: + Loại phân bổ một lần: Nợ TK 641 (6413) Có TK 153 + Đối với trị giá công cụ, dụng cụ xuất kho có giá trị lớn, công ty tiến hành phân bổ hai lần: Nợ TK 142 (1421) Có TK 153 Nợ TK 641 (6413) Có TK 142 (1421) - Khi mua công cụ, dụng cụ sử dụng ngay ở bộ phận bán hàng: + Nếu trị giá công cụ, dụng cụ mua co giá trị không lớn, công ty hạch toán vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641 (6431) Nợ TK 133 Có TK 111 + Nếu giá trị công cụ, dụng cụ mua có giá trị lớn, công ty tiến hành phân bổ làm hai lần: Nợ TK 142 (1421) Nợ TK 133 Có TK 111 Đồng thời tiến hành phân bổ lần đầu Nợ TK 641 (6413) Có TK 142 (1421) - Khi trích khấu hao tài sản cố định sử dụng ở bộ phận bán hàng: Nợ TK 641 (6414) Có TK 214 Đồng thời, ghi: Nợ TK 009 - Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm: Nợ TK 641 (6415) Có TK 111 - Khi phát sinh các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 (6417) Nợ TK 133 Có TK 331, TK 111 Thứ hai là: Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại (mua, bán hàng hóa) được thực hiện dưới nhiều hình thức, bán buôn, bán lẻ, bán đại lý. Và có nhiều hình thức thanh toán khác nhau như thanh toán ngay, thanh toán chậm. Công ty HIPT cũng như nhiều doanh nghiệp khác dù kinh doanh thế nào chăng nữa không phải lúc nào cũng trả nợ được khách hàng ngay, mua hàng có tiền thanh toán luôn. Bạn hàng của Công ty cũng vậy, để tiêu thụ được nhiều hàng hóa. Công ty phải chấp nhận hình thức thanh toán chậm. Trong thời gian chờ thu hồi công nợ, Công ty không tránh khỏi rủi ro từ phía bạn hàng đem lại. Ví dụ như bạn hàng đang hoạt động kinh doanh tốt nhưng do sự chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các quy luật kinh tế vốn có của kinh tế thị trường, bạn hàng kinh doanh thu lỗ kéo dài dẫn đến phá sản hoặc bạn hàng có khả năng thanh toán song lại không muốn thanh toán nợ, cố tình kéo dài trong nhiều năm hoặc bạn hàng có tình hình tài chính yếu kém, Công ty đánh giá không chính xác thực trạng tài chính của bạn hàng. Vì vậy việc Công ty không trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán và khi Công ty gặp phải rủi ro từ phía bạn hàng đem lại sẽ làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó tăng đột biến, ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Theo em, Công ty nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để tránh những tổn thất, rủi ro không đáng có và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Khi có nghiệp vụ nợ phải thu khó đòi phát sinh, doanh nghiệp chủ động điều tiết chi phí làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó không bị tăng lên một cách đột biến và như vậy sẽ không ảnh hưởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ đó. + Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị dự kiến bị tổn thát do không đòi được các khoản nợ của khách hàng có tình hình trạng tài chính khó khăn. Cuối năm tài chính, căn cứ vào tình hình tài chính của từng con nợ, kế toán xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cho từng khoản nợ. Tổng mức dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi tối đa bằng 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết làm căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý. Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi trên tài khoản TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi. Tài khoản này dùng để phản ảnh việc lập và xử lý các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ hạch toán. Nội dung phản ánh trên tài khoản TK 139 - dự phòng phải thu khó đòi như sau: Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng phải thu khó đòi. Bên có: Trích lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Dư có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ. Can cứ vào số dự phòng còn lại trên số dư của TK 139 so với số dự phòng còn phải trích lập cho năm tiếp theo. Nếu số dự phòng phải trích lập cao hơn số dự khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập năm trước, thì doanh nghiệp phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm sau với số dư dự phòng và trích lập năm trước. Bút toán ghi sổ: Nợ TK 642 Số trích lập dự phòng cho năm tới Có TK 139 Ngược lại, nếu số dự phòng phải trích lập cho năm sau thấp hơn số dư khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước so với số dự phòng phải trích lập cho năm sau: Nợ TK 139 Số dự phòng được hoàn nhập Có TK 642 Xử lý các khoản nợ không thu hồi được - Giá trị tổn thất thực tế của các khoản nợ không thu hồi được cho phép xóa nợ doanh nghiệp hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Nợ TK 139 : Số nợ xóa sỏ đã được lập dự phòng Nợ TK 642 : Số nợ xóa sổ chưa được lập dự phòng. Có TK 131 : Số nợ phải thu của khách hàng được xóa. Có TK 138 : Số nợ phải thu khác được xóa. Đồng thời ghi Nợ TK 004: Số nợ khó đòi