Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S (chứng từ ghi sổ - Ko lý luận)

tr­êng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n khoa kÕ to¸n š&› chuyªn ®Ò tèt nghiÖp §Ò tµi: hoµn thiÖn kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô thanh to¸n t¹i c«ng ty cæ phÇn vËn t¶i vµ dÞch vô t&s Sinh viªn thùc hiÖn : ph¹m bÝch ngäc Chuyªn ngµnh : kÕ to¸n tæng hîp Líp : kÕ to¸n 47c Khãa : 47 HÖ : chÝnh quy Gi¸o viªn h­íng dÉn : ths. tr­¬ng anh dòng Hµ Néi - 2009 MỤC LỤC 2.2.1.1. Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty 25 2.2.1.2. Chính sách thanh toán với người bán tại Công ty 25 2.2.1.3. Đối tượng thanh toán 26 2.2.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty 27 2.2.2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng 27 2.2.2.2. Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ 27 2.2.2.3. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty 31 2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty 32 2.3. Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S........... 38 2.3.1. Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty 38 2.3.1.1. Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua tại Công ty 38 2.3.1.2. Chính sách thanh toán 38 2.3.1.3. Đối tượng thanh toán 39 2.3.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty............. 40 2.3.2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng 40 2.3.2.2. Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ 40 2.3.2.3. Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty 45 2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người mua tại Công ty 46 2.4. Kế toán thanh toán với nhà nước tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S............ 50 2.4.1. Kế toán thanh toán thuế GTGT tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S........ 50 2.4.1.1. Phương pháp tính thuế GTGT tại Công ty 50 2.4.1.2. Phương pháp kế toán thanh toán thuế GTGT tại Công ty. 51 2.4.1.3. Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán thuế GTGT tại Công ty 55 2.4.2. Kế toán thanh toán thuế TNDN tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S....... 58 2.5. Kế toán thanh toán với người lao động tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S...... 60 2.5.1. Đặc điểm lao động tại Công ty 60 2.5.2. Cách tính trả lương cho người lao động trong Công ty 60 2.5.3. Phương pháp kế toán thanh toán với người lao động tại Công ty 62 2.6. Kế toán các khoản tiền vay tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. 68 2.6.1. Kế toán các khoản vay ngắn hạn 68 2.6.2. Kế toán các khoản vay dài hạn. 72 Chương 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S 73 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. 73 3.1.1. Những ưu điểm 73 3.1.1.1. Về tổ chức công tác kế toán: 73 3.1.1.2. Về tổ chức hạch toán thanh toán 74 3.1.2. Những nhược điểm 75 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 77 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BH : Bán hàng BHXH : Bảo hiểm xã hội CCDV : Cung cấp Dịch vụ GTGT : Giá trị gia tăng KD : Kinh doanh NLĐ : Người lao động NN : Nhà nước QLDN : Quản lý doanh nghiệp TGNH : Tiền gửi ngân hàng TK : Tài khoản TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TNHH : Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ : Tài sản cố định TSNH : Tài sản ngắn hạn DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh tại Công ty. 7 Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. 16 Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán 19 Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” 21 Sơ đồ 2.1: Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán 27 Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán 32 Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua 40 DANH MỤC BẢNG BIỂU Biểu 1.2: Tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 8 Biểu 1.3: Tình hình nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 10 Biểu 1.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 13 Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT 29 Biểu 2.2. Ủy nhiệm chi 30 Biểu 2.3: Giấy báo Nợ 30 Biểu 2.4: Sổ chi tiết TK 331 30 Biểu2.5: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp 34 Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ 35 Biểu 2.7: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 36 Biểu 2.8: Sổ Cái tài khoản 331 37 Biểu 2.9: Hợp đồng mua bán xe ôtô 42 Biểu 2.10: Hóa đơn GTGT 43 Biểu 2.11: Ủy nhiệm thu 44 Biểu 2.12: Giấy báo Có 44 Biểu 2.13: Chứng từ ghi sổ 47 Biểu 2.14: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 48 Biểu 2.16: Tờ khai thuế GTGT 52 Biểu 2.17: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa Dịch vụ bán ra 53 Biểu 2.18: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, Dịch vụ mua vào 54 Biểu 2.19: Sổ Cái tài khoản 133 56 Biểu 2.20: Sổ Cái tài khoản 3331 57 Biểu 2.21: Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính 59 Biểu 2.22: Bảng hệ số lương 61 Biểu 2.23: Bảng hệ số phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại 62 Biểu 2.24: Bảng chấm công 63 Biểu 2.25: Danh sách chi lương cho cán bộ công nhân viên 64 Biểu 2.26: Chứng từ ghi sổ 65 Biểu 2.27: Chứng từ ghi sổ 65 Biểu 2.28: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 66 Biểu 2.29: Sổ Cái tài khoản 334 67 Biểu 2.30: Giấy nhận nợ 69 Biểu 2.31: Chứng từ ghi sổ 69 Biểu 2.32: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ 70 Biểu 2.33: Sổ Cái tài khoản 311 71 Biểu 3.1: Phân tích tình hình thanh toán của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 81 Biểu 3.2: Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của Công ty 82 LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, để một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển được thì cần có đầy đủ các yếu tố cần thiết. Nhận thức rõ được nhiệm vụ cần phải làm trước mắt và lâu dài để duy trì và phát triển hình ảnh của Công ty, Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S đã có những cải tiến đổi mới trong quản lý, trong công tác kế toán và trong việc duy trì nguồn tài chính ổn định và tình hình tài chính lành mạnh. Để làm được điều này, vai trò của hoạt động thanh toán có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Bởi vì để đánh giá về tình hình tài chính cần phải xem xét khả năng thanh toán của Công ty, tốc độ luân chuyển của tài sản và nguồn vốn. Cũng qua việc xem xét phân tích khả năng thanh toán của Công ty để từ đó có phương án phù hợp cho tình hình kinh doanh của Công ty về cung ứng vốn, về thanh toán hay thu hồi các khoản nợ đến hạn,… Xuất phát từ vai trò đặc biệt quan trọng của công tác kế toán thanh toán, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S, với sự hướng dẫn nhiệt tình của Thầy giáo ThS. Trương Anh Dũng và sự chỉ bảo của các anh chị trong phòng kế toán của Công ty, em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Nội dung chuyên đề tốt nghiệp này ngoài Lời mở đầu và Kết luận gồm có ba phần chính: Chương 1: Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Chương 2: Thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Chương 3: Hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo ThS. Trương Anh Dũng và các anh chị trong Công ty đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp của mình! CHƯƠNG 1 NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S trước kia có tên là “Trung tâm Vận tải và Dịch vụ”, khi đó là một đơn vị hạch toán phụ thuộc của “Công ty Vận tải và Đại lý Vận tải” được