Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH Mạnh Đức

hành viên trở lên, công ty có tên giao dịch là Manh Duc Company Limited, viết tắt Manh Duc Co.,Ltd. Công ty có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, mã số thuế: 0100943086, Giấy phép đăng ký xuất nhập khẩu trực tiếp do Cục hải quan Thành phố Hà Nội cấp. Trụ sở chính của công ty đặt tại tầng 8, Toà nhà CTM, 299 đường Cầu Giấy, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, điện thoại: 04.2201589, fax: 04.2201598, website: manhducco.com.vn. Tại thời điểm thành lập, công ty có số vốn điều lệ 1 tỷ đồng. Hoạt động kinh doanh mua bán, cung cấp các thiết bị, máy móc trong ngành công nghiệp, công ty đã từng bước tìm được chỗ đứng trên thị trường và trở thành nhà cung cấp thiết bị cho nhiều nhà máy, trường học ở miền Bắc. Năm 2003, với mong muốn tiếp cận thị trường tiềm năng ở khu vực phía Nam đang phát triển hết sức năng động, công ty khai trương 1 văn phòng đại diện tại 163 Nguyễn Văn Trỗi, Quận Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh phụ trách thị trường khu vực phía Nam. Tháng 3 năm 2007, để mở rộng hoạt động kinh doanh, công ty tăng số vốn điều lệ lên 4,9 tỷ đồng. Tới nay, sau hơn 8 năm hoạt động, công ty Mạnh Đức đã khẳng định được chỗ đứng trên thị trường máy và thiết bị công nghiệp, trở thành một nhà cung cấp đáng tin cậy của nhiều nhà máy, khu công nghiệp, các viện khoa học công nghệ và các trường đại học, cao đẳng, dạy nghề… trên khắp cả nước. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty Ngành nghề, quy mô kinh doanh, đặc điểm về sản phẩm và thị trường Công ty TNHH Mạnh Đức là công ty thương mại cung cấp chủ yếu các sản phẩm ngành công nghiệp, cơ khí, đo lường, điều khiển, điện, điện tử, điện lạnh, điện dân dụng, tin học, thiết bị giảng dạy, thiết bị phòng thí nghiệm, các phụ kiện máy công nghiệp, máy khai thác mỏ. Đây là nhóm ngành hàng kỹ thuật cao, đòi hỏi phải có sự chuyển giao công nghệ tới khách hàng do đó công ty còn cung cấp các dịch vụ lắp đặt, lắp ráp, sửa chữa, bảo trì, bảo hành các trang thiết bị, máy móc và sản phẩm công ty kinh doanh nhằm tạo sự thuận tiện tối đa trong việc vận hành máy móc của khách hàng và làm cho khách hàng hài lòng với các sản phẩm mà mình cung cấp. Do sản phẩm cung cấp thuộc ngành hàng công nghệ hiện đại, nên hầu hết sản phẩm của công ty cung cấp là hàng nhập khẩu từ các nước tiên tiến trên thế giới. Sau hơn 8 năm hoạt động, tới nay công ty đã có mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp ở nhiều quốc gia trên thế giới, như ATERA, ALECOP (Tây Ban Nha), PANAMETRICS, FLUKE, EXTECH, SUN EQUIPMENT, OMEGA (Mỹ), IFR, EUROTHERM, ELCOMETER (Anh), HBM, JUMO, PREUSS, CHIRON, SIEMENS, TESTO (Đức), MITUTOYO, KYOWA, HIOKI, ONO, ICOM (Nhật), SONDAR, KIA, HANA TECH (Hàn Quốc), CARMAR, IEI, EASTAR, SUPERTEC (Đài Loan), S&M (Đan Mạch), LEICA, PROCEQ (Thuỵ Sỹ) … Nguồn cung cấp sản phẩm của công ty được thể hiện qua biểu đồ sau: . Biểu đồ 01: Nguồn hàng hóa của Công ty TNHH Mạnh Đức Nguồn: Phòng hỗ trợ Với những sản phẩm được cung cấp từ những hãng uy tín trên thế giới, cùng với các dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, công ty đã dần tạo dựng được thương hiệu của mình và được nhiều khách hàng biết tới. Khách hàng của công ty đa phần là các nhà máy, xí nghiệp hoạt động trong ngành công nghiệp nặng, có nhu cầu mua sắm máy móc, dây chuyền công nghệ hiện đại để tăng sức sản xuất. Cụ thể, công ty có 8 nhóm khách hàng, đó là: Các công ty liên doanh như Công ty Braun Viet Nam Co.,Ltd, Công ty Juki Việt Nam… Các nhà máy khu công nghiệp như Nhà máy Zamill Steel, Viglacera, Sông Đà 9… Các nhà máy đóng tàu như Công ty công nghiệp tàu thuỷ Nam Triệu 1, Nhà máy Đóng tàu Bến Thuỷ, Dung Quất… Các nhà máy thuộc Bộ quốc phòng: Viện kỹ thuật quân sự PKKQ, X46, Z111, Z551... Các trường Đại học, Cao đẳng: Trường ĐH SPKT Hưng Yên, ĐH Thái Nguyên, ĐH SPKT TP.HCM… Các nhà máy than và xi măng: Bỉm Sơn, Chinfon, Hoàng Thạch… Các đơn vị sử dụng nguồn vốn NSNN như Cục Tiêu chuẩn đo lường chất lượng, Viện Cơ học ứng dụng… Và các đơn vị khác. Biểu đồ sau thể hiện doanh thu cung cấp hàng hoá cho các nhóm khách hàng năm 2007. Biểu đồ 02: Doanh thu cung cấp hàng hoá theo nhóm khách hàng năm 2007 Nguồn: Bảng kê doanh thu 2007, Phòng Kế toán Quá trình tiêu thụ sản phẩm của công ty chủ yếu theo hình thức cung cấp theo hợp đồng do hàng hoá kinh doanh mang tính đặc thù, mỗi loại có đặc điểm kỹ thuật khác nhau và rất phức tạp, giá thành cao. Các hợp đồng thường có giá trị từ vài trăm triệu đến vài tỷ đồng. Cũng chính bởi lý do này mà hoạt động của công ty có liên quan đến các ngân hàng và công ty tài chính để gia tăng năng lực tài chính, nguồn vốn lưu động để việc nhập khẩu hàng hoá được thuận lợi. 2.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh Như đã trình bày ở trên, việc cung cấp hàng hoá của công ty phần lớn được thực hiện theo hợp đồng thông qua đấu thầu theo Luật đấu thầu. Hàng hoá nhập về theo đúng chủng loại, mẫu mã được nhập về kho. Sau khi hàng hóa được nhập về đầy đủ theo đơn hàng, tiến hành xuất kho hàng hóa giao hàng tại địa điểm ghi trên hợp đồng. Quy trình thực hiện một hợp đồng được chia thành 3 giai đoạn như sau: Giai đoạn 1: Tìm kiếm khách hàng và ký hợp đồng kinh tế Các nhân viên phòng kinh doanh là người thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng. Công việc này được thực hiện ở cả 2 văn phòng Hà Nội và Hồ Chí Minh thông qua việc thường xuyên theo dõi các báo, tạp chí về đấu thầu và đầu tư, liên lạc với khách hàng cũ để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng hoặc khách hàng điện thoại, fax thông báo về nhu cầu của mình. Phòng kinh doanh thường xuyên giữ liên lạc với khách hàng, thông báo cho phòng hỗ trợ về chủng loại, thông số kỹ thuật của thiết bị khách hàng yêu cầu. Phòng hỗ trợ sau khi tiếp nhận yêu cầu từ phòng kinh doanh, thực hiện tìm kiếm nhà cung cấp qua mạng Internet, e-mail, fax hay điện thoại để nhận được báo giá sau đó thông báo lại với nhân viên phòng kinh doanh trực tiếp thực hiện hợp đồng. Từ báo giá phòng hỗ trợ chuyển sang, nhân viên phòng kinh doanh lên phương án kinh doanh đối với từng hợp đồng, trình giám đốc duyệt và báo giá tới khách hàng. Các loại tài liệu như: báo giá, hồ sơ thầu, catalog, hợp đồng kinh tế… đều do phòng hỗ trợ chuẩn bị. Ngay sau khi thắng thầu, công ty tiến hành thương thảo với khách hàng về các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng kinh tế được lưu tại phòng kế toán và phòng hành chính. Giai đoạn 2: Nhập hàng và giao hàng Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế, căn cứ vào điều khoản hợp đồng, phòng kế toán thực hiện việc nhận tiền, ghi sổ đối với các khoản tạm ứng của khách hàng. Phòng hỗ trợ sau khi tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ phòng kinh doanh (cả Hà Nội và TP.HCM), tiến hành mặc cả, kiểm tra kỹ thuật với nhà cung cấp về các điều khoản và làm hợp đồng ngoại; lên phương án nhập hàng: làm bảo hiểm, tờ khai, chứng từ và ký hợp đồng với forwarder; theo dõi tiến độ giao hàng, nhận hàng và thanh toán. Theo yêu cầu của khách hàng, phòng kế toán làm bảo lãnh, ký quỹ mở L/C (đối với đơn hàng nhập khẩu). Nhân viên kinh doanh làm lại phương án kinh doanh theo form chuẩn trình Giám đốc. Khi hàng về, nhân viên kinh doanh phụ trách hợp đồng thông báo cho khách hàng để chuẩn bị nhận hàng, tham gia bàn giao, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Giai đoạn 3: Thanh toán Công việc trong giai đoạn này do phòng kế toán thực hiện, bao gồm việc thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng và forwarder; theo dõi công nợ, tiến hành đối chiếu, đòi nợ. Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Trong một số năm gần đây, do đã có nhiều kinh nghiệm và tạo được vị thế trên thị trường máy và thiết bị công nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ngày một khởi sắc, công ty đã tham gia đấu thầu và đảm nhận được những gói thầu có giá trị lớn. Tổng doanh thu, lợi nhuận cũng như thuế thu nhập doanh nghiệp đóng góp vào ngân sách nhà nước ngày một tăng đã thể hiện sự phát triển không ngừng của Công ty TNHH Mạnh Đức. Điều này được thể hiện qua biểu sau: Đơn vị: VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng doanh thu 25.913.659.953 29.710.174.033 31.154.516.639 2. Lợi nhuận trước thuế 332.591.891 335.498.275 165.063.926 3. Thuế TNDN nộp NSNN 93.125.729 93.939.517 46.217.899 4. Lợi nhuận sau thuế 239.466.162 241.558.758 118.846.027 Biểu số 01: Kết quả kinh doanh của công ty TNHH Mạnh Đức qua các năm Kết quả kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây đang gặp một số khó khăn. Mặc dù số lượng và giá trị hợp đồng ký được hàng năm tăng và tổng doanh thu cũng tăng nhưng do ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh tham gia vào thị trường nên Công ty phải luôn tính toán, cân nhắc giảm tỷ suất lợi nhuận và đưa ra giá bỏ thầu cạnh tranh. Bởi vậy, lợi nhuận của Công ty có phần giảm sút. Vấn đề cân đối trong thu chi tài chính luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức quan tâm. Do nguồn vốn tự có hạn chế, công ty phải huy động các nguồn vốn vay từ ngân hàng và hợp tác với các công ty tài chính trong việc nhập khẩu hàng hoá. Có thể thấy rõ tình hình tài chính của công ty qua bảng sau: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1. Tổng tài sản 12.474.628.441 15.284.994.649 32.316.149.679 2. Các khoản phải thu 4.631.266.686 9.633.977.148 25.918.717.016 3. Các khoản phải trả 11.268.826.479 10.136.806.297 27.041.823.762 4. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.205.801.962 5.148.688.352 5.274.325.917 Biểu số 02: Tình hình tài chính của công ty TNHH Mạnh Đức qua các năm Nguồn: Báo cáo tài chính –Phòng Kế toán Là công ty thương mại, tỷ trọng tài sản cố định trong tổng tài sản ít, nguồn vốn của công ty chủ yếu là vốn lưu động, phục vụ quá trình luân chuyển hàng hoá. Do là doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nguồn vốn chủ sở hữu không nhiều nên doanh nghiệp phải huy động từ các nguồn vốn vay ngắn hạn để tài trợ cho hoạt động của mình. Tuy số vốn lưu động luôn đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ nhưng do tỷ trọng các khoản phải thu trong vốn lưu động là tương đối lớn nên nguy cơ gặp rủi ro tài chính của công ty là khá cao. Việc ứ đọng vốn đã phần nào gây khó khăn và tác động không tốt tới kết quả hoạt động của doanh nghiệp. 4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ theo mô hình trực tuyến chức năng. Mỗi nhóm chức năng đảm nhiệm những phần việc cụ thể như đã trình bày trong phần 2.2. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận giúp cho việc thực hiện các hợp đồng được nhanh chóng, thuận lợi, mang lại thành công cho công ty. Các bộ phận của công ty bao gồm: Ban Giám đốc Giám đốc là đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, là người đứng đầu ra quyết định quan trọng và chịu trách nhiệm đối với những quyết định của mình. Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó Giám đốc phụ trách tài chính và kinh doanh có trách nhiệm thường xuyên báo cáo tình hình công việc cho Giám đốc. Nhóm trợ giúp Nhóm trợ giúp chia thành 3 phòng nhỏ, mỗi phòng phụ trách những công việc khác nhau có tính chất hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty, đó là: Phòng hành chính - quản trị có nhiệm vụ quản lý sử dụng mọi tài sản, chi phí văn phòng chung; phân loại và lưu trữ các hồ sơ hành chính, quản lý nhân sự và thực hiện các công việc hỗ trợ kinh doanh như quảng cáo, tiếp thị sản phẩm. Phòng kế toán là trung tâm xử lý các dữ liệu tài chính của công ty, trợ giúp ban giám đốc trong việc nắm bắt các thông tin và ra quyết định tài chính. Phòng trợ giúp kỹ thuật có nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung cấp, hỗ trợ kỹ thuật trong khâu giao nhận và bảo hành sau bán hàng. Trưởng phòng trợ giúp có trách nhiệm theo dõi diễn tiến hợp đồng, phân công nhân sự tham gia bàn giao, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng. 3. Nhóm kinh doanh: Nhóm kinh doanh được chia thành 3 bộ phận: kinh doanh 1, 2, 3. Mỗi bộ phận phụ trách những nhóm khách hàng riêng biệt. Nhóm kinh doanh chịu sự quản lý trực tiếp từ Ban Giám đốc và có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trường và tìm kiếm khách hàng. Xem xét kỹ lưỡng các hợp đồng trước khi trình ban giám đốc kỹ duyệt. 4. Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh gồm 8 nhân viên, thực hiện nhiệm vụ như 1 nhóm kinh doanh phụ trách thị trường khu vực phía Nam. Trưởng đại diện có trách nhiệm điều hành chi nhánh và thường xuyên báo cáo Ban Giám đốc để có chỉ đạo cụ thể. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của công ty như sau: Ban Giám Đốc Nhóm trợ giúp Văn phòng TP.HCM Nhóm kinh doanh Hà Nội Hành Chính Quản Trị Kế toán Hỗ trợ KD 1 KD 2 KD 3 Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Mạnh Đức. Nguồn: Phòng Hành chính II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC 1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ, bộ máy kế toán của công ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức theo mô hình tập trung. Mọi công việc từ khâu lập chứng từ đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đều được thực hiện tại phòng kế toán. Công ty có 5 kế toán, mỗi người phụ trách và kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán. Đứng đầu là Phó Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng, là người trực tiếp quản lý hoạt động của phòng Kế toán và là trợ giúp, tham mưu đắc lực cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. Kế toán trưởng tổ chức, phân công nhiệm vụ cho từng kế toán viên đảm bảo viêc công tác kế toán việc ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đưa ra các đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốn của công ty một cách có hiệu quả với chi phí vốn thấp nhất. Kế toán trưởng cũng là người phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính và các quy định mới về chế độ kế toán tới các nhân viên trong công ty và thay mặt nhóm báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về công việc của phòng. Do hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, ngoài các khoản thuế môn bài, thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty còn phải hạch toán thuế nhập khẩu cho các đơn hàng nhập khẩu. Do vậy phần hành thuế là rất quan trọng và được giao cho nhân viên kế toán thuế phụ trách. Kế toán thuế cũng kiêm là thủ quỹ của công ty. Kế toán thuế có nhiệm vụ lưu giữ, hạch toán các chứng từ, hoá đơn liên quan đến phần hành thuế, chuẩn bị các báo cáo và hoá đơn về thuế khi cơ quan thuế hay ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan thuế, thường xuyên báo cáo kế toán trưởng các nghiệp vụ về thuế phát sinh và chuyển dự trù thu-chi về thuế cho nhân viên tài chính hàng tuần. Đồng thời, nhân viên này có trách nhiệm bảo quản két tiền mặt của công ty, thu-chi những chứng từ đã được Giám đốc và kế toán trưởng duyệt, cùng với nhân viên tài chính đi thu tiền và phải thường xuyên đối chiếu, xác nhận quỹ với nhân viên tài chính vào cuối tháng. Nhân