đã xử lý. - Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xóa nợ, doanh nghiệp vẫn phải theo dõi riêng trên TK 004 - nợ khó đòi đã xử lý trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập khác. Nợ TK 111, 112 Số nợ đã xóa sổ thu hồi được Có TK 711 Đồng thời ghi: Có TK 004: Số nợ đã thu hồi. Thứ ba là việc hạch toán chi phí về các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Hàng tháng, Công ty tiến hành tính lương cho nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp và thanh toán lương thông qua ngân hàng mà Công ty quyết định. Nhưng việc tính các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn không thống nhất trên một loại hình tính lương cụ thể. Các khoản bảo hiểm thì tính trên tiền lương cơ bản còn kinh phí công đoàn tính trên tiền lương thực tế. Làm như vậy sẽ khiến cho chi phí tăng và ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy Công ty nên hạch toán các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn trên tiền lương cơ bản và hàng tháng phải trích lập các khoản này. Khi tính trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên bán hàng theo tỷ lệ quy định trên tiền lương cơ bản: Kinh phí công đoàn: Nợ TK 641 (6411) Có TK 3382 Bảo hiểm xã hội: Nợ TK 641 (6411) Có TK 3383 Bảo hiểm y tế: Nợ TK 641 (6411) Có TK 3384 Khi tình hình các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên quản lý doanh nghiệp, kế toán tiến hành hạch toán tương tự như trên. Thứ tư là: Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. Chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhận thức, tiên liệu một cách đúng đắn, khoa học về chi phí là tiền đề để các nhà quản trị đi đến các quyết định hợp lý. Hiện tại, Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Theo cách phân loại này, doanh nghiệp dễ dàng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bằng những chứng cứ cụ thể và các đối tác bên ngoài cũng kiểm tra tình hình chính xác, tính trung thực thông tin công khai, phù hợp với lĩnh vực của báo cáo chi phí của kế toán tài chính. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là khi gia tăng doanh thu, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ không biết được dòng chi phí sẽ biến động như thế nào, lợi nhuận sẽ thay đổi như thế nào, những dòng chi phí nào liên quan trực tiếp đến sự biến động doanh thu để có những giải pháp điều chỉnh, dự báo chi phí thích hợp. Theo em, Công ty nên phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động. Những thông tin thu nhận từ cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp. Nhà quản trị biết được khi mức độ hoạt động biến động thì chi phí sẽ biến động như thế nào. Từ đó doanh nghiệp xây dựng kế hoạch về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm quản lý tốt chi phí. Đồng thời nhà quản trị dễ dàng nhận biết mối quan hệ chi phí - khối lượng - doanh thu - lợi nhuận từ đó tạo điều kiện tốt hơn cho việc hoạch định các mức độ chi phí, khối lượng, doanh thu để đạt được lợi nhuận mong muốn. Hình thức phân loại chi phí theo cách này giúp cho nhà quản trị hoạch định cơ cấu chi phí - biến phí - định phí thích hợp trong cách môi trường kinh doanh khác nhau để đạt được mục tiêu kinh doanh tốt hơn. Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu kinh doanh cho kỳ tới là gia tăng lợi nhuận, doanh nghiệp sẽ đưa ra giải pháp gia tăng doanh thu, dòng biến phí gia tăng tỷ lệ theo doanh thu và dòng định phí không thay đổi. Đây chính là những hưu ích của cách phân loại này đối với nhà quản trị khi ra quyết định điều hành kinh doanh mà cách phân loại chi phí nội dung kinh tế không giải quyết được những thông tin cho nhà quản trị. Thứ năm là: Trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh (mua, bán hàng hóa), tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán công nợ bằng ngoại tệ. Vào cuối năm tài chính, Công ty tiến hành đánh giá lại các số dư nợ phải trả và dư nợ phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàngNhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Công ty hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại số dư các khoản nợ có gốc ngoại tệ vào TK 642 - chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hạch toán như vậy không đúng với chế độ kế toán hiện hành. Theo em Công ty nên hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái từ việc đánh giá lại số dư các khoản nợ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính vào chi phí tài chính hoặc doanh thu hoạt động tại chính. Điều này sẽ đảm bảo cho Công ty hạch toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành. Sau khi việc đề xuất được thực hiện, trình tự kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty được khái quát bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng TK 641 TK 334 TK 911 Chi phí tiền lương TK 338 