thành lập theo quyết định số 25/QĐTC ngày 26/02/1997, thực hiện kinh doanh trong các lĩnh vực: Kinh doanh vận chuyển hàng hóa bằng ôtô. Đại lý vận tải hàng hóa bằng ôtô. Kinh doanh tổng hợp: đại lý bán hàng, trông giữ kho bãi, trông giữ phương tiện. Bảo dưỡng và sửa chữa ôtô, xe máy. Sau đó, thực hiện quyết định số 100/1999/QĐ – TT ngày 12/04/1999 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển doanh nghiệp nhà nước thành Công ty cổ phần, cùng với sự xét thấy nhu cầu cần tạo điều kiện để phát triển hơn nữa, vào ngày 21/08/2000, theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103000103 của Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội, “Trung tâm Vận tải và Dịch vụ” đã chuyển thành Công ty cổ phần với: Tên gọi: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Tên quốc tế: Transportation and Service Join Stock Company. Địa chỉ: Km12+300, Quốc lộ 1A, Thanh Trì, Hà Nội. Điện thoại: 0436.870.761 Website: www.t-shn.com.vn Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần. Người đại diện theo pháp luật: Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị kiêm Giám đốc Trần Quyết Thắng. Vốn điều lệ: 2.300.000.000 đồng (hai tỷ ba trăm triệu đồng), được chia thành 23.000 cổ phần, trong đó: Tỷ lệ cổ phần nhà nước là 15% vốn điều lệ (3.450 cổ phần). Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong Công ty là 74% vốn điều lệ (17.020 cổ phần). Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động ngoài Công ty là 11% (2.530 cổ phần). Từ khi thành lập đến nay Công ty vẫn giữ nguyên trụ sở để đảm bảo giữ vững uy tín với khách hàng và chức năng nhiệm vụ không thay đổi. Hiện nay Công ty vẫn tiếp tục duy trì và mở rộng thị phần của mình bằng cách nâng cao chất lượng các phương tiện vận chuyển, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành Dịch vụ vận tải, đào tạo đội ngũ lái xe có tay nghề cao, nâng cao hiệu quả quản lý, sửa chữa và bảo dưỡng các phương tiện vận tải. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp các Dịch vụ vận tải, Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S chuyên kinh doanh trong các mảng sau: Làm đại lý bán hàng cho các hãng ôtô Suzuki, Isuzu, Samco chuyên bán các loại ôtô con, ôtô tải nhẹ,… Lợi nhuận của Công ty thu được chủ yếu từ hoạt động này. Một số tên sản phẩm ôtô mà Công ty đang thực hiện kinh doanh là: Vitara: với sự tiện nghi và sang trọng của 1 chiếc xe hai cầu, nó luôn đem lại sự thoải mái dễ chịu cho người sử dụng. Window Van: được thiết kế với tiêu chí tối ưu hóa không gian sử dụng, với động cơ mạnh mẽ và thân xe nhỏ gọn nhưng nó đem lại sự hiệu quả và thoải mái cho người sử dụng. Carry Truck: là một phương tiện vận tải chuyên chở với tính năng vận chuyển nhẹ nhàng nhanh chóng và hiệu quả, nó phù hợp trong điều kiện đường xá đông đúc ngày nay. Bảo hành, sửa chữa ôtô các loại. Cho thuê kho bãi: với vị trí thuận tiện trên Quốc lộ 1A cách trung tâm thủ đô chỉ 13km và với diện tích kho bãi là 4.000 m2 tại mặt đường, Công ty đã cung cấp các kho bãi chứa hàng hóa và phương tiện vận tải cho nhiều Công ty khác. Đại lý bán dầu Shell cho Công ty Shell Việt Nam TNHH. Công ty làm đại lý phân phối dầu cho các đại lý bán lẻ khu vực các tỉnh phía Bắc và các Công ty có nhu cầu lớn về việc sử dụng sản phẩm dầu nhớt của Công ty Shell Damco Việt Nam. Là đơn vị vận tải hàng hóa đa phương tiện: Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S cung cấp một hệ thống toàn diện Dịch vụ giám sát tiếp cận Container, sắp xếp, bố trí chuyên chở nội địa. Công ty có các xe chuyên dụng vận tải Container có khả năng vận chuyển trên tất cả các miền của đất nước và vận chuyển cho các loại hàng hóa không hạn chế về chiều rộng, kích thước to nhỏ. Việc sử dụng các loại xe chuyên dụng cùng đội ngũ lái xe có tay nghề cao đã tạo cho Công ty một uy tín vững chắc. Ngoài việc vận tải hàng hóa bằng đường bộ với các loại hàng hóa rời, bao kiện, Container,… Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S còn làm đại lý giao nhận, chuyển hàng hóa từ kho đến kho với các phương thức đường bộ, đường sắt, đường thủy… Là đại lý làm thủ tục hải quan: với đội ngũ nhân viên gồm các chuyên gia lành nghề trong lĩnh vực khai báo thủ tục hải quan về hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng biển và địa điểm thông quan trong đất liền đảm bảo các chuyến hàng xuất nhập khẩu sẽ được giải quyết một cách hiệu quả và nhanh chóng, Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S cung cấp Dịch vụ làm thủ tục hải quan một cách kịp thời và đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Chính phủ. Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vận tải và Dịch vụ, do đó hoạt động của Công ty là đáp ứng nhu cầu về vận tải hàng hóa bằng đường bộ theo khả năng của Công ty. Các khách hàng mà Công ty thường xuyên ký hợp đồng là: Công ty liên doanh khí hóa lỏng Thăng Long. Công ty bia Hà Nội Công ty liên doanh chế tạo nhà thép tiền chế Zamil. Đối với hoạt động bán hàng: Công ty đã và đang áp dụng nhiều hình thức bán hàng như: Bán hàng trực tiếp (là biện pháp chủ yếu được áp dụng tại Công ty). Bán hàng thông qua trung gian. Thông qua khách hàng để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng khác. Ngoài ra Công ty còn sử dụng nhiều hình thức xúc tiến tiêu thụ sản phẩm như: Giới thiệu sản phẩm tới từng vùng bằng cách dùng đội ngũ nhân viên tiếp thị để đặt mối quan hệ tốt với những nơi đã đến. Áp dụng các hình thức quảng cáo phổ biến như: trên báo, trên truyền hình, trên Internet,…và gắn tên và địa chỉ của Công ty vào những sản phẩm đã bán, tham gia hội chợ triển lãm. Áp dụng nhiều hình thức khuyến mại để đẩy mạnh tiêu thụ như: khuyến mại bằng tiền, bằng các phụ tùng đi kèm, bằng Dịch vụ bảo dưỡng sửa chữa,… Bên cạnh đó Công ty không ngừng nâng cấp nhà xưởng và nâng cao chất lượng Dịch vụ bảo hành, sửa chữa để tăng uy tín của Công ty và tạo sự tin cậy cho khách hàng, không ngừng trang bị thêm máy móc trang thiết bị cho trung tâm bảo hành và phòng trưng bày sản phẩm. Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S không thực hiện sản xuất và lắp ráp mà chỉ thực hiện kinh doanh buôn bán ôtô và thực hiện các hợp đồng Dịch vụ sửa chữa, vận chuyển và bảo hành ôtô cho khách hàng. Với hoạt động làm đại lý cho các hãng ôtô, tuy nhiên không phải là Công ty nhận hàng gửi bán từ các hãng ôtô mà thực hiện mua đứt bán đoạn, tức là nhập mua ôtô của các hãng về và bán tới tận tay người tiêu dùng. Đồng thời Công ty cũng thực hiện Dịch vụ sửa chữa ôtô cho các khách hàng đã mua ôtô tại Công ty. Công việc này được thực hiện tại xưởng sửa chữa của Công ty. Xưởng sửa chữa được tập trung tại một phân xưởng duy nhất trong Công ty. Mọi công việc về bảo hành, sửa chữa được thực hiện tại đây. Với gần 50 công nhân cơ khí và thợ sửa chữa, đây là đội ngũ góp phần tạo nên uy tín của Công ty trong các hợp đồng bảo dưỡng và sửa chữa ôtô. Quy trình thực hiện hoạt động kinh doanh buôn bán và sửa chữa ôtô tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S như sau: Phòng kinh doanh Xưởng sửa chữa ôtô Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh tại Công ty. Cửa hàng bán ôtô Samco Cửa hàng bán ôtô Suzuki Cửa hàng bán ôtô Isuzu Để minh họa tình hình kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S, ta xem xét sự biến động về các chỉ tiêu của Công ty thông qua một số bảng biểu sau: Biểu 1.1: Tình hình tài sản của Công ty năm 2007 và 2008. Biểu 1.2: Tình hình nguồn vốn của Công ty năm 2007 và 2008. Biểu 