viên kế toán nội bộ là người phụ trách các phần hành kế toán TSCĐ, vật tư hàng hoá và cũng là kế toán thanh toán của công ty. Kế toán nội bộ phụ trách tất cả các tài khoản của hệ thống kế toán nội bộ: bao gồm việc định khoản và tổng hợp báo cáo nội bộ hàng tháng vào ngày 05 của tháng sau. Đối với các yêu cầu thanh toán của phòng kinh doanh và phòng hỗ trợ, kế toán nội bộ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ trước khi trình kế toán trưởng phê duyệt. Kế toán thanh toán phải theo dõi các khoản thanh toán thuế và chuyển dự trù thu chi cho nhân viên tài chính cuối mỗi tuần. Thanh toán và cân đối công nợ là công việc rất quan trọng đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ như công ty TNHH Mạnh Đức. Nhân viên tài chính là người điều hành các dòng tiền của công ty. Dựa trên dự trù thu chi do các bộ phận gửi đến và sổ chi tiết công nợ, nhân viên tài chính lập kế hoạch thu chi tài chính và có giải pháp huy động nguồn tiền để đảm bảo khả năng thanh toán của công ty. Thêm vào đó nhân viên tài chính còn có trách nhiệm giữ mối quan hệ với các ngân hàng và công ty tài chính, thực hiện các hồ sơ bảo lãnh, hợp đồng hạn mức tín dụng… Nhân viên kế toán kiểm soát là nhân viên làm ngoài giờ tại công ty có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn và giúp đỡ công việc của các nhân viên kế toán trong công ty. Bộ máy kế toán của công ty được thể hiện ở sơ đồ sau: Kế toán trưởng Kế toán kiểm soát Nhân viên tài chính Kế toán thuế và quỹ Kế toán nội bộ Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức 2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán 2.1. Các chính sách kế toán chung Công ty TNHH Mạnh Đức áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006. Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 theo hình thức sổ Nhật ký chung. Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N tính theo năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng. Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Giá trị hàng tồn kho xuất, nhập được tính theo phương pháp giá thực tế đích danh. Đơn vị tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Đơn vị ghi nhận doanh thu khi giao hàng và khách hàng chấp nhận thanh toán. Đơn vị sử dụng phương thức tiêu thụ: Chuyển hàng theo hợp đồng. Các nghiệp vụ phát sinh tại chi nhánh TP.HCM được duyệt bởi Trưởng chi nhánh. Các chứng từ trong tháng được chuyển ra trụ sở chính tại Hà Nội 2 lần/tháng để hạch toán. 2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Doanh nghiệp tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán quy định trong quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Theo đó, hệ thống chứng từ kế toán của doanh nghiệp gồm 5 chỉ tiêu: Chỉ tiêu lao động tiền lương: Chỉ tiêu tiền tệ Chỉ tiêu tài sản cố định Chỉ tiêu bán hàng Chỉ tiêu hàng tồn kho Hệ thống chứng từ của công ty có từ các nguồn sau: Phòng hành chính quản trị soạn thảo và in những mẫu chứng từ dùng chung cho toàn công ty như Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy nộp tiền…và lưu vào 1 folder tại phòng hành chính để các nhân viên sử dụng. Phòng kế toán in từ phần mềm kế toán như Phiếu thu, phiếu chi, các bảng kê, bảng phân bổ. Mua hoặc xin cấp tại cơ quan Thuế. Việc lập và luân chuyển chứng từ được thực hiện theo quy định của pháp luật. 2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, cụ thể như sau: Tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn Tài khoản 111 được chi tiết theo từng loại tiền VNĐ và ngoại tệ. Tài khoản 112 được chi tiết theo từng TK ở các ngân hàng của doanh nghiệp. Việc chi tiết đến các TK cấp 3 giúp cho việc hạch toán và quản lý được dễ dàng, tránh nhầm lẫn, mất mát. Tài khoản 131, 141 được chi tiết theo đầu mối Hà Nội, TP.HCM và Phòng mỏ. TK 131 chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi trên phần mềm kế toán. Doanh nghiệp không có các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên không sử dụng các TK 121, 221. Doanh nghiệp không sử dụng TK dự phòng 159. Doanh nghiệp sử dụng thêm TK 136: Phải thu nội bộ HCM để theo dõi nguồn thu và nguồn vốn điều chuyển vào văn phòng HCM. TK 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn để hạch toán các khoản bảo lãnh hợp đồng, mở L/C… Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn Doanh nghiệp chỉ sử dụng các TK 211, 214 để hạch toán TSCĐ và khấu hao TSCĐ. Do không có các nghiệp vụ phát sinh nên doanh nghiệp không sử dụng các TK loại 2 khác. Tài khoản loại 3: Nợ phải trả Doanh nghiệp không sử dụng các TK dự phòng 351, 352 Doanh nghiệp đánh số TK Nợ dài hạn là TK 342 Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thưởng, phúc lợi nên không sử dụng TK 431. Tài khoản loại 5: Doanh thu Doanh nghiệp đánh số TK Hàng bán bị trả lại là TK 531 Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh Doanh nghiệp đánh số TK Chi phí bán hàng, quản lý là TK 641, 642 Tài khoản loại 7: Thu nhập khác Doanh nghiệp sử dụng TK 711 Tài khoản loại 8: Chi phí khác Doanh nghiệp sử dụng TK 811 Tài khoản loại 9: Xác định kết quả kinh doanh Doanh nghiệp sử dụng TK 911. Tài khoản loại 0: Tài khoản ngoài bảng Doanh nghiệp sử dụng TK 007. 2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Doanh nghiệp sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 để hạch toán theo hình thức Nhật ký chung. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính. Các thông tin này sẽ được máy tính tự động chuyển vào các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết. Cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán thực hiện bút toán khoá sổ và lập báo cáo tài chính, in ra và đóng sổ kế toán. Sổ kế toán tổng hợp gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản Sổ kế toán chi tiết gồm có: Sổ chi tiết các TK 112, 131, 331… Chứng từ kế toán Màn hình nhập chứng từ Sổ kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết các tài khoản Sổ Cái các Tài khoản Phần mềm kế toán Nhập số liệu In sổ Đối chiếu Ghi chú: Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức 2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm 2 loại báo cáo: a, Báo cáo nội bộ: Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hành kế toán do mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Các báo cáo nội bộ giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình tài chính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của các nhân viên, các bộ phận. Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày Báo cáo phát sinh tiền gửi theo tuần Báo cáo tiến độ thanh toán theo hợp đồng Báo cáo công nợ 2 tuần/lần Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng Báo cáo hàng đi đường (bán) hàng tháng Báo cáo hàng đi đường (mua) hàng tháng b, Báo cáo tài chính: Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, các báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước Bảng cân đối phát sinh các tài khoản Các báo cáo tài chính được sử dụng để tính toán các chỉ tiêu tài chính và đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong năm vừa qua và là nguồn thông tin để cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và quyết toán thuế. III. NHỮNG VẤN ĐỀ KINH TẾ ẢNH HƯỞNG TỚI KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC Đặc điểm hàng hoá Hàng hoá Hàng hóa kinh doanh của công ty có những đặc điểm sau: Công ty cung cấp nhiều chủng loại mặt hàng. Các mặt hàng do công ty cung cấp mang tính đơn chiếc, mỗi loại có những đặc điểm, tính năng khác nhau. Các hàng hoá được nhập mua theo đơn đặt hàng của khách hàng và yêu cầu của bộ phận bán lẻ. Hàng hoá mang đặc tính kỹ thuật cao, gồm nhiều chi tiết, phụ kiện đi kèm do đó đòi hỏi phải có kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt, hướng dẫn sử dụng và bảo trì, bảo dưỡng. Các loại máy móc hầu hết có giá trị lớn, đòi hỏi phải có bảo hiểm trong quá trình vận chuyển. Các loại máy móc có khối lượng lớn. Do vậy việc vận chuyển được thực hiện bằng ô tô chuyên dụng. Các mặt hàng của công ty đều chịu thuế GTGT với mức thuế suất 5%. Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Về nguồn hàng: công ty nhập hàng từ 2 nguồn: mua trong nước và nhập khẩu từ các nước ngoài. Hàng hoá được bảo hành bởi nhà sản xuất. Quản lý hàng hoá Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý. Mọi nhân viên được yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho. Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, thủ kho và kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho. Quy trình nhập kho hàng hóa: Khi có thông báo hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vận chuyển hàng tới kho hàng hóa. Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghị nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán nội bộ cùng với các chứng từ liên quan. Sau khi kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho hàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị. Thủ kho kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhập kho. Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻ kho. Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán nội bộ để ghi sổ. Quy trình xuất kho hàng hóa: Khi có nhu cầu hàng hóa, Phòng kinh doanh viết giấy Đề nghị xuất kho (ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách hàng, số lượng) có đầy đủ chữ ký của Trưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán nội bộ. Kế toán nội bộ kiểm tra Giấy Đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn và viết phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh. Khi nhận được Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liên để ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh. Định kỳ, Thủ kho giao Phiếu xuất kho cho nhân viên kế toán nội bộ ghi sổ. Các phương thức bán hàng Công ty thực hiện bán hành theo 2 hình thức: bán hàng qua hợp đồng và bán lẻ. 2.1. Phương thức bán hàng theo hợp đồng Phương thức bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Theo phương thức này, sau khi thắng thầu hoặc khách hàng chấp nhận báo giá, 2 bên sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp đồng kinh tế. Hàng hóa được nhập về kho dựa trên yêu cầu cụ thể ghi trên hợp đồng. Sau khi nhập về đầy đủ máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ kiện đi kèm, tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trên hợp đồng. 2.2. Phương thức bán lẻ Theo nghiên cứu của bộ phận bán lẻ, một số thiết bị, phụ kiện có giá trị nhỏ được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng bán lẻ và hẹn thời gian nhận hàng. Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phòng công ty nhận hàng và trả tiền. IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC 1. Kế toán giá vốn hàng bán 1.1. Chứng từ sử dụng: Kế toán giá vốn hàng bán dựa trên các chứng từ: Hợp đồng kinh tế; Phiếu đề nghị nhập, xuất kho; Phiếu xuất, nhập kho; Hoá đơn GTGT... 1.2. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán để hạch toán giá vốn hàng bán. Để thuận tiện cho việc theo dõi kết quả kinh doanh, TK 632 của doanh nghiệp được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2, đó là: TK 6321 – Giá vốn hàng bán tại Hà Nội TK 6322 – Giá vốn hàng bán tại TP.HCM TK 6323 – Giá vốn hàng bán phòng mỏ 1.3. Sổ sách sử dụng: Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm có: Sổ Cái TK 632 – Giá vốn hàng bán, Sổ Cái TK 156 – Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiết hàng hoá. 1.4. Nguyên tắc ghi nhận: Số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất nhiều, hàng hoá mang tính đơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau do đó công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán. Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có) Giá trị hàng mua: Đối với hàng mua trong nước: giá trị hàng mua là giá ghi trên hoá đơn GTGT chưa bao gồm thuế GTGT . Đối với hàng nhập khẩu: giá trị hàng mua là giá ghi trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu theo giá CIF hoặc C&F chưa bao gồm thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu. Đối với hàng nhập theo giá C&F, giá trị hàng mua còn bao gồm phí bảo hiểm mua ngoài (chưa bao gồm thuế GTGT). Giá mua hàng nhập khẩu theo đơn vị USD được quy đổi thành VNĐ theo tỷ giá ghi trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được Hải quan chấp nhận và thông quan. Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi trên Tờ khai nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuế của Hải quan. Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá: không có Các khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, nhận hàng, lưu kho... đều được tính vào chi phí bán hàng chi tiết theo từng hợp đồng. 1.5. Quy trình hạch toán: Công tác hạch toán Giá vốn hàng bán được thể hiện qua Sơ đồ sau: Giấy Đề nghị xuất kho Màn hình nhập chứng từ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Sổ Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 156, 632 Sổ Cái TK 156, 632 Phần mềm kế toán Thẻ kho Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán giá vốn hàng bán 1.6. Ví dụ: Trong khuôn khổ bài viết này, tác giả xin trình bày nghiệp vụ bán hàng theo phương thức bán hàng theo hợp đồng. Nghiệp vụ 1: Bán hàng theo hợp đồng (hàng nhập ngoại) Ngày 15/10/2007 công ty gửi hồ sơ dự thầu, tham gia gói thầu số 07: Cung cấp máy phay ngang quay tay trị giá 109.070.640 VNĐ do Tổng Công ty cơ khí xây dựng làm chủ đầu tư và thắng thầu. Sau khi thắng thầu, công ty thực hiện ký kết Hợp đồng cấp bảo lãnh với ngân hàng Techcombank – chi nhánh Đông Đô và ngân hàng đã gửi cho đơn vị chủ đầu tư Bảo lãnh dự thầu có giá trị 20% giá trị gói thầu. Ngày 31 tháng 10 năm 2007, Công ty thực hiện ký kết hợp đồng kinh tế số 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA với các điều khoản cụ thể như sau: Tên hàng hóa: Máy phay ngang quay tay (Loại kích thước bàn 160 x 520mm) Số lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán ghi trên Hóa đơn GTGT Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng: 20% Bảo lãnh bảo hành: 5% giá trị hợp đồng (trong 12 tháng sau khi bàn giao) Thanh toán bằng chuyển khoản, chia thành 3 đợt Đợt 1: 20% giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực và nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng Đợt 2: 70% sau khi nghiệm thu tĩnh thiết bị. Đợt 3: số tiền còn lại 20 ngày sau khi hai bên ký biên bản nghiệm thu và nhận được bảo lãnh bảo hành. Sau khi ký kết hợp đồng, công ty tiến hành thương thảo với người bán để ký hợp đồng mua hàng. Khi có thông báo hàng đến, công ty làm thủ tục bóc chứng từ và khai tờ khai hàng hóa nhập khẩu: EASTAR MACHINE TOOLS CORP P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010 COMMERCIAL INVOICE No. TS-1221/07 Date: DEC. 21, 2007 INVOICE of AS BELOW For account and risk of Messrs. MANHDUC COMPANY LTD. 8TH FLOOR, CTM BUILDING, 299 CAU GIAY, DICH VONG, CAU GIAY, HN, VIETNAM Shipped by EASTAR MACHINE TOOLS CORP Per MCP KOPENHAGEB V.S018 Sailing on/about DEC, 25, 2007 From KAOHSIUNG PORT To HAIPHONG PORT, TAIWAN VIETNAM Marks & Nos. Description of Goods Quantity Unit Price Sub Amout 1 Horizontal milling machine Model H-130 (dis._.