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ TK 111 Chi phí Bảo hành TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC TK 214 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 111, 331 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 133 TK 111 VAT khấu trừ Chi phí bằng tiền khác Cuối kỳ kết chuyển CPBH Sơ đồ hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642 TK 334 TK 911 Chi phí tiền lương TK 338 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ TK 142 Trích trước CP sửa chữa tài sản TK 314 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 333 Các khoản thuế, phí và lệ phí TK 111, 331 CP dịch vụ mua ngoài, CP khác bằng tiền TK 133 TK 111 VAT khấu trừ Chi phí dự phòng Cuối kỳ kết chuyển CPQLDN TK 152, 153 Chi phí vật liệu, CCDC Cuối cùng là sổ sách kế toán của Công ty Có thể thấy rằng sổ sách kế toán của Công ty mà kế toán sử dụng tương đối phù hợp với hình thức kế toán đơn giản, thích hợp với mọi đơn vị xử lý thông tin kế toán trên sổ. Các mẫu sổ và trình tự ghi chép vào sổ kế toán tương đối phù hợp với hệ thống tài khoản, phương pháp hạch toán và các báo cáo kế toán được ban hành đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý. Song để theo dõi, quản lý các chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chặt chẽ hơn cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu được dễ dàng hơn. Kế toán Công ty nên sử dụng bảng tính và phân bổ khấu thao TSCĐ, sổ chi tiết chi phí bán hàng theo mẫu sau: Chi tiết chi phí bán hàng TK 641 - Chi phí bán hàng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Ghi nợ TK 641 Số Ngày Nhân công Vật liệu Công cụ, dụng cụ Khấu hao TSCĐ Bảo hành Dịch vụ mua ngoài Bằng tiền khác Bảng tính và phân bổ khấu hao tscđ STT Chỉ tiêu Tỷ lệ khấu hao (%) hoặc thời gian sử dụng Nơi sử dụng toàn doanh nghiệp TK 641 toàn doanh nghiệp TK 642 chi phí quản lý doanh nghiệp 1. Số KH đã trích tháng trước II. Số KH TSCĐ tăng III. Số KH TSCĐ giảm IV. Số KH phải trích tháng này III. ý nghĩa của việc hoàn thành kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với Công ty HIPT Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi hàng ngày. Chúng rất đa dạng, phức tạp và khó kiểm soát. Để quản lý tốt chi phí, đảm bảo các koản chi phí chi ra là hợp lý từ đó tăng lợi nhuận cho đơn vị, các nhà quản lý doanh nghiệp cần sử dụng các thông tin do kế toán cung cấp. Kế toán là một bộ phận cấu thành của hệ thống công cụ quản lý tài chính, có chức năng tổ chức, thu nhập, xử lý tổng hợp và cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính diễn ra ở từng đơn vị, kiểm soát các nghiệp vụ tài chính, đảm bảo đúng pháp luật, đúng chế độ Nhà nước, ngăn chặn tham ô lãng phí. Qua đó chúng ta có thể thấy rằng: quá trình hoàn thiện công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là yêu cầu cấp thiết đối với mọi doanh nghiệp. Công việc này đòi hỏi kế toán phải hạch toán một cách chính xác, đầy đủ từ khâu hạch toán ban đầu đến khâu vào sổ kế toán. Hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và công tác kế toán tại Công ty HIPT. Nó góp phần hoàn thiện hệ thống kế toán chung toàn Công ty phát huy vai trò hạch toán kế toán trong quản lý, nâng cao chất lượng thông tin kế toán giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những đánh giá đúng đắn về hiệu quả kinh doanh, từ đó có biện pháp, phương hướng quyết định đúng đắn nhất trong công việc kinh doanh của công ty trong thời gian tới. Việc vận dụng tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hợp lý sẽ giúp cho kế toán Công ty quản lý chặt chẽ từng khoản mục, từng yếu tố chi phí. Khi có khoản mục chi phí phát sinh không hợp lý, kế toán Công ty dễ dàng phát hiện và ngăn chặn kịp thời. Nhờ vậy, Công ty tiết kiệm được chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo được chất lượng hoạt động kinh doanh. Việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi sẽ giũp cho việc hạch toán các khảon chi phí một cách chính xác, vừa đúng, vừa đủ, tránh sự biến động đột ngột của chi phí trong kỳ có nghiệp vụ đó phát sinh. Khi đó khoản nợ phải thu khó đòi không đòi được kế toán Công ty dễ dàng xử lý và điều này không làm ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty. Việc trích lập các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ quy định trên lương cơ bản sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh giữa các tháng được ổn định, chi phí không bị phụ trội vào tháng cuối quý. Cùng với việc hạch toán đúng đắn chi phí bán hàng và chi phí quản lý là việc sử dụng đúng hệ thống sổ sách kế toán cần thiết. Điều này sẽ tạo thuận lợi cho kế toán Công ty trong việc kiểm tra tổng hợp số liệu, đối chiếu số liệu và cung cấp thông tin chính xác cho quản lý - một trong những yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Như