1.3: Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty năm 2007 và 2008. Biểu 1.2: Tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh năm 2008-2007 Số tiền % Số tiền % Số tiền % Tăng, giảm % A. TÀI SẢN NGẮN HẠN 17.489.854.799 83,52% 23.000.604.778 8,.21% 5.510.749.979 31,51% -0,30% 1. Tiền 1.821.236.555 8,70% 2.009.446.462 7,27% 188.209.907 10,33% -1,43% 2. Các khoản phải thu ngắn hạn 7.374.933.478 35,22% 16.951.228.542 61,33% 9.576.295.064 129,85% 26,11% 3. Hàng tồn kho 6.970.242.377 33,28% 3.849.129.774 13,93% -3.121.112.603 -44,78% -19,36% 4. Tài sản ngắn hạn khác 1.323.382.389 6,32% 190.800.000 0,69% -1.132.582.389 -85,58% -5,63% B. TÀI SẢN DÀI HẠN 3.452.099.915 16,48% 4.639.583.327 16,79% 1.187.483.412 34,40% 0,30% 1. TSCĐ 3.452.099.915 16,48% 3.941.019.689 14,26% 488.919.774 14,16% -2,23% Nguyên giá 6.113.023.494 29,19% 6.992.515.393 25,30% 879.491.899 14,39% -3,89% Giá trị hao mòn lũy kế (2.660.923.580) -12,71% (3.051.495.704) -11,04% -390.572.124 14,68% 1,67% 2. Tài sản dài hạn khác 698.563.638 2,53% 698.563.638 2,53% Chi phí trả trước dài hạn 698.563.638 2,53% 698.563.638 2,53% TỔNG CỘNG TÀI SẢN 20.941.954.714 100% 27.640.188.105 100% 6.698.233.391 31,98% 0% Thông qua biểu 1.2 về tình hình tài sản của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 ta thấy: Tài sản của Công ty tăng mạnh: năm 2008 tăng gần 7 tỷ so với năm 2007 (tương ứng với 31,98%), trong đó cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn đều tăng với tốc độ tương đối đồng đều: tài sản ngắn hạn tăng 5,5 tỷ (tương ứng với 31,5%), tài sản dài hạn tăng gần 1,19 tỷ (tương ứng với 34,4%). Trong tài sản ngắn hạn, chủ yếu do các khoản phải thu ngắn hạn tăng làm tăng giá trị tài sản ngắn hạn. Các khoản phải thu ngắn hạn tăng 9,6 tỷ (tương ứng với 129,85%). Điều này chứng tỏ công tác tiêu thụ của Công ty tốt, có nhiều hợp đồng Dịch vụ được hoàn thành hơn so với năm trước. Nguyên nhân của việc tăng doanh thu này là do năm 2008 doanh nghiệp đã áp dụng hình thức bán hàng khuyến mại bằng phương thức ưu đãi trả chậm, thanh toán sau cho khách hàng. Tuy nhiên tỷ lệ các khoản phải thu ngắn hạn tăng cao so với năm trước là dấu hiệu không tốt nếu khách hàng không thanh toán kịp thời các khoản nợ và chứng tỏ Công ty đang bị chiếm dụng vốn. Do đó Công ty cần phải chú ý đến việc đẩy nhanh tốc độ thu hồi các khoản nợ để quay vòng vốn kịp thời cho các hoạt động kinh doanh của Công ty. Hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn khác là những tài sản giảm so với năm trước. Trong đó hàng tồn kho giảm 3,12 tỷ (tương ứng với 44,78%) và tài sản ngắn hạn khác giảm 1,13 tỷ (tương ứng với 85,58%). Hàng tồn kho giảm trong mối quan hệ với các khoản phải thu ngắn hạn tăng lên là hợp lý. Tài sản dài hạn của Công ty tăng do TSCĐ tăng 489 triệu (tương ứng với 14,16%) và tài sản dài hạn khác, cụ thể là chi phí trả trước dài hạn tăng gần 700 triệu. TSCĐ của Công ty tăng lên do trong năm 2008 Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S đã đầu tư mua sắm thêm trang thiết bị máy móc cho Công ty như: máy vi tính, cầu nâng và nâng cấp lại nhà xưởng và một số thiết bị khác. Xét về cơ cấu tài sản: do Công ty hoạt động trong lĩnh vực vận tải và Dịch vụ nên cơ cấu tài sản của Công ty chủ yếu nghiêng về tài sản ngắn hạn với giá trị tài sản ngắn hạn năm 2007 là 17,49 tỷ (tương ứng với 83,52%) và năm 2008 là 23 tỷ (tăng 31,51%) nhưng giảm 0,3% về tỷ trọng trong cơ cấu tổng tài sản. Biểu 1.3: Tình hình nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 So sánh năm 2008-2007 Số tiền % Số tiền % Số tiền % Tăng, giảm % A. NỢ PHẢI TRẢ 17.503.699.517 83,58% 24.047.890.351 87% 6.544.190.834 37,39% 3,42% I. Nợ ngắn hạn 15.140.625.597 72,30% 22.780.686.431 82,42% 7.640.060.834 50,46% 10,12% 1. Vay ngắn hạn 7.662.141.714 36,59% 8.311.941.065 30,07% 649.799.351 8,48% -6,52% 2. Phải trả cho người bán 6.030.244.941 28,80% 13.018.489.574 47,10% 6.988.244.633 115,89% 18,30% 3. Người mua trả tiền trước 336.690.000 1,61% 508.752.405 1,84% 172.062.405 51,10% 0,23% 4. Thuế và các khoản phải nộp NN 266.181.320 1,27% 160.604.784 0,58% -105.576.536 -39,66% -0,69% 5. Phải trả người lao động 106.310.111 0,51% 160.456.565 0,58% 54.146.454 50,93% 0,07% 6. Các khoản phải trả ngắn hạn khác 739.057.511 3,53% 620.442.039 2,24% -118.615.472 -16,05% -1,28% II. Nợ dài hạn 2.363.043.920 11,28% 1.267.203.920 4,58% -1.095.840.000 -46,37% -6,70% B. VỐN CHỦ SỞ HỮU 3.438.285.197 16,42% 3.592.297.755 13,00% 154.012.558 4,48% -3,42% 1. VĐT của chủ sở hữu 2.300.000.000 10,98% 2.300.000.000 8,32% 0 -2,66% 2. Vốn khác của chủ sở hữu 484.470.000 2,31% 484.470.000 1,75% 0 -0,56% 3. Quỹ đầu tư phát triển 194.972.064 0,93% 269.450.431 0,97% 74.478.367 38,20% 0,04% 4. Quỹ dự phòng tài chính 216.311.571 1,03% 257.741.937 0,93% 41.430.366 19,15% -0,10% 5. LN sau thuế chưa phân phối 157.150.324 0,75% 181.418.676 0,66% 24.268.352 15,44% -0,09% 6. Quỹ khen thưởng phúc lợi 85.381.238 0,41% 99.216.710 0,36% 13.835.472 16,20% -0,05% TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 20.941.984.714 100% 27.640.188.105 100% 6.698.203.392 31,98% 0.00% Thông qua biểu 1.3 về kết cấu nguồn vốn kinh doanh của Công ty ta thấy: Cùng với sự tăng lên về tài sản là sự tăng lên về nguồn vốn của Công ty năm 2007 và 2008. Nguồn vốn của Công ty tăng gần 7 tỷ (tương ứng với 31,98%). Xem xét kỹ hơn ta thấy sự tăng lên về nguồn vốn của Công ty chủ yếu là do nợ phải trả tăng. Nợ phải trả năm 2008 tăng 6,544 tỷ so với năm 2007 (tương ứng với 37,39%). Vốn chủ sở hữu của Công ty cũng tăng nhưng với mức nhỏ hơn (là 154 triệu, tương ứng với 4,5%). Nợ phải trả của Công ty tăng chủ yếu là do Nợ ngắn hạn tăng, trong đó phải trả người bán tăng nhiều nhất: gần 7 tỷ (tương ứng với 115,89%). Nguyên nhân của việc tăng mạnh các khoản phải trả người bán trong năm qua là do giá vốn của ôtô tăng lên đồng thời giá mua của phụ tùng ôtô phục vụ cho trung tâm sửa chữa bảo dưỡng cũng tăng. Hơn nữa do doanh nghiệp áp dụng hình thức bán hàng ưu đãi trả sau, đây có thể là yếu tố làm giảm khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp, dẫn đến khoản phải trả người bán năm 2008 tăng mạnh so với năm 2007. Bên cạnh các khoản phải trả người bán làm nợ phải trả của Công ty tăng lên, còn có sự tăng lên về vay và nợ ngắn hạn (tăng gần 650 triệu so với năm 2007 tương ứng với 8,5%), người mua ứng trước tăng 172,06 triệu (tương ứng với 51%) và phải trả người lao động tăng 54,146 triệu (tương ứng với 51%). Các chỉ tiêu làm giảm nợ phải trả của Công ty là thuế và các khoản phải nộp nhà nước giảm 105,576 triệu (tương ứng với 39,66%) và nợ dài hạn giảm 1,096 tỷ (tương ứng với 46,37%). Nguyên nhân của sự giảm các chỉ tiêu này là do lợi nhuận trước thuế năm 2008 giảm so với năm 2007 nên số thuế và các khoản nghĩa vụ phải đóng góp với nhà nước giảm đi. Và do trong năm doanh nghiệp đã thực hiện thanh toán một số lượng các khoản vay dài hạn. Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty năm 2008 tăng 154 triệu (tương ứng với 4,48%) so với năm 2007. Trong đó vốn đầu tư của chủ sở hữu và vốn khác của chủ sở hữu được giữ nguyên. Các chỉ tiêu làm tăng nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty là: quỹ đầu tư phát triển (tăng 38,2%), quỹ dự phòng tài chính tăng 41,43 triệu (tương ứng với 19,15%), quỹ khen thưởng phúc lợi tăng 13,835 triệu (tương ứng với 16,2%), lợi nhuận chưa phân phối tăng 24,27 triệu (tương ứng với 15,44%). Xem xét về cơ cấu nguồn vốn ta thấy ở cả 2 năm tỷ lệ vốn chủ sở hữu trong tổng nguồn vốn chỉ khoảng từ 13% đến 16%. Điều này cho thấy phần lớn là Công ty đi vay vốn. Vốn vay bên ngoài để phục vụ cho hoạt động kinh doanh thì rẻ hơn so với việc dùng vốn chủ sở hữu nhưng điều này có thể làm giảm tính tự chủ về tài chính của Công ty. Biểu 1.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm 2007 và 2008 Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch thực hiện Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch KH - TH Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch KH - TH Số tiền % Số tiền % Số tiền % 1. Doanh thu 120.000.000.000 125.745.287.529 5.745.287.529 4,79 110.000.000.000 118.039.347.733 8.039.347.733 7,31 -7.705.939.796 -6,13 2. Giá vốn hàng bán 115.000.000.000 119.242.273.549 4.242.273.549 3,69 105.000.000.000 110.074.964.216 5.074.964.216 4,83 -9.167.309.333 -7,69 3. Lợi nhuận gộp về BH & CCDV 5.000.000.000 6.503.013.980 1.503.013.980 30,06 7.000.000.000 7.964.383.517 964.383.517 13,78 1.461.369.537 22,47 4. Doanh thu tài chính 12.000.000 14.902.175 2.902.175 24,18 10.000.000 10.028.036 28.036 0,28 -4.874.139 -32,71 5. Chi phí tài chính 500.000.000 569.691.289 69.691.289 13,94 500.000.000 740.636.825 240.636.825 48,13 170.945.536 30,01 6. Chi phí quản lý kinh doanh 4.000.000.000 4.429.536.229 429.536.229 10,74 5.500.000.000 6.135.505.819 635.505.819 11,55 1.705.969.590 38,51 7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD 512.000.000 1.518.688.637 1.006.688.637 196,62 1.010.000.000 1.099.265.909 89.265.909 8,84 -419.422.728 -27,62 8. Thu nhập khác 100.000.000 102.354.882 2.354.882 2,35 100.000.000 119.876.170 19.876.170 19,88 17.521.288 17,12 9. Chi phí khác 18.000.000 19.695.948 1.695.948 9,42 20.000.000 21.398.580 1.398.580 6,99 1.702.632 8,64 10. Lợi nhuận khác 82.000.000 82.658.934 658.934 0,80 80.000.000 98.477.590 18.477.590 23,10 15.818.656 19,14 11. Lợi nhuận kế toán trước thuế 594.000.000 1.601.347.571 1.007.347.571 169,59 1.090.000.000 1.196.743.498 106.743.498 9,79 -404.604.073 -25,27 12.Thuế TNDN 166.320.000 448.377.320 282.057.320 169,59 305.200.000 335.088.179 29.888.179 9,79 -113.289.141 -25,27 13. Lợi nhuận sau thuế TNDN 427.680.000 1.152.970.521 725.290.521 169,59 784.800.000 861.655.319 76.855.319 9,79 -291.315.202 -25,27 Thông qua biểu 1.4 về báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S qua 2 năm 2007 và 2008 ta thấy: Doanh thu và lợi nhuận sau thuế của Công ty ở 2 năm 2007 và 2008, thực hiện đều cao hơn so với kế hoạch. Năm 2007 lợi nhuận sau thuế đạt vượt mức kế hoạch là 725,3 triệu (tương ứng với 169,6%), năm 2008 lợi nhuận sau thuế đạt vượt mức kế hoạch là 76,855 triệu (tương ứng với 9,79%). Nguyên nhân của lợi nhuận sau thuế đạt vượt mức kế hoạch là do sự thay đổi của một số chỉ tiêu: Năm 2007 doanh thu tăng 5,745 tỷ so với kế hoạch (tương ứng với 4,79%) và giá vốn hàng bán tăng 4,242 tỷ so với kế hoạch (3,69%) làm tăng lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp Dịch vụ lên 1,503 tỷ (30,06%) so với kế hoạch. Giá vốn hàng bán tăng chứng tỏ doanh nghiệp bán được nhiều hơn so với kế hoạch và số lượng hợp đồng Dịch vụ hoàn thành cũng tăng so với kế hoạch. Điều này kéo theo chi phí quản lý kinh doanh tăng là điều phù hợp. Chi phí quản lý kinh doanh tăng gần 430 triệu so với kế hoạch (tương ứng với 10,74%). Mặc dù các chi phí liên quan tăng nhưng do doanh thu đạt vượt mức đủ lớn so với kế hoạch nên đã làm tăng lợi nhuận trước thuế lên hơn 1 tỷ (tương ứng với 169,6%) và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tăng 282,06 triệu so với kế hoạch. Năm 2008 doanh thu tăng 8,039 tỷ so với kế hoạch (tương ứng với 7,31%) và giá vốn hàng bán tăng 5,074 tỷ so với kế hoạch (4,83%) làm tăng lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp Dịch vụ lên 964,383 triệu (tương ứng với 30,06%) so với kế hoạch. Giá vốn hàng bán tăng cũng chứng tỏ doanh nghiệp thực hiện được nhiều hợp đồng hàng hóa Dịch vụ hơn so với kế hoạch. Tương tự như thế, chi phí quản lý kinh doanh cũng tăng theo. Chi phí quản lý kinh doanh tăng hơn 635 triệu (tương ứng với 11,55%). Mặc dù các chi phí liên quan tăng nhưng do doanh thu tăng với tốc độ lớn hơn nên làm tăng lợi nhuận trước thuế lên hơn 106,743 triệu (tương ứng với 9,8%) và thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp tăng gần 30 triệu so với kế hoạch. So sánh giữa thực tế năm 2008 và 2007 ta thấy có một số nhận xét như sau: Doanh thu năm 2008 giảm so với năm 2007 là 7,705 tỷ (tương ứng với 6,13%), giá vốn hàng bán giảm 9,167 tỷ (tương ứng với 7,7 %) nên vẫn làm cho lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp Dịch vụ năm 2008 cao hơn năm 2007 là 1,461 tỷ (tương ứng với 22,47%). Chi phí quản lý kinh doanh tăng 1,71 tỷ (tương ứng với 38,51%) làm cho lợi nhuận thuần của Công ty năm 2008 giảm 420,422 triệu (tương ứng với 25,27%) so với năm 2007. Lợi nhuận khác năm 2008 có tăng so với năm 2007 nhưng không đáng kể nên lợi nhuận kế toán trước thuế năm 2008 giảm 404,604 triệu (25,27%) so với năm 2007, thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp của Công ty giảm 113,289 triệu và lợi nhuận sau thuế TNDN của Công ty giảm 291,314 triệu (25,27% so với kế hoạch). Nguyên nhân của sự giảm về doanh thu dẫn đến giảm về lợi nhuận sau thuế là do năm 2008 là năm có nhiều biến động về kinh tế. Cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới làm ảnh hưởng đến nền kinh tế Việt Nam nên hoạt động kinh doanh của Công ty cũng bị ảnh hưởng. Tuy nhiên năm 2008 Công ty vẫn làm ăn có lãi. Điều này là dấu hiệu tích cực vì trong khi nhiều Công ty kinh doanh dẫn đến phá sản và phải cho công nhân nghỉ việc thì Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S vẫn cố gắng duy trì hoạt động và tạo ra lợi nhuận và vẫn đóng góp vào ngân sách nhà nước. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Để thực hiện quy trình kinh doanh, Công ty tổ chức thành các phòng ban riêng biệt, mỗi phòng ban chuyên trách một chức năng riêng biệt nhưng cùng phối hợp với nhau, tạo thành một thể thống nhất không tách rời và cùng hoạt động vì mục tiêu phát triển Công ty. Bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S được kiện toàn và hoàn thiện, là một cơ cấu khoa học, ổn định và hoạt động có hiệu quả. Bộ máy của Công ty được tổ chức từ trên xuống dưới và thực hiện các chức năng: Tổ chức sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu khoa học, hợp lý của từng nhiệm vụ, từng bộ phận. Tổ chức khai thác nguồn hàng, tìm kiếm thị trường. Tổ chức cung cấp thông tin và xử lý thông tin về tình hình tài sản và tài chính trong Công ty, tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả. Tổ chức cơ cấu của từng bộ phận một cách phù hợp nhằm đạt hiệu quả lao động cao, thực hiện đầy đủ các chính sách, nghĩa vụ với với nhà nước và với các tổ chức xã hội. Là một đơn vị hạch toán độc lập và có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân, bộ máy quản lý của Công ty được thực hiện theo mô hình trực tuyến chức năng: trong quản lý, người lãnh đạo của Công ty được sự giúp đỡ của các lãnh đạo chức năng để ra quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quyết định. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau: Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty. Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát Phòng kế toán Phòng kỹ thuật vật tư Phòng kinh doanh Phòng vận tải Xưởng sửa chữa ôtô Phòng tổ chức - hành chính Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban trong Công ty được cụ thể là: Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên: Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc 2 ủy viên là phó giám đốc 2 ủy viên là trưởng phòng kỹ thuật vật tư và trưởng phòng kinh doanh Ban kiểm soát gồm 3 người: trưởng phòng kiểm soát và 2 ủy viên thực hiện việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động của Công ty. Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 3 phó giám đốc. Trong đó: Giám đốc Công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người lãnh đạo toàn Công ty, chịu trách nhiệm lớn nhất trước pháp luật và các cơ quan quản lý nhà nước đối với toàn Công ty. Các phó giám đốc còn lại gồm 2 phó giám đốc kinh doanh và 1 phó giám đốc kỹ thuật có trách nhiệm giúp đỡ công việc với giám đốc và thừa lệnh giám đốc giải quyết những nhiệm vụ trong t._.hẩm quyền khi cần. Phòng vận tải: chịu trách nhiệm điều hành các loại xe và phương tiện vận tải trên cơ sở dự toán về chi phí, hiệu quả ở từng phương tiện để bố trí sắp xếp phương tiện phục vụ cho các hợp đồng Dịch vụ đã ký kết một cách hiệu quả nhất với chi phí thấp nhất. Phòng kế toán: với trách nhiệm chính là ghi chép lại toàn bộ tình hình tài chính và các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty theo chuẩn mực chế độ kế toán đã ban hành. Qua đó tổng hợp số liệu, lên báo cáo và tính toán nghĩa vụ phải nộp với cơ quan quản lý nhà nước, quản lý tình hình hoạt động kinh doanh, lập dự toán và đề suất các biện pháp tăng hiệu quả sử dụng vốn lên cấp trên. Phòng kỹ thuật vật tư: với trách nhiệm chính là bảo quản vật tư phụ tùng và các tư liệu về kỹ thuật phục vụ cho Dịch vụ sửa chữa ôtô,.. Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và liên hệ với khách hàng để ký kết các hợp đồng cung cấp hàng hóa Dịch vụ. Đồng thời toàn bộ hoạt động bán hàng đại lý cho 3 hãng ôtô là Suzuki, Isuzu và Samco được thực hiện tại phòng đại lý của Công ty. Tại đây sẽ chịu trách nhiệm mua bán ôtô với khách hàng và nhà cung cấp. Xưởng sửa chữa ôtô: có mối liên hệ mật thiết vơi các cửa hàng bán ôtô, thực hiện Dịch vụ sửa chữa và bảo hành ôtô của các hãng mà Công ty làm đại lý sau khi chúng đã được bán. Phòng tổ chức – hành chính: chịu trách nhiệm về công tác quản lý lao động và nhân sự gồm có tiền lương, tuyển dụng và đào tạo cán bộ và công nhân. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Do quy mô và đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S chưa lớn nên toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán. Phòng kế toán của Công ty gồm có 8 nhân viên kế toán, chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán cụ thể là: Đứng đầu là kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành công tác kế toán của toàn Công ty nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, ký duyệt các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thẩm quyền tại Công ty, tổng hợp số liệu và lập báo cáo trình lên cơ quan quản lý cũng như lập các báo cáo kế toán quản trị để hoạch định và lựa chọn chiến lược kinh doanh cùng với ban giám đốc. Đồng thời cũng là người theo dõi tình hình thanh toán với nhà nước về thuế và các khoản phải nộp khác thuộc nghĩa vụ của Công ty. 2 kế toán quản lý hàng tồn kho: theo dõi và ghi chép vào sổ sách tình hình nhập xuất nguyên vật liệu cũng như vật tư phụ tùng tồn kho và có kế hoạch nhập mua khi có nhu cầu, theo dõi và ghi chép vào sổ sách tình hình nhập xuất ôtô của Công ty. 1 kế toán theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: thực hiện việc ghi chép sổ sách và bảo quản lưu trữ chứng từ liên quan đến thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. 1 thủ quỹ: thực hiện thu chi tiền mặt theo lệnh đã ký duyệt, bảo quản tiền mặt tại két của Công ty. 2 kế toán hạch toán chi tiết: thực hiện ghi chép các nghiệp vụ kinh tế chung diễn ra hàng ngày tại Công ty, thực hiện việc phân bổ chi phí trả trước, phân bổ khấu hao TSCĐ, tính toán lương phải trả cho nhân viên và các khoản phải trả phải nộp cho các cơ quan quản lý. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty như sau: Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán hàng tồn kho Kế toán hạch toán chi tiết Kế toán tiền mặt và TGNH Kế toán công nợ Thủ quỹ Mỗi nhân viên kế toán được trang bị một máy vi tính để phục vụ công tác kế toán. Hiện tại Công ty chưa áp dụng kế toán máy mà mới chỉ làm kế toán trên phần mềm Excel. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Là một doanh nghiệp vừa và nhỏ nên việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh tại Công ty áp dụng theo Quyết định 48/2006 ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty đã áp dụng quyết định này trong việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống báo cáo tài chính, hệ thống chứng từ sử dụng và hạch toán vào sổ sách kế toán. Kỳ kế toán của Công ty là 1 năm tài chính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm dương lịch và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng: vì thị trường hoạt động của Công ty chỉ là trong nước nên đơn vị tiền tệ là Việt Nam Đồng. Phương pháp tính giá hàng tồn kho: đối với nguyên vật liệu nhập xuất cho công tác sửa chữa bảo dưỡng và lắp ráp, Công ty áp dụng phương pháp nhập trước - xuất trước. Còn đối với hàng hóa là ôtô xuất bán nguyên chiếc thì phương pháp tính giá xuất kho là phương pháp giá thực tế đích danh. Phương pháp quản lý hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên vì với các loại ôtô trong Công ty đều là những mặt hàng có giá trị lớn. Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp đường thẳng. Phương pháp tính thuế GTGT: với đầy đủ chứng từ cần thiết cho mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đủ điều kiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Phương pháp hạch toán ngoại tệ: Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để quy đổi ngoại tệ trong một số trường hợp khi thanh toán cho nhà cung cấp ôtô bằng ngoại tệ hoặc khi khách hàng mua ôtô thanh toán bằng ngoại tệ. Và đồng ngoại tệ duy nhất được sử dụng tại Công ty là USD. Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ” với khoảng thời gian chuyển số liệu từ chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái là 15 ngày. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” tại Công ty như sau: Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ kế toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng: Đối chiếu, kiểm tra: Với hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, phương pháp hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết tại Công ty được thực hiện theo trình tự sau: Từ các chứng từ kế toán trong các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, kế toán tập hợp và phản ánh vào các sổ kế toán chi tiết và vào chứng từ ghi sổ. Đồng thời từ các chứng từ ghi sổ, kế toán phản ánh vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Cuối tháng, từ các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp số liệu để vào Sổ Cái; từ các sổ chi tiết kế toán tổng hợp số liệu để vào Bảng tổng hợp chi tiết. Số liệu từ Bảng tổng hợp chi tiết là căn cứ để đối chiếu với Sổ Cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ để theo dõi trình tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là căn cứ để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Hệ thống chứng từ kế toán Công ty hiện đang sử dụng cả 2 loại chứng từ hướng dẫn và bắt buộc, gồm có: Nhóm chứng từ liên quan đến tiền tiền mặt và tiền gửi ngân hàng: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có. Nhóm