vậy trong điều kiện thực tế hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán Công ty, em xin nêu ra một biện pháp như trên. Điều đó phần nào có thể giúp cho doanh nghiệp khắc phục hạn chế đang tồn tại, mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi phát huy được năng lực của nhân viên kế toán khi mà doanh nghiệp ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Kết luận Để tiếp tục sự nghiệp đổi mới kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp, hiện đại hóa đất nước vì mục tiêu dân giàu, nước mạnh, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội trong những năm trước mắt là phát huy cao nhất các nguồn lực, các tiềm năng, lợi thế, khắc phục khó khăn và những vấn đề mới nảy sinh, tạo sự phát triển nhanh và bền vững. Với tư cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý tài chính trong nền kinh tế thị trường, mở cửa hội nhập, kế toán cần tiếp tục hoàn thiện, phát triển. Để thu được ngày càng nhiều lợi nhuận trong quá trình hoạt động kinh doanh, mỗi doanh nghiệp đều phải tìm cho mình biện pháp hữu hiệu nhất nhằm hạ thấp chi phí và tăng doanh thu. Như vậy nhu cầu về thông tin để thực hiện biện pháp đó là quan trọng. Việc hoàn thành kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ giúp cho nhà quản lý doanh nghiệp có được những thông tin chính xác và rõ ràng. Từ đó các nhà quản lý có thể đánh giá đúng đắn quá trình hoạt động kinh doanh trong kỳ và đề ra các phương hướng cho hoạt động kinh doanh kỳ tới. Qua tìm hiểu tình hình thực tế công tác kế toán tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT), em mạnh dạn đưa ra những nhận xét và phương hướng nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do kiến thức và khả năng nghiên cứu thực tế còn hạn chế, luận văn này không tránh khỏi sai sót, rất mong được sự chỉ bảo đóng góp của các thầy, cô và các bạn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các anh, chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) và sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Nguyễn Quang Hưng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình. Hà Nội, ngày ... tháng..năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thành Luan Mục lục Lời mở đầu Chương I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí. I. Lý luận cơ bản về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp và hạch toán chi phí. 1. Khái niệm và vai trò của chi phí đối với doanh nghiệp. 2. Nội dung, phạm vi và phân loại chi phí. 2.1. Nội dung và phạm vi của chi phí. 2.2. Phân loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2.1. Phân loại theo nội dung. 2.2.2. Phân loại theo mối quan hệ khối lượng hoạt động. 2.2.3. Phân loại theo bản chất kinh tế. 3.Yeu cau va nhiem vu cua ke toan 3.1. Yêu cầu quản lý. 3.2. Nhiệm vụ của kế toán. II. Kế toán chio phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo chế độ hiện hành. 1. Kế toán chi phí bán hàng. 1.1. Hạch toán ban đầu. 1.2. Tài khoản sử dụng 1.3. Phương pháp kế toán 1.4. Sổ kế toán 2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 2.1. Hạch toán ban đầu 2.2. Tài khoản sử dụng 2.3. Phương pháp kế toán 2.4 Sổ kế toán III. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý. 2. Nội dung hoàn thiện. 2.1. Về hạch toán ban đầu. 2.2. Về vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản kế toán. 2.3. Về vận dụng hợp lý sổ kế toán. 3. ý nghĩa của việc hoàn thiện. Chương II: Thực trạng công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty cổ phần hỗ trợ phát triển tin học (HiPT) I. Đặc điểm và tình hình chung của Công ty HIPT. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. 2.1 Chức năng của công ty. 2.2. Nhiệm vụ của Công ty II. Tình hình tổ chức công tác kế toán của Công ty 1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 2. Hình thức kế toán áp dụng III. Tình hình tổ chức công tác hạch toán kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT 1. Nội dung, phạm vi của chi phí. 2. Thực tế tổ chức công tác kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT 2.1. Hạch toán ban đầu 2.1.1. Chi phí bán hàng 2.1.2. Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2. Tài khoản và vận dụng tài khoản 2.2.1. Chi phí bán hàng 2.3. Hệ thống sổ kế toán Chương III: các giải pháp nhằm hoàn thiện chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty HIPT I. Nhận xét chung về tình hình tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty HIPT 1. Những ưu điểm và hạn chế trong việc kế toán tại Công ty HIPT 2. Những ưu điểm và hạn chế trong việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT. 2.1. Ưu điểm 2.2. Hạn chế II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty HIPT. III. ý nghĩa của việc hoàn thiện kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đối với Công ty HIPT. Kết luận ._.