chứng từ liên quan đến TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản giao nhận TSCĐ. Nhóm chứng từ liên quan đến mua bán hàng hóa vật tư: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT, Hợp đồng mua bán hàng hóa. Nhóm chứng từ liên quan đến lao động và tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Hệ thống chứng từ kế toán được luân chuyển trong Công ty theo trình tự chung gồm 4 bước: Bước 1: Nơi có nhu cầu lập chứng từ kế toán và trình lên cấp trên Bước 2: Xử lý chứng từ kế toán: Giám đốc hoặc Kế toán trưởng tiếp nhận và ký duyệt chứng từ kế toán. Bước 3: Kế toán các phần hành liên quan tiếp nhận chứng từ, định khoản và ghi vào sổ sách kế toán. Bước 4: Lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Các tài khoản chính được chi tiết là: Tài khoản 152: chi tiết từng loại nguyên vật liệu Tài khoản 156: chi tiết từng loại ôtô Tài khoản 131: chi tiết tới từng khách hàng Tài khoản 331: chi tiết tới từng nhà cung cấp Tài khoản 511: chi tiết từng loại doanh thu Công ty không sử dụng các con số để chi tiết các tài khoản kế toán mà sử dụng luôn tên các khách hàng, nhà cung cấp, loại ôtô, loại nguyên vật liệu để chi tiết tới từng đối tượng. Hệ thống sổ sách kế toán Hình thức kế toán mà Công ty đang áp dụng là “Chứng từ ghi sổ”, vì vậy một số loại sổ sách kế toán tại Công ty là: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ Cái các tài khoản Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty bao gồm các báo cáo theo quy định của Bộ Tài Chính, gồm có: Bảng Cân đối kế toán Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh. Bản thuyết minh báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản (để gửi cho cơ quan thuế) Hệ thống báo cáo này được lập vào cuối kỳ kế toán. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S 2.1. Đặc điểm và phân loại các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty. Nghiệp vụ thanh toán biểu hiện mối quan hệ tài chính giữa Công ty với các đối tượng trong và ngoài Công ty đồng thời cũng là cơ sở để kiểm soát các hoạt động tài chính của Công ty. Mặt khác các nghiệp vụ thanh toán cũng diễn ra khá thường xuyên trong Công ty. Việc quản lý hoạt động thanh toán tốt có ý nghĩa rất quan trọng, nó góp phần nâng cao khả năng thanh toán và hiệu quả tài chính của Công ty, giúp ổn định tình hình tài chính và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn. Nghiệp vụ thanh toán có phạm vi khá rộng, bao gồm: Thanh toán với người bán Thanh toán với người mua Thanh toán với nhà nước Thanh toán với người lao động Thanh toán tiền vay. Tùy từng loại nghiệp vụ thanh toán mà có đối tượng và mật độ diễn ra khác nhau. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua và người bán diễn ra hàng ngày với mật độ lớn. Các nghiệp vụ thanh toán với người lao động và với nhà nước diễn ra chủ yếu vào cuối tháng và cuối kỳ kế toán. Các nghiệp vụ thanh toán tiền vay diễn ra với mật độ tùy vào thời hạn vay. Các ví dụ minh họa các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty được trích từ các nghiệp vụ diễn ra trong tháng 02 năm 2009 tại Công ty. 2.2. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty 2.2.1. Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty 2.2.1.1. Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty Quan hệ thanh toán với người bán phát sinh tại Công ty trong quá trình Công ty nhập mua các yếu tố đầu vào phục vụ cho quá trình kinh doanh. Ngoài các nhà cung cấp chính cung cấp dầu và ôtô, còn có các trường hợp khác phát sinh quan hệ thanh toán với người bán tại Công ty như: vận chuyển, điện, nước, điện thoại, mua sắm văn phòng phẩm, TSCĐ,… Đối với các nhà cung cấp thường xuyên, thường là Công ty ký hợp đồng một năm một lần và thực hiện cung cấp theo hợp đồng đã ký với mật độ diễn ra hàng ngày. Các trường hợp còn lại phát sinh với giá trị không lớn hoặc không thường xuyên được hạch toán trên một sổ chung có chi tiết từng đối tượng cụ thể. 2.2.1.2. Chính sách thanh toán với người bán tại Công ty Do các hợp đồng cung cấp ôtô được Công ty ký với đối tác cố định một năm một lần hoặc nhiều năm một lần nên Công ty thường có thời gian chuẩn bị trước và thanh toán ngay khi giao hàng. Còn đối với hợp đồng cung cấp dầu Shell và các mặt hàng khác thì tùy thuộc vào nhu cầu mới ký hợp đồng nên trong các trường hợp này mới phát sinh quan hệ trả chậm với người bán. Do vậy tài khoản 331 – “Phải trả người bán” thường có số dư Có trong các trường hợp này. Và do các hợp đồng cung cấp ôtô có giá trị lớn và nhà cung cấp dầu Shell ở địa điểm xa (Sài Gòn) nên phương thức thanh toán chủ yếu là bằng tiền gửi ngân hàng. Ngoài ra với các chi phí khác như chi phí vận chuyển, điện, nước,… thì phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt. Tuy nhiên do đặc thù về chính sách và điều khoản thanh toán, Công ty ít khi được nhà cung cấp thực hiện chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng mua, nếu có phát sinh thì giá trị chiết khấu được hưởng được trừ trực tiếp trên hóa đơn. Toàn bộ nhà cung cấp của Công ty là người bán trong nước, nên đồng tiền sử dụng chủ yếu trong thanh toán là Việt Nam Đồng. Việc thanh toán bằng ngoại tệ tại Công ty chủ yếu xuất hiện trong các nghiệp vụ nhập mua ôtô tại Công ty và đồng ngoại tệ duy nhất được sử dụng trong các nghiệp vụ này là USD. Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Công ty được thực hiện theo quy định. - Đối với khoản chi để mua ôtô có sử dụng gốc ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thành VND. - Đến hạn thanh toán, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm hiện tại để quy đổi thành VND. Và phần chênh lệch được hạch toán theo quy định chung: Nếu tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ nhỏ hơn tại thời điểm cuối kỳ, Công ty ghi nhận như sau: Nợ TK 635 – chi phí tài chính: phần chênh lệch tỷ giá giữa 2 thời điểm Có TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái Ngược lại, nếu tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ lớn hơn tại thời điểm thanh toán, Công ty ghi nhận như sau: Nợ TK 413 – chênh lệch tỷ giá hối đoái Có TK 515 – doanh thu tài chính: phần chênh lệch tỷ giá giữa 2 thời điểm Tuy nhiên chính sách thanh toán với nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là thanh toán ngay nên rất ít khi phát sinh trường hợp này. 2.2.1.3. Đối tượng thanh toán Đối tượng thanh toán chính và thường xuyên của Công ty là nhà cung cấp ôtô và dầu Shell: Công ty Isuzu Việt Nam Công ty TNHH Việt Nam Suzuki Công ty Shell Việt Nam TNHH Ngoài ra Công ty còn có đối tượng thanh toán là các nhà cung cấp phụ tùng sửa chữa, Dịch vụ vận chuyển, điện thoại,… như Công ty Cổ phần Vận tải Biển Việt Nam, Công ty Cổ phần Thương mại và Vận tải Biển Việt Trung, Công ty Vận chuyển Xuyên Việt, Tổng Công ty viễn thông quân đội Viettel,… 2.2.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty 2.2.2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng Các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S bao gồm thanh toán với nhà cung cấp ôtô, nhà cung cấp dầu Shell, nhà cung cấp Dịch vụ vận chuyển và một số nhà cung cấp khác. Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán gồm có: Hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT đầu vào, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ, Phiếu chi, Giấy thanh toán tiền tạm ứng,… 2.2.2.2. Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán tại Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.1: Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán (2) Giám đốc P. Kinh doanh P. Đại lý (1) Xưởng sửa chữa (3b) (3a) (4) Nhà cung cấp P. Kế toán (5) Phòng đại lý và xưởng sửa chữa ôtô xem xét nhu cầu về thị trường và nguyên nhiên vật liệu còn tồn kho và trình kế hoạch lên phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sau khi xem xét nhu cầu và nghiên cứu thị trường, lấy báo giá sẽ trình kế hoạch mua hàng lên giám đốc Kế hoạch mua hàng sau khi được giám đốc duyệt sẽ được chuyển quay lại phòng kinh doanh để liên hệ với nhà cung cấp lấy hàng, đồng thời các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng này được chuyển cho phòng kế toán. Phòng kế toán thực hiện thanh toán cho người bán và vào sổ kế toán. Trong đó thường thì hợp đồng mua hàng được ký 1 năm 1 lần hoặc nhiều năm 1 lần với người bán vì các nhà cung cấp của Công ty là ổn định từ khi Công ty ra đời. Hóa đơn giá trị gia tăng xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ mua hàng của Công ty, phiếu chi sử dụng khi thanh toán bằng tiền mặt với người bán, giấy báo Nợ và ủy nhiệm chi được Công ty sử dụng khi thanh toán với người bán thông qua ngân hàng, các loại chứng từ như giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tam ứng, giấy đề nghị thanh toán được Công ty sử dụng khi nhân viên trong Công ty tạm ứng để đi mua hàng và thanh toán của Công ty với nhân viên trong các nghiệp vụ tạm ứng để mua hàng. Trình tự luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ thanh toán với người bán được thể hiện qua ví dụ sau: Ví dụ 1: Ngày 15/02/2009, Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S nhập mua dầu Shell của Công ty TNHH Shell Damco Việt Nam với tổng giá trị thanh toán là 200.000.000 VND, thanh toán bằng chuyển khoản. Các hóa đơn chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này là Hóa đơn GTGT, Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ. Biểu 2.1. Hóa đơn GTGT HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKL-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG GL/2008B Liên 3: Nội bộ 001723 Ngày 15 tháng 02 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Công ty Shell VN TNHH Địa chỉ: Quận 3 – TP Hồ Chí Minh Số tài khoản: Điện thoại: MST: 0053681285 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101049393 STT Tên hàng hóa, Dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Dầu Shell lít 2100 86.850 181.818.000 Cộng tiền hàng: 181.818.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 18.182.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 200.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2.2. Ủy nhiệm chi FROM: CT CO PHAN VT DV T&S PHONE NO: 8448617118 FEB 17 2009 11:11AM BIDV PAYMENT ORDER Ngày/Date: 17/02/2009 Số tiền bằng số/Amount in figures: 200.000.000 VND Số tiền bằng chữ/Amount in words: Hai trăm triệu đồng chẵn ……………………………………………………………….Nội dung/Remarks: Trả tiền mua dầu Shell…………………. Phí trong: Charge include Phí ngoài: Charge exclude 0018 ĐƠN VỊ/NGƯỜI YÊU CẦU: CÔNG TY CP VT – DV T&S APPLICANT: SỐ CMND:………………………………………………… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:…………………….. Số TK:211100013616 Tại NH/At Bank: Đầu tư và phát triển Hà nội ĐƠN VỊ/NGƯỜI HƯỞNG: CÔNG TY SHELL VN APPLICANT: SỐ CMND:………………………………………………… Ngày cấp/Date:……….Nơi cấp/Date:…………………….. Số TK:002009587001 Tại NH/At Bank: HSBC – Chi nhánh Hà Nội ĐƠN VỊ TRẢ TIỀN NGÂN HÀNG TRẢ/PAYING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên NGÂN HÀNG NHẬN/RECEIVING BANK Giao dịch viên Kiểm soát viên Biểu 2.3: Giấy báo Nợ NHĐT&PTVN Trang: 1 Chi nhánh 211 CN NHĐT&PTVN Ngày: 17/02/2009 Giờ: Sao kê tài khoản khách hàng TK số: 21110000013616 Loại ngoại tệ: VNĐ Ngày Mã GD Số sec PS Nợ PS Có Số dư Diễn giải 19/01/09 Số dư đầu 624913017.00 8213 200000000.00 424913017.00 Trả tiền mua hàng Tổng 200000000.00 424913017.00 Số dư cuối 424913017.00 Từ ngày 17/02/09 đến 17/02/09 Lập bảng Xác nhận của ngân hàng Chu trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ này như sau: Theo hợp đồng cung cấp hàng hóa đã ký từ trước, ngày 15/02/2009 Công ty TNHH Shell Damco Việt Nam cung cấp hàng hóa cho Công ty. Sau khi nhận được hàng và Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp, Công ty tiến hành kiểm tra nhập kho hàng. Ngày 17/02/2009 khi đến hạn thanh toán, Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S tiến hành lập Ủy nhiệm chi cùng với bộ hóa đơn chứng từ mua bán hàng hóa gửi đến Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển để Ngân hàng thực hiện thanh toán theo Ủy nhiệm chi. Cùng ngày, Ngân hàng sau khi kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của bộ hóa đơn chứng từ sẽ tiến hành thanh toán đồng thời gửi giấy báo Nợ cho Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S. Kế toán thanh toán nhận đầy đủ bộ hóa đơn chứng từ để ghi sổ và bảo quản lưu trữ chứng từ. 2.2.2.3. Kế toán thanh toán với người bán tại Công ty - Tài khoản sử dụng Tài khoản kế toán được sử dụng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán tại Công ty là TK 331. Tài khoản này được chi tiết tới từng nhà cung cấp thường xuyên như sau: TK 331Isuzu: Phải trả Công ty Isuzu Việt Nam TK 331Suzuki: Phải trả Công ty TNHH Việt Nam Suzuki TK 331Shell: Phải trả Công ty Shell Việt Nam TNHH. Ngoài ra còn có các TK 331 chi tiết tới từng nhà cung cấp khác Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác trong quan hệ thanh toán với người bán như: TK 111, TK 112. Phương pháp kế toán: Đối với người bán là nhà cung cấp Dịch vụ vận chuyển hoặc các Dịch vụ khác có giá trị hợp đồng nhỏ thì tùy theo phương thức thanh toán, kế toán hạch thẳng vào TK liên quan: Nợ TK 154, 6421: Giá mua vào chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112, 331: Tổng giá trị phải trả người bán Còn đối với những hợp đồng cung cấp hàng hóa có giá trị lớn như ôtô và dầu Shell, kế toán đều hạch toán thông qua TK 331 – “Phải trả cho người bán”. Nợ TK 156: Giá mua vào chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá trị phải trả người bán Sau đó mới hạch toán vào tài khoản tiền gửi ngân hàng khi thực hiện thanh toán: Nợ TK 331 Có TK 112 2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty Hình thức ghi sổ kế toán mà Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S là “Chứng từ ghi sổ”, vì vậy các sổ sách kế toán thanh toán với người bán tại Công ty là: “Sổ chi tiết TK 331”, “Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán”, “Chứng từ ghi sổ”, “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” và “Sổ cái TK 331”. Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty như sau: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi tiết thanh toán với người bán Biểu 2.4: Sổ chi tiết TK 331 Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S13-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331Shell Đối tượng: Công ty Shell VN TNHH Loại tiền: VND Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Thời hạn được chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 5 Số dư đầu kỳ 5.681.536.425 03/02/09 07/02/09 15/02/09 17/02/09 6125 7831 8002 8517 03/02/09 07/02/09 15/02/09 17/02/09 Số phát sinh trong kỳ Nhập dầu Shell … Trả tiền dầu Shell … Nhập dầu Shell Trả tiền dầu Shell …. 156 112 156 112 350.000.000 181.818.000 409.090.910 181.818.000 6.090.627.335 5.772.245.515 5.954.263.515 5.772.245.515 Cộng số phát sinh 1.586.456.241 2.478.125.445 Số dư cuối kỳ 6.573.205.639 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu2.5: Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với nhà cung cấp CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T&S THANH TRÌ- HÀ NỘI BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NHÀ CUNG CẤP STT Tên người bán Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Cty Shell VN TNHH 5.681.536.425 1.586.456.241 2.478.125.445 6.573.205.639 2 Cty v/c Xuyên Việt 86.254.892 10.254.178 96.509.070 3 Cty bảo hiểm Bảo Việt 105.041.263 13.908.448 118.949.711 … … … … … … Cộng 11.568.794.832 8.969.966.212 10.005.693.452 12.604.522.072 Ngày 28 tháng 02 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.6: Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02a-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 14 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Cước v/c thép còn phải trả Cty Xuyên Việt Thuế GTGT đầu vào Cước v/c hàng Viettel còn phải trả Cty Triết Tâm Thuế GTGT đầu vào … Dầu Shell còn phải trả cho Cty Shell VN TNHH Thuế GTGT đầu vào … BH thép còn phải trả cho Cty bảo hiểm Bảo Việt Thuế GTGT đầu vào Phí kiểm toán còn phải trả cho Cty kiểm toán V Thuế GTGT đầu vào 154 1331 154 1331 156 1331 154 1331 6422 1331 331 - - - - - - - - - 3.363.636 336.364 10.083.000 504.150 181.818.000 18.182.000 13.908.448 1.390.845 27.272.727 2.727.273 Cộng 10.005.693.452 Kèm theo: 27 chứng từ gốc Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người lập sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu 2.7: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02b-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) (Trích) SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm: 2009 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng A B 1 A B 1 …. 14 …. …. 28/02/2009 …. … 10.005.693.452 … … 15 …. …. 28/02/2009 …. … 8.969.966.212 … Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Cộng tháng Cộng lũy kế từ đầu quý Sổ này có: … trang, đánh số từ trang số 01 đến… Ngày mở sổ: 01/01/2009 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 2.8: Sổ Cái tài khoản 331 Đơn vị: Công ty CP Vận tải và Dịch vụ T&S Mẫu số: S02c1-DNN Địa chỉ: Thanh Trì – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) ơ SỔ CÁI Năm: 2009 Tên TK: Phải trả cho người bán Số hiệu TK: 331 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G 28/02 28/02 28/02 28/02 14 14 14 15 28/02 28/02 28/02 28/02 Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong tháng Cước v/c thép còn phải trả Cty Xuyên Việt Thuế GTGT đầu vào … Dầu Shell còn phải trả cho Cty Shell VN TNHH Thuế GTGT đầu vào … Phí kiểm toán còn phải trả cho Cty kiểm toán V Thuế GTGT đầu vào … Trả tiền dầu Shell cho Cty Shell VN TNHH … 154 1331 156 1331 6422 1331 112 350.000.000 11.568.794.832 3.363.636 336.364 181.818.000 18.182.000 27.272.727 2.727.273 Cộng số phát sinh tháng 8.969.966.212 10.005.693.452 Số dư cuối tháng 12.604.522.072 ơ Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.3. Kế toán thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S 2.3.1. Đặc điểm các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty 2.3.1.1. Các trường hợp phát sinh quan hệ thanh toán với người mua tại Công ty Quan hệ thanh toán với người mua phát sinh tại Công ty trong quá trình Công ty bán hàng hóa và thực hiện các hợp đồng Dịch vụ. Thị trường tiêu thụ của Công ty là cung cấp hàng hóa Dịch vụ cho các tỉnh thành phía Bắc, với đối tượng khách hàng đa dạng từ các tổ chức đến các cá nhân có nhu cầu. Là một đơn vị hạch toán độc lập, các khoản phải thu của Công ty phát sinh hầu hết là các khách hàng bên ngoài Công ty. 2.3.1.2. Chính sách thanh toán Khách hàng của Công ty là cả các tổ chức và các cá nhân có phát sinh quan hệ phải thanh toán với Công ty trong quá trình mua ôtô, mua dầu hoặc thuê Công ty vận chuyển. Các khách hàng mua ôtô khi có nhu cầu thường liên hệ với Công ty trước để làm thủ tục đăng ký rồi mới giao hàng sau một thời gian (từ 15 đến 30 ngày), cho nên chính sách thanh toán của Công ty với khách hàng thường là thanh toán ngay và Công ty không thực hiện chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng. Còn đối với khách hàng mua dầu Shell, thuê Công ty vận chuyển hay sửa chữa ôtô tại Công ty thì Công ty có thực hiện chính sách trả sau, trả chậm. Và hình thức thanh toán của khách hàng chủ yếu áp dụng tại Công ty là tiền gửi ngân hàng. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng với khách hàng sửa chữa hay thuê Công ty thực hiện Dịch vụ vận chuyển. Đồng tiền chủ yếu sử dụng trong thanh toán là Việt Nam Đồng. Cũng như trong thanh toán với người bán, đối với các trường hợp khách hàng mua ôtô cũng có thể thanh toán bằng ngoại tệ và đồng ngoại tệ duy nhất được sử dụng trong các nghiệp vụ này là USD. Nguyên tắc quy đổi ngoại tệ và xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Công ty được thực hiện theo quy định. - Đối với khoản phải thu có sử dụng gốc ngoại tệ, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thành VND. - Đến hạn thanh toán, Công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng ở thời điểm hiện tại để quy đổi thành VND. Và phần chênh lệch được hạch toán theo quy định chung giống như trong trường hợp thanh toán với nhà cung cấp. Tuy nhiên, cũng giống như trường hợp thanh toán với người bán, trường hợp này ít khi xuất hiện tại Công ty. 2.3.1.3. Đối tượng thanh toán Do đặc thù về mặt hàng kinh doanh của Công ty là ôtô, dầu mỡ, Dịch vụ vận tải, Dịch vụ sửa chữa, Dịch vụ cho thuê kho bãi,… nên khách hàng của Công ty rất đa dạng, từ các tổ chức đến các cá nhân. Khách hàng là tổ chức chủ yếu trong hoạt động bán ôtô, Dịch vụ vận tải, dầu Shell, Dịch vụ cho thuê kho bãi, sửa chữa ôtô như: Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên Công ty Honda Việt Nam Công ty Gạch men Thăng Long Công ty Cổ phần Kho vận và Dịch vụ Thương mại,… Khách hàng là các cá nhân chủ yếu trong hoạt động sửa chữa ôtô và mua ôtô. 2.3.2. Phương pháp kế toán các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty. 2.3.2.1. Hệ thống chứng từ sử dụng Các nghiệp vụ thanh toán với người mua tại Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S bao gồm thanh toán với khách hàng mua ôtô, khách hàng mua dầu Shell, khách hàng mua Dịch vụ vận chuyển, Dịch vụ sửa chữa ôtô,… Hệ thống chứng từ Công ty sử dụng trong hạch toán thanh toán với người bán gồm có: Hợp đồng bán hàng, hóa đơn GTGT đầu ra, Ủy nhiệm thu, Giấy báo Có, Phiếu thu,… 2.3.2.2. Quy trình mua hàng và thanh toán với người bán và trình tự luân chuyển chứng từ Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty cổ phần vận tải và Dịch vụ T&S được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3: Quy trình bán hàng và thanh toán với người mua Phòng đại lý (2) (1) Giám đốc Phòng kinh doanh Xưởng sửa chữa (3) (4) Phòng kế toán Khách hàng Phòng kinh doanh sau khi nghiên cứu thị trường, tìm kiếm khách hàng và các hợp đồng cung cấp hàng hóa và Dịch vụ cho khách hàng sẽ trình lên giám đốc các đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi giám đốc duyệt, các đơn đặt hàng được chuyển đến Phòng đại lý và xưởng sửa chữa để lên kế hoạch chuẩn bị hàng hóa Dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Hàng hóa và Dịch vụ được chuyển đến cho khách hàng. Phòng kế toán nhận tiền thanh toán từ khách hàng và vào sổ sách kế toán. Hóa đơn GTGT đầu ra xuất hiện đều đặn ở mỗi nghiệp vụ Công ty bán hàng hóa Dịch vụ, phiếu thu sử dụng khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt cho Công ty, giấy báo Có và ủy nhiệm thu đượ._.